Οδηγός για τη Διαχείριση Έργων Θεσσαλονίκη 1 Ιουνίου 2013 Έκδοση 18η
ΠΕΡΘΕΥΟΜΕΝΑ 1 χληαμε θαη ππνβνιή πξνηάζεσλ γηα ρξεκαηνδφηεζε έξγσλ 4 1.1 Δλεκέξσζε γηα ηηο πξνζθιήζεηο ππνβνιήο πξνηάζεσλ 4 1.2 χληαμε θαη ππνβνιή πξνηάζεσλ γηα ρξεκαηνδφηεζε έξγσλ 4 2 Δγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηε δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 6 2.1 Έλαξμε έξγσλ 6 2.2 χληαμε πξνυπνινγηζκνχ δαπαλψλ 7 2.3 Απνζβέζεηο Παγίσλ Δπξσπατθψλ θαη πγρξεκαηνδνηνχκελσλ Έξγσλ. 8 2.4 Αλακφξθσζε πξνυπνινγηζκνχ 8 2.5 Απαζρφιεζε πξνζσπηθνχ 8 2.6 Πξνκήζεηεο αγαζψλ θαη ππεξεζηψλ. 11 2.6.1 Γηαδηθαζίεο Πξνκήζεηαο Αγαζψλ θαη Τπεξεζηψλ 12 2.6.2 Πξνκήζεηεο αγαζψλ θαη ππεξεζηψλ πνπ απαιιάζζνληαη απφ Φ.Π.Α. 12 2.6.3 Πξνκήζεηεο απφ ην εμσηεξηθφ 13 2.6.4 Μεηαθνξέο πξντφλησλ (επηζθεπή-επηζηξνθή-αιιαγή ρψξνπ εγθαηάζηαζεο) 17 2.7 Μεηαθηλήζεηο εζσηεξηθνχ - εμσηεξηθνχ 17 2.8 Γηαδηθαζίεο Υξεκαηνδφηεζεο ηνπ έξγνπ 18 2.9 Πιεξσκή ζπκκεηνρήο ζπλέδξσλ κε πηζησηηθή θάξηα 18 3 Γηαδηθαζίεο πιεξσκήο θαη δηθαηνιφγεζεο ησλ δαπαλψλ 19 3.1 Σξφπνο έθδνζεο επηηαγψλ θαη δηελέξγεηαο πιεξσκψλ. 19 3.2 Ακνηβέο πξνζσπηθνχ 19 3.2.1 Πεξηγξαθή ηεο κεζνδνινγίαο ππνινγηζκνχ ηνπ σξνκηζζίνπ ησλ απαζρνινχκελσλ ζε εξεπλεηηθά πξνγξάκκαηα 21 3.2.2 Πεξηγξαθή ζπζηήκαηνο δήισζεο θαη ειέγρνπ ηνπ ρξφλνπ απαζρφιεζεο ζε εξεπλεηηθά πξνγξάκκαηα. 23 3.3 Δμνπιηζκφο - Αλαιψζηκα - Λνηπά έμνδα 24 3.4 Μεηαθηλήζεηο εζσηεξηθνχ - Μεηαθηλήζεηο εμσηεξηθνχ 25 3.5 Δπηιεμηκφηεηα δαπαλψλ 28 4 Οηθνλνκηθφο θαη επηζηεκνληθφο απνινγηζκφο έξγσλ 29 5 Αμηνπνίεζε εξεπλεηηθψλ απνηειεζκάησλ 30 5.1 Γίπισκα Δπξεζηηερλίαο, Γίπισκα Σξνπνπνίεζεο, Πηζηνπνηεηηθφ Τπνδείγκαηνο Υξεζηκφηεηαο, Λνγηζκηθφ, Σερλνγλσζία (know how), Γηθαηψκαηα Γεκηνπξγνχ (copyrights) 30 5.2 πκβάζεηο Μεηαθνξάο Σερλνινγίαο Δθρψξεζεο Γηθαησκάησλ, Αδεηψλ Δθκεηάιιεπζεο 31 5.3 Ίδξπζε επηρεηξήζεσλ Σερλνβιαζηψλ 32 ΠΑΡΑΡΣΗΜΑ Ι -Απηφκαηε Πιεξσκή Γαπαλψλ 33 ΠΑΡΑΡΣΗΜΑ ΙΙ - Καηεγνξίεο Γαπαλψλ 34 ΠΑΡΑΡΣΗΜΑ ΙΙΙ Μηζζνδνζία Πξνζσπηθνχ 37 ΠΑΡΑΡΣΗΜΑ IV - Καηεγνξίεο Πξνθαηαβνιψλ 46
Εηζαγσγή Ζ δηαρείξηζε ησλ ρξεκαηνδνηνχκελσλ έξγσλ γίλεηαη ζηα Α.Δ.Η. απφ ηνλ Δηδηθφ Λνγαξηαζκφ Κνλδπιίσλ Έξεπλαο (ΔΛΚΔ), ν νπνίνο ελεξγεί γηα ινγαξηαζκφ ηνπ Παλεπηζηεκίνπ θαη ζχκθσλα κε ηδηαίηεξν ζεζκηθφ πιαίζην. Ο ΔΛΚΔ, έρνληαο ηελ ππνρξέσζε απφ ηνλ λφκν ηεο ζχληαμεο εηήζηνπ επηζηεκνληθνχ θαη νηθνλνκηθνχ απνινγηζκνχ θαη πξνυπνινγηζκνχ, ζπγθεληξψλεη θαη ειέγρεη φια ηα ππνβαιιφκελα ζηνηρεία γηα ηελ επηζηεκνληθή θαη νηθνλνκηθή πξφνδν θάζε ρξεκαηνδνηνχκελνπ έξγνπ πνπ δηαρεηξίδεηαη, ηα νπνία ζηε ζπλέρεηα επεμεξγάδεηαη ζε ζχζηεκα ειεθηξνληθήο παξαθνινχζεζεο ησλ έξγσλ. Θα πξέπεη λα επηζεκαλζεί ην πιήζνο, ε ζεκαζία, ην είδνο θαη ε έθηαζε ησλ ειέγρσλ ζηνπο νπνίνπο ππφθεηηαη ν ΔΛΚΔ, ζχκθσλα κε ην ηζρχνλ ζεζκηθφ πιαίζην, θαη ηηο θαηά πεξίπησζε ζπκβαηηθέο ηηο ππνρξεψζεηο. Έηζη έιεγρνη δηελεξγνχληαη απφ ηνπο: ψκα Οξθσηψλ Διεγθηψλ (ηαθηηθφο εηήζηνο έιεγρνο) Διεγθηηθφ πλέδξην Διιάδνο (έθηαθηνο έιεγρνο) Διεγθηηθφ πλέδξην Δπξσπατθήο Έλσζεο (έθηαθηνο έιεγρνο) Δπξσπατθή Τπεξεζία Καηαπνιέκεζεο ηεο Απάηεο OLAF (έθηαθηνο έιεγρνο) Τπνπξγεία Παηδείαο, Οηθνλνκηθψλ θαη Γ.Λ. Κξάηνπο (έθηαθηνο έιεγρνο) Φνξείο Υξεκαηνδφηεζεο (θαηά έξγν θαη θαηά πεξίπησζε ) Δπίζεο νπζηαζηηθφο θαη δηαρεηξηζηηθφο έιεγρνο είλαη δπλαηφλ λα δηελεξγείηαη απφ δεκνζηνλνκηθνχο ππαιιήινπο ζε φια ηα πξνγξάκκαηα πνπ ρξεκαηνδνηνχληαη απφ πφξνπο ηεο Δπξσπατθήο Έλσζεο. Καηά ζπλέπεηα φια ηα παξαπάλσ ππνρξεψλνπλ ηνλ ΔΛΚΔ ηφζν λα ειέγρεη, λα παξαθνινπζεί ηελ νκαιή εμέιημε ησλ έξγσλ θαη λα ιακβάλεη ηα κέηξα πνπ είλαη απαξαίηεηα γηα ηελ απξφζθνπηε ιεηηνπξγία ηνπο θαη ηε λφκηκε θαη απνηειεζκαηηθή ρξήζε ησλ πφξσλ, φζν θαη λα πξνβαίλεη ζε έιεγρν ηεο λνκηκφηεηαο θαη ηεο πιεξφηεηαο φισλ ησλ δηελεξγνπκέλσλ απφ ηνλ ππεχζπλν θάζε έξγνπ πξάμεσλ. Παξαθάησ γίλεηαη κηα πεξηγξαθή ησλ δηαδηθαζηψλ, ησλ θαλφλσλ, ησλ ππνρξεψζεσλ θαη ησλ ξφισλ ζρεηηθά κε ηε δηνίθεζε θαη ηε δηαρείξηζε ησλ εξεπλεηηθψλ έξγσλ, απφ ην ζηάδην ηεο ππνβνιήο κηαο πξφηαζεο έσο ηνλ επηζηεκνληθφ απνινγηζκφ ελφο έξγνπ. Δηζαγσγή 3
1 χληαμε θαη ππνβνιή πξνηάζεσλ γηα ρξεκαηνδφηεζε έξγσλ 1.1 Ελεκέξσζε γηα ηηο πξνζθιήζεηο ππνβνιήο πξνηάζεσλ Σν πξψην βήκα ελφο Δπηζηεκνληθψο Τπεπζχλνπ (Δ.Τ.) είλαη ν εληνπηζκφο ηεο θαηάιιειεο πξνθήξπμεο. ην βήκα απηφ ζπληζηάηαη ε επηθνηλσλία κε ην Σκήκα Μάξθεηηλγθ Πξνγξακκαηηζκνχ & Αλάπηπμεο ηεο Γξακκαηείαο, ην νπνίν ελεκεξψλεη θάζε ελδηαθεξφκελν κέινο Γ.Δ.Π. γηα ηηο πξνζθιήζεηο ππνβνιήο πξνηάζεσλ, ελψ ηαπηφρξνλα παξέρεη ηερληθή ππνζηήξημε θαη ην αληίζηνηρν πιεξνθνξηαθφ πιηθφ. 1.2 χληαμε θαη ππνβνιή πξνηάζεσλ γηα ρξεκαηνδφηεζε έξγσλ Σν επφκελν ζηάδην είλαη ε ζχληαμε ηεο πξφηαζεο. Καηά ην ζηάδην απηφ ζα πξέπεη λα αθνινπζνχληαη ζρνιαζηηθά νη ζρεηηθέο νδεγίεο ηεο πξνθήξπμεο θαη λα ιακβάλνληαη ππ φςηλ νη ηδηαίηεξνη θαλφλεο θαη νη δηαδηθαζίεο πνπ ζα εθαξκνζηνχλ θαηά ηελ πινπνίεζε ηνπ έξγνπ, αλ απηφ εγθξηζεί. Καηά ηε ζχληαμε ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο ζα πξέπεη λα ιακβάλεηαη ππ φςηλ, εθηφο ησλ άιισλ, θαη ν ρξφλνο πνπ είλαη απαξαίηεηνο γηα ελέξγεηεο πνπ απαηηνχλ εγθξίζεηο, φπσο δηαδηθαζίεο επηινγήο πξνζσπηθνχ θαζψο θαη νη ηπρφλ άδεηεο πνπ απαηηνχληαη γηα ρξήζε μέλεο ηδηνθηεζίαο (έζησ θαη θξαηηθήο). Καηά ηε ζχληαμε ηνπ πξνυπνινγηζκνχ ρξεηάδεηαη λα γίλνληαη αθξηβείο ππνινγηζκνί ησλ νηθνλνκηθψλ κεγεζψλ, φπσο ην θφζηνο ηεο κνλάδαο εξγαζίαο (σξηαία, κεληαία θιπ.) γηα θάζε θαηεγνξία πξνζσπηθνχ, ζε πξαγκαηηθέο ηηκέο θαη φρη κε απνθιίζεηο. Ο ρξνληθφο πξνγξακκαηηζκφο ηεο ρξεκαηνδφηεζεο ζηε δηάξθεηα ηνπ έξγνπ, πξέπεη λα γίλεηαη έηζη ψζηε λα ζπκβαδίδνπλ, θαηά ην δπλαηφ, ε αλακελφκελε ξνή ηεο ρξεκαηνδφηεζεο θαη νη δαπάλεο. Οη θαθέο εθηηκήζεηο, είηε ζην ρξνλνδηάγξακκα είηε ζηελ αλάιπζε θφζηνπο, πηζαλφλ λα δεκηνπξγήζνπλ αξγφηεξα πξνβιήκαηα ζηελ πινπνίεζε ηνπ έξγνπ θαη θαηά ζπλέπεηα ζηελ αμηνπηζηία ηνπ θνξέα (Α.Π.Θ.). Δίλαη δε δπλαηφ ζε πεξηπηψζεηο θαζπζηεξήζεσλ εξγαζηψλ λα δεκηνπξγεζεί ππνρξέσζε έληνθεο επηζηξνθήο θεθαιαίσλ. Γελ πξέπεη λα παξαιείπεηαη ε πξφβιεςε ηνπ πνζνχ ησλ Γεληθψλ Δμφδσλ ή overheads (γλσζηή σο θξάηεζε ηνπ Δ.Λ.Κ.Δ.), ε νπνία αθνξά ην έκκεζν ιεηηνπξγηθφ θφζηνο πνπ δαπαλά ην Παλεπηζηήκην γηα ηε δηεμαγσγή ησλ πξνγξακκάησλ (έμνδα δηαρείξηζεο, ρξήζε ρψξσλ θαη εμνπιηζκψλ, θσο, λεξφ, ζέξκαλζε, θαζαξηφηεηα). Γελ πξέπεη λα ζπγρέεηαη ην θφζηνο απηφ κε ην θφζηνο γηα ηελ «γξακκαηεηαθή ππνζηήξημε» ηνπ έξγνπ, ην νπνίν απνηειεί άκεζν θφζηνο ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ έξγνπ θαη ζπλππνινγίδεηαη ζηηο δαπάλεο πξνζσπηθνχ ηνπ θάζε έξγνπ. Οη ππεξεζίεο πνπ παξέρεη o Δ.Λ.Κ.Δ. είλαη ππεξεζίεο ζπκβνπιεπηηθέο γηα ηε δηαρείξηζε θαζψο θαη ππεξεζίεο ειέγρνπ θαη παξαθνινχζεζεο θαη φρη ππεξεζίεο γξακκαηεηαθήο ππνζηήξημεο ησλ έξγσλ. Απηφ ππαγνξεχεηαη απφ ηνλ λφκν θαη ηνπο θαλφλεο ηεο ρξεζηήο δηνίθεζεο θαη δηαρείξηζεο κε ηελ εθαξκνγή ηεο αξρήο «κε ηαχηηζεο ειέγρνληνο θαη ειεγρφκελνπ». Κεθάιαην 1 χληαμε θαη ππνβνιή πξνηάζεσλ έξγσλ 4
Θα πξέπεη λα πξνβιέπεηαη απφ απηφ ην ζηάδην ν ηξφπνο ελδερφκελεο εθκεηάιιεπζεο ησλ απνηειεζκάησλ ηνπ έξγνπ θαζψο θαη ην πνζνζηφ ζπκκεηνρήο ηνπ Αξηζηνηειείνπ Παλεπηζηεκίνπ Θεζζαινλίθεο (Α.Π.Θ.) ζε απηά, θπξίσο φηαλ πξφθεηηαη γηα πνιχ-εηαηξηθή πξφηαζε. Αληίγξαθν ηεο πξφηαζεο πξέπεη λα ππνβάιιεηαη απαξαίηεηα ζηνλ Δ.Λ.Κ.Δ., ην νπνίν θαη ζα απνηειεί ζηνηρείν ηνπ «Γηνηθεηηθνχ Φαθέινπ» ηνπ έξγνπ, εθφζνλ ε πξφηαζε εγθξηζεί. Ζ πξφηαζε ζπλνδεχεηαη απφ ην έληππν Γ0 «πλνδεπηηθφ πξφηαζεο» ζην νπνίν αλαγξάθνληαη ηα θχξηα ζηνηρεία ηεο πξφηαζεο. Πξνζνρή Οη πξνηάζεηο πξέπεη λα θαηαηίζεληαη ζηε Γξακκαηεία ηνπιάρηζηνλ 3 κέξεο πξηλ απφ ηε ιήμε ηεο πξνζεζκίαο ππνβνιήο ηνπο, γηα ηνλ έιεγρφ ηνπο θαη ηε ζπγθέληξσζε ησλ απαξαίηεησλ εγγξάθσλ θαη ππνγξαθψλ απφ ην αξκφδην ηκήκα (Σκήκα Μάξθεηηλγθ Πξνγξακκαηηζκνχ & Αλάπηπμεο). Ζ παξάιεςε θαηάζεζεο ηεο πξφηαζεο ζηε Γξακκαηεία είλαη δπλαηφλ λα απνηειέζεη αηηία γηα ηελ κε απνδνρή ηνπ έξγνπ απφ ηνλ Δ.Λ.Κ.Δ.. Γηα ηα έξγα ηα νπνία αθνξνχλ κειέηεο, γλσκνδνηήζεηο θαη γεληθά παξνρή επηζηεκνληθψλ ππεξεζηψλ, ηα νπνία εγθξίλνληαη κεηά απφ δηκεξή δηαπξαγκάηεπζε ηνπ Δ.Τ. θαη ηνπ Φ.Υ., επηβάιιεηαη ν αλαινγνχλ ΦΠΑ επί ηνπ θεθαιαίνπ ηνπ έξγνπ (ρξεκαηνδφηεζε) βάζεη ησλ δηαηάμεσλ ηνπ θψδηθα ηνπ ΦΠΑ. Σν πνζφ απηφ δελ απνηειεί δαπάλε θαη πξέπεη λα ιακβάλεηαη ππ φςηλ ζηελ ζπκθσλία γηα ην χςνο ηεο ρξεκαηνδφηεζεο. Κεθάιαην 1 χληαμε θαη ππνβνιή πξνηάζεσλ έξγσλ 5
2 Εγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηε δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 2.1 Έλαξμε έξγσλ ηε Γξακκαηεία ηνπ ΔΛΚΔ ππνβάιινληαη: Η ζχκβαζε ή απφθαζε (αλάινγα κε ηνλ Φνξέα) ηνπ Φνξέα Υξεκαηνδφηεζεο κε ην Α.Π.Θ. (Ε.Λ.Κ.Ε) γηα ηελ εθηέιεζε ηνπ έξγνπ. ηε ζχκβαζε αλαθέξνληαη, θαη ειάρηζηνλ, ν Δ.Τ. ηνπ έξγνπ, ην χςνο ρξεκαηνδφηεζεο (ππνινγίδνληαο θαη ηνλ αλαινγνχληα ΦΠΑ, φηαλ πξφθεηηαη γηα έξγν παξνρήο ππεξεζηψλ) ε δηάξθεηα, ην αληηθείκελν, θαη ηα παξαδνηέα ηνπ έξγνπ. (Τπνδείγκαηα ζπκβάζεσλ εθηέιεζεο έξγνπ δηαηίζεληαη απφ ηε Γξακκαηεία ηνπ Δ.Λ.Κ.Δ., γηα ηηο πεξηπηψζεηο πνπ δελ αθνινπζείηαη ην ηππνπνηεκέλν θείκελν ζχκβαζεο απφ ηνλ Φνξέα Υξεκαηνδφηεζεο φπσο ηεο Δπξσπατθήο Έλσζεο, ΔΠΑ, θιπ). Σν αληίγξαθν ηεο πξφηαζεο ηνπ έξγνπ. Τπνβάιιεηαη φπσο ππνβιήζεθε ζηνλ Φνξέα Υξεκαηνδφηεζεο. Η αίηεζε ηνπ Ε.Τ. γηα ηελ απνδνρή δηαρείξηζεο ηνπ έξγνπ. Τπνβάιιεηαη κε ηαπηφρξνλε βεβαίσζε (ελζσκαησκέλε ζην έληππν) ηνπ Γηεπζπληή ηνπ Σνκέα ζηνλ νπνίν αλήθεη ν Δ.Τ. γηα ηε κε παξαθψιπζε ηνπ εθπαηδεπηηθνχ έξγνπ ηνπ Σνκέα απφ ηελ εθηέιεζε ηνπ έξγνπ (έληππν Δ1). Ο πξνυπνινγηζκφο δαπαλψλ. Τπνβάιιεηαη αλαιπηηθά ζε θαηεγνξίεο. Γηα ηελ νξζή έληαμε ησλ δηαθφξσλ δαπαλψλ ζηηο θαηεγνξίεο ηνπο ζπκβνπιεπηείηε ηνλ νηθείν θαηάινγν (Παξάξηεκα ΗΗ) θαζψο θαη ην θεθάιαην «χληαμε πξνυπνινγηζκνχ δαπαλψλ» (έληππν Γ2). Η ζχλζεζε ηεο νκάδαο έξγνπ κε ηηο πξνβιεπφκελεο ακνηβέο θαη ηα δηαζηήκαηα απαζρφιεζεο. εκεηψλεηαη φηη ε ηδηφηεηα ή ε δξαζηεξηφηεηα ηνπ θάζε κέινπο πξέπεη λα είλαη ζπκβαηή κε ηνλ ξφιν (εηδηθφηεξε απαζρφιεζε) πνπ έρεη αλαιάβεη ζην έξγν (νλνκαζηηθέο θαηαζηάζεηο Γ5, Γ6 ή Γ7). Με βάζε ηηο αηηήζεηο απαζρφιεζεο ζπληάζζνληαη νη ζπκβάζεηο ησλ ζπλεξγαηψλ, νη νπνίεο ππνγξάθνληαη απφ ηνπο ίδηνπο θαη ηνλ Δ.Λ.Κ.Δ.. Ζ απαζρφιεζε πξνζσπηθνχ κε εμαξηεκέλε ζρέζε εξγαζίαο (ΗΚΑ) απαηηεί εηδηθή δηαδηθαζία πξνθήξπμεο θαη επηινγήο. Οη παξαπάλσ ελέξγεηεο ππνβνιήο εγγξάθσλ θαη εληχπσλ εγθξίλνληαη απφ ηνλ Δ.Λ.Κ.Δ. θαη απνηεινχλ πξνυπφζεζε γηα ηελ έλαξμε ηνπ έξγνπ θαη γηα θάζε νηθνλνκηθή ζπλαιιαγή. Μεηά ηελ έγθξηζε απηή, θάζε έξγν ιακβάλεη έλαλ εζσηεξηθφ θσδηθφ, ν νπνίνο ρξεζηκνπνηείηαη σο θιεηδί επηθνηλσλίαο κεηαμχ Δ.Τ. θαη Δ.Λ.Κ.Δ.. Κεθάιαην 2 Δγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 6
2.2 χληαμε πξνυπνινγηζκνχ δαπαλψλ ηε Γξακκαηεία ηνπ Δ.Λ.Κ.Δ. ππνβάιιεηαη ν ζπλνιηθφο πξνυπνινγηζκφο ηνπ έξγνπ (έληππν Γ2) ζχκθσλα κε ηε ζχκβαζε ή ηελ απφθαζε ρξεκαηνδφηεζεο (ιακβαλνκέλσλ ππ φςηλ ησλ ζπκβαηηθψλ δεζκεχζεσλ, φπνπ ππάξρνπλ) σο εμήο: Ακνηβέο Παλεπηζηεκηαθψλ. Γξάθεηαη ην ζχλνιν ησλ πξφζζεησλ ακνηβψλ ησλ παλεπηζηεκηαθψλ πνπ κεηέρνπλ ζην πξφγξακκα. Σν χςνο ηεο πξφζζεηεο ακνηβήο αλά κήλα γηα θάζε παλεπηζηεκηαθφ δελ κπνξεί λα ππεξβαίλεη ην ζχλνιν ησλ κεληαίσλ αθαζαξίζησλ απνδνρψλ πνπ ιακβάλεη απφ ηε ζέζε ηνπ ζην Παλεπηζηήκην, θαζψο θαη ην ζχλνιν ησλ αθαζάξηζησλ κεληαίσλ απνδνρψλ ηνπ Πξνέδξνπ ηνπ Αξείνπ Πάγνπ. Δπίζεο νη πξφζζεηεο ακνηβέο, απφ ζπγρξεκαηνδνηνχκελα έξγα απφ ηελ Δπξσπατθή Δπηηξνπή ή απφ Δζληθνχο Πφξνπο (ΔΠΑ, Π.Γ.Δ.), αζξνηδφκελεο κε ηηο ηαθηηθέο ακνηβέο δελ πξέπεη λα ππεξβαίλνπλ ηηο κεηθηέο κεληαίεο απνδνρέο Γεληθνχ Γξακκαηέα Τπνπξγείνπ, φπσο απηέο θάζε θνξά θαζνξίδνληαη. Γηα φιεο ηηο θαηεγνξίεο πξνζσπηθνχ (ιεηηνπξγψλ θαη ππαιιήισλ), ην ζχλνιν ηεο πξφζζεηεο απαζρφιεζήο ηνπο (πέξαλ ηνπ ρξφλνπ πιήξνπο απαζρφιεζεο πνπ αληηζηνηρεί ζε σξάξην εξγαζίαο 8 σξψλ) ζε έξγα Δπξσπατθά δελ ζα πξέπεη λα ππεξβαίλεη ηηο 4 ψξεο εκεξεζίσο. Αλαθνξηθά κε ηα ζπγρξεκαηνδνηνχκελα έξγα ΔΠΑ, ην ζχλνιν ηεο πξφζζεηεο απαζρφιεζεο αλά κήλα θαζνξίδεηαη απφ ηα φξηα πνπ νξίδνληαη ζηελ ηξνπνπνίεζε ηεο ΤΠΑΤΓ γηα ζπγρξεκαηνδνηνχκελα ΔΠΑ (ΦΔΚ 292Β_13/02/2013) θαη δελ κπνξεί ζε θακία πεξίπησζε λα ππεξβαίλεη ην 100% ησλ κεληαίσλ αθαζάξηζησλ απνδνρψλ Οη πεξηνξηζκνί απηνί αθνξνχλ ηηο πξφζζεηεο ακνηβέο πνπ ιακβάλεη απφ ην ζχλνιν ησλ πξνγξακκάησλ ζηα νπνία ζπκκεηέρεη. Ακνηβέο ηξίησλ κε αλάζεζε έξγνπ (ζχκβαζε έξγνπ). Γξάθεηαη ην ζπλνιηθφ αθαζάξηζην πνζφ ακνηβψλ (πεξηιακβαλνκέλνπ ηνπ ΦΠΑ) πνπ ζα δηαηεζεί ζε φζνπο ζα εξγαζηνχλ ζην πξφγξακκα γηα λα εθηειεζηεί έλα κέξνο ηνπ έξγνπ (ζρέζε εξγνιαβηθή). ηελ ίδηα θαηεγνξία εληάζζεηαη θαη ην ζπλνιηθφ πνζφ ησλ ακνηβψλ ησλ θνηηεηψλ θαη ππνηξφθσλ πνπ ζα ακεηθζνχλ απφ ην έξγν, θαζψο θαη ησλ θαηαξηηδνκέλσλ, εθφζνλ ην έξγν αθνξά θαηάξηηζε. ηελ ίδηα θαηεγνξία εληάζζνληαη επίζεο θαη νη ακνηβέο ππαιιήισλ θαη ιεηηνπξγψλ άιισλ θνξέσλ ηνπ Γεκνζίνπ, γηα ηνπο νπνίνπο απαηηείηαη, θαηά ηελ έλαξμε ηεο απαζρφιεζήο ηνπο ζην έξγν, βεβαίσζε ηεο ππεξεζίαο ηνπο, φηη ζπκκεηέρνπλ ζην έξγν ζε ρξφλν πέξαλ ηνπ ππεξεζηαθνχ ηνπο σξαξίνπ. Γηα φζνπο ζπκκεηέρνπλ ζε ζπγρξεκαηνδνηνχκελα έξγα ΔΠΑ απαηηείηαη άδεηα απφ ην εθάζηνηε ππεξεζηαθφ ζπκβνχιην ηνπ θχξηνπ θνξέα απαζρφιεζήο ηνπο. Δηδηθφηεξα γηα ΔΣΔΠ θαη ΔΔΓΗΠ απαηηείηαη βεβαίσζε απφ ηνλ Πξφεδξν ηνπ ηκήκαηφο ηνπο. Ακνηβέο ηξίησλ κε εμαξηεκέλε ζρέζε εξγαζίαο (ζχκβαζε εξγαζίαο νξηζκέλνπ ρξφλνπ). Γξάθεηαη ην ζπλνιηθφ πνζφ ησλ αθαζαξίζησλ απνδνρψλ καδί κε ηηο εξγνδνηηθέο εηζθνξέο απηψλ πνπ ζα απαζρνιεζνχλ κε ζχκβαζε εξγαζίαο. Κεθάιαην 2 Δγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 7
Εμνπιηζκφο (Όξγαλα θαη πιηθά). πκπιεξψλεηαη κε ην ζχλνιν ηεο αμίαο ησλ πξνκεζεηψλ γηα πάγην εμνπιηζκφ, φξγαλα θαη ελ γέλεη κε αλαιψζηκα πιηθά πνπ πξνβιέπεηαη λα αγνξαζηνχλ γηα ηηο αλάγθεο ηνπ έξγνπ. Αλαιψζηκα. πκπιεξψλεηαη κε ην ζχλνιν ηεο αμίαο ησλ αλαισζίκσλ (κε δηαξθψλ) πιηθψλ πνπ πξνβιέπνληαη γηα ηελ πξαγκαηνπνίεζε ηνπ έξγνπ. Μεηαθηλήζεηο εζσηεξηθνχ. πκπιεξψλεηαη κε ην ζχλνιν ηεο δαπάλεο γηα ηηο κεηαθηλήζεηο ησλ κειψλ ηεο νκάδαο ηνπ έξγνπ ζην εζσηεξηθφ ηεο ρψξαο. Μεηαθηλήζεηο εμσηεξηθνχ. πκπιεξψλεηαη κε ην ζχλνιν ηεο δαπάλεο ησλ κεηαθηλήζεσλ ησλ κειψλ ηεο νκάδαο ηνπ έξγνπ ζην εμσηεξηθφ. Λνηπά έμνδα. πκπιεξψλεηαη κε ην πνζφ ησλ δαπαλψλ γηα δαθηπινγξαθήζεηο, θσηνηππίεο, κηθξνέμνδα, επηδηνξζψζεηο, ζπληεξήζεηο, βηβιία, εθηππψζεηο θαη εθηειέζεηο θάζε κνξθήο εξγαζηψλ πνπ δελ θαιχπηνληαη απφ ηηο παξαπάλσ θαηεγνξίεο. Γεληθά έμνδα. Γξάθεηαη ην πνζφ παξαθξάηεζεο (ηνπ άξζξνπ 7 ηεο Τ.Α. ΚΑ/679/96) γηα ην Α.Π.Θ. ην νπνίν ππνινγίδεηαη ζην 10% ηνπ ζπλνιηθνχ πξνυπνινγηζκνχ ηνπ έξγνπ, εθηφο αλ νξίδεηαη δηαθνξεηηθά απφ δηαρεηξηζηηθνχο θαλφλεο ησλ πξνγξακκάησλ, νπφηε απνθαζίδεη ζρεηηθά ν Δ.Λ.Κ.Δ. 2.3 Απνζβέζεηο Παγίσλ Επξσπατθψλ θαη πγρξεκαηνδνηνχκελσλ Έξγσλ. Απφ 1/1/2013 θαη κεηά ην θφζηνο θηήζεο ησλ παγίσλ, ε αμία ησλ νπνίσλ είλαη κέρξη 1.500 (κε ζπκπεξηιακβαλνκέλνπ ηνπ ΦΠΑ) απνζβέλεηαη εθάπαμ κέζα ζηε ρξήζε θαηά ηελ νπνία γηα πξψηε θνξά ρξεζηκνπνηήζεθαλ ή ηέζεθαλ ζε ιεηηνπξγία.. Γηα πάγηα κε ζπκπεξηιακβαλνκέλσλ ησλ παξαπάλσ, ην ζχλνιν ησλ απνζβέζεσλ πξαγκαηνπνηείηαη κε ηε ζηαζεξή κέζνδν απφζβεζεο θαη εληφο ηξηψλ εηψλ απφ ηελ απφθηεζή ηνπο ή εθφζνλ απνθηψληαη γηα ηελ πινπνίεζε ρξεκαηνδνηνχκελνπ απφ δεκφζηνπο ή θνηλνηηθνχο πφξνπο εξεπλεηηθνχ έξγνπ ζπγθεθξηκέλεο ρξνληθήο δηάξθεηαο απνζβέλνληαη θαηά ηε δηάξθεηα πινπνίεζεο ηνπ εξεπλεηηθνχ έξγνπ θαη κέρξη ηε ιήμε απηνχ. εκεηψλεηαη φηη θαη γηα ηνλ εμνπιηζκφ πνπ αγνξάζηεθε έσο 31/12/2012 ηζρχνπλ νη λένη ζπληειεζηέο απφζβεζεο. 2.4 Αλακφξθσζε πξνυπνινγηζκνχ Αλ θαηά ηελ εθηέιεζε ηνπ έξγνπ πξνθχςεη αλάγθε αιιαγήο ησλ πνζψλ πνπ πξνβιέθζεθαλ ζηνλ αξρηθφ πξνυπνινγηζκφ, ππάξρεη ε δπλαηφηεηα αλακφξθσζήο ηνπ (έληππν Γ2) κεηά απφ έγθξηζε ηνπ Δ.Λ.Κ.Δ.. ε πξνγξάκκαηα, ζηα νπνία ππάξρνπλ ζρεηηθέο ζπκβαηηθέο δεζκεχζεηο, δεηείηαη ε έγθξηζε ηεο αλακφξθσζεο θαη απφ ηνλ Φνξέα Υξεκαηνδφηεζεο. 2.5 Απαζρφιεζε πξνζσπηθνχ Ο Δ.Τ. ζπκπιεξψλεη ηελ έληππε αίηεζε (έληππα Γ5 ή Γ6 ή Γ6α ή Γ7) γηα ηελ απαζρφιεζε πξνζσπηθνχ ζην έξγν, ζηελ νπνία αλαθέξνληαη νλνκαζηηθά φια ηα κέιε Κεθάιαην 2 Δγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 8
ηεο νκάδαο κε ηα αηνκηθά ηνπο ζηνηρεία, ηε δηάξθεηα ηεο απαζρφιεζεο, ηελ ακνηβή, ην ηδηαίηεξν αληηθείκελν απαζρφιεζεο ηνπ θάζε απαζρνινχκελνπ θαζψο θαη ηελ θαηεγνξία ζηελ νπνία εληάζζεηαη. ηηο πεξηπηψζεηο πνπ απαηηείηαη πξφζθιεζε εθδήισζεο ελδηαθέξνληνο γηα ηελ έληαμε λέσλ κειψλ ζηελ εξεπλεηηθή νκάδα, πξηλ ηελ ππνβνιή ησλ εληχπσλ Γ5, Γ6, θαη Γ7 ζα πξέπεη λα έρεη νινθιεξσζεί ε δηαδηθαζία ηεο επηινγήο ησλ λέσλ κειψλ. Ζ δηαδηθαζία επηινγήο είλαη ε αθφινπζε: 1. Καηάζεζε αηηήκαηνο ζηνλ ηκήκα Γηαζθάιηζεο Πνηφηεηαο, Αλζξψπηλσλ Πφξσλ θαη Πξνκεζεηψλ (έληππν Γ16). ην ελ ιφγσ έληππν δειψλνληαη απφ ηνλ ΔΤ ηνπ έξγνπ 3 κέιε ΓΔΠ, ΔΔΓΗΠ ή ΔΣΔΠ 2. Έιεγρνο ησλ ζηνηρείσλ ηνπ αηηήκαηνο (αληηθείκελν, πξνυπνινγηζκφο, απαηηήζεηο πξφζθιεζεο) ζε ζπζρέηηζε κε ην ηερληθφ δειηίν ηνπ έξγνπ. 3. Έγθξηζε ηνπ αηηήκαηνο θαη αλάξηεζε πξφζθιεζεο εθδήισζεο ελδηαθέξνληνο γηα ππνβνιή πξνηάζεσλ ζηελ ηζηνζειίδα ηνπ ΔΛΚΔ ΑΠΘ θαη ζην πξφγξακκα ΓΗΑΤΓΔΗΑ. 4. Καηάζεζε πξνηάζεσλ απφ ηνπο ελδηαθεξφκελνπο ζηνλ νξηζκέλν απφ ηελ πξφζθιεζε ηφπν θαη ρξφλν. 5. Αμηνιφγεζε ησλ ππνβαιιφκελσλ πξνηάζεσλ απφ ηξηκειή Δπηηξνπή Αμηνιφγεζεο θαη ζχκθσλα κε ηνπο φξνπο ηεο πξφζθιεζεο. 6. Καηάζεζε πξαθηηθνχ αμηνιφγεζεο ησλ πξνηάζεσλ απφ ηνλ ΔΤ ηνπ έξγνπ 7. Έγθξηζε ηνπ πξαθηηθνχ αμηνιφγεζεο θαη αλάξηεζε ηεο απφθαζεο απνδνρήο απνηειεζκάησλ ηεο αμηνιφγεζεο ζην πξφγξακκα ΓΗΑΤΓΔΗΑ. 8. Έγθξηζε ησλ απνηειεζκάησλ αμηνιφγεζεο απφ ηνλ Φνξέα Υξεκαηνδφηεζεο, φηαλ απαηηείηαη. 9. Έληαμε ησλ λέσλ κειψλ ζηελ εξεπλεηηθή νκάδα ηνπ έξγνπ Οη αηηήζεηο γηα απαζρφιεζε φισλ ησλ θαηεγνξηψλ ηνπ πξνζσπηθνχ (νλνκαζηηθέο θαηαζηάζεηο) πξέπεη λα ππνβάιινληαη έγθαηξα θαη ηνπιάρηζηνλ 20 κέξεο πξηλ ηελ έλαξμε ηεο απαζρφιεζεο. Γελ εγθξίλνληαη αηηήζεηο απαζρφιεζεο πξνζσπηθνχ κε αλαδξνκηθέο εκεξνκελίεο έλαξμεο δηφηη αληηβαίλνπλ ηηο δηαηάμεηο ηνπ άξζξνπ 7 παξ.4 ηεο Τ.Α. Κ.Α. 679/22.8.96 Ζ αθξίβεηα θαη ε νξζφηεηα ησλ αηνκηθψλ ζηνηρείσλ ησλ απαζρνινχκελσλ ζην έξγν βεβαηψλνληαη κε ηελ πξνζσπηθή επζχλε ηνπ Δ.Τ. Καηεγνξίεο απαζρνινχκελνπ πξνζσπηθνχ : Παλεπηζηεκηαθφ πξνζσπηθφ (έληππα Γ5). Δπηηξέπεηαη ε απαζρφιεζε Παλεπηζηεκηαθψλ (ΓΔΠ, Δ.E.ΓΗ.Π., ΔΣΔΠ, Γηνηθεηηθνί, θιπ.) εθφζνλ ηεξνχληαη ηα αλψηαηα φξηα πξφζζεηεο ακνηβήο γηα ηελ απαζρφιεζή ηνπο ζην έξγν. ην έληππν ζπκπιεξψλεηαη θαη ε αθαζάξηζηε κεληαία ακνηβή απφ ηε ζέζε ηνπο ζην Παλεπηζηήκην. Εμσπαλεπηζηεκηαθφ πξνζσπηθφ. Δπηηξέπεηαη ε απαζρφιεζε πξφζζεηνπ (εμσπαλεπηζηεκηαθνχ) πξνζσπηθνχ, επηζηεκνληθνχ ή άιινπ, γηα ηελ εθηέιεζε ζπγθεθξηκέλνπ έξγνπ, ζην νπνίν πξνζιακβάλνληαη κε: Κεθάιαην 2 Δγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 9
Σύκβαζε αλάζεζεο έξγνπ κε θαη απνθνπή ακνηβή (έληππν Γ6). Ζ ζρέζε κε ηνλ Δ.Λ.Κ.Δ. θαη ην έξγν ζεσξείηαη εξγνιαβηθή θαη κε εμαξηεκέλε, θαη ν παξέρσλ ηελ ππεξεζία επηηεδεπκαηίαο, ν νπνίνο έρεη ηηο ππνρξεψζεηο πνπ πξνβιέπεη ν λφκνο «πεξί ππφρξεσλ απεηθφληζεο ζπλαιιαγψλ» (ζηνηρεία ηνπ Κψδηθα Φνξνινγηθήο Απεηθφληζεο πλαιιαγψλ - ΚΦΑ., Φ.Π.Α., επαγγεικαηηθή ζηέγε, αζθαιηζηηθφ ηακείν). εκεηψλνπκε φηη κε ην έληππν Γ6 ζπλππνβάιιεηαη θσηναληίγξαθν ηεο «βεβαίσζεο έλαξμεο εξγαζηψλ» ηεο εθνξίαο πνπ αλήθεη ν ειεχζεξνο επαγγεικαηίαο. Σπληαμηνύρνη ηνπ Δεκνζίνπ, πξώελ κέιε ΔΕΠ ηωλ ΑΕΙ, δχλαληαη λα απαζρνινχληαη κφλν κε ζχκβαζε κίζζσζεο έξγνπ ζηα έξγα πνπ δηαρεηξίδεηαη ν ΔΛΚΔ. Γηα ηελ θαηαβνιή ηεο ακνηβήο ηνπο γηα ηελ απαζρφιεζή ηνπο, πξέπεη λα πξνζθνκίδεηαη ζηνλ ΔΛΚΔ βεβαίσζε ηεο αξκφδηαο Γηεχζπλζεο ηεο Τπεξεζίαο πληάμεσλ, πεξί δήισζεο ηεο απαζρφιεζήο ηνπο. Οη ζπλνιηθέο απνιαβέο απηψλ (ζχληαμε θαη απνδνρέο) ππφθεηληαη ζηνλ πεξηνξηζκφ ηνπ αλψηαηνπ νξίνπ απνδνρψλ ηνπ Γεληθνχ Γξακκαηέα Τπνπξγείνπ. ην πνζφ απηφ δελ ζπκπεξηιακβάλνληαη νη ακνηβέο απφ θάζε είδνπο εξεπλεηηθά θαη εθπαηδεπηηθά πξνγξάκκαηα πνπ εθηεινχληαη απφ ηνπο ΔΛΚΔ ησλ ΑΔΙ, ηα νπνία ρξεκαηνδνηνχληαη απνθιεηζηηθά απφ δηεζλείο ή ηδησηηθνχο πφξνπο. Γηα ην πξνζσπηθφ άιισλ δεκφζησλ θνξέσλ ζπκπιεξψλεηαη ην έληππν Γ6 θαη ζπλνδεχεηαη απφ ηελ άδεηα ηνπ ππεξεζηαθνχ ζπκβνπιίνπ ηνπ θνξέα θχξηαο απαζρφιεζήο ηνπο γηα ηε ζπκκεηνρή ηνπο ζην έξγν. Σύκβαζε εξγαζίαο ηδηωηηθνύ δηθαίνπ νξηζκέλνπ ρξόλνπ (ΙΔΟΦ), ε νπνία δηέπεηαη από ηελ εξγαηηθή λνκνζεζία (έληππν Γ7). Ζ ζρέζε ζεσξείηαη εμαξηεκέλε θαη νη πάζεο θχζεσο εξγνδνηηθέο εηζθνξέο βαξχλνπλ ηνλ πξνυπνινγηζκφ ηνπ έξγνπ. Γηα ηνπο ΘΔΟΥ ηδηαίηεξε πξνζνρή πξέπεη λα δνζεί ζηα αθφινπζα Απαηηείηαη ε χπαξμε επαξθνχο ηακεηαθνχ ππνινίπνπ γηα ηε ζχλαςε ηεο ζχκβαζεο. Γξάθεηαη φιν ην πξνυπνινγηδφκελν πνζφ πνπ βαξχλεη ην έξγν γηα ηνλ ζπγθεθξηκέλν εξγαδφκελν (ζπλππνινγίδνληαη νη εξγνδνηηθέο εηζθνξέο). Με ηελ ππνγξαθή ηεο ζχκβαζεο ν εξγαδφκελνο πξέπεη λα δειψζεη ηνλ Αξηζκφ Μεηξψνπ Αζθάιηζεο ζην ΗΚΑ θαζψο θαη ηνλ Α.Μ.Κ.Α. θαη λα δψζεη πιήξε αηνκηθά ζηνηρεία. Γηα φιεο ηηο θαηεγνξίεο απαζρνινχκελσλ ηελ έθδνζε επηηαγήο ακνηβήο εξγαδνκέλνπ, απαξαίηεηε πξνυπφζεζε είλαη λα έρεη ππνγξαθεί ε ζχκβαζε απφ ηνλ εξγαδφκελν. Άιιεο θαηεγνξίεο εμσπαλεπηζηεκηαθνχ πξνζσπηθνχ πνπ απαζρνιείηαη ζηα έξγα είλαη νη θαηαξηηδφκελνη ζηα πξνγξάκκαηα επαγγεικαηηθήο θαηάξηηζεο θαη νη θνηηεηέο γηα βνεζεηηθέο εξγαζίεο. Ζ ζπκκεηνρή ηνπο ξπζκίδεηαη απφ δηαηάμεηο ηνπ Τπ. Δξγαζίαο & Κνηλσληθήο Αζθάιηζεο θαη ηεο Τ.Α. ΚΑ/679/96 αληίζηνηρα. Κεθάιαην 2 Δγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 10
2.6 Πξνκήζεηεο αγαζψλ θαη ππεξεζηψλ. Πξνκήζεηεο αγαζψλ θαη εθηειέζεηο εξγαζηψλ κέρξη 5.869 (κε ζπκπεξηιακβαλνκέλνπ ΦΠΑ) αλά είδνο γίλνληαη κε επηινγή ηνπ Δ.Τ. Πξνκήζεηεο αγαζψλ θαη εθηειέζεηο εξγαζηψλ πάλσ απφ 5.869 θαη κέρξη 60.000 (κε ζπκπεξηιακβαλνκέλνπ ΦΠΑ) αλά είδνο γίλνληαη κεηά απφ πξφρεηξν κεηνδνηηθφ δηαγσληζκφ, ε πξνθήξπμε ηνπ νπνίνπ αλαξηάηαη ζηελ ηζηνζειίδα ηεο Δπηηξνπήο Δξεπλψλ. Πξνκήζεηεο πάλσ απφ 60.000 έσο 130.000 (κε ζπκπεξηιακβαλνκέλνπ ΦΠΑ) γίλνληαη κε πξφρεηξν κεηνδνηηθφ δηαγσληζκφ, ε πξνθήξπμε ηνπ νπνίνπ δεκνζηεχεηαη ζηνλ εκεξήζην ηχπν θαη αλαξηάηαη ζηελ ηζηνζειίδα ηεο Δπηηξνπήο Δξεπλψλ. Πξνκήζεηεο απφ 130.000 (κε ζπκπεξηιακβαλνκέλνπ ΦΠΑ) γίλνληαη κε Γηεζλή Γηαγσληζκφ. Δηδηθά γηα ηηο αλάγθεο ησλ έξγσλ πνπ ρξεκαηνδνηνχληαη απφ ην Δζληθφ ηξαηεγηθφ Πιαίζην Αλαθνξάο (ΔΠΑ) θαη ζε φπνηα άιιε πεξίπησζε πξνβιέπεηαη απφ ηηο ζπκβαηηθέο δεζκεχζεηο ηνπ εθάζηνηε έξγνπ, νη πξνκήζεηεο θαη εθηειέζεηο εξγαζηψλ γίλνληαη είηε κε πξφρεηξν κεηνδνηηθφ δηαγσληζκφ (θαηά ηα αλσηέξσ) γηα πνζφ κέρξη 60.000 (κε ζπκπεξηιακβαλνκέλνπ ηνπ αλαινγνχληνο ΦΠΑ), είηε κε ηαθηηθφ δηαγσληζκφ κε αλνηθηέο δηαδηθαζίεο γηα πξνκήζεηεο πάλσ απφ 60.000 έσο 130.000 (κε ζπκπεξηιακβαλνκέλνπ ηνπ αλαινγνχληνο ΦΠΑ), είηε κε δηεζλή δηαγσληζκφ απφ 130.000 θαη άλσ. Σα σο άλσ πνζά πνπ νξηνζεηνχλ ηα είδε ησλ δηαγσληζκψλ ππνινγίδνληαη ζχκθσλα κε ηηο ιεηηνπξγηθέο αλάγθεο ηνπ θάζε έξγνπ γηα φιε ηε δηάξθεηά ηνπ. Κεθάιαην 2 Δγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 11
2.6.1 Δηαδηθαζίεο Πξνκήζεηαο Αγαζψλ θαη Τπεξεζηψλ Οη πξνκήζεηεο αγαζψλ θαη ππεξεζηψλ πξαγκαηνπνηνχληαη ζχκθσλα κε ηνλ ηζρχνληα Οδεγφ Πξνκεζεηψλ Έξγσλ ηνπ Δ.Λ.Κ.Δ. ΑΠΘ. Επηζεκαίλεηαη φηη γηα παξαζρεζείζεο ππεξεζίεο θαη εθηειέζεηο εξγαζηψλ αμίαο άλσ ησλ 2.500 (κε ζπκπεξηιακβαλνκέλνπ ηνπ ΦΠΑ) απαηηείηαη ε ππνγξαθή ζχκβαζεο. Αληίζηνηρε ππνρξέσζε ππνγξαθήο ζχκβαζεο ππάξρεη θαη γηα δαπάλεο catering. Δηδηθφηεξα γηα νπνηαδήπνηε παξαζρεζείζα ππεξεζία απφ ην εμσηεξηθφ ή γηα αγνξά ινγηζκηθνχ απφ ην εμσηεξηθφ απαηηείηαη ε ππνγξαθή ζχλαςεο παξνρήο ππεξεζηψλ θαη γηα ζπκβαηηθή αμία κηθξφηεξε ησλ 2.500. Γηα ηελ θάιπςε ησλ ιεηηνπξγηθψλ αλαγθψλ ηεο Αλεμάξηεηεο Αξρήο Γεκνζίσλ πκβάζεσλ, ζηηο ζπκβάζεηο απφ 2.500 θαη άλσ πνπ ππάγνληαη ζην Ν.4013/2011, άξζξν 4, παξ.3 θαη ζπλάπηνληαη κεηά ηελ έλαξμε ηζρχνο ηνπ επηβάιιεηαη θξάηεζε χςνπο 0,10%, ε νπνία ππνινγίδεηαη επί ηεο αμίαο, εθηφο ΦΠΑ, ηεο αξρηθήο, θαζψο θαη θάζε ζπκπιεξσκαηηθήο ζχκβαζεο θαη παξαθξαηείηαη ζπλνιηθά απφ ηνλ ΔΛΚΔ θαηά ηελ πξψηε πιεξσκή. 2.6.2 Πξνκήζεηεο αγαζψλ θαη ππεξεζηψλ πνπ απαιιάζζνληαη απφ Φ.Π.Α. Απαιιαγή απφ ηνλ Φ.Π.Α., ζχκθσλα κε ηελ ΠΟΛ. 1128/97, δηθαηνχληαη θάπνηα Ννκηθά Πξφζσπα (ζηα νπνία ζπκπεξηιακβάλνληαη ηα Παλεπηζηήκηα) ηα νπνία ζπκβάιινληαη απεπζείαο, κε ηελ Δπξσπατθή Δπηηξνπή γηα ηελ πξαγκαηνπνίεζε εξεπλεηηθψλ πξνγξακκάησλ θαη ρξεκαηνδνηνχληαη απφ απηήλ κεξηθά ή νιηθά. Οη δαπάλεο πνπ απαιιάζζνληαη απφ ηνλ Φ.Π.Α., ζχκθσλα κε ηελ ΠΟΛ. 1128/97, θαηά ην πνζνζηφ ρξεκαηνδφηεζήο ηνπο απφ ηελ Δπξσπατθή Δπηηξνπή είλαη νη εμήο: Αγνξά κεραλνινγηθνχ ή ινηπνχ εμνπιηζκνχ Παξνρή ππεξεζηψλ πνπ αθνξνχλ ηελ εγθαηάζηαζε ηνπ πξνεγνχκελνπ εμνπιηζκνχ Αγνξά ινγηζκηθνχ Γηθαηνινγεηηθά γηα ηελ απαιιαγή Φ.Π.Α. Σα δηθαηνινγεηηθά πνπ απαηηνχληαη γηα ηελ ρνξήγεζε ηεο απαιιαγήο είλαη ηα αθφινπζα. 1. Αληίγξαθν ηνπ ζπκβνιαίνπ ηνπ πξνγξάκκαηνο ρσξίο ηα ηερληθά ραξαθηεξηζηηθά πνπ αλαθέξνληαη ζε νξηζκέλα παξαξηήκαηα. 2. Μεηάθξαζε ηνπ ζπκβνιαίνπ ζηα ειιεληθά (φρη επηθπξσκέλε) θαη ρσξίο ηα ηερληθά ραξαθηεξηζηηθά. 3. Βεβαίσζε γηα ηελ πηζηφηεηα κεηάθξαζεο ηνπ ζπκβνιαίνπ (Έληππν Αη4α). 4. Αίηεζε ηνπ Δπηζηεκνληθά Τπεπζχλνπ γηα απαιιαγή απφ ηνλ Φ.Π.Α. θαηά ηελ πξνκήζεηα κεραλνινγηθνχ ή ινηπνχ εμνπιηζκνχ ή ππεξεζίαο, πνπ απνηεινχλ ηε Βαζηθή Πξνυπφζεζε γηα ηελ εθηέιεζε ηνπ πξνγξάκκαηνο. Γηα θάζε Σηκνιφγην ρνξεγείηαη μερσξηζηή απαιιαγή (Έληππν Αη4). 5. Βεβαίσζε ηνπ Δπηζηεκνληθά Τπεπζχλνπ σο πξνο ηελ αλαγθαηφηεηα ηεο εθηέιεζεο ηεο δαπάλεο ή ηεο ζπγθεθξηκέλεο ππεξεζίαο γηα ηελ νινθιήξσζε ηνπ έξγνπ. (ΈληππνΑη4δ) Κεθάιαην 2 Δγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 12
6. Γηα αγνξά εμνπιηζκνχ ν Δπηζηεκνληθά Τπεχζπλνο πξνζθνκίδεη βεβαίσζε εγθαηάζηαζεο εμνπιηζκνχ. Δπηζεκαίλεηαη φηη γηα νπνηαδήπνηε κεηαθνξά ηνπ εμνπιηζκνχ ή γηα νπνηαδήπνηε αιιαγή ηνπ ηφπνπ εγθαηάζηαζεο πξέπεη ν ΔΤ λα αηηείηαη ηελ έθδνζε δειηίνπ απνζηνιήο, θαζψο πξέπεη θαη λα ππνβάιιεηαη έγγξαθν γηα γλσζηνπνίεζε ηεο αιιαγήο ηφπνπ εγθαηάζηαζεο ζηελ αξκφδηα νηθνλνκηθή εθνξία. Ζ κε έθδνζε δειηίνπ απνζηνιήο ζεσξείηαη θνξνινγηθή παξάβαζε ζχκθσλα κε ηνλ ΚΦΑ 7. ηελ πεξίπησζε πξνκήζεηαο απφ ην εζσηεξηθφ ηεο ρψξαο απαηηείηαη ε έθδνζε πξνηηκνινγίνπ, απφ ηελ πξνκεζεχηξηα εηαηξεία, κε ηα αθφινπζα ζηνηρεία: Δπσλπκία, Γηεχζπλζε, ΑΦΜ,. ην πξνηηκνιφγην πξέπεη λα ππάξρεη αλαιπηηθή πεξηγξαθή ηνπ εμνπιηζκνχ ή ηεο ππεξεζίαο, φπσο ζα αλαγξαθνχλ ζην ηηκνιφγην πνπ ζα εθδνζεί, θαζψο θαη ηελ αληίζηνηρε αμία θαη ηνλ Φ.Π.Α. γηα ηνλ νπνίν δεηείηαη απαιιαγή. Καηά αληηζηνηρία γηα πξνκήζεηα εθηφο Διιάδαο, εθδίδεηαη proforma Invoice ζηελ νπνία αλαγξάθνληαη φια ηα αθφινπζα ζηνηρεία: Δπσλπκία, Γηεχζπλζε, VAT Number, 8. Ζ αξκφδηα Γεκφζηα Οηθνλνκηθή Τπεξεζία (ΓΟΤ) είλαη πηζαλφλ λα δεηήζεη θαη πεξαηηέξσ ζηνηρεία ηα νπνία ζα δεηεζνχλ απφ ηνλ Δπηζηεκνληθά Τπεχζπλν. Τπνρξεψζεηο ηνπ Δ.Τ. κεηά ηελ έθδνζε ηεο βεβαίσζεο απαιιαγήο. 1. Έθδνζε ηνπ ηηκνινγίνπ εληφο 2 κελψλ απφ ηελ έθδνζε ηεο βεβαίσζεο απαιιαγήο. 2. Γλσζηνπνίεζε ζηνλ Δ.Λ.Κ.Δ. ηεο έλαξμεο ρξήζεσο ηνπ επελδπηηθνχ αγαζνχ απφ ηνλ Δπηζηεκνληθά Τπεχζπλν εληφο 10 εκεξψλ απφ ηελ εκεξνκελία ρξήζεο. (Έληππν Αη4γ) 3. Καηάζεζε ηνπ ηηκνινγίνπ πνπ εθδφζεθε απφ ηελ πξνκεζεχηξηα εηαηξεία, εληφο 10 εκεξψλ απφ ηελ εκεξνκελία έθδνζεο ηνπ ηηκνινγίνπ. Σεκείωζε: Η βεβαίσζε απαιιαγήο Φ.Π.Α., γηα ηηο πεξηπηψζεηο πνπ ε έδξα ηνπ πξνκεζεπηή βξίζθεηαη ζηελ Διιάδα ή ζε ρψξα εθηφο ηεο Δ.Δ., εθδίδεηαη απφ ηελ Γ Γ.Ο.Τ Θεζζαινλίθεο. Δηδηθά γηα ηελ πεξίπησζε φπνπ ε έδξα ηνπ πξνκεζεπηή βξίζθεηαη ζε ρψξα εθηφο ηεο ΔΔ, γηα ηελ πξνκήζεηα ή ινγηζκηθνχ ε βεβαίσζε απαιιαγήο ηνπ ΦΠΑ πνπ ρνξεγείηαη απφ ηελ αξκφδηα ΓΟΤ, ζηέιλεηαη ππεξεζηαθά ζην ηεισλείν φπνπ ζα ιάβεη ρψξα ν εθηεισληζκφο. ε πεξίπησζε πνπ ε έδξα ηνπ βξίζθεηαη ζε νπνηαδήπνηε ρψξα πνπ αλήθεη ζηελ Δ.Δ. (εθηφο απφ ηελ Διιάδα), ηφηε ε βεβαίσζε ρνξεγείηαη απφ ηνλ Δ.Λ.Κ.Δ.. 2.6.3 Πξνκήζεηεο απφ ην εμσηεξηθφ Οη πξνκήζεηεο απφ ην εμσηεξηθφ γίλνληαη κε ηε κεζνιάβεζε ηεο ηξάπεδαο. Ο Δ.Τ. πξνζθνκίδεη ζηε Γξακκαηεία ηα πξνηηκνιφγηα (proforma) ή ηα ηηκνιφγηα (invoice) ηνπ Οίθνπ, απφ ηνλ νπνίν ζα γίλεη ε πξνκήζεηα, κε ηαπηφρξνλε θαηάζεζε ηεο αληίζηνηρεο εληνιήο πξνθαηαβνιήο. Σα πξνηηκνιφγηα πξέπεη λα εθδίδνληαη ζηα ζηνηρεία ηνπ Δ.Λ.Κ.Δ. κε παξάιιειε αλαθνξά (ζε παξέλζεζε), ηνπ νλνκαηεπψλπκνπ Κεθάιαην 2 Δγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 13
ηνπ Δ.Τ. Γηα ελδνθνηλνηηθέο απνθηήζεηο (αγνξέο απφ ρψξεο ηεο Δπξσπατθήο Έλσζεο) ηα ζηνηρεία ηνπ ΔΛΚΔ είλαη: Eidikos Logariasmos Kondilion Erevnas A.P.TH V.A.T : EL090049627 Ktirio KE.D.E.A- 3is Septemvriou - Panepistimioupoli GR 54636 Thessaloniki Γηα πξνκήζεηεο απφ ην εμσηεξηθφ, πξέπεη λα ππνινγίδεηαη θαη λα δεζκεχεηαη αληίζηνηρν πνζφ απφ ηελ θαηεγνξία πξνυπνινγηζκνχ, ε δαπάλε γηα ηελ θαηαβνιή ηνπ αληίζηνηρνπ Φ.Π.Α. θαη ελδερνκέλσο άιισλ εμφδσλ. Σρεηηθά κε ηηο εηζαγωγέο αγαζώλ από ην εμωηεξηθό δηεπθξηλίδνληαη ηα αθόινπζα: Οη εηζαγσγέο αγαζψλ απφ ην εμσηεξηθφ δηαθξίλνληαη ζε εηζαγσγέο απφ ρψξεο ηεο Δπξσπατθήο Έλσζεο (ελδνθνηλνηηθέο απνθηήζεηο) θαη ζε εηζαγσγέο απφ ηξίηεο ρψξεο. Καηά ηε δηαδηθαζία εηζαγσγήο νη Δπηζηεκνληθψο Τπεχζπλνη ζα πξέπεη λα αθνινπζνχλ ηηο ζεζκνζεηεκέλεο γηα θάζε πεξίπησζε ππνρξεψζεηο. Γηα ζπλαιιαγέο κε ην εμσηεξηθφ ην παξαζηαηηθφ πνπ εθδίδεηαη, απφ ηνλ πξνκεζεπηή, είλαη ην invoice, ην νπνίν πεξηέρεη κφλν θαζαξή αμία θαη φρη ΦΠΑ. Γεδνκέλνπ φηη ν Φ.Π.Α., ζηηο πεξηπηψζεηο απηέο, ππνινγίδεηαη θαη νθείιεηαη ζηελ ρψξα ηνπ ιήπηε, ζηελ πξνθεηκέλε πεξίπησζε είλαη ε Διιάδα, ηελ ππνρξέσζε απφδνζεο ηνπ Φ.Π.Α. ησλ invoices ηελ έρεη ν Δ.Λ.Κ.Δ. θάζε κήλα κε ηελ ππνβνιή ηεο πεξηνδηθήο δήισζεο ηνπ Φ.Π.Α. Ο ελ ιφγσ ΦΠΑ θαιχπηεηαη απφ ηα ρξεκαηηθά δηαζέζηκα ηνπ έξγνπ. εκεηψλνπκε φηη φια ηα παξαπάλσ αθνξνχλ κφλν ηα έξγα κε θνξνινγηθή δηάθξηζε Δπηδφηεζεο/Υξεκάηνδφηεζεο ή Παξνρήο Τπεξεζηψλ Υ.Γ.Δ. Εηζαγσγή απφ Σξίηεο Υψξεο (Σξφπνο Εθηεισληζκνχ) Γηα νπνηαδήπνηε άθημε αγαζώλ από ηξίηεο ρώξεο (κε θξάηε-κέιε ηεο Ε.Ε.) ζα πξέπεη λα γίλεηαη εθηειωληζκόο ζην Ειιεληθό θξάηνο. ηηο πεξηπηψζεηο πνπ νη αθίμεηο γίλνληαη ηαρπδξνκηθψο ππάξρεη αξκφδηα ππεξεζία εθηεισληζκνχ ηαρπδξνκηθψλαθίμεσλ ε νπνία αλνίγεη ηα δέκαηα θαη ηα εθηεισλίδεη πξηλ θηάζνπλ ζηνλ παξαιήπηε. ε νξηζκέλεο πεξηπηψζεηο (θπξίσο φηαλ αθνξνχλ κηθξνδέκαηα) ε ηαρπδξνκηθή εηαηξεία κε γλσξίδνληαο φηη ην ζπγθεθξηκέλν δέκα αθνξά εηζαγσγή αγαζνχ απφ Σξίηε ρψξα, δελ ην εθηεισλίδεη. ηελ πεξίπησζε απηή είλαη ππνρξεσκέλνο ν θάζε εηζαγσγέαο παξαιήπηεο (Δ.Τ.) λα επηζηξέθεη ην δέκα ζην ηαρπδξνκείν απφ φπνπ ην παξέιαβε θαη λα επηζεκαίλεη φηη αθνξά εηζαγσγή γηα λα πξνρσξήζεη ε δηαδηθαζία ηνπ εθηεισληζκνχ (πξνζνρή: απαξαίηεηε πξνυπφζεζε ζηηο πεξηπηψζεηο απηέο είλαη λα κελ αλνίγνληαη ηα δέκαηα απφ ηνπο παξαιήπηεο) Όηαλ νη αθίμεηο γίλνληαη ρσξίο εθηεισληζκφ, αθνινπζείηαη ε παξαθάησ δηαδηθαζία: α) Όηαλ ε άθημε γίλεηαη κε ηξέλν ν εθηεισληζκφο γίλεηαη ζην 3ν ηεισλείν. Κεθάιαην 2 Δγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 14
β) Όηαλ ε άθημε γίλεηαη κε αεξνπιάλν ν εθηεισληζκφο γίλεηαη ζην 5ν ηεισλείν. γ) Όηαλ ε άθημε γίλεηαη κε πινίν/νδηθψο ν εθηεισληζκφο γίλεηαη ζην 1ν ηεισλείν. ε φιεο ηηο παξαπάλσ πεξηπηψζεηο δελ πξέπεη λα αλνηρζεί ην δέκα απφ ηνλ παξαιήπηε πξηλ πάεη ζην ηεισλείν. Γηα λα κπνξέζνπλ λα θάλνπλ ηνλ εθηεισληζκφ νη ηεισλεηαθέο αξρέο πξέπεη λα ππάξρεη θαη ην ηηκνιφγην κέζα ζην δέκα. Δπεηδή κεξηθέο θνξέο ην ηηκνιφγην έξρεηαη πξηλ ηελ απνζηνιή ησλ αγαζψλ, πξέπεη απηφ λα πξνζθνκίδεηαη θαη λα επηδεηθλχεηαη ζηηο Σεισλεηαθέο Αξρέο. Γηα ην 3 ν Σεισλείν ρξεηάδεηαη αίηεζε εθηεισληζκνχ (έληππν ηνπ ηεισλείνπ πνπ δηαηίζεηαη απφ ηνλ εθηεισληζηή) Όηαλ νη Δ.Τ. θαηαζέηνπλ ηα ηηκνιφγηα ζηνλ Δ.Λ.Κ.Δ. ζα πξέπεη λα ζπλππνβάιινπλ θαη ηηο δηαζαθήζεηο εθηεισληζκνχ είηε ηνπ ηαρπδξνκείνπ ή ηνπ ηεισλείνπ. Σν Invoice ηνπ εθηεισληζκνχ πξέπεη λα είλαη ηζφπνζν κε ηελ proforma θαη θπξίσο κε ην πνζφ πνπ αλαγξάθεηαη ζηε δηαζάθεζε ηνπ εθηεισληζκνχ. ΔΘΑΔΘΚΑΘΑ ΠΛΗΡΩΜΗ ΚΑΘ ΔΘΚΑΘΟΛΟΓΗΗ ΕΘΑΓΩΓΩΝ (απφ ρψξεο ηεο Κνηλφηεηαο θαη Σξίηεο ρψξεο) Γηα ηελ πιεξσκή ηεο δαπάλεο: πκπιεξψλεηαη ην έληππν (Ο1) «Δληνιή Πξνθαηαβνιήο» Δπηζπλάπηεηαη ην δηαζέζηκν παξαζηαηηθφ INVOICE ή PROFORMA INVOICE κε πεξηγξαθή ησλ εηδψλ ζηα ειιεληθά. (απφ ηνλ Δ.Τ.) Απνδεηθηηθφ κεηαθνξάο πνπ πηζηνπνηεί ηελ εκεξνκελία παξαιαβήο. Δπηζπλάπηεηαη ζπκπιεξσκέλνο ν Πηλάθαο ζηνηρείσλ γηα απνθηήζεηο απφ ην εμσηεξηθφ (έληππν Ο13) κφλν γηα ηελ πεξίπησζε πνπ πξνζθνκίδεηαη INVOICE Γηα ηελ δηθαηνιφγεζε ηεο δαπάλεο: ηελ πεξίπησζε πνπ ην αξρηθφ παξαζηαηηθφ ήηαλ PROFORMA INVOICE) πκπιεξψλεηαη ην έληππν (O2) «Απφδνζε Πξνθαηαβνιήο» Δπηζπλάπηεηαη ζπκπιεξσκέλνο ν Πηλάθαο ζηνηρείσλ γηα απνθηήζεηο απφ ην εμσηεξηθφ (έληππν O13) Δπηζπλάπηεηαη ην πξσηφηππν παξαζηαηηθφ INVOICE Απνδεηθηηθφ κεηαθνξάο πνπ πηζηνπνηεί ηελ εκεξνκελία παξαιαβήο. Γηα ηελ ηαπηφρξνλε πιεξσκή θαη δηθαηνιφγεζε ηεο δαπάλεο γηα έμνδα εθηεισληζκνχ (κφλν ζηελ πεξίπησζε εηζαγσγήο απφ ρψξεο εθηφο Κνηλφηεηαο-Σξίηεο ρψξεο) πκπιεξψλεηαη ην έληππν (Ο5) «Δληνιή Πιεξσκήο - Απφδνζε Τιηθψλ & Τπεξεζηψλ» θαζψο θαη ην έληππν Ο12. «Πίλαθαο ινηπψλ εμφδσλ» Κεθάιαην 2 Δγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 15
Δπηζπλάπηνληαη ηα δηθαηνινγεηηθά ηνπ ηεισληζκνχ (πρ ηηκνιφγην παξνρήο ππεξεζηψλ εθηεισληζηή, δηαζάθεζε ηεισλείνπ θιπ) εμνθιεκέλα ή αλεμφθιεηα Παξαθξάηεζε θφξνπ ζε ππεξεζίεο πνπ παξέρνληαη ζην εμσηεξηθφ ηεο ρψξαο Οη ππεξεζίεο πνπ εθηεινχληαη ζην εμσηεξηθφ ηεο ρψξαο ππφθεηληαη ζε παξαθξάηεζε πξνθαηαβνιήο θφξνπ 20%. Απφ ηελ παξαθξάηεζε θφξνπ εμαηξνχληαη ηα θπζηθά πξφζσπα πνπ παξέρνπλ ππεξεζίεο (νπνηεζδήπνηε) ζην εμσηεξηθφ θαη ζπλαιιάζζνληαη κε ηνλ Δ.Λ.Κ.Δ.. Σα αιινδαπά Ννκηθά Πξφζσπα απαιιάζζνληαη γηα ηηο ππεξεζίεο πνπ παξέρνπλ κφλν εάλ εκπίπηνπλ ζε αληίζηνηρε δηαθξαηηθή ζχκβαζε γηα απνθπγή δηπιήο θνξνιφγεζεο απφ ζρεηηθφ πηζηνπνηεηηθφ πνπ εθδίδεη ε αξκφδηα ΓΟΤ ηνπ Δ.Λ.Κ.Δ.. Σα δηθαηνινγεηηθά πνπ απαηηνχληαη γηα ηελ απαιιαγή απφ ηελ παξαθξάηεζε ηνπ θφξνπ είλαη ηα αθφινπζα: χκβαζε παξνρήο ππεξεζηψλ κε ηνλ πξνκεζεπηή αλεμαξηήησο πνζνχ. Βεβαίσζε θνξνινγηθήο θαηνηθίαο ηνπ πξνκεζεπηή απφ ηελ αξκφδηα θνξνινγηθή αξρή ηεο ρψξαο ηνπ (Certification by the Tax authority of the beneficiaries residence country). Μεηαθξαζκέλν ην ηηκνιφγην παξνρήο ππεξεζηψλ. Μεηαθξαζκέλε ζηελ ειιεληθή ε παξαπάλσ ζχκβαζε κε ηνλ πξνκεζεπηή. Σα δηθαηνινγεηηθά ππνβάιινληαη ζηελ Γ Γ.Ο.Τ. Θεζζαινλίθεο, ζπλεκκέλα κε ηελ αίηεζε απαιιαγήο θφξνπ γηα ηελ απνθπγή ηεο δηπιήο θνξνινγίαο, κε επζχλε ηνπ ηκήκαηνο Οηθνλνκηθψλ πλαιιαγψλ. εκείσζε: Η αγνξά ινγηζκηθνχ ζεσξείηαη ππεξεζία αλεμαξηήησο ηξφπνπ απφθηεζεο. Επίζεο ππεξεζία ζεσξείηαη ε αγνξά δνξπθνξηθψλ εηθφλσλ ζε ειεθηξνληθή κνξθή, ε θαηαζθεπή ηζηνζειίδαο θαη ε ελνηθίαζε αίζνπζαο απφ ην εμσηεξηθφ. Ελδνθνηλνηηθέο απνθηήζεηο. Γηα ηηο πξνκήζεηεο αγαζψλ θαη ππεξεζηψλ απφ ρψξεο ηεο Δπξσπατθήο Έλσζεο δελ απαηηείηαη εθηεισληζκφο. Μαδί κε ηα ηηκνιφγηα πνπ ζα θαηαηίζεληαη ζηνλ ΔΛΚΔ πξέπεη λα επηζπλάπηνληαη θαη νπνηαδήπνηε άιια παξαζηαηηθά πνπ εθδίδνληαη απφ ηνλ νίθν ηνπ εμσηεξηθνχ θαη αθνξνχλ ηελ ελδνθνηλνηηθή απφθηεζε. (PACKING LIST, Φνξησηηθά έγγξαθα θ.ι.π.) θαζψο θαη ην έληππν Ο13 πιήξσο ζπκπιεξσκέλν. Πξνζνρή! ε φιεο ηηο πεξηπηψζεηο παξαιαβήο invoice απφ ρψξεο ηεο ΔΔ είλαη ππνρξεσηηθφ λα αλαγξάθεηαη ν Α.Φ.Μ. (V.A.T. number) θαη ησλ δχν ζπλαιιαζζφκελσλ. Σα ηηκνιφγηα εμσηεξηθνχ πξέπεη νπσζδήπνηε λα αλαγξάθνπλ ηα ζηνηρεία ηνπ ΔΛΚΔ ΑΠΘ θαη ην Α.Φ.Μ. ηνπ. Κεθάιαην 2 Δγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 16
Ο εμνπιηζκφο θπιάζζεηαη ζην ρψξν εγθαηάζηαζεο ν νπνίνο έρεη δεισζεί απφ ηνλ Δ.Τ. ζην έληππν Ο10. Μεηά ην πέξαο ηνπ έξγνπ ν εμνπιηζκφο παξακέλεη ζην ρψξν εγθαηάζηαζεο ζηνλ νπνίν έρεη δεισζεί. Ο Δ.Λ.Κ.Δ. είλαη δπλαηφλ λα ρξεζηκνπνηήζεη ηα πιηθά απηά αλάινγα κε ηηο ζπκβαηηθέο ππνρξεψζεηο, γηα ηνπο ζθνπνχο ηνπ κε εηδηθή απφθαζε. 2.6.4 Μεηαθνξέο πξντφλησλ (επηζθεπή-επηζηξνθή-αιιαγή ρψξνπ εγθαηάζηαζεο) Πξηλ απφ θάζε κεηαθνξά πξντφληνο γηα επηζθεπή, επηζηξνθή ή αιιαγή ρψξνπ εγθαηάζηαζεο ν Δπηζηεκνληθά Τπεχζπλνο πξέπεη λα αηηείηαη ηελ έθδνζε δειηίνπ απνζηνιήο, ην νπνίν ζα ζπλνδεχεη ηα πξντφληα. Ζ έθδνζε ηνπ δειηίνπ απνζηνιήο πξέπεη λα πξνεγείηαη ηεο έθδνζεο ηνπ πηζησηηθνχ ηηκνινγίνπ ή ηνπ ηηκνινγίνπ γηα ηελ επηζθεπή. 2.7 Μεηαθηλήζεηο εζσηεξηθνχ - εμσηεξηθνχ Μεηαθηλήζεηο επηηξέπεηαη λα πξαγκαηνπνηεζνχλ απφ κέιε ηεο νκάδαο γηα ηηο αλάγθεο ηνπ έξγνπ θαη εθφζνλ πξνβιέπεηαη ε ζρεηηθή δαπάλε ζηνλ πξνυπνινγηζκφ. Γηα ηα πξφζσπα πνπ κεηέρνπλ ζην έξγν σο έθηαθηνη ζπλεξγάηεο θαη δελ ακείβνληαη αιιά πξαγκαηνπνηνχλ κεηαθηλήζεηο, απαηηείηαη ε έγθξηζε ηνπ ΔΛΚΔ κε ηελ ππνβνιή νλνκαζηηθήο θαηάζηαζεο απαζρνινχκελσλ (έληππν Γ5 ή Γ6). Ωο δαπάλεο κεηαθίλεζεο δηθαηνινγνχληαη: ην θφζηνο ησλ εηζηηεξίσλ θάζε είδνπο ε ρηιηνκεηξηθή απνδεκίσζε, εθ φζνλ ε κεηαθίλεζε γίλεηαη κε Η.Υ. απηνθίλεην γηα ην εζσηεξηθφ ηεο ρψξαο (ην χςνο θαζνξίδεηαη θαη έηνο κε απφθαζε ηνπ Δ.Λ.Κ.Δ.) ε εκεξήζηα απνδεκίσζε γηα ηηο εκέξεο απνπζίαο, ζπκπεξηιακβαλνκέλσλ ησλ εκεξψλ κεηάβαζεο θαη επηζηξνθήο (ην χςνο θαζνξίδεηαη θαη έηνο κε απφθαζε ηνπ Δ.Λ.Κ.Δ.) ηα έμνδα εγγξαθήο ζε ζπλέδξην, εθ φζνλ ε κεηαθίλεζε γίλεηαη γηα ηνλ ιφγν απηφ. ηα έμνδα δηαλπθηέξεπζεο ζε μελνδνρείν. Πξνζνρή!Γηα κεηαθηλήζεηο πξνζσπηθνχ ηνπ ΑΠΘ ζηα πιαίζηα ησλ έξγσλ, κε εμαίξεζε ηα κέιε ΓΔΠ, απαηηείηαη έγθξηζε ηεο κεηαθίλεζεο απφ ηνλ πξντζηάκελν ηνπ κεηαθηλνχκελνπ. Γαπάλεο κεηαθίλεζεο πνπ αθνξνχλ ρξήζε ελαιιαθηηθψλ δηαδξνκψλ γηα πξννξηζκνχο ζηνπο νπνίνπο ππάξρεη ε δπλαηφηεηα κεηάβαζεο κέζσ δηνδίσλ εθφζνλ δελ ζπλνδεχνληαη απφ δηθαηνινγεηηθά ηεθκεξίσζεο ηεο κεηαθίλεζεο (Σηκνιφγηα μελνδνρείνπ, εηζηηήξηα, απνδείμεηο δηνδίσλ, θιπ) δελ είλαη επηιέμηκεο. Γηα ηνλ ππνινγηζκφ ηεο ρηιηνκεηξηθήο απνδεκίσζεο ιακβάλεηαη ππφςε κεηαμχ ηεο δηαδξνκήο κε δηφδηα θαη ηεο ελαιαθηηθήο δηαδξνκήο ε θνληηλφηεξε. ε ηηκνιφγηα εμσηεξηθνχ πνπ εθδίδνληαη ζε λφκηζκα δηαθνξεηηθνχ ηνπ επξψ γηα ηε κεηαηξνπή ζε επξψ πξέπεη λα ρξεζηκνπνηείηαη ε ηζνηηκία ηεο εκεξνκελίαο έθδνζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ. Κεθάιαην 2 Δγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 17
2.8 Δηαδηθαζίεο Υξεκαηνδφηεζεο ηνπ έξγνπ Απηέο θαζνξίδνληαη ζηελ ππνγξαθείζα ζχκβαζε κε ηνλ θνξέα ρξεκαηνδφηεζεο. Σα θεθάιαηα ησλ έξγσλ θαηαηίζεληαη απφ ηνλ θνξέα ζηνλ ηξαπεδηθφ ινγαξηαζκφ ηνπ Δ.Λ.Κ.Δ. θαη εθηακηεχνληαη ζχκθσλα κε ηηο δηαδηθαζίεο ηνπ παξφληνο. 2.9 Πιεξσκή ζπκκεηνρήο ζπλέδξσλ κε πηζησηηθή θάξηα ηα πιαίζηα ηεο δηαρείξηζεο ζπλεδξίσλ κε Δπηζηεκνληθά Τπεχζπλνπο κέιε Γ.Δ.Π. ηνπ Α.Π.Θ., ν ΔΛΚΔ παξέρεη ηε δπλαηφηεηα ε είζπξαμε ηνπ αληίηηκνπ ηεο ζπκκεηνρήο ησλ ζπλέδξσλ, λα γίλεηαη κε ηε ρξήζε ηεο πηζησηηθήο ηνπο θάξηαο. Γηα ηε ρξήζε ηεο παξαπάλσ ππεξεζίαο παξαθαιείζηε λα θαηαζέζεηε εγγξάθσο αίηεκα ζην ηκήκα Γηνηθεηηθψλ πλαιιαγψλ ηνπ ΔΛΚΔ. Κεθάιαην 2 Δγθξίζεηο θαη πξνυπνζέζεηο γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ έξγσλ 18
3 Δηαδηθαζίεο πιεξσκήο θαη δηθαηνιφγεζεο ησλ δαπαλψλ 3.1 Σξφπνο έθδνζεο επηηαγψλ θαη δηελέξγεηαο πιεξσκψλ. Γηα θάζε πεξίπησζε πνπ αθνινπζεί, ε αλάιεςε ρξεκάησλ απφ ηνλ ινγαξηαζκφ γηα ηελ πιεξσκή δαπαλψλ γίλεηαη κεηά απφ θαηάζεζε ηεο εληνιήο πξνθαηαβνιήο (έληππν Ο1), ή ηεο εληνιήο-απφδνζεο (έληππα Ο4,Ο5,Ο6) ζπκπιεξσκέλεο θαη ππνγξακκέλεο απφ ηνλ Δ.Τ. ηνπ έξγνπ κε ηα ζπλεκκέλα. Ζ πιεξσκή ησλ δαπαλψλ γίλεηαη κε έθδνζε δίγξακκσλ επηηαγψλ ζηνπο δηθαηνχρνπο ηεο δαπάλεο ή κε ηξαπεδηθή κεηαθνξά ζε ηξαπεδηθνχο ινγαξηαζκνχο. Δπηηαγέο κπνξνχλ λα παξαιάβνπλ νη ίδηνη νη δηθαηνχρνη, ν Δ.Τ. ηνπ έξγνπ ή ην άηνκν πνπ έρεη νξηζηεί απφ ηνλ Δ.Τ. ηνπ έξγνπ ρσξίο φκσο λα κεηαβηβάδεηαη θαη ε επζχλε ηνπ Δ.Τ. ζ απηφ. Σε δίγξακκε ηξαπεδηθή επηηαγή ή ηξαπεδηθή κεηαθνξά ζε ηξαπεδηθνχο ινγαξηαζκνχο εθδίδεη ή δηελεξγεί ε Γξακκαηεία ηνπ Δ.Λ.Κ.Δ., εθφζνλ έρεη εγθξηζεί ν πξνυπνινγηζκφο θαη έρεη θαηαηεζεί ζηελ Σξάπεδα ε ρξεκαηνδφηεζε ηνπ έξγνπ. Όια ηα παξαζηαηηθά (Σηκνιφγηα, κηζζνδνηηθέο θαηαζηάζεηο) θαηαηίζεληαη ζθξαγηζκέλα απφ ηνλ Δ.Τ., ζηα έξγα φπνπ απαηηείηαη (ΔΠΑ Δπξσπατθά), ζχκθσλα κε ηηο ππνδείμεηο ηνπ ΔΛΚΔ. Ζ ζθξαγίδα γηα θάζε έξγν ζα παξαιακβάλεηαη απφ ην ηκήκα Οηθνλνκηθψλ πλαιιαγψλ. Γηα ηα πνιπεηαηξηθά έξγα πνπ ζπληνλίδνληαη απφ ην Α.Π.Θ., ν Δ.Τ. ζα πξέπεη λα ππνβάιεη εληνιή πιεξσκήο γηα ζπλεξγαδφκελν θνξέα (έληππν Ο3), βάζεη ηεο νπνίαο ζα γίλεηαη κεηαθνξά ησλ ρξεκάησλ ζηνλ αληίζηνηρν εηαίξν ζε εχινγν ρξνληθφ δηάζηεκα (φρη κεγαιχηεξν ησλ 30 εκεξψλ απφ ηελ εκέξα άθημεο ηεο ρξεκαηνδφηεζεο ζην Α.Π.Θ.) Γηα Δζληθνχο θνξείο απαηηείηαη ηαπηφρξνλα κε ηελ εληνιή πιεξσκήο λα ππνβάιιεηαη θαη ην ηηκνιφγην ηνπ πλεξγαδφκελνπ Φνξέα. 3.2 Ακνηβέο πξνζσπηθνχ Γηα θάζε θαηεγνξία πξνζσπηθνχ πνπ ακείβεηαη απφ ην έξγν ππνβάιιεηαη: Η εληνιή πιεξσκήο-απφδνζε ακνηβψλ (έληππν Ο4), ζπκπιεξσκέλε θαη ππνγξακκέλε απφ ηνλ Δ.Τ. ζηελ αληίζηνηρε θαηεγνξία κε ην ζπλνιηθφ αθαζάξηζην πνζφ ακνηβψλ, φπσο απηφ πξνθχπηεη απφ ην άζξνηζκα ηεο ζηήιεο "πνζφ πνπ δηθαηνχηαη" ηεο ζπλεκκέλεο ζπλνπηηθήο θαηάζηαζεο. Γηα ηελ πεξίπησζε ακνηβψλ κε εμαξηεκέλε ζρέζε εξγαζίαο πξνζηίζεληαη θαη ηα πνζά γηα εξγνδνηηθή εηζθνξά. Η ζπλνπηηθή θαηάζηαζε (έληππα Ο7,Ο8,Ο9) ηεο αληίζηνηρεο θαηεγνξίαο πξνζσπηθνχ, ζπκπιεξσκέλε θαη ππνγξακκέλε απφ ηνλ Δ.Τ. Η. ζπλνπηηθή θαηάζηαζε απνηειεί αλαπφζπαζην κέξνο ηεο εληνιήο. Γηα έξγα ΔΠΑ θαη Δπξσπατθά ε ζπκπιήξσζε ησλ εληχπσλ πξαγκαηνπνηείηαη ειεθηξνληθά κέζσ ηνπ ζπζηήκαηνο δήισζεο θαη ειέγρνπ ηνπ ρξφλνπ απαζρφιεζεο ησλ απαζρνινχκελσλ. Ζ Γξακκαηεία εθδίδεη νλνκαζηηθέο επηηαγέο ή κεηαθέξεη ζε ηξαπεδηθνχο ινγαξηαζκνχο ησλ δηθαηνχρσλ ηα θαζαξά πνζά ησλ ακνηβψλ ηνπο θαη, ζηηο πεξηπηψζεηο ακνηβψλ ηξίησλ, πξνζηίζεηαη ην πνζφ ηνπ Φ.Π.Α. Σα πνζά γηα παξαθξάηεζε θφξνπ εηζνδήκαηνο θαη αζθαιηζηηθψλ εηζθνξψλ, φπνπ Κεθάιαην 3 - Γηαδηθαζίεο πιεξσκήο θαη δηθαηνιφγεζεο ησλ δαπαλψλ 19
απαηηείηαη, θξαηνχληαη θαη απνδίδνληαη ζηελ εθνξία θαη ηνπο αζθαιηζηηθνχο νξγαληζκνχο κε επζχλε ηνπ ΔΛΚΔ. Σα κεληαία ειεθηξνληθά θχιια εξγαζίαο (monthly time sheet) πνπ έρνπλ ηε ζρεηηθή ππνρξέσζε απφ ηνλ Φνξέα Υξεκαηνδφηεζεο. Γηα ηελ πιεξσκή ηεο ακνηβήο, απαξαίηεηε πξνυπφζεζε είλαη λα έρεη ππνγξαθεί ε ζχκβαζε απφ ηνλ απαζρνινχκελν. Πξνζνρή 1. Οη ακνηβέο θάζε Παλεπηζηεκηαθνχ θαζψο θαη πνζά γηα ηα νπνία είλαη δηθαηνχρνο κεηαθέξνληαη ζε αηνκηθφ Σξαπεδηθφ Λνγαξηαζκφ ζχκθσλα κε ηε δηαδηθαζία πνπ πεξηγξάθεηαη ζην παξάξηεκα Η ηνπ νδεγνχ δηαρείξηζεο έξγσλ (Ο.Γ.Δ.) 2. Ζ πξνζεζκία ππνβνιήο ησλ εληνιψλ πιεξσκήο θαη ησλ ζπλνπηηθψλ θαηαζηάζεσλ γηα ηνπο εξγαδφκελνπο κε ζχκβαζε εξγαζίαο είλαη έσο ηηο 20 ηνπ κελφο πνπ αλαθέξεηαη ζηε ζπλνπηηθή θαηάζηαζε. Η δηθαηνιφγεζε ησλ ακνηβψλ φισλ ησλ θαηεγνξηψλ γίλεηαη κε: Σηο κηζζνδνηηθέο θαηαζηάζεηο νη νπνίεο εθδίδνληαη απφ ηε γξακκαηεία θαη ππνγξάθνληαη απφ ηνπο δηθαηνχρνπο κε ηελ παξαιαβή ηεο επηηαγήο ηνπο. Σα Σηκνιφγηα Παξνρήο Τπεξεζηψλ ησλ εξγαδνκέλσλ, γηα ηελ θαηεγνξία «ακνηβέο ηξίησλ κε αλάζεζε έξγνπ». Πξνζνρή Ζ παξαιαβή ησλ επηηαγψλ ή κεηαθνξά ζε αηνκηθφ ηξαπεδηθφ ινγαξηαζκφ γηα ακνηβέο ηξίησλ γίλεηαη κε ηαπηφρξνλε ππνβνιή ησλ ηηκνινγίσλ παξνρήο ππεξεζηψλ. Κεθάιαην 3 - Γηαδηθαζίεο πιεξσκήο θαη δηθαηνιφγεζεο ησλ δαπαλψλ 20