Περιπτώσεις αλλαγής Λογιστικού Σχεδίου.

Transcript

1 Μετατροπή Κωδικοποίησης Λογιστικού Σχεδίου Παράµετρος & Προτιµήσεις Εργασίες Έναρξης Οικονοµικές Χρήσεις Μετατροπή Κωδικοποίησης Λογιστικού Σχεδίου Μέσω της εργασίας αυτής, αναλύεται ο τρόπος µε τον οποίο γίνεται η Μετατροπή Κωδικοποίησης Λογαριασµών λογιστικού σχεδίου. ίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να αλλάξει λογιστικό σχέδιο στην τρέχουσα χρήση, και να κρατήσει το σχέδιο αυτό για όσες χρήσεις επιθυµεί. Απαραίτητη προϋπόθεση για την εµφάνιση και εκτέλεση της εργασίας, είναι να υπάρχει προηγούµενη χρήση και να µην έχουν καταχωρηθεί άρθρα στην τρέχουσα χρήση. Η Μετατροπή Κωδικοποίησης Λογαριασµών γίνεται µε δύο τρόπους: Μεταφορά και τροποποίηση λογαριασµών προηγούµενης χρήσης (µε αυτοµατοποιηµένη διαδικασία) Μεταφορά λογαριασµών από προηγούµενη χρήση χωρίς τροποποίηση (µε σκοπό τον καθορισµό της µεταβολής κωδικοποίησης απ ευθείας από τον χειριστή στα σηµεία που επιθυµεί Για να επαναφέρει ο χρήστης τη κωδικοποίηση της προηγούµενης χρήσης, επιλέγει την εργασία Επαναφορά Κωδικοποίησης Λογαριασµών. Απαραίτητη προϋπόθεση για να µπορεί να πραγµατοποιηθεί η εργασία, είναι να µην έχουν πραγµατοποιηθεί κινήσεις. Περιπτώσεις αλλαγής Λογιστικού Σχεδίου. 1. Νέο λογιστικό σχέδιο µε µεγαλύτερη µάσκα 1.1. Προσθήκη βαθµού ή χαρακτήρα στο τέλος της µορφής κωδικοποίησης λογιστικού σχεδίου Εάν πρόκειται να µεταβληθεί ο κωδικός όλων των λογαριασµών, ο χρήστης ακολουθεί την διαδικασία της «Μεταφοράς και Τροποποίησης Λογαριασµών Προηγούµενης χρήσης», ώστε αυτόµατα να δηµιουργηθούν οι νέοι λογαριασµοί, καθώς και η αντιστοιχία κωδικών, µε εκείνους της προηγούµενης χρήσης. Εάν επιθυµεί την µετατροπή µόνο ορισµένων λογαριασµών, υποχρεωτικά ακολουθεί την διαδικασία της «Μεταφοράς Λογαριασµών από προηγούµενη χρήση χωρίς τροποποίηση». Η εργασία αντιγράφει το παλαιό λογιστικό σχέδιο στην νέα χρήση. Στην συνέχεια, µπορεί να τροποποιηθεί η µορφή κωδικοποίησης των λογαριασµών στις παραµέτρους λογιστικής, και κατόπιν να µεταβληθούν οι κωδικοί των λογαριασµών που επιθυµεί ο χρήστης, απ ευθείας µέσα από τα στοιχεία τους. Μετά το τέλος της παραπάνω διαδικασίας, ελέγχεται εάν χρειάζεται να διορθωθεί ή τροποποιηθεί κάτι στην αντιστοιχία κωδικών προηγούµενης και νέας µορφής, στις παραµέτρους λογιστικής Προσθήκη βαθµού ή χαρακτήρων ενδιάµεσα στους χαρακτήρες της παλαιάς µορφής κωδικοποίησης: Για την εργασία αυτή υποχρεωτικά ακολουθείται η διαδικασία «Μεταφοράς και Τροποποίησης Λογαριασµών Προηγούµενης χρήσης», ώστε αυτόµατα να δηµιουργηθούν οι νέοι λογαριασµοί, καθώς και η αντιστοιχία κωδικών, µε εκείνους της προηγούµενης χρήσης.

2 Singular Control 4 2. Νέο λογιστικό σχέδιο µε µικρότερη µάσκα Για την εργασία αυτή, υποχρεωτικά ακολουθείται η διαδικασία «Μεταφοράς λογαριασµών από προηγούµενη χρήση χωρίς Τροποποίηση». Η εργασία αντιγράφει το παλαιό λογιστικό σχέδιο στην νέα χρήση. Στην συνέχεια, διαγράφονται εκείνοι οι λογαριασµοί του βαθµού που δεν επιθυµεί ο χρήστης, και ενηµερώνει τις παραµέτρους λογιστικής µε την νέα µορφή κωδικοποίησης. Μετά το τέλος της παραπάνω διαδικασίας ελέγχεται εάν χρειάζεται να διορθωθεί ή τροποποιηθεί κάτι, στην αντιστοιχία κωδικών προηγούµενης και νέας µορφής, στις παραµέτρους λογιστικής. Σηµείωση: Μετά την αλλαγή του λογιστικού σχεδίου, ανεξάρτητα τον τρόπο µετατροπής που θα χρησιµοποιηθεί, απαραίτητο είναι να µεταβληθεί η µάσκα των αντισυµβαλλόµενων λογαριασµών στους τύπους λογιστικών άρθρων, σύµφωνα µε την αλλαγή που πραγµατοποιείται στην κωδικοποίηση. 1.1 Μεταφορά και τροποποίηση Λογαριασµών προηγούµενης χρήσης Μέσω αυτής της επιλογής ο χρήστης έχει την δυνατότητα να προσθέσει έναν ή περισσότερους χαρακτήρες ή ολόκληρο βαθµό, σ οποιοδήποτε σηµείο της µορφής κωδικοποίησης επιθυµεί. Η εφαρµογή θα δηµιουργήσει αυτόµατα το καινούριο λογιστικό σχέδιο, κατ αντιστοιχία µε τα στοιχεία που έχει καθορίσει ο χρήστης. Η αντιστοιχία µεταξύ παλαιού και νέου λογαριασµού δηµιουργείται αυτόµατα και µπορεί να µεταβληθεί από τις παραµέτρους λογιστικής. Η αντιστοιχία είναι εκείνη που χρησιµοποιείται κατά την µεταφορά υπολοίπων λογαριασµών λογιστικού σχεδίου. Οθόνη 1η Για την µεταφορά και αυτόµατη τροποποίηση λογαριασµών, επιλέγεται η πρώτη περίπτωση. Σχ 1.1α Μετατροπή και τροποποίηση Λογαριασµών 2

3 Μετατροπή Κωδικοποίησης Λογαριασµών Οθόνη 2η Στην οθόνη αυτή, ο χρήστης καθορίζει τις µεταβολές που επιθυµεί να πραγµατοποιηθούν στην κωδικοποίηση, για την τρέχουσα χρήση. Ορίζει τα εξής χαρακτηριστικά: Παλαιά Μορφή: Εµφανίζεται η µορφή κωδικοποίησης της προηγούµενης χρήσης Νέα Μορφή: Στο πεδίο αυτό, ο χρήστης µεταβάλλει την µορφή κωδικοποίησης όπως επιθυµεί, προσθέτοντας χαρακτήρες της µορφής ( ενδιάµεσα ή στο τέλος της µορφής κωδικού). Στη συνέχεια, προσθέτει τους ακριβείς χαρακτήρες που επιθυµεί να παρεµβληθούν σε κάθε παλαιό λογαριασµό, σύµφωνα µε την νέα µορφή που έχει ορίσει. Τέλος, εάν επιθυµεί σε ορισµένους λογαριασµούς ή µάσκες λογαριασµών να παρεµβληθούν διαφορετικοί χαρακτήρες, καθορίζει στον πίνακα που βρίσκεται στο κάτω µέρος της οθόνης, για κάθε παλαιά µορφή τη νέα. Σχ 1.1β Μετατροπή και τροποποίηση Λογαριασµών Οθόνη 3η Η οθόνη αυτή είναι ενηµερωτική. Αν κατά την καταχώρηση προκύψουν λάθη ή προειδοποιητικά µηνύµατα, η εφαρµογή θα ενηµερώσει τον χρήστη. 3

4 Singular Control 4 Σχ 1.1γ Μετατροπή και τροποποίηση Λογαριασµών Οθόνη 4η Στην οθόνη αυτή, εµφανίζονται τα αποτελέσµατα της εργασίας. Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να εκτυπώσει τις εγγραφές αυτές. Σχ 1.1δ Μετατροπή και τροποποίηση Λογαριασµών Με το πλήκτρο Επιστροφή εµφανίζεται το παρακάτω µήνυµα, και ολοκληρώνεται η διαδικασία. Προτείνεται από την εφαρµογή να ελεγχθεί η αντιστοιχία παλαιάς και νέας χρήσης, µέσα από τις Παραµέτρους Λογιστικής. 4

5 Μετατροπή Κωδικοποίησης Λογαριασµών Παράµετροι ιαχείρισης Λογιστικής Μέσα από τις Παραµέτρους ιαχείρισης Λογιστικής, ο χρήστης ελέγχει την αντιστοιχία λογαριασµών παλαιάς και νέας χρήσης. Επίσης, ενηµερώνεται για το λογιστικό σχέδιο που χρησιµοποιείται. Π.χ. Εάν µεταβληθεί το λογιστικό σχέδιο στην χρήση 2007 και παραµείνει το ίδιο στις επόµενες χρήσεις, τότε στις παραµέτρους λογιστικής, σε όλες τις χρήσεις που χρησιµοποιούν αυτό το λογιστικό σχέδιο, αναφέρεται ότι χρησιµοποιείται το λογιστικό σχέδιο της χρήσης 01/01/ /12/2007. ιαφορετικά, εάν δεν µεταβληθεί το λογιστικό σχέδιο, για όσες χρήσεις παραµείνει το ίδιο, στις παραµέτρους λογιστικής αναφέρεται ότι χρησιµοποιείται ενιαίο λογιστικό σχέδιο. Σχ 1.1.1α Παράµετροι ιαχείρισης Λογιστικής Με το πλήκτρο Αντιστοιχία Λογαριασµών, εµφανίζεται η παρακάτω οθόνη, από την οποία ο χρήστης ενηµερώνεται για όλες τις αλλαγές που έχει κάνει στην κωδικοποίηση των λογαριασµών. Η οθόνη αυτή, περιέχει όλους τους παλαιούς λογαριασµούς, σε αντιστοιχία µε τους νέους. Στο σηµείο αυτό, δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να αντιστοιχήσει όποιο λογαριασµό επιθυµεί, µε υπάρχοντες λογαριασµούς του παλαιού λογιστικού σχεδίου, µεταβάλλοντας την υπάρχουσα αντιστοιχία 5

6 Singular Control 4 που έχει δηµιουργήσει το σύστηµα αυτόµατα. εν έχει το δικαίωµα να προσθέσει κάποιο βαθµό ή να κάνει οποιαδήποτε µεταβολή στην κωδικοποίηση των λογαριασµών. Σχ 1.1.1β Αντιστοιχία Λογαριασµών (παλαιάς νέας µορφής Κωδικών) 1.2 Μεταφορά λογαριασµών από προηγούµενη χρήση χωρίς τροποποίηση Μέσω αυτής της επιλογής, ο χρήστης έχει την δυνατότητα να αντιγράψει το παλαιό λογιστικό σχέδιο, όπως έχει. Στη συνέχεια, µπορεί να κάνει µεταβολή των κωδικών που επιθυµεί µέσα από τα στοιχεία του κάθε λογαριασµού ή να διαγράψει λογαριασµούς, εάν επιθυµεί να µειώσει τους βαθµούς της µορφής κωδικοποίησης. Οθόνη 1η Για την µεταφορά χωρίς τροποποίηση λογαριασµών, επιλέγεται η δεύτερη περίπτωση. 6

7 Μετατροπή Κωδικοποίησης Λογαριασµών Σχ 1.1α Μετατροπή χωρίς τροποποίηση Λογαριασµών Οθόνη 2η Η οθόνη αυτή είναι ενηµερωτική. Αν κατά την καταχώρηση προκύψουν λάθη ή προειδοποιητικά µηνύµατα, η εφαρµογή θα ενηµερώσει τον χρήστη. Σχ 1.1β Μετατροπή χωρίς τροποποίηση Λογαριασµών 7

8 Singular Control 4 Με το πλήκτρο Έτοιµο εµφανίζεται το παρακάτω µήνυµα, και ολοκληρώνεται η διαδικασία. Προτείνεται από την εφαρµογή να ελεγχθεί η αντιστοιχία παλαιάς και νέας χρήσης, µέσα από τις Παραµέτρους Λογιστικής Παράµετροι ιαχείριση Λογιστικής Μέσα από τις Παραµέτρους ιαχείρισης Λογιστικής, ο χρήστης ελέγχει την αντιστοιχία παλαιάς και νέας χρήσης. Επίσης, ενηµερώνεται για το λογιστικό σχέδιο που χρησιµοποιείται. Π.χ. Εάν µεταβληθεί το λογιστικό σχέδιο στην χρήση 2007 και παραµείνει το ίδιο στις επόµενες χρήσεις, τότε στις παραµέτρους λογιστικής, σε όλες τις χρήσεις που χρησιµοποιούν αυτό το λογιστικό σχέδιο, αναφέρεται ότι χρησιµοποιείται το λογιστικό σχέδιο της χρήσης 01/01/ /12/2007. ιαφορετικά, εάν δεν µεταβληθεί το λογιστικό σχέδιο, για όσες χρήσεις παραµείνει το ίδιο, στις παραµέτρους λογιστικής αναφέρεται ότι χρησιµοποιείται ενιαίο λογιστικό σχέδιο. Σχ 1.2.1α Παράµετροι ιαχείρισης Λογιστικής Με το πλήκτρο Αντιστοιχία Λογαριασµών, εµφανίζεται η παρακάτω οθόνη, η οποία περιέχει όλο το παλαιό λογιστικό σχέδιο, που έχει µεταφερθεί στην τρέχουσα χρήση. 8

9 Μετατροπή Κωδικοποίησης Λογαριασµών Σχ 1.2.1β Αντιστοιχία Λογαριασµών (παλαιάς νέας µορφής Κωδικών) 1.3 Επαναφορά Κωδικοποίησης Λογαριασµών Εάν εκτελεστεί η εργασία µετατροπής κωδικοποίησης, στην συνέχεια η εργασία αυτή µπορεί να χρησιµοποιηθεί για την επαναφορά της προηγούµενης κωδικοποίησης λογαριασµών, και την χρήση ενιαίου λογιστικού σχεδίου, µεταξύ τρέχουσας και προηγούµενης χρήσης. Οθόνη 1η Στην οθόνη αυτή εµφανίζεται η τρέχουσα µορφή λογαριασµών, και η µορφή λογαριασµών προς επαναφορά (προηγούµενης χρήσης). 9

10 Singular Control 4 Σχ 1.3α Επαναφορά Λογιστικού σχεδίου Οθόνη 2η Η οθόνη αυτή είναι ενηµερωτική. Αν κατά την καταχώρηση προκύψουν λάθη ή προειδοποιητικά µηνύµατα, η εφαρµογή θα ενηµερώσει τον χρήστη. Σχ 1.3β Επαναφορά Λογιστικού σχεδίου Με το πλήκτρο Έτοιµο ολοκληρώνεται η διαδικασία. 10