Είδη. Σε αυτό το εγχειρίδιο περιγράφεται η Δημιουργία, Μεταβολή, Διαγραφή και Αναζήτηση ενός είδους

Transcript

1 Είδη Σε αυτό το εγχειρίδιο περιγράφεται η Δημιουργία, Μεταβολή, Διαγραφή και Αναζήτηση ενός είδους

2 Περιεχόμενα Δημιουργία Νέου Είδους 3 Καρτέλα Βασικά Στοιχεία 4 Καρτέλα Πολιτική Τιμολόγησης 7 Στην καρτέλα Σχόλια: 9 Μεταβολή Είδους 10 Αναζήτηση Είδους 12 Διαγραφή Είδους 13 2

3 Δημιουργία Νέου Είδους Για να δημιουργηθεί ένα νέο είδος, η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: 1. Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού Αρχείο Είδη ανοίγει η οθόνη των ειδών Στην επόμενη οθόνη της λίστας των ειδών βρίσκεται η μπάρα εργαλείων στο επάνω μέρος της οθόνης. Πατώντας την επιλογή Προσθήκη (με το σύμβολο +) ανοίγει η φόρμα καταχώρησης του είδους.

4 Στη φόρμα του είδους, συμπληρώνονται απαραίτητα τα πεδία που είναι υποχρεωτικά και έχουν τη σήμανση του κόκκινου τριγώνου τη σήμανση). Αναλυτικότερα:, καθώς και κατ επιλογήν τα προαιρετικά (χωρίς 4 1. Το πεδίο «Κωδικός» δεν συμπληρώνεται από το χρήστη, αλλά το είδος αριθμείται αυτόματα. 2. Το όνομα του είδους καταχωρείται στο πεδίο με το λεκτικό «Όνομα». 3. Το πεδίο «Α/Α» δεν συμπληρώνεται από το χρήστη, αλλά αριθμείται αυτόματα με εσωτερική αρίθμηση. Καρτέλα Βασικά Στοιχεία 1. Στο πεδίο «Λογιστική Κατηγορία» καταχωρείται η αντίστοιχη κατηγορία, η οποία θα χρησιμοποιηθεί για την απόδοση προθεμάτων λογιστικής, τα οποία θα χρησιμοποιηθούν από την εφαρμογή κατά την δημιουργία των άρθρων λογιστικής για τα αντίστοιχα παραστατικά. Το συγκεκριμένο πεδίο συνεπώς, είναι απαραίτητο για την εξαγωγή αρχείου άρθρων λογιστική (γέφυρα) προς λογιστική εφαρμογή Epsilon Net A.E. Σε κάθε περίπτωση, αν ο χρήστης δε γνωρίζει τι να επιλέξει, θα χρειαστεί τη συμβουλή του λογιστή του. 2. Στο πεδίο «Μονάδα Μέτρησης» επιλέγεται η αντίστοιχη μονάδα με την οποία μπορεί να μετρηθεί η υπηρεσία. Εάν ο χρήστης θέλει να προσθέσει νέα μονάδα μέτρησης στη λίστα,

5 επιλέγοντας το εμφανίζεται η λίστα των μονάδων μέτρησης. Σε νέα γραμμή θα πρέπει να συμπληρωθεί το Όνομα, η Συντομογραφία και το πλήθος των δεκαδικών που επιθυμεί ο χρήστης να παρακολουθεί στη συγκεκριμένη μονάδα μέτρησης. Με την Αποθήκευση ολοκληρώνεται η προσθήκη της νέας μονάδας μέτρησης. 3. Στο πεδίο «Τύπος» έρχεται συστημικά πάντα η τιμή κανονικός. 4. Το πεδίο «Κλάση ΦΠΑ» καθορίζει το ποσοστό ΦΠΑ που θα πάρει το είδος, κατά την επιλογή του στα παραστατικά. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι οι εξής: Κανονικός, Μειωμένος, Υπερμειωμένος, Απαλλαγή. Σε κάθε περίπτωση, αν ο χρήστης δε γνωρίζει τι να επιλέξει, θα χρειαστεί τη συμβουλή του λογιστή του. 5. Επιπρόσθετα, η «Προμήθεια Πωλητή» είναι αριθμητικό πεδίο και αφορά ποσοστό προμήθειας. Το ποσοστό προμήθειας σε σχέση με τον τζίρο του πωλητή υπολογίζεται και απεικονίζεται σε σχετική εκτύπωση. 5 Καρτέλα Προτεινόμενες Ποσότητες Στην περιοχή «Προτεινόμενες Ποσότητες» υπάρχουν οι εξής επιλογές, όπου μπορούν να οριστούν οι προτεινόμενες ποσότητες για το κύκλωμα της Πώλησης ή της Αγοράς της υπηρεσίας. Πιο συγκερκιμένα, με την επιλογή μίας υπηρεσίας στις γραμμές Παραστατικού Αγοράς ή Πώλησης, στο πεδίο της ποσότητας εμφανίζεται αυτόματα, η τιμή που έχουμε ορίσει στα παρακάτω πεδία, με δυνατότητα μεταβολής της:

6 Στην περιοχή «Συμπεριφορά» μπορούν να καθοριστούν οι εξής επιλογές Η επιλογή «Αποκλεισμός στις Πωλήσεις» καθορίζει, αν το είδος θα επιλέγεται στα παραστατικά πωλήσεων ή όχι. Όμοια συμπεριφορά καθορίζεται για το είδος και στα παραστατικά αγορών με την ανάλογη επιλογή στο πεδίο «Αποκλεισμός στις Αγορές». Για το είδος μπορεί να επιλεγεί ο «Προμηθευτής» από τη λίστα των αποθηκευμένων Προμηθευτών, είτε να καταχωρηθεί άμεσα, αν δεν υπάρχει. Σχετικές οδηγίες για τη δημιουργία προμηθευτή βρίσκονται ΕΔΩ Επιπρόσθετα, η «Προμήθεια Πωλητή» είναι αριθμητικό πεδίο και αφορά ποσοστό προμήθειας. Το ποσοστό προμήθειας σε σχέση με τον τζίρο του πωλητή υπολογίζεται και απεικονίζεται σε σχετική εκτύπωση. 6 Στην περιοχή «Όρια Αποθέματος» καθορίζονται: Το «Όριο Ασφαλείας Αποθέματος» και το «Όριο Αναπαραγγελίας Αποθέματος» σε συνδυασμό με την ποσότητα αποθήκης του είδους, απεικονίζονται στη σχετική εκτύπωση Αναπαραγγελία Ειδών στο μενού Εκτυπώσεις Είδη Αναπαραγγελία Ειδών. Στο «Όριο Ασφαλείας Αποθέματος» συμπληρώνεται η ποσότητα που επιθυμεί ο χρήστης να υπάρχει στην αποθήκη. Στο «Όριο Αναπαραγγελίας Αποθέματος» συμπληρώνεται η ποσότητα βάσει της οποίας θα ενημερωθεί ο χρήστης στη σχετική εκτύπωση για να προβεί σε

7 αναπαραγγελία. Το όριο Ασφαλείας πρέπει να είναι πάντα μεγαλύτερο ή ίσο του ορίου αναπαραγγελίας. Για παράδειγμα, αν κάποιο είδος έχει «Όριο Ασφαλείας Αποθέματος» 10 και «Όριο Αναπαραγγελίας Αποθέματος» 5 Αν στην αποθήκη υπάρχει ποσότητα 6, τότε στη σχετική εκτύπωση δε θα εμφανιστεί το είδος ως πρόταση αναπαραγγελίας γιατί η ποσότητα αποθήκης(6) είναι μεγαλύτερη του ορίου αναπαραγγελίας(5) Αν στην αποθήκη υπάρχει ποσότητα 3, δηλαδή μικρότερη του ορίου αναπαραγγελίας(5), τότε στη σχετική εκτύπωση θα εμφανιστεί το είδος ως πρόταση αναπαραγγελίας και θα προταθεί ποσότητα παραγγελίας 7, έτσι ώστε η ποσότητα στην αποθήκη να γίνει ίση με το όριο ασφαλείας (10). Τέλος, κάτω δεξιά υπάρχει η επιλογή φίλτρο. με επιλογή «Ναι» και «Όχι» ως πληροφοριακό Καρτέλα Πολιτική Τιμολόγησης 7 1. Το πεδίο «Χονδρική Πώληση» συμπληρώνεται με την προτεινόμενη τιμή πώλησης του είδους για τα παραστατικά χονδρικής. 2. Το πεδίο «Λιανική» συμπληρώνεται με την προτεινόμενη τιμή πώλησης του είδους για τα παραστατικά λιανικής. 3. Στο πεδίο «Αγορά» καταχωρείται η τιμή Αγοράς του είδους, η οποία προτείνεται στα παραστατικά αγοράς. 4. Το πεδίο «Υπολογισμός από Αξία» καθορίζει την καταχώρηση της αξίας στο παραστατικό. Εναλλακτικά υπάρχουν οι παρακάτω επιλογές: 4.1. «Ακολουθεί την Παραμετροποίηση Ειδών»: θα εφαρμόζεται αυτό που έχει οριστεί στην Παραμετροποίηση του είδους. Προτεινόμενη επιλογή στις γενικές παραμέτρους ειδών είναι η «Γραμμή Υπολογισμού Έκπτωσης».

8 4.2. «Απενεργοποίηση»: μεταβολή ποσού συνολικής αξίας χωρίς να επηρεάζεται κάποια στήλη του παραστατικού (συστημικά προτείνεται στην παραμετροποίηση) «Υπολογισμός ποσότητας»: μεταβολή της στήλης ποσότητας σε αναλογία με το ποσό που έχει ορισθεί στην συνολική αξία (παραστατικό Λιανικής) ή καθαρή αξία (παραστατικό Χονδρικής) βάσει της τιμής μονάδας του είδους «Υπολογισμός τιμής»: μεταβολή της στήλης τιμής μονάδας σε αναλογία με το ποσό που έχει ορισθεί στην συνολική αξία (παραστατικό Λιανικής) ή καθαρή αξία (παραστατικό Χονδρικής) βάσει της ποσότητας στη γραμμή του είδους «Γραμμή Υπολογισμού Έκπτωσης». μεταβολή της στήλης έκπτωσης σε αναλογία με το ποσό που έχει ορισθεί στην συνολική αξία (παραστατικό Λιανικής) ή καθαρή αξία (παραστατικό Χονδρικής) βάσει της ποσότητας και της τιμής μονάδας στη γραμμή του είδους. Στην περιοχή «Markup» δίνεται η δυνατότητα να οριστούν οι τιμές markup «Λιανική Πώλησης» και «Χονδρικής Πώλησης». 8 Στην περιοχή «Εκπτώσεις» δίνονται οι δυνατότητες καταχώρησης εκπτώσεων για: 1. «Λιανική» με εισαγωγή προτεινόμενου ποσοστού έκπτωσης επί της λιανικής τιμής σε παραστατικά λιανικής για το είδος. 2. «Χονδρική Πώληση» με εισαγωγή προτεινόμενου ποσοστού έκπτωσης επί της χονδρικής τιμής πώλησης σε παραστατικά χονδρικής για το είδος. 3. «Αγορά» με εισαγωγή προτεινόμενου ποσοστού έκπτωσης στην τιμή αγορών για τα παραστατικά αγορών. 4. «Μέγιστο» με μέγιστο ποσοστό έκπτωσης. Σε περίπτωση υπέρβασης του μέγιστου ποσοστού έκπτωσης στο πεδίο έκπτωσης στη γραμμή είδους, εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα.

9 Στα «Στοιχεία Λιανικής» δίνεται η δυνατότητα επιλογής «Κατηγορία Λιανικής», λίστα δενδροειδούς μορφής. Επιπρόσθετα, ο χρήστης έχει στη διάθεσή του πολλά πληροφοριακά πεδία για να καλυφθούν οι εκάστοτε ανάγκες του. Στην καρτέλα Σχόλια: Υπάρχει ελεύθερη περιοχή για τη δυνατότητα καταχώρησης οποιουδήποτε ελεύθερου κειμένου αναφορικά με το νέο είδος. Εφόσον ολοκληρωθεί η καταχώρηση όλων των στοιχείων του είδους, η καρτέλα αποθηκεύεται με το κουμπί Αποθήκευση». Εναλλακτικά, μπορεί να επιλεγεί το κουμπί «Αποθήκευση και κλείσιμο» της φόρμας καταχώρησης., ώστε να αποθηκευτεί η καρτέλα και παράλληλα να κλείσει το παράθυρο 9

10 Μεταβολή Είδους Για να γίνει μεταβολή στα στοιχεία ενός είδους, η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού Αρχείο Είδη ανοίγει η οθόνη των ειδών. 10 Στην επόμενη οθόνη, στη Λίστα των ειδών, υπάρχει η μπάρα εργαλείων που βρίσκεται στο επάνω μέρος της οθόνης. Πατώντας την επιλογή Επεξεργασία (το σύμβολο φόρμα μεταβολής του είδους. ) ανοίγει η Εφόσον μεταβληθεί ή προστεθεί κάποιο πεδίο του είδους, η καρτέλα αποθηκεύεται με το κουμπί Αποθήκευση». Εναλλακτικά, μπορεί να επιλεγεί το κουμπί «Αποθήκευση και κλείσιμο» φόρμας καταχώρησης., ώστε να αποθηκευτεί η καρτέλα και παράλληλα να κλείσει το παράθυρο της

11 11

12 Αναζήτηση Είδους Για να γίνει αναζήτηση ενός είδους, η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού Αρχείο Είδη ανοίγει η οθόνη των ειδών. 12 Πάνω από τη Λίστα των ειδών παρέχεται η «Γρήγορη Αναζήτηση» για την πληκτρολόγηση κάποιου στοιχείου που προσδιορίζει το είδος π.χ. πληκτρολογώντας το Όνομα και πατώντας «Enter». Επιπλέον, από την αριστερή πλευρά της οθόνης υπάρχει μια πληθώρα «Γρήγορα Φίλτρα». Επιπρόσθετα, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να εμφανίσει περισσότερα φίλτρα μέσα από το κουμπί Φίλτρα στην μπάρα αναζήτησης. Στη λίστα των ειδών η μέθοδος αναζήτησης «Soundex» εκτελεί ευέλικτη ανεύρεση στα είδη κατά την πληκτρολόγηση, αντιστοιχίζοντας Λατινικούς Ελληνικούς χαρακτήρες. Για παράδειγμα, το είδος με το όνομα «Κινητά» μπορεί να αναζητηθεί και ως «kinita» ή μέρος αυτής της λέξης.

13 Διαγραφή Είδους Η επιτυχής διαγραφή ενός είδους προϋποθέτει ότι το είδος δεν έχει χρησιμοποιηθεί σε παραστατικά. Για να γίνει διαγραφή των στοιχείων ενός είδους, η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού Αρχείο Είδη ανοίγει η οθόνη των Ειδών: 13 Στο πεδίο «Γρήγορη Αναζήτηση», εφόσον ο χρήστης πληκτρολογήσει κάποιο στοιχείο από την καρτέλα του είδους, π.χ. το Όνομα και «Enter», εμφανίζεται το είδος στη λίστα. Αφού το επιλέξει, από τη μπάρα των εργαλείων έχει τη δυνατότητα να πατήσει το κουμπί «Διαγραφή». Εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης και η διαδικασία προχωράει επιλέγοντας «Ναι».