2. Ανάλυση Ενδιαφερομένων Μερών

Transcript

1 2. Ανάλυση Ενδιαφερομένων Μερών

2 To Περιβάλλον του Έργου Ενδιαφερόμενα Μέρη (Interested Parties or Stakeholders) Άτομα ή Ομάδες Που έχουν άμεσο ενδιαφέρον για την εκτέλεση ή/και για την επιτυχία του έργου Επηρεάζονται θετικά ή αρνητικά ή από το έργο Π.χ. Οι Δήμοι Λαρισαίων και Βόλου ανακοινώνουν το έργο των Μεσογειακών Αγώνων του 2013 στο Βόλο και Λάρισα Για το παραπάνω έργο: Ποιοι έχουν άμεσο ενδιαφέρον για την εκτέλεση του έργου; Ποιοι ενδιαφέρονται για την επιτυχία του έργου Ποια άτομα ή ομάδες επηρεάζονται θετικά / αρνητικά από το έργο Ποια άτομα ή ομάδες μπορούν να επηρεάσουν θετικά / αρνητικά το έργο Ο ρόλος του διαχειριστή του έργου Προσδιορισμός των ενδιαφερομένων μερών, του συγκεκριμένου ενδιαφέροντος κάθε μέρους και η ιεράρχηση τους ανάλογα με το βαθμό σπουδαιότητας του κάθε μέρους για το έργο, η ανάπτυξη σχεδίου επικοινωνίας

3 Τα Ενδιαφερόμενα Μέρη Κάθε έργο επηρεάζεται άμεσα ή έμμεσα από Τα συγκεκριμένα συμφέροντα των ενδιαφερομένων μερών Στο προηγούμενο παράδειγμα των Μεσογειακών Αγώνων του 2013, με ποιο τρόπο μπορούν τα ενδιαφερόμενα μέρη να επηρεάσουν θετικά ή αρνητικά το έργο; Τις πρακτικές της διαχείρισης του έργου Π.χ. ο τρόπος που αποφασίζει για τις προμήθειες / αναθέσεις συμβάσεων, το σχέδιο επικοινωνίας, κ.λπ. Την ωριμότητα του οργανισμού στη διαχείριση του έργου Πρότυπα (standards), τάσεις (τεχνολογικές, κοινωνικές κ.λπ.), τρέχοντα ζητήματα Π.χ. Παραδοσιακή αρχιτεκτονική, πρότυπα ΕΛΟΤ. Ευαισθησία της κοινωνίας για το περιβάλλον. Υψηλή ανεργία. Σκανδαλολογία για θέματα δημοσίων συμβάσεων.

4 Απεικόνιση του Περιβάλλοντος του Έργου Ενδιαφερόμενα Μέρη (+/-) Χορηγός του έργου - Project Sponsor Κύριος του Έργου Project Owner Διαχειριστής του Έργου - Project Manager Ομάδα Έργου Project Team Οργανισμός Έργου, Εργαζόμενοι Περιφερειακές, Εθνικές, Τοπικές & Διεθνείς Κυβερνητικές Αρχές, Φορείς, Νομοθετικά σώματα κ.λπ. Χρήστες, Πελάτες,.. Προμηθευτές Ανταγωνιστές Ομάδες ειδικού ενδιαφέροντος, τοπικές κοινωνίες Πολιτικοί.. Εσωτερικό Περιβάλλον Εξωτερικό Περιβάλλον

5 Τα Ενδιαφερόμενα Μέρη Διαχείριση Προσδοκιών και Αντιλήψεων Ικανοποίηση = Αντιλαμβανόμενο Όφελος Προσδοκώμενο Όφελος Προσδοκίες Αντιλήψεις Παραδείγματα Διαδικασιών Δημοσιοποίηση της τεκμηρίωσης του έργου Όχι υπερβολικές υποσχέσεις Συχνές αναφορές για την πρόοδο του έργου Στρατηγική Χρήση εργαλείων όπως Quality Function Deployment (QFD) για τον καθορισμό των απαιτήσεων του έργου Ανάδειξη των θετικών πλευρών του έργου Ενώ το κυρίως έργο απορροφά το συντριπτικά μεγαλύτερο μέρος των πόρων, περιφερειακές πτυχές του έργου μπορεί να είναι καθοριστικές για το πώς θα κριθεί η επιτυχία του.

6 Ο ρόλος των ενδιαφερομένων μερών Επιχειρησιακοί Στόχοι Για ποιο λόγο αναλαμβάνεται το έργο? Αντικειμενικοί Στόχοι του Έργου Ανάλυση Ενδιαφερομένων Μερών Αποτελέσματα (S.M.A.R.T.) Βασικοί στόχοι Συμπληρωματικοί Στόχοι Μη Στόχοι Εύρος του Έργου Work Breakdown Structure (WBS) Περιγραφή πακέτων εργασίας Παραδοτέα του έργου (προδιαγραφές) Δραστηριότητες Σχέδιο Επικοινωνιών Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνου

7 Διαχείριση των Ενδιαφερόμενων Μερών Προσδιορισμός Ενδιαφερομένων Μερών Διαχωρίστε σε εσωτερικά (στελέχη και τμήματα του οργανισμού και άλλων συμμετεχόντων) και εξωτερικά Κριτήρια (αν η απάντηση σε κάποιο από αυτά είναι ΝΑΙ τότε πιθανόν να αποτελούν βασικό ενδιαφερόμενο μέρος) Επηρεάζεται το άτομο ή ο οργανισμός έμμεσα ή άμεσα από το έργο Είναι σε θέση από την οποία μπορεί να επηρεάσουν (θετικά ή αρνητικά το έργο) Έχουν έλεγχο και μπορούν να επηρεάσουν τους πόρους του έργου (εξοπλισμό / υλικά, προσωπικό, χρηματοδότηση) Κατέχουν εξειδικευμένη γνώση / δεξιότητες / ικανότητες που απαιτούνται στο έργο Θα υπάρξει ωφέλεια για αυτούς από το έργο ή θα προσπαθήσουν να φέρουν εμπόδια ή να ματαιώσουν το έργο

8 Διαχείριση των Ενδιαφερόμενων Μερών Αναζητήστε τις απαιτήσεις των βασικών ενδιαφερομένων μερών Παραδοτέα, επίπεδο συμμετοχής, συχνότητα ενημέρωσης / επικοινωνίας, συγκρουόμενα συμφέροντα Προσδιορίστε δραστηριότητες (work), ανάγκες επικοινωνιών, πιθανούς κινδύνους για το έργο Συμμετοχή των ισχυρών / βασικών ενδιαφερομένων μερών στη διαμόρφωση των στόχων και του εύρους του έργου Εργαλεία Διάγραμμα Αξιολόγησης Βαρύτητας Πίνακας Ανάλυσης Δράσεων Quality Function Deployment Συνεχής παρακολούθηση αλλαγών σε αντιλήψεις των ενδιαφερομένων μερών

9 Καταγραφή & Αξιολόγηση Ενδιαφερόντων των Ενδιαφερομένων Μερών Παράδειγμα Το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας ενδιαφέρεται να αναπτύξει ένα νέο συγκρότημα στο οποίο θα εγκατασταθούν όλες οι σχολές, υπηρεσίες συμπεριλαμβανομένων των φοιτητικών εστιών. Ενδιαφερό μενο Μέρος Προτερ αιότητα Ενδιαφέρον Τρόπος Δράσης W.B.S. Φοιτητές 2 Συμμετοχή στο Κόστος, Καλύτερες Συνθήκες Διαμονής Λειτουργία ασύλου Συμμετοχή εκπροσώπων στην ομάδα παρακολούθησης του έργου Διοικητικοί Υπάλληλοι 2 Α. Τρόπος Μετακίνησης Β. Λειτουργικότητα Χώρων Επέκταση αστικής συγκοινωνίας Καταγραφή & ανάλυση απαιτήσεων

10 Καταγραφή & Αξιολόγηση Βαρύτητας Ενδιαφερομένων Μερών 1... Ισχύς... 5 Α/Α Ενδιαφερόμενο Μέρος Όνομα Ισχύς (1-5) Ενδιαφέρον (1-5) Α Παραγωγή Α. Αγγέλου 2 4 Β Παραγωγή Β. Βασιλείου 4 5 Γ Προμήθειες Γ. Γεωργίου 2 1 Δ Μάρκετινγκ Δ. Δήμου 5 4 Ε Διατηρείται ικανοποιημένος Δ Z Ρόλοι κλειδιά. Συμμετοχή στις αποφάσεις Β Γ Ελάχιστη Προσπάθεια 1... Ενδιαφέρον... 5 Ε Συνεχής Πληροφόρηση Α

11 Τα Ενδιαφερόμενα Μέρη Παράδειγμα Σχεδίου Επικοινωνίας Ενδιαφερόμενα Μέρη Επικοινωνία Χρόνος επικοινωνίας Τρόπος Μέσο Διανομής Υπευθυνότη τα Χορηγός Μηνιαίως 1 η εβδομάδα κάθε μήνα Σύντομη αναφορά Διαχειριστής έργου Υπεύθυνος Λογιστηρίου Μηνιαίο Δελτίο Δαπανών 2 εβδομάδες πριν τον επόμενο μήνα Σύντομος λογιστικός πίνακας όλων των προβλεπόμ ενων δαπανών Υπεύθυνος οικονομικής παρακολούθ ησης του έργου Δ/νση Πελατών Μηνιαίως 1 η εβδομάδα κάθε μήνα Αναφορά μίας (1) σελίδας & Ανάρτηση σε πίνακα πληροφορι ών Σύνδεσμος με τον Κύριο του έργου

12 Εργαλεία - Παράδειγμα QFD