ΚΡΑΤΙΚΩΝ ΕΝΙΣΧΥΣΕΩΝ
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. ΣΚΟΠΟΣ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ 2. ΒΗΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ 3. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑΣ ΔΑΠΑΝΩΝ 3.1 Μη επιλέξιμες δαπάνες 3.2 Τήρηση Βασικών φορολογικών διατάξεων 3.2.1 Χρόνος έκδοσης παραστατικών. 3.2.2 Μη υπόχρεοι απεικόνισης συναλλαγών (να παρέχουν τιμολόγια ή αποδείξεις δαπάνης). 3.2.3 Εξόφληση παραστατικών με μετρητά ή τραπεζική συναλλαγή 3.3 Τήρηση διαδικασίας σύναψης συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών 4. ΣΗΜΕΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ 4.1 Έλεγχος των παραστατικών των δαπανών και των λοιπών συνοδευτικών στοιχείων 4.2 Τρόπος εξόφλησης παραστατικών 4.3 Τήρηση διακριτού λογιστικού λογαριασμού 4. 4 Τεκμηρίωση Ιδίας Συμμετοχής 5. ΚΑΤΕΥΘΥΝΣΕΙΣ ΑΝΑ ΕΙΔΟΣ ΕΝΙΣΧΥΣΗΣ-ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΔΑΠΑΝΗΣ (Στοιχειά - Έγγραφα Τεκμηρίωσης - Απαραίτητα Παραστατικά) 5.1 Διαμόρφωση χώρων, προμήθεια εξοπλισμού και λογισμικού 5.2 Υπηρεσίες εξωτερικών συμβούλων, κόστος της κατάθεσης Διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας και άλλων δικαιωμάτων βιομηχανικής ιδιοκτησίας, συμμετοχή σε εκθέσεις 5.3 Αμοιβές προσωπικού 5.4 Γενική - ειδική επαγγελματική εκπαίδευση 5.5 Έμμεσες δαπάνες 6. ΈΓΓΡΑΦΑ ΑΝΑΦΟΡΑΣ Έκδοση 01 / 24-01-2014 Σελ. 1/27
1. ΣΚΟΠΟΣ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ Σκοπός του παρόντος κειμένου είναι η διευκόλυνση των Οργάνων Ελέγχου(Ο.Ε) στην διεξαγωγή του ελέγχου (επιτόπιου ή όχι) του οικονομικού αντικείμενου των έργων, που χρηματοδοτούνται από την ΓΓΕΤ. Σκοπός του οικονομικού ελέγχου είναι η επαλήθευση της πραγματοποίησης των δαπανών, που δηλώνουν οι δικαιούχοι για τα έργα που εκτελούν, καθώς και της συμμόρφωσής τους με τους όρους της απόφασης χρηματοδότησης - ένταξης /σύμβασης έργου και τους κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες. Το Όργανο Ελέγχου θα πρέπει να έχει πλήρη εικόνα του έργου καθώς και όλων των προηγούμενων ελέγχων και να λαμβάνει υπόψη τυχόν διαπιστώσεις και παρατηρήσεις, που έχουν καταγραφεί σε αυτούς. Οι διαπιστώσεις του οργάνου ελέγχου στηρίζονται και απεικονίζουν την πιστή καταγραφή της πραγματικότητας στο ελεγχόμενο έργο. 2. ΒΗΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Πιο κάτω αναφέρονται τα διακριτά στάδια για την πραγματοποίηση του ελέγχου οικονομικού αντικειμένου από το Ο.Ε. Προετοιμασία Ελέγχου (Προπαρασκευαστικές ενέργειες της ελεγκτικής ομάδας πριν την μετάβασή της στην επιχείρηση για έλεγχο). Διερεύνηση και ακριβής οριοθέτηση του αντικειμένου του συγκεκριμένου ελέγχου : Ο σκοπός-αντικείμενο του κάθε ελέγχου περιγράφεται συνοπτικά στην απόφαση συγκρότησης του Ο.Ε.. Το Ο.Ε. θα πρέπει να προβεί σε σχετική συνεργασία με την αρμόδια Υπηρεσία -Διεύθυνση, για τον επακριβή και αναλυτικό καθορισμό του περιεχόμενου του ελέγχου, που το Ο.Ε. καλείται να διενεργήσει, ώστε να καθορίσει και τις απαιτήσεις, που θα έχει ο έλεγχος. Ειδικά στις περιπτώσεις ελέγχων που δεν γίνονται κατόπιν αιτήσεως του επενδυτή (δεν αφορούν ελέγχους πιστοποίησης Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 2/27
προόδου εργασιών επένδυσης για καταβολή δόσεων), μπορεί να απαιτείται ουσιαστικότερη συνεργασία για την οριοθέτηση του περιεχομένου του ελέγχου. Συγκέντρωση όλων των απαραίτητων στοιχείων της επένδυσης, για δημιουργία ενός φακέλου ελέγχου. Το Ο.Ε. θα συγκεντρώσει σε συνεργασία με την αρμόδια Υπηρεσία - Διεύθυνση, την εγκριτική απόφαση, όλες τις τυχόν τροποποιητικές αποφάσεις της εγκριτικής (μαζί με τα αντίστοιχα εισηγητικά προς την Επιτροπή ή την Υπηρεσία), την αίτηση του επενδυτή για διενέργεια του ελέγχου (αν ο έλεγχος γίνεται μετά από αίτησή του), την απόφαση συγκρότησης του Ο.Ε. (ή την εντολή διενέργειας του ελέγχου) καθώς και όλες τις εκθέσεις των προγενέστερων ελέγχων, που τυχόν έχουν γίνει. Μετά την συγκέντρωση όλων αυτών των στοιχείων,το Ο.Ε. ενημερώνεται για να αποκτήσει σφαιρική γνώση του ελεγχόμενου έργου. Επιτόπιος Έλεγχος ή Έλεγχος από προσκομισθέντα παραστατικά Κατά τον επιτόπιο ή μή έλεγχο πραγματοποιούνται: Έλεγχος γενικών στοιχείων του φορέα. Έλεγχος τόπου εγκατάστασης Έλεγχος των παραστατικών των δαπανών και των λοιπών συνοδευτικών στοιχείων κατά κατηγορία δαπάνης Έλεγχος των λογιστικών εγγραφών των παραστατικών δαπανών του έργου Έλεγχος της εξόφλησης των παραστατικών Έλεγχος των πηγών χρηματοδότησης της επένδυσης Έκθεση Ελέγχου Για την ολοκλήρωση της διαδικασίας του ελέγχου απαιτείται η σύνταξη και η υπογραφή, από τα μέλη του Ο.Ε. της Έκθεσης Ελέγχου. Η έκθεση αυτή περιλαμβάνει τα αποτελέσματα του ελέγχου και υποβάλλεται αμέσως στην αρμόδια Υπηρεσία. 3. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑΣ ΔΑΠΑΝΩΝ Επιλέξιμες για χρηματοδότηση θεωρούνται οι εξοφλημένες δαπάνες, που προβλέπονται στην Απόφαση Χρηματοδότησης και στο Τεχνικό Παράρτημα Έργου (όπως ενδέχεται να Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 3/27
τροποποιηθούν), και εφόσον διαπιστώνεται η σχέση τους με το έργο, το εύλογο του κόστους τους και η νομιμότητά τους. Όλες οι δαπάνες στηρίζονται υποχρεωτικά σε αντίστοιχα παραστατικά, π.χ. αποδείξεις, δελτία αποστολής, εξοφλημένα τιμολόγια κλπ. ή από λογιστικά έγγραφα ισοδύναμης αποδεικτικής ισχύος σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία. Τα παραστατικά των δαπανών κάθε έργου για να θεωρηθούν επιλέξιμα, πρέπει να έχουν εκδοθεί μέχρι τη λήξη του έργου (φυσικό αντικείμενο) και εξοφληθεί το αργότερο μέχρι την ημερομηνία που προβλέπει ο σχετικός Οδηγός Εφαρμογής της Πράξης στην οποία εντάσσεται το προς έλεγχο έργο. Οι δαπάνες για γενικά έξοδα (ενοίκιο, δαπάνες ύδρευσης, θέρμανσης, ηλεκτροδότησης) είναι επιλέξιμες εφόσον αποδεικνύεται ότι συνδέονται άμεσα με την υλοποίηση του έργου, αντιστοιχούν σε παραδοτέο του και συνοδεύονται υποχρεωτικά από αντίστοιχα παραστατικά. Ειδικότερα οι δαπάνες για γενικά έξοδα είναι επιλέξιμες: στις περιπτώσεις που προβλέπονται στον Οδηγό Εφαρμογής της Πράξης στην οποία εντάσσεται το προς έλεγχο έργο. όταν σχετίζονται με το αντικείμενο του έργου,όπως αυτό περιγράφεται στην εγκριτική απόφαση ή το ΤΠΕ. όταν εφαρμόζεται αποδεκτή μέθοδος αντικειμενικού επιμερισμού των σχετικών δαπανών / παραστατικών εξόφλησης ή πληρωμής (όπου χρειάζεται), η οποία δεν μπορεί να διαφοροποιείται κατά τη διάρκεια του έργου. Ο Φόρος Προστιθέμενης Αξίας (ΦΠΑ) είναι επιλέξιμη δαπάνη, υπό τους όρους και προϋποθέσεις, που προσδιορίζονται στον Οδηγό Εφαρμογής της Πράξης στην οποία εντάσσεται το προς έλεγχο έργο. 3.1. Μη επιλέξιμες δαπάνες Δεν είναι επιλέξιμες οι ακόλουθες δαπάνες : οι τόκοι ή η απόδοση του χρησιμοποιηθέντος κεφαλαίου οποιεσδήποτε προβλέψεις για πιθανές μελλοντικές ζημίες ή υποχρεώσεις, Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 4/27
αβάσιμες δαπάνες, μεταξύ των οποίων και οι μη δυνάμενες να διαπιστωθούν πλήρως δαπάνες που έχουν χρηματοδοτηθεί από τρίτους, Οποιαδήποτε δαπάνη πραγματοποιήθηκε πριν από την ημερομηνία επιλεξιμότητας που ορίζεται στον Οδηγό της Δράσης ή στην εγκριτική απόφαση και μετά από την ημερομηνία λήξης του έργου. 3.2 Τήρηση Βασικών φορολογικών διατάξεων 3.2.1 Χρόνος έκδοσης παραστατικών. Σύμφωνα με τις ισχύουσες φορολογικές διατάξεις, το τιμολόγιο (πώλησης αγαθών, παροχής υπηρεσιών, εκτέλεσης τεχνικών έργων ή εγκαταστάσεων κ.λπ.), εκδίδεται κατά την παράδοση ή την έναρξη της αποστολής των αγαθών στον παραλήπτη, κατά περίπτωση. Κατ' εξαίρεση, το τιμολόγιο εκδίδεται το αργότερο σε ένα (1) μήνα από την παράδοση ή αποστολή των αγαθών στον αγοραστή και πάντως μέσα στην ίδια διαχειριστική περίοδο των συμβαλλομένων. [άρθρο 6 14 του Ν. 4093/2012 (Κ.Φ.Α.Σ)] 3.2.2 Μη υπόχρεοι απεικόνισης συναλλαγών (να παρέχουν τιμολόγια ή αποδείξεις δαπάνης). Σύμφωνα με τις ισχύουσες φορολογικές διατάξεις, δεν υποχρεούνται σε έκδοση τιμολογίων ή αποδείξεων δαπανών: α) φυσικά πρόσωπα μη υπόχρεα απεικόνισης συναλλαγών (με εξαίρεση αυτούς που ασκούν ελευθέριο επάγγελμα κατονομαζόμενο στην 1 του άρθρου 48 του Ν. 2238/1994, όπως σύμβουλοι επιχειρήσεων, δικηγόροι, λογιστές, μηχανικοί κ.λπ.) υπό τις ακόλουθες αθροιστικά προϋποθέσεις: Ευκαιριακή άσκηση παρεπόμενης δραστηριότητας, πώλησης αγαθών ή παροχής υπηρεσιών. Ως ευκαιριακή παρεπόμενη δραστηριότητα χαρακτηρίζεται η δραστηριότητα, που ασκείται όχι κατά σύστημα και αποδεικνύεται από πραγματικά γεγονότα, τα οποία κρίνονται από τον αρμόδιο προϊστάμενο Δ.Ο.Υ. Τέτοια πραγματικά γεγονότα αποτελούν ιδίως η συνέχεια ή μη της άσκησης της δραστηριότητας αυτής, η ύπαρξη ιδιαίτερης επαγγελματικής εγκατάστασης, η ύπαρξη ιδιαίτερου εξοπλισμού και Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 5/27
μηχανικών μέσων για την παροχή των υπηρεσιών αυτών και γενικότερα εάν η παροχή των υπηρεσιών αυτών έχει τα χαρακτηριστικά της οργανωμένης επιχείρησης. Ο αντισυμβαλλόμενος προς στον οποίο παρέχεται η υπηρεσία ή πωλούνται τα αγαθά πρέπει να είναι πρόσωπο, που έχει υποχρέωση να εκδίδει στοιχείο προβλεπόμενο από τις διατάξεις του Κ.Φ.Α.Σ. για τις πράξεις αυτές, δηλαδή πρόσωπο υπόχρεο του Κ.Φ.Α.Σ. ή πρόσωπο της παραγράφου 1 του άρθρου 3 του Κώδικα αυτού (Δημόσιο, ημεδαπό ή αλλοδαπό νομικό πρόσωπο ή επιτροπή ή ένωση προσώπων μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα). Ο χαρακτηρισμός του πιο πάνω προσώπου ως μη υπόχρεου για τις εν λόγω ευκαιριακές πράξεις δεν συναρτάται από το ύψος της αμοιβής του ή από την αξία των πωλούμενων αγαθών. Τονίζεται ότι λαμβανομένου υπόψη ότι η διάταξη αυτή αναφέρεται στον χαρακτηρισμό προσώπου ως μη υπόχρεου έκδοσης παραστατικού, δεν περιλαμβάνει το φυσικό πρόσωπο, που ήδη είναι υπόχρεο εφαρμογής του Κ.Φ.Α.Σ. και παράλληλα ευκαιριακά παρέχει άλλες υπηρεσίες ή πωλεί άλλα αγαθά. Ενδεικτικές περιπτώσεις για την κατηγορία αυτή είναι η καταβολή αμοιβών σε περιστασιακά απασχολούμενους εισηγητές σεμιναρίων και συγγραφείς, δημόσιους ή ιδιωτικούς υπαλλήλους ή συνταξιούχους, εφόσον δεν είναι υπόχρεοι απεικόνισης συναλλαγών για άλλη δραστηριότητα κ.λπ. [άρθρο 3 2 του Ν. 4093/2012 (Κ.Φ.Α.Σ)] β) φυσικά πρόσωπα υπόχρεα απεικόνισης συναλλαγών (με εξαίρεση αυτούς που ασκούν ελευθέριο επάγγελμα κατονομαζόμενο στην 1 του άρθρου 48 του Ν. 2238/1994, όπως σύμβουλοι επιχειρήσεων, δικηγόροι, λογιστές, μηχανικοί κ.λπ.), που πραγματοποίησαν κατά την προηγούμενη ετήσια διαχειριστική περίοδο ακαθάριστα έσοδα μέχρι πέντε χιλιάδες (5.000) ευρώ από την πώληση αγαθών ή την παροχή υπηρεσιών, αθροιστικά ή διαζευκτικά. [άρθρο 3 3 του Ν. 4093/2012 (Κ.Φ.Α.Σ)] Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 6/27
Στις ανωτέρω δύο (2) περιπτώσεις, οι συναλλαγές αποδεικνύονται από τον λήπτη των υπηρεσιών με έγγραφη συμφωνία (συμφωνητικό), υπεύθυνη δήλωση ή τιμολόγιο (λήψης υπηρεσιών) στα οποία θα περιλαμβάνονται, τα στοιχεία των συμβαλλομένων (ονοματεπώνυμο ή επωνυμία, διεύθυνση και Α.Φ.Μ.) καθώς και τα στοιχεία της συναλλαγής (είδος των αγαθών, ποσότητα, μονάδα μέτρησης, τιμή μονάδας και αξία ή είδος των υπηρεσιών και αμοιβή, η οποία, όπου συντρέχει περίπτωση, αναλύεται κατά συντελεστή Φ.Π.Α. ή απαλλαγή από το Φ.Π.Α.). [άρθρο 6 5, 10 και 11 του Κ.Φ.Α.Σ., ΠΟΛ.1004/4.1.2013] 3.2.3 Εξόφληση παραστατικών με μετρητά ή τραπεζική συναλλαγή Η εξόφληση κάθε δαπάνης (τμηματική ή ολική), για να είναι επιλέξιμη, πρέπει να γίνει ως ακολούθως: Φορολογικά στοιχεία αξίας ή λοιπά έγγραφα, που εκδίδονται ή συντάσσονται αντί φορολογικών στοιχείων, συνολικής αξίας κάτω των τριών χιλιάδων (3.000) ευρώ (με ΦΠΑ), εξοφλούνται απευθείας στον προμηθευτή με μετρητά ή επιταγές της επιχείρησης ή μέσω τραπεζικών λογαριασμών (θα αποδεικνύεται η εξόφλησή τους και μέσω του λογαριασμού όψεως της εταιρείας). Φορολογικά στοιχεία αξίας ή λοιπά έγγραφα, που εκδίδονται ή συντάσσονται αντί φορολογικών στοιχείων, συνολικής αξίας άνω των τριών χιλιάδων (3.000) ευρώ (με ΦΠΑ), τα οποία εκδίδονται για συναλλαγές μεταξύ επιτηδευματιών εξοφλούνται μέσω επαγγελματικών τραπεζικών λογαριασμών του εκδότη-πωλητή αγαθών ή υπηρεσιών και του λήπτη των αντίστοιχων στοιχείων ή με επιταγές που εξοφλούνται μέσω των ιδίων λογαριασμών. Δεν επιτρέπεται εξόφληση των στοιχείων αυτών με μετρητά. Δεν επιτρέπεται κατακερματισμός της δαπάνης που οδηγεί σε αποφυγή της παραπάνω υποχρέωσης (δηλαδή δεν επιτρέπεται τμηματική πληρωμή τιμολογίου, με σκοπό την μετάπτωση σε μικρότερη κατηγορία τρόπου εξόφλησης δαπανών). [άρθρο 10 6 του Ν.4093/2012 (Κ.Φ.Α.Σ.). Σημειώνεται ότι, φορολογικά στοιχεία, συνολικής αξίας άνω των πεντακοσίων (500) ευρώ (με ΦΠΑ), τα οποία εκδίδονται για συναλλαγές Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 7/27
μεταξύ επιτηδευματιών και εξοφλούνται με μετρητά δεν θεωρούνται επιχειρηματικές δαπάνες - άρθρο 23 β του Ν.4172/2013] εκπιπτόμενες 3.3 Τήρηση διαδικασίας σύναψης συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών Οι Δημόσιοι Φορείς οφείλουν να τηρούν την νομοθεσία που αφορά την σύναψη δημοσίων συμβάσεων για την προμήθεια προϊόντων και υπηρεσιών. Ειδικότερα οφείλουν να εφαρμόζουν τα: ΠΔ 59/2007 (ΦΕΚ Α 63/16-3-07) «Προσαρμογή της ελληνικής νομοθεσίας στις διατάξεις της οδηγίας 2004/17/ΕΚ- περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων στους τομείς του ύδατος, της ενέργειας, των μεταφορών και των ταχυδρομικών υπηρεσιών». ΠΔ 60/2007 (ΦΕΚ Α 64/16-3-07) «Προσαρμογή της ελληνικής νομοθεσίας στις διατάξεις της οδηγίας 2004/18/ΕΚ περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών». Τον εγκεκριμένο οικείο Κανονισμό Προμηθειών τους ή κατ αναλογία το ΠΔ 118/2007 «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου» (ΦΕΚ 150Α/10-7-07). N. 3886/2010 (ΦΕΚ Α 173) «Δικαστική προστασία σύμφωνα με την οδηγία 2007/66/EK)». Επισημαίνεται ότι, αν δεν προβλέπεται κάτι διαφορετικό στον εγκεκριμένο οικείο Κανονισμό Προμηθειών τους, οι Δημόσιοι Φορείς, για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων που αφορούν προμήθεια προϊόντων, παροχή υπηρεσιών ή εκτέλεση έργων (για διαγωνιστικές διαδικασίες κάτω των κοινοτικών ορίων) οφείλουν παρακάτω: να εφαρμόζουν τα α) Απευθείας ανάθεση μέχρι του ποσού των είκοσι χιλιάδων (20.000) ευρώ. β) Συνοπτική διαδικασία (πρόχειρο διαγωνισμό) από του ποσού της προηγουμένης περίπτωσης μέχρι του ποσού των εξήντα χιλιάδων (60.000) ευρώ. γ) Τακτικό διαγωνισμό άνω του ποσού των εξήντα χιλιάδων (60.000) ευρώ. Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 8/27
[αριθμ. 35130/739/9-8-2010 (ΦΕΚ 1291/Β /11-8-2010) απόφαση του Υπουργού Οικονομικών, η οποία εκδόθηκε κατ εξουσιοδότηση της παρ. 1 του άρθρου 83 του Ν. 2362/1995] Οι αναθέτουσες αρχές θα πρέπει να αντιμετωπίζουν τους οικονομικούς φορείς ισότιμα και να εφαρμόζουν τις αρχές που διέπουν τη σύναψη των δημοσίων συμβάσεων. Οι αρχές αυτές ( άρθρο 3, Π.Δ. 60 ) είναι η αρχή του ανταγωνισμού, της ίσης μεταχείρισης, της διαφάνειας, της αναλογικότητας, της αμοιβαίας αναγνώρισης, της εμπιστευτικότητας. 4. ΣΗΜΕΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥΈλεγχος των παραστατικών των δαπανών και των λοιπών συνοδευτικών στοιχείων Παρακάτω καταγράφονται συνοπτικά τα επί μέρους στοιχεία που πρέπει να ελέγχονται: Ελέγχεται η τήρηση των αναφερομένων στην παράγραφο 3.2 Ελέγχεται αν τα παραστατικά έχουν εκδοθεί επ' ονόματι της υπαχθείσας επιχείρησης. Δεν μπορούν να γίνουν αποδεκτά παραστατικά δαπανών που γίνονται επ' ονόματι τρίτων (π.χ. μετόχων ή εταίρων). Ελέγχεται η ημερομηνία έκδοσης κάθε παραστατικού των δαπανών. Ελέγχεται αν στο παραστατικό αναγράφεται το Α.Φ.Μ. Ελέγχεται ο εκδότης του παραστατικού (έδρα, αντικείμενο, συγγενής εταιρεία κλπ). για να διαπιστωθεί αν ο προμηθευτής είναι κατασκευαστής ή αντιπρόσωπος εξοπλισμού ή συγγενής εμπορική εταιρεία κλπ. για την εξακρίβωση του πραγματικού κόστους, του καινουργούς του εξοπλισμού κλπ. Ελέγχεται αν στην αιτιολογία του παραστατικού περιγράφεται με σαφήνεια το συγκεκριμένο πάγιο της επένδυσης που θα πρέπει να σχετίζεται με το συγκεκριμένο έργο. Με αυτόν τον έλεγχο θα διαπιστωθούν τυχόν παραστατικά που δεν αφορούν την επένδυση και θα αφαιρεθούν. Αν το παραστατικό αναφέρεται σε εργολαβική σύμβαση και σε συγκεκριμένη επιμέτρηση έργου, θα πρέπει να γίνεται πλήρης έλεγχος της σύμβασης και της επιμέτρησης, τα οποία πρέπει να συνοδεύουν το παραστατικό. Ελέγχεται αν το παραστατικό της δαπάνης συνοδεύεται από όλα τα λοιπά απαιτούμενα κατά περίπτωση στοιχεία και παραστατικά και γίνεται διασταύρωση των στοιχείων του Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 9/27
τιμολογίου με εκείνα των λοιπών παραστατικών, δηλ. του Δελτίου Αποστολής, της φορτωτικής, του Packing list, του C.M.R., κλπ. Γίνεται έλεγχος των αποδείξεων για αμοιβές παροχής υπηρεσιών: Ελέγχεται η περιγραφή της παρασχεθείσας υπηρεσίας. Πρέπει να προκύπτει με σαφήνεια ότι αυτή αφορά στο εγκριθέν έργο. Μετά το πέρας του ελέγχου των παραστατικών και των λογιστικών εγγραφών στα βιβλία της επιχείρησης, όλα τα πρωτότυπα παραστατικά που αφορούν στην ενισχυόμενη επένδυση σφραγίζονται υποχρεωτικώς από το Ο. Ε., με την ειδική σφραγίδα. Σημείωση : Απώλεια παραστατικών έκδοσης προμήθειας δαπανών α) Στις περιπτώσεις απώλειας παραστατικών (ΤΙΜ, ΔΑ, ΑΠΥ, κλπ) και εφόσον δεν πρόκειται για δόλο του Δικαιούχου, ο Δικαιούχος είναι υποχρεωμένος να προσκομίσει : Φ/Α των παραστατικών με εμφανή τη σφραγίδα του προμηθευτή στο παραστατικό με την ένδειξη ακριβές φωτοαντίγραφο εκ του πρωτοτύπου Υ.Δ. Ν1599/86 του Νόμιμου Εκπροσώπου του Δικαιούχου στην οποία θα δηλώνεται υπεύθυνα : «Το παραστατικό ( περιγραφή στοιχείων παραστατικού αριθμός/ημερομηνία έκδοσης/προμηθευτής/περιγραφή δαπάνης, ) έχει απωλεσθεί και προσκομίζεται ακριβές φωτοαντίγραφο εκ του πρωτοτύπου από τον προμηθευτή. Το εν λόγω παραστατικό δεν έχει ενισχυθεί (επιδοτηθεί) ούτε θα χρησιμοποιηθεί για επιδότηση από Εθνικό ή Κοινοτικό Πρόγραμμα». Ο Δικαιούχος συνίσταται να κοινοποιήσει την απώλεια του παραστατικού στην αρμόδια ΔΟΥ. β) Σε περίπτωση απώλειας καταθετηρίων ή επιταγών μπορεί να ζητείται σχετική βεβαίωση από την Τράπεζα σχετικά με την έκδοση των επιταγών (αριθμός, ημερομηνία, είδος επιταγής δίγραμμη ή, ημέρας- αξία επιταγής) και την ημερομηνία εξόφλησής τους. Παράλληλα συμπληρώνεται Υ.Δ. Ν1599/86 του Νόμιμου Εκπροσώπου του Δικαιούχου, όπως ισχύει και στην περίπτωση απώλειας παραστατικών αγοράς. Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 10/27
γ) Σε περίπτωση απώλειας εξοφλητικών αποδείξεων ή άλλου παραστατικού εξόφλησης ισχύουν αντίστοιχα τα ανωτέρω. 4.2. Τρόπος εξόφλησης παραστατικών Ο ουσιαστικός έλεγχος της εξόφλησης των επενδυτικών έργων, αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα σημεία στον έλεγχο του οικονομικού αντικειμένου. Στο σημείο αυτό εξετάζεται αν ο τρόπος εξόφλησης κάθε δαπάνης (τμηματική ή ολική) είναι αποδεκτός. Αποδεκτοί τρόποι εξόφλησης είναι: 1. Έκδοση επιταγής από τον εταιρικό λογαριασμό του λήπτη της ενίσχυσης (δικαιούχου) προς τον προμηθευτή, που πρέπει να έχει εξοφληθεί σε χρόνο προγενέστερο της ημερομηνίας του ελέγχου ή της ημερομηνίας που ορίζει ο Οδηγός της Πράξης στην οποία εντάσσεται το προς έλεγχο έργο. Για την πιστοποίηση της πληρωμής απαιτείται τουλάχιστον: τα σχετικά με την εκδοθείσα επιταγή έντυπα κίνησης των επαγγελματικών τραπεζικών λογαριασμών (extrait) της επιχορηγούμενης επιχείρησης ή βεβαίωση της τράπεζας ότι έχει εξοφληθεί (αριθμός επιταγής-ημερομηνία-ποσό), φωτοαντίγραφο του σώματος της επιταγής, απόδειξη είσπραξης του προμηθευτή και καρτέλα προμηθευτή (λογαριασμός 50). Επίσης είναι δυνατή η πληρωμή μέσω έκδοσης Τραπεζικής Επιταγής από την επιχείρηση προς τον προμηθευτή. Πρόκειται για επιταγές, που εκδίδονται από νόμιμα λειτουργούσα στην Ελλάδα τράπεζα, με αντίστοιχη κατάθεση μετρητών στην τράπεζα από την επιχορηγούμενη επιχείρηση. Για την πιστοποίηση της πληρωμής αποδεικτικά εκτός των άλλων (π.χ. καταθετήριο) αποτελούν τα έγγραφα της τράπεζας για την έκδοση της επιταγής προς τον προμηθευτή και φωτοτυπία του σώματος της αντίστοιχης επιταγής. 2. Κατάθεση μετρητών στον τραπεζικό λογαριασμό του προμηθευτή, από τον λήπτη της ενίσχυσης (δικαιούχο). Για την πιστοποίηση της πληρωμής απαιτείται τουλάχιστον: Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 11/27
το αντίγραφο κατάθεσης του ποσού, στον τραπεζικό λογαριασμό του προμηθευτή, στο οποίο θα φαίνεται ως δικαιούχος του λογαριασμού ο προμηθευτής των αγαθών και υπηρεσιών προς τον λήπτη της ενίσχυσης (δικαιούχο), καρτέλα ταμείου (λογαριασμός 38) ή/και extrait εταιρικού λογαριασμού από όπου θα διαπιστώνεται η ανάληψη των μετρητών, απόδειξη είσπραξης του προμηθευτή και καρτέλα προμηθευτή (λογαριασμός 50). 3. Μεταφορά από τον εταιρικό λογαριασμό του λήπτη της ενίσχυσης (δικαιούχου) σε εταιρικό λογαριασμό του προμηθευτή. Για την πιστοποίηση της πληρωμής απαιτείται τουλάχιστον: το αντίγραφο του εγγράφου της τράπεζας για μεταφορά χρημάτων όπου φαίνονται τα στοιχεία των λογαριασμών, απόδειξη είσπραξης του προμηθευτή και καρτέλα προμηθευτή (λογαριασμός 50). 4. Είναι δυνατή και η χρήση ηλεκτρονικών τραπεζικών συναλλαγών (π.χ. ηλεκτρονική κατάθεση) για τις εξοφλήσεις των παραστατικών αρκεί να προσκομιστεί σφραγισμένο από την Τράπεζα έντυπο κίνησης του τραπεζικού λογαριασμού (extrait) (δύναται να ζητούνται και τα αντίγραφα της ηλεκτρονικής συναλλαγής σφραγισμένα από την τράπεζα) και συναφή με τις ως άνω τραπεζικές συναλλαγές αποδεικτικά στοιχεία. 5. Επίσης μπορεί να δίνεται και η δυνατότητα εξόφληση µέσω εταιρικής πιστωτικής κάρτας. Για την πιστοποίηση της πληρωμής απαιτείται τουλάχιστον: λογαριασμός χρεώσεων κάρτας όπου φαίνεται αναλυτικά η χρέωση για την εξόφληση της συγκεκριμένης δαπάνης απόδειξη είσπραξης του προμηθευτή καρτέλα προμηθευτή (λογαριασμός 50) έντυπο κίνησης τραπεζικού εταιρικού λογαριασμού (extrait) που εξοφλείται η πιστωτική κάρτα σφραγισμένο και υπογεγραμμένο από την τράπεζα. Επισημαίνεται ότι:δεν είναι επιτρεπτή η εξόφληση δαπανών με επιταγές τρίτων. Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 12/27
Το σύνολο των δαπανών θα πρέπει να έχει εξοφληθεί πριν από την λήξη του οικονομικού αντικειμένου. Σε όλες τις περιπτώσεις, τα σχετικά παραστατικά εξοφλούνται σύμφωνα με τα εκάστοτε ισχύοντα στον Κώδικα Φορολογικής Απεικόνισης Συναλλαγών (Κ.Φ.Α.Σ.) Ν. 4093/12. 4.3. Τήρηση διακριτού λογιστικού λογαριασμού Είναι απαραίτητη η τήρηση ξεχωριστού λογαριασμού στα λογιστικά βιβλία του κάθε ενισχυόμενου / χρηματοδοτούμενου φορέα για τις δαπάνες του έργου σύμφωνα με το ΕΓΛΣ σε επίπεδο Έργου ή Έργων (για τις περιπτώσεις έργων που έχουν δύο MIS, ανάλογα με το καθεστώς ενίσχυσης). Θα πρέπει δηλαδή να τηρούνται για τη πράξη, τελευταίας βαθμίδας λογαριασμοί όπου θα φαίνονται αναλυτικά οι δαπάνες κατά κατηγορία (βλέπε Σημείωση πιο κάτω). Στην περίπτωση φορέων που τηρούν Β κατηγορίας βιβλία, οι δαπάνες θα πρέπει να παρακολουθούνται σε ιδιαίτερες στήλες του βιβλίου εσόδων εξόδων και να εμφανίζονται χωριστά από την κανονική δραστηριότητα. Οι λογιστικές καταχωρήσεις στα βιβλία των δικαιούχων φορέων θα παρέχουν πλήρη, ακριβή και διακριτή εικόνα των λογιστικών στοιχείων της πράξης. Η επιχείρηση έχει την υποχρέωση να καταχωρεί τα νόμιμα παραστατικά στα βιβλία της σύμφωνα με τα οριζόμενα στον Κ.Φ.Α.Σ. Τα στοιχεία καταχώρησης ανά κατηγορία βιβλίων κατ ελάχιστον είναι: 1. Βιβλία απλογραφικά Αντίγραφο βιβλίου εσόδων - εξόδων για τις δαπάνες του έργου µε σφραγίδα και υπογραφή της επιχείρησης και του λογιστή. Κατάσταση παγίων µε σφραγίδα και υπογραφή επιχείρησης και λογιστή. 2. Βιβλία διπλογραφικά Ημερολογιακές εγγραφές παραστατικών δαπανών και εξοφλήσεων µε σφραγίδα και υπογραφή της επιχείρησης και του λογιστή Καταχώριση δαπανών στα αναλυτικά καθολικά των οικείων λογαριασμών (π.χ. προμηθευτών, παγίων, ταμείου κλπ.) Μητρώο παγίων Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 13/27
Οι επιχειρήσεις πρέπει να έχουν εγγεγραμμένα τα πάγια στοιχεία της επένδυσής τους (εξοπλισμός, κτιριακές επεμβάσεις όπου απαιτείται, δαπάνες τεχνογνωσίας, λογισμικά) στο βιβλίο-μητρώο παγίων (κατά τα προβλεπόμενα και από τον Κ.Φ.Α.Σ). Σημείωση : Λογιστικές εγγραφές παραστατικών Ενδεικτικά, οι λογιστικές εγγραφές στα βιβλία της επιχείρησης, ανά κατηγορία δαπάνης πραγματοποιούνται στους πιο κάτω λογαριασμούς: Λογαριασμός 11 κτίρια - Εγκαταστάσεις κτιρίων Τεχνικά Έργα Λογαριασμός 12 μη/τα - Τεχνικές Εγκαταστάσεις - Λοιπός Μηχανολογικός Εξοπλισμός Λογαριασμός 14 έπιπλα & Λοιπός Εξοπλισμός Λογαριασμός 16 ασώματες ακινητοποιήσεις και έξοδα πολυετούς απόσβεσης (Διπλώματα Ευρεσιτεχνίας, Δικαιώματα Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας, έξοδα για έρευνα, έξοδα για αναδιοργάνωση, λογισμικά) Λογαριασμός 25 αναλώσιμα Υλικά Παραγωγής Λογαριασμός 60 αμοιβές Προσωπικού Λογαριασμός 61 αμοιβές Τρίτων (συμβάσεις έργου) Λογαριασμός 62 παροχές Τρίτων (ρεύμα, ύδρευση, τηλεπικοινωνίες, ενοίκια) Λογαριασμός 64 εκθέσεις, δαπάνες μετακίνησης, διάφορα αναλώσιμα Λογαριασμός 66 αποσβέσεις παγίων 4.4. Τεκμηρίωση Ιδίας Συμμετοχής Όταν η κάλυψη της ίδιας συμμετοχής προβλέπεται από τον Οδηγό Εφαρμογής να γίνει με τους ακόλουθους τρόπους, ισχύουν τα εξής: α. Αύξηση του Μετοχικού/Εταιρικού Κεφαλαίου Για την καταβολή ή την αύξηση του Μετοχικού/Εταιρικού Κεφαλαίου εφαρμόζονται οι διατάξεις του Ν. 2190/1920 και 3190/1955 αντίστοιχα και οι τροποποιήσεις τους. Ι. Προκειμένου για Α.Ε Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 14/27
Απόφαση της Γ.Σ. των μετόχων για την καταβολή μετοχικού κεφαλαίου σε μετρητά ειδικά για τους σκοπούς της επένδυσης. Απόφαση του Δ.Σ για την πιστοποίηση της καταβολής του ως άνω μετοχικού κεφαλαίου και το σχετικό Φ.Ε.Κ. δημοσίευσης του ή βεβαίωση καταχώρησης στο ΜΑΕ, εάν δεν έχει μέχρι την ημερομηνία του ελέγχου δημοσιευθεί. Απόφαση της Γ.Σ. για την τροποποίηση του καταστατικού με αύξηση του μετοχικού κεφαλαίου και αντίγραφο του καταστατικού συμπεριλαμβανομένων όλων των τροποποιήσεων έως και την ημερομηνία του ελέγχου. Παραστατικά τραπεζών (καταθετήρια) για την εν λόγω καταβολή του εταιρικού κεφαλαίου. Αντίγραφο αναλυτικού καθολικού του λογαριασμού 40 μετοχικού κεφαλαίου. ΙΙ. Προκειμένου για Ε.Π.Ε Απόφαση Γ.Σ. Εταίρων για την καταβολή εταιρικού κεφαλαίου σε μετρητά ειδικά για τους σκοπούς της επένδυσης. Δημοσίευση της σχετικής τροποποίησης του καταστατικού σύστασης σε Φ.Ε.Κ. Παραστατικά τραπεζών (καταθετήρια) για την εν λόγω καταβολή του εταιρικού κεφαλαίου. Αντίγραφο αναλυτικού καθολικού του λογαριασμού του κεφαλαίου. ΙΙΙ. Προκειμένου για O.Ε και Ε.Ε. Τροποποίηση του Καταστατικού των Ο.Ε. και Ε.Ε με αύξηση του εταιρικού κεφαλαίου σε μετρητά. Παραστατικά τραπεζών (καταθετήρια) για την εν λόγω καταβολή του εταιρικού κεφαλαίου. Βεβαίωση καταχώρισης της συστατικής πράξης της O.Ε. ή Ε.Ε και τυχόν τροποποιήσεων αυτής στο Βιβλίο Εταιριών του Πρωτοδικείου της οικείας Περιφέρειας. Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 15/27
Αντίγραφο αναλυτικού καθολικού του λογαριασμού του κεφαλαίου στην περίπτωση τήρησης διπλογραφικών βιβλίων και αντίγραφο των σχετικών σελίδων του Βιβλίου Εσόδων - Εξόδων στην περίπτωση τήρησης απλογραφικών βιβλίων. β. Φορολογηθέντα Αποθεματικά (για τις εταιρίες που τηρούν διπλογραφικά βιβλία) Εφόσον τα φορολογηθέντα αποθεματικά προβλέπονται στην εγκριτική απόφαση ως τρόπος κάλυψης της ίδιας συμμετοχής, προσκομίζεται η απόφαση του αρμόδιου οργάνου της εταιρίας με την οποία αποφασίσθηκε η δέσμευση των αποθεματικών για το συγκεκριμένο έργο επί μία πενταετία (5ετία) από την ολοκλήρωσή της. Επίσης απαιτείται αντίγραφο αναλυτικού καθολικού του λογαριασμού «Φορολογηθέντα Αποθεματικά» ή οι ισολογισμοί των σχετικών χρήσεων με την εγγραφή ειδικού αποθεματικού για το συγκεκριμένο έργο. 5. ΚΑΤΕΥΘΥΝΣΕΙΣ ΑΝΑ ΕΙΔΟΣ ΕΝΙΣΧΥΣΗΣ-ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΔΑΠΑΝΗΣ (Στοιχειά - Έγγραφα Τεκμηρίωσης - Απαραίτητα Παραστατικά) 5.1 Διαμόρφωση χώρων, προμήθεια εξοπλισμού και λογισμικού 1. Διαμορφώσεις Χώρων Όταν το «έργο» της διαμόρφωσης χώρων / κτηριακές παρεμβάσεις πραγματοποιείται από εργολάβο, η εκτέλεση των έργων πραγματοποιείται βάσει συμφωνίας Δικαιούχου-Εργολάβου στην οποία περιλαμβάνονται τουλάχιστον: Τεύχος γενικής προκήρυξης των προς εκτέλεση έργων με ανάλυση ανά κατηγορία, χρονοδιάγραμμα, τρόπο εκτέλεσης, συνολικό τίμημα, κλπ. Τεύχος τεχνικών προδιαγραφών εργασιών Τεύχος προμετρήσεων εργασιών Τεύχος τιμών μονάδος ανά κατηγορία εργασιών (τιμολόγιο προσφοράς) Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 16/27
Όπου απαιτείται, οι κτηριακές διαμορφώσεις θα πρέπει να συνοδεύονται από άδεια της αρμόδιας Πολεοδομίας. (Λογιστική Εγγραφή: Λογαριασμός 11 ή 15 για υπό κατασκευή) 2. Αγορά εξοπλισμού Για τις δαπάνες εξοπλισμού θα πρέπει, με την απόκτηση του εξοπλισμού, να γίνει η εγγραφή στο αντίστοιχο βιβλίο παγίων, που προβλέπουν οι φορολογικές διατάξεις για το είδος της επιχείρησης. Ο εξοπλισμός, εφόσον ορίζεται στον Οδηγό της Δράσης, πρέπει να είναι καινουργής και να συνοδεύεται από σχετική βεβαίωση του προμηθευτή. Κατά τη διάρκεια της πιστοποίησης ο εξοπλισμός πρέπει να είναι σε θέση πλήρους λειτουργικής αξιοποίησής του. (Λογιστική Εγγραφή: Λογαριασμός 12) 3. Αγορά εξειδικευμένου λογισμικού Για να είναι επιλέξιμη η αγορά εξειδικευμένου λογισμικού θα πρέπει να υπάρχουν: Τεύχος Ανάλυσης & Σχεδιασμού της εφαρμογής Εγχειρίδιο χρήστη Άδειες χρήσης σε αριθμό αντίστοιχο με τους σκοπούς αξιοποίησής του στο πλαίσιο του έργου. Ο πηγαίος κώδικας (Λογιστική Εγγραφή: Λογαριασμός 16) Παραστατικά/ έγγραφα: Σχετική σύμβαση με το νομικό ή το φυσικό πρόσωπο. Οι συμβάσεις πρέπει να έχουν κατατεθεί και θεωρηθεί από την αρμόδια ΔΟΥ. Τιμολόγια, Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών (ΑΠΥ) ή αποδείξεις δαπάνης (εντός των ορίων που ορίζονται από τον Κ.Φ.Α.Σ) με τα αντίστοιχα εξοφλητικά τους. Υπάρχει η υποχρέωση για σαφή αναγραφή του συγκεκριμένου έργου και ο σαφής επιμερισμός της αμοιβής, σε περίπτωση που το δελτίο εκδίδεται για περισσότερα του ενός αντικείμενα/ έργα. Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 17/27
5.2 Υπηρεσίες εξωτερικών συμβούλων, κόστος της κατάθεσης Διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας και άλλων δικαιωμάτων βιομηχανικής ιδιοκτησίας, συμμετοχή σε εκθέσεις Νομικά Πρόσωπα: οι αντίστοιχες συμβάσεις θα πρέπει να αναφέρονται σαφώς στο εγκεκριμένο έργο/πράξη και όχι σε γενικότερη παροχή υπηρεσιών, να ορίζουν με σαφήνεια το φυσικό αντικείμενο που θα υλοποιηθεί στο πλαίσιο της σύμβασης, το ποσό της αμοιβής και τη διάρκεια αυτής. Φυσικά Πρόσωπα: Ισχύει και εδώ η υποχρέωση για σαφή αναγραφή του συγκεκριμένου έργου στη σύμβαση και του φυσικού αντικειμένου που θα υλοποιηθεί. (Λογιστική Εγγραφή: Λογαριασμός 64, εκτός των διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας και άλλων δικαιωμάτων βιομηχανικής ιδιοκτησίας, Λογαριασμός 16) Παραστατικά/ έγγραφα: Σχετική σύμβαση με το νομικό ή το φυσικό πρόσωπο. Οι συμβάσεις πρέπει να έχουν κατατεθεί και θεωρηθεί από την αρμόδια ΔΟΥ. Τιμολόγια, Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών (ΑΠΥ) ή αποδείξεις δαπάνης (εντός των ορίων που ορίζονται από τον ΚΦΑΣ) με τα αντίστοιχα εξοφλητικά τους. Ισχύει και εδώ η υποχρέωση για σαφή αναγραφή του συγκεκριμένου έργου και ο σαφής επιμερισμός της αμοιβής, σε περίπτωση που το δελτίο εκδίδεται για περισσότερα του ενός αντικείμενα/ έργα. Επιπλέον για δαπάνες συμμετοχής σε εκθέσεις όταν ορίζεται από τους αντίστοιχους Οδηγούς ότι είναι επιλέξιμη για την πρώτη φορά συμμετοχής : Βεβαίωση ή άλλο έγραφο της διοργανώτριας αρχής ότι δεν υπήρχε προηγούμενη συμμετοχή του φορέα. 5.3 Αμοιβές προσωπικού α. Στην περίπτωση που ο δικαιούχος χρησιμοποιεί το προσωπικό του (μισθωτούς) για την εκτέλεση της πράξης, οι δαπάνες προσωπικού που δηλώνονται θα πρέπει να ταυτίζονται με το κόστος του δικαιούχου για την απασχόληση του προσωπικού αυτού, τακτικού ή έκτακτου, στην Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 18/27
πράξη. Το κόστος του δικαιούχου για την απασχόληση του προσωπικού στη πράξη τεκμηριώνεται με βάση το χρόνο απασχόλησης του προσωπικού στην πράξη, και το μεικτό ωριαίο κόστος μισθοδοσίας του προσωπικού αυτού για το δικαιούχο φορέα. Παραστατικά/ έγγραφα: Μισθοδοτικές καταστάσεις για το διάστημα απολογισμού της εργασίας/υπηρεσίας του στελέχους του οποίου η αμοιβή χρεώνεται στην Πράξη. Αποδεικτικά εξόφλησης μισθοδοσίας (κίνηση τραπεζικού λογαριασμού, ή άλλο νόμιμο αποδεικτικό έγγραφο), για το ίδιο διάστημα. Παραστατικά απόδοσης ασφαλιστικών εισφορών (αποδεικτικά υποβολής ΑΠΔ και εξοφλήσεων κινήσεις τραπεζικού λογαριασμού, αναλυτικές ΑΠΔ., αποδεικτικά εξόφλησης εισφορών ΤΣΜΕΔΕ, κλπ) Παραστατικά απόδοσης φόρων (προσωρινές δηλώσεις ΦΜΥ, αποδεικτικά υποβολής και παραστατικά εξόφλησης κινήσεις τραπεζικού λογαριασμού) Αναλυτικά καθολικά των λογαριασμών 54 (για Φ.Μ.Υ.) και 55 (για ΙΚΑ) Αναγγελίες πρόσληψης (για νέο προσωπικό) Τα Ε7 των δύο τελευταίων λογιστικών ετών Συνολικά Φύλλα Χρονοχρέωσης για τα έργα που συμμετέχει ο κάθε εργαζόμενος Γενικά για όλες τις παρακάτω κατηγορίες προσωπικού (i, ii, iii) - μισθωτοί απαιτείται : Έκδοση Απόφασης της Διοίκησης του δικαιούχου που να αναφέρει τα καθήκοντα, χρόνο απασχόλησης, τρόπο απασχόλησης (εντός ωραρίου, πρόσθετη απασχόληση, κλπ). Φύλλα χρονοχρέωσης μηνιαίως για το πλήρες της απασχόλησης κάθε φυσικού προσώπου (για το σύνολο των εργασιών του, από το οποίο θα προκύπτει και ο χρόνος απασχόλησης στο συγκεκριμένο έργο - παρ 8 Α2, άρθρο 32 της ΥΠΑΣΥΔ 13.2.13). Εκθέσεις για το παραχθέν έργο (υπογεγραμμένες από τον υπεύθυνο του φορέα) Επιπλέον των πιο πάνω, για κάθε μία από τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικού- μισθωτοί: Κατηγορία i: (όλη η μισθοδοσία): Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 19/27
Δεν απαιτείται υπολογισμός του ωριαίου κόστους μισθοδοσίας (αρκεί η μισθολογική κατάσταση) Κατηγορία ii: (μέρος της μισθοδοσίας) Απαιτείται υπολογισμός του μεικτού ωριαίου κόστους μισθοδοσίας. Σημείωση: Η ετήσια αμοιβή υπολογίζεται με βάση τον μισθό του 1 ου μήνα του τρέχοντος έτους πλέον των εργοδοτικών εισφορών με αναγωγή σε όλο το έτος. Κατηγορία iii: (εκτός ωραρίου - 3 ώρες ημερησίως και μέχρι 10 ώρες εβδομαδιαίως με τη μορφή υπερωριακής απασχόλησης ή πρόσθετης απασχόλησης). Η υπερωριακή ή η πρόσθετη απασχόληση θα πρέπει να απορρέει από το θεσμικό πλαίσιο του δικαιούχου και το οποίο θα αναφέρεται ρητά τόσο στην Απόφαση της Διοίκησης όσο και στην Απόφαση Ιδίων Μέσων (όπου υπάρχει τέτοια). Απαιτείται υπολογισμός του μεικτού ωριαίου κόστους μισθοδοσίας. Διευκρίνιση: Η ετήσια αμοιβή υπολογίζεται με βάση τον μισθό του 1 ου μήνα του τρέχοντος έτους (χωρίς τις εργοδοτικές εισφορές) με αναγωγή σε όλο το έτος. (Λογιστική Εγγραφή: Λογαριασμός 60 και 61) β. Σε ότι αφορά ειδικότερα τα φυσικά πρόσωπα, που δεν έχουν σχέση μισθωτής εργασίας και συμμετέχουν στην υλοποίηση μιας συγχρηματοδοτούμενης πράξης, αυτά μπορούν να παρέχουν τις υπηρεσίες τους στη βάση σύναψης συμβάσεων έργου παροχής υπηρεσιών. Στην περίπτωση αυτή η απασχόλησή τους στην πράξη διέπεται επίσης από τις διατάξεις του άρθρου 32 της ΥΠΑΣΥΔ Παραστατικά/ έγγραφα: Σχετική σύμβαση με το νομικό ή το φυσικό πρόσωπο. Οι συμβάσεις πρέπει να έχουν κατατεθεί και θεωρηθεί από την αρμόδια ΔΟΥ. Τιμολόγια, Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών (ΑΠΥ) ή αποδείξεις δαπάνης (εντός των ορίων που ορίζονται από τον ΚΦΑΣ) με τα αντίστοιχα εξοφλητικά τους. Ισχύει και εδώ η υποχρέωση για σαφή αναγραφή του συγκεκριμένου έργου και ο σαφής επιμερισμός της Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 20/27
αμοιβής, σε περίπτωση που το δελτίο εκδίδεται για περισσότερα του ενός αντικείμενα/ έργα. 5.4 Γενική - ειδική επαγγελματική εκπαίδευση 1. Αμοιβές εκπαιδευομένων Αμοιβές μόνιμου προσωπικού Λαμβάνονται υπόψη οι ώρες κατά τις οποίες οι εκπαιδευόμενοι συμμετείχαν αποκλειστικά στην επαγγελματική εκπαίδευση. Δεν είναι επιλέξιμες αμοιβές εκπαιδευομένων για εκπαιδεύσεις που διενεργούνται εντός του τυπικού ωραρίου εργασίας τους. Για την επιλεξιμότητα της δαπάνης απαιτούνται παραστατικά δαπάνης αμοιβών μισθωτών υπηρεσιών Αμοιβές εκπαιδευτών οι οποίοι αμείβονται επί συβάσει και αμοιβές φορέων παροχής υπηρεσιών εκπαίδευσης Τιμολόγια, Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών (ΑΠΥ) ή αποδείξεις δαπάνης (εντός των ορίων που ορίζονται από τον ΚΦΑΣ) με τα αντίστοιχα εξοφλητικά τους, η οποιοσδήποτε άλλος τρόπος πληρωμής / εξόφλησης της δαπάνης που είναι σύμφωνος με τον ΚΦΑΣ. (Λογιστική Εγγραφή: Λογαριασμός 60 και 61) 2. Μετακινήσεις /διαμονή: Οποιαδήποτε δαπάνη που υπερβαίνει τα όρια/ποσά που θέτει η Διευκρινιστική Εγκύκλιος 16/137/ΕΥΘΥ293 (12-4-13) για το αρ. 32 Α της ΥΠΑΣΥΔ, δεν συγχρηματοδοτείται από το έργο και επιβαρύνει αποκλειστικά το δικαιούχο. Έγκριση μετακίνησης από το όργανο διοίκησης του φορέα Έντυπο μετακίνησης/εξοδολόγιο της διοίκησης του φορέα, όπου θα αναφέρεται ο/οι μετακινούμενος/οι, το διάστημα της μετακίνησης, ο σκοπός (εκπαίδευση), ο προορισμός Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 21/27
και αναλύονται οι σχετικές δαπάνες (με διαχωρισμό του ύψους αυτών προς συγχρηματοδότηση όταν υπάρχει υπέρβαση των ορίων ). Τα παραστατικά, που αφορούν στις δαπάνες μετακίνησης που περιλαμβάνονται στο σχετικό Έντυπο Μετακίνησης/ εξοδολόγιο (πχ. εισιτήρια, τιμολόγιο ξενοδοχείου, κλπ), καθώς και τα αντίστοιχα παραστατικά εξόφλησης. (Λογιστική Εγγραφή: Λογαριασμός 64) 3. Αναλώσιμα υλικά Θα πρέπει να αφορούν αποκλειστικά το σκοπό της εκπαίδευσης και εφόσον τα σχετικά έξοδα δεν περιλαμβάνονται στην αμοιβή του φορέα / τρίτου που την υλοποιεί. Ενδεικτικά: γραφική ύλη, φωτοτυπίες εκπαιδευτικού υλικού, εκτυπώσεις, κλπ. Τιμολόγια αγοράς, αποδείξεις πληρωμής ή άλλα αποδεικτικά καταβολής του ποσού ή/και καρτέλα προμηθευτή και κίνηση ταμείου. Για σημαντικές ποσότητες θα πρέπει να αναγράφεται το είδος και η ποσότητα του υλικού. (Λογιστική Εγγραφή: Λογαριασμός 64) 4. Αποσβέσεις παγίων Σύμφωνα με το αρ. 27 της ΥΠΑΣΥΔ (Λογιστική Εγγραφή: Λογαριασμός 66) 5.5 Έμμεσες δαπάνες (διοικητικές δαπάνες, μισθώματα, πάγιες δαπάνες) Οι δαπάνες αυτές είναι επιλέξιμες εφόσον συνδέονται με τις ανάγκες υλοποίησης του έργου και εφαρμόζεται αποδεκτή αντικειμενική μέθοδος επιμερισμού ή άλλος εγκεκριμένος τρόπος προσδιορισμού. Ενδεικτική αποδεκτή Μέθοδος Αντικειμενικού Επιμερισμού Επειδή εκ φύσεως οι έμμεσες δαπάνες δεν μπορούν να μετρηθούν με ακρίβεια σε κάθε έργο ξεχωριστά (π.χ. δαπάνες για ηλεκτρισμό, θέρμανση κ.τ.λ.), μπορούν να υπολογίζονται με βάση την πιο κάτω μεθοδολογία: Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 22/27
1. Καταγραφή όλων των έμμεσων ετήσιων δαπανών που σχετίζονται με το έργο. Ο υπολογισμός αυτός θα βασίζεται σε συγκεκριμένα παραστατικά. π.χ.: Ενοίκια 15.000 Ρεύμα 3.000 Βοηθητικό προσωπικό μη άμεσα εμπλεκόμενο στην υλοποίηση του έργου 80.000 2. Στη συνέχεια υπολογίζονται οι επιμερισμένες έμμεσες δαπάνες που συνδέονται με την υλοποίηση του έργου. Για τον υπολογισμό των επιμερισμένων έμμεσων δαπανών μπορεί να ακολουθηθεί ενδεικτικά ένας από τους πιο κάτω τρείς (3) τρόπους, ανάλογα με το είδος του έργου. 1. Λόγος του αριθμού των ατόμων, που ασχολούνται στο έργο / συνολικό αριθμό του προσωπικού του Φορέα 2. Λόγος των ωρών, που αφιερώθηκαν στο έργο / συνολικός αριθμός ωρών στο Φορέα 3. Λόγος της χρησιμοποιούμενης επιφάνειας από το προσωπικό που ασχολείται στο έργο / συνολική επιφάνεια του κτιρίου του Φορέα Π.χ. για υπολογισμό ενοικίου πρέπει να χρησιμοποιηθεί ο 3 ος τρόπος, για υπολογισμό του κόστους χρήσης σύνδεσης internet ο 1 ος ή ο 2 ος τρόπος. Παράδειγμα: Φορέας υλοποιεί ένα έργο και κάνει χρήση των εγκαταστάσεών του, συνολικής επιφάνειας 5.000 m2. Το τμήμα των εγκαταστάσεων που χρησιμοποιεί ο Φορέας για τους σκοπούς του έργου είναι 1.000 m2. Ο επιμερισμός των έμμεσων δαπανών (θέρμανση, ρεύμα, ενοίκιο) θα πραγματοποιηθεί με βάση την επιφάνεια του χρησιμοποιούμενου χώρου. Επιφάνεια χώρου για το έργο / συνολική επιφάνεια κτιρίου * 100= % του χρησιμοποιούμενου χώρου 1.000/5.000 * 100=20% Κοινόχρηστοι χώροι (διάδρομοι, τουαλέτες, καντίνες κλπ) δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται στον υπολογισμό του συνολικού διαθέσιμου χώρου. Άρα σύμφωνα με τα παραπάνω, το συγκεκριμένο έργο αν χρησιμοποιεί τον χώρο για ένα χρόνο τότε δικαιούται το 20% για κόστος θέρμανσης, ρεύματος, ενοικίου κλπ. Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 23/27
Αν το έργο χρησιμοποιεί τον συγκεκριμένο χώρο για 40 εβδομάδες από τις 50, τότε θα πρέπει να ληφθεί υπόψη και το ποσοστό χρήσης δηλ. 40/50 * 100=80%. Άρα το τελικό επιμερισμένο κόστος θα είναι: 20% * 80% = 16% Άρα σύμφωνα με τα παραπάνω, το συγκεκριμένο έργο δικαιούται το 16% για κόστος θέρμανσης, ρεύματος, ενοικίου κλπ. για τον χρόνο των 40 εβδομάδων. Έτσι αν για το σύνολο του χώρου, τα ετήσια κόστη έχουν υπολογιστεί σε: Ενοίκια 15.000 Ρεύμα 3.000 Επιμερισμένο κόστος: Ενοίκια 16%*15.000 = 2.400 Ρεύμα 16%*3.000 = 480 Αν στην υλοποίηση του συγκεκριμένου έργου εμπλέκονται και 20 άτομα του Φορέα, από τα 100 που απασχολεί, τότε δεν μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το 16% για τον υπολογισμό των έμμεσων δαπανών γιατί το προσωπικό δεν είναι εξαρτώμενο από τον χρησιμοποιούμενο χώρο. Για τέτοιου είδους κόστη είναι καλύτερο να χρησιμοποιηθεί ο πρώτος τρόπος επιμερισμού. Συνολικός αριθμός εργαζομένων = 100 Αριθμός εργαζομένων που δουλεύουν στο έργο = 20 Άρα 20% των εργαζομένων απασχολούνται στο έργο και αυτό το ποσοστό θα χρησιμοποιηθεί για τον υπολογισμό του επιμερισμένου κόστους προσωπικού που εμπλέκεται έμμεσα στο έργο. Έτσι αν το ετήσιο συνολικό κόστος για βοηθητικό προσωπικό μη άμεσα εμπλεκόμενο στην υλοποίηση του έργου είναι 80.000 Επιμερισμένο κόστος βοηθητικού προσωπικού μη άμεσα εμπλεκόμενο στην υλοποίηση του έργου = 20% *80.000 = 16.000 Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 24/27
Άρα οι συνολικές επιμερισμένες έμμεσες δαπάνες που συνδέονται με την υλοποίηση του έργου είναι: Ενοίκια 2.400 Ρεύμα 480 Βοηθητικό προσωπικό μη άμεσα εμπλεκόμενο στην υλοποίηση του έργου 16.000 ---------------------------------------------------------------------------------------------- Σύνολο 18.880 6. ΈΓΓΡΑΦΑ ΑΝΑΦΟΡΑΣ Απόφαση Χρηματοδότησης Έργου προς έλεγχο Τεχνικό Παράρτημα Έργου προς έλεγχο Τροποποιητικές αποφάσεις Απόφασης Χρηματοδότησης Έργου προς έλεγχο Αίτηση του επενδυτή για διενέργεια του ελέγχου Εκθέσεις των προγενέστερων ελέγχων Έργου Οδηγός Εφαρμογής της Πράξης στην οποία εντάσσεται το προς έλεγχο έργο ΥΠΑΣΥΔ Διευκρινιστική Εγκύκλιος 16/137/ΕΥΘΥ293 (12-4-13) για το αρ. 32 Α της ΥΠΑΣΥΔ Ν. 4093/2012 Κώδικας Φορολογικής Απεικόνισης Συναλλαγών (Κ.Φ.Α.Σ.) Ν. 4172/2013 Φορολογία εισοδήματος, επείγοντα μέτρα εφαρμογής του ν. 4046/2012, του ν. 4093/2012 και του ν. 4127/2013και άλλες διατάξεις ΠΟΛ.1004/4.1.2013 ΠΔ 59/2007 (ΦΕΚ Α 63/16-3-07) «Προσαρμογή της ελληνικής νομοθεσίας στις διατάξεις της οδηγίας 2004/17/ΕΚ- περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων στους τομείς του ύδατος, της ενέργειας, των μεταφορών και των ταχυδρομικών υπηρεσιών». ΠΔ 60/2007 (ΦΕΚ Α 64/16-3-07) «Προσαρμογή της ελληνικής νομοθεσίας στις διατάξεις της οδηγίας 2004/18/ΕΚ περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών». Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 25/27
Οικείος Κανονισμός Προμηθειών ΠΔ 118/2007 «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου» (ΦΕΚ 150Α/10-7-07). N. 3886/2010 (ΦΕΚ Α 173) «Δικαστική προστασία σύμφωνα με την οδηγία 2007/66/EK)». Έκδοση 03 / 27-03-2014 Σελ. 26/27