Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση. Αναβάθμιση της ποιότητας της εκπαίδευσης και προώθηση της κοινωνικής ενσωμάτωσης στις 3 Περιφέρειες Σταδιακής Εξόδου

Transcript

1 Μονάδα Διασφάλισης Ποιότητας Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας 1 Κωδικός Πράξης ΟΠΣ: Τίτλος Πράξης: ΜΟΔΙΠ Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας Επιχειρησιακό Πρόγραμμα: Άξονας Προτεραιότητας: Στοιχεία επιστημονικά υπεύθυνου του έργου: Πακέτο Εργασίας 4: Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση Αναβάθμιση της ποιότητας της εκπαίδευσης και προώθηση της κοινωνικής ενσωμάτωσης στις 3 Περιφέρειες Σταδιακής Εξόδου Πέτρος Καριώτογλου, Πάρκο Αγίου Δημητρίου, 50100, Κοζάνη, , modip@uowm.gr Ποιότητα Διοικητικών Υπηρεσιών Παραδοτέο 4.2: Αναφορά με τα αποτελέσματα της έρευνας έτους Αξιολόγηση Κεντρικών Διοικητικών Υπηρεσιών του ΠΔΜ

2 Πίνακας Περιεχομένων ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 3 ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ... 4 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ... 5 ΤΜΗΜΑ ΤΕΧΝΚΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ... 6 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ... 6 ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ... 8 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ... 8 ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΙΟΙΚΟΥΣΑΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΔΙΟΙΚΟΥΣΑΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΔΙΟΙΚΟΥΣΑΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΔΙΟΙΚΟΥΣΑΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΕΙΔΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΈΡΕΥΝΑΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΕΙΔΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣµΟΥ ΈΡΕΥΝΑΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΕΙΔΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΚΑΙ ΈΡΕΥΝΑΣ ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟ ΠΡΑΚΤΙΚΗΣ ΆΣΚΗΣΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΔΟΜΗ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΚΑΙ ΣΤΑΔΙΟΔΡΟΜΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑΣ ΤΜΗΜΑ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΘΕΜΑΤΩΝ ΤΜΗΜΑ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΚΑΙ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΚΕΝΤΡΙΚΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΚΕΝΤΡΙΚΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ (2015) ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΠΡΥΤΑΝΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΣΥΓΛΗΤΟΥ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΕΙΔΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΚΑΙ ΈΡΕΥΝΑΣ ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟ ΠΡΑΚΤΙΚΗΣ ΆΣΚΗΣΗΣ ~ 2 ~

3 ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΔΟΜΗ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΚΑΙ ΣΤΑΔΙΟΔΡΟΜΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑΣ ΤΜΗΜΑ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΘΕΜΑΤΩΝ ΤΜΗΜΑ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΚΑΙ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΟΡΙΣΜΑ ΕΜΠΕΙΡΙΚΗΣ ΈΡΕΥΝΑΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ Εισαγωγή Προκειμένου για την αξιολόγηση των διοικητικών υπηρεσιών του ΠΔΜ προτάθηκε στο έργο ΕΣΠΑ της ΜΟΔΙΠ, η εμπειρική έρευνα αξιολόγησης του επιπέδου των υπηρεσιών που προσφέρονται σε μέλη ΔΕΠ, ΕΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ, Διοικητικούς Υπαλλήλους, Μεταπτυχιακούς Φοιτητές και Υποψήφιους Διδάκτορες σε επίπεδο Ιδρύματος. Για να καταστεί δυνατή η αξιολόγηση προηγήθηκε η σύνταξη ενός ερωτηματολογίου έρευνας το οποίο συμπληρώνεται από όλα τα μέλη του Πανεπιστημίου μία φορά για κάθε ημερολογιακό έτος. Η εν λόγω εμπειρική έρευνα αξιολόγησης αποτιμά την καταλληλότητα, λειτουργικότητα, αποδοτικότητα και την ποιότητα εν γένει των παρεχόμενων διοικητικών υπηρεσιών. Στην παρούσα έκθεση παρατίθενται τα γραφήματα με τα στατιστικά των αποτελεσμάτων αξιολόγησης κάθε υπηρεσίας για το ημερολογιακό έτος 2015 καθώς επίσης περιγράφονται τα πορίσματα της εμπειρικής έρευνας αξιολόγησης, και τυχόν αδυναμίες, ελλείψεις και προβλήματα καθώς και προτάσεις για την αντιμετώπισή τους και την εν γένει βελτίωση των παρεχόμενων διοικητικών υπηρεσιών. ~ 3 ~

4 Διεύθυνση Διοίκησης και Οικονομικής Διαχείρισης Η ιεύθυνση ιοίκησης και Οικονοµικής ιαχείρισης είναι αρµόδια για την προώθηση των διαδικασιών που αφορούν τα θέµατα υπηρεσιακής κατάστασης προσωπικού, οικονοµικής διαχείρισης σπουδών, φοίτησης και διοικητικής µέριµνας. Η ιεύθυνση διαρθρώνεται στα ακόλουθα τµήµατα: α. Τµήµα ιοίκησης και Προσωπικού β. Τµήµα Οικονοµικής ιαχείρισης γ. Τµήµα Ακαδηµαϊκών Θεµάτων Οι αρµοδιότητες της ιεύθυνσης κατανέµονται µεταξύ των Τµηµάτων της ως εξής: α. Τµήµα ιοίκησης και Προσωπικού: είναι αρµόδιο για την προώθηση από την κεντρική διοίκηση προς τη Σχολή, τα Τµήµατα και τις λοιπές οργανικές µονάδες και αντιστρόφως των διαδικασιών για την προκήρυξη πλήρωση των θέσεων ιδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού ( ΕΠ), Ειδικού Εργαστηριακού ιδακτικού Προσωπικού (Ε.Ε..Ι.Π.) και Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού (Ε.ΤΕΠ.), την εκλογή, διορισµό, µονιµοποίηση, εξέλιξη και εν γένει υπηρεσιακή κατάσταση του προσωπικού των κατηγοριών αυτών, την πρόσληψη έκτακτου επιστηµονικού προσωπικού, την πρωτοκόλληση και διακίνηση της αλληλογραφίας, τον καθορισµό και φύλαξη των κτιριακών εγκαταστάσεων και κάθε άλλη αρµοδιότητα που δεν ασκείται από τα άλλα τµήµατα της διεύθυνσης, όπως επίσης και τα θέµατα υπηρεσιακής κατάστασης του ιοικητικού Προσωπικού του Πανεπιστηµίου. β. Τµήµα Οικονοµικής ιαχείρισης: είναι αρµόδιο για την µισθοδοσία του προσωπικού που υπηρετεί, την προώθηση των διαδικασιών προκήρυξης διαγωνισµών προµήθειας αγαθών και υπηρεσιών, την εκκαθάριση των πάσης φύσεως δαπανών και την τήρηση των αναγκαίων βιβλίων και στοιχείων. γ. Τµήµα Ακαδηµαϊκών Θεµάτων: είναι αρµόδιο για την προώθηση των διαδικασιών σχετικά µε τα πάσης φύσεως ακαδηµαϊκά θέµατα, όπως τα θέµατα εγγραφών µετεγγραφών φοιτητών, παροχών στους φοιτητές, έγκρισης και λειτουργίας προγραµµάτων µεταπτυχιακών σπουδών, έγκρισης και λειτουργίας προγραµµάτων σπουδών επιλογής, έρευνας, εφαρµογής του προγράµµατος και του οδηγού σπουδών. Το Τµήµα, επίσης, είναι αρµόδιο για τη στέγαση, σίτιση και υγειονοµική περίθαλψη των φοιτητών. Ειδικά για την υγειονοµική περίθαλψη των φοιτητών επιτρέπεται, µε απόφαση της Ε το Πανεπιστήµιο, να συµβληθεί µε ιατρό παθολόγο που διαµένει στην πόλη της Κοζάνης. ~ 4 ~

5 Διαδικασία Αξιολόγησης Διεύθυνσης Διοίκησης και Οικονομικής Διαχείρισης Η συγκεκριµένη υπηρεσία αποτελεί ίσως τη σοβαρότερη κεντρική διοικητική υπηρεσία του Πανεπιστηµίου και θα πρέπει να δοθεί η δέουσα σηµασία στη διαδικασία της αξιολόγησής της µε στόχο τη βελτίωση των παρεχοµένων υπηρεσιών. 1. Η εσωτερική αξιολόγηση της ιεύθυνσης ιοίκησης και Οικονοµικής διαχείρισης διεξάγεται από επιτροπή η οποία αποτελείται από: Εκπρόσωπο της ιοικούσας Επιτροπής Εκπρόσωπο της ΜΟ ΙΠ Μέλος ΕΠ από Φλώρινα Μέλος ΕΠ από Κοζάνη 2. Πραγµατοποιείται συνάντηση µεταξύ των µελών της επιτροπής αξιολόγησης µε τον ιευθυντή της ιεύθυνσης και τον προϊστάµενο κάθε τµήµατος για να οριστούν όλες οι λεπτοµέρειες της διαδικασίας αξιολόγησης. 3. Κατά τη συνάντηση συζητούνται µία σειρά από θέµατα όπως: Ποιός είναι ο κύριος σκοπός της υπηρεσίας Ποιοί είναι οι επιµέρους στόχοι της υπηρεσίας Ποιοι είναι οι άµεσα ενδιαφερόµενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας Επίπεδο επάνδρωσης της υπηρεσίας Ποιες είναι οι κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας Ποιες είναι οι δευτερεύουσες δραστηριότητες κάθε υπηρεσίας Μετρήσιµα στοιχεία για την εκτίµηση του όγκου των κύριων δραστηριοτήτων ή Μετρήσιµα στοιχεία για την εκτίµηση του όγκου των δευτερευουσών δραστηριοτήτων Ποσοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση της υπηρεσίας Ποιοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση της υπηρεσίας Επίπεδο συνεργασίας της υπηρεσίας µε άλλες υπηρεσίες του Π Μ Επίπεδο συνεργασίας της υπηρεσίας µε εξωτερικούς φορείς Σε τι ποσοστό συνεισφέρει η υπηρεσία στην επίτευξη των στόχων του Πανεπιστηµίου Σε ποιες δραστηριότητες η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις. Ποιες δραστηριότητες απαιτούν βελτιώσεις. ~ 5 ~

6 Με ποια µέσα θα µπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Επιµόρφωση του προσωπικού κατά την περίοδο αναφοράς Ανάγκες επιµόρφωσης του προσωπικού 4. Ο προϊστάµενος κάθε τµήµατος είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη ενός απογραφικού δελτίου όπου να απαντώνται µε σαφήνεια τα παραπάνω ερωτήµατα. Το απογραφικό δελτίο κάθε τµήµατος παραδίδεται στο ιευθυντή ο οποίος είναι υπεύθυνος για τη σύνταξη της συνολικής αναφοράς της υπηρεσίας. Η τελική αναφορά παραδίδεται στην Επιτροπή. 5. Η ΜΟ ΙΠ έχει ήδη διαµορφώσει ερωτηµατολόγιο για να εκτιµήσει την αντίληψη που έχει η Πανεπιστηµιακή κοινότητα για το επίπεδο της συγκεκριµένης υπηρεσίας. Η διαδικασία συλλογής των δεδοµένων έχει ενσωματωθεί στο πλαίσιο του πληροφοριακού συστήµατος και δίνεται η δυνατότητα σε όλα τα μέλη του Πανεπιστημίου να αξιολογήσουν την κάθε υπηρεσία ξεχωριστά μία φόρα για κάθε ημερολογιακό έτος. 6. Η επιτροπή επεξεργάζεται την αναφορά και τα απογραφικά στοιχεία της υπηρεσίας και τα αποτελέσµατα του ερωτηµατολογίου. ιατυπώνει µία αναφορά αξιολόγησης και προτείνει ποσοτικούς και ποιοτικούς στόχους βελτίωσης. Τμήμα Τεχνκικών Υπηρεσιών Το Τµήµα Τεχνικών Υπηρεσιών είναι αρµόδιο για την εκπόνηση ή παρακολούθηση µελετών για την επίβλεψη και τον έλεγχο των εκτελούµενων στο Παν/µιο τεχνικών έργων και εν γένει για τη διεκπεραίωση τεχνικών θεµάτων, για την επιθεώρηση και συντήρηση των εγκαταστάσεων του Ιδρύµατος καθώς και για την οµαλή λειτουργία αυτών. Επίσης, για όποιο άλλο θέµα τεχνικής φύσεως ανατεθεί σε αυτό από τη ιοικούσα Επιτροπή. Το Αυτοτελές Τµήµα Τεχνικών Υπηρεσιών υπάγεται στον Προϊστάµενο Γραµµατείας του Πανεπιστηµίου. Διαδικασία Αξιολόγησης Τμήματος Τεχνικών Υπηρεσιών Η συγκεκριµένη υπηρεσία αποτελεί µία κεντρική διοικητική υπηρεσία του Πανεπιστηµίου που απαιτείται να διαδραµατίσει σηµαντικό ρόλο στην ανάπτυξη του κτιριολογικού προγράµµατος του Πανεπιστηµίου και θα πρέπει να δοθεί η δέουσα σηµασία στη διαδικασία ~ 6 ~

7 της αξιολόγησής της µε στόχο τη βελτίωση των παρεχοµένων υπηρεσιών. 1. Η εσωτερική αξιολόγηση του Τµήµατος Τεχνικών Υπηρεσιών διεξάγεται από επιτροπή οποία αποτελείται από: Εκπρόσωπο της ΜΟ ΙΠ Εκπρόσωπο της Επιτροπής Κτιριακών Θεµάτων του Πανεπιστηµίου Εκπρόσωπο της ιεύθυνσης ιοίκησης και Οικονοµικής ιαχείρισης 2. Πραγµατοποιείται συνάντηση µεταξύ των µελών της επιτροπής αξιολόγησης µε τον προϊστάµενο του τµήµατος για να οριστούν όλες οι λεπτοµέρειες της διαδικασίας αξιολόγησης. 3. Κατά τη συνάντηση συζητούνται µία σειρά από θέµατα όπως: Ποιός είναι ο κύριος σκοπός της υπηρεσίας Ποιοί είναι οι επιµέρους στόχοι της υπηρεσίας Ποιοι είναι οι άµεσα ενδιαφερόµενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας Επίπεδο επάνδρωσης της υπηρεσίας Ποιες είναι οι κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας Ποιες είναι οι δευτερεύουσες δραστηριότητες κάθε υπηρεσίας Μετρήσιµα στοιχεία για την εκτίµηση του όγκου των κύριων δραστηριοτήτων ή Μετρήσιµα στοιχεία για την εκτίµηση του όγκου των δευτερευουσών δραστηριοτήτων Ποσοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση της υπηρεσίας Ποιοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση της υπηρεσίας Επίπεδο συνεργασίας της υπηρεσίας µε άλλες υπηρεσίες του Π Μ Επίπεδο συνεργασίας της υπηρεσίας µε εξωτερικούς φορείς Σε τι ποσοστό συνεισφέρει η υπηρεσία στην επίτευξη των στόχων του Πανεπιστηµίου Σε ποιες δραστηριότητες η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις Ποιες δραστηριότητες απαιτούν βελτιώσεις Με ποια µέσα θα µπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Επιµόρφωση του προσωπικού κατά την περίοδο αναφοράς Ανάγκες επιµόρφωσης του προσωπικού 4. Ο προϊστάµενος του τµήµατος είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη ενός απογραφικού δελτίου όπου να απαντώνται µε σαφήνεια τα παραπάνω ερωτήµατα. Το απογραφικό δελτίο παραδίδεται στην επιτροπή αξιολόγησης. 5. Η ΜΟ ΙΠ έχει ήδη διαµορφώσει ερωτηµατολόγιο για να εκτιµήσει την αντίληψη που έχει ~ 7 ~

8 η Πανεπιστηµιακή κοινότητα για το επίπεδο της συγκεκριµένης υπηρεσίας. Η διαδικασία συλλογής των δεδοµένων έχει ενσωματωθεί στο πλαίσιο του πληροφοριακού συστήµατος και δίνεται η δυνατότητα σε όλα τα μέλη του Πανεπιστημίου να αξιολογήσουν την κάθε υπηρεσία ξεχωριστά μία φόρα για κάθε ημερολογιακό έτος. 6. Η επιτροπή επεξεργάζεται την αναφορά και τα απογραφικά στοιχεία της υπηρεσίας και τα αποτελέσµατα του ερωτηµατολογίου. ιατυπώνει µία αναφορά αξιολόγησης και προτείνει ποσοτικούς και ποιοτικούς στόχους βελτίωσης. Τμήμα Μηχανοργάνωσης Το Τµήµα Μηχανοργάνωσης είναι αρµόδιο για την µελέτη, το σχεδιασµό και την υλοποίηση µηχανογραφηµένων προγραµµάτων σε θέµατα που σχετίζονται µε τη διοικητική λειτουργία του Ιδρύµατος. Ασχολείται µε θέµατα που αφορούν στην τεκµηρίωση και στη µέριµνα, στον χειρισµό και στην καλή λειτουργία του δικτύου Η/Υ. Το Αυτοτελές Τµήµα Μηχανοργάνωσης υπάγεται στον Προϊστάµενο Γραµµατείας του Πανεπιστηµίου. Διαδικασία Αξιολόγησης Τμήματος Μηχανοργάνωσης Η συγκεκριµένη υπηρεσία αποτελεί µία νευραλγική κεντρική διοικητική υπηρεσία του Πανεπιστηµίου που απαιτείται να διαδραµατίζει σηµαντικό ρόλο στην παροχή υψηλής ποιότητας δικτυακές υπηρεσίες για την επίτευξη των εκπαιδευτικών και ερευνητικών στόχων του Πανεπιστηµίου. Απαιτείται να δοθεί η δέουσα σηµασία στη διαδικασία της αξιολόγησής της µε στόχο τη βελτίωση των παρεχοµένων υπηρεσιών. 1. Η εσωτερική αξιολόγηση του Τµήµατος Μηχανοργάνωσης διεξάγεται από επιτροπή η οποία αποτελείται από: Εκπρόσωπο της ΜΟ ΙΠ Μέλος ΕΠ µε εξειδίκευση σε θέµατα Πληροφορικής και ικτύων Εκπρόσωπο της ιεύθυνσης ιοίκησης και Οικονοµικής ιαχείρισης 2. Πραγµατοποιείται συνάντηση µεταξύ των µελών της επιτροπής αξιολόγησης µε τον ~ 8 ~

9 προϊστάµενο του τµήµατος για να οριστούν όλες οι λεπτοµέρειες της διαδικασίας αξιολόγησης. 3. Κατά τη συνάντηση θα πρέπει να συµφωνηθούν και να καταγραφούν µία σειρά από θέµατα όπως: Ποιός είναι ο κύριος σκοπός της υπηρεσίας Ποιοί είναι οι επιµέρους στόχοι της υπηρεσίας Ποιοι είναι οι άµεσα ενδιαφερόµενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας Επίπεδο επάνδρωσης της υπηρεσίας Ποιες είναι οι κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας Ποιες είναι οι δευτερεύουσες δραστηριότητες κάθε υπηρεσίας Μετρήσιµα στοιχεία για την εκτίµηση του όγκου των κύριων δραστηριοτήτων ή Μετρήσιµα στοιχεία για την εκτίµηση του όγκου των δευτερευουσών δραστηριοτήτων Ποσοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση της υπηρεσίας Ποιοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση της υπηρεσίας Επίπεδο συνεργασίας της υπηρεσίας µε άλλες υπηρεσίες του Π Μ Επίπεδο συνεργασίας της υπηρεσίας µε εξωτερικούς φορείς Σε τι ποσοστό συνεισφέρει η υπηρεσία στην επίτευξη των στόχων του Πανεπιστηµίου Σε ποιες δραστηριότητες η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις. Ποιες δραστηριότητες απαιτούν βελτιώσεις Με ποια µέσα θα µπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Επιµόρφωση του προσωπικού κατά την περίοδο αναφοράς Ανάγκες επιµόρφωσης του προσωπικού 4. Ο προϊστάµενος του τµήµατος είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη ενός απογραφικού δελτίου όπου να απαντώνται µε σαφήνεια τα παραπάνω ερωτήµατα. Το απογραφικό δελτίο παραδίδεται στην επιτροπή αξιολόγησης. 5. Η ΜΟ ΙΠ έχει ήδη διαµορφώσει ερωτηµατολόγιο για να εκτιµήσει την αντίληψη που έχει η Πανεπιστηµιακή κοινότητα για το επίπεδο της συγκεκριµένης υπηρεσίας. Η διαδικασία συλλογής των δεδοµένων έχει ενσωματωθεί στο πλαίσιο του πληροφοριακού συστήµατος και δίνεται η δυνατότητα σε όλα τα μέλη του Πανεπιστημίου να αξιολογήσουν την κάθε υπηρεσία ξεχωριστά μία φόρα για κάθε ημερολογιακό έτος. 6. Η επιτροπή επεξεργάζεται την αναφορά και τα απογραφικά στοιχεία της υπηρεσίας και τα αποτελέσµατα του ερωτηµατολογίου. ιατυπώνει µία αναφορά αξιολόγησης και προτείνει ~ 9 ~

10 ποσοτικούς και ποιοτικούς στόχους βελτίωσης. Γραμματεία Διοικούσας Επιτροπής Η Γραµµατεία ιοικούσας Επιτροπής είναι αρµόδια για τη διοικητική και γραµµατειακή υποστήριξη της Επιτροπής. Στις αρµοδιότητές της περιλαµβάνονται ιδίως: Η συγκέντρωση και η επεξεργασία των θεµάτων που εισάγονται για συζήτηση στην Επιτροπή. Η µέριµνα για την κατάρτιση έγκριση και κοινοποίηση των θεµάτων της ηµερήσιας διάταξης. Η µέριµνα για την τήρηση των πρακτικών και για την κοινοποίηση των αποφάσεων στις καθ ύλη αρµόδιες υπηρεσίες. Η τήρηση αρχείου πρακτικών και η έκδοση αντιγράφων ή αποσπασµάτων αυτών. Επίσης για κάθε άλλο θέµα που αφορά τη λειτουργία του συλλογικού αυτού οργάνου. Διαδικασία Αξιολόγησης Γραμματείας Διοικούσας Επιτροπής Η συγκεκριµένη υπηρεσία αποτελεί µία κεντρική διοικητική υπηρεσία του Πανεπιστηµίου που απαιτείται να διαδραµατίζει σηµαντικό ρόλο στην αποτελεσµατικότητα του έργου της ιοικούσας Επιτροπής για την επίτευξη των εκπαιδευτικών και ερευνητικών στόχων του Πανεπιστηµίου. Απαιτείται να δοθεί η δέουσα σηµασία στη διαδικασία της αξιολόγησής της µε στόχο τη βελτίωση των παρεχοµένων υπηρεσιών. 1. Η εσωτερική αξιολόγηση της Γραµµατείας της ιοικούσας Επιτροπής διεξάγεται από επιτροπή η οποία αποτελείται από: Εκπρόσωπο της ΜΟ ΙΜ Εκπρόσωπο της ιοικούσας Επιτροπής Εκπρόσωπο της ιεύθυνσης ιοίκησης και Οικονοµικής ιαχείρισης 2. Πραγµατοποιείται συνάντηση µεταξύ των µελών της επιτροπής αξιολόγησης µε τον προϊστάµενο του τµήµατος για να οριστούν όλες οι λεπτοµέρειες της διαδικασίας αξιολόγησης. 3. Κατά τη συνάντηση θα πρέπει να συµφωνηθούν και να καταγραφούν µία σειρά από θέµατα όπως: ~ 10 ~

11 Ποιός είναι ο κύριος σκοπός της υπηρεσίας Ποιοί είναι οι επιµέρους στόχοι της υπηρεσίας Ποιοι είναι οι άµεσα ενδιαφερόµενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας Επίπεδο επάνδρωσης της υπηρεσίας Ποιες είναι οι κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας Ποιες είναι οι δευτερεύουσες δραστηριότητες κάθε υπηρεσίας Μετρήσιµα στοιχεία για την εκτίµηση του όγκου των κύριων δραστηριοτήτων ή Μετρήσιµα στοιχεία για την εκτίµηση του όγκου των δευτερευουσών δραστηριοτήτων Ποσοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση της υπηρεσίας Ποιοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση της υπηρεσίας Επίπεδο συνεργασίας της υπηρεσίας µε άλλες υπηρεσίες του Π Μ Επίπεδο συνεργασίας της υπηρεσίας µε εξωτερικούς φορείς Σε τι ποσοστό συνεισφέρει η υπηρεσία στην επίτευξη των στόχων του Πανεπιστηµίου Σε ποιες δραστηριότητες η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις. Ποιες δραστηριότητες απαιτούν βελτιώσεις. Με ποια µέσα θα µπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας Επιµόρφωση του προσωπικού κατά την περίοδο αναφοράς Ανάγκες επιµόρφωσης του προσωπικού 4. Ο προϊστάµενος του τµήµατος είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη ενός απογραφικού δελτίου όπου να απαντώνται µε σαφήνεια τα παραπάνω ερωτήµατα. Το απογραφικό δελτίο παραδίδεται στην επιτροπή αξιολόγησης. 5. Η ΜΟ ΙΠ έχει ήδη διαµορφώσει ερωτηµατολόγιο για να εκτιµήσει την αντίληψη που έχει η Πανεπιστηµιακή κοινότητα για το επίπεδο της συγκεκριµένης υπηρεσίας. Η διαδικασία συλλογής των δεδοµένων έχει ενσωματωθεί στο πλαίσιο του πληροφοριακού συστήµατος και δίνεται η δυνατότητα σε όλα τα μέλη του Πανεπιστημίου να αξιολογήσουν την κάθε υπηρεσία ξεχωριστά μία φόρα για κάθε ημερολογιακό έτος. 6. Η επιτροπή επεξεργάζεται την αναφορά και τα απογραφικά στοιχεία της υπηρεσίας και τα αποτελέσµατα του ερωτηµατολογίου. ιατυπώνει µία αναφορά αξιολόγησης και προτείνει ποσοτικούς και ποιοτικούς στόχους βελτίωσης. Γραμματεία Προέδρου Διοικούσας Επιτροπής ~ 11 ~

12 Η Γραµµατεία Προέδρου ιοικούσας Επιτροπής είναι αρµόδια για την τήρηση και διεκπεραίωση της προσωπικής αλληλογραφίας του Προέδρου, τον προγραµµατισµό των συναντήσεων, επισκέψεων και επαφών του, καθώς και κάθε άλλη αρµοδιότητα που υποβοηθεί την άσκηση των καθηκόντων του. Επίσης είναι επιφορτισµένη και µε καθήκοντα δηµοσίων σχέσεων και εθιµοτυπίας. Διαδικασία Αξιολόγησης Προέδρου Διοικούσας Επιτροπής Η συγκεκριµένη υπηρεσία αποτελεί µία κεντρική διοικητική υπηρεσία του Πανεπιστηµίου που απαιτείται να διαδραµατίζει σηµαντικό ρόλο στην αποτελεσµατικότητα του διοικητικού έργου του Προέδρου της ιοικούσας Επιτροπής για την επίτευξη των εκπαιδευτικών και ερευνητικών στόχων του Πανεπιστηµίου. Απαιτείται να δοθεί η δέουσα σηµασία στη διαδικασία της αξιολόγησής της µε στόχο τη βελτίωση των παρεχοµένων υπηρεσιών. 1. Η εσωτερική αξιολόγηση της Γραµµατείας του Προέδρου της ιοικούσας Επιτροπής διεξάγεται από επιτροπή η οποία αποτελείται από: Εκπρόσωπο της ΜΟ ΙΜ Τον Πρόεδρο ή Εκπρόσωπο της ιοικούσας Επιτροπής Εκπρόσωπο της ιεύθυνσης ιοίκησης και Οικονοµικής ιαχείρισης 2. Πραγµατοποιείται συνάντηση µεταξύ των µελών της επιτροπής αξιολόγησης µε τον προϊστάµενο του τµήµατος για να οριστούν όλες οι λεπτοµέρειες της διαδικασίας αξιολόγησης. 3. Κατά τη συνάντηση θα πρέπει να συµφωνηθούν και να καταγραφούν µία σειρά από θέµατα όπως: Ποιός είναι ο κύριος σκοπός της υπηρεσίας Ποιοί είναι οι επιµέρους στόχοι της υπηρεσίας Ποιοι είναι οι άµεσα ενδιαφερόµενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας Επίπεδο επάνδρωσης της υπηρεσίας Ποιες είναι οι κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας Ποιες είναι οι δευτερεύουσες δραστηριότητες κάθε υπηρεσίας Μετρήσιµα στοιχεία για την εκτίµηση του όγκου των κύριων δραστηριοτήτων ή Μετρήσιµα στοιχεία για την εκτίµηση του όγκου των δευτερευουσών δραστηριοτήτων Ποσοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση της υπηρεσίας Ποιοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση της υπηρεσίας ~ 12 ~

13 Επίπεδο συνεργασίας της υπηρεσίας µε άλλες υπηρεσίες του Π Μ Επίπεδο συνεργασίας της υπηρεσίας µε εξωτερικούς φορείς Σε τι ποσοστό συνεισφέρει η υπηρεσία στην επίτευξη των στόχων του Πανεπιστηµίου Σε ποιες δραστηριότητες η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις. Ποιες δραστηριότητες απαιτούν βελτιώσεις. Με ποια µέσα θα µπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Επιµόρφωση του προσωπικού κατά την περίοδο αναφοράς Ανάγκες επιµόρφωσης του προσωπικού 4. Ο προϊστάµενος του τµήµατος είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη ενός απογραφικού δελτίου όπου να απαντώνται µε σαφήνεια τα παραπάνω ερωτήµατα. Το απογραφικό δελτίο παραδίδεται στην επιτροπή αξιολόγησης. 5. Η ΜΟ ΙΠ έχει ήδη διαµορφώσει ερωτηµατολόγιο για να εκτιµήσει την αντίληψη που έχει η Πανεπιστηµιακή κοινότητα για το επίπεδο της συγκεκριµένης υπηρεσίας. Η διαδικασία συλλογής των δεδοµένων έχει ενσωματωθεί στο πλαίσιο του πληροφοριακού συστήµατος και δίνεται η δυνατότητα σε όλα τα μέλη του Πανεπιστημίου να αξιολογήσουν την κάθε υπηρεσία ξεχωριστά μία φόρα για κάθε ημερολογιακό έτος. 6. Η επιτροπή επεξεργάζεται την αναφορά και τα απογραφικά στοιχεία της υπηρεσίας και τα αποτελέσµατα του ερωτηµατολογίου. ιατυπώνει µία αναφορά αξιολόγησης και προτείνει ποσοτικούς και ποιοτικούς στόχους βελτίωσης. Γραμματεία Ειδικού Λογαριασμού Έρευνας Η Γραµµατεία του Ειδικού Λογαριασµού Έρευνας υποστηρίζει διοικητικά την Επιτροπή Ερευνών και ασκεί τις αρµοδιότητες που προβλέπονται στην κοινή απόφαση Κ.Α. /679/96 (Β 826) των Υπουργών Οικονοµικών και Εθνικής Παιδείας και Θρησκευµάτων όπως αυτή ισχύει κάθε φορά Διαδικασία Αξιολόγησης Γραμματείας Ειδικού Λογαριασµού Έρευνας Η συγκεκριµένη υπηρεσία αποτελεί µία κεντρική διοικητική υπηρεσία του Πανεπιστηµίου ~ 13 ~

14 που απαιτείται να διαδραµατίζει σηµαντικό ρόλο στην επίτευξη των ερευνητικών στόχων του Πανεπιστηµίου. Απαιτείται να δοθεί η δέουσα σηµασία στη διαδικασία της αξιολόγησής της µε στόχο τη βελτίωση των παρεχοµένων υπηρεσιών. 1. Η εσωτερική αξιολόγηση της Γραµµατείας Ειδικού Λογαριασµού Έρευνας διεξάγεται από επιτροπή η οποία αποτελείται από: Εκπρόσωπο της ΜΟ ΙΜ Τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών Εκπρόσωπο της ιεύθυνσης ιοίκησης και Οικονοµικής ιαχείρισης Πρόεδρο Τµήµατος Φλώρινας Πρόεδρο Τµήµατος Κοζάνης 2. Πραγµατοποιείται συνάντηση µεταξύ των µελών της επιτροπής αξιολόγησης µε τον προϊστάµενο του τµήµατος για να οριστούν όλες οι λεπτοµέρειες της διαδικασίας αξιολόγησης. 3. Κατά τη συνάντηση θα πρέπει να συµφωνηθούν και να καταγραφούν µία σειρά από θέµατα όπως: Ποιός είναι ο κύριος σκοπός της υπηρεσίας Ποιοί είναι οι επιµέρους στόχοι της υπηρεσίας Ποιοι είναι οι άµεσα ενδιαφερόµενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας Επίπεδο επάνδρωσης της υπηρεσίας Ποιες είναι οι κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας Ποιες είναι οι δευτερεύουσες δραστηριότητες κάθε υπηρεσίας Μετρήσιµα στοιχεία για την εκτίµηση του όγκου των κύριων δραστηριοτήτων ή Μετρήσιµα στοιχεία για την εκτίµηση του όγκου των δευτερευουσών δραστηριοτήτων Ποσοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση της υπηρεσίας Ποιοτικά κριτήρια για την αξιολόγηση της υπηρεσίας Επίπεδο συνεργασίας της υπηρεσίας µε άλλες υπηρεσίες του Π Μ Επίπεδο συνεργασίας της υπηρεσίας µε εξωτερικούς φορείς Σε τι ποσοστό συνεισφέρει η υπηρεσία στην επίτευξη των στόχων του Πανεπιστηµίου Σε ποιες δραστηριότητες η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις. Ποιες δραστηριότητες απαιτούν βελτιώσεις. Με ποια µέσα θα µπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Επιµόρφωση του προσωπικού κατά την περίοδο αναφοράς Ανάγκες επιµόρφωσης του προσωπικού ~ 14 ~

15 4. Ο προϊστάµενος του τµήµατος είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη ενός απογραφικού δελτίου όπου να απαντώνται µε σαφήνεια τα παραπάνω ερωτήµατα. Το απογραφικό δελτίο παραδίδεται στην επιτροπή αξιολόγησης. 5. Η ΜΟ ΙΠ έχει ήδη διαµορφώσει ερωτηµατολόγιο για να εκτιµήσει την αντίληψη που έχει η Πανεπιστηµιακή κοινότητα για το επίπεδο της συγκεκριµένης υπηρεσίας. Η διαδικασία συλλογής των δεδοµένων έχει ενσωματωθεί στο πλαίσιο του πληροφοριακού συστήµατος και δίνεται η δυνατότητα σε όλα τα μέλη του Πανεπιστημίου να αξιολογήσουν την κάθε υπηρεσία ξεχωριστά μία φόρα για κάθε ημερολογιακό έτος. 6. Η επιτροπή επεξεργάζεται την αναφορά και τα απογραφικά στοιχεία της υπηρεσίας και τα αποτελέσµατα του ερωτηµατολογίου. ιατυπώνει µία αναφορά αξιολόγησης και προτείνει ποσοτικούς και ποιοτικούς στόχους βελτίωσης. Απογραφικά Δελτία Εσωτερικής Αξιολόγησης Διοικητικών Υπηρεσιών ~ 15 ~

16 Γραμματεία Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων και Έρευνας ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Κωνσταντάς Γιώργος Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. Διάθεση και Διαχείριση Κονδυλίων για την κάλυψη Δαπανών στο πλαίσιο υλοποίησης διαφόρων έργων Υποστήριξη των μελών ΔΕΠ στην ανεύρεση και διεκδίκηση έργων Υλοποίηση των έργων σύμφωνα με τους όρους και κανόνες της πολιτείας, της ΕΕ και των εκάστοτε χρηματοδοτών Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Μέλη ΔΕΠ Φοιτητές (προπτυχιακοί και μεταπτυχιακοί) Τοπική Οικονομία Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Τρεις κατηγορίες προσωπικού ΙΔΑΧ : 11% (1 εργαζόμενος) ΕΤΕΠ: 22% (2 εργαζόμενοι), εκ των οποίων ένα άτομο βρίσκεται σε άδεια ανατροφής τέκνου Σύμβαση έργου : 67% (6 εργαζόμενοι) Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας Ενημέρωση Παν/κής Κοινότητας σχετικά με Προκηρύξεις έργων Υποστήριξη Μελών ΔΕΠ στην Υποβολή Προτάσεων Διαχείριση Έργων Αναφέρετε αν υπάρχουν άλλες δευτερεύουσες δραστηριότητες της υπηρεσίας ~ 16 ~

17 Υποβολή στατιστικών στοιχείων Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών προγραμμάτων κλπ) Αριθμός υποβληθέντων προτάσεων Αριθμός Έργων τα οποία διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ Αριθμός εντολών πληρωμών Αριθμός διαγωνισμών Αριθμός πληρωμών Αριθμός βεβαιώσεων αποδοχών Αριθμός συμβάσεων έργου Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Γραμματείες Τμημάτων Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Διοίκησης και Προσωπικού Δ/νση Διοίκησης και Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Μηχανοργάνωσης Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς Διάφορα Υπουργεία (Παιδείας, Ανάπτυξης) Τραπεζικά Ιδρύματα Δημόσιες Οικονομικές Υπηρεσίες ΕΛ. ΣΤΑΤ Ελληνικά Παν/κα Ιδρύματα Διαχειριστικές Αρχές (Παιδείας, Διοικητικής Μεταρρύθμισης) European Union Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Ενημέρωση πληρωμών ενδιαφερομένων Ενημέρωση για νέα έργα Εξ αποστάσεως παρακολούθηση έργων Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. 1. Εκπαίδευση προσωπικού ΕΛΚΕ και εξωτερικών συνεργατών έργων 2. Ενίσχυση κουλτούρας «μικρού επιχειρηματία» ~ 17 ~

18 Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Συμμετοχή σε σεμινάρια του ΕΚΔΑ για το μόνιμο προσωπικό Συμμετοχή σε ημερίδες που διοργανώνονται από διαχειριστικές αρχές και φορείς που ανακοινώνουν calls Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Διαχείριση έργων (Project Management) Λογιστική Επικοινωνία/ομαδικότητα Πρόσθετες παρατηρήσεις προτάσεις Ανθρώπινο δυναμικό Μόνιμο Με θέληση και διάθεση για μάθηση Με κουλτούρα ιδιωτικού τομέα Γραφείο Διασύνδεσης ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ~ 18 ~

19 ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Γραφείο Διασύνδεσης ΠΔΜ Καθηγήτρια Ελένη Τσακιρίδου Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. Οι τρέχουσες εξελίξεις στην αγορά εργασίας κάθε βαθμίδας δείχνουν ότι ο ανταγωνισμός έχει φτάσει σε πολύ υψηλά επίπεδα και ότι οι απόφοιτοι των πανεπιστημιακών ιδρυμάτων αναζητούν διεξόδους και προσόντα, τα οποία θα τους επιτρέψουν να αναζητήσουν με ασφάλεια θέσεις εργασίας τόσο στο δημόσιο όσο και στον ιδιωτικό τομέα και οι συνεχείς μεταβολές στη δομή και στη φιλοσοφία της εκπαίδευσης στο διεθνή αλλά και στον ελληνικό χώρο προϊδεάζουν στην ανάγκη για υψηλά επίπεδα εξειδίκευσης. Το Γραφείο Διασύνδεσης του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας, στο πλαίσιο λειτουργίας του, όπως αυτό διαμορφώνεται με το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα: «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση: », στοχεύει στην παροχή μιας σειράς υπηρεσιών με σημαντικά οφέλη, όπως την ενίσχυση του βαθμού εξωστρέφειας του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας στο σύγχρονο εργασιακό και κοινωνικό περιβάλλον, καθώς και στην επιτυχή διασύνδεση τελειοφοίτων/αποφοίτων με την αγορά εργασίας. Επίσης, την ανάπτυξη του Γραφείου Διασύνδεσης του Ιδρύματος και την επέκταση των υφιστάμενων δραστηριοτήτων του ώστε: να δικτυωθεί επαρκώς με τα Γραφεία Διασύνδεσης άλλων τριτοβάθμιων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων, δημιουργώντας νέες δομές προώθησης της απασχόλησης και επεκτείνοντας τις ήδη υφιστάμενες. Επιπροσθέτως, να αναπτύσσει δραστηριότητες διαμεσολάβησης με διάφορους φορείς και επιχειρήσεις με σκοπό την καλύτερη δυνατή διασύνδεση του ανθρώπινου δυναμικού με την αγορά εργασίας. ~ 19 ~

20 Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Οι προπτυχιακοί και μεταπτυχιακοί φοιτητές του ιδρύματος έχουν τη δυνατότητα άμεσης πρόσβασης σε πληροφοριακό υλικό που σχετίζεται με τη συνέχιση των σπουδών τους (μεταπτυχιακά, διδακτορικά, σεμινάρια, υποτροφίες) και την αγορά. Παράλληλα, παρέχονται στους φοιτητές υπηρεσίες συμβουλευτικής και καθοδήγησης. Με τον τρόπο αυτό θα μπορέσουν να οικοδομήσουν ένα ολοκληρωμένο επαγγελματικό προφίλ που θα τους επιτρέψει να διεκδικήσουν με αξιώσεις μια θέση στην αγορά εργασίας. Οι διάφοροι τομείς του ιδιωτικού και δημοσίου τομέα έχουν τη δυνατότητα πληροφόρησης για τις δεξιότητες, τα προσόντα και των προφίλ των αποφοίτων του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας αλλά και αποφοίτων συναφών και όχι μόνο άλλων Σχολών και άλλων Ιδρυμάτων. Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Στόχοι της δομής και λειτουργίας του Γραφείου Διασύνδεσης του ΠΔΜ είναι να επεκτείνει / εμπλουτίζει / ενισχύει την υπόσταση και λειτουργία του, διατηρώντας την δομή οργάνωσης, διοίκησης και λειτουργίας του (στον βασικό κορμό οργάνωσης του), εμπλουτίζοντας παράλληλα με νέες (καινοτόμες) δομές, ενισχυτικές του ρόλου και της υπόστασης του, έτσι ώστε να διασφαλίζεται η διείσδυση του στο περιβάλλον της αγοράς εργασίας (δημόσιο ή και ιδιωτικό) και να ενισχύεται η μετεξέλιξη συνέχιση (σε μεταπτυχιακό/διδακτορικό/μεταδιδακτορικό επίπεδο) των σπουδών των αποφοίτων του ιδρύματος. Επίσης, στο να βελτιώνει (ποσοτικά και ποιοτικά) τις έως τώρα παρεχόμενες υπηρεσίες και τα αποτελέσματα του. Η βασική δομή του Γραφείου Διασύνδεσης του ΠΔΜ αποτελείται από μέλη ΔΕΠ εξειδικευμένων γνώσεων και εμπειρίας, η οποία ενισχύεται από εξωτερικούς ειδικούς συνεργάτες. Η βασική οργανωτική δομή του Γραφείου Διασύνδεσης, υποστηρίζεται από εξειδικευμένο προσωπικό. Συγκεκριμένα στο Γραφείο Διασύνδεσης απασχολούνται 2 εξωτερικοί συνεργάτες, ένας (1) σε κάθε πόλη λειτουργίας του ΠΔΜ (Κοζάνη και Φλώρινα). Υπεύθυνη της κεντρικής δομής του γραφείου διασύνδεσης είναι η Επιστημονικά Υπεύθυνη, η οποία καθοδηγεί, κατευθύνει, μεθοδεύει και προβαίνει σε νέες καινοτόμες επιχειρηματικές και εργασιακές δράσεις προς όφελος των ωφελούμενων/συμμετεχόντων φοιτητών του ιδρύματος. Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας ~ 20 ~

21 Σκοπός της υπηρεσίας με την «επωνυμία» Γραφείο Διασύνδεσης Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας είναι η μετεξέλιξη του Γραφείου Διασύνδεσης με στόχο την ενεργή υποστήριξη των φοιτητών/αποφοίτων του Ιδρύματος στην προσέγγιση των μελλοντικών τους σπουδών και της μελλοντικής τους σταδιοδρομίας. Οι προαναφερόμενοι στόχοι επιτυγχάνονται με: 1. Δομές πληροφόρησης ενημέρωσης δικτύωσης Αναλυτικά στοιχεία για μεταπτυχιακά και διδακτορικά προγράμματα στην Ελλάδα, τα Βαλκάνια και τις υπόλοιπες χώρες. Σύνταξη βιογραφικού σημειώματος Έντυπο & ηλεκτρονικό πληροφοριακό υλικό εργαστηρίων/σεμιναρίων συμβουλευτικής (ατομικό-ομαδικό) Πληροφοριακό υλικό για υποτροφίες και κληροδοτήματα Βάση δεδομένων δυνητικά ενδιαφερόμενων/ωφελούμενων φοιτητών & αποφοίτων του ιδρύματος Υλικό ημερίδων-συνεδρίων-εκδηλώσεων Δικτυακός τόπος Ηλεκτρονικό ενημερωτικό έντυπο του Γραφείου Διασύνδεσης (Newsletter) Έντυπο & ηλεκτρονικό υλικό αναγνωστήριου πληροφόρησης Ηλεκτρονικό πληροφοριακό υλικό ηλεκτρονικής βιβλιοθήκης Μνημόνια συνεργασίας με φορείς προώθησης απασχόλησης 2. Σχεδιασμός και παραγωγή πληροφοριακού και εκπαιδευτικού υλικού Έντυπο πληροφοριακό υλικό Ηλεκτρονικό εκπαιδευτικό υλικό 3. Δράσεις συμβουλευτικής και εκπαίδευσης Υλικό εκδηλώσεων σεμιναριακού τύπου, ειδικές εκδόσεις (συμβατικές ή ηλεκτρονικές) Υλικό διαλέξεων και συναντήσεων Υλικό σεμιναρίων, διαλέξεων, ημερών καριέρας 4. Υποστήριξη της λειτουργίας του Γ.Δ. Ενδιάμεσα συμβουλευτικά υπομνήματα- βασικές μελέτες / εκθέσεις Έκθεση αποτελεσμάτων λειτουργίας ΓΔ ~ 21 ~

22 Εκθέσεις αξιολόγησης Ετήσια σχέδια δράσης 5. Πληροφορικό σύστημα ΓΔ Λειτουργία διαδραστικής ηλεκτρονικής ιστοσελίδας του Γραφείου Σύζευξη με τις όμορες δομές του Ιδρύματος (Δομή Απασχόλησης&Σταδιοδρομίας (ΔΑΣΤΑ), Μονάδα Καινοτομίας&Επιχειρηματικότητας (ΜΟΚΕ), Πρακτική Άσκηση (Π.Α.), κλπ.) Αναφέρετε αν υπάρχουν άλλες δευτερεύουσες δραστηριότητες της υπηρεσίας Έτος 2011: Κατά το πρώτο εξάμηνο λειτουργίας του και μετέπειτα το γραφείο διασύνδεσης εστίασε στην διαμόρφωση και στον εμπλουτισμό της ιστοσελίδας του παράλληλα με την οργάνωση του σε όλα τα επίπεδα. Στόχος ήταν να αναβαθμιστεί σημαντικά η ιστοσελίδα, ώστε να εξυπηρετεί όσο το δυνατό περισσότερους αποδέκτες και να παρέχει υπηρεσίες που έχουν απήχηση σε περισσότερους φοιτητές και αποφοίτους. Για να επιτευχθεί ο στόχος αυτός το γραφείο προμηθεύτηκε υπηρεσίες αποδελτίωσης και ήρθε σε επαφή με εκπαιδευτικά ιδρύματα, φορείς, εταιρείες, συλλόγους προκειμένου να εμπλουτίσει και να αναβαθμίσει τις υπηρεσίες του. Η ιστοσελίδα του ΓΔ ανανεώνεται σε καθημερινή βάση και εμπλουτίζεται με νέες θέσεις εργασίας και ανακοινώσεις που ενδιαφέρουν τους φοιτητές και αποφοίτους μας. Πρωταρχικός στόχος του γραφείου είναι η διάδοση και προβολή των υπηρεσιών του. Προς αυτή την κατεύθυνση τοποθέτησε ενημερωτικά σταντ στις σχολές του πανεπιστημίου που έχουν στόχο την ενημέρωση και προσέλκυση των φοιτητών. Ένας από τους στόχους του γραφείου ήταν να εδραιώσει στενές συνεργασίες με επιχειρήσεις που εδρεύουν σε όλη την Περιφέρεια Δυτικής Μακεδονίας και οι οποίες έχουν την επιθυμία να απασχολήσουν απόφοιτους του πανεπιστημίου. Στόχος είναι να γνωρίσουν οι εργοδότες το γραφείο μας και να προσφέρουν στους φοιτητές μας την πολύτιμη εμπειρία από την αγορά εργασίας. Ένας από τους στόχους του γραφείου διασύνδεσης αποτελεί η υποστήριξη ομάδων φοιτητών ΑμεΑ, καθώς φοιτητών προερχόμενων από ευάλωτες κοινωνικές ομάδες. Επίσης, έμφαση δόθηκε στην ανάληψη ειδικών δραστηριοτήτων για την κατάλληλη πληροφόρηση, προετοιμασία, υποστήριξη και ενδυνάμωση των συγκεκριμένων ομάδων ατόμων. Έτος 2012: Κατά το διάστημα λειτουργίας του το Γραφείο Διασύνδεσης του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας εστίασε στην προβολή και διάχυση των υπηρεσιών του σε περισσότερους αποδέκτες. Για το σκοπό αυτό διοργάνωσε πέντε ενημερωτικές ενέργειες-εκδηλώσεις και ~ 22 ~

23 συμμετείχε σε άλλες πέντε που διοργανώθηκαν από άλλους φορείς. Διεύρυνε το δίκτυο των συνεργασιών του επιτυγχάνοντας να εγγράψει ως μέλη στο αρχείο του 31 επιχειρήσεις οι οποίες εδρεύουν στην περιοχή της Δυτικής Μακεδονίας. Παράλληλα αυξήθηκε σημαντικά ο αριθμός των εγγεγραμμένων μελών-φοιτητών/αποφοίτων. Από τον 07/ /2012 το γραφείο διασύνδεσης είχε στόχο να διευρύνει ακόμα περισσότερο το δίκτυο των αποδεκτών των υπηρεσιών του, τόσο των φοιτητών και των αποφοίτων όσο και των εργοδοτικών φορέων. Έτος 2013: Από τον Ιούλιο του 2013 έως τον Δεκέμβριο του 2013 το Γραφείο Διασύνδεσης ΠΔΜ συμμετείχε στις εξής εκδηλώσεις: Ημέρα Καριέρας, 4/12/2013, Κοζάνη. Συνδιοργάνωση με Περιφέρεια Δ. Μακεδονίας,- Περιφερειακή Ενότητα Κοζάνης, ΕΠΤΑΚ, Γραφείο Τοπικής Πρωτοβουλίας Απασχόλησης, ΕΒΕ Κοζάνης, Γραφείο Διασύνδεσης ΤΕΙ Δυτ. Μακεδονίας, ΑΝΚΟ «Η Φλώρινα καλωσορίζει τους φοιτητές της»- Υποδοχή Πρωτοετών, 19/11/2013, Φλώρινα. Συνδιοργάνωση με Γραφείο Διασύνδεσης ΤΕΙ Δυτ. Μακεδονίας, Περιφέρεια Δ.Μακεδονίας,- Περιφερειακή Ενότητα Φλώρινας, Κίνηση Φίλων Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας «Ελάτε να γνωριστούμε» - Γνωριμία με τους Συλλόγους της πόλης της Κοζάνης, 6/11/2013, Κοζάνη. Διοργάνωση: ΓΔ Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας Υποδοχή Πρωτοετών Μηχανολόγων Μηχανικών, 14/10/2013 Υποδοχή Πρωτοετών Μηχανικών Πληροφορικής 15/10/2013 Έτος 2014: Από τον Ιανουάριο του 2014 έως τον Ιούλιο του 2014 το Γραφείο Διασύνδεσης ΠΔΜ διοργάνωσε την εκδήλωση: «Μεταπτυχιακά ένα ακόμη βήμα στην καριέρα μου»: 19/3/2014, Κοζάνη. Έτος 2015: Με μεγάλη επιτυχία πραγματοποιήθηκε την Τετάρτη 3 Ιουνίου 2015 η ημερίδα του Γραφείου Διασύνδεσης του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας με τίτλο Μεταπτυχιακές Σπουδές στο Πανεπιστήμιο Δυτικής Μακεδονίας. Σε ένα κατάμεστο αμφιθέατρο, παρουσιάστηκαν, από τους Υπεύθυνους Καθηγητές, τα Προγράμματα Μεταπτυχιακών Σπουδών του Πανεπιστημίου και ακολούθησε διάλογος και ερωτήσεις αναδεικνύοντας το έντονο ενδιαφέρον των φοιτητών για τη συνέχεια των σπουδών τους. Επιπλέον, το διάστημα 8-18 Ιουνίου το ΓΔ σε συνεργασία με τα Κέντρα Συμβουλευτικής και Προσανατολισμού (ΚΕΣΥΠ) Γρεβενών, Καστοριάς, Κοζάνης και Φλώρινας, καθώς και με Διευθυντές Λυκείων, οργάνωσε συναντήσεις με μαθητές Λυκείων της Περιφέρειας, προκειμένου να τους ενημερώσει για τη δυνατότητα σπουδών τους στο Πανεπιστήμιο Δυτικής Μακεδονίας. Παράλληλα, διανεμήθηκε στους μαθητές έντυπος Ενημερωτικός Οδηγός, ο οποίος περιλαμβάνει πληροφορίες για τα Τμήματα του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας. ~ 23 ~

24 Από τον Ιούλιο του 2015 έως και τον Οκτώβριο του 2015 πραγματοποιήθηκαν 4 εργαστήρια συμβουλευτικής στη Φλώρινα. Παράλληλα, το 2015 έγινε μεγάλη χρήση και των συμβουλευτικών ψυχομετρικών εργαλείων που έχει προμηθευτεί το ΓΔ και βοηθούν τον φοιτητή/απόφοιτο στην πορεία του. Τα τεστ στα οποία υπάρχει πρόσβαση στο Γραφείο Διασύνδεσης του ΠΔΜ είναι το Tεστ προσωπικότητας (profiler), το οποίο αποτυπώνει τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητάς του επωφελούμενου/ης, όπως και ένα Ψυχομετρικό τεστ επιλογής μεταπτυχιακού (horizon masters), το οποίο εστιάζει στα ενδιαφέροντά του επωφελούμενου/ης. Επίσης κατευθύνει σε εκπαιδευτικά πεδία με τα οποία μπορούν να ασχοληθούν οι επωφελούμενοι κατά τη συνέχιση των σπουδών τους. Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών προγραμμάτων κλπ) Ο όγκος των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας του Γραφείου Διασύνδεσης ΠΔΜ, κατά τα έτη λειτουργίας του έχει ως εξής: Ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών (εκδίδονται ετησίως πιστοποιητικά παρακολούθησης ημερίδων-εκδηλώσεων και ατομικής-ομαδικής συμβουλευτικής για τους επωφελούμενους) Διοικητικές αποφάσεις (διεκπεραιώνονται από το Γραφείο Διασύνδεσης ΠΔΜ διοικητικές πράξεις/αποφάσεις ετησίως κατά μέσο όρο) Διεκπεραίωση τιμολογίων (διεκπεραιώνονται από το Γραφείο Διασύνδεσης ΠΔΜ συνολικά 7-10 τιμολόγια κατά μέσο όρο για τις ανάγκες προμηθειών και λειτουργίας του Γραφείου καθόλη τη διάρκεια λειτουργίας του). Σημειώνεται ότι ο όγκος δαπανών του γραφείου διασύνδεσης τόσο για προμήθειες όσο και λοιπές δαπάνες είναι ελάχιστος, έως ασήμαντος γεγονός που πιστοποιεί τη συνεισφορά ιδίων πόρων του ιδρύματος για να υφίσταται να λειτουργεί το γραφείο διασύνδεσης στο Πανεπιστήμιο Δυτικής Μακεδονίας έως την έγκριση επόμενης χρηματοδότηση του προγράμματος. Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Το Γραφείο Διασύνδεσης ΠΔΜ λειτουργεί και αλληλεπιδρά σε συνεργασία και υπό την εποπτεία της ΔΑΣΤΑ (Δομή Απασχόλησης & Σταδιοδρομίας), καθώς και των υπόλοιπων υπόδομών της ΔΑΣΤΑ ΠΔΜ, όπου είναι η ΜΟΚΕ (Μονάδα Καινοτομίας & Επιχειρηματικότητας) και το Γραφείο ΠΑ (Πρακτικής Άσκησης). Έτσι, μέσω της ΔΑΣΤΑ το Γραφείο Διασύνδεσης συνεργάζεται με όλες τις υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας. Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς ~ 24 ~

25 Μέσω του Γραφείου Διασύνδεσης του ΠΔΜ προωθείται η ισότητα των ευκαιριών συμμετοχής στην αγορά συνεργασίας όλων των αποφοίτων του Ιδρύματος Το Γραφείο Διασύνδεσης του ΠΔΜ έχει συνάψει Πρωτόκολλα Συνεργασίας με Γραφεία Διασύνδεσης άλλων Ιδρυμάτων, καθώς και διάφορους άλλους φορείς όπως επιμελητήρια, επιχειρήσεις ενώ μέσω της πράξης ΔΑΣΤΑ ΠΔΜ διασυνδέεται με παραγωγικούς φορείς που ενδυναμώνουν την έννοια «απασχόληση». Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Η υπηρεσία του Γραφείου Διασύνδεσης έχει πολύ καλές επιδόσεις σε όλο το φάσμα των δραστηριοτήτων της. Ενδεικτικά αναφέρονται: Λειτουργία διαδραστικής ηλεκτρονικής ιστοσελίδας του Γραφείου Ενημέρωση για θέσεις εργασίας, μεταπτυχιακά/διδακτορικά, υποτροφίες Σύνταξη Βιογραφικού Σημειώματος Εργαστήρια / σεμινάρια συμβουλευτικής (mentoring) ατομικά/ομαδικά Λειτουργία ηλεκτρονικής βιβλιοθήκης Ηλεκτρονική βάση δυνητικά ενδιαφερόμενων Σχεδιασμός και παραγωγή ειδικών εντύπων (ενημερωτικών, συμβουλευτικών) αρχικά στοχευόμενο στις ανάγκες κάθε τμήματος του ΠΔΜ αλλά και γενικότερα προς κάθε ενδιαφερόμενο Οργάνωση Ημερίδων - Εκδηλώσεων, θεματικά στοχευμένων αλλά και διευρυμένων, με στόχευση στο ευρύτερο κοινό, πέραν των άμεσα ενδιαφερόμενων και δυνητικά ωφελούμενων από τη λειτουργία του Γραφείου Διασύνδεσης. Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Η λειτουργία της υπηρεσίας του Γραφείου Διασύνδεσης του ΠΔΜ θα μπορέσει να βελτιωθεί με την ενίσχυση του Γραφείου με προσωπικό ικανό να υποστηρίξει ουσιαστικά τις δράσεις και τις ανάγκες του Γραφείου Διασύνδεσης, κάτι το οποίο είναι εφικτό αν εξασφαλιστεί η χρηματοδότηση για τη συνέχιση των δομών των Γραφείων Διασύνδεσης-Διαμεσολάβησης κεντρικά. Η ένταξη των ΓΔ στο νέο εθνικό προγραμματικό πλαίσιο θα μπορέσει να εξασφαλίσει την ύπαρξη του ΓΔ και την απασχόληση σε αυτό συνεργατών ικανών να προσφέρουν στο ΓΔ και να ενισχύσουν τις παρακάτω δράσεις: Ενημέρωση των φοιτητών και των αποφοίτων του Πανεπιστημίου μας για τις διαθέσιμες θέσεις εργασίας εταιρειών και επιχειρήσεων του ευρύτερου Δημόσιου και Ιδιωτικού τομέα, σε τοπικό και Πανελλήνιο επίπεδο, καθώς επίσης και για θέσεις Πρακτικής Άσκησης. Η πληροφόρηση σχετικά με μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών ελληνικών και ξένων Πανεπιστημίων. ~ 25 ~

26 Η ενημέρωση για τις διαθέσιμες υποτροφίες και κληροδοτήματα στην Ελλάδα και το εξωτερικό. Η ενημέρωση σχετικά με Προγράμματα Κινητικότητας. Η διοργάνωση επιμορφωτικών σεμιναρίων και συνεδρίων. Η παροχή υπηρεσιών συμβουλευτικής σε θέματα που αφορούν σύνταξη βιογραφικού, επαγγελματικά δικαιώματα, τεχνική ορολογία κ.α. Η διοργάνωση ημερίδων και σεμιναρίων εκπαιδευτικού και επαγγελματικού ενδιαφέροντος καθώς επίσης και Ημέρες Σταδιοδρομίας. Διενέργεια μελετών αναφορικά με την κατάσταση στην αγορά εργασίας, τις ζητούμενες ειδικότητες, την απορρόφηση των αποφοίτων και την καταγραφή των αναγκών των φοιτητών όσο αφορά τις υπηρεσίες του Γ.Δ. Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Το προσωπικό του Γραφείου Διασύνδεσης του ΠΔΜ, συμμετείχε στο Συνέδριο ΔΑΣΤΑ, μια συνάντηση εθνικής κλίμακας των ΔΑΣΤΑ και των επιμέρους δομών ΜΟΚΕ/ΓΔ/ΠΑ όλων των Ιδρυμάτων, που πραγματοποιήθηκε στο Βόλο τον Ιούλιο του Επίσης συμμετείχε ενεργά στο Συνέδριο ΔΑΣΤΑ του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας, με τίτλο «Διασύνδεση Έρευνας και Επιχειρηματικής Δραστηριότητας σε Ελλάδα και Ευρώπη», που διεξήχθη στην Φλώρινα το Δεκέμβριο του Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Οι τρέχουσες εξελίξεις στην αγορά εργασίας, το συνεχώς μεταβαλλόμενο οικονομικό περιβάλλον, κάθε άλλο από το να διαφέρει από τις εξελίξεις του συνεχώς μεταβαλλόμενου κόσμου. Αναγκαίο καθήκον όλων των υπηρεσιών, όπως και του γραφείου διασύνδεσης είναι η ανάγκη επιμόρφωσης επί καθημερινής βάσεως. Πρόσθετες παρατηρήσεις προτάσεις ~ 26 ~

27 Με την παρούσα υπηρεσία η υπάρχουσα λειτουργία και οι δράσεις του Γραφείου πρόκειται να βελτιστοποιηθούν/ επεκταθούν/ εμπλουτιστούν ενισχύοντας την υπόσταση και λειτουργία του με νέες δομές, ιδιαιτέρως καινοτόμες ενισχύοντας τη διασύνδεση των δυνητικά ωφελούμενων (φοιτητών και αποφοίτων) του ιδρύματος με την αγορά εργασίας καθώς επίσης και τους θεσμούς συμβουλευτικής. Έμφαση προτείνεται να δοθεί στην αναμόρφωση της λειτουργίας του Γραφείου με εξωτερικές συμβουλευτικές δομές υποστήριξης και εργαλεία καινοτόμων δράσεων καθώς και την εξυπηρέτηση του ενδιαφερόμενου κοινού (των φοιτητών και αποφοίτων ΠΔΜ, αλλά και των επιχειρήσεων και των υπηρεσιών του δημοσίου και ιδιωτικού τομέα που θα ωφεληθούν από τις συνέργειες) με εξειδικευμένους συνεργάτες που θα απασχολούνται πλήρως στο ΓΔ. Σύμφωνα με τα νέα ζητούμενα, το Γραφείο Διασύνδεσης του ΠΔΜ μπορεί να συνεχίσει και να επεκτείνει/ εμπλουτίσει / ενισχύσει την υπόσταση και λειτουργία του αρκεί να εξασφαλιστεί η απαιτούμενη χρηματοδότηση. Γραφείο Πρακτικής Άσκησης ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ: Γραφείο Πρακτικής Άσκησης Ιδρύματος Δήμκου Σταυρούλα Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. Το Γραφείο Πρακτικής Άσκησης (ΠΑ) του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας ως κύριο σκοπό έχει τον συντονισμό και την οργάνωση των γραφείων Πρακτικής Άσκησης των επιμέρους πέντε (5) τμημάτων του ιδρύματος για τα έτη και του τμήματος Εικαστικών και Εφαρμοσμένων Τεχνών για τα έτη Η δράση εντάσσεται στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση της 4ης προγραμματικής περιόδου (ΕΣΠΑ), με Ιδρυματικό Υπεύθυνο τον καθηγητή του ΠΤΔΕ κ. Ανδρέα Ανδρέου. Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. ~ 27 ~

28 Φοιτητές που συμμετέχουν στο πρόγραμμα Π.Α. (ο αριθμός ανέρχεται στους 944), φορείς υποδοχής δημόσιου και ιδιωτικού τομέα (223), υπεύθυνοι γραφείων Π.Α. των επιμέρους τμημάτων του ιδρύματος και επόπτες της πρακτικής άσκησης ανά τομέα/κατεύθυνση/γνωστικό πεδίο. Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Η υπηρεσία στελεχώνεται από ένα άτομο με σύμβαση έργου (Δήμκου Σταυρούλα), το οποίο είναι υπεύθυνο για την διαχείριση των Κεντρικών Δράσεων της Πρακτικής Άσκησης. Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας Στις αρμοδιότητές του είναι: Η Συστηματική παρακολούθηση και εποπτεία των προγραμμάτων Πρακτικής Άσκησης των τμημάτων Η δημιουργία τυποποιημένων εντύπων παρακολούθησης προόδου και αξιολόγησης του έργου Η συγκέντρωση και καταχώρηση στοιχείων για την παρακολούθηση/αξιολόγηση του προγράμματος Η διαχείριση του Πληροφοριακού συστήματος και της Ιστοσελίδας της Πρακτικής Άσκησης του Ιδρύματος Η δικτύωση και συνεργασία με τη δομή ΔΑΣΤΑ του ιδρύματος και με τις δομές ΔΑΣΤΑ και τα Γραφεία Πρακτικής Άσκησης άλλων Πανεπιστημίων Η διευκόλυνση των διαδικασιών που αφορούν τις τοποθετήσεις των φοιτητών στους φορείς υποδοχής Η παρακολούθησης της εξέλιξης και ολοκλήρωσης των παραδοτέων Ο προγραμματισμός συναντήσεων και εργασιών σε συνεργασία με τους υπευθύνους των τμημάτων του ΠΔΜ για να αναγνωρίζονται και να αντιμετωπίζονται έγκαιρα προβλήματα/δυσχέρειες Η ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων στο έργο για την πρόοδο αυτού. Η ενημέρωση αυτή έχει σκοπό να εμπλέξει την ομάδα έργου αλλά και τους λοιπούς εμπλεκόμενους φορείς στη διαδικασία αναγνώρισης προβλημάτων και κινδύνων. Με τη συνεισφορά όλων περιορίζεται η πιθανότητα να μην αναγνωριστούν έγκαιρα προβλήματα/δυσχέρειες Η διοικητική, γραμματειακή και τεχνική υποστήριξη του υποέργου των Κεντρικών Δράσεων Η διεκπεραίωση κάθε θέματος που ανατίθεται σε αυτό από τον Ιδρυματικά Υπεύθυνο και το οποίο δεν ανήκει στην αρμοδιότητα των τμημάτων του ΠΔΜ ~ 28 ~

29 Αναφέρετε αν υπάρχουν άλλες δευτερεύουσες δραστηριότητες της υπηρεσίας Η αναζήτηση και εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών και η υποστήριξη της Συντονιστικής Ιδρυματικής Επιτροπής Πρακτικής Άσκησης, καθώς και η υλοποίηση των αποφάσεων της. Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών προγραμμάτων κλπ) Έντυπο και Ηλεκτρονικό Υλικό από ημερίδες ενημέρωσης (3) Δικτυακός τόπος Ιστοσελίδα της Πρακτικής Άσκησης του Πανεπιστημίου Συμβάσεις και μνημόνια συνεργασίας με τους φορείς υποδοχής (223) Καταστάσεις φοιτητών ανά τμήμα (6) Βαθμολογίες και βεβαιώσεις ολοκλήρωσης (653) Ετήσια σχέδια δράσης (3) Εκθέσεις αξιολόγησης των επιμέρους Π.Α. (τελικές και ενδιάμεσες - διαμορφωτικές) (2) Πληροφοριακό Σύστημα Προγράμματος Πρακτικής Άσκησης Διαμορφωτικές εκθέσεις προόδου (2) Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Με τις άλλες δομές ΔΑΣΤΑ, την ΜΟΔΙΠ και με τις γραμματείες των επιμέρους τμημάτων του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας. Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς Συνεργασίες με αντίστοιχες δομές άλλων ΑΕΙ. Συγκεκριμένα, έχουν υπογραφεί πρωτόκολλα συνεργασίας με τα παρακάτω Εκπαιδευτικά Ιδρύματα: Πολυτεχνείο Κρήτης, ΤΕΙ Λαμίας, Ιόνιο Πανεπιστήμιο, Πανεπιστήμιο Στερεάς Ελλάδας, ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας, ΑΣΠΑΙΤΕ, ΤΕΙ Πάτρας, Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας, Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης, ΤΕΙ Ηπείρου, ΤΕΙ Κρήτης, ΤΕΙ Αθήνας, ΤΕΙ Σερρών, ΑΤΕΙ Καλαμάτας, Πανεπιστήμιο Πατρών, ΤΕΙ Λάρισας, Πανεπιστήμιο Αιγαίου, Ανωτάτη Σχολή Καλών Τεχνών και Εθνικό Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών. Συνεργασίες με φορείς απασχόλησης και προώθησης εργασίας. Έχουν υπογραφεί πρωτόκολλα συνεργασίας με την ΑΝΚΟ ΑΕ (Αναπτυξιακή Δυτικής Μακεδονίας), την Περιφέρεια Δυτικής Μακεδονίας, το Δήμο Κοζάνης, το Δήμο Φλώρινας, το ΕΒΕ Κοζάνης, το ΕΒΕ Φλώρινας, τον ΟΑΕΔ Κοζάνης, το ΤΕΕ Δυτικής Μακεδονίας και το Οικονομικό Επιμελητήριο Δυτικής Μακεδονίας. ~ 29 ~

30 Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Όσο αφορά την γενική λειτουργία του, το γραφείο Π.Α. έχει καλές επιδόσεις. Χρειάζεται βελτίωση η επικοινωνία και ο συντονισμός μεταξύ των επιμέρους τμημάτων του Iδρύματος. Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Χρειάζονται κάποιες μικρές βελτιώσεις σε θέματα επικοινωνίας με τις υπόλοιπες δομές του ΔΑΣΤΑ, καθώς επίσης και αμεσότερη επικοινωνία με τα τμήματα και τις διοικητικές δομές του πανεπιστημίου. Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Έγινε πρόσληψη του προσωπικού τον Νοέμβριο του 2012 με αποτέλεσμα να μην έχει συμμετάσχει σε κάποιο πρόγραμμα επιμόρφωσης. Στις 15 Φεβρουαρίου 2013 έχει προγραμματιστεί η συμμετοχή στην 6η Συνάντηση των Γραφείων Πρακτικής Άσκησης της Χώρας, στο Α.Π.Θ. Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Το προσωπικό έχει άρτια γνώση του αντικειμένου. Κρίνεται, όμως, απαραίτητη η συμμετοχή του σε σεμινάρια που θα διοργανώσει η διαχειριστική αρχή. ~ 30 ~

31 Διεύθυνση Διοίκησης και Οικονομικής Διαχείρισης ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Διεύθυνση Διοίκησης και Οικονομικής Διαχείρισης Θωμάς Μπελιάς Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. Έλεγχος έγκαιρης και έγκυρης λειτουργίας των Τμημάτων Διοίκησης και Προσωπικού, Οικονομικής Διαχείρισης, Ακαδημαϊκών Θεμάτων της Κεντρικής Διοίκησης και των Γραμματειών, σ όλο το φάσμα των δραστηριοτήτων αντικειμένων τους. Έγκαιρη και έγκυρη ενημέρωση του Προέδρου και της Διοικούσας Επιτροπής για διοικητικά και οικονομικά θέματα. Διαρκής και άμεση επικοινωνία με το Υπουργείο Παιδείας για την προώθηση ή και επίλυση διοικητικών και οικονομικών θεμάτων. Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της Υπηρεσίας. Διοικητικό προσωπικό ΔΕΠ/ΕΤΕΠ/ΕΕΔΙΠ Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της Υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Μόνιμο προσωπικό: (2 εργαζόμενοι) ΙΔΑΧ: (3 εργαζόμενοι) ΕΤΕΠ: (3 εργαζόμενοι) Σύμβαση έργου: (1 εργαζόμενος) Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας 1. Εισήγηση και υποστήριξη θεμάτων στη Διοικούσα Επιτροπή σχετικά με τις δραστηριότητες των Τμημάτων (Διοίκησης και Προσωπικού, Οικονομικής Διαχείρισης και Ακαδημαϊκών Θεμάτων). 2. Έλεγχος για την παροχή υποστήριξης, ενημέρωσης/πληροφόρησης, στατιστικών στοιχείων και διευκρινίσεων από τα Τμήματα (Διοίκησης και Προσωπικού, Οικονομικής Διαχείρισης και Ακαδημαϊκών Θεμάτων) στις Γραμματείες των Τμημάτων. 3. Επικοινωνία και διαμεσολάβηση στο Υπουργείο Παιδείας. 4. Συλλογή και επεξεργασία στατιστικών στοιχείων από τα Τμήματα της Κεντρικής Διοίκησης. ~ 31 ~

32 5. Ζητήματα οικονομικών θεμάτων (επί του προϋπολογισμού, των διαγωνισμών, των στατιστικών στοιχείων προς το Υπουργείο Παιδείας κ.λ.π.). Αναφέρετε αν υπάρχουν άλλες δευτερεύουσες δραστηριότητες της υπηρεσίας 1. Διαδικασία θεώρησης βιβλιαρίων υγείας. 2. Διαδικασία ελέγχου-έγκρισης αδειών προσωπικού. 3. Διαδικασία χαρακτηρισμού εγγράφων. Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Γραμματείες Τμημάτων Γραμματεία Διοικούσας Επιτροπής Γραμματεία Προέδρου Διοικούσας Επιτροπής Τμήμα Διοίκησης και Προσωπικού Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Ακαδημαϊκών Θεμάτων Τμήμα Μηχανοργάνωσης Τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών Επιτροπή Ερευνών Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς Υπουργείο Παιδείας Γενικό Λογιστήριο του Κράτους Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Καταπολέμηση της γραφειοκρατίας σε κεντρικό επίπεδο (Υπουργεία) Κωδικοποίηση της νομοθεσίας σε κεντρικό επίπεδο (Υπουργεί Τεχνολογική υποστήριξη Στην επικοινωνία, ενημέρωση και συνεργασία μεταξύ των Τμημάτων κ.λπ. Υπηρεσιών Στελέχωση υπηρεσιών με προσωπικό Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Συμμετοχή σε σεμινάρια ΕΚΔΔΑ Δομή Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας ~ 32 ~

33 ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Δομή Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας Φώτιος Τσαμπούρης Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. Η ΔΑΣΤΑ του ΠΔΜ (Δομή Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας) είναι μια οριζόντια δράση της οποίας στόχος είναι να αναπτύσσει τη στρατηγική, το όραμα και τις πολιτικές του ιδρύματος, συνδέοντας την αγορά εργασίας και τη σταδιοδρομία των φοιτητών του. Επίσης, στο να συντονίζει τις υπό-δομές και τις δραστηριότητες που βρίσκονται υπό την επίβλεψή της (Γραφείο Διασύνδεσης-Πρακτική Άσκηση-Μονάδα Καινοτομίας & Επιχειρηματικότητας), ώστε να διασφαλίζεται στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό η βιωσιμότητα των υποδομών αυτών καθώς και στο να αποτελεί την κύρια πύλη διασύνδεσης του ιδρύματος με την αγορά εργασίας και επιχειρηματικότητας Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Φοιτητές ΠΔΜ Απόφοιτοι ΠΔΜ Τοπική κοινωνία Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση ~ 33 ~

34 Ευστάθιος Κικκινίδης, καθηγητής ΤΜΜ - ΠΔΜ, μέλος Δ.Ε. ΠΔΜ o Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου ΔΑΣΤΑ Γεώργιος Κωνσταντάς, προϊστάμενος γραμματείας ΕΛΚΕ ΠΔΜ o Προϊστάμενος Έργου ΔΑΣΤΑ Νικόλαος Παπαγεωργίου, εξωτερικός συνεργάτης o Τεχνική και Διοικητική Υποστήριξη Έργου ΔΑΣΤΑ Φώτιος Τσαμπούρης, εξωτερικός συνεργάτης o Τεχνική και Διοικητική Υποστήριξη Έργου ΔΑΣΤΑ Γεώργιος Μυλωνάς, εξωτερικός συνεργάτης o Υπεύθυνος Πληροφοριακού Συστήματος Έργου ΔΑΣΤΑ Γεώργιος Σαλακίδης, εξωτερικός συνεργάτης o Υπεύθυνος Δικτυακού Τόπου Έργου ΔΑΣΤΑ Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας Επιγραμματικά οι κύριες δραστηριότητες της ΔΑΣΤΑ ΠΔΜ, είναι: Συντονισμός δραστηριοτήτων των υποδομών Ενιαία αντιμετώπιση των ζητημάτων σταδιοδρομίας και απασχόλησης Κοινές δράσεις των επιμέρους δομών Αναγνωρισιμότητα Σύνδεση της Δ.Α.ΣΤΑ και των δομών της με την απασχόληση και τη σταδιοδρομία (μέσα και έξω από το Ίδρυμα) Συμπληρωματικότητα δράσεων των δομών Μεγιστοποίηση ωφελειών Έμφαση σε «ανοιχτές» δράσεις Συμμετοχή των παραγωγικών φορέων Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών προγραμμάτων κλπ) Τρείς (3) Αποφάσεις της Συντονιστικής Επιτροπής της ΔΑΣΤΑ ΠΔΜ για τη την διοργάνωση Ημερίδων και τη συμμετοχή της σε ανοιχτές εκδηλώσεις Μία (1) Απόφαση της Συντονιστικής Επιτροπής της ΔΑΣΤΑ ΠΔΜ για τη σύνταξη και υποβολή του Ετήσιου Σχεδίου δράσης ~ 34 ~

35 Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Γραμματείες Τμημάτων Γραμματεία Επιτροπής Ερευνών Γραμματεία Διοικούσας Επιτροπής Γραμματεία Προέδρου Διοικούσας Επιτροπής Τμήμα Διοίκησης και Προσωπικού Τμήμα Μηχανοργάνωσης Τμήμα Ακαδημαϊκών Θεμάτων Τμήμα Δημοσιευμάτων Τμήμα Διεθνών Σχέσεων και Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων ΜΟΔΙΠ Γραφείο Διασύνδεσης Πρακτική Άσκηση Μονάδα Καινοτομίας & Επιχειρηματικότητας Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς ΑΝΚΟ Α.Ε. Αναπτυξιακή Δυτικής Μακεδονίας ΑΝΦΛΩ Α.Ε Αναπτυξιακή εταιρεία Φλώρινας Δήμος Κοζάνης Δήμος Φλώρινας ΕΒΕ ΠΕ Κοζάνης ΕΒΕ ΠΕ Φλώρινας ΤΕΕ Δυτικής Μακεδονίας Οικονομικό Επιμελητήριο Δυτικής Μακεδονίας Εκθεσιακό Κέντρο Δυτικής Μακεδονίας Περιφέρεια Δυτικής Μακεδονίας ΔΕΗ Α.Ε. Τοπικές Επιχειρήσεις ~ 35 ~

36 Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Περαιτέρω συνεργασίες με τοπικούς φορείς και επιχειρήσεις Περαιτέρω συνεργασίες με άλλα ιδρύματα της χώρας Περαιτέρω συνεργασίες με άλλα ιδρύματα του εξωτερικού Περαιτέρω συνεργασίες με ερευνητικά κέντρα Ακόμη καλύτερος συντονισμός μεταξύ της ΔΑΣΤΑ και των υποδομών της (ΓΔ, ΠΑ, ΜΟΚΕ) Προβολή του έργου της ΔΑΣΤΑ και των υποδομών της Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Καλύτερος συντονισμός και συνεργασία με τα έργα ΔΑΣΤΑ άλλων Ιδρυμάτων Καλύτερος συντονισμός μεταξύ των υποδομών της ΔΑΣΤΑ (ΓΔ, ΠΑ, ΜΟΚΕ) Υιοθέτηση νέων τεχνολογιών Αυτοματοποίηση διαδικασιών Καλύτερος συντονισμός με λοιπά Τμήματα και υπηρεσίες του Ιδρύματος Καλύτερος συντονισμός με τις Γραμματείες των Τμημάτων του ΠΔΜ Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Συμμετοχή σε Συνάντηση Εθνικής Κλίμακας με τα έργα ΔΑΣΤΑ όλων των Ιδρυμάτων της χώρας Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Συνεχής κατάρτιση και εκπαίδευση Πρόσθετες παρατηρήσεις προτάσεις Ανάγκη για πρόσθετη χρηματοδότηση Ενσωμάτωση της ΔΑΣΤΑ (σε μόνιμη βάση) στο οργανόγραμμα του Ιδρύματος Ακόμη καλύτερη επικοινωνία και συνεργασία με τμήματα και υπηρεσίες του Ιδρύματος Μονάδα Διασφάλισης Ποιότητας ~ 36 ~

37 ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Μονάδα Διασφάλισης Ποιότητας Πέτρος Καριώτογλου Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. Η Μονάδα Διασφάλισης Ποιότητας του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας αποτελεί το κεντρικό συντονιστικό όργανο των διαδικασιών διασφάλισης ποιότητας και αξιολόγησης του Ιδρύματος. Στόχος της ΜΟ.ΔΙ.Π του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας είναι η συστηματική, τεκμηριωμένη, καταγραφή και ανάδειξη του έργου κάθε Ακαδημαϊκής Μονάδας και Τμήματος χωριστά, καθώς και του Ιδρύματος συνολικά. Τα σχετικά στοιχεία της αξιολόγησης δημοσιοποιούνται με τρόπο ώστε να προάγεται η διαφάνεια του Εθνικού Συστήματος Ανώτατης Παιδείας και να αναδεικνύεται το σημαντικό έργο το οποίο παράγεται στο Ίδρυμα. Η αξιολόγηση των τμημάτων και συνολικά του ιδρύματος αφορά την ποιότητα του διδακτικού έργου, του ερευνητικού έργου, των προγραμμάτων σπουδών και την ποιότητα των λοιπών υπηρεσιών. Τον Μάιο του 2011 η ΜΟ.ΔΙ.Π. του Ιδρύματος εντάχθηκε στην πράξη με τίτλο «ΜΟ.ΔΙ.Π του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας», στον άξονα προτεραιότητας 2 «Αναβάθμιση της ποιότητας της εκπαίδευσης και προώθηση της κοινωνικής ενσωμάτωσης στις 3 περιφέρειες σταδιακής εξόδου» του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση», που συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο (Ε.Κ.Τ.) και από Εθνικούς πόρους. Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Όλες οι αρμόδιες υπηρεσίες που υφίστανται και λειτουργούν στο Πανεπιστήμιο Δυτικής Μακεδονίας Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση ~ 37 ~

38 Η ΜΟΔΙΠ ΠΔΜ Ανασυγκροτήθηκε τον Ιούλιο του 2014, συνεδριάζει υπό την προεδρία του πρύτανη, Καθηγητή Αντώνη Τουρλιδάκη και στη σύνθεση της μετέχουν πέντε μέλη του Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού (Δ.Ε.Π.), ένας εκπρόσωπος του Διοικητικού Προσωπικού, ένας εκπρόσωπος Ειδικού Εκπαιδευτικού Προσωπικού (Ε.Ε.Π.), ένας εκπρόσωπος Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού (Ε.ΔΙ.Π.), ένας εκπρόσωπος Ειδκού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού (Ε.Τ.Ε.Π.), ένας εκπρόσωπος προπτυχιακών σπουδών και ένας εκπρόσωπος μεταπτυχιακών σπουδών. Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας Η ΜΟ.ΔΙ.Π. είναι αρμόδια, ιδίως, για: α) την ανάπτυξη συγκεκριμένης πολιτικής, στρατηγικής και των απαραίτητων διαδικασιών για τη συνεχή βελτίωση της ποιότητας του έργου και των υπηρεσιών του ιδρύματος, που αποτελεί το εσωτερικό σύστημα διασφάλισης της ποιότητας του ιδρύματος, β) την οργάνωση, λειτουργία και συνεχή βελτίωση του εσωτερικού συστήματος διασφάλισης της ποιότητας του ιδρύματος, γ) το συντονισμό και την υποστήριξη των διαδικασιών αξιολόγησης των ακαδημαϊκών μονάδων και των λοιπών υπηρεσιών του ιδρύματος και δ) την υποστήριξη των διαδικασιών εξωτερικής αξιολόγησης και πιστοποίησης των προγραμμάτων σπουδών και του εσωτερικού συστήματος διασφάλισης της ποιότητας του ιδρύματος, στο πλαίσιο των αρχών, κατευθύνσεων και οδηγιών της ΑΔΙΠ Αναφέρετε αν υπάρχουν άλλες δευτερεύουσες δραστηριότητες της υπηρεσίας Όλα τα μέλη της ΜΟΔΙΠ συνεργάζονται μεταξύ τους και διενεργούν τακτικές συνεδριάσεις για τη σωστή λειτουργία του συστήματος διασφάλισης ποιότητας. Συντονίζουν τα μέλη ΟΜΕΑ για τις διαδικασίες αξιολόγησης στα τμήματα, αναδεικνύουν το έργο που επιτελείται στο ίδρυμα, καταγράφουν τις αδυναμίες, προτείνουν μέτρα βελτίωσης στη διοίκηση του ιδρύματος και βοηθούν στη λήψη αποφάσεων. Επίσης η ΜΟ.ΔΙ.Π. συνεργάζεται με την ΑΔΙΠ, αναπτύσσει πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης των δεδομένων της αξιολόγησης και έχει την ευθύνη για τη συστηματική παρακολούθηση και δημοσιοποίηση στον ιστότοπο του ιδρύματος των σχετικών με την αξιολόγησή του διαδικασιών και των αποτελεσμάτων τους. Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών ~ 38 ~

39 προγραμμάτων κλπ) Συντονισμός και έλεγχος της ετήσιας έκθεσης αξιολόγησης των τεσσάρων ακαδημαικών Τμημάτων του Ιδρύματος Συντονισμός και έλεγχος της τετραετούς εσωτερικής έκθεσης αξιολόγησης και των τεσσάρων ακαδημαικών Τμημάτων του Ιδρύματος Συντονισμός και έλεγχος της έκθεσης αυτοαξιολόγησης του Ιδρύματος (κάθε 4 έτη) Σύνταξη της εσωτερικής έκθεσης αξιολόγησης του έργου της ΜΟΔΙΠ (ανά διετία). Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Η ΜΟΔΙΠ συνεργάζεται με όλες τις Υπηρεσίες του Πανεπιστημίου και είναι υπεύθυνη για τον συντονισμό και την εύρυθμη λειτουργία τους. Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς ΑΔΙΠ Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων ΜΟΔΙΠ άλλων Πανεπιστημίων Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Επιτυχής διεκπεραίωση διαφόρων θεμάτων που προκύπτουν από την ΑΔΙΠ Άρτιος συντονισμός που αφορά σε προετοιμασία των εσωτερικών εκθέσεων των Τμημάτων καθώς και στις διαδικασίες εσωτερικής και εξωτερικής αξιολόγησης τόσο των ακαδημαϊκών μονάδων ειδικά όσο και του Ιδρύματος συλογικά Αναδεικνύει το έργο που επιτελείται στο ίδρυμα, καταγράφει τις αδυναμίες, προτείνει μέτρα βελτίωσης στη διοίκηση του ιδρύματος αλλά και σε κάθε Τμήμα ξεχωριστά και βοηθα στη λήψη αποφάσεων. Περαιτέρω συνεργασίες με τις ΜΟΔΙΠ άλλως ιδρυμάτων της χώρας. Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Στελέχωση του διοικητικού και τεχνικού προσωπκού της υπηρεσίας Επιµόρφωση του προσωπικού σε θέματα διασφάλισης ποιότητας των υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Αυτοματοποίηση διαδικασιών Καλύτερος συντονισμός με λοιπά Τμήματα και υπηρεσίες του Ιδρύματος Καλύτερος συντονισμός με τις Γραμματείες των Τμημάτων του ΠΔΜ Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) ~ 39 ~

40 Από την αρχή της σύστασης της ΜΟΔΙΠ, τόσο τα μέλη ΔΕΠ της όσο και οι εξωτερικοί συνεργάτες του έργου, συμμετείχαν σε διάφορα συνέδρια, ημερίδες άλλων Πανεπιστημίων αλλά και της ΑΔΙΠ τα οποία είχαν ως θέμα την ενίσχυση της διασφάλισης ποιότητας στα Ανώτατα Εκπαιδευτικα Ιδρύματα της Χώρας Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Κρίνεται απαραίτηση η επιμόρφωση του διοικητικού προσωπικού προκειμένου για την άρτια κατάρτισή του σε θέματα διαφάλισης ποιότητας των υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Μονάδα Καινοτομίας και Επιχειρηματικότητας ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ ΜΟ.Κ.Ε. Ελένη Τσακιρίδου Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. Το ερευνητικό εργαστήριο MATER αποτελεί ένα πανεπιστημιακό εργαστήριο που ως στόχο έχει την προώθηση της τεχνολογίας και της καινοτομίας. Το εργαστήριο εδράζεται στο Πανεπιστήμιο Δυτικής Μακεδονίας στην Κοζάνη και η διαχείρισή του ανήκει κυρίως σε επιστήμονες, ακαδημαϊκούς και σε μηχανικούς με μακροχρόνια εμπειρία στον εκπαιδευτικό και ερευνητικό τομέα της διαχείρισης της τεχνολογίας και της καινοτομίας και άλλων σχετικών ζητημάτων περιφερειακής ανάπτυξης. Στο ερευνητικό εργαστήριο MATER συμμετέχουν μέλη του διδακτικού και ερευνητικού προσωπικού και μεταπτυχιακοί φοιτητές του Πανεπιστημίου Μακεδονίας, καθώς και πολλοί ειδικοί επιστήμονες. Το εργαστήριο Διαχείρισης Τεχνολογίας (Mater) αποτελεί μια πλατφόρμα που θα βοηθήσει τις ιδέες και τα πρόσωπα μέσα σε ένα περιφερειακό και διεθνές περιβάλλον να λειτουργήσουν μαζί και στρέφει την έρευνα και τις υπηρεσίες του σε: δημιουργία και διάδοση της γνώσης, της καθοδήγησης και των πληροφοριών για την ~ 40 ~

41 τεχνολογικές καινοτομίες και την ανάπτυξη των πιθανολογικών προτύπων για τις πολιτικές διαχείρισης τεχνολογίας και καινοτομίας ανάπτυξη των πλατφόρμων για τις εικονικές συνόδους και τις συζητήσεις που εξασφαλίζουν την μετάδοση και τη διάδοση της γνώσης και τις πληροφορίες στη ανάπτυξη τομέων της τεχνολογίας, μεταφορά τεχνολογίας, διαχείριση γνώσης, τεχνολογικής καινοτομίας. οργάνωση των διαλέξεων και των σεμιναρίων στον τομέα της διαχείρισης της τεχνολογίας και της καινοτομίας και παροχή ακαδημαϊκής υποστήριξης στο πανεπιστήμιο. παροχή επιστημονικών και τεχνικών συμβουλών στη περιοχή στα θέματα καινοτομίας και Περιφερειακής Ανάπτυξης τεχνική υποστήριξη στο περιφερειακό επιχειρηματικό πνεύμα στην τεχνολογική καινοτομία Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Το εργαστήριο Mater τείνει να βοηθήσει εκείνους που ενδιαφέρονται για τη χρήση της τεχνολογίας και της καινοτομίας και ακριβέστερα: δημόσιες υπηρεσίες λήψης αποφάσεων ιδιωτικές και δημόσιες επιχειρήσεις και οργανώσεις τα ανώτερα εκπαιδευτικά και ερευνητικά ιδρύματα και τους ανθρώπους μέσα σε αυτά Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Η σύσταση του ερευνητικού εργαστηρίου τεχνολογίας (MATER) καθιερώθηκε πρόσφατα στο τμήμα εφαρμοσμένης μηχανικής του Πανεπιστημίου της Δυτικής Μακεδονίας στην Κοζάνη. Το εργαστήριο αποτελείται κυρίως από τους επιστήμονες, τους ακαδημαϊκούς και τους μηχανικούς με τη μακροχρόνια εμπειρία στη διαχείριση τεχνολογίας, καινοτομίας και τα ανταγωνιστικά έργα περιφερειακής ανάπτυξης από τα εθνικά και περιφερειακά λειτουργικά προγράμματα, τα ευρωπαϊκά προγράμματα Ε&Α και τις καινοτόμες ενέργειες του Ευρωπαϊκού Ταμείου Περιφερειακής Ανάπτυξης όπως RIS, RIS+, καινοτόμες ενέργειες της Δυτικής Μακεδονίας, Θεσσαλίας, Ηπείρου, Recite ΙΙ Thessaly, RIS Νότιας Κεντρικής Βουλγαρίας, INNOREGIO: Διάδοση των τεχνολογιών καινοτομίας. Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας ~ 41 ~

42 Το εργαστήριο Mater αποτελεί μια πλατφόρμα που θα βοηθήσει τις ιδέες και τα πρόσωπα μέσα σε ένα περιφερειακό και διεθνές περιβάλλον να λειτουργήσουν μαζί και στρέφει την έρευνα και τις υπηρεσίες του σε: δημιουργία και διάδοση της γνώσης, της καθοδήγησης και των πληροφοριών για την τεχνολογικές καινοτομίες και την ανάπτυξη των πιθανολογικών προτύπων για τις πολιτικές διαχείρισης τεχνολογίας και καινοτομίας ανάπτυξη των πλατφόρμων για τις εικονικές συνόδους και τις συζητήσεις που εξασφαλίζουν την μετάδοση και τη διάδοση της γνώσης και τις πληροφορίες στη ανάπτυξη τομέων της τεχνολογίας, μεταφορά τεχνολογίας, διαχείριση γνώσης, τεχνολογικής καινοτομίας. οργάνωση των διαλέξεων και των σεμιναρίων στον τομέα της διαχείρισης της τεχνολογίας και της καινοτομίας και παροχή ακαδημαϊκής υποστήριξης στο πανεπιστήμιο. παροχή επιστημονικών και τεχνικών συμβουλών στη περιοχή στα θέματα καινοτομίας και Περιφερειακής Ανάπτυξης τεχνική υποστήριξη στο περιφερειακό επιχειρηματικό πνεύμα στην τεχνολογική καινοτομία Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών προγραμμάτων κλπ) Το εργαστήριο έχει συμμετάσχει σε πλήθος ερευνητικών έργων που αριθμούν πάνω από 40. Αυτά αφορούν, στη διαχείριση τεχνολογίας, καινοτομίας και τα ανταγωνιστικά έργα περιφερειακής ανάπτυξης από τα εθνικά και περιφερειακά λειτουργικά προγράμματα, τα ευρωπαϊκά προγράμματα Ε&Α και τις καινοτόμες ενέργειες του Ευρωπαϊκού Ταμείου Περιφερειακής Ανάπτυξης όπως RIS, RIS+, καινοτόμες ενέργειες της Δυτικής Μακεδονίας, Θεσσαλίας, Ηπείρου, Recite ΙΙ Thessaly, RIS Νότιας Κεντρικής Βουλγαρίας, INNOREGIO: Διάδοση των τεχνολογιών καινοτομίας. Το Materlab έχει οργανώσει και εκτελέσει ένα μεγάλο αριθμό προγραμμάτων κατάρτισης, κυρίως για την επιχειρηματική κοινότητα και τους νέους αποφοίτους. Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Το εργαστήριο έχει φέρει εις πέρας το έργο της Μονάδας Καινοτομίας και Επιχειρηματικότητας με επιστημονικά υπεύθυνο τον Καθηγητή, Ι.Λ Μπακούρο. Η ΜΟΚΕ αποτελεί έναν από τους 3 πυλώνες της ΔΑΣΤΑ, οπότε και υπήρξε άμεση συνεργασία με την πρακτική Άσκηση και με το Γραφείο Διασύνδεσης. Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς ~ 42 ~

43 Η λίστα των συνεργαζόμενων φορέων και οργανισμών με τα οποία έχει συνεργαστεί το Materlab είναι πολύ μεγάλη. Ενδεικτικά αναφέρουμε: Lower Austrian Government, Dept. Economic Affairs, Tourism and Technology Multidisciplinary European Research Institute Graz Region of Lower Austria Flemish government - Agency for Economy, Brussels Region of Wallonie Bretagne Innovation Toulon Var Technologies (BIC TVT) Region of Basse Normandie Region of Lorraine Aufbauwerk Region Leipzig GmbH District of Muldentalkreis IDEUM Unternehmensberatung, Stutgard Kompass Centre for Startups in Frankfurt Public Innovation Agency for ICT and Media of Stuttgart Region of Bremen SEZ (Steinbeis-Europa-Zentrum), Stutgard Alexandria Zone of Innovation, Thessaloniki Aristotle University of Thessaloniki Association of Industries of Northern Creece, Thessaly, Sterea Ellada Atlantis Engineering S.A. / Atlantis Consulting S.A. BICs of Epirus, Attika Corfu Euro Info Center, Thessaly Euro Info Center Democritus University, East Macedonia and Thrace Development Agencies of Western Macedonia (ANKO), Karditsa (ANKA) Enterprise Europe Network, Kozani Euroconsultants SA Foundation of Research and Technology Hellas General Secretariat for Research and Technology International Centre for Black Sea Studies (ICBSS) KETA of Crete, Thessaly, Western Macedonia Patras Science Park S.A. Planet Consulting S.A. Regions of Aegean Islands, Central Macedonia, Crete, Ionian Islands, Sterea Ellada, Thessaly, ~ 43 ~

44 West Macedonia, Western Greece, Regional Development Agency of West Macedonia Science and Technology Park of Crete South East European Research Centre - SEERC Technological Education Institute of Western Macedonia, Thessaloniki, Kavala Thessaloniki Technology Park Management & Development Corporation S.A (TTP.MDC S.A) University of Northern Aegean University of Patras University of Thessaly URENIO Research Unit Και πολλούς άλλους. Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Οι επιδόσεις του εργαστηρίου είναι σε άριστο σημείο. Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Η λειτουργία θα βελτιωνόταν σημαντικά με πρόσληψη επιπλέον ερευνητικού προσωπικού, καθώς και με τη χρηματοδότησή του είτε από το ίδιο το Πανεπιστήμιο είτε από την Κυβέρνηση. Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Το προσωπικό του εργαστηρίου όπως προαναφέρθηκε αποτελείται από καθηγητές και ερευνητές με πολύ μεγάλη γνώση του αντικειμένου της καινοτομίας και της επιχειρηματικότητας. Η ερευνητική τους δραστηριότητα αυξάνεται ετησίως με τη συμμετοχή σε συνέδρια και σεμινάρια, με τη συμμετοχή σε πλήθος ερευνητικών προγραμμάτων καθώς και με τη διδασκαλία καθ έδρας των μαθημάτων καινοτομίας και επιχειρηματικότητας. Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Δεν υπάρχουν. Τμήμα Ακαδημαϊκών Θεμάτων ~ 44 ~

45 ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Τμήμα Ανακδημαϊκών Θεμάτων Βαρβάρα Βουνάτσου Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. Επικοινωνία με το Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, Πολιτισμού και Αθλητισμού και άλλους οργανισμούς στο πλαίσιο της πληρέστερης και ολοκληρωμένης ενημέρωσης και υποστήριξης της ακαδημαϊκής κοινότητας για ακαδημαϊκά και φοιτητικά θέματα. Έγκαιρη και έγκυρη ενημέρωση των Γραμματειών των Τμημάτων. Έγκαιρη και έγκυρη ενημέρωση του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων, Πολιτισμού και Αθλητισμού. Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Φοιτητές ΔΕΠ/ΕΤΕΠ/ΕΕΔΙΠ Διοικητικό προσωπικό Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Δεν υπάρχει προσωπικό, αν και οι ανάγκες του Τμήματος απαιτούν τουλάχιστον 1 άτομο. Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας 1. Παροχή υποστήριξης, ενημέρωσης / πληροφόρησης, στατιστικών και διευκρινίσεων στις Γραμματείες των Τμημάτων για: Θέματα σχετικά με τις εγγραφές των φοιτητών και γενικώς για ακαδημαϊκά και φοιτητικά θέματα. Μεταπτυχιακά θέματα (υποβολή νέων μεταπτυχιακών προτάσεων στο Υπουργείο και τροποποίηση υπαρχόντων). Νόμους, διατάξεις και εγκυκλίους του Υπουργείου. Παροχή υποτροφιών σε φοιτητές. 2. Επικοινωνία και διαμεσολάβηση στο Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, Πολιτισμού και Αθλητισμού (π.χ. Δ/νση Σπουδών και Φοιτητικής Μέριμνας, Δ/νση Μεταπτυχιακών Σπουδών και Έρευνας κλπ). 3. Συλλογή, επεξεργασία και προώθηση στατιστικών στοιχείων στο Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, Πολιτισμού και Αθλητισμού. 4. Σίτιση φοιτητών Ανακοίνωση προς τις Γραμματείες και την κεντρική ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου Αξιολόγηση αιτήσεων Κατάρτιση πινάκων αξιολόγησης Επιλογή δικαιούχων ~ 45 ~

46 Προώθηση στη Διοικούσα Επιτροπή Κάρτες σίτισης Ενημέρωση των Τμημάτων 5. Στέγαση φοιτητών Ανακοίνωση προς τις Γραμματείες και την κεντρική ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου Αξιολόγηση αιτήσεων Κατάρτιση πινάκων αξιολόγησης Επιλογή δικαιούχων Προώθηση στη Διοικούσα Επιτροπή Ενημέρωση των Τμημάτων 6. Έκδοση και θεώρηση βιβλιαρίων υγείας. Αναφέρετε αν υπάρχουν άλλες δευτερεύουσες δραστηριότητες της υπηρεσίας 1. Προώθηση θεμάτων στη Διοικούσα Επιτροπή σχετικών με τις δραστηριότητες του Τμήματος. 2. Προβλέψεις εκτιμήσεις και προγραμματισμός εισακτέων φοιτητών στα Τμήματα. Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών προγραμμάτων κλπ) 1. Αριθμός αιτήσεων για σίτιση για το ακαδ. έτος (786 αιτήσεις καταχωρήθηκαν σε βάση δεδομένων excel, έλεγχος δικαιολογητικών, έκδοση αποτελεσμάτων, αποστολή στην Επιτροπή Σίτισης για επικύρωση). Συμπλήρωση 590 καρτών σίτισης, όσος και ο αριθμός των δικαιούχων φοιτητών. 2. Αριθμός αιτήσεων για στέγαση για το ακαδ. έτος (175 αιτήσεις καταχωρήθηκαν σε βάση δεδομένων excel, έλεγχος δικαιολογητικών, έκδοση αποτελεσμάτων, αποστολή στην Επιτροπή Στέγασης για επικύρωση). 3. Αριθμός βιβλιαρίων υγείας: α) Ενδεικτικά, για το ακαδ. έτος θεωρήθηκαν 180 βιβλιάρια υγείας μελών ΔΕΠ και προστατευόμενων μελών, μόνιμου προσωπικού, ΕΤΕΠ, ΕΕΔΙΠ, φοιτητών ασφαλισμένων στο ΠΔΜ. β) Ενδεικτικά, για το ακαδ. έτος εκδόθηκαν 41 νέα βιβλιάρια υγείας φοιτητών (έλεγχος δικαιολογητικών, συμπλήρωση βιβλιαρίων). Επίσης, εκδόθηκαν 4 νέα βιβλιάρια υγείας μελών ΔΕΠ (συμπλήρωση απογραφικού δελτίου, βιβλιαρίου υγείας και έκδοση βεβαίωσης εργοδότη). 4. Αριθμός αποφάσεων, στοιχείων στο Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, Πολιτισμού και Αθλητισμού, στις Γραμματείες Τμημάτων, στην Επιτροπή Σίτισης και Στέγασης. Ενδεικτικά, για το ακαδ. έτος στάλθηκαν 120 αποφάσεις. 5. Αριθμός ηλεκτρονικών μηνυμάτων στις Γραμματείες Τμημάτων (ενδεικτικά 250 το ακαδ. έτος ). 6. Χρόνος τηλεφωνικών συνδιαλέξεων με Γραμματείες Τμημάτων και με το Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, Πολιτισμού και Αθλητισμού. Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου ~ 46 ~

47 Γραμματείες Τμημάτων Δ/νση Διοίκησης και Οικονομικής Διαχείρισης Γραμματεία Διοικούσας Επιτροπής Γραμματεία Προέδρου Διοικούσας Επιτροπής Τμήμα Διοίκησης και Προσωπικού Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Μηχανοργάνωσης Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς Συνεχής συνεργασία με το Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, Πολιτισμού και Αθλητισμού Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Υποστήριξη φοιτητικής μέριμνας Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Υιοθέτηση νέων τεχνολογιών. Αυτοματοποίηση διαδικασιών. Καλύτερη επικοινωνία με λοιπά Τμήματα. Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Δεν υπάρχει προσωπικό Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Δεν υπάρχει προσωπικό Πρόσθετες παρατηρήσεις προτάσεις 1. Ανάγκη για πρόσθετο προσωπικό. 2. Χρήση τεχνολογίας. 3. Μεγαλύτερη επικοινωνία και ενημέρωση. 4. Μεγαλύτερη συνεργασία μεταξύ Τμημάτων. Τμήμα Διεθνών Σχέσεων και Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ~ 47 ~

48 ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Τμήμα Διεθνών Σχέσεων & Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων Νίκος Παπαγεωργίου Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. Το Γραφείο Διεθνών Σχέσεων και Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων είναι υπεύθυνο για την υπογραφή διαπανεπιστημιακών συμφωνιών, την παρακολούθηση της υλοποίησής τους, τη συγκέντρωση και τη διανομή προγραμμάτων επιστημονικών ανταλλαγών καθώς και των προγραμμάτων, που αναπτύσσονται στα πλαίσια των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Φοιτητές ΠΔΜ Φοιτητές άλλων Ιδρυμάτων Διδακτικό προσωπικό ΠΔΜ Διδακτικό προσωπικό άλλων Ιδρυμάτων Διοικητικό προσωπικό ΠΔΜ Διοικητικό προσωπικό άλλων Ιδρυμάτων Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Νικόλαος Παπαγεωργίου, εξωτερικός συνεργάτης Φώτιος Τσαμπούρης, εξωτερικός συνεργάτης Γεώργιος Μυλωνάς, εξωτερικός συνεργάτης Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας ~ 48 ~

49 Επιγραμματικά οι κύριες δραστηριότητες του Γραφείου Διεθνών Σχέσεων και Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων, είναι: Την υπογραφή διαπανεπιστημιακών συμφωνιών, την παρακολούθηση της υλοποίησής τους, τη συγκέντρωση και τη διανομή προγραμμάτων επιστημονικών ανταλλαγών καθώς και των προγραμμάτων που αναπτύσσονται στα πλαίσια των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Τον προγραμματισμό, την οργάνωση και την προβολή του ιδρύματος και του έργου του στο εξωτερικό. Την υπογραφή συμβάσεων με ξένα πανεπιστήμια. Την οργάνωση της φιλοξενίας αλλοδαπών επιστημόνων ή άλλων επισήμων επισκεπτών που προσκαλούνται από το Πανεπιστήμιο. Την ενημέρωση ελλήνων ή αλλοδαπών υποψηφίων φοιτητών σχετικά με το Ίδρυμα, την ενημέρωση με έντυπα και ξεναγήσεις. Τη σύσφιξη των σχέσεων του Πανεπιστημίου με τα υπόλοιπα ΑΕΙ της χώρας, με τους φορείς, τον επιχειρηματικό κόσμο και την κοινωνία της πόλης μας, αλλά και της ευρύτερης περιοχής της Βόρειας Ελλάδας και των Βαλκανίων Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Γραμματείες Τμημάτων Γραμματεία Επιτροπής Ερευνών Γραμματεία Διοικούσας Επιτροπής Γραμματεία Προέδρου Διοικούσας Επιτροπής Τμήμα Διοίκησης και Προσωπικού Τμήμα Μηχανοργάνωσης Τμήμα Ακαδημαϊκών Θεμάτων Τμήμα Δημοσιευμάτων ΔΑΣΤΑ ΜΟΔΙΠ Γραφείο Διασύνδεσης Πρακτική Άσκηση Μονάδα Καινοτομίας & Επιχειρηματικότητας Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς ~ 49 ~

50 ΙΚΥ (Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών) Γραφεία Διεθνών Σχέσεων και Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων άλλων Ιδρυμάτων Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Περαιτέρω συνεργασίες με άλλα ιδρύματα της χώρας Περαιτέρω συνεργασίες με άλλα ιδρύματα του εξωτερικού Ακόμη καλύτερος συντονισμός μεταξύ του Γραφείου Διεθνών Σχέσεων και Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων και των άλλων Τμημάτων του Πανεπιστημίου Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Υιοθέτηση νέων τεχνολογιών Αυτοματοποίηση διαδικασιών Καλύτερος συντονισμός με λοιπά Τμήματα και υπηρεσίες του Ιδρύματος Καλύτερος συντονισμός με τις Γραμματείες των Τμημάτων του ΠΔΜ Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Συνεχής κατάρτιση και εκπαίδευση Πρόσθετες παρατηρήσεις προτάσεις Ανάγκη για πρόσθετη χρηματοδότηση Ακόμη καλύτερη επικοινωνία και συνεργασία με τμήματα και υπηρεσίες του Ιδρύματος Τμήμα Διοίκησης Προσωπικού ~ 50 ~

51 ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Τμήμα Διοίκησης & Προσωπικού Μαρία Λιάκου Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. Ο προγραμματισμός διαδικασιών-δραστηριοτήτων που αφορούν τη διακίνηση εγγράφων καθώς και την υπηρεσιακή κατάσταση-μεταβολή του ανθρώπινου δυναμικού (προσωπικού) ώστε κάθε τμηματική λειτουργία να ευθυγραμμιστεί με τη συνολική υπηρεσιακή στρατηγική του πανεπιστημίου. Έγκυρη και έγκαιρη διαδικασία της αλληλογραφίας. Έγκαιρη προώθηση διαδικασιών που αφορούν την υπηρεσιακή κατάσταση-μεταβολή του προσωπικού. Έγκαιρη και έγκυρη ενημέρωση των Γραμματειών των Τμημάτων του Π.Δ.Μ. Έγκυρη και έγκαιρη ενημέρωση των Υπουργείων και άλλων υπηρεσιών Σωστή τήρηση του γενικού αρχείου του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας (Π.Δ.Μ.). Σωστή τήρηση μητρώου και ηλεκτρονικού αρχείου του προσωπικού (Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού, Ειδικού Εργαστηριακού και Διδακτικού Προσωπικού (Ε.Ε.ΔΙ.Π.), Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού (Ε.Τ.Ε.Π), Μόνιμοι Υπάλληλοι, Ιδιωτικού Δικαίου Αορίστου Χρόνου (Ι.Δ.Α.Χ), Έκτακτο Διδακτικό Προσωπικό). Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Προσωπικό(Μέλη ΔΕΠ, Ε.Ε.ΔΙ.Π., Ε.Τ.Ε.Π., Μόνιμοι Υπάλληλοι, Υπάλληλοι ΙΔΑΧ, Έκτακτο Διδακτικό Προσωπικό) Πολίτες Όλες οι υπόλοιπες Υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Το Τμήμα Διοίκησης & Προσωπικού εποπτεύεται από τη Δ/νση Διοικ. & Οικ. Διαχείρισης και το υπάρχον προσωπικό του ανέρχεται σε τρία (3) άτομα συμπεριλαμβανόμενου και της Υπεύθυνης. ~ 51 ~

52 ΠΕ Διοικητικού-Οικονομικού, υπάλληλος Ι.Δ.Α.Χ με μεταπτυχιακές σπουδές(υπεύθυνη) ΠΕ Γεωτεχνικών, υπάλληλος Ι.Δ.Α.Χ με μεταπτυχιακές σπουδές ΤΕ ΕΤΕΠ με αντικείμενο «Διοικητική & οικονομική υποστήριξη ερευνητικών, ευρωπαϊκών, εκπαιδευτικών προγραμμάτων, με υποβοήθηση εργαστηριακού και ερευνητικού έργου και την εν γένει υποστήριξη διοικητικών δομών» Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας 1. Διαδικασία παραλαβής και αποστολής της αλληλογραφίας. 2. Διαδικασία πρωτοκόλλησης χαρακτηρισμού διανομής εγγράφων. 3. Διαδικασία προγραμματισμού οργανικών θέσεων. 4. Διαδικασία αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών. 5. Διαδικασίες που αφορούν την υπηρεσιακή κατάσταση-μεταβολή του προσωπικού: προκήρυξη θέσεων, πρόσληψη προσωπικού (Μόνιμοι Υπάλληλοι, Ι.Δ.Α.Χ, Ι.Δ.Ο.Χ), εκλογή προσωπικού (Καθηγητές, Λέκτορες, Ε.Ε.Π., Ε.ΔΙ.Π, Ε.Τ.Ε.Π), διορισμός, μονιμοποίηση, εξέλιξη, μετακίνηση (απόσπαση-μετάταξη), παραίτηση, συνταξιοδότηση προσωπικού. 6. Διαδικασία απογραφής προσωπικού στο μητρώο μισθοδοτούμενων από το ελληνικό δημόσιο. 7. Διαδικασία τήρησης του μητρώου και ηλεκτρονικού αρχείου του προσωπικού 8. Διάθεση στατιστικών στοιχείων ανά μήνα, τρίμηνο και έτος σε Υπουργεία. 9. Διαδικασία τήρησης του γενικού αρχείου του Π.Δ.Μ. 10. Διαδικασίες επιμόρφωσης προσωπικού. Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών προγραμμάτων κλπ) Ετήσιος αριθμός έκδοσης εγγράφων και ενεργειών που αφορούν το προσωπικό(δεπ- ΕΕΔΙΠ-ΕΤΕΠ-Μ.Υ-ΙΔΑΧΕ.Ε.τουΠ.Δ.407/80) ~ 52 ~

53 Πρωτόκολλο(εισαγωγή στο λογισμικό /έλεγχος/ συσχετισμός) 3866 Αλληλογραφία(αποστολή με ταχυδρομείο-courier) 645 Πιστοποιητικά/Βεβαιώσεις Προϋπηρεσίας 372 Διορισμοί-Εξελίξεις ΔΕΠ-ΕΕΔΙΠ-ΕΤΕΠ(Συνοδευτικά έγγραφα/ Προεδρικές Πράξεις) 225 Προσλήψεις Ε.Ε. του Π.Δ.407/80(Προεδρικές Πράξεις /Συμβάσεις) 360 Υπηρεσιακές Μεταβολές(Αναγνώριση προϋπηρεσίας/λύση Υπαλ. Σχέσης/Αναγν.Μεταπτ/Μ.Κ./Πιστοπ.επιδ.παραμεθ.) 37 Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση 55 Στατιστικά στοιχεία σε διάφορους φορείς 53 Εγγραφές στο Μητρώο Μισθοδοτούμενων του Ελληνικού Δημοσίου 151 Εγγραφές στο πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού για την τήρηση του ηλεκτρονικού αρχείου(άδειες-μετακινήσεις-υπηρεσιακές μεταβολές) 1192 Μετατάξεις-Αποσπάσεις(συνοδευτικά έγγραφα) 14 Επιμόρφωση (Συνοδευτικά έγγραφα για την έγκριση) 12 Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Με όλα τα Τμήματα του Πανεπιστημίου (Γραμματείες Τμημάτων, Γραμματεία Κοσμητείας, Τμήμα Μηχανοργάνωσης, Ε.Λ.Κ.Ε, Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης, γραφείο Διασύνδεσης, Τμήμα Ακαδημαϊκών Θεμάτων, Τμήμα Δημοσιευμάτων και Εκδόσεων, Τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών, Γραμματεία Διοικούσας Επιτροπής (Δ.Ε.), Γραμματεία Προέδρου της Δ.Ε στο πλαίσιο της διεκπεραίωσης της αλληλογραφίας, της πρωτοκόλλησης εγγράφων και της τήρησης του γενικού αρχείου του Π.Δ.Μ. Με τη Γραμματεία της Διοικούσας Επιτροπής για προώθηση θεμάτων του Τμήματος Διοίκησης και Προσωπικού προς συζήτηση, έγκριση και έκδοση αποφάσεων από τη Διοικούσα Επιτροπή. Γραφείο Προέδρου της Διοικούσας Επιτροπής για συνεργασία στον έλεγχο νομιμότητας προκηρύξεων πλήρωσης θέσεων και φακέλων διορισμού του προσωπικού. Γραμματείες Τμημάτων για όλες τις διαδικασίες που αφορούν στην υπηρεσιακή κατάστασημεταβολή του προσωπικού του εκάστοτε Τμήματος. Τμήμα Ακαδημαϊκών Θεμάτων για τη διαδικασία διάθεσης στατιστικών στοιχείων. Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης για προώθηση των διοικητικών πράξεων που αφορά υπηρεσιακή κατάσταση-μεταβολή του προσωπικού. Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς Υπουργείο Παιδείας Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης Με άλλα ΑΕΙ της ημεδαπής και αλλοδαπής ~ 53 ~

54 Για διαρκή αμφίδρομη ενημέρωση, παροχή στατιστικών στοιχείων, ανταλλαγή τεχνογνωσίας με όλα τα παραπάνω. Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Η γνώση του αντικειμένου, η συνεχή κατάρτιση επιμόρφωση, η διάθεση για δουλειά, η μεθοδικότητα-οργανωτική ικανότητα και η άριστη συνεργασία μεταξύ των υπαλλήλων του Τμήματος αλλά και των υπαλλήλων άλλων τμημάτων του Ιδρύματος, άλλων υπηρεσιών & φορέων, δημιουργούν τις συνθήκες για πολύ καλές επιδόσεις του Τμήματος σε όλες τις διαδικασίες. Ωστόσο, με την αποκλειστική χρήση της τεχνολογίας θα μπορούσαν να βελτιωθούν ακόμη περισσότερο. Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. 1. Καταπολέμηση της γραφειοκρατίας σε κεντρικό επίπεδο (Υπουργεία): 1.1. Κωδικοποίηση της νομοθεσίας 1.2. Σύνταξη ενημερωτικών εγκυκλίων, εγκαίρως και με σαφήνεια από την κεντρική διοίκηση. 2. Τυποποίηση εγγράφων και διαδικασιών σε επίπεδο κεντρικής διοίκησης (Υπουργεία), σε επίπεδο φορέα (Π.Δ.Μ.) και σε επίπεδο Τμήματος (Τμήμα Διοίκησης και Προσωπικού) 3. Προσδιορισμός των στόχων ανά τακτά χρονικά διαστήματα. 4. Χρήση της τεχνολογίας από όλα τα Τμήματα του Π.Δ.Μ. 5. Επιμόρφωση υπαλλήλων άλλων Τμημάτων. 6. Σαφής διάκριση του ρόλου, των αρμοδιοτήτων και των καθηκόντων του Τμήματος Διοίκησης και Προσωπικού μέσα από μια νέα δομή οργανισμού. Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Εκπαίδευση Στελεχών Διευθύνσεων Προσωπικού σε Θέματα Διοίκησης και Υπηρεσιακών Μεταβολών(Εθνικό Κέντρο Δημόσιας Διοίκησης και Υπεύθυνη ΠΕ Διοικητικού-Οικονομικού Αυτοδιοίκησης/Ε.Κ.Δ.Δ.Α) Εκπαίδευση Προϊσταμένων Τμημάτων (Ε.Κ.Δ.Δ.Α) Διοίκηση μέσω στόχων και μέτρηση της αποδοτικότητας(ε.κ.δ.δ.α) Ο νέος Δημοσιοϋπαλληλικός ~ 54 ~

55 Υπάλληλος ΠΕ Γεωτεχνικών Κώδικας(Ε.Κ.Δ.Δ.Α) Αρχές και Πρακτικές Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού στο Δημόσιο Τομέα- Εργαλεία Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης(Ε.Κ.Δ.Δ.Α) Βελτίωση Δεξιοτήτων Επικοινωνίας, Ομαδικής Συνεργασίας, Διαχείρισης Συγκρούσεων και Κρίσεων(Ε.Κ.Δ.Δ.Α) Ενιαίο Βαθμολόγιο- ΜισθολόγιοΝ.4024/2011(Ιδιωτική Εταιρεία) Συμμετοχή σε Επιμορφωτικό Πρόγραμμα Ανταλλαγής Υπαλλήλων Διοικητικού Προσωπικού στο Clausthal University of Technology στη Γερμανία(Erasmus) Διοίκηση μέσω στόχων και μέτρηση της αποδοτικότητας(ε.κ.δ.δ.α) Βελτίωση Δεξιοτήτων Επικοινωνίας, Ομαδικής Συνεργασίας, Διαχείρισης Συγκρούσεων και Κρίσεων(Ε.Κ.Δ.Δ.Α) Ενιαίο Βαθμολόγιο- ΜισθολόγιοΝ.4024/2011(Ιδιωτική Εταιρεία) Κοινό Πλαίσιο Αξιολόγησης -2 ο Επίπεδο(Διαβαλκανικό Ινστιτούτο Δημόσιας Διοίκησης) Σχεδιαστικά Προγράμματα AUTOCAD I(Ε.Κ.Δ.Δ.Α) Γεωγραφικά Συστήματα Πληροφοριών(Ε.Κ.Δ.Δ.Α) Συμμετοχή σε Επιμορφωτικό Πρόγραμμα Ανταλλαγής Υπαλλήλων Διοικητικού Προσωπικού στο University of Humanities and Economics στην Πολωνία(Erasmus) Συμμετοχή σε Επιμορφωτικό ~ 55 ~

56 Υπάλληλος ΤΕ ΕΤΕΠ με αντικείμενο «Διοικητική & οικονομική υποστήριξη ερευνητικών, ευρωπαϊκών, εκπαιδευτικών προγραμμάτων, με υποβοήθηση εργαστηριακού και ερευνητικού έργου και την εν γένει υποστήριξη διοικητικών δομών» Πρόγραμμα Ανταλλαγής Υπαλλήλων Διοικητικού Προσωπικού στο University of Ljubljana στη Σλοβενία(Erasmus) Ηλεκτρονική Γραμματειακή Υποστήριξη(Ε.Κ.Δ.Δ.Α) Συμμετοχή σε Επιμορφωτικό Πρόγραμμα Ανταλλαγής Υπαλλήλων Διοικητικού Προσωπικού στο University of Humanities and Economics στην Πολωνία(Erasmus) Συμμετοχή σε Επιμορφωτικό Πρόγραμμα Ανταλλαγής Υπαλλήλων Διοικητικού Προσωπικού στο University of Barcelona στην Ισπανία(Erasmus) Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Προτυποποίηση Ηλεκτρονικών Εγγράφων Ποιοτικές Υπηρεσίες του Δημοσίου Τομέα προς τον πολίτη Η Εφαρμογή της Πειθαρχικής Διαδικασίας στο Δημόσιο Χτίζοντας την Αποτελεσματική Ομάδα Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση Νέος Νόμος για τα ΑΕΙ Πρόσθετες παρατηρήσεις προτάσεις Ενίσχυση του Τμήματος με προσωπικό. Σύνταξη οδηγιών, τυποποίηση των διαδικασιών και σύνταξη προτύπων εγγράφων εκ μέρους του Τμήματος Διοίκησης και Προσωπικού(κατόπιν ελέγχου από τον νομικό συμβούλο του Π.Δ.Μ) στις διαδικασίες που εμπλέκεται. Οι οδηγίες θα είναι λεπτομερείς, και σαφείς. Θα αποστέλλονται σε όλα τα εμπλεκόμενα Τμήματα του Π.Δ.Μ. και θα εκτελούνται με ακρίβεια. Με αυτόν τον τρόπο θα αποφεύγονται παρερμηνείες, θα ενημερώνονται όλοι οι εμπλεκόμενοι υπάλληλοι για τις νέες νομοθετικές διατάξεις που θα προκύπτουν, θα αποπερατώνεται ευκολότερα και ορθότερα κάθε διαδικασία και θα είναι ευκολότερος ο έλεγχός της. ~ 56 ~

57 Ενίσχυση της επικοινωνίας με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Έτσι θα υπάρχει η δυνατότητα από τον αρμόδιο υπάλληλο να ταξινομεί τις εκκρεμότητές του και να τις ιεραρχεί με βάση τη σημαντικότητα ή το χρόνο εκτέλεσης. Επίσης, θα υπάρχει ο απαραίτητος χρόνος για να μελετηθεί κάθε υπόθεση. Τέλος, θα εξοικονομείται χρόνος και χρήμα από την ηλεκτρονική αποστολή και λήψη των εγγράφων. Επιπλέον επιμόρφωση του προσωπικού του Τμήματος. Οι υπάλληλοι θα έχουν τη δυνατότητα να ενημερώνονται για τις νέες νομοθετικές ρυθμίσεις και τις καινούριες τάσεις στη διοίκηση, θα έρχονται σε επαφή με συναδέρφους από άλλους φορείς ανταλλάσσοντας γνώσεις και απόψεις και θα διευρύνουν το ορίζοντα σκέψεών τους σε θέματα διοίκησης και προσωπικού. Στις διαδικασίες απολογισμού και αποτίμησης έργου του Τμήματος αλλά και γενικότερα των άλλων διοικητικών υπηρεσιών του Π.Δ.Μ. Τμήμα Μηχανοργάνωσης ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Τμήμα Μηχανοργάνωσης Παναγιώτης Βουτσκίδης Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. Ο κύριος σκοπός του Τμήματος Μηχανοργάνωσης είναι η καλή λειτουργία του δικτύου και των ηλεκτρονικών υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. Επιμέρους στόχοι: Διαχείριση δικτύου δεδομένων/φωνής του Πανεπιστημίου Διαχείριση του συνόλου των ηλεκτρονικών υπηρεσιών του Πανεπιστημίου ( , web, dns, φοιτητολόγιο, κ.α.) Τεχνική υποστήριξη σε θέματα υλικού λογισμικού της Διοίκησης του Πανεπιστημίου και του ΕΛΚΕ Τεχνική υποστήριξη σε θέματα ηλεκτρονικών υπηρεσιών προς το σύνολο της ακαδημαϊκής κοινότητας (φοιτητές, μέλη ΔΕΠ, διοικητικό προσωπικό) Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Από τη λειτουργία του Τμήματος Μηχανοργάνωσης, ωφελούνται όλα τα μέλη της κοινότητας ~ 57 ~

58 του Πανεπιστημίου: διοικητικό προσωπικό, μέλη ΔΕΠ, φοιτητές. Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Το Τμήμα Μηχανοργάνωσης στελεχώνεται από τους εξής: Παναγιώτης Βουτσκίδης, μόνιμος υπάλληλος, Προϊστάμενος Τμήματος Γεώργιος Σαλακίδης, συμβασιούχος έργου Από το φθινόπωρο του 2011, μέσω του προγράμματος της Πρακτικής Άσκησης, στο Τμήμα Μηχανοργάνωσης απασχολείται ένας φοιτητής/φοιτήτρια που εναλλάσεται κάθε 3 μηνες. Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας Αντιμετώπιση προβλημάτων στο δίκτυο δεδομένων/φωνής Αντιμετώπιση προβλημάτων στη λειτουργία των διακομιστών και των ηλεκτρονικών υπηρεσιών Αντιμετώπιστη προβλημάτων υλικού/λογισμικού στο δίκτυο της Διοίκησης και του ΕΛΚΕ Έλεγχος καλής λειτουργίας/διαχείριση/συντήρηση/αναβαθμίσεις του δικτύου, των διακομιστών και των ηλεκτρονικών υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Έλεγχος καλής λειτουργίας/διαχείριση/συντήρηση/αναβαθμίσεις των Η/Υ της Διοίκησης Παροχή τεχνικής υποστήριξης στα μέλη του Πανεπιστημίου Προμήθεια ηλεκτρονικού εξοπλισμού για τις ανάγκες του δικτύου και της Διοίκησης Αναφέρετε αν υπάρχουν άλλες δευτερεύουσες δραστηριότητες της υπηρεσίας Δημιουργία λογισμικού/εφαρμογών Αρωγή σε θέματα υλικού/λογισμικού για εκδηλώσεις/τηλεδιασκέψεις Δημιουργία ιστοσελίδων Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών προγραμμάτων κλπ) Κάθε συμβάν και κάθε ενέργεια του Τμήματος Μηχανοργάνωσης (εκτός από τις απλές καθημερινές εργασίες και τα μικρής σημασίας συμβάντα) καταγράφεται στο εσωτερικό σύστημα παρακολούθησης εργασιών. Μέσα στο διάστημα από 14/12/2011 μέχρι και 14/12/2012, επιλύθηκαν συνολικά 326 συμβάντα: Στο παρακάτω σχήμα φαίνεται ο φόρτος (ανοικτά δελτία συμβάντων) κατά τη διάρκεια του ~ 58 ~

59 τελευταίου χρόνου. Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Με την Τεχνική Υπηρεσία για θέματα κτιριακά, δομημένης καλωδίωσης, ψύξης κλπ. Με το Τμήμα Προμηθειών για θέματα προμήθεια εξοπλισμού/λογισμικού Με τις Γραμματείες των Τμημάτων για θέματα φοιτητολογίου Με το σύνολο των τμημάτων/υπηρεσιών για θέματα υποστήριξης και αντιμετώπισης ~ 59 ~

60 προβλημάτων Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς ΕΔΕΤ: Συνεργασία για θέματα δικτύου, κεντρικών ηλεκτρονικών υπηρεσιών GUNET: Συνεργασία για θέματα κεντρικών ηλεκτρονικών υπηρεσιών Εταιρείες λογισμικού Cardisoft, OTS για θέματα υποστήριξης των αντίστοιχων εφαρμογών που καλύπτονται από συμβόλαια Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Λόγω του μικρού μεγέθους, το Τμήμα Μηχανοργάνωσης είναι ευέλικτο και είχε καλές επιδόσεις στην εφαρμογή νέων τεχνολογιών, στην υλοποίηση νέων υπηρεσιών και στην αντιμετώπιση προβλημάτων μικρού ή μεγάλου μεγέθους. Κάποιες δραστηριότητες που θα μπορούσαν να βελτιωθούν είναι η παροχή τεχνικής υποστήριξης, π.χ. με τη δημιουργία εξειδικευμένου Γραφείου Αρωγής Χρηστών. Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Περαιτέρω στελέχωση με μόνιμο προσωπικό Συνέχιση του προγράμματος Πρακτικής Άσκησης φοιτητών Περαιτέρω επιμόρφωση του προσωπικού Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Πιο πρόσφατες επιμορφώσεις: Παναγιώτης Βουτσκίδης: Σεμινάριο «Εκπαίδευση Προϊσταμένων Τμημάτων», ΕΚΔΔΑ, 2010 Σεμινάριο «Βελτίωση δεξιοτήτων επικοινωνίας, ομαδικής συνεργασίας, διαχείρισης συγκρούσεων και κρίσεων», ΕΚΔΔΑ, η Ετήσια Συνάντηση Ομάδας Δράσης IPv6, 2012 Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού Το αντικείμενο του Τμήματος απαιτεί συνεχή επιμόρφωση σε θέματα κυρίως Νέων Τεχνολογιών. Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ~ 60 ~

61 ΜΟΝΑΔΑ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ : ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης Καμαριαννίδου Μαρία Περιγράψτε ποιός είναι ο κύριος σκοπός και οι επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας. Σκοπός του Τμήματος Οικονομικής Διαχείρισης, είναι η σύνταξη και εφαρμογή του οικονομικού προϋπολογισμού του Πανεπιστημίου καθώς και η μισθοδοσία του συνόλου του προσωπικού με οποιαδήποτε σχέση εργασίας (Μόνιμοι Διοικητικοί, ΕΤΕΠ, ΔΕΠ, ΕΕΔΙΠ, ΙΔΑΧ, ΙΔΟΧ, Ειδικοί Επιστήμονες ΠΔ 407/80). Επιμέρους στόχοι της υπηρεσίας: Η απρόσκοπτη λειτουργία των οικονομικών του Πανεπιστημίου δια της σωστής διαχείρισης του προϋπολογισμού του, σε συνάρτηση με τις σχετικές αποφάσεις της Διοικούσας Επιτροπής και τις Εγκυκλίους και κατευθύνσεις του Υπουργείου Π.Δ.Β.Μ.& Θ. και του Γ.Λ.Κ. Η διενέργεια των διαγωνισμών προμηθειών και παροχής υπηρεσιών Η άμεση και έγκυρη εκκαθάριση των δαπανών. Η καταχώρηση των εσόδων Η διάθεση οικονομικών και στατιστικών στοιχείων, στο Υ.Π.Δ.Β.Μ.& Θ., στο Γ.Λ.Κ. και στην ΕΛ.ΣΤΑΤ. Η απρόσκοπτη και χωρίς προβλήματα: α) εκκαθάριση της μισθοδοσίας και των πάσης φύσεως αποδοχών β) απόδοση ασφαλιστικών εισφορών γ) παροχή στατιστικών στοιχείων. Η συνεχής ενημέρωση για την τήρηση του εκάστοτε ισχύον νομικού πλαισίου. Η άμεση και έγκυρη: α) ανανέωση των μεταβολών του μητρώου προσωπικού β) έκδοση βεβαιώσεων Η άριστη συνεργασία και η ποιοτική εξυπηρέτηση του συνόλου των συμβαλλόμενων μερών (διοικητικό και ακαδημαϊκό προσωπικό) Περιγράψτε ποιοι είναι οι άμεσα ωφελούμενοι από τη λειτουργία της υπηρεσίας. Φοιτητές Πολίτες (Προμηθευτές) Προσωπικό (Μέλη ΔΕΠ, ΕΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ, Μόνιμοι Υπάλληλοι, ΙΔΑΧ, Ειδικοί Επιστήμονες ΠΔ 407/80). Όλες οι υπόλοιπες Υπηρεσίες του Πανεπιστημίου. ~ 61 ~

62 Περιγράψτε τη δομή και το υπάρχον προσωπικό της υπηρεσίας καθώς και την υπηρεσιακή τους κατάσταση Το Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης εποπτεύεται από τη Δ/νση Διοίκησης και Οικονομικής Διαχ/σης και το υπάρχον προσωπικό του ανέρχεται σε τρία (3) άτομα συμπεριλαμβανομένου και της Υπεύθυνης. ΤΕ Διοικητικού Οικονομικού, υπάλληλος Ι.Δ.Α.Χ (Υπεύθυνη). ΤΕ ΕΤΕΠ Διοικητική, Οικονομική και Λογιστική υποστήριξη ερευνητικών, ευρωπαϊκών εκπαιδευτικών προγραμμάτων, με υποβοήθηση εργαστηριακού και ερευνητικού έργου και την εν γένει υποστήριξη διοικητικών δομών ΠΕ ΕΤΕΠ Ανάπτυξη Στατιστικών και Υπολογιστικών Εργαλείων για την υποστήριξη και το σχεδιασμό των πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος». Αναφέρετε τις κύριες δραστηριότητες της υπηρεσίας 1. Διαδικασία σύνταξης του ετήσιου προϋπολογισμού 2. Διαδικασία εγκρίσεων του προϋπολογισμού 3. Διαδικασία αναμορφώσεων του προϋπολογισμού 4. Διαδικασία σύνταξης και εγκρίσεων του οικονομικού απολογισμού 5. Διαδικασία διενέργειας των διαγωνισμών προμηθειών και παροχής υπηρεσιών 6. Διαδικασία ενταλματοποίησης δαπανών 7. Διαδικασία απόδοσης κρατήσεων. 8. Διαδικασία καταχώρησης εσόδων 9. Διαδικασία πρωτοκόλλησης εγγράφων 10. Διαδικασία Αυτεπάγγελτης αναζήτηση δικαιολογητικών 11. Διαδικασία έκδοσης/αποστολής μηνιαίας μισθοδοσίας 12. Διαδικασία απόδοσης ασφαλιστικών εισφορών 13. Διαδικασία εφαρμογής νομοθετικών ρυθμίσεων 14. Διαδικασία ενημέρωσης και ορθής τήρησης μητρώου εργαζομένων 15. Διαδικασία προσθήκης εργαζόμενου στο μητρώο μισθοδοτούμενων 16. Διαδικασία έκδοσης Φύλλων Διακοπής Μισθοδοσίας 17. Διαδικασία έκδοσης βεβαιώσεων 18. Διαδικασία παροχής στατιστικών στοιχείων Αναφέρετε αν υπάρχουν άλλες δευτερεύουσες δραστηριότητες της υπηρεσίας ~ 62 ~

63 Αρχειοθέτηση Μετρήσιμα στοιχεία για την εκτίμηση του όγκου των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας (π.χ. ετήσιος αριθμός πιστοποιητικών, αποφάσεων, διεκπεραιώσεων, τιμολογίων, ερευνητικών προγραμμάτων κλπ) Ετήσιος αριθμός εγγράφων και ενεργειών που αφορούν το τμήμα Τιμολόγια 860 Ημερολογιακές καταστάσεις 350 χρηματικά εντάλματα πληρωμής 1034 βεβαιώσεις παρακράτησης φόρου 780 Ειδοποιήσεις προμηθευτών 1034 Πρωτόκολλο οικονομικής 663 Στατιστικά στοιχεία σε διάφορους φορείς 70 Αλληλογραφία με ΕΛΤΑ και κουριερ 500 Βεβαιώσεις αποδοχών κάθε μήνα 1800 Μηνιαίες μισθοδοτικές καταστάσεις για όλο το προσωπικό του Παν/μιου 72 Βεβαιώσεις εισφορών 200 Βεβαιώσεις εισοδήματος 200 Συνεργασία της υπηρεσίας με άλλες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Γραμματεία Διοικούσας Επιτροπής, Γραμματεία Προέδρου Δ.Ε., Γραμματείες των Τμημάτων και της Κοσμητείας, Τμήμα Διοίκησης και Προσωπικού, Τμήμα Μηχανοργάνωσης, Τμήμα Ακαδημαϊκών Θεμάτων και Επιτροπή Ερευνών. Σχέση της υπηρεσίας με εξωτερικούς φορείς Υπουργείο Παιδείας Γενικό Λογιστήριο του Κράτους Με άλλα ΑΕΙ της ημεδαπής Προμηθευτές Σε ποιες δραστηριότητες πιστεύετε ότι η υπηρεσία έχει πολύ καλές επιδόσεις και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Ενδιαφέρον και δημιουργικότητα Γνώση του αντικειμένου και οργάνωση της δουλειάς Αποτελεσματικότητα ~ 63 ~

64 Άριστη συνεργασία μεταξύ των υπαλλήλων του τμήματος Λήψη πρωτοβουλιών Η Χρήση των Τεχνολογιών Πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών στο σύνολο των δραστηριοτήτων του τμήματος Η άριστη συνεργασία και αλληλοβοήθεια με όλα τα τμήματα του Πανεπιστημίου, που τις περισσότερες φορές ξεπερνά τα αμιγή επιχειρησιακά πλαίσια. Η άριστη οργάνωση των εργασιών/εκκρεμοτήτων. Η καλή διάθεση, το φιλότιμο και η ατομική προσπάθεια Η άριστη συνεργασία μεταξύ υπάλληλων της οικονομικής υπηρεσίας και των δικαιούχων των ενταλμάτων, των προμηθειών και παροχής υπηρεσιών και των μελών της ακαδημαϊκής κοινότητας. Με ποιους τρόπους θα μπορούσε να βελτιωθεί η λειτουργία της υπηρεσίας. Συμπλήρωση της οικονομικής υπηρεσίας με προσωπικό για τις προμήθειες- διαγωνισμούς και δεύτερο εργαζόμενο στη μισθοδοσία. Μεγαλύτερη χρήση τεχνολογικών εργαλείων από τον εποπτεύων φορέα (Υπουργείο). Άμεση ηλεκτρονική αποστολή εγγράφων και όχι χρονοβόρα έντυπη αποστολή. Επιμόρφωση προσωπικού που πραγματοποιήθηκε (συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις εθνικής κλίμακας κλπ) Υπεύθυνη ΤΕ Διοικητικού Οικονομικού Συμμετοχή στο forum ιδιωτικής Εταιρίας Διαχείρισης Λογιστικής και Μισθοδοσίας για το 2012 Υπάλληλος ΤΕ ΕΤΕΠ Βασικές γνώσεις στους Υ/Η (Ε.Κ.Δ.Δ.Α) Διοικητική Λογιστική Κοστολόγηση- Προϋπολογισμοί. (Π.ΙΝ.ΕΠ Δυτ. Μακεδονίας) Συμμετοχή στο forum ιδιωτικής Εταιρίας Διαχείρισης Λογιστικής και Μισθοδοσίας για το 2012 Υπάλληλος ΠΕ ΕΤΕΠ Σύνταξη δημοσίων εγγράφων με επεξεργαστές κειμένου (Ε.Κ.Δ.ΔΑ) Συμμετοχή σε επιμορφωτικό πρόγραμμα ανταλλαγής υπαλλήλων διοικητικού προσωπικού στην Βαρκελώνη της Ισπανίας και στο Όσλο της Νορβηγίας Ενιαίο βαθμολόγιο μισθολόγιο Ν. 4024/2011 (ιδιωτική εταιρεία) Συμμετοχή στο forum ιδιωτικής Εταιρίας Διαχείρισης Λογιστικής και Μισθοδοσίας για το 2012 Ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού ~ 64 ~

65 Στο νομικό πλαίσιο που διέπει τα των οικονομικών. Πρόσθετες παρατηρήσεις προτάσεις Παρακολούθηση, σε τακτά διαστήματα, ειδικών σεμιναρίων. Εκπαίδευση & Επιμόρφωση Συνεχής ενημέρωση για μεταβολές νομοθετικού περιεχομένου Ελαχιστοποίηση γραφειοκρατίας Η εφαρμογή της νομοθεσίας θα πρέπει να γίνεται αφού έχει ρυθμιστεί το σύνολο των θεμάτων/προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν. Αυτοματοποίηση διαδικασιών. Ηλεκτρονικές φόρμες υποβολής αιτήσεων Ερωτηματολόγιο Αξιολόγησης Κεντρικών Διοικητικών Υπηρεσιών του Ιδρύματος Βαθμολογική κλίμακα 0: Δεν γνωρίζω/δεν απαντώ 1: Καθόλου / Πολύ δυσαρεστημένος ~ 65 ~

66 2: Λίγο/ Δυσαρεστημένος 3: Μέτρια / Ούτε Δυσαρεστημένος ούτε ευχαριστημένος 4: Πολύ / Ευχαριστημένος 5: Πάρα Πολύ/ Πολύ ευχαριστημένος 1. Ημερομηνία συμπλήρωσης του ερωτηματολογίου 2. Παρακαλούμε επιλέξτε την ιδιότητα σας Ο Ο Ο Ο Ο Ο Μέλος ΔΕΠ Ε.Ε.ΔΙ.Π. Ε.Τ.Ε.Π. Διοικητικός Υπάλληλος Μεταπτυχιακός φοιτητής / Υποψήφιος Διδάκτορας Άλλος χρήστης 3. Παρακαλούμε επιλέξτε την υπηρεσία που επιθυμείτε να αξιολογήσετε Ο Ο Ο Ο Ο Ο Γραμματεία Προέδρου Διοικούσας Επιτροπής Γραμματεία Διοικούσας Επιτροπής Γραμματεία Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας Γραφείο Διασύνδεσης Γραφείο Πρακτικής Άσκησης Διεύθυνση Διοίκησης και Οικονομικής Διαχείρισης ~ 66 ~

67 Ο Ο Ο Ο Ο Ο Ο Ο Ο Δομή Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας Μονάδα Διασφάλισης Ποιότητας Μονάδα Καινοτομίας και Επιχειρηματικότητας Τμήμα Ακαδημαϊκών Θεμάτων Τμήμα Διεθνών Σχέσεων και Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων Τμήμα Διοίκησης Προσωπικού Τμήμα Μηχανοργάνωσης Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών 4. Παρακαλούμε αξιολογήστε σημειώνοντας βαθμό ικανοποίησης σας σχετικά με τα παρακάτω: 1. Ωράριο εξυπηρέτησης της υπηρεσίας 2. Ταχύτητα διεκπεραίωσης της υπόθεσης του συναλλασσόμενου 3. Αποτελεσματικότητα διεκπεραίωσης της υπόθεσης του συναλλασσόμενου 4. Ευγένεια, προθυμία, πρωτοβουλία του προσωπικού της υπηρεσίας 5. Επίπεδο γνώσης του αντικειμένου του προσωπικού της υπηρεσίας 6. Επάρκεια του προσωπικού της υπηρεσίας 5. Σε περίπτωση που αξιολογήσατε με 1 ή 2 στα παραπάνω παρακαλούμε να αιτιολογήσετε την απάντηση σας. 6. Παρακαλούμε αναφέρετε οποιαδήποτε υπόδειξη, παρατήρηση ή γνώμη σας για την υπηρεσία που αξιολογείτε. ~ 67 ~

68 Αποτελέσματα Αξιολόγησης Κεντρικών Διοικητικών Υπηρεσιών του Ιδρύματος Έτους 2015 Γραμματεία Πρύτανη ~ 68 ~

69 Γραμματεία Συγλήτου ~ 69 ~

70 ~ 70 ~

71 Γραμματεία Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων και Έρευνας ~ 71 ~

72 ~ 72 ~

73 Γραφείο Διασύνδεσης ~ 73 ~

74 ~ 74 ~

75 Γραφείο Πρακτικής Άσκησης ~ 75 ~

76 ~ 76 ~

77 Διεύθυνση Διοίκησης και Οικονομικής Διαχείρισης ~ 77 ~

78 Δομή Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας ~ 78 ~

79 ~ 79 ~

80 Μονάδα Διασφάλισης Ποιότητας ~ 80 ~

81 Μονάδα Καινοτομίας και Επιχειρηματικότητας ~ 81 ~

82 ~ 82 ~

83 Τμήμα Ακαδημαϊκών Θεμάτων ~ 83 ~

84 Τμήμα Διεθνών Σχέσεων και Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων ~ 84 ~