Classification of the archival material of the Insurance Fund for Craftsmen and Small Traders (T.E.B.E.) of Central and Western Macedonia

Transcript

1 ΑΛΕΞΑΝΔΡΕΙΟ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ ΚΑΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ Ταξινόμηση αρχειακής συλλογής Τ.Ε.Β.Ε. Κεντρικής και Δυτικής Classification of the archival material of the Insurance Fund for Craftsmen and Small Traders (T.E.B.E.) of Central and Western Macedonia Παναγιώτης Μαυρίδης Τζιλιόλα Χοτζάλλι Θεσσαλονίκη

2 ΑΛΕΞΑΝΔΡΕΙΟ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ ΚΑΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ Ταξινόμηση αρχειακής συλλογής Τ.Ε.Β.Ε. Κεντρικής και Δυτικής Classification of the archival material of the Insurance Fund for Craftsmen and Small Traders (TEBE) of Central and Western Macedonia Παναγιώτης Μαυρίδης Τζιλιόλα Χοτζάλλι Επόπτης καθηγητής: Γιώργος Χριστοδούλου Θεσσαλονίκη

3 3

4 Ευχαριστίες Θα θέλαμε να ευχαριστήσουμε θερμά τον επόπτη καθηγητή της εργασίας, Γεώργιο Χριστοδούλου, για την αποδοχή της πρότασης μας, την βοήθεια και τη διδαχή του καθόλη τη διάρκεια της φοίτησης μας. Επίσης, θα θέλαμε να ευχαριστήσουμε θερμά την καθηγήτρια και υπάλληλο του Ιστορικού Αρχείου, Δρ. Τριανταφυλλιά Κουρτούμη-Χαντζή, για την έμπνευση, βοήθεια και στήριξη που μας προσέφερε καθόλη τη διάρκεια της εργασίας. Τέλος, θα θέλαμε να πούμε το μεγαλύτερο ευχαριστώ στις οικογένειες μας για την υποστήριξη που μας πρόσφεραν και στη φίλη μας, Κυριακή Καραθάνου, για τη στήριξη, βοήθεια, αγάπη και παρουσία της καθόλη τη διάρκεια της φοίτησης μας και μετά το πέρας αυτής. 4

5 Περίληψη Στην παρακάτω πτυχιακή εργασία παρουσιάζεται το θεωρητικό και πρακτικό κομμάτι του αρχείου. Το θεωρητικό μέρος περιλαμβάνει αρχικά την ανάλυση των εννοιών του αρχείου, της αρχειονομίας και του αρχειονόμου και η εξέλιξη τους με την πάροδο του χρόνου. Παράλληλα, παρουσιάζονται οι αρχές, η φύση και οι αξίες των αρχείων, καθώς και άλλων συναφή εννοιών που συμπεριλαμβάνονται στην έννοια του αρχείου, όπως αρχειακό σύνολο και αρχειακός δεσμός. Στη συνέχεια, παρουσιάζονται οι αρχειακές εργασίες που πραγματοποιεί ο αρχειονόμος κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας του υλικού. Ακόμη, αναφέρεται ο συνδυασμός της τεχνολογίας, ψηφιοποίησης, με το αρχείο. Επιπρόσθετα, αναφέρονται πληροφορίες για τις κρατικές υπηρεσίες αρχείων στην Ελλάδα. Τέλος, το πρακτικό μέρος αποτελεί την περιγραφή και επεξεργασία και του αρχειακού υλικού του Τ.Ε.Β.Ε. Κεντρικής και Δυτικής από το αρχικό του στάδιο έως το τελικό στάδιο, την καταχώρηση στην ηλεκτρονική βάση Λέξεις Κλειδιά Αρχείο, αρχειονόμος, αρχειονομία, αρχειακός δεσμός, Ταμείο Ασφάλισης Επαγγελματιών και Βιοτεχνών Ελλάδος, Ιστορικό Αρχείο, Γενικά Αρχεία του Κράτους, αρχειομνήμων, ψηφιακό αρχείο Abstract This paper presents the theoretical and practical form of the archive. The theoretical part analyses the terms of archive, archival science, archivist, as long as their development with the time past. Moreover, the principles, the nature and the values of the archives are also presented, along with the relative terms of archive group and archival bond. The paper also describes the archiving procedures made by the archivist, when handling the archives. In addition, the combination between technology and digitization with the archive is referred. In the last chapter of the theoretical part includes information for the greek government agencies related to the archiving. The practical part presents the description and elaboration of the archival material of the Insurance Fund for Craftsmen and Small Traders (TEBE) of Central and Western Macedonia, from the start of the elaboration till the last stage of it, the material's registration in the digital database arxeiomnimon. Keywords Archive, archivist, archival science, archival bond, Insurance Fund for Craftsmen and Small Traders, Historical Archive of Macedonia, General State Archives, arxeiomnimon, digital archive 5

6 Περιεχόμενα Πίνακας συντομογραφιών... 8 Εισαγωγή Βασικές έννοιες αρχείου και αρχειονομίας Αρχείο Ιστορική αναδρομή Η εξέλιξη του αρχείου στην Ελλάδα Η φύση των αρχείων Χρήσεις αρχείου Αρχειακό υλικό Λειτουργίες αρχειακού υλικού Γιατί τα τηρούμε Η επιστήμη της Αρχειονομίας Αρχειονόμος Διεθνής Κώδικας Δεοντολογίας Αρχειονόμων Ορισμός τεκμηρίου Οι αξίες των τεκμηρίων Η αρχή των τριών ηλικιών Αρχειακός δεσμός Αρχειακές εργασίες Πρόσκτηση Ταξινόμηση Περιγραφή Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής Ευρετηρίαση Αξιολόγηση Συντήρηση Προβολή και χρήση αρχείων Ψηφιοποίηση τεκμηρίων Ψηφιοποίηση Μεταδεδομένα Τύποι μεταδεδομένων Τα οφέλη και τα μειονεκτήματα της ψηφιοποίησης Φορείς Γενικά Αρχεία του Κράτους Αποστολή Ιστορικό Υπηρεσίες Δομή Ιστορικό Αρχείο Ιστορική αναδρομή Χώρος Συλλογή Δραστηριότητες

7 4.2.5 Υπηρεσίες Ταμείο Ασφάλισης Επαγγελματιών και Βιοτεχνών Ελλάδος Ιστορική αναδρομή Διάρθρωση Δομή Ταμείο Ασφάλισης Επαγγελματιών και Βιοτεχνών Ελλάδος : Κεντρικής και Δυτικής Διάρθρωση Αρμοδιότητες Μεθοδολογία Μεθοδολογία πρακτικού μέρους εργασίας Προβλήματα κατά την επεξεργασία υλικού Ευρετήρια Αριθμητικό ευρετήριο Χρονολογικό ευρετήριο Θεματικό ευρετήριο Βιβλιογραφία Προτεινόμενη βιβλιογραφία Παράρτημα

8 Περιεχόμενα εικόνων και πινάκων Εικόνα 1: Άλυτα έγγραφα Εικόνα 2: Άλυτα έγγραφα Εικόνα 3: Δείγμα φθοράς υλικού Εικόνα 4: Δείγμα φθοράς υλικού Εικόνα 5: Δείγμα φθοράς υλικού Εικόνα 6: Κουτί αποθήκευσης φορέα Εικόνα 7: Περιεχόμενο κουτιού φύλαξης Εικόνα 8: Πρώτο στάδιο επεξεργασίας Εικόνα 9: Πρώτο στάδιο επεξεργασίας Εικόνα 10: Πρώτο στάδιο επεξεργασίας Εικόνα 11: Πρώτο στάδιο επεξεργασίας Εικόνα 12: Πρώτο στάδιο επεξεργασίας Εικόνα 13: Περιγραφή τεκμηρίου.. 57 Εικόνα 14: Περιγραφή τεκμηρίου.. 57 Εικόνα 15: Τοποθέτηση σε λευκούς φακέλους Εικόνα 16: Τοποθέτηση σε λευκούς φακέλους Εικόνα 17: Καταγραφή στοιχείων σε φάκελο Εικόνα 18: Καταγραφή στοιχείων σε φάκελο Εικόνα 19: Ταξιθέτηση υλικού Εικόνα 20: Ταξιθέτηση υλικού Εικόνα 21: Αρχική σελίδα 59 Πίνακας 1: Διαχωρισμός υλικού Πίνακας 2: Χρονολογικός διαχωρισμός υλικού

9 Πίνακας Συντομογραφιών Α.Ε.Ε. Αριθμός Ειδικού Ευρετηρίου Α.Β.Ε. Αριθμός υ Εισαγωγής Α.Τ.Ε.Ι.Θ. Γ.Α.Κ. Αλεξάνδρειο Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Θεσσαλονίκης Γενικά Αρχεία Κράτους ΔΙ.Π.Α.Π. (Γ) Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής () E.A.E. Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία Ι.Α.Μ. Ιστορικό Αρχείο κ.ά. και άλλα/οι κ.λπ. και τα λοιπά Σ.Α.Ε. Συνοπτικό Αριθμητικό Ευρετήριο Ο.Α.Ε.Ε. Οργανισμός Ασφάλισης Ελευθέρων Επαγγελματιών Τ.Ε.Β.Ε Ταμείο Ασφάλισης Επαγγελματιών και Βιοτεχνών της Ελλάδος I.S.A.D.-G. International Standard for the Archival Description General M.L.A. Modern Language Association 9

10 Εισαγωγή Η παρούσα εργασία πραγματοποιήθηκε στα πλαίσια της ολοκλήρωσης των σπουδών στο Βιβλιοθηκονομίας και Συστημάτων Πληροφόρησης, με θέμα «τη ταξινόμηση της αρχειακής συλλογής του Τ.Ε.Β.Ε. Κεντρικής και Δυτικής». Η επεξεργασία του υλικού και όλο το πρακτικό μέρος της εργασίας πραγματοποιήθηκε στο χώρο του Ι.Α.Μ. με υλικό που παραχωρήθηκε από την ίδια την υπηρεσία. Το θεματικό πλαίσιο της εργασίας αποτελεί η ανάλυση του όρου «αρχείο» και όλων των συναφή εννοιών και των ελληνικών κρατικών οργανισμών που δραστηριοποιούνται με αυτό. Συγκεκριμένα, στο πρώτο κεφάλαιο παρουσιάζονται αναλυτικά η έννοια του αρχείου, η γέννηση και η εξέλιξη της σε παγκόσμιο επίπεδο, οι αρχές και οι αξίες που τη διέπουν. Επιπρόσθετα, αναφέρονται η φύση των αρχείων, το υλικό που αποτελεί το αρχείο, τον τρόπο χρησιμοποίησης και το λόγο διατήρησης τους. Στη συνέχεια, ορίζονται οι έννοιες του αρχειονόμου και της αρχειονομίας, η πρόοδος τους μέσα στους αιώνες και οι αρμοδιότητες του αρχειονόμου, σύμφωνα με τον κώδικα δεοντολογίας. Ως κατακλείδα του πρώτου κεφαλαίου αναφέρονται και κάποιες άλλες συναφή έννοιες όπως αρχειακός δεσμός, αρχειακό σύνολο και τεκμήριο. Στο δεύτερο κεφάλαιο προβάλλονται οι αρχειακές εργασίες που πραγματοποιούνται από την απόκτηση του αρχειακού υλικού έως και τη τοποθέτηση τους στη θέση φύλαξης και τη διάθεση τους στους χρήστες. Οι προαναφερθείσες εργασίες είναι: πρόσκτηση, περιγραφή, ταξινόμηση, ευρετηρίαση, αξιολόγηση, συντήρηση και τέλος η προβολή και χρήση των αρχείων από τους χρήστες. Το τρίτο κεφάλαιο πραγματεύεται την εξέλιξη των αρχείων μέσα από την τεχνολογία και το θέμα της ψηφιοποίησης τεκμηρίων, όπου παραθέτονται τα οφέλη και τα μειονεκτήματα αυτής, καθώς και η ανάλυση των αποτελεσμάτων της ψηφιοποίησης, δηλαδή τα μεταδεδομένα. Στο τέταρτο κεφάλαιο παρουσιάζονται οι φορείς που σχετίζονται με την επιστήμη της αρχειονομίας όπως, τα Γενικά Αρχεία του Κράτους και το Ιστορικό Αρχείο. Ειδικότερα, καταγράφονται το ιστορικό, η δομή, οι υπηρεσίες και οι δραστηριότητες των συγκεκριμένων υπηρεσιών. Παράλληλα, παρουσιάζεται το Ταμείο Ασφάλισης Επαγγελματιών και Βιοτεχνών Ελλάδος (Τ.Ε.Β.Ε.) μέσω της ιστορικής αναδρομής, της δομής και διάρθρωσης και, συγκεκριμένα, το Ταμείο Ασφάλισης Επαγγελματιών και Βιοτεχνών Ελλάδος Κεντρικής και Δυτικής. Στη συνέχεια, στο πέμπτο κεφάλαιο παρουσιάζεται το πρακτικό κομμάτι της πτυχιακής εργασίας, η επεξεργασία, περιγραφή, αξιολόγηση και ταξιθέτηση του υλικού και η μεθοδολογία που χρησιμοποιήθηκε κατά τη διεξαγωγή της. Επίσης, αναφέρονται οι δυσκολίες που υπήρχαν κατά τη διάρκεια εκπόνησης της εργασίας. 10

11 Στα τελευταία κεφάλαια δίνονται τα ειδικά ευρετήρια για τα δελτία της συλλογής, αριθμητικού, χρονολογικού και θεματικού χαρακτήρα και η βιβλιογραφία που χρησιμοποιήθηκε για την εκπόνηση της εργασίας. Η βιβλιογραφία και οι παραπομπές μέσα στο κείμενο συντάχθηκαν σύμφωνα με το πρότυπο της MLA. 11

12 Κεφάλαιο 1: Βασικές έννοιες αρχείου και αρχειονομίας 1.1 Αρχείο Η γραφή παραχώρησε στους ανθρώπους τη δυνατότητα να καταγράφουν τα βιώματα τους, τις εμπειρίες τους, τα γεγονότα που διαπραγματεύτηκαν στην εκάστοτε εποχή και στη συνέχεια να τα μεταφέρουν στις επόμενες γενιές. Τα γραπτά αυτά αργότερα θεωρήθηκαν αρχεία και αποτέλεσαν μια μεγάλη πρωτογενή πηγή πληροφοριών για την εξέλιξη πολλών επιστημών αλλά και της ίδιας της κοινωνίας. Καθώς, χωρίς την ύπαρξη των αρχείων η ανάπτυξη, η εξέλιξη και η πρόοδος των επιστημών δεν θα μπορούσε να πραγματοποιηθεί, μιας και σε κανένα τομέα δεν υπάρχει παρθενογένεση ενώ παράλληλα η κοινωνία θα έχανε σημαντικά στοιχεία από τη πολιτιστική της κληρονομία. Η ετυμολογία της λέξη αρχείο προέρχεται από την αρχαία ελληνική λέξη αρχή, η οποία δηλώνει την επιτροπεία, δηλαδή την συνεδρία των αρχόντων σε πλήρη παρουσία. Και οι δυο αυτές λέξεις είναι ομόριζες του α ρ χ, η οποία εμπεριέχει την έννοια και τη σημασία του άρχειν, κυβερνάν, διοικείν και διαχειρίζεσθαι την εξουσία. Παράλληλα, στην αρχαία Ελλάδα αρχείον αποκαλούσαν και το τόπο όπου συγκεντρώνονταν η αρχή της πόλης-κράτους και οι άρχοντες ασκούσαν εξουσία και αποφάσισαν για διάφορα θέματα της κοινωνίας. Στη συνέχεια, ο όρος αρχείο και ιδιαίτερα στον πληθυντικό (αρχεία) προσδιορίζει τα επίσημα έγγραφα των αρχών, δηλαδή τις δημόσιες έγγραφες πράξεις που παράγονται από την αρχήν ως αποφάσεις ή γνωμοδοτήσεις και τον τόπο φύλαξης και διατήρησης των αρχείων (Κολυβά 18-19). Πολλοί επιστήμονες της αρχειονομίας και γενικά της επιστήμης της πληροφόρησης ασχολήθηκαν με τον ορισμό και την έννοια του αρχείου και κατ επέκταση με ότι περικλείεται σε αυτό. Με υπόβαθρο την ετυμολογία αυτή δόθηκαν πολλοί ορισμοί για τη έννοια του αρχείου, κάποιοι παρόμοιοι και κάποιοι άλλοι όχι. Ως αρχείο ορίζεται «το σύνολο των τεκμηρίων ανεξαρτήτως χρονολογίας, ύλης και σχήματος, το οποίο έχει δεχθεί ή παράγει ένα φυσικό πρόσωπο στα πλαίσια των δραστηριοτήτων του» (Μπάγιας 22). «Αρχεία είναι εκείνα τα τεκμήρια τα οποία συσσωρεύονται με φυσική διαδικασία οποιαδήποτε στιγμή κατά την άσκηση μιας δραστηριότητας, δημόσιας ή ιδιωτικής, και γι αυτόν τον λόγο διατηρούνται για χρήση-αναφορά υπό την εποπτεία των προσώπων που είναι υπεύθυνα για τις εν λόγω δραστηριότητες ή των διαδόχων του» (Sutton 237). «Τα έγγραφα τα οποία δημιούργησε, προσέλαβε και συγκέντρωσε ένα άτομο ή ένας οργανισμός στα πλαίσια της άσκησης των δραστηριοτήτων του και τα διατήρησε λόγω της διηνεκούς τους χρησιμότητας» ονομάζονται αρχεία (Ellis 22). 12

13 Ακόμα, αξίζει να αναφερθεί η διαφορά του αρχείου από το βιβλίο. Ως αρχείο θεωρείται µία μαρτυρία ή οι αποδείξεις κάποιας δραστηριότητας ή γεγονότος, είναι δηλαδή το µέσο για την επίτευξη μιας πράξης, αντίθετα το βιβλίο αποτελεί το κύριο υλικό μιας βιβλιοθήκης είναι δηλαδή, ένα προϊόν πνευματικής διεργασίας και γράφεται για να δηλωθεί ο σκοπός μιας συγγραφικής δραστηριότητας. (Μπάγιας 21) Η εξέλιξη όμως της πληροφόρησης και της τεχνολογίας εκτός από πολλά άλλα πλεονεκτήματα που παραχώρησε στην επιστήμη της αρχειονομίας, βοήθησε και στη ένταξη του όρου αρχείο στη καθημερινότητα των πολιτών, που μέχρι πρότινος βρισκόταν σε μειονεκτική θέση. Αυτή η αλλαγή λειτούργησε καταλυτικά στην εξέλιξη της και έκανε αντιληπτό τη διάκριση του όρου σε τρεις διαφορετικές έννοιες: του συνόλου των τεκμηρίων της αρχειακής υπηρεσίας του κτηρίου Στη σχέση αυτή κοινωνίας, ανθρώπων και αρχείων υπάρχουν τρία στοιχεία που την κάνουν να ξεχωρίζει. Αρχικά, μια κοινωνία με το πρότυπο οργάνωσης και δομής που έχει σήμερα δεν μπορεί να λειτουργήσει χωρίς αρχεία. Επίσης, οι πολίτες δύσκολα έχουν μια θέση στη κοινωνία χωρίς τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία, τεκμήρια, να τη καθορίζουν. Τέλος, η ποσότητα των αρχείων που παράγονται σήμερα είναι τόσο μεγάλη που η ύπαρξη επομένως αρχειακής διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένου και της αξιολόγησης, είναι απαραίτητη για να αποφευχθούν καταστροφικές καταστάσεις. Συμπερασματικά, τα αρχεία είναι ένα αναπόσπαστο κομμάτι του πολιτισμού και η αξιολόγηση τους είναι μια θεμελιώδης διαδικασία που καθορίζει τη διηνεκή αξία της αρχειακής πληροφορίας. Τα αρχεία δεν έχουν τέλος και σύμφωνα με τον Billy Graham είναι το μέρος για να ανακαλυφθούν νέοι κόσμοι (Gracy 53) Ιστορική αναδρομή Από την αρχαιότητα ακόμα, η ανάγκη του ανθρώπου να καταγράφει όλες τις δραστηριότητες του είναι αισθητή. Καθώς, και η προσπάθεια να τις διαφυλάσσει στο πέρασμα των χρόνων. Τα αρχεία αναπτύχθηκαν από τους αρχαίους Έλληνες, Κινέζους και Ρωμαίους. Οι αρχαιολόγοι έχουν ανακαλύψει αρχεία, εκατοντάδων ή ακόμα και χιλιάδων χρόνων, προερχόμενες από πήλινες πινακίδες. Ωστόσο, έχουν χαθεί αρχεία ντοκουμέντα από πάπυρο και χαρτί. Από την αρχαιότητα ακόμη η διαχείριση και η φύλαξη των αρχείων ήταν παράλληλη δραστηριότητα της διοικητικής εξουσίας. Βέβαια, δυνατότητα πρόσβασης είχαν μόνο έμπιστοι αξιωματικοί, αφού εκείνη την εποχή λίγοι ήταν εκείνοι που ήξεραν γραφή και ανάγνωση. 13

14 Ρόλος των αρχείων ήταν η περιγραφή των επίσημων εγγράφων των αρχών, των χώρων διατήρησης αυτών καθώς και την καταχώρηση τίτλων ευγενείας, τίτλων ιδιοκτησίας και ανθρωπίνων δικαιωμάτων. Αντίθετα, στη σύγχρονη εποχή και ειδικότερα μετά την Γαλλική Επανάσταση το 1789 ο ρόλος των αρχείων έπαψε να αποτελεί αποκλειστικό κομμάτι της διοίκησης, έχοντας πλέον ως νέα χρήση την έρευνα του παρελθόντος και ειδικότερα την ιστορική. Εκείνη την εποχή ξεκίνησαν οι ευρωπαϊκές χώρες να παράγουν κρατικό μηχανισμό και να τα ονομάζουν «εθνικά αρχεία». Οι χρήσεις των αρχείων εμπλουτίστηκαν και αναπτύχθηκαν σταδιακά έχοντας αφήσει στο παρελθόν την ταύτιση του ιστορικού αρχείου με το αρχείο, καθώς τα αρχεία δεν είναι μόνο ιστορικά άλλα έχουν και άλλες ιδιότητες. Δεν μπορούμε να θεωρήσουμε όλα τα έγγραφα αρχεία άλλα μόνο εκείνα που δηλώνουν τη δράση ενός ατόμου ή ομάδας ή οργανισμού. Με αυτόν τον τρόπο το υλικό στο σύνολο του έχει κοινή προέλευση. Με την εξέλιξη των αρχείων αλλά και της τεχνολογίας τα τεκμήρια δεν αποτελούνται μόνο από έγραφα αλλά και από ετεροειδής υλικό, όπως χειρόγραφα, ημερολόγια, αλληλογραφία, έντυπα, χάρτες, σχέδια, αφίσες, φωτογραφίες, κινούμενες εικόνες, οπτικοακουστικό υλικό κ.τ.λ.. Η έννοια του όρου «αρχείο» άρχισε να κάνει την εμφάνιση του γύρω στο 14ο αιώνα. Η ιστορία τους ξεκίνησε από την Ευρώπη και συγκεκριμένα στην Ιταλία. Το 1356 μετά τη λήξη της εμπόλεμης περιόδου υπογράφεται ένα άρθρο στη συνθήκη των Παρισίων, όπου για πρώτη φορά λαμβάνεται μέριμνα για την τύχη των αρχείων. Με αποτέλεσμα να ιδρυθεί στη Bologna κρατική υπηρεσία Αρχείου, όπου συγκεντρώνονταν τα αρχεία όλων των επιμέρους υπηρεσιών. Με τη πάροδο των χρόνων πολλά κράτη της Ευρώπης, όπως Ισπανία, Ιταλία, Ουγγαρία, Αγγλία, Ρωσία κτλ., αντιλήφθηκαν την ανάγκη συγκέντρωσης αρχείων. Καθοριστικό ρόλο όμως για την μετέπειτα πορεία των αρχείων, κατείχε ο Ναπολέοντας το 18ο αιώνα. Στις αρχές της Γαλλικής Επανάστασης ο Ναπολέων επιχείρησε και κατάφερε το 1789 να συγκεντρώσει στο Παρίσι αρχεία όλων των κατεχόμενων περιοχών όπως της Βιέννης, της Ρώμης, της Γένοβας, των Βρυξελλών κ.τ.λ. Στην Ιταλία από το τέλος του 18ου αιώνα πολλά από τα αρχεία της, πολιτικά, κοινωνικά ακόμη και εκκλησιαστικά συγκεντρώθηκαν και φυλάσσονταν στο Βατικανό. Το 1810 όμως, ο Ναπολέων μεταφέρει το «αρχείο» στο Παρίσι και συγκεκριμένα στο Palais Soubise όπου είναι και η έδρα των Εθνικών Αρχείων της Γαλλίας. Μετά από μερικά όμως χρόνια και για την ακρίβεια το 1817 μετά από επεμβάσεις της ιταλικής χώρας τα αρχεία επιστρέφονται στο Βατικανό, όπου με την πάροδο των χρόνων εμπλουτίστηκαν περαιτέρω. Ένα σημαντικό βήμα για τα αρχεία έγινε προς το τέλος του 18 ου αιώνα. Το 1881 ο πάπας Λέων Η αποφασίζει να «ανοίξει» τα αρχεία που διαχειρίζονταν και να τα καταστήσει προσβάσιμα στους ερευνητές. Μαζί με τη καινοτομία αυτή ιδρύει και τη Σχολή Παλαιογραφίας και Διπλωματικής. Μετέπειτα, ο πάπας Παύλος ο ΣΤ στη διάρκεια της θητείας του ( ) συνεχίζει το έργο του πάπα Λέων Η χτίζοντας ένα σύγχρονο κτήριο για τα Αρχεία και 14

15 αναβαθμίζει τη Σχολή προσθέτοντας και το αντικείμενο της Αρχειονομίας. (Duchein 14-24) Η εξέλιξη του αρχείου στην Ελλάδα Το ελληνικό κράτος άργησε πολύ να λάβει επίσημα μέτρα για την οργάνωση των αρχείων. Πριν την απελευθέρωση, οι Βενετικές κτήσεις είχαν συγκροτημένα αρχεία που σήμερα άλλα βρίσκονται στη Βενετία, όπως για παράδειγμα της Κρήτης και της Κύπρου και άλλα σώζονται στον αρχικό τόπο τους, όπως για παράδειγμα στα Επτάνησα. Τα αρχεία σώθηκαν χάρις στην αυστηρή βενετική νομοθεσία και στις τουρκοκρατούμενες περιοχές, οι Αρχές διατηρούσαν και φύλαγαν προσεχτικά τα έγγραφα αρχεία. Οι φυσικές καταστροφές και οι βίαιη απομάκρυνση των τούρκων είχαν ως συνέπεια την καταστροφή του μεγαλύτερου μέρους των αρχείων. Η πρώτη προσπάθεια για συγκρότηση Κρατικών Αρχείων πραγματοποιήθηκε από τον Ιωάννη Καποδίστρια, ο οποίος ίδρυσε το ν Αρχειοφυλάκειον, αλλά δεν ολοκληρώθηκε λόγω της Βαυαροκρατίας. Όμως η προσπάθεια αυτή δεν έγινε από όλους αντιληπτή, με αποτέλεσμα το 1860 να χαθεί ένα μέρος του αρχειακού υλικού. Η προσπάθεια αυτή του Καποδίστρια εξελίχθηκε από τον Γιάννη Βλαχογιάννη το 1870, ο οποίος συγκέντρωσε υλικό το οποίο αποτέλεσε αργότερα το κεντρικό σώμα των Αρχείων του Κράτους. Τέλος το 1914 τέθηκαν οι βάσεις για την αρχειακή υπηρεσία της χώρας, όταν ο Βενιζέλος δέχτηκε την εισήγηση του Γιάννη Βλαχογιάννη, ο οποίος υπήρξε και ο πρώτος διευθυντής των Γενικών Αρχείων του Κράτους. Μετά τις Βαρβαρικές επιδρομές τα εκκλησιαστικά ιδρύματα έγιναν οι φύλακες των αρχειακών συλλογών. Στη νεότερη Ελλάδα τα αρχεία διατηρούνταν στον Άρειο Πάγο και κατόπιν στο Βουλευτήριο και το Μητρώο. Πλέον τα αρχεία στεγάζονται στο Ψυχικό, αλλά μέχρι τα εγκαίνια του νέου κτηρίου το 2003, φυλάσσονταν στην Ακαδημία Αθηνών, στο κτήριο της Παλαιάς Βουλής, καθώς και σε διάφορα αλλά κτήρια της Αθήνας. (Λυκούρη-Λαζάρου ) 1.2 Η φύση των αρχείων Το αρχείο συνίσταται από πληροφορίες. Όλες, όµως, οι πληροφορίες που δημιουργούνται από µια επιχείρηση ή έναν ιδιώτη δεν συγκροτούν αρχείο. Για να χαρακτηριστεί ως αρχειακή µια πληροφορία πρέπει να κατέχει κάποιες προϋποθέσεις. Οι βασικές προϋποθέσεις είναι δύο. Πρώτον η πληροφορία να είναι οργανική, δηλαδή να έχει παραχθεί ή ληφθεί μέσα στα πλαίσια των δραστηριοτήτων που πραγματοποίησε μια επιχείρηση ή ένας ιδιώτης. Να μην εντάσσεται στη κατηγορία ενός επιστημονικού ή λογοτεχνικού έργου της βιβλιοθήκης, όπως επίσης να μην είναι μια αποσπασματική πληροφορία που ανήκει στη τεκμηρίωση. Τέλος, η πληροφορία πρέπει να είναι καταχωρισμένη, δηλαδή να ανήκει σε ένα οποιοδήποτε υπόστρωµα, για αυτό και οι τηλεφωνικές συνομιλίες που δεν καταχωρίζονται πουθενά δεν αποτελούν αρχείο (Diamonds 85-90). 15

16 Πλέον, δεν υπάρχει περιορισµός στο είδος του αρχειακού υποστρώματος. Δεν κυριαρχεί πια η αντίληψη ότι αρχεία θεωρούνται μόνο τα γραπτά κείμενα. Για αυτό το λόγο πλέον χρησιμοποιείται ο όρος τεκμήριο αντί του όρου εγγράφου. Σήµερα µε την ανάπτυξη της τεχνολογίας τα υποστρώματα έχουν διαφοροποιηθεί αρκετά καθώς εµφανίστηκαν στο προσκήνιο οι φωτογραφίες, οι δίσκοι, οι κασέτες, τα μικροφίλμµ, οι δισκέτες, και άλλα μαγνητικά υποστρώματα που χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία και την καταχώρηση πληροφοριών (Μπάγιας 25-27). Πέραν από τον Μπάγιας με τια χαρακτηριστικά της αρχειακής πληροφορίας ασχολήθηκε και ο Delmas, ο οποίος έδωσε σημασία σε τρεις ιδιαιτερότητες της. Σύμφωνα με τον Delmas επρόκειτο για μια πληροφορία α)προσωπική, η οποία δημιουργείται με ιδιαίτερο τρόπο από τον κάθε οργανισμό ή ιδιώτη β)η χρήση που δέχεται είναι ξεχωριστή από κάθε οργανισμό ή ιδιώτη και γ) η επεξεργασία της γίνεται με διαφορετικό τρόπο ανάλογα με τη περίπτωση της (Delmas 86). 1.3 Χρήσεις αρχείου Η χρήση των αρχείων από εποχή σε εποχή διαφέρει αρκετά, παρόλα αυτά η αξία τους παραμένει αδιαμφισβήτητη. Η παραγωγή αρχειακού υλικού κάθε χώρας είναι καθοριστική για τον τρόπο με τον οποίον θα χρησιμοποιηθούν τα αρχεία. Ειδικότερα, όπως αναφέρει ο Μπάγιας (23-25), τα αρχεία έχουν χρησιμοποιηθεί ως: Όργανο εξουσίας και διαχείρισης: Από την αρχαιότητα ακόμη τα αρχεία ήταν συνδεδεμένα με τη διοικητική εξουσία και η πρόσβαση τους δεν επιτρεπόταν σε οποιονδήποτε. Η πρόσβαση ενδείκνυται σε έναν κλειστό κύκλο έμπιστων αξιωματούχων, καθώς παλαιότερα η γνώση της γραφής ήταν προνόμιο των λίγων. Απόδειξη: Τα αρχεία χρησιμοποιήθηκαν προκειμένου να κατοχυρώσουν τίτλους ευγενείας, τίτλους ιδιοκτησίας, προνόμια και δικαιώματα. Τεκμηρίωση /πληροφόρηση: Τα αρχεία ως «εργαλειακή» πληροφορία χρησιμοποιήθηκαν για τις ανάγκες της τρέχουσας διαχείρισης και παρείχαν βοήθεια στις µμεταγενέστερες αποφάσεις για συναφή θέµατα. Υλικό για έρευνα: Ο 19ος αιώνας έφερε στο φως την ιστορική διάσταση των αρχείων και τα αποσύνδεσε από την διοικητική τους χρήση. Μετά την Γαλλική επανάσταση τα αρχεία άρχισαν να χρησιμοποιούνται ως πρώτη ύλη για έρευνα και κυρίως για την ιστορική έρευνα. Τότε εμφανίζεται κ για πρώτη φορά ο όρος εθνικά αρχεία. Σύμβολα: Είναι συνήθης τόσο σε συλλογικό όσο και στενά ιδιωτικό επίπεδο η διατήρηση και ενίοτε η επίδειξη των τεκμηρίων ως κειμηλίων με συμβολική και συμβολική διάσταση. Στις μέρες μας, τα αρχεία διατηρούν όλες τις παραπάνω χρήσεις, τις οποίες απέκτησαν με το πέρασμα των χρόνων. Σηµαντικό είναι ότι πλέον έχει 16

17 σταματήσει να κυριαρχεί η αντίληψη ότι αρχείο σηµαίνει ιστορικό αρχείο και αυτό γιατί οι τεράστιες ποσότητες των αρχείων που παράγει η διοίκηση κατέστησαν σαφές το ότι δεν είναι λιγότερο «αρχεία» από τα ιστορικά έγγραφα. 1.4 Αρχειακό υλικό Σύμφωνα με το άρθρο 1 του νόμου 1946/91, το αρχειακό υλικό περιλαμβάνει πρωτότυπα ή αντίγραφα οποιασδήποτε ύλης ή τεχνικής, ιδίως: Μεμονωμένα έγγραφα, χειρόγραφα, κατάστιχα, κώδικες και συλλογές αυτών Απομνημονεύματα και ημερολόγια Αλληλογραφία επίσημη και ιδιωτική δημοσίων προσώπων Έντυπα προπαγανδιστικά, εκκλήσεις, προκηρύξεις, αφίσες Αρχεία καταχωρισμένα σε ηλεκτρονικό υπολογιστή σε οποιαδήποτε μορφή, σύμφωνα με την εξέλιξη της τεχνολογίας Οποιοδήποτε υλικό σε ηχητικές και οπτικές αποτυπώσεις με ιστορική πολιτιστική αξία. Παρά το γεγονός ότι τα αρχεία χρησιμοποιούνται ακόμη σε παραδοσιακό υπόστρωμα, η παραγωγή αρχείων σε ηλεκτρονική μορφή αποτελεί εδώ και καιρό μια πραγματικότητα. Το «ηλεκτρονικό πρωτόκολλο» έχει αντικαταστήσει επισήμως το χειρόγραφο στο δημόσιο τομέα από τον Οκτώβριο του Ο παραπάνω νόμος επίσης, διακρίνει τα αρχεία σε δημόσια, εκκλησιαστικά, ιδιωτικά, οπτικοακουστικά, αρχεία χαρτών και σχεδίων, δημόσια έγγραφα. Δημόσια αρχεία, σύμφωνα με το άρθρο 2 του νόμου αυτού, χαρακτηρίζονται τα αρχεία που βρίσκονται στην κατοχή δημόσιων υπηρεσιών, δικαστικών αρχών, νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου, οργανισμών τοπικής αυτοδιοίκησης, νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου που εμπίπτουν στον δημόσιο τομέα, οργανισμών και επιχειρήσεων κοινής ωφελείας, ληξιαρχείων, συμβολαιογραφείων, υποθηκοφυλακείων, εκπαιδευτικών ιδρυμάτων, ιδρυμάτων του απόδημου ελληνισμού και λοιπών υπηρεσιών. Εκκλησιαστικά αρχεία, κατά την έννοια του άρθρου 3, χαρακτηρίζονται τα αρχεία ορθόδοξων εκκλησιαστικών αρχών, ιδρυμάτων, ναών και μονών. Στα εκκλησιαστικά αρχεία περιλαμβάνονται και τα αρχεία άλλων δογμάτων ή θρησκειών. Ιδιωτικά αρχεία, σύμφωνα με το άρθρο 4, χαρακτηρίζονται ιδίως τα αρχεία ιδιωτικού περιεχομένου βυζαντινής περιόδου, τα αρχεία των προσώπων που άσκησαν ανώτατα λειτουργήματα της πολιτείας και της εκκλησίας, τα αρχεία των προσώπων που διακρίθηκαν στις επιστήμες, τα γράμματα, τις τέχνες, την εθνική ή οποιαδήποτε άλλη δράση, τα αρχεία άλλων φυσικών προσώπων που το περιεχόμενό τους παρουσιάζει ιδιαίτερο ενδιαφέρον, τα αρχεία πολιτικών κομμάτων και συνδικαλιστικών οργανώσεων, τα αρχεία νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου, όπως συλλόγων, συνεταιρισμών, ιδρυμάτων 17

18 και ομάδων φυσικών προσώπων, καθώς και τα αρχεία εμπορικών οίκων, επιχειρήσεων και τραπεζών. Οπτικοακουστικά αρχεία, σύμφωνα με το άρθρο 5, χαρακτηρίζονται οι μαρτυρίες σε ηχητικές και σε κινούμενες ή στατικές οπτικές αποτυπώσεις, ενώ σύμφωνα με το άρθρο 6, αρχεία χαρτών και σχεδίων χαρακτηρίζονται οι μαρτυρίες σε οπτικές ή γραμμικές αποτυπώσεις και απεικονίσεις σε χάρτες, τοπογραφικά και υδρογραφικά διαγράμματα και σχέδια, μακέτες, αεροφωτογραφίες, ιχνογραφήματα, χαλκογραφίες, λιθογραφίες, ξυλογραφίες. Δημόσια έγγραφα κατά την έννοια του άρθρου 7, χαρακτηρίζονται τα έγγραφα που εκδόθηκαν ή προέρχονται: α) από τους βυζαντινούς αυτοκράτορες, τα μέλη των αυτοκρατορικών δυναστειών και τους υπαλλήλους του βυζαντινού κράτους, β) από τις διοικητικές αρχές των ξενοκρατούμενων ελληνικών περιοχών, γ) από τις διάφορες αρχές που συγκροτήθηκαν κατά την επανάσταση και τους αμέσως μετά από αυτή χρόνους, δ) από τους βασιλείς των Ελλήνων, τα μέλη των βασιλικών δυναστειών και γενικά των ανακτορικών υπηρεσιών, ε) από οποιαδήποτε αρχή αυτόνομων ελληνικών πολιτειών, όπως π.χ. της Ιονίου, της Κρητικής, της Ηγεμονίας της Σάμου, στ) από τις εκκλησιαστικές αρχές, ζ) από τις αρχές της νομοθετικής, εκτελεστικής και δικαστικής εξουσίας του κράτους, η) από τις δημόσιες υπηρεσίες, νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου και οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης, θ) από τους οργανισμούς και τις επιχειρήσεις κοινής ωφελείας, ι) από τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου, που τελούν υπό την εποπτεία του κράτους και ανήκουν στο δημόσιο τομέα, ια) από συμβολαιογράφους και υποθηκοφυλακεία, ιβ) από ληξιαρχεία, ιγ) από τις ελληνικές κοινότητες και τα ιδρύματα του εξωτερικού, όπως εκπαιδευτικά, φιλανθρωπικά, εκκλησιαστικά, πολιτιστικά, ιδ) από τα δημόσια εκπαιδευτικά ιδρύματα της χώρας, όλων των βαθμίδων εκπαίδευσης, ιε) από τους διεθνείς οργανισμούς, ιστ) από υπηρεσίες ξένων κρατών εγκατεστημένες στην ελληνική επικράτεια (Ν. 1946/1991 για τα Γενικά Αρχεία του Κράτους) Λειτουργίες αρχειακού υλικού Το αρχειακό υλικό με βάση τη χρησιμότητα του έχει τρεις λειτουργίες, πρωτογενής, δευτερογενής και παιδευτική. Ως πρωτογενής χαρακτηρίζεται η χρησιμότητα που είναι άµεση και σχετικά προσωρινή αφού το περιεχόμενο του αρχειακού υλικού που δημιουργείται ισχύει για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστηµα και κυρίως στόχος τους είναι η προσωπική εξυπηρέτηση των παραγωγών των αρχείων. Ένα αρχείο, όµως, εκτός από τα στοιχεία που µας δίνει για τον σκοπό τον οποίο συντάθηκε περιέχει και κάποιες πληροφορίες που συχνά παρουσιάζουν µμεγαλύτερο ενδιαφέρον από το κυρίως θέµα. Σε αυτή την περίπτωση η χρησιμότητα των αρχείων είναι έµµεση και ονοµάζεται δευτερογενή. Η τρίτη χρησιμότητα του αρχειακού υλικού είναι εξίσου πολύ σηµαντική και λειτουργεί ιδανικά στην περιφέρεια. Πρόκειται για την παιδευτική χρησιμότητα όπου έχει ως κύριο στόχο την επαφή των νέων µε το αρχειακό υλικό η οποία 18

19 επιτυγχάνεται µε τις τακτικές επισκέψεις τους στο χώρο των Αρχείων όπως επίσης και μέσα από την διοργάνωση ενημερωτικών εκθέσεων π.χ. παράλληλων εκδηλώσεων µόνιµου ή περιοδικού χαρακτήρα που θα έχουν ως θέµα συγκεκριμένους τοµείς ή περιόδους της τοπικής ιστορίας. 1.5 Γιατί τα τηρούμε Το αρχειακό υλικό των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού έχουν σημαντική αξία και χρησιμότητα τόσο για τους ίδιους όσο και για άλλους συναφής οργανισμούς. Τα αρχεία παίζουν σημαντικό και κρίσιμο κοινωνικό ρόλο. Αρχικά, αποτελούν φορείς επικοινωνίας και αλληλεπίδρασης. Προσφέρουν τις απαραίτητες αποδείξεις για δικαιώματα ή/ και υποχρεώσεις, επίσης, ενισχύουν τον ρόλο των υπηρεσιών για απονομή και παραχώρηση δικαιοσύνης. Ακόμη, αποτελούν επίσημα νομικά έγγραφα, ενώ παράλληλα στηρίζουν διάφορους κρατικούς ή μη μηχανισμούς, ανάμεσα τους η Κρατική Υπηρεσία Πληροφοριών και ο μηχανισμός λογιστικού ελέγχου. Τέλος, εξασφαλίζουν την συνέχεια και τον καταλογισμό ευθυνών. «Ορισμένα αρχεία δραστηριότητας διατηρούνται λόγω της διηνεκούς αξίας που έχουν για ένα άτομο, έναν οργανισμό και για την κοινωνία, επειδή αποτελούν: Τη διαχρονική μνήμη και επιτρέπουν καλύτερης ποιότητας προγραμματισμό, λήψη αποφάσεων και δράση, παρέχοντας διαρκώς πρόσβαση στην εμπειρία του παρελθόντος, στην εξειδικευμένη και τη γενικότερη γνώση και παράλληλα μια ιστορική προοπτική Έναν τρόπο πρόσβασης στην εμπειρία των άλλων Αποδεικτικά στοιχεία διαρκών δικαιωμάτων και υποχρεώσεων Επίσημα έγγραφα εξουσίας, νομιμότητας και καταλογισμού, τα οποία διευκολύνουν την κοινωνική αλληλεπίδραση και συνοχή Πηγή της κατανόησης και του προσδιορισμού της Φορείς επικοινωνίας πολιτικών, κοινωνικών και πολιτικών αξιών» (Ellis 30) Εκτός όμως από τους παραπάνω λόγους, κάποια αρχεία διατηρούνται και εξαιτίας της παλαιότητας και της ιστορική τους σημασία για ένα γεγονός ή πρόσωπο. Ενώ αντίθετα, σε κάποιες περιπτώσεις λόγω οικονομικών προβλημάτων η υπηρεσία δεν μπορεί να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις της, με αποτέλεσμα ακόμα και ένα αρχείο που έχει συνεχή χρήση, να καταστραφεί, ειδικά αν έχει πολλαπλά αντίτυπα ή το κόστος διατήρησης τους είναι αυξημένο. Συνεπώς, η εκκαθάριση και η διατήρηση των αρχείων εξαρτάται σε μεγαλύτερο βαθμό από σχετικές παρά απόλυτες αξίες (Ellis 30-31). Συνοψίζοντας, η συνεχής χρήση των αρχείων και λειτουργία των υπηρεσιών του φορέα, η ποιότητα της γραφικής ύλης και κυρίως, η ζωντανή αρχειακή παράδοση αποτελούν τους σημαντικότερους παράγοντες διάσωσης και διατήρησης των αρχείων και της συλλογικής μνήμης (Λυκούρη- Λαζάρου 2191). 19

20 1.6 Η επιστήμη της Αρχειονομίας Από την αρχαιότητα ακόμη διακρίνεται η ανάγκη του ανθρώπου να καταγράφει όλες του τις δραστηριότητες, καθώς και η προσπάθεια του να τις διατηρήσει στο πέρασμα του χρόνου. Αρχικά, με την οργάνωση της κοινωνίας η συστηµατική καταγραφή των δικαιωμάτων του ανθρώπου και η διατήρηση κειµένων εκείνα τα χρόνια θα μπορούσαν να χαρακτηριστούν ως «άτυπα αρχεία». Στα χρόνια όμως της Βυζαντινής αυτοκρατορίας, αλλά και στην ύση αργότερα, η κρατική μηχανή ήταν πολύ πιο οργανωμένη και αρκετά πιο μεγάλη με αποτέλεσμα την διατήρηση επίσηµων εγγράφων. Με την πάροδο των χρόνων η συνεχώς αναπτυσσόμενη κοινωνία και η αλληλεπίδραση μεταξύ των κρατών πρόβαλαν την ανάγκη δημιουργίας οργανωμένων αρχείων. Αυτό είχε ως αποτέλεσα την απαραίτητη ύπαρξη μιας επιστήμης και ενός ειδικού, για την ταξινόμηση, καταγραφή και διατήρηση των αρχείων. Στις αρχές του 19ου αιώνα η ανάπτυξη της ιστορίας ως επιστήµη όπως και των συναφών επιστηµών π.χ. παλαιογραφία, διπλωματική κλπ. είχε σηµαντικές επιπτώσεις στην αρχειακή εξέλιξη. Το γεγονός, όµως, ότι έλλειπε από το προσκήνιο η αρχειονομία, ως οργανωμένη επιστήµη, είχε ως αποτέλεσα να οργανωθούν οι αρχειακές υπηρεσίες με βάση τις γνώσεις και τα συμφέροντα των ιστορικών. Στην Ευρώπη, η αρχειονομία αναπτύχθηκε ως βοηθητική της ιστορίας και μάλιστα στο περιθώριο της διπλωματικής και της παλαιογραφίας. Μάλιστα σε λατινογενείς χώρες, μέχρι πολύ πρόσφατα, επικρατούσε η άποψη πως η αρχειονομία δεν συνιστά αυτόνομο επιστημονικό κλάδο και πως για τη διαχείριση των αρχείων απαιτείται η γνώση της παλαιογραφίας, της διπλωματικής και της ιστορίας. Σύμφωνα με αυτή την αντίληψη, η αρχειονομία συχνά ταυτιζόταν με την αρχειοθέτηση, τη φυσική δηλαδή οργάνωση των αρχείων, για την οποία βέβαια δεν απαιτούνται ιδιαίτερες γνώσεις παρά η κοινή λογική και η εφαρμογή των πρακτικών κανόνων. Έτσι, αντί της αρχειονομίας ως συνόλου τεχνικών και μεθόδων στις σχολές των χωρών αυτών διδασκόταν η ιστορία των αρχείων. Σύμφωνα με τον Μπάγια (27), "Αρχειονομία ορίζεται η επιστήμη η οποία έχει ως αντικείμενο τις αρχές και τις τεχνικές για τη διαχείριση και την επεξεργασία των αρχείων. Με τον όρο αρχείο εδώ ορίζονται τόσο οι αρχειακές πληροφορίες όσο και το υλικό στο οποίο είναι αποθηκευμένες". Οι Ηνωμένες Πολιτείες Αμερικής και άλλες νέες χώρες, όπως ο Καναδάς και η Αυστραλία ακολούθησαν διαφορετική πορεία από κείνη που επικρατούσε μέχρι τότε στην κεντρική Ευρώπη. Χρησιμοποίησαν δηλαδή από την πρώτη στιγμή κανόνες για την οργάνωση και την διαχείριση του υλικού τους. Παράλληλα, οργανώθηκαν χωρίς τη γραφειοκρατία που επικρατούσε στην Ευρώπη, συνεργάστηκαν σε μεγάλο βαθμό για την οργάνωση των τεκμηρίων με την επιστήμη της πληροφορικής. Το τοπίο της αρχειονομίας μετέβαλαν δύο σημαντικά γεγονότα. Αρχικά η εμφάνιση της επιστήμης της πληροφόρησης. Μέχρι την ουσιαστική αναγνώριση της αρχειακής επιστήμης, για την διαχείριση και οργάνωση των αρχείων χρησιμοποιήθηκαν βιβλιοθηκονομικά πρότυπα και κανόνες, ώσπου κατέληξαν στο συμπέρασμα πως η αρχειονομία πρέπει να υφίσταται ως 20

21 ξεχωριστός κλάδος της επιστήμης ο οποίος θα έχει ένα κοινό σκοπό για ένα ολοκληρωμένο αποτέλεσμα. Σε ολόκληρη τη δεκαετία του 80 και ιδιαίτερα στις αρχές του 90 πραγματοποιήθηκαν αρκετές προσπάθειες για την καταγραφή μεθόδων και τεχνικών που θα βοηθούσαν στην ανταλλαγή των πληροφοριών ανάμεσα στις αρχειακές υπηρεσίες. Αποτέλεσμα αυτών των προσπαθειών ήταν τα δύο διεθνή πρότυπα που πλέον διαθέτει η αρχειονομία: το Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής περιγραφής (ISAD-G) και το Διεθνές Πρότυπο Καθιερωμένων Αρχειακών Όρων για Οργανισμούς, Πρόσωπα και Οικογένειες (ISAAR-CPF). Στόχος αυτής της προσπάθειας ήταν να αποχτήσει η αρχειονομία ένα σύνολο από κανόνες και πρότυπα ανάλογα με αυτά τη βιβλιοθηκονομίας από την οποία δανείζεται όλο και λιγότερα στοιχεία. Το δεύτερο γεγονός προέρχονταν από τα προβλήματα που αντιμετώπιζαν οι αρχειονόμοι κατά την εφαρμογή της επιστήμης της αρχειονομίας και ειδικότερα με την τεράστια αύξηση του αρχειακού υλικού που παραγόταν καθημερινά από τον κρατικό μηχανισμό. Βρέθηκαν λοιπόν, αντιμέτωποι µε τις ιδιαιτερότητες των σύγχρονων αρχείων, και οι γνώσεις που υπήρχαν μέχρι τότε δεν ανταποκρίνονταν στις ενίοτε ανάγκες τους. Τα δυο αυτά κύρια γεγονότα επηρέασαν κατά µμέγιστο βαθµό τη δημιουργία της ενιαίας αρχειονομίας. Η ενιαία αρχειονομία ήταν λοιπόν μία επιστήµη που διέθετε ιδιαίτερο αντικείμενο, ίδιες αρχές, μεθόδους και τεχνικές και τροφοδοτεί ένα επάγγελμα µε διαφορετικό προσανατολισµό έχοντας ένα κοινό στοιχείο: την διαχείριση των αρχειακών πληροφοριών από τη γέννηση μέχρι και την ερευνητική τους εκμετάλλευση. Παρόλα αυτά, οι αντιλήψεις της ενιαίας αρχειονομίας δεν έγιναν απολύτως δεκτές, για αυτό µάχρι και σήμερα ο κύριος στόχος της είναι να αποκτήσει ένα σύνολο από κανόνες και πρότυπα ανάλογα µε αυτά της βιβλιοθηκονομίας από την οποία δανείζεται όλο και λιγότερα στοιχεία (Μπάγιας 27-32). 1.7 Αρχειονόμος Ο όρος αρχειονόμος χρησιμοποιείται για να περιγράψει το πρόσωπο, με επαγγελματική εκπαίδευση, κατάρτιση και εμπειρία, υπεύθυνο για τη διαχείριση ή εποπτεία των αρχείων ενεργών ή ιστορικών, αρμόδιο για τον εντοπισμό και την επιλογή τεκμηρίων διηνεκούς χρησιμότητας, για την τεκμηρίωση και διατήρηση των ιστορικών αρχείων στο πλαίσιο παραγωγής τους, καθώς και για τη διάθεση και διευκόλυνση της διαρκούς χρήσης τους (Ellis 563). Συνοπτικά, ως αρχειονόμος ορίζεται ''ο αρµόδιος για τη διαχείριση και οργάνωση των αρχείων σύμφωνα µε τις αρχές και τις πρακτικές της αρχειονοµίας". Συγκεκριμένα, ο αρχειονόμος πρέπει να είναι προετοιμασμένος να δημιουργήσει τα απαραίτητα εργαλεία (τον πίνακα διαχείρισης τεκμηρίων, το ταξινομικό διάγραψα, και τα εργαλεία έρευνας) και να φέρει εις πέρας τις αρχειακές εργασίες (πρόσκτηση, ταξινόμηση, 21

22 περιγραφή, ευρετηρίαση, συντήρηση και προβολή τεκμηρίων), με σκοπό την αξιοποίηση του υλικού (Μπάγιας 33). Στο επάγγελμα του αρχειονόμου είναι απαραίτητο η ανάπτυξη ορισμένων αξιών. Αναλυτικότερα, το σύστημα αυτό των αξιών μπορεί να συνοψιστεί στα ακόλουθα: Τα αρχεία υπάρχουν για να χρησιμοποιούνται και όχι απλά για να αποθηκεύονται. Τα αρχεία πρέπει να διατηρούνται όσο το δυνατόν πιο ολοκληρωμένα και με τη μέγιστη δυνατή συνέπεια, με τις σημαντικότερες πληροφορίες γύρω από το περιεχόμενο και τις μεταξύ τους συνδέσεις. Οι αρχειονόμοι πρέπει να διαχειρίζονται τις αρχειακές συλλογές σεβόμενοι τον αρχειακό δεσμό. Οι αρχειακές υπηρεσίες πρέπει να συνεργάζονται στη διατήρηση των ιστορικών τεκμηρίων (O'Toole 68) Για να ανταποκριθεί όµως στα καθήκοντα του χρειάζεται δεξιότητες. Ένας αρχειονόμος οφείλει να εξυπηρετεί ταυτόχρονα την διοίκηση και την έρευνα χωρίς όµως να χάνει τη ταυτότητα του επαγγέλματος του. Συνοπτικά πρέπει: να έχει µία σηµαντική τεχνική κατάρτιση για να µπορεί να ακολουθήσει τους κανόνες και τις αρχές της αρχειονοµίας Να έχει οργανωτικές και διοικητικές ικανότητες καθώς θα του ζητηθεί στην πορεία να διαχειριστεί τον χώρο του κτηρίου, χρήµατα και τους ανθρώπους που θα εργάζονται εκεί Να διακατέχει πάνω απ όλα γενική παιδεία και να αντιλαμβάνεται πως το υλικό που θα διαχειριστεί ανήκει στην κοινωνία και οφείλει να το επιστρέψει. Κύριο αντικείμενο του είναι η διανοητική επεξεργασία του υλικού. Πάνω απ όλα όμως πρέπει να είναι σε θέση να εξυπηρετήσει τους χρήστες της αρχειακής υπηρεσίας, που για τα ενεργά αρχεία είναι η διοίκηση, ενώ για τα ιστορικά οι ερευνητές Διεθνής Κώδικας Δεοντολογίας Αρχειονόμων Το 1996 υιοθετήθηκε από την αρχειακή κοινότητα ο διεθνής κώδικας δεοντολογίας, ο οποίος συντάχθηκε από το Διεθνές Συμβούλιο των Αρχείων. Ο Κώδικας μεταφράστηκε και υιοθετήθηκε από πολλούς αρχειακούς φορείς και επαγγελματικές ενώσεις ανά το κόσμο. Αργότερα, στα συνέδρια παρουσιάστηκαν και συζητήθηκαν οι ποικιλόμορφες δυνατότητες εφαρμογής του κώδικα, τις οποίες αργά ή γρήγορα κάθε αρχειονόμος θα αντιμετώπισε. 22

23 Πριν τη παρουσίαση του κώδικα είναι σημαντικό να προαναφερθούν κάποια εισαγωγικά και διευκρινιστικά στοιχεία. Αρχικά, ένας κώδικας δεοντολογίας πρέπει να ορίζει υψηλά πρότυπα συμπεριφοράς για το επάγγελμα των αρχειονόμων, να εισάγει τους νέους του επαγγελματικού κλάδου στα πρότυπα αυτά, να υπενθυμίζει στους έμπειρους τις επαγγελματικές τους ευθύνες και να εμπνέει στο κοινό εμπιστοσύνη στο επάγγελμα. Στη συνέχεια, τα αρχειακά ιδρύματα και οι αρχειακές υπηρεσίες πρέπει να ενθαρρύνονται να υιοθετούν πολιτικές και πρακτικές που διευκολύνουν την εφαρμογή του κώδικα. Ο παρών κώδικας αποτελεί ένα γενικό πλαίσιο δεοντολογικής συμπεριφοράς, με απώτερο σκοπό την καθοδήγηση των μελών στο επάγγελμα, και όχι στην εξασφάλιση συγκεκριμένων λύσεων σε ειδικά προβλήματα. Ακόμη, η εφαρμογή του Κώδικα εξαρτάται από την καλή πίστη των αρχειακών ιδρυμάτων και των αρχειακών εταιρειών. Η εφαρμογή αυτή μπορεί να πάρει τη μορφή μιας εκπαιδευτικής προσπάθειας και να καθιερώσει ένα μηχανισμό, που θα δίνει οδηγίες σε περίπτωση αμφιβολιών, θα ερευνά αντιδεοντολογικές συμπεριφορές και θα επιβάλλει ποινές, όπου αυτό κριθεί σκόπιμο. Επίσης, πρέπει να τονισθεί ότι ο όρος "αρχειονόμοι" χρησιμοποιείται στον κώδικα αυτό με σκοπό να συμπεριληφθούν όλοι όσοι ασχολούνται με τον έλεγχο, τη φροντίδα, τη φύλαξη, τη διατήρηση και τη διαχείριση των αρχείων. Τέλος, οι κανόνες συνοδεύονται από σχόλια. η συνύπαρξη αυτή αποτελεί τον Κώδικα Δεοντολογίας. «Σύμφωνα με την Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία: 1. Οι αρχειονόμοι προστατεύουν την ακεραιότητα του αρχειακού υλικού έτσι ώστε να συνεχίσει εγγυημένα να αποτελεί αξιόπιστη μαρτυρία του παρελθόντος. Το πρωταρχικό καθήκον των αρχειονόμων είναι να διατηρούν την ακεραιότητα των τεκμηρίων που βρίσκονται στη φροντίδα και τη φύλαξή τους. Κατά την εκτέλεση του παραπάνω καθήκοντός των πρέπει να σέβονται τα νόμιμα, αλλά μερικές φορές συγκρουόμενα, συμφέροντα και δικαιώματα των εργοδοτών, των ιδιοκτητών, των αναφερομένων στα τεκμήρια και των χρηστών, παλαιοτέρων, σημερινών και μελλοντικών. Η αντικειμενικότητα και η αμεροληψία των αρχειονόμων αποτελεί κριτήριο του επαγγελματισμού τους. Πρέπει να αντιστέκονται σε οποιαδήποτε πίεση να μεταχειριστούν αποδεικτικά στοιχεία με τέτοιο τρόπο που κρύβει ή διαστρεβλώνει τα ιστορικά γεγονότα. 2. Οι αρχειονόμοι αξιολογούν, επιλέγουν και διατηρούν το αρχειακό υλικό μαζί με το ιστορικό, νομικό και διοικητικό του πλαίσιο, ώστε, τηρώντας την αρχή της προέλευσης, να διαφυλάσσουν και να καθιστούν εμφανή την πρωτογενή συνάφεια των τεκμηρίων. Οι αρχειονόμοι πρέπει να δρουν σύμφωνα με τις γενικώς αποδεκτές αρχές και πρακτικές. Πρέπει να εκτελούν τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητές τους σύμφωνα με τις αρχές της αρχειονομίας, όσον αφορά τη δημιουργία, τη διατήρηση και τη διάταξη των ενεργών και ηµιενεργών αρχείων -συμπεριλαμβανομένων των ηλεκτρονικών και των αρχείων των πολυμέσων- την επιλογή και την εισαγωγή των τεκμηρίων σε αρχειακή φύλαξη, την προστασία, διατήρηση και συντήρηση των ιστορικών αρχείων που βρίσκονται στην εποπτεία τους καθώς και την ταξινόμηση, περιγραφή και δημοσίευση βοηθημάτων έρευνας που καθιστούν δυνατή τη χρήση των τεκμηρίων αυτών. Οι αρχειονόμοι οφείλουν να επιλέγουν και να εκκαθαρίζουν τα τεκμήρια με αμερόληπτη κρίση, που 23

24 βασίζεται στη βαθιά γνώση των διοικητικών απαιτήσεων και της πολιτικής πρόσκτησης των αρχειακών τους ιδρυμάτων. Πρέπει να ταξινομούν και να περιγράφουν τα τεκμήρια που επιλέχθηκαν να διατηρηθούν, με βάση τις αρχειονομικές αρχές (δηλαδή την αρχή της προέλευσης και την αρχή της αρχικής ταξινόμησης) και τα αποδεκτά πρότυπα, όσο το δυνατό συντομότερα τους επιτρέπουν τα οικονομικά τους μέσα. Οι αρχειονόμοι ακολουθούν μια πολιτική προσκτήσεων σύμφωνη με τους στόχους και τις οικονομικές δυνατότητες των ιδρυμάτων τους. Δεν πρέπει να αναζητούν ή να αποδέχονται προσκτήσεις που μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την ακεραιότητα ή την ασφάλεια των τεκμηρίων, πρέπει να συνεργάζονται για να εξασφαλίσουν τη διατήρηση των εν λόγω τεκμηρίων στην πιο κατάλληλη αρχειακή υπηρεσία. Οι αρχειονόμοι οφείλουν να συνεργάζονται στον επαναπατρισμό των εκτοπισμένων αρχείων. 3. Οι αρχειονόμοι προστατεύουν την αυθεντικότητα των τεκμηρίων κατά την διάρκεια της αρχειακής επεξεργασίας, της διατήρησης και της χρήσης τους. Οι αρχειονόμοι οφείλουν να μεριμνούν ώστε η αρχειακή αξία των τεκμηρίων, συμπεριλαμβανομένων και των ηλεκτρονικών ή των τεκμηρίων των πολυμέσων- να μην ελαττώνεται με τις αρχειακές εργασίες της αξιολόγησης, της ταξινόμησης και της περιγραφής, με τη συντήρηση και τη χρήση τους. Η οποιαδήποτε δειγματοληψία πρέπει να πραγματοποιείται με προσεκτικά υιοθετημένη μέθοδο και κριτήρια. Αντικατάσταση των πρωτοτύπων με άλλα υποστρώματα πρέπει να γίνεται υπό το φως της νομικής, πραγματικής και πληροφοριακής αξίας των τεκμηρίων. Η προσωρινή αφαίρεση από κάποιο φάκελο απαγορευμένων στην πρόσβαση τεκμηρίων πρέπει να γνωστοποιείται στον χρήστη. 4. Οι αρχειονόμοι οφείλουν να εξασφαλίζουν την αδιάκοπη δυνατότητα πρόσβασης και τη σαφήνεια στο αρχειακό υλικό. Οι αρχειονόμοι πρέπει να επιλέγουν τα τεκμήρια που θα διατηρηθούν ή θα καταστραφούν, με τέτοιο τρόπο ώστε να διασώσουν τις ουσιαστικές μαρτυρίες από τη δραστηριότητα του ιδιώτη ή του φορέα που τα παρήγαγε ή τα συσσώρευσε, αλλά λαμβάνοντας ταυτόχρονα υπόψη τους τις μεταβαλλόμενες ανάγκες της έρευνας. Οι αρχειονόμοι πρέπει να έχουν συνείδηση ότι η απόκτηση τεκμηρίων ύποπτης προέλευσης, ακόμα και αν αυτά παρουσιάζουν μεγάλο ενδιαφέρον, μπορεί να ενθαρρύνει το παράνομο εμπόριο αρχείων. Πρέπει να συνεργάζονται με τους άλλους συναδέλφους τους και με τις επίσημες διωκτικές αρχές για τη σύλληψη και την καταδίκη εκείνων που είναι ύποπτοι για κλοπή αρχειακού υλικού. 5. Οι αρχειονόμοι καταγράφουν, για να μπορούν να δικαιολογούν, τις ενέργειές τους που έχουν σχέση με την επεξεργασία του αρχειακού υλικού Οι αρχειονόμοι πρέπει να στηρίζουν πρακτικές κατάλληλης φύλαξης καθ' όλη τη διάρκεια της ζωής των τεκμηρίων και να συνεργάζονται με τους δημιουργούς των σύγχρονων αρχείων στην υιοθέτηση νέων υποστρωμάτων και νέων πρακτικών στη διαχείριση της πληροφόρησης. Πρέπει να ενδιαφέρονται όχι μόνο για τη συλλογή του παλαιότερου αρχειακού υλικού αλλά να συνεργάζονται επίσης με τους διαχειριστές των σύγχρονων αρχείων, ώστε τα σημερινά συστήματα πληροφοριών και η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση να λαμβάνουν από την αρχή υπόψη τους τις κατάλληλες διαδικασίες που θα εξασφαλίσουν τη διατήρηση των αξιόλογων σύγχρονων τεκμηρίων. Όταν 24

25 διαπραγματεύονται με κατόχους αρχείων, υπηρεσίες ή ιδιώτες, τη μεταβίβαση τεκμηρίων, για να αποφασίσουν σωστά πρέπει να λάβουν υπόψη -αν είναι δυνατόν- τα ακόλουθα στοιχεία: το δικαίωμα μεταβίβασης, δωρεάς ή πώλησης, τις οικονομικές συμφωνίες και τα οφέλη, το σχεδιασμό της επεξεργασίας του υλικού, την πνευματική ιδιοκτησία και τους όρους της πρόσβασης. Οι αρχειονόμοι πρέπει να διατηρούν γραπτά ίχνη από τις προσκτήσεις, τις εργασίες συντήρησης και την όλη αρχειακή επεξεργασία των τεκμηρίων που πραγματοποιούν. 6. Οι αρχειονόμοι προωθούν την ευρύτερη δυνατή πρόσβαση στο αρχειακό υλικό και να παρέχουν αμερόληπτες υπηρεσίες σε όλους τους χρήστες. Οι αρχειονόμοι πρέπει να ετοιμάζουν τα κατάλληλα εργαλεία έρευνας, γενικά και ειδικά για το σύνολο των τεκμηρίων που βρίσκονται υπό την εποπτεία τους. Πρέπει να προσφέρουν αμερόληπτες συμβουλές σε όλους τους ερευνητές, να αξιοποιούν όλες τις διαθέσιμες πηγές για να παρέχουν ένα ισορροπημένο εύρος υπηρεσιών. Οι αρχειονόμοι πρέπει να απαντούν ευγενικά και πρόθυμα σε οποιοδήποτε λογικό ερώτημα που αφορά τις συλλογές τους και να ενθαρρύνουν την ευρύτερη δυνατή χρήση τους μέσα στα πλαίσια που ορίζουν η πολιτική των αρχειακών ιδρυμάτων τους, η διατήρηση των συλλογών, οι διατάξεις του νόμου, τα ατομικά δικαιώματα και οι συμφωνίες με τους δωρητές. Οφείλουν να εξηγούν στους ερευνητές τους περιορισμούς τους σχετικούς με τη χρήση του υλικού και υποχρεώνονται να τους εφαρμόζουν ισότιμα. Οι αρχειονόμοι αποθαρρύνουν αδικαιολόγητους περιορισμούς στην πρόσβαση και τη χρήση των αρχείων, αλλά μπορεί να προτείνουν ή να δεχθούν ως όρο για την απόκτηση ενός αρχείου κάποιους σαφώς διατυπωμένους περιορισμούς για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Πρέπει να τηρούν πιστά και να εφαρμόζουν αμερόληπτα όλες τις συμφωνίες που γίνονται τη στιγμή της απόκτησης ενός αρχείου, αλλά, στην προοπτική φιλελευθεροποίησης της πρόσβασης, οφείλουν, μόλις οι συνθήκες αλλάξουν, να διαπραγματευθούν εκ νέου τους όρους αυτούς. 7. Οι αρχειονόμοι σέβονται και το δικαίωμα της πρόσβασης και το ιδιωτικό απόρρητο και ενεργούν μέσα στα πλαίσια της σχετικής νομοθεσίας. Οι αρχειονόμοι φροντίζουν ώστε το επιχειρηματικό και το ιδιωτικό απόρρητο καθώς και η εθνική ασφάλεια να προστατεύονται, χωρίς να είναι αναγκαία η καταστροφή της σχετικής πληροφόρησης, ιδιαίτερα στην περίπτωση των ηλεκτρονικών αρχείων στα οποία η απαλοιφή και η επανεγγραφή πληροφοριών είναι μια διαδεδομένη πρακτική. Πρέπει να σέβονται την ιδιωτική ζωή των ατόμων που δημιούργησαν τα τεκμήρια ή αναφέρονται μέσα σ' αυτά, ιδιαίτερα μάλιστα εκείνων οι οποίοι δεν είναι πια δυνατόν να ερωτηθούν για τη διάθεση ή τη χρήση του εν λόγω υλικού. 8. Οι αρχειονόμοι αξιοποιούν την ιδιαίτερη εμπιστοσύνη που τους έχει δοθεί χάριν του γενικότερου δημόσιου συμφέροντος και αποφεύγουν να χρησιμοποιούν τη θέση τους για αθέμιτο όφελος, δικό τους ή τρίτων. Οι αρχειονόμοι οφείλουν να απέχουν από δραστηριότητες που μπορούν να αποβούν σε βάρος της επαγγελματικής τους ακεραιότητας, αντικειμενικότητας και αμεροληψίας. Δεν πρέπει να αποβλέπουν σε οικονομικό ή οποιοδήποτε άλλο προσωπικό όφελος εις βάρος του ιδρύματος στο οποίο εργάζονται ή εις βάρος των χρηστών και των συναδέλφων τους. Οι αρχειονόμοι δεν συλλέγουν για λογαριασμό τους πρωτότυπα τεκμήρια και δεν συμμετέχουν σε κανενός 25

26 είδους εμπόριο αρχείων. Πρέπει να αποφεύγουν εξωτερικές δραστηριότητες που θα μπορούσαν να δημιουργήσουν στην κοινή γνώμη την εντύπωση μιας σύγκρουσης συμφερόντων. Οι αρχειονόμοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν το αρχειακό υλικό του ιδρύματός τους για προσωπική έρευνα και δημοσίευση, εφόσον η εργασία αυτή γίνεται με τους ίδιους όρους που ισχύουν για τους υπόλοιπους χρήστες του ίδιου υλικού. Δεν πρέπει να αποκαλύπτουν ή να χρησιμοποιούν πληροφορίες που αποκτήθηκαν κατά τη διάρκεια της αρχειακής εργασίας τους σε μη προσπελάσιμο υλικό. Τα προσωπικά ερευνητικά και εκδοτικά τους ενδιαφέροντα δεν πρέπει να επηρεάζουν τη σωστή εκτέλεση των επαγγελματικών ή διοικητικών τους καθηκόντων για τα οποία έχουν προσληφθεί. Όταν οι αρχειονόμοι χρησιμοποιούν το αρχειακό υλικό του ιδρύματός τους, δεν πρέπει να αξιοποιούν αδημοσίευτα ευρήματα των ερευνητών, χωρίς προηγουμένως να τους ειδοποιήσουν για την πρόθεσή τους αυτή. Μπορούν να γράφουν κριτικές και να σχολιάζουν, στα γνωστικά ιστορικά τους πεδία, τις εργασίες άλλων, συμπεριλαμβανομένων και των εργασιών που βασίστηκαν στα τεκμήρια τα οποία φυλάσσουν τα αρχειακά τους ιδρύματα. Οι αρχειονόμοι δεν πρέπει να επιτρέπουν σε ανθρώπους έξω από τον επαγγελματικό τους χώρο να επεμβαίνουν στις επαγγελματικές ασχολίες και τις υποχρεώσεις τους. 9. Οι αρχειονόμοι επιδιώκουν την ανώτερη επαγγελματική επίδοση, εκσυγχρονίζοντας συστηματικά και αδιάκοπα τις αρχειονομικές τους γνώσεις και μοιραζόμενοι μεταξύ τους τα αποτελέσματα της έρευνας και της εμπειρίας τους. Οι αρχειονόμοι προσπαθούν να αναπτύσσουν την επαγγελματική τους γνώση και εμπειρία, συντελώντας στην πρόοδο της αρχειονομίας και φροντίζοντας ώστε οι συνεργάτες τους, των οποίων την εκπαίδευση και τις δραστηριότητες εποπτεύουν, να μπορούν επαρκώς να εκτελούν τα καθήκοντά τους. 10. Οι αρχειονόμοι συμβάλλουν στη διαφύλαξη και την αξιοποίηση της παγκόσμιας ιστορικής κληρονομιάς συνεργαζόμενοι μεταξύ τους καθώς και με μέλη άλλων επαγγελματικών κλάδων. Οι αρχειονόμοι επιδιώκουν να προάγουν τη συνεργασία, αποφεύγοντας τις συγκρούσεις, με τους επαγγελματίες συναδέλφους τους, καθώς και να ξεπερνούν τις δυσκολίες, ενθαρρύνοντας το σεβασμό στα αρχειακά πρότυπα και τον κώδικα δεοντολογίας. Οι αρχειονόμοι πρέπει να συνεργάζονται με τα μέλη συγγενών επαγγελματικών κλάδων στη βάση του αμοιβαίου σεβασμού και της αλληλοκατανόησης». 1.8 Ορισμός τεκμηρίου Τεκμήριο είναι η ποσότητα πληροφοριών που προέρχονται από ένα φυσικό ή νοµικό πρόσωπο, έχουν παραχθεί σε ένα ορισμένο χρόνο και τόπο και σχετίζονται µε µια συγκεκριμένη πράξη (Μπάγιας 59-60) Οι αξίες των τεκμηρίων 26

27 Τα αρχεία μιας δραστηριότητας έχουν ιδιαίτερη αξία και χρησιμότητα για τους δημιουργούς τους, καθώς και για άλλα άτομα και οργανισμούς, διότι ανταποκρίνονται σε πολλούς σύγχρονους κοινωνικούς και οργανωτικούς στόχους. Παρέχουν τη δυνατότητα εμπεριστατωμένης οργάνωσης και λήψης αποφάσεων, εξασφαλίζουν τη συνέχεια, τη συνοχή και την αποτελεσματικότητα των ανθρώπινων ενεργειών. Τα αρχεία αποτελούν φορείς επικοινωνίας και αλληλεπίδρασης. Η σημασία και η αξία των αρχείων απορρέει από το κοινωνικό και οργανωτικό πλαίσιο στο οποίο δημιουργήθηκαν και χρησιμοποιήθηκαν, και από τους δεσμούς που έχουν με άλλα αρχεία. Οι αξίες δικαιολογούν τη διατήρηση των ενεργών αρχείων στο διηνεκές. Στα τεκμήρια εκτός από την πληροφοριακή αξία που αδιαμφισβήτητα κατέχουν, παρουσιάζουν δύο ακόμη αξίες. Την πρωτογενή αξία, που ονομάζεται και λειτουργική και τη δευτερογενή αξία, που ονομάζεται τεκμηριωτική. Η πρωτογενής αξία είναι άμεση και προσωρινή, αφού το περιεχόμενο του αρχειακού υλικού που παράγεται ισχύει για κάποιο χρονικό διάστημα και στόχος του κυρίως είναι η εξυπηρέτηση των παραγωγών των αρχείων. Έτσι, η πρωτογενής αξία αναφέρεται στην αξία που έχει το υλικό για τον φορέα ή την επιχείρηση που το παρήγαγε (λειτουργική αξία). Η λειτουργική αξία διακρίνεται σε τρεις επιμέρους αξίες: διοικητική αξία: τα τεκμήρια χρησιμεύουν στη διεκπεραίωση των τρεχουσών υποθέσεων οικονομική αξία: συνεπάγονται οικονομικά οφέλη ή δικαιώματα νομική αξία: αναγνωρίζονται από το νόμο ως αποδεικτικά στοιχεία (Μπάγιας 47-48) Αλλά τα αρχεία διατηρούνται γιατί έχουν και μία αξία που θα υπάρχει και αφού πάψουν να χρησιμεύουν για τις συνηθισμένες καθημερινές χρήσεις, δηλαδή για την ιστορική τους αξία. Ένα αρχείο, εκτός από τον σκοπό για τον οποίο συντάχθηκε, περιέχει και κάποιες πληροφορίες που συχνά παρουσιάζουν μεγαλύτερο ενδιαφέρον. Σε αυτή την περίπτωση η χρησιμότητα των αρχείων είναι έμμεση και ονομάζεται δευτερογενής. Η δευτερογενής αξία αναφέρεται στην αξία που έχει το υλικό για τρίτους, είτε είναι φορείς είτε είναι ιδιώτες. Η τεκμηριωτική αξία του αρχείου συνίσταται στην ικανότητά του να τεκμηριώνει γεγονότα και συμπεριφορές του παρελθόντος. Κάθε κρατικός φορέας θα πρέπει να εξασφαλίζει κάποια ελάχιστα αποδεικτικά στοιχεία για την οργάνωση και λειτουργία του. Ο αρχειονόμος μπορεί να συγκεντρώσει σε ένα σχετικά μικρό όγκο όλα τα σημαντικά γεγονότα από την ύπαρξη ενός οργανισμού, τον τρόπο δράσης του, τις πολιτικές που ακολούθησε σε διάφορα ζητήματα, τις διαδικασίες που έβαλε μπροστά, τα αποτελέσματα που πέτυχε. Αυτού του είδους το αρχειακό υλικό είναι απαραίτητο, γιατί αποτελεί αποθήκη διοικητικής σοφίας και εμπειρίας, αλλά και οι πληροφορίες που περιέχει εξασφαλίζουν τη συνοχή και τη συνέχεια στις δραστηριότητες του φορέα. Τα έγγραφα ενός αρχείου περιέχουν στοιχεία για 27

28 την πολιτική και τις διαδικασίες που εφάρμοσε στο παρελθόν ο φορέας και μπορεί να αποτελέσει οδηγό για τους υπεύθυνους στη λύση προβλημάτων του παρόντος, που είναι πανομοιότυπα με ανάλογα του παρελθόντος ή απλώς για την αποφυγή λαθών του παρελθόντος. Αξίζει να σημειωθεί ότι η δευτερογενής αξία ενός τεκμηρίου δεν έρχεται αμέσως μετά την πρωτογενή, καθώς ένα τεκμήριο μπορεί να έχει λειτουργική και συνάμα τεκμηριωτική αξία, με τη βασική διαφορά όμως ότι η πρωτογενής αξία κάποια στιγμή εκλείπει. Δηλαδή όταν πάψει να έχει οικονομικά συμφέροντα ή οικονομικά βάρη ή όταν προσπεραστούν οι προθεσμίες που ορίζει ο νόμος, τότε αποφασίζουμε αν έχουν τεκμηριωτική αξία που δικαιολογεί τη φύλαξή τους για πάντα. 1.9 Η αρχή των τριών ηλικιών Πρόκειται για µια θεμελιώδη αρχή που έχει προκύψει από την πολύχρονη εμπειρία που στηρίζονται πολλές αρχειακές πρακτικές. Ανάλογα λοιπόν την υπηρεσιακή τους χρησιμότητα διακρίνονται σε τρεις ηλικίες κατηγορίες: Ενεργά : τα τεκμήρια που χρησιμεύουν στις τρέχουσες υποθέσεις του οργανισμού Ηµιενεργά: τα τεκμήρια που δεν έχει λήξει η υπηρεσιακή τους χρησιμότητα αλλά χρησιμοποιούνται πολύ σπάνια από τον οργανισµό Ιστορικά: τα τεκμήρια που έχει λήξει η υπηρεσιακή τους χρησιμότητα και φυλάσσονται για ερευνητικούς λόγους Η κατηγοριοποίηση των τεκμηρίων ενός οργανισμού σε τρεις ηλικίες βοήθησε στην επίλυση ενός σηµαντικού προβλήματος, του αποθηκευτικού χώρου που πλέον δεν αντιμετωπίζεται χωρίς την εφαρμογή της. Όταν λοιπόν αρχίζει η διάκριση των εγγράφων ανάλογα µε την υπηρεσιακή τους χρησιμότητα, διακρίνονται στις ευρύτερες έννοιες των ενεργών-ηµιενεργών-ανενεργών. Τα ενεργά και ανενεργά είναι αυτονόητες έννοιες και διακρίνονται αντίστοιχα µε το αν χρησιμοποιούνται ή όχι τα τεκμήρια. Στα ηµιενεργά όµως ως κριτήριο υπηρεσιακής χρησιμότητας είναι η συχνότητα χρήσης, δηλαδή ανάλογα µε το πόσο συχνά χρησιμοποιείται. Μαζί λοιπόν µε τον αρχειακό δεσµό η αρχή των τριών ηλικιών διέπει τα τεκμήρια σε όλη τους τη ζωή Αρχειακός δεσμός Ο αρχειακός δεσµός είναι ένας από τους πυρήνες της αρχειακής μεθοδολογίας. Όπου, σύµφωνα µε την αρχή αυτή τα τεκμήρια που προέρχονται από ένα νοµικό ή φυσικό πρόσωπο πρέπει να παραµένουν συγκεντρωμένα και να µη κατανέµονται, διασκορπίζονται ή αναμειγνύονται µε 28

29 τα τεκμήρια άλλων προσώπων. Παράλληλα, τα τεκμήρια πρέπει να διατηρούν την ταξινόμηση που τους δόθηκε από τον παραγωγό του αρχείου. Αποτέλεσμα του αρχειακού δεσμού, το αρχειακό σύνολο που είναι «το σύνολο των τεκμηρίων αδιακρίτως χρονολογίας, σχήματος και ύλης που έχει δεχθεί ή παραγάγει ένα ορισμένο φυσικό ή νοµικό πρόσωπο στα πλαίσια των δραστηριοτήτων του» (Μπάγιας 63). Ο αρχειακός δεσμός λειτουργεί ως κατευθυντήρια αρχή σε όλα τα επίπεδα των αρχειακών εργασιών, υπενθυμίζοντας ότι το αρχειακό υλικό πρέπει να παραμείνει ενωμένο. Αυτό το επιχείρημα εξελίζεται και δημιουργεί μια ακόμη αρχή, η αρχή της εντοπιότητας. Σύμφωνα με την αρχή αυτή το αρχειακό υλικό πρέπει να φυλάσσεται στις αρχειακές υπηρεσίες της περιοχής και χώρας που δημιουργήθηκαν (Μπάγιας 101). 29

30 Κεφάλαιο 2: Αρχειακές εργασίες Σύμφωνα με τον ορισμό του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων ο όρος επεξεργασία χρησιμοποιείται για να αποδώσει το σύνολο των αρχειακών εργασιών. Συγκεκριμένα, επεξεργασία είναι «συλλογικός όρος, ο οποίος καλύπτει τη κατάθεση, τη συντήρηση, την εκκαθάριση, τη ταξινόμηση και τη καταγραφή των αρχειακών τεκμηρίων» (Evans 9). Στόχοι της αρχειακής εργασίας είναι: η διάσωση του αρχειακού υλικού η οργάνωση του αρχειακού υλικού η προβολή και διάθεση του αρχειακού υλικού στο κοινό Οι εργασίες ξεκινάνε με τον εντοπισμό και την εισαγωγή του αρχειακού υλικού στην υπηρεσία και ολοκληρώνεται με τη παραχώρηση του επεξεργασμένου αρχειακού υλικού στο κοινό. Ανάμεσα τους μεσολαβεί η αμιγής αρχειακή εργασία της επεξεργασίας που συμπεριλαμβάνει τις εργασίες της ταξινόμησης και περιγραφής, τις οποίες συμπληρώνει η ευρετηρίαση (Μπάγιας,1999:5456). Στις εργασίες αυτές προστίθενται η αξιολόγηση και συντήρηση του αρχειακού υλικού και όλες μαζί αποτελούν την αρχειακή αλυσίδα. 2.1 Πρόσκτηση «Πρόσκτηση είναι η διαδικασία με την οποία η αρχειακή υπηρεσία γίνεται κάτοχος τεκμηρίων, προκειμένου να εμπλουτίσει ή να συμπληρώσει το αρχειακό της υλικό. Οι νομικές μορφές μέσω των οποίων πραγματοποιείται η πρόσκτηση είναι ποικίλες: κατάθεση, δωρεά, κληροδότημα, αγορά, ανταλλαγή.»(μπάγιας 116) Οι προσκτήσεις των αρχειακών υπηρεσιών πραγματοποιούνται με κλειστά αρχειακά σύνολα, ανοιχτά αρχειακά σύνολα όπως και ιστορικών τεκμηρίων. Στην Ελλάδα η πρόσκτηση περιορίζονται στα κλειστά αρχειακά σύνολα και τα ιστορικά τεκμήρια, που πολλές φορές πραγματοποιούνται με πολλά λάθη όπως με τη διάσπαση ή διάλυση αρχειακών συνόλων. Το τελευταίο φαινόμενο μπορεί να αντιμετωπισθεί πλέον με τις λεγόμενες «πολιτικές προσκτήσεων», κείμενα δηλαδή στα οποία κάθε υπηρεσία πληροφόρησης δηλώνει το υλικό που δέχεται ανάλογα με το θεματικό πλαίσιο που προσφέρουν στο κοινό τους. Αντίθετα, στη περίπτωση των ανοιχτών αρχειακών συνόλων υπάρχουν ειδικά δελτία, όπου θα σημειώνονται οι λεπτομέρειες του κάθε τεκμηρίου, όπως παλαιότερες ή νεότερες ονομασίες οργανισμού, το αντικείμενο τους, η διοικητική τους θέση, η συνάφεια τους με άλλους οργανισμούς και τέλος τις μεταφορές τεκμηρίων από τη μια υπηρεσία στην άλλη. Τα δελτία αυτά, που οι Bearman και Lytle αποκαλούν provenance authority record, έχουν στόχο την αντιμετώπιση των μεταβολών κάθε οργανισμού-παραγωγού και στη συνέχεια να αξιοποιηθούν και κατά τη περιγραφή (Bearman 23). 30

31 Κατά την εισαγωγή του αρχειακού υλικού στην αρχειακή υπηρεσία αρμόδιοι υπάλληλοι πραγματοποιούν μια σύντομη περιγραφή των αρχειακών μονάδων καταγράφοντας τα σε κάποια βιβλία ή έγγραφα. Τα εργαλεία διαχείρισης όπως αποκαλούνται εξασφαλίζουν στην αρχειακή υπηρεσία την εποπτεία του συνόλου των τεκμηρίων και διευκολύνουν την διαχείριση τους, παρότι δεν έχει ολοκληρωθεί η διανοητική επεξεργασία των συλλογών ή των επιμέρους αρχειακών συνόλων. Τέτοια εργαλεία είναι: η κατάσταση μεταφερόμενου υλικού το πρωτόκολλο παράδοσης παραλαβής το βιβλίο εισαγωγής το ειδικό ευρετήριο το πρωτόκολλο απογραφής Ειδικότερα, το βιβλίο εισαγωγής και το ειδικό ευρετήριο αποτελούν υπηρεσιακά βιβλία και ενημερώνονται σε κάθε νέα εισαγωγή, ακόμη, αφορούν το σύνολο των φυλασσόμενων αρχειακών συνόλων ή συλλογών. Η κατάσταση μεταφερόμενου υλικού και το πρωτόκολλο παράδοσης παραλαβής είναι υπηρεσιακά έγγραφα που συντάσσονται ξεχωριστά για κάθε μεμονωμένη εισαγωγή. Ενώ τέλος, το πρωτόκολλο απογραφής είναι ένα όργανο διοικητικού ελέγχου του συνόλου των περιεχομένων της αρχειακής υπηρεσίας και συντάσσεται σε τακτά χρονικά διαστήματα. (Καραπιδάκης 3537) Μετά την απόδοση του κωδικού του αρχειακού συνόλου, ο οποίος προκύπτει από το ειδικό ευρετήριο, σειρά έχει η εκκαθάριση. Όπου αφού πραγματοποιηθεί η αξιολόγηση του αρχειακού υλικού στη συνέχεια γίνεται ο διαχωρισμός των τεκμηρίων που είναι για καταστροφή από κείνα που θα διατηρηθούν στο διηνεκές. (Μπάγιας 82) 2.2 Ταξινόμηση Η ταξινόμηση είναι η φυσική και διανοητική οργάνωση των τεκμηρίων, λειτουργία άρρηκτα συνδεδεμένη με την περιγραφή και το δεύτερο επίπεδο του αρχειακού δεσμού, την εσωτερική δηλαδή οργάνωση του αρχειακού συνόλου. Στόχος της ταξινόμησης είναι η οργάνωση να αναδεικνύει α) την σύνδεση που έχουν τα τεκμήρια μεταξύ τους και β) το δεσμό τους με τη δραστηριότητα που τα δημιούργησε. Η ταξινόμηση χωρίζεται σε τέσσερα στάδια: Καταγραφή: Στο στάδιο αυτό γίνεται η καταγραφή του αρχειακού υλικού σε ένα δελτίο. Με τη βοήθεια του καταγραφικού δελτίου διακρίνεται και σε ποιο επίπεδο της μονάδας θα χρησιμοποιηθεί κατά την περιγραφή, καθώς λαμβάνονται πληροφορίες όπως τίτλος, χρονολογία, είδος κτλ.. Παράλληλα, δίνεται στο τεκμήριο ένας αύξοντα αριθμός, ως προσωρινή του ταυτότητα. Ανάλυση της τεκμηριωτικής δομής: Είναι η ανάλυση των πληροφοριών ενός τεκμηρίου με σκοπό να ανευρίσκονται η εσωτερική και εξωτερική δομή του 31

32 αρχειακού συνόλου. Η εξωτερική δομή καθορίζεται από τους παράγοντες που επέδρασαν στη δημιουργία και χρήση του τεκμηρίου ενώ η εσωτερική δομή αφορά της σχέσεις μεταξύ των τεκμηρίων και τους σκοπούς που εξυπηρετεί η δημιουργία τους στο συγκεκριμένο περιβάλλον (MacNneil ). Διανοητική ταξινόμηση: Είναι η διανοητική οργάνωση του αρχειακού υλικού σε συνδυασμό με τη λειτουργία του νομικού ή φυσικού προσώπου που το δημιούργησε. Με απώτερο σκοπό την αξιοποίηση των πληροφοριών που αφορούν τον οργανισμό και το είδος των δραστηριοτήτων του. Οι πληροφορίες αυτές συγκεντρώνονται πριν την επεξεργασία του υλικού, πολλές φορές η έρευνα αυτή ξεκινάει ήδη πριν ή και στο στάδιο της πρόσκτησης. Αρχειοθέτηση: Στο τελευταίο αυτό στάδιο, πραγματοποιείται η ένταξη του τεκμηρίου. Για την αρχειοθέτηση ακολουθείται το ταξινομικό διάγραμμα, εκτός κι αν θεωρείται απαραίτητο η φύλαξη του τεκμηρίου σε άλλους χώρους για λόγους συντήρησης ή προστασίας, όπως συμβαίνει στα ενεργά αρχεία και τα ανοιχτά αρχειακά σύνολα. (Μπάγιας ) 2.3 Περιγραφή «Ως περιγραφή ορίζεται η διαδικασία της επιβολής διανοητικού ελέγχου στο αρχειακό υλικό μέσω της προετοιμασίας εργαλείων έρευνας» (Ellis 300). Η περιγραφή συνεχίζει και ολοκληρώνει την ταξινόμηση, γιατί ενώ η ταξινόμηση ξεκαθαρίζει πως δημιουργήθηκαν τα αρχεία, η περιγραφή διευκρινίζει το ποιος, τι, που, πως και γιατί τις παρήγαγε. Οι δυο αυτές εργασίες ορίζουν το αρχειακό υλικό πιο εύκολο στη χρήση. Στο στάδιο της περιγραφής πραγματοποιείται η εκχώρηση και η παρουσίαση χαρακτηριστικών είδους και περιεχομένου της αρχειακής μονάδας. Βασική μονάδας περιγραφής θεωρείται το αρχειακό σύνολο, το οποίο μπορεί να αποτελεί είτε ενιαίο σύνολο είτε ένα σύνολο από διάφορα μέρη (σειρά, φάκελος, τεκμήριο), όπου το καθένα πρέπει να περιγραφεί ξεχωριστά. Στη δεύτερη περίπτωση πρόκειται για πολυεπίπεδη περιγραφή (Διεθνές Συμβούλιο Αρχείων 10-11). Η αποτύπωση αυτή για κάθε αρχειακή μονάδα γίνεται με τη χρήση ενός δελτίου, με καθορισμένα πεδία και με την εφαρμογή ορισμένων κανόνων. Στο δελτίο αυτό καταγράφονται όλες οι πληροφορίες που έχουν ανακτηθεί για το τεκμήριο είτε σε συνοπτική μορφή είτε σε μια συστηματικότερη παρουσίαση του αρχειακού υλικού (Διεθνές Συμβούλιο Αρχείων 11-24). Σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων το δελτίο αποτελείται από είκοσι έξι (26) στοιχεία, από τα οποία απαραίτητα για την αρχειακή περιγραφή είναι μόνο τα πέντε (5) πρώτα. Τα υπόλοιπα στοιχεία χρησιμοποιούνται ανάλογα το εργαλείο έρευνας και τη φύση του αρχειακού υλικού. Με τη μορφή αυτή του δελτίου και του τυποποιημένου χαρακτήρα του, η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των διαφόρων αρχειακών υπηρεσιών γίνεται 32

33 ευκολότερη, ενώ παράλληλα αξιοποιούνται και από την επιστήμη της πληροφορικής Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής Τα αρχεία αντλούν μεγάλο μέρος της σημασίας τους από το πλαίσιο παραγωγής τους, για αυτό το λόγο απαιτούν διαφορετική προσέγγιση κατά την περιγραφή τους. Η ιδιαιτερότητα αυτή του αρχειακού υλικού προκάλεσε πολυάριθμα προβλήματα στη δημιουργία περιγραφικών προτύπων, καθώς το κάθε αρχείο συνοδεύονταν από τις δικές του ιδιαίτερες απαιτήσεις και ανάγκες. Επειδή όμως, στόχος της περιγραφής παρέμενε η σύνταξη σωστών, περιεκτικών και κατανοητών αναγραφών, δηλαδή δελτίων, δημιουργήθηκε το Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής (ΔΙΠΑΠ). Η διεθνής ονομασία του είναι General International Standard Archival Description, ISAD (G). Το ΔΙΠΑΠ δημιουργήθηκε από το Διεθνές Συμβούλιο Αρχείων για τη θέσπιση γενικών κανόνων αρχειακής περιγραφής. Η προσπάθεια αυτή ξεκίνησε το 1990 και η οριστικοποίηση της πρώτης έκδοσης πραγματοποιήθηκε το 1994, όπου και προβλεπόταν η υποχρεωτική αναθεώρηση κάθε πέντε χρόνια. Έτσι η πρώτη αναθεώρηση έγινε το Η διαδικασία αυτή τυποποίησης είχε ως στόχο την συνεργασία μεταξύ αρχειακών φορέων από διάφορες χώρες και τη μεταξύ τους ανταλλαγή αρχειακών περιγραφών.(διεθνές Συμβούλιο Αρχείων ) 2.4 Ευρετηρίαση Όπως αναφέρουν επιστήμονες της αρχειονομίας, η ευρετηρίαση είναι μια ολόκληρη επιστήμη. Είναι η αρχειακή εργασία που έχει ως στόχο να εντοπίσει τις έννοιες και τις πληροφορίες που φέρει μια αρχειακή μονάδα και να τις παρουσιάσει με τρόπο πυκνό και οργανωμένο ώστε να διευκολύνει την ανάκτηση τους. (Μπάγιας 184) Κατά την διαδικασία αυτή, επιλέγονται θεματικοί και κύριοι όροι που αντιπροσωπεύουν το περιεχόμενο ενός τεκμηρίου. Αποτέλεσμα της ευρετηρίασης είναι για τους κύριους όρους ένα αλφαβητικό ευρετήριο (index) ενώ για τους θεματικούς όρους, ένα αλφαβητικό ευρετήριο ή ένα θησαυρό, δηλαδή ένα δομημένο λεξιλόγιο. Η θεματική ευρετηρίαση περιλαμβάνει τρία στάδια: εξέταση του τεκμηρίου αναγνώριση των κυριότερων εννοιών του τεκμηρίου απόδοση των εννοιών στη γλώσσα της ευρετηρίασης. Η ταξινόμηση και η περιγραφή προστατεύουν την τεκμηριωτική αξία του υλικού, γεγονός που ωφελεί τους ερευνητές που ασχολούνται με την ιστορική έρευνα. Επειδή όμως, το κοινό ποικίλει και ο τρόπος με τον οποίο οργανώνονται τα τεκμήρια δεν επαρκή, η ευρετηρίαση του υλικού λύνει το πρόβλημα αυτό της ποικιλομορφίας. Προσφέρει ευκολότερη πρόσβαση και χρήση του υλικού, εξελίσσοντας τις υπηρεσίες στην έρευνα, ενώ παράλληλα οδηγεί το χρήστη κατευθείαν στις πληροφορίες που τον ενδιαφέρουν απαλλάσσοντας τον από την πολύωρη και άσκοπη έρευνα. 33

34 Η ευρετηρίαση είναι αναγκαία, γιατί παρ' όλο που η περιγραφή αντιπροσωπεύει τις αρχειακές πληροφορίες και τις μεταξύ τους σχέσεις, συχνά η έρευνα δεν αναφέρεται στο σύνολο του αρχειακού συνόλου, αλλά επικεντρώνεται επιλεκτικά σε συγκεκριμένα θέματα, πρόσωπα, οργανισμούς και τόπους. Παρόλα αυτά όμως, ευρετηρίαση και περιγραφή αποτελούν δυο διαφορετικές αλλά συμπληρωματικές μεταξύ τους εργασίες. Η ευρετηρίαση είναι σε μεγάλο ποσοστό αποτέλεσμα της αποδελτίωσης των λέξεων κλειδιών και στη συνέχεια ο αρχειονόμος μπορεί να εμβαθύνει περισσότερο δημιουργώντας περιφραστικές περιγραφές του περιεχομένου, τέτοιες είναι οι αναγραφές και οι περιλήψεις (Bearman ). Η παρουσία όμως ενός καθιερωμένου προτύπου ήταν επιτακτική, για αυτό και η αρχειακή κοινότητα δημιούργησε το Διεθνές Πρότυπο Ελεγχόμενων Αρχειακών Όρων (ISAAR-CPF). Ανεξάρτητα όμως από αυτό το πρότυπο ήταν αρκετά τρωτό και χωρίς μεγάλη ανταπόκριση. Τα κυριότερα προβλήματα που παρουσίαζε επικεντρωνόντουσαν στο γεγονός ότι αναφέρονταν μόνο στους κύριους όρους και όχι στην θεματική ευρετηρίαση βασίζονταν στους όρους που χρησιμοποιήθηκαν κατά την περιγραφή του περιεχομένου και όχι στην ανάλυση δεν πρόβαλλε κανόνες ευρετηρίασης αλλά επέτρεπε τη χρήση διαφόρων προτύπων ζητώντας μόνο να δηλωθούν οι οδηγίες της ευρετηρίαση που ακολουθήθηκε. 2.5 Αξιολόγηση Η αξιολόγηση είναι μια από τις δυσκολότερες αρχειακές εργασίες που πρέπει να ανταπεξέλθει ένας αρχειονόμος. Είναι η διαδικασία στην οποία πρέπει να καθοριστεί η τεκμηριωτική και πληροφοριακή αξία του αρχειακού υλικού προκειμένου να δρομολογηθεί η αγορά ή η διατήρηση του για πάντα. Πρόκειται λοιπόν για την αρχειακή λειτουργία που καθορίζει την πρόσκτηση και τη διαλογή του αρχειακού υλικού. Όπως έχει προαναφερθεί, ο αρχειακός δεσμός αποφεύγει την απόκτηση μεμονωμένων εγγραφών και επιψηφίζει τον εντοπισμό ακρωτηριασμένων ή ελλιπή συνόλων που διαθέτουν πάραυτα τεκμηριωτική αξία. Κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης των αρχειακών τεκμηρίων, με στόχο να αποφασιστεί η διηνεκής φύλαξη ή καταστροφή τους, ο αρχειακός δεσμός εντάσσει δύο ενδιαφέρουσες έννοιες, την τεκμηριωτική αξία και την έννοια του περιβάλλοντος παραγωγής, τονίζοντας τη σπουδαιότητα του τεκμηρίου ως προϊόν διοικητικής δραστηριότητας (Μπάγιας ). 34

35 2.6 Συντήρηση Είναι αδιαμφισβήτητο γεγονός πως με το πέρασμα των χρόνων τα τεκμήρια των συλλογών εξαιτίας του συνδυασμού των εγγενών παραγόντων φθοράς και την εξωτερικών αιτιών φθοράς αλλοιώνονται και καταστρέφονται με αποτέλεσμα η διάρκεια ζωής τους να μειώνεται. Έννοιες που συνοδεύουν τις ενέργειες επιμήκυνσης χρόνου ζωής των τεκμηρίων ποικίλουν και σε κάποιες περιπτώσεις είναι άμεσα συνδεδεμένες μεταξύ τους και η μια λειτουργεί ως συμπληρωματική της άλλης. Η αρχειακή εργασία που πραγματοποιεί τη μετάβαση του αρχειακού υλικού από τη μια γενιά στην άλλη χωρίς μεγάλες και επίπονες φθορές είναι η συντήρηση. Συντήρηση είναι το σύνολο των απαραίτητων μέτρων που χρησιμοποιούνται για τη διαφύλαξη ή αποκατάσταση της υλικής μορφής των τεκμηρίων. Αρμόδιος για αυτή την εργασία είναι ο αρχειονόμος, σε κάποιες ωστόσο πιο ιδιαίτερες περιπτώσεις η συντήρηση του τεκμηρίου εκτελείται από εξειδικευμένο προσωπικό της υπηρεσίας ή σε εξωτερικά συνεργεία. Καθώς, σε αυτή τη διαδικασία κύριο ρόλο κατέχει το υλικό υπόστρωμα και όχι οι πληροφορίες που εμπεριέχονται. Η συντήρηση δεν επηρεάζει τον αρχειακό δεσμό. Είναι μια αρχειακή λειτουργία που δεν ανατρέπει αλλά συμπληρώνει τις υπόλοιπες. (Μπάγιας ) Έννοιες βοηθητικές της συντήρησης είναι η διατήρηση και η σωστή και ασφαλής φύλαξη των τεκμηρίων. Η διατήρηση συσχετίζεται άμεσα με το παρελθόν, τα κειμήλια του παρελθόντος και η διάσωση τους έχει μεγάλη και σημαντική αξία για το ανθρώπινο γένος. Χαρακτηρίζεται ως η πράξη που καθυστερεί, σταματά ή εμποδίζει τη φθορά του τεκμηρίου προβλέποντας διάφορες εργασίες, όπως: κατάλληλες περιβαλλοντικές συνθήκες αποθήκευσης πολιτική μεταχείρισης και χρήσεις του υλικού επεμβάσεις συντήρησης φθαρμένων και κατεστραμμένων τεκμηρίων επιλεκτική μεταφορά πνευματικού περιεχομένου, σε μια εναλλακτική μορφή ή σχήμα, όπως για παράδειγμα τα μικροφίλμ. (Σκεπαστιανού,2000:10-14) Οι κυριότεροι παράγοντες που απειλούν το αρχειακό υλικό είναι: ο άνθρωπος οι βιολογικοί παράγοντες, όπως έντομα και διάφοροι άλλοι μικροοργανισμοί τα φυσικά και περιβαλλοντικά φαινόμενα, όπου καιρός, μόλυνση του περιβάλλοντος, φως κτλ. οι χημικές ουσίες που συνδέονται με το τεκμήριο, όπως χαρτί, μελάνι, κόλλες. 35

36 Τα προληπτικά μέτρα που θα παράγει η αρχειακή υπηρεσία για την αποθήκευση και φύλαξη είναι σημαντικά τόσο για τα τεκμήρια όσο και για την ασφάλεια και υγεία του προσωπικού, που ορισμένες φορές έρχεται αντιμέτωπο με υλικό εξαιρετικά βεβαρυμμένο από τις ανορθόδοξες συνθήκες φύλαξης. Ενώ οι βανδαλισμοί και οι υπεξαιρέσεις που προκαλεί ο άνθρωπος είναι δυνατόν να επαλειφθούν με τον έλεγχο των χρηστών της αρχειακής υπηρεσίας. Ο έλεγχος αυτός των χρηστών μπορεί να πραγματοποιηθεί με: την εγγραφή του κάθε επισκέπτη σε ένα δελτίο, στο οποίο θα αναγράφονται τα προσωπικά του στοιχεία και τα ερευνητικά του ενδιαφέροντα τον έλεγχο κατά την είσοδο και έξοδο από το χώρο του αναγνωστηρίου την εποπτεία του αναγνωστηρίου την αυστηρή απαγόρευση της εισόδου στα αρχειοστάσια. 2.7 Προβολή και χρήση αρχείων Αφού ολοκληρωθούν όλες οι προηγούμενες και αναγκαίες αρχειακές εργασίες, το αρχειακό υλικό είναι έτοιμο προς διάθεση στο κοινό. Άλλωστε, δεν θα είχαν καμία σημασία η συγκέντρωση, επεξεργασία και συντήρηση του υλικού εάν παρέμεναν κλειδωμένα και μη προσβάσιμα στους χώρους των αρχειοστασίων. Με τον όρο προβολή εννοούνται όλες εκείνες οι δραστηριότητες που επιτρέπουν στο κοινό την πρόσβαση στο αρχειακό υλικό. Κύριο λόγο σε αυτό το στάδιο κατέχει ο αρχειονόμος, ο οποίος λειτουργεί ως συνδετικός κρίκος μεταξύ κοινού και αρχειακού υλικού. Οι τρόποι που χρησιμοποιεί ο αρχειονόμος για τη προβολή των τεκμηρίων είναι πολλοί, όπως: άμεση πληροφόρηση του κοινού από τον αρχειονόμο έμμεση πληροφόρηση του κοινού από τα εργαλεία έρευνας πολιτικές δράσεις, όπως για παράδειγμα εκθέσεις, διαλέξεις, δημοσιεύσεις, επισκέψεις κα. εκπαιδευτικές δραστηριότητες, όπως για παράδειγμα εκπαιδευτικές υπηρεσίες, μαθήματα παλαιογραφίας κα. Με την προβολή των αρχείων η αρχειακή υπηρεσία και ο αρχειονόμος απέκτησαν κάποια πλεονεκτήματα. Η υπηρεσία εξασφάλισε επιπλέον πόρους για την υπηρεσία μέσω χορηγήσεων και χρηματοδοτήσεων και ανακάλυψε νέους και πολύτιμους συνεργάτες που βοήθησαν ιδιαίτερα στον εντοπισμό σημαντικών ιστορικών ή μη ιδιωτικών αρχείων. Ενώ παράλληλα ο αρχειονόμος, βελτίωσε την κοινωνική του εικόνα και της επαγγελματικής του ταυτότητας. Τέλος, με τη κατάλληλη πολιτική για τα αρχεία και μια αποτελεσματική διαχείριση δημιουργούνται οι προϋποθέσεις για μια επιτυχημένη πρόσβαση στο αρχειακό υλικό. (Χατζηγιάννη 11) 36

37 Κεφάλαιο 3: Ψηφιοποίηση τεκμηρίων 3.1 Ψηφιοποίηση Οι εξελίξεις της τεχνολογίας μέσα στους αιώνες και ιδιαίτερα τις δυο τελευταίες δεκαετίες ήταν ραγδαίες και κατακτά συνέχεια επιστημονικούς τομείς και κλάδους, οδηγώντας τους σε νέα μονοπάτια και εξελίξεις. Η ανάπτυξη του διαδικτύου και ακόμη περισσότερο του σημασιολογικού ιστού, η δημιουργία οντολογιών και η χρήση μεταδεδομένων έχουν δημιουργήσει νέους προβληματισμούς και προκλήσεις σε πολλές επιστήμες, ανάμεσα σ' αυτές και η αρχειονομία. Ο κλάδος της αρχειονομίας και συγκεκριμένα ο τομέας της συντήρησης, φύλαξης και διαχείρισης των αρχείων έχει πια υιοθετήσει την τεχνολογία, μέσω της ψηφιοποίησης. Η ψηφιοποίηση υλικού, ονομάζεται η μετατροπή των αρχείων από την υλική τους μορφή σε ηλεκτρονική και αποτελεί τον πιο αποτελεσματικό τρόπο για τη διατήρηση των αρχειακών συλλογών. Πλέον, στο επίκεντρο της προσοχής εστιάζει η οργάνωση του περιεχομένου και όχι μόνο η περιγραφή του περιεχομένου των πληροφοριών. Η αρχειονομική κοινότητα έχει συνειδητοποιήσει ότι οι τεχνολογικές δυνατότητες που υπήρχαν μέχρι πρότινος, όπως η πλοήγηση, η αναζήτηση και η ανάκτηση μέσα από πίνακες και ευρετήρια αρχείων στον παγκόσμιο ιστό δεν επαρκούν για να εξυπηρετήσουν τις ανάγκες των χρηστών της, και επιβάλλεται πλέον τα δεδομένα και οι πληροφορίες που εμπεριέχονται στο αρχειακό υλικό να αξιοποιούνται πλήρως. Οι ερευνητές επιθυμούν να έχουν άμεση και συνεχή πρόσβαση στο αντικείμενο που μελετούν και οι επιστήμονες να διατηρήσουν και να αξιοποιήσουν στο μέγιστο βαθμό κάθε είδους πηγή πληροφόρησης. Για τον παραπάνω λόγο η ψηφιοποίηση φαντάζει το ιδανικό εργαλείο για να μετατραπεί ένα αρχείο σε μία ψηφιακή πηγή γνώσης, η οποία είναι συνέχεια προσβάσιμη μέσω των ηλεκτρονικών μέσων, δεν υπόκεινται σε γεωγραφικούς περιορισμούς και συνάδει με την σύγχρονη τάση της εποχής για ψηφιοποίηση της πληροφορίας. Ο κόσμος της πληροφόρησης απαιτεί άμεση πρόσβαση, η οποία όμως περιορίζεται όσο τα αρχεία παραμένουν μόνο στην φυσική τους υπόσταση. Μέσω της ψηφιοποίησης η πνευματική αξία του αρχείου διατηρείται και προσφέρεται για μελέτη με περισσότερα προνόμια (Κουρτούμη ). Παράλληλα, οι νέες τεχνολογίες ωφελούν την επιστήμη της αρχειονομίας με τη δημιουργία οντολογικών σχημάτων και την χρήση μεταδεδομένων, ως εργαλείων διαχείρισης της γνώσης και αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό επίτευγμα της επιστήμης της αρχειονομίας. Οι πληροφορίες και γενικότερα η γνώση που εμπεριέχεται στα αρχεία πρέπει όχι μόνο να διαφυλαχθούν, αλλά και να οργανωθούν με ένα νέο τρόπο ώστε να αυξήσουν τον δείκτη αποδοτικότητας τους στο σύγχρονο περιβάλλον και να προσφέρουν πολλά ακόμα πλεονεκτήματα στους ερευνητές και τους απλούς χρήστες των αρχείων. Άλλωστε, όπως έχει αναφέρει και ο Teper (33) «τα ψηφιοποιημένα υλικά προσφέρουν πολλές και άριστες ευκαιρίες πρόσβασης». 37

38 3.2 Μεταδεδομένα Η μεγαλύτερη ίσος πρόκληση που θα πρέπει να αντιμετωπίζει ο αρμόδιος πληροφορικός κατά τη δημιουργία μιας ψηφιακής συλλογής είναι ο μηχανισμός μέσω του οποίου θα καταστούν τα δεδομένα της προσβάσιμα στον τελικό αποδέκτη. Ο μηχανισμός αυτός είναι ο χαρακτηρισμός της πληροφορίας για την οργανωμένη ένταξή της σε ευρετήρια και πίνακες περιεχομένων και υλοποιείται με τη χρήση των μεταδεδομένων. Ο όρος αυτός χρησιμοποιήθηκε για πρώτη φορά στο περιβάλλον της διαχείρισης και του σχεδιασμού πληροφοριακών συστημάτων και αποτελεί την πιο σύγχρονη ορολογία για τις πληροφορίες που εισάγονται στους καταλόγους βιβλιοθηκών, μουσείων και αρχείων. Πολλοί επιστήμονες ασχολήθηκαν με τον ορισμό των μεταδεδομένων, επειδή όμως η αναφορά όλων θα ήταν μάταιη παρακάτω παρουσιάζονται οι επικρατέστεροι. Τα μεταδεδομένα είναι πληροφορίες που αφορούν δεδομένα. Τα μεταδεδομένα είναι πληροφορίες που αφορούν πληροφορίες. Με βάση τη Διεθνής Ομοσπονδία Ενώσεων Βιβλιοθηκών και Ιδρυμάτων (IFLA), «μεταδεδομένα είναι δεδομένα για τα δεδομένα. Ο όρος αναφέρεται σε κάθε δεδομένο που χρησιμοποιείται για να βοηθήσει στην αναγνώριση, περιγραφή και τοποθεσία των ηλεκτρονικών πηγών που βρίσκονται στο διαδίκτυο» (Park 106). Τα μεταδεδομένα είναι δομημένα και κωδικοποιημένα δεδομένα τα οποία περιγράφουν χαρακτηριστικά πληροφοριακών οντοτήτων, αποσκοπώντας στην ταύτιση, αναγνώριση, ανακάλυψη, αξιολόγηση και διαχείριση των οντοτήτων που περιγράφονται. Κάποια χαρακτηριστικά των μεταδεδομένων είναι, αρχικά δεν χρειάζεται να είναι ψηφιακά, ακόμη τα μεταδεδομένα ενός αντικειμένου μπορεί να είναι ένα άλλο αντικείμενο (δεδομένο). Επίσης, είναι κάτι παραπάνω από μια περιγραφή του αντικειμένου, ενώ παράλληλα προέρχονται από ποικιλία πηγών και συνέχεια συσσωρεύονται (Γαρουφάλλου 29). Τέλος, τα μεταδεδομένα αποτελούν περιγραφικές πληροφορίες για δεδομένα και πηγές πληροφόρησης και περιγράφουν, υποδεικνύουν και συμπληρώνουν ουσιαστικά το περιεχόμενο των δεδομένων με τα οποία σχετίζονται, καθιστώντας έτσι πολύ εύκολη την εύρεση και την πρόσβαση στα επιθυμητά δεδομένα (Steinmetz 175). 38

39 3.3 Τύποι μεταδεδομένων Υπάρχουν διάφοροι τύποι μεταδεδομένων, ο καθένας από τους οποίους περιγράφει και δίνει πληροφορίες για διαφορετικά στοιχεία της πηγής. Έτσι έχουμε τα: Περιγραφικά μεταδεδομένα, τα οποία βοηθούν στην ταυτοποίηση της πηγής και δίνουν πληροφορίες για το συγγραφέα, τον τίτλο της πηγής, τη σειρά στην οποία ανήκει, κ.λπ. Διοικητικά μεταδεδομένα, τα οποία δίνουν πληροφορίες σχετικά με τα πνευματικά δικαιώματα, τα δικαιώματα πρόσβασης στην πηγή, την τοποθεσία της πηγής, κ.λπ. Μεταδεδομένα σχέσης της μιας πηγής με άλλες, τα οποία δίνουν πληροφορίες σχετικά με τη σχέση της πηγής με μια αρχειακή συλλογή για παράδειγμα Μεταδεδομένα διατήρησης-συντήρησης, τα οποία τεκμηριώνουν τη φυσική κατάσταση της πηγής ή τις ενέργειες που έχουν ληφθεί για τη διατήρησή της Τεχνικά μεταδεδομένα, τα οποία δίνουν πληροφορίες σχετικά με το λογισμικό και το υλισμικό της πηγής, το μέγεθος του αρχείου, κ.ά., και τέλος Μεταδεδομένα χρήσης των ηλεκτρονικών πηγών, δηλαδή αυτά που δίνουν πληροφορίες σχετικά με την αντιγραφή ή την επαναχρησιμοποίηση της πηγής, το κόστος χρήσης της, κλπ. (Γαρουφάλλου 31-32). Παράλληλα όμως η Βιβλιοθήκη του Κογκρέσου για το πρόγραφα Digital Repository Development χρησιμοποιεί μια άλλη κατηγοριοποίηση. Στην περίπτωση αυτή χωρίζονται σε τρείς θεμελιώδεις τύπους με αντίστοιχες λειτουργίες : Περιφερειακά: ευρετηρίαση, αναζήτηση και αναγνώριση ενός ψηφιακού πόρου Δομικά: προβολή και πλοήγηση στους ψηφιακούς πόρους και εσωτερική οργάνωση των πηγών Διοικητικά: διαχείριση πρόσβασης στις πηγές, διοίκηση και διατήρηση πηγών 39

40 Ειδικότερα, στο αρχειακό λόγο της ιδιαιτερότητας του υλικού που εμπεριέχει και της φύσης του ίδιου του προγράμματος, δεν χρησιμοποιεί όλους τους τύπους μεταδεδομένων. Αρχικά, χρησιμοποιεί τα περιγραφικά μεταδεδομένα για τη ταυτοποίηση της πηγής και την αναζήτηση του τίτλου και συγγραφέα. Επίσης, τα διοικητικά μεταδεδομένα, όπου αναφέρονται τα ονόματα του φορέα παραγωγής και του φορέα φύλαξης, τα δικαιώματα που έχουν οι χρήστες στην πρόσβαση των πηγών και την τοποθεσία φύλαξης τους. Στη συνέχεια, τα τεχνικά μεταδεδομένα, για να γίνει αναφορά στο μέγεθος του αρχείου και του λογισμικού που χρησιμοποιήθηκε. Τέλος, σε μικρό ποσοστό, ανάλογα με το είδος και της ανάγκες του αρχειακού υλικού εφαρμόζονται τα μεταδεδομένα διατήρησης και συντήρησης τα οποία ενημερώνουν για τη φυσική κατάσταση του υλικού κατά τη παραλαβή του υλικού και τις ενέργειες που έχουν ληφθεί για τη διατήρηση του. 3.4 Τα οφέλη και τα μειονεκτήματα της ψηφιοποίησης Η επιστήμη της ψηφιοποίησης μπορεί να προσφέρει στην αντίστοιχη της αρχειονομίας αρκετά οφέλη διαφορετικών χαρακτηριστικών. Βασικότερο πλεονέκτημα της ψηφιοποίησης ενός αρχείου είναι πως με αυτή τη μέθοδο η συντήρηση-διατήρηση του υλικού, ιδιαίτερα του ευαίσθητου υλικού, γίνεται ευκολότερη καθώς ο ερευνητής έρχεται σε επαφή με την ηλεκτρονική μορφή και το απτό υλικό δεν επιβαρύνεται από την εκάστοτε χρήση. Το παραπάνω έχει ως αποτέλεσμα την μείωση του κόστους συντήρησης και την επίτευξη υψηλότερης ασφάλειας, ανθεκτικότητας και αυθεντικότητας των αρχείων, εφόσον με τα αρχεία έρχεται σε επαφή μόνο το εξειδικευμένο προσωπικό και εξαλείφεται ο κίνδυνος κλοπής και καταστροφής αρχείων από χρήστες (Duranti 44-49). Παράλληλα με τα οφέλη στον τομέα της συντήρησης, η μετατροπή του υλικού σε ψηφιακή μορφή προσδίδει ευκολότερη και γρηγορότερη πρόσβαση στα τεκμήρια από τον ερευνητή, μέσω της εύκολης πλοήγησης και αναζήτησης στο σύστημα όπου παρέχονται τα αρχεία με μερικές κινήσεις στον υπολογιστή του. Το πιο θετικό, βέβαια, σχετικά με τη ψηφιακή πρόσβαση στα αρχεία είναι ότι μπορεί να επιτεθεί και εξ αποστάσεως, με τον ερευνητή να μπορεί να μελετήσει τα τεκμήρια που τον ενδιαφέρουν από τον προσωπικό του χώρο και να μην χρειάζεται να έρθει σε επαφή με το υλικό ή τον φορέα φύλαξης του. Επομένως, παραθέτοντας κάποια υπηρεσία ή φορέας τα αρχεία τους σε ψηφιακή μορφή επιτυγχάνει την εξοικονόμηση αποθηκευτικού χώρου, καθώς τα αρχεία μπορούν να φυλαχθούν ηλεκτρονικά και να απελευθερώσουν πολύτιμο χώρο, που σε αρκετούς φορείς η ύπαρξη του συνήθως είναι ένα μείζον πρόβλημα. Όλα τα παραπάνω, αποτελούν θετικά στοιχεία στη ψηφιοποίηση των αρχείων και αυξάνουν την αξία, την πρακτικότητα και την περίοδο ζωής του υλικού, που πια αποκτά πολλαπλή μορφολογία, καλύτερη συντήρηση και μεταχείριση, προσφέροντας παραπάνω δυνατότητες στον ερευνητή. 40

41 Από την άλλη μεριά, πρέπει να αναφερθούν και κάποια αρνητικά στοιχεία που αποτελούν τροχοπέδια στη διαδικασία της ψηφιοποίησης, για να δοθεί ολόκληρη η εικόνα του αντικείμενου. Το μεγαλύτερο εμπόδιο στη ψηφιοποίηση υλικού αποτελεί το υψηλό κόστος αυτής, καθώς απαιτούνται εξειδικευμένα μηχανήματα και προσωπικό ειδικής κατάρτισης. Παράλληλα με το υψηλό κόστος, ελλοχεύει και ο κίνδυνος της φθοράς του υλικού κατά τη διάρκεια της ψηφιοποίησης, είτε με απώλεια πληροφοριών είτε με αποτέλεσμα τη λοξότητα των χρωμάτων και του υλικού είτε με ολοκληρωμένη καταστροφή του τεκμηρίου. Ένα ακόμη αρνητικό στοιχείο της ψηφιοποίησης, που προσδίδει ένα ψυχρό τόνο στη μελέτη του υλικού, είναι πως,με τη ψηφιακή μορφή χάνεται η επαφή μεταξύ υλικού και ερευνητή. Η μόνη επαφή που υπάρχει είναι μέσω της οθόνης του υπολογιστή και ο ερευνητής μπορεί να παραβλέψει χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με τη φυσική υπόσταση του υλικού. Τέλος, ένα ακόμη μείζον πρόβλημα αποτελεί το γεγονός πως ερευνητές που δεν έχουν τη δυνατότητα χρήσης ηλεκτρονικού υπολογιστή ή ερευνητές από αναπτυσσόμενες χώρες, όπου υπόκεινται σε διάφορους περιορισμούς, όπως έλλειψη μέσων ή διαδικτύου, δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στην ηλεκτρονική μορφή του υλικού. Τα προαναφερθείσα αποτελούν, οπωσδήποτε, εμπόδια στη διαδικασία της ψηφιοποίησης, αλλά δε φαντάζουν ικανά να σταματήσουν το μέλλον των αρχείων, παρά μόνο να την καθυστερήσουν. (Κουρτούμη ) 41

42 Κεφάλαιο 4: Φορείς 4.1 Γενικά Αρχεία του Κράτους Αποστολή Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους(Γ.Α.Κ.) αποτελούν τον νομοθετημένο φύλακα των κρατικών αρχείων, με αποστολή τους τη φύλαξη και διατήρηση τους από δεκαετία σε δεκαετία και από γενιά σε γενιά. Τα Αρχεία δεν είναι, όμως, μόνο ένας απλός αποθηκευτικός φορέας, είναι και ένα εργαλείο για τον πολίτη, το οποίο τον βοηθά στην έρευνα, πληροφόρηση και ενημέρωση του μέσω αρχείων πολλαπλών θεμάτων και των στόχων που έχουν ως αρχειοφύλακας. Οι στόχοι είναι : Ο εντοπισμός και καταγραφή σημαντικών ιστορικών αρχείων, άξια μελέτης, με αποτέλεσμα την εισχώρηση τους στο σύστημα των Γ.Α.Κ. Και τη διάθεση τους στους μελετητές Η συγκέντρωση και επεξεργασία αρχείων, κάθε τύπου και χαρακτήρα, σχετικά με την ύπαρξη και καθημερινή εξέλιξη του ελληνικού κράτους Η συγκέντρωση αρχειακού υλικού από διάφορους εκκλησιαστικούς φορείς, υλικό σπάνιας πληροφοριακής αξίας με ανάγκη για συντήρηση. Η επικοινωνία με ιδιωτικούς φορείς, των οποίων αρχεία και συλλογές μπορούν να αποτελούν ενδιαφέροντα, ιστορικά και ερευνητικά. Η καταγραφή ειδικών συλλογών δημόσιου χαρακτήρα, οι οποίες δημιουργούνται από τις δημόσιες υπηρεσίες κατά τη λειτουργία τους. Η δημοσιοποίηση στοιχείων που βοηθούν το ιστορικό γνωστικό επίπεδο σε ερευνητικές πηγές Η συνεργασία με αντίστοιχους φορείς της Ελλάδας και του εξωτερικού, με σκοπό την καλύτερη προσέγγιση ιστορικών πηγών Η συναλλαγή, μέσω δωρεών ή αγορών, με κατόχους αρχειακού υλικού άξιου καταγραφής και πρόσκτησης στη συλλογή των Γ.Α.Κ. Η μετατροπή των έντυπων αρχείων σε ψηφιακή μορφή για τη καλύτερη εξυπηρέτηση των μελετητών, μέσω του διαδικτύου 42

43 4.1.2 Ιστορικό Ιδρύονται η «Διοίκησις», η «Αρχιγραμματεία της Επικρατείας», τα «Μινιστέρια»(στη συνέχεια «Γραμματείες») προς άσκηση της νομοθετικής, εκτελεστικής και δικαστικής λειτουργίας Ιδρύεται το «Αρχειοφυλακείον της Επικρατείας», με σκοπό τη συγκέντρωση των δημοσίων αρχείων των «Μινιστερίων» και την υποδοχή των αρχείων των «Γραμματειών» Διαλύεται το «Αρχειοφυλακείον της Επικρατείας» και κάθε «Γραμματεία» παραλαμβάνει τα αρχεία που έχει καταθέσει Οργανώνονται τα αρχεία του Ελεγκτικού Συνεδρίου και εκεί συγκεντρώνονται και φυλάσσονται τα δημόσια αρχεία Συγκεντρώνονται στη Βουλή των Ελλήνων τα αρχεία των Εθνοσυνελεύσεων Ανακοινώνεται η έκδοση των Αρχείων της Εθνικής Παλιγγενεσίας Με την ένωση των Ιονίων Νήσων (Επτανήσου) με την Ελλάδα τα λειτουργούντα «Αρχειοφυλακεία» Κέρκυρας, Παξών, Λευκάδας, Κεφαλληνίας, Ιθάκης, Ζακύνθου και Κυθήρων περιέρχονται στο Υπουργείο Εσωτερικών Ψηφίζεται ο Ν. 380/1914 «Περί της ιδρύσεως υπηρεσίας των αρχείων του κράτους» επί κυβερνήσεως Ελευθερίου Βενιζέλου χάρη στις προσπάθειες του καθηγητή Σπυρίδωνα Λάμπρου και του ιστορικού ερευνητή Γιάννη Βλαχογιάννη, με σκοπό "την συναγωγήν και εποπτείαν πάντων των δημοσίων αρχείων των περιλαμβανόντων έγγραφα προ πεντηκονταετίας χρονολογούμενα". Πρώτος διευθυντής των Γενικών Αρχείων του Κράτους υπήρξε ο Γιάννης Βλαχογιάννης, ο οποίος δώρισε στα Γ.Α.Κ. την πολύτιμη συλλογή του και πρώτος πρόεδρος της Εφορείας ο Νικόλαος Γ. Πολίτης. Στην υπηρεσία περιέρχονται τα λειτουργούντα Αρχεία των Ιονίων Νήσων, της Κρήτης και της Σάμου Ψηφίζεται ο Ν. 2027/1939 «Περί αναδιοργανώσεως της των γενικών Αρχείων του Κράτους». υπηρεσίας 1991 Ο νόμος 1946/1991 καθορίζει το νέο νομοθετικό πλαίσιο που διέπει τη λειτουργία των Γ.Α.Κ. μέχρι και σήμερα. Η Κεντρική Υπηρεσία διαρθρώνεται σε τμήματα και ιδρύονται Αρχεία στις έδρες εκείνων των νομών, που μέχρι τότε δεν υπήρχαν. 43

44 2005 Η μέχρι τότε αυτοτελής δημόσια Υπηρεσία «Αρχεία Πρωθυπουργού, Υπουργών και της Γενικής Γραμματείας της Κυβέρνησης» (ιδρυτικός νόμος Ν.2846/2000) υπάγεται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους στην Κεντρική Υπηρεσία των Γ.Α.Κ Υπηρεσίες Αναγνωστήριο Τα Γ.Α.Κ. προσφέρουν μέσω του αναγνωστηρίου τους τη δυνατότητα στον ερευνητή να επεξεργαστεί έως και πέντε(5) αρχειακούς φακέλους από τη συλλογή σε ημερήσια βάση, μετά από σχετική αίτηση του ερευνητή που πρέπει να δηλώσει την αιτία έρευνας του υλικού. Χορήγηση αντιγράφων δικαστικών αρχείων Στη συλλογή των Γ.Α.Κ. υπάρχουν επικυρωμένα αντίγραφα δικαστικών αρχείων από μία πληθώρα δικαστικών οργάνων, όπως το Πρωτοδικείο Αθηνών, το Εφετείο Αθηνών, Μεικτά Ορκωτά Δικαστήρια διαφόρων δήμων, Ειρηνοδικεία διαφόρων δήμων, ο Άρειος Πάγος, η Εισαγγελία Πρωτοδικών Αθηνών. Βιβλιοθήκη Γενικών Αρχείων του Κράτους Η βιβλιοθήκη των Γ.Α.Κ. στεγάζεται και συνυπάρχει μαζί με το αναγνωστήριο, δίνοντας κυρίως τη δυνατότητα επεξεργασίας και ταξινόμησης του υλικού στο προσωπικό, με σκοπό αυτό να γίνει προσβάσιμο στους ερευνητές. Η συλλογή της Βιβλιοθήκης περιλαμβάνει τίτλους βιβλίων και 350 τίτλους περιοδικών ιστορικού, νεοελληνικού και αρχειακού χαρακτήρα, καθώς και ένα τμήμα συλλογής σπανίων εκδόσεων, 250 τον αριθμό, τα οποία χρονολογούνται από τον 18ο αιώνα. Καταχώρηση των αρχειακών συλλόγων της υπηρεσίας σε ψηφιακή μορφή στην ηλεκτρονική βάση Αρχειομνήμων με στόχο την καλύτερη εξυπηρέτηση του κοινού. 44

45 4.1.4 Δομή Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους αποτελούν μία αυτοτελή δημόσια υπηρεσία, η οποία λειτουργεί βάσει του Νόμου 1946/91 και υπάγεται στον Υπουργό Παιδείας, Διά Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων, σύμφωνα με το άρθρο 8 του Νόμου 1946/91. Τα Γ.Α.Κ. συγκροτούν μαζί με άλλες υπηρεσίες και υπό την διεύθυνση της Κεντρικής Υπηρεσίας έναν ενιαίο φορέα και όργανο. Οι υπόλοιπες υπηρεσίες είναι η Ειδική Υπηρεσία Αρχείων Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών και Γενικής Γραμματείας της Κυβέρνησης, η οποία λειτουργεί βάσει του Νόμου 2846/2000(ΦΕΚ 229/ ) και ως αυτοτελής Δημόσια Υπηρεσία, που εισήχθη στην Κεντρική Υπηρεσία των Γ.Α.Κ. σύμφωνα με το Νόμο 3391/2005(ΦΕΚ 240/ ) το άλλο τμήμα του ενιαίου φορέα είναι οι 64 Περιφερειακές Υπηρεσίες(48 Αρχεία Νομών, 16 Τοπικά Αρχεία), οι οποίες λειτουργούν βάσει του άρθρου 17 του Νόμου 1946/91. Τα διοικητικά θέματα της Υπηρεσίας υποστηρίζονται από τη Βιβλιοθηκών και Γενικών Αρχείων της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Παιδείας, Διά Βίου Μάθησης. Η Κεντρική Υπηρεσία (Κ.Υ.) των Γ.Α.Κ. λειτουργεί ως διεύθυνση και διαρθρώνεται ως ακολούθως: α) Γενικού Ευρετηρίου, το οποίο λειτουργεί σύμφωνα με το άρθρο 11 του Νόμου 1946/91 β) Σύγχρονων Αρχείων, το οποίο λειτουργεί σύμφωνα με το άρθρο 12 του Νόμου 1946/91 γ) Οργάνωσης και Μελετών, το οποίο λειτουργεί σύμφωνα με το άρθρο 13 του Νόμου 1946/91 δ) Γραμματείας και Λογιστηρίου, το οποίο λειτουργεί σύμφωνα με το άρθρο 14 του Νόμου 1946/91 ε) Συντήρησης και Αναπαραγωγής, το οποίο λειτουργεί σύμφωνα με το άρθρο 15 του Νόμου 1946/91 στ) Βιβλιοθήκης και Αναγνωστηρίου, το οποίο λειτουργεί σύμφωνα με το άρθρο 16 του Νόμου 1946/91. O Προϊστάμενος της Κεντρικής Υπηρεσίας (Κ.Υ.) των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Γ.Α.Κ.) είναι Δημόσιος Λειτουργός, ο οποίος φέρει τον τίτλο «Διευθυντής της Κ.Υ. των Γ.Α.Κ.» και διορίζεται με απόφαση του Υπουργού Εθνικής Παιδείας, Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων με τριετή θητεία, που μπορεί να ανανεώνεται για ίσο κάθε φορά χρόνο με όμοια απόφαση, ύστερα από γνώμη της Εφορείας των Γ.Α.Κ. (Άρθρο 20 του Νόμου 1946/1991, όπως αυτό τροποποιήθηκε από την παράγραφο 14 του άρθρου 6 του Νόμου 2909/2001 και από το άρθρο 17 του Νόμου 3467/2006). 45

46 Στις τάξεις της Κεντρικής Υπηρεσίας των Γενικών Αρχείων του Κράτους συγκαταλέγεται, επίσης, η "Εφορεία των Γενικών Αρχείων του Κράτους", ένα συλλογικό όργανο με εννεαμελή επιτροπή που αποτελείται από οκτώ μέλη, τα οποία έχουν αποδεδειγμένα ασχοληθεί με θέματα αρχείων και έχουν δημοσιεύσει αρχειακές έρευνες και μελέτες ή έρευνες και μελέτες της μεσαιωνικής και νεότερης ελληνικής ιστορίας και από τον προϊστάμενο της αρμόδιας για τα Γ.Α.Κ. υπηρεσίας του Υπουργείου Διά Βίου Μάθησης. Στις συνεδριάσεις της Εφορείας μετέχει και ο Διευθυντής των ΓΑΚ ως εισηγητής χωρίς ψήφο. Η θητεία της Εφορείας είναι τριετής. Η λειτουργία και οι αρμοδιότητες της Εφορείας καθορίζονται από τα άρθρα 35 και 36 του Νόμου 1946/ Ιστορικό Αρχείο Ιστορική αναδρομή Το Ιστορικό Αρχείο (Ι.Α.Μ.) ιδρύθηκε στη Θεσσαλονίκη το 1954, όντας μία από τις υπηρεσίες των Γ.Α.Κ. και ο βασικός αρχειοφύλακας της Βορείου Ελλάδας. Από τη γέννηση του μέχρι και σήμερα λειτουργεί υπό τη νομοθεσία του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων, σημερινό Υπουργείο Διά Βίου Μάθησης, και των κανονισμών των Γενικών Αρχείων του Κράτους. Πρώτη στέγη του Ι.Α.Μ. Αποτέλεσε η Εταιρεία Μακεδονικών Σπουδών που όμως, σύντομα, δεν μπορούσε να καλύψει τις στεγαστικές ανάγκες της υπηρεσίας που από το 1972 ξεκίνησε την 40χρονη αναζήτηση της ιδανικής τοποθεσίας της. Επόμενη διεύθυνση του Αρχείου αποτέλεσε ένα διαμέρισμα πολυκατοικίας στον 7ο όροφο της οδού Καμβουνίων 9, μέχρι το 1991, όπου το Πανεπιστήμιο φιλοξένησε προσωρινά την υπηρεσία. Τον Απρίλιο του 1994, μετά από τις απαραίτητες εργασίες και με τις ευχές της Κτηματικής Υπηρεσίας του Δημοσίου, το Ι.Α.Μ. Απέκτησε τη μόνιμη κατοικία του στην οδό Αλ. Παπαναστασίου, ένα εντυπωσιακό νεοκλασικό που, όπως αρμόζει σε μία τέτοια υπηρεσία, έπαιξε σημαντικό ρόλο στα ιστορικά δρώμενα της πόλης ως το πρώην Ρωσικό Νοσοκομείο Χώρος Ο χώρος του Ρωσικού Νοσοκομείου δημιουργήθηκε το 1907 ως αποτέλεσμα της κοινοπραξίας της ρωσικής κοινότητας Θεσσαλονίκης και της ρωσικής κυβέρνησης. Το συγκεκριμένο κτήριο έχει ταλαιπωρηθεί σχετικά με τη χρήση του, καθώς με το πέρας της Οκτωβριανής Επανάστασης και την απομάκρυνση της ρωσικής κοινότητας, ο χώρος μετατράπει σε θεραπευτήριο Ελλήνων προσφύγων της Ρωσίας. Οι αλλαγές στη χρήση του δεν σταμάτησαν εδώ, με το κτήριο να μετονομάζεται σε Μαιευτική Γυναικολογική Κλινική το 1925 και σε Δημόσιο Μαιευτήριο το 1939 έως και το Από το 1975 μέχρι το 1982 το κτίσμα παρέμεινε εγκαταλελειμμένο, δίχως να χάσει την αίγλη και την κτηριακή του ταυτότητα από τους ισχυρούς σεισμούς του Το παραπάνω αποτέλεσε και τη πιο τρανή απόδειξη πως το πρώην Ρωσικό Νοσοκομείο αποτελούσε την ιδανικότερη επιλογή για το Ι.Α.Μ., λόγω της ιστορικής σημασίας, του στεγαστικού χαρακτήρα και της ξεχωριστής γοητείας του. Ωστόσο, πρέπει να σημειωθεί πως εξαιτίας της φυσικής του κατασκευής 46

47 και χωροταξίας, οι αλλαγές που μπορούσε να πραγματοποιήσει η υπηρεσία ήταν ελάχιστες, οδηγώντας στην προσαρμογή αυτής στον χώρο για να πραγματοποιηθεί η μετακίνηση της Συλλογή Στον χώρο του Ιστορικού Αρχείου στεγάζεται αρχειακό υλικό περίπου μέτρα γραμμικών ραφιών, καλύπτοντας χρονολογικά και θεματικά την οθωμανική περίοδο του 19 ου αιώνα, καθώς και της ελληνικής. Στη συλλογή υπάρχουν σπάνια και αρκετά παλαιά έγγραφα και αρχεία, περί τους οθωμανικούς κώδικες και λυτά έγγραφα. Το κύριο μέρος της συλλογής είναι διαθέσιμο για τους μελετητές στο αναγνωστήριο του Ι.Α.Μ. και αποτελείται από αρχεία γενικού χαρακτήρα, συνοπτικά αριθμητικά ευρετήρια σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή και έντυπους καταλόγους με περιγραφή κατά περιεχόμενο και χρονολογία. Στα γενικά τοποθετούνται το γενικό βιβλίο εισαγωγής εγγράφων και ο κατάλογος περιοδικών και εφημερίδων της Βιβλιοθήκης του Ι.Α.Μ. μέχρι το 2001, ενώ στα αριθμητικά ευρετήρια αρχεία διοικητικού, δικαστικού και εκπαιδευτικού χαρακτήρα, καθώς και ιδιωτικές συλλογές και αρχεία επιχειρήσεων. Τέλος, στους έντυπους καταλόγους υπάρχουν διοικητικά, δημοτικά, οθωμανικά, εκκλησιαστικά αρχεία και αρχεία ιδιωτικών συλλογών Δραστηριότητες Το Ιστορικό Αρχείο στην προσπάθεια να πραγματοποιήσει τους στόχους που αναφέρθηκαν παραπάνω και να μετατραπεί από μία υπηρεσία φύλαξης αρχείων σε ένα βοηθό έρευνας και γνώσης, χρησιμοποιεί διάφορες δραστηριότητες πολλαπλών επιπέδων. Σχετικά με το επίπεδο των αρχείων, το Ι.Α.Μ. προσπαθεί να εντοπίσει και να προσθέσει στη συλλογή αρχεία μεγάλου ιστορικού χαρακτήρα και ενδιαφέροντος που περιέχουν σημαντικές πληροφορίες για τον τόπο της και την εξέλιξη της ιστορίας της. Το Αρχείο δίνει εξέχουσα βαρύτητα στη συντήρηση σπάνιων τεκμηρίων τοπικής και ιστορικής σημασίας, με στόχο εκτός από τη διατήρηση τους και τη δυνατότητα επεξεργασίας τους. Η εξυπηρέτηση του κοινού είτε πρόκειται για νομικούς, υπηρεσίες, ιστορικούς, επιστήμονες είτε για πολίτες και μελετητές είναι κύρια δραστηριότητα του Ι.Α.Μ., με αποτέλεσμα την ενίσχυση των ερευνών αυτών με την παροχή πρωτογενούς αρχειακού υλικού, δημόσιου ή ιδιωτικού χαρακτήρα. Ως απόρροια των παραπάνω η υπηρεσία επιδιώκει τη ψηφιοποίηση του υλικού στο ηλεκτρονικό σύστημα για τη βέλτιστη εξυπηρέτηση του κοινού, καθώς μέσω της ψηφιακής μορφής ο μελετητής μπορεί να επεξεργαστεί ακόμα και τα πιο σπάνια και μη προσβάσιμα τεκμήρια. Το Ι.Α.Μ. στοχεύει στη συχνή δημοσιοποίηση των αρχειακών συλλογών του μέσω καταλόγων και ειδικών εκδόσεων, δίνοντας με συνέπεια πληροφορίες στους ενδιαφερόμενους μελετητές σχετικά με το υλικό του. Η συγκεκριμένη υπηρεσία προσπαθεί, επίσης, να γνωστοποιήσει την ύπαρξη της και του τομέα δράσης της, αλλά και να μεταλαμπαδεύσει τις γνώσεις και το ενδιαφέρον για την έρευνα της ιστορίας σε μαθητικές κοινότητες με τακτικές εκπαιδευτικές επισκέψεις στον χώρο της υπηρεσίας με αντικείμενο προσοχής το υλικό της. Οι εκπαιδευτικές δραστηριότητες του Ι.Α.Μ., όμως, δεν 47

48 σταματούν στις επισκέψεις, καθώς μέσω της συνεργασίας με φορείς δευτεροβάθμιας και τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, αλλά επεκτείνονται με τη δυνατότητα πρακτικής άσκησης φοιτητών και την εκπόνηση πτυχιακών εργασιών Υπηρεσίες Αναγνωστήριο Στο κτήριο του Ιστορικού Αρχείου λειτουργεί αναγνωστήριο σύμφωνα με τον κανονισμό λειτουργίας της κεντρικής υπηρεσίας και των περιφερειακών υπηρεσιών των Γενικών Αρχείων του Κράτους. Σε αυτό τον χώρο, ο μελετητής μπορεί να επεξεργαστεί υλικό της συλλογής του Ι.Α.Μ., μέσω της εγκεκριμένης διαδικασίας και μετά από σχετική άδεια για τη μελέτη τεκμηρίων, από τη διεύθυνση της υπηρεσίας. Ο ερευνητής πρέπει πάντα να καταθέτει αίτηση για την επεξεργασία υλικού, στην οποία πρέπει να δηλώσει την ιδιότητα και τον λόγο της έρευνας του, μεταξύ άλλων. Βιβλιοθήκη Στον χώρο του αναγνωστηρίου λειτουργεί και η Βιβλιοθήκη του Ι.Α.Μ., ως ένα επιπλέον εργαλείο στις καθημερινές ανάγκες της υπηρεσίας και στις έρευνες των μελετητών που επεξεργάζονται το υλικό του Αρχείου. Επισκέψεις σχολείων Η συγκεκριμένη υπηρεσία είναι ιδιαίτερα σημαντική, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, και γίνεται κατόπιν συνεννόησης με το προσωπικό του Αρχείου για την καλύτερη δυνατή εμπειρία των επισκεπτών. Οι επισκέψεις έχουν ως αντικείμενο την παρουσίαση διαφόρων πηγών γνώσης της μακεδονικής ιστορίας και της Θεσσαλονίκης και την περιήγηση στους χώρους του Ι.Α.Μ., με αποτέλεσμα οι επισκέπτες να γνωρίζουν τους χώρους όπου τα αρχεία επεξεργάζονται. 48

49 Κεφάλαιο 5: Ταμείο Ασφάλισης Επαγγελματιών και Βιοτεχνών Ελλάδος Ιστορική αναδρομή Το Ταμείο Ασφάλισης Επαγγελματιών και Βιοτεχνών Ελλάδος(Τ.Ε.Β.Ε.) είναι ένας από τους πιο γνωστούς δημοσίους και ασφαλιστικούς φορείς με αφετηρία το 1934, όταν και ιδρύθηκε. Προπομπός του Τ.Ε.Β.Ε. αποτέλεσε το Ταμείο Συντάξεων των Επαγγελματιών του Πειραιά, που μέσα από το έργο του δραστηριοποίησε και τον υπόλοιπο κλάδο πανελλαδικά. Η πρόταση ίδρυσης του Ταμείου του Πειραιά έγινε κατά τη διάρκεια του Συμβουλίου της Ομοσπονδίας Επαγγελματιών Πειραιώς, την 13η Ιουνίου 1928, από τα μέλη αυτού, Αθανάσιου Γκίνη και Νικόλαου Σιμινελάκη. Στις 28 Νοεμβρίου 1928 το όραμα των δύο αντρών ξεκινά να δημιουργείται με την ανάθεση μελέτης σχετικά με τη δυνατότητα ίδρυσης του Ταμείου, σε επιτροπή μελών του Διοικητικού Συμβουλίου της Ομοσπονδίας Επαγγελματιών Πειραιώς, με τον νομικό σύμβουλο Τίτο Πέππα στην διερεύνηση των νομικών θεμάτων. Η συγκεκριμένη επιτροπή κατέληξε το Δεκέμβριο του 1928 πως η δημιουργία Ταμείου Συντάξεων Πειραιά είναι εφικτή, πιστεύοντας ότι θα πρέπει να είναι αυτοσυντηρούμενο από τους Επαγγελματίες του Πειραιά. Με αυτή την ίδρυση, ο Πειραιάς έγινε η πόλη που ξεκίνησε τη δραστηριοποίηση των επαγγελματιών σε όλες τις πόλεις της Ελλάδος, με στόχο την ίδρυση ενός πανελλήνιου Ταμείου Επαγγελματιών. Με απαρχή την έγκριση ίδρυσης του Ταμείου Συντάξεων των Επαγγελματιών του Πειραιά, κατατέθηκε η πρόταση ίδρυσης Ταμείου Συντάξεων του κλάδου των Επαγγελματιών Πειραιώς, από επαγγελματίες όλης της Ελλάδος. Από εκείνη την ημέρα, η δημιουργία του Τ.Ε.Β.Ε. άρχισε να εγκαθίσταται σαν ιδέα σε όλο τον κλάδο και με σκοπό να ληφθεί η έγκριση για το Ταμείο Συντάξεων Ελλάδος, η Ομοσπονδία του Πειραιά απέστειλε γράμμα στον τότε Πρόεδρο της Κυβερνήσεως, Ελευθέριο Βενιζέλο, με την πρόθεση αυτοφορολογίας και έκδοσης ενσήμου στον κλάδο. Για τα επόμενα πέντε χρόνια οι προσπάθειες της Ομοσπονδίας Πειραιώς συναντούσαν εμπόδια, είτε από τον τότε Υπουργό Εθνικής Οικονομίας, Παναγιώτη Βουρλούμη, ο οποίος φοβούταν την κατακραυγή της Βουλής(Φεβρουάριος, 1931), είτε από μερίδα Σωματείων των Επαγγελματιών διαφόρων πόλεων που θεωρούσαν ότι έχουν παραγκωνιστεί στην συγκεκριμένη προσπάθεια. Η Ομοσπονδία Πειραιώς στην προσπάθεια αυτή ένωσε τις δυνάμεις της με το Επαγγελματικό και Βιοτεχνικό Επιμελητήριο Θεσσαλονίκης, τον Απρίλιο του 1931, στην ανάγκη για γρήγορη και δυναμική δράση, και με την αρωγή του Αθηναικού Τύπου που υποστήριζε θερμά καθημερινώς τη δράση αυτή, πέτυχε τον στόχο της. Η Κυβέρνηση του Αλέξανδρου Ζαίμη είχε πεισθεί και συναινέσει με τον Νόμο 6364/1934 για την ίδρυση Ταμείου Ασφαλίσεως Επαγγελματιών και 49

50 Βιοτεχνών της Ελλάδος, ο οποίος δημοσιεύτηκε στο πρώτο τεύχος της Εφημερίδας της Κυβερνήσεως (ΦΕΚ 376/1934), στις 29 Οκτωβρίου Με αυτό το Νόμο το Ταμείο Συντάξεων Ελλάδος θα ασφαλίζει τους επαγγελματίες και βιοτέχνες σε κάθε περίπτωση ασθενείας, γήρατος, θανάτου και ανικανότητας για εργασία. Ο παραπάνω Νόμος επανέφερε την αισιοδοξία στον κλάδο των Επαγγελματιών και Βιοτεχνών, στον οποίο είχε επέλθει ο μαρασμός λόγω της οικονομικής κρίσης του '30 οδηγώντας τους επαγγελματίες του κλάδου στην φτώχεια, κάτι που η Ομοσπονδία τόνιζε και σημείωνε σε κάθε επαφή της με την εκάστοτε Κυβέρνηση. Τέλος, πρέπει σε αυτό το σημείο να τονισθεί πως το Ταμείο Ασφάλισης Επαγγελματιών και Βιοτεχνών Ελλάδος αποφασίσθηκε, το 1999, η κατάργηση της μέχρι πρότινος μορφής του βάσει του νόμου 2676/1999 και να ενταχθεί στον Οργανισμό Ασφάλισης Ελευθέρων Επαγγελματιών (Ο.Α.Ε.Ε.). Στις μέρες μας, κάποιες από τις υπηρεσίες του Ο.Α.Ε.Ε., και κατ' επέκταση του μετά από απόφαση της Κυβερνήσεως το 2009 και σύμφωνα με το νόμο 32115/2009 εντάχθηκαν στον Εθνικό Οργανισμό Παροχής Υπηρεσιών Υγείας(Ε.Ο.Π.Υ.Υ.) Διάρθρωση Ο κυβερνητικός Νόμος 6364/1934, παράλληλα με τα παραπάνω, καθιέρωνε και τη διάρθρωση του τα μέλη τα οποία θα αποτελούν το Συμβούλιο της υπηρεσίας, τους πόρους και τις αρμοδιότητες του. Το Συμβούλιο θα αποτελούνταν από 17 μέλη, ορισμένα από τον Υπουργό Εθνικής Οικονομίας με διετή θητεία, τα οποία θα ήταν : ο Πρόεδρος, ο οποίος θα ήταν ένα ανώτερο στέλεχος του υπουργείου Εθνικής Οικονομίας ένας ανώτερος υπάλληλος του υπουργείου Εθνικής Οικονομίας ένας ανώτερος υπάλληλος της ς Εμπορίου και Βιομηχανίας του υπουργείου Εθνικής Οικονομίας και δεκατέσσερις εκπρόσωποι των ασφαλισμένωντου κλάδου Στον τομέα των οικονομικών του Ταμείου, ο Νόμος καθορίζει τους 12 πόρους με τους οποίους θα ενισχύεται το οι οποίοι είναι : α) η ετήσια συνδρομή των ασφαλισμένων ύψους 360 δραχμών β) η εφ' άπαξ καταβολή 100 δραχμών κατά την εγγραφή του ασφαλισμένου γ) η καταβολή 1000 δραχμών από τους παντρεμένους ασφαλισμένους δ) η είσπραξη εισφοράς για την έκδοση της πρώτης άδειας επαγγελματιών και βιοτεχνών(άρθρο 20, νόμος 5117) 50

51 ε) η είσπραξη του 10% των προστίμων που επιβάλλεται σε επαγγελματία και βιοτέχνη για τη παράβαση νόμων σχετικά με την εργασία, καθαριότητα και αισχροκέρδεια ζ) η είσπραξη τελών από τα μισθωτήρια συμβόλαια επαγγελματικών και βιοτεχνικών καταστημάτων, τα οποία βαραίνουν τον επαγγελματία η) η είσπραξη πρόσθετου τέλους των εκδιδομένων γραμματίων, συναλλαγματικών και τραβηκτικών με τη μορφή επαγγελματοσήμου θ) η είσπραξη τέλους 100 δραχμών από την καταβολή αιτήσεως πτώχευσης ι) η είσπραξη πρόσθετου ποσοστού από το συμβόλαιο πυρασφάλειας των επαγγελματικών και βιοτεχνικών καταστημάτων, μέσω επαγγελματικού ενσήμου κ) η είσπραξη ποσοστού 5% των ετήσιων ακαθάριστων εσόδων του Επαγγελματικού και Βιοτεχνικού Επιμελητηρίου ή τος Επαγγελματικού και Βιοτεχνικού των Εμπορικών Επιμελητηρίων και των Περιφερειακών τμημάτων λ)η κληρονόμηση περιουσιών διαλυόμενων επαγγελματικών και βιοτεχνικών οργανώσεων Δημοσίου και Ιδιωτικού Δικαίου Δομή Βάσει του προεδρικού διατάγματος 948/1977(19 Οκτωβρίου 1977), ορίστηκαν οι υπηρεσίες του Τ.Ε.Β.Ε. και οι αρμοδιότητες αυτών, με στόχο την αναπροσαρμογή της λειτουργίας του Τ.Ε.Β.Ε. από την τότε Κυβέρνηση του Γεώργιου Ράλλη. Επικεφαλής των υπηρεσιών ορίζεται η Κεντρική Υπηρεσία, η οποία χωρίζεται σε Γενική και σε αυτοτελείς οργανικές μονάδες. Οι παραπάνω χωρίζονται εκ νέου, η μεν Γενική σε α)διεύθυνση Ασφάλισης και Εσόδων, β)διεύθυνση Διοικητικού και γ)διεύθυνση Νομικού, ενώ οι δε οργανικές μονάδες σε α)γραφείο Διοικητικού, β) Επιθεωρήσεως, γ) Μηχανογραφήσεως, δ)γραφείο Δικαστικού, ε)γραφείο Τύπου και Δημοσίων Σχέσεων και ζ)γραφείο Πολιτικής Σχεδιάσεως Έκτακτης Ανάγκης. Παράλληλες, με τις προαναφερθείσες υπηρεσίες ορίζονται και οκτώ περιφερειακές υπηρεσίες με γεωγραφική προσέγγιση, οι οποίες είναι Υπηρεσία Τ.Ε.Β.Ε. Αττικής και Ανατολικής Στερεάς Ελλάδας και Ανατολικής Πελοποννήσου, Τ.Ε.Β.Ε Ανατολικής και Θράκης, Τ.Ε.Β.Ε. Δυτικής Πελοποννήσου και Δυτικής Στερεάς Ελλάδας, Τ.Ε.Β.Ε. Κεντρικής και Δυτικής, Τ.Ε.Β.Ε. Κρήτης, Τ.Ε.Β.Ε. Πειραιά και Νήσων, Τ.Ε.Β.Ε. Ηπείρου και Κεντρικής Ελλάδας. 5.2 Ταμείο Ασφάλισης Επαγγελματιών και Βιοτεχνών Ελλάδος : Κεντρικής και Δυτικής 51

52 5.2.1 Διάρθρωση Σύμφωνα με τα άρθρα 20 και 27 του προεδρικού διατάγματος 948/1977 ορίζεται η διάρθρωση του παραρτήματος της σε Συντάξεων, Οικονομικού, Ασφάλισης και Εσόδων, Περίθαλψης, Γραφείο Δικαστικού, Γραφείο Υγειονομικού και Γραφείο Διοικητικού. Παράλληλα με τα παραπάνω τμήματα, στο συγκεκριμένο παράρτημα υπάγονται και το Τ.Ε.Β.Ε. Ανατολικής Περιοχής Θεσσαλονίκης (γραφείο Τ.Ε.Β.Ε. Κιλκίς και Πολυγύρου), το Τ.Ε.Β.Ε. Δυτικής Περιοχής Θεσσαλονίκης (Γραφείο Τ.Ε.Β.Ε. Κατερίνης), το Τ.Ε.Β.Ε. Έδεσσας (Γραφείο Τ.Ε.Β.Ε. Βέροιας, Νάουσας και Γιαννιτσών) και το Τ.Ε.Β.Ε. Κοζάνης (Γραφείο Τ.Ε.Β.Ε. Φλώρινας, Καστοριάς και Γρεβενών) Αρμοδιότητες Στο εν λόγω διάταγμα, αναφέρονται, επίσης, οι προαναφερθέντων τμημάτων, οι οποίες είναι οι εξής: αρμοδιότητες των Το Γραφείο Συντάξεων θα αναλάμβανε την έκδοση των συνταξιοδοτήσεων, την τήρηση μητρώου των συνταξιούχων και την τήρηση συνταξιοδοτικών φακέλων Το Οικονομικού θα ήταν υπεύθυνο για την έκδοση βιβλιαρίων συνταξιοδότησης και την πληρωμή των αναδρομικών συντάξεων, την τήρηση λογιστικών βιβλίων και κατάρτιση προϋπολογισμού εσόδων, και την εκκαθάριση και έκδοση σχετικών εντολών πληρωμής πάσης φύσεως δαπανών, εκτός από τις δαπάνες για την Υγεία Το Ασφάλισης και Εσόδων είχε ως αρμοδιότητες την τήρηση πάσης φύσεως διαχειριστικών στοιχείων από ασφαλιστικές εισφορές της ευρύτερης περιοχής, θα καθόριζε το χρόνο ασφάλισης, θα τηρούσε μητρώο ασφαλισμένων της περιοχής του, και θα αξίωνε πάσης φύσεως ενστάσεις ενώπιον της Τοπικής Επιτροπής Το Περίθαλψης, το οποίο θα είχε τις ίδιες αρμοδιότητες με αυτές της ς Περιθάλψεως του Τ.Ε.Β.Ε. Αττικής, Ανατολικής Στερεάς Ελλάδας και Ανατολικής Πελοποννήσου Το Γραφείο Δικαστικού, το οποίο θα ελεγχόταν από την Κεντρική Υπηρεσία Γραφείου Δικαστικού του Τ.Ε.Β.Ε. και θα είχε τις ίδιες αρμοδιότητες με αυτή. Το Γραφείο Υγειονομικού, το οποίο θα είχε τις ίδιες αρμοδιότητες με αυτές της ς Υγειονομικού του Τ.Ε.Β.Ε. Αττικής, Ανατολικής Στερεάς Ελλάδας και Ανατολικής Πελοποννήσου Το Γραφείο Διοικητικού, το οποίο θα ήταν υπεύθυνο με την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία, με την τήρηση του πρωτοκόλλου και του Αρχείου, με το χειρισμό θεμάτων σχετικά με το ωράριο εργασίας και τήρηση βιβλιαρίων ασφάλισης, με τη συγκέντρωση και επεξεργασία στατιστικών, και τέλος θα μεριμνούσε για την εύρυθμη λειτουργία των επιτροπών που υπάγονταν σε αυτό. 52

53 Κεφάλαιο 6: Μεθοδολογία 6.1 Μεθοδολογία πρακτικού μέρους εργασίας Στο κεφάλαιο αυτό θα παρουσιαστούν τα στάδια και η διαδικασία επεξεργασίας και οργάνωσης του αρχειακού υλικού του Τ.Ε.Β.Ε. Κεντρικής και Δυτικής, το οποίο παραχωρήθηκε στο Ιστορικό Αρχείο. Το αρχειακό υλικό σύμφωνα με την αρχή της εντοπιότητας πρέπει να παραμένει ενωμένο και να μη διασπάται με βάση τα εκάστοτε κριτήρια του κάθε υπαλλήλου της αρχειακής υπηρεσίας. Το υλικό που αποκτήθηκε ήταν διαχωρισμένο από τους υπαλλήλους του φορέα παραγωγής σε δώδεκα(12) κούτες με αύξουσα αρίθμηση. Το περιεχόμενο των κουτιών ήταν τοποθετημένο και διαχωρισμένο δίχως κάποια βασικά κριτήρια, κανόνες ταξινόμησης και οργάνωσης υλικού, όντας μοιρασμένο είτε σε φακέλους αρχειοθέτησης (ντοσιέ) είτε προχείρως δεμένο ή λυτό. Από την αρχειακή υπηρεσία δόθηκαν ο Αριθμός Ειδικού Ευρετηρίου (Α.Ε.Ε.) και Αριθμός υ Εισαγωγής (Α.Β.Ε.). Εικόνα 1 Άλυτα έγγραφα Εικόνα 2 Άλυτα έγγραφα Λόγω της μακρόχρονης φύλαξης του στα συγκεκριμένα κιβώτια δίχως τους στοιχειώδης κανόνες συντήρησης, το υλικό είχε υποστεί κάποια φθορά. Στο σημείο αυτό, πρέπει να τονισθεί ότι της φθοράς και της κατάστασης του υλικού κρίθηκε απαραίτητη η χρήση προστατευτικών μέτρων ( γάντια, μάσκες, στολές) για την ασφάλεια του προσωπικού και του αρχείου. 53

54 Εικόνα 3 Δείγμα φθοράς υλικού Εικόνα 4 Δείγμα φθοράς υλικού Εικόνα 5 Δείγμα φθοράς υλικού Ξεκινώντας τη διαδικασία επεξεργασίας του αρχείου τα κιβώτια ανοίχτηκαν με βάση τον αύξοντα αριθμό τους και το περιεχόμενο τους τοποθετήθηκε στους πάγκους εργασίας για επεξεργασία. Στη συνέχεια, θεωρήθηκε σκόπιμο να επεξεργαστεί κάθε φάκελος αρχειοθέτησης ή αρχειακός δεσμός ξεχωριστά με στόχο τη διατήρηση της συνοχής του αρχείου ως προς το περιεχόμενο. Εικόνα 6 Κουτί αποθήκευσης φορέα Εικόνα 7 Περιεχόμενο κουτιού φύλαξης Το πρώτο στάδιο επεξεργασίας ήταν η αφαίρεση ξένων σωμάτων, όπως συνδετήρες, συρραπτικά, λαστιχάκια και σελοτέιπ και ο διαχωρισμός των τεκμηρίων με χρονολογικά κριτήρια. Τα κριτήρια αυτά ήταν η ομαδοποίηση των τεκμηρίων σύμφωνα με τη χρονιά, το εξάμηνο ή το τρίμηνο ανάλογα τον όγκο των εκάστοτε εγγράφων. 54

55 Εικόνα 8 Πρώτο στάδιο επεξεργασίας Εικόνα 9 Πρώτο στάδιο επεξεργασίας Εικόνα 10 Πρώτο στάδιο επεξεργασίας Εικόνα 11 Πρώτο στάδιο επεξεργασίας Εικόνα 12 Πρώτο στάδιο επεξεργασίας Εν συνεχεία, ακολούθησε η συμπλήρωση του δελτίου περιγραφής του αρχειακού υλικού, δηλαδή καταγραφή αριθμού πρωτοκόλλου Α.Ε.Ε και Α.Β.Ε., φορέα παραγωγής των αρχείων, τίτλου και περιεχομένου του υλικού, χρονολογίες και παρατηρήσεις. Το δελτίο αυτό ονομάζεται δελτίο Σ.Α.Ε. (Συνοπτικό Αριθμητικό Ευρετήριο). Ειδικότερα, στο σημείο περιγραφής του υλικού σχετικά με το περιεχόμενο και το τίτλο πρέπει να σημειωθεί ότι χρησιμοποιήθηκαν οι πληροφορίες που προϋπήρχαν στους φακέλους αρχειοθέτησης (ντοσιέ), ενώ στη περίπτωση που δεν υπήρχαν οι απαραίτητες πληροφορίες στους φακέλους ή υπήρχε έλλειψη του φακέλου δόθηκε βαρύτητα στο περιεχόμενο των εγγράφων για την καταγραφή των στοιχείων. 55

56 Όπως αναφέρθηκε και παραπάνω τα στοιχεία για τη κατηγοριοποίηση του υλικού λήφθηκαν από τις πληροφορίες-τίτλο που υπάρχει πάνω στο φάκελο αρχειοθέτησης (ντοσιέ), στη περίπτωση όμως που δεν υπάρχουν οι απαραίτητες πληροφορίες του υλικού στο φάκελο, τα στοιχεία για τη περιγραφή λαμβάνονται μέσα από το περιεχόμενο των εγγράφων. Για παράδειγμα στην εικόνα χ παρέχονται: Φορέας, τίτλος υλικού( Γραφείο ασθενείας Διδυμότειχου Πίνακες κινήσεων εργαστηριακών εξετάσεων) και Χρονολογίες Εικόνα 13 Περιγραφή τεκμηρίου Από το εξής έγγραφο παρέχονται οι εξής πληροφορίες για τη περιγραφή: φορέας, χρονολογία, αριθμός πρωτοκόλλου και ο τίτλος του εγγράφου, συντάξεωνβεβαιώσεις επαγγελματικής απασχόλησης Τα υπόλοιπα στοιχεία περιγραφής του αρχειακού υλικού είναι προκαθορισμένα και δεν αναγράφονται πάνω στο έγγραφο πχ. Α.Β.Ε., Α.Ε.Ε. και κωδικός ενότητας περιγραφής. 56

57 Εικόνα 14 Περιγραφή τεκμηρίου Μετέπειτα, τα τεκμήρια τοποθετήθηκαν σε άσπρους -μη όξινους- φακέλους αρχειοθέτησης, οι οποίοι διατέθηκαν από την υπηρεσία του Ι.Α.Μ., και αναγράφηκαν πάνω τους τα παρακάτω στοιχεία: Α.Ε.Ε., Α.Β.Ε., φορέα παραγωγής του υλικού και αύξοντας αριθμός δελτίου Σ.Α.Ε.. Εικόνα 15 Τοποθέτηση σε λευκούς φακέλους Εικόνα 16 Τοποθέτηση σε λευκούς φακέλους Εικόνα 17 Καταγραφή στοιχείων σε φάκελο Εικόνα 18 Καταγραφή στοιχείων σε φάκελο Το επόμενο στάδιο είναι η εισαγωγή των άσπρων φακέλων αρχειοθέτησης σε χάρτινα κουτιά φύλαξης, με αποτέλεσμα την καλύτερη οργάνωση και φύλαξη των φακέλων. Πάνω στα κουτιά φύλαξης αναγράφονται ο φορέας παραγωγής των τεκμηρίων, οι αριθμοί Α.Ε.Ε. και Α.Β.Ε., ο αριθμός των δελτίων των τεκμηρίων που εμπεριέχονται στα κουτιά και τέλος ο αύξοντας αριθμός του κουτιού. Αντίθετα στα βιβλία, τα παραπάμω στοιχεία καταγράφτηκαν στη ράχη του βιβλίου. Στη συνέχεια, τα κουτιά φύλαξης ταξιθετήθηκαν στο χώρο φύλαξης που υποδείχθηκε από την υπηρεσία του Ι.Α.Μ. επί της οδού Επικούρου. Τοποθετήθηκαν σε μια από τις αίθουσες του διαμερίσματος, ιδιοκτησίας του Ι.Α.Μ., σε ειδικά διαμορφωμένα ράφια. Η ακριβής θέση φύλαξης τους είναι VI στ 5 έως VI-θ-4, όπου VI δηλώνεται η πλευρά των ραφιών, το γράμμα της 57

58 αλφαβήτου δηλώνει τη στήλη και τέλος, ο αριθμός το συγκεκριμένο ράφι που είναι τοποθετημένο το κουτί. Εικόνα 19 Ταξιθέτηση υλικού Εικόνα 20 Ταξιθέτηση υλικού Αφότου, ολοκληρώθηκε η επεξεργασία, περιγραφή και ταξιθέτηση του αρχειακού υλικού έπρεπε να περαστούν τα δελτία των τεκμηρίων στην ηλεκτρονική βάση της υπηρεσίας του Ο τελικός αριθμός δελτίων Σ.Α.Ε. Της συγκεκριμένης αρχειακής συλλογής είναι 607. Εικόνα 21 Αρχική σελίδα Τα Γ.Α.Κ. έχοντας αναλάβει να υλοποιήσουν το -ευρωπαϊκών προδιαγραφώνέργο «Ανάπτυξη ολοκληρωμένων ψηφιακών πολιτιστικών συλλογών των Γενικών Αρχείων του Κράτους», ξεκίνησαν μία πρωτοποριακή, για τα ελληνικά δεδομένα, προσπάθεια ψηφιοποίησης του υλικού που διαθέτουν η Κεντρική Υπηρεσία των Γ.Α.Κ. και οι τριάντα έξι(36) Περιφερειακές υπηρεσίες που ανήκουν σε αυτή. Στην προσπάθεια αυτή για τη ψηφιοποίηση των τεκμηρίων από όλα τα μήκη και πλάτη της Ελλάδος, δημιουργήθηκε η ηλεκτρονική βάση 58

59 του Αρχειομνήμονα με στόχο να καταχωρηθούν οι αρχειακές συλλογές των υπηρεσιών σε ηλεκτρονική μορφή. Σύμφωνα με την ιστοσελίδα των Γ.Α.Κ., ο Αρχειομνήμων αποτελεί ένα δυναμικό σύστημα διαχείρισης αρχειακών δεδομένων, όπου το προσωπικό της υπηρεσίας μπορεί να δώσει ηλεκτρονική υπόσταση στις συλλογές των Αρχείων και ο χρήστης να αποκτήσει πρόσβαση στην ηλεκτρονική μορφή τους, χωρίς γεωγραφικούς περιορισμούς και σε πραγματικό χρόνο. Με τον Αρχειομνήμονα σε λειτουργία, ψηφιακά αντίγραφα των κρατικών αρχειακών συλλογών γίνονται προσβάσιμα στον χρήστη-ερευνητή σε ταχύτερους χρόνους, ενώ η αναζήτηση τους απλοποιείται σύμφωνα με την αρχειακή τους περιγραφή. Το ηλεκτρονικό αυτό σύστημα φιλοξενεί πάνω από επτά εκατομμύρια ψηφιακές σελίδες προσβάσιμες στον χρήστη και ενημερώνεται συνεχώς, παράλληλα με την αύξηση των αρχειακών συλλογών των Γ.Α.Κ. Κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας προέκυψαν κάποια ενδιαφέροντα στατιστικά στοιχεία σχετικά με φύση του υλικού, τα οποία καταγράφονται παρακάτω μέσω των διαγραμμάτων που ακολουθούν. Ακολούθως, το υλικό που υπέστει την επεξεργασία και παρουσιάζεται στην προκείμενη εργασία, διαχωρίζεται σε είκοσι ένα(21) βιβλία και τριακόσια πενήντα επτά(357) φακέλους. Πίνακας 1 Διαχωρισμός υλικού Το παραπάνω στατιστικό στοιχείο υποδηλώνει τον τρόπο οργάνωσης που υπήρχε τη χρονική περίοδο όπου αναφέρεται το αρχειακό υλικό, δηλαδή η συγκέντρωση των στοιχείων μίας περιόδου, ενός θέματος ή μίας υπηρεσίας σε ένα ή περισσότερα βιβλία για την ταχεία αναζήτηση τους. 59