Μελέτη αναδιοργάνωσης του αρχειακού υλικού του Δήμου Αγίας Βαρβάρας Αττικής: Ευρήματα και αρχειονομικές προκλήσεις.

Transcript

1 ΑΝΩΤΑΤΟ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ (Α-ΤΕΙ) ΑΘΗΝΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ KAI ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ & ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ Φοιτητής: Αναστάσιος Τσουκνάκης Αθήνα 15/11/2017 Μελέτη αναδιοργάνωσης του αρχειακού υλικού του Δήμου Αγίας Βαρβάρας Αττικής: Ευρήματα και αρχειονομικές προκλήσεις. Επιβλέποντες καθηγητές: Δρ. Γιώργος Γιαννακόπουλος Νικόλαος Καρεκλάς

2 Gantt 2

3 Σκοπός Η δημιουργία οργανωμένου αρχείου σύμφωνα με τα διεθνή αρχειονομικά πρότυπα για την εύκολη & γρήγορη ανάκτηση της πληροφορίας αλλά και της ασφαλούς διατήρησής της στο χρόνο 3

4 4 Μεθοδολογία αναδιοργάνωσης & καταγραφής του αρχειακού υλικού του Δήμου Αγίας Βαρβάρας Στόχοι 03 Δημιουργία εγχειρίδιου διαδικασιών Αποδοχή της αξίας διατήρησης αρχείου από τη διοικούσα αρχή & υλοποίηση της πρότασης 02 Περαιτέρω επεξεργασία του Αρχείου Ταξινόμησή του Συνεργασία με τα Γ.Α.Κ.

5 Θεμελιώδεις αρχές και έννοιες: Κύκλος ζωής Αρχή των τριών ηλικιών Εκκαθάριση Δημιουργία Κύκλος ζωής Διακίνηση Αξίες των εγγράφων Διατήρηση Χρήση Εκκαθάριση

6 6 Διαχείριση Εγγράφων/Records Management το καθήκον να διασφαλιστεί ότι η καταγεγραμμένη διαχειρίζεται οικονομικά και αποτελεσματικά. πληροφορία Η διαχείριση αρχείων ελέγχει τη δημιουργία, τη συντήρηση, τη χρήση και τη διάθεση αρχείων, έτσι ώστε να παρέχονται τα σωστά αρχεία στο σωστό πρόσωπο την κατάλληλη στιγμή (Roper, M., & Millar, L., 1999) ISO :2016

7 Παράγοντες φθοράς αρχειακού υλικού 7 Φυσικές δυνάμεις Φως Ακατάλληλη σχετική υγρασία Παράσιτα Νερό Ακατάλληλη θερμοκρασία Φωτιά Κλοπή / Βανδαλισμός Ρύποι

8 ΦΕΚ ίδρυσης Μεταβολές Ο.Ε.Υ., Αλλαγές έδρας Μεθοδολογία μεταφοράς αρχείων κλπ Αυτοψία στους χώρους Συνεντεύξεις Ερωτηματολόγια Πρόσβαση στο αρχείο Διευθυντές Άνθρωποι «κλειδιά» Διοικητικές αλλαγές της υπηρεσίας Έγκριση της διοίκησης 03 Δομημένες συνεντεύξεις Δήμος Αγίας Βαρβάρας και Υπόλοιποι Δήμοι της Ελλάδας 04 Δομημένα ηλεκτρονικά ερωτηματολόγια ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ Επεξεργασία δεδομένων & Εξαγωγή συμπερασμάτων από συνεντεύξεις & ερωτηματολόγια 05 Επικοινωνία με Δήμους ανά την Ελλάδα 06 Απογραφή υλικού & κοστολόγηση / Μελέτες χώρου Δημοτικό & Ιστορικό Αρχείο Δήμου Αθηναίων 07 Χαρτογράφηση αποθηκών Μεθοδολογία καταχώρησης υλικού & κοστολόγηση Προτάσεις προδιαγραφών χώρου

9 ΔΗΜΟΣ ΑΓΙΑΣ ΒΑΡΒΑΡΑΣ ΥΠΟΛΟΙΠΟΙ ΔΗΜΟΙ ΦΥΛΟ ΦΥΛΟ 9 Άνδρας 21% Άνδρας 37% Γυναίκα 79% Γυναίκα 63% Μεταπτυχια κό 15% ΕΠΙΠΕΔΟ ΣΠΟΥΔΩΝ Διδακτορικό 2% Απόφοιτος/- τη Λυκείου 44% Μεταπτυχια κό 33% ΕΠΙΠΕΔΟ ΣΠΟΥΔΩΝ Διδακτορικό 2% Απόφοιτος/- τη Λυκείου 17% Πτυχίο ΤΕΙ 16% Πτυχίο ΑΕΙ 25% Πτυχίο ΤΕΙ 14% Πτυχίο ΑΕΙ 32%

10 Αποτελέσματα ερωτηματολογίου στο σύνολο των Δήμων Χωρίς αρχειακή υπηρεσία Εκκαθάριση του αρχείου βάση νομοθεσίας 80% Μη κοινή μέθοδο αρχειοθέτησης 19% 63% Χρόνος για να βρεθεί έγγραφο παλαιότερο του ενός έτους: 21% περίπου 15 λεπτά και 29% περισσότερο από 30 λεπτά 50% 259 απαντήσεις 67% Μη κοινό ηλεκτρονικό αρχείο / Αποθήκευση μόνο στον ατομικό Η/Υ Δε γνωρίζουν αν έχει χαθεί ή καταστραφεί μέρος του αρχείου 55% 15% 33% Καταχωρημένα σε κάποιο ευρετήριο ή βάση δεδομένων Δε γνωρίζουν που βρίσκεται επακριβώς χωροθετημένο το αρχείο του τμήματός τους

11 Καταγραφή υλικού 11 ΑΡΙΘΜΟΣ ΚΛΕΙΔΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΟΡΟΦΟΣ ΧΩΡΟΣ ΥΠΟΧΩΡΟΣ ΣΤΗΛΗ ΓΡΑΜΜΗ (barcode number) 1, 2, 3, Α, Β, Γ, Δ, Α Ε 1, 2, 3, Α, Β, Γ, Δ, Α Ε Α, Β, Γ, Δ, Ε, 1, 2, 3, Α, Β, Γ, Δ, Υ 1 ΣΤ Ε 1, 2, 3, Α, Β, Γ, Δ, Υ 2 Α Ε 1, 2, 3, Α, Β, Γ, Δ, Υ 3 Α Ε 1, 2, 3, Α, Β, Γ, Δ, Υ 4 Α Ε Υ 1 ΣΤ 15 Γ Αριθμός-κλειδί (barcode number) Όροφος Υποχώρος Γραμμή Υ.1ΣΤ.15Γ Λειτουργία Χώρος Στήλη

12 ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΑΡΧΕΙΑΚΟΥ ΥΛΙΚΟΥ Φάκελοι 3.600/40 = 90 ώρες 1 ώρα για την καταγραφή 40 φακέλων ώρες 90/2 = 45 ημέρες Ένα άτομο:2 ώρες την ημέρα (λόγω αντίξοων συνθηκών) 45 ημέρες 45/22 = 2,045 ή περίπου 2 μήνες εργασίας Εργάσιμες ημέρες: 22 ανά μήνα Μισθός 1.000,00 το μήνα Απασχόληση 2 μηνών x 2 x 25% = ώρες την ημέρα, ήτοι το 25% του ημερομισθίου του Κόστος συνοπτικής καταγραφής: περίπου 500,00

13 13 Έκθεση αυτοψίας των χώρων αποθήκευσης αρχειακού υλικού

14 14 Έκθεση αυτοψίας των χώρων αποθήκευσης αρχειακού υλικού

15 15 Έκθεση αυτοψίας των χώρων αποθήκευσης αρχειακού υλικού

16 16 Συμπεράσματα Αρνητικά Το αρχειακό υλικό δεν είναι καταγεγραμμένο Η εύρεση εγγράφων, στηρίζεται στη μνήμη των υπαλλήλων Ακατάλληλοι χώροι αρχείου Ασφυκτικά και επικίνδυνα γεμάτοι Θετικά Πρόθεση της Διοίκησης «Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα» Αποδοχή & υιοθέτηση των προτάσεων

17 17 Σας ευχαριστώ! Ερωτήσεις;