ΦΟΡΜΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ της ΧΑΛΚΟΡ ως best practice εφαρμογής του Ελληνικού Κώδικα Βιωσιμότητας

Transcript

1 ΦΟΡΜΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ της ΧΑΛΚΟΡ ως best practice εφαρμογής του Ελληνικού Κώδικα Βιωσιμότητας ΓΡΑΜΜΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ Εξειδικευμένοι συνεργάτες του QualityNet Foundation μπορούν να σας υποστηρίξουν στη διαδικασία συμπλήρωσης των κριτηρίων του Ελληνικού Κώδικα Βιωσιμότητας. Περισσότερες πληροφορίες στο: www. sustainablegreece2020.com. 1

2 ΤΡΟΠΟΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ Επιλέγοντας το επίπεδο συμμόρφωσης που θεωρείτε ότι καλύπτετε ως προς τα κριτήρια του Κώδικα και προτού απαντήσετε σε κάθε κριτήριο του Κώδικα, θα πρέπει να διαβάσετε τη περιγραφή του κριτηρίου, καθώς και την ανάλυση για το τι θα πρέπει να αναφέρετε. Σας παροτρύνουμε η κάλυψη του κάθε κριτηρίου να βασίζεται στους προτεινόμενους δείκτες επίδοσης κατά GRI ή EFFAS ή σε άλλους κλαδικούς δείκτες που ακολουθείτε. ΤΡΟΠΟΣ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΟΥ Η απάντηση στο κάθε κριτήριο του Κώδικα βασίζεται στην φιλοσοφία της συμμόρφωσης ή επεξήγησης (comply or explain). Συνεπώς, ο κάθε Οργανισμός συμπληρώνει ανάλογα τη: ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗ: Όταν ο Οργανισμός καλύπτει μερικώς ή ολικώς ένα κριτήριο. ΕΠΕΞΗΓΗΣΗ: Όταν ο Οργανισμός δεν καλύπτει καθόλου κάποιο κριτήριο και αναφέρει τους λόγους για τους οποίους δεν το καλύπτει ή καταγράφει τις ενέργειες που προτίθεται να αναλάβει μελλοντικά για τη κάλυψη του. Για τα Επίπεδα Συμμόρφωσης 1 και 2, μπορείτε να καλύπτετε με την ΕΠΕΞΗΓΗΣΗ μόνο ένα (1) κριτήριο. Για τα Επίπεδα Συμμόρφωσης 3 και 4, μπορείτε να καλύπτετε με την ΕΠΕΞΗΓΗΣΗ έως και δύο (2) κριτήρια. Το κάθε κριτήριο μπορεί να απαντηθεί με στοιχεία: ΠΟΙΟΤΙΚΑ κάνοντας αναφορά σε πολιτικές και διαδικασίες, που ακολουθεί ο κάθε Οργανισμός (αυτοδέσμευση, πολιτικές και διαχειριστικά συστήματα). ΠΟΣΟΤΙΚΑ με αναφορά σε στοιχεία από δείκτες επίδοσης και με την ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑ περιγράφοντας τους τρόπους με τους οποίους επιβεβαιώνονται τα στοιχεία (εσωτερικοί ή εξωτερικοί έλεγχοι). Κάθε Οργανισμός μπορεί να συμμετάσχει στον Κώδικα με τη συμπλήρωση των απαιτούμενων πληροφοριών σε κάθε κριτήριο κατεβάζοντας από την ιστοσελίδα την αντίστοιχη φόρμα κάλυψης ανά κριτήριο. 2

3 Σε κάθε φόρμα κάλυψης του κριτηρίου περιλαμβάνεται: Περιγραφή του κριτηρίου. Θεματική κριτηρίου με αναφορά στο τι πρέπει να δοθεί ως πληροφορία κατά τη διαδικασία συμπλήρωσης του. Παρουσίαση προτεινόμενων δεικτών επίδοσης. Τρόπος συμπλήρωσης του κάθε κριτηρίου. Ανάλογα με το επίπεδο κάλυψης του κριτηρίου, ο Οργανισμός μπορεί να παρουσιάσει με διαφορετικούς τρόπους το κάθε κριτήριο. Στη φόρμα κάλυψης ανά κριτήριο διατίθενται διαφορετικοί τρόποι απάντησης, με αποτέλεσμα να σας διευκολύνει στη συμπλήρωση και συγχρόνως σας παρέχεται η δυνατότητα αυτοαξιολόγησης του επιπέδου ωρίμανσης του Οργανισμού σας. ΦΟΡΜΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ Ο παρακάτω πίνακας παρέχει όλη την πληροφορία για το κριτήριο που επιλέξατε να παρουσιάσετε και καλείστε να συμπληρώσετε όλα τα πεδία των σελίδων 4 έως 6. Πυλώνας Κριτήριο Περιγραφή ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ 5. Υπευθυνότητα Ο Οργανισμός δημοσιοποιεί το βαθμό ευθύνης και εμπλοκής της Διοίκησής του στα θέματα Βιώσιμης Ανάπτυξης και Εταιρικής Υπευθυνότητας. Θεματικές Κριτηρίου (τι πρέπει να αναφερθεί): Προτεινόμενοι δείκτες κατά GRI/ G4 G4-35: Ποιος έχει την τελική ευθύνη για τη Βιώσιμη Ανάπτυξη και Εταιρική Υπευθυνότητα στον Οργανισμό. Πώς έχει ενταχθεί αυτή η ευθύνη στον Οργανισμό (π.χ. με ένα τμήμα, με ένα εξουσιοδοτημένο στέλεχος ή μια ομάδα ελέγχου). Αρμοδιότητες για οικονομικά, περιβαλλοντικά και κοινωνικά ζητήματα ή Προτεινόμενοι δείκτες κατά EFFAS Δεν αναφέρονται σχετικοί δείκτες 3

4 Πολιτική & Διαδικασίες: ΑΥΤΟΔΕΣΜΕΥΣΗ Παραθέστε σχετική με το κριτήριο αυτόβουλη δήλωση του οργανισμού σας (δήλωση αυτοδέσμευσης). Διευκρινίστε εάν η σχετική δήλωση αυτοδέσμευσης υπογράφεται από ανώτατο στέλεχος του Οργανισμού (π.χ. Διευθύνων Σύμβουλος, Πρόεδρος κ.λπ.). Η Χαλκόρ σταθερά προσανατολισμένη στις αρχές της Βιώσιμης Ανάπτυξης (οικονομική ευημερία, προστασία του περιβάλλοντος και κοινωνική συνοχή) λειτουργεί υπεύθυνα σε όλο το φάσμα των δραστηριοτήτων της, αποτελώντας έναν αξιόπιστο επιχειρηματικό εταίρο. Στο πλαίσιο αυτό και με δεδομένο ότι η πλήρης ενσωμάτωση των αρχών της Εταιρικής Υπευθυνότητας και Βιώσιμης Ανάπτυξης δεν μπορεί να είναι θέμα ενός μόνο ατόμου σε μια Εταιρία, αλλά αντικείμενο συλλογικής δράσης ατόμων/ομάδας. Με σκοπό την ολοκληρωμένη διαχείριση των θεμάτων ΕΚΕ και τη συστηματική εφαρμογή σχετικών προγραμμάτων και δράσεων, η Χαλκόρ, το 2008, προχώρησε στη σύσταση ομάδας Εταιρικής Υπευθυνότητας. Επιλέχθηκαν στελέχη από διάφορες Διευθύνσεις / Τμήματα της Εταιρίας, δημιουργώντας μια πλήρη ομάδα που εκπροσωπεί όλες τις δραστηριότητες της Εταιρίας, που σχετίζονται άμεσα με όλους τους άξονες ΕΚΕ που έχει υιοθετήσει η Χαλκόρ. Στην Ομάδα αυτή συμμετέχουν εκπρόσωποι/στελέχη των κάτωθι Διευθύνσεων της Εταιρίας: Διεύθυνση Στρατηγικού Σχεδιασμού (συντονισμός Ομάδας ΕΚΕ) Διεύθυνση Διασφάλισης Ποιότητας & Περιβάλλοντος Τμήμα Υγείας και Ασφάλειας Τμήμα Ποιότητας Τμήμα Marketing Οικονομική Διεύθυνση Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού Τμήμα Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Πολιτική & Διαδικασίες: ΠΟΛΙΤΙΚΗ Παραθέστε σχετική με το κριτήριο πολιτική ή κώδικα δεοντολογίας του οργανισμού σας. Διευκρινίστε εάν η σχετική πολιτική/κώδικας καλύπτει μόνον ορισμένες ή όλες τις πτυχές του κριτηρίου. Η ομάδα ΕΚΕ της Χαλκόρ συντονίζεται από τη Διεύθυνση Στρατηγικού Σχεδιασμού, η οποία αναφέρεται στη Γενική Διεύθυνση, εξασφαλίζοντας με τον τρόπο αυτό τόσο τη δέσμευση της Διοίκησης, όσο και την απρόσκοπτη επικοινωνία με την ανώτατη Διοίκηση. Ο Διευθυντής Στρατηγικού Σχεδιασμού που συντονίζει την ομάδα ΕΚΕ, αναφέρεται και ενημερώνει τη Γενική Διεύθυνση για κάθε σχετικό θέμα, ενώ αντίστοιχα η Γενική Διεύθυνση της Χαλκόρ μεταβιβάζει όλα τα θέματα στο Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρίας, μέσω των τριμηνιαίων αναφορών, καλύπτοντας ολόκληρο το φάσμα των δραστηριοτήτων της Εταιρίας και επιτυγχάνοντας αποδοτικότερη διαχείριση των θεμάτων Εταιρικής Υπευθυνότητας. Επιπρόσθετα, το Διοικητικό Συμβούλιο ενημερώνει τους μετόχους για τα θέματα ΕΚΕ της Εταιρίας, μέσω του δημοσιευμένου Απολογισμού ΕΚΕ, ο οποίος και 4

5 διανέμεται κατά τις ετήσιες γενικές συνελεύσεις των μετόχων. Με βάση αυτή την ολοκληρωμένη δομή, η ανώτατη Διοίκηση της Εταιρίας διασφαλίζει τη βέλτιστη δυνατή πληροφόρησή της, τον έλεγχο και την υπεύθυνη διαχείριση των θεμάτων που σχετίζονται με την οικονομική, περιβαλλοντική και κοινωνική διάσταση της λειτουργίας της. Πολιτική & Διαδικασίες: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ/ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Παραθέστε τις σχετικές με το κριτήριο διαδικασίες ή συστήματα που έχει αναπτύξει η εταιρεία σας. Διευκρινίστε εάν οι σχετικές διαδικασίες / συστήματα είναι επίσημες και τεκμηριωμένες βάσει συγκεκριμένου προτύπου και εάν η εταιρεία έχει λάβει σχετική πιστοποίηση (πχ. ISO). Η Ομάδα ΕΚΕ της Χαλκόρ: Απαρτίζεται από εκπροσώπους, σχεδόν από όλες τις Διευθύνσεις/Τμήματα της Εταιρίας Βρίσκεται σε συνεχή επικοινωνία με τη Διοίκηση Είναι αποτελεσματική διοργανώνοντας δράσεις και προγράμματα Τα μέλη της είναι εκπαιδευμένα σε θέματα εταιρικής κοινωνικής ευθύνης καθώς έχουν παρακολουθήσει το ειδικό πιστοποιημένο εκπαιδευτικό πρόγραμμα του GRI GRI Certified Training Program. Οργανωτική δομή Εταιρικής Υπευθυνότητας Με βάση αυτή τη δομή, η ανώτατη διοίκηση της Εταιρίας διασφαλίζει τη βέλτιστη δυνατή πληροφόρησή της, τον έλεγχο και την υπεύθυνη διαχείριση των θεμάτων που σχετίζονται με την οικονομική, περιβαλλοντική και κοινωνική διάσταση της λειτουργίας της. 5

6 Δείκτες Επίδοσης: ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΕΠΙΔΟΣΗΣ Παραθέστε τα σχετικά με το κριτήριο ποσοτικά στοιχεία/πληροφορίες του Οργανισμού στο βαθμό που τα διατηρεί (KPI s). Διευκρινίστε εάν η εταιρεία σας: i) καταγράφει την επίδοσή της χρησιμοποιώντας διεθνείς ή εθνικούς δείκτες αναφοράς ii) λαμβάνει επιπλέον υπόψη ειδικά ζητήματα/δείκτες της βιομηχανίας / του κλάδου iii) καταγράφει στοιχεία σε βάθος χρόνου και παρέχει μια αφήγηση ως προς τις τάσεις επίδοσης. Η ομάδα ΕΚΕ της Χαλκόρ μεταξύ άλλων είναι υπεύθυνη και για την ανάπτυξη του Απολογισμού ΕΚΕ της Εταιρίας. Συγκεκριμένα, τα στελέχη της Ομάδας ΕΚΕ της Εταιρίας αναλαμβάνουν σε ετήσια βάση τη συγκέντρωση όλων των απαραίτητων στοιχείων προκειμένου να αναπτυχθεί ο Απολογισμός ΕΚΕ με βάση τις απαιτήσεις των διεθνών προτύπων που ακολουθούνται (GRI-G4, ISO κλπ). Τα μέλη της ομάδα ΕΚΕ της Χαλκόρ έχουν εμπλακεί στην ανάπτυξη 7 Απολογισμών Εταιρικής Υπευθυνότητας και Βιώσιμης Ανάπτυξης με βάση διεθνή πρότυπα (GRI, ISO κ.α.). Σειρά Απολογισμών Εταιρικής Υπευθυνότητας και Βιώσιμης Ανάπτυξης που έχουν αναπτυχθεί από τα στελέχη της ομάδας ΕΚΕ, έχουν αποσπάσει βραβεύσεις και διακρίσεις (Πανεπιστήμιο Αιγαίου, Bravo Awards κ.α.). Τα μέλη της Ομάδας ως εκπρόσωποι των κυριότερων τμημάτων της εταιρίας έχουν εμπλακεί ενεργά στη διαδικασία προτεραιοποίησης των ουσιαστικών θεμάτων που σχετίζονται με τη λειτουργία της εταιρίας καθώς και στη συνεχή επικαιροποίηση αυτών των θεμάτων τα τελευταία τρία έτη. Επιπρόσθετα λειτουργούν ως βασικοί φορείς αμφίδρομης επικοινωνίας με τους συμμετόχους της εταιρίας που σχετίζονται με το αντικείμενο τους όπως η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού με τους εργαζόμενους στη Χαλκόρ, το Τμήμα Εφοδιαστικής Αλυσίδας με τους προμηθευτές. Ειδικότερα κατά το 2014 η Ομάδα ΕΚΕ της Χαλκόρ προέβη στη διοργάνωση διαφόρων δράσεων και προγραμμάτων, όπως: Πρόγραμμα εθελοντικής προσφοράς (συλλογή τροφίμων, ειδών ένδυσης, παιχνιδιών και βιβλίων) Εφαρμογή προγράμματος 5Σ Διεξαγωγή μήνα υγείας, ασφάλειας και περιβάλλοντος Εθελοντικός καθαρισμός παραλίας Δενδροφύτευση Υποστήριξη δράσεων ΜΚΟ. Η Χαλκόρ σταθερά προσανατολισμένη στις αρχές της Βιώσιμης Ανάπτυξης (οικονομική ευημερία, προστασία του περιβάλλοντος και κοινωνική συνοχή) λειτουργεί υπεύθυνα σε όλο το φάσμα των δραστηριοτήτων της, αποτελώντας έναν αξιόπιστο επιχειρηματικό εταίρο. Στο πλαίσιο αυτό και με δεδομένο ότι η πλήρης ενσωμάτωση των αρχών της Εταιρικής Υπευθυνότητας και Βιώσιμης Ανάπτυξης δεν μπορεί να είναι θέμα ενός μόνο ατόμου σε μια Εταιρία, αλλά αντικείμενο συλλογικής δράσης ατόμων/ομάδας. 6

7 Αξιοπιστία: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΕΛΕΓΧΟΥ Παραθέστε τις σχετικές με το κριτήριο διαδικασίες ελέγχου που εφαρμόζονται στον οργανισμό σας. Διευκρινίστε εάν η εταιρεία σας έχει προβεί στην: i) Εσωτερική Διασφάλιση ορισμένων ή όλων ή των σημαντικότερων στοιχείων που αφορούν στο συγκεκριμένο κριτήριο ii) Εξωτερική Διασφάλιση ορισμένων ή όλων ή των σημαντικότερων στοιχείων που αφορούν στο συγκεκριμένο κριτήριο, χρησιμοποιώντας διεθνή πρότυπα ή εθνικές κανονιστικές ρυθμίσεις. Στο πλαίσιο της εξωτερικής επαλήθευσης των στοιχείων που δημοσιεύονται στον ετήσιο απολογισμό ΕΚΕ της Χαλκόρ, η ομάδα Εταιρικής Υπευθυνότητας έχοντας αναγνωρίσει τα σημαντικότερα ζητήματά της έχει προχωρήσει στην εξωτερική επαλήθευση αυτών. Ειδικότερα έχει προβεί στην εξωτερική επαλήθευση των στοιχείων που αφορούν στις ενότητες του Απολογισμού «Μέριμνα για τους ανθρώπους μας», «Υγεία & Ασφάλεια στην Εργασία» και «Πελατοκεντρική προσέγγιση» σε συνεργασία με εξωτερικό φορέα. 7