Εργαλείο λήψης απόφασης για σύναψη σχέσης Outsourcing Στο πλαίσιο της οµάδας εργασίας αναπτύχθηκε ένα πολύ συνοπτικό µοντέλο µε στόχο να βοηθήσει τον επιχειρηµατία να λάβει µια απόφαση να προχωρήσει στη σύναψη µιας σχέσης outsourcing µε βάση το µέγεθος και τις ανάγκες της επιχείρησης του. Το µοντέλο αυτό είναι ένα γενικό εργαλείο επιχειρηµατικού σχεδιασµού για τη σύγκριση λύσεων ενδοεπιχειρησιακής παροχής IT υπηρεσιών και λύσεων Outsourcing. Αποτελεί ένα γενικό µοντέλο για τη λήψη κάποιων υπηρεσιών (όπως το ERP) και µπορεί να προσαρµοστεί στις ανάγκες της επιχείρησης κατά περίπτωση. Αποτελείται από τρία κύρια µέρη. Το πρώτο, «Συγκεντρωτικά Στοιχεία», αποτελεί το χώρο που εισάγονται πληροφορίες γενικά για την επιχείρηση και λαµβάνονται τα τελικά αποτελέσµατα. Το δεύτερο, «Κόστος Κτήσης Συστηµάτων», αναφέρεται στην περίπτωση της ενδοεπιχειρησιακής παροχής των υπηρεσιών. Τέλος το τρίτο, «Κόστος Υπηρεσιών Outsourcing» αναφέρεται στη λήψη των υπηρεσιών από κάποιο εξωτερικό πάροχο µέσω Outsourcing των υπηρεσιών αυτών. Τα δεδοµένα εισάγονται στα σηµειωµένα µπλε πεδία ενώ τα λευκά αποτελούν ενδιάµεσους υπολογισµούς του µοντέλου. Το µοντέλο υλοποιείται σε ένα φύλλο εργασίας. Στα παραρτήµατα του παρόντος παρατίθεται µία εκτύπωσή του, ενώ το φύλλο εργασίας σε ηλεκτρονική µορφή µπορείτε να το κατεβάστε από το δικτυακό τόπο του e-business forum. Συγκεντρωτικά Στοιχεία Στο φύλο αυτό εισάγονται πληροφορίες σχετικά µε γενικά στοιχεία της επιχείρησης και παρουσιάζονται τα τελικά αποτελέσµατα του µοντέλου. Τα πεδία εισόδου είναι: «Εταιρεία»: η επωνυµία της επιχείρησης, «ιεύθυνση»: η διεύθυνση της επιχείρησης, «ραστηριότητα»: το είδος της δραστηριότητας της επιχείρησης, «Ετήσια Έσοδα»: τα ετήσια έσοδα της επιχείρησης «Χρονικός ορίζοντας ανάλυσης σε έτη»: Το µοντέλο προβλέπει πρόβλεψη για τρεις διαφορετικές περιόδους. Συνήθεις τιµές για το πεδίο αυτό είναι τα τρία, τα πέντε και τα επτά έτη. Ο επιχειρηµατίας µπορεί να θέσει κάποια άλλη τιµή η οποία ταιριάζει στο σχεδιασµό του. Ως έξοδος του µοντέλου λαµβάνονται: «Συνολικό κόστος κτήσης εξοπλισµού»: Το συνολικό κόστος, λειτουργικό και επένδυσης, για όλα τα έτη της ανάλυσης για την κτήση και ενδοεπιχειρησιακή παροχή των υπηρεσιών. «Συνολικό κόστος ενοικίασης υπηρεσιών»: Το συνολικό κόστος, λειτουργικό και επένδυσης, για όλα τα έτη της ανάλυσης για την περίπτωση λήψης των υπηρεσιών µέσω Outsourcing. Τέλος στο φύλο αυτό παρουσιάζεται και ένα βοηθητικό συγκριτικό διάγραµµα των αποτελεσµάτων του µοντέλου για τις δύο λύσεις, κτήση και Outsourcing, για όλα τα έτη της ανάλυσης.
Κόστος Κτήσης Συστηµάτων Στο φύλο αυτό πραγµατοποιούνται οι υπολογισµοί για το κόστος στην περίπτωση της κτήσης της υποδοµής και της ενδοεπιχειρησιακής παροχής των υπηρεσιών. Τα πεδία στα οποία εισάγονται δεδοµένα για τους υπολογισµούς είναι: «Εξοπλισµός (Servers, UPS κ.λπ.)»: Όπου εισάγονται στοιχεία για το κόστος επένδυσης του εξοπλισµού που αφορά την παροχή των υπηρεσιών που εξετάζονται. Ο εξοπλισµός αυτός περιλαµβάνει εξυπηρετητές, µονάδες αδιάλειπτης παροχής ισχύος, συστήµατα λήψεων αντιγράφων ασφαλείας, συστοιχίες σκληρών δίσκων κ.λπ. Το κόστος αυτό θεωρείται ότι είναι ανεξάρτητα από το χρονικό ορίζοντα της επένδυσης. «Λογισµικό (ERP και εφαρµογές)»: Όπου εισάγονται στοιχεία για το κόστος επένδυσης του απαραίτητου λογισµικού για την παροχή των υπό µελέτη υπηρεσιών. Στο λογισµικό αυτό περιλαµβάνονται το λειτουργικό σύστηµα του εξυπηρετητή, ο εξυπηρετητής εφαρµογών, η βάση δεδοµένων, το σύστηµα ERP κ.λπ. Το κόστος αυτό θεωρείται ότι είναι ανεξάρτητα από το χρονικό ορίζοντα της επένδυσης. «ιαµόρφωση πλατφόρµας ERP και εφαρµογών»: Όπου εισάγονται στοιχεία για το κόστος διαµόρφωσης των εφαρµογών στις ιδιαιτερότητες και στον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης. Στο κόστος αυτό περιλαµβάνονται οι εργασίες εγκατάστασης και αρχικής διαµόρφωσης των συστηµάτων και όχι το κόστος συντήρησης των εφαρµογών. Το κόστος αυτό θεωρείται ότι είναι ανεξάρτητα από το χρονικό ορίζοντα της επένδυσης. «Κόστος χρήµατος»: Όπου εισάγονται στοιχεία σχετικά µε το κόστος του κεφαλαίου το οποίο επενδύεται από την επιχείρηση. Το κόστος αυτό εκφράζεται σε ποσοστό % και διαφοροποιείται ανάλογα µε τη δραστηριότητα της επιχείρησης καθώς και το ποσοστό ιδίων και ξένων κεφαλαίων και αντανακλά την επένδυση που αναµένει να έχει η επιχείρηση από την επένδυση του συγκεκριµένου κεφαλαίου. Το κόστος χρήµατος διαφοροποιείται ανάλογα µε το χρονικό ορίζοντα της επένδυσης. Για το λόγο αυτό το µοντέλο επιτρέπει την εισαγωγή διαφορετικών τιµών για τα διαφορετικά σενάρια ανάλυσης του χρονικού ορίζοντα της επένδυσης. «Ετήσιο κόστος επικουρικών υπηρεσιών (Internet etc.)»: Στο πεδίο αυτό εισάγεται το ετήσιο κόστος άλλων υπηρεσιών οι οποίες βοηθούν την παροχή των υπηρεσιών. Τέτοιες είναι η κατανάλωση ηλεκτρικής ενέργειας, τα τηλεπικοινωνιακά τέλη, το κόστος που αναλογεί από την κατάληψη χώρου από τις εγκαταστάσεις της επιχείρησης κ.λπ. Το κόστος αυτό θεωρείται ότι είναι ανεξάρτητα από το χρονικό ορίζοντα της επένδυσης. «Ετήσια συντήρηση υλικού»: Όπου εισάγονται στοιχεία σχετικά µε το κόστος συντήρησης του υλικού το οποίο απαιτείται για την παροχή των συγκεκριµένων υπηρεσιών. Το κόστος αυτό, το οποίο εισάγεται ως ποσοστό του αντίστοιχου κόστους επένδυσης του υλικού, περιλαµβάνει ουσιαστικά κάποιο συµβόλαιο συντήρησης για το υλικό καθώς και τα απαραίτητα υλικά για την διατήρηση της καλής λειτουργίας του συστήµατος. Τυπική τιµή για το ετήσιο κόστος συντήρησης είναι 10% επί του σχετικού κόστους επένδυσης. Όσο µεγαλύτερο είναι το χρονικό διάστηµα στο οποίο αναφέρεται και σχεδιάζεται η επένδυση τόσο µεγαλύτερο είναι και το ποσοστό αυτό. Για το λόγο αυτό το µοντέλο επιτρέπει διαφορετικές τιµές για κάθε διαφορετικό σενάριο ανάλυσης του χρονικού ορίζοντα της επένδυσης.
«Ετήσια συντήρηση λογισµικού»: Όπου εισάγονται στοιχεία σχετικά µε το κόστος συντήρησης του λογισµικού το οποίο απαιτείται για την παροχή των συγκεκριµένων υπηρεσιών. Το κόστος αυτό, το οποίο εισάγεται ως ποσοστό του αντίστοιχου κόστους επένδυσης σε λογισµικό, περιλαµβάνει ουσιαστικά κάποιο συµβόλαιο συντήρησης του λογισµικού και προσαρµογής του στις νέες ανάγκες της επιχείρησης ή στις αλλαγές στο σχετικό νοµοθετικό πλαίσιο για την διατήρηση της καλής λειτουργίας του συστήµατος. Τυπική τιµή για το ετήσιο κόστος συντήρησης είναι 10% επί του σχετικού κόστους επένδυσης. Όσο µεγαλύτερο είναι το χρονικό διάστηµα στο οποίο αναφέρεται και σχεδιάζεται η επένδυση τόσο µεγαλύτερο είναι και το ποσοστό αυτό. Για το λόγο αυτό το µοντέλο επιτρέπει διαφορετικές τιµές για κάθε διαφορετικό σενάριο ανάλυσης του χρονικού ορίζοντα της επένδυσης. «Ποσοστό χρόνου λειτουργίας των συστηµάτων»: Το πεδίο αυτό αναφέρεται στο ποσοστό του χρόνου στον οποίο αναµένεται να λειτουργεί το σύστηµα κατά τη διάρκεια ενός έτους. Το ποσοστό αυτό χρησιµοποιείται εν συνεχεία για να υπολογιστούν διαφυγόντα έσοδα µέσω της πολύ απλής υπόθεσης ότι διαφεύγει το αντίστοιχο ποσοστό των εσόδων. Η υπόθεση δίνει µια προσέγγιση µόνο των εσόδων και όχι το πραγµατικό ύψος των διαφυγόντων εσόδων. Το ποσοστό αυτό προβλέπεται από το µοντέλο να λάβει διαφορετικές τιµές ανάλογα µε το χρονικό ορίζοντα της ανάλυσης καθώς γίνεται η υπόθεση ότι όσο πιο παλαιό είναι το σύστηµα τόσο µεγαλύτερη πιθανότητα έχει να µείνει ανενεργό. Με βάση το πεδίο αυτό υπολογίζεται στη συνέχεια το πεδίο «Μείωση εσόδων από τη µη λειτουργία των συστηµάτων». «Αριθµός εργαζοµένων στις συγκεκριµένες υπηρεσίες (IT, λογιστήριο, γραµµατεία κ.λπ.)»: Το πεδίο αυτό αναφέρεται στους εργαζόµενους της επιχείρησης οι οποίοι ασχολούνται µε τη λειτουργία και συντήρηση των συστηµάτων. Ο αριθµός τους θεωρείται ότι είναι ανεξάρτητος από τα διαφορετικά σενάρια ανάλυσης του χρονικού ορίζοντα της επένδυσης. «Μέσο µηνιαίο κόστους ενός εργαζοµένου (14 µήνες ανά έτος)»: Το πεδίο αυτό αναφέρεται στο µέσο µηνιαίο κόστος ενός εργαζόµενου για την επιχείρηση. Γίνεται η υπόθεση ότι ο εργαζόµενος πληρώνεται 14 µισθούς ανά έτος, ενώ στο ποσό αυτό συµπεριλαµβάνονται οι ασφαλιστικές εισφορές. Το µηνιαίο κόστος ενός εργαζόµενου θεωρείται ότι είναι ανεξάρτητο από τα διαφορετικά σενάρια ανάλυσης του χρονικού ορίζοντα της επένδυσης. Από τον αριθµό των εργαζοµένων και το µέσο µηνιαίο κόστος κάθε εργαζόµενου προκύπτει το πεδίο «Μισθοδοσία προσωπικού σχετικών τµηµάτων». Ως έξοδο το µοντέλο δίνει τα πεδία τα οποία είναι έντονα στο φύλο, δηλαδή: «Ανηγµένο Ετήσιο κόστος επένδυσης»: Το ετήσιο κόστος δηλαδή των παγίων τα οποία αντιστοιχούν από οικονοµική άποψη στην επένδυση που πραγµατοποιήθηκε. «Ετήσιο Λειτουργικό Κόστος»: Το ετήσιο κόστος λειτουργίας για τις σχετικές υπηρεσίες. «Συνολικό κόστος»: Το συνολικό κόστος, επένδυσης και λειτουργικό, για όλη τη διάρκεια της ανάλυσης. Το κόστος αυτό παρουσιάζεται και ως έξοδος στο φύλο «Συγκεντρωτικά Στοιχεία».
Κόστος Υπηρεσιών Outsourcing Στο φύλο αυτό πραγµατοποιούνται οι υπολογισµοί για το κόστος στην περίπτωση της λήψης των υπηρεσιών µέσω Outsourcing. Τα πεδία στα οποία εισάγονται δεδοµένα για τους υπολογισµούς είναι: «ιαµόρφωση πλατφόρµας ERP και εφαρµογών»: Όπου εισάγεται το κόστος επένδυσης για τη διαµόρφωση των εφαρµογών του παρόχου στις ανάγκες του πελάτη επιχείρησης. Το κόστος αυτό θεωρείται ανεξάρτητο από τα διαφορετικά σενάρια ανάλυσης του χρονικού ορίζοντα της επένδυσης. «Κόστος Μετάβασης»: Στο πεδίο αυτό εισάγεται το κόστος για τη µετάβαση από τη σηµερινή κατάσταση της επιχείρησης στο καθεστώς λήψης των υπηρεσιών µέσω Outsourcing. Το κόστος αυτό αφορά άµεσο κόστος για τη µεταφορά των εφαρµογών και των δεδοµένων καθώς και έµµεσο κόστος από την πιθανή µη λειτουργία της επιχείρησης. Το κόστος αυτό θεωρείται ανεξάρτητο από τα διαφορετικά σενάρια ανάλυσης του χρονικού ορίζοντα της επένδυσης. «Κόστος χρήµατος»: Όπου εισάγονται στοιχεία σχετικά µε το κόστος του κεφαλαίου το οποίο επενδύεται από την επιχείρηση. Το κόστος αυτό εκφράζεται σε ποσοστό % και διαφοροποιείται ανάλογα µε τη δραστηριότητα της επιχείρησης καθώς και το ποσοστό ιδίων και ξένων κεφαλαίων και αντανακλά την επένδυση που αναµένει να έχει η επιχείρηση από την επένδυση του συγκεκριµένου κεφαλαίου. Το κόστος χρήµατος διαφοροποιείται ανάλογα µε το χρονικό ορίζοντα της επένδυσης. Για το λόγο αυτό το µοντέλο επιτρέπει την εισαγωγή διαφορετικών τιµών για τα διαφορετικά σενάρια ανάλυσης του χρονικού ορίζοντα της επένδυσης. «Ενοίκιο εξοπλισµού ανά έτος (Servers)»: Στο πεδίο αυτό εισάγεται το ετήσιο κόστος για την ενοικίαση του απαραίτητου εξοπλισµού από την πλευρά της επιχείρησης. Το κόστος αυτό είναι µικρότερο όσο µεγαλύτερη διάρκεια έχει η συµφωνία µεταξύ επιχείρησης και παρόχου καθώς ο πάροχος εξασφαλίζει για µεγαλύτερο διάστηµα µίσθωµα για τα συστήµατά του. Για το λόγο αυτό το µοντέλο επιτρέπει διαφορετικές τιµές σε κάθε σενάριο χρονικής ανάλυσης. «Ενοίκιο πλατφόρµας λογισµικού έτος (ERP και εφαρµογών)»: Στο πεδίο αυτό εισάγεται το ετήσιο κόστος για την ενοικίαση του απαραίτητου λογισµικού και των εφαρµογών από την πλευρά της επιχείρησης. Το κόστος αυτό είναι µικρότερο όσο µεγαλύτερη διάρκεια έχει η συµφωνία µεταξύ επιχείρησης και παρόχου καθώς ο πάροχος εξασφαλίζει για µεγαλύτερο διάστηµα µίσθωµα για τα συστήµατά του. Για το λόγο αυτό το µοντέλο επιτρέπει διαφορετικές τιµές σε κάθε σενάριο χρονικής ανάλυσης. «Ετήσιο κόστος τηλεπικοινωνιακών υπηρεσιών (Internet, τηλεφωνία κ.λπ.)»: Στο πεδίο αυτό εισάγεται το ετήσιο κόστος των τηλεπικοινωνιακών υπηρεσιών οι οποίες βοηθούν την παροχή των υπηρεσιών. Το κόστος αυτό θεωρείται ότι είναι ανεξάρτητα από το χρονικό ορίζοντα της επένδυσης. «Αριθµός εργαζοµένων στις συγκεκριµένες υπηρεσίες (IT, λογιστήριο, γραµµατεία κ.λπ.)»: Το πεδίο αυτό αναφέρεται στους εργαζόµενους της επιχείρησης οι οποίοι ασχολούνται µε τη διαχείριση και παρακολούθηση της σχέσης outsourcing. Ο αριθµός τους θεωρείται ότι είναι ανεξάρτητος από τα διαφορετικά σενάρια ανάλυσης του χρονικού ορίζοντα της επένδυσης.
«Μέσο µηνιαίο κόστους ενός εργαζοµένου (14 µήνες ανά έτος)»: Το πεδίο αυτό αναφέρεται στο µέσο µηνιαίο κόστος ενός εργαζόµενου για την επιχείρηση. Γίνεται η υπόθεση ότι ο εργαζόµενος πληρώνεται 14 µισθούς ανά έτος, ενώ στο ποσό αυτό συµπεριλαµβάνονται οι ασφαλιστικές εισφορές. Το µηνιαίο κόστος ενός εργαζόµενου θεωρείται ότι είναι ανεξάρτητο από τα διαφορετικά σενάρια ανάλυσης του χρονικού ορίζοντα της επένδυσης. Από τον αριθµό των εργαζοµένων και το µέσο µηνιαίο κόστος κάθε εργαζόµενου προκύπτει το πεδίο «Μισθοδοσία προσωπικού σχετικών τµηµάτων». «Ετήσιο Κόστος Συµβούλων Νοµικής Υποστήριξης»: Όπου εισάγονται στοιχεία σχετικά µε το κόστος συµβούλων και νοµικής υποστήριξης η οποία απαιτείται καθώς η σχέση Outsourcing είναι µία εµπορική σχέση µεταξύ επιχείρησης και παρόχου. Το κόστος των συµβούλων και της νοµικής υποστήριξης είναι ανεξάρτητο από το χρονικό ορίζοντα ανάλυσης της επένδυσης. «Ποσοστό χρόνου λειτουργίας των συστηµάτων»: Το πεδίο αυτό αναφέρεται στο ποσοστό του χρόνου στον οποίο αναµένεται να λειτουργεί το σύστηµα κατά τη διάρκεια ενός έτους. Το ποσοστό αυτό χρησιµοποιείται εν συνεχεία για να υπολογιστούν διαφυγόντα έσοδα µέσω της πολύ απλής υπόθεσης ότι διαφεύγει το αντίστοιχο ποσοστό των εσόδων. Η υπόθεση δίνει µια προσέγγιση µόνο των εσόδων και όχι το πραγµατικό ύψος των διαφυγόντων εσόδων. Το ποσοστό αυτό προβλέπεται από το µοντέλο να λάβει διαφορετικές τιµές ανάλογα µε το χρονικό ορίζοντα της ανάλυσης καθώς γίνεται η υπόθεση ότι όσο πιο παλαιό είναι το σύστηµα τόσο µεγαλύτερη πιθανότητα έχει να µείνει ανενεργό. Με βάση το πεδίο αυτό υπολογίζεται στη συνέχεια το πεδίο «Μείωση εσόδων από τη µη λειτουργία των συστηµάτων». «Ποινικές ρήτρες παροχέα»: Όπου εισάγονται στοιχεία σχετικά µε τις ποινικές ρήτρες τις οποίες καλείται να καταβάλει ο πάροχος στην περίπτωση που δεν καλύψει τις απαιτήσεις ποιότητας του συµβολαίου του (SLA) για τις συγκεκριµένες υπηρεσίες. Έτσι όταν η λειτουργία της υπηρεσίας διακοπεί περισσότερο από µια συµφωνηµένη τιµή ο πάροχος αποζηµιώνει την επιχείρηση επιστρέφοντας έτσι µέρος από τα διαφυγόντα έσοδά της. Το ποσό αυτό αφαιρείται ουσιαστικά από το ετήσιο λειτουργικό κόστος της επιχείρησης. Οι ποινικές ρήτρες για τον παροχέα είναι ανεξάρτητες από το χρονικό ορίζοντα ανάλυσης της επένδυσης. Ως έξοδο το µοντέλο δίνει τα πεδία τα οποία είναι έντονα στο φύλο, δηλαδή: «Ανηγµένο Ετήσιο κόστος επένδυσης»: Το ετήσιο κόστος δηλαδή των παγίων τα οποία αντιστοιχούν από οικονοµική άποψη στην επένδυση που πραγµατοποιήθηκε. «Ετήσιο Λειτουργικό Κόστος»: Το ετήσιο κόστος λειτουργίας για τις σχετικές υπηρεσίες. «Συνολικό κόστος»: Το συνολικό κόστος, επένδυσης και λειτουργικό, για όλη τη διάρκεια της ανάλυσης. Το κόστος αυτό παρουσιάζεται και ως έξοδος στο φύλο «Συγκεντρωτικά Στοιχεία».