ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ, ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΚΙΝΗΣΕΩΝ ΜΕ ΧΡΗΣΗ ΤΟΥ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ MICROSOFT DYNAMICS NAVISION

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ, ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΚΙΝΗΣΕΩΝ ΜΕ ΧΡΗΣΗ ΤΟΥ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ MICROSOFT DYNAMICS NAVISION Η Διπλωματική Εργασία παρουσιάστηκε ενώπιον του Διδακτικού Προσωπικού του Πανεπιστημίου Αιγαίου Σε Μερική Εκπλήρωση των Απαιτήσεων για το Δίπλωμα του Μηχανικού Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Συστημάτων του ΔΡΑΛΙΟΥ ΘΕΟΦΑΝΗ ΕΑΡΙΝΟ ΕΞΑΜΗΝΟ 2009

Η ΤΡΙΜΕΛΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΔΙΔΑΣΚΟΝΤΩΝ ΕΠΙΚΥΡΩΝΕΙ ΤΗ ΔΙΠΛΩΜΑΤΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΤΟΥ ΔΡΑΛΙΟΥ ΘΕΟΦΑΝΗ: ΛΟΥΚΗΣ ΕΥΡΙΠΙΔΗΣ, Επίκ. Καθηγητής (Επιβλέπων) Τμήμα Μηχανικών Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Συστημάτων ΤΖΟΥΡΑΜΑΝΗΣ ΘΕΟΔΩΡΟΣ, Επίκ. Καθηγητής (Μέλος) Τμήμα Μηχανικών Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Συστημάτων ΧΑΡΑΛΑΜΠΙΔΗΣ ΙΩΑΝΝΗΣ, Επικ. Καθηγητής Υπό Διορισμό (Μέλος) Τμήμα Μηχανικών Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Συστημάτων ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ ΕΑΡΙΝΟ ΕΞΑΜΗΝΟ 2009 ii

2009 του ΔΡΑΛΙΟΥ ΘΕΟΦΑΝΗ Τμήμα Μηχανικών Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Συστημάτων ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ iii

ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ - ΑΦΙΕΡΩΣΕΙΣ θα ήθελα να ευχαριστήσω τον επιβλέποντα Καθηγητή της παρούσας διπλωματικής εργασίας Επίκουρο Καθηγητή Λουκή Ευριπίδη. Η συνεργασία μας ήταν άψογη σε όλα τα επίπεδα και όποτε χρειάστηκα τη βοήθειά του ήταν πάντα διαθέσιμος. Χάρη στη δική του καθοδήγηση μπόρεσα και έφερα εις πέρας τις απαιτήσεις της διπλωματικής μου εργασίας. Θα ήθελα επίσης να ευχαριστήσω τα υπόλοιπα δύο μέλη της επιτροπής, τους Επίκουρους Καθηγητές Τζουραμάνη Θεόδωρο και Χαραλαμπίδη Ιωάννη, οι οποίοι και αξιολόγησαν την παρούσα εργασία. Κλείνοντας ένα μεγάλο ευχαριστώ στην οικογένεια μου, που πάντα βρίσκονται δίπλα μου και μου παρέχουν ότι είναι δυνατόν. iv

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ - ΑΦΙΕΡΩΣΕΙΣ... iv ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ... v ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 - ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 7 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 - Συστήματα ERP... 8 2.1 Ιστορική Αναδρομή... 8 2.2 Συστήματα ERP... 9 2.3 Ανάπτυξη Συστήματος ERP... 9 2.4 Γενική δομή ERP συστημάτων... 10 2.5 Πλεονεκτήματα Υιοθέτησης Συστημάτων ERP... 12 2.6 Μειονεκτήματα/προβλήματα των ERP συστημάτων... 14 2.7 Απόδοση της επένδυσης... 14 2.8 Υλοποίηση... 16 2.8.1 Υλοποίηση ERP και BPR... 16 2.8.2 Εκπαίδευση χρηστών... 17 2.8.3 Ανθρώπινοι πόροι (human resources)... 17 2.8.4 Αναδόμηση & Μεταφορά Δεδομένων... 18 2.9 Οργάνωση Υλοποίησης ERP... 18 2.10 Από το business στο e-business... 19 2.11 Υποσυστήματα ERP... 20 2.12 Συστήματα ERP και Επικινδυνότητα... 22 2.13 Εκτίμηση της Αξίας των ERP... 23 2.14 Επίλογος... 23 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 - ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ... 25 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 - ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΣΕΝΑΡΙΩΝ ΜΕ ΤΑ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ, ΠΩΛΗΣΕΙΣ & ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ, ΑΓΟΡΕΣ ΚΑΙ ΑΠΟΘΗΚΗ ΤΟΥ ERP MICROSOFT DYNAMIC NAVISION... 26 4.1 Δημιουργία νέων λογαριασμών... 26 4.2 Ομάδες Καταχώρησης... 30 4.3 Εισαγωγή Ειδών... 36 4.4 Εκπτώσεις... 39 4.5 Εισαγωγή Προμηθευτών... 43 4.6 Αιτήσεις Προσφορών από Προμηθευτές... 50 4.7 Παραμετροποίηση... 54 4.7.1 Παραμετροποίηση Ομάδων Καταχώρησης... 54 4.7.2 Παραμετροποίηση Καταχώρησης Αποθεμάτων... 55 v

4.8 Παραγγελίες και Παραλαβές - Τιμολόγηση... 56 4.9 Πληρωμή σε Προμηθευτή... 67 4.10 Εισαγωγή Πελάτη Προσφορές... 70 4.10.1 Δημιουργία πελάτη ΕΠΙΠΛΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΕ... 70 4.10.2 Δημιουργία Προσφοράς... 73 4.11 Μετατροπή της προσφοράς σε παραγγελία... 74 4.12 Εντολές Διακίνησης... 75 4.13 Αποστολή Παραγγελίας... 83 4.14 Τιμολόγηση... 86 4.15 Εισπράξεις... 90 4.16 Μάρκετινγκ... 93 4.17 Αποθήκη... 100 4.17.1 Εισαγωγή αποθήκης... 100 4.17.2 Παραμετροποίηση Καταχώρησης Αποθεμάτων:... 102 4.17.3 Παραλαβή και Τοποθέτηση... 103 4.18 Επιστροφή Από Πελάτη... 107 4.19 Επιστροφή Από Πελάτη και Αντικατάσταση... 117 4.20 Επιστροφή στον Προμηθευτή... 127 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 - ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ... 136 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ... 138 vi

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 - ΕΙΣΑΓΩΓΗ Οι σημερινές επιχειρήσεις έχοντας διαπιστώσει τις ραγδαίες εξελίξεις στις καθημερινές επιχειρησιακές διαδικασίες ζητούν από τα μηχανογραφικά τους συστήματα να μπορούν να παρακολουθήσουν, να αξιολογήσουν και να συνδέσουν το σύνολο των λειτουργιών τους σε μία ολοκληρωμένη ενότητα, δημιουργώντας με αυτό τον τρόπο τις προϋποθέσεις που θα συμβάλλουν καθοριστικά στην εξελικτική πορεία τους και στην ενίσχυση του ανταγωνιστικού τους πλεονεκτήματος. Το παραπάνω ζητούμενο έρχεται να καλύψει το ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα - Σύστημα Διαχείρισης Πόρων Επιχείρησης (Enterprise Resources Planning System ERP), δίνοντας τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να ανταποκριθούν άμεσα και δυναμικά στις σύγχρονες προκλήσεις και να θωρακίσουν τις λειτουργίες τους, λαμβάνοντας φυσικά υπόψη: Την ανάγκη συνδυασμού, συντονισμού και ελέγχου όλων των δραστηριοτήτων της επιχείρησης. Τη σπουδαιότητα για έγκαιρο και εμπεριστατωμένο προγραμματισμό ενεργειών. Την ανάγκη για άντληση έγκυρης πληροφόρησης και την άμεση αξιοποίησή της για τη λήψη σημαντικών επιχειρηματικών αποφάσεων και κυρίως Τη δυνατότητα να μπορούν οι επιχειρήσεις στο μέλλον να εντάξουν στα χαρακτηριστικά του, τα πρόσθετα στοιχεία που κρίνονται απαραίτητα για την ικανοποίηση των νέων λειτουργικών αναγκών που θα προκύψουν. Τις νέες συνθήκες που δημιουργούνται από τις εξελίξεις του κοινωνικού, οικονομικού και τεχνολογικού περιβάλλοντος (Παγκοσμιοποίηση, Διαδίκτυο, Ηλεκτρονικό Εμπόριο). Προς την κατεύθυνση αυτή στην παρούσα διπλωματική εργασία γίνεται μελέτη και εξετάζεται η Ηλεκτρονική Υλοποίηση Διαχείρισης Πωλήσεων, Προμηθειών και Διακινήσεων με Χρήση του Περιβάλλοντος Microsoft Dynamics Navision. Ειδικότερα, στο Κεφάλαιο 2 γίνεται μια αναφορά στα Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων (ERP), στους τρόπους υλοποίησης και οργάνωσής τους καθώς και σε άλλα σχετικά ζητήματα. Στη συνέχεια στο Κεφάλαιο 3 αναφέρεται η μεθοδολογία που ακολουθήθηκε ώστε να υλοποιηθεί η διπλωματική εργασία. Κατόπιν στο Κεφάλαιο 4 δημιουργείται ένα ολοκληρωμένο σενάριο μέσα από το οποίο μπορεί να γίνει εμφανές πως ένα σύστημα ERP μπορεί να υποστηρίξει τις διάφορες λειτουργίες μιας επιχείρησης, με έμφαση τις Αγορές, Πωλήσεις & Μάρκετινγκ και Αποθήκη. Τέλος στο Κεφάλαιο 5 γίνεται αναφορά στα συμπεράσματα που εξήχθησαν. 7

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 - Συστήματα ERP 2.1 Ιστορική Αναδρομή Παλαιότερα υπήρχε η τάση ανάπτυξης πολλών μικρών Πληροφοριακών Συστημάτων στις επιχειρήσεις χωρίς κεντρικό σχεδιασμό. Κάθε ένα από αυτά τα συστήματα υποστηρίζει κάποια σημαντική εργασία της επιχείρησης (π.χ. γενική λογιστική, μισθοδοσία, παρακολούθηση παράδοση παραγγελιών, αποθήκη) και συνήθως με περιορισμένη λειτουργικότητα. Τα μικρά αυτά ΠΣ συνήθως αναπτύσσονται με διαφορετικές τεχνολογίες και σε διαφορετικές χρονικές στιγμές και δεν συνδέονται μεταξύ τους. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα τα δεδομένα του ενός να μην είναι άμεσα χρησιμοποιήσιμα από τα άλλα συστήματα, μεγάλα κόστη επαναεισαγωγής στοιχειών από το ένα ΠΣ στο άλλο, ή πολλαπλής εισαγωγής των ιδίων στοιχείων (π.χ. προσωπικού) σε πολλά επί μέρους ΠΣ, ασυμφωνίες μεταξύ των δεδομένων (τα ίδια τα στοιχεία, σε άλλο ΠΣ είναι ενημερωμένα και στο άλλο όχι) κτλ. Επίσης με τη συγκεκριμένη προσέγγιση υπάρχει αδυναμία παροχής ολοκληρωμένης εικόνας (π.χ. ενός πελάτη με στοιχεία από διάφορα επί μέρους ΠΣ, π.χ. διαφόρων προϊόντων) και είναι μεγάλα τα κόστη λειτουργίας και συντήρησης των διαφορετικών τεχνολογιών των ΠΣ. Η ανορθολογική αυτή προσέγγιση (που υπάρχει όμως σε πολλές επιχειρήσεις) ονομάζεται: ISLANDS OF AUTOMATION ΝΗΣΙΔΕΣ ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΥ Προχωρώντας ακόμα πιο πίσω στο χρόνο θα δούμε πως τη δεκαετία του 60 υπήρχαν τα ΠΣ ελέγχου αποθεμάτων (Inventory Control), όπου για κάθε είδος καθορίζεται ένα απόθεμα ασφαλείας, κάτω από το οποίο υποβάλλεται παραγγελία σε εξωτερικό προμηθευτή ή ξεκινά η παραγωγή στο εργοστάσιο της επιχείρησης. Τη δεκαετία του 70 εμφανίζονται τα MRP (Materials Requirements Planning) συστήματα, δηλαδή τα συστήματα Προγραμματισμού Αναγκών Υλικών. Χονδρικά στα συστήματα αυτά βάσει του καταλόγου υλικών (Bill of Materials) και βάσει εκτιμήσεων ζήτησης του τελικού προϊόντος προσδιορίζονται οι ποσότητες του τελικού προϊόντος που θα πρέπει να παραχθούν, καθώς επίσης και οι ποσότητες των ενδιάμεσων εσωτερικά κατασκευαζόμενων ειδών και οι αντίστοιχοι χρόνοι παραγωγής τους. Τη δεκαετία του 80 εμφανίζονται τα συστήματα MRP II στα οποία έχουμε συνδυασμό της διαχείρισης παραγωγής, προμηθειών και υλικών με την χρηματοοικονομική διαχείριση και τη λογιστική. 8

2.2 Συστήματα ERP Από τη δεκαετία του 90 η σύγχρονη τάση είναι προς την κατεύθυνση της δημιουργίας ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡOΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ (ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ ENTERPRICE RECOURCE ΡLANNING SYSTEMS ERP) Είναι ουσιαστικά μια συλλογή από προγράμματα (λογισμικό) που παρέχουν πλήρη υποστήριξη και συνδέουν μεταξύ τους τις διάφορες λειτουργίες μιας επιχείρησης, όπως τα χρηματοοικονομικά, τις προμήθειες, την παραγωγή (προϊόντων ή υπηρεσιών), τις πωλήσεις, την διοίκηση του ανθρωπίνου δυναμικού, το λογιστήριο, τις ταμειακές ροές, κ.λ.π. Ορισμός Ως Σύστημα Διαχείρισης Πόρων Επιχείρησης (Enterprise Resources Planning System ERP) ορίζεται ένα ολοκληρωμένο ΠΣ, το οποίο υποστηρίζει όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης και τις μεταξύ τους διασυνδέσεις, καθιστώντας έτσι δυνατό τον ενοποιημένο προγραμματισμό χρήσης, την αξιοποίηση και την παρακολούθηση όλων των παραγωγικών της πόρων (π.χ. μηχανημάτων, υλικών, ανθρώπων, οικονομικών πόρων, κ.λ.π.) με τελικό στόχο την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών. (Ολοκληρωμένη Μηχανογραφική Υποστήριξη Επιχειρήσεων με SAP, Λουκής, Ανδριτσάκης., Διαμαντοπούλου, Εκδόσεις Νέες Τεχνολογίες, 2009) Η επιτυχία του Ολοκληρωμένου Συστήματος Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων οφείλεται στην χρήση κοινής βάσης δεδομένων με την οποία συνδέονται όλα τα υποσυστήματα. 2.3 Ανάπτυξη Συστήματος ERP Ένα Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Πόρων Επιχείρησης μπορεί να αναπτυχθεί με δύο τρόπους : A. Χρησιμοποιώντας κάποιο έτοιμο πακέτο λογισμικού, το οποίο καλύπτει πολλές από τις διαδικασίες που είναι κοινές σε κάθε επιχείρηση (λ.χ. επεξεργασία παραγγελιών, τιμολόγηση, ισολογισμοί, αποθήκη, κ.ά.) και περιλαμβάνει και τις βέλτιστες πρακτικές και διαδικασίες. Βεβαία το σύνηθες είναι ότι κατά την διαδικασία της εγκατάστασής του λογισμικού, γίνεται παραμετροποίηση, εισαγωγή αρχικών στοιχείων ή και τροποποίηση του κώδικα, ώστε να καλύπτονται οι ανάγκες της κάθε επιχείρησης ξεχωριστά με απώτερο σκοπό την πληρέστερη ενοποίηση των διαφόρων τμημάτων. Ακολουθώντας αυτή την προσέγγιση υπάρχει σαφώς χαμηλότερο κόστος, η υλοποίηση είναι ταχύτερη, ο κίνδυνος αποτυχίας είναι μικρότερος και υπάρχει και η ενσωματωμένη εμπειρία των βέλτιστων πρακτικών. 9

Από την άλλη όμως είναι πιθανό αν δε γίνει προσεκτική επιλογή να υπάρχει μεγάλη απόσταση από τις ανάγκες ή την λειτουργία κάποιων επιχειρήσεων και να απαιτούνται αλλαγές στην λειτουργία της επιχείρησης, ώστε να προσαρμοσθεί στις πρακτικές και διαδικασίες που υποστηρίζει το λογισμικό πακέτο. Οι αλλαγές αυτές άλλοτε είναι «θετικές» και βελτιώνουν την λειτουργία και την απόδοση της επιχείρησης), μπορεί όμως να έχουν και αρνητικά αποτελέσματα Β. Μέσω εξαρχής ανάπτυξης λογισμικού που υποστηρίζει επακριβώς και πλήρως τις ανάγκες και την λειτουργία της συγκεκριμένης επιχείρησης. Ακολουθώντας τη δεύτερη προσέγγιση σίγουρα είναι υψηλότερο το κόστος, μεγαλύτερος ο χρόνος υλοποίησης και μεγαλύτερος ο κίνδυνος αποτυχίας (ειδικά εάν το σύστημα είναι πολύπλοκο ). Εφόσον όμως το σύστημα αναπτυχθεί σωστά θα καλύπτει επακριβώς τις ανάγκες της συγκεκριμένης επιχείρησης, η οποία δε θα χρειαστεί να επανασχεδιάσει νέες διαδικασίες και πρακτικές, αφού στηρίχτηκε στις ήδη υπάρχουσες για να σχεδιαστεί το σύστημα. Οι κυριότερες διεθνείς εταιρείες ανάπτυξης πακέτων ERP είναι οι παρακάτω: SAP (Systems Applications and Products in Data Processing): ORACLE : PEOPLESOFT : J.D.EDWARDS : MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS (Βασικό προϊόν Microsoft Navision) 2.4 Γενική δομή ERP συστημάτων Αν και η δομή ενός ERP συστήματος εξαρτάται σε κάποιο βαθμό από τον κλάδο αλλά και τη συγκεκριμένη κατηγορία επιχειρήσεων την οποία υποστηρίζει, η γενική δομή που έχει ένα ERP σύστημα μίας τυπικής επιχείρησης με παραγωγικές και εμπορικές δραστηριότητες φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Όπως βλέπουμε στην εικόνα αυτή, ένα ERP σύστημα αποτελείται από έναν αριθμό υποσυστημάτων, ούτως ώστε κάθε λειτουργία της επιχείρησης (π.χ. πωλήσεις, παραγωγή, προμήθειες, οικονομική διαχείριση, διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού) να υποστηρίζεται από ένα ή περισσότερα υποσυστήματα. Τα υποσυστήματα αυτά διασυνδέονται μεταξύ τους (η διασύνδεση αυτή αποτελεί θεμελιώδες χαρακτηριστικό της έννοιας του ERP συστήματος), ώστε να μπορούν να ανταλλάσσουν δεδομένα, π.χ. δεδομένα ή έξοδοι (αποτελέσματα) ενός υποσυστήματος να μπορούν να χρησιμοποιηθούν και από άλλα υποσυστήματα ως είσοδοι. Για την επίτευξη της διασύνδεσης αυτής συνήθως όλα τα υποσυστήματα ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος βασίζονται σε μία κοινή βάση δεδομένων. Με αυτόν τον τρόπο τα δεδομένα και τα αποτελέσματα από κάθε υποσύστημα αποθηκεύονται στην κοινή αυτή βάση δεδομένων, και έτσι τα άλλα υποσυστήματα να μπορούν να τα διαβάσουν και να τα επεξεργαστούν. (Ολοκληρωμένη Μηχανογραφική Υποστήριξη Επιχειρήσεων με SAP, Λουκής, Ανδριτσάκης., Διαμαντοπούλου, Εκδόσεις Νέες Τεχνολογίες, 2009) 10

Γενική δομή ERP συστήματος Κατά τα τελευταία έτη ιδιαίτερη έμφαση δίνεται από τις επιχειρήσεις στη διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες τους (Customer Relationship Management CRM), η οποία ορίζεται ως ένα σύνολο στρατηγικών και πρακτικών, με υποστήριξη κατάλληλων πληροφοριακών συστημάτων, που στοχεύουν στην καλύτερη οργάνωση και εξορθολογισμό των σχέσεων με τους πελάτες, ώστε να βελτιστοποιηθεί η όλη εξυπηρέτηση, εμπειρία (experience) και ικανοποίησή τους. Με αυτόν τον τρόπο ενδυναμώνεται η σχέση των πελατών με την επιχείρηση και η πιθανότητα διατήρησής τους στο μέλλον. Προς την κατεύθυνση αυτή τα περισσότερα ERP, πέραν του υποσυστήματος πωλήσεων, περιλαμβάνουν και ένα ιδιαίτερο υποσύστημα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες (CRM), το οποίο: Παρέχει τη δυνατότητα συνολικής εικόνας κάθε υφιστάμενου/υποψήφιου πελάτη, η οποία περιλαμβάνει όλες τις αλληλεπιδράσεις του με την επιχείρηση, π.χ. αγορές προϊόντων μέσω διαφόρων καναλιών διανομής, ηλεκτρονικές αγορές, παροχή υπηρεσιών υποστήριξης/συντήρησης (service), τηλεφωνήματα, επιστολές, fax, e-mail, κλπ. προς/από τον πελάτη, επαφές πωλητών, αποστολή υλικού marketing, κλπ. Καλύπτει όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης που έρχονται σε επαφή με τον πελάτη (Front Office Functions), π.χ. πωλήσεις, marketing, εξυπηρέτηση πελατών επισκευές (Service) 11

Καλύπτει επίσης το σύνολο των αλληλεπιδράσεων με τους πελάτες, μέσω όλων των καναλιών πωλήσεων επικοινωνίας με τους πελάτες, π.χ. καταστήματα, γραφεία πωλήσεων, πωλητές, έγγραφες παραγγελίες, fax, call center, Internet, κλπ. Υποστηρίζει τον προγραμματισμό, ανάθεση και παρακολούθηση των επαφών με υφιστάμενους/υποψήφιους πελάτες από τους πωλητές, καθώς επίσης και διαφόρων ενεργειών marketing Επιτρέπει τη βαθύτερη ανάλυση των στοιχείων από τις παραπάνω τηρούμενες συνολικές εικόνες των πελατών, με στόχο την τμηματοποίηση της πελατειακής βάσης (= προσδιορισμός ομογενών υποομάδων με διαφορετικά χαρακτηριστικά και ανάγκες), τον προσδιορισμό των βασικών χαρακτηριστικών (profile) των πελατών των διαφόρων προϊόντων/υπηρεσιών μας, τον προσδιορισμό των καλύτερων και περισσότερο κερδοφόρων πελατών, προϊόντων/υπηρεσιών, καναλιών διανομής, κλπ. Οι δυνατότητες αυτής της κατηγορίας ονομάζονται διεθνώς Analytical CRM 2.5 Πλεονεκτήματα Υιοθέτησης Συστημάτων ERP Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα τα οποία προκύπτουν από την υιοθέτηση ενός συστήματος ERP από μια επιχείρηση. Μερικά από αυτά είναι τα εξής : Μείωση του λειτουργικού κόστους. Ενσωμάτωση και ολοκλήρωση όλων των τμημάτων της επιχείρησης αποκτώντας περισσότερο έλεγχο στην λειτουργία τους. Αύξηση των χρόνων απόκρισης της επιχείρησης. Διενέργεια διαδικασιών σε μικρότερο χρονικό διάστημα, αφού όλα τα τμήματα της επιχείρησης είναι συνδεμένα και ολοκληρωμένα στο σύστημα ERP. Άμεση πρόσβαση σε πληροφορίες, βελτιώνοντας τους χρόνους στην λήψη αποφάσεων Ολοκλήρωση των διαφορετικών λογισμικών και προγραμμάτων της επιχείρησης σε ένα απλό ενιαίο σύστημα Αυτοματοποίηση επιτάχυνση διεκπεραιωτικών εργασιών ρουτίνας Κατάργηση της επανάληψης εργασιών (π.χ. πολλαπλή εισαγωγή των ίδιων δεδομένων σε πολλά Π.Σ- εφαρμογές) Άμεση διαθεσιμότητα έγκυρης - ολοκληρωμένης πληροφόρησης βελτίωση αποτελεσματικότητας και καλύτερης λήψης αποφάσεων Αύξηση αποδοτικότητας προσωπικού και βελτίωση συνθηκών εργασίας Καλύτερος προγραμματισμός χρήσης των πόρων της επιχείρησης και καλύτερη αξιοποίησή τους Υποστήριξη ανάπτυξης της επιχείρησης (σε: νέους πελάτες, νέες γεωγραφικές περιοχές, νέα προϊόντα) Μείωση κόστους μηχανογραφικής υποστήριξης 12

Υποδομή για δραστηριότητες ηλεκτρονικού εμπορίου Πρόκειται λοιπόν για ένα ενιαίο σύστημα που συγκεντρώνει πληροφορίες για όλα τα τμήματα μιας επιχείρησης, για κάθε διαδικασία και λειτουργία της σε πραγματικό χρόνο (on line ενημέρωση) και αυτοματοποιεί άλλοτε χρονοβόρες διαδικασίες. Επιπλέον οφέλη που προκύπτουν είναι και τα παρακάτω: Πλήρης εικόνα των οικονομικών στοιχείων: Τα χρηματοοικονομικά δεδομένα και οι σχετικές πληροφορίες μπαίνουν στο σύστημα από όλα τα τμήματα της επιχείρησης. Τα δεδομένα αυτά συγκεντρώνονται και διαχειρίζονται σαν μια ξεχωριστή ενιαία μονάδα και δίνουν άμεσα πληροφορίες στους χρήστες που έχουν δυνατότητα πρόσβασης σε τέτοιου είδους πληροφορίες. Είναι επομένως ανεκτίμητο εργαλείο πληροφόρησης και βοήθημα στην λήψη αποφάσεων για τα στελέχη και τον επιχειρηματία.(roi, προϋπολογισμοί, προμηθευτές, κλπ). Οργάνωση στις διαδικασίες και στις λειτουργίες της επιχείρησης: Το ERP είναι ο σκελετός λειτουργίας της επιχείρησης και βασίζεται στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών και λειτουργιών. Οι διαδικασίες απλοποιούνται, γίνονται επίσημες, είναι ξεκάθαρες και σταθερές για κάθε τμήμα της επιχείρησης και για κάθε στέλεχος. Με αυτό τον τρόπο, οι πληροφορίες για την κατάσταση των παραγγελιών ή της αποθήκης για παράδειγμα, είναι άμεσες και προσβάσιμες από τους χρήστες μεγιστοποιώντας την ποιότητα εξυπηρέτησης προς τους πελάτες. Η οργάνωση και η αυτοματοποίηση των διαδικασιών, η άμεση και εύστοχη παροχή πληροφοριών είναι βασικά θεμέλια για την αποτελεσματικότερη επικοινωνία και συνεννόηση ανάμεσα σε όλα τα στελέχη της επιχείρησης. Ιδιαίτερα μεγάλη είναι η ανάγκη χρήσης ολοκληρωμένων πληροφορικών συστημάτων σε επιχειρήσεις που διατηρούν μεγάλο αριθμό τμημάτων και στελεχών καθώς και επιχειρήσεις που έχουν τμήματα σε διαφορετικά γεωγραφικά σημεία. Κάθε ολοκληρωμένο σύστημα ERP αποτελείται από αρκετά υποσυστήματα. Τα υποσυστήματα συνεργάζονται αρμονικά μεταξύ τους διαχέοντας τις πληροφορίες σε όλα τα τμήματα και όλους τους ενδιαφερόμενους, διασυνδέοντας τις λειτουργίες μιας επιχείρησης σε ένα στιβαρό, ομοιογενές και ενιαίο περιβάλλον εργασίας. Τα παραπάνω είναι τα σημαντικότερα οφέλη που μπορεί να έχει μία εταιρία από ένα ERP σύστημα. Χρειάζεται όμως ιδιαίτερη προσοχή στην επιλογή του. 13

2.6 Μειονεκτήματα/προβλήματα των ERP συστημάτων Τα ERP συστήματα όμως παρουσιάζουν και τα εξής μειονεκτήματα/προβλήματα: Συχνά υπάρχουν ανάγκες πολυάριθμων αρχικών προσαρμογών (μέσω ρυθμίσεων κατάλληλων παραμέτρων), διασυνδέσεων με άλλα συστήματα, και τροποποιήσεων του επιλεγέντος από μία επιχείρηση ERP συστήματος, ώστε να προσαρμοσθεί στις ιδιαίτερες ανάγκες και τον τρόπο λειτουργίας της. Στις περιπτώσεις αυτές χρειάζονται σημαντικές συμβουλευτικές υπηρεσίες (consulting), οι οποίες έχουν ως αποτέλεσμα σημαντικές αυξήσεις του κόστους και του χρόνου υλοποίησης του όλου έργου. Σε πολλές περιπτώσεις έχουμε υψηλό μετέπειτα κόστος για την υποστήριξη και συντήρηση του ERP συστήματος. Η εξειδίκευση και εμπειρία στελεχών στον προγραμματισμό και διαχείριση ERP συστημάτων είναι περιορισμένη. Υπάρχουν σημαντικές ανάγκες εκπαίδευσης του προσωπικού της επιχείρησης, τόσο των χρηστών όσο και του εξειδικευμένου προσωπικού πληροφορικής/επικοινωνιών. Η εγκατάσταση και ανάπτυξή του σε μία επιχείρηση μπορεί να επιφέρει μεγάλες αλλαγές στον τρόπο οργάνωσης και λειτουργίας της επιχείρησης, πολλές από τις οποίες δεν είναι θετικές (= δε διευκολύνουν τη λειτουργία της επιχείρησης, αλλά αποτελούν αναγκαίο κακό για την προσαρμογή της επιχείρησης στο ERP). Τα παραπάνω δύο προβλήματα μπορεί να δημιουργήσουν σημαντικές δυσαρέσκειες και αντιστάσεις των χρηστών (resistance to change), για τη διαχείριση των οποίων απαιτείται κατάλληλο πρόγραμμα επικοινωνίας και διαχείρισης των αλλαγών (change management) (Ολοκληρωμένη Μηχανογραφική Υποστήριξη Επιχειρήσεων με SAP, Λουκής, Ανδριτσάκης., Διαμαντοπούλου, Εκδόσεις Νέες Τεχνολογίες, 2009) 2.7 Απόδοση της επένδυσης Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα της AMR Research, οι τρεις σημαντικότεροι λόγοι για την αγορά λογισμικού ERP είναι η βελτίωση της παραγωγικότητας, το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και η ικανοποίηση του πελάτη. Βέβαια οι προσδοκίες μιας επιχείρησης μετά την υιοθέτηση ενός συστήματος ERP είναι σίγουρα πολύ πιο σύνθετες και εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τις ιδιαίτερες συνθήκες του περιβάλλοντος στο οποίο αυτή δραστηριοποιείται. Είναι βέβαιο ότι το λογισμικό ERP απαιτεί τη δέσμευση σημαντικών πόρων της επιχείρησης για την αγορά, εγκατάσταση, παραμετροποίηση, εκπαίδευση, συντήρηση και βελτίωση του 14

συστήματος. Οι πόροι αυτοί, εκτός από χρηματικά ποσά, περιλαμβάνουν και τη δέσμευση του ανθρώπινου δυναμικού σε όλες τις βαθμίδες. Η τελική συνισταμένη όλων αυτών θα μπορούσε θεωρητικά να απεικονιστεί σε ένα περίπλοκο μοντέλο που θα περιέγραφε τις υφιστάμενες διαδικασίες και τα τελικά οφέλη από τη χρήση του ERP συστήματος. Εφόσον όλες οι μοντελοποιημένες διαδικασίες αναλυθούν και μετρηθούν ικανοποιητικά, το τελικό αποτέλεσμα θα μπορούσε να περιγραφεί με ένα γνώριμο αριθμό: την Απόδοση της Επένδυσης (Return on Investment, ROI), που ουσιαστικά αντιπροσωπεύει το κέρδος που προσδοκά η επιχείρηση από την επένδυσή της σε λογισμικό ERP. Η εξεύρεση του ROI αποτελεί, από μόνη της, ιδιαίτερα επίπονη και δύσκολη εργασία. Υπάρχουν, όμως, κάποιες γενικές κατευθύνσεις που δίνουν μια αντιπροσωπευτική εικόνα της απόδοσης του ERP, όπως: Πληροφορία σε πραγματικό χρόνο: Δημιουργεί συνθήκες εύκολης διάχυσης της πληροφορίας και αποφυγής ανεπιθύμητων καταστάσεων. Η έλλειψη άμεσης και έγκυρης πληροφορίας στο γρήγορα μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον που ζούμε ίσως μεταφράζεται και σε δυσκολία επιβίωσης. Μείωση χρόνου καταχωρήσεων των δεδομένων: Η πληροφορία εισέρχεται μία φορά και χρησιμοποιείται από ολόκληρη την εταιρία. Βελτίωση στις διαδικασίες ενοποίησης (consolidation): Αναφέρεται στις πολυεθνικές επιχειρήσεις ή/και στους ομίλους επιχειρήσεων. Η ενοποίηση των πληροφοριών θα πρέπει να είναι (σε μεγάλο βαθμό) αυτόματη, με τις κατάλληλες μετατροπές στο νόμισμα, τα λογιστικά πρότυπα και τις όποιες άλλες ιδιαιτερότητες. Ευκολότερη συμμόρφωση σε υποχρεωτικά ή προαιρετικά πρότυπα: Είναι συνηθισμένο φαινόμενο η αδυναμία υιοθέτησης από την επιχείρηση ποικίλων προτύπων, όπως των προτύπων διασφάλισης ποιότητας ISO 9002, IAS κ.λπ. Τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα (IAS) μέσα στα επόμενα δύο χρόνια θα είναι υποχρεωτικά για την Ελλάδα καθώς και για όλη την Ευρώπη. Ένα καλό ERP σύστημα, μέσα από τις δυνατότητες μοντελοποίησης, κάνει τη μετάβαση εύκολη και σίγουρη. Αύξηση της ικανοποίησης του πελάτη: Αποτελεί ένα πρόβλημα του οποίου η λύση είναι επιτακτική όσο και δαπανηρή. Συχνά απαιτεί αλλαγή σε πλήθος άυλων παραγόντων, όπως στη συμπεριφορά των εργαζομένων. Το λογισμικό ERP βελτιώνει την ικανοποίηση των πελατών με τη βελτίωση άλλων παραμέτρων, όπως την ταχύτερη εκτέλεση των παραγγελιών κ.λπ. Μείωση λαθών: Ένας παράγοντας που θεωρείται σχετικά εύκολα μετρήσιμος, έχει άμεση ανταπόκριση σε πλήθος άλλων, όπως στην ικανοποίηση των πελατών και των εργαζομένων, στη μείωση των λειτουργικών εξόδων, στη μείωση των διαφυγόντων κερδών, κ.λπ. Τα παραπάνω είναι τα σημαντικότερα οφέλη που μπορεί να έχει μία εταιρία από ένα ERP σύστημα. Χρειάζεται όμως ιδιαίτερη προσοχή στην επιλογή του. Μια λανθασμένη επιλογή όχι μόνο θα κάνει το ROI ένα όνειρο αλλά μπορεί να αποβεί και καταστροφικό για την εταιρία. Όλοι γνωρίζουμε πολλές εταιρίες που έχουν αρχίσει υλοποίηση ERP και μετά από πολλούς 15

μήνες, ή και χρόνια, συνεχίζουν να την πληρώνουν. Στο διεθνή χώρο έχουμε ακόμη και παραδείγματα εταιριών όπου η λανθασμένη επιλογή οδήγησε σε χρεοκοπία. 2.8 Υλοποίηση 2.8.1 Υλοποίηση ERP και BPR Πριν από την επιλογή και υλοποίηση του συστήματος ERP συνιστάται η διεξαγωγή ενός έργου Ανασχεδιασμού των Επιχειρηματικών Διαδικασιών (Business Process Reengineering - BPR). Στην πλειοψηφία των εταιριών, το αποτέλεσμα είναι να μηχανοργανώνεται η υφιστάμενη οργάνωση και όχι να αναδιοργανώνεται η εταιρία μέσω της μηχανοργάνωσης. Γενικά υπάρχουν δύο βασικές προσεγγίσεις όσον αφορά τους ανασχεδιασμούς που συνήθως πραγματοποιούνται στα πλαίσια έργων δημιουργίας ΟΠΣ Ι. Ανασχεδιασμός Διαδικασιών βάσει ERP (Technology Enabled Reengineering) II. Ανασχεδιασμός Διαδικασιών από «Μηδενική βάση» (Clean Slate Reengineering) Στην περίπτωση Ι έχουμε μέσω του ERP μεταφορά εμπειρίας πολλών επιχειρήσεων, χαμηλότερους κινδύνους αποτυχίας, χαμηλότερο κόστος και μικρότερο χρόνο υλοποίησης, καλύτερη δόμηση του έργου, μικρότερες αντιστάσεις και μειωμένες ανάγκες υπηρεσιών συμβούλων επιχειρήσεων. Από την άλλη όμως το σύστημα είναι υλοποιήσιμο και από τους ανταγωνιστές, άρα δεν παρέχει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα οι Β.Δ. διαδικασιών και πρακτικών των ERP δεν περιέχουν κάποιες πολύ πρόσφατες και καινοτομίες διαδικασίες και πρακτικές και είναι η απαραίτητη πρόσβαση στις νέες version του ERP που ενσωματώνουν νέες τεχνολογίες, πρακτικές και διαδικασίες. Στην περίπτωση ΙΙ σχεδιάζονται νέες διαδικασίες και πρακτικές και μετά επιλέγεται το καταλληλότερο ERP. Εδώ δεν υπάρχει περιορισμός από την Β.Δ. διαδικασιών και πρακτικών ενός ERP, το σύστημα που θα δημιουργηθεί δεν μπορεί να αντιγραφεί εύκολα από ανταγωνιστές, άρα υπάρχει η δυνατότητα ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων και υπάρχει και υψηλότερη καινοτομικότητα. τα αρνητικά είναι ότι είναι υψηλότερο το κόστος και μεγαλύτερος ο χρόνος υλοποίησης, μεγαλύτεροι οι κίνδυνοι αποτυχίας, δεν υπάρχει εξωτερική βοήθεια ή δόμηση του έργου και είναι μεγαλύτερες οι αντιστάσεις στις αλλαγές (resistances to changes). Εφόσον τα σύγχρονα συστήματα ERP αποτελούν μέσα ορθολογιστικής οργάνωσης μιας εταιρίας, η υλοποίηση ενός τέτοιου συστήματος αποτελεί μοναδική ευκαιρία αναδιοργάνωσής της. Συνεπώς, η αξιολόγηση των υφιστάμενων διαδικασιών, τις οποίες καλείται να υποστηρίξει το σύστημα, και η προσεκτική βελτίωσή τους θεωρούνται κρίσιμα σημεία για την επιτυχία του συστήματος. Στην αντίθετη περίπτωση, η διαδικασία υλοποίησης θα εμπλακεί στις ιδιαιτερότητες 16

και πολυπλοκότητες της υφιστάμενης κατάστασης, οι οποίες θα καθυστερήσουν (στην καλύτερη περίπτωση) το έργο ή θα το αποτελματώσουν. Υπάρχουν πολλά παραδείγματα επιχειρήσεων που προχώρησαν σε έργο Ανασχεδιασμού Επιχειρηματικών Διαδικασιών προ της επιλογής και υλοποίησης του συστήματος ERP. Χαρακτηριστικό είναι το παράδειγμα γνωστής πολυεθνικής εταιρίας από το χώρο των τροφίμων που, με την εφαρμογή του Ανασχεδιασμού Επιχειρηματικών Διαδικασιών προ της υλοποίησης του συστήματος ERP, είχε επίτευξη των στόχων του έργου, μείωση του λειτουργικού της κόστους και, κατά κύριο λόγο, εγκατάσταση πλαισίου αξιολόγησης/μέτρησης και συνεχούς βελτίωσης επιχειρηματικών διαδικασιών. 2.8.2 Εκπαίδευση χρηστών Η εκπαίδευση των χρηστών περιλαμβάνει διαφορετικά στάδια, όπως τη γενική εισαγωγή στη χρήση του συστήματος, την εκπαίδευση στις διαδικασίες και στις μεθόδους που αυτό υποστηρίζει, τη λεπτομερή εκπαίδευση στις οθόνες που χρησιμοποιεί και τα βήματα που εκτελεί ο κάθε χρήστης, την εκπαίδευση στα εργαλεία του συστήματος κ.λπ. Ο σωστός κατακερματισμός της εκπαίδευσης καθώς και η προσαρμογή της στις ανάγκες των χρηστών αποτελούν σημαντικές προϋποθέσεις επιτυχίας. 2.8.3 Ανθρώπινοι πόροι (human resources) Η επιλογή των ανθρώπινων πόρων αναφέρεται στα στελέχη της επιχείρησης που θα συμμετάσχουν στην ομάδα υλοποίησης καθώς και στα στελέχη της ομάδας συμβούλου υλοποίησης. Όσον αφορά τα στελέχη της επιχείρησης, συνιστάται να δοθούν κατάλληλα κίνητρα αλλά και περιορισμούς, έτσι ώστε να ελαχιστοποιηθούν οι πιθανότητες αποχώρησης από την εταιρία κατά τη διάρκεια υλοποίησης ή αμέσως μετά την ολοκλήρωση του έργου. Η επιλογή του κατάλληλου χρήστη-κλειδί (key user) είναι μια πολύ σημαντική απόφαση, αφού αυτός είναι σημαντικότατος πόρος στην υλοποίηση ενός προγράμματος που θα καθορίσει το μελλοντικό τρόπο λειτουργίας από πλευράς σχεδιασμού, εκπαίδευσης και υποστήριξης. Πολλές εταιρίες δεν το έχουν καταλάβει αυτό και ορίζουν στελέχη με το σκεπτικό της "απασχόλησης" του "λιγότερου προικισμένου / χρήσιμου" ατόμου σε αυτό τον τομέα. Επίσης, είναι πολύ συνηθισμένη η συνεχής απόσπαση του key user από το έργο λόγω συνεχών "επειγόντων" προβλημάτων. Με αυτό τον τρόπο, το έργο μετατρέπεται από έργο της εταιρίας σε έργο του συμβούλου υλοποίησης. Τα στελέχη του εξωτερικού συμβούλου υλοποίησης (αν υπάρχει) συμμετέχουν στην επιτροπή παρακολούθησης και στις ομάδες έργου. Είναι πολύ σημαντικός ο καθορισμός στη σύμβαση και ο έλεγχος: α) των στελεχών υλοποίησης του αναδόχου 17

β) μιας σωστής σχέσης senior / junior consultants του αναδόχου (προτείνεται σχέση 1:1). 2.8.4 Αναδόμηση & Μεταφορά εδομένων Πέραν της ορθής επιλογής και του προσεκτικού ανασχεδιασμού των διαδικασιών, σημαντικότατο ρόλο στην εύρυθμη λειτουργία του συστήματος ERP παίζουν η έγκαιρη αξιολόγηση της ορθότητας των υφιστάμενων δεδομένων της επιχείρησης, η κατάλληλη αναδόμησή τους ώστε να ανταποκρίνονται στις δομές δεδομένων του ERP και η ορθή μεταφορά τους από το παλαιό σύστημα στο νέο ERP. Η έλλειψη αξιόπιστων στοιχείων και συστηματικής εκπαίδευσης είναι η κύρια αιτία που δημιουργεί τον πανικό στην υλοποίηση, και όχι τα τυχόν λάθη στην παραμετροποίηση. Είναι γνωστή η περίπτωση μιας ελληνικής παραγωγικής εταιρίας, από τις γνωστότερες του χώρου της, η οποία πραγματοποίησε ριζικό ανασχεδιασμό των επιχειρηματικών διαδικασιών και προσεκτική επιλογή συστήματος ERP για την υποστήριξη των νέων απαιτήσεων. Το πρόβλημα προέκυψε όταν αποφάσισε να δώσει μικρότερη έμφαση στις ενέργειες μεταφοράς και ελέγχου των υφιστάμενων δεδομένων που θα στήριζαν το νέο σύστημα. Το αποτέλεσμα ήταν, κατά τη φάση της δοκιμαστικής λειτουργίας, να διαπιστωθεί αναξιοπιστία και ανεπάρκεια των δεδομένων, με συνέπεια αφ ενός την απρογραμμάτιστη επιβάρυνση του χρόνου των στελεχών για την κάλυψη του προβλήματος, αφ ετέρου την καθυστέρηση του έργου. Όλα τα ανωτέρω είχαν σημαντικότατη επίδραση στο κλίμα και τον ενθουσιασμό της ομάδας. 2.9 Οργάνωση Υλοποίησης ERP Υπάρχουν διάφορες προσεγγίσεις σχετικά με την οργάνωση υλοποίησης των ERP συστημάτων. Η πιλοτική εφαρμογή επικεντρώνεται σε ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα περιπτώσεων (περιορισμένο εύρος δεδομένων) αλλά εισχωρεί σε βάθος στις ιδιαιτερότητες κάθε διαδικασίας. Κατά την πιλοτική εφαρμογή διαφαίνονται προβλήματα στο σχεδιασμό και στην υλοποίηση των διαδικασιών καθώς και στην παραμετροποίηση του συστήματος. Τα προβλήματα αυτά πρέπει να αντιμετωπισθούν επιτυχώς προ της έναρξης της πλήρους λειτουργίας του. Επισημαίνεται ότι υπάρχουν συγκεκριμένες μέθοδοι διεξαγωγής της πιλοτικής εφαρμογής και αξιολόγησης του συστήματος με τη χρήση ειδικών εργαλείων. Η αποδοχή του συστήματος γίνεται με βάση τα αποτελέσματα της πιλοτικής εφαρμογής. Είναι πολύ γνωστή η συζήτηση για το εάν πρέπει να γίνεται δοκιμαστική εκτέλεση πλήρους λειτουργίας (parallel run). Κατά τη δοκιμαστική εκτέλεση, το νέο σύστημα ERP και τα υφιστάμενα συστήματα της εταιρίας λειτουργούν παράλληλα. 18

Τα τελευταία, όμως, είναι και αυτά που υποστηρίζουν ακόμη τις επιχειρηματικές διαδικασίες της επιχείρησης. Τα αποτελέσματα της λειτουργίας των δύο συστημάτων συγκρίνονται και διεξάγονται οι τελευταίες ρυθμίσεις και βελτιώσεις στο πακέτο ERP. Μετά την έναρξη πλήρους λειτουργίας, καταγράφονται όλα τα λειτουργικά προβλήματα, τα οποία αναλύονται και διορθώνονται. Πάντως, παρά το γεγονός ότι το parallel run φαίνεται ελκυστική λύση, τα λειτουργικά προβλήματα που δημιουργεί στην εταιρία είναι περισσότερα από αυτά που λύνει. Άλλες προσεγγίσεις είναι η Συνολική Υλοποίηση (Bing-Bang Implementation) δηλαδή εισαγωγή όλων των υποσυστημάτων σε όλα τα γραφεία της επιχείρησης την ίδια χρονική στιγμή. Εδώ δεν έχουμε ποτέ συνύπαρξη των παλαιών συστημάτων με τα υποσυστήματα του νέου ERP, δεν υπάρχει ανάγκη συντήρησης των παλαιών συστημάτων μέχρι της πλήρους κατάργησής τους και είναι μικρότερος ο χρόνος υλοποίησης και το κόστος υλοποίησης. Επίσης υπάρχει και η Υλοποίηση κατά Φάσεις (Phased Implementation) όπου πραγματοποιείται εισαγωγή υποσυστημάτων κατά φάσεις. Κάθε φάση περιλαμβάνει την εισαγωγή μίας ομάδας υποσυστημάτων (συνήθως έντονα συνδεόμενων) σε ορισμένα μόνο γραφεία. Εδώ για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα υπάρχει ανάγκη λιγότερου προσωπικού υψηλής ειδίκευσης, μπορούν να συγκεντρωθούν περισσότερους ανθρώπινους πόρους σε ένα «δύσκολο» υποσύστημα, εάν αυτό κριθεί αναγκαίο είναι χαμηλότερος ο κίνδυνος εκτεταμένων προβλημάτων (π.χ. στην προσέγγιση της συνολικής υλοποίησης μπορεί δυσλειτουργίες ενός υποσυστήματος να προκαλέσουν προβλήματα σε όλο το σύστημα και σε όλη την επιχείρηση), υπάρχει η δυνατότητα επιστροφής στο παλαιό σύστημα, εάν το νέο παρουσιάζει προβλήματα και τέλος η επιτυχία μίας φάσης δημιουργεί θετικό κλίμα και υποστήριξη για τις επόμενες (πράγμα σημαντικό εάν υπάρχουν αμφιβολίες ή αντιστάσεις) 2.10 Από το business στο e-business Παραδοσιακά, οι λύσεις ERP εστιάζουν στην ενοποίηση διάφορων επιχειρησιακών διαδικασιών και τμημάτων μέσα στην επιχείρηση. Σήμερα, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τις δυνατότητες του Internet για να επεκτείνουν την ενοποίηση των διαδικασιών τους πέρα από τα φυσικά εταιρικά όρια, έτσι ώστε να περιλαμβάνουν πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες και εργαζομένους. Με τη χρήση τεχνολογιών web, το ERP μπορεί να μετατραπεί σε μία ενοποιημένη e-business πλατφόρμα, η οποία θα επιτρέψει στην επιχείρηση: να βελτιώσει το επίπεδο εξυπηρέτησης των πελατών της, παρέχοντας ακόμα και τη δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης ή αυτοπληροφόρησης των πελατών να επιτύχει ομοιογένεια στις εταιρικές διαδικασίες, επεκτείνοντας τη χρήση του ERP σε όλη την εφοδιαστική της αλυσίδα να αυξήσει το μερίδιο αγοράς της μέσω αυξημένου customer loyalty και νέων καναλιών πωλήσεων 19

να συλλέγει δεδομένα πελατών μέσω του Internet και έτσι να μαθαίνει περισσότερα γι' αυτούς και τις αγορές να βελτιώνει την παραγωγή νέων προϊόντων, αυξάνοντας τη συνεργασία μεταξύ των ομάδων εργασίας μέσα και έξω από την επιχείρηση να υλοποιεί πρακτικές ηλεκτρονικού εμπορίου, πλήρως ενοποιημένες με τα συστήματα backup της επιχείρησης Αρκετές επιχειρήσεις, μετά την εγκατάσταση ενός ERP, προσανατολίζονται στην εγκατάσταση νέων εφαρμογών που θα του προσθέσουν νέα αξία. Τέτοιες εφαρμογές αποτελούν τα συστήματα Διαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων (Customer Relationship Management), Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας (Supply Chain Management), Advance Planning and Scheduling, Επιχειρησιακής Ευφυΐας (Business Intelligence) και φυσικά, ηλεκτρονικού εμπορίου. Βασικό κίνητρο αυτών των κινήσεων είναι αφ ενός η περαιτέρω μείωση των δαπανών και αφ' ετέρου η μεγιστοποίηση των ωφελειών από την επένδυση στο ERP. Σήμερα, οι επιχειρήσεις και η τεχνολογία είναι τόσο στενά συνδεδεμένες ώστε είναι πρακτικά αδύνατο να αλλάξει το ένα χωρίς να επηρεαστεί το άλλο. Αυτό είναι αληθές και στην περίπτωση των έργων ERP, όπου το λογισμικό, οι επιχειρησιακές διαδικασίες και οι άνθρωποι που τις υλοποιούν και λειτουργούν τα συστήματα, είναι αδιάσπαστα συστατικά σε μία κοινή υποδομή. Ενδεχόμενη λανθασμένη διάθεση των απαιτούμενων πόρων σε όλη την έκταση αυτής της υποδομής μπορεί να αποτελέσει το βασικότερο παράγοντα για την αποτυχία. 2.11 Υποσυστήματα ERP Τα υποσυστήματα που συνήθως υπάρχουν στα περισσότερα ERP είναι τα παρακάτω: Υποσύστημα Οικονομικής Διαχείρισης Καλύπτει απόλυτα τις ανάγκες της καλής παρακολούθησης λογαριασμών προμηθευτών και πελατών, όπως επίσης και της διαχείρισης των κέντρων κόστους αλλά και εκμετάλλευσης και της λογιστικής απεικόνισης πράξεων επιχείρησης Υποσύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων και Μισθοδοσίας Το υποσύστημα αυτό συνήθως καλύπτει όλες τις σύγχρονες ανάγκες που έχει η διεύθυνση ανθρώπινου πόρων, τόσο για την διοίκησή όσο και για την κάλυψη της μισθοδοσίας προσφέροντας σύγχρονα εργαλεία που μπορούν να ανταποκριθούν σε κάθε νέα απαίτηση. Ειδικά για τον υπολογισμό της μισθοδοσίας πρέπει να τονίσουμε ότι συνήθως τα υποσυστήματα αυτά είναι πλήρως παραμετρικά σε όλα τα κωδικοποιημένα στοιχεία του προσωπικού της επιχείρησης δίδοντας την κάθε πληροφορία άμεσα. Με το παρόν υποσύστημα παρακολουθούνται όλες οι υφιστάμενες συμβάσεις και υπολογίζονται αυτόματα οι μισθοδοσίες και τα διάφορα επιδόματα. Είναι αυτονόητο ότι το υποσύστημα δημιουργεί αυτόματα τις αντίστοιχες λογιστικές εγγραφές για ενημέρωση της Γενικής και Αναλυτικής Λογιστικής του Υποσυστήματος Οικονομικής Διαχείρισης. 20

Υποσύστημα Αποθήκης Το υποσύστημα της εμπορικής διαχείρισης καλύπτει όλες τις μορφές διακινήσεων των αποθηκών, που αφορούν αγορές, πωλήσεις, αναλώσεις, απόγραφες κ.λ.π. Υποσύστημα Αγορών/Προμηθευτών Το υποσύστημα Αγορών/Προμηθευτών καλύπτει την εισαγωγή παραγγελιών και δημιουργία παραστατικών, δελτίων Αποστολής, τιμολογίων αγοράς, ενημέρωση των αρχείων προμηθευτών/αποθήκης, ενημέρωση οικονομικού υποσυστήματος Υποσύστημα Πωλήσεων/Πελατών Το υποσύστημα Πωλήσεων/Πελατών καλύπτει την εισαγωγή παραγγελιών και δημιουργία παραστατικών, δελτίων Αποστολής, τιμολογίων πώλησης, ενημέρωση των αρχείων πελατών/αποθήκης, ενημέρωση οικονομικού υποσυστήματος Υποσύστημα Κοστολόγησης Παραγωγής Το υποσύστημα κοστολόγησης παραγωγής περιλαμβάνει συνήθως την αποτίμηση, τα βασικά στοιχεία κοστολόγησης, τα δελτία παραγωγής, την προσαρμογή των θεωρητικών αναλώσεων στις πραγματικές και τον προσδιορισμό της άμεσης εργασίας και των γενικών βιομηχανικών εξόδων. Επίσης το υποσύστημα αυτό συνήθως παρακολουθεί την παραγωγή και το κοστολόγιο, τις τεχνικές προδιαγραφές, τις καρτέλες αποθήκης, τις μηνιαίες καταστάσεις των βιβλίων αποθήκης, κλπ. Υποσύστημα Διαχείρισης Παραγωγής Το υποσύστημα αυτό (αφορά παραγωγικές επιχειρήσεις) είναι το σημαντικότερο υποσύστημα, καθώς επιτρέπει στις επιχειρήσεις που το χρησιμοποιούν να επιτύχουν καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών τους, με ταυτόχρονη μείωση του κόστους παραγωγής και των αποθεμάτων. Μεταξύ άλλων παρακολουθεί τις απαιτήσεις σε υλικά, διαχειρίζεται τις εντολές παραγωγής, βοηθά στην τήρηση τω τεχνικών προδιαγραφών και στην γενικότερη μοντελοποίηση της παραγωγής. Υποσύστημα Διαχείρισης Υπηρεσιών Καλύπτει απόλυτα τις ανάγκες των πολλαπλών λειτουργικών απαιτήσεων της επιχείρησης όσον αφορά την παροχή υπηρεσιών, εργασιών υποστήριξης, συντονισμού λοιπών εργασιών, κλπ. Υποσύστημα Διαχείρισης Έργων Αποτελεί βασικό υποσύστημα για την διατήρηση και διαχείριση έργων, υποέργων, δραστηριοτήτων, καθώς και για την σύνδεση μεταξύ δραστηριοτήτων και αντικειμένων (εντολές εργασίας, πακέτα εγγράφων, εργασίες δραστηριοτήτων και φύλλα χρονικών αναφορών). Το υποσύστημα επικοινωνεί με τα άλλα υποσυστήματα, ώστε να μπορεί να ανακτά πληροφορίες για κόστη και πρόοδο, καθώς και να εξάγει σημαντικές πληροφορίες για το σχεδιασμό, τη διαχείριση, και την αποτίμηση ενός έργου ή υποέργου, όπως την πρόοδο (%), τα δεσμευμένα υλικά, τις ώρες που απαιτήθηκαν, την υπολογισμένη εργασία, κ.α. 21

2.12 Συστήματα ERP και Επικινδυνότητα Η υιοθέτηση ενός συστήματος ERP είναι μια ριψοκίνδυνη επένδυση για τις επιχειρήσεις. Είναι πολύ πιθανό μια επιχείρηση να μην έχει πραγματοποιήσει σωστή μελέτη για την επιλογή του κατάλληλου ERP. Μπορεί για παράδειγμα να υπάρχουν προβλήματα παραμετροποίησης, ασυμβατότητες διαφορετικών υποσυστημάτων, δυσκολίες στη μετατροπή και μεταφορά δεδομένων. Όλα τα παραπάνω μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά τα λειτουργικά κέρδη μιας επιχείρησης, τις εσωτερικές της λειτουργίες, ή ακόμα και τις σχέσεις της με τους πελάτες, σε περιπτώσεις δυσλειτουργίας του συστήματος και καθυστέρησης των παραγγελιών. Οι επιχειρήσεις με τέτοιου είδους προβλήματα θα πρέπει να απευθύνονται σε ειδικούς συμβούλους, ώστε να ελαχιστοποιήσουν τα επίπεδα επικινδυνότητας. Γενικά η επιτυχία της υλοποίησης εγκατάστασης ενός συστήματος ERP εξαρτάται κατά κύριο λόγο από: 1. τη δέσμευση της διοίκησης, 2. την εξασφάλιση διαθεσιμότητας των βασικών εμπλεκόμενων στελεχών 3. την πληρότητα της εκπαίδευσης των τελικών χρηστών 4. την αξιοπιστία των διαθέσιμων στοιχείων (data) 5. την εξασφάλιση χρηματοδοτικών πόρων 6. τον κατάλληλο ανασχεδιασμό διαδικασιών 7. το λειτουργικό οργανόγραμμα του έργου 8. το ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης 9. την αποτελεσματική διοίκηση του έργου Όσο περισσότεροι από τους παραπάνω παράγοντες δεν λειτουργούν σωστά, τόσο περισσότερο αυξάνεται και η επικινδυνότητα. 22

2.13 Εκτίμηση της Αξίας των ERP Οι οργανισμοί σε παγκόσμιο επίπεδο έχουν επενδύσει μεγάλα ποσά στα συστήματα ERP, αναμένοντας διαφόρων ειδών οφέλη από την υιοθέτησή τους. Ορισμένες από αυτές τις επενδύσεις υπήρξαν αποδοτικές και επιτυχημένες, ενώ άλλες οδήγησαν σε αποτυχίες. Λαμβάνοντας υπ όψιν τα μεγάλα οφέλη που μπορεί να προσφέρει ένα σύστημα ERP, αλλά και τα μεγάλα κόστη, το ρίσκο και την πολυπλοκότητα της υλοποίησης από έναν οργανισμό, γίνεται εμφανής η ανάγκη για την ανάπτυξη θεωρίας για την αξία των συστημάτων ERP. Τα μέχρι σήμερα αποτελέσματα των ερευνών σε σχέση με την επίδραση των ERP στην επίδοση μιας εταιρίας είναι ανάμικτα. Άλλες έρευνες απέδειξαν τη θετική επίδραση και σε άλλες δε βρέθηκε σημαντική επιρροή. Γι αυτό το λόγο δεν έχει αναπτυχθεί η κατάλληλη θεωρεία. Πιθανές εξηγήσεις γι αυτά τα αποτελέσματα είναι: Ι) Οι προμηθευτές των ERP, οι σύμβουλοι και οι ίδιες οι επιχειρήσεις δεν έχουν αγγίξει ακόμα υψηλά επίπεδα εμπειρίας και ωριμότητας στην υλοποίηση των ERP συστημάτων και στην προσαρμογή τους στις διάφορες επιχειρηματικές διαδικασίες. Επιπλέον υπάρχει μεγάλη διαφοροποίηση στην εμπειρία των διαφόρων εταιριών-προμηθευτών ERP συστημάτων και επιβάλλεται προσεκτική επιλογή. ΙΙ) Στα μοντέλα που έχουν κατά καιρούς δημιουργηθεί από τις διάφορες έρευνες που έχουν πραγματοποιηθεί, σε σχέση με την εξάρτηση ορισμένων μέτρων επίδοσης ενός οργανισμού (εξαρτημένες μεταβλητές) από την υιοθέτηση των συστημάτων ERP, δεν έχουν ληφθεί υπ όψιν μερικές σημαντικές ανεξάρτητες μεταβλητές, που αντιστοιχούν σε σημαντικούς παράγοντες επιτυχίας. Οι παράγοντες αυτοί σχετίζονται με το εσωτερικό πλαίσιο του οργανισμού, τη στρατηγική της υλοποίησης και το εξωτερικό περιβάλλον του οργανισμού και επηρεάζουν την επιτυχία και τα οφέλη που προκύπτουν από την υλοποίηση. Οι σημαντικότεροι από αυτούς τους παράγοντες αναφέρθηκαν στην παράγραφο 2.11. 2.14 Επίλογος Η εγκατάσταση ενός ERP είναι σημαντικό επίτευγμα για κάθε επιχείρηση, ανεξαρτήτως μεγέθους. Με το ERP η επιχείρηση εισέρχεται σε μία λειτουργική φάση μεγαλύτερης οργάνωσης, η οποία μπορεί να αποτελέσει τη βάση για περαιτέρω ανάπτυξη. Η βελτιστοποίηση των διαδικασιών και των συστημάτων τη βοηθά να αναδιοργανωθεί, να υιοθετήσει νέες πρακτικές, με τελικό στόχο να λάβει όσο το δυνατόν περισσότερα από την επένδυσή της στο ERP. Η ελληνική και διεθνής εμπειρία υποδεικνύει ότι η εγκατάσταση ενός συστήματος ERP δεν αποτελεί τον καταληκτικό στόχο μίας επιχείρησης αλλά την αφετηρία της πορείας της προς τη συνεχή βελτίωση. Αν θεωρηθεί πως όλα τελειώνουν εκεί, ο κίνδυνος είναι η επανάπαυση στα μέχρι στιγμής κεκτημένα και η μη εκμετάλλευση των περαιτέρω δυνατοτήτων του ERP. 23

Αντίθετα, το έργο που θα φέρει την επιπρόσθετη αξία (added value) στην επιχείρηση αρχίζει μετά το αρχικό έναυσμα λειτουργίας. Έχει δημιουργηθεί η απαιτούμενη υποδομή, δηλαδή η πλατφόρμα πάνω στην οποία θα αναγερθεί το μελλοντικό οικοδόμημα (π.χ. βραχυπρόθεσμο scheduling πόρων, reporting και υποστήριξη αποφάσεων (Decision Support System), ηλεκτρονικό εμπόριο κ.λπ.). 24

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 - ΜΕΘΟ ΟΛΟΓΙΑ Η μεθοδολογία που ακολουθήθηκε για της συγγραφή της παρούσας διπλωματικής εργασίας μπορούμε να τη συνοψίσουμε σύμφωνα με τα παρακάτω βήματα: i. Αρχικά μελετήθηκαν οι λειτουργίες της επιχείρησης και ειδικότερα αυτές των πωλήσεων, προμηθειών και διακινήσεων.(σημειώσεις Λειτουργία Επιχειρήσεων και Πληροφοριακά Συστήματα, Λουκής Ευριπίδης) ii. iii. iv. Στη συνέχεια έγινε μελέτη των εργαστηριακών εργασιών των προηγούμενων ετών και ειδικότερα των σεναρίων που υλοποιήθηκαν και αναλύθηκαν. Η μελέτη αφορούσε τόσο το προπτυχιακό όσο και το μεταπτυχιακό πρόγραμμα σπουδών. Ακολούθως, για να γνωρίσουμε την νέα έκδοση του συγκεκριμένου ERP με τη νέα ονομασία Microsoft Dynamics NAV 5.0 μελετήσαμε το manual introduction (εισαγωγή) της νέας έκδοσης και για να δούμε το τι νέο προστέθηκε στη νέα αυτή έκδοση, έγινε μελέτη των manuals Whats New 1 και Whats New 2. Μετά, καθότι πλέον είχε γίνει η εισαγωγή στο πνεύμα της νέας έκδοσης, έγινε το σημαντικότερο μέρος αυτής της εργασίας. Αυτό ήταν η μελέτη των manual που αφορούσαν τα διάφορα υποσυστήματα του Microsoft Dynamics NAV και δόθηκε μεγαλύτερη έμφαση στο Trade, Inventory και Financials (Αγορές, Πωλήσεις & Μάρκετινγκ, Αποθήκη και Οικονομική Διαχείριση). Για την πλήρη κατανόηση έγινε και υλοποίηση των παραδειγμάτων που υπήρχαν στα συγκεκριμένα manual στο περιβάλλον του Microsoft Dynamics NAV που είχε εγκατασταθεί στον υπολογιστή μας. v. Προχωρήσαμε στη δημιουργία μιας σειράς αντιπροσωπευτικών σεναρίων που αφορούσαν τις σημαντικότερες εφαρμογές των παραπάνω υποσυστημάτων. vi. vii. Πραγματοποιήθηκε η υλοποίηση των παραπάνω σεναρίων παρουσιάζοντας τα βήματα που ακολουθήσαμε και η περιγραφή να γίνεται με τη βοήθεια συγκεκριμένων απεικονίσεων οθόνης (screenshots). Τέλος έγινε η αξιολόγηση και η εξαγωγή των συμπερασμάτων που είχαμε. 25

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 - ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΣΕΝΑΡΙΩΝ ΜΕ ΤΑ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ, ΠΩΛΗΣΕΙΣ & ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ, ΑΓΟΡΕΣ ΚΑΙ ΑΠΟΘΗΚΗ ΤΟΥ ERP MICROSOFT DYNAMIC NAVISION H CRONUS INTERNATIONAL Α.Ε. αρχίζει να δραστηριοποιείται εμπορικά σε μία νέα κατηγορία συσκευών προστασίας περιβάλλοντος (φίλτρων καθαρισμού αποβλήτων), τα οποία αγοράζει από δύο εναλλακτικούς προμηθευτές στην Ελλάδα και πωλεί σε βιομηχανικές επιχειρήσεις στην χώρα μας. 4.1 ημιουργία νέων λογαριασμών Υλοποιείται η δημιουργία νέων λογαριασμών παρακολούθησης των εσόδων από τις πωλήσεις των συσκευών αυτών, καθώς επίσης και των αντίστοιχων επιστροφών και παρεχομένων στους πελάτες εκπτώσεων (στην ομάδα 7). Ομοίως η δημιουργία νέων λογαριασμών για την παρακολούθηση των αγορών των συσκευών αυτών και των αντίστοιχων εκπτώσεων (στην ομάδα 2) (επισημαίνεται ότι οι συσκευές αυτές αποτελούν υπό-κατηγορία των πωλουμένων από την επιχείρηση εμπορευμάτων στο εσωτερικό της χώρας). Υλοποίηση Δημιουργία νέων λογαριασμών παρακολούθησης των εσόδων από τις πωλήσεις: Επιλέγουμε ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ και μετά Πωλήσεις Εμπορευμάτων Εσωτερικού (70000000). 26

Στη συνέχεια επιλέγουμε ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΑΡΤΕΛΑ. Πληκτρολογούμε F3 και τον νέο λογαριασμό τον αριθμούμε με 70000001, και θα είναι λογαριασμός καταχώρησης. Γενικά συμπληρώνουμε τα απαραίτητα πεδία όπως φαίνεται παρακάτω στην εικόνα. Δημιουργία λογαριασμού επιστροφών : Επιλέγουμε ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ και μετά Επιστροφές Πωλήσεων (70950000). Ανοίγουμε την καρτέλα ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΑΡΤΕΛΑ. Πληκτρολογούμε F3 και εισάγουμε τα στοιχεία του νέου λογαριασμού όπως φαίνεται παρακάτω στην εικόνα. 27

Δημιουργία λογαριασμού εκπτώσεων: Επιλέγουμε ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ και μετά Εκπτώσεις Πωλήσεων Εμπορευμάτων (70980000). Ανοίγουμε την καρτέλα ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΑΡΤΕΛΑ (shift+f5). Πληκτρολογούμε F3 και εισάγουμε τα στοιχεία του νέου λογαριασμού όπως φαίνεται παρακάτω στην εικόνα. 28

Δημιουργία λογαριασμού αγορών των φίλτρων από προμηθευτές: Επιλέγουμε ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ και μετά Αγορές Χρήσης Εμπορευμάτων (20002000). Ανοίγουμε την καρτέλα ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΑΡΤΕΛΑ (shift+f5). Πληκτρολογούμε F3 και εισάγουμε τα στοιχεία του νέου λογαριασμού όπως φαίνεται παρακάτω στην εικόνα. Δημιουργία λογαριασμού εκπτώσεων των αγορών των φίλτρων από προμηθευτές: Επιλέγουμε ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ και μετά Εκπτώσεις Αγορών Εμπορευμάτων (20002100). Ανοίγουμε την καρτέλα ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΑΡΤΕΛΑ (shift+f5). Πληκτρολογούμε F3 και εισάγουμε τα στοιχεία του νέου λογαριασμού όπως φαίνεται παρακάτω στην εικόνα. 29

4.2 Ομάδες Καταχώρησης Προχωράμε στην δημιουργία αντίστοιχης νέας ομάδας καταχώρησης ειδών και νέας ομάδας εκπτώσεων ειδών. Ακολούθως γίνονται οι αναγκαίες ρυθμίσεις, ώστε αφ ενός μεν οι πωλήσεις των ειδών αυτών, οι σχετικές επιστροφές και εκπτώσεις, αφ ετέρου δε οι σχετικές αγορές και εκπτώσεις να ενημερώνουν αυτόματα τους λογαριασμούς που ορίσαμε παραπάνω. Επίσης για τα είδη αυτά, λόγω της συμβολής τους στην προστασία του περιβάλλοντος, ο ΦΠΑ αγορών και πωλήσεων είναι 10%, και παρακολουθείται ξεχωριστά από δύο αντίστοιχους ειδικούς λογαριασμούς γενικής λογιστικής (στην ομάδα 5 υποομάδα 54). Υλοποίηση Δημιουργία νέας ομάδας καταχώρησης ειδών: Επιλέγουμε ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΟΜΑΔΕΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΕΩΝ ΓΕΝΙΚΑ ΕΙΔΩΝ. Δημιουργούμε τη νέα ομάδα ΕΙΔΗ ΠΕΡΙΒ εισάγοντας στοιχεία στα πεδία Κωδικός, Περιγραφή και Προεπιλεγμένη Ομ. Καταχ. Ειδών ΦΠΑ, όπως φαίνεται παρακάτω εικόνα. Επειδή το ΦΠΑ10 δεν υπάρχει στις επιλογές πατώντας στο πεδίο Προεπιλεγμένη Ομ. Καταχ. Ειδών ΦΠΑ, το δημιουργήσαμε και πατώντας ΟΚ, μπορούμε πλέον να χρησιμοποιήσουμε αυτή την επιλογή. 30

Καλύτερα, μπορούμε επίσης να το δημιουργήσουμε επιλέγοντας ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΟΜΑΔΑ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΕΩΝ ΦΠΑ ΕΙΔΩΝ Δημιουργία νέας ομάδας έκπτωσης ειδών: Επιλέγουμε ΠΩΛΗΣΕΙΣ & ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΕΝΤΟΛΗΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΟΜΑΔΕΣ ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ ΕΙΔΟΥΣ. 31

Εισάγουμε τη νέα ομάδα ΕΙΔΗ ΠΕΡΙΒ, όπως φαίνεται παραπάνω στην εικόνα. Στη συνέχεια, δημιουργούμε 2 λογαριασμούς της ομάδας 5, τον 54002010 ΦΠΑ10 ΑΓΟΡΩΝ και 54007010 ΦΠΑ10 ΠΩΛΗΣΕΩΝ. Επιλέγουμε ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ Ανοίγουμε την καρτέλα ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΑΡΤΕΛΑ (shift+f5). Πληκτρολογούμε F3 και εισάγουμε τα στοιχεία του νέου λογαριασμού όπως φαίνεται παρακάτω στις Εικόνες 32

Συνδέουμε τους παραπάνω λογαριασμούς που δημιουργήσαμε με το ΦΠΑ10 επιλέγοντας από τις Ομάδες Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ τον ΦΠΑ 10 και στη συνέχεια Παραμετροποίηση. Παρακάτω φαίνεται η σύνδεση του ΦΠΑ με τους αντίστοιχους λογαριασμούς. 33

Στη συνέχεια πρέπει να γίνουν οι αναγκαίες ρυθμίσεις, ώστε οι πωλήσεις των ειδών αυτών, οι σχετικές επιστροφές και εκπτώσεις να ενημερώνουν αυτόματα τους παραπάνω ορισθέντες λογαριασμούς. Έτσι από τις Ομάδες Καταχώρησης Ειδών επιλέγουμε ΕΙΔΗ ΠΕΡΙΒ και στη συνέχεια Παραμετροποίηση και εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη όπου κάνω γέφυρα τους αντίστοιχους λογαριασμούς με τη συγκεκριμένη ομάδα ειδών (ΕΙΔΗ-ΠΕΡΙΒ). 34