Οδηγίες Χρήσης Εφαρμογής

Transcript

1 Σύστημα Διαχείρισης Δαπανών ΤΟΠΣΑ Οδηγίες Χρήσης Εφαρμογής *** ΠΡΟΣΟΧΗ: Αν έχετε ήδη καταχωρήσει στοιχεία σε παλαιότερη έκδοση της βάσης, πηγαίνετε τώρα στο τέλος του κειμένου (σελ. 11) για οδηγίες. *** Α. Εγκατάσταση 1. Ανοίξτε το αρχείο TOPSA_07.zip. Θα βρείτε τα εξής αρχεία: TOPSA_v07.xls (εφαρμογή διαχείρισης) TOPSA.mdb (Βάση Δεδομένων) TOPSA_new.mdb (Αφορά μόνο φορείς που έχουν ήδη καταχωρήσει στοιχεία στη βάση. Οδηγίες στο τέλος του κειμένου) 2. Εγκαταστήστε τα δύο πρώτα αρχεία στον ίδιο φάκελο χωρίς να τα μετονομάσετε. Β. Αρχικοποίηση 1. Εκτελέστε το αρχείο της βάσης δεδομένων: TOPSA.mdb 2. Εισαγάγετε όλα τα προγραμματικά μεγέθη του έργου: Γενικά στοιχεία (MIS, Τίτλο, συντονιστή Εταίρο) Δράσεις και Εταίρους Έργου Αναλυτικό Προϋπολογισμό ανά δράση και εταίρο (Εκτυπώσιμη φόρμα) Σημ.: Πρέπει να εισαγάγετε όλα τα στοιχεία με προσοχή, καθώς χρησιμοποιούνται από την εφαρμογή ως βάση υπολογισμών / ελέγχων. Γ. Λειτουργία 1. Εκτελέστε την εφαρμογή : TOPSA_v07.xls 2. Θα βρείτε τρεις (3) ενεργές καρτέλες: Διαχείριση Δαπανών Διαχείριση Επιχορηγήσεων Αναφορές Οδηγός Χρήσης Σελίδα 1

2 Γ1. Καρτέλα «Διαχείριση Δαπανών» Στην καρτέλα αυτή καταχωρούνται στοιχεία που αφορούν τις δαπάνες του έργου ήτοι όλες τις πληρωμές που σχετίζονται με την υλοποίηση των δράσεων. Καταχωρούνται τόσο τα στοιχεία τιμολόγησης από τον τελικό αποδέκτη πληρωμής (πχ Ανάδοχο) προς τον εταίρο όσο και τα στοιχεία εξόφλησης από τον εταίρο προς το τελικό αποδέκτη πληρωμής. Ο χρήστης μπορεί να προσθέτει, διορθώνει ή διαγράφει δαπάνες μέσω ενός εύχρηστου περιβάλλοντος. Στο κεντρικό τμήμα της καρτέλας εμφανίζεται λίστα με όλες τις καταχωρηθείσες δαπάνες, ενώ στο πάνω μέρος εμφανίζεται πεδίο φίλτρων μέσω των οποίων ο χρήστης μπορεί ορίζει κριτήρια αναζήτησης των δαπανών. Στο κάτω μέρος βρίσκονται τα πλήκτρα «Προσθήκη», «Προβολή / Διόρθωση» και «Διαγραφή» μέσω των οποίων ο χρήστης εκτελεί την αντίστοιχη λειτουργία. Οδηγός Χρήσης Σελίδα 2

3 Γ1.α Προσθήκη Δαπάνης Με το πάτημα του πλήκτρου «Προσθήκη» ανοίγει η φόρμα δαπανών. Στην φόρμα αυτή ο χρήστης καταχωρεί τα στοιχεία παραστατικών του τελικού αποδέκτη πληρωμής προς τον εταίρο και του εταίρου προς τον αποδέκτη πληρωμής. Συμπληρώνουμε μόνο τα πεδία με λευκό χρώμα. Τα πεδία με κίτρινο χρώμα αντλούν τις τιμές τους από συνδεόμενους πίνακες / αναφορές και συμπληρώνονται αυτόματα Συμπλήρωση της φόρμας 1. Καταχωρούμε τα στοιχεία της περιόδου αναφοράς (έτος και μήνα) καθώς και τον τίτλο Δράσης και τον Εταίρο. 2. Επιλέγουμε από την σχετική λίστα την περιγραφή της δαπάνης (αρ. 1) που αφορά το παραστατικό Οδηγός Χρήσης Σελίδα 3

4 3. Πατάμε το πλήκτρο «Στοιχεία Παραστατικού» ώστε να εμφανιστεί η φόρμα διαχείρισης παραστατικών. Μέσω της φόρμας διαχείρισης τιμολογίων μπορούμε να καταχωρούμε, διορθώνουμε και διαγράφουμε παραστατικά που αφορούν δαπάνες του έργου και να τα συνδέουμε / αντιστοιχούμε με τις αντίστοιχες δαπάνες. 4. Επιλέγουμε το παραστατικό που μας ενδιαφέρει (αν δεν υπάρχει το προσθέτουμε στη λίστα) και πατάμε «Σύνδεση με τη δαπάνη» Για να προσθέσουμε παραστατικό στη λίστα πατάμε «Προσθήκη» και εμφανίζεται η φόρμα εισαγωγής παραστατικών: Οδηγός Χρήσης Σελίδα 4

5 Στη φόρμα αυτή συμπληρώνουμε όλα τα Στοιχεία του παραστατικού και πατάμε «Αποθήκευση». Το παραστατικό προστίθεται στη λίστα οπότε μπορούμε να το επιλέξουμε και να το αντιστοιχήσουμε με τη δαπάνη μας. 5. Αφού συνδέσουμε / αντιστοιχήσουμε το παραστατικό με τη δαπάνη συνεχίζουμε με τη συμπλήρωση των παραστατικών του εταίρου προς τον τελικό αποδέκτη πληρωμής 6. Ενημερώνουμε το σχετικό πεδίο (αρ. 14) ανάλογα με το αν η δαπάνη είναι εργολαβία ή όχι. 7. Πατάμε το πλήκτρο«αποθήκευση» Με κάθε προβολή / αποθήκευση δαπάνης ενημερώνονται αυτόματα: (α) Τ τρέχον ποσό πληρωμής του παραστατικού της δαπάνης (β) Το υπόλοιπο του παραστατικού προς εξόφληση που υπολογίζεται με αφαίρεση του (α) από το σύνολό του. (γ) Το σύνολο πληρωμών για τη δράση (δ) το σύνολο πληρωμών για τον εταίρο Ορισμένα πεδία της φόρμας παίρνουν προκαθορισμένες τιμές, όπως ορίζει η ΚΥΑ του Προγράμματος. Άλλα δέχονται ελεύθερες τιμές από το χρήστη. Σε κάθε περίπτωση, μετά από την καταχώρηση των στοιχείων, η εφαρμογή διενεργεί τυπικούς ελέγχους συνέπειας δεδομένων και παράγει σχετικά μηνύματα Γ1.β Προβολή / Διόρθωση Δαπάνης Προκειμένου να διορθώσει υφιστάμενη καταχώρηση ο χρήστης την επιλέγει από τη λίστα της καρτέλας «Διαχείριση Δαπανών» και πατά το κουμπί «Προβολή / Διόρθωση». Γ1.γ Διαγραφή Δαπάνης Για να διαγράψει υφιστάμενη καταχώρηση ο χρήστης την επιλέγει από τη λίστα της καρτέλας «Διαχείριση Δαπανών» και πατά το κουμπί «Διαγραφή». Οδηγός Χρήσης Σελίδα 5

6 Γ2. Καρτέλα «Διαχείριση Επιχορηγήσεων» Στην καρτέλα αυτή καταχωρούνται στοιχεία που αφορούν τις επιχορηγήσεις του συντονιστή εταίρου προς τους εταίρους του έργου Καταχωρούνται τόσο τα στοιχεία τιμολογίου από τον εταίρο προς το συντονιστή και αντίστροφα. Όπως και στην προηγούμενη καρτέλα, στο κεντρικό τμήμα της καρτέλας εμφανίζεται λίστα με όλες τις καταχωρηθείσες επιχορηγήσεις. Στο πάνω μέρος εμφανίζεται πεδίο φίλτρων μέσω των οποίων ο χρήστης μπορεί ορίζει κριτήρια αναζήτησης των επιχορηγήσεων. Στο κάτω μέρος βρίσκονται τα πλήκτρα «Προσθήκη», «Προβολή / Διόρθωση» και «Διαγραφή» μέσω των οποίων ο χρήστης εκτελεί την αντίστοιχη λειτουργία. Οδηγός Χρήσης Σελίδα 6

7 Γ2.α Προσθήκη Επιχορήγησης Με το πάτημα του πλήκτρου «Προσθήκη» ανοίγει η φόρμα Επιχορηγήσεων. Στην φόρμα αυτή ο χρήστης καταχωρεί τα στοιχεία παραστατικών του εταίρου προς το συντονιστή και αντιστρόφως. Ισχύει κι εδώ ό,τι και στην καρτέλα δαπανών: Ορισμένα πεδία της φόρμας παίρνουν προκαθορισμένες τιμές, όπως ορίζει η ΚΥΑ του Προγράμματος. Άλλα δέχονται ελεύθερες τιμές από το χρήστη. Η εφαρμογή διενεργεί, μετά την καταχώρηση, τυπικούς ελέγχους συνέπειας δεδομένων και παράγει σχετικά μηνύματα. Γ2.β Προβολή / Διόρθωση Επιχορήγησης Προκειμένου να διορθώσει υφιστάμενη καταχώρηση ο χρήστης την επιλέγει από τη λίστα της καρτέλας «Διαχείριση Επιχορηγήσεων» και πατά το κουμπί «Προβολή / Διόρθωση». Οδηγός Χρήσης Σελίδα 7

8 Γ2.γ Διαγραφή Επιχορήγησης Για να διαγράψει υφιστάμενη καταχώρηση ο χρήστης την επιλέγει από τη λίστα της καρτέλας «Διαχείριση Επιχορήγησης» και πατά το κουμπί «Διαγραφή». Γ3. Καρτέλα «Αναφορές» Από την καρτέλα αυτή ο χρήστης παράγει τυποποιημένες αναφορές δαπανών. Στο αριστερό τμήμα της καρτέλας βρίσκονται τα διαθέσιμα φίλτρα μέσω των οποίων ο χρήστης καθορίζει το εύρος της εμφανιζόμενης πληροφορίας. Τα μόνα υποχρεωτικά πεδία είναι ο μήνας και το έτος αναφοράς. Όλα τα άλλα είναι προαιρετικά. Εάν ο χρήστης θέλει να εξαγάγει αναφορά για μία ολόκληρη περίοδο τότε συμπληρώνει και το μήνα και έτος λήξης της περιόδου (στοιχεία «έως»). Οδηγός Χρήσης Σελίδα 8

9 Στο δεξιό τμήμα βρίσκονται τα κουμπιά που παράγουν όλες τις απαιτούμενες αναφορές. Με το πάτημα ενός κουμπιού και ανάλογα μe τα κριτήρια που έχουν τεθεί, η εφαρμογή παράγει την αναφορά και ζητά από το χρήστη να την αποθηκεύει σε φάκελο της επιλογής του. Στο κάτω δεξί μέρος της καρτέλα βρίσκεται το κουμπί «Προσωρινή Απόκρυψη» που κλείσει προσωρινά τη φόρμα ώστε να είναι δυνατή η χρησιμοποιήσει άλλου αρχείο Excel. Η φόρμα επανεμφανίζεται πατώντας το πλήκτρο «Εμφάνιση Φόρμας Διαχείρισης» από το φύλλο Main. Γ3.α Παραγωγή Λογιστικών Καταστάσεων Επιλέγουμε περίοδο αναφοράς και τυχόν φίλτρα και πατάμε το κουμπί που αντιστοιχεί στην αναφορά μας. Η εφαρμογή συλλέγει τα αποθηκευμένα στοιχεία δαπανών και παράγει συγκεντρωτικό πίνακα σε μορφή Λογιστικού Φύλλου (xls). Το παραγόμενο αρχείο αποθηκεύεται σε φάκελο της επιλογής μας και αποτελεί υποστηρικτικό υλικό για την υποβολή του Δελτίου Δήλωσης Δαπανών. Γ3.β Παραγωγή Δελτίου Δήλωσης Δαπανών (xls και xml) Η Εφαρμογή μας δίνει τη δυνατότητα παραγωγής Δελτίου Δήλωσης Δαπανών τόσο σε μορφή Λογιστικού Φύλλου (xls) όσο και δομημένων δεδομένων (xml). Το Δελτίο Δήλωσης Δαπανών δημιουργείται με βάση τα στοιχεία των Λογιστικών Καταστάσεων που έχουμε αποθηκεύσει στο σύστημα. Η εφαρμογή συλλέγει και ομαδοποιεί τα αποθηκευμένα στοιχεία ανά κατηγορία δαπανών (Υπεργολαβίες, Άμεσες 15%, Έμμεσες 15%, Άμεσες 20% και Έμμεσες 20%) και παράγει το Δελτίο Δήλωσης Δαπανών με αντίστοιχο πλήθος γραμμών. Το παραγόμενο αρχείο σε μορφή xml μπορεί να υποβληθεί απ ευθείας στο ΟΠΣ μέσω της εφαρμογής Ηλεκτρονικής Υποβολής επισπεύδοντας έτσι σημαντικά τη διαδικασία εισαγωγής των δεδομένων. Οδηγός Χρήσης Σελίδα 9

10 Για τη δημιουργία του δελτίου Επιλέγουμε περίοδο αναφοράς και πατάμε το κουμπί «Δελτίο Δήλωσης Δαπανών». Στην αναδυόμενη φόρμα περνάμε τα στοιχεία που αφορούν το Δελτίο Δήλωσης Δαπανών. (Σημ.: Τα προγραμματικά στοιχεία, πχ το ΑΦΜ αναδόχου, αποθηκεύονται εφάπαξ και δεν χρειάζεται να τα ξαναπεράσουμε. Μπορούμε όμως να τα διορθώσουμε εφόσον κάποιο από αυτά μεταβληθεί) Αφού συμπληρώσουμε όλα τα στοιχεία της φόρμας πατάμε το πλήκτρο «Αναζήτηση» και επιλέγουμε το όνομα του αρχείου εξόδου για το Δελτίο Δήλωσης Δαπανών (σε μορφή xls). Πατάμε το πλήκτρο «Δημιουργία Αρχείων» ώστε να δημιουργήσουμε το Δελτίο Δήλωσης Δαπανών και το αντίστοιχο αρχείο xml Οδηγός Χρήσης Σελίδα 10

11 Για φορείς που έχουν ήδη καταχωρήσει στοιχεία σε παλαιότερη έκδοση της βάσης Πριν τη χρήση της εφαρμογής θα μεταφέρουμε στη νέα βάση τα στοιχεία που έχουμε ήδη καταχωρήσει στην παλιά έκδοσή της. 1. Αντικαθιστούμε το παλαιό αρχείο της εφαρμογής TOPSA_05.xls με το νέο: TOPSA_07.xls Στον ίδιο φάκελο αντιγράφουμε και τη νέα βάση «TOPSA_NEW.mdb». Αφήνουμε άθικτη την παλαιά, στην οποία έχουμε καταχωρήσει τα στοιχεία. Τώρα στο φάκελο βρίσκονται: (α) η νέα εφαρμογή, (β) η νέα βάση και (γ) η παλαιά βάση 2. Ανοίγουμε τη βάση TOPSA_NEW.mdb 3. Πατάμε το κουμπί «Αντιγραφή Στοιχείων από υφιστάμενη βάση» 4. Κλείνουμε τη βάση (έξοδος από την εφαρμογή) 5. Μετονομάζουμε τη βάση TOPSA.mdb σε TOPSA_BACKUP.mdb 6. Μετονομάζουμε τη βάση TOPSA_NEW.mdb σε TOPSA.mdb 7. Τρέχουμε κανονικά την εφαρμογή TOPSA_V07.xls Οδηγός Χρήσης Σελίδα 11