ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΣΕΡΡΩΝ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ Θέμα πτυχιακής εργασίας: Η ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗ Υποβληθείσα στον Καθηγητή Δάπη Δημήτριο Από τις σπουδάστριες: Παζαρά Ευαγγελία Αναστασίδου Άλλα Παράδοση: 10-3-2010 ΣΕΡΡΕΣ 2010
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Εισαγωγή.... 1 1 Οι Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης 1.1 Οι ΟΤΑ στην Ελλάδα... 2 1.2 Δομή των ΟΤΑ.....3 2 Διοίκηση των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης 2.1 Οι αρχές που διέπουν τους ΟΤΑ.. 5 2.2 Οργανωτική δομή των ΟΤΑ. 7 3 Φορολογία των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης...8 4 Κλαδικό Λογιστικό Σχέδιο των ΟΤΑ 4.1 Διπλογραφικό σύστημα στους ΟΤΑ..10 4.2 Λογιστική τυποποίηση... 12 5 Βιβλία και στοιχεία που χρησιμοποιούν οι ΟΤΑ σύμφωνα με δημόσιο λογιστικό σύστημα και διπλογραφικό σύστημα 5.1 Τηρούμενα βιβλία και στοιχεία δημοσίου λογιστικού.....13 5.2 Προβλεπόμενα βιβλία για την εφαρμογή του διπλογραφικού συστήματος στους ΟΤΑ... 14 5.3 Βασικές αρχές διάρθρωσης λογαριασμών των ΟΤΑ........21 6 Απογραφή και αποτίμηση των περιουσιακών στοιχείων των ΟΤΑ..23 6.1 Διαδικασίες απογραφής..25 6.1.1 Απογραφή και αποτίμηση παγίων..27 6.1.2 Απογραφή και αποτίμηση λοιπών περιουσιακών στοιχείων... 30 6.2 Ειδικά θέματα που προκύπτουν.32 7 Προϋπολογισμός...37 7.1 Καθορισμός του τύπου του προϋπολογισμού των ΟΤΑ 38 7.1.1 Διακρίσεις των εσόδων...40 7.1.2 Διακρίσεις των εξόδων..43 7.2 Κατάρτιση του προϋπολογισμού...46
7.3 Διάρκεια προϋπολογισμού.47 7.4 Λογιστική παρακολούθηση των εσόδων των ΟΤΑ... 48 7.4.1 Παρακολούθηση Εσόδων 51 7.4.2 Παρακολούθηση Εξόδων 52 7.5 Έλεγχος προϋπολογισμού..54 8 Απολογισμός.55 9 Διεθνείς Συνεργασίες 60 ΕΠΙΛΟΓΟΣ 62
ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ Ευχαριστούμε τον επιβλέπων καθηγητή κ. Δ. Δάπη για την υποστήριξη του. Ευχαριστούμε τον Δήμο Νέας Μηχανιώνας για την προθυμία του στο να μας παρέχει πληροφορίες και υλικό για την ολοκλήρωση της εργασίας.
ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΕΝΩΣΗ ΔΗΜΩΝ & ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ ΕΛΛΑΔΑΣ αριθμούς» Γ Αναθεωρημένη έκδοση, Αθήνα 2007 «Οι Ο.Τ.Α. σε Γ. Παπαδημητρίου «ΤΟΠΙΚΉ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗ», έκδοση Ν. ΣΑΚΚΟΥΛΑ, 1989 Αναστ. Ι. Τάχου «ΚΩΔΙΚΑΣ ΔΗΜΩΝ ΚΑΙ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ Ν. 3463/2006», εκδώσεις ΣΑΚΚΟΥΛΑ, 2006 Ι. Π. Ράλλης, «Η Λογιστική ΟΤΑ», έκδοση ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ, 2007 Άρθρα εφημερίδων Χανιώτικα Νέα 18/11/2008 ΓΙΩΡΓΟΣ ΑΡΒΑΝΙΤΗΣ, ΚΩΝ/ΝΟΣ ΖΟΠΟΥΝΙΔΗΣ, ΧΡΥΣΟΒΑΛΑΝΤΗΣ ΓΑΓΑΝΗΣ, Μεταρρύθμιση του λογιστικού συστήματος των ΟΤΑ και δυνατότητα αξιολόγησής τους. ΕΦΗΜΕΡΙΣ ΤΗΣ ΚΥΒΕΡΝΗΣΕΩΣ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ,, ΤΕΥΧΟΣ ΠΡΩΤΟ Αρ. Φύλλου 114, 8 Ιουνίου 2006 ΕΦΗΜΕΡΙΔΑ ΤΗΣ ΚΥΒΕΡΝΗΣΕΩΣ, ΤΕΥΧΟΣ ΔΕΥΤΕΡΟ, ΑΡ. ΦΥΛΛΟΥ 2253, ΣΕΛ.31032, 26 Νοεμβρίου 2007 Πηγές στο διαδίκτυο http://el.wikipedia.org/wiki /Οργανισμοί_τοπικής_αυτοδιοίκησης. http://www.ypes.gr/diplografiko/7447.htm http://www.eetaa.gr/kodikas/nm_ptext.jsp?nkey=28&akey=155
Η λογιστική και διοικητική διαχείριση των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκηση ΕΙΣΑΓΩΓΗ Στην εργασία μας θα προσπαθήσουμε με όσο το δυνατό εύκολο και προσιτό τρόπο να αναλύσουμε την λογιστική και τη διοίκηση των ΟΤΑ στην χώρα μας. Κατ αρχάς θα περιγράψουμε τι είναι Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης σε αριθμούς και σε τρόπο της διοίκησης τους και σε τι διαφέρουν στην λειτουργία τους από τις επιχειρήσεις. Στο δεύτερο στάδιο θα αναφέρουμε το Κλαδικό Λογιστικό Σχέδιο και τη σημασία της λογιστικής τυποποίησης. Θα δούμε ποια βιβλία και στοιχεία χρησιμοποιούν σύμφωνα με το Δημόσιο Λογιστικό σύστημα αλλά και διπλογραφικό σύστημα, θα αναφέρουμε και τη φορολογία των Δήμων και Κοινοτήτων. Θα αναπτύξουμε τις έγγραφές της Γενικής και Αναλυτικής Λογιστικής. Θα περιγράψουμε των τρόπο απογραφής και αποτίμησης της περιουσίας των ΟΤΑ. Έπειτα θα αναλύσουμε θέματα που αφορούν τον Προϋπολογισμό και Απολογισμό των ΟΤΑ. Στο τέλος δεν μπορούμε να παραλείψουμε την περιγραφή του τρόπου συνεργασίας των Οργανισμών Αυτοδιοίκησης σε διεθνές και ευρωπαϊκό επίπεδο. 1
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Ο ΟΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙ ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 1.1 ΟΤΑ στην Ελλάδα Στο σύνολο των Οικονομικών μονάδων, που δραστηριοποιούνται τόσο στην Ελλάδα όσο και διεθνώς, ανήκουν οι κάθε μορφής επιχειρήσεις, εμπορικές, βιομηχανικές, δημόσιες, κερδοσκοπικές ή μη κερδοσκοπικές, ειδική κατηγορία αποτελούν οι Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης (ΟΤΑ). Εμείς θα αναφερθούμε στους ΟΤΑ α βαθμού, δηλαδή στους Δήμους. H ελληνική επικράτεια-με εξαίρεση την περιοχή του Αγίου Όρους, για την οποία προβλέπεται ιδιαίτερο καθεστώς- είναι διαιρεμένη σε οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης (ΟΤΑ). Οι ΟΤΑ σκοπό έχουν να δημιουργήσουν ευκαιρίες ενεργητικής συμμετοχής του πολίτη στα κοινά και να ενδυναμώσουν το αίσθημα ευθύνης και καθήκοντος του πολίτη απέναντι στη κοινωνία. Δημιουργώντας καλύτερη τοπική κοινωνία δημιουργείται καλύτερο κράτος. Ο θεσμός της τοπικής Αυτοδιοίκησης κατοχυρώνεται από το Σύνταγμα (άρθρο 102), το οποίο θεμελιώνει τον Α και Β βαθμό Αυτοδιοίκησης. Συγκεκριμένα: Πρώτη βαθμίδα τοπικής αυτοδιοίκησης (Δήμοι-Κοινότητες) Τους ΟΤΑ αποτελούν οι Δήμοι και οι Κοινότητες. Στην Ελλάδα υπάρχουν 914 Δήμοι και 120 Κοινότητες. Επικεφαλής των Δήμων είναι οι Δήμαρχοι, οι Κοινοτάρχες και τα Δημοτικά και Κοινοτικά Συμβούλια αντίστοιχα. 1 Οι ΟΤΑ αποτελούν Ν.Π.Δ.Δ.(Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου) και απολαύουν διοικητικής και οικονομικής αυτοτέλειας. Αυτό σημαίνει ότι έχουν δικαιώματα και υποχρεώσεις, δική τους περιουσία, δικό τους προϋπολογισμό και απασχολούν δικούς τους υπαλλήλους. Η οικονομική τους δυνατότητα είναι βασικός παράγοντας για την ουσιαστική λειτουργία τους. Γι αυτό, το κράτος μεριμνά για την εξασφάλιση των αναγκαίων 1 Βικιπαίδεια, ελεύθερη εγκυκλοπαίδεια, http://el.wikipedia.org/wiki /Οργανισμοί_τοπικής_αυτοδιοίκησης. 2
πόρων τους. Η μέριμνα αυτή πραγματώνεται με ρυθμίσεις εκ μέρους του κράτους που να εξασφαλίζουν έσοδα, όπως π.χ. από τον φόρο ακίνητης περιουσίας. Η πολιτεία ασκεί διοικητική εποπτεία στους ΟΤΑ με τρόπο, όμως, που να μην εμποδίζει την πρωτοβουλία και την ελεύθερη δράση τους, δηλαδή ασκεί έλεγχο νομιμότητας των πράξεων τοπικής αρμοδιότητάς τους και όχι έλεγχο σκοπιμότητας (δεν εξετάζει αν οι πράξεις τους εξυπηρετούν κάποιο σκοπό ή όχι). Στην αρμοδιότητα των ΟΤΑ ανήκουν οι τοπικές υποθέσεις. Τοπική υπόθεση είναι εκείνη που αναφέρεται στην προαγωγή των συμφερόντων των κατοίκων της περιφέρειας των ΟΤΑ. Νόμος καθορίζει το εύρος και τις κατηγορίες των τοπικών υποθέσεων, καθώς και την κατανομή τους στους επί μέρους βαθμούς. Ο Δημοτικός και Κοινοτικός Κώδικας απαριθμεί, ενδεικτικά, ορισμένες αρμοδιότητες που ανήκουν στην αποκλειστική αρμοδιότητα των ΟΤΑ πρώτης βαθμίδας. Τέτοιες αρμοδιότητες αποτελούν: Η κατασκευή, συντήρηση και βελτίωση των κοινοχρήστων δημοτικών χώρων (δρόμοι, πάρκα, πλατείες, κ.λπ.), η καθαριότητα και η περισυλλογή των απορριμμάτων, η συντήρηση των σχολικών κτιρίων, η διαχείριση των δημοτικών επιχειρήσεων, η κατασκευή και συντήρηση βρεφονηπιακών σταθμών και νοσηλευτικών ιδρυμάτων, κ.λπ. Οι Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης, αποτελούν ταυτόχρονα πολιτικές, διοικητικές και οικονομικές μονάδες, οι οποίες προκειμένου να παίξουν ενεργό ρόλο στην ανάπτυξη, απαιτούν και τους αναγκαίους πόρους. Είναι προφανές ότι με ανεπαρκείς πόρους οι ΟΤΑ δεν μπορούν να επιτελέσουν αποτελεσματικά τις λειτουργίες τους και τον αναπτυξιακό τους ρόλο. Μια ουσιώδης διαφορά προκύπτει από το ότι οι επιχειρήσεις μέσω των Οικονομικών καταστάσεων, προσπαθούν να συγκρίνουν το κόστος των αγαθών που παράγουν, ή των υπηρεσιών που προσφέρουν, με τα έσοδα που επιτυγχάνουν, ενώ αντιθέτως οι Δήμοι προσπαθούν να συνδέσουν μόνο τα γενικά έσοδά τους με τις ευρείες κατηγορίες δαπανών που προορίζονται να καλύψουν. 1.2 Δομή των ΟΤΑ Σύμφωνα με τις σύγχρονες μεταρρυθμίσεις (σχέδιο Καποδίστρια II) και όπως προκύπτει και από το συνέδριο της ΚΕΔΚΕ (Κεντρική Ένωση Δήμων & Κοινοτήτων Ελλάδας) προκύπτει ότι τα κριτήρια από τα οποία θα καθορισθούν τα νέα όρια των Ο.Τ.Α. δεν θα είναι μόνο πληθυσμιακά. 3
Αυτά όμως που θα ληφθούν είναι κριτήρια κοινωνικού, οικονομικού, πολιτικού, λειτουργικού αλλά και γεωμορφολογικού περιεχομένου. Ορισμένα γενικά στοιχεία σύμφωνα με την ΕΣΥΕ : Περίπου το 82% του συνόλου των Ο.Τ.Α. είναι κάτω των 10,000 κατοίκων 2. Μεγάλες διαφορές εμφανίζονται και ως προς την έκταση των Ο.Τ.Α. Ενδιαφέρον παρουσιάζει το γεγονός ότι ο μεγαλύτερος σε έκταση Δήμος είναι χίλιες φορές από τον μικρότερο σε έκταση. Επίσης η πυκνότητα του πληθυσμού επηρεάζει το κόστος παροχής τοπικών δημόσιων υπηρεσιών. Έτσι δήμοι με μικρή πληθυσμιακή πυκνότητα δυσκολεύονται να εκμεταλλευθούν οικονομίες κλίμακας, ενώ πυκνοκατοικημένοι δήμοι έχουν προβλήματα «κορεσμού». Ακόμα, η δημογραφική αύξηση πιέζει για περισσότερες πολεοδομικές υποδομές, όπως είναι το αντίθετο η μείωση του πληθυσμού δείχνει αναπτυξιακή υστέρηση, άρα αυτόματα επηρεάζουν το κόστος παροχής των υπηρεσιών. Καθώς και ο αριθμός των οικισμών επηρεάζουν το κόστος άρα πρέπει να λαμβάνονται υπ όψιν. Οι δήμοι των νησιών είναι επίσης δήμοι που παρουσιάζουν αυξημένο κόστος για την παροχή τοπικών δημοσίων υπηρεσιών, το ίδιο πρόβλημα αντιμετωπίζουν και ορισμένοι ορεινοί δήμοι. Κυρίως απασχολούμενοι με τα γεωργικά επαγγέλματα είναι στους μικρούς δήμους και στους μεγάλους με τις υπηρεσίες. Όμως η ανεργία είναι ανεξάρτητοι από το πληθυσμιακό μέγεθος του δήμου. Στο 60% περίπου των Ο.Τ.Α. παρουσιάζεται ανεργία μεγαλύτερη του 10% 3. Τέτοιου είδους στοιχεία είναι που θα λαμβάνονται υπ όψιν για τον καθορισμό των ορίων των Ο.Τ.Α. και όχι μόνο του πληθυσμού. 2 ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΕΝΩΣΗ ΔΗΜΩΝ & ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ ΕΛΛΑΔΑΣ «Οι Ο.Τ.Α. σε αριθμούς» Γ Αναθεωρημένη έκδοση, Αθήνα 2007, σελ. 28. 3 ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΕΝΩΣΗ ΔΗΜΩΝ & ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ ΕΛΛΑΔΑΣ «Οι Ο.Τ.Α. σε αριθμούς» Γ Αναθεωρημένη έκδοση, Αθήνα 2007, σελ. 36. 4
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 Ο ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2.1 Αρχές που διέπουν τους ΟΤΑ Οι ΟΤΑ διέπονται από την θεμελιώδη αρχή του πολιτεύματός μας, την αρχή της λαϊκής κυριαρχίας (άρθρο 1 Συντ.), που περιλαμβάνει την άμεση πολιτική νομιμοποίηση των οργάνων τους από το αντίστοιχο εκλογικό σώμα. Η εκλογή των οργάνων είναι ικανή και αναγκαία προϋπόθεση για την άρθρωση της αρχή της λαϊκής κυριαρχίας. Η πραγμάτωση της συνδέεται άρρηκτα με την οργάνωση και λειτουργία της συμμετοχικής δημοκρατίας, δηλαδή με την συνύπαρξη και τη διαλεκτική σύνδεση αντιπροσωπευτικών θεσμών και θεσμών άμεσης δημοκρατίας. Οι ΟΤΑ συνθέτουν έτσι ένα προνομιακό πεδίο ανάπτυξης της συμμετοχικής δημοκρατίας, επειδή στο πλαίσιο τους επιτυγχάνεται ευκολότερα η άμεση σύμπραξη του πολίτη στη διαμόρφωση και τη λήψη αποφάσεων. Ο Δημοτικός και Κοινοτικός Κώδικας είναι το κύριο νομοθέτημα για την οργάνωση και την λειτουργία των ΟΤΑ. Ο πυρήνας των κυριοτέρων διατάξεων του προέρχεται από το νόμο ΔΝΖ /1912, παραμένει κατουσίαν παρά τις επιμέρους τροποποιήσεις αμετάβλητος. Ακόμη και στις περιπτώσεις που συντάχθηκαν νέοι κώδικες (ν.δ. 2888/1954, ν.δ. 134/1973 και ν. 1065/1980), οι διατάξεις του ν. ΔΝΖ /1912 εξακολουθούν να αποτελούν τον κορμό τους. 4 Η δημόσια διοίκηση στηρίζεται στους κανόνες του λογιστικού συστήματος του ιδιωτικού τομέα, ειδικά εξαιτίας της χρησιμοποίησης λογιστικών προγραμμάτων στη βάση των δεδουλευμένων, ενοποιημένων οικονομικών καταστάσεων και των καταστάσεων του ισολογισμού και των αποτελεσμάτων χρήσης, που αποτελούν και τον πυρήνα του λογιστικού συστήματος του ιδιωτικού τομέα. Σε αυτό το περιβάλλον η λογιστική αναδεικνύεται σε βασικό στοιχείο της αντίληψης περί λογοδοσίας και αντανακλά την εμπιστοσύνη στην αγορά και στις μεθόδους των επιχειρήσεων. O έλεγχος είναι επίσης, μέρος των διαδικασιών και των εργαλείων που εφαρμόζει η δημόσια διοίκηση και συνεπάγεται την ανάπτυξη πληροφοριακού συστήματος και τη χρησιμοποίησή του για την καταγραφή και παρακολούθηση των διοικητικών διαδικασιών, τις οποίες βοηθά με τη διαθεσιμότητα, την 4 Γ. Παπαδημητρίου «ΤΟΠΙΚΉ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗ», έκδοση Ν. ΣΑΚΚΟΥΛΑ, 1989, σελ. 13 5
ενοποίηση και την εκτίμηση των πληροφοριών. Στο σύστημα ελέγχου η καταγραφή, η τεκμηρίωση και η ανάλυση του κόστους και των επιδόσεων έχουν καθοριστικό ρόλο στη λήψη αποφάσεων, γεγονός που αναδεικνύει τη διοικητική λογιστική για χρήση στο εσωτερικό ενός οργανισμού, σε σημαντικό εργαλείο διοίκησης. Κατά τη δεκαετία του 1990, πολλές χώρες ξεκίνησαν μεταρρυθμίσεις στα λογιστικά συστήματα των Τοπικών Αυτοδιοικήσεων, οι οποίες ακόμη συνεχίζονται και εντάσσονται στη γενικότερη διαδικασία της μεταρρύθμισης της δημόσιας διοίκησης. Αποδίδουν ιδιαίτερη έμφαση στον έλεγχο των τοπικών δημοσίων δαπανών και περιλαμβάνουν: i. Την επανεκτίμηση του ρόλου του συστήματος λογιστικής πληροφόρησης, το οποίο μπορεί να βοηθήσει τόσο εσωτερικά, τις διαδικασίες management, όσο και εξωτερικά, ως ένας τρόπος βελτίωσης της διαφάνειας και της λογοδοσίας. ii. Την τάση καθιέρωσης της λογιστικής βάσης των δεδουλευμένων, αν και σε πολλές χώρες εμφανίζεται η προσαρμοσμένη βάση δεδουλευμένων. iii. Την αυξανόμενη τάση προς την επιχειρηματική λογιστική, η οποία λειτουργεί ως σημείο αναφοράς για τις μεταρρυθμίσεις. iv. Την αναβάθμιση της σημασίας της χρηματοοικονομικής λογιστικής και των οικονομικών καταστάσεων, κάνοντας βήματα πέρα από το συνηθισμένο έλεγχο νομιμότητας του προϋπολογισμού. v. Τη σοβαρή προσπάθεια εισαγωγής και άλλων τύπων πληροφόρησης (δείκτες μέτρησης), με τους οποίους θα μπορεί να εκτιμηθεί καλύτερα η οικονομική διαδικασία παροχής τοπικών δημοσίων υπηρεσιών και τοπικών δημοσίων αγαθών. 5 5 Χανιώτικα Νέα 18/11/2008 ΓΙΩΡΓΟΣ ΑΡΒΑΝΙΤΗΣ, ΚΩΝ/ΝΟΣ ΖΟΠΟΥΝΙΔΗΣ, ΧΡΥΣΟΒΑΛΑΝΤΗΣ ΓΑΓΑΝΗΣ, Μεταρρύθμιση του λογιστικού συστήματος των ΟΤΑ και δυνατότητα αξιολόγησής τους. 6
2.2 Οργανωτική δομή των ΟΤΑ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ ΤΩΝ ΔΉΜΩΝ ΑΝΩ ΤΩΝ 150000 ΚΑΤΟΙΚΩΝ 6 Δημοτικό Εκλογικό Σώμα Δημοτικό Συμβούλιο Δήμαρχος Πρόεδρος Δημοτικού Συμβουλίου Αντιδήμαρχος Επιτροπές Δημοτικού Συμβουλίου Δημαρχιακή Επιτροπή Εκλογικό Σώμα Δημοτικού Διαμερίσματος Συμβούλιο Δημοτικού Διαμερίσματος Επιτροπές Συμβουλίου Δημοτικού Διαμερίσματος Πρόεδρος Συμβουλίου Δημοτικού Διαμερίσματος 6 Γ. Παπαδημητρίου «ΤΟΠΙΚΉ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗ», έκδοση Ν. ΣΑΚΚΟΥΛΑ, 1989, σελ. 62 7
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Ο ΦΟΡΟΛΟΓΙΑ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ ΤΟΠΙΚΩΝ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Σύμφωνα με το Άρθρο 276 του Κώδικα Δήμων και Κοινοτήτων Ν.3463/2006: Οι Δήμοι και οι Κοινότητες, τα δημοτικά και κοινοτικά ιδρύματα και τα λοιπά δημοτικά και κοινοτικά νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, οι Σύνδεσμοι Δήμων και Κοινοτήτων, οι αποκλειστικώς κοινωφελούς χαρακτήρα αμιγείς δημοτικές ή κοινοτικές επιχειρήσεις, οι επιχειρήσεις Ύδρευσης Αποχέτευσης, η Κεντρική Ένωση Δήμων και Κοινοτήτων της Ελλάδας και οι Τοπικές Ενώσεις Δήμων και Κοινοτήτων απαλλάσσονται εν γένει από κάθε δημόσιο, άμεσο ή έμμεσο, δημοτικό, κοινοτικό ή λιμενικό φόρο, τέλος, δικαστικό ένσημο και εισφορά υπέρ οποιουδήποτε ταμείου, εισφορά υπέρ της ΕΡΤ Α.Ε., από κρατήσεις και από κάθε δικαστικό τέλος στις δίκες τους, μεν την επιφύλαξη των εκάστοτε ισχυουσών φορολογικών ρυθμίσεων. Επίσης έχουν όλες τις ατέλειες και δικαστικά, διοικητικά και δικονομικά προνόμια που παρέχονται στο Δημόσιο. Απαλλαγές που προβλέπονται υπέρ του Δημοσίου από το παράβολο για άσκηση ένδικων μέσων, για την εισφορά υπέρ του ταμείου χρηματοδότησης δικαστικών κτιρίων, για το δικαστικό ένσημο αντιγράφων και για τα δικαιώματα υπέρ των έμμισθων υποθηκοφυλάκων, ισχύουν και για τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης, τα δημοτικά και κοινοτικά ιδρύματα και λοιπά νομικά πρόσωπα, τους Συνδέσμους Δήμων και Κοινοτήτων, τις Τοπικές Ενώσεις και την Κεντρική Ένωση Δήμων και Κοινοτήτων Ελλάδας. 7 Σύμφωνα με το άρθρο αυτό βλέπουμε ότι η ΟΤΑ απαλλάσσονται από κάθε δημόσιο, δημοτικό, κοινοτικό ή λιμενικό φόρο-τέλος και διαφόρων εισφορών υπέρ ταμείων, γι αυτό το λόγο ο λογαριασμός 54 «Υποχρεώσεις από Φόρους Τέλη» έχει διαφορά στην ανάπτυξή του από προβλεπόμενη του Ε.Γ.Λ.Σ. Θα αναπτύξουμε με σύντομο τρόπο τους σημαντικότερους υπολογαριασμούς του λογαριασμού αυτού για να δείξουμε τις σημαντικότερες διαφορές στην ανάπτυξή τους. 7 Αναστ. Ι. Τάχου «ΚΩΔΙΚΑΣ ΔΗΜΩΝ ΚΑΙ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ Ν. 3463/2006», εκδώσεις ΣΑΚΚΟΥΛΑ, 2006 8
54.00 Φ.Π.Α. Οι κύριες δραστηριότητες των ΟΤΑ δεν υπάγονται στο καθεστώς του Φ.Π.Α. Ο λογαριασμός αυτός τηρείται μόνο στις περιπτώσεις που ο Δήμος έχει δραστηριότητα υπαγόμενη στο καθεστώς Φ.Π.Α. (έσοδα από πωλήσεις φυσικού νερού, εκμετάλλευση σφαγείων κ. λπ.) οπότε έχει το αντίστοιχο δικαίωμα της έκπτωσης του Φ.Π.Α. δαπανών και αγορών των αντίστοιχων στην δραστηριότητα αυτή. Στις περιπτώσεις που ο Δήμος έχει δραστηριότητες υπαγόμενες στο ΦΠΑ εφαρμόζεται η διαδικασία αναλογικού προσδιορισμού του εκπιπτόμενου ΦΠΑ (pro rata) 54.03 Φόροι τέλη αμοιβών προσωπικού Παρακολουθούνται οι φόροι και τέλη χαρτοσήμου και ΟΓΑ που παρακρατούνται κατά τον υπολογισμό της μισθοδοσίας. 54.07 Φόρος εισοδήματος φορολογητέων κερδών Ο λογαριασμός αυτός δεν προβλέπεται από το Π.Δ. 315/99 λόγω του ότι αναφέρει ότι «οι ΟΤΑ α και β βαθμού δεν υποχρεούνται να υποβάλουν δήλωση εισοδήματος». Υπάγονται μόνο οι ΟΤΑ που αποκτούν εισοδήματα από εκμίσθωση ακινήτων, τότε είναι υπόχρεοι στην υποβολή δήλωσης φόρου εισοδήματος, με την οποία αποδίδουν τα τέλη χαρτοσήμου που αναλογούν στα εισοδήματα αυτά. Ο φόρος αυτός αποδίδεται στη δήλωση εισοδήματος Νομικών Προσώπων μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα. Μαζί με την δήλωση αυτή συνυποβάλλεται και δήλωση στοιχείων Ακινήτων (Ε9), στο οποίο καταχωρούνται όλα τα ακίνητα των ΟΤΑ επί των οποίων έχει εμπράγματο δικαίωμα πλήρως ή ψιλής κυριότητας ή επικαρπίας. Στο θέμα της λογιστικής απεικόνισης του λογαριασμού αυτού η σημαντικότερη διαφορά είναι στην χρονολογική σειρά των εγγραφών που γίνονται κατά την απόδοση παρακρατούμενων φόρων. Η ημερομηνία έναρξης της υποχρέωσης αυτής είναι η ημερομηνία εξοφλήσεων του παραστατικού για λόγους που επιβάλλει το Δημόσιο Λογιστικό. 9
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 Ο ΚΛΑΔΙΚΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ ΟΤΑ Το Γενικό Λογιστικό Σχέδιο εισήχθη στην Ελλάδα με το άρθρο 47 του ν. 1041/1980. Με το άρθρο 49 παρ. 2 του ανωτέρω νόμου όπως αυτές τροποποιήθηκαν με το άρθρο 10 του Ν. 1819/1988 προβλέπεται ότι με Π.Δ. που εκδίδεται με πρόταση των Υπουργών Οικονομικών και Εμπορίου, ύστερα από γνώμη του Εθνικού Συμβουλίου Λογιστικής, θα καθορισθεί το περιεχόμενο των Κλαδικών Λογιστικών Σχεδίων. Από τις διατάξεις του άρθρου 12 του ν. 2526/1997, προβλέπεται ότι με Π.Δ., που εκδίδεται μετά από πρόταση των Υπουργών Εθνικής Οικονομίας, Οικονομικών και Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, θεσπίζεται στους Ο.Τ.Α. πρώτου βαθμού, το διπλογραφικό σύστημα γενικής και αναλυτικής λογιστικής. 8 4.1 Διπλογραφικό σύστημα στους ΟΤΑ Το σύστημα διπλογραφικής λογιστικής δεδουλευμένων, που λειτουργεί με διαφορετικό τρόπο από ότι το απλογραφικό και τέθηκε σε ισχύ με το Π.Δ. 315/30-12-99 (ΦΕΚ-302 Α'): Περί ορισμού του περιεχομένου και του χρόνου ενάρξεως της εφαρμογής του Κλαδικού Λογιστικού Σχεδίου Δήμων και Κοινοτήτων (Ο.Τ.Α. Α' Βαθμού), επέτρεψε την Ελληνική Τοπική Αυτοδιοίκηση να κινηθεί προς ένα περισσότερο πληροφοριακό σύστημα λογιστικής. Το σύστημα αυτό εκπονήθηκε από το Εθνικό Συμβούλιο Λογιστικής στην προσπάθεια να εφαρμοσθεί η λογιστική τυποποίηση στις οικονομικές μονάδες των ΟΤΑ. Το Π.Δ. 315/1999 τροποποιήθηκε με την Κ.Υ.Α. 4604/1.2.2005, το άρθρο 1 του παρόντος Π.Δ., εφαρμόζεται από τους Δήμους και τις Κοινότητες της Πρωτοβάθμιας Αυτοδιοίκησης που έχουν, είτε πληθυσμό άνω των 5.000 κατοίκων σύμφωνα με την τελευταία γενική απογραφή πληθυσμού, είτε έσοδα άνω του 1,5 εκατομμυρίου ετησίως. 9 Σύμφωνα με το Π.Δ. εφαρμόστηκε το διπλογραφικό σύστημα στους Δήμους από 1-1-2000 και υπήρχε υποχρέωση σύνταξης Ισολογισμού από το έτος 2000. Το σχέδιο λογαριασμών του Κλαδικού Λογιστικού Σχεδίου Δήμων και Κοινοτήτων χωρίζεται σε τρία μέρη, καθένα από τα οποία αποτελεί ιδιαίτερο και ανεξάρτητο λογιστικό κύκλωμα. Στη Γενική Λογιστική, που 8 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΠΟΚ/ΣΗΣ ΓΕΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ ΤΟΠ. ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΟΤΑ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝ. Δ/ΣΗΣ ΟΤΑ Εγκύκλιος Ανακοινώσεις 1 Μαρτίου 1999 http://www.ypes.gr/diplografiko/7447.htm 9 ΕΦΗΜΕΡΙΣ ΤΗΣ ΚΥΒΕΡΝΗΣΕΩΣ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ,, ΤΕΥΧΟΣ ΠΡΩΤΟ Αρ. Φύλλου 114, 8 Ιουνίου 2006 10
παρακολουθεί τις προς τα έξω συναλλαγές του ΟΤΑ, στη Λογιστική του Προϋπολογισμού με τους λογαριασμούς τάξεως, που παρακολουθούν την υλοποίησή του και στην Αναλυτική Λογιστική, που αποτελεί τη λογιστική παρακολούθηση του κόστους. Οι λογαριασμοί του καθενός από τα μέρη αυτά συνδέονται και συλλειτουργούν μεταξύ τους χωρίς να επηρεάζουν λογιστικά τους λογαριασμούς των άλλων δύο μερών. Συγχωνεύονται και λειτουργούν σε ένα σύγχρονο ενιαίο σύστημα, το οποίο μπορεί να αποτελέσει ένα ουσιαστικό εργαλείο των ΟΤΑ για διοίκηση, έλεγχο, ανάλυση και διαφάνεια. Το συγκεκριμένο Κλαδικό Λογιστικό Σχέδιο προέρχεται κατά μεγάλο μέρος από το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο τουλάχιστον ως προς τις λογιστικές αρχές που το διέπουν και ως προς τη δομή των λογαριασμών που το απαρτίζουν. Το ενιαίο κύκλωμα (σύστημα) οικονομικής διαχείρισης αποτελεί ένα ολοκληρωμένο λογιστικό και διαχειριστικό σύστημα πληροφόρησης το οποίο συλλέγει, ταξινομεί, και καταγράφει, όλα τα δεδομένα των οικονομικών πράξεων που επηρεάζουν έναν Οργανισμό Τοπικής Αυτοδιοίκησης και παράγει πληροφορίες για την ικανοποίηση των αναγκών των χρηστών, καλύπτει πλήρως το θεσμικό πλαίσιο, αποτελεί ένα ολοκληρωμένο λογιστικό πληροφοριακό σύστημα το οποίο αποτελέσει ένα εργαλείο πληροφόρησης της Διοίκησης. Σκοπός του συστήματος είναι η ικανοποίηση, με το μικρότερο δυνατό κόστος, πληροφοριακών αναγκών των στελεχών των οργανισμών, των Διοικήσεων των ΟΤΑ και των χρηστών εξωτερικού περιβάλλοντος όπως ΥΠΕΣΔΔΑ, Υπουργείο Οικονομίας και Οικονομικών, ΕΣΥΕ, Εκλεκτικό Συνέδριο κλπ και θα διασφαλίζει πλήρως το υπάρχον θεσμικό πλαίσιο στη διαχείριση των ΟΤΑ. Το ενιαίο κύκλωμα οικονομικής Διαχείρισης των οικονομικών των ΟΤΑ αποτελείται από τις Παρακάτω Λειτουργικές Ενότητεςυποσυστήματα : Λογιστικό σύστημα (Γενική Λογιστική, Αναλυτική Λογιστική, λογαριασμούς τάξεως) Διαχείριση προϋπολογισμού Διαχείριση Εσόδων πελατών Διαχείριση Δαπανών, έργων και Προμηθευτών Διαχείριση αποθηκών Διαχείριση ταμείου Διαχείριση παγίων Διαχείριση χρεογράφων 11
4.2 Λογιστική τυποποίηση Οποιοδήποτε κλαδικό λογιστικό σχέδιο αποτελεί προέκταση και εφαρμογή της λογιστικής τυποποίησης. Σαν τελικό αποτέλεσμα της λογιστικής τυποποίησης είναι η ομοιογένεια και η συγκρισιμότητα των οικονομικών καταστάσεων όλων των οικονομικών μονάδων. Η λογιστική τυποποίηση έχει συμβάλλει στην ανάπτυξη σε εθνικό επίπεδο, λόγω του ότι είναι δυνατή τόσο η μέτρηση των αποτελεσμάτων των διαφόρων οικονομικών μονάδων (δημοσίων ή ιδιωτικών), όσο και η εποπτεία αυτών. Η λογιστική τυποποίηση ευρίσκεται σε άμεση σχέση με το κοινωνικοοικονομικό περιβάλλον που επικρατεί σε κάθε χώρα. Τα πλεονεκτήματα που παρουσιάζει η λογιστική τυποποίηση είναι: 10 Ενιαία εφαρμογή παραδεδεγμένων λογιστικών αρχών από τις οικονομικές μονάδες Βελτίωση της λογιστικής και διαχειριστικής οργάνωσης των οικονομικών μονάδων Διευκόλυνση της εποπτείας από τις αρμόδιες αρχές και από τα αντίστοιχα ελεγκτικά όργανα Παροχή αναλυτικών συγκρίσιμων και ομοιόμορφων στοιχείων Οι Οικονομικές καταστάσεις που είναι μια δομημένη οικονομική απεικόνιση της οικονομικής θέσης του Δήμου και των συναλλαγών που έχουν αναληφθεί από αυτόν, έχουν σκοπό να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την οικονομική θέση, την απόδοση, τις ταμειακές ροές του Δήμου, που είναι χρήσιμες, για ένα ευρύ κύκλο χρηστών για να λάβουν οικονομικές αποφάσεις. Επίσης δείχνουν τα αποτελέσματα της διαχείρισης των πόρων από την διοίκηση. 10 Ι. Π. Ράλλης, «Η Λογιστική ΟΤΑ», έκδοση ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ, 2007 σελ.2 12
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 Ο ΒΙΒΛΙΑ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΟΥ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΝ ΟΙ ΟΤΑ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΔΗΜΟΣΙΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΚΑΙ ΔΥΠΛΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Τα υποχρεωτικά τηρούμενα βιβλία και στοιχεία από τους ΟΤΑ, χωρίζονται σε δύο κατηγορίες: 5.1 Τηρούμενα βιβλία και στοιχεία των διατάξεων του Δημοσίου Λογιστικού. Προϋποθέτει την καταγραφή των οικονομικών συναλλαγών των ΟΤΑ από τις Οικονομικές Υπηρεσίες (υπηρεσίες Ταμείου, Λογιστηρίου). Τα τηρούμενα βιβλία του Δημοσίου Λογιστικού διακρίνονται σε δυο κατηγορίες : α) Βιβλία Ταμείου ή Ταμειακής Υπηρεσίας. Καθημερινό. Καταγράφονται τα έσοδα και τα έξοδα του Δήμου σε καθημερινή βάση Καθολικό εσόδων. Υπό τη μορφή καρτέλας με ανάλυση ανά κωδικό απεικονίζονται τα έσοδα που πραγματοποιήθηκε από τον Δήμο (ΟΤΑ) Τρεχούμενων λογαριασμών. Εμφανίζει τα στοιχεία του καθολικού και του καθημερινού με ανάλυση ανά κατηγορία εσόδου και εξόδου. Εισπρακτέων εσόδων. Απεικονίζονται οι απαιτήσεις του Δήμου για είσπραξη. Τριπλότυπο αποδεικτικών εισπρακτέων. Είναι τα μπλοκ των εισπρακτέων εσόδων. β) Βιβλία Λογιστηρίου. Ημερολόγιο. Με ημερολογιακή σειρά οι συναλλαγές του Δήμου. Καθολικό. Παρακολουθεί τις δαπάνες του Δήμου με ημερολογιακή σειρά, με απεικόνιση και του αντίστοιχου κωδικού προϋπολογισμού για κάθε δαπάνη, λέγεται και «Καθολικό εξόδων». Εκτός των ανωτέρα υποχρεωτικών βιβλίων υπάρχουν και διάφορα βοηθητικά όπως: 13
- Πρωτόκολλο παραλαβής ενταλμάτων - Βιβλίο καταχώρησης ειδικών ή γενικών προσκλήσεων. Τα χαρακτηριστικά των ανωτέρω βιβλίων είναι ότι απεικονίζουν μόνον ταμειακά τις διαφορές οικονομικές συναλλαγές των ΟΤΑ, χωρίς να υπάρχει δυνατότητα συμψηφιστικής ενημέρωσης. Τα τηρούμενα στοιχεία που χρησιμοποιούν οι ΟΤΑ, τα οποία αποτελούν αποδεικτικά εσόδων και εξόδων, είναι: Διπλότυπο είσπραξης. Με αυτά πραγματοποιούνται εισπράξεις από τους εισπράκτορες. Γραμμάτιο είσπραξης. Με αυτό το γραμμάτιο ενημερώνεται κατά κωδικό το Ταμείο για τις εισπράξεις. Βεβαιωτικές καταστάσεις. Αποτελούν νόμιμους τίτλους είσπραξης εσόδων. Ένταλμα πληρωμής. Είναι θεωρημένο παραστατικό ή κατάσταση, που δίνει την εντολή πληρωμής κάποιας δαπάνης. Προένταλμα. Όταν η έκδοση εντάλματος πληρωμής είναι ανέφικτη, εκδίδεται ένταλμα στο όνομα κάποιου υπαλλήλου για την πληρωμή της δαπάνης. 5.2 Προβλεπόμενα βιβλία για την εφαρμογή του διπλογραφικού συστήματος στους ΟΤΑ. Πρέπει να αναπτύσσονται σύμφωνα με αρχές μηχανογραφικής τήρησης οι οποίοι αναφέρονται στην παράγραφο 1.1.104 του Π.Δ. 315/1999. Οι κυριότερες υποχρεώσεις των Δήμων που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό υπολογιστή είναι: 1. Παρέχεται η δυνατότητα στο Δήμο (ή την Κοινότητα) να τηρεί τα βιβλία του και να εκδίδει τα στοιχεία του μηχανογραφικά, ή να τηρεί μηχανογραφικά τη Γενική Λογιστική και να εκδίδει τα στοιχεία του χειρόγραφα ή αντίστροφα. Δεν παρέχεται η δυνατότητα, το ίδιο βιβλίο άλλοτε να τηρείται μηχανογραφικά και άλλοτε χειρόγραφα ή ένα στοιχείο να εκδίδεται μηχανογραφικά με τη συμπλήρωση ορισμένων μόνο δεδομένων και τα λοιπά δεδομένα να συμπληρώνονται χειρόγραφα. 14
2. Ο Δήμος (ή η Κοινότητα) που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικό υπολογιστή για την τήρηση των βιβλίων ή την έκδοση των παραστατικών στοιχείων υποχρεούται: α. Να έχει αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού στην Ελληνική γλώσσα, που αναφέρεται τουλάχιστον στην εφαρμογή των διατάξεων του Π.Δ. 186/1992, όπως ισχύουν κάθε φορά, και το οποίο ενημερώνεται αμέσως για κάθε μεταβολή που επέρχεται σ' αυτό. β. Να διαθέτει στον οποιοδήποτε αρμόδιο εξωτερικό έλεγχο το κατάλληλο προσωπικό, για να εκτυπωθούν ή εμφανιστούν στην οθόνη τα ζητούμενα στοιχεία ή για να γίνουν ανάλογες ελεγκτικές επαληθεύσεις, τόσο στις εγγραφές των βιβλίων, όσο και στις δυνατότητες του λογισμικού. γ. Να διαφυλάσσει το εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης λογισμικού για δέκα χρόνια από το τέλος της διαχειριστικής περιόδου κατά την οποία θα σταματήσει τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων και την έκδοση των στοιχείων ή θα αλλάξει εγχειρίδιο οδηγιών. δ. Να διαφυλάσσει τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης πληροφοριών μέχρι την εκτύπωση των δεδομένων τους. ε. Να διαφυλάσσει τα βιβλία και τα παραστατικά στοιχεία, σύμφωνα με τις προβλεπόμενες διατάξεις. 3. Οι φορείς που αναλαμβάνουν τη μηχανογραφική ενημέρωση των βιβλίων, έχουν υποχρέωση να διαφυλάσσουν το αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού και να διαθέτουν το κατάλληλο προσωπικό κατά τη διάρκεια του ελέγχου, για τη χρήση του λογισμικού. Ένα αντίγραφο του εγχειριδίου οδηγιών χρήσης παραδίδεται στο Δήμο (ή την Κοινότητα). 4. Το πρόγραμμα που χρησιμοποιεί ο Δήμος για τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων και την έκδοση των στοιχείων του, πρέπει να ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις των διατάξεων του Π.Δ. 186/1992, όπως ισχύουν κάθε φορά και επί πλέον πρέπει να έχει τις ακόλουθες δυνατότητες: α. Το πρόγραμμα πρέπει να είναι προσαρμοσμένο στο παρόν Λογιστικό Σχέδιο, ώστε να παρέχει τη δυνατότητα ανάπτυξης κωδικών αριθμών και τίτλων λογαριασμών, σύμφωνα με τις διατάξεις του πρώτου, δεύτερου και τρίτου μέρους του παρόντος. β. Πρέπει να εξασφαλίζει στο ίδιο το Δήμο τη δυνατότητα προσδιορισμού των μεταβλητών εσόδων του κ.λ.π. σε περίπτωση διαφοροποίησης τους, χωρίς να απαιτείται η παρέμβαση του προγραμματιστή. 15
γ. Πρέπει να εξασφαλίζει την αυτόματη ετήσια προοδευτική αρίθμηση κάθε ημερολογιακής εγγραφής, χωριστά για κάθε ημερολόγιο και η οποία δεν επιτρέπεται να μεταβάλλεται από το χρήστη. δ. Το πρόγραμμα πρέπει να εξασφαλίζει υποχρεωτικά την ενημέρωση των βιβλίων του Δήμου με το περιεχόμενο των στοιχείων που εκδίδονται μηχανογραφικά και παράλληλα να αποκλείεται η δυνατότητα στο χρήστη για επιλεκτική καταχώρηση του περιεχομένου ορισμένων στοιχείων, με ανάλογη εντολή στον Η/Υ. ε. Το λειτουργικό σύστημα του Η/Υ πρέπει να εξασφαλίζει τη δυνατότητα ακύρωσης του λανθασμένου ενιαίου μηχανογραφικού παραστατικού στοιχείου και των εγγραφών που έγιναν ταυτόχρονα στους οικείους λογαριασμούς, με την μηχανογραφική έκδοση Ειδικού Ακυρωτικού Στοιχείου. στ. Το πρόγραμμα πρέπει να εξασφαλίζει στο χρήστη τη δυνατότητα διαχωρισμού, καταχώρησης και εκτύπωσης των οικονομικών πράξεων της νέας διαχειριστικής περιόδου, παράλληλα με τις οικονομικές πράξεις και τις τακτοποιητικές πράξεις της διαχειριστικής χρήσης που έληξε (σύνταξη ισολογισμού), καθώς και αυτόματης μεταφοράς των υπολοίπων στους λογαριασμούς της νέας χρήσης. Κάθε υπόλοιπο που μεταφέρεται, πρέπει να είναι οριστικό και εκκαθαρισμένο. ζ. Το πρόγραμμα πρέπει να εξασφαλίζει το διαχωρισμό των πράξεων του τελευταίου μήνα της διαχειριστικής χρήσης που έληξε, από τις τακτοποιητικές πράξεις της ίδιας χρήσης και τη χωριστή εκτύπωσή τους. η. Το λειτουργικό σύστημα (το λογισμικό), πρέπει να αποκλείει τη δυνατότητα στο χρήστη για την αναδρομική τροποποίηση ή την παρεμβολή οποιασδήποτε εγγραφής, μετά την πάροδο της προθεσμίας ενημέρωσης, που ορίζεται σε δεκαπέντε (15) ημέρες από την ημερομηνία λήψης του δικαιολογητικού. θ. Σε περίπτωση τροποποίησης του προγράμματος, αυτό πρέπει να δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη για μεταγενέστερη εκτύπωση των εγγραφών που έχουν εισαχθεί στον Η/Υ, μέχρι την τροποποίησή του. ι. Τα ποσά των ημερολογίων, των λογαριασμών, των ισοζυγίων, των καταστάσεων και των στηλών των βιβλίων πρέπει να αθροίζονται αυτόματα και τα αθροίσματα να μεταφέρονται από τη μία σελίδα στη άλλη. 5. Η μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων πραγματοποιείται σε δύο στάδια. Το στάδιο της ενημέρωσης και το στάδιο της εκτύπωσης. 16