ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΑΠΟΚΤΗΣΗΣ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΗΣ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑΣ Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρμογής Προσωπικού
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. Δημιουργία Λογαριασμού... 4 2. Διαδικασία υποβολής αίτησης... 13 3. Διόρθωση αίτησης κατόπιν αιτήματος της Διεύθυνσης Διοικητικού... 22 2
Από το ακαδημαϊκό έτος 2014-2015, οι καθηγητές, ερευνητές και το προσωπικό των Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων και των Ερευνητικών Φορέων της χώρας της χώρας θα μπορούν να παραλαμβάνουν την Ακαδημαϊκή Ταυτότητα, με την υποβολή ηλεκτρονικής αίτησης. Η νέα ταυτότητα θα αποτελέσει μέσο φυσικής ταυτοποίησης και ψηφιακής αυθεντικοποίησης του κατόχου της, ενώ θα υποστηρίζει και υπηρεσίες ψηφιακής υπογραφής και κρυπτογράφησης. Η Ηλεκτρονική Υπηρεσία Απόκτησης Ακαδημαϊκής Ταυτότητας παρέχεται από το Υπουργείο Πολιτισμού, Παιδείας και Θρησκευμάτων και λειτουργεί υπό την τεχνική υποστήριξη του Εθνικού Δικτύου Έρευνας και Τεχνολογίας (ΕΔΕΤ). Το παρόν εγχειρίδιο καθοδηγεί, βήμα προς βήμα, τους δικαιούχους στην υποβολή της ηλεκτρονικής αίτησης για την απόκτηση της Ακαδημαϊκής Ταυτότητας. 3
1. Δημιουργία Λογαριασμού Από την αρχική σελίδα του δικτυακού τόπου της Ηλεκτρονικής Υπηρεσίας Απόκτησης Ακαδημαϊκής Ταυτότητας (http://academicid.minedu.gov.gr/), επιλέγετε το εικονίδιο «Εγγραφή/Είσοδος» στα δεξιά της οθόνης. Στην οθόνη που εμφανίζεται θα πρέπει να επιλέξετε το κουμπί «Προσωπικό Ιδρυμάτων/Φορέων» στο δεξί μέρος. 4
Στη συνέχεια θα πρέπει να επιλέξετε από τη λίστα που θα εμφανιστεί το ακαδημαϊκό Ίδρυμα / ερευνητικό φορέα στον οποίο ανήκετε και έπειτα να πατήσετε το κουμπί «Επιβεβαίωση». 5
Μετά την επιβεβαίωση γίνεται ανακατεύθυνση στη σελίδα του ακαδημαϊκού Ιδρύματος / ερευνητικού φορέα, όπου θα πρέπει να εισάγετε το Όνομα Χρήστη και τον Κωδικό Πρόσβασης που έχετε λάβει για την είσοδο σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες. 6
Μετά την επιτυχή είσοδο μεταφέρεστε στην εφαρμογή για την υποβολή αίτησης, όπου και θα πρέπει να διαβάσετε τους όρους και προϋποθέσεις συμμετοχής στο πρόγραμμα. Μόλις επιλέξετε το κουμπί «Συνέχεια εγγραφής», θα εμφανιστούν στην οθόνη τα στοιχεία που εστάλησαν στο Πληροφοριακό Σύστημα της Ηλεκτρονικής Υπηρεσίας Απόκτησης Ακαδημαϊκής Ταυτότητας από τον Κατάλογο Χρηστών του Φορέα σας. Θα πρέπει να ελέγξετε την ορθότητα των στοιχείων αυτών και εφόσον είναι ακριβή να πατήσετε το κουμπί «Συνέχεια». Σε διαφορετική περίπτωση, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Ακύρωση» και να επικοινωνήσετε με το Κέντρο Δικτύων του Φορέα σας ή με το Γραφείο Αρωγής Χρηστών του προγράμματος, προκειμένου να γίνουν οι αναγκαίες διορθώσεις. 7
Στη συνέχεια, θα πρέπει να συμπληρώσετε τα στοιχεία δικαιούχου καθώς και τα στοιχεία επικοινωνίας. Σημειώνεται ότι τα πεδία: Ιδιότητα Βαθμίδα/Κατηγορία Υπαλλήλου Τμήμα/Ινστιτούτο Αριθμός Μητρώου Κοινωνικής Ασφάλισης (ΑΜΚΑ) είναι υποχρεωτικής συμπλήρωσης, ενώ ο Αριθμός Μητρώου προαιρετικής. Στα στοιχεία επικοινωνίας θα πρέπει να δηλώσετε τη διεύθυνση e-mail και το κινητό σας τηλέφωνο. Είναι πολύ σημαντικό να δηλωθούν έγκυρα στοιχεία επικοινωνίας, καθώς για να υποβάλετε την αίτησή σας τα στοιχεία αυτά θα πρέπει πρώτα να πιστοποιηθούν τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Μετά τη συμπλήρωση των στοιχείων αυτών, επιλέγετε το κουμπί «Αποθήκευση». 8
Σημείωση: Σε περίπτωση που δε διαθέτετε κινητό τηλέφωνο μπορείτε να αφήσετε κενό το πεδίο του κινητού τηλεφώνου και να επιβεβαιώσετε την επιλογή σας επιλέγοντας το σχετικό checkbox. Στο σημείο αυτό αποστέλλεται από την εφαρμογή ένα e-mail με έναν υπερσύνδεσμο τον οποίο θα πρέπει να επιλέξετε για να πιστοποιήσετε το e-mail σας. 9
Μετά την επιλογή του συνδέσμου εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη: Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρμογής Προσωπικού Παράλληλα, αποστέλλεται στο κινητό σας ένα sms με έναν 8-ψήφιο κωδικό. Θα πρέπει να εισάγετε τον 8-ψήφιο κωδικό που λάβατε στην οθόνη που εμφανίζεται πατώντας το «εδώ» από την εφαρμογή και να πατήσετε το κουμπί «Πιστοποίηση Κινητού». Εφόσον η πιστοποίηση του κινητού ολοκληρωθεί επιτυχώς μπορείτε να προχωρήσετε στη «δημιουργία νέας αίτησης». Σε περίπτωση που δε λάβατε το e-mail με τον υπερσύνδεσμο για την πιστοποίηση του e-mail επειδή δηλώσατε λάθος e-mail, μπορείτε να μεταβείτε στην καρτέλα «Στοιχεία Δικαιούχου» και να αλλάξετε e-mail, πατώντας το εικονίδιο πατώντας το κουμπί «Αλλαγή Email»., πληκτρολογώντας το σωστό e-mail και 10
Σε περίπτωση που διαγράψατε το e-mail πριν την επιλογή του υπερσυνδέσμου μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί «Επαναποστολή E-mail Πιστοποίησης». Σε περίπτωση που δε λάβατε το SMS με τον 8-ψήφιο κωδικό για την πιστοποίηση του κινητού τηλεφώνου επειδή δηλώσατε λάθος αριθμό, μπορείτε να μεταβείτε στην καρτέλα «Στοιχεία Δικαιούχου» και να αλλάξετε το κινητό τηλέφωνο, πατώντας το εικονίδιο, πληκτρολογώντας το σωστό νούμερο και πατώντας το κουμπί «Αλλαγή Κινητού». 11
Σε περίπτωση που διαγράψατε το sms πριν την εισαγωγή του 8-ψήφιου κωδικού στην εφαρμογή μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί «Επαναποστολή SMS Πιστοποίησης». 12
2. Διαδικασία υποβολής αίτησης Για να δημιουργήσετε την αίτησή σας για ακαδημαϊκή ταυτότητα θα πρέπει να μεταβείτε στην καρτέλα «Προετοιμασία Αίτησης». Στην καρτέλα «Προετοιμασία Αίτησης» θα πρέπει να συμπληρώσετε το ονοματεπώνυμό σας τόσο με ελληνικούς όσο και με λατινικούς χαρακτήρες, όπως ακριβώς αναγράφεται στην αστυνομική σας ταυτότητα. Για την περίπτωση αλλοδαπών μελών προσωπικού που το ονοματεπώνυμό τους γράφεται μόνο με λατινικούς χαρακτήρες θα πρέπει να τσεκαριστεί η επιλογή «Ον/μο μόνο στα λατινικά» και κατόπιν να συμπληρωθεί το ονοματεπώνυμο μόνο με λατινικούς χαρακτήρες. Παρακάτω στην ίδια καρτέλα καλείστε να συμπληρώσετε τη διεύθυνση μόνιμης κατοικίας σας. Τα στοιχεία της Διεύθυνσης Διοικητικού του Φορέα σας, εμφανίζονται προσυμπληρωμένα. Σημείωση: Η συμπλήρωση της διεύθυνσης μόνιμης κατοικίας σας είναι προαιρετική. 13
Για να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Αποθήκευση & Συνέχεια» στο κάτω μέρος της οθόνης. Στο επόμενο βήμα της διαδικασίας, θα πρέπει να ανεβάσετε τη φωτογραφία που θα εκτυπωθεί στην ταυτότητα. Η φωτογραφία αυτή θα πρέπει να είναι πρόσφατη, έγχρωμη και να απεικονίζει ευκρινώς μόνο το πρόσωπο του δικαιούχου. Για να γίνει δεκτή μία φωτογραφία από το σύστημα θα πρέπει να έχει διαστάσεις τουλάχιστον 240 Χ 240 pixels, να είναι τύπου.jpg και το μέγεθος της να μην υπερβαίνει τα 2 Mbytes. Θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Επιλογή αρχείου» και να αναζητήσετε στον υπολογιστή σας μία φωτογραφία με τις παραπάνω προδιαγραφές. Έπειτα θα πρέπει να επιλέξετε τη φωτογραφία και να την «ανεβάσετε» πατώντας το κουμπί «Αποστολή Φωτογραφίας». 14
15
Μόλις ανεβάσετε τη φωτογραφία, έχετε τη δυνατότητα να την προβάλλετε και να τη διορθώσετε. Σύροντας το μικρό μπλε τετράγωνο στην μπάρα κύλισης στο κάτω μέρος της οθόνης προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά μπορείτε να μειώσετε ή να αυξήσετε αντίστοιχα το μέγεθος της φωτογραφίας. Όταν η φωτογραφία αποκτήσει το επιθυμητό μέγεθος, μετακινώντας το διακεκομμένο ορθογώνιο μπορείτε να κεντράρετε στο πρόσωπο και να περικόψετε το υπόλοιπο μέρος της φωτογραφίας, πατώντας το κουμπί «Διόρθωση Φωτογραφίας». Για να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα της διαδικασίας, επιλέγετε το κουμπί «Αποθήκευση & Συνέχεια». 16
Έπειτα, μεταφέρεστε στο βήμα 3, όπου μπορείτε να επιλέξετε το σημείο διανομής από το οποίο θα παραλάβετε την Ακαδημαϊκή Ταυτότητα. Αφού εντοπίσετε το επιθυμητό σημείο διανομής, πατάτε το κουμπί «Επιλογή». Προβάλλονται τότε στην οθόνη τα στοιχεία του σημείου διανομής, καθώς και η θέση του στο χάρτη. Για να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα επιλέγετε το κουμπί «Αποθήκευση & Συνέχεια». 17
Στο επόμενο βήμα μπορείτε να δείτε την προεπισκόπηση της αίτησής σας και αφού βεβαιωθείτε ότι όλα τα στοιχεία είναι ορθά, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Αποθήκευση & Συνέχεια». Στην καρτέλα Προεπισκόπηση Ταυτότητας μπορείτε πλέον να δείτε τη μορφή που θα έχει και στις 2 όψεις η ακαδημαϊκή ταυτότητα. Μετά την αποθήκευση της αίτησης, ενημερώνεστε από την κεντρική σελίδα της εφαρμογής ότι θα πρέπει να προχωρήσετε στην οριστική υποβολή της. Σημειώνεται ότι αιτήσεις που δεν υποβάλλονται οριστικά δεν αποστέλλονται για έλεγχο στις Διευθύνσεις Διοικητικού και συνεπώς δεν προχωρά η έκδοση των αντίστοιχων Ακαδημαϊκών Ταυτοτήτων. 18
Για να υποβάλετε οριστικά την αίτησή σας θα πρέπει πρώτα να βεβαιώσετε ότι τα όλα τα στοιχεία της αίτησής σας είναι ακριβή και ορθά και κατόπιν να πατήσετε το κουμπί «Οριστική Υποβολή Αίτησης». Σημειώνεται ότι μετά την οριστική υποβολή της αίτησης δε θα έχετε τη δυνατότητα να κάνετε καμία τροποποίηση στα στοιχεία που έχετε εισάγει. Μετά την οριστική υποβολή της αίτησης, ενημερώνεστε ότι η αίτηση έχει υποβληθεί επιτυχώς και μπορείτε να δείτε το μοναδικό κωδικό της. Παράλληλα, λαμβάνετε στο e-mail που έχετε δηλώσει μήνυμα με τα πλήρη στοιχεία της αίτησής σας. 19
Μπορείτε πλέον να αποσυνδεθείτε από την εφαρμογή πατώντας το κουμπί «Αποσύνδεση» επάνω δεξιά στην οθόνη. 20
Πλέον, αναμένετε την έγκριση της αίτησης από τη Διεύθυνση Διοικητικού του Φορέα σας. Μετά την έγκριση, θα ειδοποιηθείτε με e-mail και SMS όταν η Ακαδημαϊκή Ταυτότητα θα είναι έτοιμη προς παράδοση στο σημείο διανομής που επιλέξατε. Για την παραλαβή της Ταυτότητας θα πρέπει να μεταβείτε αυτοπροσώπως στο σημείο διανομής, έχοντας μαζί σας την αστυνομική σας ταυτότητα και αναφέροντας το μοναδικό κωδικό της αίτησής σας. Σε περίπτωση παραλαβής της Ταυτότητας από τρίτο πρόσωπο θα απαιτείται η επίδειξη της σχετικής νόμιμης εξουσιοδότησης. Σημειώνεται ότι κατά την παραλαβή της Ακαδημαϊκής Ταυτότητας θα σας ζητηθεί να υπογράψετε σχετική βεβαίωση παραλαβής. Παράλληλα, θα πρέπει να παραλάβετε και έναν αναγνώστη/εγγραφέα Ακαδημαϊκής Ταυτότητας. Μόλις ολοκληρωθεί η παράδοση της Ακαδημαϊκής Ταυτότητας θα λάβετε μέσω e-mail και sms τις θέσεις του 9-ψήφιου κωδικού της συνοδευτικής επιστολής που αποτελούν τους αριθμούς PIN και PUK της κάρτας σας. Αναλυτικές οδηγίες για τη χρήση της Ακαδημαϊκής σας Ταυτότητας θα μπορείτε να βρείτε από την καρτέλα «Ψηφιακά Πιστοποιητικά» του λογαριασμού σας. 21
3. Διόρθωση αίτησης κατόπιν αιτήματος της Διεύθυνσης Διοικητικού Σε περίπτωση που η Διεύθυνση Διοικητικού, κατά την αξιολόγηση της αίτησης, εντοπίσει κάποιο λάθος έχει τη δυνατότητα να σας αποστείλει την αίτηση πίσω για διορθώσεις. Στην περίπτωση αυτή ενημερώνεστε με σχετικό μήνυμα στο e-mail που έχετε δηλώσει κατά την εγγραφή σας στο σύστημα. Κατόπιν, θα πρέπει να εισέλθετε στο λογαριασμό σας, προκειμένου να ενημερωθείτε για τα πεδία της αίτησης στα οποία εντοπίστηκαν λάθη και να προβείτε στη διόρθωσή τους. Στο παράδειγμα υποβολής αίτησης της προηγούμενης ενότητας, η Διεύθυνση Διοικητικού κατά τον έλεγχο εντόπισε πρόβλημα στη φωτογραφία και ζήτησε την αντικατάστασή της με άλλη. Για να διορθώσετε την αίτησή σας επιλέγετε το σύνδεσμο «διορθώσετε» ή μεταβαίνετε στην καρτέλα «Προετοιμασία Αίτησης». 22
Στο πρώτο βήμα της καρτέλας «Προετοιμασία Αίτησης», δηλαδή στην εισαγωγή των γενικών στοιχείων, η Διεύθυνση Διοικητικού δεν έχει εντοπίσει λάθος σε κάποιο από τα πεδία. Συνεπώς, στην περίπτωση αυτή επιλέγετε απλά το κουμπί «Αποθήκευση & Συνέχεια». Στο δεύτερο βήμα, στην προσθήκη φωτογραφίας, είναι το σημείο στο οποίο η Διεύθυνση Διοικητικού έχει ζητήσει διόρθωση. Επιλέγετε το κουμπί «Διαγραφή Φωτογραφίας» και στη συνέχεια, ακολουθώντας την ίδια ακριβώς διαδικασία που περιγράφηκε στην προηγούμενη ενότητα, ανεβάζετε μία νέα φωτογραφία και πατάτε το κουμπί «Αποθήκευση & Συνέχεια». 23
Εφόσον δεν επιθυμείτε να αλλάξετε κάτι άλλο στην αίτησή σας, μπορείτε να επιλέξετε να μεταφερθείτε άμεσα στην καρτέλα «Οριστική Υποβολή Αίτησης». 24
Θα πρέπει να υποβάλετε οριστικά τη νέα διορθωμένη αίτηση, ακολουθώντας την ίδια ακριβώς διαδικασία όπως και κατά την υποβολή της αρχικής αίτησης. 25
Τέλος, σημειώνεται ότι για την καλύτερη εξυπηρέτησή σας σε προβλήματα και δυσκολίες που τυχόν συναντήσετε κατά τη διαδικασία υποβολής της αίτησής σας για Ακαδημαϊκή Ταυτότητα, μπορείτε να απευθύνεστε στο Γραφείο Αρωγής Χρηστών του προγράμματος στo τηλέφωνο 215-215-7855 (Δευτέρα-Παρασκευή, 09.00-17.00). 26