Εγχειρίδιο Διαδικασιών Εγγραφής Μελών. (Φεβρουάριος 2019)

Transcript

1 Εγχειρίδιο Διαδικασιών Εγγραφής Μελών (Φεβρουάριος 2019)

2 Εγχειρίδιο Διαδικασιών Εγγραφής Μελών ΣΕΛΚ Περιεχόμενα Α Β Γ Ερμηνεία όρων Γενικές πληροφορίες για την Εγγραφής Μελών ΣΕΛΚ Διαδικασία Εγγραφής Μελών (ΕΜ) ΣΕΛΚ Ετοιμασία και έγκριση νέων εντύπων ΕΜ από τον αρμόδιο λειτουργό για χρήση. Ανάρτηση εντύπου ΕΜ στον ιστότοπο του Συνδέσμου. Αξιολόγηση αιτήσεων ΕΜ Καταχώρηση νέων Μελών στο Μητρώο. Αφαίρεση Μελών από το Μητρώο. Διαγραφή Μελών από το Μητρώο. Μη έγκριση Νέου Μέλους 3

3 Α Ερμηνεία όρων Σύνδεσμος σημαίνει το Σύνδεσμο Εγκεκριμένων Λογιστών Κύπρου Διοικητικό Συμβούλιο σημαίνει το Διοικητικό Συμβούλιο του Συνδέσμου Γενικός Διευθυντής σημαίνει τον Γενικό Διευθυντή του Συνδέσμου Κανονισμοί σημαίνει τους Κανονισμούς αυτούς. Αρμόδιος λειτουργός σημαίνει αυτόν που κατέχει την συγκεκριμένη θέση για τα συγκεκριμένα καθήκοντα και διαδικασίες ΕΜ σημαίνει Εγγραφή Μελών Β Γενικές Πληροφορίες για τη ΕΜ ΕΜ σημαίνει την αρχική εγγραφή Μέλους του ΣΕΛΚ εφόσον ικανοποιηθούν σχετικές προϋποθέσεις. Οι προϋποθέσεις αναφέρονται στο Εγχειρίδιο Μελών Παράγραφος Γ Διαδικασία ΕΜ Ετοιμασία και έγκριση νέων εντύπων ΕΜ από τον αρμόδιο λειτουργό για χρήση Κάθε Νοέμβριο, ο αρμόδιος υπεύθυνος λειτουργός θεωρεί και, όπου χρειάζεται, ετοιμάζει νέα ή αναθεωρημένα έντυπα ΕΜ, τα οποία αποστέλλονται για έγκριση. Μαζί με την αίτηση θα πρέπει να επισυναφθούν: - Αντίγραφο της πολιτικής του ταυτότητας - Αντίγραφο του πιστοποιητικού γάμου, αν το όνομά του έχει αλλάξει - Αντίγραφο του πιστοποιητικού του σώματος λογιστών που είναι μέλος (σύμφωνα με τις παραγράφους 1(β) και (1(γ) του Κανονισμού 1.103) - Αντίγραφο πιστοποιητικών πρακτικής πείρας για μέλη του AICPA - Αντίγραφο του πιστοποιητικού επιτυχίας στις εξετάσεις επαγγελματικής ικανότητας (όπου εφαρμόζεται, σύμφωνα με τις παραγράφους 4(1)(α) και 4(1)(δ) του Κανονισμού 1.103) - Αναλυτική κατάσταση της εργασιακής πείρας (όπου εφαρμόζεται, σύμφωνα με τις παραγράφους 4(1)(α) και 4(1)(δ) του Κανονισμού 1.103) - Παραστατικό επίπεδο εισαγωγής στο Πανεπιστήμιο ή σε ισοδύναμο επίπεδο (όπου εφαρμόζεται, σύμφωνα με την παράγραφο 4(1)(α) του Κανονισμού 1.103) - Αντίγραφο της άδειας από το Υπουργικό Συμβούλιο ή τον Υπουργό Εμπορίου, Βιομηχανίας και Τουρισμού (όπου εφαρμόζεται, σύμφωνα με τις παραγράφους 4(1)(ε) έως 4(1)(ζ) του Κανονισμού 1.103) - Πρόσφατο Πιστοποιητικό Λευκού Ποινικού Μητρώου (Κατά προτίμηση πρωτότυπου) - Το Τέλος Εγγραφής και η Ετήσια Συνδρομή Μέλους 4

4 Ανάρτηση εντύπου ΕΜ στον ιστότοπο του Συνδέσμου. Το έντυπο ΕΜ αναρτάται στον ιστότοπο του Συνδέσμου για εύκολη πρόσβαση και χρήση. Αξιολόγηση αιτήσεων ΕΜ: Η αίτηση και τα παραστατικά συλλέγονται και αξιολογούνται εκ πρώτης (με τη χρήση checklist) για την πληρότητά τους. Η αίτηση υπογράφεται από τον Αρμόδιο Διοικητικό Λειτουργό και μαζί με τα παραστατικά προωθούνται στον Επικεφαλής Εγγραφής και Αδειοδότησης Μελών για περαιτέρω επεξεργασία. Ο Επικεφαλής Εγγραφής και Αδειοδότησης Μελών αφού εξετάσει και υπογράψει το έντυπο ΕΜ ετοιμάζει και υπογράφει το Έντυπο Τροποποίησης του Μητρώου Μελών ΣΕΛΚ. Το Έντυπο Τροποποίησης του Μητρώου Μελών ΣΕΛΚ μαζί με την ΕΜ προωθείται στον Γενικό Διευθυντή για έγκριση και υπογραφή. Σημειώνεται ότι, ο Επικεφαλής Εγγραφής και Αδειοδότησης Μελών και ο Γενικός Διευθυντής είναι τα μέλη της Επιτροπής Εγγραφής και Αδειοδότησης Μελών (η οποία με βάση τις Διαδικασίες της Εγκρίνει την αρχική Εγγραφή Μέλους). Η περίοδος αξιολόγησης αίτησης για Εγγραφή Μέλους διαρκεί μέχρι και 2 μήνες. Οποιαδήποτε αίτηση (Μέλους / Οίκου) που παρουσιάζει εκκρεμότητες / ή ελλιπή στοιχεία, η διαδικασία αξιολόγησής της δεν ολοκληρωθεί εντός των 2 μηνών εξ υπαιτιότητας του αιτητή, αυτή θα επιστρέφεται στον αιτητή. Καταχώρηση Νέων Μελών στο σχετικό Μητρώο Μετά την έγκριση της αίτησης Μέλους και του Εντύπου Τροποποίησης του Μητρώου Μελών ΣΕΛΚ, δίδεται οδηγία στον Διαχειριστή Μητρώου Μελών για καταχώρηση στο Μητρώο Μελών του ΣΕΛΚ των τροποποιήσεων που εγκρίθηκαν (ΕΤΜ2/2017). Ο Διαχειριστής Μητρώου Μελών ΣΕΛΚ καταχωρεί τις τροποποιήσεις και επιβεβαιώνει γραπτώς την καταχώρησή τους. Ο Επικεφαλής Εγγραφής και Αδειοδότησης Μελών αφού βεβαιώσει την ορθότητα των καταχωρήσεων, δίδει οδηγίες στην Υπεύθυνη του Λογιστηρίου για αντίστοιχη ενημέρωση του λογιστικού συστήματος μέσω του Εντύπου Ενημέρωσης Λογιστικού Συστήματος (ΕΤΜ3/2017). Το λογιστήριο επιβεβαιώνει γραπτώς την ενημέρωση του λογιστικού συστήματος. Ο Επικεφαλής Εγγραφής και Αδειοδότησης Μελών αφού βεβαιώσει την ορθότητα της ενημέρωσης του λογιστικού συστήματος δίδει οδηγίες στην Γραμματεία για αρχειοθέτηση της αίτησης ΕΜ μαζί με όλα τα σχετικά έντυπα σε ηλεκτρονική και έντυπη μορφή. Η Γραμματεία επιβεβαιώνει γραπτώς την αρχειοθέτηση των σχετικών εντύπων. Τα σχετικά έντυπα φυλάγονται για περίοδο που καθορίζονται από την Πολιτική Διατήρησης Αρχείων (Retention Policy). 5

5 Πριν την φύλαξη της αίτησης ΕΜ και των σχετικών εντύπων τυπώνονται τα Πιστοποιητικά Μέλους από το σύστημα MS Access Certificates μαζί με σχετική επιστολή. Αφαίρεση Μελών από το Μητρώο Μέλη αφαιρούνται από το Μητρώο με βάση τις Διαδικασίες που αναφέρονται στο Εγχειρίδιο Μελών Διαγραφή Μελών από το Μητρώο Μέλη διαγράφονται από το Μητρώο με βάση τις Διαδικασίες που αναφέρονται στο Εγχειρίδιο Μελών Μη έγκριση Νέων Μελών Στις περιπτώσεις όπου αίτηση ΕΜ απορρίπτεται, ο λόγος της απόρριψης καταγράφεται επί της αίτησης ΕΜ. Η αίτηση ΕΜ φυλάσσεται για περίοδο η οποία καθορίζεται με βάση την πολιτική διατήρησης αρχείων (retention policy). 6