«Υπηρεσία Ιδρυματικού Αποθετηρίου στο ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας»

Transcript

1 Έργο: «Υπηρεσία Ιδρυματικού Αποθετηρίου στο ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας» (Κωδικός ΟΠΣ: ). 3 η ΠΕΡΙΟΔΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΟΚΤΩΒΡΙΟΣ 2015 Ένωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 1

2 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το έργο «Υπηρεσία Ιδρυματικού Αποθετηρίου στο ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας», βάσει της σύμβασης που ανατέθηκε έχει τους εξής κυρίως στόχους: Αναβάθµιση των υπηρεσιών του Ιδρυµατικού Καταθετηρίου/ Αποθετηρίου, το οποίο λειτουργεί ήδη στο Ίδρυµα. Η αναβάθµιση έχει δύο βασικές κατευθύνσεις: o Αναβάθµιση της έκδοσης του λογισµικού διαχείρισης Αποθετηρίου eprints που χρησιµοποιείται ήδη από το Ίδρυµα µε συνακόλουθο την o Αναβάθµιση της Εφαρµογής µε την προσθήκη νέων υπηρεσιών και πλήρη εκµετάλλευση τω δυνατοτήτων της νέας έκδοσης και o Τη γενίκευση της χρήσης του λογισµικού και στις βιβλιοθήκες των Παραρτηµάτων. Εµπλουτισµό του Ιδρυµατικού Καταθετηρίου/Αποθετηρίου ως εξής: o Μετάπτωση των εργασιών που έχουν εισαχθεί στο εν λειτουργία Αποθετήριο στη νέα έκδοση/εφαρµογή o Αναδροµική απόθεση ψηφιακού περιεχοµένου µε την ψηφιοποίηση έντυπων και ειδικών συλλογών, που υπάρχουν στην Κεντρική Βιβλιοθήκη αλλά και στις βιβλιοθήκες των Παραρτηµάτων. o ηµιουργία Υπηρεσίας Αυτοαπόθεσης εκ µέρους των ίδιων των ενδιαφεροµένων, βάσει κατάλληλης εξουσιοδότησης και σύµφωνα µε την πολιτική του Ιδρύµατος. Υπηρεσίες τεχνικής υποστήριξης και εκπαίδευσης Η τρίτη έκθεση υλοποίησης του έργου που ακολουθεί αφορά στις εργασίες που προβλέπεται να ολοκληρωθούν στο τελευταίο τρίμηνο του έργου (Φάση 5 μήνες 8-10 και Φάση 6 η μήνες 8-11), σύμφωνα με τη σύμβαση και το επικαιροποιημένο χρονοδιάγραμμα. Ένωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 2

3 2. ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ Σύμφωνα με το Χρονοδιάγραμμα ολοκληρώθηκαν οι εργασίες πού προβλέπονται στις Φάσεις 5 και 6, όπως περιγράφονται στη συνέχεια. Φάση 5. Η συγκεκριμένη ενότητα αφορά στην εκπαίδευση του προσωπικού των βιβλιοθηκών όλων των Παραρτημάτων του ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας, στη λειτουργία της εφαρμογής του Ιδρυματικού Αποθετηρίου και στη διαδικασία εμπλουτισμού του. Εξελίχθηκε πλήρης κύκλος μαθημάτων για τους χρήστες της εφαρμογής και τους διαχειριστές, σύμφωνα με την προσφορά της εταιρείας. Συγκεκριμένα δόθηκαν 100 ώρες εκπαίδευσης που υλοποιήθηκε ως εξής: Εκπαίδευση χρηστών του συστήματος (προσωπικό της βιβλιοθήκης): 60 ώρες με κατανομή σε κάθε βιβλιοθήκη (Κεντρική στην Κοζάνη και Παραρτήματα Καστοριάς και Φλώρινας) Διαχειριστές συστήματος και εφαρμογής: 32 ώρες στην Κοζάνη Διαχειριστές ψηφιακού υλικού: 8 ώρες στην Κοζάνη Δόθηκε έμφαση στην πρακτική εξάσκηση κυρίως σε επίπεδο καταχώρησης των μεταδεδομένων των εργασιών και της διασύνδεσής τους με το ψηφιακό αντίγραφο της εργασίας. Κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης παραδόθηκαν οδηγίες χρήσης της εφαρμογής διαχείρισης Ιδρυματικού Αποθετηρίου/Ψηφιακής Βιβλιοθήκης στην ελληνική γλώσσα, καθώς και εγχειρίδια χρήσης του λογισμικού eprints. Συγκεκριμένα τα παραδοτέα αυτής της ενότητας είναι: Π12: Ελληνικά εγχειρίδια χρήσης της εφαρμογής Ιδρυματικό Αποθετήριο / Ψηφιακή Βιβλιοθήκη - Οδηγίες κατάθεσης εργασίας στο Ιδρυματικό Αποθετήριο - Οδηγίες πλοήγησης στην εφαρμογή eprints Π13: Αναλυτικό πρόγραμμα εκπαίδευσης και Παρουσιολόγια Ένωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 3

4 Π14: Εκπαιδευτικό υλικό: - eprints user manual - eprints - 3 reference manual Φάση 6: Πιλοτική και Δοκιμαστική Παραγωγική λειτουργία των συστημάτων. Προσαρμογές. Τεκμηρίωσης Συστημάτων Οι τρεις τελευταίοι μήνες αφιερώθηκαν στην πιλοτική και παραγωγική λειτουργία της εφαρμογής Ιδρυματικού Αποθετηρίου/Ψηφιακής Βιβλιοθήκης. Ήδη το υπάρχον υλικό είχε μεταφερθεί (μετάπτωση από την προηγούμενη έκδοση) και είχαν προστεθεί στο αποθετήριο οι εγγραφές τεκμηρίωσης του υλικού που ψηφιοποιήθηκε στο πλαίσιο του έργου μαζί με τα συνοδευτικά ψηφιακά αντίγραφα (pdf εργασιών). Το Αποθετήριο ( τέθηκε στη διάθεση του κοινού για αναζητήσεις μέσω του ιστοτόπου της βιβλιοθήκης ( Παράλληλα το προσωπικό αξιοποίησε την εφαρμογή για την απόθεση νέων εργασιών. Οι παρατηρήσεις που διατυπώθηκαν στο διάστημα της πιλοτικής λειτουργίας ήταν σε δύο κατευθύνσεις: - διαμόρφωση συλλογών υλικού - εμφάνιση υλικού στο web Και στις δύο περιπτώσεις έγιναν οι κατάλληλες προσαρμογές και η τεκμηρίωση που είχε αναπτυχθεί κατά περίπτωση ενημερώθηκε ώστε να ανταποκρίνεται στην οριστική λειτουργικότητα της εφαρμογής. Τα παραδοτέα της 6 ης Φάσης είναι: Π15: Αναφορά και Τεκμηρίωση προβλημάτων και επίλυσης (όπως περιγράφηκε ανωτέρω) Ένωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 4

5 Π16: Επικαιροποιημένα Εγχειρίδια Τεχνικής τεκμηρίωσης όπως αναφέρθηκε στα παραδοτέα της προηγούμενης Φάσης. Τα εγχειρίδια που επισυνάπτονται αποτελούν την τελευταία, ενημερωμένη έκδοση. Π17 και Π18: Τεχνικά εγχειρίδια (user manual, administration/reference manual). Επισυνάπτονται οι τελευταίες ενημερωμένες εκδόσεις. Σημειώνουμε εν προκειμένω ότι το eprints αποτελεί ένα από τα πλέον γνωστά και έγκυρα διεθνώς λογισμικά ανοιχτού κώδικα για τη δημιουργία και διαχείριση Αποθετηρίων. Ως τέτοιο διαθέτει ειδική Πύλη τεκμηρίωσης και πληροφόρησης, στην οποία αναρτώνται διαρκώς πληροφορίες για τις νέες εκδόσεις, ο κώδικας νέων εκδόσεων, λογισμικό για τη διόρθωση λαθών του λογισμικού, καθώς και πληροφορίες για την καλύτερη αξιοποίηση του συστήματος. Κατά συνέπεια οι διαχειριστές της εφαρμογής και γνώστες των λειτουργικών και τεχνικών χαρακτηριστικών της θα πρέπει να συμβουλεύονται συχνά τη συγκεκριμένη Πύλη στην ηλεκτρονική διεύθυνση Tέλος η ένωση παρέδωσε εγκατεστημένο στον εξοπλισμό του Ιδρύματος όχι μόνο τον κώδικα του λογισμικού eprints που διατίθεται δωρεάν, αλλά και όλες τις αλλαγές και τον κώδικα που ανέπτυξε στο στάδιο της προσαρμογής του λογισμικού στις απαιτήσεις της εφαρμογής του Ιδρύματος. Η ένωση θα συνεχίσει να υποστηρίζει το Ίδρυμα και μετά την οριστική παραλαβή του έργου, καθ όλο το διάστημα εγγύησης καλής λειτουργίας, σύμφωνα με όσα ορίζονται στη διακήρυξη και την προσφορά της. Ένωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 5