Ηλεκτρονική Υπηρεσία Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Συγγραμμάτων και Λοιπών Βοηθημάτων

Transcript

1 Ηλεκτρονική Υπηρεσία Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Συγγραμμάτων και Λοιπών Βοηθημάτων ΟΔΗΓΟΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ ΒΙΒΛΙΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ 1/14

2 1. Εγγραφή Για την εγγραφή στο σύστημα ο Υπεύθυνος Παραγγελίας Βιβλίων του Ιδρύματος καλείται να επισκεφθεί το δικτυακό τόπο από όπου επιλέγει από τις Εγγραφές Νέων Χρηστών την κατηγορία «Υπεύθυνος Παραγγελίας Βιβλίων» (Εικόνα 1). Εικόνα 1: Εγγραφή Υπεύθυνου Παραγγελίας Βιβλίων Ιδρύματος 2/14

3 Εν συνεχεία ο χρήστης συμπληρώνει τα πεδία της φόρμας για τη δημιουργία λογαριασμού ως Υπεύθυνος Παραγγελίας Βιβλίων (Εικόνα 2). Εικόνα 2: Συμπλήρωση Στοιχείων κατά τη δημιουργία του Χρήστη Ο χρήστης πρέπει να εισάγει υποχρεωτικά στοιχεία που αφορούν: 1) Τη δημιουργία λογαριασμού (όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης με τα οποία θα συνδέεται στην εφαρμογή, καθώς και για την ενεργοποίηση του λογαριασμού). 2) Τον Υπεύθυνο για τις Παραγγελίες Βιβλίων (Ίδρυμα, ονοματεπώνυμο και στοιχεία επικοινωνίας). 3) Την Πιστοποιούσα Αρχή (Πρύτανης ή Πρόεδρος και το ονοματεπώνυμο αυτού). 4) Τη διεύθυνση του Υπευθύνου. Προαιρετικά, μπορούν να εισαχθούν τα στοιχεία επικοινωνίας αναπληρωτή υπεύθυνου. 3/14

4 Μετά την ολοκλήρωση της συμπλήρωσης των στοιχείων, ο χρήστης επιλέγει τη «Δημιουργία λογαριασμού». Για την ενεργοποίηση του λογαριασμού, ο χρήστης εισέρχεται στο που δήλωσε στα Στοιχεία Λογαριασμού και επιλέγει το σχετικό υπερσύνδεσμο που εμπεριέχεται μέσα στο μήνυμα που του στέλνεται από την εφαρμογή (Εικόνα 3 και 4). Εικόνα 3 ενεργοποίησης λογαριασμού χρήστη Εικόνα 4 Ενεργοποίηση λογαριασμού χρήστη Μετά την ενεργοποίηση του λογαριασμού, ο Υπεύθυνος Παραγγελίας Βιβλίων πραγματοποιεί σύνδεση στο σύστημα (διεύθυνση: με το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης που δήλωσε κατά την εγγραφή του και επιλέγει την εκτύπωση της βεβαίωσης συμμετοχής (Εικόνα 5). Τη συγκεκριμένη βεβαίωση την υπογράφει ο Πρύτανης του Ιδρύματος εφόσον πρόκειται για Πανεπιστήμιο ή ο Πρόεδρος εφόσον πρόκειται για Τ.Ε.Ι., επικυρώνεται με τη σφραγίδα 4/14

5 του Ιδρύματος και αποστέλλεται με φαξ στο με σκοπό την πιστοποίηση του λογαριασμού αυτού. Εικόνα 5 Εκτύπωση Βεβαίωσης Συμμετοχής 5/14

6 2. Είσοδος Ο χρήστης, μετά την πιστοποίηση του λογαριασμού του, μπορεί να εισέλθει στην εφαρμογή μέσω της διεύθυνσης επιλέγοντας «Εφαρμογή Διαχείρισης Παραγγελιών Βιβλίων από Βιβλιοθήκες», χρησιμοποιώντας το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης που δήλωσε κατά την εγγραφή του στο σύστημα (Εικόνα 6 και 7). Εικόνα 6 Είσοδος στην εφαρμογή 6/14

7 Εικόνα 7 Εισαγωγή ονόματος χρήστη και κωδικού πρόσβασης 7/14

8 3. Εφαρμογή Διαχείρισης Παραγγελιών Βιβλίων Βιβλιοθηκών 3.1 Καρτέλες εφαρμογής Η συγκεκριμένη εφαρμογή αποτελείται από τις καρτέλες: Κεντρική, στην οποία εμφανίζονται τα στοιχεία που έχει δηλώσει ο χρήστης κατά την εγγραφή του (Εικόνα 8). Παραγγελίες βιβλίων, από την οποία ο χρήστης διαχειρίζεται τις παραγγελίες βιβλίων για τις πιστοποιημένες βιβλιοθήκες του Ιδρύματος (Εικόνα 10). Αναζήτηση βιβλίων, από την οποία ο χρήστης μπορεί να αναζητήσει βιβλία στην Κεντρική Βάση Συγγραμμάτων του Ευδόξου. Εικόνα 8: Κεντρική Σελίδα λογαριασμού 8/14

9 Η αλλαγή των καταχωρισμένων στοιχείων της κεντρικής σελίδας μπορεί να γίνει μόνο μέσα από το λογαριασμό του χρήστη, μετά από τη σύνδεσή του στη σελίδα (Εικόνα 9). Να σημειωθεί ότι για αλλαγή στο όνομα του υπευθύνου θα πρέπει να γίνει επικοινωνία με το Γραφείο Αρωγής. Εικόνα 9: Αλλαγή στοιχείων λογαριασμού Στην καρτέλα παραγγελίες βιβλίων εμφανίζονται: 1) Το κόστος των παραγγελιών που έχουν καταχωριστεί από το χρήστη για το τρέχον ακαδημαϊκό έτος. 2) Το ποσό το οποίο έχει στη διάθεσή του το Ίδρυμα για επιπλέον παραγγελίες. 3) Το μέγιστο κόστος παραγγελιών που έχει οριστεί για το συγκεκριμένο Ίδρυμα. 4) Το μέγιστο αριθμό τεμαχίων που επιτρέπεται να παραγγείλει το Ίδρυμα από κάθε βιβλίο. 9/14

10 5) Το χρονικό διάστημα στη διάρκεια του οποίου μπορούν να πραγματοποιηθούν αλλαγές στις παραγγελίες βιβλίων για το τρέχον ακαδημαϊκό έτος. 6) Το μέγιστο κόστος παραγγελιών για το τρέχον ακαδημαϊκό έτος για το Ίδρυμα ορίζεται από το Υ.ΠΑΙ.Θ. και πριν την καταχώρισή του δε θα είναι δυνατή η δημιουργία παραγγελίας. Εικόνα 10 Καρτέλα «Παραγγελίες Βιβλίων» 10/14

11 3.2 Δημιουργία νέας παραγγελίας Για να δημιουργηθεί μια νέα παραγγελία ο χρήστης επιλέγει το κουμπί «Δημιουργία» και καλείται να εισάγει: 1) Το Τμήμα για το οποίο γίνεται η συγκεκριμένη παραγγελία. 2) Τη Βιβλιοθήκη στην οποία πρόκειται να αποσταλούν τα συγκεκριμένα βιβλία. 3) Τον κωδικό του βιβλίου το οποίο επιθυμεί να παραγγείλει. 4) Τον αριθμό των τεμαχίων που επιθυμεί. Ο κωδικός του βιβλίου μπορεί να εντοπιστεί είτε μέσω της Γενικής Βάσης Συγγραμμάτων του Ευδόξου που βρίσκεται στη διεύθυνση και στην οποία ανακατευθύνεται ο χρήστης από την καρτέλα «Αναζήτηση Βιβλίων», είτε μέσω του προγράμματος σπουδών συγκεκριμένου Τμήματος από τη σελίδα Ο χρήστης μπορεί να επιβεβαιώσει ότι το βιβλίο που θέλει να παραγγείλει αντιστοιχεί στο συγκεκριμένο κωδικό, αφού εισάγει τον κωδικό του βιβλίου, χρησιμοποιώντας το κουμπί «Εμφάνιση» (Εικόνα 11), μιας και με αυτό τον τρόπο εμφανίζονται αναλυτικά στοιχεία όπως: Τίτλος βιβλίου Αριθμός Έκδοσης Συγγραφείς ISBN Τύπος Τιμή Επίσης, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο υπερσύνδεσμος «Περισσότερα», με τον οποίο ο χρήστης οδηγείται στη σελίδα του συγγράμματος στη Γενική Βάση Συγγραμμάτων του Ευδόξου για να αποκτήσει πρόσβαση σε περισσότερες πληροφορίες. Εικόνα 11 Εμφάνιση στοιχείων βιβλίου 11/14

12 Να σημειωθεί ότι ένα βιβλίο μπορεί να παραγγελθεί μόνο στην περίπτωση που: Είναι ενεργό κατά το τρέχον ακαδημαϊκό έτος στον Εύδοξο και Έχει καταχωριστεί σε κάποιο ακαδημαϊκό έτος στο πρόγραμμα σπουδών κάποιου Τμήματος ως επιλογή. Για την καταχώριση της παραγγελίας, ο χρήστης πρέπει να επιλέξει «Αποθήκευση». Εφόσον η παραγγελία δεν υπερβαίνει το υπόλοιπο κόστους παραγγελιών και το όριο τεμαχίων, η καταχώριση ολοκληρώνεται και η παραγγελία εμφανίζεται ως «Εγκεκριμένη» (Εικόνα 12). Εικόνα 12 Κατάσταση παραγγελίας 12/14

13 Μετά την καταχώριση της παραγγελίας, από την εφαρμογή της Βιβλιοθήκης την οποία αφορά η παραγγελία, θα είναι δυνατή η αποδοχή της και η επικοινωνία με τον εκδότη. Για κάθε καταχωρισμένη παραγγελία είναι διαθέσιμες οι πληροφορίες: 1) Ίδρυμα, Τμήμα και Βιβλιοθήκη για τα οποία καταχωρίστηκε. 2) Κωδικός στον Εύδοξο και τίτλος βιβλίου. 3) Αριθμός τεμαχίων του βιβλίου που ζητούνται από την παραγγελία. 4) Το συνολικό κόστος της παραγγελίας. 5) Κατάσταση παραγγελίας. 6) Ημερομηνία καταχώρισης. Να σημειωθεί ότι η κατάσταση της παραγγελίας δύναται να πάρει τις τιμές: 1) Εγκεκριμένη, όταν έχει καταχωριστεί και αναμένεται η αποδοχή της από τη Βιβλιοθήκη. 2) Προετοιμασία για αποστολή, όταν έχει γίνει αποδεκτή από τη Βιβλιοθήκη και αναμένεται η αποστολή της από τον εκδότη. 3) Ολοκληρώθηκε, όταν έχει παραδοθεί από τον εκδότη στη Βιβλιοθήκη. 13/14

14 3.3 Τροποποίηση παραγγελίας Τροποποίηση μιας παραγγελίας είναι δυνατή μόνο όταν βρίσκεται σε κατάσταση «Εγκεκριμένη», πριν τη αποδοχή της από την εφαρμογή της Βιβλιοθήκης. Για να προβεί σε τροποποίηση της παραγγελίας ο χρήστης πρέπει να την επιλέξει (Εικόνα 13) και μετά τις επιθυμητές αλλαγές να πατήσει το κουμπί «Αποθήκευση». Επίσης, εφόσον το επιθυμεί, δύναται να προχωρήσει σε διαγραφή μιας παραγγελίας που βρίσκεται σε κατάσταση «Εγκεκριμένη». Εικόνα 13 Τροποποίηση παραγγελίας 14/14