ΔΕΜ 203- Το Project στην Εκπαίδευση. Δρ. Παντελής Γ. Υψηλάντης Καθηγητής τμήματος ΔΔΕ

Transcript

1 ΔΕΜ 203- Το Project στην Εκπαίδευση Δρ. Παντελής Γ. Υψηλάντης Καθηγητής τμήματος ΔΔΕ

2 P. G. Ipsilanids 2 Στόχοι του Μαθήματος Εισαγωγή στις βασικές έννοιες της διοίκησης έργων. Σύνδεση της έννοιας του έργου με τους στόχους και το αντίστοιχο επιχειρησιακό / οικονομικό / κοινωνικό περιβάλλον Κατανόηση της συνολικής εικόνας του έργου και των απαιτήσεων για την αποτελεσματική διαχείριση του Εισαγωγή σε μεθοδολογίες διαχείρισης έργων Ανάπτυξη ικανοτήτων προγραμματισμού έργων

3 1. Διοίκηση Έργων Εισαγωγικά Στοιχεία

4 Τα αντικείμενα της Διοίκησης Προγραμματισμός Οργάνωση Ηγεσία Έλεγχος Επίτευξη Αποστολή / Στρατηγικός Σχεδιασμός Στοχοθεσία Λήψη αποφάσεων Ανάθεση εργασιών / Διαδικασίες Διαχείριση Χρόνου Κατευθύνσεις «Ευθυγράμμιση» εργαζομένων Δημιουργία κινήτρων, ενίσχυση δημιουργικότητας & έμπνευσης Τήρηση διαδικασιών / Προτύπων Λήψη διορθωτικών μέτρων Αξιολόγηση Σύνθεση όλων των παραπάνω για την επίτευξη των στόχων

5 Οργάνωση Από τον Προγραμματισμό στην Οργάνωση Λειτουργίες (Operations) Προγραμματισμός Στρατηγικός Απώτεροι στόχοι Όραμα / Αντικείμενο ενασχόλησης Μακροπρόθεσμος Προϊόντα & Υπηρεσίες Οικονομικοί στόχοι Ανάπτυξη λειτουργιών Πόροι και μέσα Έργα (Projects) Λειτουργικός Λειτουργίες του οργανισμού

6 Επίπεδο προγραμματισμού : Έργα Στρατηγικό Χαρτοφυλάκιο ή Πρόγραμμα έργων Αλληλένδετα έργα Εντάσσονται σε ένα στρατηγικό στόχο Ζητήματα Στρατηγική Αξιολόγηση (απόδοση / κίνδυνος, σύνδεση με σκοπό και στόχους) Επιλογή και προτεραιότητες υλοποίησης Μεσοπρόθεσμο Μεθοδολογίες Υλοποίησης Οργάνωση / Παρακολούθηση / Έλεγχος / Ανάπτυξη καλών πρακτικών Ζητήματα Οργάνωση ομάδας έργου Ανάπτυξη σχεδίων προγραμματισμού έργου Μεθοδολογίες Ελέγχου & Παρακολούθησης Παραλαβή έργου, Κλείσιμο Λειτουργικό Λειτουργία, αξιολόγηση, βελτιώσεις

7 Έργο: Πως ορίζεται Κοινά σημεία σε διάφορους ορισμούς. Μια προσωρινή προσπάθεια που αναλαμβάνεται για δημιουργηθεί ένα μοναδικό προϊόν ή υπηρεσία PMBOK, Project Management Institute Μια προσπάθεια στην οποία ανθρώπινοι, υλικοί και χρηματοοικονομικοί πόροι οργανώνονται με ένα νέο τρόπο προκειμένου να χρησιμοποιηθούν στην εκτέλεση εργασιών με συγκεκριμένες προδιαγραφές, σε χρονικούς και οικονομικούς περιορισμούς έτσι ώστε να επιτευχθεί κάποιο ωφέλιμο αποτέλεσμα που καθορίζεται από ποσοτικά και ποιοτικά κριτήρια. Turner J.R Έργο είναι μία προσωρινή διοικητική δομή στην οποία εκχωρούνται πόροι για να αναληφθεί μία μοναδική, νέα και παροδική προσπάθεια για τη διαχείριση της εγγενούς αβεβαιότητας και ανάγκης συντονισμού και ολοκλήρωσης ώστε να επέλθουν ωφέλιμες αλλαγές Turner J.R. 2002

8 Βασικά σημεία των ορισμών Προσωρινό: Συγκεκριμένες ημερομηνίες Έναρξης και Λήξης, και επομένως συγκεκριμένο αντικείμενο και πόροι Προσπάθεια: Απαιτεί εργασία, ανάλωση πόρων Μοναδικό: Μη επαναλαμβανόμενη λειτουργία, αλλά ένα σύνολο λειτουργιών για ένα μοναδικό σκοπό.. Ωφέλιμη αλλαγή: Στόχος να παραχθεί κάτι χρήσιμο (παραδοτέα του έργου) Καινοτόμο: Μία ομάδα έργου συχνά περιλαμβάνει άτομα που δεν έχουν εργασθεί ξανά μαζί, με διαφορετικό υπόβαθρο, δεσμεύσεις και αξίες. Καινοτομία και μοναδικότητα οδηγούν σε αβεβαιότητα και κινδύνους. Επίτευξη συγκεκριμένων αποτελεσμάτων μέσα στον προϋπολογισμό, σύμφωνα με ποιοτικές και ποσοτικές προδιαγραφές, με έγκαιρη παράδοση.

9 Έργα στην εκπαίδευση Σε στρατηγικό επίπεδο Υποδομές Ανάπτυξη νέων εκπαιδευτικών προγραμμάτων Ανάπτυξη σχολικών βοηθημάτων Εθνικό Πλαίσιο προσόντων Πανελλήνιες εξετάσεις Σε επίπεδο μονάδας Διαφορετικές εκδηλώσεις Συμμετοχή σε έργα ευρωπαϊκών προγραμμάτων Ανάπτυξη εργαστηρίων.. Σε επίπεδο μαθησιακής διαδικασίας Σχεδιασμός και υλοποίηση έργων από μαθητές P. G. Ipsilanids 9

10 P. G. Ipsilanids 10 Έργα στην εκπαίδευση ΙΕΠ: Σχέδια Δράσης (2012) 2.1. Ανάπτυξη Σχολικής Ιστοσελίδας 2.2. Αναβάθμιση των Χώρων του Σχολείου: Αλλάζοντας τους Χώρους, Αλλάζοντας τη Μάθηση 2.3. Αναδιαμόρφωση του Εσωτερικού Κανονισμού του Σχολείου 2.4. Ενίσχυση της Λειτουργίας των Μαθητικών Κοινοτήτων και των Μαθητικών Ομίλων 2.5. Βελτίωση των Σχέσεων μεταξύ των Μαθητών 2.6. Συμμετοχή των Γονέων στη Σχολική Ζωή 2.7. Ανάπτυξη Συνεργατικών Πρακτικών Διδασκαλίας 2.8. Εκπαιδευτικά Προγράμματα Καινοτόμες δράσεις 2.9. Ενδοσχολική Επιμόρφωση των Εκπαιδευτικών με την Αξιοποίηση των ΤΠΕ Παρακολούθηση της Φοίτησης και της Σχολικής Διαρροής Ενίσχυση της Διαπολιτισμικής Εκπαίδευσης Η Ομαλή Μετάβαση των Νηπίων στο Δημοτικό σχολείο

11 Έργα και Λειτουργίες - Πρακτική Τι δεν αποτελεί έργο? Στο παράδειγμα που ακολουθεί: Προσδιορίστε έργα και λειτουργίες 11

12 Έργα και Λειτουργίες: Παράδειγμα #1 Ο διευθυντής ενός ιδιωτικού εκπαιδευτικού οργανισμού προγραμματίζει τη λειτουργία ενός νέου τμήματος εκμάθησης πληροφορικής. Για να μπορέσει να θέσει σε εφαρμογή το σχέδιό του πρέπει να οργανώσει τους εκπαιδευτές, τις αίθουσες, την προβολή του προγράμματος και μία σειρά άλλων παραμέτρων. Στη συνέχεια, θα πρέπει να διευθύνει με τη μεγαλύτερη δυνατή συνέπεια το προσωπικό του οργανισμού και να λάβει τις κατάλληλες αποφάσεις προκειμένου να δώσει τις σωστές κατευθύνσεις. Κατά τη διάρκεια της σχολικής χρονιάς αξιολογεί τους πόρους και τα μέσα ενώ στο τέλος της χρονιάς κάνει τον απολογισμό του όλου εγχειρήματος.

13 P. G. Ipsilanids 13 Τι είναι η Διοίκηση & Διαχείριση Έργων Project Management? Project management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements. * Διοίκηση & Διαχείριση Έργων είναι η εφαρμογή γνώσεων, ικανοτήτων, εργαλείων και τεχνικών στις δραστηριότητες του έργου έτσι ώστε να εκπληρωθούν οι απαιτήσεις του έργου *PMI, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) (2004), p. 8.

14 Τι διαχειριζόμαστε? Κύκλος ζωής Χρόνος: Έναρξη, Λήξη, Διάρκεια, Προγραμματισμός Συγκεκριμένο Φυσικό Αντικείμενο Μη επαναλαμβανόμενες λειτουργίες Χρήση διαφορετικών Πόρων Κόστος Κύριος του έργου / Χορηγός του έργου Διαχειριστής του έργου / Οργανισμός του έργου / Ομάδα έργου Ενδιαφερόμενα μέρη Κίνδυνοι All the parameters are interrelated and hence play an important role in getting desired output

15 Ο τριπλός περιορισμός Χρόνος- Κόστος - Ποιότητα Απαιτεί ιεράρχηση & συμβιβασμούς Διαφορετικός σε κάθε έργο Φυσικό Αντικείμενο (Scope) Διάρκεια (Time) Κόστος (Cost) Περιορισμός Βελτιστοποίηση Συμβιβασμός Συμπληρώστε για τα παρακάτω παραδείγματα: 1. Ανάπτυξη από το Υπουργείο Εργασίας ενός ιστότοπου πληροφόρησης κάθε πολίτη σχετικά με την ασφαλιστική του κάλυψη 2. Γάμος 3. Ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος

16 Ο τριπλός περιορισμός Απαιτεί ιεράρχηση & Συμβιβασμούς Εξαρτάται από κάθε έργο Συμπληρώστε για τα παρακάτω παραδείγματα: 1. Ανάπτυξη από το Υπουργείο Εργασίας ενός ιστότοπου πληροφόρησης κάθε πολίτη σχετικά με την ασφαλιστική του κάλυψη 2. Γάμος Φυσικό Αντικείμενο (Scope) 3. Ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος Διάρκεια (Time) Περιορισμός Χ Χ Χ Κόστος (Cost) Βελτιστοποίηση Χ Χ Χ Συμβιβασμός Χ Χ Χ

17 P. G. Ipsilanids 17 Σημασία της Διαχείρισης Έργων Πολλές Επιχειρήσεις και Οργανισμοί ενδιαφέρονται για την εφαρμογή των τεχνικών και μεθοδολογιών της Διοίκησης Έργων ως μία πιο αποτελεσματική προσέγγιση στην άσκηση της διοίκησης Στις Η.Π.Α. 2,3 τρις δολάρια (25% του ΑΕΠ) κάθε χρόνο αναλώνονται σε έργα, ενώ στο σύνολο της παγκόσμιας οικονομίας τα νούμερα είναι αντίστοιχα :10 τρις δολ. σε σύνολο 40,7 (PMI, The PMI Fact Book, 2 nd Ed., 2001) Ιστορικά στοιχεία δείχνουν ότι σε έργα πληροφορικής για παράδειγμα, μόνο το 16,5% ήταν επιτυχημένα στην εκπλήρωση των στόχων τους (έγκαιρη παράδοση, κόστος, και λειτουργικότητα) Πάνω από 31% έργων πληροφορικής ματαιώνονται ή διακόπτονται πριν την ολοκλήρωση τους

18 P. G. Ipsilandis 18 Το μοντέλο ενός έργου Είσοδος: Ανάγκες / Επιθυμίες Περιορισμοί: Οικονομικοί Νομικοί Δεοντολογικοί Περιβαλλοντολογικοί Λογικοί Χρονικοί Ποιοτικοί Έμμεσοι Έργο Πόροι & Μηχανισμοί: Άτομα / Προσωπικό Γνώση & Εμπειρία Κεφάλαια Εργαλεία & Τεχνικές Τεχνολογία Αποτέλεσμα: Ικανοποίηση των αναγκών

19 P. G. Ipsilandis 19 Το μοντέλο 4-D στη διαχείριση έργου Αξιολόγηση, Απόκτηση Γνώσης Βελτίωση D1 Define the project (Καθορισμός, Οριοθέτηση του Έργου) Συνοπτική Έκθεση Αιτιολόγησης, D2 Design the project process Σχεδιασμός των διαδικασιών του Έργου Αναλυτικός Σχεδιασμός Έργου D4 Develop the process Ανάπτυξη των διαδικασιών Παραδοτέα, Αποτελέσματα D3 Deliver the project Υλοποίηση του Έργου

20 Το μοντέλο 4-D στη διαχείριση έργου Στάδιο Καίρια Ζητήματα Κύριες Ερωτήσεις D1 Define the project (Καθορισμός, Οριοθέτηση του Έργου) D2 Design the project process - Σχεδιασμός των διαδικασιών του Έργου D3 Deliver the project Υλοποίηση του Έργου D4 Develop the process Ανάπτυξη των διαδικασιών Καθορισμός Στόχων Οργανωτική στρατηγική & Στρατηγική Έργου Σχεδιασμός και μοντελοποίηση του έργου, Εκτιμήσεις, Ανάλυση Πόρων, Επίλυση διαφορών, Σκοπιμότητα, Βιωσιμότητα Οργάνωση, Έλεγχος. Ηγεσία, Λήψη αποφάσεων, Επίλυση Προβλημάτων Αποτίμηση των διαδικασιών και των αποτελεσμάτων. Αξιολόγηση, Μελλοντικές Αλλαγές Τι πρέπει να γίνει; Γιατί πρέπει να γίνει Πως θα γίνει; Ποιοι εμπλέκονται σε κάθε τμήμα του έργου; Πότε μπορεί να ξεκινήσει και να ολοκληρωθεί; Με ποιο τρόπο θα διοικηθεί το έργο σε καθημερινή βάση; Πως μπορούν να βελτιωθούν οι διαδικασίες; P. G. Ipsilandis 20

21 Το μοντέλο 4-D στη διαχείριση έργου Στάδιο Καίρια Ζητήματα Κύριες Ερωτήσεις D1 Define the project (Καθορισμός, Οριοθέτηση του Έργου) Καθορισμός Στόχων Οργανωτική στρατηγική & Στρατηγική Έργου Τι πρέπει να γίνει; Γιατί πρέπει να γίνει Το στάδιο κατά το οποίο καθορίζεται τι ακριβώς θέλουμε να πετύχουμε με το έργο, για πιο λόγο θα πρέπει να υλοποιηθεί το συγκεκριμένο έργο και την πρόθεση μας για να προχωρήσει. Εξετάζουμε εναλλακτικά σενάρια και τις πιθανότητες για το πρόβλημα που επιθυμούμε να επιλύσουμε D2 Design the project process - Σχεδιασμός των διαδικασιών του Έργου D3 Deliver the project Υλοποίηση του Έργου D4 Develop the process Ανάπτυξη των διαδικασιών Σχεδιασμός και μοντελοποίηση του έργου, Εκτιμήσεις, Ανάλυση Πόρων, Επίλυση διαφορών, Σκοπιμότητα, Βιωσιμότητα Οργάνωση, Έλεγχος. Ηγεσία, Λήψη αποφάσεων, Επίλυση Προβλημάτων Αποτίμηση των διαδικασιών και των αποτελεσμάτων. Αξιολόγηση, Μελλοντικές Αλλαγές Πως θα γίνει; Ποιοι εμπλέκονται σε κάθε τμήμα του έργου; Πότε μπορεί να ξεκινήσει και να ολοκληρωθεί; Με ποιο τρόπο θα διοικηθεί το έργο σε καθημερινή βάση; Πως μπορούν να βελτιωθούν οι διαδικασίες; P. G. Ipsilandis 21

22 Το μοντέλο 4-D στη διαχείριση έργου Στάδιο Καίρια Ζητήματα Κύριες Ερωτήσεις D1 Define the project (Καθορισμός, Οριοθέτηση του Έργου) D2 Design the project process - Σχεδιασμός των διαδικασιών του Έργου Καθορισμός Στόχων Οργανωτική στρατηγική & Στρατηγική Έργου Σχεδιασμός και μοντελοποίηση του έργου, Εκτιμήσεις, Ανάλυση Πόρων, Επίλυση διαφορών, Σκοπιμότητα, Βιωσιμότητα Τι πρέπει να γίνει; Γιατί πρέπει να γίνει Πως θα γίνει; Ποιοι εμπλέκονται σε κάθε τμήμα του έργου; Πότε μπορεί να ξεκινήσει και να ολοκληρωθεί; Ανάπτυξη μοντέλων (π.χ. Χρονικού Προγραμματισμού), που θα δείχνουν με ποιο τρόπο ανακύπτουν οι ανάγκες του έργου, και βελτιστοποίηση της διαδικασίας για την εκτέλεση των εργασιών του έργου και την ελαχιστοποίηση των κινδύνων D3 Deliver the project Υλοποίηση του Έργου D4 Develop the process Ανάπτυξη των διαδικασιών Οργάνωση, Έλεγχος. Ηγεσία, Λήψη αποφάσεων, Επίλυση Προβλημάτων Αποτίμηση των διαδικασιών και των αποτελεσμάτων. Αξιολόγηση, Μελλοντικές Αλλαγές Με ποιο τρόπο θα διοικηθεί το έργο σε καθημερινή βάση; Πως μπορούν να βελτιωθούν οι διαδικασίες; P. G. Ipsilandis 22

23 Το μοντέλο 4-D στη διαχείριση έργου Στάδιο Καίρια Ζητήματα Κύριες Ερωτήσεις D1 Define the project (Καθορισμός, Οριοθέτηση του Έργου) D2 Design the project process - Σχεδιασμός των διαδικασιών του Έργου D3 Deliver the project Υλοποίηση του Έργου Καθορισμός Στόχων Οργανωτική στρατηγική & Στρατηγική Έργου Σχεδιασμός και μοντελοποίηση του έργου, Εκτιμήσεις, Ανάλυση Πόρων, Επίλυση διαφορών, Σκοπιμότητα, Βιωσιμότητα Οργάνωση, Έλεγχος. Ηγεσία, Λήψη αποφάσεων, Επίλυση Προβλημάτων Τι πρέπει να γίνει; Γιατί πρέπει να γίνει Πως θα γίνει; Ποιοι εμπλέκονται σε κάθε τμήμα του έργου; Πότε μπορεί να ξεκινήσει και να ολοκληρωθεί; Με ποιο τρόπο θα διοικηθεί το έργο σε καθημερινή βάση; Υλοποίηση του έργου σύμφωνα με το σχεδιασμό που προηγήθηκε. Εντοπισμός αποκλίσεων στην πορεία του έργου (κόστους, προδιαγραφών, καθυστερήσεων κ.λπ.). Εφαρμογή σχεδίων μείωσης κινδύνου. Διοίκηση των Ανθρώπινων πόρων. Υλοποίηση Προμηθειών Συμβάσεων. Διαχείριση των αλλαγών που θα προκύψουν. Αναθεώρηση του σχεδιασμού. D4 Develop the process Ανάπτυξη των διαδικασιών Αποτίμηση των διαδικασιών και των αποτελεσμάτων. Αξιολόγηση, Μελλοντικές Αλλαγές Πως μπορούν να βελτιωθούν οι διαδικασίες; P. G. Ipsilandis 23

24 Το μοντέλο 4-D στη διαχείριση έργου Στάδιο Καίρια Ζητήματα Κύριες Ερωτήσεις D1 Define the project (Καθορισμός, Οριοθέτηση του Έργου) D2 Design the project process - Σχεδιασμός των διαδικασιών του Έργου D3 Deliver the project Υλοποίηση του Έργου D4 Develop the process Ανάπτυξη των διαδικασιών Καθορισμός Στόχων Οργανωτική στρατηγική & Στρατηγική Έργου Σχεδιασμός και μοντελοποίηση του έργου, Εκτιμήσεις, Ανάλυση Πόρων, Επίλυση διαφορών, Σκοπιμότητα, Βιωσιμότητα Οργάνωση, Έλεγχος. Ηγεσία, Λήψη αποφάσεων, Επίλυση Προβλημάτων Αποτίμηση των διαδικασιών και των αποτελεσμάτων. Αξιολόγηση, Μελλοντικές Αλλαγές Τι πρέπει να γίνει; Γιατί πρέπει να γίνει Πως θα γίνει; Ποιοι εμπλέκονται σε κάθε τμήμα του έργου; Πότε μπορεί να ξεκινήσει και να ολοκληρωθεί; Με ποιο τρόπο θα διοικηθεί το έργο σε καθημερινή βάση; Πως μπορούν να βελτιωθούν οι διαδικασίες; Εκμετάλλευση της εμπειρίας που αποκτήθηκε για τη βελτίωση τόσο των παραδοτέων, των συστημάτων παρακολούθησης και ελέγχου, και όλων των διαδικασιών που αφορούν στην εκτέλεση του έργου. Σε μικρά έργα για το επόμενο έργο. Σε μεγάλα έργα μία περιοδική και συνεχής διαδικασία βελτίωσης. P. G. Ipsilandis 24

25 Ανάπτυξη του μοντέλου 4-D στη διαχείριση έργου Στάδιο στον κύκλο ζωής του έργου D1 Define the project (Καθορισμός, Οριοθέτηση του Έργου) D2 Design the project process - Σχεδιασμός των διαδικασιών του Έργου D3 Deliver the project Υλοποίηση του Έργου D4 Develop the process Ανάπτυξη των διαδικασιών Ενέργειες Σύλληψη ιδέας Ανάλυση Σχεδιασμός Μελέτη σκοπιμότητας, βιωσιμότητας Ανάθεση έργου Έναρξη έργου Υλοποίηση Ολοκλήρωση Παράδοση/Κλείσιμο Ανασκόπηση Ανάδραση Περιγραφή Συγγραφή σαφούς & κατηγορηματικής περιγραφής των αναγκών Τι πρέπει να γίνει ώστε να ικανοποιηθούν οι παραπάνω ανάγκες και κατά πόσο ή σε ποιο βαθμό αυτό είναι εφικτό Ανάλυση των δραστηριοτήτων του έργου και του πως αυτές θα καλύψουν τις ανάγκες Προετοιμασία και αξιολόγηση ανάλυσης κόστους και ωφέλειας από το έργο Σημείο στο οποίο δίνεται το «πράσινο φώς» για την εκτέλεση του έργου Συνάθροιση των πόρων & συγκρότηση της ομάδας έργου, Υλοποίηση των δραστηριοτήτων, Έλεγχος Εξάντληση του χρόνου / προϋπολογισμού ή ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων Παραλαβή από τον χρήστη/πελάτη του έργου Προσδιορισμός των αποτελεσμάτων για όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη Βελτίωση διαδικασιών, κάλυψη των κενών γνώσης, τεκμηρίωση των «μαθημάτων» για το μέλλον P. G. Ipsilandis 25

26 Το μοντέλο 4 D στην Πράξη: Ένα παράδειγμα 1/2 Στάδιο Το ΤΕΙ Λάρισας απέκτησε ένα νέο πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης σπουδαστικών αρχείων (δηλώσεων, βαθμολογιών κ.λπ.) από μία εταιρεία λογισμικού D1 Σύλληψη ιδέας D1 Ανάλυση D2 Πρόταση D2 Αιτιολόγηση D2 Συμφωνία Περιγραφή Σε συζητήσεις μεταξύ προϊσταμένων, γραμματειών, διοίκησης αναπτύσσεται η ιδέα αναβάθμισης της μηχανογράφησης των γραμματειών. Στην εταιρεία λογισμικού που έχει αναλάβει την υποστήριξη των γραμματειών δίνεται μία «αρχική περιγραφή των αναγκών». Ζητούνται αμοιβαίως διευκρινήσεις και αποσαφηνίσεις Οι πληροφορίες μετατρέπονται σε ορολογία λογισμικού. Τι μπορεί να επιτευχθεί κα με τι κόστος; Στόχοι και διασύνδεση με άλλα συστήματα; Αξιολόγηση αν η εταιρεία μπορεί να προσφέρει αυτό που θέλει ο πελάτης (το ΤΕΙ). Πλήρης ανάλυση δραστηριοτήτων του έργου. Υποβολή έγγραφης πρότασης προς το ΤΕΙ. Το τμήμα μηχανογράφησης του ΤΕΙ επισκέπτεται ανάλογες εγκαταστάσεις και συλλέγει πληροφορίες. Εταιρεία Λογισμικού: Ανάλυση χρονοδιαγράμματος, Ανάλυση κόστους, Ανάλυση κινδύνων. Χρηματοοικονομική Ανάλυση για το αν είναι σκόπιμο να αναλάβει το έργο. Πελάτης (ΤΕΙ/Λ): Ανάλυση κόστους / ωφέλειας από την εγκατάσταση του νέου συστήματος Προετοιμασία και υπογραφή συμβάσεων. Συμφωνία για το ΤΙ ΘΑ ΠΑΡΑΔΟΘΕΙ, ποιος θα είναι Ο ΧΡΟΝΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ και τι θα συμβεί αν υπάρξουν καθυστερήσεις, ποιο θα είναι το ΚΟΣΤΟΣ και πως θα γίνουν οι πληρωμές, με ποιο τρόπο θα γίνει Η ΠΑΡΑΔΟΣΗ του συστήματος και η ΑΠΟΔΟΧΗ του. Η υπογραφή της σύμβασης σηματοδοτεί την επίσημη έναρξη του έργου. ΚΑΝΕΝΑ ΕΡΓΟ ΔΕΝ ΞΕΚΙΝΑ ΧΩΡΙΣ ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ P. G. Ipsilandis 26

27 Το μοντέλο 4 D στην Πράξη: Ένα παράδειγμα 2/2 Στάδιο Το ΤΕΙ Λάρισας απέκτησε ένα νέο πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης σπουδαστικών αρχείων (δηλώσεων, βαθμολογιών κ.λπ.) από μία εταιρεία λογισμικού D3 Έναρξη D3 Εκτέλεση D3 Ολοκλήρωση D3 Παράδοση D4 Επανεξέταση D4 Ανατροφοδότηση Περιγραφή Η εταιρεία συγκεντρώνει πόρους (προσωπικό κ.λπ.) και διαμορφώνει την ομάδα έργου. Καμία επίσημη δέσμευση πριν την υπογραφή της σύμβασης. Προσδιορίζεται ποιο μέλος της ομάδας έργου θα είναι το σημείο επαφής με το ΤΕΙ/Λ. Η ομάδα έργου ενημερώνεται για τις προηγούμενες επαφές / συζητήσεις. Κατανομή ρόλων στην ομάδα έργου. Ανάπτυξη κώδικα τμηματικοί έλεγχοι, παρουσίαση ενδιάμεσων αποτελεσμάτων στον πελάτη, προσαρμογές αλλαγές, σύνδεση των υποσυστημάτων, έλεγχος του όλου συστήματος, Δοκιμάζεται η λειτουργία του συστήματος σε ότι αφορά τις διασυνδέσεις μεταξύ των υποσυστημάτων του και με άλλα εξωτερικά συστήματα του ΤΕΙ/Λ. Η ομάδα έργου περιορίζεται στα βασικά στελέχη. Το σύστημα εγκαθίσταται στους χώρους του ΤΕΙ/Λ. Γίνεται η μεταφορά δεδομένων από τυχόν προηγούμενα μηχανογραφικά συστήματα στο νέο. Πραγματοποιούνται δοκιμές αποδοχής του συστήματος. Εκπαιδεύονται οι χρήστες και η ομάδα υποστήριξης. Παραδίνονται τα εγχειρίδια χρήσης και λειτουργίας. Υπογράφονται πρωτόκολλα παράδοσης και συμφωνίες συντήρησης / αναβάθμισης. Τεκμηριώνεται ο τρόπος και η όλη διαδικασία ανάπτυξης. Εντοπίζονται λάθη και καλές πρακτικές. Ζητείται η γνώμη του πελάτη. Γίνεται οικονομική αποτίμηση του αποτελέσματος. Όπου υπάρχει ανάγκη η εταιρεία θέτει σε εφαρμογή νέες διαδικασίες και πρακτικές που θα διασφαλίσουν την επίλυση του προβλήματος και τη μη επανάληψη του σε άλλες περιπτώσεις. P. G. Ipsilandis 27

28 Ανάλυση Φάσεων Έργου - Πρακτική Αναλύστε το έργο του παραδείγματος που ακολουθεί Σύμφωνα με το μοντέλο 4D 28

29 P. G. Ipsilandis 29 Ανάλυση Περίπτωσης 1/5 Αναλύστε το έργο του παρακάτω παραδείγματος σύμφωνα με το μοντέλο 4 D.

30 P. G. Ipsilandis 30 Ανάλυση Περίπτωσης 2/5 D1 Define the project (Καθορισμός, Οριοθέτηση του Έργου) Καθορισμός Στόχων Οργανωτική στρατηγική & Στρατηγική Έργου Τι πρέπει να γίνει ; Γιατί πρέπει να γίνει ; Ποια είναι τα προσδοκώμενα οφέλη ;

31 Ανάλυση Περίπτωσης 3/5 D2 Design the project process Σχεδιασμός των διαδικασιών του Έργου Σχεδιασμός και μοντελοποίηση του έργου, Εκτιμήσεις, Ανάλυση Πόρων, Επίλυση διαφορών, Σκοπιμότητα, Βιωσιμότητα Τι ακριβώς θα γίνει Ποιο είναι οι αντικειμενικοί στόχοι του έργου Πως θα γίνει; Ποιοι εμπλέκονται σε κάθε τμήμα του έργου; Πότε μπορεί να ξεκινήσει και να ολοκληρωθεί; P. G. Ipsilandis 31

32 Ανάλυση Περίπτωσης 4/5 D3 Deliver the project Υλοποίηση του Έργου Οργάνωση, Έλεγχος. Ηγεσία, Λήψη αποφάσεων, Επίλυση Προβλημάτων Με ποιο τρόπο θα διοικηθεί το έργο σε καθημερινή βάση; Διαχείριση αλλαγών Διαχείριση κόστους Διαχείριση Ομάδας έργου κ.λπ. P. G. Ipsilandis 32

33 P. G. Ipsilandis 33 Ανάλυση Περίπτωσης 5/5 D4 Develop the process Ανάπτυξη των διαδικασιών Αποτίμηση των διαδικασιών και των αποτελεσμάτων. Αξιολόγηση, Μελλοντικές Αλλαγές Πως μπορούν να βελτιωθούν οι διαδικασίες; π.χ. μη επαρκής προϋπολογισμός

34 Βασικοί Ρόλοι (1/3) Κύριος του Έργου (Project Owner) O αποδέκτης των αποτελεσμάτων του έργου. Αυτός που αναθέτει το έργο στον ανάδοχο. Αυτός που θα εκμεταλλευτεί το προϊόν ή την υπηρεσία που παράγεται ή την αλλαγή που προκύπτει Χρήστες των αποτελεσμάτων παραδοτέων του Έργου (End Users) Τα άτομα / οργανισμοί που θα χρησιμοποιήσουν έμμεσα ή άμεσα, τα αποτελέσματα του έργου. Μπορεί να είναι Εσωτερικοί: ομάδες εργαζομένων / τμήματα / υπηρεσίες του οργανισμού του Κυρίου του Έργου. Εξωτερικοί: πελάτες, πολίτες συναλλασσόμενοι με μια δημόσια υπηρεσία Δεν εμπλέκονται άμεσα στον σχεδιασμό και υλοποίηση του έργου, αλλά στη λειτουργία του παραγόμενου αποτελέσματος Κρίνουν σε μεγάλο βαθμό την επιτυχία του έργου P. G. Ipsilandis 34

35 Βασικοί Ρόλοι (2/3) Χορηγός του Έργου Ο χρηματοδότης του έργου μπορεί να είναι ο κύριος του έργου. Π.χ. σε ένα κτήριο, στην εγκατάσταση ενός πληροφοριακού συστήματος κ.ά. ή μπορεί να είναι πολλοί: π.χ. τράπεζες + κράτος, κράτος + ιδιώτης κ.λπ. επίσης μπορεί να είναι κάποιος τρίτος. Π.χ. στα έργα που χρηματοδοτούνται από την Ε.Ε. Ανάδοχος του έργου Ο οργανισμός που αναλαμβάνει την υλοποίηση του έργου Μπορεί να αποτελεί μία ομάδα / τμήμα μέσα στον οργανισμό του κύριου του έργου (περίπτωση αυτεπιστασίας) ή ένας τρίτος (οργανισμός, εταιρεία) που θα αναλάβει την υλοποίηση του έργου (περίπτωση εργολαβίας) Περιλαμβάνει τον Διαχειριστή του Έργου (Project Manager) και την Ομάδα του Έργου (Project Team) P. G. Ipsilandis 35

36 Βασικοί Ρόλοι (2/3) Χορηγός του Έργου Ο χρηματοδότης του έργου μπορεί να είναι ο κύριος του έργου. Π.χ. σε ένα κτήριο, στην εγκατάσταση ενός πληροφοριακού συστήματος κ.ά. ή μπορεί να είναι πολλοί: π.χ. τράπεζες + κράτος, κράτος + ιδιώτης κ.λπ. επίσης μπορεί να είναι κάποιος τρίτος. Π.χ. στα έργα που χρηματοδοτούνται από την Ε.Ε. Ανάδοχος του έργου Ο οργανισμός που αναλαμβάνει την υλοποίηση του έργου Μπορεί να αποτελεί μία ομάδα / τμήμα μέσα στον οργανισμό του κύριου του έργου (περίπτωση αυτεπιστασίας) ή ένας τρίτος (οργανισμός, εταιρεία) που θα αναλάβει την υλοποίηση του έργου (περίπτωση εργολαβίας) Περιλαμβάνει τον Διαχειριστή του Έργου (Project Manager) και την Ομάδα του Έργου (Project Team)

37 Βασικοί Ρόλοι (3/3) Διαβάστε τη μελέτη περίπτωσης του έργου Εντευκτήριο Λίμνης Πλαστήρα (διαθέσιμη στο e-class στο φάκελο ΜΕΛΕΤΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ Case Study - Εντευκτήριο Λίμνης Πλαστήρα.doc ) Καθορίστε τον Κύριο του Έργου, τους Χρήστες, το Χορηγό, τον Ανάδοχο του Έργου, τον Διαχειριστή του Έργου και την Ομάδα του Έργου. P. G. Ipsilandis 37

38 Έναρξη του Έργου O Κύριος του Έργου (Project Owner) αναθέτει το έργο στον Ανάδοχο του έργου Υπογραφή συμβάσεων. Συμφωνία για το ΤΙ ΘΑ ΠΑΡΑΔΟΘΕΙ, ποιος θα είναι Ο ΧΡΟΝΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ τι θα συμβεί αν υπάρξουν καθυστερήσεις, ποιο θα είναι το ΚΟΣΤΟΣ και πως θα γίνουν οι πληρωμές, με ποιο τρόπο θα γίνει Η ΠΑΡΑΔΟΣΗ του συστήματος και η ΑΠΟΔΟΧΗ του. Ορίζεται ο Διαχειριστής του Έργου Η υπογραφή της σύμβασης (Project Charter) σηματοδοτεί την επίσημη έναρξη του έργου. ΚΑΝΕΝΑ ΕΡΓΟ ΔΕΝ ΞΕΚΙΝΑ ΧΩΡΙΣ ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ P. G. Ipsilandis 38

39 2. Το περιβάλλον του έργου Έργο είναι μία προσωρινή διοικητική δομή στην οποία εκχωρούνται πόροι για να αναληφθεί μία μοναδική, νέα και παροδική προσπάθεια για τη διαχείριση της εγγενούς αβεβαιότητας και ανάγκης συντονισμού και ολοκλήρωσης ώστε να επέλθουν ωφέλιμες αλλαγές Turner J.R. 2002

40 To Περιβάλλον του Έργου Ενδιαφερόμενα Μέρη (Stakeholders) Άτομα ή Ομάδες Που έχουν άμεσο ενδιαφέρον για την εκτέλεση ή/και για την επιτυχία του έργου Επηρεάζονται θετικά ή αρνητικά ή από το έργο Π.χ. Οι Δήμοι Λαρισαίων και Βόλου ανακοινώνουν το έργο των Μεσογειακών Αγώνων του 2013 στο Βόλο και Λάρισα Σύμφωνα με τα παραπάνω : Ποιοι έχουν άμεσο ενδιαφέρον για την εκτέλεση του έργου; Ποιοι ενδιαφέρονται για την επιτυχία του έργου Ποια άτομα ή ομάδες επηρεάζονται θετικά από το έργο Ποια άτομα ή ομάδες επηρεάζονται αρνητικά από το έργο Ο ρόλος του διαχειριστή του έργου Προσδιορισμός των ενδιαφερομένων μερών, του συγκεκριμένου ενδιαφέροντος κάθε μέρους, και η ιεράρχηση τους ανάλογα με το βαθμό σπουδαιότητας του κάθε μέρους για το έργο Σχέδιο Διαχείρισης των Ενδιαφερομένων Μερών P. G. Ipsilanids 40

41 Τα Ενδιαφερόμενα Μέρη (Stakeholders) 1/5 Κάθε έργο επηρεάζεται άμεσα ή έμμεσα με θετικό ή αρνητικό τρόπο από: Τα ενδιαφέροντα των ενδιαφερομένων μερών Στο προηγούμενο παράδειγμα των Μεσογειακών Αγώνων του 2013, με ποιο τρόπο μπορούν τα ενδιαφερόμενα μέρη να επηρεάσουν θετικά ή αρνητικά το έργο; Τις πρακτικές της διαχείρισης του έργου Π.χ. ο τρόπος που αποφασίζει για τις προμήθειες / αναθέσεις συμβάσεων, το σχέδιο επικοινωνίας, κ.λπ. Την ωριμότητα του οργανισμού στη διαχείριση του έργου Πρότυπα (standards), Τάσεις (τεχνολογικές, κοινωνικές κ.λπ.), Τρέχοντα ζητήματα Π.χ. Παραδοσιακή αρχιτεκτονική, πρότυπα ΕΛΟΤ, Ευαισθησία της κοινωνίας για το περιβάλλον, Υψηλή ανεργία, Σκανδαλολογία για θέματα δημοσίων συμβάσεων P. G. Ipsilanids 41

42 Απεικόνιση του Περιβάλλοντος του Έργου Ενδιαφερόμενα Μέρη (+/-) Χορηγός του έργου - Project Sponsor Κύριος του Έργου Project Owner Διαχειριστής του Έργου - Project Manager Ομάδα Έργου Project Team Οργανισμός Έργου, Εργαζόμενοι Περιφερειακές, Εθνικές, Τοπικές & Διεθνείς Κυβερνητικές Αρχές, Φορείς, Νομοθετικά σώματα κ.λπ. Χρήστες, Πελάτες,.. Προμηθευτές Ανταγωνιστές Ομάδες ειδικού ενδιαφέροντος, τοπικές κοινωνίες Πολιτικοί.. Εσωτερικό Περιβάλλον Εξωτερικό Περιβάλλον

43 Τα Ενδιαφερόμενα Μέρη Διαχείριση Προσδοκιών και Αντιλήψεων Ικανοποίηση = Αντιλαμβανόμενο Όφελος Προσδοκώμενο Όφελος Προσδοκίες Αντιλήψεις Παραδείγματα Διαδικασιών Δημοσιοποίηση της τεκμηρίωσης του έργου. Ρεαλιστικοί στόχοι. Αποφυγή υπερβολικών υποσχέσεις Συχνές αναφορές για την πρόοδο του έργου Ευρύτητα ενημέρωσης Στρατηγική Προσδιορισμός και αξιολόγηση απαιτήσεων Διαμόρφωση στόχων Καθορισμός εργασιών Ανάδειξη των θετικών πλευρών του έργου Ενώ το κυρίως έργο απορροφά το συντριπτικά μεγαλύτερο μέρος των πόρων, περιφερειακές πτυχές του έργου μπορεί να είναι καθοριστικές για το πώς θα κριθεί η επιτυχία του.

44 Ο ρόλος των ενδιαφερομένων μερών Επιχειρησιακοί Στόχοι Για ποιο λόγο αναλαμβάνεται το έργο? Αντικειμενικοί Στόχοι του Έργου Ανάλυση Ενδιαφερομένων Μερών Αποτελέσματα (S.M.A.R.T.) Βασικοί στόχοι Συμπληρωματικοί Στόχοι Μη Στόχοι Εύρος του Έργου Work Breakdown Structure (WBS) Περιγραφή πακέτων εργασίας Παραδοτέα του έργου (προδιαγραφές) Δραστηριότητες Σχέδιο Επικοινωνιών Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνου

45 Διαχείριση των Ενδιαφερόμενων Μερών Προσδιορισμός Ενδιαφερομένων Μερών Διαχωρίστε σε εσωτερικά (στελέχη και τμήματα του οργανισμού και άλλων συμμετεχόντων) και εξωτερικά Κριτήρια (αν η απάντηση σε κάποιο από αυτά είναι ΝΑΙ τότε πιθανόν να αποτελούν βασικό ενδιαφερόμενο μέρος) Επηρεάζεται το άτομο ή ο οργανισμός έμμεσα ή άμεσα από το έργο; Είναι σε θέση από την οποία μπορεί να επηρεάσουν (θετικά ή αρνητικά) το έργο; Έχουν έλεγχο και μπορούν να επηρεάσουν τους πόρους του έργου (εξοπλισμό / υλικά, προσωπικό, χρηματοδότηση); Κατέχουν εξειδικευμένη γνώση / δεξιότητες / ικανότητες που απαιτούνται στο έργο; Θα υπάρξει ωφέλεια για αυτούς από το έργο ή θα προσπαθήσουν να φέρουν εμπόδια ή να ματαιώσουν το έργο;

46 Διαχείριση των Ενδιαφερόμενων Μερών Αναζητήστε τις απαιτήσεις των βασικών ενδιαφερομένων μερών Παραδοτέα, επίπεδο συμμετοχής, συχνότητα ενημέρωσης / επικοινωνίας, συγκρουόμενα συμφέροντα Προσδιορίστε δραστηριότητες (work), ανάγκες επικοινωνιών, πιθανούς κινδύνους για το έργο Συμμετοχή των ισχυρών / βασικών ενδιαφερομένων μερών στη διαμόρφωση των στόχων και του εύρους του έργου Εργαλεία Διάγραμμα Αξιολόγησης Βαρύτητας Πίνακας Ανάλυσης Δράσεων Quality Function Deployment Συνεχής παρακολούθηση αλλαγών σε αντιλήψεις των ενδιαφερομένων μερών

47 Καταγραφή & Αξιολόγηση Ενδιαφερόντων των Ενδιαφερομένων Μερών Πίνακας Ανάλυσης Δράσεων Το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας ενδιαφέρεται να αναπτύξει ένα νέο συγκρότημα στο οποίο θα εγκατασταθούν όλες οι σχολές, υπηρεσίες συμπεριλαμβανομένων των φοιτητικών εστιών. Ενδιαφερόμε νο Μέρος Προτεραι ότητα Ενδιαφέρον Τρόπος Δράσης W.B.S. Φοιτητές 2 Συμμετοχή στο Κόστος, Καλύτερες Συνθήκες Διαμονής Διοικητικοί Υπάλληλοι Λειτουργία ασύλου 2 Α. Τρόπος Μετακίνησης Β. Λειτουργικότητα Χώρων ΕΣΠΑ 1 Χρηματοδότηση - Επιτυχημένη ολοκλήρωση έργου Συμμετοχή εκπροσώπων στην ομάδα παρακολούθησης του έργου Επέκταση αστικής συγκοινωνίας Καταγραφή & ανάλυση απαιτήσεων Δημιουργία συστήματος ελέγχου και παρακολούθησης

48 1... Ισχύς... 5 Καταγραφή & Αξιολόγηση Βαρύτητας Ενδιαφερομένων Μερών Α/Α Ενδιαφερόμενο Μέρος Όνομα Ισχύς (1-5) Ενδιαφέρον (1-5) Α Παραγωγή Α. Αγγέλου 2 4 Β Παραγωγή Β. Βασιλείου 4 5 Γ Προμήθειες Γ. Γεωργίου 2 1 Δ Μάρκετινγκ Δ. Δήμου 5 4 Ε Διατηρείται ικανοποιημένος Δ Z Ρόλοι κλειδιά. Συμμετοχή στις αποφάσεις Β Γ Ελάχιστη Προσπάθεια 1... Ενδιαφέρον... 5 Ε Συνεχής Πληροφόρηση Α

49 Τα Ενδιαφερόμενα Μέρη Παράδειγμα Σχεδίου Επικοινωνίας Ενδιαφερόμενα Μέρη Επικοινωνία Χρόνος επικοινωνίας Τρόπος Μέσο Διανομής Υπευθυνότητ α Χορηγός Μηνιαίως 1 η εβδομάδα κάθε μήνα Σύντομη αναφορά Διαχειριστής έργου Υπεύθυνος Λογιστηρίου Μηνιαίο Δελτίο Δαπανών 2 εβδομάδες πριν τον επόμενο μήνα Σύντομος λογιστικός πίνακας όλων των προβλεπόμε νων δαπανών Υπεύθυνος οικονομικής παρακολούθ ησης του έργου Δ/νση Πελατών Μηνιαίως 1 η εβδομάδα κάθε μήνα Αναφορά μίας (1) σελίδας & Ανάρτηση σε πίνακα πληροφορι ών Σύνδεσμος με τον Κύριο του έργου

50 50 Ανάλυση ενδιαφερομένων μερών - Πρακτική Προσδιορίστε τα ενδιαφερόμενα μέρη στο παράδειγμα του έργου Εσωτερική Εκπαίδευση Νεοοπροσληφθέντων

51 Μελέτη Περίπτωσης: Οργάνωση προγράμματος εσωτερικής εκπαίδευσης νεοπροσληφθέντων Η εταιρεία συμβούλων «Συμβουλευτείτε μας" σχεδιάζει να επεκταθεί και να προσλάβει 10 νέους υπαλλήλους. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να αναπτυχθεί ένα εσωτερικό πρόγραμμα εκπαίδευσης. Οι στόχοι του προγράμματος εκπαίδευσης είναι ενημέρωση για τη λειτουργία της εταιρείας (υπηρεσίες, διαδικασίες, πελάτες, κλπ.) και εφαρμοσμένη (hands on) κατάρτιση στην επικοινωνία, τη διαχείριση των συγκρούσεων και επίτευξη συμβιβασμών. Η αρχική κατάρτιση θα γίνει εκτός των εγκαταστάσεων της εταιρείας, από εξωτερικούς εκπαιδευτές. Επιπλέον, η εκπαίδευση περιλαμβάνει κυκλικές τοποθετήσεις των νέων υπαλλήλων σε θέσεις εργασίας για μία εβδομάδα στο back office και το μάρκετινγκ των υπηρεσιών. Οι εκπαιδευόμενοι θα λειτουργήσουν για ένα διάστημα ως νέοι (junior) σύμβουλοι έχοντας ως μέντορα έναν έμπειρο σύμβουλο. Το όλο πρόγραμμα θα πρέπει να έχει μία συνεχή ροή και επομένως το χρονοδιάγραμμα θα πρέπει να συντονισθεί μεταξύ των εξωτερικών εκπαιδευτών και εκπαιδευομένων. Τον Νοέμβριο η κ. Στεφάνου προτάθηκε από τη διοίκηση της εταιρείας να αναλάβει το σχεδιασμό και την προετοιμασία του προγράμματος εκπαίδευσης. Αυτή θα πρέπει να συντονίζει το πρόγραμμα με όλους τους εμπλεκόμενους στο έργο και να οργανώσει το χώρο και τις υποστηρικτικές λειτουργίες (υλικό κατάρτισης, διατροφή, κλπ.). Θα συνεργάζεται με το διευθυντή μάρκετινγκ της εταιρείας, κ. Ανακόντα. Το πρώτο πρόγραμμα εκπαίδευσης θα ξεκινήσει τον Μάρτιο και στη συνέχεια θα υλοποιείται κάθε χρόνο στην ίδια βάση.

52 Τα Ενδιαφερόμενα Μέρη (Stakeholders) ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ Διαβάστε τη μελέτη περίπτωσης του έργου Εντευκτήριο Λίμνης Πλαστήρα (διαθέσιμη στο e-class στο φάκελο ΜΕΛΕΤΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ Case Study - Εντευκτήριο Λίμνης Πλαστήρα.doc ) 1. Καθορίστε τον Κύριο του Έργου, Τον Χορηγό του Έργου, τον Διαχειριστή του Έργου και την Ομάδα του Έργου. 2. Περιγράψτε τους στόχους του έργου. Οριοθετείστε το εύρος του έργου προσδιορίζοντας τους βασικούς στόχους τους συμπληρωματικούς στόχους καθώς και τους μη στόχους. 3. Καθορίστε το περιβάλλον του έργου προσδιορίζοντας τα ενδιαφερόμενα μέρη, το ενδιαφέρον κάθε μέρους, και τον τρόπο που επηρεάζει το έργο (θετικό, αρνητικό, ουδέτερο).

53 Το Περιβάλλον του Έργου Ενδιαφερόμενα Μέρη (Stakeholders) ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ (επιδέχονται πολλαπλές απαντήσεις, από καμία έως όλες) 1/4 Ερώτηση 1 Οι στόχοι της διαδικασίας ανάλυσης του περιβάλλοντος του έργου είναι μεταξύ άλλων. Απαντήσεις α. Η δημιουργία μιας βάσης για τον «κοινωνικό έλεγχο» του έργου β. Ο καθορισμός των προδιαγραφών των βασικών ρόλων στο έργο γ. Η δημιουργία μιας βάσης για το μάρκετινγκ του έργου δ. Η συγκέντρωση των σχετιζόμενων με το έργο ενδιαφερομένων μερών Ερώτηση 2 Η ανάλυση του περιβάλλοντος του έργου μπορεί να βοηθήσει στην αποτύπωση. Απαντήσεις α. Της ένταση της επικοινωνίας μεταξύ του έργου και των ενδιαφερομένων μερών β. Τη σημασία ενός ενδιαφερόμενου μέρους για το έργο γ. Την πολυπλοκότητα κάθε ενδιαφερόμενου μέρους δ. Των τρόπων επικοινωνίας μεταξύ των ενδιαφερομένων μερών

54 Το Περιβάλλον του Έργου Ενδιαφερόμενα Μέρη (Stakeholders) ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ (επιδέχονται πολλαπλές απαντήσεις, από καμία έως όλες) 2/4 Ερώτηση 3 Η ανάλυση του περιβάλλοντος του έργου αποτελεί τη βάση για. Απαντήσεις α. Τη διαχείριση των σχέσεων με τα ενδιαφερόμενα μέρη β. Τον προσδιορισμό των αμοιβαίων προσδοκιών μεταξύ του έργου και των ενδιαφερομένων μερών γ. Τη δομή για την κοστολόγηση του έργου δ. Το σχεδιασμό του προϋπολογισμού σε σχέση με μέτρα προστασίας του περιβάλλοντος Ερώτηση 4 Ποιοι συμμετέχουν στην εκπόνηση της ανάλυσης του περιβάλλοντος του έργου. Απαντήσεις α. Κύριος του έργου β. Διαχειριστής του έργου γ. Ομάδα έργου δ. Όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη

55 Το Περιβάλλον του Έργου Ενδιαφερόμενα Μέρη (Stakeholders) ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ (επιδέχονται πολλαπλές απαντήσεις, από καμία έως όλες) 3/4 Ερώτηση 5 Τα ενδιαφερόμενα μέρη. Απαντήσεις α. Μπορεί να είναι τμήματα ή μονάδες του οργανισμού που εκτελεί το έργο β. Διακρίνονται σε εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον γ. Έχουν προσδοκίες σε σχέση με το έργο δ. Μπορεί να επηρεασθούν μόνον σε κάποιο βαθμό Ερώτηση 6 Ενδιαφερόμενα μέρη είναι μεταξύ άλλων : Απαντήσεις α. Πελάτες β. Ο κύριος του έργου γ. Το νομοθετικό πλαίσιο δ. Καιρικές συνθήκες

56 Το Περιβάλλον του Έργου Ενδιαφερόμενα Μέρη (Stakeholders) ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ (επιδέχονται πολλαπλές απαντήσεις, από καμία έως όλες) 4/4 Ερώτηση 7 Ενδιαφερόμενα μέρη είναι μεταξύ άλλων : Απαντήσεις α. Πολιτικό περιβάλλον / συνθήκες β. Η ομάδα του έργου γ. Προμηθευτές δ. Θρησκευτικό περιβάλλον Ερώτηση 8 Ενδιαφερόμενα μέρη από το εσωτερικό περιβάλλον του έργου. Απαντήσεις α. Έχουν προσδοκίες και ενδιαφέρον σε σχέση τόσο με τις διαδικασίες όσο και τα αποτελέσματα του έργου β. Είναι κυρίως μονάδες / τμήματα του οργανισμού ή επιχείρησης που εκτελεί το έργο γ. Δεν περιλαμβάνονται στο σχέδιο επικοινωνίας δ. Επηρεάζουν την επιτυχία του έργου

57 3. Ορίζοντας το φυσικό αντικείμενο Σκοπός Στόχοι Παραδοτέα Πακέτα Εργασίας Έργο Γιατί? Οφέλη που θα προκύψουν Πως θα επιτευχθεί? Οριοθέτηση Αντικειμενικοί στόχοι Συμπληρωματικ οί στόχοι Μη στόχοι Υλικά και Άυλα αποτελέσματα του έργου Προσδιορισμός εργασιών Ανάλυση Δομής Εργασιών Work Breakdown Structure

58 Εύρος του έργου Γιατί γίνεται το έργο; Ποιες αλλαγές θα επιφέρει; Αιτιολόγηση Σκοπός Αιτιολόγηση Ποια είναι τα αποτελέσματα του έργου που θα συμβάλουν στην επίτευξη του σκοπού Αντικειμενικοί στόχοι Μη στόχοι Οριοθέτηση Ποια είναι τα υλικά ή άυλα παραδοτέα που συνδέονται με κάθε στόχο; Ποιες δραστηριότητες απαιτούνται για την παραγωγή των παραδοτέων; Παραδοτέα WBS Εύρος του έργου Αναλυτική περιγραφή εργασιών κάθε πακέτου εργασίας Περιγραφή Π.Ε. Τεχνικές Προδιαγραφές

59 Εύρος του έργου Γιατί γίνεται το έργο; Αιτιολόγηση Σκοπός Αιτιολόγηση Ποια είναι τα αποτελέσματα του έργου που θα συμβάλουν στην επίτευξη του σκοπού Αντικειμενικοί στόχοι Μη στόχοι Οριοθέτηση Ποια είναι τα υλικά ή άυλα παραδοτέα που συνδέονται με κάθε στόχο; Ποιες δραστηριότητες απαιτούνται για την παραγωγή των παραδοτέων; Παραδοτέα WBS Εύρος του έργου Αναλυτική περιγραφή εργασιών κάθε πακέτου εργασίας Περιγραφή Π.Ε. Τεχνικές Προδιαγραφές

60 Αντικειμενικοί Στόχοι του Έργου Γιατί? Σκοπός του έργου. Απαντά στην αναγκαιότητα και στην ωφέλεια που θα προκύψει Τι? Πως θα επιτευχθεί ο σκοπός του έργου? Ποιοι είναι οι στόχοι του για να επιτευχθούν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Συνολική Προσέγγιση: Διασφάλιση ότι εξετάζονται όλοι οι αλληλοσυνδεόμενοι αντικειμενικοί στόχοι του έργου Ανάλυση σε: Βασικούς & Συμπληρωματικούς στόχους Οι στόχοι αναφέρονται σε παραδοτέα του έργου. π.χ...αναβάθμιση του Helpdesk έως τις 31/12 ώστε ο μέσος χρόνος αναμονής των πελατών να μη ξεπερνά τα 2 λεπτά.. Δεν μπορούμε να καθορίσουμε τα παραδοτέα που πρέπει να παραχθούν για την επίτευξη των στόχων? Κινούμαστε σε υψηλό επίπεδο πρέπει να κατέβουμε Οι στόχοι περιγράφουν χαρακτηριστικά των παραδοτέων? Φτάσαμε σε πολύ χαμηλό επίπεδο πρέπει να ανέβουμε. Η περιγραφή χαρακτηριστικών και λειτουργιών ανήκει στην ανάλυση απαιτήσεων και όχι στόχων

61 Αντικειμενικοί Στόχοι του Έργου Οι στόχοι του έργου συνδέονται με τα αναμενόμενα οφέλη ως απόρροια των αποτελεσμάτων (παραδοτέων του έργου) Βασικοί Στόχοι: Μετρήσιμα κριτήρια επιτυχίας του έργου Συμπληρωματικοί Στόχοι: Επιπλέον αποτελέσματα που προκύπτουν ή μπορεί να προκύψουν έμμεσα αλλά δεν αποτελούν το βασικό λόγο υλοποίησης του έργου Αναφέρονται οι Μη Στόχοι Αποτελέσματα που μπορεί να αναμένονται (από τον κύριο του έργου ή άλλα ενδιαφερόμενα μέρη) αλλά δεν θα πραγματοποιηθούν ως αποτέλεσμα του έργου Βοηθούν στο να καθορισθούν τα όρια του έργου Σχέδιο Στόχων του Έργου Διαφοροποιήσεις μεταξύ των τριών κατηγοριών στόχων Διαφοροποιήσεις μεταξύ αρχικού σχεδιασμού και προσαρμογών στην πορεία του έργου

62 Σχέδιο Στόχων του Έργου (Παράδειγμα) Κατηγορία Στόχου Βασικοί Στόχος: (Βάση Αναφοράς) Δημιουργία 8 χλμ. ποδηλατοδρόμων Σήμανση Εκδήλωση Εγκαινίων Στόχος: (Καθορίσθηκε την.../.../...) Αρχικό σχέδιο 3/12 1 η τροποποίηση 10/8/12 Συμπληρωματικοί Ολοκλήρωση πριν από τις εκλογές Αρχικό σχέδιο 3/3/12 Μή - Στόχοι Έκδοση ενημερωτικού φυλλαδίου

63 Καθορισμός Στόχων Έργου - Πρακτική Στο έργο ΕΝΕΡΓΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΤΩΝ ΝΕΩΝ ΣΤΑ ΚΟΙΝΑ Προσδιορίστε Βασικούς Στόχους Συμπληρωματικούς Στόχους Μη Στόχους 63

64 Το εύρος * του έργου (Project Scope) * Αναφέρεται και ως το Φυσικό Αντικείμενο του Έργου Από τη πλευρά του διαχειριστή του έργου (project manager): Το σύνολο των χαρακτηριστικών και λειτουργιών ενός προϊόντος ή υπηρεσίας με μετρήσιμα αποτελέσματα σε σχέση με τις απαιτήσεις προδιαγραφές του προϊόντος / υπηρεσίας Το σύνολο των εργασιών που πρέπει να πραγματοποιηθούν για να παραδοθεί το έργο. Αποτελεί μία εξελικτική διαδικασία από την αρχική σύλληψη της ιδέας έως τον λεπτομερή ορισμό των τελικών παραδοτέων του έργου. Από την πλευρά των ενδιαφερομένων μερών: Το σύνολο των παραδοτέων που περιλαμβάνονται στο έργο Όλα τα λειτουργικά χαρακτηριστικά (ποσοτικά και ποιοτικά) Προβλήματα όταν: τα όρια του έργου δεν έχουν καθορισθεί επακριβώς και με σαφήνεια προσθήκες / μειώσεις δεν είναι επαρκώς τεκμηριωμένες Η διαχείριση του εύρους του έργου είναι μία συνεχής διαδικασία καθ όλη τη διάρκεια του έργου

65 Διαχείριση Εύρους (Φυσικού Αντικειμένου) Βασικός σκοπός της Διαχείρισης του Φυσικού Αντικειμένου του Έργου είναι να διασφαλίσει ότι όλες οι απαιτούμενες δραστηριότητες και μόνον αυτές θα πραγματοποιηθούν με τέτοιο τρόπο ώστε το έργο να ολοκληρωθεί με επιτυχία. Περιλαμβάνονται στο Σχέδιο Διαχείρισης Αλλαγών Σύστημα Ελέγχου Αλλαγών Περιορισμοί Υποθέσεις Έναρξη Διαχείριση Εύρους Έργου Επιλογή Έργου Στρατηγικό Σχέδιο Δήλωση Εύρους Περιλαμβάνονται στο Project Charter Περιλαμβάνονται στa Σχέδια του Έργου Ανάλυση δομής εργασιών Αποδοχή Εύρους Έλεγχος Αλλαγής Εύρους Διαχείριση Απόδοσης Σχέδιο Εύρους

66 Σχεδιασμός Εύρους Προσδιορίζει τις δραστηριότητες που χρειάζονται για τον καθορισμό και τη διαχείριση του εύρους του έργου Εισροές Συμφωνητικό Ανάθεσης Έργου, Προκαταρτικό Σχέδιο Εύρους, Αντικείμενο & Στόχοι του Έργου, Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου Σχεδιασμός Εύρους Εκροές Σχέδιο Διαχείρισης Εύρους (Φυσικού Αντικειμένου) Το σχέδιο διαχείρισης εύρους περιλαμβάνει οδηγίες για τον τρόπο με τον οποίο το εύρος του έργου καθορίζεται, τεκμηριώνεται, επαληθεύεται διαχειρίζεται και ελέγχεται από την ομάδα έργου. Περιλαμβάνει: Την προετοιμασία της αναλυτικής δήλωσης εύρους του έργου Τη δημιουργία του Work Breakdown Structure (WBS) και τον τρόπο διαχείρισης του Τον τρόπο επαλήθευσης / αποδοχής και παραλαβής των παραδοτέων Τον τρόπο εντοπισμού και ιεράρχησης των αλλαγών (ανάλογα με σπουδαιότητα, αναγκαιότητα, επιπτώσεις κ.λπ.) στο εύρος του έργου Τον τρόπο ενσωμάτωσης των αλλαγών στο φυσικό αντικείμενο του έργου

67 Παραδοτέα του Έργου Υλικά ή Άυλα αποτελέσματα που παράγει το έργο Προϊόντα, Συστήματα, Πρότυπα, Μοντέλα, Σχέδια, Περιγραφές,... Λειτουργικές διαδικασίες, Οργανωτικές Αλλαγές, Αλλαγές στους ανθρώπινους πόρους (επιμόρφωση / κατάρτιση),... Τα παραδοτέα μπορεί να έχουν διαφορετικές προτεραιότητες Συμφωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη Παραδοτέα Χαμηλής προτεραιότητας μπορεί να μη υλοποιηθούν εξ αιτίας περιορισμών στο χρόνο παράδοσης ή στον προϋπολογισμό του έργου (συνδέονται με συμπληρωματικούς στόχους) Προδιαγραφές Φυσική και Λειτουργική δομή και ιδιότητες των παραδοτέων Βοηθούν στην ελαχιστοποίηση των ατελειών / ελαττωμάτων και λαθών Απαιτούν λεπτομερή τεκμηρίωση Η Διαδικασία διαχείρισης αλλαγών βοηθά στην παρακολούθηση και έλεγχο των αλλαγών στο εύρος του έργου και στις προδιαγραφές των παραδοτέων

68 Καθορισμός Εύρους Δήλωση Εύρους (Scope statement) Διαμορφώνεται από την Προκαταρτική Περιγραφή του Εύρους Αποτελεί τη βάση της συμφωνίας για το εύρος του έργου μεταξύ της ομάδας του έργου και του «πελάτη» Περιλαμβάνει τις απαραίτητες πληροφορίες ώστε να επιτρέπει στα ενδιαφερόμενα μέρη να τεκμηριώσουν τη συμφωνία τους σε ότι αφορά: Αιτιολόγηση και Στόχους του έργου Το αντικείμενο και τα όρια του έργου (προϊόν, υπηρεσία, αλλαγή κ.λπ.) Τα παραδοτέα του έργου με αντίστοιχες προδιαγραφές ( + τεκμηρίωση) Λειτουργικές Απαιτήσεις Περιορισμούς και Παραδοχές Τα κριτήρια αποδοχής του έργου Μία λεπτομερής δήλωση εύρους Παρέχει την τεκμηρίωση για μελλοντικές αποφάσεις σχετικά με το έργο Αναθεωρείται ή εξειδικεύεται ώστε να αντικατοπτρίζει εγκεκριμένες αλλαγές στο εύρος του έργου

69 Καθορισμός Εύρους Φυσικό αντικείμενο Specific clear with no ambiguity Measurable quantifiable indicators of success Assignable responsibility resting on an individual or organization Realistic Achievable within the constraints Timely with specific duration and due dates S.M.A.R.T. Συγκεκριμένο Ξεκάθαρο χωρίς ίχνος ασάφειας Μετρήσιμο Με ποσοτική περιγραφή που καθορίζει την επίτευξη συγκεκριμένου αποτελέσματος Αναθέσιμο - Να είναι δυνατή η ανάθεση της ευθύνης υλοποίησης του σε συγκεκριμένο άτομο ή ομάδα ή οργανισμό Ρεαλιστικό - Να είναι δυνατή η πραγματοποίηση του μέσα στους περιορισμούς του έργου. Έγκαιρο Με συγκεκριμένη διάρκεια και χρόνο παράδοσης

70 Προβλήματα από μη σαφή καθορισμό του Εύρους / Φυσικού Αντικειμένου του Έργου P. G. Ipsilanids 70

71 Διαχείριση Εύρους: Sinclair C5 Έργο: μέσα δεκαετίας 70, ανάπτυξη τετραθέσιου ηλεκτρικού αυτοκινήτου με κόστος < 1000 Υποστηρικτές: Hoover, Lotus Αποτέλεσμα: ερπυσμός εύρους Αλλαγή αρχικού σκοπού μέχρι του σημείου όπου δεν αντιπροσωπεύει την αρχική ιδέα

72 Ανάλυση Δομής Εργασιών Work Breakdown Structure (WBS) H WBS είναι μία ιεραρχική ανάλυση του έργου σε υποέργα (subprojects), δραστηριότητες (tasks / activities) και πακέτα εργασίας (work packages) έτσι ώστε κάθε μονάδα ή συστάδα μονάδων του WBS να συσχετίζεται με συγκεκριμένα παραδοτέα (deliverables) τα οποία και ορίζουν το εύρος εργασιών (φυσικό αντικείμενο) του έργου. Οι δραστηριότητες αντιπροσωπεύουν τις εργασίες που χρειάζεται να γίνουν για την υλοποίηση του έργου, (όχι προδιαγραφές προϊόντων) Π.χ. Προμήθεια Δρομολογητή όχι Δρομολογητής 250 θέσεων κ.λπ. Το πακέτο εργασίας είναι μία δραστηριότητα στο τελευταίο ιεραρχικά επίπεδο ανάλυσης του WBS Παραδοτέα: Μετρήσιμα, απτά (χειροπιαστά), επαληθεύσιμα αποτελέσματα, εκροές ή αντικείμενα τα οποία πρέπει να παραχθούν για την ολοκλήρωση του έργου ή μέρους αυτού..

73 Ανάλυση Δομής Εργασιών Work Breakdown Structures (WBS) Μετεγκατάσταση Γραφείων Έργο Καταγραφη Απαιτήσεων Προσδιορισμός Τοποθεσίας Υπογραφή Συμβολαίων Ανακαίνιση Νέου Χώρου Μεταφορά σε Νέο Χώρο Διερεύνηση Απαιτήσεων Προσωπικού Καταγραφή Απαιτήσεων Επιλογή Μεσιτικού Γραφείου Επίσκεψεις σε Εναλλακτικές Τοποθεσίες Αξιολόγηση Εναλλακτικών Τοποθεσιών Σύσκεψη για Απόφαση Επιλογής Νομική Επισκόπηση Δραστηριότητες Πακέτα Εργασίας

74 Ανάλυση Δομής Εργασιών Work Breakdown Structures (WBS) Δύο τρόποι ανάλυσης του WBS. Με βάση: 1. τις φάσεις του έργου (Phase Oriented P.O.) ή 2. τα παραδοτέα του έργου (Deliverables Oriented D.O.) To D.O. WBS είναι πιο ξεκάθαρο, οι δραστηριότητες εστιάζονται στην παραγωγή των παραδοτέων του έργου Οι Φάσεις είναι υποσύνολα δραστηριοτήτων ομαδοποιημένα σύμφωνα με τις φάσεις προόδου του έργου, πιο δύσκολα να συσχετισθούν με υπευθυνότητα συγκεκριμένης ομάδας ή ατόμου (ίσως πιο εύκολο για αρχαρίους) Τα παραδοτέα καθορίζουν τα τελικά αποτελέσματα με καλύτερο τρόπο από ότι οι φάσεις του έργου Και στις δύο περιπτώσεις θα πρέπει να καθορισθούν ορόσημα Βασικά σημεία που καθορίζουν την επίτευξη ενδιάμεσων στόχων Η διαχείριση του έργου αποτελεί μέρος του WBS (?)

75 WBS οργανωμένο με βάση τα παραδοτέα Μέρος ενός WBS με βάση τα παραδοτέα Εσωτερικό Δίκτυο Intranet Σχεδιασμός Web Site Σχεδιασμός Αρχικής Σελίδας Σελίδες Marketing Σελίδες Πωλήσεων... Χαρτογράφηση Ιστότοπου Κείμενο Κείμενο... Σχεδιασμός Γραφικών Φωτογραφίες - Γραφικά Φωτογραφίες - Γραφικά... Προγραμματισμός Υπερσυνδέσεις Υπερσυνδέσεις...

76 WBS οργανωμένο με βάση τα παραδοτέα Το WBS του ίδιου έργου με ανάλυση των φάσεων του έργου Τίτλος οργανογράμματος Εσωτερικό Δίκτυο Intranet Σύλληψη Βασικές Αρχές Σχεδιασμός Web Site Ανάπτυξη Web Site Εγκατάσταση Αξιολόγηση Υφιστάμενου Συστήματος Καθορισμός Απαιτήσεων Καθορισμός Λειτουργικότητας Προσδιορισμός Κινδύνων Απαιτήσεις Χρηστών Απαιτήσεις Περιεχομένου Απαιτήσεις Συστήματος Απαιτήσεις Εγκατάστασης Εξυπηρετητή

77 Από το διάγραμμα WBS στη λίστα WBS Μετεγκατάσταση Γραφείων 1. Διαχείριση Έργου 2. Καταγραφη Απαιτήσεων 3. Προσδιορισμός Τοποθεσίας 4. Υπογραφή Συμβολαίων 5. Ανακαίνιση Νέου Χώρου 6. Μεταφορά σε Νέο Χώρο 1.1 Ανάθεση Έργου 2.1 Διερεύνηση Απαιτήσεων Προσωπικού 3.1 Επιλογή Μεσιτικού Γραφείου 1.2 'Εναρξη Έργου Σχεδιασμός 1.3 Συντονισμός Έργου 1.4 Έλεγχος Έργου 1.5 Κλείσιμο Έργου 1.6 Αποδοχή Έργου Έγκριση 2.2 Καταγραφή Απαιτήσεων 2.3 Παράδοση της Έκθεσης Καταγραφής 3.2 Επίσκεψεις σε Εναλλακτικές Τοποθεσίες 3.3 Αξιολόγηση Εναλλακτικών Τοποθεσιών Μετεγκατάσταση Σύσκεψη για Απόφαση Επιλογής 2. Καταγραφή Απαιτήσεων 2.1 Διερεύνηση 3.5 Νομική Επισκόπηση 2.2 Καταγραφή. 2.3 Παράδοση Έκθεσης Ανάλυσης 3. Προσδιορισμός Τοποθεσίας 3.1. Δομικό Στοιχείο Συνολική Εργασία (Παραδοτέο) Λεπτομερείς Εργασίες Πακέτα Εργασίας (Εκτίμηση Χρόνου - Ανάθεση) Ορόσημο

78 Ανάπτυξη της Δομής Ανάλυσης Εργασιών Ξεκινώντας από την κορυφή και αναλύοντας προς τη βάση (Top-Down) Top-Down Αρχικά προσδιορίζουμε τα παραδοτέα και στη συνέχεια τις δραστηριότητες εργασίες που απαιτούνται για την πραγματοποίηση τους Εφαρμόζεται κυρίως από έμπειρους διαχειριστές έργων Ξεκινώντας από τη βάση και συνθέτοντας / ομαδοποιώντας Bottom-Up Προσπάθεια καταγραφής όλων των εργασιών μέσα από συζήτηση / καταιγισμό ιδεών (brainstorming) και στη συνέχεια ομαδοποίηση σύμφωνα με τα παραδοτέα Κατάλληλη και για μη έμπειρους διαχειριστές έργων Bottom Up Δύο διαφορετικές προσεγγίσεις που οδηγούν στο ίδιο τελικό αποτέλεσμα

79 WBS Το σωστό επίπεδο ανάλυσης Όχι αρκετά λεπτομερές Μπορώ να εκτιμήσω τη διάρκεια, την εργασία που απαιτείται, το κόστος για την δραστηριότητα? Μπορώ να προσδιορίσω αλληλεξαρτήσεις μεταξύ δραστηριοτήτων? Είναι δυνατόν να αναθέσω τη δραστηριότητα σε κάποιον ή κάποια ομάδα? Υπερβολικά λεπτομερές Είναι η δραστηριότητα αναγκαία στη δομή ανάλυσης των δραστηριοτήτων (WBS)? Είναι μία δραστηριότητα που απαιτεί εργασία ή/και άλλους πόρους ή απλά μια υπενθύμιση ή ένα στοιχείο μιας λίστας θεμάτων προς διεκπεραίωση? Θέλω (ή είμαι σε θέση) να παρακολουθώ ξεχωριστά τη συγκεκριμένη δραστηριότητα (διάρκεια και κόστος) στην πορεία εκτέλεσης του έργου? Ο κανόνας του 1%-10% Διάρκεια κάθε Π.Ε. μεταξύ 1-10% της συνολικής διάρκειας του έργου Η διάρκεια καμίας δραστηριότητας να μη ξεπερνά το διάστημα των περιοδικών ελέγχων Γιατί είναι σημαντικό το σωστό επίπεδο λεπτομέρειας Αναφορά προόδου Διορθωτικές Κινήσεις Αποτελέσματα Αποτελέσματα ορατά σε επόμενη αναφορά προόδου

80 Δομή Έργου προσανατολισμένη σε Φάσεις Αρχική Σύλληψη Σημείο Απόφασης 1 Φάση 1 Σημείο Απόφασης 2 Φάση 2 Σημείο Απόφασης 3 Φάση 3 Πριν από κάθε φάση λαμβάνεται απόφαση για τη συνέχιση ή όχι του έργου Τα κριτήρια για συνέχεια ή όχι στην επόμενη φάση πρέπει να έχουν καθορισθεί εκ των προτέρων Η διακοπή του έργου καθορίζεται από τα κριτήρια συνέχισης ή όχι και όχι από την πάροδο του χρόνου Διακοπή του έργου μπορεί να αποφέρει οφέλη και δεν πρέπει να αποκλείεται ως επιλογή. Κάποιοι λόγοι: Αρχικά σχέδια και εκτιμήσεις έχουν αποδειχθεί τελείως ανακριβή Νέες εναλλακτικές λύσεις ποιο συμφέρουσες μπορεί να έχουν προκύψει Το έργο μπορεί να μην πλέον συμβατό ή να μην εξυπηρετεί μια νέα στρατηγική του οργανισμού Απώλεια στελεχών σε θέσεις κλειδιά βάζουν το έργο σε κίνδυνο Συνέχιση του έργου μπορεί να σημαίνει οικονομικές απώλειες / καταστροφή

81 Έργα δομημένα σε διαδοχικές φάσεις (Χρονοπλαίσια) Φάσεις σε ένα Έργο Διακριτές χρονικές περίοδοι, οι διαχωρίζονται με σαφή τρόπο η μία από την άλλη Κάθε Φάση περιλαμβάνει: Παραδοτέα της συγκεκριμένης φάσης του έργου Απόφαση για συνέχεια ή όχι στην επόμενη φάση Στην πράξη υπάρχει κάποιος βαθμός επικάλυψης Φάσεις σε ένα πρόγραμμα έργων Αφορούν τα συγκεκριμένα έργα του προγράμματος και όχι το ίδιο το πρόγραμμα Η φάση των έργων εξετάζεται σε καθορισμένα χρονικά σημεία επισκόπησης προόδου του προγράμματος Χαρτοφυλάκια Έργων Σε ετήσια βάση λαμβάνονται αποφάσεις για το σχεδιασμό του χαρτοφυλακίου των έργων της επόμενης χρονιάς (ποια θα συνεχισθούν και ποια θα σταματήσουν) Επισκόπηση σε τακτικά διαστήματα για να διασφαλισθεί ότι τα έργα του χαρτοφυλακίου βαδίζουν σύμφωνα με το σχεδιασμό Σε συγκεκριμένους οικονομικούς κλάδους η ανάλυση ενός έργου σε Χρονοπλαίσια / Φάσεις μπορεί να τυποποιηθεί

82 Προδιαγραφές των πακέτων εργασίας Work Package Specifications Ποιοτικές και ποσοτικές περιγραφές των εργασιών & του μέρους του φυσικού αντικειμένου που πρέπει να εκτελεσθεί στο πλαίσιο του πακέτου εργασίας Τα μέλη της ομάδας έργου μπορεί να αναλύσουν περαιτέρω το πακέτο εργασίας σε επί μέρους δραστηριότητες Λειτουργεί ως η βάση για συμφωνίες. Αποτελεί μέρος της τεκμηρίωσης του έργου στο καταστατικό του έργου Στόχοι: Δημιουργεί διακριτά όρια μεταξύ των πακέτων εργασίας. Αναγνωρίζει τις διασυνδέσεις μεταξύ των Π.Ε. Βοηθά στη μέτρηση της προόδου του έργου Προσδιορίζει το περιεχόμενο των εργασιών και τα αναμενόμενα αποτελέσματα Προσδιορίζει τις προδιαγραφές της εργασίας και τους απαιτούμενους πόρους Οι προδιαγραφές των ΠΕ κατευθύνουν τις εργασίες των μελών της ομάδας έργου και διασφαλίζουν την δέσμευση τους

83 Προδιαγραφές Πακέτου Εργασίας: Ένα Παράδειγμα Κωδικός WBS Πακέτο Εργασίας Online Έλεγχος Πρόοδος Περιεχόμενα Πακέτου Εργασίας Προετοιμασία δεδομένων για test ελέγχου Προετοιμασία Εντύπων Πραγματοποίηση του online ελέγχου Εκπόνηση πρωτοκόλλου διενέργειας ελέγχου 10% 20% 75% 100% Αποτελέσματα Πακέτου Εργασίας (παραδοτέα) Test protocol Θα μπορούσαν να ορισθούν και να προγραμματισθούν ως δραστηριότητες του έργου

84 P. G. Ipsilandis 84 Εύρος του Έργου Ανάλυση Δομής Εργασιών ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ (επιδέχονται πολλαπλές απαντήσεις, από καμία έως όλες) 1/8 Ερώτηση 1 Η Ανάλυση δομής εργασιών Απαντήσεις α. Διαχωρίζει το εύρος του έργου σε μικρότερα τμήματα τα οποία μπορούν να σχεδιασθούν και να ελεγχθούν καλύτερα β. Αποτελεί ένα εργαλείο επικοινωνίας μεταξύ της ομάδας έργου και με τα ενδιαφερόμενα μέρη γ. Είναι μία μέθοδος χρονοπρογραμματισμού δ. Χρησιμοποιείται μόνον σε κατασκευαστικά έργα Ερώτηση 2 Η Ανάλυση δομής εργασιών Απαντήσεις α. Προσδιορίζει το εύρος (φυσικό αντικείμενο) του έργου β. Μπορεί να υλοποιηθεί με κατάλληλο λογισμικό γ. Καθορίζει τις σχέσεις μεταξύ πακέτων εργασίας δ. Είναι μία δομή που περιγράφει ένα χαρτοφυλάκιο έργων

85 P. G. Ipsilandis 85 Εύρος του Έργου Ανάλυση Δομής Εργασιών ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ (επιδέχονται πολλαπλές απαντήσεις, από καμία έως όλες) 2/8 Ερώτηση 3 Η Ανάλυση δομής εργασιών Απαντήσεις α. Αποτελεί τη βασική δομή για το χρονοπρογραμματισμό, την κοστολόγηση του έργου και τον σχεδιασμό χρήσης των πόρων β. Διαμορφώνεται στη διάρκεια της διαδικασίας ελέγχου του έργου γ. Διαχωρίζει τα στοιχεία γνώσης της διαχείρισης έργων δ. Αποτελεί το καταστατικό οργάνωσης του έργου Ερώτηση 4 Οι στόχοι της ανάλυσης της δομής εργασιών μεταξύ άλλων είναι Απαντήσεις α. Η ιεραρχική δόμηση των φάσεων και των πακέτων εργασίας β. Μια δομή βασισμένη στις φάσεις του έργου γ. Ο καθορισμός των πακέτων εργασίας που μπορούν να σχεδιασθούν και να ελεγχθούν καλύτερα δ. Μια αντικειμενοστραφής δόμηση των φάσεων ενός έργου

86 P. G. Ipsilandis 86 Εύρος του Έργου Ανάλυση Δομής Εργασιών ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ (επιδέχονται πολλαπλές απαντήσεις, από καμία έως όλες) 3/8 Ερώτηση 5 Οι στόχοι της ανάλυσης της δομής εργασιών μεταξύ άλλων είναι Απαντήσεις α. Η ανάπτυξη ενός εργαλείου επικοινωνίας β. Ο σχεδιασμός του χρονοδιαγράμματος του έργου γ. Ο σχεδιασμός της κοστολόγησης και των πόρων του έργου δ. Ο προσδιορισμός των δομών επικοινωνίας του έργου Ερώτηση 6 Η Ανάλυση δομής εργασιών Απαντήσεις α. Μπορεί να τυποποιηθεί β. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο του έργου γ. Πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον 9 φάσεις δ. Πρέπει να αναλύεται τουλάχιστον σε 5 επίπεδα

87 P. G. Ipsilandis 87 Εύρος του Έργου Ανάλυση Δομής Εργασιών ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ (επιδέχονται πολλαπλές απαντήσεις, από καμία έως όλες) 4/8 Ερώτηση 7 Μια ανάλυση δομής εργασιών ενός έργου μπορεί να απεικονισθεί με τους παρακάτω τρόπους: Απαντήσεις α. Σε μορφή λίστας β. Σε ιεραρχική δενδροειδή μορφή γ. Σε γράφημα πίττας δ. Σε ιστόγραμμα Ερώτηση 8 Η ανάπτυξη της ανάλυσης δομής εργασιών ενός έργου Απαντήσεις α. Βοηθά στη δημιουργία μιας κοινής αντίληψης για το έργο β. Πρέπει να επαναλαμβάνεται με κάθε αλλαγή χρονοδιαγράμματος γ. Πρέπει να γίνει από τον κύριο του έργου δ. Πρέπει να γίνει μετά το σχεδιασμό του χρονοδιαγράμματος και της κοστολόγησης του έργου

88 P. G. Ipsilandis 88 Εύρος του Έργου Ανάλυση Δομής Εργασιών ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ (επιδέχονται πολλαπλές απαντήσεις, από καμία έως όλες) 5/8 Ερώτηση 9 Μία σωστή ανάλυση της δομής των εργασιών ενός έργου είναι σημαντική γιατί Απαντήσεις α. Δίνει μια καλή εποπτική εικόνα του όλου έργου β. Διευκολύνει την επικοινωνία μεταξύ της ομάδας έργου και με τα ενδιαφερόμενα μέρη γ. Αποτελεί τη βάση για το σχεδιασμό κόστους του έργου δ. Είναι ένα καλό διακοσμητικό στοιχείο του έργου Ερώτηση 10 Οι φάσεις του έργου είναι.. Απαντήσεις α. Τμήματα του έργου χρονικά διατεταγμένα β. Τυποποιημένα για κάθε τύπο απλού έργου γ. Μεταβλητής διάρκειας δ. Ίδιες για κάθε έργο

89 P. G. Ipsilandis 89 Εύρος του Έργου Ανάλυση Δομής Εργασιών ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ (επιδέχονται πολλαπλές απαντήσεις, από καμία έως όλες) 6/8 Ερώτηση 11 Οι Φάσεις του έργου έχουν τα χαρακτηριστικά των: Απαντήσεις α. Διαδικασιών β. Μηνιαίων τμημάτων του έργου γ. Γεωγραφικών περιοχών δ. Κοινωνικών τάξεων Ερώτηση 12 Η δομή της ανάλυσης εργασιών ενός έργου διευκολύνει Απαντήσεις α. Περισσότερη καθαρότητα / σαφήνεια του σχεδίου του έργου β. Την πληρότητα του σχεδίου του έργου γ. Την έγκαιρη αναγνώριση των κρίσεων δ. Την επικοινωνία μέσα στην ομάδα του έργου

90 P. G. Ipsilandis 90 Εύρος του Έργου Ανάλυση Δομής Εργασιών ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ (επιδέχονται πολλαπλές απαντήσεις, από καμία έως όλες) 7/8 Ερώτηση 13 Ένα πακέτο εργασίας ορίζεται ως Απαντήσεις α. Το κατώτερο επίπεδο της ανάλυσης δομής εργασιών β. Ένα τμήμα του έργου μη ορατό στον πελάτη γ. Ένα δαπανηρό τμήμα του εύρους του έργου δ. Ένα τμήμα του σχεδίου του έργου Ερώτηση 14 Οι προδιαγραφές του πακέτου εργασίας Απαντήσεις α. Προσδιορίζουν τη μέθοδο μέτρησης της προόδου κάθε πακέτου εργασίας β. Πρέπει επίσης να καθορισθούν πέρα από τη δομή ανάλυσης των εργασιών γ. Ορίζουν ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε πακέτο εργασίας δ. Περιγράφουν τα αντικείμενα ενδιαφέροντος του έργου

91 P. G. Ipsilandis 91 Εύρος του Έργου Ανάλυση Δομής Εργασιών ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ (επιδέχονται πολλαπλές απαντήσεις, από καμία έως όλες) 8/8 Ερώτηση 15 Οι προδιαγραφές του πακέτου εργασίας Απαντήσεις α. Είναι ποσοτικές και ποιοτικές περιγραφές του φυσικού αντικειμένου που πρέπει να εκτελεσθεί στα πλαίσια κάθε πακέτου εργασίας β. Καθορίζουν τον προσανατολισμό των εργασιών των μελών της ομάδα έργου γ. Διαχωρίζουν τα περιεχόμενα και τα αποτελέσματα καθενός πακέτου εργασίας δ. Εκπονούνται από τα τμήματα και τις διευθύνσεις του αντίστοιχου οργανισμού ή της επιχείρησης Ερώτηση 16 Οι προδιαγραφές κάθε πακέτου εργασίας πρέπει να περιλαμβάνουν τις εξής πληροφορίες: Απαντήσεις α. Το περιεχόμενο και τα αποτελέσματα του Π.Ε. β. Τις εξαρτήσεις μεταξύ των Π.Ε. γ. Το κόστος του Π.Ε. δ. Το χρονοδιάγραμμα του Π.Ε.

92 Καθορισμός Στόχων Έργου - Πρακτική Στο έργο Εκδήλωση Σχολικής Μονάδας Προσδιορίστε τα παραδοτέα του έργου Δημιουργήστε το WBS του έργου 92