Οδηγίες Χρήσης Εφαρμογής

Transcript

1 Σύστημα Διαχείρισης Δαπανών ΤΟΠΣΑ Οδηγίες Χρήσης Εφαρμογής Α. Εγκατάσταση 1. Ανοίξτε το αρχείο TOPSA_05.zip. Θα βρείτε δύο αρχεία: TOPSA_v05.xls (εφαρμογή διαχείρισης) TOPSA.mdb (βάση δεδομένων) 2. Εγκαταστήστε τα δύο αρχεία στον ίδιο φάκελο χωρίς να τα μετονομάσετε. Β. Αρχικοποίηση 1. Εκτελέστε το αρχείο της βάσης δεδομένων: TOPSA.mdb 2. Εισαγάγετε όλα τα προγραμματικά μεγέθη του έργου: Γενικά στοιχεία (MIS, Τίτλο, συντονιστή Εταίρο) Δράσεις έργου Εταίρους Έργου Αναλυτικό Προϋπολογισμό ανά δράση και εταίρο (Εκτυπώσιμη φόρμα) 3. Βγείτε από την εφαρμογή Σημ.: Πρέπει να εισαγάγετε όλα τα στοιχεία με προσοχή, καθώς χρησιμοποιούνται από την εφαρμογή ως βάση υπολογισμών / ελέγχων. Γ. Λειτουργία 1. Εκτελέστε την εφαρμογή : TOPSA_v05.xls 2. Θα βρείτε τρεις (3) ενεργές καρτέλες: Διαχείριση Δαπανών Διαχείριση Επιχορηγήσεων Αναφορές Οδηγός Χρήσης Σελίδα 1

2 Γ1. Καρτέλα «Διαχείριση Δαπανών» Στην καρτέλα αυτή καταχωρούνται στοιχεία που αφορούν τις δαπάνες του έργου ήτοι όλες τις πληρωμές που σχετίζονται με την υλοποίηση των δράσεων. Καταχωρούνται τόσο τα στοιχεία τιμολόγησης από τον τελικό αποδέκτη πληρωμής (πχ Ανάδοχο) προς τον εταίρο όσο και τα στοιχεία εξόφλησης από τον εταίρο προς το τελικό αποδέκτη πληρωμής. Ο χρήστης μπορεί να προσθέτει, διορθώνει ή διαγράφει δαπάνες μέσω ενός εύχρηστου περιβάλλοντος. Στο κεντρικό τμήμα της καρτέλας εμφανίζεται λίστα με όλες τις καταχωρηθείσες δαπάνες, ενώ στο πάνω μέρος εμφανίζεται πεδίο φίλτρων μέσω των οποίων ο χρήστης μπορεί ορίζει κριτήρια αναζήτησης των δαπανών. Στο κάτω μέρος βρίσκονται τα πλήκτρα «Προσθήκη», «Προβολή / Διόρθωση» και «Διαγραφή» μέσω των οποίων ο χρήστης εκτελεί την αντίστοιχη λειτουργία. Οδηγός Χρήσης Σελίδα 2

3 Γ1.α Προσθήκη Δαπάνης Με το πάτημα του πλήκτρου «Προσθήκη» ανοίγει η φόρμα δαπανών. Στην φόρμα αυτή ο χρήστης καταχωρεί τα στοιχεία παραστατικών του τελικού αποδέκτη πληρωμής προς τον εταίρο και του εταίρου προς τον αποδέκτη πληρωμής. Συμπληρώνουμε μόνο τα πεδία με λευκό χρώμα. Τα πεδία με κίτρινο χρώμα αντλούν τις τιμές τους από συνδεόμενους πίνακες / αναφορές και συμπληρώνονται αυτόματα Συμπλήρωση της φόρμας 1. Καταχωρούμε τα στοιχεία της περιόδου αναφοράς (έτος και μήνα) καθώς και τον τίτλο Δράσης και τον Εταίρο. 2. Επιλέγουμε από την σχετική λίστα την περιγραφή της δαπάνης (αρ. 1) που αφορά το παραστατικό Οδηγός Χρήσης Σελίδα 3

4 3. Πατάμε το πλήκτρο «Στοιχεία Παραστατικού» ώστε να εμφανιστεί η φόρμα διαχείρισης παραστατικών. Μέσω της φόρμας διαχείρισης τιμολογίων μπορούμε να καταχωρούμε, διορθώνουμε και διαγράφουμε παραστατικά που αφορούν δαπάνες του έργου και να τα συνδέουμε / αντιστοιχούμε με τις αντίστοιχες δαπάνες. 4. Επιλέγουμε το παραστατικό που μας ενδιαφέρει (αν δεν υπάρχει το προσθέτουμε στη λίστα) και πατάμε «Σύνδεση με τη δαπάνη» Για να προσθέσουμε παραστατικό στη λίστα πατάμε «Προσθήκη» και εμφανίζεται η φόρμα εισαγωγής παραστατικών: Οδηγός Χρήσης Σελίδα 4

5 Στη φόρμα αυτή συμπληρώνουμε όλα τα Στοιχεία του παραστατικού και πατάμε «Αποθήκευση». Το παραστατικό προστίθεται στη λίστα οπότε μπορούμε να το επιλέξουμε και να το αντιστοιχήσουμε με τη δαπάνη μας. 5. Αφού συνδέσουμε / αντιστοιχήσουμε το παραστατικό με τη δαπάνη συνεχίζουμε με τη συμπλήρωση των παραστατικών του εταίρου προς τον τελικό αποδέκτη πληρωμής 6. Ενημερώνουμε το σχετικό πεδίο (αρ. 14) ανάλογα με το αν η δαπάνη είναι εργολαβία ή όχι. 7. Πατάμε το πλήκτρο«αποθήκευση» Με κάθε προβολή / αποθήκευση δαπάνης ενημερώνονται αυτόματα: (α) Τ τρέχον ποσό πληρωμής του παραστατικού της δαπάνης (β) Το υπόλοιπο του παραστατικού προς εξόφληση που υπολογίζεται με αφαίρεση του (α) από το σύνολό του. (γ) Το σύνολο πληρωμών για τη δράση (δ) το σύνολο πληρωμών για τον εταίρο Ορισμένα πεδία της φόρμας παίρνουν προκαθορισμένες τιμές, όπως ορίζει η ΚΥΑ του Προγράμματος. Άλλα δέχονται ελεύθερες τιμές από το χρήστη. Σε κάθε περίπτωση, μετά από την καταχώρηση των στοιχείων, η εφαρμογή διενεργεί τυπικούς ελέγχους συνέπειας δεδομένων και παράγει σχετικά μηνύματα Γ1.β Προβολή / Διόρθωση Δαπάνης Προκειμένου να διορθώσει υφιστάμενη καταχώρηση ο χρήστης την επιλέγει από τη λίστα της καρτέλας «Διαχείριση Δαπανών» και πατά το κουμπί «Προβολή / Διόρθωση». Γ1.γ Διαγραφή Δαπάνης Για να διαγράψει υφιστάμενη καταχώρηση ο χρήστης την επιλέγει από τη λίστα της καρτέλας «Διαχείριση Δαπανών» και πατά το κουμπί «Διαγραφή». Οδηγός Χρήσης Σελίδα 5

6 Γ2. Καρτέλα «Διαχείριση Επιχορηγήσεων» Στην καρτέλα αυτή καταχωρούνται στοιχεία που αφορούν τις επιχορηγήσεις του συντονιστή εταίρου προς τους εταίρους του έργου Καταχωρούνται τόσο τα στοιχεία τιμολογίου από τον εταίρο προς το συντονιστή και αντίστροφα. Όπως και στην προηγούμενη καρτέλα, στο κεντρικό τμήμα της καρτέλας εμφανίζεται λίστα με όλες τις καταχωρηθείσες επιχορηγήσεις. Στο πάνω μέρος εμφανίζεται πεδίο φίλτρων μέσω των οποίων ο χρήστης μπορεί ορίζει κριτήρια αναζήτησης των επιχορηγήσεων. Στο κάτω μέρος βρίσκονται τα πλήκτρα «Προσθήκη», «Προβολή / Διόρθωση» και «Διαγραφή» μέσω των οποίων ο χρήστης εκτελεί την αντίστοιχη λειτουργία. Οδηγός Χρήσης Σελίδα 6

7 Γ2.α Προσθήκη Επιχορήγησης Με το πάτημα του πλήκτρου «Προσθήκη» ανοίγει η φόρμα Επιχορηγήσεων. Στην φόρμα αυτή ο χρήστης καταχωρεί τα στοιχεία παραστατικών του εταίρου προς το συντονιστή και αντιστρόφως. Ισχύει κι εδώ ό,τι και στην καρτέλα δαπανών: Ορισμένα πεδία της φόρμας παίρνουν προκαθορισμένες τιμές, όπως ορίζει η ΚΥΑ του Προγράμματος. Άλλα δέχονται ελεύθερες τιμές από το χρήστη. Η εφαρμογή διενεργεί, μετά την καταχώρηση, τυπικούς ελέγχους συνέπειας δεδομένων και παράγει σχετικά μηνύματα. Γ2.β Προβολή / Διόρθωση Επιχορήγησης Προκειμένου να διορθώσει υφιστάμενη καταχώρηση ο χρήστης την επιλέγει από τη λίστα της καρτέλας «Διαχείριση Επιχορηγήσεων» και πατά το κουμπί «Προβολή / Διόρθωση». Οδηγός Χρήσης Σελίδα 7

8 Γ2.γ Διαγραφή Επιχορήγησης Για να διαγράψει υφιστάμενη καταχώρηση ο χρήστης την επιλέγει από τη λίστα της καρτέλας «Διαχείριση Επιχορήγησης» και πατά το κουμπί «Διαγραφή». Γ3. Καρτέλα «Αναφορές» Από την καρτέλα αυτή ο χρήστης παράγει τυποποιημένες αναφορές δαπανών. Στο αριστερό τμήμα της καρτέλας βρίσκονται τα διαθέσιμα φίλτρα μέσω των οποίων ο χρήστης καθορίζει το εύρος της εμφανιζόμενης πληροφορίας. Τα μόνα υποχρεωτικά πεδία είναι ο μήνας και το έτος αναφοράς. Όλα τα άλλα είναι προαιρετικά. Εάν ο χρήστης θέλει να εξαγάγει αναφορά για μία ολόκληρη περίοδο τότε συμπληρώνει και το μήνα και έτος λήξης της περιόδου (στοιχεία «έως») Στο δεξιό τμήμα βρίσκονται τα κουμπιά που παράγουν τις αναφορές. Με το πάτημα ενός κουμπιού και ανάλογα μα τα κριτήρια που έχουν τεθεί, η εφαρμογή παράγει την αναφορά και ζητά από το χρήστη να την αποθηκεύει σε φάκελο της επιλογής του. Οδηγός Χρήσης Σελίδα 8

9 Στο κάτω δεξί μέρος της καρτέλα βρίσκεται το κουμπί «Προσωρινή Απόκρυψη» που κλείσει προσωρινά τη φόρμα ώστε να είναι δυνατή η χρησιμοποιήσει άλλου αρχείο Excel. Η φόρμα επανεμφανίζεται πατώντας το πλήκτρο «Εμφάνιση Φόρμας Διαχείρισης» από το φύλλο Main. Οδηγός Χρήσης Σελίδα 9