FRIA Repository: Μια νέα υπηρεσία εν εξελίξει... Δανάη Παναγιωτοπούλου, MSc, Βιβλιοθηκονόμος Ινστιτούτο Μεσογειακών Δασικών Οικοσυστημάτων & Τεχνολογίας Δασικών Προϊόντων Οι βιβλιοθήκες επί μακρόν αποτέλεσαν ερευνητικά εργαλεία που συνέβαλαν στην αναζήτηση και ανάκτηση πληροφοριών παρέχοντας στους χρήστες πρόσβαση σε προηγούμενη έρευνα με διάφορους τρόπους. Εντούτοις, η δημιουργία των Ιδρυματικών Αποθετηρίων άλλαξε τον προσανατολισμό τους καθώς οι χρήστες εκτός από αναζητητές πληροφοριών έγιναν και παραγωγοί περιεχομένου. Αν θέλαμε να ορίσουμε την έννοια ενός Ιδρυματικού Αποθετηρίου θα λέγαμε ότι είναι μια ψηφιακή τοποθεσία όπου αποθηκεύεται και διατηρείται η επιστημονική και πνευματική δραστηριότητα (περιλαμβάνεται η βιβλιογραφική περιγραφή και το περιεχόμενο των ψηφιακών τεκμηρίων) μιας ερευνητικής κοινότητας ενός συγκεκριμένου οργανισμού. Λόγοι που οδήγησαν στη σύσταση Ιδρυματικού Αποθετηρίου του ΙΜΔΟ & ΤΔΠ Η βιβλιοθήκη του Ινστιτούτου Μεσογειακών Δασικών Οικοσυστημάτων και Τεχνολογίας Δασικών Προïόντων (ΙΜΔΟ & ΤΔΠ) ανήκει στην κατηγορία των ειδικών βιβλιοθηκών και το πεδίο δραστηριότητάς της είναι ευρύ λόγω του ποικιλόμορφου χαρακτήρα του Ινστιτούτου. Οι αυξημένες τιμές των συνδρομών των περιοδικών, η δυνατότητα χρήσης του Δικτύου Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών HEAL Link και η στενή εξάρτηση της βιβλιοθήκης από το μειωμένο προϋπολογισμό του Ινστιτούτου οδήγησε στην ακύρωση της πλειονότητας των περιοδικών και στην περικοπή αγοράς βιβλίων. Παράλληλα, ο πολυδιάστατος ερευνητικός χαρακτήρας του Ινστιτούτου, συνέβαλε στην ανάπτυξη σημαντικής εκδοτικής παραγωγής άρθρων σε έγκριτα ή μη περιοδικά και εφημερίδες, απολογισμών, πειραματικών αποτελεσμάτων κ.λπ. Εντούτοις, συγκεντρωτικό αρχείο δεν υπήρχε με αποτέλεσμα να παραγκωνίζεται η βιβλιοθήκη και η όποια μετέπειτα πρόσβαση στο υλικό να χαρακτηρίζεται από δυσκολία και αβεβαιότητα. Παράλληλα, δεν υπήρχε καμία πρόβλεψη για ψηφιακή διατήρηση, με αποτέλεσμα να ελλοχεύει διαρκώς ο κίνδυνος παραποίησης ή απώλειας δεδομένων. Από τα παραπάνω, δημιουργήθηκε η ανάγκη σύστασης ενός Ιδρυματικού Αποθετηρίου που θα συγκεντρώνει όλη την ερευνητική δραστηριότητα του Ινστιτούτου. Παράλληλα, η τεχνογνωσία της βιβλιοθήκης θα συμβάλει στην επιτυχημένη διαχείριση και αέναη διατήρησή του... Εργαλεία έρευνας Ένα Ιδρυματικό Αποθετήριο, όσο σύγχρονο τεχνολογικά κι αν είναι, αν δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες του οργανισμού, θα παραμείνει κενό από περιεχόμενο. Ως πρώτο βήμα, πριν τη διεξαγωγή οποιασδήποτε απόφασης σχετικά με την υλοποίηση, διανεμήθηκε ερωτηματολόγιο στην πλειονότητα της κοινότητας των χρηστών της βιβλιοθήκης το οποίο χωριζόταν σε δύο κατευθύνσεις: αναφορικά με τον τρόπο δημοσίευσης (από την πλευρά δηλαδή των συγγραφέων) και με τον τρόπο αναζήτησης. Στην πρώτη κατηγορία αποκλείστηκαν οι εξωτερικοί χρήστες καθώς, εκ των πραγμάτων, καταθέτες περιεχομένου είναι μόνο όσοι εργάζονται στο Ινστιτούτο. Εξαίρεση αποτέλεσαν οι συνταξιούχοι-ερευνητές καθώς και οι αποσπασμένοι σε άλλες υπηρεσίες, σε μια προσπάθεια αποτύπωσης της ολοκληρωμένης ερευνητικής δραστηριότητας του Ινστιτούτου. Στη δεύτερη κατεύθυνση λογίστηκαν όλοι οι χρήστες (εσωτερικοί και εξωτερικοί). Παράλληλα, διεξήχθησαν ανεπίσημες συζητήσεις και συνεντεύξεις όπου γνωστοποιήθηκε η πρόθεση της βιβλιοθήκης και εξετάστηκαν οι προσδοκίες των χρηστών από ένα τέτοιο εγχείρημα. Ανάλυση κοινότητας χρηστών Η ανάλυση της συμπεριφοράς των χρηστών της βιβλιοθήκης προϋποθέτει την επισήμανση των κατηγοριών των χρηστών της. Στη βιβλιοθήκη του ΙΜΔΟ & ΤΔΠ οι χρήστες χωρίζονται σε εσωτερικούς και εξωτερικούς. Ως εσωτερικοί λογίζονται όλοι οι εργαζόμενοι του Ινστιτούτου οι οποίοι απολαμβάνουν δικαιώματα δανεισμού, πλήρους πρόσβασης σε βάσεις δεδομένων, χρήσης του
ΕΘΙΑΓΕ 20 / 21 Δικτύου Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (HEAL Link) και του συλλογικού καταλόγου των ελληνικών βιβλιοθηκών του ΕΚΤ. Σε αυτή την κατηγορία εμπίπτουν οι ερευνητές του Ινστιτούτου καθώς και το υπόλοιπο επιστημονικό προσωπικό δηλαδή δασολόγοι, δασοπόνοι και γεωπόνοι. Ως εξωτερικοί χρήστες υπολογίζονται όσοι επισκέπτονται τη βιβλιοθήκη στο φυσικό της χώρο και παράλληλα όσοι αναζητούν πληροφορίες τηλεφωνικά ή με τη χρήση e-mails. Οι εξωτερικοί χρήστες δεν έχουν τα προνόμια των εσωτερικών χρηστών και η πρόσβαση στις πληροφορίες περιορίζεται στο έντυπο υλικό της βιβλιοθήκης. Αναφορικά με τις ειδικότητές τους, ως επί το πλείστον είναι φοιτητές (προπτυχιακοί, μεταπτυχιακοί) ανώτερης ή τεχνολογικής εκπαίδευσης Δασικών επιστημών, καθηγητές δασολογίας, μαθητές ΤΕΛ, ΙΕΚ, συνταξιούχοι και χρήστες άλλων ειδικοτήτων. Κατηγορίες χρηστών βιβλιοθήκης ΙΜΔΟ & ΤΔΠ. Ανάλυση συμπεριφοράς χρηστών Τα ερωτηματολόγια μοιράστηκαν σε όλη την ερευνητική κοινότητα του Ινστιτούτου καθώς και σε εξωτερικούς χρήστες. Το ποσοστό που απάντησε άγγιξε το 85%. Ανάλυση επιστημονικής κοινότητας ΙΜΔΟ & ΤΔΠ. Στη συνέχεια παρατίθενται τα αποτελέσματα της έρευνας. Αναφορικά με τον τρόπο δημοσίευσης Ερευνητές Επιστημονικό Προσωπικό Φοιτητές Καθηγητές Γεωπόνοι Μαθητές Συνταξιούχοι Ερευνητές Επιστημονικό Προσωπικό Εξωτερικοί χρήστες Κύριο ρόλο στην επιλογή δημοσίευσης άρθρων κατείχε το impact factor (96%). Οι συγγραφείς εμφανίστηκαν πρόθυμοι να καταθέσουν επίσημα δημοσιευμένα άρθρα και ανάτυπα από πρακτικά συνεδρίων. Εντούτοις, υπήρξαν κατηγορηματικά αρνητικοί όσον αφορά στην κατάθεση προσχεδίων άρθρων (preprints) (100%), αδημοσίευτων πειραματικών αποτελεσμάτων και διπλωματικών (μεταπτυχιακών ή διδακτορικών εργασιών) εφόσον είχαν δημοσιευτεί τα τελευταία πέντε χρόνια. H πλειοψηφία των χρηστών είχαν αποθηκευμένο το έργο τους στους προσωπικούς τους υπολογιστές (100%). Ελάχιστοι (24%) είχαν αναρτήσει μέρος των εργασιών τους στην Ιστοσελίδα του Ινστιτούτου και κανένας (0%) δεν ήταν ενήμερος για την πιθανότητα κατάθεσης σε Αποθετήριο (ακόμα και θεματικό). Όσοι είχαν δημοσιεύσει σε περιοδικά με κρίση είχαν αυτοβούλως μεταβιβάσει τα δικαιώματα χρήσης στους εκδότες (100%). Αναφορικά με τον τρόπο αναζήτησης και ανάκτησης Κύριος τρόπος αναζήτησης και ανάκτησης υπήρξε το Διαδίκτυο και η χρήση απλών μηχανών αναζήτησης όπως το Google (100%) σε συνδυασμό με πιο εξειδικευμένες όπως το Scirus, Scopus κ.λπ. (76%). Σημαντικό ποσοστό κατέλαβαν η χρήση του HEAL Link (96%), ιστοσελίδων συναφούς με τον τομέα τους περιεχομένου (96%), η προσωπική επαφή με το συγγραφέα της εργασίας (80%) και η χρήση στο χώρο της βιβλιοθήκης (96%). Ιδιαίτερα σημαντική ήταν η συμβολή της βιβλιοθήκης και κατά την ανάκτηση, καθώς εξυπηρετούσε το κοινό μέσω διεκπεραίωσης παραγγελιών και προσωπικής αναζήτησης. Υπήρξαν αρκετές περιπτώσεις όπου οι χρήστες διατύπωναν απλώς το ερώτημά τους στο βιβλιοθηκονόμο χωρίς να ασχολούνται περαιτέρω (60%). Η ενημέρωση για τα Ιδρυματικά Αποθετήρια ήταν μηδαμινή καθώς δεν υπάρχει συγκεκριμένο Αποθετήριο που να σχετίζεται με τις δασικές επιστήμες. Μια γενική παρατήρηση ήταν ότι, κατά γενική ομολογία, οι χρήστες επιθυμούσαν μεγαλύτερη πρόσβαση στο υλικό και ότι η μελλοντική χρήση του συγκεκριμένου Ιδρυματικού Αποθετηρίου υπήρξε ιδιαίτερα ελκυστική (100%). Καθορισμός συλλογής Το περιεχόμενο του Ιδρυματικού Αποθετηρίου του ΙΜΔΟ & ΤΔΠ στην πλειονότητά του απαρτίζεται από δημοσιεύσεις άρθρων. Τα άρθρα που επιλέχθηκαν για ενσωμάτωση στη συλλογή προήλθαν από ελληνικά και ξένα περιοδικά, από δημοσιεύσεις σε πρακτικά, επιστημονικές επετηρίδες και αυτοτελείς εκδόσεις. Από τα ελληνικά περιοδικά αρχικά επιλέχθηκαν όσα εκδίδονταν από το ΕΘΙΑΓΕ, τα οποία είναι τα εξής: ΕΘΙΑΓΕ Δασική Έρευνα Αγροτική Έρευνα καθώς επίσης και τα Γεωτεχνικά Επιστημονικά Θέματα.
Αρχική οθόνη του Αποθετηρίου του ΙΜΔΟ & ΤΔΠ. Επισύναψη τεκμηρίου στο Αποθετήριο. Επίσης συμπεριλήφθηκαν εργασίες από τα Πανελλήνια Δασολογικά Συνέδρια και την Επιστημονική Επετηρίδα του ΑΠΘ του τμήματος Γεωπονικής και Δασολογικής Σχολής. Αναφορικά με τις εκδόσεις του Ινστιτούτου συμπεριλήφθηκαν μόνο η μελέτη "Ηλεκτρονική Εφαρμογή APSI" και το εγχειρίδιο "ΙΜΔΟ & ΤΔΠ-Ερευνητικοί Τομείς και Δραστηριότητα" που παρουσιάζει πληροφορίες για το Ινστιτούτο, καθώς αποτελούν τεκμήρια που ζητούνται καθόλη τη διάρκεια του χρόνου και η έκτασή τους είναι σχετικά μικρή. Αναφορικά με τα ξένα περιοδικά, συμπεριλήφθηκαν σε πρώτη φάση όσα επέτρεπαν την ελεύθερη κατάθεση σε Αποθετήρια όπως τα Annals of Forest Science, Land Degradation & Development και Silvae Genetica. Επιλογή λογισμικού Το λογισμικό υλοποίησης ενός Ιδρυματικού Αποθετηρίου μπορεί να είναι είτε κλειστό είτε ανοιχτό. Αυτό σημαίνει ότι στην πρώτη περίπτωση την παροχή του έχει ένας εμπορικός διανομέας ενώ στη δεύτερη διατίθεται δωρεάν. Εξετάζοντας τη δυναμική της βιβλιοθήκης του ΙΜΔΟ & ΤΔΠ τόσο από οικονομικής όσο και από διαχειριστικής πλευράς, κρίθηκε σκόπιμη η επιλογή ενός λογισμικού ανοιχτού κώδικα με την ονομασία Eprints3. Η χρήση του Eprints3 είναι ιδιαιτέρα διαδεδομένη καθώς είναι εύκολο στη χρήση, υλοποιείται σε σύντομο χρονικό διάστημα, με ελάχιστο κόστος εγκατάστασης και διαχείρισης. Συνοπτική παρουσίαση της πιλοτικής εφαρμογής του Ιδρυματικού Αποθετηρίου του ΙΜΔΟ & ΤΔΠ Σε πρώτο στάδιο αποφασίστηκε η λειτουργία του Ιδρυματικού Αποθετηρίου του ΙΜΔΟ & ΤΔΠ σε τοπικό επίπεδο μέσω εσωτερικού δικτύου. Το εν λόγω Αποθετήριο ονομάστηκε FRIA REPOSITORY από το Forest Research Institute of Athens. Είδη αδειών και δήλωση περιορισμού πρόσβασης σε υλικό. Δήλωση προηγούμενης αναφοράς του έργου από άλλους συγγραφείς.
ΕΘΙΑΓΕ 22 / 23 Πριν την κατάθεση του ψηφιακού τεκμηρίου, ορίζεται το είδος του υλικού (αν πρόκειται για άρθρο, ή κεφάλαιο βιβλίου, οπτικοακουστικό μέσο, Video κ.λπ.). Στη συνέχεια, "φορτώνεται" το τεκμήριο από το σημείο που βρίσκεται (είτε από το Διαδίκτυο είτε από αρχείο υπολογιστή) και επισυνάπτεται. Δίνονται οι βιβλιογραφικές του πληροφορίες (τίτλος, συγγραφέας, έτος κ.λπ.). Σε αυτές συμπεριλαμβάνονται πιο εξειδικευμένες πληροφορίες όπως η χρήση αδειών του ψηφιακού τεκμηρίου, η ύπαρξη αναφορών από άλλους συγγραφείς, η σύνδεση του τεκμηρίου με συγκεκριμένο URL. Ολοκληρωμένη μορφή παρουσίασης της βιβλιογραφικής περιγραφής του τεκμηρίου και της ανάκτησης περιεχομένου του. Ιδιαίτερα για το υλικό περιορισμένης πρόσβασης, το σύστημα δίνει τη δυνατότητα να επιβληθεί ένα χρονικό διάστημα απαγόρευσης το οποίο ορίζει ο συγγραφέας. Αφότου κατατεθεί το τεκμήριο, αυτόματα μπαίνει στη διαδικασία της αξιολόγησης (In review) και παρ όλο που υπάρχει στο Αποθετήριο, δεν είναι ακόμα διαθέσιμο στην αναζήτηση και ανάκτηση. Τέλος, εφόσον το αποδεχτεί ο διαχειριστής, εισάγεται στο Αποθετήριο ως Live Archive. Το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα εξαγωγής του περιεχομένου του σε διάφορα πρότυπα (όπως Dublin Core, METS, MODS, BibTex κ.λπ.). Εξαγωγή περιεχομένου Αποθετηρίου. Τεκμήριο που έχει εγκριθεί από το διαχειριστή προς εισαγωγή στο Αποθετήριο. Καταγραφή ιστορικού του ψηφιακού τεκμηρίου.
Ιδιαίτερα για την ψηφιακή διατήρηση του υλικού, είναι δυνατή η καταγραφή του ιστορικού της κάθε εγγραφής και των αλλαγών της. Ο διαχειριστής μπορεί να διαχειριστεί όλο το σύστημα και να λειτουργήσει ως καταθέτης (depositor) και ως επιμελητής (editor) του υλικού. Αυτό σημαίνει ότι είναι εκείνος που θα πάρει την τελική απόφαση για το αν ένα τεκμήριο θα παραμείνει στο Αποθετήριο ή θα διαγραφεί. Κατάθεση ψηφιακού τεκμηρίου. Σύστημα αυθεντικοποίησης Για την εύρυθμη λειτουργία του Αποθετηρίου, δύο ήταν οι ρόλοι που υιοθετήθηκαν: του διαχειριστή του συστήματος (administrator) και των χρηστών. Αξιολόγηση ψηφιακών τεκμηρίων πριν την οριστική εισαγωγή τους στο Αποθετήριο. Αναζήτηση μέσω θεματικών όρων, χρονολογίας και συγγραφέα.
ΕΘΙΑΓΕ 24 / 25 Ολοκληρωμένη μορφή της βιβλιογραφικής περιγραφής του ψηφιακού τεκμηρίου και της ανάκτησης περιεχομένου του. Άποψη της βιβλιοθήκης. Από την άλλη μεριά, οι χρήστες λειτουργούν μόνο ως καταθέτες περιεχομένου. Εφόσον ολοκληρωθεί η διαδικασία κατάθεσης, το τεκμήριο παραμένει υπό αξιολόγηση (under Review) έως ότου ο διαχειριστής το συμπεριλάβει στο Αποθετήριο. Για να γίνει κάποιος καταθέτης υλικού, πρέπει να έχει ένα password το οποίο θα έχει ορίσει ο διαχειριστής. η προσαρμογή των υπαρχόντων θεματικών όρων της βιβλιοθήκης του Κογκρέσου με τους αντίστοιχους του Δεκαδικού Δασικού Συστήματος, η ενσωμάτωση πειραματικών αποτελεσμάτων καθώς και η δυνατότητα αποθήκευσης GIS εφαρμογών. Αναζήτηση και ανάκτηση Η αναζήτηση στο FRIA Repository μπορεί να γίνει μέσω τίτλου, συγγραφέα, περιοδικού, χρονολογίας, θεματικών όρων και είδος τεκμηρίου (π.χ. άρθρο). Η ανάκτηση των τεκμηρίων γίνεται σε μορφή PDF. Συμπέρασμα Η πιλοτική εφαρμογή του FRIA Repository αποτελεί το θεμέλιο για τη δημιουργία του πρώτου Ιδρυματικού Αποθετηρίου που θα αναφέρεται στις δασικές επιστήμες. Στα μελλοντικά σχέδια της βιβλιοθήκης περιλαμβάνονται Πληροφορίες: Ινστιτούτο Μεσογειακών Δασικών Οικοσυστημάτων & Τεχνολογίας Δασικών Προϊόντων, Τέρμα Αλκμάνος, 11528 Ιλίσια, Αθήνα τηλ.: 210 7710541, fax: 210 7784602 e-mail: pada@fria.gr