ΓΕΝΙΚΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ. Half Year Report. Λειτουργικό έτος: Πρόεδρος: Γεωργία Γκιόκα. Ταμίας: Μάρκος Γεωργόπουλος. Contact Person: Μαρία Γόντικα

Transcript

1 Λειτουργικό έτος: Πρόεδρος: Γεωργία Γκιόκα Ταμίας: Μάρκος Γεωργόπουλος Contact Person: Μαρία Γόντικα ΓΕΝΙΚΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ Half Year Report PR-HR: Κωνσταντίνος Φερτάκης P&A: Κατερίνα Τσεσμελή

2 ΕΝΑΡΞΗ: 17:40 Παρευρισκόμενοι: 17 μέλη Πρακτικά: Λυδία Σφοντούρη Εφορευτική Επιτροπή: Γιάννης Κουτσογιαννακόπουλος, Εγκρίθηκε με: Υπερ:17, Κατά:0, Λευκά:0 1. Καλωσόρισμα προέδρου Παρουσίαση και ψήφιση της Agenda. H Agenda που παρουσιάστηκε είναι η εξής: 1. Παρουσίαση και ψήφιση agenda 2. Προαγωγή Junior Members σε Members 3. Παρουσίαση διεθνών δράσεων 4. Απολογισμός προεδρείου ανά θέση -Πρόεδρος -Ταμίας -Contact Person -Public Relations-Human Resources -Publications & Administration 5. Απολογισμός Congress-OpenDay 6. Απολογισμός για τα 10 χρόνια LC Athens 7. Απολογισμός Job Fair Athens 2014 Υπέρ: 17, Κατά: 0, Λευκά: 0 Εγκρίθηκε η Agenda της Γενικής Συνέλευσης. 1

3 2. Προαγωγή Junior Members σε Members Ερώτηση: Ποια η διαφορά μεταξύ Junior Member από Member; Απάντηση: Η μοναδική διαφορά τους είναι πως τα Members έχουν δικαίωμα ψήφου στις Γενικές Συνελεύσεις, ενώ τα Junior Members όχι. Να διευκρινίσουμε πως η συμμετοχή σε καποιο διεθνές event συνεπάγεται αυτόματα την προαγωγή ενός Junior Member σε Member. Διεξήχθη ψηφοφορία για την προαγωγή των υποψήφιων σε Members. Τα αποτελέσματα είναι τα εξής: Υποψήφιοι (παρευρισκόμενα μέλη 17): 1. Αναστασία Φύγου-Τσιμτσιλή: 17 ψήφοι Προάχθηκε 2. Μαρία Καλιμάντζαλη: 1 ψήφος Δεν προάχθηκε 3. Λυδία Σφοντούρη: 16 ψήφοι Προάχθηκε 4. Χριστιάνα Κουδιγκέλη: 13 ψήφοι Προάχθηκε 5. Αποστόλης Λυμπέρης: 11 ψήφοι Προάχθηκε 6. Γιώργος Χατζιαλεξίου: 16 ψήφοι Προάχθηκε 7. Όμηρος Πανταζής: 13 ψήφοι Προάχθηκε 8. Αναστάσιος Σταθόπουλος: 16 ψήφοι Προάχθηκε 9. Ηλίας Ζέρβας: 14 ψήφοι Προάχθηκε 10. Στάθης Γαλανάκης: 17 ψήφοι Προάχθηκε 11. Πηνελόπη Σπυροπούλου: 17 ψήφοι Προάχθηκε Ήρθε ο Αλέξανδρος Μιχαλόπουλος. Συνολικά, πλέον, είμαστε 27 members. 2

4 3. Παρουσίαση διεθνών δράσεων Παρουσίαση του Android Competition από την Κατερίνα Τσεσμελή (διάρκεια 18:15 18:20) Ερώτηση: Ποιος ήταν ο αριθμός των δηλώσεων στα Android Workshops και ποιος ο αριθμός των συμμετεχόντων τελικά; Απάντηση: Δήλωσαν περισσότεροι από 100, αλλά τελικά δεχτήκαμε 100 άτομα, από τα οποία ήρθαν τα 80 στα σεμινάρια. Ήρθε ένα ακόμα μέλος, ο Ηλίας Καρλής 4. Απολογισμός Προεδρείου Παρουσίαση Στόχων και Προκλήσεων του λειτουργικού έτος ως τώρα από τη Γεωργία Γκιόκα (διάρκεια 18:21-18:35) Oι στόχοι συνοπτικά για τη φετινή χρονιά όπως διαμορφώθηκαν από το προεδρείο ήταν: -Ακαδημαική αναβάθμιση: μερικώς εκπληρωμένη. Εχουν γίνει κάποιες δράσεις όπως τα Αndroid workshops, παρουσίαση Γαλλικών πανεπιστημίων, αλλά θα μπορούσαν να εχουν γίνει περισσότερες. Yπάρχει πλάνο για διοργάνωση κάποιου event με κάποια εταιρεία ( επικοινωνούμε ήδη με τη Microsoft, και την Intracom). -Ομάδες Προεδρείου: Υπάρχουν 6 συνολικά ομάδες ( Grant, FR, PR, IT, Design, Magazine). Σχετικά με τη λειτουργία τους ως τωρα, θα μιλήσει ο εκάστοτε αρμόδιος στη συνέχεια. 3

5 -Αξιοποίηση ανθρώπινου δυναμικού: μερικώς επιτευγμένος στόχος. Λόγω του ότι έτρεχαν παράλληλα 2 πολύ μεγάλα events, το Job Fair Athens και το Congress, δεν επιτευχθηκε team bonding σε επίπεδο ΕΕSTEC συνολικά. Εχουν προγραμματιστεί δράσεις για τη βελτίωση του HR. -Γραφεία: δεν επιτευχθη ο στόχος, υπήρξαν ακαρπες προσπάθειες για καλύτερη ασφαλεια ή αλλαγή χώρου (ενώ επικοινωνήσαμε με Πρύτανη και Πρόεδρο Σχολης) Στόχος είναι πλέον να ξαναφτιαχτούν τα υπάρχοντα γραφεία και να ανανεωθούν. Οι προκλήσεις που αντιμετώπισε το φετινό προεδρείο ως τώρα ήταν οι ακόλουθες: -Υπήρξε αδράνεια σε ό,τι αφορά τη σχολή, λόγω καταλήψεων και απεργιών, με αποτέλεσμα κάποιες δράσεις να μεταφέρονται από εβδομάδα σε εβδομάδα, όπως το Motivational Weekend και το Αndroid Day. -Yπήρξε σε ένα μεγαλο βαθμό ελλειψη ανθρώπινου δυναμικού, γιατί τα περισσότερα μέλη ασχολούνταν ήδη με άλλες δράσεις. 4

6 Ερωτήσεις: α) Οι στόχοι του προεδρείου ήταν στόχοι για κάθε επιμέρους δράση (congress, Job Fair Athens); Απ.: Το προεδρείο άρχισε να δουλεύει αφού λειτουργούσαν οι οργανωτικές επιτροπές των 2 δράσεων, οπότε δεν είχε θέσει συγκεκριμένους στόχους για αυτές αφού οι στόχοι αυτοί είχαν ήδη τεθεί με το προηγούμενο προεδρείο και τις επιτροπές. Ωστόσο, συμφωνούσε με τους στόχους της εκάστοτε επιτροπής. β) Πώς θα υλοποιηθεί η «ανοιχτοσύνη»; Απ.: Να δημιουργηθούν φόρμες για υποβολή νέων ιδεών Παρουσίαση προέδρου (διάρκεια 18:35 18:50) Ήρθε ένα ακόμα μέλος, ο Διονύσης Ζανιάς Εγινε παρουσίαση των καταστατικών υποχρεωσεων της θέσης του προεδρου. Παρουσιάστηκαν οι στόχοι της συγκεκριμένης θέσης, οι οποίοι εκτός από τους κοινούς στόχους του προεδρείου ήταν: - Εξωστρέφεια: υπήρξε επικοινωνία με άλλες φοιτητικές οργανώσεις, αλλά θα θέλαμε στο μέλλον να προγραμματιστει κάποια δράση σε συνεργασία με αυτές. Επίσης, με αφορμή το Congress, γνωρίσαμε παιδιά από ΤΕ Ξάνθης και Πάτρας, και υπάρχει ενδιαφερον από τους τελευταίους να γίνει ένα training από εμάς σε αυτούς. 5

7 - Επιμόρφωση: παραπάνω trainings για κάθε ομάδα του προεδρείου. - Συντονισμός και υποστήριξη δράσεων: Δεν υπήρχε καλή συνεργασία με τις επιτροπές, επρεπε να υπάρξει πιο προσωπική επαφή και καλύτερη επικοινωνία. Συν και πλην της θέσης του προέδρου: Στα θετικά συγκαταλέγονται η πληθώρα συναντήσεων και ο αριθμός των που εχουν σταλεί στη λίστα του προεδρείου, η όρεξη και οι πρωτοβουλίες, ενώ στα αρνητικά ο ελλιπής συντονισμός των δράσεων και η μη γνωστοποίηση στα Members του annual plan*. *To annual plan ενώ είχε συνταχθεί εντός της προθεσμίας που ορίζεται από το καταστατικό, γνωστοποιηθηκε μόνο στα μέλη των ομάδων του προεδρείου. Στα πρακτικά: Πηνελόπη Σπυροπούλου Παρουσίαση ταμία (διάρκεια 18:50 19:00) Υποχρεώσεις -Διαχείριση -Εύρεση πόρων Μέχρι στιγμής -Έρευνα για ΜΚΟ -Grant team -Annual partners: 1.Έχει γίνει προσφορά συνεργασίας 2.Συνεργασία jobfair με congress 6

8 3.Google,kariera.gr μέχρι στιγμής 4.Προσπάθεια για περισσότερους Παρουσίαση εσόδων-εξόδων Μελλοντικά σχέδια - Ενεργοποίηση ομάδων - Συγγραφή αίτησης - Annual partners Λάθη: - Ανενεργές ομάδες - Μη συγγραφή αίτησης - Μη αποδοτική συνεργασία με finance Job Fair Athens Παρουσίαση CP (διάρκεια 19:00 19:12) Αρμοδιότητες Πρωτοβουλίες που πραγματοποιήθηκαν Λάθη-εκκρεμότητες Διάλειμμα 10 λεπτών Επανέναρξη συνέλευσης με 19 μέλη Παρουσίαση PR HR (διάρκεια 19:32 19:43) Ήρθε νέο μέλος (Ελένη Σαντοριναίου). Αποχώρησαν 3 άτομα. Ήρθαν Στάθης Γαλανάκης, Δημήτρης Κουσούλης Τι έχει γίνει μέχρι τώρα. Παρουσίαση στατιστικών στοιχείων απο το facebook. 7

9 Υπεύθυνος για να ενημερώσερει τα άτομα που θα πάνε σε κάποιο event. Διαχείρηση των λιστών και των φωτογραφικού αρχείου της επιτροπής. Ανάφερε την πρώτη EESTEC Snow Day. Ανάφερε τα λάθη όπως η καθυστερημένη έναρξη εργασιών της ομάδας PR και οργάνωση εξόδων. Παρουσιάστηκαν οι στόχοι για το επόμενο διάστημα. Αναφέρθηκαν μελλοντικά σχέδια για ενεργοποίηση social media. Παρουσίαση P&A (διάρκεια 19:43 19:50) Παρουσιάστηκαν οι αρμοδιότητες της θέσης P&A καθώς και ό,τι έχει επιτευχθεί έως τώρα. Αναφορά στις 3 ομάδες Design, Magazine και ΙΤ Team. Οι δυο πρώτες βρίσκονται σε αδράνεια. Συνέχεια με τα μελλοντικά σχέδια - EESTEC LC Athens-Quote of the week - Ανανέωση των cover photos πιο συχνά - Λογότυπα και αφίσες για όλες τις υπόλοιπες δράσεις Λάθη-εκκρεμότητες πρακτικά: Κατερίνα Τσεσμελή 8

10 Παρουσίαση OC από τη Φωτεινή Ντάβου (διάρκεια 19:53 20:00) Παρουσιάστηκαν καταστατικές αρμοδιότητες. Αναφέρθηκαν οι δράσεις που έγιναν αλλά και αυτές που δεν επιτεύχθηκαν (παρουσίαση ροών). Στα οικονομικά, υπήρξε πρόβλημα ρευστότητας το οποίο λύθηκε. Για ΜΚΟ: Μίλησε για τη συνεργασία. Annuals: είναι θετικό που υπάρχει αυτή η πηγή χρηματοδότητσης. Να γίνει έρευνα για το erasmus+. Publications θετική ή πορεία. Αναθέτουμε task σε καινούρια μέλη. Αναφέρθηκε σε δράσεις PR. Ομάδες Προεδρείου: να ενεργοποιηθούν περισσότερο να δίνονται πρωτοβουλίες σε νέα μέλη. Προεδρείο: Να δούμε μαι καλύτερη συνεργασία, πιο αποδοτική, καλύτερη επικοινωνία με τις επιμέρους επιτροπές. Μέλλον: να ενεργοποιηθούν περεταίρω τα νέα μέλη. Στα πρακτικά: Αναστασία Φύγου - Τσιμτσιλή Ερωτήσεις(συνολικά στο προεδρείο) 1) Απολογισμός δράσεων, half year report. Γιατι δεν έγινε ακόμα; Γιατί δεν έγινε μια εβδομάδα μετά; (Γιάννης Κουτσογιαννακόπουλος) Απ.: Ήταν να γίνει Τετάρτη, αλλά πρακτικά τελικά δε γινόταν. Δε θα είναι η Φωτεινή εδώ σε μια εβδομάδα για να γίνει τότε. 9

11 2) Απο τώρα μέχρι το τέλος της θητείας θα υπάρξει κάποιο πλάνο για τις δράσεις; (Θανάσης Βράτιμος) Απ.: Ναι 3) Για ποιο λόγο δεν δημοσιοποιήθηκε το Annual Plan; (Δωροθέα Νασιούδη) Απ.: Ήταν έτοιμο αρχές Ιανουαρίου. Είχαμε γραφιστικά θέματα. Έλλειψη χρόνου λόγο άλλων θεμάτων που υπήρχαν. 4) Υπάρχει timeline σχετικά με το στρατηγικό πλάνο που πρόκειται να αλλάξει; Απ.: Όχι 5) Πως δικαιολογούνται οι εθελοντές οι οποίοι τελευταία στιγμή ακύρωσαν βάρδιες στο congress; Απ.: Δεν έγινε σωστό motivation (απο πλευράς προεδρείου). Συνειδητοποιήσαμε οτι δεν υπάρχουν εθελοντές μια-δυο ημέρες πριν. Ο εθελοντισμός ειναι καθαρά προσωπικό θέμα. Απο πλευράς της CP ενημερώνονταν οι εθελοντές να παρευρεθούν( Γωγω + Μαρια). Post όμως έγιναν στα γκρουπ της eestec. 6) Είχε νόημα να τρέξει το Instagram; (Θανάσης Βράτιμος) Απ.: Υπήρξε άτομο που ενδιαφέρθηκε συγκεκριμένα για το Instagra και ήθελε να ασχοληθεί αποκλειστικά με αυτό. 7) Σε θέματα HR, πιστεύετε ότι έχουν γίνει αρκετές κινήσεις; (Ηλίας Καρλής) Απ.: Από την αρχή της θητείας, τα μέλη ήταν χωρισμένα σε Congress, Job Fair Athens. Διοργανώθηκαν νέες 10

12 δράσεις, όπως Snowday. Μετά έγινε προσπάθεια οι ίδιοι να συμμετέχουν. Υπάρχουν πολλά άτομα ανενεργά. 8) Γιατί δε διοργανώνουμε πιο συχνά εξόδους; (Ηλίας Καρλής+Κωνσταντίνα Τζαβέλα) Απ.: Έχουν γίνει κινήσεις (2-3) και απλά δεν υπήρχε ενδιαφέρον. 9) Σήμερα ήταν να κάνουμε αξιολόγηση των δράσεων, αλλά εφόσον δεν έχει γίνει ακόμα από το προεδρείο πως θα γίνει από τα υπόλοιπα μέλη; Απ.: Για JFA, Congress δεν ήταν αρμόδιο εξολοκλήρου το προεδρείο. 10) Για τις αιτήσεις δήλωσαν περίπου 100 άτομα. Υπάρχει αξιολόγηση μετά από κάθε ταξίδι, μήπως μπορούμε να εφαρμόσουμε κάτι από αυτά που είδαν στο ταξίδι: Υπήρχε ενημέρωση πριν από κάθε ταξίδι; Απ.: Πριν από κάθε ταξίδι, επικοινωνούσε ο PR με τα μέλη και τους ενημέρωνε. Κάποιοι ενδιαφέρονταν να ασχοληθούν μετά το event και έρχονταν σε επαφή μαζί του, για να συμμετάσχουν πιο ενεργά. 11) Πότε είναι το επόμενο deadline για αίτηση; Πόσος καιρός χρειάζεται για να γίνουμε ΜΚΟ; Απ.: Η εκτίμηση της δικηγόρου είναι 7 μήνες. Μάλλον μπορούμε να κάνουμε αίτηση ως άτυπη ομάδα νέων. Δεν έχει ανακοινωθεί ακόμα κάποιο deadline. 12) Τελικά θα το προσπαθήσουμε περαιτέρω να γίνουμε ΜΚΟ; Απ.: Δεν ξέρω αν είναι συμφέρουσα λύση να γίνουμε τελικά ΜΚΟ. (Μάρκος Γεωργόπουλος) 11

13 13) Τι γίνεται με το θέμα ρευστότητας (ΕΠΙΣΕΥ); Απ.: Αν δε βοηθούσε το ΕΠΙΣΕΥ δε θα είχε λυθεί το θέμα της ρευστότητας που δημιουργήθηκε φέτος στην περίοδο διεξαγωγής Congress-JFA. 14) Αν γίνουμε ΜΚΟ, υπάρχει conflict με τους Annuals; Απ.: Όχι 15) DMST Media-συνεργασία; Απ.: Είχαμε πει ότι θα συνεργαστούν με Job Fair Athens. Η επικοινωνία έχει σταματήσει το Φεβρουάριο. Όσο με την AIESEC, η συνεργασία μόλις άρχισε. Προεδείο - Συνοπτική παρουσίαση δράσεων που έχουν γίνει (Γεωργία Γκιόκα) (20:30) 5. Report Congress και OpenDay (Γιάννης Κουτσογιαννακόπουλος) (20:33) Congress logistics, PR, CP OpenDay FR, PR Προβλήματα που αντιμετωπίστηκαν (έλλειψη εθελοντών, πρόβλημα ρευστότητας) Feedback από participants -Απουσία του LC Athens -Καθυστερήσεις και έλλειψη επιπλέον activities -Μ.Ο. = 8,7 -θετικά σχόλια Πρέπει να βελτιωθεί το HR του LC 12

14 Σχόλιο (Δωροθέα Νασιούδη): Τα προβλήματα του Congress οφείλονται στο μικρό αριθμό εθελοντών. Ερώτηση: Τα χρήματα που θα μείνουν που πάνε; Τα νούμερα επισκεπτών της OpenDay πως ήταν; (Θανάσης Βράτιμος) Απάντηση: Τα χρήματα θα πάνε στο προεδρείο. Τα νούμερα των επισκεπτών δεν ήταν ικανοποιητικά. Ερώτηση: Έμειναν ικανοποιημένες οι εταιρείες; (Ελένη Σαντοριναίου) Απάντηση: Ναι 6. Παρουσίαση απολογισμού για τα 10 χρόνια LC Athens (Λιάνα Βουκελάτου + Διονύσης Ζανιάς) (20:48) Αρχικά έγινε παρουσίαση video με φωτογραφίες. Απολογισμός του event: 120 συμμετέχοντες Θετικά: -Τους έκανε καλή εντύπωση -Πολλά πρώτα μέλη του LC συμμετείχαν -Δεν υπήρχε θέμα με budget, ούτε ρευστότητας -Καλή συνεργασία -Συνεισφορά COC -Γραφιστικά -Φαγητό -καλά σχόλια για την τελετή και τη διασκέδαση Αρνητικά: -Διμελής επιτροπή, ενώ ξεκίνησε τριμελής -Έλλειψη εθελοντών 13

15 -Check-in στο ξενοδοχείο -Δεν ήρθαν όλοι στην τελετή -Κατανομή δωματίων στο Αγκίστρι -Έκτακτα έξοδα -Ακύρωση RedBull -Μεταφορά πραγμάτων από και προς το νησί -Ποτά πίσω -Δεν υπήρχε οργάνωση activities -Δεν υπάρχουν φωτο και βίντεο -Δεν υπάρχει ξεχωριστή σελίδα για το event Προϋπολογισμός Προσωπική εμπειρία Προβολή βίντεο ( διάρκεια 21:12-21:17) 7. Απολογισμός Job Fair Athens 2014 Παρουσίαση : Θανάσης Βράτιμος Τι άλλαξε φέτος: Δημιουργία θέσης υπεύθυνου HR ξεχωριστή από τη θέση PR Καθορισμός της κουλτούρας με 10 βασικές αρχές Events όπως: workshops τρεις διαγωνισμοί Visit behind the scenes Πραγματοποίηση Motivational Weekend για τους εθελοντές για πρώτη φορά Νέα ιστοσελίδα Συναντήσεις με τις εταίριες αυτοπροσώπως για πρώτη φορά 14

16 Υπογραφή συμφωνητικών με τις εταιρίες για πρώτη φορά Δημιουργία τμήματος IDI Νέο λογότυπο Παρουσίαση αποτελεσμάτων Αναφορά βασικών επιτυχιών Αναφορά αποτυχιών Ερωτήσεις: Γιατί στο περσινό JFA είχαμε τον ίδιο αριθμό εταιριών με φέτος αλλά φέτος το κέρδος ήταν μικρότερο; Έγιναν περισσότερα έξοδα που αφορούσαν τα περίπτερα, τη διακόσμηση κλπ. (σχόλιο από το κοινό: Τα περίπτερα ήταν αρκετά ακριβότερα απ όσο θα έπρεπε) Αν το JFA 14 γινόταν και πάλι στη Τεχνόπολη θα είχαμε τον ίδιο αριθμό εταιριών; Όχι, ο χώρος είναι αρκετά μιρκότερος οπότε θα είχαμε λιγότερες. Tι πιστεύεις ότι συμφέρει περισσότερο οικονομικά το Περιστέρι ή η Τεχνόπολις; Δεν είμαι σε θέση να απαντήσω αυτή τη στιγμή. Το καινούργιο λόγοτυπο θα θέλατε να παραμείνει το ίδιο και για τα επόμενα χρόνια; Ναι αυτή ήταν η αρχική ιδέα. 15

17 Υπάρχουν τα στατιστικά των επισκεπτών; Απόφοιτοι σε σχέση με τη σχολή. Ναι υπάρχουν. Έξι μέρες πριν το JFA εμφανίστικαν έξοδα 7.500Ε, πώς προέκυψε αυτό; Έγιναν λάθη με τον υπεύθυνο των περιπτέρων, υπήρξαν θέματα κακής οικονομικής διαχείρησης. Σε τι ποσοστό εκπληρώθηκαν οι στόχοι της οργανωτικής επιτροπής; Όσο αναφορά κυρίως το HR. Σίγουρα δεν απέτυχε, ήταν η πρώτη χρονιά. Ελάχιστη επίτευξη στόχων αλλά πήγε αρκετά καλά. Το HR θα πρέπει να ενσωματωθεί και στην EESTEC γενικά καθώς θα βοηθήσει σίγουρα. Προβολή βίντεο ( διάρκεια 21:38-21:43) Τελευταία θέματα Συζήτηση για πραγματοποίηση MW ή IMW ΛΗΞΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗΣ: 22:00 16