ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ. Εγχειρίδιο Χρήσης ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ. Απένταξη Έργων

ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΝΩΣΗ ΚΥΠΡΙΑΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ Εγχειρίδιο Χρήσης ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Απένταξη Έργων Ημερομηνία: 29 Μαΐου 2014

ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ Έκδοση Ημερομηνία Αιτία Τροποποίησης 0.1 29 Μαΐου 2014 Αρχική Έκδοση Σελ. ii

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 1 Εισαγωγή... 5 2 Προϋποθέσεις... 5 3 ΑΠΕΝΤΑΞΗ ΕΡΓΩΝ... 5 3.1 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΕΚΔΟΣΗΣ ΓΙΑ ΑΠΕΝΤΑΞΗ ΕΡΓΩΝ ΔΣ (ibi_suser_adm)... 5 3.2 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΓΙΑ ΑΠΕΝΤΑΞΗ ΕΡΓΩΝ ΔΣ (ibi_suser_adm)... 7 3.3 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΕΚΔΟΣΗΣ ΓΙΑ ΑΠΕΝΤΑΞΗ ΕΡΓΩΝ ΣΧ (ibii_suser_adm)... 8 3.4 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΑΠΕΝΤΑΞΗ ΕΡΓΩΝ ΣΧ (ibii_suser_adm)... 9 4 ΚΑΝΟΝΕΣ ΑΠΕΝΤΑΞΗΣ ΓΙΑ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ... 10 4.1 ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΝΟΜΙΚΩΝ ΔΕΣΜΕΥΣΕΩΝ... 10 4.2 ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΔΕΛΤΙΩΝ ΔΑΠΑΝΩΝ... 10 4.3 ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΕΩΝ/ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΕΩΝ/ΕΛΕΓΧΩΝ/ΚΑΤΑΛΟΓΙΣΜΩΝ ΚΑΙ ΑΝΑΣΤΟΛΩΝ... 11 4.4 ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΔΕΠΑ ΔΣ - ΔΕΠΑ ΣΧ... 11 4.5 ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΔΕΠΡΟ ΔΣ - ΔΕΠΡΟ ΣΧ... 12 Σελ. iii

Συντομογραφίες ΑΠ ΑΕ ΑξΠρ ΔΑ ΔεΔα ΔεΠα ΔΣ ΔΤ ΕΕ ΕΚΤ ΕΠ ΕΣΠΑ ΕΣΣΑ ΕΤΑ ΕΤΠΑ ΕΦ ΚΑ ΜΕ ΝοΔε ΟΠΣ ΣΣ ΣΔ ΣΔΕ ΤΔΕ ΤΠΕ ΤΣ ΤΥΠ ΥΕΕ JVM AS Αρχή Πιστοποίησης Αρχή Ελέγχου Άξονας Προτεραιότητας Διαχειριστική Αρχή Δελτίο Δαπανών Δελτίο Παρακολούθησης Δημόσιες Συμβάσεις Διαρθρωτικά Ταμεία Ευρωπαϊκή Ένωση Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Εθνικό Στρατηγικό Σχέδιο Αλιείας Ευρωπαϊκό Ταμείο Αλιείας Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης Ενδιάμεσος Φορέας Κριτήρια Αποδοχής Μεγάλα Έργα Νομική Δέσμευση Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Συστατικό Συστήματος Σενάρια Δοκιμών Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου Τεχνικό Δελτίο Έργου Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών Ταμείο Συνοχής Τμήμα Υπηρεσιών Πληροφορικής Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου Java Virtual Machine Application Server Σελ. iv

1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Σε αυτό το έγγραφο περιγράφονται αναλυτικά οι λειτουργίες και οι κανόνες που περιγράφουν την εφαρμογή ΟΠΣ σχετικά με την Απένταξη Έργων. * Επειδή το Σύστημα είναι σχεδιασμένο με πλατφόρμα και λογισμικά τελευταίων εκδόσεων και τεχνολογίας, η πρόσβαση σε αυτή γίνεται από Browsers Mozilla Firefox ver.3.5 και πάνω ή Internet Explorer 7 και πάνω. Συνιστάται οι χρήστες να χρησιμοποιούν τον Mozilla Firefox για πρόσβαση στο Σύστημα, καθώς οι περισσότεροι έλεγχοι έγιναν μέσω αυτού και επίσης είναι πιο απλή και γρήγορη η εγκατάστασή του. 2 ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ Ο χρήστης πρέπει να έχει προμηθευτεί Όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης για να εισαχθεί στο σύστημα. 3 ΑΠΕΝΤΑΞΗ ΕΡΓΩΝ Υπάρχουν κάποια έργα που θα πρέπει να απενταχθούν και να μην εμφανίζονται σε ΔΕΠΑ, ΔΕΠΡΟ, Ετήσιες Εκθέσεις, Αιτήσεις Πληρωμής και όλες τις άλλες αναφορές. Οι κατηγορίες των έργων είναι δύο. Η πρώτη κατηγορία είναι έργα με εγκεκριμένα ΤΔΕ (ΑΕΕ) χωρίς δαπάνες και η δεύτερη εγκεκριμένα έργα με δαπάνες. Αφορά τόσο έργα ΔΣ όσο και χορηγίες. Σε όλα τα ενταγμένα έργα έχει προστεθεί ένα κουμπί «Νέα Έκδοση για Απένταξη». Όταν το έργο απεντάσσεται αυτομάτως αφαιρείται από ΔΕΠΑ, ΔΕΠΡΟ κλπ και δεν εμφανίζεται πλέον. Σε περίπτωση που έχουν γίνει δαπάνες η απένταξη ολοκληρώνεται αφού γίνουν οι καταλογισμοί για τις δαπάνες του έργου. 3.1 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΕΚ ΟΣΗΣ ΓΙΑ ΑΠΕΝΤΑΞΗ ΕΡΓΩΝ Σ (ibi_suser_adm) Ο χρήστης του ΕΦ επιλέγει από το μενού την λειτουργία «Έργα ΔΣ-> Ένταξη τροποποίηση» και την καρτέλα «Έργα και ΤΔΕ Δημοσίων Συμβάσεων (ΔΣ)». Το σύστημα εμφανίζει την οθόνη διαχείρισης των Έργων ΔΣ. Μέσα από την λειτουργία της αναζήτησης ο χρήστης βρίσκει το έργο το οποίο θέλει να απεντάξει. Επιλέγει το έργο και την λειτουργία «Νέα Έκδοση ΤΔΕ για Απένταξη». Το σύστημα εμφανίζει παράθυρο διαλόγου με την ερώτηση «Έχει γίνει καταλογισμός για τις δαπάνες του έργου;». Ο χρήστης έχει τρεις επιλογές : α) Ναι, β) Όχι, γ) Δεν υπάρχουν Δαπάνες. Σελ. 5

Στην περίπτωση που επιλέξει Όχι τότε το σύστημα δεν προχωρά στην απένταξη του έργου. Στην περίπτωση που επιλέξει Ναι το σύστημα ελέγχει το ύψος των καταλογισμών που έχουν επικυρωθεί για το έργο ώστε να είναι ίσο με τις επικυρωμένες Δημόσιες Δαπάνες του έργου. Αν ισχύει ο παραπάνω κανόνας τότε το έργο απεντάσσεται επιτυχώς. Σε διαφορετική περίπτωση το σύστημα δεν προχωρά στην απένταξη εμφανίζοντας σχετικό μήνυμα λάθους. Στην περίπτωση που ο χρήστης επιλέξει Δεν υπάρχουν Δαπάνες τότε το σύστημα ελέγχει ώστε το έργο να μην έχει επικυρωμένες δαπάνες. Αν ο ισχύει ο παραπάνω κανόνας τότε το έργο απεντάσσεται επιτυχώς. Σε διαφορετική περίπτωση το σύστημα δεν προχωρά στην απένταξη εμφανίζοντας σχετικό μήνυμα λάθους. Το σύστημα ελέγχει ώστε η έκδοση του έργου που επιλέχθηκε να έχει ενταχθεί και να είναι η τελευταία στο σύστημα. Σε διαφορετική περίπτωση το σύστημα δεν συνεχίζει στην απένταξη και εμφανίζει μήνυμα λάθους. Εφόσον το έργο απενταχθεί επιτυχώς, το σύστημα εμφανίζει μια νέα έκδοση του έργου με κατάσταση Προς Απένταξη. Όλα τα στοιχεία του έργου είναι όμοια με την προηγούμενη εγκεκριμένη έκδοση του πλην των αριθμητικών πεδίων(ποσών) όπου είναι μηδενικά. Σελ. 6

3.2 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΓΙΑ ΑΠΕΝΤΑΞΗ ΕΡΓΩΝ Σ (ibi_suser_adm) Για να ολοκληρωθεί η απένταξη του έργου ΔΣ απαιτείται η λειτουργία της αξιολόγησης απόφασης απένταξης έργου. Ο χρήστης του ΕΦ επιλέγει από το μενού την λειτουργία «Έργα ΔΣ-> Ένταξη τροποποίηση» και την καρτέλα «Αξιολόγηση ΤΔΕ». Το σύστημα εμφανίζει την οθόνη αξιολόγησης των Έργων ΔΣ. Μέσα από την λειτουργία της αναζήτησης ο χρήστης βρίσκει το έργο το οποίο θέλει να αξιολογήσει για απόφαση απένταξης. Επιλέγει το έργο και την λειτουργία «Απόφαση Απένταξης Έργου». Το σύστημα εμφανίζει την οθόνη της απόφασης απένταξης έργου. Ο χρήστης συμπληρώνει όλα τα απαραίτητα πεδία για την απένταξη του έργου. Με την λειτουργία «Ενημέρωση» το σύστημα αποθηκεύει την αξιολόγηση απόφασης απένταξης σε κατάσταση «ΕΡΓΑΣΙΑΣ». Με την λειτουργία «Διαγραφή» το σύστημα διαγράφει την αξιολόγηση απόφασης απένταξης έργου. Σελ. 7

Με την λειτουργία «Εμφάνιση Εγγράφου» το σύστημα εμφανίζει το έγγραφο της αξιολόγησης απόφασης απένταξης έργου. Με την λειτουργία «Επικύρωση» το σύστημα επικυρώνει την αξιολόγηση απόφασης απένταξης του έργου και το έργο παίρνει κατάσταση «ΑΠΕΝΤΑΧΘΗΚΕ». 3.3 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΕΚ ΟΣΗΣ ΓΙΑ ΑΠΕΝΤΑΞΗ ΕΡΓΩΝ ΣΧ (ibii_suser_adm) Ο χρήστης του ΕΦ επιλέγει από το μενού την λειτουργία «Έργα ΣΧ-> Ένταξη τροποποίηση» και την καρτέλα «Απόφαση Ένταξης ΤΔΕ ΣΧ». Το σύστημα εμφανίζει την οθόνη διαχείρισης των Έργων ΣΧ. Μέσα από την λειτουργία της αναζήτησης ο χρήστης βρίσκει το έργο το οποίο θέλει να απεντάξει. Επιλέγει το έργο και την λειτουργία «Νέα Έκδοση ΤΔΕ για Απένταξη». Το σύστημα εμφανίζει παράθυρο διαλόγου με την ερώτηση «Έχει γίνει καταλογισμός για τις δαπάνες του έργου;». Ο χρήστης έχει τρεις επιλογές : α) Ναι, β) Όχι, γ) Δεν υπάρχουν Δαπάνες. Στην περίπτωση που επιλέξει Όχι τότε το σύστημα δεν προχωρά στην απένταξη του έργου. Σελ. 8

Στην περίπτωση που επιλέξει Ναι το σύστημα ελέγχει το ύψος των καταλογισμών που έχουν επικυρωθεί για το έργο ώστε να είναι ίσο με τις επικυρωμένες Δημόσιες Δαπάνες του έργου. Αν ισχύει ο παραπάνω κανόνας τότε το έργο απεντάσσεται επιτυχώς. Σε διαφορετική περίπτωση το σύστημα δεν προχωρά στην απένταξη εμφανίζοντας σχετικό μήνυμα λάθους. Στην περίπτωση που ο χρήστης επιλέξει Δεν υπάρχουν Δαπάνες τότε το σύστημα ελέγχει ώστε το έργο να μην έχει επικυρωμένες δαπάνες. Αν ο ισχύει ο παραπάνω κανόνας τότε το έργο απεντάσσεται επιτυχώς. Σε διαφορετική περίπτωση το σύστημα δεν προχωρά στην απένταξη εμφανίζοντας σχετικό μήνυμα λάθους. Το σύστημα ελέγχει ώστε η έκδοση του έργου που επιλέχθηκε να έχει ενταχθεί και να είναι η τελευταία στο σύστημα. Σε διαφορετική περίπτωση το σύστημα δεν συνεχίζει στην απένταξη και εμφανίζει μήνυμα λάθους. Εφόσον το έργο απενταχθεί επιτυχώς, το σύστημα εμφανίζει μια νέα έκδοση του έργου με κατάσταση Προς Απένταξη. Όλα τα στοιχεία του έργου είναι όμοια με την προηγούμενη εγκεκριμένη έκδοση του πλην των αριθμητικών πεδίων(ποσών) όπου είναι μηδενικά. 3.4 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΑΠΕΝΤΑΞΗ ΕΡΓΩΝ ΣΧ (ibii_suser_adm) Ο χρήστης του ΕΦ επιλέγει ένα έργο σε κατάσταση Προς Απένταξη και την λειτουργία «Έλεγχος / Εποπτεία». Το σύστημα εμφανίζει την οθόνη ελέγχου εποπτείας του ΤΔΕ ΣΧ με μήνυμα για την επισύναψη εγγράφου για την απόφαση απένταξης. Η λειτουργία «Ολοκλήρωση Απένταξης» επιτρέπεται εφόσον ο χρήστης του ΕΦ επισυνάψει το έγγραφο της απόφασης απένταξης στο τμήμα Συνημμένα Έγγραφα του ΤΔΕ. Το σύστημα προχωράει στην Απένταξη του έργου και το έργο παίρνει κατάσταση «ΑΠΕΝΤΑΧΘΗΚΕ». Σελ. 9

4 ΚΑΝΟΝΕΣ ΑΠΕΝΤΑΞΗΣ ΓΙΑ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Με την Απένταξη ενός έργου από το σύστημα ισχύουν οι παρακάτω κανόνες στα αναφερόμενα υποσυστήματα: 4.1 ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΝΟΜΙΚΩΝ ΕΣΜΕΥΣΕΩΝ Στην οθόνη των ΝοΔε όταν ο χρήστης επιλέξει την λειτουργία «Δημιουργία Δελτίου ΝοΔε» στην οθόνη δημιουργίας το σύστημα δεν εμφανίζει απενταγμένα έργα στην λίστα επιλογής έργου. Ο χρήστης επιλέγει την λειτουργία «Επεξεργασία», το σύστημα ελέγχει τον Κωδικό Έργου και αν είναι απενταγμένο δεν προχωράει στην οθόνη επεξεργασίας (Έτσι δεν μπορεί να γίνει υποβολή). Ο χρήστης επιλέγει την λειτουργία «Νέα Έκδοση ΝοΔε» τότε το σύστημα ελέγχει τον Κωδικό Έργου και αν είναι απενταγμένο δεν προχωράει στην νέα έκδοση και εμφανίζει μήνυμα λάθους. Στην οθόνη Ελέγχου/Εποπτείας ενός δελτίου ΝοΔε οι λειτουργίες «Προς Διόρθωση» και «Επαλήθευση-Επικύρωση» δεν επιτρέπονται για τα απενταγμένα έργα. Η «Επαλήθευση/Επικύρωση» είναι λειτουργία δύο βημάτων, ο έλεγχος εγκυρότητας μπήκε στις λειτουργίες «Επικύρωση» - «Σε Εκκρεμότητα» 4.2 ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΕΛΤΙΩΝ ΑΠΑΝΩΝ Στην οθόνη των ΔεΔα όταν ο χρήστης επιλέξει την λειτουργία «Δημιουργία Δελτίου Δαπανών» στην οθόνη δημιουργίας το σύστημα δεν φέρνει το απενταγμένο έργο στην λίστα επιλογής έργου. Σελ. 10

Ο χρήστης επιλέγει την λειτουργία «Επεξεργασία», το σύστημα ελέγχει τον Κωδικό Έργου και αν είναι απενταγμένο δεν προχωράει στην οθόνη επεξεργασίας (Έτσι δεν μπορεί να γίνει υποβολή). Στην οθόνη Ελέγχου/Εποπτείας ενός δελτίου δαπανών οι λειτουργίες «Προς Διόρθωση», «Διόρθωση Από ΕΦ» και «Επαλήθευση-Επικύρωση» δεν επιτρέπονται για τα απενταγμένα έργα. Η «Επαλήθευση/Επικύρωση» είναι λειτουργία δύο βημάτων, ο έλεγχος εγκυρότητας μπήκε στις λειτουργίες «Επικύρωση» - «Σε Εκκρεμότητα» 4.3 ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΕΩΝ/ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΕΩΝ/ΕΛΕΓΧΩΝ/ΚΑΤ ΑΛΟΓΙΣΜΩΝ ΚΑΙ ΑΝΑΣΤΟΛΩΝ Στις οθόνες δημιουργίας Επαληθεύσεων/Επισκοπήσεων/Ελέγχων στην λειτουργία «Δημιουργία» το σύστημα δεν εμφανίζει τα απενταγμένα έργα στην λίστα επιλογής έργου. Επομένως ο χρήστης δεν μπορεί να συνδέσει κάποια Επαλήθευση/Επισκόπηση/Έλεγχο με κάποιο απενταγμένο έργο. Ως εκ τούτου δεν μπορεί να εισάγει Καταλογισμό για την Επαλήθευση/Επισκόπηση/Έλεγχο σε επίπεδο έργου. Η λειτουργία «Επικύρωση» μιας Επαλήθευσης/Επισκόπησης/Ελέγχου δεν επιτρέπεται στην περίπτωση που ήταν σε επίπεδο έργου το οποίο έχει απενταχθεί. Όσον αφορά Καταλογισμούς που γίνονται σε Επαληθεύσεις/Επισκοπήσεις/Ελέγχους σε επίπεδο πάνω από του έργου τότε στην οθόνη εισαγωγής του καταλογισμού στο πεδίο επιλογής έργου δεν εμφανίζονται τα απενταγμένα έργα. Στην περίπτωση που ο καταλογισμός για μια Επαλήθευση/Επισκόπηση/Έλεγχο που είναι σε επίπεδο έργου το οποίο έχει απενταχθεί, έχει επικυρωθεί αλλά δεν έχει κλείσει, το σύστημα δεν επιτρέπει το κλείσιμο του και εμφανίζει το κατάλληλο μήνυμα. Στις Αναστολές στην οθόνη Δημιουργίας/Επεξεργασίας Αναστολής στην λειτουργία «Δημιουργία» το σύστημα δεν εμφανίζει τα απενταγμένα έργα στην λίστα επιλογής έργου. 4.4 ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΕΠΑ Σ - ΕΠΑ ΣΧ Στην οθόνη των ΔεΠα ΔΣ στην λειτουργία «Δημιουργία» το σύστημα δεν εμφανίζει τα απενταγμένα έργα στην λίστα επιλογής έργου. Η λειτουργία «Επεξεργασία» δεν επιτρέπεται για ΔεΠα ΔΣ που συνδέεται με απενταγμένο έργο. Όπως επίσης και οι λειτουργίες «Προς Διόρθωση» και «Επικύρωση». Το σύστημα δεν προχωράει κανένα ΔεΠα που σχετίζεται με Απενταγμένο έργο και εμφανίζει μήνυμα λάθους. Στα ΔεΠα ΣΧ (επίπεδο ΣΧ) όταν γίνεται η δημιουργία ενός νέου ΔεΠα δεν λαμβάνονται υπόψη (προσμετρούνται) τα έργα που έχουν απενταχθεί στο τμήμα Β (Πίνακας έργων σύνολα και Σελ. 11

πλήθος καθώς και στα ποσοστά της κάθε Πρόσκλησης) και στο Τμήμα Γ δεν εμφανίζονται στον πίνακα των έργων τα απενταγμένα έργα και δεν υπολογίζονται τα ποσά τους. 4.5 ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΕΠΡΟ Σ - ΕΠΡΟ ΣΧ Στην διενέργεια του ΔεΠρο ΔΣ-ΕΦΙ δεν υπολογίζονται οι ΝοΔε που σχετίζονται με Απενταγμένο έργο σε οποιοδήποτε επίπεδο και αν έχει καταχωρηθεί η ΝοΔε είτε είναι Προγραμματισμένη είτε Υλοποιημένη. Επίσης ο χρήστης δεν μπορεί να εισάγει στοιχεία για το έργο καθώς έχει αφαιρεθεί και από την λίστα της επιλογής έργου. Στην διενέργεια του ΔεΠρο ΣΧ-ΕΦΙΙ δεν υπολογίζονται τα απενταγμένα έργα. Σελ. 12