ΦΟΡΜΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ της WIND ως best practice εφαρμογής του Ελληνικού Κώδικα Βιωσιμότητας

Transcript

1 ΦΟΡΜΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ της WIND ως best practice εφαρμογής του Ελληνικού Κώδικα Βιωσιμότητας ΓΡΑΜΜΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ Εξειδικευμένοι συνεργάτες του QualityNet Foundation μπορούν να σας υποστηρίξουν στη διαδικασία συμπλήρωσης των κριτηρίων του Ελληνικού Κώδικα Βιωσιμότητας. Περισσότερες πληροφορίες στο: www. sustainablegreece2020.com. 1

2 ΤΡΟΠΟΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ Επιλέγοντας το επίπεδο συμμόρφωσης που θεωρείτε ότι καλύπτετε ως προς τα κριτήρια του Κώδικα και προτού απαντήσετε σε κάθε κριτήριο του Κώδικα, θα πρέπει να διαβάσετε τη περιγραφή του κριτηρίου, καθώς και την ανάλυση για το τι θα πρέπει να αναφέρετε. Σας παροτρύνουμε η κάλυψη του κάθε κριτηρίου να βασίζεται στους προτεινόμενους δείκτες επίδοσης κατά GRI ή EFFAS ή σε άλλους κλαδικούς δείκτες που ακολουθείτε. ΤΡΟΠΟΣ ΚΑΛΥΨΗΣ ΚΡΙΤΗΡΙΟΥ Η απάντηση στο κάθε κριτήριο του Κώδικα βασίζεται στην φιλοσοφία της συμμόρφωσης ή επεξήγησης (comply or explain). Συνεπώς, ο κάθε Οργανισμός συμπληρώνει ανάλογα τη: ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗ: Όταν ο Οργανισμός καλύπτει μερικώς ή ολικώς ένα κριτήριο. ΕΠΕΞΗΓΗΣΗ: Όταν ο Οργανισμός δεν καλύπτει καθόλου κάποιο κριτήριο και αναφέρει τους λόγους για τους οποίους δεν το καλύπτει ή καταγράφει τις ενέργειες που προτίθεται να αναλάβει μελλοντικά για τη κάλυψη του. Για τα Επίπεδα Συμμόρφωσης 1 και 2, μπορείτε να καλύπτετε με την ΕΠΕΞΗΓΗΣΗ μόνο ένα (1) κριτήριο. Για τα Επίπεδα Συμμόρφωσης 3 και 4, μπορείτε να καλύπτετε με την ΕΠΕΞΗΓΗΣΗ έως και δύο (2) κριτήρια. Το κάθε κριτήριο μπορεί να απαντηθεί με στοιχεία: ΠΟΙΟΤΙΚΑ κάνοντας αναφορά σε πολιτικές και διαδικασίες, που ακολουθεί ο κάθε Οργανισμός (αυτοδέσμευση, πολιτικές και διαχειριστικά συστήματα). ΠΟΣΟΤΙΚΑ με αναφορά σε στοιχεία από δείκτες επίδοσης και με την ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑ περιγράφοντας τους τρόπους με τους οποίους επιβεβαιώνονται τα στοιχεία (εσωτερικοί ή εξωτερικοί έλεγχοι). Κάθε Οργανισμός μπορεί να συμμετάσχει στον Κώδικα με τη συμπλήρωση των απαιτούμενων πληροφοριών σε κάθε κριτήριο κατεβάζοντας από την ιστοσελίδα την αντίστοιχη φόρμα κάλυψης ανά κριτήριο. 2

3 Σε κάθε φόρμα κάλυψης του κριτηρίου περιλαμβάνεται: Περιγραφή του κριτηρίου. Θεματική κριτηρίου με αναφορά στο τι πρέπει να δοθεί ως πληροφορία κατά τη διαδικασία συμπλήρωσης του. Παρουσίαση προτεινόμενων δεικτών επίδοσης. Τρόπος συμπλήρωσης του κάθε κριτηρίου. Ανάλογα με το επίπεδο κάλυψης του κριτηρίου, ο Οργανισμός μπορεί να παρουσιάσει με διαφορετικούς τρόπους το κάθε κριτήριο. Στη φόρμα κάλυψης ανά κριτήριο διατίθενται διαφορετικοί τρόποι απάντησης, με αποτέλεσμα να σας διευκολύνει στη συμπλήρωση και συγχρόνως σας παρέχεται η δυνατότητα αυτοαξιολόγησης του επιπέδου ωρίμανσης του Οργανισμού σας. ΦΟΡΜΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ Ο παρακάτω πίνακας παρέχει όλη την πληροφορία για το κριτήριο που επιλέξατε να παρουσιάσετε και καλείστε να συμπληρώσετε όλα τα πεδία των σελίδων 4 έως 6. Πυλώνας Κριτήριο Περιγραφή ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ 2. Ουσιαστικότητα Ο Οργανισμός δημοσιοποιεί ποιές πτυχές της Βιώσιμης Ανάπτυξης και εταιρικής υπευθυνότητας έχουν σημαντική επίδραση στη λειτουργία του. Επιπλέον με ποιον τρόπο και πώς, τις λαμβάνει υπόψη στη στρατηγική του καθώς και πώς τις αντιμετωπίζει συστηματικά. Θεματικές Κριτηρίου (τι πρέπει να αναφερθεί): Προτεινόμενοι δείκτες κατά GRI/ G4 G4-19: Ποιές δραστηριότητες είναι ουσιαστικές / σημαντικές για τον Οργανισμό σε σχέση με τη Βιώσιμη Ανάπτυξη και Εταιρική Υπευθυνότητα. Πώς συνδέονται οι εν λόγω δραστηριότητες που αφορούν κοινωνικά ή περιβαλλοντικά ζητήματα, με τυχόν ευκαιρίες και κινδύνους. Το κοινωνικό περιβάλλον στο οποίο λειτουργεί ο Οργανισμός και οι πιο πιεστικές προκλήσεις σε σχέση με τη Βιώσιμη Ανάπτυξη και Εταιρική Υπευθυνότητα που πηγάζουν από αυτό. Όλα τα ουσιαστικά Θέματα που αναγνωρίστηκαν κατά τη διαδικασία καθορισμού του περιεχομένου του Απολογισμού. ή Προτεινόμενοι δείκτες κατά EFFAS Δεν αναφέρονται σχετικοί δείκτες 3

4 Πολιτική & Διαδικασίες: ΑΥΤΟΔΕΣΜΕΥΣΗ Παραθέστε σχετική με το κριτήριο αυτόβουλη δήλωση του οργανισμού σας (δήλωση αυτοδέσμευσης). Διευκρινίστε εάν η σχετική δήλωση αυτοδέσμευσης υπογράφεται από ανώτατο στέλεχος του Οργανισμού (π.χ. Διευθύνων Σύμβουλος, Πρόεδρος κ.λπ.). Η WIND Hellas είναι μια Εταιρεία με Όραμα και ξεκάθαρη Αποστολή. Αναγνωρίζοντας ότι ο τομέας των τηλεπικοινωνιών παίζει σημαντικό ρόλο στις ζωές όλων μας, στηρίζει τη δραστηριότητά της στις επιχειρηματικές της Αξίες και έχει θεσπίσει και εφαρμόζει πολιτικές οι οποίες αποδεικνύουν τη δέσμευσή της για Υπεύθυνη Επιχειρηματικότητα. Οι Εταιρικές μας Αξίες υποστηρίζουν την πραγματοποίησή της, λαμβάνοντας υπόψη και τις επιθυμίες των εργαζομένων για ένα καλύτερο εργασιακό περιβάλλον. Η μακροχρόνια δέσμευσή μας στη Βιώσιμη Ανάπτυξη αποτυπώνεται συνολικά στο εσωτερικό μας περιβάλλον, μέσα από τις δράσεις που αναπτύσσουμε, τους στόχους που θέτουμε και την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων μας σε ετήσια βάση. Η υπεύθυνη δέσμευσή μας αποτυπώνεται στον Απολογισμό Εταιρικής Υπευθυνότητάς μας, βάσει των προτεραιοτήτων που έχουμε θέσει στην επιχειρηματική μας λειτουργία και λαμβάνοντας υπόψη τις απόψεις των Ενδιαφερόμενων Μερών μας, για την επίδρασή μας ανά άξονα. Η στρατηγική Εταιρικής Υπευθυνότητας που έχουμε υιοθετήσει στη WIND Ελλάς, εκφράζεται μέσω του προγράμματος «Στην Πράξη». Στόχος μας είναι η εφαρμογή της υπεύθυνης πολιτικής μας στην επιχειρηματική μας δραστηριοποίηση, στους ανθρώπους μας, στο περιβάλλον και στην κοινωνία. Έτσι, δεσμευόμαστε να: Η διαρκής αμφίδρομη επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη μας είναι στο επίκεντρο της λειτουργίας μας. Εργαζόμαστε στενά με διαφορετικές ομάδες κοινών και παρέχουμε συνεχή πληροφόρηση για την επιχειρηματική μας δραστηριότητα, ενώ παράλληλα γινόμαστε κοινωνοί απόψεων, ερωτημάτων και θέσεων, τις οποίες λαμβάνουμε πολύ σοβαρά υπόψη. Μια φορά το χρόνο το τμήμα Εταιρικής Υπευθυνότητας, κατόπιν ελέγχου των 4

5 πληροφοριών που συγκεντρώνονται βάσει του αξιόπιστου μηχανισμού για παρατηρήσεις και σχόλια που έχουμε αναπτύξει, και λαμβάνοντας υπόψη τους στόχους της Εταιρείας, προτεραιοποιεί τα σημαντικά θέματα για την Εταιρεία και στη συνέχεια, προβαίνει στο σχέδιο ανάπτυξης του Διαλόγου με τα Ενδιαφερόμενα Μέρη μας. Ο συνεχής διάλογος αναδεικνύει ζητήματα και σχηματίζει προτάσεις που στη συνέχεια κυοφορούν δράσεις, με τις οποίες η Εταιρεία προσπαθεί να ανταποκριθεί στις ευκαιρίες και τις προκλήσεις που παρουσιάζονται. Για εμάς, εργαλείο ενημέρωσης και διαλόγου με τις ομάδες κοινών μας αποτελεί ο Απολογισμός Εταιρικής Υπευθυνότητας. Φέτος, ο έβδομος κατά σειρά Απολογισμός, αποδεικνύει τη σταθερή δέσμευσή μας για διαφανή και συνεχή ενημέρωση. Πολιτική & Διαδικασίες: ΠΟΛΙΤΙΚΗ Παραθέστε σχετική με το κριτήριο πολιτική ή κώδικα δεοντολογίας του οργανισμού σας. Διευκρινίστε εάν η σχετική πολιτική/κώδικας καλύπτει μόνον ορισμένες ή όλες τις πτυχές του κριτηρίου. Σύμφωνα με τη στρατηγική Εταιρικής μας Υπευθυνότητας, αποτελεί προτεραιότητά μας η υιοθέτηση υπεύθυνων πολιτικών και πρακτικών στο πλαίσιο της επιχειρηματικής μας λειτουργίας. Η ενσωμάτωση των διεθνών αρχών στη λειτουργία μας, όπως αυτές διατυπώνονται στο Σύμφωνο Global Compact, το οποίο και έχουμε προσυπογράψει από το 2008, καθώς και η κεντρική δέσμευση της Εταιρείας μας, εκφράζουν με τον καλύτερο τρόπο την προάσπιση της Υπεύθυνης Επιχειρηματικότητας. Μέσα από την εφαρμογή των Πολιτικών μας, στοχεύουμε στην παροχή ποιοτικών προϊόντων και υπηρεσιών προς τους πελάτες μας, την προστασία των προσωπικών τους δεδομένων και του απόρρητου των τηλεπικοινωνιών και την προστασία του περιβάλλοντος. Οι Πολιτικές μας είναι αναρτημένες στους χώρους εργασίας της Εταιρείας και στα καταστήματα. Eίναι επίσης διαθέσιμες σε όλους τους εργαζόμενους μέσω του intranet και στο ευρύ κοινό μέσω της επίσημης ιστοσελίδας, Πολιτική Ποιότητας: περιγράφεται το όραμα, η αποστολή και οι αξίες της Εταιρείας που εφαρμόζονται σε όλο το εύρος των λειτουργιών της. Πολιτική Περιβάλλοντος: περιγράφεται η δέσμευση της Εταιρείας αναφορικά με την προστασία του περιβάλλοντος και οι ακολουθούμενες ενέργειες προς αυτή την κατεύθυνση. Πολιτική Ποιότητας και Περιβάλλοντος για τα Καταστήματα WIND: περιγράφεται το όραμα και η δέσμευση της Εταιρείας για προσφορά στους πελάτες της υπηρεσιών και προϊόντων υψηλής ποιότητας καθώς και υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης μέσω της εκτεταμένης πανελλαδικά αλυσίδας καταστημάτων WIND, με σεβασμό προς τον πελάτη, την κοινωνία και το περιβάλλον. Πολιτική για την Ποιότητα των Μετρήσεων Ηλεκτρομαγνητικής Ακτινοβολίας: περιγράφεται η δέσμευση της Εταιρείας για παροχή υπηρεσιών, δοκιμών/ μετρήσεων, 5

6 αλλά και εξυπηρέτησης στις απαιτήσεις των πελατών μας και των ενδιαφερόμενων μερών μας, σύμφωνα με το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο και διεθνώς αποδεκτές πρακτικές και πρότυπα. Πολιτική Ασφάλειας για τη Διασφάλιση του Απορρήτου των Επικοινωνιών: σύμφωνα με το ισχύον κανονιστικό πλαίσιο και κατόπιν σχετικής εγκρίσεως από την Αρχή Διασφάλισης Απορρήτου των Επικοινωνιών, εφαρμόζουμε εσωτερικά αλλά και επιβάλλουμε σε συμβατικές σχέσεις με τρίτα μέρη την Πολιτική Ασφάλειας για τη Διασφάλιση του Απορρήτου των Επικοινωνιών, το αντικείμενο της οποίας είναι η προστασία των δεδομένων επικοινωνίας και των πληροφοριακών επικοινωνιακών συστημάτων από πιθανούς κινδύνους, ώστε να διασφαλίζεται το απόρρητο των επικοινωνιών. Πολιτική & Διαδικασίες: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ/ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Παραθέστε τις σχετικές με το κριτήριο διαδικασίες ή συστήματα που έχει αναπτύξει η εταιρεία σας. Διευκρινίστε εάν οι σχετικές διαδικασίες / συστήματα είναι επίσημες και τεκμηριωμένες βάσει συγκεκριμένου προτύπου και εάν η εταιρεία έχει λάβει σχετική πιστοποίηση (πχ. ISO). Η διαρκής αμφίδρομη επικοινωνία με τα Ενδιαφερόμενα Μέρη μας είναι στο επίκεντρο της λειτουργίας μας. Εργαζόμαστε στενά με διαφορετικές ομάδες κοινών και παρέχουμε συνεχή πληροφόρηση για την επιχειρηματική μας δραστηριότητα, ενώ παράλληλα γινόμαστε κοινωνοί απόψεων, ερωτημάτων και θέσεων, τις οποίες λαμβάνουμε πολύ σοβαρά υπόψη. Μια φορά το χρόνο το τμήμα Εταιρικής Υπευθυνότητας, προτεραιοποιεί τα σημαντικά θέματα για την εταιρεία και στη συνέχεια, προβαίνει στο σχέδιο ανάπτυξης του Διαλόγου με τα Ενδιαφερόμενα Μέρη μας. Ο συνεχής διάλογος αναδεικνύει ζητήματα και σχηματίζει προτάσεις που στη συνέχεια κυοφορούν δράσεις, με τις οποίες η εταιρεία προσπαθεί να ανταποκριθεί στις ευκαιρίες και τις προκλήσεις που παρουσιάζονται. Η μακροχρόνια δέσμευσή μας στη Βιώσιμη Ανάπτυξη αποτυπώνεται συνολικά στο εσωτερικό μας περιβάλλον, μέσα από τις δράσεις που αναπτύσσουμε, τους στόχους που θέτουμε και την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων μας σε ετήσια βάση. ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ - Υπεύθυνο για τη χάραξη της στρατηγικής Εταιρικής Υπευθυνότητας. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΕΤΑΙΡΙΚΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ - Ο Διευθυντής Εταιρικών Σχέσεων είναι υπεύθυνος για την υλοποίηση και προώθηση των θεμάτων Εταιρικής Υπευθυνότητας. ΤΜΗΜΑ ΕΤΑΙΡΙΚΗΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΑΣ - Αναπτύσσει προγράμματτα και Δράσεις Ε.Υ. τόσο στο εσωτερικό όσο και στο εξωτερικό περιβάλλον, επικοινωνεί με τα Ενδιαφερόμενα Μέρη και συντονίζει την Ομάδα Ε.Υ. για την έκδοση του Απολογισμού. ΟΜΑΔΑ ΕΤΑΙΡΙΚΗΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΑΣ - Συλλέγει τα στοιχεία και συντάσσει τον Απολογισμό Ε.Υ. Προωθεί την Υπευθυνότητα στο Εσωτερικό Περιβάλλον της εταιρείας μας. 6

7 Δείκτες Επίδοσης: ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΕΠΙΔΟΣΗΣ Παραθέστε τα σχετικά με το κριτήριο ποσοτικά στοιχεία/πληροφορίες του Οργανισμού στο βαθμό που τα διατηρεί (KPI s). Διευκρινίστε εάν η εταιρεία σας: i) καταγράφει την επίδοσή της χρησιμοποιώντας διεθνείς ή εθνικούς δείκτες αναφοράς ii) λαμβάνει επιπλέον υπόψη ειδικά ζητήματα/δείκτες της βιομηχανίας / του κλάδου iii) καταγράφει στοιχεία σε βάθος χρόνου και παρέχει μια αφήγηση ως προς τις τάσεις επίδοσης. Διαδικασία Αναγνώρισης Σημαντικών Θεμάτων Η έννοια της Εταιρικής Υπευθυνότητας είναι βαθιά ριζωμένη σε όλες τις επιχειρηματικές δραστηριότητες της WIND και αντανακλά τη φιλοσοφία μας σχετικά με το Υπεύθυνο Επιχειρείν. Στόχος της είναι η περαιτέρω προώθηση των Αρχών της Βιώσιμης Ανάπτυξης, αλλά και της ανάπτυξης εποικοδομητικού διαλόγου με όλα τα Ενδιαφερόμενα Μέρη της για την καταγραφή των σημαντικών θεμάτων, που αποτελούν πεδίο ενδιαφέροντος τόσο στο εσωτερικό όσο και στο εξωτερικό περιβάλλον του Οργανισμού της. Στο πλαίσιο αυτό, και προκειμένου να εναρμονιστεί με τις σύγχρονες τάσεις του Reporting σύμφωνα με το πρότυπο G4 του Global Reporting Initiative, προχώρησε σε ανάπτυξη διαδικασίας καταγραφής και προτεραιοποίσης σημαντικών θεμάτων (materiality analysis που αφορούν την εταιρεία). Η μεθοδολογία που ακολουθήθηκε αφορούσε την υλοποίηση σειράς συνεντεύξεων με ανώτερα στελέχη της εταιρείας και τη διεξαγωγή εσωτερικού materiality workshop με διευθυντικά στελέχη και εκπροσώπους των τμημάτων της εταιρείας που ασχολούνται με το Reporting. Στο δεύτερο μέρος της διαδικασίας, πραγματοποιήθηκε δομημένο workshop διαλόγου μεταξύ είκοσι (20) Διευθυντικών Στελεχών σημαντικών τμημάτων της εταιρείας. Η διαδικασία του Εξωτερικού Materiality πραγματοποιήθηκε μέσω δύο κατευθύνσεων: Ημέρα Εταιρικού Διαλόγου, στο πλαίσιο του Θεσμού BRAVO, μία πρωτοβουλία του QualityNet Foundation. Stakeholder dialogue, μέσω ερωτηματολογίων και προσωπικών συναντήσεων με εκπροσώπους της ομάδας Ενδιαφερόμενων Μερών του Εμπορικού Δικτύου και των Προμηθευτών της εταιρείας. Τα τελικά αποτελέσματα προέκυψαν μέσω της συνδυαστικής προσέγγισης των αποτελεσμάτων του εσωτερικού και εξωτερικού materiality, καθώς και της προτεραιoποίσης των θεμάτων με βάση τους επιχειρηματικούς και Εταιρικής Υπευθυνότητας στόχους που τέθηκαν από τη Διοίκηση. Ακολουθούν: η λίστα με τα Σημαντικά θέματα που αφορούν το εσωτερικό & εξωτερικό περιβάλλον, το materiality matrix, τον πίνακα με τα θέματα & τα όρια. 7

8 8

9 Αξιοπιστία: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΕΛΕΓΧΟΥ Παραθέστε τις σχετικές με το κριτήριο διαδικασίες ελέγχου που εφαρμόζονται στον οργανισμό σας. Διευκρινίστε εάν η εταιρεία σας έχει προβεί στην: i) Εσωτερική Διασφάλιση ορισμένων ή όλων ή των σημαντικότερων στοιχείων που αφορούν στο συγκεκριμένο κριτήριο ii) Εξωτερική Διασφάλιση ορισμένων ή όλων ή των σημαντικότερων στοιχείων που αφορούν στο συγκεκριμένο κριτήριο, χρησιμοποιώντας διεθνή πρότυπα ή εθνικές κανονιστικές ρυθμίσεις. Η WIND ανέθεσε την εξωτερική επαλήθευση στοιχείων του απολογισμού της. Σκοπός της διαδικασίας ήταν να δοθεί επαναβεβαίωση προς τα Ενδιαφερόμενα Μέρη της WIND Ελλάς για την ακρίβεια, την αξιοπιστία και την αντικειμενικότητα των πληροφοριών στον απολογισμό, και ότι αυτός καλύπτει όλα τα ουσιαστικά θέματα για τη WIND Ελλάς και για τα βασικά Ενδιαφερόμενα Μέρη της. Ο Απολογισμός Εταιρικής Υπευθυνότητας της WIND Ελλάς έχει συνταχθεί με βάση τις κατευθυντήριες οδηγίες «in accordance-core» του Global Reporting Initiative G4. Το εύρος εργασίας περιλάμβανε την επισκόπηση των δραστηριοτήτων που αναφέρονται στον Απολογισμό Εταιρικής Υπευθυνότητας 2014, καθώς και των στοιχείων για την απόδοση της WIND Ελλάς κατά την περίοδο απολογισμού. Συγκεκριμένα, αυτό συμπεριελάμβανε: 1. Δηλώσεις, πληροφορίες και στοιχεία επίδοσης που περιλαμβάνονται στον Απολογισμό. 2. Τις διαδικασίες της WIND Ελλάς για τον καθορισμό των ουσιαστικών θεμάτων που συμπεριλαμβάνονται στον Απολογισμό και την προσέγγιση της διοίκησης προς τα ουσιαστικά θέματα. 3. Τα στοιχεία και τις πληροφορίες που συμπεριλαμβάνονται στον απολογισμό σύμφωνα με τις απαιτήσεις των κατευθυντήριων οδηγιών του Global Reporting Initiative (GRI) G4, όπως παρουσιάζονται στον Πίνακα GRI. Η διαδικασία εξωτερικής διασφάλισης πραγματοποιήθηκε με βάση τις απαιτήσεις του διεθνώς αναγνωρισμένου προτύπου διασφάλισης AA1000AS (2008). Το εύρος της εργασίας ορίστηκε και συμφωνήθηκε σε συνεννόηση με τη WIND Ελλάς και αφορά περιορισμένη διασφάλιση Τύπου 2 (Type 2). 9