Διαχείριση Γνώσης Ροές Διαδικασιών

Transcript

1 Στα πλαίσια του εργαστηρίου αυτού θα αποτυπωθεί μια επιχειρηματική διαδικασία χρησιμοποιώντας τεχνολογίες οντολογιών (για τον ορισμό των επιχειρηματικών κανόνων) και δικτύων γνώσης (για την απεικόνιση συγκεκριμένων ροών) τα οποία θα δημιουργήσουν αυτόματα ιστοσελίδες όπου ο χρήστης θα μπορεί να πλοηγηθεί στη γνώση τη σχετική με μια επιχειρηματική ροή και να κατανοήσει τις επί μέρους έννοιες και διαδικασίες που τη συνθέτουν, καθώς και τις σχέσεις μεταξύ τους. Συγκεκριμένα θα αποτυπώσουμε την κατωτέρω επιχειρηματική ροή. Το προσωπικό του οργανισμού κάνει αιτήσεις αγοράς. Κάθε αίτηση ελέγχεται για την αναγκαιότητά της από τον έλεγχο αγορών και είτε εγκρίνεται είτε απορρίπτεται, οπότε και ενημερώνεται ο αιτών. Κάθε εγκεκριμένη αίτηση ελέγχεται όσον αφορά την αξία της και αν είναι κάτω από κάποιο όριο γίνεται ανάθεση σε κάποιον προμηθευτή. Αν υπερβαίνει το όριο διενεργείται διαγωνισμός και επιλέγεται μειοδότης. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την αγορά και την ενημέρωση του αιτούντος για την ολοκλήρωση του αιτήματός του.

2 Επιλέγουμε το εικονίδιο SemTalk2. Το περιβάλλον αυτό χρησιμοποιεί το MS Visio για την διεπαφή (user interface) με τον σχεδιαστή. Παρατηρούμε ότι η οθόνη αποτελείται από τρία μέρη: (α) αριστερά απεικονίζονται ιεραρχικά τα μοντέλα σαν διαγράμματα (σελίδες που είτε ορίζουν επιχειρηματικούς κανόνες ή απεικονίζουν συγκεκριμένες ροές) και αντικείμενα (έννοιες, περιπτώσεις εννοιών και σχέσεις μεταξύ τους), (β) δεξιά εμφανίζονται ομάδες εικονιδίων (stencils) που θα χρησιμοποιήσουμε για τη δημιουργία των διαγραμμάτων και (γ) στο μέσον είναι τα διαγράμματα που θα δημιουργήσουμε. Το περιβάλλον υποστηρίζει δυο κατηγορίες διαγραμμάτων: (α) τα διαγράμματα εννοιών (classes concepts) όπου αποτυπώνονται οι γενικοί κανόνες και (β) τα διαγράμματα περιπτώσεων εννοιών (instances) όπου αποτυπώνονται συγκεκριμένες ροές. Θα ξεκινήσουμε δημιουργώντας ένα διάγραμμα εννοιών (classes) ώ- στε να αποτυπώσουμε τους γενικούς κανόνες που διέπουν τις ροές του επιχειρηματικού παραδείγματος. Πατώ δεξί κλικ επάνω το διάγραμμα και επιλέγω edit. Στον τύπο (type) του διαγράμματος ε- πιλέγω διάγραμμα εννοιών (class) και ΟΚ. Παρατηρώ ότι στην υπάρχουσα ομάδα εικονιδίων (INST) προστέθηκε μια νέα (CLASS). Τέλος μετονομάζω το διάγραμμα από FirstPage σε ΑΡΧΕΣ. Αριστομένης Μακρής 2

3 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Εμπλουτισμός με νέα σχήματα (εικονίδια) Επειδή οι δυο ομάδες εικονιδίων περιέχουν τα βασικά εικονίδια, θα προσθέσω και κάποια νέα ώστε να εμπλουτισθούν. Επιλέγω File Open Stencil και από τη λίστα των ομάδων εικονιδίων επιλέγω Basic Flowchart Shapes. Παρατηρώ ότι προστέθηκε η νέα ομάδα εικονιδίων. Επιλέγω το εικονίδιο Decision και δεξί κλικ copy ώστε να το αντιγράψω στην ομάδα εικονιδίων CLASS. Ανοίγω την ομάδα εικονιδίων CLASS, πατώ δεξί κλικ paste (ώστε να προσθέσω το εικονίδιο Decision) και μετονομάζω το νέο εικονίδιο σε ΑΠΟΦΑΣΗ. Αριστομένης Μακρής 3

4 Με παρόμοιο τρόπο επιλέγω την ομάδα εικονιδίων Work Flow Diagram Shapes και αντιγράφω τα εικονίδια Person 1 και Person 2 στην ομάδα εικονιδίων CLASS μετονομάζοντάς τα σε ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΠΑΡΑΓΩΝ και ΕΞΩΤΕ- ΡΙΚΟΣ ΠΑΡΑΓΩΝ αντίστοιχα. Αποτύπωση Επιχειρηματικών Κανόνων - Διάγραμμα Εννοιών Από την ομάδα εικονιδίων CLASS επιλέγω το εικονίδιο Class και το σύρω στην επιφάνεια του διαγράμματος (drag and drop), ώστε να δημιουργήσω την πρώτη μου έννοια. Ονομάζω την έννοια αυτή ΠΑΡΑΓΩΝ. Αριστομένης Μακρής 4

5 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Κατά παρόμοιο τρόπο δημιουργώ τις δυο νέες έννοιες ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ και ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΣ ΠΑΡΑΓΩΝ. Κάθε μια από τις νέες αυτές έννοιες είναι υπό-έννοια (subclass) της έννοιας ΠΑΡΑΓΩΝ. Για να ορίσω αυτή τη σχέση σύρω το εικονίδιο SubClass και αφήνω το κάτω μέρος του βέλους στην έννοια ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΠΑΡΑ- ΓΩΝ. Στη συνέχεια συνδέω το βέλος με την έννοια ΠΑΡΑΓΩΝ. Κατ αυτόν τον τρόπο ορίζω ότι η έννοια Εσωτερικός Παράγων είναι υπό-έννοια της έννοιας Παράγων. Αυτό στην πράξη σημαίνει ότι η έννοια Εσωτερικός Παράγων κληρονομεί από την έννοια Παράγων όλα τα χαρακτηριστικά της (object inheritance) ήτοι πεδία (attributes, π.χ. όνομα, διεύθυνση, κ.λ.π.), σχέσεις με άλλες έννοιες (associations) κ.λ.π. Κατά παρόμοιο τρόπο ορίζω ότι η έννοια Εξωτερικός Παράγων είναι υπό-έννοια της έννοιας Παράγων. Αριστομένης Μακρής 5

6 Προσθέτω στο διάγραμμα την έννοια Αίτηση. Θα συσχετίσω τον Εσωτερικό Παράγοντα με την έννοια Αίτηση ώστε να δείξω ότι αυτός ζητά κάτι. Σύρω το εικονίδιο Property στο διάγραμμα και συνδέω τον Εσωτερικό Παράγοντα με την έννοια Αίτηση. Ορίζω τη νέα σχέση Ζητά, ώστε να δείξω ότι ο Εσωτερικός Παράγοντας Ζητά κάτι μέσω μιας Αίτησης. Αριστομένης Μακρής 6

7 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Κατά παρόμοιο τρόπο συνδέω τον Εξωτερικό Παράγοντα με την έννοια Αίτηση. Αυτή τη φορά μπορώ να επιλέξω από την λίστα των σχέσεων την υπάρχουσα σχέση (Association) Ζητά. Αριστομένης Μακρής 7

8 Παρατηρώ ότι η περιοχή των μοντέλων έχει εμπλουτισθεί με το νέο διάγραμμα ορισμών (generic) Αρχές, το οποίο περιλαμβάνει τις έννοιες (classes) Αίτηση, Εξωτερικός Παράγων, Εσωτερικός Παράγων και Παράγων. Παρατηρώ στα αντικείμενα (objects) την έννοια Παράγων με τις υπόέννοιες Εξωτερικός Παράγων και Εσωτερικός Παράγων, την έννοια Αίτηση και στις σχέσεις (Associations) τη σχέση Ζητά. Επιλέγω τη σχέση Ζητά και μετονομάζω την αντίθετη σχέση (αντίστροφη φορά του βέλους) σε Ζητείται, ώστε να δείξω ότι κάθε Αίτηση ζητείται από ένα Εσωτερικό ή Εξωτερικό Παράγοντα. Εμπλουτίζω το διάγραμμα προσθέτοντας την έννοια Απόφαση. Συνδέω την έννοια Αίτηση με την έννοια Απόφαση μέσω της σχέσης Ελέγχεται και την έννοια Απόφαση με την έννοια Εσωτερικός Παράγων μέσω της έννοιας Αποφασίζει. Αριστομένης Μακρής 8

9 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Προσθέτω στο διάγραμμα τη νέα έννοια Ενέργεια την οποία συνδέω με την έννοια Απόφαση μέσω της σχέσης Εγκρίνεται ώστε να δείξω ότι μετά την έγκριση μιας απόφασης ακολουθεί κάποια ενέργεια. Συνδέω την έννοια Ενέργεια με την έννοια Απόφαση, μέσω της σχέσης Ελέγχεται ώστε να δείξω ότι μετά από κάποια ενέργεια πιθανόν να έπεται μια απόφαση από την οποία ελέγχεται. Αριστομένης Μακρής 9

10 Ολοκληρώνω το διάγραμμα αρχών με τις έννοιες Απόρριψη και Ολοκλήρωση, καθώς και τις λοιπές σχέσεις που αποτυπώνονται κατωτέρω. Με τον τρόπο αυτό ορίζω τον ακόλουθο επιχειρηματικό κανόνα: Κάθε νέα αίτηση προέρχεται είτε από ένα εσωτερικό (προσωπικό) είτε από ένα εξωτερικό παράγοντα (πελάτης, προμηθευτής, συνεργάτης κ.λ.π.). Κάθε αίτηση ελέγχεται από κάποιον εσωτερικό παράγοντα και είτε εγκρίνεται είτε απορρίπτεται. Οι εγκεκριμένες αιτήσεις συνεχίζουν με περαιτέρω ενέργειες. Κάθε ενέργεια ενεργείται από κάποιον εσωτερικό παράγοντα και μπορεί να συμμετέχουν σε αυτή και εξωτερικοί παράγοντες. Μετά από μια ενέργεια μπορεί να έπεται είτε μια άλλη ενέργεια, είτε μια απόφαση, η οποία πάλι ελέγχεται από κάποιον εσωτερικό παράγοντα. Η ολοκλήρωση της διαδικασίας μπορεί να είναι αποτέλεσμα μιας ενέργειας ή μιας απόφασης. Μετά την ολοκλήρωση ή την απόρριψη της ροής ενημερώνεται ο αντίστοιχος παράγων (εσωτερικός ή εξωτερικός) που έκανε την αίτηση. Αριστομένης Μακρής 10

11 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Ορισμός πεδίων (attributes) Επιλέγω την έννοια Απόφαση στο διάγραμμα και στην καρτέλα Attributes. Επιλέγω τα ήδη υπάρχοντα πεδία και τα διαγράφω (Delete) ένα-ένα. Μετά τις διαγραφές ορίζω ένα νέο πεδίο (New), το πεδίο Έλεγχος. Θα χρησιμοποιήσω αυτό το πεδίο αργότερα στα διαγράμματα ροής ώστε να ορίσω, όπου χρειάζεται, όρια τιμών στους ελέγχους. Δημιουργία διαγράμματος επιχειρηματικής ιεραρχίας Θα δημιουργήσω ένα νέο διάγραμμα στο οποίο θα αποτυπώσω την βασική ιεραρχία του τμήματος προμηθειών η οποία θα χρησιμεύσει για την επιχειρηματική ροή. Επιλέγω Diagram New Instance. Μετονομάζω το νέο διάγραμμα σε Προμήθειες. Instance Αριστομένης Μακρής 11

12 Το νέο διάγραμμα περιλαμβάνει περιπτώσεις εννοιών. Προσθέτω την έννοια Εσωτερικός Παράγων. Επειδή το διάγραμμα αφορά περιπτώσεις εννοιών το σύστημα δίνει στην περίπτωση της έννοιας Εσωτερικός Παράγων μια αρίθμηση. Μετονομάζω σε Διευθυντής Προμηθειών και παρατηρώ ότι ανήκει στην κατηγορία εννοιών (class) Εσωτερικός Παράγων. Κατά παρόμοιο τρόπο προσθέτω τις περιπτώσεις Έλεγχος Αγορών και Αγορές, τις οποίες συνδέω με μια σχέση (Property) με την περίπτωση Διευθυντής Προμηθειών. Το σύστημα δεν με ρωτά ποια είναι αυτή η σχέση, γιατί έχω ορίσει μόνο μια σχέση που συνδέει την έννοια Εσωτερικός Παράγων με τον εαυτό της, τη σχέση Αναφέρεται σε. Επιλέγω την περίπτωση Έλεγχος Αγορών και παρατηρώ στην καρτέλα Associations τη μοναδική σχέση Αναφέρεται σε (Διευθυντής Προμηθειών). Αριστομένης Μακρής 12

13 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Δημιουργία διαγράμματος επιχειρηματικής ροής Επιλέγω Diagram New Generic. Μετονομάζω το νέο διάγραμμα σε Αγορά. Στο νέο διάγραμμα προσθέτω μια νέα περίπτωση έννοιας (Instance), την οποία ονομάζω Αίτηση Αγοράς και τη συνδέω με την έννοια Αίτηση που έχω ήδη ορίσει. Αριστομένης Μακρής 13

14 Κατά παρόμοιο τρόπο προσθέτω τις περιπτώσεις εννοιών Προσωπικό και Έλεγχος Αναγκών, χρησιμοποιώντας την ομάδα εικονιδίων Class όπου έχω ορίσει τις αντίστοιχες έννοιες και συνδέω με σχέσεις το Προσωπικό με την Αίτηση Αγοράς (σχέση Ζητά) και την Αίτηση Αγοράς με τον Έλεγχο Α- ναγκών (σχέση Ελέγχεται). Θα προσθέσω στο διάγραμμα την περίπτωση Έλεγχος Αγορών από το διάγραμμα Προμήθειες. Στο διάγραμμα Προμήθειες επιλέγω (δεξί κλικ) Έλεγχος Αγορών και Copy και στο διάγραμμα Αγορά Paste. Συνδέω τον Έλεγχο Αναγκών με τον Έλεγχο Αγορών (σχέση Αποφασίζει). Προσθέτω μια νέα περίπτωση (instance) το οποίο μετονομάζω σε Δεν Είναι Αναγκαία της έννοιας Απόρριψη. Αριστομένης Μακρής 14

15 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Συνδέω τον Έλεγχο Αναγκών με Δεν Είναι Αναγκαία (σχέση Απορρίπτεται). Συνδέω την Δεν Είναι Αναγκαία με το Προσωπικό (σχέση Ενημερώνει). Δημιουργώ την περίπτωση Εγκεκριμένη της έννοιας Ενέργεια. Συνδέω τον Έλεγχο Αναγκών με Εγκεκριμένη. Επειδή όμως υπάρχουν περισσότερες της μιας σχέσεις μεταξύ των εννοιών Απόφαση και Ενέργεια, το σύστημα ζητά να επιλέξω μια από τις δυο σχέσεις. Επιλέγω τη σχέση Εγκρίνεται. Προσθέτω την περίπτωση Έλεγχος Ορίων της έννοιας Απόφαση και στην καρτέλα Attributes παρατηρώ ότι έχει κληρονομήσει το πεδίο Έλεγχος. Επιλέγω Value, καταχωρώ 1000 και ΟΚ, ώστε να δείξω ότι το ό- ριο διενέργειας διαγωνισμού είναι Με τον τρόπο αυτό μπορώ να αλλάζω τιμές στις διάφορες περιπτώσεις εννοιών χωρίς να επηρεάζεται το διάγραμμα. Αριστομένης Μακρής 15

16 Συνδέω την Εγκεκριμένη με τον Έλεγχο Ορίων (σχέση Ελέγχεται) και τον Έλεγχο Ορίων με τον Έλεγχο Αγορών (σχέση Αποφασίζει). Αντιγράφω την περίπτωση Αγορές από το διάγραμμα Προμήθειες και δημιουργώ την περίπτωση Προμηθευτής της έννοιας Εξωτερικός Παράγων. Δημιουργώ την περίπτωση Ανάθεση της έννοιας Ενέργεια και τη συνδέω με Αγορές (σχέση Ενεργεί) και Προμηθευτής (σχέση Συμμετέχει). Συνδέω τον Έλεγχο Ορίων με την Ανάθεση. Αυτή τη φορά το σύστημα ζητά να επιλέξω σχέση και επιλέγω τη σχέση Εγκρίνεται. Δημιουργία σχολίου (comment) Θα προσθέσω και ένα σχόλιο ώστε να κατανοεί ο χρήστης τι σημαίνει έλεγχος ορίων. Σύρω το εικονίδιο Comment και το συνδέω (με το βέλος definition of) με τον Έλεγχο Αγορών. Καταχωρώ στην καρτέλα General της περίπτωσης Έλεγχος Ορίων το σχόλιο (Comment) το οποίο εμφανίζεται στο διάγραμμα. Αριστομένης Μακρής 16

17 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Δημιουργία υπερσυνδέσμου Μετά την ολοκλήρωση του διαγωνισμού πρέπει να γίνει η επιλογή του μειοδότη και να ζητηθεί από την οικονομική υπηρεσία να προβεί στην αγορά των αιτουμένων αγαθών. Όπως και για κάθε άλλο βήμα, αυτή η διαδικασία προβλέπει τη συμπλήρωση ενός εντύπου το οποίο θα πρέπει να ενσωματωθεί στη ροή σαν υπόδειγμα. Επιλέγω την περίπτωση Επιλογή Μειοδότη της έννοιας Απόφαση και επιλέγω την προσθήκη ενός υπερσυνδέσμου (Link). Στην αντίστοιχη οθόνη επιλέγω την αναζήτηση των αρχείων. Από την οθόνη επιλογής επιλέγω το αρχείο Αίτηση. pdf Αλλάζω το path ώστε να είναι σχετικό με την τρέχουσα τοποθεσία και όχι απόλυτο, ώστε να μπορώ να μεταφέρω την ιστοσελίδα μου όπου επιθυμώ. Το αποτέλεσμα είναι η προσθήκη του υπερσυνδέσμου. Στην τελευταία οθόνη επιλέγω ΟΚ ώστε να ο- λοκληρωθεί η διαδικασία. Αριστομένης Μακρής 17

18 Ολοκληρώνω το διάγραμμα Αγορά με βάση το υπόδειγμα κατωτέρω και αποθηκεύω. Δημιουργία ιστοσελίδας Η γνώση που είναι αποθηκευμένη στα διαγράμματα που δημιούργησα μπορεί να αξιοποιηθεί από κάθε χρήστη της διαδικασίας που ενδιαφέρεται να κατανοήσει τη ροή, τις επιμέρους διαδικασίες και αποφάσεις, καθώς και τους παράγοντες που συμμετέχουν και τα απαιτούμενα έντυπα ανά διαδικασία. Επιλέγω File Save as HTML και Generate. Αριστομένης Μακρής 18

19 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Το αποτέλεσμα είναι η δημιουργία της ιστοσελίδας που ακολουθεί. Η ιστοσελίδα αποτελείται από δυο μέρη: το διάγραμμα δεξιά και την περιοχή ελέγχου και πληροφόρησης αριστερά που αποτελείται από (α) την επιλογή των σελίδων (Goto Page), (β) τη μεγέθυνση σμίκρυνση και πλοήγηση (Drag & Zoom), (γ) την ιεραρχία των εννοιών (SemTalk Browser), (δ) τις ιδιότητες των εννοιών, περιπτώσεων και σχέσεων (Properties) και (ε) την αναζήτηση (Search Pages). Στο ανωτέρω παράδειγμα βλέπω τις ιδιότητες της έννοιας Απόφαση (περιπτώσεις, σχέσεις με άλλες έννοιες κ.λ.π.) που ενεργοποιείται αν επιλέξω (κλικ) την έννοια στο διάγραμμα. Θα μετακινηθώ στο διάγραμμα Αγορά. Επιλέγω την αντίστοιχη σελίδα και το κουμπί μετάβασης. Αριστομένης Μακρής 19

20 Το αποτέλεσμα είναι η μετακίνηση στο αντίστοιχο διάγραμμα. Μπορώ να επιλέξω οποιανδήποτε έννοια, περίπτωση έννοιας και σχέση και να ενημερωθώ πλήρως για αυτή. Στο διάγραμμα έχω επιλέξει τη σχέση (βέλος) που συνδέει την Αγορά με το Προσωπικό. Παρατηρώ ότι είναι η σχέση Ε- νημερώνει από την Αγορά στο Προσωπικό και εμφανίζεται στο διάγραμμα Αγορά. Αριστομένης Μακρής 20

21 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Αν αντίστοιχα επιλέξω τον Έλεγχο Ορίων, παρατηρώ ότι εμφανίζεται στο διάγραμμα Αγορά, ανήκει στην έννοια (class) Απόφαση, το πεδίο Έ- λεγχος έχει τιμή 1000 και συνδέεται με (α) Έλεγχος Αγορών (σχέση Αποφασίζει), (β) Ανάθεση (σχέση Εγκρίνεται), (γ) Διαγωνισμός (σχέση Εκτός Ορίων) και (δ) Εγκεκριμένη (αντίστροφη σχέση Ελέγχεται). Αναζήτηση (search) Εάν αναζητήσω μια έννοια, περίπτωση ή σχέση (Search), το σύστημα με ενημερώνει για τα σημεία όπου εμφανίζεται. Αριστομένης Μακρής 21

22 Π.χ. αν αναζητήσω την έννοια Αγορές, εμφανίζεται η λίστα των σχετιζομένων εννοιών και περιπτώσεων. Επιλέγω την πρώτη εμφάνιση και το σύστημα μεταβαίνει αυτόματα στο διάγραμμα Προμήθειες όπου εμφανίζεται η περίπτωση Αγορές. Επιλέγω τη δεύτερη εμφάνιση και το σύστημα μεταβαίνει αυτόματα στο διάγραμμα Αγορά. Αριστομένης Μακρής 22

23 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Αν τώρα επιλέξω την περίπτωση Αγορές, το σύστημα με ενημερώνει ότι εμφανίζεται στα διαγράμματα Προμήθειες και Αγορές, ανήκει στην έννοια Εσωτερικός Παράγων και έχει σχέσεις (α) με Διευθυντής Προμηθειών (σχέση Αναφέρεται σε), (β) Ανάθεση (αντίστροφη σχέση Ενεργεί) και (γ) Διαγωνισμός (αντίστροφη σχέση Ενεργεί). Υπερσύνδεσμοι (hyperlinks) Επιλέγω από το διάγραμμα Αγορά την Επιλογή Μειοδότη και παρατηρώ ότι συμπεριφέρεται διαφορετικά από τα υπόλοιπα αντικείμενα του διαγράμματος. Ο λόγος είναι ότι το συγκεκριμένο αντικείμενο περιλαμβάνει πέραν των ιδιοτήτων (properties) και έναν υπερσύνδεσμο. Εάν επιλέξω τις ιδιότητες (properties) παρατηρώ ότι στο αριστερό μέρος της οθόνης εμφανίζεται μια λίστα με όλους τους υπερσυνδέσμους του συγκεκριμένου αντικειμένου. Οι υπερσύνδεσμοι αυτοί μπορεί να είναι αρχεία (τοπικά ή κάπου στο δίκτυο) ή και ιστοσελίδες. Αριστομένης Μακρής 23

24 Η επιλογή του υπερσυνδέσμου μπορεί να γίνει είτε από το παράθυρο των ιδιοτήτων (properties) αριστερά, είτε επιλέγοντας τον υπερσύνδεσμο κατ ευθείαν από το αντικείμενο. Αριστομένης Μακρής 24

25 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Και στις δυο περιπτώσεις το αποτέλεσμα είναι η επιλογή του υπερσυνδέσμου. Αριστομένης Μακρής 25

26 Σχεδιασμός και κατασκευή επιχειρηματικής ροής με τη χρήση οντολογιών (Εργασία φοιτητών) Στο περιβάλλον SemTalk θα αποτυπωθεί με τη χρήση οντολογιών μια αρκετά περίπλοκη διαδικασία του συστήματος ποιότητας μιας εμπορικής εταιρίας κινητών τηλεφώνων η οποία επιβάλλεται και απ το πρότυπο ISO 9001:2000 και είναι η Διαχείριση μη συμμορφούμενου προϊόντος. Η διαδικασία αυτή ανήκει στο τμήμα Διακίνησης Διανομής (Logistics) της ε- ταιρίας, είναι ενταγμένη στο σύστημα ποιότητας και περιγράφει τι πρέπει να γίνεται κάθε φορά που παραλαμβάνονται στις αποθήκες ελαττωματικά προϊόντα (κινητά τηλέφωνα) από τους προμηθευτές. Στο παρακάτω σχήμα παρουσιάζεται η διαδικασία αυτή με τον τρόπο που υφίσταται αυτή τη στιγμή μέσα στο σύστημα ποιότητας και στην εταιρία. Όπως φαίνεται είναι αποτυπωμένη σε ένα απλό διάγραμμα ροής σε περιβάλλον Microsoft Word χωρίς κανόνες και περιορισμούς, χωρίς ιδιαίτερη λεπτομέρεια στα βήματα υλοποίησης και χωρίς σαφήνεια στους ρόλους και τις υπευθυνότητες των ενεργειών. Αριστομένης Μακρής 26

27 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΑΠΟΘΗΚΗ ΑΠΟΔΕΚΤΟ ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Υπεύθυνος Παραλαβών ΜΗ ΑΠΟΔΕΚΤΟ ΜΗ ΣΥΜΜΟΡΦΟΥΜΕΝΟ ΠΡΟΪΟΝ ΑΠΟΔΟΧΗ ΜΗ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΟΧΙ ΝΑΙ ΑΠΟΔΟΣΗ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑΣ Τμήμα Logistics ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΣΤΟΝ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗ ΣΤΑ ΕΛΑΤΤΩΜΑΤΙΚΑ Αποθηκάριοι ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΗ ΕΝΕΡΓΕΙΑ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΑΠΟΘΗΚΗ ΜΗ ΑΠΟΔΕΚΤΟ Οδηγοί ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΑΠΟΔΕΚΤΟ Τμήμα Logistics ΔΙΑΝΟΜΗ ΤΕΛΟΣ Η διαδικασία Διαχείριση μη συμμορφούμενου προϊόντος Αριστομένης Μακρής 27

28 Ο παραπάνω τρόπος απεικόνισης είναι και αυτός με τον οποίο διανέμεται η διαδικασία στους εμπλεκόμενους εργαζόμενους. Είναι προφανές το ότι όταν σχεδιάσθηκε για πρώτη φορά η διαδικασία, δεν είχε μελετηθεί σε βάθος το εάν είναι εύχρηστο και εύκολο να συνδεθούν με τέτοιο τρόπο οι ενέργειες. Οι εκτελεστές των ενεργειών (ρόλοι) είναι αυτοί που καταγράφονται στα διακεκομμένα τετράγωνα. Όπως φαίνεται είναι πολύ γενικοί, δεν είναι πλήρεις και δε φαίνονται οι σχέσεις που συνδέουν την ενέργεια με αυτόν που την εκτελεί (DOER). Επιπλέον, κακώς δεν καταγράφονται τα έντυπα που πιθανώς συμπληρώνονται σε κάποια απ τα βήματα της διαδικασία και αν δούμε το οργανόγραμμα της εταιρίας δεν υπάρχει πλήρης αντιστοίχηση των ρόλων που εμφανίζονται εκεί με αυτούς που εμφανίζονται στην παραπάνω διαδικασία. Η κατασκευή της παραπάνω διαδικασίας με χρήση οντολογιών στο SemTalk θα λύσει όλα τα παραπάνω προβλήματα. Ξεκινώντας, δημιουργείται το πρώτο διάγραμμα (διάγραμμα εννοιών) στο οποίο παρουσιάζονται τα βασικά στοιχεία της οντολογίας του οργανισμού όπου ορίζουν και τις αρχές της ροής. Ορίζονται οι κλάσεις (classes) η κάθε μια απ τις οποίες θα έχει αργότερα στα άλλα διαγράμματα (διαγράμματα instances) πολλές περιπτώσεις εννοιών από κάτω της. Επίσης στο πρώτο αυτό διάγραμμα σχεδιάζονται και όλες οι σχέσεις μεταξύ κλάσεων, ρόλων και αποφάσεων. Οι σχηματιζόμενες αρχές αποτελούν τα επαναχρησιμοποιούμενα WfBs μέσω των οποίων θα μπορούσαν να καταγραφούν και άλλες πολλές επιχειρηματικές διαδικασίες της επιχείρησης. Το διάγραμμα εννοιών ονομάζεται ΑΡ- ΧΕΣ και απεικονίζεται στο σχήμα που ακολουθεί: Αριστομένης Μακρής 28

29 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Διάγραμμα εννοιών (classes) Όπως φαίνεται στο διάγραμμα αλλά και αριστερά στη δενδροειδή απεικόνιση, οι έννοιες (classes) είναι οι εξής: ΠΑΡΑΓΩΝ, ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΠΑΡΑ- ΓΩΝ, ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΣ ΠΑΡΑΓΩΝ, ΑΠΟΡΡΙΨΗ, ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΡΟΪΟ- ΝΤΩΝ, ΕΝΕΡΓΕΙΑ, ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ και ΑΠΟΦΑΣΗ. Όλες αυτές συνδέονται μεταξύ τους με τις σχέσεις που εμφανίζονται μέσα στο folder του δένδρου Associations και φαίνονται στο διάγραμμα. Τα βέλη στη διασύνδεση των εννοιών είναι σημασιολογικά ορισμένα με τέτοιο τρόπο ώστε οι κλάσεις να επικοινωνούν μεταξύ τους με τρόπο μονοσήμαντο. Ο ΕΣΩΤΕΡΙ- ΚΟΣ ΠΑΡΑΓΩΝ και ο ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΣ ΠΑΡΑΓΩΝ είναι υπο-έννοιες (sub- Αριστομένης Μακρής 29

30 classes) της έννοιας ΠΑΡΑΓΩΝ. Αυτό σημαίνει ότι ο ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ και ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΣ ΠΑΡΑΓΩΝ κληρονομούν όλα τα χαρακτηριστικά (όπως associations, attributes κ.τ.λ.) της έννοιας ΠΑΡΑΓΩΝ. Έχοντας ορίσει τις αρχές, πριν σχεδιαστεί το διάγραμμα της επιχειρηματικής ροής πρέπει επίσης να ορισθούν οι ρόλοι και η ιεραρχία αυτών όσον αφορά τους εμπλεκόμενους στη διαδικασία. Η ιεραρχία των ρόλων αποτελεί κι αυτή (όπως και το πρώτο διάγραμμα εννοιών) τα επαναχρημοποιούμενα WfBs πάνω στα οποία μπορεί να στηριχθεί ο σχεδιασμός όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών. Το δεύτερο αυτό διάγραμμα περιλαμβάνει περιπτώσεις εννοιών (instances) και απεικονίζει μόνο τις θέσεις εργασίας μέσα στο τμήμα Διακίνησης Διανομής (Logistics) οι οποίες εμπλέκονται στη διαδικασία, καθώς και τις σχέσεις μεταξύ τους. Ορίζεται δηλαδή το ποιοι μπορεί να αποτελούν ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ ΠΑΡΑΓΩΝ και το πως συνδέονται οι ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ. Το διάγραμμα ονομάζεται ΡΟΛΟΙ ΤΜΗ- ΜΑΤΟΣ LOGISTICS. Αριστομένης Μακρής 30

31 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Διάγραμμα περιπτώσεων εννοιών (instances) του τμήματος Logistics Αριστομένης Μακρής 31

32 Όπως φαίνεται αριστερά στο δένδρο, κάτω απ την έννοια ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΠΑΡΑΓΩΝ έχουν αποδοθεί οι περιπτώσεις εννοιών ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ LOGIS- TICS, ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ, ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΑΡΑΛΑΒΩΝ, ΑΠΟ- ΘΗΚΑΡΙΟΣ, ΟΔΗΓΟΙ, ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΜΕ ΠΡΟΜΗ- ΘΕΥΤΕΣ. Επίσης φαίνεται και ο ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΠΑΡΑΓΩΝ: ΛΟΓΙΣΤΗ- ΡΙΟ ο οποίος χρησιμοποιείται σ ένα άλλο διάγραμμα instances που θα παρουσιασθεί πιο κάτω και δε συνδέεται καθόλου με τους ρόλους του τμήματος Logistics που αποτυπώνονται στο παραπάνω διάγραμμα. Στο διάγραμμα απεικονίζεται και η ιεραρχία των ρόλων. Όλοι συνδέονται μεταξύ τους με τη σχέση ΑΝΑΦΕΡΕΤΑΙ ΣΕ διότι όλοι είναι ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΙ ΠΑΡΑΓΟ- ΝΤΕΣ και στο διάγραμμα εννοιών ΑΡΧΕΣ ο ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΠΑΡΑΓΩΝ συνδέεται με τον εαυτό του με τη σχέση ΑΝΑΦΕΡΕΤΑΙ ΣΕ. Σε ένα τέτοιο διάγραμμα όπου απεικονίζονται τα instances, μέσω των οποίων παρουσιάζεται η ιεραρχία των ρόλων θα πρέπει ιδανικά να σχεδιασθεί λεπτομερώς όλο το οργανόγραμμα της εταιρίας καθώς και οι σχέσεις μεταξύ τμημάτων και θέσεων εργασίας. Γίνεται κατανοητό ότι πάνω σε μια τέτοια απεικόνιση θα στηριχθεί η κατασκευή όλων των επιχειρηματικών ροών της εταιρίας η οποία θα εμπεριέχει ακρίβεια, σαφήνεια και ευκολία στην κατανόηση. Έχοντας ολοκληρώσει τα δύο προηγούμενα διαγράμματα κι εφόσον έχουν ορισθεί μέσω αυτών οι αρχές, οι σχέσεις, οι ρόλοι, οι κανόνες κι οι περιορισμοί, δε λείπει καμία πληροφορία ώστε να σχεδιαστεί η τελική επιχειρηματική ροή που θα απεικονίζει τη διαδικασία Διαχείριση μη συμμορφούμενου προϊόντος. Ο σχεδιασμός υλοποιείται ορίζοντας για κάθε ενέργεια της διαδικασίας περιπτώσεις εννοιών (instances), κάθε μια απ τις οποίες τοποθετείται κάτω από μια κλάση. Προσδιορίζονται οι αποφάσεις που πρέπει Αριστομένης Μακρής 32

33 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης να ληφθούν οι οποίες ανήκουν στην έννοια ΑΠΟΦΑΣΗ. Στη συνεχεία πραγματοποιείται η συνδεσμολογία όλων αυτών μεταξύ τους καθώς και η συνδεσμολογία τους με τους ρόλους (ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΙ και ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ). Οι σχέσεις έχουν ορισθεί από το πρώτο διάγραμμα (ΑΡ- ΧΕΣ) και εμφανίζονται αυτόματα με το που συνδέονται δύο περιπτώσεις εννοιών. Το διάγραμμα της επιχειρηματικής ροής έχει προφανώς τον τίτλο της διαδικασίας Διαχείριση μη συμμορφούμενου προϊόντος και παρουσιάζεται στο σχήμα παρακάτω: Διάγραμμα επιχειρηματικής ροής Διαχείριση μη συμμορφούμενου προϊόντος Αριστομένης Μακρής 33

34 Κάθε σύνδεση είναι σημασιολογική και περιγράφει είτε εκτέλεση όταν α- ναφέρεται σε μια δραστηριότητα που εκτελεί ο κάθε ρόλος, είτε πληροφορία που λαμβάνει ο ρόλος όταν εκτελείται μια δραστηριότητα. Άλλες συνδέσεις παρουσιάζουν έλεγχο σε απόφαση που πήρε ο ρόλος πριν εκτελέσει μια δραστηριότητα, ή δείχνουν λήψη απόφασης, ή δείχνουν ροή μεταξύ δύο δραστηριοτήτων. Όπως προαναφέρθηκε οι συνδεσμολογίες μεταξύ των WfBs προέρχονται από το διάγραμμα ΑΡΧΕΣ, και είναι αυστηρά ορισμένες απαγορεύοντας την σύνδεση μεταξύ των WfBs τα οποία δεν ακολουθούν τις αρχές που έχουν ορισθεί. Επίσης όπως φαίνεται υπάρχει και η δυνατότητα εισαγωγής σχολίου / επεξήγησης (κίτρινο πλαίσιο) σε οποιοδήποτε σημείο της διαδικασίας απαιτείται. Αριστομένης Μακρής 34

35 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Στο δένδρο του διαγράμματος (αριστερό μέρος της οθόνης) φαίνονται όλες οι περιπτώσεις εννοιών (instances) του διαγράμματος: Περιπτώσεις εννοιών (instances) της επιχειρηματικής ροής ενώ στο παρακάτω σχήμα φαίνονται τα objects της ροής (επίσης απ το δενδροειδές διάγραμμα στο αριστερό μέρος της οθόνης του SemTalk), όπου γίνεται εμφανές ποια instances ανήκουν σε κάθε class. Αριστομένης Μακρής 35

36 Objects Έννοιες και περιπτώσεις εννοιών Αριστομένης Μακρής 36

37 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Κάποια απ τα instances που φαίνονται παραπάνω δεν υπάρχουν μέσα στη δεδομένη ροή διότι αφορούν μια άλλη ροή η οποία θα παρουσιασθεί πιο κάτω. Στην παραπάνω διαδικασία εμπλέκονται και δύο έντυπα τα οποία συμπληρώνονται κατά την εφαρμογή της. Το ένα είναι το Δελτίο εισαγωγής στην αποθήκη το οποίο συμπληρώνεται κατά την ΠΑΡΑΛΑΒΗ των προϊόντων. Η ΠΑΡΑΛΑΒΗ είναι ένα instance της έννοιας ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ. Το δεύτερο έντυπο είναι οι Διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες που συμπληρώνεται κατά την ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΗΣ ΕΝΕΡΓΕΙΑΣ η οποία είναι περίπτωση έννοιας της ΕΝΕΡΓΕΙΑΣ. Το SemTalk δίνει τη δυνατότητα μέσω link να ανοίγονται γρήγορα και εύκολα τα έντυπα ή και οι οδηγίες εργασίας που εμπλέκονται στην ενέργεια μιας διαδικασίας. Ορίζοντας τα links ο χρήστης έχει άμεση πρόσβαση στα έντυπα, δε χρειάζεται να τα ψάχνει στα folder του υπολογιστή του που είναι αποθηκευμένα και μπορεί να τα συμπληρώσει αμέσως. Έτσι επιτυγχάνεται μείωση της εσωτερικής γραφειοκρατίας και κυρίως ταχύτερη ολοκλήρωση της διαδικασίας. Αριστομένης Μακρής 37

38 Link εντύπων που χρησιμοποιούνται στην επιχειρηματική ροή Στηριζόμενοι στο διάγραμμα ΑΡΧΕΣ αποτυπώθηκε η παραπάνω επιχειρηματική ροή. Στηριζόμενοι στο ίδιο διάγραμμα μπορούν να αποτυπωθούν πολλές ακόμα ροές που αφορούν το τμήμα Διακίνησης Διανομής (Logistics). Έτσι αναδεικνύεται η δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης των WfBs σε παραπάνω από μια διαδικασίες της επιχείρησης. Για να αποδειχθεί αυτό, παρακάτω σχεδιάζεται μια ακόμη ροή (διάγραμμα περιπτώσεων εννοιών) του τμήματος, το οποίο στηρίζεται στις ΑΡΧΕΣ. Η διαδικασία είναι η Εισαγωγή εμπορευμάτων στην εταιρία, ουσιαστικά πραγματοποιείται πριν την προηγούμενη και περιγράφει τις ενέργειες που γίνονται κάθε φορά που πρόκειται να εισαχθούν προϊόντα στις αποθήκες της εταιρίας. Αριστομένης Μακρής 38

39 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Διάγραμμα επιχειρηματικής ροής Εισαγωγή εμπορευμάτων στην εταιρία Πιο πάνω στο σχήμα φαίνονται στα οbjects του δένδρου οι περιπτώσεις εννοιών της διαδικασίας και σε ποιες κλάσεις ανήκουν ενώ συγκεντρωτικά τα instances του διαγράμματος φαίνονται στο σχήμα που ακολουθεί: Αριστομένης Μακρής 39

40 Περιπτώσεις εννοιών (instances) της επιχειρηματικής ροής Συμπερασματικά η παραπάνω περίπτωση αποτελεί περίτρανη απόδειξη του πώς οι οντολογίες μπορούν να προσφέρουν επαναχρησιμοποίηση της γνώσης. Αυτό που μένει απ τις επιχειρήσεις είναι να αξιοποιήσουν στο έπακρο τη δυνατότητα αυτή. Αριστομένης Μακρής 40

41 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Δημιουργία ιστοσελίδας Η γνώση που είναι υποθηκευμένη στα διαγράμματα που δημιουργήθηκαν μπορεί να αξιοποιηθεί από κάθε χρήστη της διαδικασίας που ενδιαφέρεται να κατανοήσει τη ροή, τις επιμέρους διαδικασίες, τα έντυπα καθώς και τους παράγοντες που συμμετέχουν. Το SemTalk δίνει τη δυνατότητα να μετατραπούν τα διαγράμματα σε ιστοσελίδες, δηλαδή σε μορφή HTML. Η ιστοσελίδα παρουσιάζεται παρακάτω στο σχήμα: Ιστοσελίδα διαγραμμάτων ροής Αριστομένης Μακρής 41

42 Στην κυρίως περιοχή εμφανίζεται το διάγραμμα ενώ αριστερά υπάρχει μια περιοχή πληροφόρησης στην οποία ο χρήστης βλέπει τις πληροφορίες που θέλει. Επιλέγοντας πάνω αριστερά (στο Goto Page) ένα απ τα τέσσερα διαγράμματα που δημιουργήθηκαν, εμφανίζεται αυτό και μπορεί ο χρήστης με ένα απλό κλικ σε οποιαδήποτε έννοια, περίπτωση έννοιας ή σχέση του διαγράμματος να ενημερωθεί πλήρως γι αυτή και δει τις ιδιότητές της στην περιοχή Properties που είναι λίγο πιο κάτω. Ο χρήστης μπορεί να εντοπίσει αυτό που θέλει και μέσω της αναζήτησης Search η οποία βρίσκεται κάτω απ το Properties. Τα instances που περιέχουν με link κάποιο έντυπο όπως για παράδειγμα η ΠΑΡΑΛΑΒΗ, όταν επιλεγούν αποκαλύπτουν το έντυπο αυτό και υπάρχει η δυνατότητα να μεταβεί ο χρήστης σε αυτό απευθείας απ το τρέχον περιβάλλον. Μετάβαση στα έντυπα της ροής μέσω της ιστοσελίδας Αριστομένης Μακρής 42

43 Εφαρμογή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συστήματα Διαχείρισης Γνώσης Ας φανταστούμε λοιπόν πόσο χρήσιμο θα ήταν η κάθε επιχείρηση, αντί να τηρεί το σύστημα ποιότητας σε δύσχρηστα ντοσιέ που χάνονται, δεν ενημερώνονται και στα οποία δεν έχουν όλοι πρόσβαση, να έχει αποτυπώσει όλες τις διαδικασίες της με τη χρήση οντολογιών σε ένα τέτοιο περιβάλλον. Αριστομένης Μακρής 43