ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ. Κωδικός: Δ.TTY.150 Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 1 από 6

Transcript

1 Κωδικός: Δ.TTY.150 Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 1 από 6 1. Εισαγωγή Η παρούσα διαδικασία περιγράφει όλες τις συντονισμένες ενέργειες για την διενέργεια των διαγωνισμών για την ανάθεση εκτέλεσης έργων και μελετών, σύμφωνα με το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο. Η διαδικασία εφαρμόζεται στο σύνολο των τεχνικών έργων εντός του ΕΚΕΦΕ ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ είτε αυτών των οποίων η υλοποίηση έχει ήδη ενταχθεί σε πρόγραμμα συγχρηματοδότησης είτε αυτών των οποίων η υλοποίηση θα πραγματοποιηθεί από ιδίους πόρους του Κέντρου. 2. Αρμόδιοι 2.1 Πρόεδρος Δ.Σ. & Διευθυντής ΕΚΕΦΕ ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ 2.2 Διευθυντής Δ.Τ.Ε & Υ.Ε 2.3 Προϊστάμενος Τ.Τ.Υ. 2.4 Γραμματεία ΤΤΥ 2.5 Πρόεδρος Επιτροπής διενέργειας διαγωνισμού 2.6 Επιτροπή διενέργειας διαγωνισμού 2.7 Υπεύθυνος Μονάδας Διαχείρισης Τεχνικών Έργων ΤΤΥ 2.8 Προσωπικό Μονάδας Διαχείρισης Τεχνικών Έργων ΤΤΥ (προσωπικό διενέργειας διαγωνισμών και ανάθεσης - διαχείρισης συμβάσεων) 3. Περιγραφή 3.1 Παραλαβή και Εξέταση των Φακέλων Προσφοράς Η Επιτροπή συνέρχεται την ημέρα του Διαγωνισμού μισή ώρα πριν από την καθορισμένη ώρα λήξης παραλαβής των προσφορών και ο Πρόεδρος της Επιτροπής κηρύσσει την έναρξή του. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Διαγωνισμού επικοινωνεί με την υπηρεσία του πρωτοκόλλου για να διαπιστώσει αν έχουν αφιχθεί ταχυδρομικώς προσφορές (σημειώνεται ότι στο πρωτόκολλο, πάνω στο φάκελο της προσφοράς, αναγράφεται η ώρα και ημέρα άφιξης της και μονογράφεται από τον υπεύθυνο υπάλληλο) και, σε καταφατική περίπτωση, μεταβαίνει μέλος της, κατ εντολή του προέδρου της και παραλαμβάνει τις προσφορές για να τηρηθεί η υπόλοιπη διαδικασία του διαγωνισμού. Η παραλαβή και εξέταση των προσφορών στην ανοιχτή διαδικασία γίνεται από την Επιτροπή Διαγωνισμού αυθημερόν, σε δημόσια συνεδρίαση και σε ενιαίο στάδιο, το οποίο περιλαμβάνει τον έλεγχο των δικαιολογητικών συμμετοχής, (σύμφωνα με τα Σύνταξη: ΠΑΠΑΝΙΚΟΛΑΟΥ ΜΑΡΙΑ Υπευθ. Διαχείρισης Ποιότητας Δ.Τ.Ε& Υ.Ε Έλεγχος: ΦΟΝΤΑΡΑ ΜΑΡΙΝΑ Υπεύθ. Διαχείρισης Ποιότητας ΕΚΕΦΕ/ Δ Έγκριση: ΑΓΓΕΛΗΣ ΖΗΣΙΜΟΣ Προϊστάμενος Δ.Τ.Ε & Υ.Ε

2 Κωδικός: Δ.TTY.150 Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 2 από 6 γραφόμενα στη σχετική διακήρυξη) και την αποσφράγιση και τον έλεγχο των οικονομικών προσφορών. Η Επιτροπή παραλαμβάνει, με τη σειρά που προσέρχονται οι διαγωνιζόμενοι, τις προσφορές αφού προηγουμένως: α. εξετάσει τα στοιχεία ταυτότητας του νόμιμου εκπροσώπου ή του πληρεξουσίου (διορισμένου, σύμφωνα με το καταστατικό, με συμβολαιογραφικό έγγραφο) του κάθε διαγωνιζομένου, ο οποίος προσκομίζει τη σχετική προσφορά (εκτός της περιπτώσεως της ταχυδρομικής αποστολής των προσφορών, όταν αυτή επιτρέπεται κατά τις κείμενες διατάξεις). β. εξετάσει μέσα από πρωτότυπο έγγραφο την τάξη του εργοληπτικού πτυχίου του διαγωνιζομένου (από όπου προκύπτει σύμφωνα και με την εγκεκριμένη διακήρυξη η νομιμοποίηση της συμμετοχής του στον Διαγωνισμό) καθώς και το χρόνο ισχύος του εργοληπτικού πτυχίου. Κατά τη στιγμή της παραλαβής της κάθε προσφοράς, ο Πρόεδρος της Επιτροπής αριθμεί και υπογράφει την προσφορά (οικονομική προσφορά και φακέλους δικαιολογητικών) και αμέσως υπογράφουν την προσφορά τα μέλη της Επιτροπής. Παράλληλα ο γραμματέας της Επιτροπής συμπληρώνει στον πίνακα Ε.TTY τα βασικά στοιχεία των διαγωνιζομένων. Ακολουθεί ο έλεγχος των εγγυητικών επιστολών συμμετοχής, που αποτελούν ουσιαστικό στοιχείο δέσμευσης των διαγωνιζομένων. Οι εγγυητικές επιστολές συμμετοχής συλλέγονται από όλους τους φακέλους των προσφορών, ελέγχονται σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις και τους όρους του Διαγωνισμού, αρχειοθετούνται και φυλάσσονται σε ασφαλές μέρος από τον Πρόεδρο της Επιτροπής μέχρι το πέρας της διαδικασίας διαγωνισμού. Οι φάκελοι που περιέχουν τα δικαιολογητικά συμμετοχής ανοίγονται, καταγράφονται στον πίνακα Ε.TTY τα έγγραφα και δικαιολογητικά που περιέχονται στο φάκελο (χωρίς ταυτόχρονα να ελέγχεται το νομότυπο και η πληρότητά τους), μονογράφονται τα έγγραφα αυτά, ελέγχεται η πρωτότυπη βεβαίωση εγγραφής στο Μ.Ε.Ε.Π. (και επιστρέφεται) ή το αντίγραφο εγγραφής σε επαγγελματικό μητρώο ή κατάλογο της αλλοδαπής (όταν ο διαγωνιζόμενος είναι αλλοδαπός από κράτος - μέλος της Ε.Ε., του Ε.Ο.Χ. ή από κράτος που έχει κυρώσει τη συμφωνία του Π.Ο.Ε. για τις δημόσιες συμβάσεις). Στη συνέχεια αποσφραγίζονται οι οικονομικές προσφορές, μονογράφονται από τον Πρόεδρο και τα μέλη της Επιτροπής Διαγωνισμού, ανακοινώνονται τα επιμέρους στοιχεία τους για κάθε διαγωνιζόμενο και καταγράφεται στον πίνακα Ε.TTY το ποσοστό εκπτώσεως κάθε εταιρείας. (Οι πίνακες Ε.TTY και Ε.TTY υπογράφονται από τα μέλη της Επιτροπής Διαγωνισμού και αποτελούν μέρος του πρακτικού της). Η μη υποβολή οποιουδήποτε από τα δικαιολογητικά συμμετοχής που προβλέπονται στη διακήρυξη καθιστά την προσφορά απαράδεκτη.

3 Κωδικός: Δ.TTY.150 Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 3 από 6 Ο πλήρης έλεγχος των δικαιολογητικών συμμετοχής και των οικονομικών προσφορών ολοκληρώνεται την ημέρα της δημοπρασίας και διενεργείται κατά τη σειρά της μειοδοσίας, αρχίζοντας από τον πρώτο μειοδότη. Αν η ολοκλήρωση του ελέγχου δεν είναι δυνατή την ίδια ημέρα, λόγω του μεγάλου αριθμού των προσφορών, ελέγχονται τουλάχιστον οι δέκα (10) πρώτες κατά σειρά μειοδοσίας προσφορές. Στην περίπτωση αυτή, η διαδικασία συνεχίζεται τις επόμενες εργάσιμες ημέρες, εκτός αν υφίσταται σπουδαίος λόγος για την αναβολή της σε ημέρα και ώρα που ανακοινώνεται με τοιχοκόλληση στον πίνακα ανακοινώσεων της υπηρεσίας. Ακολουθεί ανακοίνωση του Προέδρου της Επιτροπής (έντυπο Ε.TTY.150-1, Ανακοίνωση Ανάρτησης Πρακτικών ), σε πίνακα της υπηρεσίας στην οποία διεξάγονται οι ανοιχτές συνεδριάσεις της, με την οποία γνωστοποιείται στους διαγωνιζόμενους ότι το πρακτικό διατίθεται για ενημέρωσή τους και ότι μπορούν μέσα σε πέντε (5) ημέρες από την ανωτέρω ανακοίνωση να υποβάλουν όλες τις τυχόν ενστάσεις τους. Η πενθήμερη προθεσμία υποβολής ενστάσεων αρχίζει την επόμενη της ανάρτησης ημέρα. Η Επιτροπή Διαγωνισμού είναι υποχρεωμένη να επιτρέψει την πρόσβαση των διαγωνιζομένων στα έγγραφα που υποβλήθηκαν στο διαγωνισμό, με επιτόπιο έλεγχο των εγγράφων και λήψη φωτοαντιγράφων των απαραίτητων κατά τους ίδιους εγγράφων με δαπάνες τους, σύμφωνα με τα οριζόμενα στη σχετική νομοθεσία. Οι ενστάσεις απευθύνονται στην Προϊσταμένη Αρχή, υποβάλλονται στο πρωτόκολλο της υπηρεσίας που διεξάγει το διαγωνισμό και γνωστοποιούνται με μέριμνα της υπηρεσίας αυτής στον Πρόεδρο της Επιτροπής Διαγωνισμού. Αν υποβληθούν ενστάσεις, η Επιτροπή Διαγωνισμού, μετά και τη συνδρομή της νομικής υποστήριξης, συντάσσει γνωμοδότηση την οποία και διαβιβάζει, (μαζί με τις ενστάσεις, το πρακτικό της και τα έγγραφα των φακέλων στα οποία οι ενστάσεις στηρίζονται) στην Προϊσταμένη Αρχή, η οποία αποφαίνεται επί των ενστάσεων και εν συνεχεία (στην ίδια ή και διαφορετική απόφαση) εγκρίνει το αποτέλεσμα. Αν κατά τη σύνταξη του ανωτέρω πρακτικού δεν υποβληθούν ενστάσεις, η Επιτροπή Διαγωνισμού ολοκληρώνει το πρακτικό για το αποτέλεσμα της δημοπρασίας. Με το πέρας της διαδικασίας διαγωνισμού ο Πρόεδρος της Επιτροπής παραδίδει τις εγγυητικές επιστολές συμμετοχής στο προσωπικό διενέργειας διαγωνισμών.

4 Κωδικός: Δ.TTY.150 Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 4 από Ολοκλήρωση Διαγωνισμού Ο γραμματέας της Επιτροπής Διαγωνισμού συντάσσει την απόφαση έγκρισης των αποτελεσμάτων της δημοπρασίας, σύμφωνα με το έντυπο Ε.TTY.150-2, Απόφαση Έγκρισης Πρακτικών, το οποίο συνοδευόμενο από τα πρακτικά της Επιτροπής Διαγωνισμού προωθείται στον Διευθυντή του ΕΚΕΦΕ ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ για υπογραφή της απόφασης έγκρισης του αποτελέσματος της δημοπρασίας, σύμφωνα με τις σχετικές νομοθετικές διατάξεις. Η απόφαση αυτή κοινοποιείται στους διαγωνιζόμενους εκτός του μειοδότη με ευθύνη του γραμματέα της Επιτροπής Διαγωνισμού και τη χρήση του εντύπου Ε.TTY.150-3, Κοινοποίηση Αποτελέσματος στους Συμμετέχοντες. Η απόφαση έγκρισης του αποτελέσματος, κοινοποιείται στους διαγωνιζόμενους ταχυδρομικώς με απόδειξη ή με fax. Για σύναψη οποιασδήποτε σύμβασης έργου, προϋπολογισμού δαπάνης, χωρίς συνυπολογισμό του αναλογούντος φόρου προστιθέμενης αξίας (Φ.Π.Α.), μεγαλύτερου του ποσού του ενός εκατομμυρίου ( ) ευρώ, (άρθρο 30, Ν3669/2008) διενεργείται υποχρεωτικά έλεγχος νομιμότητας αυτής από κλιμάκιο του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Αν δεν διενεργηθεί έλεγχος, η σύμβαση που συνάπτεται είναι άκυρη. Για το σκοπό αυτόν υποβάλλεται από την προϊσταμένη αρχή φάκελος με όλα τα σχετικά έγγραφα και στοιχεία, ιδίως δε αυτά των οποίων η έλλειψη επιφέρει κατά την κειμένη νομοθεσία τον αποκλεισμό της συμμετέχουσας στο διαγωνισμό επιχείρησης. Αν ο έλεγχος αποβεί αρνητικός η σύμβαση δεν συνάπτεται. Ο έλεγχος ολοκληρώνεται μέσα σε τριάντα (30) ημέρες από τη διαβίβαση προς το Ελεγκτικό Συνέδριο του φακέλου. Παράλληλα και εφόσον το έργο έχει ενταχθεί σε Επιχειρησιακό ή άλλο Πρόγραμμα, απαιτείται η γνωστοποίηση της επερχόμενης σύναψης της σύμβασης στην οικεία Διαχειριστική Αρχή και στις λοιπές Αρχές που μνημονεύονται στην σχετική απόφαση ένταξης του έργου στο Πρόγραμμα. Το αρμόδιο προσωπικό διενέργειας διαγωνισμών έχει την ευθύνη για τις επαφές με το Ελεγκτικό Συνέδριο και τη Διαχειριστική Αρχή (αν και όταν απαιτείται). Μετά τη σύμφωνη γνώμη του Ελεγκτικού Συνεδρίου και της Διαχειριστικής Αρχής (αν και όταν απαιτείται) το αρμόδιο προσωπικό διενέργειας διαγωνισμών συντάσσει το έντυπο Ε.TTY.150-4, Πρόσκληση για Προσκόμιση Παραστατικών με το οποίο ζητεί από την εργοληπτική επιχείρηση ή κοινοπραξία που αναδείχθηκε μειοδότρια, τάσσοντας την κατά την κρίση της αναγκαία προθεσμία, η οποία δεν μπορεί να είναι μικρότερη των δέκα (10) ημερών, να προσκομίσει εκ νέου, επικαιροποιημένα, τα δικαιολογητικά συμμετοχής που προσκομίσθηκαν στο διαγωνισμό και έχει τυχόν λήξει ο χρόνος ισχύος τους, επιπλέον δε, σε κάθε περίπτωση, πιστοποιητικά περί μη κηρύξεως σε πτώχευση, εκκαθάριση και αναγκαστική διαχείριση.

5 Κωδικός: Δ.TTY.150 Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 5 από 6 Τα πιστοποιητικά αυτά πρέπει να φέρουν απαραίτητα χρόνο έκδοσης μετά την κοινοποίηση της σχετικής πρόσκλησης της υπηρεσίας. Αν η τεθείσα προθεσμία παρέλθει άπρακτη ή αν τα προσκομισθέντα δικαιολογητικά είναι ελλιπή ή αν εξέλιπαν οι προϋποθέσεις υπό τις οποίες έγινε δεκτός στο διαγωνισμό ο μειοδότης, εξετάζεται η ανάθεση της κατασκευής στην αμέσως επόμενη, κατά σειρά μειοδοσίας, εργοληπτική επιχείρηση ή κοινοπραξία υπό τις ίδιες προϋποθέσεις και ούτω καθεξής έως ότου καταστεί δυνατή η ανάθεση. Η μη έγκαιρη προσκόμιση των ως άνω δικαιολογητικών, για λόγους που οφείλονται σε υπαιτιότητα του μειοδότη, έχει ως συνέπεια την άμεση κατάπτωση της εγγυητικής επιστολής συμμετοχής και αποτελεί λόγο πειθαρχικής δίωξης. Τα στοιχεία συλλέγονται και ελέγχονται από το αρμόδιο προσωπικό διενέργειας διαγωνισμών και, εφόσον δεν έχουν εκλείψει οι προϋποθέσεις συμμετοχής στο διαγωνισμό, κοινοποιείται η εγκριτική του αποτελέσματος του διαγωνισμού απόφαση στο μειοδότη (σύναψη σύμβασης), με πρόσκληση για την υπογραφή της σύμβασης (έντυπο Ε.TTY.150-5, Πρόσκληση για την Υπογραφή της Σύμβασης ) με βάση την ισχύουσα νομοθεσία, προσκομίζοντας μεταξύ των άλλων που προβλέπονται από τα συμβατικά τεύχη και τις απαιτούμενες εγγυητικές επιστολές καλής εκτέλεσης. Η πρόσκληση κοινοποιείται στον ανάδοχο ταχυδρομικώς με απόδειξη ή με fax και κρατούνται τα αποδεικτικά στοιχεία αποστολής και επίδοσής της. Όλα τα στοιχεία του έργου και του αναδόχου, προωθούνται με ευθύνη του αρμόδιου προσωπικού διενέργειας διαγωνισμών στο αρμόδιο προσωπικό ανάθεσης και διαχείρισης συμβάσεων. 3.3 Υπογραφή Σύμβασης Το αρμόδιο προσωπικό ανάθεσης και διαχείρισης συμβάσεων βάση των στοιχείων του έργου και των στοιχείων του αναδόχου, συντάσσει τη σύμβαση (έντυπο Ε.TTY.150-6, Σύμβαση ) και με τη βοήθεια της Νομικής Υποστήριξης, αν αυτό κριθεί αναγκαίο. Η σύμβαση υπογράφεται από τον Διευθυντή του ΕΚΕΦΕ ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ και τον, ειδικά γι' αυτό, εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο του αναδόχου. Μετά την υπογραφή της σύμβασης, επιστρέφεται στον ανάδοχο η εγγυητική επιστολή συμμετοχής του στο διαγωνισμό και το αρμόδιο προσωπικό διενέργειας διαγωνισμών φυλάσσει στο φάκελο των εγγυητικών επιστολών αντίγραφό της και την απόδειξη παραλαβής της.

6 Κωδικός: Δ.TTY.150 Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 6 από 6 4. Σχετικά Έντυπα 4.1 Πρωτότυπες προσφορές 4.2 Πρακτικά Επιτροπής Διαγωνισμού 4.3 Ε.TTY.150-1, Ανακοίνωση Ανάρτησης Πρακτικών 4.4 Ενστάσεις που τυχόν ασκήθηκαν μαζί με τις αποφάσεις επί αυτών 4.5 Ε.TTY.150-2, Απόφαση Έγκρισης Πρακτικών 4.6 Ε.TTY.150-3, Κοινοποίηση Αποτελέσματος στους Συμμετέχοντες 4.7 Ε.TTY.150-4, Πρόσκληση για Προσκόμιση Παραστατικών 4.8 Ε.TTY.150-5, Πρόσκληση για την Υπογραφή της Σύμβασης 4.9 Ε.TTY.150-6, Σύμβαση 4.10 Αντίγραφα εγγυητικών επιστολών συμμετοχής και καλής εκτέλεσης της σύμβασης 5. Αρχεία 5.1 Οι πρωτότυπες προσφορές, τα πρακτικά επιτροπής διαγωνισμού, οι ενστάσεις μαζί με τις αποφάσεις επί αυτών, τα αντίγραφα εγγυητικών επιστολών συμμετοχής και καλής εκτέλεσης καθώς και τα Έντυπα Ε.TTY.150-1, Ε.TTY.150-2, Ε.TTY.150-3, Ε.TTY.150-4, Ε.TTY.150-5, Ε.TTY τηρούνται στο φάκελο του έργου επ αόριστον. 6. Αλλαγές του Εγγράφου Έκδοση / Ημερομηνία Περιγραφή τροποποίησης 1/ Αρχική Έκδοση