ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΣΗΣ ONLINE APPLICATION SYSTEM ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΚΥΠΡΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΕΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ

Transcript

1 ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΣΗΣ ONLINE APPLICATION SYSTEM ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΚΥΠΡΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΕΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ Σεπτέμβριος 2016

2 Πίνακας Περιεχομένων Διαχειριστές Τμήματος... 3 Διαχείριση Αιτήσεων... 3 Αίτηση Υποψήφιου... 6 Καταχώρηση σχολίων σχετικά με την αίτηση... 8 Καταχώρηση προϋποθέσεων για προσφορά θέσης... 9 Καταχώρηση προγραμματισμένης συνέντευξης... 9 Καταχώρηση προσφοράς θέσης σε άλλο πρόγραμμα/επιπέδου/γνωστικό αντικείμενο... 9 Επιβεβαίωση Αιτήσεων Διαχείριση Γνωστικών Αντικειμένων/ Ερευνητικών Εργαστηρίων... 11

3 Διαχειριστές Τμήματος Διαχείριση Αιτήσεων Σκοπός της φόρμας είναι η πρόσβαση στις αιτήσεις που έχουν υποβληθεί από τους υποψήφιους για τα προγράμματα σπουδών που έχει προκηρύξει το Τμήμα. Ανοίγοντας το σύστημα, εμφανίζεται αλφαβητική λίστα με τις αιτήσεις που έχουν υποβληθεί σε όλα τα προγράμματα σπουδών του Τμήματος για το τρέχον ενεργό εξάμηνο. Μέσα από τα φίλτρα αναζήτησης που υπάρχουν, μπορείτε να δείτε τις αιτήσεις προηγούμενου εξαμήνου, τις αιτήσεις για συγκεκριμένο πρόγραμμα σπουδών και τις αιτήσεις που έχουν υποβληθεί ανά είδος μεταπτυχιακού προγράμματος (διδακτορικό ή μάστερ ή όλα). Αφού κάνετε τις επιλογές σας για το φιλτράρισμα των αιτήσεων θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Αναζήτηση». Εάν ψάχνετε μία συγκεκριμένη αίτηση υπάρχει και η επιλογή της αναζήτησης βάσει της «Ταυτότητας Υποψηφίου».

4 Στη λίστα των αιτήσεων που εμφανίζεται στην αρχική σελίδα, για κάθε αίτηση που έχει υποβληθεί παρουσιάζεται το Ονοματεπώνυμο, η Ταυτότητα του υποψήφιου, το Πρόγραμμα Σπουδών στο οποίο έχει υποβάλει αίτηση και η ημερομηνία υποβολής της αίτησης. Για να ανοίξετε την αίτηση υποψηφίου πατήστε το κουμπί «Προβολή» που εμφανίζεται στη γραμμή της αίτησης. Στο τέλος της σελίδας με τη λίστα των αιτήσεων υπάρχει ο σύνδεσμος «Λίστα Αιτήσεων για Εκτύπωση» όπου το σύστημα μας δίνει πρόσβαση σε ένα συνοπτικό πίνακα με τα στοιχεία των υποψηφίων βάσει του φιλτραρίσματος που έχει καθοριστεί στην προηγούμενη σελίδα (δηλαδή: είτε ανά πρόγραμμα σπουδών, είτε ανά επίπεδο σπουδών, είτε όλα). Πατώντας το κουμπί «Δημιουργία Αρχείου Excel» κατεβάζετε τα στοιχεία σε αρχείο Excel για να μπορέσετε να επεξεργαστείτε περαιτέρω τον πίνακα. Για να εκτυπώσετε τα περιεχόμενα του πίνακα πατήστε στο εικονίδιο της εκτύπωσης. Οι διαχειριστές του Τμήματος θα πρέπει να ενημερώνουν την «Κατάσταση Αιτήματος» κάθε αίτησης ανάλογα με την κατάσταση της, ούτως ώστε να ενημερώνεται ο υποψήφιος αλλά κυρίως για να αποστέλλεται αυτόματα μέσω του συστήματος η ανάλογη επιστολή στον υποψήφιο με το τέλος της αξιολόγησης.

5 Με την υποβολή της αίτησης, η αίτηση λαμβάνει αυτόματα την κατάσταση «Εκκρεμεί για Έγκριση» (εμφανίζεται δίπλα από κάθε αίτηση). Ο χρήστης έχει τις ακόλουθες επιλογές «Κατάστασης Αιτήματος» για να επιλέξει στη συνέχεια, ανάλογα με την έκβαση κάθε αίτησης: Σε εξέλιξη Εκκρεμεί για έγκριση Εγκρίθηκε Εγκρίθηκε με προϋποθέσεις Απορρίφθηκε Εγκρίθηκε ως Επιλαχόντας Αποδέχτηκε τη Θέση Προσφέρθηκε Θέση Για να καταχωρηθεί η αλλαγή στην κατάσταση μίας αίτησης θα πρέπει να επιλέξετε τη νέα κατάσταση από τη λίστα «Κατάσταση Αιτήματος» και να πατήσετε το κουμπί «Καταχώρηση». Όταν μία αίτηση εγκριθεί (όταν δηλαδή το Τμήμα αποφασίσει να προσφέρει θέση σε έναν υποψήφιο), θα πρέπει να αλλάξετε την κατάσταση της αίτησης σε «Εγκρίθηκε» ή «Εγκρίθηκε με προϋποθέσεις» ή «Εγκρίθηκε ως Επιλαχόντας» ή «Απορρίφθηκε» (ανάλογα με την απόφαση του Τμήματος για κάθε υποψήφιο). Ανάλογα με την «Κατάσταση» που θα επιλέξετε, μέσω του συστήματος θα αποσταλεί σε κάθε υποψήφιο και η ανάλογη επιστολή (π.χ. εάν ο υποψήφιος επιλεγεί ως επιλαχόντας, αυτό θα αναφέρεται στην επιστολή που το σύστημα θα του αποστείλει, εάν επιλεγεί για εισδοχή αλλά με προϋποθέσεις, στην επιστολή θα αναφέρεται ότι το Τμήμα θα επικοινωνήσει μαζί του για να τον πληροφορήσει λεπτομερώς για τις προϋποθέσεις που έχουν τεθεί για την εισδοχή του (εδώ αναφερόμαστε σε αριθμό μαθημάτων που μπορείτε να ζητήσετε από ένα υποψήφιο να παρακολουθήσει ή γνώση ξένων γλωσσών κλπ.) Οι καταστάσεις «Αποδέχτηκε τη Θέση» και «Προσφέρθηκε Θέση» θα χρησιμοποιηθούν σε μεταγενέστερο στάδιο όταν ενημερωθείτε από τη Σχολή Μεταπτυχιακών Σπουδών. Οι καταστάσεις αυτές αφορούν στην καταχώρηση των στοιχείων των υποψηφίων στο σύστημα Banner.

6 Αίτηση Υποψήφιου Πατώντας το κουμπί «Προβολή» παρουσιάζεται στην οθόνη σας η αίτηση του υποψηφίου. Στα σημεία που ο υποψήφιος έχει ανεβάσει κάποιο αρχείο, το αρχείο παρουσιάζεται ως σύνδεσμος. Πατώντας στο σύνδεσμο μπορείτε να ανοίξετε και να δείτε το αρχείο που έχει ανεβάσει ο υποψήφιος. Στο τέλος της αίτησης υπάρχουν οι συστατικές επιστολές που έχουν υποβληθεί για τον υποψήφιο. Οι συστατικές επιστολές έχουν 2 μορφές: είτε ανέβασμα επιστολής, είτε συμπλήρωση και ανέβασμα ενός τυποποιημένου πίνακα συστατικής επιστολής (ο πίνακας ζητείται κυρίως από τα Τμήματα της Πολυτεχνικής Σχολής και το Τμήμα Ψυχολογίας). Οι συστατικές επιστολές που υποβάλλονται απευθείας από τους αξιολογητές ενός υποψηφίου μέσω του συστήματος, συνδέονται απευθείας στην αίτηση του υποψηφίου και εμφανίζονται ως σύνδεσμος. Πατώντας στο σύνδεσμο της συστατικής επιστολής μπορείτε να δείτε το αρχείο της συστατικής επιστολής που έχει ανεβάσει ο αξιολογητής του υποψηφίου. Σε περίπτωση που ένας αξιολογητής δεν έχει αποστείλει τη συστατική επιστολή μέσω του συστήματος αλλά ταχυδρομικώς στο Τμήμα, μπορείτε να ανεβάσετε στο σύστημα τη συστατική επιστολή που έχετε παραλάβει ούτως ώστε να είναι συνδεδεμένη με την αίτηση. Μέσω του κουμπιού «Upload File» επιλέγετε το αρχείο της συστατικής επιστολής και μετά πατάτε το κουμπί «Επισύναψη Αρχείου». Νοείται ότι την ταχυδρομική επιστολή θα πρέπει να τη σαρώσετε και να την αρχειοθετήσετε στον υπολογιστή σας για να μπορέσετε στη συνέχεια να την επιλέξετε και να την επισυνάψετε στην αίτηση.

7

8 Καταχώρηση σχολίων σχετικά με την αίτηση Οι διαχειριστές των Τμημάτων έχουν την δυνατότητα να καταχωρήσουν σχόλια σχετικά με την αίτηση του υποψηφίου. Συμπληρώστε το σχόλιο στο αντίστοιχο πεδίο και πατήστε το κουμπί «Αποθήκευση». Πατώντας στον σύνδεσμο «Ιστορικό Σχολίων» μπορείτε να δείτε προηγούμενα σχόλια που έχουν καταχωρηθεί σχετικά με την συγκεκριμένη αίτηση.

9 Καταχώρηση προϋποθέσεων για προσφορά θέσης Στην περίπτωση που η αίτηση του υποψηφίου θα εγκριθεί με προϋποθέσεις, καταχωρήσετε τις προϋποθέσεις στο πιο πάνω πεδίο και μετά να ενημερώσετε την κατάσταση της αίτησης σε «Εγκρίθηκε με προϋποθέσεις». Για την συμπλήρωση του πεδίου συμβουλευτείτε τα παραδείγματα προϋποθέσεων. Το κείμενο θα συμπεριληφθεί στο αυτόματο ενημερωτικό που αποστέλλεται στο υποψήφιο φοιτητή. Θα πρέπει να γραφτεί με Ελληνικούς ή Αγγλικούς χαρακτήρες (ανάλογα με την γλώσσα) υπό μορφή πρότασης. Για παράδειγμα: «Ολοκλήρωση προπτυχιακού προγράμματος σπουδών. Πιστοποιητικό επιτυχίας στην Αγγλική γλώσσα.» Καταχώρηση προγραμματισμένης συνέντευξης Στην περίπτωση που θα προγραμματίσετε συνεντεύξεις με τους υποψήφιους φοιτητές συμπληρώστε τις πληροφορίες σχετικά με την συνάντηση, τα πεδία Ημερομηνία και Ώρα και τέλος να πατήσετε το κουμπί Αποθήκευση. Στην συνέχεια θα αλλάξετε την κατάσταση της αίτησης «Έχει κληθεί σε συνέντευξη», οι πληροφορίες θα συμπεριληφθούν στο αυτόματο ενημερωτικό που αποστέλλετε στο υποψήφιο φοιτητή. Καταχώρηση προσφοράς θέσης σε άλλο πρόγραμμα/επιπέδου/γνωστικό αντικείμενο Στην περίπτωση που στον υποψήφιο φοιτητή θα προσφέρετε θέση σε άλλο πρόγραμμα/επίπεδο/γνωστικό αντικείμενο από αυτό που έχει κάνει αίτηση θα επιλέξετε το νέο πρόγραμμα/επίπεδο/γνωστικό αντικείμενο και πατήσετε το κουμπί Αποθήκευση. Στην συνέχεια θα αλλάξετε την κατάσταση της αίτησης «Εγκρίθηκε σε άλλο πρόγραμμα», οι πληροφορίες θα συμπεριληφθούν στο αυτόματο ενημερωτικό που αποστέλλετε στο υποψήφιο φοιτητή.

10 Επιβεβαίωση Αιτήσεων Στην ακόλουθη λίστα παρουσιάζονται όλες οι αιτήσεις υποψηφίων που έχουν κατάσταση «Αποδέχτηκε Θέση» ή «Αποδέχτηκε Θέση σε άλλο πρόγραμμα» (του τμήματος που διαχειρίζονται). Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας όταν το τμήμα έχει λάβει την απόφαση όλων των υποψηφίων τότε θα επιλέξετε το πεδίο «Επιβεβαίωση Αίτησης» για την αντίστοιχη αίτησης και πατήστε το κουμπί «Καταχώρηση». Με αυτόν τον τρόπο θα ενημερώνεται η Σχολή Μεταπτυχιακών Σπουδών ότι έχετε επιβεβαιώσει την επιλογή του συγκεκριμένου υποψήφιου.

11 Διαχείριση Γνωστικών Αντικειμένων/ Ερευνητικών Εργαστηρίων Σε περίπτωση που το Τμήμα παράλληλα με την επιλογή του προγράμματος σπουδών ζητά από τον υποψήφιο να επιλέξει και Γνωστικό Αντικείμενο ή Ερευνητικό Εργαστήριο τότε θα πρέπει να καταχωρήσετε τη λίστα με τα γνωστικά Αντικείμενα/ Ερευνητικά Εργαστήρια που προσφέρονται από το Τμήμα σας (αυτή η επιλογή χρησιμοποιείται επί του παρόντος από τα Τμήματα Αγγλικών Σπουδών, Βιολογικών Επιστημών και Χημείας αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί και από τα άλλα Τμήματα εάν κρίνετε ότι υπάρχει η ανάγκη). Τα Γνωστικά Αντικείμενα/ Ερευνητικά Εργαστήρια διαχωρίζονται σε ενεργά και μη ενεργά. Όταν κάποιο γνωστικό αντικείμενο δεν προσφέρεται αυτό το εξάμηνο που η προκήρυξη είναι ενεργή, θα πρέπει να αλλάξετε την κατάσταση του σε μη ενεργό. Προσοχή! Δεν πρέπει να αλλάζετε τους τίτλους υφιστάμενων γνωστικών αντικείμενων επειδή είναι συνδεδεμένοι με προηγούμενες αιτήσεις υποψηφίων. Για να καταχωρήσετε ένα νέο γνωστικό αντικείμενο/ερευνητικό εργαστήριο θα πρέπει να συμπληρώσετε τα αντίστοιχα στοιχεία κάτω από την ενότητα «Δημιουργία Νέου Γνωστικού Αντικειμένου/ Ερευνητικό Εργαστήριο». Στις επιλογές «Επίπεδο Σπουδών» και «Πρόγραμμα Σπουδών» μπορείτε να επιλέξετε περισσότερα από ένα, κρατώντας πατημένο το ctrl και επιλέγοντας αυτά που θέλετε από τη λίστα. Κάτω από τη «Λίστα Γνωστικών Αντικειμένων/ Ερευνητικών Εργαστηρίων» εμφανίζονται οι καταχωρήσεις του χρήστη βάσει του φίλτρου στην αρχή της σελίδας. Μπορείτε να αλλάξετε τις πληροφορίες που παρουσιάζονται και να τις αποθηκεύσετε πατώντας το κουμπί «Αποθήκευση» σε κάθε εγγραφή ξεχωριστά.