ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ, ΠΑΙΔΕΙΑΣ & ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ EΡΕΥΝΑΣ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ, ΠΑΙΔΕΙΑΣ & ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ EΡΕΥΝΑΣ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑΣ: Ε.Κ. «Αθηνά» - Ερευνητικό Κέντρο Καινοτομίας στις Τεχνολογίες της Πληροφορίας των Επικοινωνιών και της Γνώσης / Ινστιτούτο Επεξεργασίας του Λόγου ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ: Αρτέμιδος 6 & Επιδαύρου, Μαρούσι ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ: Τ.Πατρικάκος ΤΗΛΕΦΩΝΟ: apatrikakos@athena- innovation.gr Αθήνα, 06/02/2015 ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΣΕ ΠΡΟΧΕΙΡΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΘΕΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ, ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ, ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΕΝΤΥΠΟΥ, ΟΠΤΙΚΟΑΚΟΥΣΤΙΚΟΥ, ΨΗΦΙΑΚΟΥ ΚΑΙ ΛΟΙΠΟΥ ΕΝΗΕΜEΡΩΤΙΚΟΥ ΥΛΙΚΟΥ στο πλαίσιο του Ευρωπαϊκού Προγράμματος LangTERRA Κωδ. Πρόσκλησης : ILSP.PD17.LANG ΑΔΑ: ΩΡΔΡ469ΗΞΩ- 6ΨΨ Ημ/νία ανάρτησης: 06/02/2015 Τελική Ημ/ναι Υποβολής: 16/02/2015 & Ώρα 14:00 μ.μ 1. Γενικές Πληροφορίες Το Ινστιτούτο Επεξεργασίας του Λόγου (ΙΕΛ) του Ερευνητικού Κέντρου Αθηνά (ΕΚ Αθηνά ), στο πλαίσιο υλοποίησης του WP5 Dissemination, publicity and diffusion of scientific knowledge του Ευρωπαϊκού προγράμματος LangTERRA, προτίθεται να προβεί στην διενέργεια πρόχειρου διαγωνισμού για την ανάθεση ειδικών υπηρεσιών, συνολικής προϋπολογισθείσας δαπάνης μέχρι του ποσού των πενήντα πέντε χιλιάδων ευρώ (55.000,00 ) με κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομική και τεχνική άποψη Προσφορά, καλεί δε τους δυνητικούς προμηθευτές να υποβάλουν την οικονομική και τεχνική Προσφορά τους, σύμφωνα με τους όρους που αναφέρονται στην συνέχεια του παρόντος. Ο εν λόγω πρόχειρος διαγωνισμός δημοσιοποιείται μετά από σχετική απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου (ΔΣ) του ΕΚ Αθηνά (Πρακτικά 144 ης Συνεδρίας του ΔΣ της , Θέμα 10) και διενεργείται σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στον Εσωτερικό Κανονισμό Λειτουργίας του ΕΚ Αθηνά (Άρθρο 75, β), όπως ισχύει.

2 2. Αντικείμενο του Διαγωνισμού Αντικείμενο του διαγωνισμού είναι η επιλογή αναδόχου για τις υπηρεσίες «Υποστήριξης των Δράσεων Επικοινωνίας, και σχεδιασμού & Παραγωγής Υλικού Ενημέρωσης και Επικοινωνίας» στο πλαίσιο του Ευρωπαϊκού Προγράμματος LangTerra, όπως περιγράφεται στα ακόλουθα δύο πεδία: ΠΕΔΙΟ Α: ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΔΡΑΣΕΩΝ ΔΙΟΡΓΆΝΩΣΗΣ ΓΕΓΟΝΟΤΩΝ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Α/α ΕΙΔΟΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ/ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ 1 Σχέδιο Δράσεων Γεγονότων, Επικοινωνίας, Διάχυσης (Communication Plan) 2 Διοργάνωση ενημέρωσης στο πλαίσιο του Athens Science Festival Διοργάνωση ενημέρωσης στην Ξάνθη 4 Διοργάνωση ενημέρωσης στην Ξάνθη 5 Επιμέλεια παρουσίας στο διαδίκτυο και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης Πλήρες σχέδιο επικοινωνίας και διάχυσης που θα στοχεύει στην προβολή τόσο των στο πλαίσιο του έργου LangTERRA όσο και του ρόλου και της αριστείας του ΙΕΛ συνολικά. Το σχέδιο θα πρέπει να αξιοποιεί ποικιλία μέσων και εργαλείων. Όλη η πολιτική επικοινωνίας πρέπει να είναι σταθερά προσανατολισμένη στη μέγιστη δυνατή χρήση του διαδικτύου και άλλων ψηφιακών εργαλείων. Το κείμενο θα πρέπει να είναι γραμμένο στα αγγλικά Το πλάνο θα πρέπει να περιλαμβάνει χρονοδιάγραμμα ενεργειών και ένα σχέδιο αξιολόγησης της επιτυχίας και της απήχησης των διάχυσης με καταγραφή ποσοτικών στοιχείων και με οποιοδήποτε άλλο πρόσφορο μέσο. Περιλαμβάνεται η παρακολούθηση ορθής εκτέλεσης και αναγκαίων προσαρμογών του σχεδίου Διοργάνωση, προβολή και εκτέλεση των που έχει προγραμματίσει το ΙΕΛ/ΕΚ Αθηνά ως συμμετοχή στο 2ο Athens Science Festival που θα διεξαχθεί από 17 έως 22 Μαρτίου 2015 στην Τεχνόπολις του Δ. Αθηναίων. Περιλαμβάνεται η ενοικίαση του απαραίτητου εξοπλισμού, η παραγωγή ειδικότερου ενημερωτικού υλικού, η γραμματειακή υποστήριξη, η τροφοδοσία, η διαχείριση του κοινού και των ομιλητών καθώς και το σύνολο της προβολής και ενημέρωσης για την συγκεκριμένη εκδήλωση. Στόχος είναι η ευρύτερη δυνατή προβολή των και του επιστημονικού χώρου δράσης του ΙΕΛ/ΕΚ Αθηνά Διοργάνωση, προβολή και εκτέλεση δύο ημερίδων που το ΙΕΛ/ΕΚ Αθηνά προτίθεται να οργανώσει, η μία στην Αθήνα και η άλλη στην Ξάνθη (όπου λειτουργεί παράρτημα του ΙΕΛ). Στόχος των ημερίδων είναι η ευρύτερη δυνατή προβολή των και του επιστημονικού χώρου δράσης του ΙΕΛ/ΕΚ Αθηνά ή/και η προβολή συγκεκριμένων ερευνητικών αξόνων του που θα καθοριστούν σε συνεργασία με την Αναθέτουσα Αρχή. Η προκαταρκτικά εκτιμώμενη περίοδος διεξαγωγής των ημερίδων είναι εντός του Μαΐου 2015 και σε καμία περίπτωση δεν μπορεί να είναι μεταφερθεί πέρα από το τέλος Μαΐου του 2015). Οι ημερίδες μπορούν να υλοποιηθούν είτε ως αυτόνομα γεγονότα, είτε να ενταχθούν στο πλαίσιο κάποιων σημαντικών ευρύτερων επιστημονικών εκδηλώσεων, με τη σύμφωνη γνώμη της Αναθέτουσας Αρχής. Ο υποψήφιος ανάδοχος καλείται να συμπεριλάβει στην προσφορά του τυχόν σχετικές προτάσεις του. Περιλαμβάνεται η ενοικίαση του απαραίτητου χώρου και εξοπλισμού, η παραγωγή ειδικότερου ενημερωτικού υλικού, η γραμματειακή υποστήριξη, η τροφοδοσία, η διαχείριση του κοινού και των ομιλητών καθώς και το σύνολο της προβολής και ενημέρωσης για την συγκεκριμένη εκδήλωση. Ο Ανάδοχος καλείται: να διαμορφώσει ένα προσαρμοσμένο σχέδιο στρατηγικής για τη διαδικτυακή παρουσία και προβολή του ΙΕΛ αξιοποιώντας τα υπάρχοντα μέσα (ιστότοπος, σελίδες κοινωνικής δικτύωσης κ.α.) και προτείνοντας τυχόν άλλα πρόσφορα να παρουσιάσει το πλάνο αυτό σε στελέχη της Αναθέτουσας Αρχής ΠΟΣΟΤΗΤΑ /ΠΑΡΑΔΟΤΕΟ 1 (σε διαδοχικές εκδόσεις από το πρώτο σχέδιο μέχρι το τελικό), Διαρκής δράση Σύνολο εκδηλώσεων Εκδήλωση Εκδήλωση Σχέδιο/μελέτη και πολιτικών, αναρτήσεις σε Μέσα ΚΔ, άλλες δράσεις ψηφιακής προώθησης 2

3 6 Αξιολόγηση αποτελεσμάτων γεγονότων και επικοινωνίας να συμμετάσχει στην πιλοτική υλοποίηση σύμφωνα με το παραπάνω πλαίσιο, προβάλλοντας τις δράσεις του ΙΕΛ/ΕΚ Αθηνά Υλοποίηση διαδικασιών αξιολόγησης της επιτυχίας και της απήχησης των διάχυσης, συμπεριλαμβανομένων και των ημερίδων, με καταγραφή ποσοτικών στοιχείων (όπως αριθμός συμμετεχόντων, κάλυψη από ΜΜΕ κ.λπ), αλλά και χρήση ερωτηματολογίων ικανοποίησης ή/και με οποιοδήποτε άλλο πρόσφορο μέσο. 7 Press clipping Συγκέντρωση όλων των αναφορών/δημοσιευμάτων διεθνώς σε ψηφιακή μορφή 8 Αναφορά Συνολική τελική αναφορά στα Αγγλικά για όλες τις σχετικές ενέργειες/δράσεις που πραγματοποιήθηκαν, συμπεριλαμβανομένου του σχετικού υλικού και ποσοτικών δεικτών αξιολόγησης των αποτελεσμάτων τους. 1 report και το υλικό υποστήριξης 1 φάκελος αποκομμάτων Ο συνολικός προϋπολογισμός των υπηρεσιών του Πεδίου Α αναμένεται να ανέλθει μέχρι του ποσού των ,00 ευρώ. ΠΕΔΙΟ Β: ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΥΛΙΚΟΥ # ΕΙΔΟΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ/ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ 1 Σχεδιασμός Έντυπου φυλλαδίου /booklet 2 Παραγωγή (εκτύπωση) φυλλαδίου 3 Σχεδιασμός Εντύπων φυλλαδίων για επιμέρους Ε&Α 4 Εκτύπωση Εντύπων φυλλαδίων για επιμέρους Ε&Α 5 Παραγωγή 3λεπτών βίντεο για για επιμέρους Ε&Α Ανάπτυξη φυλλαδίου 36 σελίδων Α4 (τετραχρωμία) που θα παρουσιάζει τις δραστηριότητες και τα επιτεύγματα του ΙΕΛ/ΕΚ Αθηνά Τυπογραφική παραγωγή του παραπάνω φυλλαδίου σε 700 τεμάχια Ανάπτυξη φυλλαδίων 4 σελίδων Α4 (τετραχρωμία) που θα παρουσιάζουν τις δραστηριότητες και τα επιτεύγματα του ΙΕΛ/ΕΚ Αθηνά σε καθέναν από τους ερευνητικούς άξονές του Τυπογραφική παραγωγή των παραπάνω φυλλαδίων σε 1000 τεμάχια Παραγωγή ενός συνόλου από βίντεο μικρής διάρκειας (ενδεικτικά 10 βίντεο διάρκειας 3 λεπτών το καθένα) που θα περιλαμβάνουν παρουσίαση έκαστου ερευνητικού άξονα ή σχετικής επιστημονικής δραστηριότητας μέσω συνέντευξης με ερευνητές, πλάνα από χώρους, λήψεις από ψηφιακές εφαρμογές και κάθε άλλο πρόσφορο υλικό. Γυρίσματα στους χώρους του ΙΕΛ και post- production. Τα βίντεο θα είναι στην Αγγλική ή την Ελληνική με υποτίτλους στην άλλη γλώσσα ΠΟΣΟΤΗΤΑ /ΠΑΡΑΔΟΤΕΟ 1 ψηφιακό αρχείο και τυπογραφικό δοκίμιο 700 τεμ. 10τεμ 10*1000 ~10 6 Παραγωγή συνολικού εταιρικού βίντεο ΙΕΛ 7 Ανάπτυξη αντικειμένων προβολής και ενημέρωσης Παραγωγή βίντεο εκτιμώμενης διάρκειας 15 λεπτών που θα περιλαμβάνει υλικό από τα παραπάνω επιμέρους βίντεο αλλά και γενικότερη παρουσίαση του ερευνητικού και καινοτομικού έργου του ΙΕΛ. Επιπλέον γυρίσματα στους χώρους του ΙΕΛ και post- production. Το βίντεο θα είναι στην Αγγλική ή την Ελληνική με υποτίτλους στην άλλη γλώσσα Ο Ανάδοχος θα προτείνει εφαρμογές προβολής και ενημέρωσης που θα επιδεικνύουν το λογότυπο του ΙΕΛ και του Αθηνά καθώς και άλλα στοιχεία που θα επιλεγούν. Ενδεικτικά: χρηστικά ή διακοσμητικά αντικείμενα, ρουχισμός, παιχνίδια, μαγνητικά αντικείμενα, εφαρμογή για κινητά κ.λπ. 1 Ο συνολικός προϋπολογισμός των υπηρεσιών του Πεδίου Β αναμένεται να ανέλθει μέχρι του ποσού των ,00 ευρώ. 3

4 3. Προϋπολογισμός των Υπηρεσιών Η μέγιστη προϋπολογισθείσα δαπάνη για τις υπηρεσίες και των δύο πεδίων δεν μπορεί να υπερβαίνει το ποσό των πενήντα πέντε χιλιάδων ευρώ (55.000,00 ). 4. Απαιτούμενοι Χρόνοι Παράδοσης Η συνολική διάρκεια του έργου είναι μέχρι 3 μήνες. Σημειώνεται ότι σε κάθε περίπτωση όλες οι ανωτέρω δραστηριότητες μαζί με τα αντίστοιχα παραδοτέα- δεν δύναται να παραδοθούν πέραν της 31 ης Μαΐου Στη συνολική διάρκεια του έργου συμπεριλαμβάνονται οι εργασίες διόρθωσης και βελτίωσης των παραδοτέων που πιθανόν να απαιτηθούν από τους ελέγχους ποιότητας που θα πραγματοποιεί το ΙΕΛ/Ε.Κ. «Αθηνά». 5. Τόπος, Τρόπος και καταληκτικός χρόνος υποβολής Προσφορών Η καταληκτική προθεσμία υποβολής προσφορών είναι: Δευτέρα 16 Φεβρουαρίου 2015 και ώρα στην διεύθυνση: ΕΚ «Αθηνά» Αρτέμιδος 6 & Επιδαύρου, 15125, Παράδεισος Αμαρουσίου, ημιώροφος Υπόψη κας Ηλιάνας Σταμάτη κατά τις ώρες 10:00-17:00 τις εργάσιμες ημέρες και μέχρι την προθεσμία υποβολής Προσφορών Οι Προσφορές πρέπει να έχουν παραληφθεί πριν από την καταληκτική ημερομηνία και ώρα, ανεξάρτητα από τον τρόπο παράδοσής τους, αλλιώς απορρίπτονται ως εκπρόθεσμες. 6. Δικαίωμα και Προϋποθέσεις Συμμετοχής Δικαίωμα συμμετοχής έχουν φυσικά και νομικά πρόσωπα καθώς και ενώσεις και κοινοπραξίες αυτών Οι συμμετέχοντες πρέπει να υποβάλουν την προσφορά τους και για τα δύο Πεδία. Προσφορά μόνο για το ένα από τα δύο Πεδία δεν θα γίνεται αποδεκτή. Στην οικονομική προσφορά θα πρέπει να αποτυπώνεται το τίμημα για καθένα από τα επιμέρους είδη των πινάκων. Οι συμμετέχοντες μπορούν να προσθέσουν και άλλες υπηρεσίες πέραν αυτών που αναφέρονται εφόσον θεωρούν ότι αυτές θα συμβάλουν στην επιτυχία του έργου Οι συμμετέχοντες θα πρέπει εκτός της οικονομικής και τεχνικής τους προσφοράς να υποβάλουν και πλήρες προφίλ τους συμπεριλαμβανομένων χαρακτηριστικών δειγμάτων προηγούμενης εργασίας τους Οι συμμετέχοντες πρέπει να έχουν εκτενή εμπειρία κατά τα προηγούμενα 5 έτη στην παροχή υπηρεσιών σχετικών με τις ζητούμενες 7. Τρόπος Υποβολής Προσφορών Οι προσφορές που θα κατατεθούν πρέπει να βρίσκονται συσκευασμένες σε ένα ενιαίο κλειστό φάκελο ή συσκευασία με την ένδειξη: ΦΑΚΕΛΟΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΓΙΑΤΟΝ ΠΡΟΧΕΙΡΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ ανάθεσης υπηρεσιών με τίτλο: «Υπηρεσίες επικοινωνίας, ενημέρωσης, διοργάνωσης εκδηλώσεων και παραγωγής εντύπου, οπτικοακουστικού, ψηφιακού και λοιπού ενημερωτικού υλικού» του Ευρωπαϊκού Έργου LangTERRA Αναθέτουσα Αρχή: ΙΕΛ/ΕΚ Αθηνά Ημερομηνία Διαγωνισμού: Δευτέρα 16 Φεβρουαρίου 2015 «Να μην ανοιχθεί από την ταχυδρομική υπηρεσία ή την γραμματεία» Η προσφορά πρέπει να συνταχθεί με βάση την παρακάτω δομή έτσι ώστε να διευκολύνεται η συγκριτική αξιολόγηση των προσφορών: Ενότητα 1. Μεθοδολογία Υλοποίησης Έργου και Χρονοδιάγραμμα Ενότητα 3. Βιογραφικά σημειώματα των κύριων μελών της ομάδας έργου Ενότητα 4. Οικονομικό μέρος της προσφοράς. 4

5 8. Ισχύς Προσφορών Οι Προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους Υποψηφίους Αναδόχους για τέσσερις (4) μήνες από την επόμενη ημέρα της διενέργειας του διαγωνισμού. 9. Κατάρτιση Σύμβασης Μεταξύ της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου στον οποίο τελικώς, νομίμως και εγκύρως κατεκυρώθη το έργο υπογράφεται σύμβαση, σύμφωνα με τους όρους της παρούσας. Τυχόν υποβολή σχεδίων σύμβασης από τους υποψηφίους μαζί με τις προσφορές τους δε δημιουργεί καμία δέσμευση για την Αναθέτουσα Αρχή. 10. Αξιολόγηση Προσφορών Παραλαβή Παραδοτέων Η αποσφράγιση και αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από την ορισθείσα Επιτροπή Διενέργειας και Αξιολόγησης του διαγωνισμού βάσει του οικονομικού και τεχνικού μέρους της προσφοράς των υποψηφίων αναδόχων. Το έργο του Αναδόχου παρακολουθείται, καθοδηγείται και εγκρίνεται καθ όλη την διάρκεια της σύμβασης από την ορισθείσα Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής της Αναθέτουσας Αρχής σύμφωνα με το ανωτέρω χρονοδιάγραμμα. Η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής συντάσσει και τα σχετικά πρωτόκολλα παραλαβής. 11. Τρόπος Πληρωμής Ο τρόπος πληρωμής του αναδόχου θα γίνει με δόσεις με βάση την παράδοση τμημάτων του έργου. Ο Ανάδοχος προκειμένου να εισπράξει οποιοδήποτε ποσό έναντι της παραπάνω οριζόμενης αμοιβής του, υποχρεούται στην προσκόμιση των νομίμων παραστατικών και δικαιολογητικών που προβλέπονται από τις ισχύουσες διατάξεις και κάθε άλλου δικαιολογητικού που τυχόν ήθελε ζητηθεί από τις αρμόδιες υπηρεσίες που διενεργούν ελέγχους ή/και καλύπτουν τη δαπάνη του έργου. 12. Διευκρινίσεις Διευκρινίσεις σχετικά με τους όρους της Διακήρυξης παρέχονται σε όσα ερωτήματα υποβληθούν εγγράφως έως και την 12 η Φεβρουαρίου Για πληροφορίες σχετικά με τον παρόντα διαγωνισμό μπορείτε να απευθύνεστε στον κ. Αναστάσιο Πατρικάκο, innovation.gr 13. Δημοσίευση Το κείμενο της προκήρυξης δημοσιεύεται στην ιστοσελίδα innovation.gr της Αναθέτουσας Αρχής για δέκα ημέρες τουλάχιστον. 5