Οδηγίες Συμπλήρωσης και Υποβολής της Δήλωσης Ολοκλήρωσης της Επένδυσης Ιούλιος 2014
Περιεχόμενα 1 Δήλωση Ολοκλήρωσης - Γενική Διαδικασία... 3 1.1 Καταληκτική Ημερομηνία Hλεκτρονικής Yποβολής Δήλωσης Ολοκλήρωσης... 3 1.2 Ορθότητα Δήλωσης... 3 2 Είσοδος στο Σύστημα... 4 3 Συμπλήρωση πεδίων Δήλωσης Ολοκλήρωσης... 9 3.1 Έναρξη συμπλήρωσης Δήλωσης Ολοκλήρωσης... 9 3.2 Συμπλήρωση κυρίως μέρους Δήλωσης Ολοκλήρωσης... 12 3.2.1 1η ενότητα : Επικαιροποίηση στοιχείων Επιχείρησης... 12 3.2.2 2η ενότητα : Αιτιολόγηση των τροποποιήσεων στην υλοποίηση της επένδυσης... 12 3.2.3 3η ενότητα : Αναλυτικός πίνακας Δαπανών... 15 3.2.4 4η ενότητα : Τεκμηρίωση Υλοποίησης Φυσικού Αντικειμένου... 18 3.2.5 5η ενότητα : Παραστατικά Δαπανών / Εξοφλήσεις... 18 3.2.6 6η ενότητα : Απαιτούμενα δικαιολογητικά τεκμηρίωσης ολοκλήρωσης.... 26 3.2.7 7η ενότητα : Υποβολή έκθεσης ολοκλήρωσης... 26 4 Οδηγίες κατόπιν της Ηλεκτρονικής Υποβολής... 27 5 Οδηγίες αποστολής Φακέλου Αιτήματος Ολοκλήρωσης... 27 2 από 27
1 Δήλωση Ολοκλήρωσης - Γενική Διαδικασία Κάθε επενδυτής του οποίου η αίτηση βρίσκεται σε κατάσταση «Σε υλοποίηση», έχει το δικαίωμα να υποβάλει ηλεκτρονικά Δήλωση Ολοκλήρωσης. Στο χρήστη παρέχεται η δυνατότητα να υποβάλει μία και μόνο Δήλωση Ολοκλήρωσης. Μέσω της συγκεκριμένης ενέργειας ο φορέας μπορεί να πραγματοποιήσει παράλληλα τροποποίηση φυσικού και οικονομικού αντικειμένου καθώς και να κάνει επικαιροποίηση των στοιχείων της επένδυσης. 1.1 Καταληκτική Ημερομηνία Hλεκτρονικής Yποβολής Δήλωσης Ολοκλήρωσης Υπενθυμίζεται ότι η Δήλωση Ολοκλήρωσης του εγκεκριμένου φυσικού και οικονομικού αντικειμένου πρέπει να υποβληθεί ηλεκτρονικά στην Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε. το αργότερο μέχρι και 15 ημερολογιακές ημέρες από την ημερομηνία λήξης της υλοποίησης του Έργου, με βάση τα οριζόμενα στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης. Το αίτημα ολοκλήρωσης υποβάλλεται σε φυσικό φάκελο και τα τεκμηριωτικά στοιχεία σε φυσική μορφή (έγγραφα) το αργότερο εντός δέκα (10) ημερολογιακών ημερών από την ηλεκτρονική υποβολή του. Στο φυσικό φάκελο μαζί με τα έγγραφα τεκμηρίωσης θα προσκομίζεται εκτυπωμένο το αίτημα ολοκλήρωσης, το οποίο πρέπει να φέρει την σφραγίδα της Επιχείρησης και να είναι υπογεγραμμένο από τον Νόμιμο Εκπρόσωπο της δικαιούχου Επιχείρησης. 1.2 Ορθότητα Δήλωσης Σε περίπτωση τροποποίησης φυσικό-οικονομικού αντικειμένου παρακαλούμε όπως χρησιμοποιήσετε το διαθέσιμο στο Πληροφοριακό Σύστημα πεδίο, προς διευκόλυνση του ελέγχου που θα πρέπει να διενεργήσετε αναφορικά με την τήρηση των επιμέρους ορίων της δράσης πριν την ηλεκτρονική του υποβολή. 3 από 27
2 Είσοδος στο Σύστημα Το Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Δράσεων Κρατικών Ενισχύσεων της ΚΤΠ Α.Ε. για την υποβολή της Δήλωσης Ολοκλήρωσης είναι διαθέσιμο από την ηλεκτρονική διεύθυνση http://digitalaid.ktpae.gr/. Για να εισέλθετε στο σύστημα πληκτρολογείτε το όνομα χρήστη και τον κωδικό ασφαλείας και επιλέγετε. 4 από 27
Εφόσον ο χρήστης έχει εισέλθει με το όνομα χρήστη και τον κωδικό ασφαλείας στο Πληροφοριακό Σύστημα Κρατικών Ενισχύσεων: Του εμφανίζεται η Αρχική Οθόνη με συνοπτικά στοιχεία των έργων που έχει στο λογαριασμό του. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: αν το αριστερό μενού σας εμφανίζεται αδόμητο όπως στην επόμενη εικόνα: Τότε πρέπει να επιλέξετε το compatibility mode από το σχετικό εικονίδιο 5 από 27
Σε περίπτωση που έχετε ξεχάσει τον κωδικό σας: i. πατήστε την επιλογή Ξεχάσατε τον κωδικό σας;. ii. iii. Στην συνέχεια συμπληρώσετε στο πεδίο email το email που χρησιμοποιήσατε κατά την δημιουργία της αίτησης σας ή το πιο πρόσφατο, αν το έχετε αλλάξει από το περιβάλλον εφαρμογής που πραγματοποιήθηκε η υποβολή των προτάσεων. και πατήστε το πλήκτρο «Αποστολή e-mail». Σε περίπτωση που με το ίδιο e-mail έχετε δημιουργήσει περισσότερους του ενός λογαριασμούς, στο βήμα (ii) συμπληρώσετε επιπλέον και το πεδίο Όνομα χρήστη και στην συνέχεια πατήστε το πλήκτρο «Αποστολή e-mail». 6 από 27
Τότε στα εισερχόμενα του mail σας θα βρείτε ένα μήνυμα που θα δηλώνει το Όνομα χρήστη και τον κωδικό ασφαλείας. Παρακαλούμε μετά την είσοδο σας στο σύστημα αλλάξτε τον κωδικό ασφαλείας ακολουθώντας τα κάτωθι βήματα: Επιλέξτε από το μενού «Γενικά Προσωπικά Στοιχεία» 7 από 27
Τότε αναδύεται το ακόλουθο πλαίσιο διαλόγου : από την επιλογή «Στοιχεία Χρήστη» μπορείτε να τροποποιήσετε τον κωδικό ασφαλείας. Επίσης μπορείτε να αποστείλετε τα νέα στοιχεία και πάλι με mail αν επιθυμείτε ώστε να τα έχετε για μελλοντική σας χρήση: 8 από 27
3 Συμπλήρωση πεδίων Δήλωσης Ολοκλήρωσης 3.1 Έναρξη συμπλήρωσης Δήλωσης Ολοκλήρωσης Βήμα 1ο Για την έναρξη της ενέργειας «Δήλωσης Ολοκλήρωσης» απαιτείται η επιλογή της αντίστοιχης καρτέλας «Η Δήλωση Ολοκλήρωσής μου» όπου ο επενδυτής πρέπει να επιλέξει το εικονίδιο δημιουργίας νέας εγγραφής «.» Με την επιλογή του εικονιδίου της Νέας εγγραφής εμφανίζεται στην οθόνη η λίστα των έργων για τα οποία ο επενδυτής μπορεί να υποβάλει την έκθεση ολοκλήρωσης. 9 από 27
Από όπου επιλέγετε το έργο που θέλετε να προχωρήσετε πατώντας το εικονίδιο «σας εμφανίζονται οι 7 ενότητες-βήματα που θα πρέπει να ολοκληρώσετε. Βλ. Βήμα 3 ο» και Βήμα 2ο Εάν επιλέξετε το σύνδεσμο από το μενού πάνω αριστερά «Η Δήλωση Ολοκλήρωσης μου» θα δείτε στην οθόνη να εμφανίζεται η λίστα των αιτήσεων ολοκλήρωσης για τα έργα τα οποία ο χρήστης έχει ξεκινήσει ήδη ή έχει οριστικοποιήσει τις αιτήσεις του. Εφόσον ο δικαιούχος επιλέξει τον κωδικό έργου που επιθυμεί στην οθόνη εμφανίζεται συνοπτική περιγραφή της ενέργειας αυτής. Ο οδηγός συμπλήρωσης των στοιχείων της αίτησης εμφανίζεται επιλέγοντας από το πάνω δεξιά μενού την «Επεξεργασία». 10 από 27
Βήμα 3ο Η ενέργεια υποβολής της Δήλωσης Ολοκλήρωσης αποτελείται από 7 ενότητες. 11 από 27
3.2 Συμπλήρωση κυρίως μέρους Δήλωσης Ολοκλήρωσης 3.2.1 1η ενότητα : Επικαιροποίηση στοιχείων Επιχείρησης Αποτελείται από 2 καρτέλες και εδώ καταχωρούνται τα στοιχεία της επιχείρησης που πιθανώς έχουν τροποποιηθεί. Στην πρώτη καρτέλα «Α. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ-EΠΕΝΔΥΣΗΣ» ο επενδυτής μπορεί να καταχωρήσει όλες τις αλλαγές που αιτείται όσον αφορά τα στοιχεία της επιχείρησης (έδρα, τηλ, διεύθυνση κ.λ.π). Συμπληρώνεται βάσει των στοιχείων της αίτησης, τυχόν τροποποιήσεις αυτής καθώς και στοιχείων της δήλωσης ολοκλήρωσης. Εφόσον δεν υπάρχουν αλλαγές τα πεδία μένουν ως έχουν. Στη συνέχεια επιλέγετε το πλήκτρο «Αποθήκευση» 3.2.2 2η ενότητα : Αιτιολόγηση των τροποποιήσεων στην υλοποίηση της επένδυσης Ο χρήστης πρέπει αντίστοιχα πεδία. να συμπληρώσει τα δεδομένα που ζητούνται, συμπληρώνοντας τα 12 από 27
Β. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΕΠΕΝΔΥΣΗΣ Οδηγίες Συμπλήρωσης Β1.1 Ο νόμιμος εκπρόσωπος παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν ο νόμιμος εκπρόσωπος παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης της Αίτησης. Στην περίπτωση που ο νόμιμος εκπρόσωπος έχει αλλάξει, αναφέρατε το ΦΕΚ που ορίζει τον νέο νόμιμο εκπρόσωπο της επιχείρησης ή οποιοδήποτε παρόμοιο έγγραφο τεκμηριώνει την αλλαγή αυτή. Το έγγραφο αυτό πρέπει να επισυναφθεί στον φάκελο της δήλωσης ολοκλήρωσης που θα αποστείλετε. Β1.2. Ο υπεύθυνος έργου παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν ο Υπεύθυνος Έργου παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης της Αίτησης. Συμπληρώστε τα στοιχεία του νέου υπευθύνου έργου, εφόσον είναι διαφορετικός από αυτόν που έχει οριστεί στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης. Β1.3 Η έδρα της επιχείρησης παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν η έδρα της επιχείρησης παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης της Αίτησης. Συμπληρώστε τη νέα έδρα της επιχείρησης, εφόσον έχουν αλλάξει, όπως ορίζεται στο κατά περίπτωση κατάλληλο έγγραφο, πχ. καταστατικό της επιχείρησης, βεβαίωση μεταβολής στην εφορία. Το έγγραφο αυτό θα πρέπει να επισυναφθεί στον φάκελο του αιτήματος ολοκλήρωσης που θα αποστείλετε. Β1.4 /1.5 Ο τόπος/περιφέρεια της επένδυσης παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν ο τόπος/περιφέρεια της επένδυσης της επιχείρησης παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης της Αίτησης. Συμπληρώστε το νέο τόπο/περιφέρεια υλοποίησης της επιχείρησης, εφόσον έχει αλλάξει, όπως ορίζεται στο κατά 13 από 27
περίπτωση κατάλληλο έγγραφο, πχ. καταστατικό της επιχείρησης, βεβαίωση μεταβολής στην εφορία. Το έγγραφο αυτό θα πρέπει να επισυναφθεί στον φάκελο της δήλωσης ολοκλήρωσης που θα αποστείλετε. Β1.6 Η επωνυμία και ο διακριτικός τίτλος της επιχείρησης είναι σύμφωνα με τα εγκεκριμένα της Απόφασης Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν τροποποιείται η επωνυμία ή/και ο διακριτικός τίτλος της επιχείρησης. Συμπληρώστε την επωνυμία και τον διακριτικό τίτλο της επιχείρησης, εφόσον είναι διαφορετική από την Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης, όπως ορίζονται στα κατάλληλα έγγραφα σύστασης (καταστατικό με τις τυχόν τροποποιήσεις ή/ και ΦΕΚ δημοσίευσης ή Ιδιωτικό Συμφωνητικό Σύστασης νόμιμα δημοσιευμένο). Τα έγγραφα αυτά θα πρέπει να επισυναφθούν στο φάκελο της δήλωσης ολοκλήρωσης που θα αποστείλετε. Β1.7 Η νομική μορφή της επιχείρησης ταυτίζεται με αυτήν στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν παραμένει η νομική μορφή της επιχείρησης σύμφωνα με την Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης. Συμπληρώστε τη νέα νομική μορφή της επιχείρησης, εφόσον είναι διαφορετική από την Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης, όπως ορίζεται στα κατάλληλα έγγραφα σύστασης (βεβαίωση, έναρξης/ τροποποίησης δραστηριότητας από την οικεία Δ.Ο.Υ., καταστατικό με τις τυχόν τροποποιήσεις ή/ και ΦΕΚ δημοσίευσης ή Ιδιωτικό Συμφωνητικό Σύστασης νόμιμα δημοσιευμένο). Τα έγγραφα αυτά θα πρέπει να επισυναφθούν στον φάκελο της δήλωσης ολοκλήρωσης που θα αποστείλετε. Β1.8 Η μετοχική εταιρική σύνθεση της επιχείρησης ταυτίζεται με αυτήν που είναι καταγεγραμμένη στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; Ισχύουν οι ίδιοι παράμετροι όσον αφορά τυχόν συνεργαζόμενες ή/και συνδεδεμένες επιχειρήσεις; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν οι μέτοχοι της επιχείρησης που κατέχουν ποσοστό μεγαλύτερο από 25% συνεχίζουν να είναι οι ίδιοι με αυτούς που καταχωρήθηκαν στην ηλεκτρονική αίτηση. Συμπληρώστε τη νέα μετοχική εταιρική σύνθεση της επιχείρησης (για μετόχους με ποσοστό συμμετοχής στην επιχείρηση μεγαλύτερο το 25%), εφόσον είναι διαφορετική από αυτήν που δηλώθηκε στην εγκεκριμένη αίτηση, όπως προκύπτει από τα κατάλληλα έγγραφα σύστασης & εκπροσώπησης (καταστατικό με τις τυχόν τροποποιήσεις ή/ και ΦΕΚ δημοσίευσης ή πρόσφατο πρακτικό Γ.Σ. απ όπου να προκύπτει η Μετοχική Σύνθεση). Τα έγγραφα αυτά θα πρέπει να επισυναφθούν στον φάκελο της δήλωσης ολοκλήρωσης. Επίσης δηλώστε αν έχουν αλλάξει τα στοιχεία συνδεδεμένων / συνεργαζόμενων επιχειρήσεων. Σε περίπτωση μεταβολής παρακαλούμε όπως δηλωθεί και προσκομίσετε τα αντίστοιχα έγγραφα τεκμηρίωσης. Β1.9 Το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο ταυτίζεται με το καταχωρηθέν στην Αίτηση για την οποία εκδόθηκε η Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; (Εάν ΟΧΙ, θα πρέπει να καταχωρηθούν οι εν λόγω τροποποιήσεις στις αντίστοιχες ενότητες) Αναφέρατε αν το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο ταυτίζεται με το καταχωρηθέν στην Αίτηση για την οποία εκδόθηκε η Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης. Στην περίπτωση που προχωρήσατε σε τροποποίηση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου της πράξης, αναφέρετε τους λόγους για τους οποίους αιτείστε τις τροποποιήσεις που δηλώσατε σε καθένα από τα ανωτέρω επιμέρους πεδία. 14 από 27
3.2.3 3η ενότητα : Αναλυτικός πίνακας Δαπανών Ο χρήστης καλείται να ενημερώσει τον πίνακα δαπανών με το τελικά υλοποιηθέν φυσικό και οικονομικό αντικείμενο του έργου. Γ. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΔΑΠΑΝΩΝ Για την τροποποίηση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου της πράξης, μπορείτε να προχωρήσετε στις εξής ενέργειες: - Επεξεργασία-τροποποίηση δηλωθείσας στην πράξη δαπάνης - Διαγραφή δηλωθείσας στην πράξη δαπάνης 15 από 27
Για να πραγματοποιήσει μεταβολή μίας δαπάνης θα πρέπει να επιλέξει την συγκεκριμένη δαπάνη κάνοντας click και αυτόματα ανοίγει ένα παράθυρο με τα γενικά στοιχεία της δαπάνης, όπου ο χρήστης μπορεί να αλλάξει την «Ποσότητα» και την «Τιμή Μονάδας» της δαπάνης. Μετά θα πρέπει να επιλέξει αποθήκευση. Αυτόματα με την αποθήκευση, τα νέα στοιχεία καταχωρούνται και η συγκεκριμένη δαπάνη που έχει αλλάξει παίρνει χρώμα κίτρινο. Η διεγραμμένες δαπάνες εμφανίζονται με χρώμα κόκκινο. Βήμα 2. Τεκμηρίωση Αλλαγών φυσικού και οικονομικού αντικειμένου Στο δεύτερο tab πρέπει να συμπληρωθεί η περιγραφή των αλλαγών με την ανάλογη τεκμηρίωση. Τεκμηρίωση Στην περίπτωση που προχωρήσατε σε τροποποίηση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου της πράξης, αναφέρετε τους λόγους για τους οποίους αιτείστε τις τροποποιήσεις που δηλώσατε. Περιγραφή Περιγράψτε την παραπάνω τροποποίηση, καθώς και τα έγγραφα που τεκμηριώνουν τους λόγους για τους οποίους αιτείστε τροποποίηση επί της εγκεκριμένης Αίτησης Υποβολής. Τα έγγραφα αυτά θα πρέπει να περιλαμβάνουν προσφορές ή τιμολόγια προμηθευτών ή νέες συμβάσεις τα οποία θα πρέπει υποχρεωτικά να συμπεριλάβετε στον φάκελο της δήλωσης ολοκλήρωσης που θα αποστείλετε. Βήμα 3. Συγκεντρωτικός Πίνακας Δαπανών Στο τρίτο tab μπορείτε να δείτε με κόκκινο χρώμα τον Επιλέξιμο Προϋπολογισμό και την Προβλεπόμενη Επιχορήγηση. 16 από 27
Αποτυπώστε τις μεταβολές φυσικού αντικειμένου σε επίπεδο επιλέξιμων δαπανών σε σχέση με τα υποβληθέντα στοιχεία στην αίτηση. Σημειώνεται ότι : o Θα πρέπει να αποτυπωθεί επακριβώς το τελικώς υλοποιηθέν φυσικό αντικείμενο, το οποίο θα πιστοποιηθεί προς καταβολή της αναλογούσας επιχορήγησης. o Το συνολικό ποσό της επιχορήγησης δεν μπορεί να υπερβεί το αρχικά εγκεκριμένο ποσό. o Μία τροποποίηση μπορεί να γίνει αποδεκτή, μόνο εφόσον συντρέχουν αθροιστικά οι ακόλουθες προϋποθέσεις: i. Διατηρούνται τα ουσιώδη χαρακτηριστικά του εγκεκριμένου Επενδυτικού Σχεδίου ii. Δεν αναιρείται κανένα από τα κριτήρια επιλεξιμότητας του δικαιούχου iii. Διατηρούνται οι όροι και οι περιορισμοί που έχουν τεθεί στον Οδηγό της Δράσης o Κατά την υποβολή της Δήλωσης Ολοκλήρωσης, ο δικαιούχος πρέπει να ενημερώσει υποχρεωτικά την «Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε.» σε περίπτωση μεταβολής μικρής εμβέλειας που αφορούν (ενδεικτικά): i. Αλλαγή νομίμου εκπροσώπου, αλλαγή υπεύθυνου Επενδυτικού Σχεδίου κλπ. ii. Αλλαγή της μετοχικής / εταιρικής σύνθεσης της Δικαιούχου Επιχείρησης. iii. Αλλαγή προμηθευτών που παρέχουν τυποποιημένες υπηρεσίες (π.χ. προμηθευτή του ίδιου εξοπλισμού), έτοιμα προϊόντα και δε δύνανται να επηρεάσουν τα χαρακτηριστικά και την ποιότητα του εγκεκριμένου φυσικού αντικειμένου. 17 από 27
3.2.4 4η ενότητα : Τεκμηρίωση Υλοποίησης Φυσικού Αντικειμένου Δ. ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ Στην ενότητα αυτή ο χρήστης πρέπει να απαντήσει αναλυτικά πώς τεκμηριώνεται η υλοποίηση του φυσικού αντικείμενου της επένδυσης και να δώσει μια περιγραφή των υλοποιημένων ενεργειών. 3.2.5 5η ενότητα : Παραστατικά Δαπανών / Εξοφλήσεις Στην ενότητα αυτή καταχωρούνται όλα τα δεδομένα για τα παραστατικά και τον τρόπο εξόφλησης τους ως εξής: Βήμα 1. Παραστατικά Εδώ καταχωρούνται τα παραστατικά των αγορών. Πιο συγκεκριμένα, καταχωρούνται τα στοιχεία της επιχείρησης, που αποδεικνύουν τις δαπάνες που έγιναν στο χρονικό διάστημα που καθορίζεται από τον οδηγό και αφορούν το έργο (τιμολόγια, τιμολόγια δελτία αποστολής, αποδείξεις παροχής υπηρεσιών, κλπ). 18 από 27
Ο χρήστης πρέπει να προσθέσει τα παραστατικά αγορών και να τα αντιστοιχήσει με δαπάνες. Αφού επιλέξει Νέα εγγραφή, εμφανίζεται παράθυρο διαλόγου όπου μπορεί να καταχωρήσει τα εξής πεδία: Είδος παραστατικού Αριθμός Παραστατικού Ημερομηνία Έκδοσης Αξία παραστατικού χωρίς ΦΠΑ Αξία παραστατικού (με ΦΠΑ) Για κάθε παραστατικό δαπάνης, εισάγετε τον Προμηθευτή από τη λίστα των Προμηθευτών που έχετε δηλώσει στις δαπάνες στο φυσικό και οικονομικό αντικείμενο της πράξης. Συμπληρώνετε το ΑΦΜ Προμηθευτή. Για κάθε παραστατικό δαπάνης που έχετε εισάγει θα πρέπει να το αντιστοιχήσετε στο αντικείμενο του επενδυτικού σχεδίου της εγκεκριμένης πράξης. Ποσότητα Τιμή Μονάδας Αξία (χωρίς ΦΠΑ) Αξία (με ΦΠΑ) Εισάγετε όλα τα παραστατικά δαπανών που αφορούν την επένδυση. 19 από 27
Επίσης, στο συγκεκριμένο παραστατικό συνδέουμε και τις αντίστοιχες δαπάνες. Στο παράθυρο διαλόγου υπάρχει η λίστα των εγκεκριμένων δαπανών από όπου συνδέετε τις δαπάνες που αντιστοιχούν στο παραστατικό αυτό και καταχωρείτε την ποσότητα και την τιμή χωρίς ΦΠΑ που αναλογεί στην δαπάνη. Για κάθε δαπάνη, τα πεδία «Ποσότητα» και «Τιμή Μονάδας» είναι τροποποιήσιμα, ώστε να καταχωρηθεί το ποσό της δαπάνης στο οποίο αναφέρεται το εκάστοτε παραστατικό. Ένα παραστατικό αγοράς μπορεί να περιέχει περισσότερες από μία δαπάνη. Στην περίπτωση που οι δαπάνες στα παραστατικά είναι μικρότερες από το προβλεπόμενο επιδοτούμενο ποσό για την αντίστοιχη δαπάνη, η αλλαγή της τιμής θα πρέπει να γίνει στον πίνακα της καρτέλας Γ.1 (βλ.ενότητα 3.2.4) και να αναφερθεί η αλλαγή στο Γ.2 20 από 27
Βήμα 2. Δαπάνες Παραστατικά Αποτυπώνεται, μόνο για ανάγνωση, η σύνδεση του παραστατικού Αγοράς Δαπάνης. Πατώντας το σταυρό, για κάθε δαπάνη εμφανίζονται όλα τα παραστατικά. Η στήλη της αξίας εμφανίζει το ποσό του παραστατικού που αντιστοιχεί στη δαπάνη. Αν οι αξίες των παραστατικών δεν καλύπτουν την αξία των εγκεκριμένων δαπανών παρουσιάζονται με κόκκινο χρώμα, ενώ με πράσινο χρώμα εμφανίζονται οι δαπάνες για τις οποίες οι αξίες των παραστατικών υπερκαλύπτουν τις δαπάνες. 21 από 27
Βήμα 3. Πληρωμές Εδώ καταχωρούνται τα παραστατικά εξόφλησης των δαπανών. Ο χρήστης επιλέγοντας την Νέα εγγραφή εμφανίζεται παράθυρο διαλόγου, όπου μπορεί να καταχωρεί: Παραστατικά πληρωμής Είδος Αριθμό παραστατικού Ημερομηνία πληρωμής Τράπεζα Αρ. EXTRAIT Τράπεζας Αριθμός επιταγής Ποσό συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ Τα στοιχεία λογιστικής εγγραφής 22 από 27
Κάτω από τα πεδία αυτά, εμφανίζεται λίστα με τα καταχωρημένα παραστατικά αγορών, όπου ο επενδυτής θα μπορεί να αντιστοιχίσει τα παραστατικά πληρωμής με τα αντίστοιχα παραστατικά αγορών. Επιλέγετε το παραστατικό αγορών και συμπληρετε το ποσό εξόφλησης στη στήλη «Αξία Πληρωμής». Για κάθε παραστατικό εξόφλησης που έχετε εισάγει θα πρέπει να γίνει αντιστοίχηση στα παραστατικά δαπανών που εξοφλεί. 23 από 27
Βήμα 4. Παραστατικά Πληρωμές Στο βήμα αυτό ο Επενδυτής μπορεί να δει, για ποια παραστατικά δαπανών έχει αντιστοιχήσει τα αντίστοιχα παραστατικά πληρωμής. Για κάθε καταχωρημένο και εξοφλημένο τιμολόγιο θα εμφανίζεται από κάτω η λίστα των παραστατικών με τα οποία αποδεικνύεται ότι έχει εξοφληθεί το συγκεκριμένο παραστατικό δαπάνης. 24 από 27
Σημείωση Ε.1 ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ Σε περίπτωση που απαιτείται επιπλέον δικαιολογητικό που δεν περιλαμβάνεται στις επιλογές του πίνακα παρακαλώ όπως επισημανθεί. Υπενθυμίζεται ότι στο φάκελο της Δήλωσης Ολοκλήρωσης θα πρέπει να περιληφθούν τα δικαιολογητικά που θα επιλεγούν στον εν λόγω πίνακα καθώς και τυχόν επιπρόσθετα συνημμένα έγγραφα έχουν εισαχθεί και έχουν εφαρμογή στις ενότητες «Τροποποιήσεις στοιχείων επιχείρησης» και «Τροποποίηση φυσικού και οικονομικού αντικειμένου». Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση νέου προμηθευτή ή αλλαγής στοιχείων προμηθευτή, τα στοιχεία αυτού θα πρέπει να καταχωρηθούν κατά την εισαγωγή δαπανών της ενότητας «Αναλυτικός Πίνακας Δαπανών» στην επεξεργασία της Δήλωσης Ολοκλήρωσης. Ε.3 Πληρωμές Εισάγετε όλα τα παραστατικά εξόφλησης δαπανών που αφορούν την επένδυση. Για κάθε παραστατικό εξόφλησης δαπανών, πρέπει να επιλέξετε τον «Τύπο Πληρωμής» με τον οποίο πραγματοποιήσατε την εξόφληση, από τις εξής επιλογές (παρ. 13.3. οδηγού δράσης): για εξοφλήσεις κάτω των 3.000 (χωρίς ΦΠΑ) a) Μετρητά b) Επιταγή της Επιχείρησης c) Μέσω τραπεζικών λογαριασμών για εξοφλήσεις άνω των 3.000 (χωρίς ΦΠΑ) και μέχρι 15.000 (χωρίς ΦΠΑ) d) Επιταγή της Επιχείρησης e) Μέσω τραπεζικών λογαριασμών **Αποδεκτοί τρόποι εξόφλησης παρ.13.3 (ΦΕΚ 2109/27.8.2013) για ποσά από 15.000 και άνω f) Μέσω τραπεζικού λογαριασμού g) Με δίγραμμη επιταγή της ίδιας της επιχείρησης Συμπληρώστε τα απαιτούμενα πεδία ανάλογα με τον τρόπο εξόφλησης που επιλέξατε. - Σε περιπτώσεις προμηθειών από το εξωτερικό θα προσκομίζονται για την πιστοποίηση των δαπανών και τα αντίστοιχα τραπεζικά εμβάσματα. - Δεν επιτρέπεται κατακερματισμός της δαπάνης που οδηγεί σε αποφυγή της παραπάνω υποχρέωσης (δηλαδή, δεν επιτρέπεται τμηματική εξόφληση τιμολογίου, με σκοπό τη μετάπτωση σε μικρότερη κατηγορία τρόπου εξόφλησης δαπανών). - Οι περιπτώσεις των μερικώς εξοφλημένων τιμολογίων, θα πρέπει να ακολουθούν τους κανόνες των ανωτέρω επιτρεπόμενων τρόπων εξόφλησης δαπανών. - Δεν είναι επιτρεπτή η εξόφληση δαπανών με επιταγές τρίτων. - Στην περίπτωση που ο δικαιούχος διατηρεί συναλλαγές με τον προμηθευτή του και εκτός της δράσης, η εξόφληση θα πρέπει να είναι φανερό ότι αφορά στις δαπάνες που έγιναν στο πλαίσιο της δράσης. 25 από 27
Επισημαίνεται ότι όλα τα παραστατικά πρέπει να έχουν εξοφληθεί μέχρι την ημερομηνία λήξης υλοποίησης του επενδυτικού σχεδίου με βάση την απόφαση έγκρισης - αποδοχής. 3.2.6 6η ενότητα : Απαιτούμενα δικαιολογητικά τεκμηρίωσης ολοκλήρωσης. Στην ενότητα αυτή ο επενδυτής συμπληρώνει τα δικαιολογητικά που θα αποστείλει στο φυσικό φάκελο. 3.2.7 7η ενότητα : Υποβολή έκθεσης ολοκλήρωσης Βρίσκονται όλοι οι επιχειρησιακοί έλεγχοι της ενέργειας, οι οποίοι εκτελούνται επιλέγοντας τον σύνδεσμο Το κουμπί της υποβολής είναι διαθέσιμο εφόσον ο έλεγχος ορθότητας της δήλωσης έχει ολοκληρωθεί με επιτυχία. Σε περίπτωση που προκύψει κάποιο λάθος ή παράλειψη κατά την συμπλήρωση της δήλωσης, τότε στην οθόνη θα εμφανιστεί σε ποια σημεία της αίτησης ολοκλήρωσης έχει εντοπιστεί το λάθος. 26 από 27
Τότε ο χρήστης μπορεί να ξαναμπεί στις αντίστοιχες ενότητες της ενέργειας επιστρέφοντας στο μενού από την επιλογή «αντίστοιχα πεδία.» πάνω αριστερά και να συμπληρώσει ή να διορθώσει τα Εφόσον πραγματοποιηθούν οι κατάλληλες αλλαγές, μπορεί να επαναληφθεί ο έλεγχος ορθότητας κι εφόσον δεν προκύψουν λάθη ή παραλείψεις, θα είναι δυνατή η υποβολή της αίτησης επιλέγοντας το κουμπί «Υποβολή». Κατόπιν μπορείτε να επιλέξετε το σύνδεσμο «Εκτύπωση Δήλωσης Ολοκλήρωσης»: Όπου, ανοίγει όλη η δήλωση σε word συμπληρωμένη με το σύνολο των δεδομένων που έχετε καταχωρήσει. 4 Οδηγίες κατόπιν της Ηλεκτρονικής Υποβολής Σε συνέχεια της συμπλήρωσης σε ηλεκτρονική μορφή της Δήλωσης Ολοκλήρωσης της Επένδυσης της επιχείρησης στο πλαίσιο της Δράσης, απαιτείται να τυπώσετε: Τη Δήλωση Ολοκλήρωσης της Επένδυσης, η οποία θα φέρει τη σφραγίδα της επιχείρησης και θα είναι υπογεγραμμένο από τον Νόμιμο Εκπρόσωπο αυτής Την ετικέτα του Φακέλου Δήλωσης Ολοκλήρωσης 5 Οδηγίες αποστολής Φακέλου Δήλωσης Ολοκλήρωσης Τα ανωτέρω μαζί με τα Απαιτούμενα Δικαιολογητικά Τεκμηρίωσης Ολοκλήρωσης της Επένδυσης και τα τυχόν Συμπληρωματικά Έγγραφα Τεκμηρίωσης Αλλαγών και Τροποποιήσεων, θα πρέπει να τα αποστείλετε σε ενιαίο Φάκελο Δήλωσης Ολοκλήρωσης της Επένδυσης το αργότερο εντός δέκα (10) ημερολογιακών ημερών από την ηλεκτρονική υποβολή του, στη διεύθυνση Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε., Χανδρή 3 και Κύπρου, 183 46 Μοσχάτο, Τηλ.: 213 1300700, με συστημένο ταχυδρομείο ή ταχυμεταφορά (courier). 27 από 27