Àªµ À π Àƒø ø. Ù ÛÈ ÎıÂÛË ÙÔ Ì Ô Ï Ô. π ƒ ªª π. Û ÂÙÈÎ Ì ÙËÓ appleúfiû ÛË ÛÙ ÁÁÚ Ê

Transcript

1 EL Àªµ À π Àƒø ø π ƒ ªª π Ù ÛÈ ÎıÂÛË ÙÔ Ì Ô Ï Ô Û ÂÙÈÎ Ì ÙËÓ appleúfiû ÛË ÛÙ ÁÁÚ Ê appleú ÏÈÔ 2004

2 Ετήσια έκθεση του Συµβουλίου σχετικά µε την πρόσβαση στα έγγραφα 2003 Απρίλιος 2004

3

4 Το παρόν φυλλάδιο περιέχει την ετήσια έκθεση του Συµβουλίου σχετικά µε την εφαρµογή του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα κατά το Η έκθεση, την οποία ενέκρινε το Συµβούλιο τον Απρίλιο 2004, παρουσιάζει τις κανονιστικές, διοικητικές και πρακτικές προσαρµογές στις οποίες προέβη το Συµβούλιο για τη συµµόρφωση προς τις διατάξεις του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001. Η έκθεση παρέχει επίσης πληροφορίες σχετικά µε το δηµόσιο µητρώο των εγγράφων του Συµβουλίου, καθώς και στατιστικά στοιχεία σχετικά µε την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα. Επιπλέον, η έκθεση υπογραµµίζει τις κυριότερες εξελίξεις κατά το δεύτερο έτος εφαρµογής του κανονισµού και περιέχει ανασκόπηση των καταγγελιών που υποβλήθηκαν στον ευρωπαίο διαµεσολαβητή και των προσφυγών ενώπιον του Πρωτοδικείου που αφορούν την πρόσβαση στα έγγραφα του Συµβουλίου. Πρόσθετες πληροφορίες (καθώς και οι προηγούµενες εκθέσεις) όσον αφορά την πρόσβαση στα έγγραφα του Συµβουλίου και άλλα ζητήµατα σχετικά µε τη διαφάνεια παρέχονται στην ιστοσελίδα ενότητα «ιαφάνεια». 3

5

6 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Σελίδα ΕΙΣΑΓΩΓΗ 7 Ι. ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΕΣ, ΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΑΝΑΠΡΟΣΑΡΜΟΓΕΣ 8 1) Έκδοση του κανονισµού (ΕΚ, Ευρατόµ) αριθ. 1700/ ) Το δηµόσιο µητρώο των εγγράφων του Συµβουλίου 10 3) Πρακτικές αναπροσαρµογές 12 4) Εσωτερικές οδηγίες, ηµερίδες κατάρτισης, προσωπικό 14 ΙΙ. ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΑΙΤΗΣΕΩΝ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ 15 Επαγγελµατική προέλευση και γεωγραφική κατανοµή των αιτούντων 16 Τοµείς που αποτελούν το αντικείµενο των αιτήσεων πρόσβασης 17 Αριθµός εξεταζοµένων εγγράφων και αρνήσεων πρόσβασης 18 ΙΙΙ. ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΩΝ ΕΞΑΙΡΕΣΕΩΝ ΑΠΟ ΤΟ ΙΚΑΙΩΜΑ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ 19 Λόγοι άρνησης 19 Εφαρµογή από µέρους των θεσµικών οργάνων των εξαιρέσεων του κανονισµού αριθ. 1049/2001 Η ειδική εξαίρεση για τις νοµικές γνωµοδοτήσεις 21 Συσταλτική ερµηνεία της έννοιας του εγγράφου ενός κράτους µέλους που 22 θεωρείται ως τρίτος Ειδικό καθεστώς των ευαίσθητων εγγράφων 23 IV. ΑΞΙΟΣΗΜΕΙΩΤΑ ΓΕΓΟΝΟΤΑ 25 1) Επέκταση της εφαρµογής του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 στους κοινοτικούς 25 οργανισµούς και υπηρεσίες 2) ιοργανική Επιτροπή 26 3) Πιλοτικό σχέδιο για τη διαφάνεια στον τοµέα ΕΥ 28 4) Ηλεκτρονικό διοργανικό φυλλάδιο σχετικά µε την πρόσβαση στα έγγραφα V. ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΕΣ ΥΠΟΒΛΗΘΕΙΣΕΣ ΣΤΟΝ ΕΥΡΩΠΑΙΟ ΙΑΜΕΣΟΛΑΒΗΤΗ ΚΑΙ ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ ΣΤΗ ΙΚΑΙΟΣΥΝΗ 29 A) ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΕΣ ΥΠΟΒΛΗΘΕΙΣΕΣ ΣΤΟΝ ΕΥΡΩΠΑΙΟ ΙΑΜΕΣΟΛΑΒΗΤΗ 29 Β) ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ ΣΤΗ ΙΚΑΙΟΣΥΝΗ 34 VI. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ 36 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ : ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΥ ΣΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ 39 5

7

8 ΕΥΤΕΡΗΣ ΕΤΗΣΙΑΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΟΣΟΝ ΑΦΟΡΑ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ ΑΡΙΘ. 1049/2001 ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ, ΤΗΣ 30ής ΜΑΪΟΥ 2001, ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΥ ΣΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ, ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το άρθρο 17, παράγραφος 1, του κανονισµού αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συµβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, σχετικά µε την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συµβουλίου και της Επιτροπής ορίζει ότι «κάθε θεσµικό όργανο δηµοσιεύει ετησίως έκθεση για το προηγούµενο έτος που περιλαµβάνει τον αριθµό των περιπτώσεων στις οποίες το θεσµικό όργανο αρνήθηκε την πρόσβαση σε έγγραφα, καθώς και τους λόγους για τις αρνήσεις αυτές και τον αριθµό των ευαίσθητων εγγράφων που δεν καταχωρήθηκαν στο µητρώο». Σύµφωνα µε τη διάταξη αυτή, έκαστο των τριών θεσµικών οργάνων δηµοσίευσε, στις αρχές του 2003, µια πρώτη ετήσια έκθεση σχετικά µε την εφαρµογή του κανονισµού αριθ. 1049/ Σηµειωτέον, εξάλλου, ότι, σύµφωνα µε το άρθρο 17, παράγραφος 2 του κανονισµού αυτού, η Επιτροπή δηµοσίευσε στις 30 Ιανουαρίου , έκθεση σχετικά µε την εφαρµογή των αρχών του κανονισµού αριθ. 1049/2001. Όπως και η πρώτη έκθεση του Συµβουλίου που αφορούσε το έτος 2002, στην παρούσα έκθεση παρατίθενται, στο πρώτο µέρος, οι κανονιστικές, διοικητικές και πρακτικές αναπροσαρµογές στις οποίες προέβη το Συµβούλιο το 2003 προκειµένου να τηρηθούν οι διατάξεις του κανονισµού αριθ. 1049/2001. Το δεύτερο µέρος είναι αφιερωµένο στην ανάλυση των αριθµητικών στοιχείων όσον αφορά τις αιτήσεις πρόσβασης για την περίοδο από 1ης Ιανουαρίου µέχρι 31 εκεµβρίου Το τρίτο µέρος αφορά ειδικότερα την εφαρµογή από µέρους του Συµβουλίου, των εξαιρέσεων από το δικαίωµα πρόσβασης που προβλέπονται από το άρθρο 4 του κανονισµού αριθ. 1049/2001. Στο τέταρτο µέρος αναφέρονται τα αξιοσηµείωτα γεγονότα του δεύτερου έτους εφαρµογής του κανονισµού, και στο πέµπτο µέρος εξετάζονται οι καταγγελίες που υποβλήθηκαν στον Ευρωπαίο ιαµεσολαβητή και οι προσφυγές στη δικαιοσύνη. Τα συµπεράσµατα της έκθεσης περιέχονται στο έκτο και τελευταίο µέρος. Εξάλλου, στην παρούσα έκθεση θίγονται ορισµένες πτυχές που συνδέονται µε την εφαρµογή των εξαιρέσεων οι οποίες προβλέπονται από το άρθρο 4 του κανονισµού αριθ. 1049/2001 και από το καθεστώς που εφαρµόζεται για τα ευαίσθητα έγγραφα, το οποίο αναφέρεται στο άρθρο 9 του κανονισµού, εφόσον οι παρατηρήσεις τις οποίες διατύπωσε η Επιτροπή σχετικά µε τα θέµατα αυτά στην προαναφερόµενη έκθεση αξιολόγησής της επιβάλλουν την παροχή διευκρινίσεων από το Συµβούλιο Έκθεση του Συµβουλίου που εγκρίθηκε στις 8 Απριλίου 2003 (και περιέχεται στο 7957/03 INF 57 API 47 JUR 155 της 31ης Μαρτίου 2003) έκθεση της Επιτροπής, της 29ης Απριλίου 2003 (COM(2003) 216 final) σηµείωµα του Γενικού Γραµµατέα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου στο Προεδρείο, της 23ης Ιανουαρίου 2003 (PE /BUR). COM (2004) 45 final (που περιέχεται στο έγγρ. 5983/04 INF 24). Βλέπε ιδίως το µέρος ΙΙΙ της παρούσας έκθεσης. 7

9 Ι. ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΕΣ, ΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΑΝΑΠΡΟΣΑΡΜΟΓΕΣ Είναι σκόπιµο, µεταξύ των µέτρων τα οποία έθεσε σε εφαρµογή το Συµβούλιο προκειµένου να µεριµνήσει για την τήρηση των διατάξεων του κανονισµού αριθ. 1049/2001, κατά το παρόν δεύτερο πλήρες έτος από την έναρξη εφαρµογής του, να αναφερθούν ειδικότερα τα εξής : - η έκδοση, το Σεπτέµβριο του 2003, του κανονισµού (ΕΚ, Ευρατόµ) αριθ. 1700/2003 για την τροποποίηση του κανονισµού (ΕΟΚ, Ευρατόµ) αριθ. 354/83 για το άνοιγµα στο κοινό των ιστορικών αρχείων (έγγραφα άνω των 30 ετών), - η οργάνωση ηµερίδων κατάρτισης για το προσωπικό της Γενικής Γραµµατείας του Συµβουλίου και τους εθνικούς υπαλλήλους των προσχωρουσών και των υποψηφίων χωρών, καθώς και - η εφαρµογή σειράς τεχνικών προσαρµογών προκειµένου να καταστούν άµεσα προσιτά τα έγγραφα στα οποία το Συµβούλιο χορηγεί µερική πρόσβαση, µέσω του δηµόσιου µητρώου εγγράφων του Συµβουλίου. 1) Η έκδοση του κανονισµού (ΕΚ, Ευρατόµ) αριθ. 1700/2003 Η έκδοση του κανονισµού (ΕΚ, Ευρατόµ) αριθ. 1700/2001 του Συµβουλίου, της 22ας Σεπτεµβρίου, για την τροποποίηση του κανονισµού (ΕΟΚ, Ευρατόµ) αριθ. 354/83 4 ακολουθεί το άρθρο 18, παράγραφος 2, του κανονισµού αριθ. 1049/2001 που προβλέπει ότι «Εντός έξι µηνών από την έναρξη ισχύος του παρόντος κανονισµού, η Επιτροπή εξετάζει κατά πόσον ο κανονισµός (ΕΟΚ, Ευρατόµ) αριθ. 354/83 του Συµβουλίου, της 1ης Φεβρουαρίου 1983, σχετικά µε την πρόσβαση του κοινού στα ιστορικά αρχεία της Ευρωπαϊκής Οικονοµικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατοµικής Ενέργειας είναι σύµφωνος προς τον παρόντα κανονισµό,( )». Είναι σκόπιµο να υπενθυµισθεί, στη συνάρτηση αυτή, ότι δυνάµει του άρθρου 4, παράγραφος 7 του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, οι προβλεπόµενες εξαιρέσεις από το δικαίωµα πρόσβασης ισχύουν µόνον επί τριάντα το πολύ έτη, όποιος και αν είναι ο τόπος όπου φυλάττονται τα έγγραφα. Ωστόσο, όσον αφορά έγγραφα που υπάγονται στις εξαιρέσεις όσον αφορά την ιδιωτική ζωή ή τα εµπορικά συµφέροντα, καθώς και ευαίσθητα έγγραφα, εάν χρειασθεί, οι εξαιρέσεις µπορεί να εξακολουθήσουν να ισχύουν πέραν της χρονικής αυτής περιόδου. 4 8 ΕΕ L 243 της , σ. 1.

10 Σύµφωνα µε τον κανονισµό (ΕΚ, Ευρατόµ) αριθ. 1700/2003 µε τον οποίο ο κανονισµός (ΕΟΚ, Ευρατόµ) αριθ. 354/83 καθίσταται σύµφωνος µε τις διατάξεις του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, οι εξαιρέσεις που αφορούν την προστασία της ιδιωτικής ζωής και της ακεραιότητας του ατόµου, όπως ορίζεται στο άρθρο 4, παράγραφος 1, στοιχείο β) του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, την προστασία των εµπορικών συµφερόντων φυσικού ή νοµικού προσώπου, συµπεριλαµβανοµένης της πνευµατικής ιδιοκτησίας, όπως ορίζεται στο άρθρο 4 παράγραφος 2 πρώτη περίπτωση, του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, καθώς και οι ειδικές διατάξεις που αφορούν τα ευαίσθητα έγγραφα µπορούν, κατά συνέπεια, να εφαρµόζονται, ενδεχοµένως, πέραν χρονικής περιόδου τριάντα ετών. Οµοίως, εξακολουθεί να ισχύει η εξαίρεση που αφορά τα έγγραφα που έχουν διαβαθµισθεί σε κάποιο από τα καθεστώτα απορρήτου που προβλέπονται από το άρθρο 10 του κανονισµού αριθ. 3 του Συµβουλίου, της 31ης Ιουλίου Μολονότι ο κανονισµός (ΕΟΚ, Ευρατόµ) αριθ. 354/83 όπως τροποποιήθηκε µε τον κανονισµό (ΕΚ, Ευρατόµ) αριθ. 1700/2003 έχει πλέον συµµορφωθεί προς τον κανονισµό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 όσον αφορά τα ισχύοντα καθεστώτα εξαίρεσης, ωστόσο υφίσταται µια διαφορά µεταξύ των δύο κανονισµών όσον αφορά τη «θεσµική κάλυψη». Ενώ το πεδίο εφαρµογής του κανονισµού αριθ. 1049/2001 περιορίζεται στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συµβούλιο και την Επιτροπή, οι διατάξεις που διέπουν την πρόσβαση στα ιστορικά αρχεία και οι οποίες προβλέπονται από τον κανονισµό (ΕΟΚ, Ευρατόµ) αριθ. 354/83 αφορούν πάντοτε τα πέντε κοινοτικά θεσµικά όργανα που αναφέρονται στο άρθρο 7 της Συνθήκης ΕΚ και εποµένως αφορούν και το ικαστήριο και το Ελεγκτικό Συνέδριο. Σηµειωτέον, εξάλλου, ότι, µετά από την έκδοση του κανονισµού (ΕΚ, Ευρατόµ) αριθ. 1700/2003 για την τροποποίηση του κανονισµού (ΕΟΚ, Ευρατόµ) αριθ. 354/83, η Ευρωπαϊκή Οικονοµική και Κοινωνική Επιτροπή, η Επιτροπή των Περιφερειών καθώς και οι παρεµφερείς οργανισµοί που έχουν συσταθεί από τον κοινοτικό νοµοθέτη, καλύπτονται επίσης από τις κανονιστικές ρυθµίσεις που διέπουν την πρόσβαση στα ιστορικά αρχεία 5. 5 Όσον αφορά τις λεπτοµέρειες εφαρµογής του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 από τους παρεµφερείς οργανισµούς που έχουν συσταθεί από τον κοινοτικό νοµοθέτη, βλέπε σηµείο 1 του µέρους ΙΙΙ παρακάτω (επέκταση της εφαρµογής του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 στους κοινοτικούς οργανισµούς και υπηρεσίες). 9

11 2) Το δηµόσιο µητρώο των εγγράφων του Συµβουλίου Σύµφωνα µε το άρθρο 11 του κανονισµού αριθ. 1049/2001, τα κοινοτικά θεσµικά όργανα παρέχουν πρόσβαση σε µητρώο εγγράφων µε ηλεκτρονική µορφή. Ο κανονισµός ορίζει, εξάλλου, ότι τα µητρώα αυτά που επιτρέπουν στους πολίτες να εντοπίζουν τα έγγραφα που ενδέχεται να τους ενδιαφέρουν, θα πρέπει να τεθούν σε λειτουργία στις 3 Ιουνίου 2002 το αργότερο. Μόνον το Συµβούλιο διέθετε ήδη, από 1ης Ιανουαρίου 1999, δηµόσιο µητρώο στο ιαδίκτυο πριν από την έναρξη ισχύος του κανονισµού αριθ. 1049/2001. Το µητρώο περιέχει αναφορές σε όλα τα έγγραφα του Συµβουλίου που έχουν καταχωρηθεί µέσω αυτόµατου συστήµατος αρχειοθέτησης. Έτσι, κάθε µη ευαίσθητο έγγραφο που υποβάλλεται στο Συµβούλιο ή σε µια από τις προπαρασκευαστικές οµάδες και επιτροπές του και που χρησιµεύει ως βάση για τις συζητήσεις, ή το οποίο επηρεάζει τη διαδικασία λήψης απόφασης ή αντικατοπτρίζει την πορεία των εργασιών ενός φακέλου, αναφέρεται υποχρεωτικά στο µητρώο. Όσον αφορά τα ευαίσθητα έγγραφα 6, ο συντάκτης διευκρινίζει τις αναφορές που µπορούν, ενδεχοµένως, να περιέχονται στο µητρώο. 7 Το µητρώο επιτρέπει την πρόσβαση στο πλήρες κείµενο µεγάλου αριθµού εγγράφων, τα οποία σύµφωνα µε τις διατάξεις του άρθρου 11, του Παραρτήµατος ΙΙ του εσωτερικού κανονισµού του Συµβουλίου, οφείλουν να καθίστανται απ ευθείας προσιτά στο κοινό µόλις δηµοσιευθούν. Πρόκειται για τις ακόλουθες κατηγορίες εγγράφων : προσωρινές ηµερήσιες διατάξεις των συνόδων του Συµβουλίου και των προπαρασκευαστικών οµάδων και επιτροπών του (πλην ορισµένων οµάδων και επιτροπών που είναι αρµόδιες για στρατιωτικά θέµατα και θέµατα ασφαλείας), έγγραφα τρίτων που έχουν δοθεί στη δηµοσιότητα από το συντάκτη τους ή µε τη συγκατάθεσή του, στο νοµοθετικό τοµέα, σηµειώµατα για σηµεία Ι/Α και σηµεία Α υποβαλλόµενα στην ΕΜΑ και/ή το Συµβούλιο, καθώς και σχέδια νοµοθετικών πράξεων, κοινών θέσεων και κοινών σχεδίων εγκεκριµένων από την Επιτροπή Συνδιαλλαγής, στα οποία παραπέµπουν τα εν λόγω σηµειώµατα, οιοδήποτε άλλο κείµενο εγκριθέν από το Συµβούλιο και προοριζόµενο για δηµοσίευση στην Επίσηµη Εφηµερίδα, έγγραφα σχετικά µε νοµοθετική πράξη µετά τον καθορισµό κοινής θέσης, την έγκριση κοινού σχεδίου από την Επιτροπή Συνδιαλλαγής ή την οριστική έκδοση της πράξης, έγγραφα στα οποία επετράπη πλήρης πρόσβαση σε ένα µέλος του κοινού το οποίο υπέβαλε σχετικά αίτηση Για τους σκοπούς του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, νοούνται ως «ευαίσθητα έγγραφα» τα έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «CONFIDENTIEL», «SECRET» ή «TRES SECRET/TOP SECRET». Βλέπε στη συνάρτηση αυτή το άρθρο 9 παράγραφος 1 του κανονισµού αυτού. Βλέπε το άρθρο 9 παράγραφος 2, καθώς και το άρθρο 11 παράγραφος 2 του κανονισµού αριθ. 1049/2001.

12 Στις 31 εκεµβρίου 2003, στο µητρώο αναφερόταν ότι περιλαµβάνονταν έγγραφα όλων των γλωσσών το περιεχόµενο εγγράφων (ήτοι πλέον του ηµίσεoς των καταχωρηµένων στο µητρώο εγγράφων) ήταν απ ευθείας προσιτό. Κατά συνέπεια, σε σχέση µε το προηγούµενο έτος, ο αριθµός των εγγράφων που έχουν καταχωρηθεί στο µητρώο σηµείωσε αύξηση κατά 25% περίπου ( το 2002 έναντι το 2003), ενώ ο αριθµός εγγράφων που είναι απ ευθείας προσιτά µέσω του µητρώου αυξήθηκε κατά ποσοστό µεγαλύτερο του 48% ( το 2002 έναντι το 2003). Επίσης, στις 31 εκεµβρίου 2003, το µητρώο περιείχε έγγραφα µε την ένδειξη «Ρ/Α» (εν µέρει προσιτά). Τα έγγραφα αυτά δεν ήταν ακόµη προσιτά ηλεκτρονικά, αλλά µπορούσαν να τεθούν στη διάθεση των ενδιαφεροµένων κατόπιν αιτήσεώς τους. Ωστόσο, κάθε νέο έγγραφο που υπόκειται σε µερική πρόσβαση θα καθίσταται εφεξής απ ευθείας προσιτό στο κοινό µέσω του µητρώου. Έτσι, περί τα εκατό έγγραφα που φέρουν στο µητρώο την ένδειξη «Ρ/Α» ήταν ήδη προσιτά ηλεκτρονικά τον Φεβρουάριο του 2004, το δε κοινό θα µπορεί πλέον να συµβουλεύεται µέσω του µητρώου ένα διαρκώς αυξανόµενο αριθµό εγγράφων. Θα πρέπει ωστόσο να διευκρινιστεί ως προς το θέµα αυτό ότι ο συνολικός αριθµός εγγράφων «Ρ/Α» καταχωρηµένων στο µητρώο παραµένει σχετικά σταθερός (περίπου 4.000). Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι µεγάλος αριθµός εγγράφων «Ρ/Α» είναι νοµοθετικοί φάκελοι οι οποίοι δηµοσιοποιούνται πλήρως µόλις ολοκληρωθούν οι σχετικές µε αυτούς διαπραγµατεύσεις. Το 2003, διαφορετικοί χρήστες συνδέθηκαν µέσω του ιαδικτύου µε το δηµόσιο µητρώο του Συµβουλίου πραγµατοποίησαν, συνολικά, επισκέψεις, πράγµα που αντιπροσωπεύει επισκέψεις ηµερησίως, και πραγµατοποίησαν αναζητήσεις πληροφοριών (υπολογιζόµενες µε βάση τον αριθµό επισκεφθεισών οθονών). Κατά την υπό εξέταση περίοδο, παρήχθησαν, σε αµετάφραστη γλωσσική µορφή, 399 ευαίσθητα έγγραφα, εκ των οποίων 17 διαβαθµίσθηκαν ως «SECRET UE» και 382 ως «CONFIDENTIEL UE», όλα στην πρωτότυπη γλώσσα. Μεταξύ των εγγράφων αυτών, 136 έγγραφα «CONFIDENTIEL UE» αναφέρονται στο µητρώο, κατ εφαρµογή των διατάξεων του άρθρου 9, παράγραφος 2, και του άρθρου 11, παράγραφος 2, του κανονισµού αριθ. 1049/

13 3) Πρακτικές αναπροσαρµογές Σύµφωνα µε τις διατάξεις του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, κάθε αίτηση πρόσβασης που αφορά έγγραφα υπό την κατοχή του Συµβουλίου, τα οποία αφορούν θέµατα σχετικά µε τις πολιτικές, τις δραστηριότητες και τις αποφάσεις που εµπίπτουν στην αρµοδιότητα του Συµβουλίου, πρέπει να λαµβάνεται υπόψη, συµπεριλαµβανοµένων των αιτήσεων που αφορούν διαβαθµισµένα έγγραφα. Προκειµένου να διευκολυνθεί η διεκπεραίωση των αιτήσεων που αφορούν διαβαθµισµένα έγγραφα, οι οποίες συνεπάγονται διεξοδική εξέταση από µέρους των αρµοδίων υπηρεσιών της Γενικής Γραµµατείας του Συµβουλίου, θεσπίσθηκε µια ειδική διαδικασία διαβούλευσης. Η διαδικασία αυτή αναµένεται ότι θα επιτρέψει στους ενδιαφερόµενους υπαλλήλους να φέρουν εις αίσιο πέρας την ενίοτε ιδιαίτερα περίπλοκη εξέταση των διαβαθµισµένων φακέλων σε στενή επαφή µε τους συντάκτες και να κοινοποιούν τα πορίσµατα της εξέτασής τους στον αιτούντα σύµφωνα µε τους όρους και εντός των προθεσµιών που ορίζονται από τον κανονισµό αριθ. 1049/2001. Υπενθυµίζουµε, στη συνάρτηση αυτή, ότι η προθεσµία απάντησης είναι 15 εργάσιµες ηµέρες µε δυνατότητα παράτασης κατά 15 εργάσιµες ηµέρες σε περιπτώσεις δεόντως αιτιολογηµένες, λόγου χάρη όταν η αίτηση αφορά πολύ µεγάλο αριθµό εγγράφων. Σηµειωτέον, εξάλλου, ότι κατά µέσο όρο η προθεσµία διεκπεραίωσης των αρχικών αιτήσεων ήταν 7 εργάσιµες ηµέρες το 2003, και ότι για τις αρχικές αιτήσεις, η Γενική Γραµµατεία του Συµβουλίου δεν έκανε χρήση της δυνατότητας παράτασης των προθεσµιών παρά µόνον σε 4,7% των περιπτώσεων (έναντι 5,2% των περιπτώσεων κατά το 2002). Ωστόσο, γίνονται συχνότερα προσφυγές για τις απαντήσεις στις επιβεβαιωτικές αιτήσεις, οι οποίες πρέπει να εξετασθούν από την Οµάδα «Ενηµέρωση» πριν να υποβληθούν στην ΕΜΑ και στο Συµβούλιο προς έγκριση. Όπως προβλέπεται από το άρθρο 4, παράγραφος 6 του κανονισµού αριθ. 1049/2001, το Συµβούλιο εξετάζει συστηµατικά τη δυνατότητα χορήγησης µερικής πρόσβασης στα αιτούµενα έγγραφα. Η πρακτική αυτή παρέχει τη δυνατότητα να εξασφαλισθεί µεγαλύτερη διαφάνεια, ιδίως στο νοµοθετικό τοµέα. Κατά κανόνα, το Συµβούλιο χορηγεί πρόσβαση στο περιεχόµενο των προπαρασκευαστικών εγγράφων που αφορούν νοµοθετικές πράξεις οι οποίες εξακολουθούν να αποτελούν αντικείµενο συζητήσεων, αλλά χωρίς να κατονοµάζονται οι αντιπροσωπείες. Έτσι, οι ενδιαφερόµενοι µπορούν να παρακολουθήσουν τη διεξαγωγή των εργασιών χωρίς να θίγεται η διαδικασία λήψης απόφασης του θεσµικού οργάνου. 12

14 Μέχρι τα τέλη του 2003, τα έγγραφα για τα οποία το Συµβούλιο χορηγούσε µερική πρόσβαση, δεν ήταν απ ευθείας προσιτά µέσω του δηµόσιου µητρώου των εγγράφων του Συµβουλίου. Αντιθέτως, τα πρόσωπα που επιθυµούσαν να συµβουλευθούν έγγραφο στο οποίο η πρόσβαση ήταν µερική και που έφερε, κατά συνέπεια, την ένδειξη «Ρ/Α» του µητρώου, είχαν πάντα τη δυνατότητα να υποβάλουν αίτηση πρόσβασης στη µονάδα «ιαφάνεια Πρόσβαση στα έγγραφα» της Γενικής Γραµµατείας του Συµβουλίου η οποία εν συνεχεία τους απέστελλε τα σχετικά έγγραφα. Ωστόσο, όπως ήδη αναφέρθηκε, το 2003 πραγµατοποιήθηκε σειρά τεχνικών αναπροσαρµογών, και κατά συνέπεια οι πολίτες έχουν πλέον τη δυνατότητα ηλεκτρονικής πρόσβασης σε κάθε νέο έγγραφο στο οποίο το Συµβούλιο χορηγεί µερική πρόσβαση. Υπενθυµίζουµε, στη συνάρτηση αυτή, ότι δηµιουργήθηκε στο πλαίσιο της πύλης της Ευρωπαϊκής Ένωσης µια ενιαία ιστοσελίδα στον ιστοχώρο «Europa» ( που παρέχει στους πολίτες τη δυνατότητα πρόσβασης στα µητρώα των διαφόρων θεσµικών και λοιπών οργάνων της ΕΕ. Για τη µεγαλύτερη προβολή των δηµοσίων µητρώων των εγγράφων των ευρωπαϊκών θεσµικών οργάνων, υπάρχει πλέον στην εισαγωγική σελίδα του Συµβουλίου ηλεκτρονικός σύνδεσµος ( στον τίτλο «ιαφάνεια», που επισηµαίνει κατ αυτόν τον τρόπο στους χρήστες του ιστοχώρου του Συµβουλίου την ύπαρξη της ενιαίας αυτής πύλης. Η πύλη αυτή παρέχει στους ενδιαφερόµενους τη δυνατότητα όχι µόνον πρόσβασης στα µητρώα των θεσµικών και άλλων οργάνων της ΕΕ, αλλά και παρακολούθησης της διαδικασίας λήψης αποφάσεων στο πλαίσιο των θεσµικών οργάνων και στο διοργανικό πλαίσιο, επιλέγοντας τον τίτλο «OEIL» (νοµοθετικό παρατηρητήριο) ή τον τίτλο «Pre-Lex» (παρακολούθηση των διοργανικών διαδικασιών). Επισηµαίνουµε, τέλος, τη δυνατότητα που παρέχεται στο κοινό να παρακολουθεί την πορεία των εργασιών σχετικά µε τους φακέλους που υπόκεινται στη διαδικασία συναπόφασης (δηλαδή τη διαδικασία των νοµοθετικών πράξεων που εκδίδονται από κοινού από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συµβούλιο) µέσω ηλεκτρονικού συνδέσµου που περιέχεται στην εισαγωγική σελίδα του Συµβουλίου ( Ο σύνδεσµος αυτός παρέχει στους ενδιαφερόµενους τη δυνατότητα πρόσβασης σε βάση δεδοµένων, η οποία τροφοδοτείται καθηµερινά από την υπηρεσία «Νοµοθετικές διαδικασίες µε συναπόφαση». Τα έγγραφα του Συµβουλίου που αναφέρονται στην εν λόγω βάση δεδοµένων είναι επίσης αρχειοθετηµένα στο δηµόσιο µητρώο εγγράφων του Συµβουλίου, και δεν µένει στους χρήστες της βάσης δεδοµένων «συναπόφαση» παρά να επιλέξουν τον αριθµό ενός εγγράφου του Συµβουλίου που αναφέρεται στη βάση για να βρουν το εν λόγω έγγραφο στο δηµόσιο µητρώο του Συµβουλίου. 13

15 4) Εσωτερικές οδηγίες, ηµερίδες κατάρτισης, προσωπικό Τον Ιανουάριο του 2003, εκπονήθηκε οδηγός της διαφάνειας για τους εκπροσώπους και το προσωπικό της Γενικής Γραµµατείας του Συµβουλίου, σηµαντικό µέρος του οποίου είναι αφιερωµένο στην πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα. Ο οδηγός αυτός ο οποίος είναι εσωτερικής χρήσης έχει ως στόχο την υπενθύµιση των αρχών και των µέσων που εφαρµόζονται στον τοµέα της διαφάνειας και της πρόσβασης στα έγγραφα καθώς και να παρέχει πρακτικές πληροφορίες σχετικά µε τις λεπτοµέρειες εφαρµογής των µέσων αυτών. Τον Ιανουάριο του 2004, η µονάδα «ιαφάνεια Πρόσβαση στα έγγραφα του Συµβουλίου» εκπόνησε µια νέα εκδοχή του οδηγού, η οποία συµπληρώνεται µε σύνοψη της νοµολογίας που εφαρµόζεται στον τοµέα αυτό. Παράλληλα µε τις ηµερίδες κατάρτισης που οργανώθηκαν το 2003 για τους υπαλλήλους του Συµβουλίου που είναι επιφορτισµένοι µε την παραγωγή των εγγράφων προκειµένου να εξοικειωθούν µε τις ακολουθητέες διαδικασίες και πρακτική στον τοµέα της πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα, οργανώθηκαν παρόµοιες ηµερίδες κατάρτισης για τους εθνικούς υπαλλήλους των προσχωρουσών και των υποψηφίων χωρών. Το 2003, η µονάδα «ιαφάνεια, πρόσβαση στα έγγραφα, ενηµέρωση του κοινού» της Γενικής Γραµµατείας του Συµβουλίου (Γ ΣΤ) απαρτιζόταν από 14 υπαλλήλους, κατανεµηµένους ως εξής: Πρόσβαση στα έγγραφα : Νοµοθετική διαφάνεια : Ενηµέρωση του κοινού : 1Α, 1LA, 2B, 4C και 1D 1B και 1C 3C 14

16 ΙΙ. ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΑΙΤΗΣΕΩΝ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ Τις αιτήσεις πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα του Συµβουλίου εξετάζει σε πρώτη φάση η Γενική Γραµµατεία του Συµβουλίου. Εάν η Γενική Γραµµατεία αρνηθεί εν µέρει ή εν όλω την πρόσβαση σε ένα έγγραφο, ο αιτών µπορεί να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση προκειµένου να αναθεωρήσει το Συµβούλιο τη θέση του. Σε περίπτωση πλήρους ή µερικής απόρριψης µιας επιβεβαιωτικής αίτησης, ο αιτών µπορεί να υποβάλει είτε καταγγελία στον Ευρωπαίο ιαµεσολαβητή, είτε προσφυγή ενώπιον του Πρωτοδικείου των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, είτε αµφότερα. Το Παράρτηµα της παρούσας έκθεσης περιέχει στατιστικές για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Συµβουλίου για τα πρώτα δύο πλήρη έτη µετά από την έναρξη ισχύος του κανονισµού αριθ. 1049/2001. Κατά την υπό εξέταση περίοδο, ζητήθηκαν από το Συµβούλιο έγγραφα και, στα πλαίσια αυτά, υποβλήθηκαν στο Συµβούλιο αιτήσεις πρόσβασης του κοινού. Σε σχέση µε το προηγούµενο έτος, ο αριθµός των αιτήσεων παρουσιάζει άνοδο κατά 18,4% (2.391 το 2002 έναντι το 2003) ενώ ο αριθµός ζητούµενων εγγράφων αυξήθηκε κατά 34,7% (9.349 το 2002 έναντι το 2003). Σηµειωτέον ότι ο αριθµός εγγράφων που καθίστανται προσιτά εν όλω ή εν µέρει (µετά από αρχικές ή επιβεβαιωτικές αιτήσεις) αυξήθηκε επίσης κατά το 2003 σε σχέση µε το 2002 (συνολικά το 2002 έναντι το 2003, πράγµα που αντιστοιχεί σε αύξηση κατά 33,4% του αριθµού των εγγράφων που δηµοσιοποιήθηκαν το 2003 σε σχέση µε το προηγούµενο έτος). Ο συνολικός αριθµός εγγράφων που δηµοσιοποιήθηκαν το 2003 σηµείωσε αύξηση κατά 27,1% σε σχέση µε το 2002 (συνολικά το 2002 έναντι το 2003). Ο αριθµός εγγράφων που δηµοσιοποιήθηκαν εν µέρει το 2003 αντικατοπτρίζει ακόµη µεγαλύτερη αύξηση, ήτοι αύξηση κατά 80,5% (συνολικά το 2002 έναντι το 2003). 15

17 Όπως καταδεικνύουν τα στατιστικά στοιχεία σχετικά µε τον αριθµό αναζητήσεων πληροφοριών στο δηµόσιο µητρώο εγγράφων του Συµβουλίου µέσω του ιαδικτύου, το ιαδίκτυο έχει καταστεί ένα ερευνητικό εργαλείο το οποίο προτιµούν οι πολίτες που επιθυµούν να παρακολουθούν εκ του σύνεγγυς τις δραστηριότητες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Η αύξηση του αριθµού των ζητούµενων εγγράφων επιβεβαιώνει σαφώς την εντύπωση αυτή, δεδοµένου ότι οι αιτήσεις πρόσβασης αφορούν σχεδόν αποκλειστικά έγγραφα που αναφέρονται στο µητρώο και τα οποία δεν είναι απ ευθείας προσιτά από τη στιγµή κυκλοφορίας τους στο Συµβούλιο. Τούτου δοθέντος, σηµαντικός αριθµός εγγράφων που έχουν αποτελέσει αντικείµενο αίτησης πρόσβασης µπόρεσαν να δηµοσιοποιηθούν, αν όχι εν όλω, τουλάχιστον εν µέρει, αφού εξετάσθηκαν από τις αρµόδιες υπηρεσίες της Γενικής Γραµµατείας του Συµβουλίου. Αυτό ισχύει ιδίως για τα έγγραφα που αφορούν ζητήµατα τα οποία εξακολουθούν να συζητούνται στα πλαίσια του Συµβουλίου κατά τη χρονική στιγµή της καταχώρησής τους στο µητρώο και τα οποία, ως εκ τούτου, δεν καθίστανται αυτοµάτως προσιτά στο κοινό µόλις κυκλοφορήσουν. 8 Επαγγελµατική προέλευση και γεωγραφική κατανοµή των αιτούντων Όσον αφορά τις αρχικές αιτήσεις, οι αιτούντες είναι κυρίως σπουδαστές και ερευνητές (23,9%). Περιλαµβάνονται επίσης στις πλέον εκπροσωπούµενες κοινωνικο-επαγγελµατικές κατηγορίες οι δικηγόροι (12,8%), ο βιοµηχανικός και ο εµπορικός τοµέας (10,7%) και οι οµάδες πίεσης (10,7%). εδοµένου ότι οι αιτούντες δεν υποχρεούνται να δηλώσουν την ταυτότητά τους ούτε να αιτιολογήσουν την αίτησή τους, η οποία κατά κανόνα διαβιβάζεται ηλεκτρονικά, είναι άγνωστο το επάγγελµα σηµαντικού ποσοστού αιτούντων (17,2%). Στα πλαίσια των επιβεβαιωτικών αιτήσεων, η πλειονότητα των αιτούντων είναι επίσης σπουδαστές ή ερευνητές (34,2%). Οι δηµοσιογράφοι αντιπροσωπεύουν µόνον το 5,3% των αιτούντων στην επιβεβαιωτική φάση πράγµα που εξηγείται ιδίως από το γεγονός ότι τα δηµόσια µητρώα εγγράφων των θεσµικών οργάνων συνιστούν απλώς µια πηγή πληροφοριών µεταξύ άλλων. Εξάλλου, οι δηµοσιογράφοι, στη µεγάλη τους πλειοψηφία, ενδιαφέρονται µάλλον για την άµεση επικαιρότητα. Εποµένως δεν είναι απορίας άξιο το γεγονός ότι οι αιτήσεις πρόσβασης (ελάχιστες) τις οποίες υποβάλλουν δηµοσιογράφοι αφορούν κατ ουσία τη δηµοσιογραφία που ασχολείται µε έρευνες και ως εκ τούτου έχουν τον ίδιο χαρακτήρα µε τις αιτήσεις πρόσβασης που προέρχονται από τον πανεπιστηµιακό χώρο. 8 Σηµειωτέον στη συνάρτηση αυτή ότι σύµφωνα µε το άρθρο 11 παράγραφος 6 του Παραρτήµατος ΙΙ του εσωτερικού κανονισµού του Συµβουλίου, τα έγγραφα τα οποία καλύπτονται προσωρινά από τις διατάξεις του άρθρου 4, παράγραφος 3, πρώτο εδάφιο, του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 (προστασία της διαδικασίας λήψης απόφασης του Συµβουλίου) δηµοσιοποιούνται εν όλω µόλις ολοκληρωθούν οι διαπραγµατεύσεις στις οποίες αναφέρονται. Πράγµατι, ενόσω διαρκούν οι διαπραγµατεύσεις, το Συµβούλιο χορηγεί µερική µόνον πρόσβαση, εν γένει, ιδίως αν τα εν λόγω έγγραφα αντικατοπτρίζουν τις θέσεις εκάστης αντιπροσωπείας. Η πρακτική αυτή επιτρέπει, αφενός, την προστασία της διαδικασίας λήψης αποφάσεων του Συµβουλίου και, αφετέρου, την παροχή στους ενδιαφεροµένους των εγγράφων που αφορούν θέµατα επικαιρότητας, παρέχοντάς τους κατ αυτόν τον τρόπο τη δυνατότητα να παρακολουθήσουν τις διεξαγόµενες εργασίες. 16

18 Όσον αφορά τη γεωγραφική κατανοµή των αιτούντων, είναι σκόπιµο να σηµειωθεί ότι η πλειονότητα των αρχικών αιτήσεων προέρχονται από το Βέλγιο (24,6%), τη Γερµανία (14,2%) και το Ηνωµένο Βασίλειο (9,4%). Οι αιτήσεις που προέρχονται από τρίτες χώρες (εκτός της ΕΕ) αντιπροσωπεύουν το 5,3% του συνόλου. Οι δε επιβεβαιωτικές αιτήσεις προέρχονται κυρίως από τις ακόλουθες τέσσερις χώρες: Κάτω Χώρες (28,9%), Βέλγιο (26,3%), Ηνωµένο Βασίλειο (18,4%) και Γερµανία (15,8%). 9 Σηµειωτέον ότι πολλές πολυεθνικές επιχειρήσεις και διεθνή δικηγορικά γραφεία καθώς και µεγάλος αριθµός ενώσεων, που εκπροσωπούν τους διάφορους οικονοµικούς και βιοµηχανικούς τοµείς σε ευρωπαϊκό επίπεδο, έχουν την έδρα τους στις Βρυξέλλες πράγµα που εξηγεί το σχετικά υψηλό αριθµό αρχικών αιτήσεων πρόσβασης και επιβεβαιωτικών αιτήσεων που προέρχονται από το Βέλγιο. Τοµείς που αποτελούν το αντικείµενο αιτήσεων πρόσβασης Όσον αφορά τους τοµείς που αποτελούν το αντικείµενο αιτήσεων, διαπιστώνεται σταθερά ιδιαίτερο ενδιαφέρον για τη δικαιοσύνη και τις εσωτερικές υποθέσεις (22%), παρά το γεγονός ότι το ποσοστό αυτό έχει σηµειώσει πτώση σε σχέση µε τα προηγούµενα έτη. 10 Εν συνεχεία, κατά φθίνουσα τάξη, οι αιτήσεις αφορούν έγγραφα σχετικά µε την εσωτερική αγορά (16,3%), τις εξωτερικές σχέσεις και την ΚΕΠΠΑ (9,1%), την οικονοµική και νοµισµατική πολιτική (9%) και το περιβάλλον (5,2%). Το ενδιαφέρον που επιδεικνύουν οι αιτούντες στους τοµείς της εσωτερικής αγοράς (16,3% των αιτήσεων το 2003 έναντι 14,7% το 2002), της ΚΕΠΠΑ (9,1% το 2003 έναντι 8,6% του 2002) και της οικονοµικής και νοµισµατικής πολιτικής (9% το 2003 έναντι 10,7% το 2002) παραµένει σχετικά σταθερό, ενώ το ποσοστό των αιτήσεων που αφορούν το περιβάλλον έχει σηµειώσει µείωση σε σχέση µε το προηγούµενο έτος (5,2% το 2003 έναντι 7,9% το 2002). Σηµειωτέον, ωστόσο, ότι το ποσοστό των αιτήσεων που αφορούν την εσωτερική αγορά παρουσιάζει σταθερή άνοδο από το 1999 και µετά Το 2002, οι περισσότερες αρχικές αιτήσεις προέρχονταν επίσης από τις προαναφερόµενες τρίτες χώρες, δηλαδή από το Βέλγιο (27,5%), τη Γερµανία (13%) και το Ηνωµένο Βασίλειο (9,8%) ενώ οι επιβεβαιωτικές αιτήσεις προέρχονταν κυρίως από το Ηνωµένο Βασίλειο (40,9%). Το 1999, οι αιτήσεις που αφορούν τη δικαιοσύνη και τις εσωτερικές υποθέσεις αντιπροσώπευαν 37% των αιτήσεων πρόσβασης, ενώ το ποσοστό αυτό κατήλθε σε 29% το 2000, σε 29,5% το 2001 και σε 24,4% το Το 1999, έτος της έναρξης λειτουργίας του δηµόσιου µητρώου εγγράφων του Συµβουλίου, µόνον το 6% των αιτήσεων πρόσβασης αφορούσαν την εσωτερική αγορά. Έκτοτε, το ποσοστό αυτό ανήλθε σε 10% το 2000, σε 14,5% το 2001, σε 14,7% το 2002 και έφθασε το 16,3% το

19 Αριθµός εξεταζοµένων εγγράφων και αρνήσεων πρόσβασης Κατά την υπό εξέταση περίοδο, η Γενική Γραµµατεία εξέτασε έγγραφα και εξ αυτών κατέστησε προσιτά στο κοινό σε αρχική φάση (απάντηση της Γενικής Γραµµατείας εξ ονόµατος του Συµβουλίου), υποβλήθηκαν 45 επιβεβαιωτικές αιτήσεις, που αφορούσαν 161 έγγραφα, οι οποίες είχαν ως αποτέλεσµα να αποφασίσει το Συµβούλιο να δηµοσιοποιήσει ακόµη 63 έγγραφα (22 εν όλω και 41 εν µέρει). Εποµένως, από τα ζητηθέντα έγγραφα κατά την υπό εξέταση περίοδο, το Συµβούλιο αρνήθηκε να δηµοσιοποιήσει (αρχικές και επιβεβαιωτικές αιτήσεις), πράγµα που αντιστοιχεί σε ποσοστό πρόσβασης 71,7% (ζητηθέντα έγγραφα και έγγραφα που δηµοσιοποιήθηκαν εν όλω) ή 87,4% αν ληφθούν υπόψη και τα έγγραφα για τα οποία χορηγήθηκε µερική πρόσβαση. Μολονότι το ποσοστό πρόσβασης στα έγγραφα του Συµβουλίου κατά το 2003 παραµένει σταθερό σε σχέση µε το έτος 2002 ανερχόταν σε 87,4% το 2003 έναντι 88,6% το 2002 τα αριθµητικά αυτά στοιχεία πρέπει, ωστόσο, να αντιπαραβληθούν προς την αύξηση του αριθµού ζητηθέντων εγγράφων (που αυξήθηκε κατά 34,7%) καθώς και του αριθµού δηµοσιοποιηµένων εγγράφων (που αυξήθηκε κατά 33,4%) έναντι του προηγουµένου έτους, καθώς και προς τον αυξανόµενο αριθµό εγγράφων που καθίστανται απ ευθείας προσιτά µέσω του µητρώου µόλις κυκλοφορήσουν Υπενθυµίζουµε, στη συνάρτηση αυτή, ότι οι αιτήσεις πρόσβασης αφορούν σχεδόν αποκλειστικά καταχωρηµένα έγγραφα, αλλά τα οποία δεν είναι απ ευθείας προσιτά µέσω του µητρώου. Σε λιγότερες από το 2% των περιπτώσεων έχουν υπολογισθεί (για καθαρά τεχνικούς λόγους) στις στατιστικές του Συµβουλίου έγγραφα τα οποία έχουν ήδη δηµοσιοποιηθεί µετά από αιτήσεις πρόσβασης που αφορούν άλλα έγγραφα. 18

20 ΙΙΙ. ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΩΝ ΕΞΑΙΡΕΣΕΩΝ ΑΠΟ ΤΟ ΙΚΑΙΩΜΑ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ Λόγοι άρνησης Όσον αφορά τις αρχικές αιτήσεις, ο πρώτος λόγος του οποίου γίνεται συχνότερα επίκληση είναι η προστασία της διαδικασίας λήψης αποφάσεων που αντιπροσωπεύει σχεδόν το ένα τρίτο των αρνήσεων (31,2%), και εν συνεχεία προβάλλονται η προστασία του δηµόσιου συµφέροντος όσον αφορά τις διεθνείς σχέσεις (28,7%), η προστασία του δηµόσιου συµφέροντος όσον αφορά τη δηµόσια ασφάλεια (16%) και η προστασία των νοµικών γνωµοδοτήσεων (10,9%). Στο 8,4% των περιπτώσεων, γίνεται επίκληση πολλών λόγων: έτσι, η προστασία της διαδικασίας λήψης αποφάσεων είναι ένας λόγος που συνδέεται συχνά µε την προστασία του δηµοσίου συµφέροντος όσον αφορά τις διεθνείς σχέσεις (7,9%) ή (σε µικρότερο βαθµό) τη δηµοσιονοµική, νοµισµατική ή οικονοµική πολιτική της Κοινότητας ή ενός κράτους µέλους (0,5%) ή ακόµη τη δηµόσια ασφάλεια (0,4%). Όσον αφορά τις επιβεβαιωτικές αιτήσεις, είναι σκόπιµο να σηµειωθεί ότι έγινε επίκληση του λόγου της προστασίας του δηµοσίου συµφέροντος όσον αφορά τις διεθνείς σχέσεις στο 61,6% των απορριπτικών αποφάσεων το 2003, ενώ ο λόγος αυτός είχε χρησιµοποιηθεί µόνον στο 7,3% των περιπτώσεων το Έγινε δε επίκληση της προστασίας της διαδικασίας λήψης αποφάσεων στο 14,2% των περιπτώσεων το 2003, ενώ κατά το 2002 είχε χρησιµοποιηθεί ο λόγος αυτός στο 38,2% των απορριπτικών αποφάσεων. Σηµειωτέον, τέλος, ότι στο 4% των απορριπτικών αποφάσεων, ο λόγος αυτός συσχετίσθηκε µε άλλους λόγους άρνησης, όπως η προστασία του δηµοσίου συµφέροντος όσον αφορά τη δηµοσιονοµική, νοµισµατική ή οικονοµική πολιτική της Κοινότητας ή ενός κράτους µέλους (2% των περιπτώσεων), τη δηµόσια ασφάλεια (1% των περιπτώσεων) ή ακόµη την προστασία των δικαστικών διαδικασιών και των νοµικών γνωµοδοτήσεων (1% των περιπτώσεων). 19

21 Εφαρµογή από µέρους των θεσµικών οργάνων των εξαιρέσεων του κανονισµού αριθ. 1049/2001 Στην έκθεσή της, της 30ής Ιανουαρίου 2004, σχετικά µε την εφαρµογή των αρχών του κανονισµού αριθ. 1049/2001, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή παρουσίασε πίνακα που αντικατοπτρίζει την κατανοµή των λόγων τους οποίους επικαλέσθηκαν το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συµβούλιο και η Επιτροπή, το 2002, στις απορριπτικές τους αποφάσεις σε αρχική φάση, 13 πράγµα που συνεπάγεται ότι µόνον το Συµβούλιο επικαλείται την προστασία του δηµοσίου συµφέροντος όσον αφορά τις διεθνείς σχέσεις (που αντιπροσωπεύει το 24,6% των αρνήσεων) και τη δηµόσια ασφάλεια (23,1% των περιπτώσεων) ως κύριους λόγους άρνησης, ενώ το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο αιτιολόγησε κυρίως τις αρνήσεις αρχικών αιτήσεων στις οποίες προέβη επικαλούµενο την προστασία προσωπικών δεδοµένων και νοµικές διαδικασίες και γνωµοδοτήσεις (που αντιπροσωπεύουν το 22,2% και 55,6% των αρνήσεων αντιστοίχως). Η Επιτροπή, από πλευράς της, επικαλέσθηκε κυρίως την προστασία των στόχων των δραστηριοτήτων επιτήρησης, έρευνας και λογιστικού ελέγχου ως αιτία της άρνησης (στο 35,9% των περιπτώσεων). Ωστόσο, όπως επισηµαίνει η Επιτροπή στην έκθεσή της, τα αριθµητικά αυτά στοιχεία είναι απλώς ενδεικτικά και δεν µπορούν, κατά συνέπεια, να χρησιµεύσουν ως βάση για µια αντικειµενική σύγκριση. Η Επιτροπή τονίζει, εν προκειµένω, ότι τα στοιχεία του Συµβουλίου και της Επιτροπής αφορούν σχεδόν αποκλειστικά τις αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφα που δεν έχουν ακόµη δηµοσιοποιηθεί και η δηµοσιοποίηση των οποίων, σε µεγάλο αριθµό περιπτώσεων, θα έβλαπτε τα συµφέροντα που προστατεύονται από τις διατάξεις του κανονισµού αριθ. 1049/2001. Αντιθέτως, ο απολογισµός του µητρώου του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου αναφέρει όλες τις αιτήσεις πρόσβασης που του απευθύνονται επισήµως, συµπεριλαµβανοµένων των αιτήσεων που αφορούν έγγραφα τα οποία είναι ήδη προσιτά στο κοινό. Όπως επισηµαίνει, δικαιολογηµένα, η Επιτροπή στην προαναφερόµενη έκθεσή της, η συχνότητα επίκλησης από τα τρία θεσµικά όργανα της µιας ή της άλλης εξαίρεσης ως λόγου άρνησης καταδεικνύει απλώς τη σχετική σηµασία των εξαιρέσεων αυτών σε σχέση µε το σύνολο των αρνητικών αποφάσεων του εκάστοτε θεσµικού οργάνου. Εξάλλου, η φαινοµενική διαφορά όσον αφορά την εφαρµογή των εξαιρέσεων από τα διάφορα θεσµικά όργανα αντικατοπτρίζει µάλλον τις διαφορές µεταξύ των αποστολών και των δραστηριοτήτων τους και δεν συνιστά διαφορετική ερµηνεία των διατάξεων του κανονισµού Βλέπε έγγραφο COM(2004) 45 final, σ. 16.

22 Το γεγονός ότι, στην περίπτωση του Συµβουλίου, η προστασία του δηµοσίου συµφέροντος όσον αφορά τις διεθνείς σχέσεις (που αντιπροσώπευε 28,7% των αρνήσεων το 2003 έναντι 24,6% των αρνήσεων το 2002) και τη δηµόσια ασφάλεια (που αναφέρθηκε στο 16% των περιπτώσεων το 2003 και στο 23,1% των περιπτώσεων το 2002) συγκαταλέγονται µεταξύ των εξαιρέσεων των οποίων έγινε συχνότερη επίκληση σε αρχική φάση από το Συµβούλιο, εξηγείται, εποµένως, κυρίως λόγω του ειδικού του ρόλου στο πλαίσιο της υλοποίησης της κοινής εξωτερικής πολιτικής και πολιτικής της ασφάλειας καθώς και της συνεργασίας σε θέµατα δικαιοσύνης και εσωτερικών υποθέσεων. Η ειδική εξαίρεση για τις νοµικές γνωµοδοτήσεις Η αιτιολόγηση που βασίζεται στην προστασία τη δικαστικών διαδικασιών και των νοµικών γνωµοδοτήσεων (εξαίρεση η οποία προβλέπεται στο άρθρο 4 παράγραφος 2, δεύτερη περίπτωση του κανονισµού αριθ. 1049/2001) χρησιµοποιήθηκε, στη µεν αρχική φάση, στο 10,9% των αποφάσεων άρνησης κατά το 2003 (και στο 11,4% των περιπτώσεων κατά το 2002), στη δε επιβεβαιωτική φάση, στο 7,1% των αποφάσεων άρνησης κατά το 2003 (έναντι του 23,6% των αρνητικών αποφάσεων κατά το 2002). Μολονότι η εξαίρεση αυτή δεν είναι η αιτιολογία άρνησης που χρησιµοποιεί συχνότερα το Συµβούλιο και µολονότι το Συµβούλιο την ερµηνεύει και την εφαρµόζει κατά συσταλτικό τρόπο όπως και κάθε άλλη εξαίρεση του δικαιώµατος πρόσβασης ώστε να µην θίγει τη γενική αρχή της πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα του οργάνου, πρέπει να υπογραµµιστεί η σηµασία της για την εύρυθµη λειτουργία και την αποτελεσµατικότητα των εργασιών του οργάνου. 21

23 Βάσει της νοµολογίας που έχει καθιερωθεί εδώ και πολλά χρόνια 14, το Συµβούλιο κρίνει ότι οι ανεξάρτητες γνωµοδοτήσεις που παρέχει η Νοµική Υπηρεσία στο Συµβούλιο του επιτρέπουν να εξασφαλίζει τη συµβατότητα των πράξεών του προς το κοινοτικό δίκαιο και να προωθεί τις συζητήσεις για τις νοµικές πτυχές ενός φακέλου. Εάν το Συµβούλιο στερηθεί του µέσου αυτού, θα υποβαθµιστεί η αποτελεσµατικότητα των εργασιών του. Για το λόγο αυτόν, είναι προς το δηµόσιο συµφέρον να διαθέτει το Συµβούλιο γνώµες πλήρως ανεξάρτητες 15. Συσταλτική ερµηνεία της έννοιας του εγγράφου ενός κράτους µέλους που θεωρείται ως τρίτος Όσον αφορά την έννοια του «εγγράφου που προέρχεται από κράτος µέλος», το Συµβούλιο την ερµηνεύει κατά συσταλτικό τρόπο ο οποίος λαµβάνει υπόψη το γεγονός ότι, όταν συµµετέχουν στις εργασίες του Συµβουλίου, οι αντιπρόσωποι των κρατών µελών δεν είναι πρόσωπα ή οντότητες ανεξάρτητες από αυτό, ως όργανο, αλλά αποτελούν µέρη του. Συνεπώς, τα έγγραφα που προέρχονται από κράτη µέλη, τα οποία τα κράτη µέλη εκπονούν ως µέλη του Συµβουλίου, πρέπει να θεωρούνται έγγραφα του Συµβουλίου. Άρα, µόνον τα έγγραφα που εκπονούν τα κράτη µέλη και στα οποία διατυπώνουν τις απόψεις τους ως κράτη µέλη και όχι ως µέλη του Συµβουλίου στο πλαίσιο των εργασιών του οργάνου θεωρούνται έγγραφα τρίτων. Για το λόγο αυτόν, το Συµβούλιο επικαλέσθηκε την εξαίρεση του άρθρου 4 παράγραφος 5 του κανονισµού αριθ. 1049/2001 (έλλειψη προηγούµενης συµφωνίας του κράτους µέλους από το οποίο προέρχεται το έγγραφο) ως αιτιολόγηση της άρνησης µόνον σε µία περίπτωση το Βλ. εν προκειµένω, τη διάταξη του Πρωτοδικείου, της 3ης Μαρτίου 1998, στην υπόθεση Τ-610/97 R, Carlsen και άλλοι κατά Συµβουλίου, Συλλογή 1998, σ. ΙΙ-435, σηµεία 45 έως 47, καθώς και την απόφασή του, της 8ης Νοεµβρίου 2000, στην υπόθεση Τ-44/97, Ghignone και άλλοι κατά Συµβουλίου, Συλλογή 2000, σ. ΙΙ-1023, σηµεία 47 και 48. Η νοµολογία αυτή χρησιµοποιήθηκε από το ικαστήριο στη διάταξή του της 23ης Οκτωβρίου 2002 στην υπόθεση C-445/00, Αυστρία κατά Συµβουλίου, σηµείο 12. Υπενθυµίζεται, εν προκειµένω, ότι στο Πρωτοδικείο έχει υποβληθεί προσφυγή ακυρώσεως από τον κ. Maurizio Turco ο οποίος αµφισβητεί τη νοµιµότητα µιας απόφασης του Συµβουλίου µε την οποία το Συµβούλιο του αρνείται, µεταξύ άλλων, πρόσβαση σε ορισµένα µέρη µιας γνώµης της Νοµικής Υπηρεσίας του Συµβουλίου. Η υπόθεση αυτή (Τ-84/03), Maurizio Turco κατά Συµβουλίου, εξακολουθεί να εκκρεµεί. Σηµειωτέον, εξάλλου, ότι για το ζήτηµα αυτό έχουν υποβληθεί δύο καταγγελίες στο ιαµεσολαβητή (1542/2000/ΡΒ και 1510/2002/ΡΒ) οι οποίες αναφέρονται στο µέρος V της ανά χείρας έκθεσης.

24 Ειδικό καθεστώς των ευαίσθητων εγγράφων Στην προαναφερόµενη έκθεση αξιολόγησης, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή κρίνει ότι το γεγονός ότι η έννοια του «ευαίσθητου» εγγράφου, κατά την έννοια του άρθρου 9 του κανονισµού αριθ. 1049/2001, δεν συµπίπτει απολύτως µε το σύστηµα διαβάθµισης των εγγράφων που προβλέπεται από τους κανόνες ασφαλείας του Συµβουλίου και της Επιτροπής 16 αποτελεί «ενδεχοµένως πηγή αστάθειας», και ότι «η ίδια η έννοια της διαβάθµισης απαιτεί [ ] όλα τα διαβαθµισµένα έγγραφα να υπόκεινται στους ίδιους κανόνες» 17. Η Επιτροπή βασίζεται στη διαπίστωση ότι ο ορισµός του «ευαίσθητου» εγγράφου, όπως περιέχεται στο άρθρο 9 του κανονισµού αριθ. 1049/2001, καλύπτει µόνον τα έγγραφα τα οποία (1) διαβαθµίζονται «CONFIDENTIEL UE», «SECRET UE» ή «TRES SECRET UE» και (2) αφορούν έναν από τους τοµείς δηµόσιου συµφέροντος (δηµόσια ασφάλεια, άµυνα, διεθνείς σχέσεις, δηµοσιονοµική, νοµισµατική ή οικονοµική πολιτική) που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 του κανονισµού αυτού, και (3) προέρχονται από κοινοτικό όργανο ή οργανισµό, από κράτος µέλος, από τρίτη χώρα ή από διεθνή οργανισµό. Κατά συνέπεια, µε τον ορισµό αυτόν εξαιρούνται όλα τα διαβαθµισµένα έγγραφα τα οποία δεν αφορούν κάποιον από τους τοµείς δηµόσιου συµφέροντος που απαριθµούνται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 του κανονισµού αριθ. 1049/2001, και τα οποία δεν προέρχονται από κοινοτικό όργανο ή οργανισµό, από κράτος µέλος, από τρίτη χώρα ή από διεθνή οργανισµό. Άρα, τα έγραφα αυτά δεν θεωρούνται «ευαίσθητα» κατά την έννοια του άρθρου 9 του κανονισµού, ενώ το πεδίο εφαρµογής των κανόνων ασφαλείας του Συµβουλίου και της Επιτροπή καλύπτει όλους τους τύπους διαβαθµισµένων εγγράφων. Ωστόσο, µολονότι ο ορισµός αυτός της έννοιας του «ευαίσθητου» εγγράφου, ο οποίος περιέχεται στο άρθρο 9 παράγραφος 1 του κανονισµού αριθ. 1049/2001, είναι µάλλον συσταλτικός, δεν φαίνεται να συνιστά «ενδεχοµένως πηγή ασάφειας» ούτε να δηµιουργεί ιδιαίτερα προβλήµατα στην πράξη. Όντως, η Επιτροπή διαπιστώνει η ίδια στην έκθεσή της ότι «( ) στην πράξη, η διαφορά αυτή [µεταξύ «ευαίσθητων» και «διαβαθµισµένων» εγγράφων] δεν έχει δηµιουργήσει ακόµα συγκεκριµένα προβλήµατα.» Απόφαση 2001/254 του Συµβουλίου, της 19ης Μαρτίου 2001, για την έγκριση κανονισµών ασφαλείας του Συµβουλίου, ΕΕ L 101, της , σ. 1. Απόφαση 2001/844 της Επιτροπής, της 29ης Νοεµβρίου 2001, για την τροποποίηση του εσωτερικού κανονισµού της, ΕΕ L 317, της , σ. 1. Βλ. έκθεση της Επιτροπής, COM(2004) 45 final, σ

25 Στην ανάλυση της εφαρµογής των κανόνων ασφαλείας του Συµβουλίου και της Επιτροπής, οι οποίοι θεσπίστηκαν µε την επιφύλαξη των πράξεων υλοποίησης του δικαιώµατος πρόσβασης στα έγγραφα, η Επιτροπή τονίζει ότι οι κανόνες ασφαλείας των δύο οργάνων δεν προσθέτουν επιπλέον εξαιρέσεις στο δικαίωµα πρόσβασης, αλλά απλώς καθορίζουν τον τρόπο χειρισµού των διαβαθµισµένων εγγράφων 18. Εξάλλου, η Επιτροπή υπενθυµίζει εν προκειµένω ότι η δυνητική ζηµία από την κοινολόγηση διαβαθµισµένου εγγράφου για το οποίο έχει υποβληθεί αίτηση πρόσβασης εξετάζεται όπως ακριβώς και για κάθε άλλο έγγραφο (διαβαθµισµένο ή µη). Εάν διαπιστωθεί ότι καµία από τις εξαιρέσεις δεν ισχύει κατά τη στιγµή της εξέτασης, το έγγραφο πρέπει να αποχαρακτηρίζεται και να κοινολογείται. Άρα, δεν υπάρχει κίνδυνος να εξαιρούνται ορισµένα έγγραφα από το δικαίωµα πρόσβασης λόγω καταχρηστικής διαβάθµισης. Κατά συνέπεια, διαπιστώνεται πως το γεγονός ότι ο ορισµός του «ευαίσθητου» εγγράφου, ο οποίος περιέχεται στον κανονισµό αριθ. 1049/2001, αφορά δυνητικά µέρος µόνον των διαβαθµισµένων εγγράφων των οργάνων δεν θέτει προβλήµατα όσον αφορά το δικαίωµα πρόσβασης των πολιτών. Συνεπώς, η διαφορά µεταξύ «ευαίσθητων» και «διαβαθµισµένων» εγγράφων, η οποία, κατά την Επιτροπή, θα µπορούσε να αποτελέσει «πηγή ασάφειας» ή να οδηγήσει σε συγκεκριµένες δυσχέρειες συνάρθρωσης µεταξύ των ισχυόντων κανόνων ασφαλείας και του κανονισµού αριθ. 1049/2001, δεν έχει πρακτικές επιπτώσεις στην εφαρµογή του κανονισµού αριθ. 1049/2001.IV Βλ. προαναφερόµενη έκθεση της Επιτροπής, σ. 20 έως 21.

26 IV. ΑΞΙΟΣΗΜΕΙΩΤΑ ΓΕΓΟΝΟΤΑ 1) Επέκταση της εφαρµογής του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 στους κοινοτικούς οργανισµούς και υπηρεσίες Μολονότι ο κανονισµός αριθ. 1049/2001 καλύπτει µόνον τα όργανα που αναφέρονται στο άρθρο 255 της Συνθήκης ΕΚ µε το οποίο καθιερώνεται κατ αρχήν δικαίωµα πρόσβασης στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συµβουλίου και της Επιτροπής, τα τρία όργανα δήλωσαν σαφώς, µε την κοινή τους δήλωση σχετικά µε τον κανονισµό αριθ. 1049/ , ότι προτίθενται να επεκτείνουν την εφαρµογή του κανονισµού αυτού ώστε να καλύπτει και τους παρόµοιους οργανισµούς και υπηρεσίες που θα συστήσει ο κοινοτικός νοµοθέτης, τροποποιώντας κατάλληλα τις πράξεις για την ίδρυση των υφιστάµενων οργανισµών και υπηρεσιών. Επίσης, τα τρία όργανα ανέλαβαν τη δέσµευση να περιλάβουν διατάξεις, στις µελλοντικές προτάσεις για τη δηµιουργία αυτών των οργανισµών και υπηρεσιών, διατάξεις σχετικές µε το δικαίωµα πρόσβασης στα έγγραφα 20. Ύστερα από αυτήν την κοινή δήλωση, εκδόθηκαν ορισµένοι κανονισµοί, από µεν το Συµβούλιο στις 18 Ιουνίου 2003, από δε το Συµβούλιο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο στις 22 Ιουλίου 2003, µε σκοπό να τροποποιηθεί το σύνολο των κανονισµών για την ίδρυση κοινοτικών οργανισµών και υπηρεσιών και να καταστεί ο κανονισµός αριθ. 1049/2001 εφαρµοστέος σε αυτούς τους οργανισµούς και υπηρεσίες, µέσω της προσθήκης, στις πράξεις ίδρυσης, µιας συγκεκριµένης διάταξης σχετικής µε το κατ αρχήν δικαίωµα πρόσβασης στα έγγραφα 21. Σύµφωνα µε τους νέους αυτούς κανονισµούς, οι συγκεκριµένοι οργανισµοί και υπηρεσίες πρέπει να θεσπίζουν λεπτοµέρειες εφαρµογής του κανονισµού αριθ. 1049/2001 πριν από την 1η Απριλίου Η δήλωση αυτή δηµοσιεύθηκε στην Επίσηµη Εφηµερίδα L 173, της , σ. 5. Βλ., π.χ., το άρθρο 18 της κοινής δράσης (2001/555/ΚΕΠΠΑ) του Συµβουλίου, της 20ής Ιουλίου 2001, για την ίδρυση του Ινστιτούτου Μελετών της Ευρωπαϊκής Ένωσης για Θέµατα Ασφάλειας (ΕΕ L 200, της , σ. 1) καθώς και το άρθρο 19 της κοινής δράσης (2001/554/ΚΕΠΠΑ) του Συµβουλίου, της 20ής Ιουλίου 2001, για την ίδρυση ορυφορικού Κέντρου της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΕ L 200, της , σ. 5). Βλ. κανονισµούς 1641/2003 έως 1655/2003, ΕΕ L 245, της

27 2) ιοργανική επιτροπή Σύµφωνα µε τις διατάξεις του άρθρου 15 παράγραφος 2 του κανονισµού αριθ. 1049/2001, συγκροτήθηκε το 2002 µια διοργανική επιτροπή µε στόχο τη διερεύνηση της βέλτιστης πρακτικής, την εξέταση ενδεχόµενων διαφορών και τη συζήτηση των µελλοντικών εξελίξεων περί την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα. Η επιτροπή αυτή συνεδρίασε στις 23 Σεπτεµβρίου 2003 στο Στρασβούργο παρουσία της κας Gederschiöld, Αντιπροέδρου του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του κ. Antonione, τότε Προέδρου του Συµβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και της κας Loyola de Palacio, Αντιπροέδρου της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Κατά τη συνεδρίαση αυτήν, η διοργανική επιτροπή εξέτασε, µεταξύ άλλων, τα εξής θέµατα: την εκπόνηση έκθεσης αξιολόγησης της εφαρµογής του κανονισµού αριθ. 1049/2001, προς υποβολή στην Επιτροπή τον Ιανουάριο του 2004 σύµφωνα µε τις διατάξεις του άρθρου 17 παράγραφος 2 του εν λόγω κανονισµού 22, τα αποτελέσµατα της εξέτασης της συµβατότητας των ρητρών εµπιστευτικότητας που περιέχονται στις ισχύουσες πράξεις του κοινοτικού δικαίου προς τις διατάξεις του κανονισµού αριθ. 1049/ , την αξιολόγηση της δηµόσιας ακρόασης σχετικά µε τη λειτουργία του κανονισµού αριθ. 1049/2001, η οποία διοργανώθηκε στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, στις 12 Ιουνίου 2003, τη διοργανική συνεργασία όσον αφορά τα αρχεία Η προαναφερόµενη έκθεση της Επιτροπής σχετικά µε την εφαρµογή των αρχών του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συµβουλίου και της Επιτροπής, COM(2004) 45 final. Εξέταση η οποία προβλέπεται από το άρθρο 18 παράγραφος 3 του κανονισµού αριθ. 1049/2001.

28 Όσον αφορά το τελευταίο σηµείο, η Επιτροπή υπέβαλε ορισµένες προτάσεις για την ενίσχυση της συνεργασίας µεταξύ οργάνων στον τοµέα της αρχειοθέτησης και της διαχείρισης των εγγράφων, ιδίως µέσω: της επισηµοποίησης και της ενίσχυσης της ανεπίσηµης οµάδας διοργανικής συνεργασίας «Αρχεία», της προοδευτικής εναρµόνισης των συστηµάτων ταξινόµησης και της δηµιουργίας δεσµών µεταξύ των φακέλων που έχουν στην κατοχή τους τα διάφορα όργανα, της οργάνωσης κοινών µαθηµάτων κατάρτισης του προσωπικού που απασχολείται στις υπηρεσίες αρχείων και τεκµηρίωσης. Από την ανάλυση που πραγµατοποίησαν οι υπηρεσίες της Επιτροπής όσον αφορά τη συµβατότητα, προς τον κανονισµό αριθ. 1049/2001, των διατάξεων περί πρόσβασης στα έγγραφα οι οποίες περιέχονται στις ισχύουσες πράξεις του κοινοτικού δικαίου προς τις διατάξεις του κανονισµού αριθ. 1049/2001, προκύπτει ότι οι συγκεκριµένες ρήτρες εµπιστευτικότητας µπορούν να διακριθούν σε δύο κατηγορίες: (1) ορισµένοι κανόνες πρέπει να θεωρηθούν ως ιδιαίτερες περιπτώσεις εφαρµογής µιας από τις γενικές εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισµού, (2) άλλες ρήτρες παρέχουν, στον ενδιαφερόµενο ή στο πρόσωπο το οποίο αφορά µια συγκεκριµένη διαδικασία, δικαίωµα πρόσβασης σε έγγραφα των οποίων η αποκάλυψη στο κοινό θα έθιγε κάποιο από τα συµφέροντα που προστατεύονται από τον κανονισµό. Και στις δύο περιπτώσεις, η Επιτροπή διαπίστωσε ότι δεν υπάρχει έλλειψη συµβατότητας προς τις διατάξεις του κανονισµού συµπέρασµα το οποίο, µέχρι σήµερα, επιβεβαιώθηκε στην πράξη 24. Κατά τις εργασίες της, η διοργανική επιτροπή εξέτασε επίσης την έκθεση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου σχετικά µε την πρόσβαση στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συµβουλίου και της Επιτροπής, η οποία εκπονήθηκε από τον κ. Cashman, ευρωβουλευτή, εξ ονόµατος της Επιτροπής Ελευθεριών και ικαιωµάτων των Πολιτών, ικαιοσύνης και Εσωτερικών Υποθέσεων του Κοινοβουλίου Βλ. επίσης την προαναφερόµενη έκθεση της Επιτροπής, σ. 30. Βλ. το εγγρ. Α5-0298/2003 final της 11ης Σεπτεµβρίου 2003, καθώς και το ψήφισµα που ενέκρινε του Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο στις 25 Σεπτεµβρίου 2003 βάσει της έκθεσης του κ. Cashman. 27

29 Στο ψήφισµα που περιέχεται στην έκθεση αυτήν, το Κοινοβούλιο εκφράζει την ικανοποίησή του για τις προσπάθειες που κατέβαλαν τα θεσµικά όργανα στον τοµέα της διαφάνειας και χαιρετίζει το έργο του προσωπικού στο οποίο ανατέθηκε το καθήκον αυτό. Το ψήφισµα περιλαµβάνει επίσης ορισµένες συστάσεις, ιδίως όσον αφορά τα δηµόσια µητρώα των οργάνων, την εισαγωγή κοινής κωδικοποίησης των εγγράφων, ιδίως δε των νοµοθετικών, ώστε να διευκολύνονται οι έρευνες, την υποχρέωση των οργάνων να εξετάζουν την δυνατότητα πρόσβασης στα επί µέρους έγγραφα, δεδοµένου ότι, σύµφωνα µε τον κανονισµό, απαγορεύεται η εξαίρεση συγκεκριµένων κατηγοριών, καθώς και την ανάγκη να καθοριστεί κοινή µεθοδολογία για την εφαρµογή των εξαιρέσεων από το δικαίωµα πρόσβασης. 3) Πιλοτικό σχέδιο για τη διαφάνεια στον τοµέα ΕΥ Για να διευκολυνθεί η πρόσβαση των πολιτών στα έγγραφα των θεσµικών οργάνων που αφορούν ένα συγκεκριµένο θέµα, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συµβούλιο και η Επιτροπή συµφώνησαν, το 2003, να εκτελέσουν ένα σχέδιο µελέτης σκοπιµότητας το οποίο αφορά ένα πιλοτικό σχέδιο στον τοµέα «χώρος ελευθερίας, ασφάλειας και δικαιοσύνης». Η µελέτη αυτή δροµολογήθηκε στις αρχές του 2004 και θα έχει ως στόχο τον καθορισµό συντονισµένης µεθόδου πρόσβασης η οποία, µακροπρόθεσµα, θα επιτρέπει στους ενδιαφεροµένους να µελετούν, για ένα συγκεκριµένο θέµα, φακέλους οι οποίοι προσδιορίζουν ή παρέχουν πρόσβαση στα αναζητούµενα έγγραφα, ανεξαρτήτως του οργάνου το οποίο τα κατέχει. 4) Ηλεκτρονικό διοργανικό φυλλάδιο σχετικά µε την πρόσβαση στα έγγραφα Το διοργανικό φυλλάδιο «Πρόσβαση στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συµβουλίου και της Επιτροπής: Τρόπος χρήσης» υπάρχει πλέον σε ηλεκτρονική µορφή, η δε πρόσβαση σε αυτό είναι δυνατή µέσω της διοργανικής πύλης της ιστοσελίδας «Europa» (σελίδα «Έγγραφα»). Το φυλλάδιο αυτό εκπονήθηκε το 2002 από τις υπηρεσίες «Πρόσβαση στα έγγραφα» των τριών οργάνων σε συνεργασία µε την Υπηρεσία Επίσηµων Εκδόσεων. Στο φυλλάδιο αυτό, το οποίο λειτουργεί ως πρακτικός οδηγός χρήσης για τη διευκόλυνση της πρόσβασης στα έγγραφα των τριών οργάνων, υπενθυµίζονται εν συντοµία οι αρχές που θεσπίζει ο κανονισµός και περιγράφεται η διαδικασία που πρέπει να ακολουθείται για την υποβολή αίτησης πρόσβασης. 28