Ερωτήσεις/Απαντήσεις

Transcript

1 Ερωτήσεις/Απαντήσεις 1) Ποιος είναι ο στόχος της ιστοσελίδας L ORÉAL Ethics Open Talk; Υπό τις προϋποθέσεις που καθορίζονται στην ερώτηση 2 παρακάτω, η ιστοσελίδα L ORÉAL Ethics Open Talk σάς δίνει τη δυνατότητα να θέσετε τα προβλήματα που πιθανώς έχετε πάνω σε παραβιάσεις που συνδέονται με τα παρακάτω: - Οικονομικά και επιχειρησιακά αρχεία - Πράξη προσώπου που είναι κάτοχος εμπιστευτικών πληροφοριών - Φόρος - Δωροδοκία και «πληρωμές διευκόλυνσης» - Δώρα και διασκέδαση - Υγεία, ασφάλεια - Παρενόχληση και εκφοβισμός - Σεξουαλική παρενόχληση - Ασφάλεια και ποιότητα προϊόντος - Διαφοροποίηση και/ή κατάχρηση περιουσιακών στοιχείων της Εταιρείας - Εμπιστευτικές πληροφορίες /Πληροφορίες χαρακτηρισμένες ως ιδιόκτητες/ ασφάλεια υπολογιστών - Διαφορετικότητα/ διάκριση - Παραβίαση προσωπικής ζωής και προστασίας προσωπικών δεδομένων - Σύγκρουση συμφερόντων - Περιβαλλοντολογική επιστασία - Διαφήμιση και μάρκετιγκ - Επιλογή προμηθευτή και δίκαιη μεταχείριση προμηθευτών - Αντιανταγωνιστικές πρακτικές - Παραβίαση Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων 2) Πρέπει να χρησιμοποιήσω την ιστοσελίδα L ORÉAL Ethics Open Talk σε περίπτωση που έχω ένα πρόβλημα; 1

2 Όχι, δεν είναι υποχρεωτικό. Επιπλέον, η διαδικασία αυτή πρέπει να γίνεται στις παρακάτω καταστάσεις: Έχετε χρησιμοποιείστε τα κανονικά κανάλια επικοινωνίας που διατίθενται στη χώρα σας (του διευθυντή σας, του Διευθυντή Ανθρωπίνων Πόρων, τους ειδικούς, τον Υπεύθυνο Δεοντολογίας, τον Εθνικό Διευθυντή και/ η τους αντιπροσώπους προσωπικού) και θεωρείτε ότι αυτά τα κανάλια επικοινωνίας δεν έχουν λειτουργήσει σωστά, ή ότι η απόφαση που πάρθηκε είναι ξεκάθαρα λανθασμένη, ή θεωρείτε ότι τα κανονικά κανάλια επικοινωνίας είναι ακατάλληλα ΚΑΙ Το πρόβλημα σας σχετίζεται με μια σημαντική παραβίαση εντός του σκοπού της ιστοσελίδας L ORÉAL Ethics Open Talk (βλέπε Ερώτηση 1 στην ενότητα Ερωτήσεις/Απαντήσεις). Δεν θα ληφθούν μέτρα κατά υπαλλήλων που δεν χρησιμοποίησαν την ιστοσελίδα. 3) Ποιος μπορεί να χρησιμοποιήσει την ιστοσελίδα L ORÉAL Ethics Open Talk; Η ιστοσελίδα αυτή είναι στη διάθεση των ατόμων εκείνων που είναι ή ήταν υπάλληλοι των εταιρειών του Ομίλου L'ORÉAL. 4) Έχει η ιστοσελίδα L ORÉAL Ethics Open Talk εγκριθεί από τη Γαλλική Αρχή Προστασίας Δεδομένων (CNIL); Ναι. 5) Γιατί δημιουργήθηκε η ιστοσελίδα L ORÉAL Ethics Open Talk; Τα περισσότερα προβλήματα τίθενται μέσω κανονικών καναλιών επικοινωνίας στη χώρα σας (στον διευθυντή, στον Διευθυντή Ανθρωπίνων Πόρων, στους ειδικούς, στον Υπεύθυνο Δεοντολογίας, στον Εθνικό Διευθυντή και/ή στους αντιπροσώπους σας προσωπικού); Όμως, η L ORÉAL θέλει να διαβεβαιώνεται ότι όλα τα προβλήματα αντιμετωπίζονται και έτσι αποφάσισε να καθιερώσει μια επιπλέον ανοικτή γραμμή επικοινωνίας με τον Αντιπρόεδρο & Ανώτατο Στέλεχος Δεοντολογίας. Η ιστοσελίδα αυτή είναι απλά ένα τεχνικό μέσο επικοινωνίας με το Ανώτατο Στέλεχος Δεοντολογίας. Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε μαζί του μέσω ταχυδρομείου (Mr. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, Clichy, France) ή μέσω ηλ. ταχυδρομείου emmanuel.lulin@loreal.com - τιτλοφορήστε το μήνυμά σας ως «Private». 6) Πως διαβεβαιώνεται η τήρηση του απορρήτου; Ένας μικρός αριθμός ατόμων έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες που διατίθενται στην ιστοσελίδα L ORÉAL Ethics Open Talk. Τα εξουσιοδοτημένα αυτά άτομα υποχρεούνται να τηρούν αυστηρά το απόρρητο. 2

3 Η ιστοσελίδα L ORÉAL Ethics Open Talk φιλοξενείται σε εξωτερική υπηρεσία παροχής, εκτός των συστημάτων υπολογιστή της L ORÉAL. Η υπηρεσία αυτή παροχής υποχρεούται να τηρεί αυστηρά το απόρρητο και πρέπει να καταστρέφει όλα τα δεδομένα που συλλέγονται μέσω αυτής της σελίδας εντός δύο ωρών μετά την επιβεβαίωση ότι η καταγγελία έχει παραδοθεί στα εξουσιοδοτημένα άτομα. Σε περίπτωση που έρευνα είναι απαραίτητη, οι πληροφορίες θα παρέχονται μόνο σε άτομα που έχουν θεμιτή ανάγκη να τις γνωρίζουν και τα άτομα αυτά με τη σειρά τους υποχρεούνται να τηρούν αυστηρά το απόρρητο. Η δέσμευση αυτή του απορρήτου μπορεί, όμως, να μη διαβεβαιώνεται για συγκεκριμένα τρίτα άτομα, συγκεκριμένα για δικαστικές και ρυθμιστικές αρχές, εκτός και το παραπάνω είναι αντίθετο προς τη δημόσια τάξη. 7) Για πόσο διάστημα αποθηκεύονται οι πληροφορίες; Οποιαδήποτε πληροφορία θεωρείται εκτός του σκοπού της ιστοσελίδας L ORÉAL Ethics Open Talk θα καταστρέφεται ή θα αρχειοθετείται αμέσως. Σημειώνεται ότι τα δεδομένα που συλλέγονται από την υπηρεσία παροχής θα καταστρέφονται εντός δύο ωρών μετά την επιβεβαίωση παράδοσης της καταγγελίας από τα εξουσιοδοτημένα άτομα. Όλες οι πληροφορίες που υπόκεινται σε έλεγχο θα καταστρέφονται ή θα αρχειοθετούνται εντός δύο μηνών μετά το πέρας των ενεργειών ελέγχου (εκτός και αν αυτές οι πληροφορίες οδηγούν σε πειθαρχικές ή δικαστικές ενέργειες. Σε περίπτωση παραπομπής ενός ατόμου ή ενός ατόμου που παρείχε ψευδείς ισχυρισμούς σε πειθαρχική ή δικαστική ενέργεια, οι πληροφορίες μπορεί να διατηρούνται μέχρι το πέρας της διαδικασίας. Οι αρχειοθετημένες πληροφορίες αποθηκεύονται σε ένα σύστημα πληροφοριών περιορισμένης πρόσβασης για ένα χρονικό διάστημα, το οποίο δεν ξεπερνά το χρονικό διάστημα των δικαστικών διαδικασιών. 8) Έχω δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά μου δεδομένα; Τα άτομα που χρησιμοποιούν αυτή τη διαδικασία, πιθανοί μάρτυρες καθώς και τα άτομα για τα οποία γίνονται παράπονα, έχουν δικαίωμα πρόσβασης και διόρθωσης των δεδομένων που αφορούν τα ίδια, εάν τα δεδομένα αυτά δεν είναι έγκυρα, δεν είναι πλήρεις, δεν είναι βέβαια ή έχουν λήξει, σύμφωνα με τα Άρθρα 39 και 40 του Νόμου περί Μηχανογραφημένων Πληροφοριών και Ελευθεριών (Γαλλία). Μπορείτε να αποστείλετε το αίτημά σας μέσω ταχυδρομείου στο Ανώτερο Στέλεχος Δεοντολογίας (Mr. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, Clichy, France). Το δικαίωμα αυτό δεν επιτρέπει στο άτομο για το οποίο γίνεται η καταγγελία να λάβει την ταυτότητα του ατόμου που προώθησε το πρόβλημα, το οποίο σχετίζεται με αυτόν/αυτήν, ούτε την ταυτότητα των ατόμων που εμπλέκονται στην έρευνα. 9) Προστατεύομαι από αντίποινα; 3

4 Οποιαδήποτε προβλήματα αναφέρονται με καλή τη πίστει, ακόμα και όταν οι πληροφορίες αποδειχθούν ότι είναι ανακριβείς, δεν θα εκθέσουν έναν υπάλληλο για κυρώσεις, συμπεριλαμβανομένων και πειθαρχικών ενεργειών. Επιπλέον, οποιοσδήποτε υπάλληλος που υπόκειται σε αντίποινα ως αποτέλεσμα χρήσης αυτής της ιστοσελίδας με καλή τη πίστει, πρέπει να το αναφέρει. 10) Μπορώ να διατηρήσω την ανωνυμία μου; Το παραπάνω εξαρτάται από τον νόμο που εφαρμόζεται σε εσάς. Εάν είσαστε γάλλος, ισπανός υπήκοος και/ή εργάζεστε στη Γαλλία, στην Ισπανία και/ή είσαστε εργαζόμενος σε μια γαλλική, ισπανική θυγατρική του Ομίλου L ORÉAL, σημειώνεται ότι είμαστε υποχρεωμένοι από τον Νόμο να σας ζητήσουμε να προσδιορίσετε την ταυτότητά σας και το Ανώτατο Στέλεχος Δεοντολογίας δεν θα μπορέσει να επεξεργαστεί την καταγγελία σας, εκτός και αν προβείτε στο παραπάνω. Όσο αφορά άλλους εργαζόμενους, η ανωνυμία δεν απαγορεύεται, αλλά δεν συνιστάται. Πιστεύουμε ότι σας παρέχουμε αρκετές εγγυήσεις ώστε ένας εργαζόμενος που επιθυμεί να μας ενημερώσει για τα προβλήματά του με καλή τη πίστει, να προβεί σε αυτό χωρίς να χρειαστεί να αποκρύψει την ταυτότητά του/της. Επιπλέον, είναι δύσκολο να διεξαχθεί μια πλήρης έρευνα μιας κατάστασης, εάν η καταγγελία γίνει ανώνυμα. 11) Θα ενημερωθεί/ενημερωθούν το άτομο/τα άτομα για τα οποία/το οποίο κάνω την καταγγελία για τυχόν ερωτήσεις; Οι αρχές ορθής διαδικασίας και το τεκμήριο της αθωότητας πρέπει να γίνονται σεβαστά και για τον λόγο αυτό το άτομο πρέπει να ενημερωθεί. Ωστόσο, μπορεί να μην ενημερωθούν άμεσα, εάν, για παράδειγμα, είναι απαραίτητο να επιβεβαιωθούν τα γεγονότα και να διατηρηθούν τα αποδεικτικά στοιχεία. Για τον λόγο αυτό, μπορεί να ενημερωθούν μετά την εφαρμογή αυτών των μέτρων. 12) Θα ενημερωθώ για τα αποτελέσματα τυχόν ερωτήσεων; Κάθε υπόθεση είναι διαφορετική και είναι αδύνατο να δοθεί απάντηση σε αυτήν την ερώτηση εκ των προτέρων. Γενικά, το Ανώτατο Στέλεχος Δεοντολογίας θα διαβεβαιώσει τη λήψη μιας απάντησης μέχρι το όριο του επιτρεπτού και με την προϋπόθεση ότι αυτή η πληροφορία θα κοινοποιηθεί χωρίς να παραβιάζεται ο νόμος ή να παραβιάζονται άλλες ευθύνες εμπιστευτικότητας. 13) Τι θα συμβεί σε περίπτωση ψευδούς κατηγορίας; Οποιοσδήποτε χρησιμοποιεί την ιστοσελίδα L ORÉAL Ethics Open Talk με κακή τη πίστει για να κάνει ψευδείς κατηγορίες υπόκειται σε πειθαρχικές ή νομικές προσφυγές. 14) Τι συμβαίνει στην περίπτωση που σας ενημερώσω για ένα πρόβλημα με καλή τη πίστει αλλά αργότερα αποδειχθεί ότι έκανα λάθος; Εάν το χρονικό διάστημα στο οποίο δώσατε τις πληροφορίες και νομίσατε ότι οι πληροφορίες είναι αληθείς και ακριβείς, δεν θα υπάρξει αρνητική επίπτωση. Εάν αντιληφθείτε μετά την ενημέρωσή μας για το πρόβλημα σας ότι κάνατε λάθος, θα πρέπει να ενημερώσετε άμεσα το Ανώτατο Στέλεχος Δεοντολογίας. 15) Τι θα συμβεί αν επικοινωνήσω με τον αριθμό κλήσης εκτάκτου ανάγκης ; 4

5 Θα συνδεθείτε με την εξωτερική υπηρεσία παροχής μας στο Ηνωμένο Βασίλειο. Η υπηρεσία παροχής θα σας φέρει σε επαφή με έναν μεταφραστή ώστε να καταγραφεί το πρόβλημα σας, του οποίου η επεξεργασία θα διεξαχθεί σύμφωνα με τους ίδιους κανόνες και προϋποθέσεις, όπως θα συνέβαινε αν η λήψη της καταγγελίας γινόταν από την ιστοσελίδα. 16) Έχουν ενημερωθεί τα σωματεία εργαζομένων και έχει ζητηθεί η συμβουλή τους πάνω σε αυτή τη διαδικασία; Ναι, η διαδικασία αυτή έχει αποτελέσει αντικείμενο πληροφόρησης και διαβούλευσης των σωματίων εργαζομένων της L ORÉAL, όπου αυτό ήταν απαραίτητο, και ιδιαίτερα για τις εταιρείες της L ORÉAL στη Γαλλία. 17) Τι πληροφορίες γίνονται αντικείμενο επεξεργασίας στην ιστοσελίδα L ORÉAL Ethics Open Talk; Μόνο τα παρακάτω είδη δεδομένων μπορούν να γίνουν αντικείμενα επεξεργασίας: - Ταυτότητα, λειτουργίες και στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου εκείνου που θέτει το πρόβλημα - Ταυτότητα, λειτουργίες και στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου που κατηγορείται και πιθανοί μάρτυρες - Τα γεγονότα που είναι απαραίτητα για την κατανόηση του προβλήματος που τίθεται Μόνο γεγονότα που περιγράφονται αντικειμενικά, υποδεικνύοντας τις ημερομηνίες και τα άτομα που εμπλέκονται, τα οποία είναι άμεσα συνδεδεμένα με το πρόβλημά σας και που είναι αυστηρώς απαραίτητα ώστε να επιβεβαιώνουν το πρόβλημά σας θα λαμβάνονται υπόψη. Εάν έχετε την παραμικρή αμφιβολία για τα γεγονότα που περιγράφετε, σημειώστε ότι είναι ισχυρισμοί. 5