αποφασίζει και εγκρίνει την εφαρμογή της παρακάτω διαδικασίας για τη μίσθωση κτιρίων :

Transcript

1 ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗΣ ΠΡΥΤΑΝΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ 73/ Θέμα 3 ο : 3.22 : Διοικητικά Διαδικασία μίσθωσης κτιρίων Το Πρυτανικό Συμβούλιο αφού έλαβε υπόψη : - Την με ημερομηνία 6/4/2006 εισήγηση της Διεύθυνσης Οικονομικών Υποθέσεων σχετικά με το άνω θέμα, η οποία επισυνάπτεται στα παρόντα πρακτικά, - Την υπ αρίθμ. 120/ απόφαση του Πρυτανικού Συμβουλίου με θέμα «Διαδικασίες προκήρυξης και σύμβασης για τη μίσθωση κτιρίων για τις ανάγκες του Ιδρύματος», - Την ανάγκη εφαρμογής κοινών διαδικασιών από όλες τις Μονάδες του Πανεπιστημίου Αιγαίου σχετικά με τη μίσθωση κτιρίων για την κάλυψη κτιριακών αναγκών του Ιδρύματος, - Την ισχύουσα νομοθεσία σχετικά με τις μισθώσεις κτιρίων από τα Ν.Π.Δ.Δ., καθώς και μετά από συζήτηση και ανταλλαγή απόψεων, ομόφωνα αποφασίζει και εγκρίνει την εφαρμογή της παρακάτω διαδικασίας για τη μίσθωση κτιρίων : 1. Το ενδιαφερόμενο για τη μίσθωση κτιρίου Τμήμα απευθύνεται εγγράφως μέσω της Γενικής Συνέλευσης (ΓΣ) στην Κοσμητεία θέτοντας συγκεκριμένα τις ανάγκες του Τμήματος σε χώρους και προσδιορίζοντας λεπτομερώς το είδος χρήσης και τον αριθμό ατόμων που πρόκειται να στεγαστούν. 2. Η Κοσμητεία, έχοντας τη συνολική εικόνα του κτιριολογικού χάρτη και των αναγκών της Σχολής, αποφασίζει τη μίσθωση ή όχι νέου κτιρίου. Σε περίπτωση που αποφασιστεί μίσθωση νέου κτιρίου, η Κοσμητεία απευθύνεται με αίτηση της, στη Διεύθυνση Οικονομικών Υποθέσεων (Δ/νση ΟΥ) προκειμένου για μίσθωση κτιρίου στη Ν. Λέσβο ή στην αντίστοιχη Διεύθυνση Περιφερειακής Διοικητικής Υποστήριξης (Δ/νση ΠΔΥ) προκειμένου για μίσθωση κτιρίου εκτός της Ν. Λέσβου, ώστε να διερευνηθεί εάν υπάρχει διαθέσιμη πίστωση για τη κάλυψη των εξόδων της μίσθωσης. Η Υπηρεσία που αναλαμβάνει την εξέταση του θέματος, αποφαίνεται εγγράφως για την ύπαρξη ή μη της ζητούμενης πίστωσης, μέσω της Δ/νσης στην οποία υπάγεται, προς την Κοσμητεία. 3. Εάν υπάρχει η ζητούμενη πίστωση, τότε το αίτημα της ΓΣ του Τμήματος, η απόφαση της Κοσμητείας και η απάντηση της Δ/νσης ΟΥ ή της Δ/νσης ΠΔΥ τοποθετούνται σε φάκελο και διαβιβάζονται στη Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών (Δ/νση ΤΥ) και στη Διεύθυνση Πληροφορικής και Επικοινωνιών (Δ/νση ΥΠΕ), ώστε να καθοριστούν τα μ 2 που απαιτούνται, οι απαραίτητοι βοηθητικοί χώροι, οι Η/Μ εγκαταστάσεις που είναι αναγκαίες για την εύρυθμη λειτουργία του προς ενοικίαση χώρου, καθώς επίσης και οι απαιτήσεις που αφορούν στη σύνδεση του κτιρίου με το κέντρο δικτύων

2 της μονάδας για φωνή και δεδομένα. Στη συνέχεια η Δ/νση ΟΥ καταρτίζει πίνακα προϋπολογισμού στον οποίο ορίζονται α) η προϋπολογιζόμενη δαπάνη ενοικίου και β) σε συνεργασία με την ΤΥ και την ΥΠΕ η προϋπολογιζόμενη δαπάνη για προμήθεια ενεργού τηλεπικοινωνιακού εξοπλισμού και κόστους σύνδεσης του κτιρίου με το κέντρο δικτύων της μονάδας. Ο πίνακας προϋπολογισμού τοποθετείται στο φάκελο της υπόθεσης, ο οποίος στη συνέχεια διαβιβάζεται στη Κοσμητεία της Σχολής που ανήκει το Τμήμα. 4. Η Κοσμητεία αποφασίζει και εισηγείται προς το Πρυτανικό Συμβούλιο (ΠΣ) την προκήρυξη διαγωνισμού μίσθωσης κτιρίου. Η απόφαση της Κοσμητείας, η οποία διαβιβάζεται μαζί με το φάκελο της υπόθεσης στο ΠΣ είναι απαραίτητο να περιλαμβάνει αναλυτικά όλα τα απαιτούμενα για την προκήρυξη στοιχεία, όπως αυτά αναφέρονται στη συνέχεια (Παράγραφος 7 του παρόντος) καθώς και τη διάρκεια της μίσθωσης με το ίδιο ή μεταβαλλόμενο μίσθωμα. 5. Το ΠΣ, μετά από συνεδρίαση του, αποφασίζει την προκήρυξη, και ορίζει την Επιτροπή Διενέργειας και Αξιολόγησης του διαγωνισμού (βάσει ανάλογης εισήγησης της Δ/νσης ΟΥ ή της αντίστοιχης Δ/νσης ΠΔΥ)ν η οποία θα πρέπει απαραιτήτως να περιλαμβάνει ένα μέλος της Δ/νσης ΤΥ του κλάδου Μηχανικών, που έχει την ιδιότητα του υπαλλήλου Ν.Π.Δ.Δ. 6. Η απόφαση του ΠΣ διαβιβάζεται μαζί με το φάκελο της υπόθεσης στη Δ/νση ΟΥ προκειμένου για ενοικίαση κτιρίου στη Ν. Λέσβο ή στην αντίστοιχη Δ/νση ΠΔΥν εφόσον πρόκειται για ενοικίαση κτιρίου εκτός της Ν. Λέσβου, η οποία αναλαμβάνει τη προώθηση τους στο αρμόδιο για την προκήρυξη και διενέργεια του διαγωνισμού τμήμα της. 7. Το Τμήμα Προμηθειών που αναλαμβάνει τη διεξαγωγή του διαγωνισμού θα πρέπει: α. Να συντάξει τη διακήρυξη, η οποία θα προσδιορίζει με σαφήνεια: i. Το Πανεπιστήμιο Αιγαίου που προκηρύσσει τον διαγωνισμό. ii. iii. iv. Όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με το είδος, τη χωρητικότητα και τα διαμερίσματα του προς μίσθωση κτιρίου, με περιγραφή των χώρων και των αντίστοιχων επιφανειών. Τη συγκεκριμένη χρήση των χώρων (π.χ. 5 γραφεία 50 μ 2, 2 αίθουσες διδασκαλίας 50 μ 2 κ.λ.π.), και άλλα ειδικότερα χαρακτηριστικά (πχ απόσταση από το κέντρο της πόλης ή το Λόφο Πανεπιστημίου κ.ά.). Την περιοχή, όπου πρέπει να βρίσκεται το προς μίσθωση κτίριο. v. Τις τυχόν απαιτούμενες ιδιαίτερες ιδιότητες του κτιρίου. vi. vii. Το χρόνο έναρξης και λήξης της μίσθωσης. Το χρόνο και τρόπο καταβολής των μισθωμάτων.

3 viii. Τον τόπο υποβολής των προσφορών, καθώς και την ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης της προθεσμίας αποδοχής των προσφορών από την Επιτροπή. ix. Το ότι τόσο η τεχνική όσο και η οικονομική προσφορά του κάθε ενδιαφερόμενου, θα πρέπει να υποβάλλονται ξεχωριστά η κάθε μια, μέσα σε σφραγισμένο υποφάκελο εντός του κυρίου φακέλου της προσφοράς. x. Την τυχόν επιβάρυνση του αναδόχου για τα έξοδα δημοσίευσης των διακηρύξεων, τις νόμιμες κρατήσεις, τα τέλη χαρτοσήμου και τα τέλη της σύμβασης. xi. xii. xiii. Τον όρο ότι ο διαγωνισμός θα διεξαχθεί κατά τις διατάξεις του Προεδρικού Διατάγματος «Περί τρόπου ενέργειας των Προμηθειών, Μισθώσεων και Εκμισθώσεων γενικά, αγορών ή εκποιήσεων ακινήτων, εκποιήσεων κινητών πραγμάτων καθώς και εκτέλεσης εργασιών από τα ΝΠΔΔ». Τον όρο ότι στην προσφορά θα αναγράφεται ότι ο υποψήφιος ανάδοχος έλαβε γνώση των όρων της διακήρυξης, τους οποίους αποδέχεται πλήρως και ανεπιφύλακτα. Κάθε άλλο όρο που κατά την κρίση του Ιδρύματος είναι αναγκαίος. β. Να μεριμνήσει ώστε στη διακήρυξη να αναφέρονται: i. Η απαίτηση για προσκόμιση οικοδομικής άδειας αλλαγής χρήσης, εφόσον η οικοδομική άδεια ήταν για άλλη χρήση. ii. iii. iv. Η απαίτηση για δυνατότητα πρόσβασης ατόμων με ειδικές ανάγκες. Η απαίτηση για κατασκευή του εσωτερικού δικτύου δεδομένων σύμφωνα με τις προδιαγραφές που ορίζει κάθε φορά η ΥΠΕ. Πρόβλεψη για την εισαγωγή του καλωδίου ΟΤΕ από έξω μέχρι τον χώρο εγκατάστασης του rack. v. Ότι ο ανάδοχος θα προσκομίσει, πριν την κατάθεση για έκδοση οικοδομικής άδειας ή πριν από οποιεσδήποτε επεμβάσεις στο κτίριο: 1. Αρχιτεκτονική μελέτη με τη διαρρύθμιση των χώρων. 2. Η/Μ μελέτη όλων των εγκαταστάσεων (ηλεκτρολογικά ισχυρών και ασθενών ρευμάτων, υδραυλικά, φωτισμού, κλιματισμού, θέρμανσης). 3. Μελέτη παθητικής και ενεργητικής πυρασφάλειας.

4 προσαρμοσμένες στις απαιτήσεις του ιδρύματος, οι οποίες θα εγκριθούν ως προς την λειτουργικότητα του κτιρίου και τη σωστή αντιμετώπιση των Η/Μ. vi. Ότι ο ανάδοχος είναι υποχρεωμένος πριν τη παράδοση του κτιρίου στο Ίδρυμα να προσκομίσει : 1.την άδεια αλλαγής χρήσης από το αρμόδιο πολεοδομικό γραφείο. 2.την άδεια πυροσβεστικής υπηρεσίας ως προς τα μέσα πυρόσβεσης. 3.τις συνδέσεις με ΔΕΗ, ΟΤΕ, Δήμο για αποχέτευση-ύδρευση. 4.την άδεια λειτουργίας ανελκυστήρα (εφόσον υπάρχει). 5.τη πιστοποίηση από ειδικά όργανα της δομημένης καλωδίωσης. 6.τη πιστοποίηση μέτρησης της γείωσης. vii. Ότι όλες οι απαραίτητες εργασίες (οικοδομικές, Η/Μ, δεδομένων, κλπ) γίνονται με δαπάνη του αναδόχου (να αναφέρεται σαφώς και με έντονα γράμματα). γ. Να προωθήσει τη διακήρυξη στις Δ/νσεις ΤΥ & ΥΠΕ προς επεξεργασία όσον αφορά στα τεχνικά ζητήματα. δ. Μετά την επεξεργασία της διακήρυξης από τις Δ/νσεις ΤΥ & ΥΠΕ, να μεριμνήσει για την ανακοίνωση αυτής δημοσιεύοντας την περίληψη της σε μία τουλάχιστον εφημερίδα της έδρας του Πανεπιστημίου Αιγαίου και μία τουλάχιστον εφημερίδα που εκδίδεται στη περιοχή που βρίσκεται το κτίριο. Η δημοσίευση γίνεται δύο φορές αν πρόκειται για ημερήσια εφημερίδα και μία φορά αν πρόκειται για εβδομαδιαία εφημερίδα. Το διάστημα μεταξύ της ημερομηνίας της πρώτης δημοσίευσης της διακήρυξης και της ημερομηνίας της διενέργειας του διαγωνισμού, δεν μπορεί να είναι μικρότερο των είκοσι ημερών. 8. Από την ημερομηνία δημοσίευσης της διακήρυξης, ο κάθε υποψήφιος ανάδοχος έχει δικαίωμα υποβολής της προσφοράς του (ο ίδιος ή μέσω αντιπροσώπου του ο οποίος ορίζεται με απλή επιστολή) μέχρι και το τέλος της καθορισμένης ημερομηνίας λήξεως υποβολής προσφορών η οποία αναφέρεται στη δημοσίευση της περίληψης της διακήρυξης στο τύπο. 9. Οι προσφορές θα πρέπει να υποβάλλονται εγγράφως στην Επιτροπή του Διαγωνισμού, αφού προηγουμένως πρωτοκολληθούν στο Τμήμα Πρωτοκόλλου με ευθύνη του προσφέροντος. Οι προσφορές δεσμεύουν τον υποψήφιο ανάδοχο για τουλάχιστον σαράντα πέντε ημέρες από την ημερομηνία διεξαγωγής του διαγωνισμού, και θα πρέπει απαραίτητα, πέρα των όσων αναφέρονται στη διακήρυξη, να περιλαμβάνουν:

5 α. Περιγραφή του προσφερόμενου προς μίσθωση κτιρίου, σχέδια κατόψεων, σχέδια τομών, τοπογραφικό σχέδιο ή τουλάχιστον σκαριφήματα αυτού. β. Οικοδομική άδεια ή δήλωση μηχανικού για τη στατική επάρκεια του κτιρίου. γ. Υπεύθυνη δήλωση για την ύπαρξη ή μη βλαβών από σεισμό. δ. Το αιτούμενο μίσθωμα. ε. Δήλωση του υποψήφιου αναδόχου ότι έλαβε γνώση των όρων της διακήρυξης και ότι τους αποδέχεται πλήρως και ανεπιφύλακτα. στ.γραμμάτιο παρακαταθήκης του Ταμείου Παρακαταθηκών και Δανείων ή εγγυητική επιστολή αναγνωρισμένης τράπεζας, για ποσό ίσο με το ένα εικοστό του αιτούμενου ετήσιου μισθώματος. Η εγγύηση επιστρέφεται στον ανάδοχο μετά την εγκατάσταση του Ιδρύματος στο κτίριο, ενώ στους λοιπούς συμμετέχοντες εντός πέντε ημερών από την κατακύρωση του αποτελέσματος του διαγωνισμού. 10. Μετά το πέρας της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής προσφορών, η Επιτροπή Διενέργειας και Αξιολόγησης θα πρέπει: α. Να συνεδριάσει στην προκαθορισμένη ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού. Κατά τη συνεδρίαση θα πρέπει να ανοιχτούν οι προσφορές, να εξεταστεί η πληρότητα των δικαιολογητικών και να οριστεί στα πρακτικά η ημέρα και ώρα κατά την οποία θα γίνει επιτόπια επίσκεψη της επιτροπής προκειμένου να εξετάσει το κάθε υποψήφιο προς μίσθωση κτίριο. β. Να εξετάσει το κάθε υποψήφιο προς μίσθωση κτίριο για το αν πληροί της προϋποθέσεις που αναφέρονται στη διακήρυξη, και να συντάξει έκθεση με τα τεχνικά κριτήρια αξιολόγησης των κτιρίων σε συνεργασία με τα κατάλληλης ειδικότητας μέλη των Δ/νσεων ΤΥ & ΥΠΕ. γ. Να συνεδριάσει σε απαρτία και να αποφασίσει κατά πλειοψηφία μέσω αιτιολογημένης έκθεσης για τη καταλληλότητα ή μη του κάθε κτιρίου. Η έκθεση κοινοποιείται σε όλους τους συμμετέχοντες στο διαγωνισμό, και η περίληψή της τοιχοκολλείται έξω από το γραφείο του Τμήματος Προμηθειών Σημειώνεται ότι: Κατά της έκθεσης καταλληλότητας μπορεί να υποβληθεί ένσταση προς το ΠΣ, εντός σαράντα οκτώ ωρών από την κοινοποίηση της απόφασης της Επιτροπής του διαγωνισμού. δ. Μετά την εκδίκαση των ενστάσεων επί της έκθεσης καταλληλότητας (εάν υπάρχουν), να καλέσει όλους τους υποψήφιους αναδόχους των οποίων τα κτίρια κρίθηκαν κατάλληλα, να προσέλθουν ορισμένη ημέρα και ώρα για να συνεχιστεί ο διαγωνισμός με προφορική μειοδοσία. Κατά τη διάρκεια διεξαγωγής της προφορικής μειοδοσίας, οι υποψήφιοι ανάδοχοι μειοδοτούν προφορικά επί της

6 χαμηλότερης έγγραφης προσφοράς. Οι προφορικές προσφορές καταγράφονται κατά σειρά στα πρακτικά της επιτροπής και εκφωνούνται με το όνομα του κάθε μειοδότη. Η πρώτη προφορική προσφορά γίνεται δεκτή εφόσον είναι τουλάχιστον κατά δύο εκατοστά χαμηλότερη, της χαμηλότερης έγγραφης προσφοράς, διαφορετικά κρίνεται απαράδεκτη. Με το ποσοστό αυτό εξακολουθεί η μειοδοσία μέχρι την κατακύρωση. Κάθε προφορική προσφορά είναι δεσμευτική μέχρι την οριστική κατακύρωση στο τελευταίο μειοδότη. Σημειώνεται ότι: Κατά της νομιμότητας της διακήρυξης, της συμμετοχής, ή της νομιμότητας της διεξαγωγής του προφορικού διαγωνισμού, μπορούν να υποβληθούν ενστάσεις στην επιτροπή, εγγράφως, μόνο από τους συμμετέχοντες στο προφορικό μειοδοτικό διαγωνισμό, είτε κατά τη διάρκεια αυτού είτε εντός είκοσι τεσσάρων ωρών από τη λήξη της διενέργειας του. ε. Μετά το τέλος της προφορικής μειοδοσίας, η Επιτροπή συντάσσει πρακτικό διενέργειας του διαγωνισμού με το οποίο προτείνει αιτιολογημένα στο ΠΣ τη μίσθωση συγκεκριμένου κτιρίου ή την επανάληψη του διαγωνισμού. Το συγκεκριμένο πρακτικό τοποθετείται στο φάκελο της υπόθεσης μαζί με όλα τα υπόλοιπα σχετικά στοιχεία (προσφορές υποψηφίων, ενστάσεις, αποφάσεις επί των ενστάσεων, κλπ) και προωθούνται προς το ΠΣ. 11. Το ΠΣ, μετά από συνεδρίαση του, και εντός δέκα πέντε ημερών από την υποβολή του πρακτικού, αποφασίζει τη κατακύρωση ή την επανάληψη του διαγωνισμού. Σε περίπτωση κατακύρωσης, και μετά από εισήγηση της Δ/νσης ΟΥ ή της Δ/νσης ΠΔΥ, ορίζει την Επιτροπή Παρακολούθησης της εκτέλεσης των εργασιών από τον εκάστοτε ανάδοχο, καθώς και τη τριμελή Επιτροπή Παραλαβής Παράδοσης, η οποία θα πρέπει απαραιτήτως να περιλαμβάνει ένα μέλος της Δ/νσης ΤΥ του κλάδου Μηχανικών και ένα μέλος της Δ/νσης ΥΠΕ. Στη συνέχεια διαβιβάζει την απόφαση του μαζί με το φάκελο της υπόθεσης στη Δ/νση ΟΥ ή την αντίστοιχη Δ/νση ΠΔΥ, που είναι υπεύθυνη για τη διενέργεια του διαγωνισμού. 12. Το τμήμα της Δ/νσης ΟΥ ή της Δ/νσης ΠΔΥ που έχει αναλάβει τη διεξαγωγή του διαγωνισμού θα πρέπει: α. Σε περίπτωση διενέργειας επαναληπτικού διαγωνισμού να προβεί στη δημοσίευση νέας διακήρυξης στις εφημερίδες, και να τη γνωστοποιήσει τουλάχιστον δέκα ημέρες πριν την επανάληψη της διενέργειας του. β. Σε περίπτωση κατακύρωσης του διαγωνισμού: i. Να ενημερώσει τη Δ/νση ΤΥ σχετικά με το επιλεγέν κτίριο ώστε η τελευταία να επιμεληθεί τη λεπτομερή καταγραφή των απαιτήσεων των χρηστών του προς μίσθωση κτιρίου, λαμβάνοντας υπόψη τα όσα αναφέρονται στη διακήρυξη. Η καταγραφή θα πρέπει να γίνεται από κλιμάκιο που θα περιλαμβάνει μέλη των Δ/νσεων ΤΥ & ΥΠΕ των κατάλληλων ειδικοτήτων, το οποίο μετά από επιτόπιες επισκέψεις στο κτίριο θα καθορίσει και θα συντάξει έκθεση στην οποία θα αναφέρονται

7 λεπτομερώς οι απαιτήσεις του Ιδρύματος από τον ανάδοχο πριν τη παραλαβή του κτιρίου και την υπογραφή της σύμβασης. ii. iii. Να συντάξει τη σύμβαση μίσθωσης στην οποία θα αναφέρονται αναλυτικά οι απαιτήσεις του Ιδρύματος για τη προσκόμιση μελετών (και εγκρίσεις αυτών από τη Δ/νση ΤΥ) και λοιπών δικαιολογητικών από τον ανάδοχο, βάσει των όσων αναφέρονται στη διακήρυξη, και πριν τη παραλαβή του κτιρίου. Να ειδοποιήσει τον ανάδοχο (επί αποδείξει), ώστε να προσέλθει εντός δέκα πέντε ημερών για την υπογραφή της σύμβασης μίσθωσης. 13. Ο ανάδοχος υποχρεούται να παραδώσει στο συμφωνηθέντα χρόνο το κτίριο για χρήση από το Ίδρυμα, και σύμφωνα με τους όρους της διακήρυξης και του μισθωτηρίου. 14. Η Επιτροπή Παρακολούθησης: α. Επιβλέπει τις εργασίες που ο ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να εκτελέσει σε συνεργασία με τις Δ/νσεις ΤΥ & ΥΠΕ. Σημειώνεται ότι: Η επίβλεψη που θα διενεργεί η επιτροπή είναι περιορισμένων αρμοδιοτήτων λόγω του ότι το ακίνητο δεν είναι ιδιοκτησίας του Ιδρύματος. β. Ενημερώνει τη Δ/νση ΟΥ ή τη Δ/νση ΠΔΥ σχετικά με τη πρόοδο των εργασιών. γ. Πριν τη παραλαβή του κτιρίου από την αρμόδια επιτροπή επισκέπτεται το κτίριο μαζί με κλιμάκιο που περιλαμβάνει μέλη των Δ/νσεων ΤΥ & ΥΠΕ των κατάλληλων ειδικοτήτων, εξετάζει το κτίριο, και βεβαιώνει τη καλή εκτέλεση των απαιτούμενων από τον ανάδοχο εργασιών καθώς και την απροβλημάτιστη λειτουργία αυτού. δ. Αφού βεβαιώσει την καλή εκτέλεση των εργασιών ενημερώνει τη Δ/νση ΟΥ ή τη Δ/νση ΠΔΥ ώστε να συγκληθεί η Επιτροπή Παραλαβής Παράδοσης για τις περαιτέρω διαδικασίες. 15. Η Επιτροπή Παραλαβής Παράδοσης είναι αρμόδια για τη παραλαβή του κτιρίου εκ μέρους του Ιδρύματος (καθώς και για την απόδοση του στον ανάδοχο μετά τη λήξη της μίσθωσης) και θα πρέπει: α. Να συντάξει εις διπλούν, το πρωτόκολλο παραλαβής ένα από τα οποία λαμβάνει ο ανάδοχος ενώ το δεύτερο τοποθετείται στο φάκελο της υπόθεσης. β. Να καλέσει τον ανάδοχο εγγράφως (επί αποδείξει) να παραστεί είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω εξουσιοδοτημένου αντιπροσώπου του κατά την παραλαβή και την απόδοση του κτιρίου.

8 γ. Με τη λήξη της μίσθωσης κατά το συμφωνηθέντα χρόνο από τη σύμβαση, να παραδώσει το κτίριο στον ανάδοχο, εκτός αν συμφωνηθεί ότι μπορεί να παραδοθεί μεταγενέστερα. Το τελευταίο δεν μπορεί να συμβεί πέραν του διμήνου από τη λήξη της μίσθωσης, και γίνεται με καταβολή στον ανάδοχο του μισθώματος που έχει συμφωνηθεί. Σε κάθε περίπτωση απόδοσης μισθωμένου κτιρίου στον ιδιοκτήτη του, θα πρέπει να προβλέπεται από την Επιτροπή, η παροχή επαρκούς χρονικού διαστήματος προκειμένου: α. Να συγκροτηθεί η αρμόδια Επιτροπή Καταγραφής Επισκευών βάσει απόφασης του Π.Σ. του Ιδρύματος μετά από εισήγηση της Τ.Υ του Πανεπιστημίου. β. Να χορηγηθούν οι απαραίτητες εγκρίσεις χρηματικών πιστώσεων. γ. Να γίνουν οι εγκεκριμένες επισκευές επί του κτιρίου. 16. Κατά την παραλαβή του κτιρίου απαιτείται η προσκόμιση από τον ανάδοχο, όλων των δικαιολογητικών που αναφέρονται στη παράγραφο 7.6 του παρόντος. 17. Για την παραλαβή του κτιρίου και την έναρξη καταβολής του ενοικίου είναι απαραίτητη η υπογραφή του πρακτικού παραλαβής από όλα τα μέλη της επιτροπής. 18. Το ενοίκιο αρχίζει να καταβάλλεται από την ημερομηνία παράδοσης του κτιρίου και αναπροσαρμόζεται σύμφωνα με τους όρους του μισθωτηρίου. Όσον αφορά στη διάρκεια μίσθωσης, αναπροσαρμογή και παράταση ή καταγγελία μίσθωσης, ισχύουν τα όσα αναφέρονται στο Π.Δ 34/95 σε συνδυασμό με το Ν. 2648/98. ΕΠΙΤΡΟΠΕΣ Οι εισηγήσεις για τον ορισμό των επιτροπών (Επιτροπή Διενέργειας & Αξιολόγησης, Επιτροπή Παρακολούθησης, Επιτροπή Παράδοσης Παραλαβής) γίνονται στο ΠΣ από τη Δ/νση ΟΥ ή την αντίστοιχη Δ/νση ΠΔΥ σε συνεργασία με τις Δ/νσεις ΤΥ & ΥΠΕ, στον κατάλληλο χρόνο, ανάλογα με την εκτίμηση της υπηρεσίας. Οι Επιτροπές αποτελούνται από μόνιμους ή επί θητεία υπαλλήλους του Ιδρύματος τουλάχιστον 8 ου βαθμού. Ελλείψει αυτού του βαθμού υπαλλήλων, οι Επιτροπές μπορούν να συγκροτηθούν και από μόνιμους ή επί θητεία υπαλλήλους μικρότερου βαθμού. Ελλείψει ικανού αριθμού μονίμων ή επί θητεία υπαλλήλων, επιτρέπεται στις επιτροπές να συμμετέχουν και έκτακτοι υπάλληλοι του Ιδρύματος με σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου. Οι επιτροπές συνεδριάζουν όταν παρίστανται όλα τα μέλη τους και αποφαίνονται κατά πλειοψηφία. ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΜΙΣΘΩΤΗΡΙΟ ΣΥΜΒΟΛΑΙΟ Η Προκήρυξη και το Μισθωτήριο Συμβόλαιο θα γίνονται βάσει συγκεκριμένων προτύπων τα οποία θα συνταχθούν από τη Δ/νση ΟΥ σε συνεργασία με τη Δ/νση ΤΥ & τη Δ/νση ΥΠΕ και θα έχουν ελεγχθεί από τη Νομική Υπηρεσία του Ιδρύματος. Η χρήση των συγκεκριμένων προτύπων είναι απαραίτητη προκειμένου να υπάρχει ενιαία αντιμετώπιση του θέματος από όλες τις μονάδες του Ιδρύματος. Προσαρμογές επί των συγκεκριμένων

9 προτύπων θα γίνονται μόνο εφόσον αυτές επιβάλλονται από τις ιδιαίτερες συνθήκες της οποιασδήποτε μονάδας. ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ Είναι ευνόητο ότι μετά την παραλαβή του κτιρίου, η ΥΠΕ θα χρειαστεί ένα εύλογο χρονικό διάστημα (που εξαρτάται από τον αριθμό των χρηστών και το μέγεθος του προς ενοικίαση κτιρίου) για το τελικό προγραμματισμό και εγκατάσταση των τηλεπικοινωνιακών υπηρεσιών. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ Σημειώνεται ότι δεδομένου του μειωμένου προσωπικού καθώς και του μεγάλου φόρτου εργασίας όλων των Διευθύνσεων και Τμημάτων, απαιτείται σωστός προγραμματισμός από όλους τους εμπλεκόμενους. ΦΑΚΕΛΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Ο φάκελος με όλα τα έγγραφα που αφορούν στη μίσθωση ακινήτου, θα τηρείται από το αρμόδιο τμήμα της Δ/νσης ΟΥ ή της Δ/νσης ΠΔΥ η οποία διενήργησε το διαγωνισμό. Αντίγραφο της Διακήρυξης, της Σύμβασης Μίσθωσης, του Πρωτοκόλλου Παραλαβής και των Σχεδίων του μισθωμένου κτιρίου, τηρούνται από τη Δ/νση ΤΥ.