ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΠΑΤΡΩΝ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΚΤΥΩΝ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΚΤΥΩΝ ΚΑΙ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

Transcript

1 ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΠΑΤΡΩΝ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΚΤΥΩΝ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΚΤΥΩΝ ΚΑΙ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ w: e: t: f: ΑΠΟΜΑΚΡΥΣΜΕΝΗ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΧΡΗΣΤΩΝ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ SAP R/3 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΡΕΥΝΩΝ Επικαιροποίηση Έκδοσης: Νοέµβριος 2009

2 ΑΠΟΜΑΚΡΥΣΜΕΝΗ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΧΡΗΣΤΩΝ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ SAP R/3 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΡΕΥΝΩΝ Το παρόν εγχειρίδιο περιγράφει αναλυτικά όλες τις διαδικασίες που απαιτούνται για την αποµακρυσµένη πρόσβαση ενός χρήστη καθώς και τον τρόπο χρήσης και περιήγησης στο σύστηµα SAP R/3 της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστηµίου Πατρών. Στις συγκεκριµένες οδηγίες χρήσης παρουσιάζεται αναλυτικά ο τρόπος περιήγησης στο σύστηµα καθώς και οι αναλυτικές δυνατότητες των αναφορών. Στη συνέχεια, παρουσιάζεται ο τρόπος αποσύνδεσης από το σύστηµα. Τέλος, το εγχειρίδιο ολοκληρώνεται µε τον επίλογο και τα γενικά σχόλια, όπου παρέχονται και πληροφορίες για την επίλυση των όποιων αποριών τυχόν υπάρξουν. Σηµείωση: Για την ολοκλήρωση των διαδικασιών που περιγράφονται στα επόµενα είναι απαραίτητο το έγγραφο µε το όνοµα χρήστη (Username) και το συνθηµατικό πρόσβασης (Password) που δίνονται στους χρήστες κατόπιν σχετικής αίτησης για πρόσβαση στο σύστηµα της Επιτροπής Ερευνών. Από τον Οκτώβριο 2009 η χρήστη των ψηφιακών πιστοποιητικών είναι προαιρετική για την πρόσβαση στο σύστηµα. Σελίδα 2 από 32

3 1. ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Συνδεθείτε στο σύστηµα SAP R/3 της Επιτροπής Ερευνών από τη διεύθυνση όπως φαίνεται στην «Εικόνα 1». Σας προτείνουµε να αποθηκεύσετε τη διεύθυνση πρόσβασης στα «Αγαπηµένα» του Internet Explorer ή του Mozilla Firefox, ώστε να µην είναι αναγκαία η αποµνηµόνευσή της. Εικόνα 1. Εισαγωγή Στην οθόνη που εµφανίζεται («Εικόνα 2») εισάγετε το Όνοµα Χρήστη (User Name) και τον κωδικό πρόσβασης (Password) που παραλάβατε εγγράφως για να εισέλθετε στο σύστηµα. Προσοχή: Την πρώτη φορά που θα συνδεθείτε στο σύστηµα θα σας ζητηθεί να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασης έτσι ώστε να γνωρίζετε µόνο εσείς το νέο κωδικό. Σελίδα 3 από 32

4 Εικόνα 2. Οθόνη εισαγωγής στο σύστηµα SAP Σελίδα 4 από 32

5 Μετά από µία πετυχηµένη προσπάθεια σύνδεσης θα εµφανιστεί στην οθόνη του υπολογιστή σας η παρακάτω εικόνα: Εικόνα 3. Αρχική Οθόνη SAP Web GUI Στην «Εικόνα 3» επισηµαίνεται σε κόκκινο πλαίσιο το µενού περιήγησης του SAP Web GUI. Στην παρούσα έκδοση της εφαρµογής χρηστική σηµασία έχουν τα κουµπιά «Ακύρωση», «Πίσω» και «Εκτέλεση». Αν θέλετε να ακυρώσετε µία ενέργεια πατάτε το κουµπί «Ακύρωση» και για την επιστροφή σε προηγούµενη οθόνη το «Πίσω». Για να εκτελέσετε µία αναφορά πατάτε το κουµπί «Εκτέλεση» που βρίσκεται στο δεξιότερο µέρος του παραπάνω πλαισίου. Κάνοντας χρήση του κουµπιού «Μενού» µπορείτε να εξέρχεστε από το πρόγραµµα επιλέγοντας: «Μενού -> Πρόγραµµα -> Έξοδος». Οι υπόλοιπες λειτουργίες του «Μενού» µπορούν να αγνοηθούν. Σελίδα 5 από 32

6 ΠΡΟΣΟΧΗ: Για την περιήγηση µέσα στο SAP R/3 δεν πρέπει να χρησιµοποιείτε τα κουµπιά εµπρός και πίσω Browser αλλά µόνο τα αντίστοιχα κουµπιά του SAP Web GUI. του Web Κάτω από το µενού περιήγησης υπάρχουν τέσσερα πλαίσια επιλογών. Στο πρώτο πλαίσιο επιλέγετε το είδος της αναφοράς που θέλετε να εκτελέσετε. Αρχικά, υπάρχουν τέσσερα είδη αναφορών τα οποία φαίνονται στην «Εικόνα 4»: Εικόνα 4. Είδη αναφορών στο SAP Μελλοντικά στις επιλογές θα προστεθούν και άλλα είδη αναφορών. ΓΕΝΙΚΑ ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ Το δεύτερο πλαίσιο περικλείει τα Γενικά Κριτήρια Επιλογής: Σελίδα 6 από 32

7 Τα γενικά κριτήρια επιλογής χρησιµεύουν για να περιορίσετε τα αποτελέσµατα των αναφορών. Οικονοµική Χρήση: ίνοντας τιµή σε αυτό το πεδίο παίρνετε σαν αποτέλεσµα τις κινήσεις που έγιναν στο συγκεκριµένο έτος/έτη. Αν για παράδειγµα θέλετε µία αναφορά (συγκεντρωτική ανά λογαριασµό δαπανών/εσόδων) που να περιέχει τις κινήσεις για το οικονοµικό έτος 2000 (01/01/2000 έως 31/12/2000) και όχι για όλο των εύρος των έργων εκτελείτε το παρακάτω: Ηµεροµηνία Καταχώρησης: Αν θέλετε να περιορίσετε τις κινήσεις σε ελεύθερο χρονικό διάστηµα και όχι σε συγκεκριµένα έτη κάνετε χρήση του κριτηρίου της Ηµεροµηνίας καταχώρησης. Για παράδειγµα αν θέλετε να δείτε κινήσεις από το 18/01/2003 έως και 5/11/2004 εκτελείτε το εξής: Σελίδα 7 από 32

8 Προσέξτε ιδιαίτερα τον τρόπο µε τον οποίο πρέπει να καταχωρούνται οι ηµεροµηνίες στο σύστηµα. Η σειρά στα πεδία είναι: Ηµέρα, Μήνας, Έτος συνεχόµενα ή χωρισµένα µε τελείες. Κωδικός Έργου: Αν γνωρίζετε τον κωδικό ή ένα εύρος κωδικών έργων και τα εισάγετε στα αντίστοιχα πεδία περιορίζετε την αναφορά στα συγκεκριµένα έργα. Σε κάθε περίπτωση το σύστηµα περιορίζει τα αποτελέσµατα των αναφορών στα έργα του εκάστοτε Επιστηµονικού Υπευθύνου. Λογαριασµός Γενικής Λογιστικής (Λογαριασµός ΓΛ): Μπορείτε να περιορίσετε τα αποτελέσµατα της αναφοράς σε συγκεκριµένες κατηγορίες δαπανών ή/και εσόδων. ικαιούχοι Αµοιβών: Μπορείτε να περιορίσετε τα αποτελέσµατα της αναφοράς σε συγκεκριµένους κωδικούς δικαιούχων αµοιβών. Φορείς Χρηµατοδότησης: Μπορείτε να περιορίσετε τα αποτελέσµατα της αναφοράς σε συγκεκριµένους κωδικούς φορέων χρηµατοδότησης. Πολύ σηµαντικό είναι να γνωρίζετε πως στα Γενικά Κριτήρια Επιλογής µπορείτε να χρησιµοποιήσετε και τον χαρακτήρα µπαλαντέρ (*). Για παράδειγµα αν θέλετε να δείτε όλους τους λογαριασµούς γενικής λογιστικής που αρχίζουν µε 6 (δαπάνες) τότε στο αντίστοιχο πεδίο θα γράψετε 6*. Επιπλέον µπορείτε να συνδυάσετε τα Γενικά Κριτήρια Επιλογής, όπως για παράδειγµα να δείτε πως κινήθηκαν οι λογαριασµοί γενικής λογιστικής που ξεκινούν από 7 (έσοδα) το χρονικό διάστηµα από 01/02/2006 έως 15/05/2006: Σελίδα 8 από 32

9 Εικόνα 5. Γενικά Κριτήρια Επιλογής Επιπλέον δυνατότητες επιλογής παρέχει η χρήση του κουµπιού, που όπως ίσως ήδη έχετε παρατηρήσει εµφανίζεται δεξιά των Γενικών Κριτηρίων Επιλογής. Πατώντας το κουµπί εµφανίζεται ένα παράθυρο σαν το παρακάτω (για το παράδειγµα του πεδίου Οικονοµική χρήση): Σε αυτό το παράθυρο καταχωρείτε διακριτές τιµές για τις οποίες θέλετε να δείτε αναφορές. Για παράδειγµα αν θέλετε οικονοµικά στοιχεία για το έτος Σελίδα 9 από 32

10 2001 και για το 2003 τότε στα παραπάνω λευκά κουτάκια γράφετε τα 2 αυτά έτη: Αν πάλι θέλετε να αποκλείσετε τα δύο έτη από τα αποτελέσµατα της αναφοράς τότε επιλέγετε την τρίτη καρτέλα που αποκλείει µοναδικές τιµές: Ενώ αν θέλετε να δείτε στοιχεία για διακριτά εύρη ετών, για παράδειγµα και τότε επιλέγετε την δεύτερη καρτέλα µε όνοµα εύρη: Παροµοίως η τελευταία καρτέλα αποκλείει εύρη τιµών. Όταν εισάγετε τα στοιχεία που επιθυµείτε, σε µία ή περισσότερες από τις τέσσερεις καρτέλες επιλογών, επιλέγετε το σύµβολο για να εφαρµόσετε τα κριτήρια επιλογής. Σελίδα 10 από 32

11 Τέλος, πατώντας επάνω σε ένα πεδίο 2 φορές (double click) εµφανίζεται το παρακάτω παράθυρο επιλογών που σας δίνει µεγαλύτερο εύρος επιλογής κριτηρίων: Στο παραπάνω παράδειγµα µπορείτε να επιλέξετε το και στη συνέχεια το πράσινο (Επιλογή) ή το κόκκινο (Αποκλεισµός από επιλογή) για να συµπεριλάβετε ή να αποκλείσετε τα έργα ο κωδικός των οποίων είναι Σελίδα 11 από 32

12 µεγαλύτερος από Β.100. Για να εφαρµόσετε τα κριτήρια επιλογής πατάτε στο, ενώ για να τα αφαιρέσετε επιλέγετε το. ΕΙ ΙΚΑ ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ Το τρίτο πλαίσιο επιλογών είναι τα Ειδικά Κριτήρια Επιλογής, τα οποία αν επιλεχθούν υπερισχύουν των αντίστοιχων Γενικών κριτηρίων επιλογής. Με άλλα λόγια αν επιλέξετε ένα ή περισσότερα από τα τέσσερα Ειδικά κριτήρια επιλογής, τότε παύουν να ισχύουν τα αντίστοιχα από τα τέσσερα Γενικά Κριτήρια Επιλογής. Η πρώτη επιλογή στα Ειδικά Κριτήρια είναι ο κωδικός έργου. Στη λίστα αυτή εµφανίζονται όλα τα έργα για τα οποία είναι Επιστηµονικός Υπεύθυνος ο χρήστης. Επιλέγοντας ένα έργο µπορείτε να δείτε τις αντίστοιχες αναφορές για το έργο αυτό. Στη λίστα των Λογαριασµών Γενικής Λογιστικής εµφανίζονται οι κωδικοί των λογαριασµών οι οποίοι κινήθηκαν από τα έργα της προηγούµενης λίστας. Η λίστα των ικαιούχων Αµοιβών περιέχει τους κωδικούς των συµµετεχόντων στα προαναφερθέντα έργα. Αντίστοιχα η λίστα των Φορέων Χρηµατοδότησης εµφανίζει τους φορείς οι οποίοι χρηµατοδότησαν τα έργα. Αν θέλετε να ακυρώσετε ειδικά κριτήρια επιλογής που έχετε ενεργοποιήσει, επιλέγετε την τελευταία διαθέσιµη επιλογή της κάθε λίστας, που είναι το κενό. Τα Ειδικά κριτήρια µπορούν να συνδυαστούν όπως ακριβώς συµβαίνει και µε τα Γενικά κριτήρια. ΠΡΟΣΟΧΗ: Αν για κάποιες επιλογές κριτηρίων δεν επιστρέφονται αποτελέσµατα, αυτό σηµαίνει ότι δεν υπάρχουν αποτελέσµατα που να ικανοποιούν τα κριτήρια επιλογής και κατά συνέπεια δεν εµφανίζεται καµία αναφορά. Σελίδα 12 από 32

13 ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΥΝ ΥΑΣΜΟΥ ΑΝΑΦΟΡΩΝ / ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ Ορισµένες αναφορές αγνοούν συγκεκριµένες κατηγορίες κριτηρίων επιλογής. Για παράδειγµα η αναφορά δανείων αγνοεί κριτήρια που αφορούν ικαιούχους Αµοιβών και Φορείς Χρηµατοδότησης, δεδοµένου ότι τα δάνεια αφορούν πάντα έργα και όχι φυσικά ή νοµικά πρόσωπα. Αναφορά Συγκεντρωτική Ανά Λογαριασµό Συγκεντρωτική Ανά Λογαριασµό Και.Α/Φ.Χ Αναλυτική Ανά Λογαριασµό Και.Α/Φ.Χ Ανοικτά άνεια Ανοικτές Προκαταβολές Κριτήρια Γενικής Επιλογής Επιρροή των αποτελεσµάτων Οικονοµική Χρήση ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Ηµ/νΙΑ Καταχώρησης ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Κωδικός Έργου ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Λογαριασµός Γ/Λ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΟΧΙ ΟΧΙ ικαιούχοι Αµοιβών ΟΧΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΟΧΙ ΟΧΙ Φορείς ΟΧΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΟΧΙ ΟΧΙ Χρηµατοδότησης Ειδικής Επιλογής Κωδικός Έργου ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Λογαριασµός Γ/Λ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΟΧΙ ΟΧΙ ικαιούχοι Αµοιβών ΟΧΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΟΧΙ ΟΧΙ Φορείς Χρηµατοδότησης ΟΧΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΟΧΙ ΟΧΙ Σελίδα 13 από 32

14 ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΥΝΑΜΙΚΗ ΜΟΡΦΗ ALV Το τελευταίο πλαίσιο επιλογών περιέχει την αναφορά σε δυναµική µορφή ALV. Αυτή η δυνατότητα µπορεί να ενεργοποιηθεί για τις τρεις πρώτες αναφορές (Συγκεντρωτική ανά λογαριασµό, Συγκεντρωτική ανά λογαριασµό και.α./φ.χ., Αναλυτική ανά λογαριασµό και.α./φ.χ.) και εµφανίζει τις αναφορές σε δυναµική διάταξη. Έστω για παράδειγµα ότι εκτελείτε µία συγκεντρωτική ανά λογαριασµό αναφορά µε ενεργοποιηµένη την επιλογή ALV, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα: Το παραγόµενο αποτέλεσµα θα µοιάζει µε την εικόνα που ακολουθεί: Σελίδα 14 από 32

15 Εικόνα 6. Αναφορά τύπου ALV Σελίδα 15 από 32

16 Στην «Εικόνα 6» σηµειώνεται µε κόκκινο χρώµα το βασικού µενού επιλογών. Οι τέσσερις πρώτες επιλογές παρουσιάστηκαν ήδη στην εισαγωγή της δεύτερης ενότητας. ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΕΣ Η επιλογή Λεπτοµέρειες παρουσιάζει σε ένα νέο παράθυρο αναλυτικά την γραµµή που έχετε επιλέξει (και ίσως δεν εµφανίζεται ολόκληρη εντός µίας οθόνης): ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ Η επιλογή Ταξινόµηση (σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά) ταξινοµεί τα αποτελέσµατα. Για να εκτελέσετε µία ταξινόµηση επιλέγετε πρώτα τις στήλες βάσει των οποίων θέλετε να ταξινοµήσετε την αναφορά και στη συνέχεια πατάτε το αντίστοιχο κουµπί ταξινόµησης. Για να επιλέξετε µία στήλη κάντε αριστερό κλικ στην επικεφαλίδα της (µε επόµενο κλικ στην επικεφαλίδα ακυρώνετε την επιλογή) οπότε και θα παρατηρήσετε την αλλαγή του χρώµατος της στήλης. Σελίδα 16 από 32

17 Εικόνα 7. Παράδειγµα ταξινόµησης Στην «Εικόνα 7» µπορείτε να παρατηρήσετε ότι τα αποτελέσµατα είναι ήδη ταξινοµηµένα, βάσει του Κωδικού Έργου, από το κόκκινο βελάκι αριστερά του τίτλου της στήλης. Αν δεν έχετε επιλέξει στήλη και πατήσετε το κουµπί Ταξινόµηση τότε εµφανίζεται το παρακάτω παράθυρο: Εικόνα 8. Αναλυτικές επιλογές ταξινόµησης Στην δεξιά στήλη φαίνονται τα πεδία βάσει των οποίων µπορεί να γίνει ταξινόµηση. Στην αριστερή στήλη παρουσιάζονται οι στήλες οι οποίες έχουν επιλεγεί για να γίνει η ταξινόµηση. Πατώντας τα βελάκια ανάµεσα στις δύο στήλες του παραθύρου (κόκκινο πλαίσιο στην «Εικόνα 8») µπορείτε να προσθέτετε µία στήλη βάσει της οποίας θα γίνει ταξινόµηση (βελάκι προς τα Σελίδα 17 από 32

18 αριστερά) ή να αφαιρείτε µία στήλη (βελάκι προς τα δεξιά). Προσέξτε επίσης ότι σε κάθε στήλη µε την οποία θα γίνει ταξινόµηση µπορείτε να επιλεγέτε αν τα αποτελέσµατα θα παρουσιάζονται σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά και αν θα παρουσιάζονται µερικά αθροίσµατα. Χρησιµοποιώντας τα κουµπιά αλλάζετε τη σειρά προτεραιότητας της ταξινόµησης. Όταν έχετε κάνει τις επιλογές πατάτε το για εκτέλεση ή το για ακύρωση. Το παράθυρο των αναλυτικών επιλογών ταξινόµησης εµφανίζεται και επιλέγοντας από το κεντρικό µενού επιλογών («Εικόνα 6») το κουµπί «Ρύθµιση φίλτρου». Σελίδα 18 από 32

19 ΣΥΝΟΛΑ/ΥΠΟΣΥΝΟΛΑ Παρόµοια µε την ταξινόµηση λειτουργεί και το κουµπί «Σύνολο». Πρώτα επιλέγετε µία ή περισσότερες στήλες, µε αριθµητικές τιµές και πατώντας το κουµπί «Σύνολο» βλέπετε το άθροισµα των τιµών της στήλης µετά από την τελευταία εγγραφή. Το κουµπί των «Υποσυνόλων» δηµιουργεί µερικά αθροίσµατα σε στήλες µε αριθµητικές τιµές, στις οποίες έχει ήδη ενεργοποιηθεί τα σύνολο ή γενικό άθροισµα. Πρώτα επιλέγετε τις στήλες βάσει των οποίων θέλετε να δηµιουργηθούν τα µερικά αθροίσµατα και στη συνέχει πατάτε το κουµπί υποσύνολα. Επιλογή της στήλης «Κινήσεις» και πάτηµα του κουµπιού «Σύνολο» Σελίδα 19 από 32

20 Ο χαρακτήρας «Σ» αριστερά του τίτλου της στήλης «Κινήσεις» φανερώνει ότι στο τέλος της στήλης θα εµφανιστεί το άθροισµα των στοιχείων της Σελίδα 20 από 32

21 Επιλογή της στήλης «Κωδικός Έργου» και πάτηµα του κουµπιού «Υποσύνολα» Σελίδα 21 από 32

22 Το αποτέλεσµα της διαδικασίας είναι η εµφάνιση των µερικών αθροισµάτων των κινήσεων ανά έργο Σελίδα 22 από 32

23 ΦΙΛΤΡΑ Επιλέγοντας µία στήλη και πατώντας το κουµπί «Ρύθµιση Φίλτρου» µπορείτε να περιορίσετε τις τιµές που εµφανίζονται στην οθόνη της ενεργής αναφοράς. 1. Επιλογή της στήλης «Κινήσεις» 2. Πάτηµα του κουµπιού «Ρύθµιση Φίλτρου» 3. Συµπλήρωση του πεδίου «ΚΙΝΗΣΕΙΣ» µε την αριθµητική τιµή «0» 4. ιπλό κλικ στο «0» (εµφάνιση του παραθύρου επιπλέων επιλογών) 5. Επιλογή «Μεγαλύτερο ή ίσο µε» 6. Επικύρωση της επιλογής Σελίδα 23 από 32

24 Παρατηρήστε ότι µετά την εφαρµογή του φίλτρου στην αναφορά συµµετέχουν µόνο οι γραµµές µε θετικές τιµές στη στήλη «Κινήσεις». Για να καταργήσετε ένα φίλτρο επιλέγετε τη στήλη από την οποία επιθυµείτε να αφαιρέσετε το φίλτρο, πατάτε το κουµπί «Ρύθµιση Φίλτρου» και από το παράθυρο που εµφανίζεται επιλέγετε το κουµπί µε το σύµβολο του δοχείου απορριµµάτων. Σελίδα 24 από 32

25 ΕΞΑΓΩΓΗ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΣΕ ΤΟΠΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ: Με την εξαγωγή αναφοράς σε τοπικό αρχείο σας δίνεται η δυνατότητα να εκτυπώνετε τις αναφορές που βλέπετε στο σύστηµα. Για να γίνει αυτό πρέπει πρώτα να εγκαταστήσετε την τελευταία έκδοση της εικονικής µηχανής Java στο σύστηµά σας (Java Runtime Environment). Αν µπείτε στην παρακάτω ιστοσελίδα θα µπορέσετε πολύ απλά να εγκαταστήσετε το απαραίτητο πρόγραµµα πατώντας στο κουµπί «Begin Download». Στην συνέχεια θα πρέπει να αποδεχτείτε το παρακάτω µήνυµα, επιλέγοντας «Εγκατάσταση»: Μετά την εγκατάσταση πρέπει να επανεκκινήσετε τον Internet Explorer (κλείστε όλα τα ανοικτά παράθυρα του Internet Explorer και εκτελέστε τον πάλι). Έχοντας αποθηκεύσει την αναφορά που θέλετε στο σκληρό δίσκο (µε την διαδικασία που περιγράφεται παρακάτω) µπορείτε πλέον να εκτυπώνετε εύκολα ανοίγοντας το αρχείο (Word, Excel) µε το αντίστοιχο πρόγραµµα και επιλέγοντας «Εκτύπωση». Πατώντας το κουµπί «Τοπικό Αρχείο» δίνεται η δυνατότητα να αποθηκεύσετε τα αποτελέσµατα της αναφοράς σε τοπικό αρχείο. Η δυνατότητα αποθήκευσης µίας αναφοράς σε τοπικό αρχείο ισχύει και για τις στατικές αναφορές µέσω του παρακάτω µενού επιλογών: Σελίδα 25 από 32

26 Όταν επιλέξετε την λειτουργία εξαγωγής, εµφανίζεται το παρακάτω παράθυρο: Οι διαθέσιµες επιλογές αφορούν στη µορφοποίηση του παραγόµενου αρχείου. Μη καλ.: Απλό αρχείο κειµένου (ASCII). Λογιστικό φύλλο: Αρχείο κειµένου σε µορφή «Tab Separated List», ώστε να είναι δυνατή η αυτοµατοποιηµένη εισαγωγή των αποτελεσµάτων σε προγράµµατα επεξεργασίας λογιστικών φύλλων. Μορφοπ. Rich text: ηµιουργία αρχείου RTF µε διατήρηση της µορφοποίησης που εµφανίζεται στην οθόνη. Μορφοπ. HTML: Μορφοποίηση HTML. Επιλέγοντας την επιθυµητή µορφοποίηση και στη συνέχεια το κουµπί οδηγήστε στο επόµενο παράθυρο: Σελίδα 26 από 32

27 Στο νέο παράθυρο µπορείτε είτε να πληκτρολογήσετε απευθείας το όνοµα του αρχείου που επιθυµείτε να δηµιουργήσετε (π.χ. C:\documents\Export.txt), είτε πατώντας το κουµπί «Καθοδήγηση» να το επιλέξετε µέσω της Εξερεύνησης των Windows. ΠΡΟΣΟΧΗ: Το µονοπάτι αρχείου (file path) που θα δηµιουργήσετε πρέπει να περιέχει ΑΠΟΚΛΕΙΣΤΙΚΑ λατινικούς χαρακτήρες. Για παράδειγµα η διαδροµή: c:\reports\myfile.txt ή c:\myfile.txt είναι αποδεκτές αλλά όχι η διαδροµή C:\Documents and Settings\All Users\Επιφάνεια εργασίας\έγγραφο.txt γιατί περιέχει ελληνικούς χαρακτήρες. Αφού δώσετε όνοµα και την κατάλληλη κατάληξη που επιθυµείτε στο αρχείο εξαγωγής, επιλέγετε το κουµπί «Συνέχ.». Σελίδα 27 από 32

28 ΑΛΛΑΓΗ ΙΑΤΑΞΗΣ Πατώντας στο κουµπί «Επιπ» εµφανίζεται ένα νέο µενού επιλογών. Από αυτό το µενού δίνεται η δυνατότητα να αλλάξετε τη διάταξη των στηλών µίας ALV αναφοράς. Επιλέγοντας την «Αλλαγή ιάταξης» εµφανίζεται µία εικόνα σαν την παρακάτω: Εικόνα 9. Αλλαγή ιάταξης Σελίδα 28 από 32

29 Στην «Εικόνα 9» φαίνονται µέσα στο µπλε πλαίσιο οι στήλες και η σειρά µε την οποία εµφανίζονται στην τρέχουσα προβολή της αναφοράς. Η σειρά των στηλών µπορεί να τροποποιηθεί µε τη χρήση των κουµπιών. Το πράσινο πλαίσιο περικλείει τις υποδείξεις των αριθµητικών στηλών που συµµετέχουν σε αθροίσµατα. Το µαύρο πλαίσιο περιέχει τις στήλες που είναι δυνατό να συµµετέχουν στην αναφορά, αλλά δεν εµφανίζονται στην τρέχουσα προβολή. Για να µετακινήσετε στήλες από το πράσινο στο µαύρο πλαίσιο ή αντίστροφα χρησιµοποιείτε τα βέλη του κόκκινου πλαισίου (αφού πρώτα επιλέξετε τις στήλες που επιθυµείτε να µετακινήσετε). Για να εφαρµόσετε τις αλλαγές στη διάταξη της αναφοράς πατήστε το κουµπί. Εναλλακτικά χρησιµοποιήστε το κουµπί για αναίρεση των αλλαγών. ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΙΑΤΑΞΗΣ Σε περίπτωση που επιθυµείτε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές που πραγµατοποιήσετε στη διάταξη µίας αναφοράς (συµπεριλαµβανοµένων και των αλλαγών σε αθροίσµατα/ηµι-αθροίσµατα, ταξινοµήσεις και φίλτρα) από το µενού «Επιπ» επιλέξτε «Αποθήκευση ιάταξης». Στο πεδίο «Αποθήκευση διατα» πληκτρολογείτε το όνοµα στης νέας διάταξης (ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ µε λατινικούς χαρακτήρες) και στο πεδίο «Όνοµα» µία σύντοµε περιγραφή. Ολοκληρώνετε τη διαδικασία αποθήκευσης πατώντας το κουµπί. Σελίδα 29 από 32

30 ΕΠΙΛΟΓΗ ΙΑΤΑΞΗΣ Για να ανακαλέσετε διατάξεις που δηµιουργήσατε στο παρελθόν από το µενού «Επιπ» επιλέξτε «Επιλογή ιάταξης». Εφαρµόζετε τη νέα διάταξη κάνοντας απλό κλικ στο όνοµά της. Σελίδα 30 από 32

31 2. ΑΠΟΣΥΝ ΕΣΗ ΑΠΟ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Επιλέγοντας την έξοδο από το σύστηµα (βλ. παραπάνω εικόνα) εµφανίζεται το παρακάτω παράθυρο: Στο παραπάνω παράθυρο επιλέγετε «Ναι» και εξέρχεστε από το σύστηµα. Σελίδα 31 από 32

32 3. ΕΠΙΛΟΓΟΣ ΓΕΝΙΚΑ ΣΧΟΛΙΑ Η εφαρµογή δικτυακής πρόσβασης στο σύστηµα SAP R/3 αναπτύχθηκε αποκλειστικά από την οµάδα µηχανογράφησης της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστηµίου Πατρών χρησιµοποιώντας το περιβάλλον ανάπτυξης του application server της οµώνυµης εταιρείας. Η εφαρµογή συντηρείται και επεκτείνεται από το Τµήµα Μηχανοργάνωσης της ιεύθυνσης ικτύων και Μηχανοργάνωσης του Πανεπιστηµίου Πατρών. Όλες οι επιλογές εκτυπώσεων εντός των παραθύρων της εφαρµογής αναφέρονται σε πιστοποιηµένες βεβαιώσεις και βρίσκονται σε φάση ανάπτυξης. εν πρέπει να χρησιµοποιηθούν από τους χρήστες παρά µόνο µετά από ανακοίνωση που θα ενηµερώνει σχετικά µε την έναρξη της υπηρεσίας πιστοποιηµένων βεβαιώσεων. Για να εκτυπώσετε αναφορές χρησιµοποιήστε τις δυνατότητες εκτύπωσης του Internet Explorer (αν η αναφορά εµφανίζεται ικανοποιητικά µέσα σε µία οθόνη) ή αποθηκεύστε την αναφορά σε τοπικό αρχείο και εκτυπώσετε την µε την εφαρµογή της προτίµησής σας. Σε κάθε περίπτωση εκτυπώσεις από την παρούσα εφαρµογή δεν αποτελούν επίσηµα έγγραφα. Εύλογοι προβληµατισµοί που µπορεί να προκύψουν σχετικά µε το ανορθόδοξο ορισµένων µηνυµάτων ή την εµφάνιση µενού επιλογών χωρίς ιδιαίτερη πρακτική σηµασία προκύπτουν από τη χρήση του επίσηµου περιβάλλοντος και της ελληνικής µετάφρασης του application server. υστυχώς δεν είναι δυνατό να παρέµβουµε στα περισσότερα από αυτά. Για αποκλειστικά τεχνικές απορίες σχετικά µε την εγκατάσταση πιστοποιητικών ή τη χρήση του περιβάλλοντος της εφαρµογής µπορείτε να χρησιµοποιήσετε το Εναλλακτικά, τηλεφωνήστε στο ή/και Για απορίες σχετικά µε την παρακολούθηση των έργων και την ερµηνεία των αποτελεσµάτων των αναφορών επικοινωνήστε µε την Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστηµίου Πατρών στο και στα τηλέφωνα: Τµήµα Λογιστηρίου: Τµήµα Ενταλµάτων: Τµήµα ΕΠΕΑΕΚ: Τµήµα Ευρωπαϊκών Προγραµµάτων & Προϋπολογισµών: Τµήµα Πρωτοκόλλου: Σελίδα 32 από 32