ΕΡΓΟ: «Ελληνικό Δίκτυο για την Ευρωπαϊκή Ερευνητική υποδομή / HiPER»

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ (Τ.Ε.Ι.) ΚΡΗΤΗΣ ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ & ΕΡΕΥΝΩΝ Ταχ. Δ/νση : Εσταυρωμένος Ηράκλειο, Κρήτης Πληροφορίες : Τσίτου Καλλιόπη Τηλέφωνο : FAX : ΗΡΑΚΛΕΙΟ, ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 113 / Φ30.1 ΕΡΓΟ: «Ελληνικό Δίκτυο για την Ευρωπαϊκή Ερευνητική υποδομή / HiPER» Δ Ι Α Κ Η Ρ Υ Ξ Η Έχοντας υπόψη: Α. Το νομικό πλαίσιο που ορίζεται από τα παρακάτω: 1. Διατάξεις του Ν.1404/1983 "Περί Τ.Ε.Ι." και τις τροποποιήσεις του από το Ν. 2916/2001 (Φ.Ε.Κ. 114/ , τεύχος Α) "Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής". 2. Διατάξεις του Π.Δ. 432/81 περί σύστασης Ειδικών Λογαριασμών Κονδυλίων Έρευνας στα Α.Ε.Ι. και T.E.I., όπως αυτές τροποποιήθηκαν με την κοινή Υπουργική Απόφαση [ΚYΑ] 679/ Τον οδηγό χρηματοδότησης ερευνών της Επιτροπής Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Κρήτης 4. Διατάξεις του Ν. 2362/95 «Περί Δημοσίου Λογιστικού». 5. Π.Δ. 60/2007 «Προσαρμογή της Ελληνικής νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ «περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών», όπως τροποποιήθηκε με την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/51/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16 ης Νοεμβρίου 2005». 6. Π.Δ 118/2007 "Κανονισμός προμηθειών Δημοσίου". 7. Διατάξεις του Ν. 2286/95 Περί Προμηθειών Δημοσίου Τομέα & Ρυθμίσεις συναφών θεμάτων (ΦΕΚ 19/ τεύχος Α ) 8. Π.Δ. 346/1998 «Προσαρμογή της ελληνικής νομοθεσίας για τις δημόσιες συμβάσεις υπηρεσιών προς τις διατάξεις της Οδηγίας 92/50 9. Π.Δ. 18/2000 «Τροποποίηση του Π.Δ. 346/98 για την προσαρμογή της ελληνικής νομοθεσίας για τις δημόσιες συμβάσεις υπηρεσιών» Β. Την με αριθμό 515/ , απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Κρήτης για την προκήρυξη αυτού του διαγωνισμού και τον ορισμό της Επιτροπής Αξιολόγησης και Παραλαβής του ίδιου διαγωνισμού. Γ. Τις Υπηρεσιακές μας ανάγκες

2 Π Ρ Ο Κ Η Ρ Υ Σ Σ Ο Υ Μ Ε Πρόχειρο μειοδοτικό διαγωνισμό για την Ανάθεση της διοργάνωσης μίας ημερίδας στην Αθήνα και μίας Διημερίδας στο Ρέθυμνο Κρήτης και της κατασκευής ιστοσελίδας, σύμφωνα με το συνημμένο Πίνακα προδιαγραφών για τις ανάγκες του έργου με τίτλο «Ελληνικό Δίκτυο για την Ευρωπαϊκή Ερευνητική υποδομή / HiPER» στο πλαίσιο της Δράσης «Δημιουργία Εθνικών Ερευνητικών Δικτύων σε τομείς που αφορούν στις Ερευνητικές Υποδομές του Ευρωπαϊκού Οδικού Χάρτη των Ερευνητικών Υποδομών (European Roadmap for Research Infrastructures by ESFRI)». Η συνημμένη κατάσταση Προδιαγραφών, αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της Προκήρυξης. Ο Διαγωνισμός θα γίνει στις 16 Φεβρουαρίου 2010, ημέρα Τρίτη, ώρα π.μ. στα γραφεία του Τ.Ε.Ι. Κρήτης στο Παράρτημα Χανίων, Ρωμανού 3, Χαλέπα, μπροστά στην τριμελή Επιτροπή που έχει συγκροτηθεί για τη διενέργεια του Διαγωνισμού. Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στο διαγωνισμό, υποβάλλουν έγγραφη προσφορά σε κλειστό σφραγισμένο φάκελο, με τα στοιχεία του αποστολέα και με την ένδειξη : «Προσφορά για τον Πρόχειρο Μειοδοτικό Διαγωνισμό με αριθμ. Πρωτ. 113/Φ30.1/ » Οι προσφορές υποβάλλονται στο αρμόδιο γραφείο Ερευνητικών Προγραμμάτων του Τ.Ε.Ι. Κρήτης Παράρτημα Χανίων, Ρωμανού 3, 73133, Χαλέπα, Χανιά, Κρήτη, έως την Τρίτη 16 Φεβρουαρίου 2010 και ώρα π.μ. Οι ενδιαφερόμενοι που επιθυμούν να συμμετάσχουν στο διαγωνισμό, μπορούν να υποβάλλουν προσφορά για το σύνολο των υπηρεσιών που αναφέρονται στο συνημμένο Πίνακα Προδιαγραφών και όχι για μέρος αυτών. ΣΥΝΟΛΙΚΟΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Έως ,00, συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. Η δαπάνη για την ανάθεση των ανωτέρω αναφερόμενων υπηρεσιών θα καλυφθεί από τις πιστώσεις του Έργου: «Ελληνικό Δίκτυο για την Ευρωπαϊκή Ερευνητική υποδομή / HiPER», που υλοποιείται από το ΤΕΙ Κρήτης, στο πλαίσιο της Δράσης «Δημιουργία Εθνικών Ερευνητικών Δικτύων σε τομείς που αφορούν στις Ερευνητικές Υποδομές του Ευρωπαϊκού Οδικού Χάρτη των Ερευνητικών Υποδομών (European Roadmap for Research Infrastructures by ESFRI)», η οποία εντάσσεται στο επιχειρησιακό πρόγραμμα Ανταγωνιστικότητα και Επιχειρηματικότητα (ΕΠΑΝ ΙΙ), στον άξονα Προτεραιότητας 1 «Δημιουργία και αξιοποίηση της Καινοτομίας υποστηριζόμενης από Έρευνα και Τεχνολογική Ανάπτυξη» (ΕΣΠΑ ). Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΤΠΑ) και το Ελληνικό Δημόσιο, με Τελικό Δικαιούχο τη Γενική Γραμματεία Έρευνας και Τεχνολογίας (ΓΓΕΤ). ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Στο διαγωνισμό μπορούν να λάβουν μέρος α) φυσικά πρόσωπα β) συνεταιρισμοί γ) ενώσεις προμηθευτών που υποβάλλουν κοινή προσφορά δ)κοινοπραξίες που μπορούν να παρέχουν το σύνολο των υπηρεσιών που αναφέρονται στον συνημμένη κατάσταση προδιαγραφών. Οι προσφορές πρέπει να είναι καθαρογραμμένες, να μη φέρουν ξέσματα, σβησίματα, προσθήκες ή διορθώσεις.

3 Ο προσφέρων θεωρείται ότι αποδέχεται πλήρως και ανεπιφύλακτα τους όρους της διακήρυξης. Αποκλίσεις από τους υποχρεωτικούς όρους της διακήρυξης αποτελούν οπωσδήποτε στοιχεία αποκλεισμού των προσφορών. Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τον προμηθευτή διαγωνισμού. Αντιπροσφορές δε γίνονται δεκτές. μέχρι την έκδοση του αποτελέσματος του ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από την αρμόδια επιτροπή διενέργειας του πρόχειρου μειοδοτικού διαγωνισμού με κριτήριο την χαμηλότερη τιμή. Η ανάθεση του διαγωνισμού θα γίνει στον προσφέροντα εκείνο, που θα δώσει την χαμηλότερη τιμή για το σύνολο του αντικειμένου του παρόντος διαγωνισμού. ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ - ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η κατακύρωση του διαγωνισμού θα γίνει από την Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Κρήτης, η οποία διατηρεί το δικαίωμα να ματαιώσει ή να επαναλάβει τον διαγωνισμό στα πλαίσια πάντα του διαθέσιμου προϋπολογισμού. Μεταξύ της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Κρήτης και του αναδόχου θα υπογραφεί σύμβαση σύμφωνα με τους όρους της παρούσας διακήρυξης. Ο ανάδοχος, αναφορικά με τη σύμβαση, υπάγεται στην αρμοδιότητα των δικαστηρίων Ηρακλείου. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΑΝΑΔΟΧΟΥ Ο ανάδοχος : αναλαμβάνει την υποχρέωση να ξεκινήσει την υλοποίηση του έργου αμέσως μετά την επίσημη προς αυτόν ανάθεση. είναι υπεύθυνος για την εμπρόθεσμη υλοποίησή του. ΤΡΟΠΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Η πληρωμή θα υλοποιηθεί μετά την οριστική παραλαβή (ποιοτική και ποσοτική) του αντικειμένου της σύμβασης που θα υπογραφεί με τον ανάδοχο. ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ ΕΠΙΒΑΡΥΝΣΕΙΣ Τον ανάδοχο βαρύνουν: Η παρακράτηση φόρου επί της καθαρής αξίας των υπηρεσιών, πριν τον υπολογισμό Φ.Π.Α., για την οποία χορηγείται σχετική βεβαίωση παρακράτησης και απόδοσης φόρου εισοδήματος. ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ Το κείμενο της διακήρυξης είναι ισχυρότερο από κάθε άλλο κείμενο σχετικό με τον διαγωνισμό εκτός από προφανή σφάλματα και παραδρομές.

4 Για περισσότερες πληροφορίες, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να επικοινωνούν καθημερινά με την κ. Πόπη Τσίτου, στο τηλέφωνο και στην ηλεκτρονική διεύθυνση Προς διευκόλυνση των ενδιαφερομένων, το πλήρες κείμενο της διακήρυξης διατίθεται και σε ηλεκτρονική μορφή στην διεύθυνση και Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών Δρ. Βασίλειος Ζαχαρόπουλος Καθηγητής Τ.Ε.Ι. Κρήτης

5 ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ Α. Διοργάνωση Ημερίδας στην Αθήνα Χρονική Περίοδος Φεβρουάριος - Μάρτιος 2010 Συμμετέχοντες άτομα Παροχές: ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ Υπηρεσίες Γραμματείας προσυνεδριακά: 1. Δημιουργία λογότυπου, αφίσας και εντύπων Δημιουργία λογοτύπου με 2/3 χρώματα και με χρήση ίσως των λογοτύπων των εμπλεκομένων στο πρόγραμμα φορέων Αφίσα και εκτύπωση αυτής σε 100 κομμάτια Έντυπα, όπως τρίπτυχα (300 κομμάτια) 2. Παράδοση των έντυπων abstracts/πρακτικών στην επιστημονική επιτροπή. Η παραλαβή των abstracts από τους ομιλητές, η τακτοποίησή τους και η παράδοση στην επιστημονική επιτροπή με τη βοήθεια του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνεται στις υπηρεσίες για γραμματειακή υποστήριξη 3. Αλληλογραφία μεταξύ της Επιτροπής και των συνέδρων 4. Δημιουργία τραπεζικού λογαριασμού για τις ανάγκες της ημερίδας, εάν κριθεί απαραίτητο 5. Ανακοινώσεις για την πραγματοποίηση της ημερίδας στον Τύπο, στην ΤV και στα επιστημονικά περιοδικά 6. Ενημέρωση και προώθηση αφισών 7. Οργάνωση press conference 8. Κατασκευή τσάντας και εντύπων (80 τσάντες με θέση για laptop και μονόχρωμη εκτύπωση του λογοτύπου) Τα έντυπα θα περιλαμβάνουν: Έντυπο υλικό, με έγχρωμες σελίδες με το Πρόγραμμα ή τις Περιλήψεις του, κατάλογο συνέδρων (συμμετεχόντων ημερίδας, με στοιχεία επικοινωνίας για τον κάθε συμμετέχοντα) 9. Έκδοση βεβαιώσεων παρακολούθησης

6 Υπηρεσίες Γραμματείας συνεδριακά: 1. Στελέχωση της γραμματείας με έμπειρο προσωπικό για εγγραφές τήρηση παρουσιολογίου συμμετεχόντων ταμείο (εάν κριθεί απαραίτητο) desk πληροφοριών Τα άτομα θα πρέπει να είναι τόσα ώστε να καλύπτονται όλες οι απαιτήσεις των συνέδρων καθώς και να λυθούν όλα τα προβλήματα που ίσως παρουσιαστούν. 2. Φύλαξη του χώρου Υπηρεσίες Μετασυνεδριακής Γραμματείας: 1. Αποστολή ευχαριστηρίων επιστολών προς τους συνέδρους, χρησιμοποιώντας τον κατάλογο με όλα τα στοιχεία επικοινωνίας των συνέδρων 2. Διανομή των βεβαιώσεων παρακολούθησης, χρησιμοποιώντας τον κατάλογο με όλα τα στοιχεία επικοινωνίας των συνέδρων 3. Διανομή CD ROM με όλες τις εισηγήσεις της ημερίδας, χρησιμοποιώντας τον κατάλογο με όλα τα στοιχεία επικοινωνίας των συνέδρων 4. Συγκέντρωση υλικού διοργάνωσης ημερίδας (παρουσιάσεις, έντυπα, παρουσιολόγια κ.λπ.), δημιουργία αρχείου και παράδοσή του στο ΤΕΙ Κρήτης ΤΟΥΡΙΣΤΙΚΕΣ & ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ: 1. Κράτηση και δαπάνες συνεδριακών χώρων. Απαιτείται ξενοδοχείο υψηλών προδιαγραφών, το οποίο να πληροί τις ανάγκες της ημερίδας για συναντήσεις και να διαθέτει αίθουσα συνεδρίων κατάλληλη να στηρίξει τις εργασίες της 2. Προκράτηση δωματίων στο ξενοδοχείο διοργάνωσης της ημερίδας, εάν κριθεί απαραίτητο, για διαμονή χωρίς διανυκτέρευση και για περιορισμένο αριθμό συνέδρων. Τα δωμάτια θα εξοφληθούν είτε από τους ίδιους τους συμμετέχοντες είτε από φορέα Ανώτατης Εκπαίδευσης 3. Προκράτηση και αποστολή εισιτηρίων, μετά από συνεννόηση με τους προσκεκλημένους ομιλητές και γενικά τους συνέδρους Το γραφείο θα πρέπει να μπορεί να εξυπηρετήσει και να βοηθήσει για την καλύτερη μεταφορά των συνέδρων και να βρίσκεται σε συνεχή επικοινωνία μαζί τους. Τα εισιτήρια θα εξοφληθούν είτε από τους ίδιους τους συμμετέχοντες είτε από φορέα Ανώτατης Εκπαίδευσης 4. Μεταφορές από το αεροδρόμιο 5. Οργάνωση, επίβλεψη και παροχή όλων των coffee breaks Ενδεικτικό μενού: καφές φίλτρου, τσάι σε διάφορες γεύσεις, χυμοί φρούτων, κουλουράκια διάφορα, κέικ 2 διαφορετικών γεύσεων 6. Οργάνωση, επίβλεψη και παροχή όλων των γευμάτων Τα γεύματα αυτά θα πρέπει να λάβουν χώρα εντός του ξενοδοχειακού συγκροτήματος έτσι ώστε να μη χρειαστεί οι σύνεδροι να μεταφερθούν. Θα πρέπει να υπάρχει η δυνατότητα για παροχή μπουφέ και η ευελιξία σε περίπτωση που ζητηθεί σερβιριζόμενο γεύμα (το μενού πρέπει να είναι επαρκές για 50 άτομα και αντίστοιχο της ποιότητας του προσφερόμενου μενού ενός ξενοδοχείου υψηλών προδιαγραφών). 7. Travel desk για την επιβεβαίωση, αλλαγή εισιτηρίων

7 Οι επιλογές ξενοδοχείου, σύνθεσης γευμάτων, διαφημιστικών, λοιπών εντύπων κ.λπ. θα γίνονται κατόπιν συνεννοήσεως με τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του Έργου, που καλύπτει τη δαπάνη για τις υπηρεσίες του παρόντος διαγωνισμού. ΟΠΤΙΚΟΑΚΟΥΣΤΙΚΑ ΜΕΣΑ Εξοπλισμός των αιθουσών με σύγχρονο οπτικοαουστικό εξοπλισμό. Απαραίτητα Laptop, pc projector, μικροφωνική και ηχητική εγκατάσταση κατάλληλη να υποστηρίξει μία σημαντική συνάντηση ατόμων με εγκατάσταση για προεδρείο με 3 μικρόφωνα και ένα μικρόφωνο ασύρματο για τυχόν ερωτήσεις, καθώς και οθόνη 2 χ 3 για την προβολή. (η οθόνη θα χρειαστεί σε περίπτωση που δεν υπάρχει διαθέσιμη οθόνη στο χώρο όπου θα διεξαχθούν οι εργασίες της ημερίδας) Για όλη τη διάρκεια της ημερίδας απαιτείται Τεχνικός slide reception, που θα παρέχει πλήρη οπτικοακουστική κάλυψη με ηχητική και μικροφωνική εγκατάσταση για 50 άτομα, για 3 άτομα στο προεδρείο, 1 άτομο σε pontium, ασύρματο μικρόφωνο, laptop, οθόνη προβολής 2 χ 3 και pc projector. Αυτό μπορεί να αλλάξει μετά από τη λεπτομερή αίτηση για οπτικοακουστικά μέσα Β. Διοργάνωση Διημερίδας στο Ρέθυμνο Χρονική Περίοδος Μάρτιος - Απριλίου 2010 Συμμετέχοντες άτομα Παροχές: ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ Υπηρεσίες Γραμματείας προσυνεδριακά: 1. Δημιουργία λογότυπου, αφίσας και εντύπων Δημιουργία λογοτύπου με 2/3 χρώματα και με χρήση ίσως των λογοτύπων των εμπλεκομένων στο πρόγραμμα φορέων Αφίσα και εκτύπωση αυτής σε 100 κομμάτια Έντυπα, όπως τρίπτυχα (300 κομμάτια) 2. Παράδοση των έντυπων abstracts/πρακτικών στην επιστημονική επιτροπή. Κωδικοποίηση των εργασιών/ομιλιών έτσι ώστε να είναι κατανοητή η κατανομή τους ανά θεματική ενότητα. Η παραλαβή των abstracts από τους ομιλητές, η τακτοποίησή τους και η παράδοση στην επιστημονική επιτροπή με τη βοήθεια του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνεται στις υπηρεσίες για γραμματειακή υποστήριξη 3. Αλληλογραφία μεταξύ της Επιτροπής και των συνέδρων, με ιδιαίτερη προσοχή στην κράτηση στοιχείων επικοινωνίας 4. Δημιουργία τραπεζικού λογαριασμού για τις ανάγκες της διημερίδας, εάν κριθεί απαραίτητο 5. Ανακοινώσεις για την πραγματοποίηση της διημερίδας στον Τύπο, στην ΤV και στα επιστημονικά περιοδικά Απόδοση της λεπτομερούς λίστας επικοινωνιών στη συνέχεια στην Οργανωτική Επιτροπή της Διημερίδας 6. Ενημέρωση και προώθηση αφισών, μετά από συνεννόηση με την Οργανωτική Επιτροπή της Διημερίδας 7. Οργάνωση press conference

8 8. Κατασκευή τσάντας και εντύπων (80 τσάντες με θέση για laptop και μονόχρωμη εκτύπωση του λογοτύπου) Τα έντυπα θα περιλαμβάνουν: Έντυπο υλικό, με έγχρωμες σελίδες με το Πρόγραμμα ή τις Περιλήψεις του, Κατάλογο συνέδρων (συμμετεχόντων διημερίδας ανά ημέρα, με στοιχεία επικοινωνίας για τον κάθε συμμετέχοντα) 9. Έκδοση βεβαιώσεων παρακολούθησης Υπηρεσίες Γραμματείας συνεδριακά: 1. Στελέχωση της γραμματείας με έμπειρο προσωπικό για Εγγραφές Τήρηση παρουσιολογίου συμμετεχόντων ανά ημέρα Ταμείο εάν κριθεί απαραίτητο 2. desk πληροφοριών. Τα άτομα θα πρέπει να είναι τόσα ώστε να καλύπτονται όλες οι απαιτήσεις των συνέδρων καθώς και να λυθούν όλα τα προβλήματα που ίσως παρουσιαστούν. 3. Φύλαξη του χώρου Υπηρεσίες Μετασυνεδριακής Γραμματείας: 1. Αποστολή ευχαριστηρίων επιστολών προς τους συνέδρους, χρησιμοποιώντας τον κατάλογο με όλα τα στοιχεία επικοινωνίας των συνέδρων 2. Διανομή των βεβαιώσεων παρακολούθησης, χρησιμοποιώντας τον κατάλογο με όλα τα στοιχεία επικοινωνίας των συνέδρων 3. Διανομή CD ROM με όλες τις εισηγήσεις της διημερίδας, χρησιμοποιώντας τον κατάλογο με όλα τα στοιχεία επικοινωνίας των συνέδρων 4. Συγκέντρωση υλικού διοργάνωσης διημερίδας (παρουσιάσεις, έντυπα, παρουσιολόγια κ.λπ.), δημιουργία αρχείου και παράδοσή του στο ΤΕΙ Κρήτης ΤΟΥΡΙΣΤΙΚΕΣ & ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ: 1. Κράτηση και δαπάνες συνεδριακών χώρων Απαιτείται ξενοδοχείο υψηλών προδιαγραφών, το οποίο να πληροί τις ανάγκες της διημερίδας για συναντήσεις και να διαθέτει αίθουσα συνεδρίων κατάλληλη να στηρίξει τις εργασίες των συνέδρων, αλλά και την απαραίτητη υποδομή για τη διαμονή των συνέδρων 2. Προκράτηση δωματίων για τη διαμονή των συνέδρων, στο ξενοδοχείο που θα πραγματοποιηθεί η διημερίδα. Τα δωμάτια θα εξοφληθούν είτε από τους ίδιους τους συμμετέχοντες είτε από φορέα Ανώτατης Εκπαίδευσης. 3. Προκράτηση και αποστολή εισιτηρίων, μετά από συνεννόηση με τους προσκεκλημένους ομιλητές και γενικά τους συνέδρους. Το γραφείο θα πρέπει να μπορεί να εξυπηρετήσει και να βοηθήσει για την καλύτερη μεταφορά των συνέδρων και να βρίσκεται σε συνεχή επικοινωνία μαζί τους. Τα εισιτήρια θα εξοφληθούν είτε από τους ίδιους τους συμμετέχοντες είτε από φορέα Ανώτατης Εκπαίδευσης 4. Μεταφορές από το αεροδρόμιο με προκρατημένα ταξί για την καλύτερη εξυπηρέτηση των συνέδρων 5. Οργάνωση, επίβλεψη και παροχή όλων των coffee breaks Ενδεικτικό μενού: καφές φίλτρου, τσάι σε διάφορες γεύσεις, χυμοί φρούτων, κουλουράκια διάφορα, κέικ 2 διαφορετικών γεύσεων 6. Οργάνωση, επίβλεψη και παροχή όλων των γευμάτων. Τα γεύματα αυτά θα πρέπει να λάβουν χώρα εντός του ξενοδοχειακού συγκροτήματος έτσι ώστε να μη χρειαστεί οι σύνεδροι να μεταφερθούν. Θα πρέπει να

9 υπάρχει η δυνατότητα για παροχή μπουφέ και η ευελιξία σε περίπτωση που ζητηθεί σερβιριζόμενο γεύμα. (το μενού πρέπει να είναι επαρκές για 50 άτομα και αντίστοιχο της ποιότητας του προσφερόμενου μενού ενός ξενοδοχείου υψηλών προδιαγραφών). 7. Travel desk για την επιβεβαίωση, αλλαγή εισιτηρίων Οι επιλογές ξενοδοχείου, σύνθεσης γευμάτων, διαφημιστικών, λοιπών εντύπων κ.λπ. θα γίνονται κατόπιν συνεννοήσεως με τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του Έργου, που καλύπτει τη δαπάνη για τις υπηρεσίες του παρόντος διαγωνισμού. ΟΠΤΙΚΟΑΚΟΥΣΤΙΚΑ ΜΕΣΑ Εξοπλισμός των αιθουσών με σύγχρονο οπτικοαουστικό εξοπλισμό. Απαραίτητα Laptop, pc projector, μικροφωνική και ηχητική εγκατάσταση κατάλληλη να υποστηρίξει μία σημαντική συνάντηση ατόμων με εγκατάσταση για προεδρείο με 3 μικρόφωνα και ένα μικρόφωνο ασύρματο για τυχόν ερωτήσεις, καθώς και οθόνη 2 χ 3 για την προβολή. (η οθόνη θα χρειαστεί σε περίπτωση που δεν υπάρχει διαθέσιμη οθόνη στο χώρο όπου θα διεξαχθούν οι εργασίες της διημερίδας) Για όλη τη διάρκεια της διημερίδας απαιτείται Τεχνικός slide reception, που θα παρέχει πλήρη οπτικοακουστική κάλυψη για δύο ημέρες με ηχητική και μικροφωνική εγκατάσταση για 50 άτομα, για 3 άτομα στο προεδρείο, 1 άτομο σε pontium, ασύρματο μικρόφωνο, laptop, οθόνη προβολής 2 χ 3 και pc projector. Αυτό μπορεί να αλλάξει μετά από τη λεπτομερή αίτηση για οπτικοακουστικά μέσα. Γ. Δημιουργία Ιστοσελίδας Δημιουργία web site για το πρόγραμμα HIPER-GR με όσα θέματα κριθούν απαραίτητα, hosting 2 χρόνια, εμφάνιση όλων των πληροφοριών και στατιστικών στοιχείων, που θα περιλαμβάνει και πληροφορίες για την διημερίδα και για το συνέδριο με παροχή και υποστήριξη ενημερώσεων. Η δημιουργία και συντήρηση της ιστοσελίδας θα ακολουθεί τις υποδείξεις του επιστημονικού υπευθύνου του Έργου που καλύπτει τη δαπάνη για τις υπηρεσίες του παρόντος διαγωνισμού.