Ημερίδα Παρακολοφκθςθσ & Υλοποίθςθσ Ενταγμζνων Πράξεων - Φ2-ΕΕΤΣΣΜ Συστάσεις επιλεξιμότητας δαπανών και επισημάνσεις επί της διαδικασίας Διοικητικής και Επιτόπιας Επαλήθευσης-Πιστοποίησης 27 Ιουλίου 2010
Εν-Ι/ΙΙ/ΙΙΙ Ανκρωποχρόνοσ εργαςίασ Ο δθλωμζνοσ ανκρωποχρόνοσ εργαςίασ των μελών τθσ ομάδασ ζργου για τισ εργαςίεσ, παραδοτζα, και τθν εν γζνει πρόοδο του Φυςικοφ Αντικειμζνου, να είναι εφλογοσ βάςει του ιςχφοντοσ Τεχνικοφ Παραρτιματοσ του ζργου 2
Εν-Ι/ΙΙ/ΙΙΙ Συμβάςεισ εργαςίασ/ζργου Να υπάρχουν οι ςχετικζσ ςυμβάςεισ εργαςίασ υποςτθριηόμενεσ με timesheets περί εναςχόλθςθσ του προςωπικοφ ςτο ζργο Στισ ςυμβάςεισ ζργου, να εξειδικεφεται θ φφςθ τθσ προςφερόμενθσ εργαςίασ ςε ςχζςθ με το ςυγχρθματοδοτοφμενο ζργο. 3
Εν-Ι/ΙΙ/ΙΙΙ Πάγια ενεργθτικοφ Για δαπάνεσ ςε πάγια ενεργθτικοφ (εξοπλιςμόσ και λογιςμικό), να επιβεβαιώνεται θ φυςικι παρουςία του εξοπλιςμοφ ςτθν ζδρα του δικαιοφχου κακώσ και θ εγκατάςταςθ/λειτουργία του λογιςμικοφ Τα πάγια ενεργθτικοφ να περιγράφονται ρθτά ςτο ιςχφον Τεχνικό Παράρτθμα του ζργου 4
Εν-Ι/ΙΙ/ΙΙΙ αμοιβζσ τρίτων /υπεργολάβοι Να επιβεβαιώνονται οι παρεχόμενεσ υπθρεςίεσ εξωτερικών ςυνεργατών (υπεργολάβοι κλπ) βάςει ςχετικών παραδοτζων (αναφορών, εκκζςεων, κειμζνων, κλπ) Το κόςτοσ τουσ να είναι εφλογο και να περιγράφονται ρθτά οι υπεργολαβίεσ και οι αντίςτοιχοι υπεργολάβοι που παρζχουν τθν υπθρεςία ςτο ιςχφον Τεχνικό Παράρτθμα του ζργου 5
Εν-Ι/ΙΙ/ΙΙΙ Αναλώςιμα Για δαπάνεσ ςε αναλώςιμα (εξοπλιςμόσ και λογιςμικό), να επιβεβαιώνεται ότι ςχετίηονται άμεςα με το ζργο και ότι είναι αναγκαία για τθν υλοποίθςι του Να περιγράφονται ρθτά αυτά τα αναλώςιμα ςτο ιςχφον Τεχνικό Παράρτθμα του ζργου 6
Εν-Ι/ΙΙ/ΙΙΙ Ταξίδια/Μετακινιςεισ Για δαπάνεσ ταξιδιών και μετακινιςεων, να επιβεβαιώνεται ότι ςχετίηονται άμεςα με το ζργο και ότι είναι αναγκαία για τθν υλοποίθςι τουσ Να περιγράφονται τα ταξίδια και ο ςκοπόσ τουσ ςτο ιςχφον Τεχνικό Παράρτθμα του ζργου Να τθροφνται οι αναγκαίεσ υποχρεώςεισ δθμοςιότθτασ τθσ ςυγχρθματοδότθςθσ του ζργου 7
Εν-IV Διπλώματα Ευρεςιτεχνίασ Να προςκομίηεται θ αίτθςθ διπλώματοσ ευρεςιτεχνίασ ςτο αρμόδιο Patent Office Αν υπάρχουν τυχόν χρεώςεισ ανκρωπο-ωρών για τθ ςυγγραφι του αιτιματοσ, αυτζσ πρζπει να είναι εφλογεσ και να επιβεβαιώνονται από ςυμβάςεισ, timesheets, κλπ. 8
Εν-IV Επαγγελματικι εκπαίδευςθ Για γενικι ι ειδικι επαγγελματικι εκπαίδευςθ, να υπάρχουν επαρκι αποδεικτικά ςτοιχεία τθσ πραγματοποίθςθσ τθσ εκπαίδευςθσ (πιςτοποιθτικό ςυμμετοχισ, εκπαιδευτικό υλικό, ατηζντα, κλπ.) κακώσ και θ αναγκαία τεκμθρίωςθ που απαιτεί επιπρόςκετα θ Γενικι ςε ςχζςθ με τθν Ειδικι. Να περιγράφονται οι εν λόγω εκπαιδευτικζσ ενζργειεσ ςτο ιςχφον Τεχνικό Παράρτθμα του ζργου 9
Εν-IV Εκκζςεισ (1/2) Για ςυμμετοχι ςε εκκζςεισ, να προςκομίηονται επαρκι ςτοιχεία που αποδεικνφουν τθ ςυμμετοχι ςτθν ζκκεςθ(πρακτικά ζκκεςθσ, καταχώρθςθ ςε ςχετικό ζντυπο/ιςτοςελίδα ωσ εκκζτθσ, ατηζντα, φωτογραφίεσ κλπ.) Να περιγράφονται οι εν λόγω ενζργειεσ ςτο ιςχφον Τεχνικό Παράρτθμα του ζργου και να τθροφνται οι αναγκαίεσ υποχρεώςεισ δθμοςιότθτασ τθσ ςυγχρθματοδότθςθσ του ζργου 10
Εν-IV Εκκζςεισ (2/2) Συγχρθματοδοτείται θ ςυμμετοχι μόνο για τθν πρώτθ φορά ςτθν ίδια ζκκεςθ Χρζωςθ μόνο δαπανών ενοικίαςθσ και λειτουργίασ, ςχεδιαςμοφ και διαμόρφωςθσ των περιπτζρων, κακώσ και μεταφοράσ και αςφάλιςθσ των εκκεμάτων 11
Εν-IV Αναδιοργάνωςθ/Εκςυγχρονιςμόσ (1/2) Για τθν αναδιοργάνωςθ και εκςυγχρονιςμό τθσ επιχείρθςθσ, να επιβεβαιώνονται οι παρεχόμενεσ υπθρεςίεσ βάςει ςχετικών παραδοτζων (αναφορών, εκκζςεων, κειμζνων, κλπ) κακώσ και το εφλογο του κόςτουσ τουσ Να περιγράφονται ρθτά οι υπθρεςίεσ ςυμβοφλων ςτο ιςχφον Τεχνικό Παράρτθμα του ζργου 12
Εν-IV Αναδιοργάνωςθ/Εκςυγχρονιςμόσ (2/2) Να επιβεβαιώνεται ότι οι υπθρεςίεσ αυτζσ δεν αφοροφν ςε ςυνεχόμενθ ι περιοδικι δραςτθριότθτα, οφτε ςυνδζονται με τα ςυνικθ λειτουργικά ζξοδα τθσ επιχείρθςθσ (όπωσ τακτικζσ υπθρεςίεσ παροχισ λογιςτικών και νομικών ςυμβουλών, διαφθμιςτικζσ υπθρεςίεσ, κ.λπ.) 13
Εν-I-V Γενικά (1/3) Τα παραδοτζα και οι εκκζςεισ προόδου να είναι ολοκλθρωμζνα κείμενα, περιεκτικά, και να αποτυπώνουν ςε ποιοτικό βάκοσ τθ δουλειά που γίνεται Όλα τα παραδοτζα που ςυγχρθματοδοτοφνται πρζπει να τίκενται απρόςκοπτα ςτθ διάκεςθ του Φορζα Διαχείριςθσ και τθσ Επιτροπισ Παρακολοφκθςθσ και Ελζγχου ώςτε να πιςτοποιθκοφν οι δαπάνεσ που ζχουν καταβλθκεί για αυτά Να υπάρχει «αφοςιωμζνοσ» Διαχειριςτισ Ζργου, με ςαφώσ κακοριςμζνο ρόλο, ςε κάκε ζργο 14
Εν-I-V Γενικά (2/3) Να τθροφνται οι υποχρεώςεισ δθμοςιότθτασ ΕΣΠΑ / Ε.Ε. (ςε εκκζςεισ, web-site, δελτία τφπου, πατζντεσ, κ.τ.λ.) Να υπάρχει εφλογθ διλωςθ ανκρωποωρών ςε ερευνθτικά ζργα για Διευκφνοντα ςτελζχθ των Δικαιοφχων τα οποία εκ των πραγμάτων επιτελοφν και άλλεσ διοικθτικζσ εργαςίεσ Να γίνεται πάντα εφλογθ, οικονομικι, και θ απολφτωσ αναγκαία για τθν εκτζλεςθ του ζργου διάκεςθ πόρων (π.χ. χριςθ ειςιτθρίου οικονομικισ κζςθσ ςε ταξίδια) 15
Εν-I-V Γενικά (3/3) Να υπάρχουν όλα τα πρωτότυπα παραςτατικά κατά τθν θμζρα τθσ πιςτοποίθςθσ ςτο χώρο που πραγματοποιείται θ διαδικαςία Η οργάνωςθ του φακζλου του ζργου ςτο λογιςτιριο να ζχει γίνει με αποδοτικό τρόπο π.χ. να τθροφνται ςε θμερολογιακι ςειρά ςε αυτοτελζσ κλαςζρ τα παραςτατικά ανά κατθγορία δαπάνθσ (θ ςειρά πρζπει να είναι ίδια με αυτι του excel παρακολοφκθςθσ οικονομικοφ αντικειμζνου). 16
Q&A: Ερώτθςθ #1 1. Ποια είναι θ διαδικαςία τροποποίθςθσ τθσ Σφμβαςθσ Επιχοριγθςθσ και ποια θ διαδικαςία τροποποίθςθσ τθσ Σφμβαςθσ Συνεργατικοφ Ζργου; Απάντηση: Η διαδικαςία τροποποίθςθσ τθσ Σφμβαςθσ Επιχοριγθςθσ ενόσ Δικαιοφχου περιγράφεται αναλυτικά ςτο άρκρο 10 τθσ εν λόγω Σφμβαςθσ. Επιςθμαίνεται ότι τροποποιιςεισ μποροφν να γίνουν μόνο εφόςον ςυντελοφν ςτθν επίτευξθ ι βελτίωςθ των ςτόχων του ςυμβαςιοποιθμζνου Ζργου και υπό τουσ περιοριςμοφσ και τισ προχποκζςεισ που αναφζρονται ςτο ςχετικό άρκρο τθσ Σφμβαςθσ. Αν θ διαδικαςία τροποποίθςθσ ξεκινιςει από τθν πλευρά του Δικαιοφχου, κα πρζπει απαραιτιτωσ να υποβλθκεί από πλευράσ του ζγγραφο Αίτθμα Τροποποίθςθσ τθσ Σφμβαςθσ Επιχοριγθςθσ ςτο οποίο να τεκμθριώνεται θ αναγκαιότθτα τροποποίθςθσ και να περιγράφονται αναλυτικά οι αιτοφμενεσ αλλαγζσ και θ ςχετικι αιτιολόγθςθ για κάκε μία από τισ προτεινόμενεσ αλλαγζσ. Σε περίπτωςθ που ςτθ Σφμβαςθ υπάρχουν παραπάνω του ενόσ Τεχνικά Παραρτιματα, πρζπει να γίνεται ςαφισ διαχωριςμόσ ωσ προσ αυτά, κακώσ και αναλυτικι περιγραφι των αλλαγών ςε κακζνα από αυτά. 17
Q&A: Ερώτθςθ #1 (ςυνζχεια) Αντίςτοιχα, θ διαδικαςία τροποποίθςθσ τθσ Σφμβαςθσ Συνεργατικοφ Ζργου περιγράφεται αναλυτικά ςτο άρκρο 9 τθσ Σφμβαςθσ Συνεργατικοφ Ζργου. Επιςθμαίνεται ότι υπεφκυνοσ για τθν υποβολι αιτιματοσ τροποποίθςθσ ςτο Φορζα Διαχείριςθσ είναι ο Διαχειριςτισ Συνεργατικοφ Ζργου τθσ Σφμπραξθσ. Αιτιματα που αποςτζλλονται απευκείασ από τουσ ςυμμετζχοντεσ ςτθ Σφμπραξθ Δικαιοφχουσ, δεν γίνονται δεκτά. Το αίτθμα τροποποίθςθσ αποςτζλλεται ςτο Φορζα Διαχείριςθσ: α) θλεκτρονικά, ςτο micro@corallia.org και β) με ταχυδρομείο *Corallia, Σώρου 12, Μαροφςι 15125+ με τθν υπογραφι του νόμιμου εκπροςώπου ι διαχειριςτι του ζργου και τθ ςφραγίδα του Δικαιοφχου. 18
Q&A: Ερώτθςθ #1 (ςυνζχεια) Σε περίπτωςθ που εγκρικεί το αίτθμα τροποποίθςθσ (βάςει των ςχετικών προχποκζςεων που αναφζρονται ςτα ςχετικά άρκρα τθσ Σφμβαςθσ) και εφόςον προκφπτουν αλλαγζσ ςτα Τεχνικά Παραρτιματα του ζργου, αυτά αποςτζλλονται θλεκτρονικά με τισ ςχετικά αλλαγζσ υπό τθ μορφι track changes, ςε ςχζςθ πάντα με τθν τελευταία υπογεγραμμζνθ/ιςχφουςα Σφμβαςθ και Τεχνικά Παραρτιματα αυτισ. 19
Q&A: Ερώτθςθ #2 2. Στθ Σφμβαςθ αναφζρεται ότι θ εξόφλθςθ κάκε δαπάνθσ μπορεί να γίνεται με μετρθτά μόνο ζωσ του ποςοφ των 1.500 χωρίσ το Φ.Π.Α. Σε περίπτωςθ που το ςυνολικό ποςό του παραςτατικοφ είναι μεγαλφτερο από 1.500, ζχει εξοφλθκεί με μετρθτά, αλλά τελικά για το Πρόγραμμα ζχει γίνει επιλζξιμο μζροσ του παραςτατικοφ (μικρότερο του ποςοφ των 1.500 ), κεωρείται επιλζξιμθ θ δαπάνθ; Απάντηση: Όχι. Για να είναι επιλζξιμο ζνα παραςτατικό το οποίο ζχει εξοφλθκεί τισ μετρθτοίσ, πρζπει να μθν υπερβαίνει τα 1.500 άςχετα με το αν τελικά κα δθλωκεί ωσ επιλζξιμο το ςφνολο του παραςτατικοφ ι μζροσ αυτοφ 20
Q&A: Ερώτθςθ #3 3. Για τθν ενζργεια V, είναι επιλζξιμεσ οι δαπάνεσ ταξιδιών και αν ναι, ποια είναι τα απαραίτθτα παραςτατικά που πρζπει να προςκομιςτοφν; Απάντηση: Δεν υπάρχει κάποια απαγόρευςθ για δαπάνεσ ταξιδιών ςτθν Ενζργεια- V αλλά κα πρζπει να περιγράφεται θ ςχετικι δαπάνθ και θ αναγκαιότθτά τθσ ςτο Τεχνικό Παράρτθμα του ζργου, να είναι εφλογθ και να γίνεται υπό όρουσ οικονομίασ, να εξυπθρετεί και να ςυνδζεται άμεςα με τθν επίτευξθ των ςκοπών του ζργου τθσ Ενζργειασ-V και να ςυνοδεφεται από τα ςχετικά παραςτατικά που να αποδεικνφουν τθ δαπάνθ (π.χ. ειςιτιρια, boarding passes, παρουςιολόγιο/θμερολόγιο/πρακτικά από τθ ςυνάντθςθ/θμερίδα/κλπ για τθν οποία ζγινε το ταξίδι) 21
Q&A: Ερώτθςθ #4 4. Για τουσ ακαδθμαϊκοφσ εταίρουσ, μπορεί να κεωρθκεί θ εκπαίδευςθ επιλζξιμθ δαπάνθ ςτθν ενζργεια ΙΙ, όταν π.χ. πρόκειται για τθν εκπαίδευςθ ςε κάποιο εργαλείο, το οποίο κα χρθςιμοποιθκεί ςτο ζργο; Απάντηση: Εν δυνάμει ναι εφόςον είναι αναγκαίεσ οι εν λόγω δαπάνεσ για τθν εκτζλεςθ του ζργου και αποτελοφν κατ επζκταςθ π.χ. «γενικά ζξοδα» ι «άλλεσ επενδφςεισ», που οφείλονται άμεςα ςτο ζργο. Θα πρζπει να δοκεί θ δζουςα προςοχι ςτθν φπαρξθ όλων των αναγκαίων υποςτθρικτικών τθσ πραγματοποίθςθσ τθσ εκπαίδευςθσ (πιςτοποιθτικό ςυμμετοχισ, εκπαιδευτικό υλικό, ατηζντα, κλπ.) και να προβλζπονται οι εν λόγω εκπαιδευτικζσ ενζργειεσ ςτο Τεχνικό Παράρτθμα του ζργου 22
Q&A: Ερώτθςθ #5 5. Η οικονομικι παρακολοφκθςθ του ζργου γίνεται ανά παραδοτζο, δθλαδι γίνεται αντιςτοίχιςθ εξόδων ςε ςυγκεκριμζνα παραδοτζα. Υπάρχουν όμωσ και μία ςειρά εξόδων που ζχουν «οριηόντιο» χαρακτιρα. Υπάρχει δυνατότθτα καταχώρθςθσ εξόδων ανεξάρτθτα από παραδοτζα; Απάντηση: Ζξοδα που δεν αντιςτοιχοφν ςε κάποιο παραδοτζο (διοικθτικισ, επιςτθμονικισ, ι άλλθσ φφςθσ) δεν υφίςτανται εκ των πραγμάτων ςτο πλαίςιο του κακοριςμζνου Φυςικοφ Αντικειμζνου του ζργου. Π.χ. Ζξοδα «οριηόντιου» χαρακτιρα ι κα πρζπει να αποτυπώνονται ςε ζνα αυτοτελζσ παραδοτζο που ζχει να κάνει π.χ. με τθ διοίκθςθ/διαχείριςθ του ζργου, ι να γίνεται ακριβισ επιμεριςμόσ των διοικθτικών/διαχειριςτικών αυτών εξόδων ςε διαφορετικά επιςτθμονικά παραδοτζα. Σε κάκε περίπτωςθ κα πρζπει να υπάρχει θ δζουςα τεκμθρίωςθ του κόςτουσ είτε του μεμονωμζνου παραδοτζου είτε του επιμεριςμοφ του κόςτουσ ςε παραπάνω του ενόσ παραδοτζα. 23
Q&A: Ερώτθςθ #6 6. Η πλθρωμι μπόνουσ ςε μιςκωτοφσ ςτο τζλοσ του ζτουσ είναι επιλζξιμθ δαπάνθ; Απάντηση: Σφμφωνα με τουσ κανόνεσ επιλεξιμότθτασ των δαπανών που ζχουν ςταλεί αναφζρεται ότι: «Επιπλζον αποδοχζσ που δεν προβλζπονται ςτθ ςφμβαςθ εργαςίασ και καταβάλλονται κατά περίπτωςθ δεν είναι επιλζξιμεσ». Εν γζνει θ καταβολι ad hoc αμοιβών/μπόνουσ (δεν υπάγονται ςε αυτι τθν κατθγορία τα δια νόμου επιδόματα αδείασ και δώρα Πάςχα/Χριςτουγζννων) δεν μπορεί εφλογα να αντιςτοιχθκεί ςε προδιαγραμμζνο Φυςικό Αντικείμενο/ΙΠΑ ςτο Τεχνικό Παράρτθμα, να υποςτθριχτεί με timesheets κλπ. τα οποία είναι αναγκαία ςτοιχεία επιλεξιμότθτασ μια δαπάνθσ προςωπικοφ. 24