/ΝΣΕΙΣ : ΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΕΣΟ ΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΓΕΝ.ΕΓΓΡΑΦΟ : Αριθµ. Πρωτ.: Γ99/1/161/23/11/2005 ΘΕΜΑ : «Καταβολή ωροσήµου Χριστουγέννων 2005 σε εργατοτεχνίτες οικοδόµους» Η καταβολή ωροσήµου στους εργατοτεχνίτες οικοδόµους θα διενεργηθεί µε τρείς διαφορετικούς τρόπους και ειδικότερα : Α) µέσω Υποκαταστηµάτων (σύµφωνα µε την µέχρι σήµερα ισχύουσα διαδικασία) Β) µέσω Υποκαταστηµάτων που λειτουργούν µε το Ολοκληρωµένο Πληροφοριακό Σύστηµα. Γ) µέσω Τραπεζών, για τους οικοδόµους που υπέβαλαν το έντυπο «ήλωση Τραπεζικού Λογαριασµού Πληρωµής ωροσήµου Εργατοτεχνιτών Οικοδόµων». 1. ΚΑΤΑΒΟΛΗ ΩΡΟΣΗΜΟΥ ΜΕΣΩ ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΩΝ 1.1 Καταβολή ωροσήµου σε οικοδόµους για τους οποίους έχει εκδοθεί Απόδειξη Πληρωµής Για την καταβολή του ωροσήµου σε οικοδόµους για τους οποίους έχει εκδοθεί Απόδειξη Πληρωµής εκτυπώνονται και αποστέλλονται: Ανά Υποκατάστηµα Παράρτηµα ΙΚΑ κατοικίας των οικοδόµων: o Αποδείξεις Πληρωµής ωροσήµου Ενηµερωτικά Σηµειώµατα ωροσήµου και o Αναλυτική Κατάσταση Πληρωµής ωροσήµου Οικοδόµων Ανά Περιφερειακό Υποκατάστηµα o Συγκεντρωτική Κατάσταση Πληρωµής ωροσήµου Οικοδόµων Η καταβολή πραγµατοποιείται σύµφωνα µε την διαδικασία που περιγράφεται στο Γενικό Έγγραφο Γ99/1/109/18-7-2002. Επισηµαίνεται ότι για την καταβολή ωροσήµου µε το χειρόγραφο σύστηµα θα πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στον έλεγχο παραγραφής του δικαιώµατος είσπραξης,δηλαδή ότι από την ονοµαστική αξία του ωροσήµου αφαιρούνται οι κρατήσεις ασφαλισµένου, ανεξαρτήτως ηλικίας, οι οποίες ανέρχονται σε ποσοστό 19,45% (15,20% ΙΚΑ, 4,25% ΤΕΑΜ). Όσον αφορά τα δικαιολογητικά που πρέπει να προσκοµίσουν οι εργατοτεχνίτες οικοδόµοι, διευκρινίζεται ότι πέραν της αστυνοµικής ταυτότητας, µε κριτήριο το χρόνο απογραφής τους στα Μητρώα του ΙΚΑ απαιτούνται επιπλέον τα κατωτέρω: Για τους απογραφέντες µέχρι 3/2/2002, η προσκόµιση ΑΤΕ ή Βιβλιάριο Εντολών Ασφάλισης 1
Για τους απογραφέντες από 4/2/2002 και µετά, η προσκόµιση της Βεβαίωσης Απογραφής Ασφαλισµένου. 1.2 ιαχείριση Απλήρωτων Αποδείξεων πληρωµής ωροσήµου Μετά τη λήξη της χρονικής περιόδου καταβολής του ωροσήµου τα Υποκαταστήµατα και Παραρτήµατα ΙΚΑ αποστέλλουν στο Κέντρο Επεξεργασίας τις απλήρωτες αποδείξεις πληρωµής ωροσήµου µε το έντυπο: «Κατάσταση αποστελλοµένων εντύπων άλλων πλην ΑΠ», στο οποίο αναγράφεται το πλήθος (αριθµός) των αποδείξεων πληρωµής που δεν πληρώθηκαν και το αντίστοιχο προς πληρωµή ποσό. Η ενηµέρωση του Κέντρου Επεξεργασίας µε τις απλήρωτες αποδείξεις πληρωµής ωροσήµου είναι απαραίτητη προκειµένου τα ποσά που δεν καταβλήθηκαν, να υπολογιστούν στο ωρόσηµο της επόµενης χρονικής περιόδου. Το Κέντρο Επεξεργασίας εκτυπώνει και αποστέλλει στις Μονάδες ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΕΠΙΣΤΡΑΦΕΙΣΩΝ ΑΠΟ ΕΙΞΕΩΝ ΠΛΗΡΩΜΗΣ, προκειµένου να ελέγξουν αν το σύνολο των αποδείξεων πληρωµής που εστάλησαν, παρελήφθησαν και επεξεργάστηκαν από το Κέντρο Επεξεργασίας. Επισηµαίνεται επίσης ότι το Κέντρο Επεξεργασίας παρακολουθεί και την παραγραφή του δικαιώµατος είσπραξης ωροσήµου µε βάση το τετράµηνο έκδοσης της εντολής πληρωµής. Σε όσες περιπτώσεις παρέλθει πενταετία από την πρώτη του επόµενου έτους της έκδοσης εντολής πληρωµής το αντίστοιχο ποσό παραγράφεται και δεν συµπεριλαµβάνεται σε επόµενη Απόδειξη Πληρωµής. Τονίζεται ιδιαίτερα ότι για τον έλεγχο της παραγραφής του δικαιώµατος είσπραξης ωροσήµου των χειρόγραφων Καταστάσεων Απλήρωτων Επιταγών που έχουν αποσταλεί από το ΚΗΥΚΥ, θα πρέπει να ακολουθούνται οι οδηγίες του Γ.Ε. Ε20/02/10/6-12-2000. 2. ΚΑΤΑΒΟΛΗ ΩΡΟΣΗΜΟΥ ΜΕΣΩ ΤΡΑΠΕΖΩΝ 2.1. Αποστολή Καταστάσεων µε τους Οικοδόµους κάθε Υποκαταστήµατος που θα πληρωθούν το ωρόσηµο µέσω πίστωσης των τραπεζικών τους λογαριασµών Για τους οικοδόµους κάθε Υποκαταστήµατος που εντάχθηκαν στο νέο εναλλακτικό τρόπο καταβολής ωροσήµου, εκτυπώνεται και αποστέλλεται «Ενηµερωτική Κατάσταση Πληρωµής ωροσήµου µέσω Τραπεζών», η οποία περιέχει: τον ΑΜΑ οικοδόµου, το Επώνυµο και το Όνοµά του, το Όνοµα πατρός, το συνολικό ποσό πληρωµής (ακαθάριστο), τις κρατήσεις, το καθαρό ποσό (πληρωτέο), το συγκεκριµένο τετράµηνο και συµπληρωµατικά την τράπεζα στην οποία έγινε η πίστωση του ωροσήµου και τον αριθµό του λογαριασµού. Για τους προαναφερόµενους οικοδόµους δεν θα εκδοθεί «Απόδειξη Πληρωµής ωροσήµου», αλλά µόνο «Ενηµερωτικό Σηµείωµα ωροσήµου», το οποίο θα αποσταλεί απευθείας στη διεύθυνση κατοικίας τους. 2
2.2. ιαχείριση Καταβολής ωροσήµου Εργατοτεχνιτών Οικοδόµων που η πίστωση των υπαρκτών Λογαριασµών τους απορρίφθηκε για οποιονδήποτε λόγο από τις Τράπεζες όταν στάλθηκε το οριστικό αρχείο των δικαιούχων. Το αρχείο µε τα στοιχεία των οικοδόµων στους οποίους θα καταβληθεί το ωρόσηµο µέσω πίστωσης των Τραπεζικών τους Λογαριασµών στάλθηκε αρχικά για έλεγχο στις Τράπεζες προκειµένου να εντοπιστούν οι απορριπτόµενες για οποιοδήποτε λόγο περιπτώσεις και οι δικαιούχοι οικοδόµοι να προφτάσουν να συµπεριληφθούν στις αποστελλόµενες καταστάσεις για να πληρωθούν από τα Υποκαταστήµατα. εν αποκλείεται ωστόσο στο τελικό αρχείο που προέκυψε µετά τις απορρίψεις των Τραπεζών κατά τη διαδικασία του ελέγχου, να περιλαµβάνονται οικοδόµοι (εκτιµάται ότι θα είναι ελάχιστες περιπτώσεις αν όχι καµία) που έκλεισαν το λογαριασµό τους στο διάστηµα που µεσολάβησε µεταξύ του χρόνου ελέγχου του δοκιµαστικού αρχείου και του οριστικού. Οι περιπτώσεις αυτές θα συµπεριληφθούν σε έκτακτες καταστάσεις που θα εκτυπωθούν και θα σας αποσταλούν από το Κέντρο Επεξεργασίας µετά την ηµεροµηνία έναρξης πληρωµής του ωροσήµου από τα Υποκαταστήµατα. Η διαχείριση της καταβολής ωροσήµου αυτών των περιπτώσεων θα γίνει όπως ακριβώς των ειδικών περιπτώσεων πληρωµής ωροσήµου. Επισηµαίνεται ότι το «Ενηµερωτικό Σηµείωµα ωροσήµου» για τους εν λόγω οικοδόµους έχει ήδη αποσταλεί στη διεύθυνση κατοικίας τους. 3. ΚΑΤΑΒΟΛΗ ΩΡΟΣΗΜΟΥ ΜΕΣΩ ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΟΥ ΛΕΙΤΟΥΡΓΟΥΝ ΜΕ ΤΟ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ. 3.1. Για τους οικοδόµους που διαµένουν στην ασφαλιστική περιοχή των Υποκ/των στα οποία εφαρµόζεται το Ο.Π.Σ. Ι.Κ.Α. δεν θα εκδοθούν Αποδείξεις Πληρωµής ωροσήµου Ενηµερωτικά Σηµειώµατα. Η καταβολή ωροσήµου στους προαναφερόµενους οικοδόµους θα διενεργηθεί µέσω του συστήµατος, στο οποίο αφού καταχωρηθεί ο ΑΜΑ του οικοδόµου, εκτυπώνεται το Ενηµερωτικό Σηµείωµα εις διπλούν. Στο Ενηµερωτικό Σηµείωµα εκτυπώνεται, πέραν των γνωστών στοιχείων (στοιχεία δικαιούχου επωνυµία εργοδότη ΑΜΟΕ χρονική περίοδος απασχόλησης ηµέρες αποδοχές ποσό ωροσήµου) και ο αριθµός της αστυνοµικής ταυτότητας ή του διαβατηρίου εφόσον αυτός είναι καταχωρηµένος στο Μητρώο Ασφαλισµένων. Σε περίπτωση που ο αριθµός δεν εκτυπωθεί ή αυτός που εκτυπώνεται διαφέρει απ αυτόν που αναγράφεται στην ταυτότητα ή το διαβατήριο του δικαιούχου οικοδόµου, ο εκδότης καταχωρεί τον ελλείποντα ή ορθό. Το Ενηµερωτικό Σηµείωµα υπογράφεται από τον εκδότη και παραδίδεται στον δικαιούχο οικοδόµο. Απόδειξη πληρωµής ωροσήµου εκδίδεται από το Ταµείο στο οποίο παραδίδεται το ένα αντίγραφο του Ενηµερωτικού Σηµειώµατος από τον δικαιούχο οικοδόµο. 3.2. Καταβολή ωροσήµου σε περίπτωση µη διαθεσιµότητας του Συστήµατος (έκτακτη ανάγκη) Σε περίπτωση που κατά τις ηµεροµηνίες πληρωµής ωροσήµου δεν έχουµε διαθεσιµότητα του συστήµατος, τότε, µετά από συνεννόηση µε την /νση Ασφάλισης Εσόδων της ιοίκησης, θα καταβληθεί ωρόσηµο µε χειρόγραφη διαδικασία ως κατωτέρω : 3
Αναζητείται ο δικαιούχος οικοδόµος από την «Αναλυτική Κατάσταση Πληρωµής ωροσήµου». Ελέγχεται η ταυτοπροσωπία του δικαιούχου οικοδόµου και συντάσσεται Υπηρεσιακό Σηµείωµα, εις διπλούν, σχέδιο του οποίου συναποστέλλεται, µε τα ατοµικά του στοιχεία και το δικαιούµενο ποσό ωροσήµου. (Μικτό Κρατήσεις Πληρωτέο). Το Υπηρεσιακό Σηµείωµα υπογράφεται από τον συντάξαντα και τον Προϊστάµενο του Τµήµατος. ιαγράφεται ο οικοδόµος από την Αναλυτική Κατάσταση Πληρωµής ωροσήµου, στην οποία καταχωρείται ο Α/Α του Υπηρεσιακού Σηµειώµατος και η ηµεροµηνία έκδοσής του. Τηρείται Κατάσταση Πληρωµής ωροσήµου, στην οποία καταχωρούνται, κατά τα γνωστά, τα ατοµικά στοιχεία του δικαιούχου οικοδόµου και το ποσό ωροσήµου, η οποία υπογράφεται από τον δικαιούχο οικοδόµο ή τον νόµιµο αντιπρόσωπό του. Παραλαµβάνεται από τον δικαιούχο οικοδόµο το ένα αντίγραφο του Υπηρεσιακού Σηµειώµατος, το οποίο, αφού υπογράψει, παραδίδει στο Ταµείο για να του καταβληθεί το δικαιούµενο ποσό ωροσήµου. Στο τέλος της ηµέρας γίνεται συµφωνία µεταξύ Ταµείου και Τµήµατος, προκειµένου να διαπιστωθεί εάν το σύνολο των Υπηρεσιακών Σηµειωµάτων που εκδόθηκαν από το Τµήµα παραδόθηκαν στο Ταµείο. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί ότι ο οικοδόµος για τον οποίο εκδόθηκε Υπηρεσιακό Σηµείωµα δεν προσήλθε στο Ταµείο για πληρωµή, θα πρέπει το σχετικό Υπηρεσιακό Σηµείωµα να ακυρωθεί, να διαγραφεί από την κατάσταση πληρωµής ωροσήµου και να γίνει η σχετική διόρθωση ή ακύρωση στην Αναλυτική Κατάσταση Πληρωµής ωροσήµου. ΠΡΟΣΟΧΗ : Τα Υπηρεσιακά Σηµειώµατα α) αριθµούνται σε ετήσια βάση β)ακυρώνονται µε υπογραφή του Προϊσταµένου του Τµήµατος. Όταν επανέλθει το σύστηµα και πριν αρχίσει η επόµενη πληρωµή καταχωρούνται στο σύστηµα, µέσω της ειδικής οθόνης όλα τα Υπηρεσιακά Σηµειώµατα ωροσήµου που εκδόθηκαν για την αντιµετώπιση της έκτακτης ανάγκης και εκτυπώνονται τα Ενηµερωτικά Σηµειώµατα ωροσήµου, τα οποία αποστέλλονται ταχυδροµικά στους ασφαλισµένους οικοδόµους. Τα Υπηρεσιακά Σηµειώµατα που εκδίδονται για την αντιµετώπιση της µη διαθεσιµότητας του συστήµατος και η/οι αντίστοιχη/χες Καταστάσεις Πληρωµής ωροσήµου κλασάρονται σε ειδικά κλασέρ, µε σχετική ένδειξη και φυλάσσονται µε ευθύνη του Προϊσταµένου του Τµήµατος. Οι συνάδελφοι των Υποκ/των που θα απασχοληθούν στην καταβολή ωροσήµου µέσω του ΟΠΣ-ΙΚΑ, παρακαλούνται να συµβουλεύονται το εγχειρίδιο βηµάτων διαδικασιών που τους χορηγήθηκε κατά τη διάρκεια των εκπαιδευτικών προγραµµάτων. 4
4. ΕΙ ΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΩΡΟΣΗΜΟΥ Επειδή από την επεξεργασία των Α.Π.. χρονικής περιόδου απασχόλησης 1/1/02 31/8/05 προέκυψαν και πάλι προβλήµατα (λάθη παραλείψεις) εκτυπώνεται και αποστέλλεται κατάσταση ειδικών περιπτώσεων πληρωµής ωροσήµου. Για τη διαχείριση των παραπάνω καταστάσεων έχουν δοθεί οδηγίες µε τα µε αριθµ. Γ99/1/110/22-7-02, Γ99/1/177/3-12-02 και Γ99/1/161/1-4-2003 Γενικά Έγγραφα. Ειδικά για τα υποκαταστήµατα στα οποία έχει τεθεί σε λειτουργία το Λογισµικό ιόρθωσης Λαθών ΑΠ ισχύουν οι οδηγίες των προαναφεροµένων Γενικών Εγγράφων, µε τις ακόλουθες διαφοροποιήσεις: Τα στοιχεία του ασφαλισµένου που θέλουµε να ταυτοποιήσουµε καταχωρούνται στην οθόνη ιόρθωσης Λαθών της σχετικής ΑΠ. Συγκεκριµένα ανακαλείται η εγγραφή του αταυτοποίητου ασφαλισµένου στην ΑΠ του εργοδότη που αναγράφεται στην Κατάσταση και καταχωρούνται τα ελλείποντα στοιχεία ή διορθώνονται τα λανθασµένα. Στις περιπτώσεις που ο ασφαλισµένος ταυτοποιείται και µόνο τότε, του καταβάλλεται το δικαιούµενο ποσό δωροσήµου. Στο ΚΕπ αποστέλλεται µόνο η Κατάσταση Προκαταβολών. Η αποστολή της Κατάστασης Ειδικών Περιπτώσεων Πληρωµής ωροσήµου στο Κεπ δεν είναι αναγκαία αφού η αποκατάσταση των σφαλµάτων ταυτοποίησης γίνεται µέσω των οθονών του Συστήµατος. 5. ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ Η πληρωµή του ωροσήµου θα πραγµατοποιηθεί από 13/12/05 µέχρι 19/1/06 κατά τις ηµεροµηνίες 13, 14, 15, 16, 19, 20, 21, 22, 23, 27, 28, 29/12/05 και 3, 4, 5, 9, 10, 11, 12, 13, 16, 17, 18, 19/1/06 και από ώρα 16,00 έως 19,00. Οι ιευθυντές των Υποκ/των µπορούν σε περίπτωση που ειδικοί λόγοι το επιβάλλουν (αναµονή δικαιούχων για πληρωµή κλπ) να καθορίζουν νωρίτερα από την 16.00 την έναρξη λειτουργίας των συνεργείων πληρωµής ή να παρατείνουν τις εργασίες τους και µετά την 19.00µ.µ. 6. ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΓΙΑ ΤΟ ΧΡΟΝΟ ΚΑΙ ΤΡΟΠΟ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Όλα τα Υποκαταστήµατα πρέπει να ενηµερώσουν µε κάθε πρόσφορο µέσο, τους ενδιαφερόµενους για τον τρόπο και τον χρόνο πληρωµής του ωροσήµου. 7. ΧΟΡΗΓΗΣΗ ΑΠΟΣΠΑΣΜΑΤΩΝ ΑΤΟΜΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΟΙΚΟ ΟΜΩΝ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΩΝ ΤΕΤΡΑΜΗΝΩΝ Με την ευκαιρία πληρωµής του ωροσήµου Χριστουγέννων 2005 πρέπει να χορηγήσετε στους οικοδόµους τα Αποσπάσµατα Ατοµικού Λογαριασµού Ασφάλισης, τα οποία έχουν αποσταλεί στα Υποκαταστήµατα από τη ιεύθυνση Πληροφορικής. Πρόκειται για τα Αποσπάσµατα Ατοµικού Λογαριασµού Ασφάλισης τα οποία στάλθηκαν ταχυδροµικά στη δ/νση κατοικίας των οικοδόµων που είναι διαθέσιµη στο Μητρώο και επέστρεψαν µε την ένδειξη «Άγνωστος Παραλήπτης» ή «Ανύπαρκτη ιεύθυνση», καθώς και για τα Αποσπάσµατα Ατοµικού Λογαριασµού Ασφάλισης που εκδόθηκαν εξ αρχής µε στόχο να 5
αποσταλούν στα Υποκαταστήµατα. Η τελευταία περίπτωση αφορά οικοδόµους στους οποίους ήταν γνωστό από την αποστολή των Εντύπων ήλωσης Τραπεζικού Λογαριασµού για την πληρωµή, ότι η διαθέσιµη δ/νση κατοικίας ήταν εσφαλµένη και άρα δεν είχε νόηµα η αποστολή των Αποσπασµάτων σε αυτές. 6