ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Υπεύθυνος Έκδοσης : Υ.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Δ.Σ. Σελίδα 1 από 7
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΑΡΘΡΟ 1 : ΑΡΘΡΟ 2 : ΑΡΘΡΟ 3 : ΑΡΘΡΟ 4 : ΑΡΘΡΟ 5 : ΑΡΘΡΟ 6 : ΑΡΘΡΟ 7 : ΑΡΘΡΟ 8 : ΑΡΘΡΟ 9 : ΑΡΘΡΟ 10 : Αρμοδιότητες Σύνθεση Απαρτία και Αποφάσεις Λειτουργία Συνεδριάσεις Αποβολή μέλους Εξέταση ενστάσεων Τροποποίηση του κανονισμού Υπεύθυνος Έκδοσης : Υ.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Δ.Σ. Σελίδα 2 από 7
Άρθρο 1 Το Διοικητικό Συμβούλιο της ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ, 1.1 Έχοντας υπόψη : ότι κύρια αποστολή της εταιρείας αποτελεί, η υποστήριξη της Εθνικής Οικονομίας γενικότερα και της Ελληνικής Βιομηχανίας ειδικότερα, μέσω της συνεχούς παροχής υψηλού επιπέδου αξιόπιστων υπηρεσιών δοκιμών, ελέγχων, επιθεωρήσεων και πιστοποιήσεων σε πανελλήνια κλίμακα και σε διάφορα θεματικά πεδία, ότι η παροχή αξιόπιστων υπηρεσιών πιστοποίησης συμβάλλει καίρια στην προαγωγή της ποιότητας στις ίδιες τις βιομηχανίες, στην αύξηση της ανταγωνιστικότητας και στη διευκόλυνση της διακίνησης των αντίστοιχων προϊόντων ή υπηρεσιών, στην προστασία του καταναλωτικού κοινού και στην ομαλότερη λειτουργία της αγοράς, ότι η δραστηριοποίηση της ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ στους τομείς πιστοποίησης και ελέγχων, αποτελεί κρίσιμη και σημαντική συνιστώσα στην ανάπτυξή της και στην μέσω αυτής υποστήριξη των σχετικών βιομηχανικών κλάδων, ότι θεμελιώδης παράγοντας για την αξιόπιστη λειτουργία της δραστηριότητας πιστοποίησης είναι η με τρόπο ανεξάρτητο και αμερόληπτο άσκηση αυτής, ότι για την διασφάλιση αυτής της ανεξαρτησίας και αμεροληψίας με το ανωτέρω σκεπτικό θα πρέπει να ασκούνται οι ανάλογες λειτουργίες από όργανο στο οποίο θα συμμετέχουν όλα τα ενδιαφερόμενα για τα θέματα πιστοποίησης μέρη, χωρίς να υπερισχύει κάποιο από αυτά, 1.2 αποφασίζει τη συγκρότηση στην ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ ανεξάρτητου Συμβουλίου Πιστοποίησης, για την υποστήριξη της παροχής από την Εταιρεία υπηρεσιών πιστοποίησης προϊόντων, συστημάτων διασφάλισης ποιότητας και φυσικών προσώπων, στην Ελλάδα ή στην αλλοδαπή, 1.3 καθιερώνει τον παρόντα Κανονισμό Λειτουργίας του Συμβουλίου Πιστοποίησης. Άρθρο 2 Αρμοδιότητες Το Συμβούλιο Πιστοποίησης είναι αρμόδιο για: 2.1 Τη διαμόρφωση πολιτικής σε σχέση με τη λειτουργία των δραστηριοτήτων πιστοποίησης της ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ. Υπεύθυνος Έκδοσης : Υ.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Δ.Σ. Σελίδα 3 από 7
2.2 Την παρακολούθηση της εφαρμογής της ως άνω διαμορφούμενης πολιτικής σε επίπεδο δειγματοληπτικής εξέτασης αποφάσεων αξιολόγησης και πιστοποίησης. 2.3 Την επιτήρηση των οικονομικών παραμέτρων των δραστηριοτήτων πιστοποίησης ώστε αυτές να συντελούνται απρόσκοπτα και αμερόληπτα. 2.4 Την έγκριση ειδικών σχημάτων πιστοποίησης φυσικών προσώπων μετά από σχετική ενημέρωση για σχετικές τροποποιήσεις. 2.5 Την εξέταση των υποβαλλόμενων στην ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ ενστάσεων κατά των αποφάσεων για χορήγηση, αναστολή ή ανάκληση της πιστοποίησης. 2.6 Τη συγκρότηση Ειδικών Επιτροπών για την επεξεργασία ειδικών θεμάτων πιστοποίησης όποτε αυτά προκύπτουν, η σύνθεση των οποίων θα πρέπει να διασφαλίζει την ανεξαρτησία της λειτουργίας αυτών. Άρθρο 3 Σύνθεση Το Συμβούλιο Πιστοποίησης απαρτίζεται από : Τον Γενικό Διευθυντή της ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ, ως Πρόεδρο του Συμβουλίου. Αρμόδιο διευθυντικό στέλεχος της ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ, ως μέλος. Έναν εκπρόσωπο του Συνδέσμου Βιομηχανιών Θεσσαλίας, οριζόμενο από τον Σύνδεσμο, ως μέλος. Έναν εκπρόσωπο του Επιμελητηρίου, οριζόμενο από το Επιμελητήριο, ως μέλος. Έναν εκπρόσωπο του Τεχνικού Επιμελητηρίου Ελλάδος- Τμήμα Μαγνησίας με εξειδίκευση σε θέματα πιστοποίησης, οριζόμενο από το ΤΕΕ, ως μέλος. Έναν εκπρόσωπο οριζόμενο είτε από τη Νομαρχία είτε από την Τοπική Αυτοδιοίκηση, είτε από Ένωση Καταναλωτών, ως μέλος. Έναν εκπρόσωπο του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας,ως μέλος. Η συμμετοχή στο Συμβούλιο αντικαταστατών δεν επιτρέπεται. Τα μέλη του Συμβουλίου Πιστοποίησης πρέπει να είναι πτυχιούχοι ή διπλωματούχοι ανωτάτων η ανωτέρων σχολών, με τουλάχιστον πενταετή επαγγελματική εμπειρία και γνώση σε θέματα πιστοποίησης. Η αξιολόγηση της επάρκειας των μελών του Συμβουλίου Πιστοποίησης γίνεται από τον Πρόεδρο του ΔΣ της ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ Υπεύθυνος Έκδοσης : Υ.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Δ.Σ. Σελίδα 4 από 7
Άρθρο 4 Το Συμβούλιο Πιστοποίησης συγκροτείται, ύστερα από πρόταση των φορέων τους οποίους εκπροσωπούν, με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου της ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ και έχει θητεία τεσσάρων (4) ετών. Το ύψος της αμοιβής των μελών του Συμβουλίου Πιστοποίησης καθορίζεται με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου της ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ. Άρθρο 5 Απαρτία και Αποφάσεις 5.1 Το Συμβούλιο Πιστοποίησης έχει απαρτία όταν παρευρίσκονται τουλάχιστον πέντε (5) από τα μέλη του. 5.2 Οι αποφάσεις του Συμβουλίου Πιστοποίησης απαιτούν τη σύμφωνη γνώμη τουλάχιστον τριών (3) μελών του σε περίπτωση απαρτίας με την ελάχιστη σύνθεση και τουλάχιστον τεσσάρων (4) μελών του σε περίπτωση πλήρους σύνθεσης. 5.3 Σε περίπτωση ισοψηφίας, η ψήφος του Προέδρου υπερισχύει. Άρθρο 6 Λειτουργία 6.1 Το Συμβούλιο επιτηρεί την εφαρμογή των πολιτικών σε θέματα πιστοποίησης, όπως αυτές καθορίζονται στο Εγχειρίδιο για την Ποιότητα και στους Κανονισμούς Πιστοποίησης και υλοποιούνται μέσω των αντιστοίχων Διαδικασιών. 6.2 Για την άσκηση της ανωτέρω επιτήρησης : Η Διεύθυνση / Διευθύνσεις Πιστοποίησης παρέχει/χουν στο Συμβούλιο Πιστοποίησης όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων των λόγων και αιτιάσεων που επιβάλλουν όλες τις σημαντικές αποφάσεις, δράσεις και επιλογές προσώπων που είναι υπεύθυνα για συγκεκριμένες δραστηριότητες, σε σχέση με την πιστοποίηση. Το Συμβούλιο Πιστοποίησης μπορεί να εξετάζει δειγματοληπτικά ή στο σύνολό τους τις διάφορες περιπτώσεις χορήγησης και ανανέωσης πιστοποίησης. Μέλος του Συμβουλίου Πιστοποίησης, οριζόμενο από το Συμβούλιο, παρακολουθεί τη διενέργεια των ανασκοπήσεων από τη διοίκηση. 6.3 Για την επιτήρηση των οικονομικών δραστηριοτήτων που σχετίζονται με την πιστοποίηση, η οικονομική υπηρεσία της ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ συντάσσει εξαμηνιαία αναλυτική έκθεση, η οποία υποβάλλεται στο Συμβούλιο Πιστοποίησης για εξέταση. Υπεύθυνος Έκδοσης : Υ.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Δ.Σ. Σελίδα 5 από 7
6.4 Το Συμβούλιο Πιστοποίησης εισηγείται στο Διοικητικό Συμβούλιο της ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ τη διάθεση των απαιτούμενων πόρων, καθώς και τη λήψη συγκεκριμένων μέτρων για την αποτελεσματική και πιστή εφαρμογή του Συστήματος για την Ποιότητα της εταιρείας. 6.5 Σε περίπτωση που δεν υπάρχει ανταπόκριση στις εισηγήσεις του Συμβουλίου Πιστοποίησης, ή παρεμποδίζεται με οποιοδήποτε τρόπο η απρόσκοπτη άσκηση των καθηκόντων του, το Συμβούλιο έχει το δικαίωμα να αναφερθεί σχετικά στον Εθνικό Φορέα Διαπίστευσης. 6.6 Η γραμματειακή υποστήριξη της λειτουργίας του Συμβουλίου Πιστοποίησης παρέχεται από την ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ και σε αυτή περιλαμβάνεται η μέριμνα για την τήρηση των πρακτικών των συνεδριάσεων του Συμβουλίου, η αποστολή των προσκλήσεων για συνεδρίαση και ό,τι άλλο απαραίτητο για την ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία του. Άρθρο 7 Συνεδριάσεις 7.1 Το Συμβούλιο Πιστοποίησης συνεδριάζει 1 φορά το χρόνο, ύστερα από πρόσκληση του Προέδρου στα γραφεία της ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ στο Βόλο ή σε άλλο χώρο ύστερα από σχετική απόφαση του Συμβουλίου. 7.2 Έκτατες συνεδριάσεις μπορεί να πραγματοποιηθούν εφόσον το ζητήσουν τουλάχιστον πέντε (5) μέλη του. 7.3 Η πρόσκληση για συνεδρίαση, η ημερήσια διάταξη και η σχετική τεκμηρίωση παραδίδονται στους συνέδρους, με μέριμνα της γραμματείας της ΕΒΕΤΑΜ. 7.4 Το Συμβούλιο μπορεί να συζητήσει και άλλα θέματα πέραν της ημερήσιας διάταξης, εφόσον αυτό αποφασίσει σχετικά. 7.5 Τα πρακτικά των συνεδριάσεων υπογράφονται από τα μέλη του Συμβουλίου σε διάστημα ενός μηνός από την ημερομηνία της συνεδρίασης. 7.6 Τα μέλη του Συμβουλίου δεσμεύονται να τηρήσουν ως εμπιστευτικές οποιεσδήποτε πληροφορίες περιέρχονται σε αυτά κατά την άσκηση των καθηκόντων τους και αφορούν την ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ, τους πελάτες και τις δραστηριότητές της. Για το σκοπό αυτό, τα μέλη του Συμβουλίου υπογράφουν σχετική δήλωση τήρησης της εμπιστευτικότητας Κώδικα δεοντολογίας. Άρθρο 8 Αποβολή Μέλους Υπεύθυνος Έκδοσης : Υ.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Δ.Σ. Σελίδα 6 από 7
Με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου της ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ, ύστερα από πρόταση του Συμβουλίου Πιστοποίησης, είναι δυνατή η αποβολή μέλους του Συμβουλίου για σοβαρούς λόγους, όπως καταδίκη για διάπραξη αξιόποινων πράξεων, συμπεριφορά που θίγει το κύρος του Συμβουλίου, ενέργειες που υπονομεύουν και δυσχεραίνουν το έργο του, μη τήρηση της εμπιστευτικότητας ή άνευ σοβαρής αιτίας συστηματική απουσία από τις συνεδριάσεις. Άρθρο 9 Εξέταση Ενστάσεων 9.1 Ενστάσεις σχετικά με απόφαση για χορήγηση, αναστολή ή ανάκληση της πιστοποίησης μπορεί να υποβληθούν εγγράφως από ενδιαφερόμενα μέρη εντός ενός (1) μηνός από της κοινοποιήσεως σε αυτούς της σχετικής απόφασης ή από την ημερομηνία που έλαβαν γνώση αυτής. 9.2 Οι ανωτέρω ενστάσεις εξετάζονται από το Συμβούλιο Πιστοποίησης ενώπιον του οποίου ο ενιστάμενος μπορεί να εκθέσει τους λόγους που στηρίζουν την υποβληθείσα ένσταση. 9.3 Κατά την εξέταση της ενστάσεως από το Συμβούλιο Πιστοποίησης, δεν συμμετέχουν σε αυτό μέλη του Συμβουλίου, τα οποία έχουν αποδεδειγμένα σύγκρουση συμφερόντων με τον ενιστάμενο ή τα οποία έχουν παράσχει οιασδήποτε φύσεως υπηρεσία στον ενιστάμενο ή σε συγγενική με αυτόν εταιρεία εντός των δύο τελευταίων ετών. 9.4 Η απόφαση επί της ενστάσεως λαμβάνεται εντός δύο (2) μηνών από την υποβολή της, πρέπει να είναι επαρκώς τεκμηριωμένη, είναι οριστική και κοινοποιείται εγγράφως στον ενιστάμενο. 9.5 Όταν κατά την εξέταση ενστάσεως εγείρονται αμφιβολίες ως προς τη συνεπή εφαρμογή του Συστήματος για την Ποιότητα της ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ, το Συμβούλιο Πιστοποίησης μπορεί να ζητήσει τη διενέργεια εσωτερικής επιθεώρησης των σχετικών δραστηριοτήτων και τη λήψη των απαραίτητων διορθωτικών μέτρων, η υλοποίηση των οποίων θα πρέπει να κοινοποιείται στο Συμβούλιο. Άρθρο 10 Τροποποίηση του Κανονισμού Ο παρών Κανονισμός μπορεί να τροποποιηθεί με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου της ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ, κατόπιν σχετικής εισηγήσεως. Υπεύθυνος Έκδοσης : Υ.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Δ.Σ. Σελίδα 7 από 7