Διοίκηση Βάσει Ομάδων στις Ελληνικές Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες: Μια πρώτη προσέγγιση

Transcript

1 Διοίκηση Βάσει Ομάδων στις Ελληνικές Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες: Μια πρώτη προσέγγιση Ιφ. Βαρδακώστα Bιβλιοθηκονόμος,Msc Υπεύθυνη Βιβλιοθήκης και Κέντρου Πληροφόρησης Χαροκοπείου Πανεπιστημίου & Π. Α. Κωσταγιόλας Τμήμα Αρχειονομίας Βιβλιοθηκονομίας, Ιόνιο Πανεπιστήμιο 15ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών 1-3 Νοεμβρίου - Πάτρα 2006

2 Διεύρυνση συλλογών Τεχνολογικές εξελίξεις Οικονομικές πιέσεις Ανάπτυξη συνεργασιών Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες Κοινωνικές, πολιτικές αλλαγές & επιρροές Στόχοι Διοίκησης Ομάδων Αναδιοργάνωση Αποκέντρωση Εξουσίας Ενίσχυση Καινοτομίας & Βελτίωση της ποιότητας

3 ΟΜΑΔΑ (ΟΡΙΣΜΟΣ-ΙΣΤΟΡΙΚΗ ΑΝΑΔΡΟΜΗ) Εννοιολογικός Προσδιορισμός «Ομάδα αποτελεί ο μικρός αριθμός ατόμων με συμπληρωματικές δεξιότητες, αφοσιωμένοι σε έναν κοινό σκοπό και στόχο, για τους οποίους θεωρούνται υπεύθυνοι» (Katzenbach & Smith, 1993). Ιστορική αναδρομή και ορόσημα για τις ομάδες: 1930 σχολή ανθρωπίνων σχέσεων συμμετοχή όλων των εργαζόμενων στην λήψη αποφάσεων Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού.

4 Η δυναμική στη συμβολή των ομάδων Στις Ακαδημαϊκές Βιβλιοθηκών οι ομάδες δύνανται να συμβάλουν στα ακόλουθα: (Handy,1993 Κάντας, 1995 Πετρογιάννης, 2000) Επιμερισμό και έλεγχο της εργασίας. Επίλυση προβλημάτων και λήψη αποφάσεων. Ενίσχυση δεσμεύσεων διοίκησης και εργαζομένων σε πολιτικές και στρατηγικές. Προγράμματα βελτίωσης της ποιότητας. Διαχείριση συγκρούσεων. Καταπολέμηση αποξένωσης μέσα στον οργανισμό. Ανάπτυξη, εκπαίδευση εργαζομένων.

5 Το πλαίσιο της έρευνας για τις ομάδες στις Ελληνικές Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες Ερευνητικό Ζήτημα: «Οι ομάδες ενισχύουν την οργανωτική διοικητική ικανότητα στις Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες» Σκοποί έρευνας: 1. Να διαπιστωθεί αν υφίστανται Ομάδες στις Ελληνικές Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες. 2. Να μελετηθούν τα χαρακτηριστικά των ομάδων στις Ελληνικές Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες. 3. Να καταγραφούν οι απόψεις των Ελλήνων Βιβλιοθηκονόμων Επιστημόνων της Πληροφόρησης.

6 Προετοιμασία και διακίνηση του ερωτηματολογίου(1/2) Βιβλιογραφική έρευνα για να εντοπιστούν ανάλογες μελέτες και έρευνες ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟΥ: Σύμφωνα με αντίστοιχες έρευνες και με τις ανάγκες των ερευνητικών στόχων. ΠΙΛΟΤΙΚΗ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟΥ Δεκέμβριος 05-Ιανουάριος 06 Δύο (2) μέλη Δ.Ε.Π. Ελληνικών πανεπιστημίων. Τρεις (3) βιβλιοθηκονόμοι με πολυετή εμπειρία & ανώτατες σπουδές

7 Προετοιμασία και διακίνηση του ερωτηματολογίου(2/2) ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΕΡΕΥΝΑΣ Χρόνος: Φεβρουάριος-Μάρτιος Ηλεκτρονική διακίνηση ερωτηματολογίου με συνοδευτική ειδικά διαμορφωμένη επιστολή. Συμμετείχε το προσωπικό των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών όλης της χώρας. Διακινήθηκαν 531 ερωτηματολόγια και επεστράφησαν συμπληρωμένα 80 ερωτηματολόγια.

8 Καταγραφή ύπαρξης ομάδων στις Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΟΜΑΔΕΣ ΣΤΗ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ ΣΑΣ; ΟΧΙ 50% ΝΑΙ 46,3% Ύπαρξη Ομάδων: 50% των ερωτώμενων απάντησαν αρνητικά στην ύπαρξη ομάδων, ενώ 46,3% απάντησαν θετικά. Στην πλειοψηφία τους οι άτυπες ομάδες συμβάλουν στις βασικές βιβλιοθηκονομικές εργασίες (καταλογογράφησης, δανεισμού / διαδανεισμού, εξυπηρέτησης χρηστών)

9 Τυπικές και άτυπες ομάδες ΕΙΔΗ ΟΜΑΔΩΝ Τυπικές Ομάδες 21,3% Άτυπες Ομάδες 27,5% Οι ομάδες (τυπικές & άτυπες) εκκινούν και στην συνέχεια ενισχύονται από την διοίκηση της εκάστοτε Bιβ/κης (24/37) Σκοπός τους η ανάπτυξη συνεργατικού κλίματος, η βέλτιστη λειτουργία της Βιβ/κης, η καλύτερηεξυπηρέτησητων χρηστών, η μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα, η ανάπτυξη κοινής πολιτικής.

10 Χαρακτηριστικά υφιστάμενων ομάδων Η ΟΜΑΔΑ ΜΟΥ ΕΧΕΙ ΑΥΤΟΝΟΜΙΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ ΤΗΣ Συμφωνώ απόλυτα 16% Συμφωνώ 43% ΔΓ/ΔΑ 3% Διαφωνώ απόλυτα 5% Διαφωνώ 22% Ουδέτερη στάση 11% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% Η ΟΜΑΔΑ ΜΟΥ ΑΞΙΟΛΟΓΕΙ ΤΗΝ ΠΡΟΟΔΟ & ΤΗΝ ΑΠΟΔΟΣΗ ΤΗΣ 3,80% 8,80% 22,50% 3,80% Διαφωνώ Ουδέτερη στάση Συμφωνώ Συμφωνώ απόλυτα Εισήχθησαναπότηδιοίκησημετησύμφωνηγνώμητουπροσωπικού(25%) Έχουν σαφείς σκοπούς & στόχους (21,3%) Τα μέλη κατανοούν τους σκοπούς & τους στόχους της ομάδας (23,8%) Έχουν αυτονομία στην εργασία τους (20%) Αξιολογούν την πρόοδο & την απόδοσή τους (22,5%) Διάχυτη επικοινωνία και ενημέρωση μεταξύ των μελών(27,5%) Παρουσιάζουν διάφορες απόψεις κατά τα στάδια λήψης αποφάσεων(28,8%)

11 Η άποψη των εργαζόμενων για τις ομάδες Συμφωνώ απόλυτα ΠΡΟΤΙΜΩ ΜΙΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΒΑΣΙΣΜΕΝΗ ΣΕ ΟΜΑΔΕΣ Συμφωνώ 40% 48,80% Ο ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΔΙΔΑΣΚΕΤΑΙ ΤΗΝ ΕΝΝΟΙΑ ΤΗΣ ΟΜΑΔΑΣ ΠΡΙΝ ΜΠΕΙ ΣΤΗΝ ΑΓΟΡΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Συμφωνώ απόλυτα 34% ΔΓ/ΔΑ 2% Ουδέτερη στάση 9% Ουδέτερη στάση 8,80% 0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00% Συμφωνώ 55% προτιμούν μια διοικητική οργάνωση βασισμένη σε ομάδες (48,8%), προτείνουν εκπαίδευση σε αντικείμενα όπως η «δυναμική ομάδων» πριν τηνένταξηστηνεργασίαστιςβιβλιοθήκες(55,5%), θεωρούν ότι η ευθύνη για τις ομάδες στην εργασία, αφορά στην ανώτατη διοίκηση (48,8%) πιστεύουν πως μέσα στην ομάδα το άτομο παίρνει πρωτοβουλίες και αναπτύσσει καινοτομίες (52,5%)

12 Συμβολή των ομάδων υπό το πρίσμα των εργαζόμενων Η ΟΜΑΔΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΣΥΜΒΑΛΛΕΙ ΣΤΗΝ ΕΝΙΣΧΥΣΗ ΤΗΣ ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑΣ ΤΩΝ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ 3,80% 50% 42,50% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% ΜΕΣΑ ΣΤΗΝ ΟΜΑΔΑ ΤΟ ΑΤΟΜΟ ΠΑΙΡΝΕΙ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΕΣ ΠΡΩΤΟΒΟΥΛΙΕΣ & ΑΝΑΠΤΥΣΣΕΙ ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΕΣ Συμφωνώ απόλυτα 20% ΔΓ/ΔΑ 3% Διαφωνώ 5% Ουδέτερη στάση 20% S1 Ουδέτερη στάση Συμφωνώ Συμφωνώ απόλυτα 0,00% Συμφωνώ 52% Οι ομάδες συμβάλουν: στην ενίσχυση της αποδοτικότητας των εργαζομένων, στην ανάπτυξη πρωτοβουλιών και καινοτομιών των εργαζόμενων, στη συνεργασία μεταξύ των συναδέλφων, στη βελτίωση των παρεχομένων υπηρεσιών πληροφόρησης, στη βελτίωση της διάθεσης του προσωπικού και την καταπολέμηση του εργασιακού στρες.

13 Συμπεράσματα Οι ομάδες τυγχάνουν θετικής αποδοχής από τους εργαζομένους των Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών στην χώρα μας. Απαιτείται εκπαίδευση γύρω από το γνωστικό αντικείμενο των ομάδων. Ανάπτυξη επικοινωνίας και σχεδίου ανταλλαγής εμπειριών μεταξύ του προσωπικού των Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών. Βασικό ρόλο διαδραματίζει η οργάνωση και ο σωστός προγραμματισμός, ώστε να δημιουργηθούν οι προϋποθέσεις εισαγωγής ομάδων και να ενταχθούν στο πλαίσιο επίτευξης στρατηγικών στόχων.

14 Η ύπαρξη και η ενίσχυση της ύπαρξης ομάδων στις Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες στην Ελλάδα, πέραν της διοικητικής αναγκαιότητας, αποτελεί ίσως και ατομική πολιτισμική πρόκληση: «Μπορούμε να συμβάλουμε στην διαμόρφωση κουλτούρας συνέργιας και συνεργασίας για την επίτευξη κοινά αποδεκτών στόχων;» «Μπορούμε να εντάξουμε τις ομάδες παρέχοντας πόρους για την ενίσχυση της καθημερινότητας των Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών;» Σας ευχαριστούμε