Ηλεκτρονική Υπηρεσία Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Συγγραμμάτων www.eudoxus.gr Παναγιώτης Τσανάκας Πρόεδρος ΕΔΕΤ AE 1
Γενική Περιγραφή Η διαδικασία θα είναι πλήρως αυτοματοποιημένη και θα προσφέρει: Διαφάνεια στην ενημέρωση των φοιτητών για τα προτεινόμενα συγγράμματα σε κάθε μάθημα του Οδηγού Σπουδών Άμεση επιλογή και παραλαβή των συγγραμμάτων Σταδιακή ενσωμάτωση ηλεκτρονικών βιβλίων Δυνατότητα εφαρμογής οποιασδήποτε πολιτικής ανοιχτής πρόσβασης Αποτελεσματικούς μηχανισμούς για την ταχεία αποζημίωση των εκδοτώνκαιγιατηναποτροπή καταχρηστικής εκμετάλλευσης Απλοποίηση των διοικητικών διαδικασιών από Ιδρύματα/Εκδότες/Υπ. Παιδείας Δυνατότητα δημιουργίας διαδικτυακών κοινοτήτων με ειδικά επιστημονικά ενδιαφέροντα 2
Βασικοί Παράγοντες Διδάσκοντες Γραμματείες Τμημάτων Πανεπιστημίων και ΤΕΙ Εκδοτικοί Οίκοι Σημεία Διανομής Φοιτητές Υπουργείο Παιδείας 3
Ηλεκτρονική Υπηρεσία Διάθεσης Πανεπιστημιακών Συγγραμμάτων www.eudoxus.gr 4
Ενδεικτικές Διαδικασίες για 2010-11 19 Απρ.-31 Μαΐου: Εγγραφή των Εκδοτών και Καταχώριση Συγγραμμάτων στην βάση του ΕΥΔΟΞΟΣ 5 Μαϊου-30 Ιουνίου: Εγγραφή Γραμματειών Τμημάτων Επιλογή Συγγραμμάτων από τους διδάσκοντες και τα Τμήματα. Καταχώριση επιλογών (Μαθήματα Συγγράμματα) στον ΕΥΔΟΞΟ από τις Γραμματείες των Τμημάτων 1-30 Σεπτεμβρίου: Καταχώριση Σημείων Διανομής Επιλογή Σημείων Διανομής από τους Εκδότες 1-31 Οκτωβρίου: Ηλεκτρονική Δήλωση προτίμησης συγγραμμάτων από τους φοιτητές 1 Οκτ.-31 Δεκ.: Παραλαβή Συγγραμμάτων από τα Σημεία Διανομής 1-31 Ιαν.: Εκκίνηση Διαδικασίας Πληρωμής Εκδοτών και ενημέρωση των Γραμματειών 5
Συμμετοχή Εκδοτών Κάθε Εκδότης προμηθεύεται έναν Κωδικό Πρόσβασης και Υποβολής (ΚΠΥ) για την ταυτοποίησή του στο Κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα (ΚΠΣ) όπου και υποβάλλει: 1.Τα απαραίτητα στοιχεία από τα βιβλία που κρίνει ότι ανταποκρίνονται σε ανάγκες της Πανεπιστημιακής Εκπαίδευσης 2.Τα Σημεία Διανομής στις πόλεις των Πανεπιστημίων/ΤΕΙ 3.ΤαδιαθέσιμααποθέματαγιακάθεΤίτλο Με την εγγραφή του στο ΕΥΔΟΞΟΣ, ο Εκδότης αποδέχεται τους όρους συμμετοχής, οπότε παρέλκει η υπογραφή άλλης Σύμβασης με το Υπ. Παιδείας. 6
Διαδικασία Ορισμού Συγγραμμάτων Οι διδάσκοντες των Τμημάτων επιλέγουν (με τις ισχύουσες ακαδημαϊκές διαδικασίες) τα συγγράμματα που ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις των μαθημάτων. Η επιλογή γίνεται από τους τίτλους της βάσης του ΕΥΔΟΞΟΣ. Η καταχώριση στο ΕΥΔΟΞΟΣ όλων των μαθημάτων και των αντίστοιχων συγγραμμάτων θα γίνεται μόνο από τον υπεύθυνο κάθε Τμήματος. Επιπρόσθετα, θα δημιουργηθούν κατάλληλες εφαρμογές για την εξαγωγή «ζωντανών» στοιχείων προς τους συμμετέχοντες Εκδότες, τα Τμήματα, και το Υπ. Παιδείας. 7
Διαδικασία Ορισμού Συγγραμμάτων Όσα συγγράμματα προταθούν και εγκριθούν από τα αρμόδια ακαδημαϊκά όργανα, θα καταχωρηθούν στην Κεντρική Βάση Δεδομένων (ΚΒΔ), η οποία θα περιλαμβάνει τους τίτλους των συγγραμμάτων, με ορισμένα συνοδευτικά στοιχεία (π.χ. Εξώφυλλο, Πίνακας Περιεχομένων, ένα πλήρες κεφάλαιο, Οπισθόφυλλο), σε αποδεκτή ηλεκτρονική μορφή. Η ενιαία αυτή ΚΒΔ θα διατηρείται κεντρικά και θα ενημερώνεται από τους Εκδότες, έτσι ώστε να περιέχει πάντα την πλέον επικαιροποιημένη μορφή κάθε συγγράμματος. 8
Διαδικασία Επιλογής Συγγραμμάτων Οι φοιτητές θα εισέρχονται σε μία κεντρική ιστοσελίδα του ΚΠΣ από όπου: θα γίνεται η πιστοποίησή τους (μέσω του ηλ. Καταλόγου κάθε Ιδρύματος) θα βλέπουν τα μαθήματα του προγράμματος σπουδών και τα αντίστοιχα Συγγράμματα θα μπορούν να κάνουν προεπισκόπηση του εξωφύλλου, του πίνακα περιεχομένων και ενός τυπικού κεφαλαίου από κάθε Σύγγραμμα θα έχουν άμεση ενημέρωση για τα Σημεία Διανομής στην πόλη τους θα επιλέγουν ηλεκτρονικά τα συγγράμματα που δικαιούνται Κατόπιν, ο φοιτητής θα λαμβάνει άμεσα από το ΕΥΔΟΞΟΣ ένα SMS με τον προσωπικό κωδικό ΡΙΝ, για μπορεί να παραλάβει τα επιλεγέντα συγγράμματα από το αντίστοιχο Σημείο Διανομής. Σε περίπτωση που ένας Εκδότης δεν μπορεί να ορίσει τοπικό Σημείο Διανομής στην πόλη-έδρα μιας σχολής, είναι υποχρεωμένος να αποστέλλει το σύγγραμμα με ειδική ταχυμεταφορά, στην πόλη του φοιτητή, χωρίς χρέωση του παραλήπτη. 9
Διαδικασία Επιλογής Συγγραμμάτων Οι Εκδότες θα ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο: για τα βιβλία τους που προεπιλέγονται από τα Τμήματα για το πλήθος των φοιτητών που εν συνεχεία επιλέγουν το κάθε σύγγραμμα. Κάθε Εκδότης θα έχει: δυνατότητα να προβλέψει την επικείμενη ζήτηση των συγγραμμάτων ανά Τμήμα και πόλη υποχρέωση να ενημερώνει το ΚΠΣ για τη διαθεσιμότητα των συγγραμμάτων του. 10
Αποζημίωση Εκδοτών Το Υπουργείο Παιδείας: θα ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο για την πορεία του έργου από το ΚΠΣ και θα φροντίζει για την ταχεία αποτίμηση και καταβολή της αναλογούσας αποζημίωσης στους Εκδότες, με βάση το πλήθος των φοιτητών που επέλεξαν και παρέλαβαν το κάθε σύγγραμμα. 11
Γραφείο Αρωγής Χρηστών 801-11-13600 ------ www.eudoxus.gr Παρέχει τους κωδικούς πρόσβασης στο ΚΠΣ για τους Εκδότες, για τις Γραμματείες Τμημάτων και για τα Σημεία Διανομής Παρέχει υποστήριξη στους ενδιαφερόμενους φοιτητές, στο προσωπικό των Γραμματειών και στους Εκδότες, σχετικά με την πορεία του έργου, σε οποιοδήποτε Τμήμα της χώρας. Ιδιαίτερη έμφαση θα δίνεται στις περιόδους επιλογής συγγραμμάτων και εγγραφής των φοιτητών. Επιπλέον, θα επικουρεί τα εμπλεκόμενα μέρη σε περιπτώσεις απώλειας κωδικών ή άλλων προβλημάτων κατά τη χρήση των πληροφοριακών συστημάτων. 12
Αξιολόγηση και Ποιοτικός Έλεγχος Εσωτερική αξιολόγηση των αποτελεσμάτων του έργου και του βαθμού ικανοποίησης των φοιτητών, Γραμματειών, Υπ. Παιδείας και Εκδοτών. Έλεγχος της ποιότητας του μηχανισμού παράδοσης των συγγραμμάτων, από τους φοιτητές. Δημιουργία διαδικτυακής υπηρεσίας για συλλογή σχολίων - βελτιώσεων από τους χρήστες. Διαχείριση παραπόνων και προτάσεων βελτίωσης Δίαυλος επικοινωνίας μεταξύ φοιτητών, διδασκόντων, Εκδοτών και Υπ. Παιδείας. 13
Πιλοτική Ηλεκτρονική Διάθεση Συγγραμμάτων Το έργο θα εκτελεστεί για πρώτη φορά το ακαδημαϊκό έτος 2010-11 για όλους τους φοιτητές όλων των Πανεπιστημίων και ΤΕΙ της χώρας. Το ακαδημαϊκό έτος 2011-12 θα επανεκτελεστεί, αφού γίνουν οι απαραίτητες προσαρμογές, με βάση την αποτίμηση του πρώτου έτους εφαρμογής. Το 2011-12 και ειδικά για τους φοιτητές των τμημάτων πληροφορικής των Πανεπιστημίων και ΤΕΙ, θα δοθεί η δυνατότητα επιλογής για την ηλεκτρονική διάθεση των συγγραμμάτων σε ειδικές ηλεκτρονικές συσκευές (e-readers). Θα εξασφαλίζεται το απαραβίαστο «κλείδωμα» των ηλεκτρονικών αρχείων των επιλεγέντων συγγραμμάτων στις συσκευές ανάγνωσης των φοιτητών. 14
Μοντέλο Συνεργασίας με τα Πανεπιστήμια/ΤΕΙ Σύνδεση με τα ~500 Τμήματα Δημιουργία ειδικής Ομάδας για την υποστήριξη των εργασιών σε όλα τα Τμήματα της χώρας Διαδικασία για τη δημιουργία καταλόγων χρηστών σε όλα τα Ιδρύματα 15
Ηλεκτρονικοί Κατάλογοι 16
Προοπτικές Ελεύθερη ενσωμάτωση οποιασδήποτε πολιτικής ανοιχτής διανομής και διαχείρισης συγγραμμάτων. Δυνατότητα δημιουργίας διαδικτυακών φοιτητικών κοινοτήτων, με βάση ειδικά επιστημονικά ενδιαφέροντα. Διαθεσιμότητα και άλλων μορφών εκπαιδευτικού υλικού, πέραν του έντυπου συγγράμματος. Αξιοποίηση και νέων πιο ευέλικτων μορφών διάθεσης πνευματικών δικαιωμάτων, πέραν της παραδοσιακής κοστολόγησης του έντυπου συγγράμματος. Δυνατότητα παροχής κινήτρων για απόκτηση επιπλέον βιβλιογραφίας από τους φοιτητές. 17
Σύνοψη Ταχεία εξυπηρέτηση των φοιτητών Απλοποίηση ορισμού συγγραμμάτων ανά μάθημα Ελαχιστοποίηση διαχειριστικού φόρτου Γραμματειών/Εκδοτών/Υπ. Παιδείας Μεγιστοποίηση της διαφάνειας στον ορισμό/επιλογή/διανομή των συγγραμμάτων Άμεση αποζημίωση των Έκδοτών από το Υπουργείο, με την ηλεκτρονική πιστοποίηση της διανομής Ελαχιστοποίηση καταχρήσεων Σταδιακή και ασφαλής εισαγωγή στο ηλεκτρονικό σύγγραμμα Δημιουργία ανοιχτής εκπαιδευτικής κοινότητας, με διαδραστικότητα Εφαρμογή πιο ευέλικτων μηχανισμών απόκτησης εκπαιδευτικού υλικού Ενσωμάτωση πολλαπλών μορφών εκπαιδευτικού υλικού 18
Ευχαριστώ! tsanakas @ grnet.gr www.eudoxus.gr 19
20
Γραμματεία ΠΣ Αρχή Ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος της Γραμματείας του Τμήματος (χρήστης) μπαίνει στο www.eudoxus.gr Ο χρήστης επιλέγει την καρτέλα «Γραμματείες» & «Εγγραφή νέας Γραμματείας» Ο χρήστης συμπληρώνει μία φόρμα με: - Όνομα Χρήστη & Κωδικό Πρόσβασης της επιλογής του - Ίδρυμα/Σχολή/Τμήμα - E-mail Γραμματείας - Ονομ/μο, τηλέφωνο & e-mail του Προϊσταμένου, του κύριου χρήστη και ενός ακόμη εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου Ο χρήστης επιλέγει «Υποβολή» Το σύστημα παράγει μία εκτυπώσιμη Βεβαίωση Συμμετοχής Τέλος Ο χρήστης κοινοποιεί τον Κωδικό Πρόσβασης στον Προϊστάμενο και τον 2 ο εξουσιοδοτημένο υπάλληλο Μετά την ταυτοποίηση των στοιχείων, το σύστημα αποστέλλει e-mail επιβεβαίωσης στον Προϊστάμενο και στους δύο εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους/χρήστες. Ο χρήστης στέλνει με Fax τη Βεβαίωση Συμμετοχής στον αριθμό που του υποδεικνύεται Ο χρήστης την εκτυπώνει και φροντίζει να υπογραφεί από τον Πρόεδρο του Τμήματος και να σφραγιστεί με την επίσημη Σφραγίδα του Ιδρύματος ή του Οικείου Τμήματος
Εκδοτικός Οίκος ΠΣ Αρχή Ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος του Εκδοτικού Οίκου (χρήστης) μπαίνει στο www.eudoxus.gr Ο χρήστης επιλέγει την καρτέλα «Εκδότες» & «Εγγραφή νέου Εκδότη» Ο χρήστης επιλέγει «Νομικό Πρόσωπο» και κατόπιν συμπληρώνει μία φόρμα με: - Όνομα Χρήστη & Κωδικό Πρόσβασης - E-mail του Εκδοτικού Οίκου - Α.Φ.Μ. καιδ.ο.υ., τηλέφωνο, φαξ και ταχ. διεύθυνση του Εκδοτικού Οίκου - Ονομ/μο, τηλέφωνο & e-mail του Νόμιμου Εκπροσώπου και ενός ή δύο εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων Ο χρήστης επιλέγει «Υποβολή» Το σύστημα παράγει μία εκτυπώσιμη Βεβαίωση Συμμετοχής Τέλος Μετά την ταυτοποίηση των στοιχείων, το σύστημα αποστέλλει e-mail επιβεβαίωσης στο Νόμιμο Εκπρόσωπο και στους δύο εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους Ο χρήστης στέλνει με Fax τη Βεβαίωση Συμμετοχής στον αριθμό που του υποδεικνύεται Η «Βεβαίωση Συμμετοχής» υπογράφεται από το Νόμιμο Εκπρόσωπο και σφραγίζεται με τη σφραγίδα της εταιρείας
Αυτοεκδότης ΠΣ Αρχή Ο Αυτοεκδότης μπαίνει στο www.eudoxus.gr Επιλέγει την καρτέλα «Εκδότες» & «Εγγραφή νέου Εκδότη» Στη φόρμα που εμφανίζεται επιλέγει «Φυσικό Πρόσωπο» και κατόπιν συμπληρώνει τα εξής: - Όνομα Χρήστη & Κωδικό Πρόσβασης - E-mail - Α.Φ.Μ. καιδ.ο.υ. -Τηλέφωνο, φαξ και ταχ. διεύθυνση - Ονομ/μο, τηλέφωνο & e-mail του Αυτοεκδότη και (προαιρετικώς) ενός εκπροσώπου του. Επιλέγει «Υποβολή» Το σύστημα παράγει μία εκτυπώσιμη Βεβαίωση Συμμετοχής Τέλος Μετά την ταυτοποίηση των στοιχείων, το σύστημα αποστέλλει e- mail επιβεβαίωσης στον Αυτοεκδότη Ο Αυτοεκδότης στέλνει με Fax την υπογεγραμμένη Βεβαίωση Συμμετοχής μαζί με αντίγραφο της Αστυνομικής του Ταυτότητας ή Διαβατηρίου, στον αριθμό που του υποδεικνύεται. Η «Βεβαίωση Συμμετοχής» υπογράφεται από τον Αυτοεκδότη
Αρχή Ο Εκδότης (χρήστης) μπαίνει στο www.eudoxus.gr Όχι Επιλέγει απ ευθείας καταχώριση συγγραμμάτων στο ΚΠΣ μέσω ειδικής φόρμας Επιλέγει την καρτέλα «Εκδότες Καταχώριση Συγγραμμάτων» >100 συγγράμματα? Ναι Επιλέγει μαζική καταχώριση Συγγραμμάτων Ο χρήστης προτρέπεται να επικοινωνήσει με το Γραφείο Αρωγής Χρηστών για να ολοκληρώσει τη διαδικασία καταχώρισης Στη φόρμα που εμφανίζεται συμπληρώνει τα στοιχεία του Συγγράμματος: -Τίτλος, Συγγραφείς - Υπότιτλος, ISBN - Έτος Έκδοσης, Εκδότης - Διαστάσεις Συγγράμματος - Εξώφυλλο του συγγράμματος - Πίνακας Περιεχομένων του συγγράμματος - Ενδεικτικό απόσπασμα του συγγράμματος (μέχρι 10 σελίδες) - Σημεία διανομής του συγγράμματος Κάθε σύγγραμμα αποκτά ένα μοναδικό κωδικό και διασυνδέεται με ένα Βιβλιοθηκονομικό Σύστημα που διαθέτει πλήρη βιβλιοθηκονομική περιγραφή του Συγγράμματος Ο χρήστης μπορεί να επισκοπήσει και να ανανεώσει τη λίστα των Συγγραμμάτων που έχει καταχωρίσει καθώς και τα στοιχεία τους που υπάρχουν στο ΚΠΣ. Τέλος
Γραμματεία Διδάσκοντες Αρχή Κάθε Διδάσκων εισέρχεται στο ΚΠΣ όπου μπορεί να αναζητά και να εντοπίζει Συγγράμματα τα οποία ανταποκρίνονται στα μαθήματα του. Στη συνέχεια τα Συγγράμματα αυτά εγκρίνονται από τα αρμόδια Ακαδημαϊκά Όργανα του αντίστοιχου Ιδρύματος. Ο χρήστης της Γραμματείας μεταβαίνει στη σελίδα της δράσης www.eudoxus.gr και επιλέγει από την καρτέλα «Γραμματείες» την «Καταχώριση Μαθημάτων - Συγγραμμάτων». Ο χρήστης της Γραμματείας καταχωρίζει κατευθείαν σε φόρμες του ΚΠΣ όλα τα μαθήματα και τα αντίστοιχα Κωδικοποιημένα Συγγράμματα. Η Γραμματεία καταρτίζει ένα αρχείο.xls ή.csv, που ακολουθεί συγκεκριμένο πρότυπο και το οποίο περιλαμβάνει όλα τα μαθήματα του Προγράμματος Σπουδών με τα αντίστοιχα Κωδικοποιημένα Συγγράμματα Τέλος Κάνει upload το αντίστοιχο αρχείο Μαθημάτων- Συγγραμμάτων, αφού βεβαιωθεί για την πληρότητα των δεδομένων του.
Αρχή Ο Φοιτητής μπαίνει στο portal της δράσης www.eudoxus.gr και επιλέγει την καρτέλα «Φοιτητές - Επιλογή Συγγραμμάτων» O φοιτητής εισέρχεται στο ΚΠΣ και εισάγει το «όνομα χρήστη» και τον «κωδικό πρόσβασης» που έχει λάβει από το οικείο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα Μέσω της ομοσπονδίας Shibboleth γίνεται η πιστοποίηση του φοιτητή. Ο φοιτητής βλέπει τα μαθήματα του προγράμματος σπουδών και τα αντίστοιχα Συγγράμματα. Για κάθε Σύγγραμμα μπορεί να κάνει προεπισκόπηση του εξωφύλλου, του πίνακα περιεχομένων και ενός ενδεικτικού αποσπάσματος Τέλος Με τον προσωπικό κωδικό PIN και την ταυτότητα του, ο φοιτητής μπορεί να επισκέπτεται τα Σημεία Διανομής των Συγγραμμάτων και να παραλαμβάνει τα Συγγράμματα που έχει δηλώσει Επιλέγοντας «Επιβεβαίωση», αποστέλλεται στον αριθμό του κινητού τηλεφώνου που έχει δηλώσει η/και στο e- mail του ένας μοναδικός προσωπικός κωδικός PIN. Επιλέγει Ηλεκτρονικά τα Συγγράμματα που δικαιούται * για τα μαθήματα που έχει εγγραφεί και εισάγει τον αριθμό κινητού τηλεφώνου και το e- mail του *Το πλήθος των Συγγραμμάτων υπόκειται στον έλεγχο τόσο για τον μέγιστο αριθμό Συγγραμμάτων ανά εξάμηνο, όσο και για το μέγιστο συνολικό αριθμό Συγγραμμάτων κατά τη διάρκεια των σπουδών του Φοιτητή