Τ.Ε.Ι. ΚΡΗΤΗΣ, Σ.Δ.Ο., Τμήμα Λογιστικής. Business Processes

Transcript

1 Τ.Ε.Ι. ΚΡΗΤΗΣ, Σ.Δ.Ο., Τμήμα Λογιστικής Business Processes

2 Η διαδικασία προμηθειών περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που εμπλέκονται στην απόκτηση των απαιτούμενων εξωτερικών υλικών από έναν προμηθευτή. Όπως φαίνεται και στο παράδειγμα, η διαδικασία αποτελείται από πέντε βήματα τα οποία ολοκληρώνονται σε τρία διαφορετικά τμήματα της επιχείρησης. Buy

3 Η διαδικασία ξεκινά όταν η αποθήκη αναγνωρίζει την ανάγκη για την προμήθεια υλικών, συνήθως λόγω των χαμηλών επιπέδων των αποθεμάτων. Η αποθήκη τότε συντάσσει την ανάγκη αυτή με τη μορφή μιας επίταξης αγοράς, την οποία και στέλνει στο τμήμα αγορών. Στη συνέχεια, το τμήμα αγορών προσδιορίζει τον κατάλληλο προμηθευτή, δημιουργεί μια εντολή αγοράς, και την αποστέλλει στον προμηθευτή. Ο προμηθευτής με τη σειρά του αποστέλλει τα υλικά, τα οποία λαμβάνονται στην αποθήκη. Ο πωλητής στέλνει στη συνέχεια ένα τιμολόγιο, το οποίο παραλαμβάνεται από το λογιστήριο. Το λογιστήριο ακολούθως στέλνει την αντίστοιχη πληρωμή στον προμηθευτή, ώστε να ολοκληρωθεί η διαδικασία. Buy (2)

4 Πριν, μια χαμηλή απογραφή των υλικών ήταν η σκανδάλη για την έναρξη της διαδικασίας. Ωστόσο, η προμήθεια υλικών θα μπορούσε να προκληθεί με έναυσμα από άλλες διαδικασίες, 3 εναλλακτικά σενάρια είναι τα ακόλουθα: 1. Η διαδικασία σχεδιασμού υλικών θα μπορούσε να αναφέρει ότι η εταιρεία έχει ανάγκες για την προμήθεια υλικών με βάση τις προβλέψεις για τη ζήτηση των σχετικών προϊόντων. 2. Η διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων ή η διαδικασία εξυπηρέτησης πελατών θα μπορούσε να προκαλέσει την προμήθεια ενός υλικού που απαιτούνται για να επισκευάσει ένα μηχάνημα ή ένα προϊόν που έχει προηγουμένως αγοραστεί από τον πελάτη. 3. Μια παραγγελία ενός πελάτη θα μπορούσε να προκαλέσει την ανάγκη αγοράς π.χ. πρώτων υλών ή εξαρτημάτων που απαιτούνται για την παρασκευή του προϊόντος. Buy (3)

5 Στo προηγούμενο σενάριο, η επιχείρηση ικανοποίησε την ανάγκη για υλικά μέσω της διαδικασίας προμηθειών από κάποιον προμηθευτή. Άλλες φορές, όμως, μια εταιρεία χρησιμοποιεί τη διαδικασία παραγωγής για να αποκτήσει τα αναγκαία υλικά στο εσωτερικό. Μία παραγγελία του πελάτη μπορεί να προκαλέσει τη διαδικασία παραγωγής. Εναλλακτικά, η διαδικασία σχεδιασμού υλικών επίσης μπορεί να εκκινήσει την εσωτερική παραγωγή. Στην περίπτωση που η αποθήκη παρατηρήσει ότι απογραφή των προϊόντων είναι χαμηλή, θα ζητήσει από την παραγωγή την κατασκευή τους. Στη συνέχεια, το τμήμα παραγωγής θα εγκρίνει το αίτημα. Η έγκριση επιτρέπει την αποθήκη για να απελευθερώσει τα υλικά που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της παραγωγής. Μόλις το τμήμα παραγωγής ολοκληρώσει το έργο της, η αποθήκη τοποθετεί τα τελικά προϊόντα στο απόθεμα. Make

6 Make (2)

7 Η διαδικασίας της εκπλήρωσης ασχολείται με την αποτελεσματική επεξεργασία των παραγγελιών. Προκαλείται από την εντολή αγοράς ενός πελάτης η οποία έχει παραληφθεί από το τμήμα πωλήσεων. Το τμήμα πωλήσεων επικυρώνει την παραγγελία του πελάτη και δημιουργεί μια επίσημη παραγγελία πωλήσεων. Στη συνέχεια, το σύστημα διαβιβάζει τα δεδομένα που σχετίζονται με την παραγγελία στα άλλα τμήματα της επιχείρησης, και παρακολουθεί την πρόοδο της παραγγελίας. Η αποθήκη προετοιμάζει και στέλνει την παραγγελία στον πελάτη. Μόλις κοινοποιηθεί η αποστολή στο λογιστήριο, αυτό δημιουργεί ένα τιμολόγιο και το στέλνει στον πελάτη. Ο πελάτης στη συνέχεια κάνει μια πληρωμή, η οποία ενημερώνει και τα λογιστικά βιβλία. Φυσικά, σε πολλές περιπτώσεις τα υλικά που διέταξε η παραγγελία δεν είναι διαθέσιμα στην αποθήκη. Σε τέτοιες περιπτώσεις θα προκαλέσει την διαδικασία εξωτερικών προμηθειών ή / και της παραγωγής. Sell

8 Sell (2)

9 Ο όρος υλικό περιλαμβάνει όλα τα προϊόντα, εξαρτήματα, ανταλλακτικά και ούτω καθεξής που χρησιμοποιεί ένας οργανισμός. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν και παράγουν πολλά είδη υλικών. Για παράδειγμα, ο σχεδιασμός υλικών σε έναν κατασκευαστή ποδηλάτων περιλαμβάνει: (α) έτοιμα προϊόντα, όπως ποδήλατα, τα οποία πωλούνται σε πελάτες (β) ημιτελή αγαθά, όπως τα συγκροτήματα τροχών, που χρησιμοποιούνται για να κάνουν τα τελικά προϊόντα και (γ) πρώτες ύλες, όπως ελαστικά, σωλήνες και ρόδες που χρησιμοποιούνται για να κάνουν τα συγκροτήματα τροχών. Ο σκοπός του σχεδιασμού υλικού είναι να ταιριάζει την προμήθεια υλικών με την ζήτηση. Η ζήτηση για έτοιμα προϊόντα βασίζεται σε εξωτερικούς παράγοντες όπως τα γούστα και οι προτιμήσεις των πελατών, οι οικονομικές συνθήκες, και οι ενέργειες των ανταγωνιστών. Η ζήτηση για τα άλλα υλικά εξαρτάται από τη ζήτηση για τα τελικά προϊόντα. Κατά συνέπεια, οι οργανισμοί χρησιμοποιούν διαφορετικά δεδομένα και διαδικασίες για να προγραμματίσουν για διαφορετικούς τύπους υλικών. Plan

10 Η προμήθεια των υλικών είναι συνάρτηση πολλών εσωτερικών και εξωτερικών παραγόντων. Για παράδειγμα, η προμήθεια των υλικών που αγοράζονται στο εξωτερικό (π.χ. πρώτες ύλες) εξαρτάται από τη διαθεσιμότητα από τους προμηθευτές καθώς και ο χρόνος, που είναι το χρονικό διάστημα μεταξύ της παραγγελίας και την παραλαβή της αποστολής. Εσωτερικά, η προσφορά εξαρτάται από τη διαθέσιμη ικανότητα παραγωγής στα εργοστάσια. Το αποτέλεσμα του σχεδιασμού υλικών είναι η ανάπτυξη στρατηγικών και επιχειρησιακών σχεδίων που ταιριάζουν την προσφορά και την ζήτηση όσο το δυνατόν περισσότερο. Υπέρβαση προσφοράς θα οδηγήσει σε αύξηση του κόστους των αποθεμάτων, τα οποία είναι τα έξοδα που συνδέονται με την αποθήκευση των υλικών. Ανεπαρκής προσφορά θα οδηγήσει σε μια κατάσταση που ονομάζεται stock-out στην οποία η εταιρεία δεν μπορεί να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις των πελατών της. Και οι δύο καταστάσεις μπορούν να υπονομεύσουν την παραγωγικότητα και τα κέρδη μιας επιχείρησης. Ο σχεδιασμός υλικών επηρεάζεται από τη διαδικασία εκπλήρωσης, η οποία παρέχει τα δεδομένα για τις πωλήσεις που χρησιμοποιούν οι εταιρείες για την πρόβλεψη της ζήτησης των τελικών αγαθών. Επηρεάζεται επίσης από την προμήθεια και την παραγωγή, η οποία παρέχει στοιχεία για χρόνους και ικανότητες, καθώς και από τις IWM, που παρέχει στοιχεία για τη διαθεσιμότητα υλικού. Αντίστοιχα, ο σχεδιασμός υλικών θα προκαλέσει την προμήθεια και παραγωγή για να διασφαλιστεί η ζήτηση ικανοποιείται και IWM διαδικασίες για την εξασφάλιση ότι τα υλικά βρίσκονται στην αποθήκη μέχρι να ζητηθούν. Plan (2)

11 Store

12 Η καταγραφή και διαχείριση αποθήκης (IWM) ασχολείται με την αποθήκευση και διακίνηση των υλικών. Για μια επιχείρηση στο να λειτουργήσει αποτελεσματικά, είναι σημαντικό όλα τα υλικά πρέπει να αποθηκεύονται έτσι ώστε να μπορούν εύκολα και γρήγορα να ανακτώνται όταν χρειάζεται. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις μεγάλες αποθήκες, όπου χιλιάδες διαφορετικά υλικά αποθηκεύονται σε μεγάλες ποσότητες. Επιπλέον, οι εταιρείες πρέπει να είναι σε θέση να μετακινούν γρήγορα τα υλικά και επαρκώς οπουδήποτε αυτό απαιτείται. Το Σχήμα 1-7 απεικονίζει τέσσερα σενάρια που σχετίζονται με την αποθήκευση υλικών και την κίνηση. Πάνω αριστερά βλέπουμε μια αίτηση για τα υλικά που θα χρησιμοποιηθούν στην παραγωγική διαδικασία. Τα υλικά αυτά πρέπει να ανακτηθούν και στη συνέχεια να εκδοθούν στο πάτωμα της παραγωγής. Στο Β, η αποθήκη δέχεται τα υλικά από την διαδικασία παραγωγής τα προετοιμάζει για την αποθήκευση. Αυτή η διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει στάδια όπως η διαλογή και ο καθορισμός μιας κατάλληλης τοποθεσίας αποθήκευσης. Τέλος, τα υλικά μεταφέρονται σε επιλεγμένες θέσεις. Μια παρόμοια διαδικασία χρησιμοποιείται για τα υλικά που λαμβάνονται από έναν προμηθευτή μέσω της διαδικασίας προμηθειών (Γ). Τέλος, όταν δεχόμαστε μια παραγγελία πελάτη, η αποθήκη πρέπει να εντοπίσει τα υλικά, να τα προετοιμάσει και να αποστείλει στον πελάτη (Δ). Store (2)

13 Μια επιτυχημένη επιχείρηση πρέπει να βελτιώνει συνεχώς τα προϊόντα της και να δημιουργήσει νέα και καινοτόμα προϊόντα που αντανακλούν τις αλλαγές στις προτιμήσεις των πελατών. Ο κύκλος ζωής των δεδομένων παρέχει ένα σύνολο εργαλείων για τη διαχείριση του σχεδιασμού του προϊόντος και την βελτίωση καθ 'όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής ενός προϊόντος. Η διάρκεια ζωής του προϊόντος ξεκινά με την ανάπτυξη ή την ιδέα και εξελίσσεται μέσα από την παραγωγή, το marketing, και καταλήγει στην απόσυρση του προϊόντος από την αγορά. Μπορεί να κυμαίνεται από μερικούς μήνες ή και δεκαετίες για προϊόντα όπως τα αυτοκίνητα και ποδήλατα. Προϊόντα της κατηγορίας αυτής συνήθως υπόκεινται σε μικρές αλλά συνεχείς βελτιώσεις κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους. Επιτρέπει σε μια επιχείρηση την βελτιστοποίηση των προϊόντων της μέσα από την αναπτυξιακή διαδικασία, από το σχεδιασμό στην αγορά, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι είναι σύμφωνη με τη βιομηχανία, την ποιότητα, και τους νομοθετικούς κανόνες. Design

14 Service

15 Η διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων αφορά την προληπτική και διορθωτική συντήρηση του εξοπλισμού ενός οργανισμού. Η προληπτική συντήρηση γίνεται περιοδικά, για παράδειγμα, η τακτική συντήρηση του μηχανήματος σε ένα εργοστάσιο. Σε αντίθεση, η διορθωτική συντήρηση γίνεται ανάλογα με τις ανάγκες, για παράδειγμα η επισκευή μια μηχανής. Το σχήμα 1-8 απεικονίζει μια απλοποιημένη διαδικασία συντήρησης. Η σκανδάλη είναι ένα αίτημα συντήρησης, το οποίο μπορεί να είναι είτε προληπτικά ή διορθωτικά. Η παραγωγή εγκρίνει το αίτημα, καθώς και η διατήρηση εκτελείται. Το τελικό στάδιο, ο διακανονισμός, περιλαμβάνει μια εσωτερική επιβάρυνση για το έργο που επιτέλεσε. Μια παρόμοια διαδικασία χρησιμοποιείται για τις αιτήσεις παροχής υπηρεσιών από τους πελάτες, για παράδειγμα, για την επισκευή ενός προϊόντος που αγόρασε (Σχήμα 1-9). Σε τέτοιες περιπτώσεις, διαφορετικές λειτουργικές περιοχές της επιχείρησης μπορούν να συμμετέχουν. Το τμήμα πωλήσεων λαμβάνει μια αίτηση εξυπηρέτησης, την οποία εγκρίνει και τη διαβιβάζει στην αρμόδια υπηρεσία για την ολοκλήρωση της επισκευής. Η διευθέτηση θα εξαρτηθεί από το αν η υπηρεσία καλύπτεται από εγγύηση. Αν ναι, τότε ο οργανισμός θα απορροφήσει το κόστος της επισκευής. Διαφορετικά, η εταιρία θα στείλει ένα τιμολόγιο προς τον πελάτη και στη συνέχεια ένα τιμολόγιο πληρωμής, παρόμοια με τα βήματα στη διαδικασία εκπλήρωσης. Service (2)

16 Η διαχείριση ανθρωπίνου δυναμικού αποτελείται από πολλές διαδικασίες που σχετίζονται με όλες τις πτυχές της διαχείρισης των ανθρώπων σε έναν οργανισμό. Παραδείγματα διαδικασιών είναι οι προσλήψεις, η κατάρτιση, η αποζημίωση, η μισθοδοσία και οι παροχές. Είναι οι άνθρωποι στα διάφορα τμήματα μιας επιχείρησης που εκτελούν πραγματικά τα καθήκοντα. Κατά συνέπεια, η HCM αγγίζει κάθε διαδικασία στην οργάνωση. Για παράδειγμα, το έναυσμα για την πρόσληψη ενός ατόμου είναι η ανάγκη για άτομα με τα απαιτούμενα προσόντα για να ολοκληρώσουν τις σχετικές διαδικασίες. People

17 Οι περισσότερες επιχειρηματικές διαδικασίες είναι συνεχείς ή επαναλαμβανόμενες. Για παράδειγμα, η διάρκεια του κύκλου ζωής διαχείρισης των δεδομένων καλύπτει τη ζωή του προϊόντος, καθώς και οι διαδικασίες εκπλήρωσης και προμηθειών επαναλαμβάνονται συχνά. Σε αντίθεση, ένα έργο είναι προσωρινό στη φύση και κατά κανόνα συνδέεται με μεγάλες, σύνθετες δραστηριότητες, όπως η κατασκευή ενός εργοστασίου ή ενός αεροσκάφους. Η διαχείριση έργου αναφέρεται στις διαδικασίες που χρησιμοποιεί μια εταιρεία να προγραμματίσει και να εκτελέσει έργα μεγάλης κλίμακας και περιλαμβάνει τη χρήση εργαλείων και τεχνικών για τη διαχείριση σύνθετων έργων. Τα έργα μπορεί να είναι εσωτερικά ή εξωτερικά, ανάλογα με τον αποδέκτη του τελικού αποτελέσματος. Για εσωτερικά έργα, όπως η κατασκευή μιας μονάδας, η διαχείριση του έργου αφορά κατά κύριο λόγο τα έξοδα. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η έκβαση του έργου ωφελεί τον οργανισμό και δεν πωλείται σε πελάτη. Αντίθετα,στα εξωτερικά έργα όπως η οικοδόμηση ενός αεροσκάφους για τον πελάτη δημιουργούν τόσο τις δαπάνες όσο και τα έσοδα. Projects

18 Τα έργα βασίζονται σε πόρους και δυνατότητες διαθέσιμες σε άλλες διαδικασίες. Για παράδειγμα, η οικοδόμηση ενός αεροσκάφους απαιτεί την αγορά πρώτων υλών (προμήθειες), την κατασκευή συστατικών στοιχείων από αυτά τα υλικά (παραγωγή), την επίβλεψη (HCM), και ούτω καθεξής. Στο σχήμα δεν προσδιορίζονται συγκεκριμένα οι λειτουργικές περιοχές όπου πρέπει να ολοκληρωθούν κομμάτια του έργου κι αυτό γίνεται γιατί αυτό ποικίλλει ανάλογα με τις διαδικασίες. Κατά τη φάση σχεδιασμού ορίζεται το πεδίου εφαρμογής του έργου, τα κύρια σημεία και οι προθεσμίες που έχουν οριστεί. Η φάση κατάρτισης του προϋπολογισμού ενεργοποιεί τις διαδικασίες της λογιστικής να υπολογίσουν και να διαθέσουν τους απαραίτητους πόρους για την εκτέλεση του έργου. Το έργο δεν εκτελείται έως ότου η διοίκηση εγκρίνει τον προϋπολογισμό. Κατά τη διάρκεια της φάσης εκτέλεσης ενεργοποιούνται οι απαραίτητες διαδικασίες (π.χ. προμήθεια και παραγωγή). Επιπλέον, οι λογιστικές διαδικασίες χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση του κόστους και των εσόδων και, για τα εξωτερικά έργα, για την έκδοση τιμολογίων πελατών. Τέλος, σε όλη τη διάρκεια ζωής του έργου και στο τέλος του έργου μία λογιστική διαδικασία που ονομάζεται settlement διενεργείται περιοδικά για την κοστολόγηση και τον επιμερισμό των εσόδων στα κατάλληλα μέρη. Projects (2)

19 Projects (3)

20 Η Χρηματοοικονομική Λογιστική ασχολείται με την παρακολούθηση των οικονομικών επιπτώσεων των διεργασιών με πρωταρχικό στόχο την εκπλήρωση των νομικών και κανονιστικών απαιτήσεων όσον αφορά την υποβολή εκθέσεων.έτσι, είναι εξωτερικά εστιασμένη. Συνήθεις εκθέσεις περιλαμβάνουν την κατάσταση των Αποτελεσμάτων Χρήσεως (P & L) και την δήλωση του ισολογισμού. Η κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης δείχνει την οικονομική κατάσταση του οργανισμού εντός ορισμένου χρονικού διαστήματος. Προσδιορίζει τα έσοδα, έξοδα, και τα καθαρά κέρδη (ή ζημίες) της περιόδου. Σε αντίθεση, ο ισολογισμός δείχνει την οικονομική κατάσταση του οργανισμού σε μια δεδομένη χρονική στιγμή. Προσδιορίζει περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, και τα ιδία κεφάλαια των μετόχων. Όλες αυτές οι εκθέσεις πρέπει να συμμορφώνονται με τις προβλεπόμενες προδιαγραφές, όπως οι γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές (GAAP) στις Ηνωμένες Πολιτείες. Οι εκθέσεις αυτές πρέπει να υποβάλλονται στους αντίστοιχους οργανισμούς στους προκαθορισμένους χρόνους, όπως κάθε χρόνο ή κάθε τρίμηνο. Τέλος, οι εκθέσεις αυτές αναφέρονται σε συγκεκριμένη χώρα. Ως εκ τούτου, μια επιχείρηση που λειτουργεί σε πολλές χώρες πρέπει να παρακολουθεί τα οικονομικά στοιχεία χωριστά για κάθε χώρα, χρησιμοποιώντας τις προδιαγραφές της χώρας αυτής. Track External

21 Τα διάφορα βήματα που αναφέρθηκαν στις προηγούμενες διαδικασίες έχουν αντίκτυπο στην οικονομική κατάσταση του οργανισμού. Οι οργανισμοί αναλύουν τις επιπτώσεις με τη χρήση τεσσάρων βασικών διαδικασιών που βασίζονται στην οικονομική λογιστική: γενικό καθολικό, εισπρακτέοι λογαριασμοί, πληρωτέοι λογαριασμοί, και περιουσιακά στοιχεία. Η διαδικασία γενικού καθολικού καταγράφει τις επιπτώσεις των διαφόρων σταδίων των διαδικασιών μιας επιχείρησης. Οι επιπτώσεις αυτές καταγράφονται σε αριθμό λογαριασμών του γενικού καθολικού που αντιπροσωπεύουν έσοδα, έξοδα, περιουσιακά στοιχεία, και υποχρεώσεις. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί συνδέονται με τη διαδικασία προμηθειών και χρησιμοποιούνται για να εντοπίζουν τα χρήματα που οφείλονται στους προμηθευτές. Ομοίως, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί χρησιμοποιούνται για να εντοπίζουν τα χρήματα που οφείλονται από τους πελάτες. Οι εισπρακτέοι και οι πληρωτέοι λογαριασμοί αυτοματοποιούν τις εγγραφές της Γενικής Λογιστικής που σχετίζονται με τις διαδικασίες προμηθειών και εκπλήρωσης, έτσι ώστε η δημοσιονομική επίπτωση αυτών των διεργασιών να καταγράφεται αυτόματα. Τέλος, η διαχείρηση στα περιουσιακά στοιχεία αφορά εκείνα τα οικονομικά στοιχεία που σχετίζονται με περιουσιακά στοιχεία, όπως τα μηχανήματα και αυτοκίνητα. Track External (2)

22 Όταν η χρηματοοικονομική λογιστική ασχολείται με την εξωτερική πληροφόρηση που επιβάλλεται από νόμους και κανονισμούς, η λογιστική διαχείριση ή έλεγχος ασχολείται με την παρακολούθηση του κόστους και των εσόδων για εσωτερική αναφορά, που προορίζεται για να βοηθήσει στον έλεγχο του κόστους, τη διαχείριση των εσόδων και στην αξιολόγηση της αποδοτικότητας των διάφορων προϊόντων και τμημάτων της αγοράς. Η διαχείριση δημιουργεί αυτές τις εκθέσεις για την υποστήριξη της λήψης αποφάσεων. Σε αντίθεση με τις οικονομικές εκθέσεις, οι λογιστικές εκθέσεις παράγονται ανάλογα με τις ανάγκες και μπορούν να περιέχουν οποιαδήποτε πληροφορία διαχείρισης που κρίνεται αναγκαία. Μεταξύ των σημαντικότερων δαπανών της λογιστικής διαχείρισης είναι το κόστος υλικών, το κόστος εργασίας και γενικά έξοδα. Η διαχείριση παίρνει υπόψη αυτές τις δαπάνες και καθιερώνει τις τιμές για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες της. Επίσης, συνδυάζει τα δεδομένα αυτά με πληροφορίες σχετικά με τα έσοδα για να εκτιμήσει την αποδοτικότητα των διαφόρων προϊόντων και υπηρεσιών σε διαφορετικά τμήματα της αγοράς. Τελικά, η διαχείριση χρησιμοποιεί αυτές τις πληροφορίες για να προβαίνει σε βασικές στρατηγικές αποφάσεις που επηρεάζουν τα προϊόντα του οργανισμού καθώς και σε τακτικές αποφάσεις που επηρεάζουν την ημέρα με την ημέρα ροή εργασιών. Track Internal

23 Τα συστήματα Enterprise Resource Planning (ERP), είναι τα μεγαλύτερα και πιο πολύπλοκα πληροφοριακά συστήματα. Επικεντρώνονται κυρίως στις ενδοεταιρικές διαδικασίες δηλαδή, στις εργασίες που εκτελούνται στο πλαίσιο ενός οργανισμού, και ενσωματώνουν τις λειτουργικές και δια-λειτουργικές διαδικασίες των επιχειρήσεων. Τυπικά ERP modules είναι τα υποσυστήματα Παραγωγής, Ανθρωπίνων Πόρων, Οικονομικών & Λογιστικής, Πωλήσεων & Διανομής, Προμήθειών, κτλ. Η SAP ήταν η πρώτη εταιρεία που δημιούργησε μία πλήρως ολοκληρωμένη και σφαιρική εφαρμογή συστήματος ERP, το SAP R/3, το οποίο μπορούσε να διαχειριστεί end-to-end διαδικασίες για τις επιχειρήσεις, λειτουργεί σε πολλές διαφορετικές χώρες, με πολλαπλές γλώσσες και νομίσματα. Το επόμενο σχήμα δείχνει το χάρτη της τρέχουσας έκδοσης του SAP ERP. ERP Systems

24 SAP ERP

25 SAP ERP main modules

26 Καθώς οι περισσότερες επιχειρήσεις αποκτούσαν συστήματα ERP, το επόμενο βήμα στην εξέλιξη ήταν η σύνδεση αυτών των συστήματων ώστε να μπορούν να υποστηρίξουν ενδοεταιρικές διαδικασιες -δηλαδή, διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα μεταξύ δύο ή περισσοτέρων εταιρειών. Παραδείγματα των διεταιρικών συστημάτων είναι η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας (SCM), και η διαχείριση σχέσεων προμηθευτών (SRM), τα οποία συνδέουν ένα ERP σύστημα της μιας εταιρείας με αυτά των προμηθευτών της. Το SCM συνδέει μια επιχείρηση με άλλες εταιρείες που προμηθεύουν τα υλικά που χρειάζεται για να κάνει τα προϊόντα της. Τυπικά SCM βοηθούν τις εταιρείες να προγραμματίζουν τις απαιτήσεις της παραγωγής τους και να βελτιστοποιούν την πολύπλοκη μεταφορά και τις διαδικασίες logistics για τα υλικά. Τα SRM συνήθως διαχειρίζονται τις συνολικές σχέσεις με τους προμηθευτές υλικών. Τέτοια συστήματα περιέχουν λειτουργικότητα για τις διαδικασίες τιμολόγησης και σύναψης συμβολαίων. Τα συστήματα αυτά λειτουργούν ως επεκτάσεις για την προμήθεια υλικού και το σχεδιασμό υλικών, διεργασίες των συστημάτων ERP. ERP modules (2)

27 Από την άλλη πλευρά, τα συστήματα διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM) συνδέουν το σύστημα ERP μιας εταιρείας με εκείνα των πελατών της. Τα συστήματα CRM παρέχουν στις εταιρίες δυνατότητες για τη διαχείριση μάρκετινγκ, πωλήσεων και εξυπηρέτησης πελατών. Τα συστήματα αυτά είναι επέκταση της διαδικασίας εκπλήρωσης των ERP συστημάτων. Τα συστήματα διαχείρισης προϊόντων (PLM) βοηθούν τις εταιρείες να διαχειρίζονται τις διαδικασίες για την έρευνα, το σχεδιασμό και τη διαχείριση ενός προϊόντος. Στην πραγματικότητα, τα συστήματα PLM βοηθούν τις εταιρείες να λάβουν νέες ιδέες προϊόντων από τον εικονικό πίνακα σχεδίασης σε όλη τη διαδρομή προς την μονάδα παραγωγής. Η συλλογή αυτών των διεπιχειρησιακών συστημάτων ονομάζεται σουίτα εφαρμογών. Η SAP και η Oracle, παρέχουν αρκετά ολοκληρωμένες συλλογές των εφαρμογών αυτών που προσφέρουν ένα τεράστιο ποσό της λειτουργικότητας και καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος του προτύπου των επιχειρηματικών διαδικασιών. Στο σχήμα 2-4 παρουσιάζονται οι διάφορες δυνατότητες που αποτελούν μέρος της σουίτας. Αν και είναι χωριστά συστήματα, έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε να μπορούν να συνεργαστούν με ολοκληρωμένο τρόπο. ERP modules (3)

28 ERP modules (4)

29 Η κεντρική συνιστώσα κάθε συστήματος ERP είναι η κοινή βάση δεδομένων που αποθηκεύει τα δεδομένα που αφορούν όλες τις διαδικασίες. Χωρίς αυτή τη λειτουργία, η ενσωμάτωση των διαφόρων διαδικασιών θα ήταν δύσκολη, αν όχι αδύνατη. Ως εκ τούτου είναι σημαντικό να καταλάβουμε πώς τα δεδομένα είναι οργανωμένα σε ένα ERP σύστημα. Τα στοιχεία σε ένα σύστημα ERP χρησιμοποιούνται για να αναπαραστήσουν το φυσικό σύστημα τα οποία είναι τα βήματα της διαδικασίας, όπως η δημιουργία μιας παραγγελίας και η παραλαβή εμπορευμάτων. Τα βήματα αυτά παράγουν δεδομένα, τα οποία αντιπροσωπεύουν τα αποτελέσματα της διαδικασίας. Υπάρχουν τρεις τύποι των δεδομένων σε ένα σύστημα ERP: οργανωτικά δεδομένα (organizational data), βασικά δεδομένα (master data) και δεδομένα συναλλαγών (transaction data). Data in the ERP

30 Τα οργανωτικά δεδομένα εκπροσωπούν τη δομή μιας επιχείρησης. Παραδείγματα της οργανωτικής δομής είναι εταιρείες, θυγατρικές εταιρείες, εργοστάσια, αποθήκες, χώροι αποθήκευσης, περιφέρειες πωλήσεων. Τα τρία βασικά οργανωτικά στοιχεία ο πελάτης (client), ο κωδικός εταιρείας (customer code) και οι εγκαταστάσεις (plant). Organizational Data

31 Ο πελάτης είναι το υψηλότερο οργανωτικό επίπεδο στη λύση SAP ERP. Αποτελεί μια επιχείρηση που αποτελείται από πολλές εταιρείες ή θυγατρικές. Κάθε εταιρεία εντός της επιχείρησης εκπροσωπείται από έναν κωδικό εταιρείας. Κάθε κωδικός εταιρείας αντιστοιχεί σε μια χωριστή νομική οντότητα, και είναι η κεντρική οργανωτική μονάδα στη χρηματοοικονομική λογιστική. Δηλαδή, οι οικονομικές καταστάσεις που απαιτούνται για νομικούς σκοπούς διατηρούνται σε επίπεδο κωδικού εταιρίας. Ένας πελάτης μπορεί να έχει πολλούς κωδικούς, αλλά ένας κωδικός εταιρίας πρέπει να ανήκει μόνο σε έναν πελάτη. Το επόμενο σχήμα δείχνει τα οργανωτικά δεδομένα για την GBI. Η GBI αποτελείται από δύο εταιρείες, μία στις Ηνωμένες Πολιτείες και μία στη Γερμανία. Η GBI αντιπροσωπεύεται από έναν πελάτη, και κάθε μία από τις δύο εταιρείες που εκπροσωπούνται από έναν κωδικό εταιρείας, US00 και DE00, αντίστοιχα. Client and Company Code

32 Client and Company Code (2)

33 Μια εγκατάσταση είναι ένα οργανωτικό στοιχείο που εκτελεί πολλαπλές λειτουργίες και σχετίζεται με διάφορες διαδικασίες. Πρόκειται ουσιαστικά για μια εγκατάσταση στην οποία εκτελούνται οι ακόλουθες διαδικασίες: δημιουργία προϊόντων και υπηρεσιών,αποθήκευση και διανομή υλικών, προγραμματισμός της παραγωγής, εξυπηρέτηση πελατών ή συντήρηση. Ένα εργοστάσιο μπορεί να είναι ένα εργοστάσιο, μια αποθήκη, ένα περιφερειακό κέντρο διανομής, ένα κέντρο εξυπηρέτησης, ή ένα γραφείο. Μπορεί να είναι ένα μέρος ενός κτιρίου, ένα ολόκληρο κτίριο, ή μια συλλογή των κτιρίων. Επιπλέον, ένα κτίριο μπορεί να στεγάσει πολλαπλές μονάδες. Για παράδειγμα, μια εταιρεία διαθέτει πολλά γραφεία σε ένα κτίριο όπου εκτελούνται διαφορετικές υπηρεσίες ή δραστηριότητες, όπως η επεξεργασία των επιστροφών πελατών ή παροχή τεχνικής υποστήριξης στους πελάτες, Κάθε εκ των γραφείων αυτών ορίζεται ως ξεχωριστή μονάδα. Ακριβώς όπως ένας πελάτης μπορεί να έχει πολλαπλούς κωδικούς εταιρείας, ένας κωδικός εταιρείας μπορεί να περιέχει πολλαπλές εγκαταστάσεις. Ωστόσο, μία εγκατάσταση μπορεί να ανήκει μόνο σε έναν κωδικό εταιρείας. Plant

34 Όπως φαίνεται στο σχήμα, η GBI λειτουργεί πέντε εγκαταστάσεις για την κατασκευή και την αποθήκευση των ποδηλάτων και αξεσουάρ. Οι τρεις από αυτές βρίσκονται στις Ηνωμένες Πολιτείες, στο Ντάλας (DL00), Σαν Ντιέγκο (SD00) και Μαϊάμι (MI00). Το Ντάλας είναι μονάδα παραγωγής, ενώ οι άλλες δύο είναι κέντρα διανομής από όπου τα προϊόντα αποστέλλονται στους πελάτες. Η μονάδα του Ντάλας αποστέλλει και αυτή προϊόντα στους πελάτες. Οι άλλες δύο μονάδες βρίσκονται στη Γερμανία, στο Αμβούργο (HB00) και στην Χαϊδελβέργη (HI00). Η μονάδα στη Χαϊδελβέργη λειτουργεί και ως εγκατάσταση παραγωγής και ως κέντρο διανομής, ενώ το Αμβούργο είναι αποκλειστικά κέντρο διανομής. Plant (2)