ΑΠΟΦΑΣΗ ΑΡΙΘ ΣΧΕΤΙΚΗ ΜΕ ΤΟΥΣ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΣ ΚΑΝΟΝΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ (*)

Transcript

1 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TA L-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN SCC002518EL02-10PP.doc ΑΠΟΦΑΣΗ ΑΡΙΘ ΣΧΕΤΙΚΗ ΜΕ ΤΟΥΣ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΣ ΚΑΝΟΝΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ (*) (*) Όπως τροποποιήθηκε τελευταία από το Συνέδριο, κατά τη συνεδρίασή του της 3ης Απριλίου 2014.

2 2 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΤΙΤΛΟΣ I ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ 7 ΚΕΦΑΛΑΙΟ I ΜΕΛΗ 7 ΕΝΟΤΗΤΑ 1 ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΚΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΩΣ ΠΡΟΣ ΤΗΝ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ (άρθρο 1 του εσωτερικού κανονισμού) 7 Άρθρο 1 7 Άρθρο 2 7 Άρθρο 3 8 Άρθρο 4 8 ΕΝΟΤΗΤΑ 2 ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΚΑΙ ΑΣΚΗΣΗ ΤΩΝ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ ΤΟΥΣ (άρθρο 3 του εσωτερικού κανονισμού) 8 Άρθρο 5 8 Άρθρο 6 8 ΕΝΟΤΗΤΑ 3 ΑΠΑΛΛΑΓΗ ΑΠΟ ΤΑ ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ (άρθρο 4 του εσωτερικού κανονισμού) 10 Άρθρο 7 10 ΕΝΟΤΗΤΑ 4 ΠΡΟΣΩΡΙΝΗ ΑΝΑΠΛΗΡΩΣΗ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ (άρθρο 6 του εσωτερικού κανονισμού) 11 Άρθρο 8 11 ΕΝΟΤΗΤΑ 5 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΛΟΓΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΕΔΡΟΥ (άρθρο 7 του εσωτερικού κανονισμού) 11 Άρθρο 9 11 ΕΝΟΤΗΤΑ 6 ΕΞΩΤΕΡΙΚΕΣ ΣΧΕΣΕΙΣ (άρθρο 9, παράγραφος 1, στοιχείο ε), του εσωτερικού κανονισμού) 12 Άρθρο Άρθρο 10α 12 ΚΕΦΑΛΑΙΟ II ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΤΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ (ΑΡΘΡΑ 10 ΚΑΙ 11 ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ) 13 Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο 18 15

3 3 ΚΕΦΑΛΑΙΟ III ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ (ΑΡΘΡΟ 12 ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ) 15 Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο ΚΕΦΑΛΑΙΟ IV ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ 18 Άρθρο Άρθρο Άρθρο ΚΕΦΑΛΑΙΟ V ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ (ΑΡΘΡΟ 13 ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ) 19 Άρθρο Άρθρο Άρθρο ΚΕΦΑΛΑΙΟ VI ΑΣΚΗΣΗ ΤΩΝ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ 20 ΕΝΟΤΗΤΑ 1 ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΗ ΕΞΟΥΣΙΩΝ (άρθρο 14 του εσωτερικού κανονισμού) 20 Άρθρο Άρθρο ΕΝΟΤΗΤΑ 2 ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΙΣ ΕΛΕΓΧΟΥ (άρθρο 16 του εσωτερικού κανονισμού) 21 Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο ΕΝΟΤΗΤΑ 3 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΤΩΝ ΠΟΡΩΝ (άρθρο 16 του εσωτερικού κανονισμού) 22 Άρθρο Άρθρο ΤΙΤΛΟΣ II ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ 23

4 4 ΚΕΦΑΛΑΙΟ I ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΙΣ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΚΑΙ ΤΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ (ΑΡΘΡΑ 17 ΕΩΣ 24 ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ) 23 ΕΝΟΤΗΤΑ 1 ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ 23 Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο ΕΝΟΤΗΤΑ 2 ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΙΣ ΤΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ 25 Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο ΚΕΦΑΛΑΙΟ II ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ, ΕΓΚΡΙΣΗ ΚΑΙ ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ (ΑΡΘΡΑ 25 ΕΩΣ 28 ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ) 26 ΕΝΟΤΗΤΑ 1 ΑΝΑΘΕΣΗ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΩΝ 26 Άρθρο ΕΝΟΤΗΤΑ 2 ΕΞΕΤΑΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΒΙΒΑΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΚΑΤΑΡΚΤΙΚΩΝ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΩΝ ΣΤΑ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΑ ΟΡΓΑΝΑ 26 Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο ΕΝΟΤΗΤΑ 3 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΓΚΡΙΣΗΣ ΑΠΟ ΤΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ 29 Άρθρο Άρθρο ΕΝΟΤΗΤΑ 4 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΓΚΡΙΣΗΣ ΑΠΟ ΤΑ ΤΜΗΜΑΤΑ 30 Άρθρο Άρθρο ΚΕΦΑΛΑΙΟ III ΔΙΑΒΙΒΑΣΗ, ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΝΟΜΗ ΤΩΝ ΕΚΘΕΣΕΩΝ, ΓΝΩΜΩΝ, ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΔΗΛΩΣΕΩΝ ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑΣ (ΑΡΘΡΑ 28 ΚΑΙ 29 ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ) 31 ΕΝΟΤΗΤΑ 1 ΔΙΑΒΙΒΑΣΗ 31 Άρθρο Άρθρο 69 32

5 5 ΕΝΟΤΗΤΑ 2 ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΗ 33 Άρθρο Άρθρο ΕΝΟΤΗΤΑ 3 ΔΙΑΝΟΜΗ 34 Άρθρο Άρθρο Άρθρο ΚΕΦΑΛΑΙΟ IV ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΣΗ ΤΩΝ ΕΚΘΕΣΕΩΝ, ΓΝΩΜΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΩΝ ΑΠΟ ΤΡΙΤΟΥΣ (ΑΡΘΡΑ 25 ΚΑΙ 26 ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ) 35 Άρθρο ΚΕΦΑΛΑΙΟ V ΕΛΕΓΧΟΣ (ΑΡΘΡΑ 30 ΚΑΙ 31 ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ) 35 Άρθρο Άρθρο ΤΙΤΛΟΣ III ΚΟΙΝΕΣ ΚΑΙ ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ 36 ΕΝΟΤΗΤΑ 1 ΣΧΕΣΗ ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΠΑΡΟΝΤΩΝ ΛΕΠΤΟΜΕΡΩΝ ΚΑΝΟΝΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΛΟΙΠΩΝ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ (άρθρα 34 και 35 του εσωτερικού κανονισμού) 36 Άρθρο ΕΝΟΤΗΤΑ 2 ΤΕΛΙΚΕΣ ΚΑΙ ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ 37 Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο Άρθρο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I - Συγκεφαλαιωτικός πίνακας της πορείας μιας ειδικής έκθεσης από την έγκριση των προκαταρκτικών παρατηρήσεων έως τη δημοσίευσή της ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II - Απόφαση σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Συνεδρίου ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ III - Κώδικας δεοντολογίας των Μελών του Ελεγκτικού Συνεδρίου ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV - Κώδικας ορθής διοικητικής συμπεριφοράς του προσωπικού του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου

6 6 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TA L-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN ΑΠΟΦΑΣΗ ΑΡΙΘ ΣΧΕΤΙΚΗ ΜΕ ΤΟΥΣ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΣ ΚΑΝΟΝΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΤΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ, Έχοντας υπόψη: τη Συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση και ιδίως το άρθρο 13, τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ) και ιδίως τα άρθρα 285 έως 287, τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και ιδίως το άρθρο 106 A, παράγραφος 1 τον εσωτερικό κανονισμό του Συνεδρίου, ο οποίος εγκρίθηκε στις 11 Mαρτίου 2010, και ιδίως το άρθρο 34, Ε Ξ Ε Δ Ω Σ Ε Τ Η Ν Α Κ Ο Λ Ο Υ Θ Η Α Π Ο Φ Α Σ Η:

7 7 ΤΙΤΛΟΣ I ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ I ΜΕΛΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 1 ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΚΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΩΣ ΠΡΟΣ ΤΗΝ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ (άρθρο 1 του εσωτερικού κανονισμού) Άρθρο 1 1. Κάθε Μέλος δικαιούται να λαμβάνει γνώση του συνόλου των διαθέσιμων πληροφοριών σχετικά με τις δραστηριότητες του Συνεδρίου. 2. Κάθε πληροφοριακό στοιχείο το οποίο περιέρχεται εις γνώσιν Μέλους και δεν εμπίπτει αποκλειστικά στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του, όπως αυτές καθορίζονται στα άρθρα 10 και 11 του εσωτερικού κανονισμού του Συνεδρίου, πρέπει να κοινοποιείται στο(στα) Μέλος(-η)που είναι αρμόδιο(-α) για τα καθήκοντα με τα οποία μπορεί να είναι συναφείς οι εν λόγω πληροφορίες. Κάθε πληροφοριακό στοιχείο το οποίο περιέρχεται εις γνώσιν Μέλους, ανεξαρτήτως αν εμπίπτει στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του, και παρουσιάζει γενικό ενδιαφέρον ή έχει ιδιαίτερη σημασία για το Συνέδριο, πρέπει να κοινοποιείται στο σύνολο των Μελών. 3. Η κοινοποίηση των πληροφοριών που αναφέρονται στις δύο προηγούμενες παραγράφους, καθώς και η πρόσβαση σε αυτές πραγματοποιούνται στο πλαίσιο των εσωτερικών και μόνον διαδικασιών του Συνεδρίου. Το Μέλος ή τα Μέλη που είναι αρμόδια για τα αντίστοιχα καθήκοντα παραμένουν υπεύθυνα για την επεξεργασία αυτών των στοιχείων, τόσο έναντι των Τμημάτων όσο και έναντι του Συνεδρίου. 4. Με την επιφύλαξη των αρμοδιοτήτων του Προέδρου σε θέματα εξωτερικών σχέσεων, τα Μέλη έχουν το δικαίωμα να ανακοινώνουν και να σχολιάζουν εκτός Συνεδρίου τις πληροφορίες, εκθέσεις, γνώμες ή παρατηρήσεις στις οποίες το Συνέδριο έχει αποφασίσει να προσδώσει δημόσιο χαρακτήρα, κατ εφαρμογή του άρθρου 29 του εσωτερικού κανονισμού του (και των λεπτομερών κανόνων εφαρμογής αυτού) ή οποιασδήποτε άλλης ειδικής απόφασης. Αυτά τα σχόλια δεν μπορούν να θίγουν την αρχή του απορρήτου των στοιχείων που τίθενται στη διάθεσή τους υπό την ιδιότητά τους ως Μελών. 5. Οι πληροφορίες, εκθέσεις, γνώμες ή παρατηρήσεις στις οποίες το Συνέδριο δεν έχει προσδώσει δημόσιο χαρακτήρα πρέπει να θεωρούνται εμπιστευτικές και δεν μπορούν να κοινοποιούνται σε τρίτους παρά μόνο μετά την περάτωση μιας από τις ειδικές διαδικασίες που έχει θεσπίσει το Συνέδριο ή, εάν δεν συντρέχει τέτοια περίπτωση, μετά την έγκριση από το Συνέδριο. Άρθρο 2 Το Μέλος-εισηγητής διαβιβάζει αντίγραφο, ακόμη και σε ηλεκτρονική μορφή, όλης της αλληλογραφίας με τις ελεγχόμενες εθνικές αρχές και με το οικείο εθνικό όργανο ελέγχου, στο Μέλος του Συνεδρίου που είναι της ίδιας εθνικότητας με τις προαναφερθείσες υπηρεσίες.

8 8 Άρθρο 3 Όταν ένα Μέλος δέχεται να παραχωρήσει συνέντευξη σε μέσο ενημέρωσης κράτους διαφορετικού από το κράτος του οποίου είναι υπήκοος, συνεννοείται προηγουμένως με το Μέλος της οικείας εθνικότητας. Άρθρο 4 Κάθε επιστολή σχετική με τις δραστηριότητες του Συνεδρίου η οποία απευθύνεται σε Μέλος του Συνεδρίου πρέπει να καταχωρίζεται στην επίσημη εφαρμογή καταχώρισης της αλληλογραφίας, προκειμένου να μπορούν να εφαρμόζονται οι συνήθεις διαδικασίες διανομής και φύλαξης της αλληλογραφίας η οποία λαμβάνεται στο όνομα του οργάνου. ΕΝΟΤΗΤΑ 2 ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΚΑΙ ΑΣΚΗΣΗ ΤΩΝ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ ΤΟΥΣ (άρθρο 3 του εσωτερικού κανονισμού) Άρθρο 5 1. Τα Μέλη απέχουν από κάθε επαγγελματική δραστηριότητα εκτός Συνεδρίου, καθώς και από κάθε άλλη εξωτερική δραστηριότητα η οποία είναι ασυμβίβαστη με τις αρχές της ανεξαρτησίας και της ετοιμότητας ως προς την άσκηση των καθηκόντων τους, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 286, παράγραφοι 3 και 4 της ΣΛΕΕ. 2. Για τον σκοπό αυτό, κάθε εξωτερική δραστηριότητα την οποία ασκεί ή προτίθεται να ασκήσει ένα Μέλος εκτιμάται σε συνάρτηση με καθένα από τα κατωτέρω γενικά κριτήρια: α) η δραστηριότητα δεν υπονομεύει την αμεροληψία του Συνεδρίου, β) η δραστηριότητα δεν δημιουργεί σύγκρουση συμφερόντων, γ) η δραστηριότητα δεν απαιτεί υπερβολικό χρόνο, δ) η δραστηριότητα δεν αποφέρει χρηματικά οφέλη. Άρθρο 6 1. Κάθε Μέλος, εντός μέγιστης προθεσμίας τριάντα εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία ανάληψης των καθηκόντων του, δηλώνει στον Πρόεδρο του Συνεδρίου τις εξωτερικές δραστηριότητές του, προβαίνοντας στην ακριβέστερη δυνατή περιγραφή τους σε συνάρτηση με καθένα από τα τέσσερα κριτήρια που αναφέρονται στο άρθρο 5, παράγραφος 2 ανωτέρω. Ο Πρόεδρος διαβιβάζει αυτές τις δηλώσεις σε ειδική επιτροπή («επιτροπή» στη συνέχεια του παρόντος άρθρου), η οποία αναλαμβάνει την αξιολόγηση των δηλώσεων σε συνάρτηση με τα προαναφερθέντα κριτήρια, καθώς και στα Μέλη του Συνεδρίου. 2. Η επιτροπή συγκροτείται από τρία Μέλη του Συνεδρίου τα οποία, κατά προτίμηση, δεν ασκούν καμία εξωτερική δραστηριότητα.

9 Τα Μέλη της επιτροπής ορίζονται από το Συνέδριο. 9 Η διάρκεια της θητείας των μελών της επιτροπής είναι τριετής. Η εναλλαγή των μελών πραγματοποιείται κατά τρόπο ώστε κάθε χρόνο να αντικαθίσταται το μέλος το οποίο συμμετείχε σε αυτή επί μία τριετία. Η θητεία των μελών της επιτροπής δεν μπορεί να ανανεωθεί. Το Συνέδριο προβαίνει, κατά κανόνα, σε αντικατάσταση των μελών της επιτροπής πριν από τη λήξη της θητείας τους σε περίπτωση που επιθυμούν να ασκήσουν εξωτερική δραστηριότητα την οποία δεν ασκούσαν κατά τον χρόνο του διορισμού τους στην επιτροπή. Όταν μέλος της επιτροπής αποχωρήσει από αυτή πριν από τη λήξη της θητείας του, το μέλος που ορίζεται προς αντικατάσταση του απερχόμενου μέλους συμμετέχει στην επιτροπή για τον υπόλοιπο χρόνο της θητείας. Κατά παρέκκλιση από το τέταρτο εδάφιο της παρούσας παραγράφου, εάν το διάστημα αυτό είναι μικρότερο του έτους, η θητεία του ορισθέντος μέλους μπορεί να ανανεωθεί. Η επιτροπή αποφαίνεται διατυπώνοντας θετική ή αρνητική σύσταση, την οποία εγκρίνει με την πλειοψηφία των μελών της. Κάθε αρνητική σύσταση πρέπει να είναι αιτιολογημένη. 3. Για κάθε εξωτερική δραστηριότητα, η επιτροπή απευθύνει σύσταση προς το Συνέδριο, εντός τριάντα εργάσιμων ημερών (εξαιρουμένου του μηνός Αυγούστου) από την ημερομηνία υποβολής της σχετικής υπόθεσης σε αυτήν. Εξωτερική δραστηριότητα η οποία δεν αποτέλεσε αντικείμενο τέτοιας σύστασης πριν από τη λήξη της προβλεπόμενης προθεσμίας θεωρείται συμβατή με τα καθήκοντα των Μελών του Συνεδρίου. 4. Κάθε νέα εξωτερική δραστηριότητα ή κάθε αλλαγή σε ήδη δηλωθείσα δραστηριότητα (από την άποψη ενός ή περισσοτέρων από τα κριτήρια που αναφέρονται στο άρθρο 5, παράγραφος 2 ανωτέρω), πρέπει να αποτελεί αντικείμενο νέας προηγούμενης δήλωσης στον Πρόεδρο του Συνεδρίου. 5. Το Μέλος του Συνεδρίου, του οποίου η εξωτερική δραστηριότητα αποτέλεσε αντικείμενο αρνητικής σύστασης, υποχρεούται να συμμορφωθεί με τη σύσταση αυτή εντός τριάντα εργάσιμων ημερών. Ο Πρόεδρος του Συνεδρίου είναι υπεύθυνος για την εξασφάλιση της εφαρμογής των αρνητικών συστάσεων της επιτροπής. 6. Εάν Μέλος του Συνεδρίου, το οποίο ασκεί ή επιθυμεί να ασκήσει εξωτερική δραστηριότητα, διαφωνεί με αρνητική σύσταση που το αφορά, κοινοποιεί εγγράφως, εντός δεκαπέντε εργάσιμων ημερών, τους λόγους της διαφωνίας του στον Πρόεδρο του Συνεδρίου, ο οποίος παραπέμπει πάραυτα το ζήτημα ενώπιον του Συνεδρίου. Το Συνέδριο αποφαίνεται σχετικά με τη σύσταση εντός δεκαπέντε εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία παραπομπής της σε αυτό. Αποφασίζει με μυστική ψηφοφορία, αφού προβεί σε ανάγνωση της σύστασης της επιτροπής και της αιτιολόγησης που υπέβαλε εγγράφως το Μέλος του Συνεδρίου το οποίο αμφισβητεί τη σύσταση.

10 10 Σε περίπτωση που Μέλος του Συνεδρίου δεν συμμορφώνεται προς αρνητική σύσταση, εντός της προθεσμίας που προβλέπεται στην παράγραφο 5 ανωτέρω, χωρίς να ενημερώσει εγγράφως τον Πρόεδρο σχετικά με τους λόγους της διαφωνίας του, ο Πρόεδρος παραπέμπει πάραυτα το ζήτημα ενώπιον του Συνεδρίου, το οποίο αποφαίνεται σύμφωνα με τη διαδικασία που προβλέπεται στο προηγούμενο εδάφιο. 7. Σε περίπτωση που το Συνέδριο αποφανθεί σχετικά με σύσταση της επιτροπής, καθώς και, κατά περίπτωση, σχετικά με την έγγραφη αιτιολόγηση της διαφωνίας Μέλους με τη σύσταση αυτή και αποφασίσει να επιβεβαιώσει τη σύσταση, ο Πρόεδρος του Συνεδρίου μεριμνά για την εφαρμογή αυτής της απόφασης. Για τον σκοπό αυτό, το ενδιαφερόμενο Μέλος του Συνεδρίου διαθέτει προθεσμία τριάντα εργάσιμων ημερών προκειμένου να συμμορφωθεί προς αυτή την απόφαση. Σε περίπτωση κατά την οποία, με τη λήξη της προαναφερθείσας προθεσμίας, δεν υπάρξει συμμόρφωση του ενδιαφερόμενου Μέλους, ο Πρόεδρος ή, εν απουσία του, το Μέλος του Συνεδρίου που τον αντικαθιστά βάσει του άρθρου 8 του εσωτερικού κανονισμού, παραπέμπει εκ νέου το ζήτημα ενώπιον του Συνεδρίου, προκειμένου το τελευταίο να αποφασίσει εάν συντρέχει λόγος προσφυγής ενώπιον του Δικαστηρίου με αίτημα την απαλλαγή του ενδιαφερόμενου Μέλους από τα καθήκοντά του σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 286, παράγραφος 6 της ΣΛΕΕ. Η απόφαση προσφυγής στο Δικαστήριο λαμβάνεται σύμφωνα με το άρθρο 4 του εσωτερικού κανονισμού. ΕΝΟΤΗΤΑ 3 ΑΠΑΛΛΑΓΗ ΑΠΟ ΤΑ ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ (άρθρο 4 του εσωτερικού κανονισμού) Άρθρο 7 Οι συνεδριάσεις που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο της διαδικασίας που προβλέπει το άρθρο 4 του εσωτερικού κανονισμού αποτελούν συνεδριάσεις κεκλεισμένων των θυρών κατά την έννοια του άρθρου 49 των παρόντων λεπτομερών κανόνων εφαρμογής. Το ενδιαφερόμενο Μέλος μπορεί να εκφράζεται στην επίσημη γλώσσα της επιλογής του. Το Συνέδριο μεριμνά για τη διερμηνεία προς τη γλώσσα αυτή. Το Συνέδριο αποφασίζει, κατά περίπτωση, με την πλειοψηφία των Μελών του, εάν είναι αναγκαία η ταυτόχρονη διερμηνεία προς άλλες επίσημες γλώσσες. Το ενδιαφερόμενο Μέλος μπορεί να συνοδεύεται από σύμβουλο της επιλογής του.

11 11 ΕΝΟΤΗΤΑ 4 ΠΡΟΣΩΡΙΝΗ ΑΝΑΠΛΗΡΩΣΗ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ (άρθρο 6 του εσωτερικού κανονισμού) Άρθρο 8 1. Σε περίπτωση απουσίας ή κωλύματος Μέλους του Συνεδρίου, το Μέλος αυτό αντικαθίσταται προσωρινά από ένα (ή περισσότερα) Μέλος(-η). Εφόσον η διάρκεια της απουσίας δεν υπερβαίνει τον ένα μήνα, το απόν ή κωλυόμενο Μέλος ορίζει ένα (ή περισσότερα) Μέλος(-η) για την προσωρινή αναπλήρωσή του. Εάν το απόν ή κωλυόμενο Μέλος αδυνατεί πρακτικά να ορίσει το(τα) Μέλος(-η) στο(στα) οποίο(-α) θα ανατεθεί η προσωρινή αναπλήρωσή του, ο ορισμός αυτός πραγματοποιείται από το Συνέδριο. Εάν το Μέλος απουσιάζει για τουλάχιστον ένα μήνα, το Συνέδριο ορίζει ένα (ή περισσότερα) Μέλος(-η) για την προσωρινή αναπλήρωσή του. Η παρατεταμένη απουσία ή κώλυμα Μέλους γνωστοποιείται στον Πρόεδρο το συντομότερο δυνατόν. 2. Ο Γενικός Γραμματέας του Συνεδρίου ενημερώνει τα λοιπά Μέλη σχετικά με τα μέτρα που έχουν ληφθεί για την προσωρινή αναπλήρωση του απόντος ή κωλυόμενου Μέλους. ΕΝΟΤΗΤΑ 5 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΛΟΓΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΕΔΡΟΥ (άρθρο 7 του εσωτερικού κανονισμού) Άρθρο 9 1. Ο απερχόμενος ή ο ασκών καθήκοντα Προέδρου διοργανώνει την εκλογή του νέου Προέδρου, εντός των προθεσμιών που προβλέπει το άρθρο 7, παράγραφος 1 του εσωτερικού κανονισμού. 2. Εντούτοις, εάν o Πρόεδρος ή o ασκών καθήκοντα Προέδρου είναι και o ίδιας υπoψήφιoς για τηv Πρoεδρία, η εκλoγή τoυ vέoυ Πρoέδρoυ διoργαvώvεται από τo πρώτo Μέλoς τoυ Συvεδρίoυ πoυ δεv έχει υποβάλει υποψηφιότητα, με τη σειρά πρoβαδίσματoς η οποία καθoρίζεται στo άρθρo 5 τoυ εσωτερικού καvovισμoύ. 3. Λαμβάvovται υπόψη μόvoν oι υπoψηφιότητες πoυ έχoυv κoιvoπoιηθεί στα υπόλoιπα Μέλη τoυ Συvεδρίoυ έvα εικoσιτετράωρo πριv από τηv έvαρξη της ψηφoφoρίας. Υπoλoγίζovται μόvoν oι ψήφoι πoυ συγκέντρωσαν τα Μέλη που υπέβαλαν υπoψηφιότητα. 4. Πρόεδρος εκλέγεται ο υπoψήφιος o oπoίoς συγκεvτρώvει, στov πρώτo γύρo, τηv πλειoψηφία τωv δύo τρίτωv τωv ψήφωv τωv Μελώv τoυ Συvεδρίου. Εάν καvέvας υπoψήφιoς δεv συγκεvτρώσει τηv πλειoψηφία αυτή, διεξάγεται πάραυτα δεύτερoς γύρoς ψηφoφoρίας και Πρόεδρος αναδεικνύεται o υπoψήφιoς ο οποίος θα συγκεvτρώσει τηv απόλυτη πλειoψηφία.

12 12 5. Εάv, κατά τoν δεύτερo γύρo, καvέvας υπoψήφιoς δεv συγκεvτρώσει τηv απόλυτη πλειoψηφία, διακόπτεται η ψηφoφoρία για χρovικό διάστημα πoυ καθoρίζεται εκείvη τη στιγμή από τo Συvέδριo. Κατά τo διάστημα αυτό μπoρoύv vα υπoβληθoύv vέες υπoψηφιότητες. Αυτές πρέπει vα κoιvoπoιoύvται στα υπόλoιπα Μέλη έvα εικoσιτετράωρo πριv από τηv έναρξη της ψηφoφoρίας. Οι υπoψηφιότητες πoυ υπoβλήθηκαv για τηv πρώτη φάση της εκλoγής παραμέvoυv σε ισχύ, εκτός από την περίπτωση απόσυρσης η οποία κoιvoπoιείται εντός του αυτού διαστήματος στα υπόλoιπα Μέλη. Με τη λήξη της διακoπής αυτής, διεvεργείται πρώτoς γύρoς ψηφoφoρίας και, εάv χρειαστεί, δεύτερoς, ακόμη δε και τρίτος, σύμφωvα με τη διαδικασία πoυ πρoβλέπεται στην παράγραφο 4 του παρόντος άρθρου. 6. Εάv είναι αναγκαία η πραγματοποίηση τέταρτου γύρου, λαμβάvovται υπόψη μόvov oι δύο υπoψήφιοι πoυ θα έχoυv συγκεvτρώσει τις περισσότερες ψήφoυς κατά τoν τρίτο γύρo. Εάv τρεις ή περισσότερoι υπoψήφιoι ισοψηφούν έχοντας τoν μεγαλύτερo αριθμό ψήφωv, η πρoτίμηση για τov τέταρτο γύρo δίδεται στα δύo Μέλη πoυ έχoυv τo πρoβάδισμα σύμφωνα με το άρθρo 5 τoυ εσωτερικού καvovισμoύ. Σε περίπτωση ισoψηφίας μεταξύ δύo ή περισσoτέρωv Μελώv, για τov oρισμό τoυ δεύτερoυ υπoψηφίoυ η πρoτίμηση για τov τέταρτο γύρo δίδεται στo Μέλoς πoυ έχει τo πρoβάδισμα, σύμφωνα με τo άρθρo 5 τoυ εσωτερικού καvovισμoύ. Με τη λήξη τoυ τέταρτου γύρoυ, εκλέγεται o υπoψήφιoς πoυ έχει συγκεvτρώσει τηv απλή πλειoψηφία. Σε περίπτωση ισoψηφίας, εκλέγεται τo Μέλoς πoυ έχει τo πρoβάδισμα σύμφωνα με τo άρθρo 5 τoυ εσωτερικού καvovισμoύ. ΕΝΟΤΗΤΑ 6 ΕΞΩΤΕΡΙΚΕΣ ΣΧΕΣΕΙΣ (άρθρο 9, παράγραφος 1, στοιχείο ε), του εσωτερικού κανονισμού) Άρθρο 10 Τα έγγραφα, στα οποία διατυπώνεται η θέση του Συνεδρίου στο πλαίσιο των συνεδριάσεων της Επιτροπής Επαφών των Προέδρων και των Συνδέσμων των Ανωτάτων Οργάνων Ελέγχου των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης, των συνεδριάσεων του INTOSAI, ή άλλων παρόμοιων συνεδριάσεων, εξετάζονται από το Τμήμα CEAD προτού υποβληθούν στο Σώμα, ιδίως όταν πρόκειται για θέματα σχετικά με τα οποία το Συνέδριο ορίστηκε εισηγητής. Άρθρο 10α Ο Πρόεδρος, κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του που αφορούν τις θεσμικές σχέσεις, επικουρείται από το αρμόδιο για τις θεσμικές σχέσεις Μέλος. Τα καθήκοντα του εν λόγω μέλους ορίζονται σε χωριστή απόφαση του Συνεδρίου. Το αρμόδιο για τις θεσμικές σχέσεις Μέλος είναι μόνιμο μέλος της διοικητικής επιτροπής.

13 13 ΚΕΦΑΛΑΙΟ II ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΤΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ (άρθρα 10 και 11 του εσωτερικού κανονισμού) Άρθρο Συvιστώvται πέντε Τμήματα: τέσσερα Τμήματα αρμόδια για συγκεκριμένους τομείς των δαπανών και των εσόδων (κάθετα Τμήματα) και ένα οριζόντιο Τμήμα, ovoμαζόμεvο Τμήμα CEAD (συντονισμός, επικοινωνία, αξιολόγηση, διασφάλιση και ανάπτυξη). 2. Τα κάθετα Τμήματα αριθμούν τουλάχιστον πέντε Μέλη. 3. Το Τμήμα CEAD απαρτίζεται τουλάχιστον από τρία μόνιμα Μέλη, στα οποία το Συνέδριο αναθέτει την ευθύνη ενός οριζόντιου καθήκοντος, και από ένα Μέλoς το οποίο εκπροσωπεί καθένα από τα τέσσερα κάθετα Τμήματα. Άρθρο Τα καθήκοντα για τα οποία είναι αρμόδια τα Τμήματα κατανέμονται μεταξύ των Μελών κάθε Τμήματος. Οι αποφάσεις για την ανάθεση καθηκόντων στα Μέλη λαμβάνονται από την πλειοψηφία των Μελών του Τμήματος. 2. Σύμφωνα με τους όρους που καθορίζονται στο άρθρο 31 του εσωτερικού κανονισμού, κάθε υπόμνημα σχεδιασμού του ελέγχου, σχέδιο κεφαλαίου της ετήσιας έκθεσης, σχέδιο παρατηρήσεων ή σχέδιο γνώμης υποβάλλεται προς εξέταση σε Τμήμα από Μέλος με την ιδιότητα του Μέλους-εισηγητή. 3. Μετά από πρόταση ενός των Μελών του, το Τμήμα μπορεί να αποφασίσει, με την πλειοψηφία των Μελών του, την παραπομπή εγγράφων του στο Συνέδριο δυνάμει του άρθρου 11, παράγραφος 2 του εσωτερικού κανονισμού. Άρθρο Τα Τμήματα υποστηρίζονται από διευθύνσεις σύμφωνα με τα άρθρα 39 έως Με πρόταση του προέδρου τους, τα Τμήματα αποφασίζουν για την κατανομή των θέσεων, την τοποθέτηση του προσωπικού και την οργάνωση των εργασιών εντός κάθε Τμήματος, καθώς και για την κατανομή των πιστώσεων για αποστολές σύμφωνα με το άρθρο 44. Άρθρο Ο πρόεδρος κάθε Τμήματος εκλέγεται με την πλειοψηφία των Μελών του Τμήματος για διετή θητεία, η οποία μπορεί να ανανεωθεί. 2. Καταμετρώνται μόνον οι ψήφοι τις οποίες συγκεντρώνουν τα Μέλη που υπέβαλαν υποψηφιότητα. Πρόεδρος εκλέγεται ο υποψήφιος ο οποίος, κατά τον πρώτο γύρο της ψηφοφορίας, συγκέντρωσε την απόλυτη πλειοψηφία των Μελών του Τμήματος. Εάν κανένας υποψήφιος δεν συγκεντρώσει τέτοια πλειοψηφία, ο δεύτερος γύρος της ψηφοφορίας διεξάγεται μόνον μεταξύ των δύο υποψηφίων που συγκέντρωσαν τις περισσότερες ψήφους κατά τον πρώτο γύρο. Σε περίπτωση ισοψηφίας κατά τον πρώτο γύρο, προκρίνονται τα δύο Μέλη που έχουν το προβάδισμα σύμφωνα με το

14 14 άρθρο 5 του εσωτερικού κανονισμού. Πρόεδρος εκλέγεται ο υποψήφιος ο οποίος θα συγκεντρώσει την πλειοψηφία κατά τον δεύτερο γύρο της ψηφοφορίας. Σε περίπτωση ισοψηφίας κατά τον δεύτερο γύρο, προκρίνεται το Μέλος που έχει το προβάδισμα σύμφωνα με το άρθρο 5 του εσωτερικού κανονισμού. Όσον αφορά το Τμήμα CEAD, πρόεδρος μπορεί να εκλεγεί μόνον τακτικό Μέλος. Άρθρο 15 Ο πρόεδρος συντονίζει τα καθήκοντα και εξασφαλίζει την εύρυθμη και αποτελεσματική λειτουργία του Τμήματος. Καθοδηγεί και συντονίζει τις εργασίες του Τμήματος, ιδίως όσον αφορά τα εξής καθήκοντα: - σύγκληση των συνεδριάσεων του Τμήματος και ανάληψη της προεδρίας αυτών, - προετοιμασία των αποφάσεων του Τμήματος, - μέριμνα για την εκτέλεση των αποφάσεων του Τμήματος, - προετοιμασία του σχεδίου ετήσιου προγράμματος εργασίας του Τμήματος, - καταμερισμός των ελεγκτικών καθηκόντων στα Μέλη του Τμήματος, - πρόταση κατανομής του ανθρώπινου δυναμικού και των πόρων του προϋπολογισμού βάσει των διαφόρων καθηκόντων τα οποία προβλέπονται στο πρόγραμμα εργασίας, - εποπτεία της παρακολούθησης της εκτέλεσης καθηκόντων στο πλαίσιο του προγράμματος εργασίας, - εκπροσώπηση του Τμήματος σε άλλες υπηρεσίες. Στον πρόεδρο είναι δυνατό να ανατεθεί η εκτέλεση ελεγκτικών καθηκόντων. Άρθρο Η προσωρινή αναπλήρωση του προέδρου κάθετου Τμήματος πραγματοποιείται κατά σειρά προβαδίσματος, όπως ορίζει το άρθρο 5 του εσωτερικού κανονισμού. 2. Στο πλαίσιο οριζόντιου Τμήματος, ο πρόεδρος αναπληρώνεται προσωρινά από το τακτικό Μέλος που έχει το προβάδισμα σύμφωνα με το άρθρο 5 του εσωτερικού κανονισμού. Άρθρο 17 Τα Μέλη του Τμήματος είναι υπεύθυνα για τη χρησιμοποίηση των ανθρώπινων και οικονομικών πόρων που διατίθενται από το Τμήμα για την εκτέλεση των καθηκόντων που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά τους. Τα καθήκοντά τους περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, τα εξής: - εποπτεία των εργασιών του(των) Τμήματος(Τμημάτων), της(των) ομάδας( -ων) ελέγχου, από την ανάθεση του καθήκοντος μέχρι την υποβολή της τελικής έκθεσης στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή,

15 15 - παρουσίαση των εγγράφων της(των) ομάδας(-ων) ελέγχου (υπόμνημα σχεδιασμού του ελέγχου, σχέδιο έκθεσης, κ.λπ.) στο Τμήμα και, κατά περίπτωση, στο Συνέδριο, - παρουσίαση των εκθέσεων/γνωμών εκτός Συνεδρίου. Άρθρο 18 Τα Τμήματα συνεργάζονται μεταξύ τους στο πλαίσιο των αντίστοιχων τομέων αρμοδιότητάς τους. ΚΕΦΑΛΑΙΟ III ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ (άρθρο 12 του εσωτερικού κανονισμού) Άρθρο Η διοικητική επιτροπή απαρτίζεται από τον Πρόεδρο του Συνεδρίου, τους πρόεδρους των Τμημάτων και το αρμόδιο για τις θεσμικές σχέσεις Μέλος. Ο Γενικός Γραμματέας συμμετέχει στις συνεδριάσεις της διοικητικής επιτροπής χωρίς δικαίωμα ψήφου. 2. Κάθε Τμήμα ορίζει ένα Μέλος του το οποίο θα αναπληρώνει τον πρόεδρό του στις συνεδριάσεις της διοικητικής επιτροπής σε περίπτωση απουσίας ή κωλύματος αυτού. 3. Σε περίπτωση απουσίας ή κωλύματος του Γενικού Γραμματέα, στις συνεδριάσεις συμμετέχει ο αναπληρωτής του. Άρθρο 20 Εφόσον οι παρόντες λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής δεν ορίζουν άλλως, όσον αφορά τις συνεδριάσεις της διοικητικής επιτροπής εφαρμόζονται οι διατάξεις των άρθρων 49 και 51 έως 55. Άρθρο Ο Πρόεδρος του Συνεδρίου προΐσταται της διοικητικής επιτροπής. Ο Πρόεδρος αντικαθίσταται προσωρινά από ένα από τα Μέλη του Συνεδρίου που απαρτίζουν τη διοικητική επιτροπή κατά σειρά προβαδίσματος, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 5 του εσωτερικού κανονισμού. 2. Ο Πρόεδρος του Συνεδρίου καθοδηγεί και συντονίζει τις εργασίες της επιτροπής. Άρθρο Η διοικητική επιτροπή είναι αρμόδια για κάθε ζήτημα διοικητικής φύσεως το οποίο απαιτεί απόφαση του Συνεδρίου, εκτός από τα θέματα που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του Συνεδρίου ως αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής (άρθρο 2 του

16 16 κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης) και ως αρχής αρμόδιας για τη σύναψη συμβάσεων πρόσληψης (άρθρο 6 του καθεστώτος που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων), και συγκεκριμένα: α) για τη διάθεση των πιστώσεων για αποστολές οι οποίες έχουν εγκριθεί από το Συνέδριο στο πλαίσιο του προϋπολογισμού, β) για την κατανομή θέσεων σύμφωνα με το πλαίσιο το οποίο καθορίζεται σε επίπεδο Συνεδρίου, γ) για την έγκριση του κατευθυντήριου σχεδίου επαγγελματικής επιμόρφωσης και του ετήσιου προγράμματος επαγγελματικής επιμόρφωσης σύμφωνα με το πλαίσιο το οποίο καθορίζεται στη στρατηγική για τους ανθρώπινους πόρους, δ) για την έγκριση τροποποιήσεων ισχυουσών αποφάσεων με τις οποίες καθορίζονται διοικητικές πολιτικές και για τις αναθεωρήσεις του πλαισίου εσωτερικού ελέγχου, ε) για τη μόνιμη/προσωρινή τοποθέτηση υπηρεσιών στα κτήρια του Συνεδρίου, στ) για τις τροποποιήσεις των ετήσιων συμβολών στους διάφορους οργανισμούς στους οποίους συμμετέχει το Συνέδριο, εφόσον δεν διακυβεύονται θέματα αρχής. 2. Για τα θέματα τα οποία εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του Συνεδρίου ως αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής και ως αρχής αρμόδιας για τη σύναψη συμβάσεων πρόσληψης, η διοικητική επιτροπή μπορεί να εκδίδει αποφάσεις επί ορισμένων στοιχείων της διοικητικής διαδικασίας. Αυτή η μεταβίβαση εξουσιών αποφασίζεται από το Συνέδριο κατά περίπτωση κατόπιν πρότασης του Προέδρου. 3. Η διοικητική επιτροπή είναι επίσης αρμόδια για κάθε ζήτημα που αφορά τη διακυβέρνηση της τεχνολογίας των πληροφοριών, με την επιφύλαξη των αρμοδιοτήτων του Τμήματος CEAD στον τομέα της πολιτικής ελέγχου της τεχνολογίας των πληροφοριών. 4. Επιπλέον, η διοικητική επιτροπή είναι αρμόδια για την έκδοση αποφάσεων επί θεμάτων επαγγελματικής δεοντολογίας που αφορούν το προσωπικό. 5. Το αρμόδιο για τις θεσμικές σχέσεις Μέλος φέρει εις γνώσιν της διοικητικής επιτροπής τυχόν ζητήματα που άπτονται των αρμοδιοτήτων του. 6. Ο Γενικός Γραμματέας μπορεί να παραπέμπει ενώπιον της διοικητικής επιτροπής οποιοδήποτε ζήτημα διοικητικής φύσεως. Άρθρο Η διοικητική επιτροπή, βασιζόμενη, κατά περίπτωση, στη συμβολή των Τμημάτων και του γενικού Γραμματέα, προετοιμάζει τις αποφάσεις του Συνεδρίου επί θεμάτων πολιτικής, αρχής ή στρατηγικής σημασίας, ιδίως όσον αφορά: α) τις τροποποιήσεις του εσωτερικού κανονισμού και των λεπτομερών κανόνων εφαρμογής του, β) τη συνολική στρατηγική του Συνεδρίου,

17 17 γ) το πρόγραμμα εργασίας του Συνεδρίου, δ) τον προϋπολογισμό και τους λογαριασμούς, ε) την ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων, στ) νέες διοικητικές διαδικασίες. 2. Η διοικητική επιτροπή παρακολουθεί την εφαρμογή και αξιολογεί τον αντίκτυπο των εγγράφων που αναφέρονται στην παράγραφο 1. Επίσης, μπορεί να προτείνει την επικαιροποίηση της συνολικής στρατηγικής και του προγράμματος εργασίας του Συνεδρίου που αναφέρονται στην παράγραφο 1, στοιχεία β) και γ). 3. Η διοικητική επιτροπή είναι αρμόδια για την εκπόνηση άλλων εγγράφων τα οποία δεν αφορούν τον έλεγχο και υποβάλλονται προς έγκριση από το Συνέδριο. Για τη σχετική ανάθεση αποφασίζει κατά περίπτωση το Συνέδριο, κατόπιν πρότασης του Προέδρου. Άρθρο 24 Η διοικητική επιτροπή συνέρχεται μετά από πρόσκληση του Προέδρου προς τα Μέλη της τουλάχιστον πέντε εργάσιμες ημέρες πριν από την προβλεπόμενη ημερομηνία της συνεδρίασης. Αντίγραφο της εν λόγω πρόσκλησης διαβιβάζεται σε όλα τα Μέλη του Συνεδρίου. Άρθρο 25 Η απαρτία η οποία απαιτείται για τις συνεδριάσεις είναι τα δύο τρίτα των Μελών της διοικητικής επιτροπής. Άρθρο Οι συνεδριάσεις της διοικητικής επιτροπής είναι ανοικτές για όλα τα Μέλη του Συνεδρίου. 2. Τα Μέλη-εισηγητές, κατά την εξέταση του εγγράφου για το οποίο είναι υπεύθυνα, μπορούν να συνεπικουρούνται από ένα ή περισσότερα μέλη του προσωπικού τους. 3. Άλλοι υπάλληλοι του Συνεδρίου μπορούν να συμμετέχουν στις συνεδριάσεις της διοικητικής επιτροπής, εφόσον αυτό κρίνεται αναγκαίο από τα Μέλη της. Άρθρο Οι αποφάσεις λαμβάνονται με την πλειοψηφία των Μελών που συγκροτούν τη διοικητική επιτροπή. Σε περίπτωση ισοψηφίας, υπερισχύει η ψήφος του Προέδρου ή του Μέλους που τον αντικαθιστά προσωρινά, σύμφωνα με το άρθρο 21, παράγραφος Κάθε Μέλος που υποβάλλει έγγραφο στη διοικητική επιτροπή, χωρίς να είναι Μέλος της, έχει δικαίωμα ψήφου επί του εγγράφου αυτού. 3. Σύμφωνα με το άρθρο 27 του εσωτερικού κανονισμού, όσον αφορά τη διοικητική επιτροπή εφαρμόζονται οι διατάξεις των άρθρων 66 και 67 των παρόντων λεπτομερών κανόνων εφαρμογής.

18 18 Άρθρο 28 Στο πλαίσιο της διαχείρισης τρεχουσών υποθέσεων, η διοικητική επιτροπή μπορεί, μετά από πρόταση ενός των Μελών της, να αποφασίσει, με την πλειοψηφία των Μελών της, την παραπομπή της υπόθεσης στο Συνέδριο. Άρθρο 29 Τα έγγραφα που υποβάλλονται στη διοικητική επιτροπή καταρτίζονται στις γλώσσες σύνταξης εγγράφων, οι οποίες καθορίζονται με απόφαση του Συνεδρίου. Άρθρο 30 Η διοικητική επιτροπή υποστηρίζεται από τη γραμματεία του Συνεδρίου και τις υπηρεσίες της Προεδρίας του Συνεδρίου. ΚΕΦΑΛΑΙΟ IV ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ Άρθρο Η λειτουργία εσωτερικού ελέγχου του Συνεδρίου επιτελείται σύμφωνα με τον καταστατικό χάρτη της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου του Συνεδρίου. 2. Ο εσωτερικός ελεγκτής του Συνεδρίου αναφέρεται στην επιτροπή εσωτερικού ελέγχου. Άρθρο Η επιτροπή εσωτερικού ελέγχου απαρτίζεται από τέσσερα μέλη τα οποία διορίζονται από το Συνέδριο, τρία από τα οποία είναι Μέλη του. Η θητεία τους είναι τριετής και εναλλάσσονται κατά τρόπο ώστε κάθε χρόνο να αντικαθίσταται το Μέλος που έχει συμπληρώσει τριετή θητεία στην εν λόγω επιτροπή. Το τέταρτο μέλος είναι εξωτερικός εμπειρογνώμονας ο οποίος διορίζεται για τρία έτη. Η θητεία του εξωτερικού εμπειρογνώμονα μπορεί να ανανεωθεί. 2. Τα μέλη της επιτροπής εκλέγουν τον πρόεδρό τους, ο οποίος είναι Μέλος του Συνεδρίου. 3. Η επιτροπή συνέρχεται τουλάχιστον μία φορά ανά τρίμηνο, μετά από πρόσκληση του προέδρου της. 4. Ο εσωτερικός ελεγκτής συμμετέχει στις συνεδριάσεις της επιτροπής εσωτερικού ελέγχου. Άρθρο Η επιτροπή εσωτερικού ελέγχου είναι η συμβουλευτική υπηρεσία για ζητήματα που αφορούν τη λειτουργία εσωτερικού ελέγχου και παρακολουθεί το συναφές περιβάλλον εσωτερικού ελέγχου. 2. Οι αρμοδιότητες της επιτροπής εσωτερικού ελέγχου διέπονται από τον «εσωτερικό κανονισμό της επιτροπής εσωτερικού ελέγχου», καθώς και από τον «καταστατικό χάρτη της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου του Συνεδρίου». Τα δύο προαναφερόμενα

19 19 έγγραφα εγκρίνονται από το Συνέδριο μετά από πρόταση του προέδρου της επιτροπής. 3. Η επιτροπή εσωτερικού ελέγχου υποβάλλει στο Συνέδριο ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων σχετικά με: α) τις δραστηριότητές της, β) τα ζητήματα εσωτερικού ελέγχου που αφορούν το ίδιο το όργανο, βάσει των εργασιών του εσωτερικού ελεγκτή. 4. Η επιτροπή εσωτερικού ελέγχου θέτει υπόψη του Συνεδρίου κάθε ζήτημα που αφορά την υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου, σχετικά με το οποίο κρίνει ότι το Συνέδριο πρέπει να ενημερωθεί ή να αναλάβει σχετική δράση, συνιστώντας, κατά περίπτωση, τα κατάλληλα μέτρα. ΚΕΦΑΛΑΙΟ V ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ (άρθρο 13 του εσωτερικού κανονισμού) Άρθρο Ο Γενικός Γραμματέας ορίζεται από το Συνέδριο αφού εκλεγεί με μυστική ψηφοφορία σύμφωνα με την εξής διαδικασία: α) Κάθε Μέλος διαθέτει μία ψήφο. β) Εκλέγεται ο υποψήφιος ο οποίος συγκεντρώνει την απόλυτη πλειοψηφία των ψήφων των Μελών του Συνεδρίου. γ) Εάν κατά τον πρώτο γύρο της ψηφοφορίας δεν εκλεγεί κανένας υποψήφιος, οι υποψήφιοι οι οποίοι δεν έχουν λάβει καμία ψήφο αποκλείονται από τη διαδικασία και πραγματοποιείται πάραυτα δεύτερος γύρος. δ) Εάν κατά τον δεύτερο γύρο της ψηφοφορίας δεν εκλεγεί κανένας υποψήφιος, οι υποψήφιοι οι οποίοι δεν έχουν λάβει καμία ψήφο καθώς και ο(οι) υποψήφιος(- οι) που έχει(-ουν) λάβει τον μικρότερο αριθμό ψήφων αποκλείονται από τη διαδικασία και πραγματοποιείται πάραυτα ο επόμενος γύρος. ε) Η διαδικασία η οποία εφαρμόζεται στον δεύτερο γύρο εφαρμόζεται και στους επόμενους γύρους της ψηφοφορίας. στ) Εντούτοις, από τον πέμπτο γύρο και μετά, εάν το αποτέλεσμα ενός γύρου είναι ίδιο με το αποτέλεσμα του προηγούμενου, ο Πρόεδρος διακόπτει τη συνεδρίαση προτού πραγματοποιηθεί ο επόμενος γύρος. 2. Η σύμβαση πρόσληψης του Γενικού Γραμματέα συνάπτεται για εξαετή περίοδο. Διέπεται από τις διατάξεις που ισχύουν για τις συμβάσεις των υπαλλήλων που αναφέρονται στο άρθρο 2, στοιχείο α) του καθεστώτος που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό.

20 20 3. Με απόφαση του Συνεδρίου η θητεία του Γενικού Γραμματέα μπορεί να ανανεωθεί για μία εξαετία κατ ανώτατο όριο. Η απόφαση αυτή λαμβάνεται με την απόλυτη πλειοψηφία των Μελών του Συνεδρίου. Άρθρο Ο Γενικός Γραμματέας, ως υπεύθυνος για τη Γραμματεία του Συνεδρίου, φέρει, μεταξύ άλλων, την ευθύνη να συντάσσει τα σχέδια πρακτικών των συνεδριάσεων του Συνεδρίου και να φυλάσσει τα πρωτότυπα των πράξεων του Συνεδρίου, των επιστολών του Προέδρου, όλων των αποφάσεων του Συνεδρίου, των Τμημάτων και της διοικητικής επιτροπής, καθώς και τα πρακτικά των συνεδριάσεων του Συνεδρίου, των Τμημάτων και της διοικητικής επιτροπής. Επικουρεί τον Πρόεδρο στην προετοιμασία των συνεδριάσεων του Συνεδρίου και της διοικητικής επιτροπής εξασφαλίζοντας την τήρηση των διαδικασιών και την ορθή εφαρμογή των αποφάσεων του Συνεδρίου. 2. Ο Γενικός Γραμματέας, εκτός από την αρμοδιότητά του όσον αφορά τη διαχείριση του προσωπικού και τη διοίκηση του Συνεδρίου, είναι επίσης αρμόδιος για τον προϋπολογισμό, τη μετάφραση, την επαγγελματική επιμόρφωση και την πληροφορική. Άρθρο 36 Σε περίπτωση σύντομης απουσίας ή κωλύματος, ο Γενικός Γραμματέας, με τη σύμφωνη γνώμη του Προέδρου, ορίζει το πρόσωπο το οποίο θα τον αντικαταστήσει, ιδίως για τη σύνταξη των σχεδίων πρακτικών των συνεδριάσεων του Συνεδρίου. Εάν η απουσία ή το κώλυμα του Γενικού Γραμματέα υπερβαίνει τον ένα μήνα, ή εάν ο Γενικός Γραμματέας αδυνατεί να ορίσει αντικαταστάτη του, εναπόκειται στο Συνέδριο να ορίσει, μετά από πρόταση του Προέδρου, τον υπάλληλο ο οποίος θα ασκήσει καθήκοντα Γενικού Γραμματέα. ΚΕΦΑΛΑΙΟ VI ΑΣΚΗΣΗ ΤΩΝ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΕΝΟΤΗΤΑ 1 ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΗ ΕΞΟΥΣΙΩΝ (άρθρο 14 του εσωτερικού κανονισμού) Άρθρο 37 Η εκτίμηση της συνέχειας που θα δοθεί σε αίτηση αμοιβαίας συνδρομής, υποβαλλόμενη στο Συνέδριο από δικαστική ή διοικητική αρχή κράτους μέλους η οποία ενεργεί στο πλαίσιο διαδικασιών για παραβάσεις κανονισμών της Ευρωπαϊκής Ένωσης, αποτελεί αρμοδιότητα ad hoc επιτροπής, αποτελούμενης από τον Πρόεδρο του Συνεδρίου, το αρμόδιο για τον συγκεκριμένο έλεγχο Μέλος και το Μέλος που είναι υπήκοος της ενδιαφερόμενης χώρας. Άρθρο 38 Με τηv επιφύλαξη τωv ειδικών διατάξεωv πoυ πρoβλέπovται στoυς εσωτερικoύς καvόvες για τηv εκτέλεση τoυ πρoϋπoλoγισμoύ τoυ Συvεδρίoυ, οι οποίοι αναφέρονται στo άρθρo 15

21 21 τoυ εσωτερικού καvovισμoύ, κάθε Μέλoς μπoρεί vα εξουσιοδοτήσει έvαv ή περισσότερoυς μόvιμoυς ή λoιπών κατηγοριών υπαλλήλoυς που έχει(-ουν) οριστεί για την άσκηση ελεγκτικού καθήκοντος για το οποίο είναι υπεύθυνο το Μέλος vα υπoγράφει(-oυv), εξ ovόματός τoυ και υπό την ευθύνη τoυ, κάθε πράξη, επιστολή, έγγραφo και άλλο κείμεvο σχετιζόμενο με το εν λόγω καθήκον, εκτός από τις επιστολές, τα σημειώματα ή άλλα έγγραφα που απευθύνονται σε Μέλος θεσμικού ή άλλου οργάνου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, σε πρόεδρο ή σε μέλος εθνικού οργάνου ελέγχου ή σε υπουργό, τα οποία πρέπει να υπογράφονται αποκλειστικά από Μέλος του Συνεδρίου. Αυτή η μεταβίβαση εξουσιών εξακoλoυθεί vα ισχύει σε περίπτωση αvτικατάστασης, κατά την έννοια του άρθρoυ 6 τoυ εσωτερικού καvovισμoύ, τoυ εξουσιοδοτούντος Μέλoυς, εκτός εάv τo Μέλoς πoυ ασκεί πρoσωριvά καθήκovτα λάβει αvτίθετη απόφαση. ΕΝΟΤΗΤΑ 2 ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΙΣ ΕΛΕΓΧΟΥ (άρθρο 16 του εσωτερικού κανονισμού) Άρθρο Μετά από πρόταση της διοικητικής επιτροπής, το Συνέδριο αποφασίζει σχετικά με τον αριθμό των διευθύνσεων ελέγχου καθώς και τον αριθμό των μονάδων εντός κάθε διεύθυνσης. 2. Το προσωπικό μιας διεύθυνσης ελέγχου διορίζεται σε μονάδα ή σε γραφείο διευθυντή. 3. Η διεύθυνση ελέγχου καταγράφει και εξασφαλίζει τη συνέχεια των καθηκόντων και δραστηριοτήτων για τα οποία είναι αρμόδια. 4. Οι διευθύνσεις ελέγχου συνεργάζονται μεταξύ τους. Άρθρο Ένας διευθυντής επικουρεί τον πρόεδρο και τα λοιπά Μέλη του Τμήματος κατά την εκτέλεση των καθηκόντων που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά τους. 2. Υπό την επίβλεψη των Μελών του Τμήματος, οι διευθυντές και οι προϊστάμενοι μονάδας είναι αρμόδιοι: α) για τον συντονισμό των ελεγκτικών καθηκόντων τα οποία προβλέπονται από το πρόγραμμα εργασίας του Τμήματος, β) για την εκτέλεση των ελεγκτικών καθηκόντων σύμφωνα με τη μεθοδολογία και τα πρότυπα ελέγχου του Συνεδρίου, γ) σε συνεννόηση με την αρμόδια διεύθυνση του Τμήματος CEAD, για την ομαλή διεξαγωγή των διαδικασιών αντιπαράθεσης οι οποίες εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του Τμήματός τους.

22 22 Άρθρο 41 Υπό την καθοδήγηση των Μελών του Τμήματος και του διευθυντή, σύμφωνα με το άρθρα 39 και 40, η διοίκηση του προσωπικού ανατίθεται σε προϊστάμενο μονάδας ή σε διευθυντή. Άρθρο Όταν ένας διευθυντής ή προϊστάμενος μονάδας κωλύεται να ασκήσει τα καθήκοντά του για διάστημα που μπορεί να είναι μεγαλύτερο του μήνα και μικρότερο του τριμήνου, το Τμήμα της διεύθυνσης στην οποία είναι διορισμένος ο ενδιαφερόμενος έχει το δικαίωμα, υπό τους όρους που καθορίζονται στο άρθρο 7, παράγραφος 2 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, να ορίσει υπάλληλο ως προσωρινό αντικαταστάτη του. 2. Ο εν λόγω υπάλληλος είναι ο υπάλληλος του οικείου Τμήματος ή μονάδας με τον αμέσως χαμηλότερο βαθμό, ο οποίος έχει τη μεγαλύτερη αρχαιότητα στον βαθμό αυτό. Σε περίπτωση ίσης αρχαιότητας, επιλέγεται ο μεγαλύτερος σε ηλικία υπάλληλος. Το Τμήμα ενημερώνει σχετικά το Συνέδριο. 3. Η αντικατάσταση αυτή δεν μπορεί σε καμία περίπτωση να υπερβεί το τρίμηνο. Μετά την παρέλευση αυτού του διαστήματος, το Τμήμα παραπέμπει το ζήτημα ενώπιον του Συνεδρίου, το οποίο αποφασίζει για τη συνέχεια που θα δοθεί σχετικά. 4. Όταν εκτιμάται ότι το διάστημα της απουσίας θα υπερβεί το τρίμηνο, η απόφαση αντικατάστασης εμπίπτει στην αποκλειστική αρμοδιότητα του Συνεδρίου. ΕΝΟΤΗΤΑ 3 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΤΩΝ ΠΟΡΩΝ (άρθρο 16 του εσωτερικού κανονισμού) Άρθρο Όσον αφορά την κατανομή των θέσεων, το Συνέδριο, μετά από πρόταση της διοικητικής επιτροπής, αποφασίζει: α) για την κατανομή των νέων θέσεων, β) για ανακατανομή των θέσεων μεταξύ των Τμημάτων, κρίνοντας κατά περίπτωση, παραδείγματος χάριν σε περίπτωση αναθεώρησης των αρμοδιοτήτων των Τμημάτων. 2. Με την επιφύλαξη της παραγράφου 1 ανωτέρω, η διοικητική επιτροπή, μετά από έγγραφη πρόταση των προέδρων των οικείων Τμημάτων, μπορεί να αποφασίσει τη μεταφορά θέσεων μεταξύ Τμημάτων, με ή χωρίς τους κατόχους τους. Άρθρο Όσον αφορά την κατανομή των πιστώσεων για αποστολές, το Συνέδριο, μετά από πρόταση της διοικητικής επιτροπής, αποφασίζει για τον καταμερισμό των ποσοστώσεων μεταξύ των διαφόρων Τμημάτων.

23 23 2. Τα Τμήματα αποφασίζουν για τον καταμερισμό των ποσοστώσεών τους, σε συνάρτηση με τα ελεγκτικά καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί και τους ανθρώπινους πόρους που τους έχουν διατεθεί. ΤΙΤΛΟΣ II ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ I ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΙΣ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΚΑΙ ΤΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ (άρθρα 17 εως 24 του εσωτερικού κανονισμού) ΕΝΟΤΗΤΑ 1 ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ Άρθρο 45 Τα έγγραφα που υποβάλλονται στο Συνέδριο ή σε Τμήμα κατ εφαρμογή του άρθρου 11 του εσωτερικού κανονισμού καταρτίζονται στις γλώσσες σύνταξης των εγγράφων οι οποίες καθορίζονται με απόφαση του Συνεδρίου. Άρθρο Το σχέδιο ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων του Συνεδρίου και των Τμημάτων, καθώς και τα σχετικά με αυτές έγγραφα κοινοποιούνται σε όλα τα Μέλη του Συνεδρίου. Εκτός από επείγουσες περιπτώσεις δεόντως αιτιολογημένες και εκτιμώμενες κατά περίπτωση από τον Πρόεδρο του Συνεδρίου ή από τον πρόεδρο Τμήματος κατόπιν αιτήματος Μέλους-εισηγητή, η κοινοποίηση αυτή πραγματοποιείται τουλάχιστον πέντε εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Προκειμένου να εξασφαλίζεται η τήρηση αυτής της προθεσμίας, τα Μέλη του Συνεδρίου μεριμνούν ώστε τα έγγραφα να υποβάλλονται για καταχώριση στη Γενική Γραμματεία του Συνεδρίου εντός των οριζόμενων προθεσμιών. 2. Εάν τα έγγραφα δεν έχουν διανεμηθεί στις γλώσσες σύνταξης των εγγράφων που ορίζει το Συνέδριο εντός της προθεσμίας των πέντε εργάσιμων ημερών που ορίζεται στην παράγραφο 1 ανωτέρω, ένα Μέλος του Συνεδρίου μπορεί να ζητήσει από το Συνέδριο ή από το Τμήμα να αναβληθεί η συζήτηση επί του σχετικού σημείου της ημερήσιας διάταξης ή να μην εξαχθεί κανένα συμπέρασμα από τη συζήτησή του. 3. Το Συνέδριο ή ένα Τμήμα μπορεί να αποφασίσει ομόφωνα τη διεξαγωγή συζήτησης επί θέματος μη περιλαμβανόμενου στην ημερήσια διάταξη. Για οποιοδήποτε άλλο πρόβλημα σχετικά με την ημερήσια διάταξη οι αποφάσεις λαμβάνονται με την πλειοψηφία των παρόντων Μελών. Κατά την έγκριση της ημερήσιας διάταξης, τα Μέλη επισημαίνουν τυχόν σημεία που προκύπτουν από τα πρακτικά προηγούμενων συνεδριάσεων που τους υποβλήθηκαν προς έγκριση και τα οποία επιθυμούν να θίξουν κατά τη συνεδρίαση και δηλώνουν την πρόθεσή τους να παρέμβουν σχετικά με άλλα θέματα στο πλαίσιο του σημείου υπό τον τίτλο «Διάφορα» της ημερήσιας διάταξης.

24 24 Άρθρο Τα έγγραφα των Τμημάτων για τα οποία έχει υποβληθεί αιτιολογημένο αίτημα σύμφωνα με το άρθρο 26, παράγραφος 4 του εσωτερικού κανονισμού εγγράφονται στο σχέδιο ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης του Συνεδρίου. 2. Τα άλλα έγγραφα που έχουν εγκριθεί από τα Τμήματα αναφέρονται στο σημείο υπό τον τίτλο «Δραστηριότητες του Συνεδρίου» της ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης του Συνεδρίου. Άρθρο 48 Το Συνέδριο καθορίζει τους λεπτομερείς κανόνες για τη διερμηνεία οι οποίοι ισχύουν για τις τακτικές συνεδριάσεις του, καθώς και για τις συνεδριάσεις των Τμημάτων σε περίπτωση συζήτησης επί εγγράφων σύμφωνα με το άρθρο 11, παράγραφος 1 του εσωτερικού κανονισμού. Άρθρο Με την επιφύλαξη του άρθρου 22 του εσωτερικού κανονισμού, το Συνέδριο και τα Τμήματα μπορούν να συσκέπτονται επί ενός θέματος κεκλεισμένων των θυρών όταν αυτό δικαιολογείται από τον απόρρητο χαρακτήρα του. 2. Ο Πρόεδρος του Συνεδρίου ή ο πρόεδρος Τμήματος αποφασίζουν κατά πόσο ένα θέμα είναι απόρρητο και, ως εκ τούτου, πρέπει να συζητηθεί κεκλεισμένων των θυρών. Με την επιφύλαξη ύπαρξης περί του αντιθέτου απόφασης η οποία έχει ληφθεί σε προγενέστερη συνεδρίαση του Συνεδρίου ή Τμήματος, οι συνεδριάσεις κεκλεισμένων των θυρών πραγματοποιούνται απουσία διερμηνέων ή υπαλλήλων του Συνεδρίου. Άρθρο Τα σχέδια πρακτικών των συνεδριάσεων του Συνεδρίου καταρτίζονται από τον Γενικό Γραμματέα ή από άλλο για τον σκοπό αυτό ορισθέν πρόσωπο. Διαβιβάζονται στα Μέλη το συντομότερο δυνατό και εγκρίνονται από το Συνέδριο σε μεταγενέστερη συνεδρίαση. 2. Σκοπός των πρακτικών των συνεδριάσεων του Συνεδρίου είναι η καταγραφή των αποφάσεων του Συνεδρίου καθώς και των πορισμάτων των συζητήσεών του. Μοναδικός σκοπός της έγκρισης των πρακτικών είναι η επιβεβαίωση ότι αυτά αποδίδουν πιστά το νόημα και το περιεχόμενο των συζητήσεων. 3. Μολονότι όλα τα Μέλη μπορούν να επικαλούνται τα θέματα που περιέχονται στα πρακτικά μιας συνεδρίασης, τροποποίηση αυτών των πρακτικών μπορούν να απαιτήσουν μόνο τα Μέλη που ήταν παρόντα κατά τη συνεδρίαση στην οποία αναφέρονται τα πρακτικά τα οποία υποβάλλονται προς έγκριση. 4. Τα εγκριθέντα πρακτικά επικυρώνονται με την υπογραφή του Γενικού Γραμματέα. Τα πρακτικά των τακτικών συνεδριάσεων που έχουν εγκριθεί από το Συνέδριο διανέμονται εντός του οργάνου. Τα πρακτικά των συνεδριάσεων που έχουν

25 25 πραγματοποιηθεί κεκλεισμένων των θυρών αποτελούν αντικείμενο περιορισμένης διανομής. ΕΝΟΤΗΤΑ 2 ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΙΣ ΤΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ Άρθρο 51 Κατά τον καθορισμό του ετήσιου χρονοδιαγράμματος των συνεδριάσεων των Τμημάτων λαμβάνεται υπόψη η ανάγκη να εξασφαλιστεί υπέρ κάθε Μέλους η δυνατότητα συμμετοχής του στις συνεδριάσεις όλων των Τμημάτων. Το χρονοδιάγραμμα εγκρίνεται από το Τμήμα βάσει πρότασης του προέδρου του. Συμπληρωματικές συνεδριάσεις διοργανώνονται με πρωτοβουλία του προέδρου του Τμήματος ή κατόπιν σχετικού αιτήματος Μέλους του. Άρθρο Των συνεδριάσεων Τμήματος προεδρεύει ο πρόεδρός του ή, απουσία αυτού, το Μέλος το οποίο τον αντικαθιστά προσωρινά. 2. Ο πρόεδρος του Τμήματος καταρτίζει το σχέδιο ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων του Τμήματος, βάσει πρότασης του διευθυντή. Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται κατά την έναρξη της συνεδρίασης. Άρθρο 53 Τα Τμήματα είναι υπεύθυνα για την οργάνωση των συνεδριάσεών τους καθώς και για την τήρηση της γραμματείας. Η διανομή των εγγράφων της συνεδρίασης συνιστά ευθύνη της Γενικής Γραμματείας του Συνεδρίου. Άρθρο Με την επιφύλαξη του άρθρου 26, παράγραφος 2 του εσωτερικού κανονισμού, κατά τη συνεδρίαση Τμήματος τα Μέλη-εισηγητές μπορούν να επικουρούνται από έναν ή περισσότερους υπαλλήλους τους. Άλλοι υπάλληλοι του Συνεδρίου μπορούν να συμμετέχουν στις συνεδριάσεις Τμήματος όταν τα Μέλη του το κρίνουν σκόπιμο. 2. Για τον καθορισμό της απαρτίας η οποία απαιτείται για τις συνεδριάσεις των Τμημάτων όταν αυτά επιλαμβάνονται των ζητημάτων που αναφέρονται στο άρθρο 11, παράγραφος 3 του εσωτερικού κανονισμού, όταν ένας αριθμός εκφράζεται σε κλάσμα, στρογγυλοποιείται στον αμέσως επόμενο ακέραιο. Άρθρο Με την επιφύλαξη των παραγράφων που ακολουθούν, για τα πρακτικά των Τμημάτων εφαρμόζονται οι διατάξεις του άρθρου Τα πρακτικά των συνεδριάσεων Τμήματος συντάσσονται από τον διευθυντή που υποστηρίζει το οικείο Τμήμα.

26 26 3. Τα εγκριθέντα πρακτικά επικυρώνονται με την υπογραφή του προέδρου του Τμήματος. ΚΕΦΑΛΑΙΟ II ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ, ΕΓΚΡΙΣΗ ΚΑΙ ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ (άρθρα 25 έως 28 του εσωτερικού κανονισμού) ΕΝΟΤΗΤΑ 1 ΑΝΑΘΕΣΗ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΩΝ Άρθρο Με την επιφύλαξη των άρθρων 22, παράγραφος 1, και 33, παράγραφοι 3 και 4, τα έγγραφα που υποβάλλονται προς έγκριση στο Συνέδριο πρέπει να έχουν συζητηθεί και εγκριθεί από το αρμόδιο Τμήμα ή από τη διοικητική επιτροπή. 2. Όταν ένα έγγραφο άπτεται της αρμοδιότητας περισσότερων Τμημάτων, το Συνέδριο αποφασίζει, κατά περίπτωση, για την ακολουθητέα διαδικασία σχετικά με την κατάρτιση και την έγκρισή του. 3. Στις περιπτώσεις εγγράφων τα οποία εξετάζονται από κάθετο Τμήμα και για τα οποία το Συνέδριο έχει αποφασίσει ειδικά ότι πρέπει να επιτευχθεί συνολική συνοχή, τα έγγραφα αυτά, πριν παρουσιαστούν σε συνεδρίαση του Συνεδρίου, εξετάζονται και εγκρίνονται, κατά κανόνα, από την ομάδα CEAD. 4. Η διαδικασία υποβολής στο Συνέδριο των σχεδίων των κεφαλαίων της ετήσιας έκθεσης, αφού αυτά εξεταστούν από τα κάθετα Τμήματα, καθορίζεται με ειδική απόφαση του Συνεδρίου. ΕΝΟΤΗΤΑ 2 ΕΞΕΤΑΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΒΙΒΑΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΚΑΤΑΡΚΤΙΚΩΝ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΩΝ ΣΤΑ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΑ ΟΡΓΑΝΑ Άρθρο Τα σχέδια παρατηρήσεων και γνωμών που υποβάλλονται στο Συνέδριο ή σε Τμήμα παρέχουν, σε ενημερωτικό σημείωμα, τις εξής πληροφορίες: α) κατάσταση των προσώπων που συμμετείχαν στις εργασίες, με αναφορά τόσο του προβλεπόμενου χρόνου όσο και αυτού που όντως αφιέρωσε στο σχετικό έργο ο καθένας από αυτούς, καθώς και το προβλεπόμενο και το πραγματικό χρονοδιάγραμμα, με αιτιολόγηση τυχόν σημαντικών αποκλίσεων,

27 27 β) κατάσταση των αρχικών παρατηρήσεων του ελέγχου, οι οποίες διαβιβάστηκαν στην Επιτροπή, στα κράτη μέλη ή σε οποιονδήποτε άλλο ελεγχθέντα φορέα, καθώς και των αντίστοιχων απαντήσεων, γ) επιβεβαίωση από τον διευθυντή ότι εφαρμόστηκαν όλες οι διαδικασίες ελέγχου ποιότητας. 2. Μετά από εξέταση από το Τμήμα, το Συνέδριο ή το Τμήμα, στην περίπτωση των εγγράφων που εμπίπτουν στο άρθρο 11, παράγραφος 1 του εσωτερικού κανονισμού, αποφασίζει για τη συνέχεια που πρέπει να δοθεί στα σχέδια παρατηρήσεων και γνωμών που του υποβάλλονται προς έγκριση. 3. Το Συνέδριο ή το Τμήμα, στις περιπτώσεις που αφορά το άρθρο 11, παράγραφος 1, μπορεί να διατάξει το κλείσιμο του φακέλου, να ζητήσει την παράταση του σταδίου της εξέτασης ή να επιλέξει τη συνέχιση της διαδικασίας, ιδίως με την υποβολή προκαταρκτικών παρατηρήσεων ενόψει της ενσωμάτωσής τους στην ετήσια έκθεση ή της κατάρτισης ειδικής έκθεσης. 4. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις και μετά από πρόταση του Μέλους-εισηγητή, το Συνέδριο μπορεί να αποστείλει στα όργανα ορισμένες παρατηρήσεις υπό τη μορφή επιστολής του Προέδρου. Σε περίπτωση παρατηρήσεων οι οποίες εμπίπτουν στην αρμοδιότητα των Τμημάτων, δυνάμει του άρθρου 11, παράγραφος 1 του εσωτερικού κανονισμού, το Τμήμα παραπέμπει την πρόταση στο Συνέδριο. Άρθρο 58 Τα έγγραφα που περιλαμβάνουν παρατηρήσεις ελέγχου, τα οποία δεν εγκρίνονται σε πρώτη ανάγνωση από το Συνέδριο ή από Τμήμα, υποβάλλονται εκ νέου για περαιτέρω ανάγνωση. Τα έγγραφα που υποβάλλονται στο Συνέδριο ή σε Τμήμα για περαιτέρω ανάγνωση πρέπει να συνοδεύονται από έγγραφο επεξηγηματικό σημείωμα, στο οποίο να εκτίθενται οι λόγοι για τους οποίους το Μέλος-εισηγητής δεν μπόρεσε να συμπεριλάβει τις τροποποιήσεις που είχε αποφασίσει το Συνέδριο ή το Τμήμα κατά την προηγούμενη ανάγνωση. Για τις τροποποιήσεις καθαρά τυπικού χαρακτήρα ή σε επείγουσες περιπτώσεις, οι επεξηγήσεις μπορούν να παρέχονται προφορικά. Άρθρο Ο πρόεδρος του Τμήματος κοινοποιεί τις προκαταρκτικές παρατηρήσεις, που εγκρίνονται από το Τμήμα κατ εφαρμογή του άρθρου 11, παράγραφος 1 σε όλα τα Μέλη του Συνεδρίου εντός τριών εργάσιμων ημερών. Η εν λόγω κοινοποίηση μπορεί να πραγματοποιείται και με ηλεκτρονικό τρόπο. 2. Η απόφαση του Τμήματος περί έγκρισης των προκαταρκτικών παρατηρήσεων καθίσταται οριστική μετά την παρέλευση πέντε εργάσιμων ημερών από την ημέρα της κοινοποίησης η οποία ορίζεται στην παράγραφο 1 ανωτέρω, εκτός εάν κατά το διάστημα αυτό τουλάχιστον πέντε Μέλη υποβάλουν στον Πρόεδρο αιτιολογημένο αίτημα το σχετικό έγγραφο να συζητηθεί περαιτέρω και να εγκριθεί από το Συνέδριο. 3. Όταν οι προκαταρκτικές παρατηρήσεις καταστούν οριστικές, διαβιβάζονται από τη Γραμματεία του Συνεδρίου στα ενδιαφερόμενα όργανα, γεγονός που αποτελεί το σημείο έναρξης της διαδικασίας αντιπαράθεσης η οποία προβλέπεται στο άρθρο 144, παράγραφος 1 του δημοσιονομικού κανονισμού.