Εγχειρίδιο Χρήσης Υποσυστήματος για ΣΕΚ και ΕΠΑΣ της πλατφόρμας ΜΥVET

Transcript

1 Πράξη/Έργο: Ανάπτυξη πληροφοριακού συστήματος συλλογής και επεξεργασίας δεδομένων που αφορούν στην αντιμετώπιση του φαινομένου της πρόωρης σχολικής εγκατάλειψης Εγχειρίδιο Χρήσης Υποσυστήματος για ΣΕΚ και ΕΠΑΣ της πλατφόρμας ΜΥVET Έκδοση 1.4

2 Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ελλάδα και την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) μέσω του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού, Εκπαίδευση και Διά Βίου Μάθηση »

3 Πίνακας Περιεχομένων 1 Εισαγωγή Ενημέρωση στοιχείων Φορέα Νέες εγγραφές καταρτιζόμενων Δημιουργία τμημάτων Κατανομή καταρτιζόμενων σε τμήματα Διαχείριση καταρτιζόμενων Καρτέλα καταρτιζόμενου Προσωπικά στοιχεία Στοιχεία εγγραφής Στοιχεία επικοινωνίας Οικογενειακά στοιχεία Κλίσεις ονομάτων Μαθήματα Έκδοση Αποτελεσμάτων και Ανανέωση Εγγραφής Τελική επίδοση (Αποτελέσματα εξέτασης & επανεξέτασης) Ανανέωση Εγγραφής Δυναμικό Έκδοση 1.4 σελ. 1

4 1 Εισαγωγή Το παρόν εγχειρίδιο απευθύνεται στους χρήστες του υποσυστήματος για ΣΕΚ και ΕΠΑΣ της πλατφόρμας MYVET. Η υλοποίηση της συνολικής πλατφόρμας και του εν λόγω υποσυστήματος, εντάσσεται στο πλαίσιο της Πράξης με τίτλο «Ανάπτυξη πληροφοριακού συστήματος συλλογής και επεξεργασίας δεδομένων που αφορούν στην αντιμετώπιση του φαινομένου της πρόωρης σχολικής εγκατάλειψης» (Ε.Π. «Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού, Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» ), η οποία είναι μέρος του «Στρατηγικού Πλαισίου Πολιτικής για τη Μείωση της Πρόωρης Εγκατάλειψης του Σχολείου (ΠΕΣ) στην Ελλάδα» του ΥΠΠΕΘ. Η πλατφόρμα MYVET (προσβάσιμη μέσω της ηλεκτρονικής διεύθυνσης αναπτύχθηκε ως επέκταση του myschool 1 με στόχο να διευρύνει το σύνολο των μονάδων εκπαίδευσης/κατάρτισης και εκπαιδευόμενων/καταρτιζόμενων που λαμβάνονται υπόψη στην αποτύπωση της ΠΕΣ στην Ελλάδα, πέραν των σχολικών μονάδων Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης του ΥΠΠΕΘ, που περιλαμβάνονται στο myschool. Το υποσύστημα για ΣΕΚ και ΕΠΑΣ απευθύνεται στους διευθυντές μονάδων ΣΕΚ και ΕΠΑΣ τόσο του ΥΠΠΕΘ όσο και άλλων Υπουργείων που λειτουργούν τέτοιες μονάδες. Οι χρήστες, μέσω κατάλληλων λογαριασμών διαπίστευσης που θα τους διατίθενται, καλούνται να το αξιοποιήσουν για την καταγραφή των παρακάτω δεδομένων: Ενημέρωση των στοιχείων φορέα Αποτύπωση λειτουργούντων τμημάτων ανά ειδικότητα Εγγραφές σπουδαστών/καταρτιζομένων Καταγραφή της επιτυχούς ή όχι φοίτησης του σπουδαστή/καταρτιζόμενου στο τρέχον έτος φοίτησης Καταγραφή στοιχείων ολοκλήρωσης φοίτησης σπουδαστή/καταρτιζόμενου Στις επόμενες ενότητες περιγράφονται οι απαιτούμενες ενέργειες που πρέπει να γίνουν στο σύστημα ανά κατηγορία δεδομένων/λειτουργιών. 2 Ενημέρωση στοιχείων Φορέα Στη σελίδα ΦΟΡΕΑΣ > Ο Φορέας μου γίνεται παρουσίαση και διαχείριση του Φορέα σας, όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε κάποια στοιχεία της Μονάδας σας, όπως Επωνυμία, Στοιχεία Διευθυντή-Υποδιευθυντή, Ταχ. Διεύθυνση κ.α. 1 Το πληροφοριακό σύστημα myschool αποτελεί το βασικό μηχανογραφικό εργαλείο του ΥΠΠΕΘ για την καθημερινή διοικητική υποστήριξη των σχολικών μονάδων Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης της επικράτειας και των υψηλότερων διοικητικά εκπαιδευτικών δομών (διευθύνσεις, περιφερειακές διευθύνσεις, κεντρική υπηρεσία ΥΠΠΕΘ). Έκδοση 1.4 σελ. 2

5 Μετά από κάθε επεξεργασία, επιλέγετε «Αποθήκευση» στο επάνω μέρος της οθόνης για αποθήκευση των δεδομένων σας. Τέλος, μπορείτε να δηλώσετε και να αποθηκεύσετε την ακριβή Γεωγραφική θέση της μονάδας σας με χρήση google maps, όπως επίσης να καταχωρίσετε διάφορες Παρατηρήσεις με τη μορφή ελεύθερου κειμένου. 3 Νέες εγγραφές καταρτιζόμενων Μέσω της επιλογής ΚΑΤΑΡΤΙΖΟΜΕΝΟΙ > Εγγραφές Καταρτιζόμενων > Νέες Εγγραφές καταρτιζόμενων, μπορείτε να εγγράψετε μεμονωμένα έναν καταρτιζόμενο στη Μονάδα σας. Καθώς η βάση δεδομένων του MYVET και του myschool επικοινωνούν, είναι πολύ πιθανό ο καταρτιζόμενος που επιθυμείτε να εγγράψετε στη Μονάδα σας να βρεθεί σε (ή αλλιώς να έχει αποφοιτήσει από) κάποια Σχολική Μονάδα της Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης. Για το λόγο αυτό και για να υπάρχει συνέπεια στις εγγραφές μεταξύ των δύο συστημάτων το βήμα αναζήτησης στη βάση του myschool είναι υποχρεωτικό. Έτσι, αρχικά συμπληρώνετε τη φόρμα Στοιχεία Αναγνώρισης Καταρτιζόμενου. Έκδοση 1.4 σελ. 3

6 Επιλέγετε «Αναζήτηση», και η αναζήτηση αυτή θα πραγματοποιηθεί σε όλους τους ενεργούς καταρτιζόμενους του MYVET καθώς και σε όλους τους μαθητές με απολυτήριο Γυμνασίου στο σύστημα myschool. Το σύστημα θα αναζητήσει τον καταρτιζόμενο και: αν για τον καταρτιζόμενο ΔΕΝ βρεθεί αντιστοίχιση, θα εμφανιστεί το παρακάτω μήνυμα στο πάνω μέρος της σελίδας. αν για τον καταρτιζόμενο βρεθεί αντιστοίχιση, θα εμφανιστεί νέο παράθυρο στο οποίο θα εμφανίζονται οι Καταρτιζόμενοι που βρίσκονται καταχωρισμένοι ήδη στη Βάση Δεδομένων με βάση τα Στοιχεία Αναγνώρισης που χρησιμοποιήσατε. Έκδοση 1.4 σελ. 4

7 Εφόσον η εγγραφή που εμφανίζεται αντιστοιχεί στον καταρτιζόμενο που επιθυμείτε, τον επιλέγετε πατώντας το σύμβολο. Στη συνέχεια, συμπληρώνετε τα Στοιχεία εγγραφής καθώς και τις Πληροφορίες ταυτοποίησης, δίνοντας προσοχή στα υποχρεωτικά πεδία (*). Τέλος, επιλέγετε «Αποθήκευση» στο επάνω μέρος της οθόνης για αποθήκευση των δεδομένων σας. Έκδοση 1.4 σελ. 5

8 Σε κάθε περίπτωση, αν κάποιο πεδίο είναι υποχρεωτικό ή έχει συμπληρωθεί με μη επιτρεπτή τιμή, η εφαρμογή θα σας κατευθύνει κατάλληλα με μηνύματα λάθους. Για να εγγράψετε έναν νέο καταρτιζόμενο, επιλέγετε «Νέα Εγγραφή» και επαναλαμβάνετε την παραπάνω διαδικασία. 4 Δημιουργία τμημάτων Από τη σελίδα ΜΟΝΑΔΑ > Διαχείριση Τμημάτων μπορείτε να διαχειριστείτε (δημιουργία, διαγραφή, τροποποίηση) τα τμήματα της Μονάδας σας. Αρχικά εμφανίζονται τα κριτήρια αναζήτησης ενός τμήματος. Επιλέγετε «Αναζήτηση» για να προβληθούν τα αποτελέσματα της αναζήτησής σας. Για να δημιουργήσετε ένα νέο τμήμα επιλέγετε το εικονίδιο μεταφερθείτε σε επόμενη σελίδα.. Στη συνέχεια, θα Μόλις συμπληρώσετε τα πεδία της τάξης και της ειδικότητας, το πλέγμα ενημερώνεται με τα μαθήματα της ειδικότητας καθώς και τις ώρες διδασκαλίας του κάθε μαθήματος με βάση το πρόγραμμα σπουδών. Ωστόσο, αν επιθυμείτε κάποια αλλαγή στις ώρες, αυτή είναι εφικτή από τη στήλη «Ώρες διδασκαλίας στο τμήμα». Έκδοση 1.4 σελ. 6

9 Επιλέγετε για την αποθήκευση των δεδομένων σας. 4.1 Κατανομή καταρτιζόμενων σε τμήματα Αφού δημιουργήσετε τα τμήματά σας, πρέπει να εντάξετε τους καταρτιζόμενους σε αυτά. Ένας απλός τρόπος είναι μέσω της καρτέλας «Κατανομή καταρτιζόμενων σε τμήματα» (ΚΑΤΑΡΤΙΖΟΜΕΝΟΙ > Εγγραφές Καταρτιζόμενων > Κατανομή καταρτιζόμενων σε τμήματα). Σε αυτή τη σελίδα μπορείτε να κατανείμετε μαζικά τους καταρτιζόμενους της Μονάδας σας σε τμήμα/τα που υπάρχουν σε αυτήν. Επιλέγοντας τάξη και ειδικότητα κατάρτισης, εμφανίζεται ο πίνακας με όλους τους καταρτιζόμενους της τάξης και ειδικότητας που έχετε επιλέξει. Τοποθετείτε τους καταρτιζόμενούς σας σε τμήμα και επιλέγετε «Αποθήκευση» των δεδομένων σας. 5 Διαχείριση καταρτιζόμενων Από τη σελίδα ΚΑΤΑΡΤΙΖΟΜΕΝΟΙ > Κατάλογος καταρτιζόμενων και αναλυτικά στοιχεία καταρτιζόμενου μπορείτε να αναζητήσετε καταρτιζόμενους και στη συνέχεια να προβάλετε και να διαχειριστείτε τα στοιχεία τους. Έκδοση 1.4 σελ. 7

10 5.1 Καρτέλα καταρτιζόμενου Προσωπικά στοιχεία Σε αυτή τη σελίδα μπορείτε να εισάγετε και να επεξεργαστείτε τα προσωπικά στοιχεία του καταρτιζόμενου. Έκδοση 1.4 σελ. 8

11 5.1.2 Στοιχεία εγγραφής Σε αυτή τη σελίδα μπορείτε να επεξεργαστείτε και να τροποποιήσετε τα στοιχεία εγγραφής του καταρτιζόμενου. Έκδοση 1.4 σελ. 9

12 Αρχικά στο πεδίο «Επιλογή Ειδικότητας Τάξης Κατάστασης Φοίτησης» εμφανίζεται η εγγραφή του καταρτιζόμενου στην ειδικότητα, τάξη και σχολικό έτος που τον έχετε εγγράψει. Σας δίνετε η επιλογή αλλαγής ειδικότητας, εφόσον ο καταρτιζόμενος παρακολουθεί την Α Τάξη και εφόσον δεν έχετε προβεί σε έκδοση αποτελεσμάτων. Σας δίνετε η επιλογή, εφόσον ο καταρτιζόμενος παρακολουθεί την Β Τάξη, να δημιουργήσετε εγγραφές σε προηγούμενες τάξεις για το Σχολικό Έτος που επιθυμείτε. Στο επόμενο πεδίο «Εγγραφή σε Τμήμα» μπορείτε να προσθέσετε τον καταρτιζόμενο σε τμήμα που έχετε ήδη δημιουργήσει από την καρτέλα διαχείρισης τμημάτων. Στα στοιχεία εγγραφής φαίνονται όλα τα στοιχεία εισόδου του καταρτιζόμενου, τα οποία έχουν αποθηκευτεί με την αρχική εγγραφή του στο σύστημα. Στο πεδίο «στοιχεία εγγραφής» υπάρχουν οι εξής επιλογές για την εγγραφή του καταρτιζόμενου: Επιλέγοντας διαγράφετε όλο το ιστορικό του καταρτιζόμενου από τη Βάση Δεδομένων. Επιλέγοντας διαγράφετε μόνο την εγγραφή του καταρτιζόμενου στην ειδικότητα και στην τάξη του τρέχοντος έτους. Τέλος, η φόρμα «Διακοπή Φοίτησης» αφορά στη διακοπή φοίτησης του καταρτιζόμενου ενώ στο κάτω μέρος της σελίδας εμφανίζεται ο πίνακας «Ιστορικό Εγγραφών». Σε αυτόν τον Έκδοση 1.4 σελ. 10

13 πίνακα εμφανίζεται το ιστορικό φοίτησης του καταρτιζόμενου. Πιο συγκεκριμένα, αναφέρονται τα στοιχεία εγγραφής και φοίτησης (Τάξη, Κατάσταση, Αποτέλεσμα κλπ.) Στοιχεία επικοινωνίας Σε αυτή τη σελίδα μπορείτε να εισάγετε και να επεξεργαστείτε τα στοιχεία επικοινωνίας του καταρτιζόμενου. Επιλέγετε «Αποθήκευση» για αποθήκευση των δεδομένων σας Οικογενειακά στοιχεία Σε αυτή τη σελίδα μπορείτε να εισάγετε και να επεξεργαστείτε τα στοιχεία των γονέων (πατέρα και μητέρας αντίστοιχα) του καταρτιζόμενου. Καταχωρώντας τα πεδία «Επώνυμο πατέρα» και «Γένος μητέρας», το σύστημα δημιουργεί αυτόματα και αποθηκεύει τις κλίσεις ονομάτων που βρίσκονται στην καρτέλα καταρτιζόμενου. Έκδοση 1.4 σελ. 11

14 Επιλέγετε «Αποθήκευση» για αποθήκευση των δεδομένων σας Κλίσεις ονομάτων Σε αυτή τη σελίδα εμφανίζονται οι κλίσεις ονομάτων οι οποίες έχουν παραχθεί αυτόματα από την καρτέλα «Οικογενειακά στοιχεία» Μαθήματα Σε αυτή τη σελίδα εμφανίζονται τα μαθήματα της ειδικότητας που έχει εγγραφεί καταρτιζόμενος. ο Έκδοση 1.4 σελ. 12

15 6 Έκδοση Αποτελεσμάτων και Ανανέωση Εγγραφής 6.1 Τελική επίδοση (Αποτελέσματα εξέτασης & επανεξέτασης) Από τη σελίδα ΚΑΤΑΡΤΙΖΟΜΕΝΟΙ > Έκδοση Αποτελεσμάτων > Τελική επίδοση (Αποτελέσματα εξέτασης & επανεξέτασης) έχετε τη δυνατότητα να εξάγετε το τελικό αποτέλεσμα (ΠΡΟΑΓΕΤΑΙ, ΠΑΡΑΠΕΜΠΕΤΑΙ, ΑΠΟΡΡΙΠΤΕΤΑΙ) για κάθε καταρτιζόμενο. Αρχικά, συμπληρώνετε τα κριτήρια αναζήτησης επιλέγοντας την Τάξη, την Περίοδο (τελική εξέταση ή επανεξέταση) και Ειδικότητα Κατάρτισης. Τέλος, επιλέγετε «Αναζήτηση». Εμφανίζεται ο πίνακας με τους καταρτιζόμενους. Συμπληρώνετε υποχρεωτικά τον Αριθμό Πρωτοκόλλου της Πράξης που επικυρώνει τα αποτελέσματα και επιλέγετε την Κατάσταση φοίτησης. Μπορείτε αν θέλετε να τσεκάρετε μαζικά όλους τους καταρτιζόμενους με το Έκδοση 1.4 σελ. 13

16 κουμπί. Σε αντίθετη περίπτωση, επιλέγετε τον καταρτιζόμενο που επιθυμείτε δηλώνοντας την κατάσταση φοίτησής του. Τέλος, επιλέγετε. Για τις ΣΕΚ Για τους καταρτιζόμενους που φοιτούν στην Α Τάξη, η κατάσταση φοίτησης μπορεί να είναι: Προάγεται: οι καταρτιζόμενοι προάγονται στην Β Τάξη. Παραπέμπεται: οι καταρτιζόμενοι παραπέμπονται σε Επανεξέταση. Επαναπαρακολούθηση: οι καταρτιζόμενοι παρακολουθούν την Α Τάξη. Για τους καταρτιζόμενους που φοιτούν στη Β Τάξη, η κατάσταση φοίτησης μπορεί να είναι: Προάγεται: οι καταρτιζόμενοι προάγονται στην τάξη Μαθητείας. Παραπέμπεται: οι καταρτιζόμενοι παραπέμπονται σε Επανεξέταση. Απολύεται: οι καταρτιζόμενοι Απολύονται. Επαναπαρακολούθηση: οι καταρτιζόμενοι παρακολουθούν την Β Τάξη. Στην περίπτωση της Επανεξέτασης για την Α Τάξη, η κατάσταση φοίτησης μπορεί να είναι: Προάγεται: οι καταρτιζόμενοι προάγονται στην Β Τάξη. Επαναπαρακολούθηση: οι καταρτιζόμενοι παρακολουθούν την Α Τάξη. Στην περίπτωση της Επανεξέτασης για τη Β Τάξη, η κατάσταση φοίτησης μπορεί να είναι: Προάγεται: οι καταρτιζόμενοι προάγονται στην τάξη Μαθητείας. Απολύεται: οι καταρτιζόμενοι Απολύονται. Επαναπαρακολούθηση: οι καταρτιζόμενοι παρακολουθούν την Β Τάξη. Έκδοση 1.4 σελ. 14

17 Τέλος, για τον καταρτιζόμενο που παρακολουθεί την τάξη Μαθητεία, η κατάσταση φοίτησης μπορεί να είναι: Επιτυχής: οι καταρτιζόμενοι ολοκληρώνουν τη φοίτησή τους. Ανεπιτυχής: οι καταρτιζόμενοι επαναλαμβάνουν την τάξη Μαθητείας. Για τις ΕΠΑΣ Για τους καταρτιζόμενους που φοιτούν στην Α Τάξη, η κατάσταση φοίτησης μπορεί να είναι: Προάγεται: οι καταρτιζόμενοι προάγονται στην Β Τάξη. Παραπέμπεται: οι καταρτιζόμενοι παραπέμπονται σε Επανεξέταση. Απορρίπτεται: οι καταρτιζόμενοι επαναλαμβάνουν την τάξη. Για τους καταρτιζόμενους που φοιτούν στην Β Τάξη, η κατάσταση φοίτησης μπορεί να είναι: Παραπέμπεται: οι καταρτιζόμενοι παραπέμπονται σε Επανεξέταση. Απολύεται: οι καταρτιζόμενοι Απολύονται. Στην περίπτωση της Επανεξέτασης για την Α Τάξη η κατάσταση φοίτησης μπορεί να είναι: Προάγεται: οι καταρτιζόμενοι προάγονται στην Β Τάξη. Απορρίπτεται: οι καταρτιζόμενοι επαναλαμβάνουν την τάξη. Επανεξέταση μαθήματος: οι καταρτιζόμενοι έχουν την δυνατότητα επανεξέτασης του μαθήματος. Στην περίπτωση της Επανεξέτασης για την Β Τάξη, η κατάσταση φοίτησης μπορεί να είναι: Επανεξέταση μαθήματος: οι καταρτιζόμενοι έχουν την δυνατότητα επανεξέτασης του μαθήματος Απολύεται: οι καταρτιζόμενοι απολύονται. 6.2 Ανανέωση Εγγραφής Έχοντας εκτελέσει Τελική Επίδοση καταρτιζόμενων από τη σελίδα (ΚΑΤΑΡΤΙΖΟΜΕΝΟΙ > Ανανέωση Εγγραφής), μπορείτε να ανανεώσετε τις εγγραφές των καταρτιζόμενων στο επόμενο σχολικό έτος. Για τους καταρτιζόμενους που θέλετε να προαχθούν από τη Α στην Β Τάξη, συμπληρώνετε τα κριτήρια αναζήτησης και επιλέγετε «Αναζήτηση». Έκδοση 1.4 σελ. 15

18 Εμφανίζεται ο πίνακας με τους καταρτιζόμενους. Επιλέγοντας επιλέγετε αυτόματα όλους τους καταρτιζόμενους. Οι εγγραφές του πίνακα με κόκκινο χρώμα υποδηλώνουν την Προαγωγή τους στο επόμενο σχολικό έτος. Τέλος, επιλέγετε σχολικό έτος. και οι καταρτιζόμενοι μεταφέρονται αυτόματα στο επόμενο Ακολουθείτε την ίδια διαδικασία για τους καταρτιζόμενους που Απορρίπτονται. Έκδοση 1.4 σελ. 16

19 7 Δυναμικό Σε αυτή τη σελίδα (ΜΟΝΑΔΑ > Δυναμικό) μπορείτε να δείτε τη συγκεντρωτική κατάσταση των καταρτιζόμενων ανά τάξη και ειδικότητα κατάρτισης. Έκδοση 1.4 σελ. 17