με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά

Transcript

1 Διακήρυξη Ανοικτού Διαγωνισμού για το Έργο «Το Ψηφιακό Θεμέλιο του Παντείου Πανεπιστήμιου Ηλεκτρονική διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους» ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 09/2014 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο Το Ψηφιακό Θεμέλιο του Παντείου Πανεπιστήμιου: Ηλεκτρονική διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους Υποέργο 1: ΨΗΦΙΑΚΟ ΘΕΜΕΛΙΟ ΠΑΝΤΕΙΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ Αναθέτουσα Αρχή: Πάντειο Πανεπιστήμιο_ΕΛΚΕ Προϋπολογισμός: ,00 (με ΦΠΑ) ,43 (άνευ ΦΠΑ) Διάρκεια: έως 12 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Διεθνής Ανοικτός Διαγωνισμός με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού 3/12/2014 Κωδικός ΟΠΣ:

2 Διακήρυξη Ανοικτού Διαγωνισμού για το Έργο «Το Ψηφιακό Θεμέλιο του Παντείου Πανεπιστήμιου Ηλεκτρονική διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους» ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΤΗΣ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗΣ ΔΙΕΘΝΗΣ ΑΝΟΙΧΤΟΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ ΑΡΙΘΜΟΣ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗΣ 9/2014 Το Πάντειο Πανεπιστήμιο/Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ), σύμφωνα με την από 07/10/2014 απόφαση της Επιτροπής Διαχείρισης του ΕΛΚΕ. ΕΠΑΝΑΠΡΟΚΗΡΥΣΣΕΙ 1.Διεθνή Ανοικτό διαγωνισμό, προϋπολογισμού δαπάνης, διακοσίων σαράντα τριών χιλιάδων ογδοντά εννιά ευρώ και σαράντα τριών ευρώ ( ,43) πλέον ΦΠΑ 23% πενήντα πέντε χιλιάδων εννιακοσίων δέκα ευρώ και πενήντα επτά ευρώ (55.910,57) ήτοι συνολικά διακοσίων ενενήντα εννιά χιλιάδων ευρώ ( ,00) ευρώ για την επιλογή αναδόχου του έργου «Το Ψηφιακό Θεμέλιο του Παντείου Πανεπιστήμιου: Ηλεκτρονική διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους» με κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά. Προσφορές μπορούν να κατατεθούν για το παρακάτω αντικείμενο του έργου: «Το Ψηφιακό Θεμέλιο του Παντείου Πανεπιστήμιου: Ηλεκτρονική διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους». 2.Διάρκεια του έργου: Η διάρκεια υλοποίησης του έργου ορίζεται σε έως δώδεκα (12) μήνες από την υπογραφή της σχετικής σύμβασης μέχρι την οριστική παραλαβή του έργου. 3.Αναθέτουσα αρχή: Το Πανεπιστήμιο Πανεπιστήμιο/ΕΛΚΕ που εδρεύει στο νέο επταόροφο κτίριο Λ. Συγγρού 136,Καλλιθέα ΤΚ Η κα Γκόλφω Λιάτσου είναι η αρμόδια από πλευράς της Αναθέτουσας Αρχής, που λαμβάνει τις σχετικές με το διαγωνισμό ερωτήσεις (τηλέφωνο επικοινωνίας: FAX elkepant@panteion.gr & g.liatsou@panteion.gr 4.Σύμβαση: Η έγγραφη συµφωνία µεταξύ της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου, η οποία καταρτίζεται μετά την ανακοίνωση της οριστικής Κατακύρωσης. 5.Τόπος, χρόνος και τρόπος υποβολής των προσφορών (α) Η προθεσμία υποβολής των προσφορών εκπνέει την 3/12/2014, ημέρα Τετάρτη και ώρα 11:00 π.μ. Οι προσφορές αποστέλλονται ή προσκομίζονται σφραγισμένες, στην αρμόδια Υπηρεσία του Πανεπιστημίου: Πρωτόκολλο Γραμματείας ΕΛΚΕ (υπ όψιν κας. Γκόλφως Λιάτσου), κατά τις ώρες π.μ έως μ.μ, που λαμβάνει τις σχετικές με το διαγωνισμό ερωτήσεις (τηλέφωνο επικοινωνίας: FAX elkepant@panteion.gr & g.liatsou@panteion.gr 2-190

3 Διακήρυξη Ανοικτού Διαγωνισμού για το Έργο «Το Ψηφιακό Θεμέλιο του Παντείου Πανεπιστήμιου Ηλεκτρονική διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους» ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ (β) Στην περίπτωση αποστολής (με οποιονδήποτε άλλο τρόπο πχ ταχυδρομικώς) της προσφοράς, αυτή πρέπει να περιέλθει και να παραληφθεί από το αρμόδιο πρόσωπο μέχρι την 3/12/2014, ημέρα Τετάρτη και ώρα 11:00 π.μ. Προσφορά που ταχυδρομήθηκε έγκαιρα αλλά δεν έφθασε στην υπηρεσία έγκαιρα, δεν θα ληφθεί υπόψη. (γ) Οι προσφορές υποβάλλονται στην ελληνική γλώσσα ως εξής: Α. «Φάκελος Δικαιολογητικών Συμμετοχής» Β. «Φάκελος Τεχνικής Προσφοράς», Γ. «Φάκελος Οικονομικής Προσφοράς», Δικαιολογητικά Συμμετοχής: ένα (1) πρωτότυπο ένα (1) αντίγραφο που θα περιλαμβάνονται στον σφραγισμένο φάκελο Δικαιολογητικά Συμμετοχής. Τεχνική Προσφορά: ένα (1) πρωτότυπο, ένα (1) αντίγραφο, ένα (1) πλήρες ηλεκτρονικό αρχείο σε μη επανεγγράψιμο μέσο (CD), εκτός των τεχνικών φυλλαδίων, που θα περιλαμβάνονται στον σφραγισμένο φάκελο Τεχνικής Προσφοράς. Οικονομική Προσφορά: ένα (1) πρωτότυπο, ένα (1) αντίγραφο, ένα (1) πλήρες ηλεκτρονικό αρχείο σε μη επανεγγράψιμο μέσο (CD), που θα περιλαμβάνονται στον σφραγισμένο φάκελο Οικονομικής Προσφοράς. 6.Αποσφράγιση των προσφορών Α) Η αποσφράγιση των προσφορών θα γίνει δημόσια στις 3/12/2014, ημέρα Τετάρτη και ώρα 11:00 π.μ. στην Γραμματεία του ΕΛΚΕ (νέο επταόροφο κτίριο Λ. Συγγρού 136,Καλλιθέα ΤΚ17671). Β) Εφόσον οι υποψήφιοι συμμετέχουν στο διαγωνισμό με εκπρόσωπό τους, υποβάλλουν μαζί με την προσφορά και νομιμοποιητικό έγγραφο εκπροσώπησης. 7.Δικαίωμα συμμετοχής Δικαίωμα συμμετοχής στο διαγωνισμό έχουν: Α) Κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο της ημεδαπής ή της αλλοδαπής ή συνεταιρισμοί, που έχουν ως κύρια επαγγελματική δραστηριότητα την παροχή αντιστοίχων υπηρεσιών Β) Ενώσεις προμηθευτών/ Κοινοπραξίες που υποβάλλουν κοινή προσφορά, εφόσον πληρούν τους όρους που καθορίζονται στα Άρθρα της αναλυτικής διακήρυξης

4 Διακήρυξη Ανοικτού Διαγωνισμού για το Έργο «Το Ψηφιακό Θεμέλιο του Παντείου Πανεπιστήμιου Ηλεκτρονική διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους» ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Οι ενώσεις και οι κοινοπραξίες αυτές δεν υποχρεώνονται να λαμβάνουν ορισμένη νομική μορφή προκειμένου να υποβάλουν την προσφορά. Πάντως, η επιλεγείσα ένωση ή κοινοπραξία δύναται να υποχρεωθεί να πράξει τούτο, εάν κατακυρωθεί σε αυτήν η σύμβαση, εφόσον η λήψη ορισμένης νομικής μορφής είναι αναγκαία για την ικανοποιητική εκτέλεση της σύμβασης. 8.Εναλλακτικές προσφορές Εναλλακτικές προσφορές δεν γίνονται δεκτές. 9.Ισχύς προσφορών Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους υποψηφίους Αναδόχους για έξι (6) μήνες από την επόμενη μέρα της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής τους, ήτοι μέχρι την 4/6/2015 Προσφορά που ορίζει μικρότερο χρόνο ισχύος απορρίπτεται ως απαράδεκτη. 10.Παραλαβή των εγγράφων στοιχείων του διαγωνισμού Η διάθεση της Διακήρυξης γίνεται από την Έδρα του ΕΛΚΕ Παντείου Πανεπιστημίου, Λεωφ. Συγγρού 136, Τ.Κ Αθήνα, και η παραλαβή της γίνεται είτε αυτοπροσώπως είτε με ταχυμεταφορική (courier). Το πλήρες κείμενο της Διακήρυξης διατίθεται μέσω του Διαδικτύου στη διεύθυνση και σε ηλεκτρονική μορφή η οποία είναι ισοδύναμη με την διάθεση του τεύχους από την Αναθέτουσα αρχή. Οι υποψήφιοι Ανάδοχοι μπορούν να ζητήσουν γραπτώς (με επιστολή ή τηλεομοιοτυπία) συμπληρωματικές πληροφορίες ή διευκρινίσεις για το περιεχόμενο της παρούσας Διακήρυξης μέχρι και δέκα (10) ημέρες πριν την ημερομηνία υποβολής προσφορών. Η Αναθέτουσα Αρχή θα αποστέλλει έγγραφη απάντηση σε όλους όσους έχουν αποδεδειγμένα παραλάβει τη Διακήρυξη συνολικά για όλες τις διευκρινίσεις που έχουν ζητηθεί εμπρόθεσμα, το αργότερο έξι (6) ημέρες πριν από την ημερομηνία που έχει ορισθεί για την λήξη υποβολής των προσφορών κι εφόσον έχουν ζητηθεί εμπρόθεσμα. Οι διευκρινίσεις θα αναρτώνται και στην ιστοσελίδα της Αναθέτουσας Αρχής. Οι αιτήσεις παροχής διευκρινίσεων θα πρέπει να απευθύνονται στο «Πάντειο Πανεπιστήμιο-ΕΛΚΕ» Γραφείο Προμηθειών, Λεωφ. Συγγρού 136, Τ.Κ Αθήνα υπόψη κας Γκόλφως Λιάτσου Διεύθυνση Λ. Συγγρού 136, Καλλιθέα, τηλ fax Κανένας υποψήφιος Ανάδοχος δεν μπορεί σε οποιαδήποτε περίπτωση να επικαλεσθεί προφορικές απαντήσεις εκ μέρους της Αναθέτουσας Αρχής. 11.Εγγύηση συμμετοχής Για τη συμμετοχή στον διαγωνισμό, κάθε προσφορά πρέπει να συνοδεύεται απαραίτητα και επί ποινή αποκλεισμού, από εγγυητική επιστολή συμμετοχής ύψους 2% επί του ως άνω αναφερόμενου προϋπολογισμού εκτός ΦΠΑ. 12. Ενημέρωση του Φύλου Εφημερίδας της Κυβερνήσεως 1. Στο «Τεύχος Διακηρύξεων Δημοσίων Συμβάσεων» της Εφημερίδας της Κυβέρνησης στις.. 2. Στον ελληνικό τύπο και ειδικότερα στιε εφημερίδες «ΕΣΤΙΑ» και «ΑΥΓΗ» στις.. και δημοσιεύθηκε στις

5 Διακήρυξη Ανοικτού Διαγωνισμού για το Έργο «Το Ψηφιακό Θεμέλιο του Παντείου Πανεπιστήμιου Ηλεκτρονική διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους» ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Καταχωρήθηκε επίσης και στο διαδίκτυο στις 4/11/2014 στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ Παντείου Πανεπιστημίου και στην ιστοσελίδα του Παντείου Πανεπιστημίου Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών Αντιπρύτανης Καθ. Ευάγγελος Πρόντζας 5-190

6 Διακήρυξη Ανοικτού Διαγωνισμού για το Έργο «Το Ψηφιακό Θεμέλιο του Παντείου Πανεπιστήμιου Ηλεκτρονική διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους» ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Σφάλμα! Δεν έχει οριστεί σελιδοδείκτης. ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ 11 Συνοπτικά στοιχεία Έργου 11 Συντομογραφίες - γενικά 12 Συντομογραφίες Έργου 12 Ορισμοί της διακήρυξης 12 Παραδοτέα που θα χρησιμοποιηθούν στο Έργο 13 A ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ 15 A.1 ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΡΓΟΥ 15 A.1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του Έργου 15 A Πάντειο Πανεπιστήμιο 15 A Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) 16 A Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου (ΕΠΠΕ) 16 A Επιτροπή Ελέγχου ενδικοφανών προσφυγών 16 A Θεματικές Ομάδες Εργασίας 17 A Επιθεωρητές (auditors) Έργου 17 A.1.2 Υφιστάμενη Κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του έργου) 17 A Συνοπτική Περιγραφή των υπηρεσιών του Φορέα 17 A Οργανωτική δομή & στελέχωση του Φορέα 18 A Περιγραφή των κύριων Επιχειρησιακών Λειτουργιών 20 A.1.3 Υποδομή ΤΠΕ του Φορέα που σχετίζεται με το Έργο 23 A Φοιτητολόγιο 23 A Επέκταση Φοιτητολογίου 24 A Φιλοξενία υφιστάμενων συστημάτων 24 A.2 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ - ΣΤΟΧΟΙ - ΚΡΙΣΙΜΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ ΕΡΓΟΥ 24 A.2.1 Συνοπτική Περιγραφή 24 A.2.2 Σκοπιμότητα Αναγκαιότητα Υλοποίησης 25 A.2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου 25 A.2.4 Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας του Έργου 26 A.3 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ 28 A.3.1 Ψηφιακές Υπηρεσίες 29 A.3.2 Αρχιτεκτονική 31 A Γενικές Αρχές Σχεδιασμού Συστήματος 31 A Λογική Αρχιτεκτονική 33 A Φυσική Αρχιτεκτονική 36 A.3.3 Υποσυστήματα Εφαρμογές 39 A Υ/Σ-1 Υποσύστημα Front-End Διαδικτυακής Πύλης

7 Διακήρυξη Ανοικτού Διαγωνισμού για το Έργο «Το Ψηφιακό Θεμέλιο του Παντείου Πανεπιστήμιου Ηλεκτρονική διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους» ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ A Υ/Σ-2 Υποσύστημα Διοικητικών & Οικονομικών Υπηρεσιών 42 A Υ/Σ-3 Υποσύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου 46 A Υ/Σ-4 Υποσύστημα Back-Office υποστήριξης εξωστρεφών Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών (WorkFlow & Document Management System) 47 A Υ/Σ-5: Υποσύστημα διαχείρισης έργων ΕΛΚΕ 49 A Παρεμβάσεις σε Υφιστάμενα Υποσυστήματα 50 A.3.4 Υπηρεσίες του Έργου 51 A Ανάλυση Απαιτήσεων Έργου 51 A Υπηρεσίες εγκατάστασης, παραμετροποίησης και θέσης σε λειτουργία των συστημάτων 53 A Υπηρεσίες Μετάπτωσης δεδομένων / Εισαγωγής αρχικών δεδομένων 53 A Υπηρεσίες Εκπαίδευσης 54 A Υπηρεσίες Πιλοτικής Λειτουργίας 55 A Υπηρεσίες Δοκιμαστικής Λειτουργίας 56 A Υπηρεσίες Τεκμηρίωσης 57 A Περίοδος Εγγύησης Καλής Λειτουργίας 57 A.3.5 Συμβατότητα και Ομαλή Ολοκλήρωση 62 A.3.6 Χρηστικότητα - Προσβασιμότητα 62 A.3.7 Απόδοση Συστήματος 64 A.3.8 Διαλειτουργικότητα 66 A.3.9 Ασφάλεια 68 A.4 ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΦΑΣΕΙΣ ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ 70 A.4.1 Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης Έργου 70 A.4.2 Φάσεις Υλοποίησης Έργου και αναμενόμενα Παραδοτέα 71 A ΦΑΣΗ 1: Ανάλυση Απαιτήσεων Έργου 71 A ΦΑΣΗ 2: Υλοποίηση εφαρμογών και ηλεκτρονικών υπηρεσιών 72 A ΦΑΣΗ 3: Εκπαίδευση 74 A ΦΑΣΗ 4: Πιλοτική Λειτουργία 74 A ΦΑΣΗ 5: Δοκιμαστική Λειτουργία 75 A Περίοδος Εγγύησης Καλής Λειτουργίας (ΠΕΚΛ) 76 A.5 ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΡΓΟΥ 77 A.5.1 Μεθοδολογία διοίκησης και διασφάλισης ποιότητας Έργου 77 A.5.2 Ομάδα Έργου / Σχήμα Διοίκησης Έργου 77 A Υπεύθυνος Έργου & Αναπληρωτής 78 A Εξειδικευμένοι Εμπειρογνώμονες (Senior Experts) 78 A Μέλη Ομάδας Έργου 78 A.5.3 Προϋποθέσεις και Κίνδυνοι Υλοποίησης 78 A.5.4 Τόπος Υλοποίησης - Παράδοσης Έργου 79 A.5.5 Διαδικασία παραλαβής Έργου 79 B ΜΕΡΟΣ : ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ 81 B.1 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ

8 Διακήρυξη Ανοικτού Διαγωνισμού για το Έργο «Το Ψηφιακό Θεμέλιο του Παντείου Πανεπιστήμιου Ηλεκτρονική διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους» ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ B.1.1 Αντικείμενο Διαγωνισμού 81 B.1.2 Προϋπολογισμός Έργου 81 B.1.3 Νομικό και Θεσμικό πλαίσιο Διαγωνισμού 82 B.1.4 Ημερομηνία Αποστολής της Προκήρυξης 83 B.1.5 Τόπος και χρόνος υποβολής προσφορών 83 B.1.6 Τρόπος λήψης εγγράφων Διαγωνισμού 83 B.1.7 Παροχή Διευκρινίσεων επί της Διακήρυξης 84 B.2 ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ - ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ 85 B.2.1 Δικαίωμα Συμμετοχής 85 B.2.2 Αποκλεισμός Συμμετοχής 85 B.2.3 Δικαιολογητικά Συμμετοχής 86 B.2.4 Δικαιολογητικά Κατακύρωσης 90 B Οι Έλληνες Πολίτες 90 B Οι Αλλοδαποί Πολίτες 92 B Τα ημεδαπά Νομικά Πρόσωπα 94 B Οι συνεταιρισμοί 97 B Τα αλλοδαπά Νομικά Πρόσωπα 99 B Οι Ενώσεις / Κοινοπραξίες 101 B.2.5 Λοιπές Υποχρεώσεις / διευκρινίσεις 101 B.2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής 102 B.2.7 Εγγύηση Συμμετοχής 106 B.3 ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 108 B.3.1 Τρόπος Υποβολής Προσφορών 108 B.3.2 Περιεχόμενο Προσφορών 108 B Περιεχόμενα Φακέλου «Δικαιολογητικά Συμμετοχής» 110 B Περιεχόμενα Φακέλου «Τεχνική Προσφορά» 111 B Περιεχόμενα Φακέλου «Οικονομική Προσφορά» 112 B Περιεχόμενα Φακέλου «Δικαιολογητικά Κατακύρωσης» 112 B.3.3 Ισχύς Προσφορών 112 B.3.4 Εναλλακτικές Προσφορές 113 B.3.5 Τιμές Προσφορών Νόμισμα 113 B.4 ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 114 B.4.1 Διαδικασία Διενέργειας Διαγωνισμού, Αξιολόγησης Προσφορών και Κατακύρωσης του Διαγωνισμού 114 B Διαδικασία διενέργειας Διαγωνισμού - αποσφράγιση προσφορών 114 B Διαδικασία αξιολόγησης προσφορών 116 B Βαθμολόγηση τεχνικών προσφορών 116 B Ομάδες και Συντελεστές Κριτηρίων τεχνικής αξιολόγησης 117 B Διαμόρφωση Συγκριτικού Κόστους Προσφοράς 121 B Διαδικασία κατακύρωσης Διαγωνισμού

9 Διακήρυξη Ανοικτού Διαγωνισμού για το Έργο «Το Ψηφιακό Θεμέλιο του Παντείου Πανεπιστήμιου Ηλεκτρονική διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους» ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ B.4.2 Απόρριψη προσφορών 122 B.4.3 Προσφυγές 123 B.4.4 Αποτελέσματα Κατακύρωση - Ματαίωση Διαγωνισμού 123 B.5 ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 124 B.5.1 Κατάρτιση, υπογραφή, διάρκεια Σύμβασης Εγγυήσεις 124 B.5.2 Τρόπος Πληρωμής - Κρατήσεις 125 B.5.3 Εκτελωνισμός - Φόροι - Δασμοί 127 B.5.4 Περίοδος Εγγύησης Καλής Λειτουργίας 127 B.5.5 Ποινικές Ρήτρες Έκπτωση Αναδόχου 128 B.5.6 Υποχρεώσεις Αναδόχου 129 B.5.7 Υπεργολαβίες 131 B.5.8 Εμπιστευτικότητα 132 B.5.9 Πνευματικά δικαιώματα 133 B.5.10 Εφαρμοστέο Δίκαιο Διαιτησία 133 C ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ 135 C.1 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ : ΥΠΟΔΕΙΓΜΑΤΑ ΕΓΓΥΗΤΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΟΛΩΝ 135 C.1.1 Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής 135 C.1.2 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης 136 C.1.3 Εγγυητική Επιστολή Προκαταβολής 137 C.1.4 Εγγυητική Επιστολή Καλής Λειτουργίας 138 C.2 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ : ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟΥ ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΟΣ 139 C.3 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ : ΠΙΝΑΚΕΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ 141 C.3.1 Γενικές Απαιτήσεις 141 C.3.2 Συστημικό Λογισμικό Κεντρικής Υποδομής 142 C Λειτουργικά Συστήματα Εξυπηρετητών 142 C Virtualization Software 143 C Λογισμικό Βάσεων Δεδομένων (RDBMS) 144 C Λογισμικό Web-Application Server 147 C Λογισμικό Διαχείρισης Χρηστών 150 C Λογισμικό DMS 151 C Λογισμικό workflow 155 C Λογισμικό web-cms 156 C.3.3 Λογισμικό Εφαρμογών 161 C Υ/Σ C Υ/Σ C Υ/Σ-3 Υποσύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου 172 C Υ/Σ C Υ/Σ C Γενικές Απαιτήσεις Υποσυστημάτων-Εφαρμογών και ηλεκτρονικών υπηρεσιών

10 Διακήρυξη Ανοικτού Διαγωνισμού για το Έργο «Το Ψηφιακό Θεμέλιο του Παντείου Πανεπιστήμιου Ηλεκτρονική διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους» ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ C.3.4 Υπηρεσίες 176 C Ανάλυση απαιτήσεων Έργου 176 C Εγκατάσταση, παραμετροποίηση και θέση σε λειτουργία των συστημάτων 176 C Μετάπτωση δεδομέων / Εισαγωγή αρχικών δεδομένων 176 C Εκπαίδευση 176 C Υπηρεσίες Πιλοτικής Λειτουργίας 177 C Υπηρεσίες Δοκιμαστικής Λειτουργίας 177 C Υπηρεσίες Τεκμηρίωσης 177 C Υπηρεσίες Εγγύησης Καλής Λειτουργίας 178 C.4 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ : ΠΙΝΑΚΕΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ 179 C.4.1 Πληροφοριακό Σύστημα 179 C Έτοιμο Λογισμικό (βλ. C.3.2) 179 C Εφαρμογή/ές (βλ. C.3.3 και A.3.3) 179 C Υπηρεσίες (βλ. A.3.4 και C.3.4) 180 C Άλλες δαπάνες 180 C.4.2 Εκπαίδευση χρηστών-διαχειριστών 180 C.4.3 Συγκεντρωτικός Πίνακας Οικονομικής Προσφοράς Έργου 181 C.4.4 Πίνακας Κατανομής Οικονομικού Αντικειμένου Έργου ανά φορέα συμμετοχής στο υποψήφιο σχήμα 181 C.5 ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΦΟΡΕΑ 182 C.5.1 Υπηρεσίες προς Προπτυχιακούς Φοιτητές 183 C Εγγραφή Προπτυχιακού Φοιτητή 183 C Επιλογή & Δήλωση Μαθημάτων 183 C Επιλογή & Δήλωση Συγγραμάτων 184 C Έλεγχος προόδου 184 C Αίτηση λήψης πτυχίου & ορκομωσία 185 C Αίτηση Χορήγησης Κάρτας Σίτισης 185 C Αίτηση διαμονής στην Εστία 186 C.5.2 Διαδικασίες που αφορούν επιπλέον Υπηρεσίες σε Μεταπτυχιακούς Φοιτητές 186 C Υποβολή υποψηφιοτήτων για συμμετοχή σε Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Σπουδών 186 C Αίτηση για λήψη μεταπτυχιακού διπλώματος πτυχίου ειδίκευσης 188 C Οικονομικές υπηρεσίες για τη συμμετοχή επ αμοιβή ή μέσω υποτροφίας σε ερευνητικά έργα του Ειδικού Λογαριασμού 188 C.5.3 Διαδικασίες Back-Office για την υποστηριξη των Υπηρεσιών

11 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Συνοπτικά στοιχεία Έργου ΤΙΤΛΟΣ ΕΡΓΟΥ Το Ψηφιακό Θεμέλιο του Πάντειου Πανεπιστήμιου: Ηλεκτρονική διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους. ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ /10/2014 ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ ΦΟΡΕΑΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΚΥΡΙΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΤΟΠΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΤΟΠΟΣ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΕΙΔΟΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΕΙΔΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ ΕΡΓΟΥ ΜΕΓΙΣΤΟΣ ΧΡΟΝΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΛΚΕ Παντείου Πανεπιστήμιο ΕΛΚΕ Παντείου Πανεπιστήμιο ΕΛΚΕ Παντείου Πανεπιστήμιο ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ ΚΑΙ ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ Η έδρα της Αναθέτουσας Αρχής, Λ.ΣΥΓΓΡΟΥ 136, ΚΑΛΛΙΘΕΑ Διάφορες υπηρεσίες ανάπτυξης λογισμικού και συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών Ταξινόμηση κατά CPV: Διάφορες υπηρεσίες ανάπτυξης λογισμικού και συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών Ανοικτός Διεθνής Διαγωνισμός με κριτήριο ανάθεσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη Προσφορά Ο προϋπολογισμός του Έργου, ανέρχεται στο ποσό διακοσίων ενενήντα εννιά χιλιάδων ευρώ Ευρώ, ,00 συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 23% (προϋπολογισμός χωρίς ΦΠΑ: ,43 ΦΠΑ(23%): ,57) Το Έργο χρηματοδοτείται από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση», στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ, από το ΕΤΠΑ και από Εθνικούς Πόρους. Οι δαπάνες του Έργου θα βαρύνουν το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων (ΠΔΕ), και συγκεκριμένα τους κωδικούς έργων: - ΣΑΕ Ε3458 Έως Δώδεκα (12) μήνες από την υπογραφή της Σύμβασης ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗΣ 4 / 11 /2014 ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΓΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗ ΔΙΕΥΚΡΙΝΙΣΕΩΝ ΕΠΙ ΤΩΝ ΟΡΩΝ ΤΗΣ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗΣ ΚΑΤΑΛΗΚΤΙΚΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΩΡΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΤΟΠΟΣ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΩΡΑ ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 14 / 11 / / 12 / 2014 και ώρα 11:00 π.μ. Η έδρα της Αναθέτουσας Αρχής, Λ.ΣΥΓΓΡΟΥ 136, ΚΑΛΛΙΘΕΑ 3 / 12 / 2014 και ώρα 11:00 π.μ

12 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Συντομογραφίες - γενικά ΕΕ ΕΕΕΕ ΕΟΧ ΕΠ ΨΣ ΕΣΠΑ ΕΥΔ ΨΣ ΝΠΔΔ ΝΠΙΔ ΣΑΕ ΤΠΕ ΟΠΣ Ευρωπαϊκή Ένωση Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης / επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Ευρωπαϊκός Οικονομικός Χώρος Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφική Σύγκλιση» Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση» Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου σύμφωνα με το ελληνικό δίκαιο Νομικό Πρόσωπο Ιδιωτικού Δικαίου σύμφωνα με το ελληνικό δίκαιο Συλλογική Απόφαση Έργου Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Συντομογραφίες Έργου ΕΛΚΕ ΚΕΠ ΕΩΚ ΚΩΚ ΠΕΚΛ CMS DMS LDAP RDBMS ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ ΠΑΝΤΕΙΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ Κέντρο Εξυπηρέτησης Πολιτών ( Επιπλέον Ωρες Κάλυψης (βλ. A ) Κανονικές Ωρες Κάλυψης (βλ. A ) Περίοδος Εγγύησης Καλής Λειτουργίας του Έργου (βλ. Σφάλμα! Το αρχείο προέλευσης της αναφοράς δεν βρέθηκε.) Content Management System (βλ. C.3.2.8) Document Management System (βλ. C.3.2.6) Lightweight Directory Access Protocol (βλ. C.3.2.5) Relational DataBase Management System (βλ. C.3.2.3) Ορισμοί της διακήρυξης Ανάδοχος Αναθέτουσα Αρχή Αντίκλητος Ο προσφέρων που θα επιλεγεί και θα κληθεί να υπογράψει τη Σύμβαση και θα υλοποιήσει το σύνολο του Έργου. Το Πάντειο Πανεπιστήμιο το οποίο θα υπογράψει με τον Ανάδοχο τη Σύμβαση για την εκτέλεση του Έργου. Το πρόσωπο που ο ΥΠΟΨΗΦΙΟΣ ΑΝΑΔΟΧΟΣ με έγγραφη δήλωσή του, στην οποία περιλαμβάνονται τα πλήρη στοιχεία του προσώπου (ονοματεπώνυμο,

13 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Ορισμοί της διακήρυξης ταχυδρομική διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου, fax, κλπ.) ορίζει ως υπεύθυνο για τις ενδεχόμενες ανάγκες επικοινωνίας της Αναθέτουσας Αρχής με αυτόν. Αριθμός Διακήρυξης ΑΡΜΟΔΙΑ ΕΠΙΤΡΟΠΗ Διακήρυξη Επίσημη γλώσσα του Διαγωνισμού και της Σύμβασης ΕΠΠΕ Έργο Κανονισμός Προμηθειών Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) Προϋπολογισμός Έργου Σύμβαση Συμβατικά τεύχη Συμβατικό Τίμημα Ο αριθμός Πρωτοκόλλου της απόφασης της διενέργειας του διαγωνισμού του Έργου Η Επιτροπή που συστήνεται κάθε φορά με απόφαση του αρμοδίου οργάνου της Αναθέτουσας Αρχής Το παρόν έγγραφο που εκδίδεται για τους ενδιαφερόμενους/ υποψηφίους διαγωνιζόμενους από την Αναθέτουσα Αρχή και περιέχει την περιγραφή του αντικειμένου και τις προϋποθέσεις με βάση τις οποίες διενεργείται ο Διαγωνισμός. Επίσημη γλώσσα του Διαγωνισμού και της Σύμβασης είναι η Ελληνική. Η παρούσα Διακήρυξη, τα έντυπα της Τεχνικής και Οικονομικής Προσφοράς και η Σύμβαση είναι συνταγμένα στην ελληνική γλώσσα. Όλα τα δικαιολογητικά και οι προσφορές των διαγωνιζομένων που θα υποβληθούν θα είναι συνταγμένα στην ελληνική γλώσσα, εκτός από τα τεχνικά φυλλάδια/ εγχειρίδια που μπορεί να είναι στην αγγλική γλώσσα. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Η ΕΠΠΕ συστήνεται κάθε φορά με απόφαση του αρμοδίου οργάνου του της Αναθέτουσας Αρχής Το σύνολο του υπό ανάθεση Έργου. Όλοι οι Κανονισμοί που αναφέρονται στο άρθρο Β.1.4 Ενα πλήρες και ενοποιημένο Σύστημα παροχής Ψηφιακών Υπηρεσιών Η εκτιμώμενη από την Αναθέτουσα Αρχή δαπάνη για την υλοποίηση του Έργου (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ). Το συμφωνητικό που θα υπογραφεί μεταξύ των συμβαλλομένων μερών για το σύνολο του Έργου, δηλαδή μεταξύ του Πάντειου Πανεπιστημίου ως Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου του Έργου που θα επιλεγεί. Τα τεύχη της Σύμβασης μεταξύ της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου, καθώς και όλα τα τεύχη που τη συνοδεύουν και τη συμπληρώνουν και περιλαμβάνουν κατά σειρά ισχύος : α. τη Σύμβαση, β. τον Κανονισμό Προμηθειών της Αναθέτουσας Αρχής και τους Κανονισμούς στο υπό Β.1.4, γ. την Προσφορά του Αναδόχου, δ. τη Διακήρυξη. Το συνολικό τίμημα της Σύμβασης (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ). Παραδοτέα που θα χρησιμοποιηθούν στο Έργο Σχετικά με τον παρόν έργο έχει υλοποιηθεί αναλυτική καταγραφή της υφιστάμενης κατάστασης, έχουν συγκεντρωθεί κείμενα περιγραφής διαδικασιών, έχουν γίνει συνεντεύξεις με τους κύριους

14 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ εμπλεκομένους διοικητικούς υπαλλήλους, με μέλη ΔΕΠ και έχει καταγραφεί η πληροφοριακή υποδομή σε υλικό και λογισμικό. Επιπλέον έχει συγκεντρωθεί ένας σημαντικός αριθμός εσωτερικών εγγράφων αλληλογραφίας που αφορούν: a) Την καταγραφή και προτάσεις αναβάθμισης των διοικητικών διαδικασιών του Πανεπιστημίου προερχόμενες από μέλη ΔΕΠ και προϊσταμένους των διάφορων διοικητικών τμημάτων b) Τα προβλήματα καθημερινής λειτουργίας του πανεπιστημίου που αφορούν ιδιαίτερα διαγωνισμούς προμηθειών. Τα παραπάνω θα τεθούν στην διάθεση του Αναδόχου για την διευκόλυνση του έργου του

15 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ A ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ A.1 ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΡΓΟΥ A.1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΨΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ Πάντειο Πανεπιστήμιο Βλ. παρ. A ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ ΚΑΙ ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ, ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ & ΑΘΛΗΤΙΣΜΟΥ - ΚΥΡΙΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Πάντειο Πανεπιστήμιο Βλ. παρ. A ΦΟΡΕΑΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Πάντειο Πανεπιστήμιο Βλ. παρ. A ΕΔΔΑΠ - Βλ. παρ. A ΕΠΠΕ - Βλ. παρ. A Θεματικές Ομάδες εργασίας - Βλ. παρ. A Επιθεωρητές Έργου - Βλ. παρ. A A Πάντειο Πανεπιστήμιο Το Πάντειο Πανεπιστήμιο έχει ιστορία 83 χρόνων. Μια ιστορία δημιουργικής, ανοδικής πορείας που συνδέθηκε όχι μόνο με την πορεία της Ανωτάτης Παιδείας και την ανάπτυξη των Κοινωνικών Επιστημών στην Ελλάδα, αλλά και με τον ευρύτερα κοινωνικό μετασχηματισμό στη χώρα μας. Η Πάντειος Σχολή Πολιτικών Επιστημών λειτουργεί ως ΝΠΙΔ και ο πρώτος κανονισμός της ψηφίζεται το Το 1937 ανακηρύσσεται σε Ανωτάτη Σχολή Πολιτικών Επιστημών και λειτουργεί ως ΝΠΔΔ. Το 1939 η Σχολή μετονομάζεται σε Πάντειο Ανωτάτη Σχολή Πολιτικών Επιστημών και Δημοσίων Υπαλλήλων. Από το 1989, σύμφωνα με το Π.Δ.377/89 μετονομάστηκε σε Πάντειο Πανεπιστήμιο Κοινωνικών και Πολιτικών Επιστημών και περιελάμβανε τα ακόλουθα Τμήματα: Α) Τμήμα Πολιτικής Επιστήμης και Διεθνών Σπουδών Β) Τμήμα Δημόσιας Διοίκησης Γ) Τμήμα Κοινωνιολογίας Δ) Τμήμα Αστικής και Περιφερειακής Ανάπτυξης Ε) Τμήμα Κοινωνικής Πολιτικής και Κοινωνικής Ανθρωπολογίας ΣΤ) Τμήμα Επικοινωνίας και Μέσων Μαζικής Ενημέρωσης Ζ) Τμήμα Ψυχολογίας Στη συνέχεια το Τμήμα Πολιτικής Επιστήμης και Διεθνών Σπουδών, κατατμήθηκε στα Τμήματα: Α) Πολιτικής Επιστήμης και Ιστορίας Β) Διεθνών και Ευρωπαϊκών Σπουδών ενώ το Τμήμα Αστικής και Περιφερειακής Ανάπτυξης μετονομάσθηκε σε Τμήμα Οικονομικής και Περιφερειακής Ανάπτυξης και το Τμήμα Επικοινωνίας και Μέσων Μαζικής Ενημέρωσης μετονομάσθηκε σε Τμήμα Επικοινωνίας Μέσων και Πολιτισμού. Σήμερα το Πάντειο Πανεπιστήμιο περιλαμβάνει εννέα (9) Τμήματα:

16 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Α) Τμήμα Πολιτικής Επιστήμης και Ιστορίας Β) Τμήμα Διεθνών και Ευρωπαϊκών Σπουδών Γ) Τμήμα Δημόσιας Διοίκησης Δ) Τμήμα Κοινωνιολογίας Ε) Τμήμα Οικονομικής και Περιφερειακής Ανάπτυξης ΣΤ) Τμήμα Κοινωνικής Πολιτικής, Ζ) Τμήμα Κοινωνικής Ανθρωπολογίας, Η) Τμήμα Επικοινωνίας, Μέσων και Πολιτισμού Θ) Τμήμα Ψυχολογίας.. Το πρόγραμμα προπτυχιακών σπουδών των Τμημάτων καλύπτει ουσιαστικά και αυτοτελώς τις απαιτήσεις επιστημονικής γνώσης και επαγγελματικής προετοιμασίας των αποφοίτων στα συγκεκριμένα πεδία τα οποία θεραπεύει. Στόχος του Προγράμματος Προπτυχιακών Σπουδών είναι η προπτυχιακή ένταξη στο δεδομένο γνωστικό πεδίο με παρουσίαση των συνακόλουθων συναρτήσεων από άλλες περιοχές των κοινωνικών και πολιτικών επιστημών, καθώς και η εξειδίκευση μέσω των μεταπτυχιακών προγραμμάτων και της διδακτορικής έρευνας. Σε αυτό το γνωσιακό περιβάλλον καταβάλλεται ιδιαίτερη φροντίδα για την πρόσκτηση από τους φοιτώντες δεξιοτήτων και ικανοτήτων χρήσιμων για την ευδόκιμη επαγγελματική θητεία των αποφοίτων τους, περιλαμβανομένης της αξιοποίησης των ψηφιακών τεχνολογιών. Αριθμητικά στοιχεία 2013 (Μάρτιος) για το Πάντειο Πανεπιστήμιο: Αριθμός Εγγεγραμμένων Προπτυχιακών Φοιτητών *Αφορά το Ακαδημαϊκό έτος Αριθμός Ενεργών Προπτυχιακών Φοιτητών Αριθμός Μεταπτυχιακών Φοιτητών* 1247 Αριθμός Μελών ΔΕΠ 250 ΕΕΔΙΠ 13 Αριθμός Διοικητικών Υπαλλήλων 121 A Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. A Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης, θα οριστεί «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ αποτελεί η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου (βλ. A.5.5 «Διαδικασία Παραλαβής Έργου»). A Επιτροπή Ελέγχου ενδικοφανών προσφυγών Για τις ανάγκες αξιολόγησης των ενστάσεων και προσφυγών (σύμφωνα με όσα ορίζει ο Ν.3886/2010) θα οριστεί «Επιτροπή Ελέγχου ενδικοφανών προσφυγών». Αρμοδιότητα της αποτελεί η αξιολόγηση των ενστάσεων και προσφυγών που μπορεί να προκύψουν κατά τις διαδικασίες ανάθεσης του παρόντος Έργου και εισηγείται στο αρμόδιο όργανο σχετικά με

17 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ τις υποβληθείσες προσφυγές, που τα μέλη της θα είναι διάφορα αυτών της Επιστροπής Διενέργειας Διαγωνισμού. A Θεματικές Ομάδες Εργασίας Η προετοιμασία και υποστήριξη της υλοποίησης του Έργου υποβοηθείται με τη λειτουργία Θεματικών Ομάδων Εργασίας, οι οποίες θα στελεχώνονται από τον Κύριο του Έργου. Ο συντονισμός των Θεματικών Ομάδων Εργασίας γίνεται από τον Υπεύθυνο Έργου που έχει οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή. A Επιθεωρητές (auditors) Έργου Στο πλαίσιο υλοποίησης του υπό ανάθεση Έργου, η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να αναθέσει σε στελέχη του ή τρίτο ανεξάρτητο όργανο τη διενέργεια τακτικών ή έκτακτων επιθεωρήσεων Έργου (project audits) για την πιστοποίηση της πορείας των εργασιών και την καταγραφή συμπερασμάτων και περιοχών παρέμβασης ή βελτίωσης. Τέτοιοι έλεγχοι δύναται να διενεργηθούν σε οποιoδήποτε χρονικό σημείο εξέλιξης του Έργου, κατόπιν έγκαιρης σχετικής ενημέρωσης του Αναδόχου από την Αναθέτουσα Αρχή. Ο Ανάδοχος οφείλει να συμμορφωθεί με τις υποδείξεις κατόπιν σχετικής έγκρισης που θα επικυρώνεται από το αρμόδιο όργανο της Αναθέτουσας Αρχής. Ο Ανάδοχος οφείλει στο πλαίσιο των εργασιών του να καταθέσει στους οριζόμενους από την Αναθέτουσα Αρχή κάθε σχετικό τεκμηριωτικό υλικό προκειμένου αυτοί να διενεργήσουν τους ελέγχους. A.1.2 Υφιστάμενη Κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του έργου) A Συνοπτική Περιγραφή των υπηρεσιών του Φορέα Το Πάντειο Πανεπιστήμιο περιλαμβάνει τις παρακάτω Πανεπιστημιακές και Διοικητικές Μονάδες. Διοίκηση Σύγκλητος - Πρυτανικό Συμβούλιο Πρύτανης Αντιπρύτανης Ακαδημαικών Υποθέσεων και Προσωπικού Αντιπρύτανης Οικονομικού Προγραμματισμού και Ανάπτυξης Προϊστάμενος Γραμματείας Γενική Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών Διεύθυνση Κεντρικής Διοίκησης Τμήμα Πανεπιστημιακών Αρχών Τμήμα Διεθνών Σχέσεων & Ευρωπαϊκής Ένωσης Τμήμα Δημοσίων Σχέσεων Τμήμα Διοικητικής Οργάνωσης Διεύθυνση Διοικητικού Τμήμα Διδακτικού Προσωπικού

18 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Τμήμα Διοικητικού Προσωπικού Τμήμα Πρωτοκόλλου Διεκπεραίωσης & Αρχείου Διεύθυνση Ακαδημαϊκών Θεμάτων Τμήμα Σπουδών Τμήμα Μεταπτυχιακών Σπουδών Γενική Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Προϋπολογισμού και Εσόδων Τμήμα Δαπανών Τμήμα Μισθοδοσίας Τμήμα Προμηθειών Διεύθυνση Δημοσιευμάτων Τμήμα Δημοσιευμάτων Τμήμα Πανεπιστημιακών Εκδόσεων Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης Τμήμα Μελέτης και Σχεδιασμού Τμήμα Λειτουργίας και Συντήρησης Συστημάτων Η/Υ Τμήμα Εκμετάλλευσης και Εφαρμογών Διεύθυνση Βιβλιοθήκης Γραμματεία Συγκλήτου Γραμματεία Πρυτανικού Συμβουλίου Γραμματεία Λογαριασμού Έρευνας Τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών Τμήμα Φοιτητικής Μέριμνας Υγειονομική Υπηρεσία Γραφείο Σταδιοδρομίας - Κοινωνική Υπηρεσία Γραμματείες Ακαδημαϊκών Τμημάτων Τμήμα Πολιτικής Επιστήμης και Ιστορίας Τμήμα Διεθνών και Ευρωπαικών Σπουδών Τμήμα Δημόσιας Διοίκησης Τμήμα Κοινωνιολογίας Τμήμα Οικονομικής και Περιφερειακής Ανάπτυξης Τμήμα Κοινωνικής Πολιτικής Τμήμα Επικοινωνίας Μέσων και Πολιτισμού Τμήμα Ψυχολογίας Τμήμα Κοινωνικής Ανθρωπολογίας Τμήμα Ξένων Γλωσσών A Οργανωτική δομή & στελέχωση του Φορέα Για την στήριξη της λειτουργίας του έργου αρμόδια οργανωτική δομή είναι ο ΕΛΚΕ/Παντείου:

19 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Ο ΕΛΚΕ/Παντείου λειτουργεί σύμφωνα με τις διατάξεις της σχετικής νομοθεσίας και συγκεκριμένα: 1. Του Π.Δ. 432/1981 περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών Αξιοποιήσεως κονδυλίων για εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας όπως τροποποιήθηκε από την Κ.Υ.Α. ΚΑ/679 (ΦΕΚ 826/Β/ ), που κυρώθηκε με το άρθρο 36 του ν. 3794/2009 (ΦΕΚ Α/156/2009) και τροποποιήθηκε με το άρθρο 36 του ν. 3848/2010 (ΦΕΚ Α/71/2010) 2. Τον Οδηγό χρηματοδότησης της Επιτροπής Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού 3. Του Π.Δ. 118/2007 (Φ.Ε.Κ. 118/Α/2007) Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου (KΠΔ). 4. Του Ν. 2286/95 (ΦΕΚ 19/Α/95) Προμήθειες του Δημόσιου Τομέα και ρυθμίσεις συναφών θεμάτων. 5. Του Ν. 2362/95 (ΦΕΚ 247/Α/95) Περί Δημοσίου Λογιστικού, ελέγχου των δαπανών του Κράτους και άλλες διατάξεις, όπως τροποποιήθηκε από τις διατάξεις του Ν.3871/2010, κατά το μέρος που δεν αντίκειται στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ. 6. Του Ν.3861/2010 «Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμου πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο Πρόγραμμα Διαύγεια και άλλες διατάξεις». 7. Το Ν.3845/2010 «Μέτρα για την εφαρμογή του μηχανισμού στήριξης της Ελληνικής οικονομίας από τα κράτη μέλη της Ζώνης του ευρώ και το Διεθνές Νομισματικό Ταμείο Τη γενική ευθύνη για την ορθή και αποτελεσματική λειτουργία των υπηρεσιών του ΕΛΚΕ/Παντείου έχει ο Πρόεδρος και το σώμα της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστημίου. Ο ΕΛΚΕ/Παντείου έχει εγκαταστήσει, εφαρμόσει και συντηρεί Σύστημα Διαχείρισης όλων των έργων συμπεριλαμβανομένων και των συγχρηματοδοτούμενων έργων που αναλαμβάνει ο ΕΛΚΕ/Παντείου να υλοποιήσει. Το Σύστημα Διαχείρισης Έργων εφαρμόζεται υποχρεωτικά σε όλες τις υφιστάμενες δραστηριότητες των γραφείων και οργάνων του ΕΛΚΕ/Παντείου που εμπλέκονται στις δραστηριότητες, προγραμματισμού, σχεδιασμού και ωρίμανσης, υλοποίησης, παρακολούθησης και διαχείρισης των συγχρηματοδοτούμενων έργων. Ο καθορισμός και η υλοποίηση των έργων του ετήσιου προγράμματος του ΕΛΚΕ/Παντείου πραγματοποιείται στα παρακάτω στάδια : Προγραμματισμός και παρακολούθηση έργων και ενεργειών Σχεδιασμός και ωρίμανση των έργων Διενέργεια διαγωνισμών και ανάθεση συμβάσεων Παρακολούθηση και διαχείριση έργων Οικονομική διαχείριση των έργων Ολοκλήρωση των έργων Έλεγχος του Εξοπλισμού Επίσης διαθέτει Νομική Υποστήριξη (άλλως οι εξωτερικοί νομικοί σύμβουλοι με συνεργασία σε μόνιμη βάση) η οποία, με σκοπό την απάλειψη των οποιονδήποτε νομικών προβλημάτων που σχετίζονται είτε με τη λειτουργία του ΕΛΚΕ, είτε με την υλοποίηση των έργων ενημερώνεται για κάθε νέα νομοθεσία και για τις τροποποιήσεις των ισχυόντων. Βασικοί συντελεστές από πλευράς του Παντείου θα είναι οι κύριοι : ü Ο Προϊστάμενος Γραμματείας ΕΛΚΕ, ü Ο Διευθυντής της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης του Παντείου Πανεπιστημίου, ü Γιώργος Μιχαήλ Κλήμης B.Sc (Hons), PGDip.Sc, MBA, PhD, επίκουρος Καθηγητής

20 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Ο κ. Γιώργος Μιχαήλ Κλήμης σπούδασε Μαθηματικά στην Θεσσαλονίκη και Πληροφορική στο Λονδίνο. Είναι επίσης κάτοχος μεταπτυχιακού τίτλου MBA από την Cass Business School του City University του Λονδίνου. Μετά το πέρας των μεταπτυχιακών σπουδών του, του χορηγήθηκε υποτροφία, από την Cass, για τις διδακτορικές του σπουδές. Εργάστηκε στην Cass ως Research Fellow και ως επισκέπτης λέκτορας, συμμετέχοντας επίσης σε ερευνητικό project του Economic and Social Research Council του Ηνωμένου Βασιλείου με τίτλο Globalisation, Technology and Creativity: Current Trends in the Music Industry. Στην Ελλάδα έχει διδάξει στο Πανεπιστήμιο Αθηνών, στα ΤΕΙ Πειραιά, στην Εθνική Σχολή Δημόσιας Διοίκησης, στην Σχολή Εθνικής Άμυνας κ.α. ενώ έχει εργαστεί και σαν σύμβουλος επιχειρήσεων στην Ελλάδα και το εξωτερικό (Ηνωμένο Βασίλειο, Σουηδία). Από τον Οκτώβριο του 2004 διδάσκει και ερευνά στο τμήμα Επικοινωνίας, Μέσων Ενημέρωσης και Πολιτισμού του Παντείου Πανεπιστημίου με αντικείμενο την Διοίκηση και Marketing στη βαθμίδα του Επίκουρου Καθηγητή. A Περιγραφή των κύριων Επιχειρησιακών Λειτουργιών Το παρόν έργο απευθύνεται στις παρακάτω κατηγορίες συναλλασσομένων με καθημερινή η περιστασιακή φυσική παρουσία στους χώρους του πανεπιστημίου για τις οποίες αναγνωρίστηκαν και καταγράφηκαν ένα σύνολο από προβλήματα και στρεβλώσεις που λύνονται ή αίρονται ανά κατηγορία με την υλοποίηση των ψηφιακών υπηρεσιών που θα προδιαγραφούν: v Προπτυχιακοί φοιτητές Στο Πάντειο πανεπιστήμιο φοιτούν ενεργοί φοιτητές (στοιχεία Μάρτιος 2013) που συμμετέχουν στην καθημερινή πραγματικότητα του πανεπιστημίου, και υποχρεούνται να καταλαμβάνουν χρονοθυρίδες στον κύκλο εξυπηρέτησης τους από τις εκάστοτε γραμματείες ή το διοικητικό κέντρο οι οποίες αθροιστικά δημιουργούν ουρές τις κρίσιμες περιόδους δηλώσεις μαθημάτων και εγγραφών και απολαμβάνουν κάποιες μόνο ηλεκτρονικές υπηρεσίες οι οποίες πάντως δεν προέρχονται από ένα ολοκληρωμένο και δομημένο πληροφοριακό σύστημα. Οι βασικότερες υπηρεσίες που απολαμβάνουν από τα γκισέ των εκάστοτε γραμματειών των τμημάτων που ανήκουν αφορούν: Εγγραφή τους στα ακαδημαϊκά τμήματα του Παντείου μέσω Πανελληνίων (Υλοποιείται πιλοτική Web εφαρμογή από την Μηαχανοργάνωση) Δήλωση μαθημάτων από το προσφερόμενο πρόγραμμα Σπουδών του τμήματος φοίτησης (Υλοποιείται πιλοτική Web εφαρμογή από την Μηαχανοργάνωση) Δήλωση επιλογής συγγραμμάτων Αίτηση για κάρτα σίτισης Αίτηση για φοιτητικό πάσο Αίτηση για λήψη πτυχίου και ορκωμοσία Αίτηση για υποτροφία Αίτηση για πιστοποιητικά παρακολούθησης της πορείας (αναλυτική βαθμολογία) ή για πιστοποίηση απόκτησης πτυχίου v Μεταπτυχιακοί φοιτητές Στο Πάντειο φοιτούν ενεργοί φοιτητές των διαφόρων μεταπτυχιακών προγραμμάτων που όπως και οι προπτυχιακοί, εξυπηρετούνται επί τοις παρουσίας τους στο ίδρυμα. Οι βασικές ανάγκες των μεταπτυχιακών φοιτητών αφορούν την:

21 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Υποβολή των απαραίτητων εγγράφων συμμετοχής τους σε μεταπτυχιακό πρόγραμμα σπουδών Δήλωση των μαθημάτων από το προσφερόμενο πρόγραμμα σπουδών Αίτηση χορήγησης κάρτας σίτισης Αίτηση χορήγησης φοιτητικού πάσο Αίτηση για λήψη μεταπτυχιακού διπλώματος και ορκωμοσία Αίτηση για συμμετοχή σε επικουρικό διδακτικό έργο Αίτηση για πιστοποιητικά παρακολούθησης της εκπαιδευτικής πορείας (αναλυτική βαθμολογία) ή για πιστοποίηση απόκτησης μεταπτυχιακού τίτλου σπουδών v Μέλη ΔΕΠ Τα 250 μέλη ΔΕΠ του Πάντειου Πανεπιστημίου αναλαμβάνουν να διαχειριστούν μέσω έγγραφων αιτήσεών τους και ενυπόγραφης αλληλογραφίας ότι αφορά το εκπαιδευτικό τους έργο, το διοικητικό τους μέρισμα στις διαδικασίες του πανεπιστημίου και το σύνολο των αιτημάτων τους προμήθειας υλικοτεχνικής υποδομής ή υπηρεσιών. Τα μέλη ΔΕΠ εμπλέκονται στην διοικητική ροή της καθημερινής ζωής του πανεπιστημίου είτε ως αιτούντες, είτε ως αξιολογούντες, λαμβάνοντας μέρος σε ένα σύνολο από επιτροπές αξιολόγησης ή παραλαβής προμηθειών. Ταυτόχρονα ως εκπαιδευτικό και ερευνητικό προσωπικό αναλαμβάνουν στην καθημερινή τους ενασχόληση με το διδακτικό ή ερευνητικό τους έργο, την διαχείριση υλικοτεχνικής υποδομής, την διαχείριση κονδυλίων του τακτικού ή ερευνητικού προϋπολογισμού, την παρακολούθηση του οικονομικού και φυσικού αντικειμένου προγραμμάτων, την σύνθεση προγραμμάτων σπουδών, την σύνθεση καταλόγων συγγραμμάτων, την καταχώρηση βαθμολογιών ανά εξεταστέο μάθημα. Σαν εκλέκτορες ή σαν εξελισσόμενοι βαθμίδας, παρέχουν ή δέχονται υπηρεσίες προς την ακαδημαϊκή κοινότητα. Τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι καθηγητές μέλη ΔΕΠ του πανεπιστημίου αφορούν κυρίως την γραφειοκρατική επιβάρυνση και την καθυστέρηση διαδικασιών που σχετίζονται με: Το σύνολο των αιτήσεων αιτημάτων για πραγματοποίηση δαπανών και εκκαθαρίσεις πληρωμών προς τις υπηρεσίες του πανεπιστημίου και την παρακολούθηση τους Την καταχώρηση αιτημάτων και παρακολούθησης της πορείας τους (πχ προσωπικές ή εκπαιδευτικές άδειες) Την κράτηση αιθουσών, εργαστηρίων και υλικοτεχνικής υποδομής Την καταχώρηση βαθμολογιών, την σύνθεση καταλόγου συγγραμμάτων, την σύνθεση προγράμματος σπουδών Την διαχείριση ερευνητικών και κονδυλίων τακτικού προϋπολογισμού, την αποστολή και έγκριση προς τον Ειδικό Λογαριασμό ενταλμάτων πληρωμών συμμετεχόντων σε ερευνητικές ομάδες Την συμμετοχή τους σε επιτροπές εισηγήσεων προμηθειών, επιτροπές αξιολόγησης και επιτροπές παραλαβών έργων και την παρακολούθηση της πορείας των διαδικασιών αυτών Την συμμετοχή τους σε όργανα του πανεπιστημίου v Εργαζόμενοι διοικητικών/οικονομικών υπηρεσιών και Ειδικού Λογαριασμού - Διοικητικές/οικονομικές υπηρεσίες Στο Πανεπιστήμιο εργάζονται 152 διοικητικοί υπάλληλοί. Επικεντρωνόμαστε στους υπαλλήλους υπεύθυνους για την καθημερινή λειτουργία του πανεπιστημίου και ειδικότερα στους υπευθύνους προώθησης και ελέγχου αιτημάτων προμηθειών, προετοιμασίας διαγωνισμών και συμβάσεων,

22 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ τιμολόγησης και πληρωμής, διαχείρισης τακτικού προϋπολογισμού. Οι υπάλληλοι αυτοί αποτελούν την ραχοκοκαλιά λειτουργίας, τον σύνδεσμο αποφάσεων μεταξύ των οργάνων του πανεπιστημίου (Πρυτανικό, Σύγκλητος, Επιτροπές) και την αγορά (προμηθευτές εξοπλισμού/υλικών και υπηρεσιών). Η οργάνωση των διοικητικών υπηρεσιών βασίζεται σε workflow που τηρούνται εμπειρικά από τους διοικητικούς υπαλλήλους και έχουν γίνει προσπάθειες αυτοματισμού των διαδικασιών εσωτερικά, χωρίς ψηφιακή υποβοήθηση, επαφιόμενες στην ανάγκη για ταχύτερη εξυπηρέτηση των πανεπιστημιακών θεσμών, της διοικητικής υποβοήθησης και πρωτίστως των εξωτερικά συναλλασσομένων. Η εμπειρία των υπαλλήλων αναδεικνύει ζητήματα που σχετίζονται με την βελτίωση της παραγωγικότητας τους και της ταχύτερης διεκπεραίωσης του καθημερινού φόρτου εργασίας, την άρση της γραφειοκρατίας, όπου είναι εφικτό και όσο υποστηρίζεται ηλεκτρονικά και από την κεντρική δημόσια διοίκηση, την ψηφιοποίηση της υπογραφής και την εξασφάλιση της μη απάρνησης της αποστολής ή παραλαβής πληροφορίας. Αναλυτικότερα τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι διοικητικές/οικονομικές υπηρεσίες περιλαμβάνουν: Την ανυπαρξία ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης της συναλλασσόμενης πληροφορίας (εισερχόμενης και εξερχόμενης) με παντελή την έλλειψη δράσεων απουλοποίησης Την ανυπαρξία ηλεκτρονικού workflow και ολοκληρωμένου επιχειρησιακού σχεδιασμού Την καθυστέρηση εκδόσεως ενταλμάτων πληρωμών, τόσο προς τα μέλη ΔΕΠ (σχετικά με εξόφληση δαπανών εκπαιδευτικού έργου) όσο και στους εξωτερικούς συναλλασσομένους και προμηθευτές του πανεπιστημίου Την αυτοματοποιημένη διαχείριση εγγραφών και φορμών Την ανυπαρξία ηλεκτρονικών πληρωμών και επικυρώσεων αυτών - Ειδικός Λογαριασμός Οι 5 μόνιμοι υπάλληλοι που στελεχώνουν τον Ειδικό Λογαριασμό είναι επιφορτισμένοι με την διαχείριση και διάθεση κονδυλίων που αφορούν έργα ερευνητικής, εκπαιδευτικής, επιμορφωτικής και μελετητικής φύσης που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από το επιστημονικό προσωπικό του Παντείου Πανεπιστημίου και με τη συνεργασία άλλων ειδικών εξωτερικών επιστημόνων. Ο Ειδικός Λογαριασμός εμπίπτει σε ανεξάρτητο διοικητικό καθεστώς και διαθέτει την απαιτούμενη διαχειριστική επάρκεια για την αποτελεσματική διαχείριση κονδυλίων και προγραμμάτων η οποία βασίζεται σε πληροφοριακή υποδομή που κατασκευάστηκε για τις ανάγκες του Β ΚΠΣ και λειτουργεί έως σήμερα με αποσπασματικές βελτιώσεις που το καθιστούν ικάνό να καλύψει στοιχειώδώς τις σημερινές απαιτήσεις. Η έλλειψη αναβαθμισμένων υποδομών επιφέρει δυσκολίες στην εύρυθμη λειτουργία του οργάνου αυτού που οδηγούν σε ένα σύνολο προβλημάτων με τα βασικότερα να απαριθμούνται παρακάτω: Δυσκολία παρακολούθησης των ερευνητικών προγραμμάτων ανά σύμβαση, ειδικότερα των ερευνητικών προγραμμάτων του FP7 που απαιτούν ενδελεχή παρακολούθηση και διαχείριση. Πληροφοριακή υποδομή που βασίζεται σε μη παραθυρικά περιβάλλοντα εργασίας, χωρίς υποστήριξη workflow φιλοσοφίας, με μη χρηστική διεπαφή εργασίας Δυσκολία συμμόρφωσης με το εκάστοτε νομικό πλαίσιο, ιδίως ως προς την οριοθέτηση ορίων οικονομικών ανταμοιβών προς την κοινότητα των μελών ΔΕΠ και τους εξωτερικούς συνεργάτες

23 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Αδυναμία παροχής πλήρως ηλεκτρονικοποιημένων υπηρεσιών με ηλεκτρονική ολοκλήρωση συναλλαγής μέσω τραπεζών, για τα περίπου 3000 εντάλματα πληρωμών που εκδίδονται ετησίως v Προμηθευτές Στο Πάντειο Πανεπιστήμιο, η γραφειοκρατικές διαδικασίες προκαλούν την απώλεια πλήθους ανθρωποωρών, καθυστερήσεις ολοκλήρωσης συναλλαγών και παράδοσης προμηθειών και υπηρεσιών και κατά συνέπεια μη έγκαιρη και ποιοτική παροχή υπηρεσιών του Πανεπιστημίου προς την εκπαιδευτική κοινότητα. Ειδικότερα προς την διαδικασία ολοκλήρωσης προμηθειών το Πάντειο εμφανίζει καθυστερήσεις στις διαδικασίες δημοπράτησης, συμβασιοποίησης και παραλαβής έργων, με την επιχειρηματική κοινότητα που κινείται δορυφορικά του να αντιμετωπίζει προβλήματα που αφορούν: v Την γραφειοκρατία και την συνεχή αλληλεπίδραση με το Πανεπιστήμιο, αφού οι διαδικασίες δημοπράτησης και αξιολόγησης έργων δεν είναι αυτοματοποιημένες Τη δυσχέρεια πραγματοποίησης ηλεκτρονικών συναλλαγών με υψηλή πιστοποίηση, ώστε τα διακινούμενα έγγραφα να είναι ηλεκτρονικά και η αποστολή τους να γίνεται όποτε απαιτείται Την δυσχέρεια υποστήριξης των ίδιων των εταιρειών από την κεντρική διοίκηση ειδικά σε ότι αφορά πιστοποιητικά (φορολογικά, ασφαλιστικά κά) Εξωτερικοί φορείς Η ηλεκτρονική αυτοματοποιημένη αποστολή στατιστικών στοιχείων ειδικά προς το Υπουργείο Παιδείας & Θρηεκευμάτων Πολιτισμού & Αθλητισμού και το ΕΚΤ και η υποχρεωτική δημοσιοποίηση οικονομικών και διοικητικών πράξεων κατ υποχρέωση του νόμου 3861/2010 (Δι@ύγεια) θα προβλεφθούν στην παρούσα πράξη, εξασφαλίζοντας διαφάνεια και θωράκιση της ελεύθερης διακίνησης της πληροφορίας. A.1.3 Υποδομή ΤΠΕ του Φορέα που σχετίζεται με το Έργο Το έργο θα στηριχθεί εξ ολοκλήρου σε υφιστάμενες υποδομές εξοπλισμού που θα διατεθούν από την Αναθέτουσα Αρχή. A Φοιτητολόγιο Το Φοιτητολόγιο είναι μία client-server εφαρμογή στο κλειστό εσωτερικό δίκτυο (ethernet) του Παντείου Πανεπιστημίου. O server είναι σε solaris (Sun), έχει βάση δεδομένων ASE της SYBASE (1 άδεια server και 50 περίπου άδειες users) 1 και έχει εγκαταστημένη την εφαρμογή Samba και ενεργοποιημένη την θύρα του ftp για file-sharing. Οι clients είναι Windows XP. Η εφαρμογή έχει αναπτυχθεί σε QBEVision της Sysdeco από την Dbsoft-Datablue σε συνεργασία με την Intracom, εκτός από το υποσύστημα των συγγραμμάτων που έχει αναπτυχθεί σε PowerBuilder της SYBASE. Η εφαρμογή από το 2001 περίπου υποστηρίζεται εσωτερικά από το τμήμα μηχανοργάνωσης του Παντείου Πανεπιστημίου. 1 Το Πανεπιστήμιο έχει 70 άδειες χρηστών Sybase που μοιράζονται οι εφαρμογές Φοιτητολόγιο μαζί με την μισθοδοσία -διπλογραφικό

24 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Η εφαρμογή καλύπτει σχεδόν όλες τις ανάγκες-δραστηριότητες των φοιτητών (προπτυχιακώνμεταπτυχιακών) σε σχέση με την γραμματεία-πανεπιστήμιο και κρατά τον ηλεκτρονικό φάκελο του φοιτητή (εγγραφές φοιτητών, δηλώσεις-βαθμοί-αναγνωρίσεις μαθημάτων, κινήσεις αναστολής διαγραφής εράσμους ανακήρυξης - ορκωμοσίας, έλεγχος πτυχίου, έκδοση πιστοποιητικών - βεβαιώσεων, καταστάσεων υποτροφιών εξετάσεων - εκλογών, στατιστικά διοίκησης-υπουργείου κ.α.) Η εφαρμογή έχει 5 κατηγορίες χρηστών i. Διαχειριστής (sa-μηχανοργάνωση) ii. SuperUsers (Μηχανοργάνωση-Διαχείριση Παραμέτρων) iii. Γραμματείες iv. Συγγράμματα (Τμήμα Συγγραμμάτων) v. Απλοί Χρήστες (HelpDesk Μόνο εκτυπώσεις πιστοποιητικών) A Επέκταση Φοιτητολογίου Έχει υλοποιηθεί μια web-εφαρμογή επέκταση του Φοιτητολόγιο στο Internet από την εταιρεία Επαφος ΕΠΕ με δύο υποσυστήματα a) Της Ηλεκτρονικής εισαγωγής Βαθμολογιών (τελείωσε επιτυχώς την πιλοτική χρήση και ξεκινά κανονικά) b) Των ηλεκτρονικών δηλώσεων μαθημάτων (ξεκινά με τις δηλώσεις εαρινών την πιλοτική λειτουργία). Η web-εφαρμογή έχει αναπτυχθεί σε.νετ (Visual Studio C#) με χρήση MonoProject της Novel και έχει βάση δεδομένων MySQL. Ο server είναι Suse (Linux) και έχει εγκαταστημένα Apache-Tomcat. Ο server είναι Dual-homed είναι πίσω από το γενικό firewall και λειτουργεί σαν Bastion-host. Ο συγχρονισμός των δύο εφαρμογών (web επέκταση και Φοιτητολόγιο) γίνεται τα μεσάνυχτα, διαρκεί περίπου 1 ½ με 2 ώρες και κατά την διάρκεια η web-εφαρμογή είναι off-line. Η πρόσβαση στην web-εφαρμογή ελέγχεται από τον LDAP server του Παντείου που είναι κοινός και για την εφαρμογή Εύδοξος του Υπουργείου Παιδείας. A Φιλοξενία υφιστάμενων συστημάτων Και οι δύο server ( Φοιτητολογίου και web-επαφος) έχουν κοινά τεχνικά χαρακτηριστικά: Sun Fire X4100 M2 x64 Server: o o o o o o 2x AMD Opteron Model 2216 (2.4GHz/1MB) (Dual-Core) processor, 4x 1GB PC DDR2-667 memory, 2x 73GB HDD, DVD-ROM/CD-RW, 2x High Efficiency PSU, Service Processor, 4x 10/100/1000 Ethernet ports, 3x USB 2.0 ports, 2x B-lane PCI-E slots, order Geo-specificX-option, Standard Configuration, RoHS

25 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ A.2 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ - ΣΤΟΧΟΙ - ΚΡΙΣΙΜΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ ΕΡΓΟΥ A.2.1 Συνοπτική Περιγραφή Αντικείμενο του έργου είναι η διαμόρφωση ενός μηχανισμού ψηφιοποίησης των διαδικασιών και η παροχή εξωστρεφών ηλεκτρονικών υπηρεσιών του Παντείου Πανεπιστημίου, προς τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας και προς το σύνολο των προμηθευτών του πανεπιστημίου, λαμβάνοντας υπόψη σύγχρονες μεθόδους προσβασιμότητας (web) και ασφάλειας. Το έργο στοχεύει να αναβαθμίσει τις εσωτερικές διαδικασίες του Ιδρύματος με μεθόδους που θα επιταχύνουν την υποβολή αιτημάτων των συναλλασσόμενων, θα μειώσουν τους νεκρούς χρόνους διοικητικής απραξίας & θα οργανώσουν την διαχείριση κονδυλίων. Το έργο θα παρέχει ολοκληρωμένες ηλεκτρονικές υπηρεσίες μίας στάσης (One-Stop-Shop). Το έργο προδιαγράφει ένα σύνολο 34 ψηφιακών υπηρεσιών, οι οποίες περιγράφονται στην A.3.1. A.2.2 Σκοπιμότητα Αναγκαιότητα Υλοποίησης Σκοπός του έργου είναι η καθολική ηλεκτρονικοποίηση όλων ανεξαιρέτως των δομών και διαδικασιών, αλλά και η θεμελίωση των βασικότερων και ουσιαστικότερων υπηρεσιών, για την επιτάχυνση της λειτουργίας του πανεπιστημίου διαδικασιών, και η μεσομακροπρόθεσμη ανάπτυξη επιμέρους υποσυστημάτων, βάσει εσωτερικού προγραμματισμού του Ιδρύματος αξιοποιώντας τον τακτικό προϋπολογισμό. Στόχος του Έργου είναι η αξιοποίηση των ΤΠΕ για την δημιουργία ψηφιακών υπηρεσιών με στόχο την εξοικονόμηση πόρων και κατ επέκταση τη μείωση δαπανών και την παρακολούθηση των εσόδων στο Πάντειο Πανεπιστήμιο. Στα πλαίσια του Έργου θα ακολουθηθούν τεχνολογικές και λειτουργικές πρακτικές που μειώνουν το κόστος λειτουργίας και βελτιώνουν την απόδοση και τη ποιότητα των υπηρεσιών και θα αξιοποιηθούν οι υφιστάμενες ψηφιακές υποδομές Πανεπιστημίου. Το έργο θα δημιουργήσει την απαιτούμενη δομή διαλειτουργικότητας μεταξύ των υπηρεσιών βάση καθιερωμένων εθνικών ή και διεθνών προτύπων (egif) με σκοπό τη διαφανή παροχή ψηφιακών υπηρεσιών. Έτσι οι νέες υπηρεσίες θα προκύψουν ως αποτέλεσμα της δομής διαλειτουργικότητας και θα είναι διαθέσιμες μέσω υπηρεσιών διαδικτύου (Web Services), με σκοπό τη δυνατότητα εγγραφής τους στο Μητρώο της Δημόσιας Διοίκησης (Πύλη «ΕΡΜΗΣ»). Επιμέρους οφέλη που προκύπτουν είναι: 1. Βελτίωση της ποιότητας ζωής των πολιτών μέσω της χρήσης ΤΠΕ 2. Αποτελεσματικότερη και ταχύτερη λειτουργία του Πανεπιστημίου προς όφελος των εμπλεκόμενων. 3. Επιτάχυνση και τυποποίηση των διαδικασιών παροχής υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. 4. Σταδιακή ενθάρρυνση των ασχολούμενων του Πανεπίστημίου να χρησιμοποιούν τις νέες τεχνολογίες για την υλοποίηση των συναλλαγών με τους ενδιαφερόμενους. A.2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Συνοπτικά, ο απώτερος στόχος του έργου είναι να συμβάλλει: στη βελτίωση των υπηρεσιών γραμματείας (εγγραφές, δηλώσεις μαθημάτων από το πρόγραμμα σπουδών, διάφορες αιτήσεις) που παρέχει το Πανεπιστήμιο στους προπτυχιακούς

26 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ και μεταπτυχιακούς φοιτητές με σκοπό την ταχύτερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση τους. στην ψηφιοποίηση υπηρεσιών προς τα μέλη ΔΕΠ του Πάντειου Πανεπιστημίου για την διαχείριση των αιτήσεων και της αλληλογραφίας τους με το ίδρυμα όσον αφορά το διδακτικό ερευνητικό και διοικητικό τους έργο με όφελος την μείωση της γραφειοκρατίας και την ταχύτερη διεκπεραίωση των διαδικασιών. στην αντιμετώπιση των προβλημάτων που αντιμετωπίζουν οι διοικητικές/οικονομικές υπηρεσίες (γραφειοκρατία, καθυστερήσεις, χειρόγραφες διαδικασίες). στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητας των διαδικασιών στην διαχείριση των έργων και των κονδυλίων του ΕΛΚΕ. στη βελτίωση της εικόνα του πανεπιστημίου στις επιχειρήσεις με τις οποίες συναλλάσσεται (βελτίωση των διαδικασιών δημόσιων προμηθειών, έλεγχος δαπανών και χρεών του δήμου, κλπ) Με την ολοκλήρωση του έργου και την λειτουργία των νέων ψηφιακών υπηρεσιών αναμένεται να επιτευχθούν και οι παρακάτω ποσοτικοποιημένοι στόχοι: (κατά το πρώτο έτος λειτουργίας) Α/Α Ποσοτικοποιημένοι Στόχοι Τιμή στόχος 1 Η χρήση των υπηρεσιών αυτών από : 1.1 ποσοστό των προπτυχιακών φοιτητών του Πανεπιστημίου 30% 1.2 ποσοστό των μεταπτυχιακών φοιτητών του Πανεπιστημίου 50% 1.3 ποσοστό των μελών ΔΕΠ 50% 1.4 ποσοστό των εργαζομένων (διοικητικών οικονομικών) και του Ειδικού Λογαριασμού 75% 1.5 Ποσοστό των προμηθευτών του Πανεπιστημίου 15% 1.6 Ποσοστό λοιπών εξωτερικών φορέων 10% 2 Μείωση μέσου χρόνου διεκπεραίωσης διαδικασιών διακίνησης ηλεκτρονικών εγγράφων και ηλεκτρονικών αιτημάτων κατά 3 Σχετικά με τις προμήθειες Αριθμός επιχειρήσεων εγγεγραμμένων στην διαδικτυακή πύλη προμηθευτών Αριθμός διαγωνισμών με το νέο σύστημα ηλεκτρονικών προμηθειών που θα διενεργηθούν κατά την διάρκεια της πιλοτικής λειτουργίας Διενέργεια 2 ηλεκτρονικών δημοπρασιών κατά την διάρκεια της πιλοτικής λειτουργίας 5 ημέρες Επίτευξη μείωση κόστους προμηθειών από τις δημοπρασίες κατά 5% 3.5 Μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης ενός διαγωνισμού κατά 10 ημέρες

27 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ A.2.4 Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας του Έργου Ως κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του έργου κρίνονται οι ακόλουθοι: Να υπάρξει (όσο το δυνατόν μεγαλύτερη) τυποποίηση και ορθή καταγραφή των επιχειρησιακών διαδικασιών που εμπλέκονται στη διάθεση των νέων ηλεκτρονικών υπηρεσιών και των αναγκών που προκύπτουν από αυτές, ώστε να προδιαγραφούν σχεδιασθούν και αναπτυχθούν πλήρως λειτουργικές και αποτελεσματικές εφαρμογές λογισμικού. Να επιτευχθεί η σωστή και πλήρης ενοποίηση και ενσωμάτωση των νέων εφαρμογών που θα προσφερθούν στο υφιστάμενο υπολογιστικό περιβάλλον, καθώς και να υπάρξει πλήρης διασύνδεση και διαλειτουργία των πληροφοριακών υποσυστημάτων που θα αναπτυχθούν με τις υφιστάμενες εφαρμογές και πληροφοριακές υποδομές του Πανεπιστημίου. Ο φορέας θα πρέπει να εξασφαλίσει τυχόν απαραίτητη υποστήριξη στον Ανάδοχο από τους προμηθευτές των υπαρχόντων συστημάτων Να υλοποιηθεί με επιτυχία ένα ενιαίο σχήμα δεδομένων, το οποίο θα τροφοδοτεί με δεδομένα το σύνολο των εφαρμογών του Οργανισμού. Η υψηλής ποιότητας Διαχείριση του Έργου, η υιοθέτηση βέλτιστων πρακτικών που αφορούν την καλή υλοποίηση του Έργου, συμπεριλαμβανομένης της συστηματικής καταγραφής των κινδύνων και των λοιπών παραγόντων που αφορούν την υλοποίηση αυτού. Η στενή συνεργασία των εμπλεκόμενων στελεχών με την ομάδα έργου του αναδόχου. Η πλήρης και έμπρακτη υποστήριξη από την διοίκηση του Πανεπιστημίου στο έργο και στον Ανάδοχο και η παροχή κάθε εύλογου μέσου για την διευκόλυνση των εργασιών του έργου Η ποιότητα των παραδοτέων και η απόλυτη κάλυψη των αναγκών λειτουργικότητας με την επιθυμητή απόδοση. Οποιαδήποτε αστοχία πλήρους κάλυψης της επιθυμητής λειτουργικότητας ή καθυστερήσεις στην απόκριση ενδέχεται να οδηγήσει στην απόρριψη του πληροφοριακού συστήματος από τους χρήστες Να ολοκληρωθεί επιτυχώς η εκπαίδευση των χρηστών και ιδιαίτερα αυτών (διαχειριστών - τεχνικών υποστήριξης παραγωγικής λειτουργίας του συστήματος) των οποίων ο ρόλος θα είναι καθοριστικός για τη μελλοντική επιτυχή λειτουργία του συστήματος. Να διενεργηθεί η πρέπουσα ευαισθητοποίηση του πληθυσμού ενδιαφέροντος (φοιτητών, μελών ΔΕΠ, Διοικητικών υπαλλήλων και υπαλλήλων του ΕΛΚΕ, καθώς και των επιχειρήσεων) για τις νέες υπηρεσίες και να προβληθεί η παρότρυνση και ενθάρρυνση για τη χρήση τους

28 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ A.3 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Το παρόν έργο αφορά την ανάπτυξη εφαρμογών και υποσυστημάτων καθώς και την αναβάθμιση υφιστάμενων συστημάτων με στόχο τη διάθεση ενός συνόλου ψηφιακών υπηρεσιών προς τις ομάδες συναλλασσομένων με τον πανεπιστήμιο. Συνολικά με την υλοποίηση της προτεινόμενης πράξης αναμένεται να δημιουργηθούν 34 υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης οι οποίες ανά κατηγορία επωφελουμένων παρουσιάζονται στον πίνακα της A.3.1 με αναφορά στο στάδιο ηλεκτρονικοποίησης/ψηφιακής ολοκλήρωσης. Πιο αναλυτικά, το φυσικό αντικείμενο του έργου περιλαμβάνει : Τη διάθεση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών που περιγράφονται στην A.3.1 Την ανάπτυξη των σχετικών υποσυστημάτων που απαιτούνται για την υλοποίηση και διάθεση των ανωτέρω ψηφιακών υπηρεσιών και πιο συγκεκριμένα των: o Υ/Σ-1: Υποσύστημα Front-End Διαδικτυακής Πύλης και διαχείρισης γνώσης, μέσω του οποίου οι εξωτερικοί χρήστες (φοιτητές, συνεργαζόμενες επιχειρήσεις) θα έχουν πρόσβαση στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες και θα υποβάλουν ηλεκτρονικά τα αιτήματά τους, καθώς και μέλη ΔΕΠ σε υποσύνολο των δεδομένων των υφιστάμενων υποσυστημάτων. Το υποσύστημα αυτό περιγράφεται αναλυτικά στην A o Υ/Σ-2: Υποσύστημα Διοικητικών & Οικονομικών Υπηρεσιών, το οποίο θα καλύψει θα καλύψει τις βασικές διοικητικές και οικονομικές λειτουργίες του οργανισμού Το υποσύστημα αυτό περιγράφεται αναλυτικά στην A o Υ/Σ-3: Υποσύστημα Πρωτοκόλλου, το οποίο υλοποιεί λειτουργικότητα πρωτοκόλλου για τις γραμματείες των τμημάτων Το υποσύστημα αυτό περιγράφεται αναλυτικά στην A o Υ/Σ-4: Υποσύστημα Back-Office υποστήριξης εξωστρεφών Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών (WorkFlow & Document Management System), το οποίο δρα συμπληρωματικά και υποστηρικτικά στα ανωτέρω. Μέσω προσαρμοσμένης (στις ανάγκες του έργου) και συνδιασμένης εφαρμογής συστημάτων ροής εργασιών (workflow management), διαχείρισης εγγράφων (document management) και γνώσης (knowledge management), υποστηρίζεται η διαφανής, ανιχνεύσιμη, αξιόπιστη και αποτελεσματική διεκπεραίωση των αιτημάτων εξωστρεφών ψηφιακών υπηρεσιών Το υποσύστημα αυτό περιγράφεται αναλυτικά στην A o Υ/Σ-5: Υποσύστημα διαχείρισης έργων ΕΛΚΕ, το οποίο επιτελεί την παρακολούθηση του συνολικού κύκλου ενός ερευνητικού έργου όπως το διαχειρίζεται η επιτροπή ερευνών. Το υποσύστημα αυτό περιγράφεται αναλυτικά στην A Τις απαραίτητες παρεμβάσεις στα υφιστάμενα συστήματα, με σκοπό o Τη διασύνδεση της υφιστάμενης εφαρμογής του «Φοιτητολογίου» και της «web επέκτασης» αυτού με τα υπό ανάπτυξη συστήματα o Την τυχόν επέκταση της λειτουργικότητας για την υποστήριξη των ζητούμενων ηλεκτρονικών υπηρεσιών και την παροχή αυτών πλήρως on-line (σε πραγματικό χρόνο) Την υποστήριξη της Διαλειτουργικότητας με άλλα συστήματα, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις και τους κανόνες ασφαλείας που θέτει ο Οργανισμός

29 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Την προμήθεια και εγκατάσταση του απαραίτητου συστημικού (έτοιμων-τυποποιημένων πακέτων) λογισμικού κεντρικής υποδομής στο φιλοξενούντα εξοπλισμό. Ποσότητες και τεχνικά χαρακτηριστικά παρατίθενται στο Παράρτημα C.3.2. Την παροχή των απαιτούμενων υπηρεσιών για την ομαλή ολοκλήρωση του έργου και την επιτυχή έναρξη της παραγωγικής του λειτουργίας. Πιο συγκεκριμένα περιλαμβάνει: o o o o o Μελέτη εφαρμογής/ανάλυση απαιτήσεων, η οποία περιγράφεται στην A Υπηρεσίες εγκατάστασης, παραμετροποίησης και θέσης σε λειτουργία των συστημάτων, οι οποίες περιγράφονται στην A Υπηρεσίες μετάπτωσης δεδομένων οι οποίες περιγράφονται στην A Υπηρεσίες Εκπαίδευσης χρηστών και διαχειριστών, οι οποίες αναλύονται στην A Υπηρεσίες υποστήριξης έναρξης λειτουργίας και αφορούν: - Υπηρεσίες Πιλοτικής Λειτουργίας (βλέπε A.3.4.5) - Υπηρεσίες Δοκιμαστικής Λειτουργίας και θέση σε παραγωγική λειτουργία (βλέπε A.3.4.6) o o Υπηρεσίες Τεκμηρίωσης (βλέπε A.3.4.7) Υπηρεσίες εγγύησης καλής λειτουργίας όπως αυτές περιγράφονται στην A Τα ανωτέρω εξειδικεύονται και αναλύονται στις ενότητες που ακολουθούν, καθώς και στους σχετικούς Πίνακες Συμμόρφωσης. A.3.1 Ψηφιακές Υπηρεσίες Οι προς υλοποίηση ψηφιακές υπηρεσίες παρατίθενται στον πίνακα που ακολουθεί : Α/Α Ψηφιακή Υπηρεσία Επίπεδο 2 Ηλεκτρονικοποίησης Ωφελούμενος 3 Υπηρεσίες προς φοιτητές 1 Εγγραφές φοιτητών 4/4 2 2 Δήλωση μαθημάτων και επιλογή τους από το προσφερόμενο Πρόγραμμα Σπουδών του ακαδημαϊκού Τμήματος φοίτησης. Παροχή πληροφόρησης, ενημέρωσης και υπενθύμισης σε σχέση με το Ωρολόγιο πρόγραμμα μαθημάτων και εξετάσεωνκαι των μεταβολών αυτού. 5/5 2 2 Στάδιο 1 - Πληροφόρηση: Ηλεκτρονική πληροφόρηση για τις παρεχόμενες υπηρεσίες. Στάδιο 2 - Αλληλεπίδραση: Λήψη (μεταφόρτωση downloading) εντύπων Στάδιο 3 - Αμφίδρομη αλληλεπίδραση: Επεξεργασία εντύπων, συμπεριλαμβανομένης και της ταυτοποίησης Στάδιο 4 - Συναλλαγή: Διεκπεραίωση αιτημάτων, ολοκλήρωση συναλλαγών και πληρωμή Στάδιο 5 - Προσωποποίηση: Προληπτική, στοχευμένη παροχή υπηρεσιών Κράτος, 2 - Πολίτης, 3 - Επιχείρηση

30 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Α/Α Ψηφιακή Υπηρεσία Επίπεδο 2 Ηλεκτρονικοποίησης Ωφελούμενος 3 3 Δήλωση επιλογής συγγραμμάτων στα επιλεγόμενα μαθήματα 3/ Έλεγχος της προσωπικής προόδου του φοιτητή και των διδακτικών του μονάδων. Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web ή Αίτηση έκδοσης πιστοποιητικών (π.χ. αναλυτική βαθμολογία, πτυχίου, παρακολούθησης προγράμματος σπουδών) 5/5 2 4/4 2 6 Αίτηση χορήγησης κάρτας σίτισης 3/3 2 7 Αίτηση διαμονής στην εστία 3/3 2 8 Αίτηση για λήψη πτυχίου και ορκωμοσία 3/ Επιπλέον Υπηρεσίες προς Μεταπτυχιακούς Φοιτητές Υποβολή υποψηφιοτήτων για συμμετοχή σε Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Σπουδών και αποστολή έκβασης αιτήματος. Δυνατότητα παρακολούθηση της πορείας της υποψηφιότητας. Αίτηση για λήψη μεταπτυχιακού διπλώματος πτυχίου ειδίκευσης και ορκωμοσία Οικονομικές υπηρεσίες για τη συμμετοχή επ αμοιβή ή μέσω υποτροφίας σε ερευνητικά έργα του Ειδικού Λογαριασμού Υπηρεσίες προς Μέλη ΔΕΠ 4/4 2 3/3 2 4/ Σύνθεση Προγράμματος Σπουδών 3/ Σύνθεση καταλόγου συγγραμμάτων 3/ Κράτηση αιθουσών και υλικοτεχνικής υποδομής 3/ Διαχείριση μερίδας κονδυλίων τακτικού προϋπολογισμού (εντολές πληρωμής-πρωτόκολλα παραλαβής) Διαχείριση κονδυλίων ευρωπαϊκών προγραμμάτων, παρακολούθηση λογαριασμών και κινήσεων και εγκρίσεις πληρωμών εξωτερικών συνεργατών μέσω υψηλού βαθμού πιστοποίησης. Η υπηρεσία αυτή θα διαλειτουργεί με τον Ειδικό Λογαριασμό και θα προβλεφθεί πλήρης διαλειτουργικότητα σε επίπεδο προδιαγραφών Διαχείριση διοικητικών και άλλων εγγράφων (πχ. Επιτροπών παραλαβής) μέσω υψηλού βαθμού πιστοποίησης Υπηρεσίες προς εργαζόμενους διοικητικών/οικονομικών υπηρεσιών Πιστοποιημένη παρακολούθηση των ροών εργασίας για τα αιτήματα που σχετίζονται με το σύνολο των διοικητικών πράξεων εξυπηρέτησης προμηθειών (λειτουργίες εισήγησης προμηθειών, παρακολούθησης φυσικού αντικειμένου, παρακολούθησης συμβάσεων, πληρωμών) Πιστοποιημένη διαχείριση εγγράφων και αυτοματοποιημένη παραγωγή εγγράφων που διακινούνται εσωτερικά και προς εξωτερικούς προμηθευτές 4/4 1 5/5 1 4/4 1 4/4 1 3/ Πιστοποιημένη εκπλήρωση πληρωμών συμβάσεων με ηλεκτρονικό τρόπο 5/ Τήρηση ηλεκτρονικών καταλόγων ειδών (επιτροπές, προμηθευτές, 4/

31 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Α/Α διοικητικοί υπάλληλοι) Ψηφιακή Υπηρεσία Επίπεδο 2 Ηλεκτρονικοποίησης Ωφελούμενος Υπηρεσίες προς εργαζόμενους Ειδικού Λογαριασμού Πιστοποιημένη ηλεκτρονική παρακολούθηση της προόδου του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου των προγραμμάτων (ερευνητικών και επιδοτούμενων που διαχειρίζεται ο Ειδικός Λογαριασμός) Πλήρως ηλεκτρονικοποιημένη και πιστοποιημένη διαχείριση προϋπολογισμών και εκδόσεων ενταλμάτων πληρωμών μέσω τραπέζης Αυτοματοποιημένη συμμόρφωση πληρωμών με το εκάστοτε νομικό πλαίσιο μέσω ευφυούς συστήματος λήψης αποφάσεων Υπηρεσία διαχείρισης έργων προσωποποιημένη στο κάθε μέλος της ομάδας έργου χωριστά Υπηρεσίες προς προμηθευτές Πρόσβαση σε προσωποποιημένη καρτέλα για παρακολούθηση της εξέλιξης των διαγωνισμών ή των αναθέσεων Ηλεκτρονική υποβολή εγγράφων που αφορούν την εξέλιξη διαγωνισμώνηλεκτρονική διενέργεια μέσω της πιστοποιημένης δομής PKI 4/4 1 5/5 1 4/4 1 4/4 1 3/3 3 4/ Ηλεκτρονική αποστολή τιμολογίων 4/ Ηλεκτρονική διεκπεραίωση διαδικασιών διαγωνισμού / προμήθειας 4/ Διενέργεια ηλεκτρονικών δημοπρασιών 4/4 3, Αυτοματοποιημένη ενημέρωση για εκτέλεση πληρωμών ή άλλων ενεργειών Υπηρεσίες προς Εξωτερικούς Φορείς Προώθηση στατιστικών προς Υπουργείο Παιδείας & Θρηεκευμάτων Πολιτισμού & Αθλητισμού 5/5 3 5/ Προώθηση στατιστικών προς ΥΠΟΙΟ (ΕΣΥΕ) 5/ Οικονομικές συναλλαγές με αποφοίτους του Πανεπιστημίου (συνδρομές σε συλλόγους) 4/4 2 Πίνακας 1 : Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες του Έργου A.3.2 Αρχιτεκτονική A Γενικές Αρχές Σχεδιασμού Συστήματος Οι γενικές αρχές που διέπουν το σύνολο των εφαρμογών υποσυστημάτων που θα αναπτυχθούν ή αναβαθμισθούν σε λειτουργικό και τεχνολογικό επίπεδο είναι: 1. Σχεδιασμός σύμφωνα με το θεσμικό πλαίσιο λειτουργίας του Οργανισμού. Με βάση το θεσμικό πλαίσιο θα εξειδικευθούν κατά την πρώτη Φάση υλοποίησης του Έργου («Ανάλυση Απαιτήσεων Έργου») τα υποχρεωτικά στοιχεία και οι υποχρεωτικές λειτουργίες που πρέπει να διαθέτουν οι εφαρμογές

32 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ 2. Συστήματα «ανοικτής» αρχιτεκτονικής (open architecture), δηλαδή είναι υποχρεωτική η χρήση ανοικτών προτύπων που θα διασφαλίζουν ανεξαρτησία από συγκεκριμένο προμηθευτή και : ομαλή συνεργασία και λειτουργία μεταξύ των επιμέρους λειτουργικών εφαρμογών και υποσυστημάτων του πληροφοριακού συστήματος, δικτυακή συνεργασία μεταξύ εφαρμογών ή/και συστημάτων τα οποία βρίσκονται σε διαφορετικά υπολογιστικά συστήματα, επεκτασιμότητα των μηχανογραφικών συστημάτων και εφαρμογών, εύκολη επέμβαση στη λειτουργικότητα των εφαρμογών. 3. Αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική του συστήματος, ώστε να επιτρέπονται μελλοντικές επεκτάσεις και αντικαταστάσεις, ενσωματώσεις, αναβαθμίσεις ή αλλαγές διακριτών τμημάτων λογισμικού ή εξοπλισμού. 4. Αρχιτεκτονική N-tier, για την ευελιξία της κατανομής του κόστους και φορτίου μεταξύ κεντρικών συστημάτων και σταθμών εργασίας, για την αποδοτική εκμετάλλευση του δικτύου και την ευκολία στην επεκτασιμότητα. 5. Λειτουργία των επιμέρους εφαρμογών, υποσυστημάτων και λύσεων που θα αποτελέσουν διακριτά τμήματα της λύσης που θα προσφερθεί σε web-based περιβάλλον, το οποίο θα αποτελέσει το βασικό «χώρο εργασίας» για τους «διαχειριστές» και τους εξουσιοδοτημένους χρήστες των εφαρμογών με στόχο την: επίτευξη της μεγαλύτερης δυνατής ομοιομορφίας στις διεπαφές μεταξύ των διαφόρων υποσυστημάτων και στον τρόπο εργασίας τους, επιλογή κοινών και φιλικών τρόπων παρουσίασης, όσον αφορά στις διεπαφές των χρηστών με τις εφαρμογές. 6. Εξασφάλιση πλήρους λειτουργικότητας μέσω του εσωτερικού δικτύου (intranet) και του Διαδικτύου (Internet) για το σύνολο των εφαρμογών και εργαλείων που θα καλύψουν τις γενικότερες ανάγκες διαχείρισης πληροφορίας του Οργανισμού και τους άμεσα συνεργαζόμενους φορείς. 7. Χρήση συστημάτων διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS) για την ευκολία διαχείρισης του αναμενόμενου μεγάλου όγκου δεδομένων, τη δυνατότητα δημιουργίας εφαρμογών φιλικών στον χρήστη, την αυξημένη διαθεσιμότητα του συστήματος και τη δυνατότητα ελέγχου των προσβάσεων στα δεδομένα με χρήση υπηρεσιών καταλόγου συμβατών με το πρωτόκολλο LDAP V3. Θα πρέπει να διασφαλίζονται: ανοικτό περιβάλλον ανάπτυξης εφαρμογών, ανοικτά τεκμηριωμένα και δημοσιευμένα συστήματα διεπαφής με προγράμματα τρίτων, ανοικτά πρωτόκολλα επικοινωνίας, ανοικτό περιβάλλον ως προς τη μεταφορά και ανταλλαγή δεδομένων με άλλα συστήματα. 8. Χρήση σουίτας εργαλείων ανάπτυξης, συντήρησης και διαχείρισης των εφαρμογών και των εργαλείων που θα χρησιμοποιηθούν, τα οποία θα είναι συμβατά με το σύνολο του λογισμικού υποδομής που θα προσφερθεί από τον Ανάδοχο (Web, application και database servers). 9. Χρήση γραφικού περιβάλλοντος λειτουργίας (GUI) του χρήστη για την αποδοτική χρήση των εφαρμογών και την ευκολία εκμάθησής τους

33 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ 10. Ενσωμάτωση στα υποσυστήματα άμεσης υποστήριξης βοήθειας (online help) και οδηγιών προς τους χρήστες ανά διαδικασία ή και οθόνη. Μηνύματα λαθών (error messages) στην ελληνική γλώσσα και ειδοποίηση των χρηστών με όρους οικείους προς αυτούς. 11. Δυνατότητα συνδυασμού και επεξεργασίας στοιχείων τόσο από εσωτερικές όσο και από εξωτερικές πηγές πληροφόρησης. 12. Διασφάλιση της πληρότητας, ακεραιότητας, εμπιστευτικότητας και ασφάλειας των δεδομένων των εφαρμογών. 13. Ύπαρξη βοηθητικών προγραμμάτων για την εξαγωγή προς ενδεχόμενη επεξεργασία όλων των στοιχείων των εφαρμογών από τη βάση δεδομένων και την εισαγωγή εξωτερικών στοιχείων συγκεκριμένης δομής. 14. Τεκμηρίωση του συστήματος μέσω της αναλυτικής περιγραφής της βάσης δεδομένων και των εφαρμογών. Σύνταξη τεχνικών εγχειριδίων του συστήματος και των εργαλείων διαχείρισης (system manuals), καθώς και λεπτομερή εγχειρίδια λειτουργίας του συστήματος (operation manuals) και υποστήριξης των χρηστών (user manuals). 15. Αξιοποίηση της τεχνολογίας server consolidation, virtualization και cloud computing και πιο συγκεκριμένα λειτουργία των συστημάτων που θα αναπτυχθούν ή αναβαθμισθούν σε περιβάλλον εικονικών μηχανών (virtual machines). 16. Σχεδιασμός και υλοποίηση με βασική αρχή την οικονομία πόρων σε συνδυασμό με τη βέλτιστη απόδοση των συστημάτων που θα προσφερθούν. A Λογική Αρχιτεκτονική Το μοντέλο ανάπτυξης και λειτουργίας που θα εφαρμοστεί θα είναι πλατφόρμα Web n-tier. Θα πρέπει να στηρίζεται σε αρχιτεκτονική κατ ελάχιστον 3 επιπέδων (3-tier architecture), η οποία περιλαμβάνει: - Το επίπεδο παρουσίασης (client tier / presentation tier / User Interaction), που είναι υπεύθυνο για τη διεπαφή με τον τελικό χρήστη και την παρουσίαση των δεδομένων. Η πρόσβαση των χρηστών στις διαθέσιμες υπηρεσίες θα είναι μέσω μιας ενιαίας τεχνολογικά πλατφόρμας, όπου θα παρέχονται στο χρήστη δυνατότητες ταυτοποίησης - προσωποποίησης και εξουσιοδοτημένης πρόσβασης. Οι χρήστες διακρίνονται σε εσωτερικούς (διοικητικό προσωπικό, μέλη ΔΕΠ κλπ) και εξωτερικούς (φοιτητές, πολίτες, επιχειρήσεις). Το συγκριμένο επίπεδο αυτό της διαδικτυακής πύλης θα πρέπει να υλοποιηθεί με ενιαία ώριμη τεχνολογικά πλατφόρμα ώστε να είναι εύκολη η επέκτασή της με νέα λειτουργικότητα. Μέσω του επιπέδου αυτού προσφέρονται προς τα έξω οι ψηφιακές υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν στο πλαίσιο του έργου. Η πρόσβαση γίνεται με δύο τρόπους : i. Με διαδικτυακή εφαρμογή και την κατάλληλη διεπαφή χρήστη (user inteface), και ii. με διαδικτυακή υπηρεσία web service ώστε τρίτες εφαρμογές ή υπηρεσίες να μπορούν να διαλειτουργήσουν με τις υπηρεσίες της πύλης. Οπουδήποτε απαιτείται διασύνδεση με εφαρμογές back office (π.χ διοικητικές και οικονομικές εφαρμογές, πρωτόκολλο, διαχείριση έργων/ελκε, Φοιτητολόγιο κλπ), αυτό γίνεται είτε με την ανάπτυξη κατάλληλης δικτυακής υπηρεσίες (web service), είτε με απευθείας πρόσβαση στην Βάση Δεδομένων εάν αυτό είναι τεχνικά δυνατό. Στο επίπεδο της δικτυακής πύλης βρίσκονται επίσης και όποιες εφαρμογές διαχείρισης περιεχομένου υποστηρίζει η πλατφόρμα διαχείρισης της πύλης

34 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Στο επίπεδο αυτό ουσιαστικά ολοκληρώνονται και παρέχονται κάποιες οριζόντιες υπηρεσίες και εφαρμογές, όπως η διαχείριση ροής εργασιών (workflow), η διαχείριση κειμένων, η διαχείριση ρόλων και χρηστών καθώς επίσης και υπηρεσίες πρόσβασης σε βάσεις δεδομένων και υλοποίησης και περιγραφής web services. - Το επίπεδο εφαρμογών (application tier) - επιχειρησιακής λογικής (application / business logic tier), που ενσωματώνει τη λογική των εφαρμογών (business logic), δηλαδή όλους τους επιχειρησιακούς κανόνες (business rules) που διέπουν τη λειτουργία της κάθε εφαρμογής. Αφορά τα υποσυστήματα που καλύπτουν τη ζητούμενη λειτουργικότητα (διαδικασίες και υπηρεσίες) και τα οποία θα πρέπει να λειτουργούν σε ομοιόμορφες τεχνολογικά πλατφόρμες. Στο επίπεδο αυτό είναι απαραίτητο τα επιμέρους υποσυστήματα να είναι SOA-enabled, δηλαδή να είναι loosely-coupled και να παρέχουν τη δυνατότητα συμμετοχής σε οριζόντιες διαδικασίες ενορχήστρωσης με χρήση τεχνολογιών web services και χωρίς την ανάγκη ανάπτυξης κώδικα. Το επίπεδο αυτό αποτελείται από εφαρμογές και υποσυστήματα που θα αναπτυχθούν/αναβαθμισθούν συνεπικορούμενα από τα απαραίτητα συστημικά (τυποποιημένα) λογισμικά/πλατφόρμες, τα τελευταία μπορούμε να τα διακρίνουμε ως μια υποενότητα (infrastructure ή applications support) του ιδίου επιπέδου (εφαρμογών) για λόγους απεικόνισης. - Το επίπεδο δεδομένων (data tier), που είναι υπεύθυνο για την αποθήκευση δεδομένων. Αφορά τα συστήματα αποθήκευσης και διαχείρισης πληροφορίας είτε αυτή αφορά transactional data (συναλλαγές), master data (πελάτης), ή δεδομένα ανάλυσης (aggregate data). Θα πρέπει τα υποσυστήματα του επίπεδου εφαρμογών να μπορούν να διαμοιράζονται τα κοινά μοντέλα δεδομένων και την κοινή υποδομή δεδομένων. Όλα τα ανωτέρω επίπεδα χτίζονται πάνω στο Επίπεδο υποδομών (Shared Infrastructure) το οποίο αφορά τη φυσική υποδομή όπου θα φιλοξενηθούν τα συστήματα. Την πλατφόρμα της λογικής αρχιτεκτονικής ολοκληρώνουν τα κατακόρυφα επίπεδα : Επίπεδο ασφαλείας (Enterprise Security): Αφορά την υποδομή ασφαλείας που θωρακίζει το ΟΠΣ η οποία πρέπει να είναι ενιαία για όλη την αρχιτεκτονική και να αντιμετωπίζει με συνολικό τρόπο τα θέματα ασφαλούς πρόσβασης χρηστών, αυτοματοποιημένης απόδοσης/αναίρεσης δικαιωμάτων σε χρήστες, κρυπτογράφησης δεδομένων, προστασίας δεδομένων από διαρροές και εκτενούς λειτουργικότητας αναφορών για θέματα που σχετίζονται με την ασφάλεια του συστήματος. Επίπεδο διαχείρισης (Enterprise Management): Αφορά την παρεχόμενη λειτουργικότητα διαχείρισης η οποία θα επιτρέπει στο διαχειριστή να επιβλέπει την λειτουργία όλων των επιπέδων της αρχιτεκτονικής από το δυνατόν πιο ενιαίο web-based περιβάλλον και θα μπορεί να προβαίνει σε διαχειριστικές ενέργειες αλλά και εργασίες ανίχνευσης προβλημάτων μέσα από το περιβάλλον αυτό. Επίπεδο ανάπτυξης (Enterprise Development): Αφορά τα εργαλεία αλλά και πλαίσια ανάπτυξης με τα οποία θα αναπτυχθούν τα παρεχόμενα υποσυστήματα αλλά και μέσω των οποίων η λειτουργικότητα των συστημάτων θα επεκτείνεται επαναχρησιμοποιώντας την παρεχόμενη υποδομή στα πλαίσια της SOA αρχιτεκτονικής. Ειδικότερα, έμφαση θα δοθεί στην συμβατότητα των παρεχομένων εργαλείων με τις ώριμες, ανοικτές και ευρέως διαδεδομένες τεχνολογίες Web Services, XML, OASIS SCA, BPEL/BPMN κ.ά

35 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Το ακόλουθο σχήμα αποτυπώνει τη φιλοσοφία της αρχιτεκτονικής των συστημάτων : Επίπεδο Διαχείρισης Επίπεδο Παρουσίασης Επίπεδο Εφαρμογών Επίπεδο Δεδομένων Επίπεδο Ανάπτυξης Επίπεδο Ασφάλειας Επίπεδο Υποδομών Σχήμα 1 : Λογική Αρχιτεκτονική και στο ακόλουθο σχήμα αποτυπώνονται τα προς ανάπτυξη υποσυστήματα 4 και τα απαραίτητα υποστηρικτικά λογισμικά ως προς τη λογική αρχιτεκτονική που περιγράφεται ανωτέρω 4 Το Φοιτητολόγιο και η web επέκταση αυτού αποτελεί υφιστάμενο σύστημα, το οποίο περιγράφεται στην A

36 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Υ/Σ-1 Front-End Διαδικτυακής Πύλης Διαχείριση Χρηστών Υ/Σ-2 Διοικητικών & Οικονομικών Υπηρεσιών Υ/Σ-3 Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο Υ/Σ-5 διαχείρισης έργων ΕΛΚΕ Υ/Σ-4 Back-Office υποστήριξης εξωστρεφών Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών ΦΟΙΤΗΤΟΛΟΓΙΟ, web Επέκταση Document Management System Workflow web-cms RDBMS LDAP (Directory Server) Σχήμα 2 : Εφαρμογή Λογικής Αρχιτεκτονικής A Φυσική Αρχιτεκτονική Η παρούσα διακήρυξη δεν προβλέπει την προμήθεια και εγκατάσταση τηλεπικοινωνιακού εξοπλισμού ή Hardware. Ο εξοπλισμός στον οποίο θα εγκατασταθούν τα πληροφοριακά συστήματα και εφαρμογές που θα αναπτυχθούν/προσφερθούν στο πλαίσιο του παρόντος έργου και που θα στηρίξει τη λειτουργία τους, θα διατεθεί από την Αναθέτουσα Αρχή και θα φιλοξενηθεί σε χώρους αυτής. Ο χώρος φιλοξενίας αυτός (υφιστάμενο Data Center) θα εξασφαλίζει: αδιάλειπτη παροχή τροφοδοσίας ηλεκτρκού ρεύματος κλιματισμό Load Balancers και SSL Accelerators κεντρικοί μεταγωγείς πρωτεύοντα αποθηκευτικό χώρο τύπου SAN και εφεδρικό (Backup) διατάξεις ασφάλειας για την προστασία των εφαρμογών (firewall, IDS/IPS κλπ) δυνατότητα πρόσβασης του αναδόχου μέσω VPN για την εγκατάσταση, διαχείριση και έλεγχο των συστημάτων

37 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Αναφορικά με τις τηλεπικοινωνιακές ζεύξεις που θα διατεθούν για την εξυπηρέτηση των συστημάτων του έργου (και οι οποίες δεν αποτελούν ευθύνη του Αναδόχου): μέσω Σύξευξις στα 34Mbps μεταξύ φορέα λειτουργίας και Κέντρου Δεδομένων (για την εξυπηρέτηση των εσωτερικών χρηστών) και 8Mbps αποκλειστικής χρήσης για τις εξωστρεφείς ψηφιακές υπηρεσίες μεταξύ Κέντρου Δεδομένων και ISPs (για την εξυπηρέτηση των εξωτερικών χρηστών, πολιτών/επιχειρήσεων) Η λύση που θα προτείνει ο Ανάδοχος και θα περιγράψει στη Τεχνική Προσφορά του, θα πρέπει να προβλέπει την ανάπτυξη (εγκατάσταση και παραμετροποίηση) των προσφερόμενων λογισμικών (υποσυστημάτων, εφαρμογών και συστημικών) με τη χρήση τεχνολογίας εικονικών μηχανών (virtualization). Ο μέγιστος αριθμός υπολογιστικών πόρων που δύναται να διατεθούν στον Ανάδοχο για την υλοποίηση του πληροφοριακού συστήματος θα είναι αντίστοιχος τεσσάρων (4) εξυπηρετητών με τα κάτωθι βασικά τεχνικά χαρακτηριστικά (έκαστος): 2 cpu s/server των 6 cores έκαστη, αρχιτεκτονικής x86 στα 64-bit 64GB RAM/server Το προβλεπόμενο διαθέσιμο uplink bandwidth (για τη διασύνδεση με τα κεντρικά switches) per cpu θα είναι κατ ελάχιστον 2Gbps Διασύνδεση τύπου FC στα 8Gbps των εξυπηρετητών που θα ορισθούν ως Database servers με το σύστημα αποθήκευσης (storage) δηλαδή θα μπορούν να διατεθούν έως 8 cpus (ή 48 cores) σε 4 ή περισσότερους φυσικούς εξυπηρετητές. Ο υποψήφιος Ανάδοχος καλείται να περιγράψει στην Τεχνική του Προσφορά την προτεινόμενη από αυτόν Αρχιτεκτονική όσον αφορά: 1) Τον ορισμό των VMs (Virtual Machines) που προτείνει, και τον διαμοιρασμό αυτών ανά επίπεδο και χρήση για την υλοποίηση εξυπηρέτησης των κάτωθι: o o o o Βάσεων Δεδομένων (RDBMS Servers) Εφαρμογών (Application Servers) Διαδικτύου (Web Servers με Load Balancing) Λοιπών Λειτουργιών (π.χ. Ldap/Directory server, Backup κ.λπ.) 2) Την αντιστοίχηση αυτών με υπολογιστικούς πόρους (σε servers ή/και cpu s ή/και cores). 3) Την τεκμηρίωση (και τυχόν ετήσιο κόστος) της κάλυψης των προσφερόμενων αδειών λογισμικού, κυρίως του τυποποιημένου (π.χ. λειτουργικά συστήματα, virtualization software, web/application server software, rdbms software, DMS & workflow, web-cms κλπ) στην ανωτέρω προτεινόμενη λύση. Οι προσφερόμενες άδειες θα πρέπει να καλύπτουν τις ανάγκες του έργου, δηλαδή ανά πακέτο τυποποιημένου λογισμικού απαιτείται είτε κάλυψη των απαραίτητων χρηστών (μέσω των κατάλληλων user licences) είτε των πόρων που χρησιμοποιούνται (μέσω των κατάλληλων server ή cpu/cores licences) ή/και συνδιαστικά. 4) Το βέλτιστο, κατά τον υποψήφιο Ανάδοχο, λογικό σχήμα φυσικής αρχιτεκτονικής, δηλαδή διασύνδεσης των εξυπηρετητών (φυσικών ή/και εικονικών) με τα λοιπά στοιχεία εξοπλισμού (που θα διαθέσει η Αναθέτουσα Αρχή), όπως storage systems (SAN Backup), δικτυακά (firewall, central switches, load balancer) κλπ για την υλοποίηση μιας (ενδεικτικά προτεινόμενης) φυσικής αρχιτεκτονικής σε 2 ζώνες για την επίτευξη της μεγαλύτερης δυνατής ασφάλειας

38 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Α) Εξωτερική Ζώνη (DMZ - αποστρατικοποιημένn ζώνη). Σε αυτήν βρίσκονται όλοι οι εξυπηρετητές, που δημιουργούν την εξωστρεφή διεπαφή των υπηρεσιών του συστήματος: o Επίπεδο Web (HTTP): Συστοιχία εξυπηρετών που μοιράζονται τα αιτήματα των χρηστών με χρήση τεχνολογιών π.χ. συμμετρικής πολυεπεξεργασίας, εξισορρόπησης φόρτου κλπ Η αποστρατικοποιημένη ζώνη συνδέεται με την εσωτερική ζώνη μέσω firewall με δύο ανεξάρτητες συνδέσεις. Β) Εσωτερική Ζώνη. Σε αυτήν βρίσκονται: o o o Επίπεδο Application: Συστοιχία εξυπηρετών που μοιράζονται τις εργασίες που αφορούν τη λογική και επεξεργασία από μέρους των εφαρμογών Επίπεδο Database: Οι εξυπηρετητές δεδομένων, υπεύθυνοι για την πρωτογεννή αλλά και δευτερογεννή (back-up) αποθήκευση δεδομένων. LDAP και λοιποί Server: Εξυπηρετητής διαχείρισης καταλόγου χρηστών Και λοιποί εξυπηρετητές Οι βάσεις δεδομένων που διαχειρίζονται και επεξεργάζονται τα στοιχεία του συστήματος θα βρίσκονται σε Storage System τύπου SAN, το οποίο διασυνδέεται με τα central switches με σύνδεση τύπου FC στα 8 Gbps ή ισοδύναμη/ανώτερη. Ο Ανάδοχος, μέσω της προτεινόμενης λύσης, καλείται να διασφαλίσει τα απαιτούμενα επίπεδα ü διαθεσιμότητας (παρουσιάζοντας υψηλό βαθμό ανοχής σε ενδεχόμενες βλάβες του υλικού εξοπλισμού - fault tolerance) και ü απόκρισης των συστημάτων και ψηφιακών υπηρεσιών, επιτυγχάνοντας παράλληλα τη μέγιστη εξοικονόμηση διάθεσης υπολογιστικών πόρων (βάσει των διατιθέμενων τεχνολογιών) μέσω της βέλτιστης αξιοποίησης αυτών. Σημειώνεται ότι, v αναφορικά με την διαθεσιμότητα, θα πρέπει να προβλεφθεί υψηλή διαθεσιμότητα για κάθε υποσύστημα με διακριτό ρόλο (δομικά στοιχεία της λύσης που έχουν διακριτό ρόλο δεν θα πρέπει να αποτελούν single point of failure). Αυτό σημαίνει ότι: θα πρέπει να προβλεφθεί η ταυτόχρονη υλοποίηση 2 κατ ελάχιστον λογικών μηχανών (instances) σε διαφορετική φυσική μηχανή, σε διάταξη active active ή/και ative-standby σε ειδικές περιπτώσεις δύναται η ανωτέρω απαίτηση να καλύπτεται μέσω της δυνατότητας του live-migration που θα πρέπει να παρέχει το virtualization software, τεκμηριώνοντας όμως το χρόνο που απαιτείται (downtime) για την επανεκκίνηση πλήρους λειτουργικότητας της υποστηριζόμενης εφαρμογής v αναφορικά με την απόκριση των συστημάτων (όπως αυτή περιγράφεται στην A.3.7), αυτή θα πρέπει να παρέχεται σε συνθήκες όπου οι εν λόγω φυσικοί υπολογιστικοί πόροι (όπως αυτοί προσδιορίσθηκαν ανωτέρω) διαθέτουν αποκλειστικά τις δυνατότητές τους στα υποσυστήματα/εφαρμογές του Αναδόχου. Θα αξιολογηθεί ιδιαίτερα θετικά : η τεκμηρίωση κάλυψης των απαιτήσεων σε θέματα διαθεσιμότητας και απόδοσης. η ελάχιστη απαίτηση διάθεσης υπολογιστικών πόρων, εφόσον αυτή τεκμηριωμένα καλύπτει τις ανωτέρω απαιτήσεις

39 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ η δυνατότητα επέκτασης χωρίς την ανάγκη προμήθειας (με κόστος) αδειών λογισμικού, δηλαδή η δυνατότητα είτε χρήσης επιπλέον υπολογιστικών πόρων (φυσικών ή/και εικονικών μηχανών) από τις προσφερόμενες άδειες τυποποιημένου λογισμικού και εφαρμογών (συνδιαστικά) είτε προσθήκης περισσότερων εσωτερικών χρηστών (για τους εξωτερικούς χρήστες, π.χ. πολίτες δεν πρέπει να υπάρχουν περιορισμοί). Τέλος, σημειώνεται ότι στις υποχρεώσεις του Αναδόχου περιλαμβάνεται η εγκατάσταση και παραμετροποίηση όλων των προσφερόμενων λογισμικών και συστημάτων που θα προσφέρει, η ανάπτυξη του περιβάλλοντος εικονικών μηχανών, καθώς επίσης και η συνεργασία με τους διαχειριστές του Κέντρου Δεδομένων που θα υποδείξει η Αναθέτουσα Αρχή για την κατάλληλη παραμετροποίηση του φιλοξενούντος εξοπλισμού (δικτυακές συνδέσεις ορισμοί VLANs κλπ, επικοινωνία εξυπηρετητών μεταξύ τους και με συστήματα αποθήκευσης κλπ) ως μέρος των υπηρεσιών της A A.3.3 Υποσυστήματα Εφαρμογές A Υ/Σ-1 Υποσύστημα Front-End Διαδικτυακής Πύλης Το υποσύστημα αυτό αφορά στον σχεδιασμό και στην υλοποίηση Front-End συστήματος παροχής ψηφιακών υπηρεσιών προς συναλλασσόμενους με το Πανεπιστήμιο πολίτες, συνεργαζόμενους επαγγελματίες και επιχειρήσεις. Η Κεντρική Διαδικτυακή Πύλη θα διαθέτει όλα τα industry-standard χαρακτηριστικά παρουσίασης / διάθεσης / επικαιροποίησης / προσωποποίησης περιεχομένου, παροχή ενοποιημένων πληροφοριών και δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής αιτημάτων υλοποιούμενων διαδικασιών. Οι αναγκαίες λειτουργικότητες του υποσυστήματος, προβλέπονται ως ακολούθως: 1. διαχείριση χρηστών, υποστηρίζοντας διαδικασία αναγνώρισης (identification) μέσω συνθηματικών (user name - password) για την κεντρικοποιημένη διαχείριση των χρηστών (εσωτερικών και εξωτερικών) παρέχοντας υπηρεσίες αυθεντικοποίησης (authentication) και εξουσιοδότησης (authorization) σε χρήστες ή ομάδες χρηστών για τη διαβαθμισμένη πρόσβαση στο σύνολο των υπηρεσιών-εφαρμογών-δεδομένων των συστημάτων (βλ. περιγραφή σχετικής λειτουργικής ενότητας κατωτέρω), με υποστήριξη λειτουργικότητας SSO (Single-Sign-On) 2. ασφαλή πρόσβαση στα ευαίσθητα δεδομένα μέσω τεχνολογιών SSL και επιθυμητά υποστήριξη υποδομής δημοσίου κλειδιού PKI. 3. διασύνδεση και διαλειτουργικότητα τόσο με τις υφιστάμενες εφαρμογές όσο και με τρίτες εφαρμογές (σύστημα ΕΥΔΟΞΟΣ, mportal GUNET, κλπ) με τη χρήση τεχνολογιών XML, SOA, web Services. 4. παραλαβή, ηλεκτρονική πρωτοκόλληση αιτήματος, και προώθηση αυτού στην αρμόδια εφαρμογή διεκπεραίωσης ψηφιακής υπηρεσίας και αφορά: a. την συμπλήρωση από πολίτη web-forms / διεπαφής (απαραίτητα πεδία προς για την εκτέλεση της ψηφιακής υπηρεσίας). Το σύστημα εμφανίζει (ανάλογα με την ψηφιακή υπηρεσία που επέλεξε ο πολίτης) την κατάλληλη φόρμα, τη λίστα με τα απαιτούμενα δικαιολογητικά κατηγοριοποιημένα, και ενημερώνει τον αιτούντα για (τυχόν) ενέργειες που απαιτούνται από πλευράς του. Η φόρμα συμπληρώνεται ηλεκτρονικά από τον πολίτη και υπάρχει η δυνατότητα εκτύπωσης υποβληθείσας αίτησης. Όλα τα στοιχεία της αίτησης κρατιούνται ηλεκτρονικά στη βάση δεδομένων του συστήματος. Όταν ο πολίτης ολοκληρώσει την αίτηση ψηφιακής υπηρεσίας, το σύστημα ενημερώνει τον πολίτη για την επιτυχή ολοκλήρωση της διαδικασίας υποβολής και τον αριθμό πρωτοκόλλου του υποβληθέντος αιτήματος. Απαιτείται:

40 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ i. Οι εν λόγω web-forms θα λειτουργούν σε on-line mode (με δυνατότητα προσωρινής αποθήκευσης και μεταγενέστερης συνέχισης της συμπλήρωσης και υποβολής) και όπου (και εάν) κριθεί απαραίτητο κατά τη φάση της ανάλυσης απαιτήσεων και σε off line mode (ο πολίτης θα μπορεί να κατεβάσει download τις σχετικές φόρμες, να τις συμπληρώσει off line και να τις υποβάλλει στην διαδικτυακή πύλη όταν αυτός το επιθυμεί). ii. Θα πραγματοποιούνται αυτοματοποιημένα όλοι οι απαραίτητοι έλεγχοι ορθότητας εισαγώμενων δεδομένων (π.χ. μορφής, λογικοί-αριθμητικοί, υποχρεωτικά πεδία), ενώ -όπου έχει εφαρμογή- θα δίδεται η δυνατότητα επιλογής προκαθορισμένων τιμών από drop-down λίστες. iii. Να διατίθεται δυνατότητα επισύναψης εγγράφων δικαιολογητικών (όπου απαιτείται) b. την αυτόματη επιλογή ψηφιακής ροής εργασίας (βάσει ψηφιακής υπηρεσίας) όπου απαιτείται και την αυτόματη ψηφιακή διαβίβαση & ανάθεση του παραληφθέντος ψηφιακού αιτήματος στον αρμόδιο υπάλληλο/τμήμα. c. Διαχείριση Δικαιολογητικών. Το σύστημα θα πρέπει να χειρίζεται τα δικαιολογητικά, τηρώντας κάποια ελάχιστα μεταδεδομένα αυτών όπως: i. η κατηγορία τους (π.χ. Δικαιολογητικό Τύπου Α: πρέπει να προσκομιστεί από τον πολίτη, Δικαιολογητικό Τύπου Β: πρέπει να αναζητηθούν από την δημόσια υπηρεσία, Δικαιολογητικό Τύπου Γ: μπορεί να ζητηθεί ηλεκτρονικά με διασύνδεση με το κατάλληλο πληροφοριακού σύστημα του αρμόδιου φορέα) ii. το είδος (π.χ. υπεύθυνη δήλωση, πιστοποιητικό δημοτολογίου, νομικό έγγραφο, εκθέσεις-εμπειρογνωμοσύνες, κλπ.), iii. η αρχή από την οποία εκδίδονται (π.χ. Εφορία, ΦΚΑ, Ληξιαρχείο, κλπ) iv. ο βαθμός εμπιστευτικότητας κ.α. 5. ενημέρωση (notification) πολίτη/ενδιαφερόμενου, για το status προόδου ολοκλήρωσης του αιτήματος/υπόθεσης ή τυχόν αναγκαίες συμπληρωματικές ενέργειες από πλευράς του. a. Ειδοποιεί (κατόπιν εξουσιοδότησης) ενδιαφερόμενο, μέσω και προαιρετικά μέσω μηνύματος SMS σε κινητό, σε κομβικά σημεία της ψηφιακής διαδικασίας (ενδεικτικά: έλεγχος πληρότητας υποβληθέντων δικαιολογητικών, ολοκλήρωση επιμέρους βημάτων διαδικασίας, ολοκλήρωση διαδικασίας, τυχόν δημοσιεύσεις αποφάσεων σε ΦΕΚ, προς παραλαβή απάντηση κλπ) 6. λειτουργικότητα Portal για δημιουργία, διαχείριση, επικαιροποίηση και προβολή/διανομή ψηφιακού περιεχομένου με προσωποποιημένο τρόπο & πληροφόρησης πολιτών: a. Διανομή πληροφορίας / περιεχομένου (ενδεικτικά, μέσω RSS ή XML), κατόπιν ιεραρχικής δημιουργίας / έγκρισης / δημοσίευσης (συγγραφέας/επιμέρους υπηρεσίες φορέα, συντάκτης/administrator πύλης) Στη συνέχεια αναλύονται οι επιμέρους Λειτουργικές Ενότητες του Υποσυστήματος: Λειτουργική Ενότητα Διαχείριση Πύλης Η Διαδικτυακή Πύλη (portal) που θα αναπτυχθεί θα πρέπει να παρέχει διαβαθμισμένη πρόσβαση στο σύστημα ηλεκτρονικών υπηρεσιών διαμέσου συνδέσμου στον κυρίως ιστότοπο του Πανεπιστημίου. Ειδικότερα, η πύλη θα αποτελέσει το σημείο πρόσβασης του πολίτη, της επιχείρησης και λοιπών ενδιαφερομένων στις παρεχόμενες ηλεκτρονικές υπηρεσίες, με τη διαμόρφωση κατάλληλων φορμών για την εισαγωγή των απαιτούμενων στοιχείων και

41 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ δικαιολογητικών και, εν συνεχεία, μέσω κατάλληλου συστήματος διαδικτυακών κλήσεων (Web Services), να προωθείται το αίτημα του πολίτη, της επιχείρησης και των δημόσιων φορέων προς διεκπεραίωση στις αρμόδιες ροές εργασίας ή θα εξυπηρετείται αυτόματα μέσω ανάκτησης σχετικών στοιχείων από το Πληροφοριακό Σύστημα. Επιπλέον, η πύλη θα πρέπει να δίνει τη δυνατότητα για: Εκμετάλλευση και διαχείριση όλων των πληροφοριών που αποστέλλονται από τον πολίτη, τις επιχειρήσεις και τους φορείς μέσω του συστήματος ηλεκτρονικών υπηρεσιών, Δυναμικό εμπλουτισμό του περιεχομένου της πύλης (από τους αντίστοιχους εξουσιοδοτημένους χρήστες) όσον αφορά τα δεδομένα αλλά και τα σχετικά με αυτά μεταδεδομένα (semantic annotations κ.λπ.). Ευέλικτη αναζήτηση μέσω του υποσυστήματος αναζήτησης στο ψηφιοποιημένο υλικό. Υποστήριξη πολυγλωσσικού περιεχομένου Υποστήριξη πρόσβασης από mobile phone (smartphone) Έκδοση των κάθε φορά ζητούμενων στατιστικών στοιχείων χρήσης Η Λειτουργική Ενότητα αυτή θα υποστηρίζεται από σχετικό τυποποιημένο λογισμικό (web-cms) για το οποίο εξειδικευμένες λειτουργικές ή τεχνικές απαιτήσεις παρατίθενται στο σχετικό Πίνακα Συμμόρφωσης ( C.3.2.8) Λειτουργική Ενότητα Διαχείρισης Χρηστών Συγκεκριμένα, μεταξύ άλλων, πρέπει να προβλέπονται οι παρακάτω βασικές λειτουργίες: o Δημιουργία χρήστη και ομάδας χρηστών o Ορισμός δικαιωμάτων για τις λειτουργίες κάθε εφαρμογής o Δήλωση των χρηστών σε ομάδες, εκχώρηση δικαιωμάτων σε ομάδες χρηστών καλύπτοντας την ενιαία πρόσβαση στις επιμέρους εφαρμογές (sso-single sign on). Η Λειτουργική Ενότητα αυτή αναμένεται να υλοποιηθεί από αξιοποίηση του υφιστάμενου συστήματος διαχείρισης χρηστών Ldap v3 συμβατού που διαθέτει ο φορέας. Εναλλακτικά, ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να προσφέρει δικό του τυποποιημένο πακέτο σχετικού λογισμικού διαχείρισης χρηστών, Ldap v3 συμβατού, καλύπτοντας το σύνολο της λειτουργικότητας στο νέο υπολογιστικό σχήμα που θα διαμορφωθεί με την υλοποίηση του παρόντος έργου (υφιστάμενα συστήματα και νέα). Το πακέτο αυτό (εφόσον προσφερθεί) θα πρέπει να ικανοποιεί τις λειτουργικές ή τεχνικές απαιτήσεις που παρατίθενται στο σχετικό Πίνακα Συμμόρφωσης ( C.3.2.5). Στην υφιστάμενη κατάσταση ο έλεγχος του τύπου του χρήστη στο ldap γίνεται μέσω του attribute edupersonpromeryaffiliation. Ελέγχεται για τιμές 'student', 'DEP' ή 'GRAM' (student=φοιτητής, DEP=μέλος ΔΕΠ, GRAM=γραμματεία). Οι φοιτητές έχουν ʽGUStudentTypeʼ = graduate ή undergraduate ή doctoral. Λειτουργική Ενότητα Παραλαβής Αίτησης Δυνατότητα ηλεκτρονικής συμπλήρωσης, ανάκτησης και εκτύπωσης της αίτησης που συμπληρώθηκε ηλεκτρονικά από τον πολίτη (1 ο interface) Αυτόματη απόδοση μοναδικού αριθμού (ή αριθμού πρωτοκόλλου) σε εισερχόμενες αιτήσεις. Ένδειξη απαραίτητων δικαιολογητικών με διαχωρισμό τους ανάλογα με τον τρόπο κατάθεσής τους (από τον πολίτη, αυτεπάγγελτη αναζήτηση από την υπηρεσία, με ηλεκτρονική διασύνδεση με πληροφοριακά συστήματα τρίτων φορέων)

42 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Αυτόματη κοινοποίηση του αριθμού της αίτησης (αριθμό πρωτοκόλλου) αμέσως μετά την ολοκλήρωση της αποστολής της αίτησης στον Web Browser και με αποστολή κατάλληλου στον πολίτη. Αυτόματη αποστολή στον πολίτη με κάθε αλλαγή της κατάστασης διεκπεραίωσης. Δυνατότητα παρακολούθησης της πορείας της αίτησης από τον πολίτη μέσω Internet με τη χρήση του αριθμού της αίτησής του (αριθμού πρωτοκόλλου) Δυνατότητα τήρησης προσωπικού αρχείου και ιστορικού ενεργειών για το σύνολο των αιτήσεων που έχει αιτηθεί ο πολίτης Δυνατότητα ελέγχου πληρότητας επισυναφθέντων δικαιολογητικών (ποσοτικά) και ορθότητας (μέγιστου προβλεπόμενου μεγέθους ανά έγγραφο ή/και σελίδα, αποδεκτό format κλπ) Λειτουργική Ενότητα Διαχείρισης Αίτησης Δυνατότητα διασύνδεσης με τρίτα συστήματα (του φορέα ή άλλα) για την ηλεκτρονική άντληση πληροφοριών Δυνατότητα συσχέτισης μιας κατηγορίας αίτησης με συγκεκριμένη ροή εργασίας μέσω του οποίου θα παρέχονται οι εξής συμπληρωματικές λειτουργίες πάνω σε μία αίτηση: o Ορισμός ευθύνης (Τμήματος, υπηρεσίας, αρμοδίου υπαλλήλου) διεκπεραίωσης της αίτησης και των επί μέρους ενεργειών o Διασύνδεσης εγγράφων που δημιουργούνται στα διάφορα βήματα διεκπεραίωσης της αίτησης (με την βοήθεια του υποσυστήματος διαχείρισης εγγράφων) Δυνατότητα ορισμού διαφορετικών καταστάσεων διεκπεραίωσης για κάθε κατηγορία αίτησης (π.χ. σε εξέλιξη, ολοκληρώθηκε, απορρίφθηκε) Τήρηση στοιχείων αίτησης (ημερομηνία κατάθεσης, στοιχεία πολίτη, κατηγορία, παρατηρήσεις, στοιχεία χρέωσης σε Διεύθυνση, υπηρεσία ή τμήμα, υπάλληλο, ένδειξη για το τρέχον στάδιο αίτησης, ημερομηνία διεκπεραίωσης, στοιχεία ενεργειών που έχουν προγραμματιστεί ή έχουν γίνει). Εξαγωγή στατιστικών στοιχείων ανά κατηγορία αίτησης, Υπηρεσία και Τμήμα Αυτόματη ειδοποίηση σε περίπτωση υπέρβασης του χρόνου διεκπεραίωσης μιας αίτησης και των επί μέρους ενεργειών που προγραμματίστηκαν. Δυνατότητα ημερολογιακών αναζητήσεων (π.χ. ανά ημέρα, εβδομάδα, μήνα κλπ) και πολλαπλών αναζητήσεων π.χ. ανά Διεύθυνση, Τμήμα, αρμόδιο υπάλληλο, θέμα και κατάσταση, με χρήση οποιουδήποτε συνδυασμού κλπ Σημειώσεις : ü Οι ακριβείς απαιτήσεις θα καθορισθούν κατά την 1η Φάση εκτέλεσης του έργου ü Λοιπές εξειδικευμένες λειτουργικότητες ή τεχνικές απαιτήσεις για το Υ/Σ-1 παρατίθενται στο σχετικό Πίνακα Συμμόρφωσης ( C.3.3.1) A Υ/Σ-2 Υποσύστημα Διοικητικών & Οικονομικών Υπηρεσιών Το υποσύστημα αυτό θα πρέπει να περιέχει τις κάτωθι Λειτουργικές Ενότητες (Back-Office), ενώ παράλληλα θα υποστηρίζει την υλοποίηση των Υπηρεσιών προς συναλλασσόμενους (Front-Office) π.χ. Προμηθευτές, Μέλη ΔΕΠ κ.λ.π.): Σημειώσεις : ü Οι ακριβείς απαιτήσεις θα καθορισθούν κατά την 1η Φάση εκτέλεσης του έργου

43 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ ü Λοιπές εξειδικευμένες λειτουργικότητες ή τεχνικές απαιτήσεις για το Υ/Σ-2 παρατίθενται στο σχετικό Πίνακα Συμμόρφωσης ( C.3.3.2) Λειτουργική Ενότητα 1 - Γενικής Λογιστικής Καλύπτει τις ανάγκες του δημόσιου λογιστικού και των διαδικασιών όπως καταγράφηκαν στην προηγούμενη φάση του έργου. Είναι σημαντικό εδώ να τονίσουμε ότι το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να υποστηρίξει με εύκολη σχετικά παραμετροποίηση πολλαπλά λογιστήρια (πολλαπλές εταιρίες) έτσι ώστε να καλύψει τις ανάγκες τόσο του Οργανισμού όσο και η Επιτροπής Ερευνών (βλέπε C.3.3.2, ενότητα #36) Λειτουργική Ενότητα 2 - Διαχείρισης Προϋπολογισμού Προσφέρεται η δυνατότητα δενδρικής διαχείρισης και παρακολούθησης του προϋπολογισμού του έτους από τα Ακαδημαϊκά Τμήματα στα οποία κατανέμεται. (βλέπε C.3.3.2, ενότητα #37) Λειτουργική Ενότητα 3 - Διαχείρισης Εσόδων (βλέπε C.3.3.2, ενότητα #38) Λειτουργική Ενότητα 4 - Διαχείρισης Εξόδων (βλέπε C.3.3.2, ενότητα #39) Λειτουργική Ενότητα 5 - Διαχείρισης Κεφαλαίων (βλέπε C.3.3.2, ενότητα #40) Λειτουργική Ενότητα 6 - Διαχείρισης Παγίων (βλέπε C.3.3.2, ενότητα #41) Λειτουργική Ενότητα 7 - Διαχείρισης Αποθηκών (βλέπε C.3.3.2, ενότητα #42) Λειτουργική Ενότητα 8 - Διαχείρισης Προμηθειών και Συμβάσεων Το σύστημα ηλεκτρονικών προμηθειών περιλαμβάνει τις παρακάτω λειτουργικές υποενότητες: 1. Λειτουργική Υποενότητα διαχείρισης αγαθών Αποτελεί τη κεντρική βάση δεδομένων του συστήματος και περιέχει πληροφορίες σχετικές με τα είδη προς προμήθεια οργανωμένα σε ιεραρχίες ειδών και κωδικοποιημένα. Θα προσφέρει λειτουργικότητα όπως: θα παρέχει όλους τους μηχανισμούς δημιουργίας, διαχείρισης και συντήρησης καταλόγου ειδών βάσει του οποίου γίνονται οι προμήθειες υλικών και υπηρεσιών του φορέα Ενημέρωση καταλόγων με προϊόντα που προμηθεύτηκαν και ποσότητες και τιμές Εξουσιοδοτημένοι χρήστες συντηρούν τον κατάλογο των ειδών Θα δίνει την δυνατότητα σε κατάλληλα διαπιστευμένους χρήστες να εισάγουν συστήματα κωδικοποίησης και ταξινόμησης ειδών. Θα παρέχεται η δυνατότητα διαχείρισης πολλών συστημάτων κωδικοποίησης και συσχέτισης των διαφορετικών κωδικοποιήσεων. Θα πρέπει να υποστηρίζεται ιεραρχική δομή (δενδρική) για όλα τα συστήματα κωδικοποιήσεων, καθώς και οι απαραίτητοι μηχανισμοί αναζήτησης και πλοήγησης του χρήστη σε αυτά. Αναζήτηση στο κατάλογο για την δημιουργία λιστών αναγκών. θα υποστηρίζει τη χρήση του κωδικολογίου CPV, αφού σύμφωνα με την κοινοτική οδηγία περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων προμηθειών (2004/18/EC), και με στόχο να εξασφαλισθεί μεγαλύτερη προβολή των δημοσιευμένων προκηρύξεων, όλοι οι εμπλεκόμενοι στην κατάρτιση των προγραμμάτων προμηθειών φορείς υποχρεούνται να χρησιμοποιούν το κοινό λεξιλόγιο για τις δημόσιες συμβάσεις (Common Procurement

44 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Vocabulary, CPV) όπως προβλέπει ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 2195/2002 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου. 2. Λειτουργική Υποενότητα διαχείρισης αναγκών Οργανώνει τις ανάγκες των χρηστών και των τμημάτων του οργανισμού σε μια ενοποιημένη λίστα αναγκών των οργανωτικών μονάδων του Πανεπιστημίου. Με το υποσύστημα διαχείρισης αναγκών συλλέγονται οι ανάγκες των διαφόρων τμημάτων και υπηρεσιών και επιτρέπεται η ομαδοποίησή τους για διαγωνισμούς, ανάλογα με το είδος τους και τους διαθέσιμους οικονομικούς πόρους. Συγκεκριμένα, το εν λόγω υποσύστημα θα πρέπει κατ ελάχιστο να υποστηρίζει τα ακόλουθα: Εξουσιοδοτημένοι χρήστες ορίζουν τις ανάγκες στην περιοχή ευθύνης τους. Παρέχεται μηχανισμός για την σύνταξη ηλεκτρονικής αίτησης αναγκών για είδη και υπηρεσίες στους χρήστες όλων των επιπέδων. Άμεση σύνδεση με το υποσύστημα διαχείρισης αγαθών, εύχρηστη αναζήτηση ειδών για την σύνταξη του αιτήματος. Σε κάθε στάδιο θα υπάρχει έγκριση/ απόρριψη αιτήματος από χρήστη υψηλότερου επιπέδου καθώς και η δυνατότητα διόρθωσης και επανάληψης της υποβολής αιτήματος που απορρίφθηκε. Εξουσιοδοτημένοι χρήστες συγκεντρώνουν λίστες αναγκών από υφιστάμενους χρήστες. Θα πρέπει να υποστηρίζεται η διαδικασία δημιουργίας συγκεντρωτικής λίστας αναγκών σε κάθε επίπεδο του οργανογράμματος. 3. Λειτουργική Υποενότητα προγραμματισμού προμηθειών Με το υποσύστημα προγραμματισμού προμηθειών εξυπηρετείται η δημιουργία του ετήσιου πλάνου προμηθειών βασισμένου στις συγκεντρωτική λίστα αναγκών όλων των οργανωτικών τμημάτων. Περιλαμβάνει τις παρακάτω λειτουργίες: Εξουσιοδοτημένοι χρήστες κατανέμουν προϋπολογισμό δαπανών για προμήθειες ειδών σε υφισταμένους τους. Ορισμός προϋπολογισμών και ορίων για κάθε οργανωτική μονάδα του συστήματος και εξουσιοδοτεί χρήστες για να συνάσσουν λίστες αναγκών. Επιτρέπει εξουσιοδοτημένους χρήστες να διαχειρίζονται (πχ. να ενοποιούν να προσθέτουν, να αφαιρούν) διαγωνισμούς προμηθειών. Επιτρέπει εξουσιοδοτημένους χρήστες να ορίζουν τον τύπο και το είδος του διαγωνισμού. Επιτρέπει εξουσιοδοτημένους χρήστες να ορίζουν την ημερομηνία του διαγωνισμού. Λειτουργική Ενότητα 9 - διαχείρισης Διαγωνισμών Δυνατότητα δημοσίευσης των διαγωνισμών σε ειδική ενότητα του δικτυακού τόπου, παρακολούθηση της πορείας του διαγωνισμού καθώς και των σχετικών με τον διαγωνισμό εγγράφων. Αναλυτικά πρέπει να υποστηρίζει τις παρακάτω λειτουργίες: a. Δημοσίευση διαγωνισμού b. Δημιουργία απαραίτητων εγγράφων διαγωνισμού c. Παρακολούθηση διενέργειας διαγωνισμού d. Ανοικτή πρόσβαση στις πληροφορίες των διαγωνισμών e. Ηλεκτρονική Υποβολή Προσφορών f. Ηλεκτρονική Ενημέρωση για την πορεία του Διαγωνισμού g. Μηχανισμούς αξιολόγησης προσφορών h. Δυνατότητα διενέργειας ηλεκτρονικών δημοπρασιών (e-auctions)

45 Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Το διάγραμμα ροής των διαδικασιών για τον κύκλο ζωής ενός διαγωνισμού, ο οποίος υλοποιείται με τα υποσυστήματα που αναλύονται παραπάνω, είναι η εξής: Στη Λειτουργική Ενότητα αυτή γίνεται η προετοιμασία των διαγωνισμών καθώς και η ενημέρωση των ενδιαφερόμενων προμηθευτών. Συγκεκριμένα, το παρόν υποσύστημα πρέπει να: Υποστηρίζει την δημιουργία του φακέλου διαγωνισμού με την μορφή ηλεκτρονικού χώρου στον οποίο θα μπορούν να αποθηκεύονται όλες οι απαραίτητες πληροφορίες ενός διαγωνισμού. Διαθέτει μηχανισμούς για την προετοιμασία, σύνταξη, έγκριση και δημοσίευση της περιληπτικής και της αναλυτικής προκήρυξης του διαγωνισμού, ανακοινώσεις επί των προκηρύξεων που δημοσιεύονται (π.χ. αναβολή ή μετάθεση της ημερομηνίας διενέργειας του διαγωνισμού κτλ), ανακοίνωση ανάθεσης σύμβασης Παρέχει λειτουργικότητα επιλογής των ειδών/ υπηρεσιών προς προμήθεια για τον διαγωνισμό. Το σύστημα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα ηλεκτρονικής δημοσίευσης των στοιχείων που αφορούν το διαγωνισμό και τη δυνατότητα στο χρήστη να αποθηκεύει τα εν λόγω στοιχεία τοπικά στο σύστημά του, ώστε να καθίσταται δυνατή η πρόσβαση σε αυτά χωρίς την εκ νέου σύνδεσή του με αυτό. το σύστημα θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα αυτοματοποιημένης αποστολής ειδοποιήσεων προς εγγεγραμμένους χρήστες μέσω και επιθυμητά με την χρήση μηνυμάτων SMS. Το υποσύστημα διενέργειας διαγωνισμών αναλαμβάνει να υποστηρίξει τις διαδικασίες δημιουργίας και υποβολής των προσφορών και αιτήσεων συμμετοχής των προμηθευτών στους διαγωνισμούς. Πρέπει να παρέχει πρόσβαση προς τους προμηθευτές, για την κατάθεση των προσφορών τους και να επιτρέπει αποσφράγιση των προσφορών των προμηθευτών στην προκαθορισμένη ημερομηνία