Ησημαντικότερη απόπειρα καινοτομικής δράσης της Δημόσιας Διοίκησης την τελευταία

ΔIOIKHTIKH ENHMEPΩΣH 25 Η ΑΥΤΕΠΑΓΓΕΛΤΗ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΩΝ - ΜΙΑ ΚΡΙΤΙΚΗ ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ Του: Θ. Δεβενέ 1. Η θέσπιση του νέου μέτρου Ησημαντικότερη απόπειρα καινοτομικής δράσης της Δημόσιας Διοίκησης την τελευταία πενταετία, είναι αναμφισβήτητα το μέτρο της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών. Όταν θεσπίσθηκε το ανωτέρω μέτρο, τον Μάιο του 2004, εύλογα θεωρήθηκε σαν μία «φυσική» συνέχεια των πρωτοποριακών διοικητικών μέτρων που είχαν εκπορευθεί τα τελευταία χρόνια από τη Γενική Γραμματεία Δημόσιας Διοίκησης (και πάλι), δηλαδή. α) του μέτρου τηλεφωνικών αιτήσεων 1502 (1.300.000 αιτήσεις στην εξαετία 1998-2003). Για την άψογη λειτουργία του απονεμήθηκε στη χώρα μας το 2003 το βραβείο της αρμόδιας επιτροπής του ΟΗΕ, για την κατηγορία των αναπτυγμένων κρατών (Ευρώπη και Β,Αμερική) και β) των Κέντρων Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ), που σύντομα εξελίχθηκαν σε σημείο αναφοράς των πολιτών σε ό,τι αφορά τη διεκπεραίωση των υποθέσεών τους από τις δημόσιες υπηρεσίες. Με το άρθρο 5 του Ν.3242/2004 λοιπόν, που τροποποίησε διάταξη του Ν.2690/1999, ο- ρίσθηκε ότι «όταν για τη διεκπεραίωση υπόθεσης απαιτούνται δικαιολογητικά, πιστοποιητικά ή στοιχεία, που η έκδοσή τους δεν προϋποθέτει τη σύμπραξη του αιτούντος και τα οποία δεν συνυποβάλλονται με την αίτησή του, η αρμόδια υπηρεσία, για την έκδοση της τελικής πράξης, τα αναζητεί από τις οικείες υπηρεσίες του Δημοσίου, των οργανισμών τοπικής αυτοδιοίκησης και των νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου». Με το ίδιο άρθρο οριζόταν επίσης, ότι, προκειμένου να αναζητηθούν διοικητικά έγγραφα από μία δημόσια υπηρεσία, έπρεπε να υπάρχει σχετική εξουσιοδότηση από τον ενδιαφερόμενο (η εξουσιοδότηση ήταν συνημμένη στην αίτηση). Επίσης, ότι οι υπηρεσίες για τις οποίες θα ίσχυε το νέο μέτρο, θα καθορίζονταν με κοινή απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και του αρμόδιου κατά περίπτωση Υπουργού. Ο Θ. Δεβενές είναι υπάλληλος του Υπουργείου Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, απόφοιτος της Ε.Σ.Δ.Δ. και κάτοχος μεταπτυχιακού τίτλου στον κλάδο οικονομικής και περιφερειακής ανάπτυξης.

26 ΔIOIKHTIKH ENHMEPΩΣH Η συμβολή της αυτεπάγγελτης αναζήτησης στην προσπάθεια μείωσης της γραφειοκρατίας αναμενόταν να είναι εξαιρετικά σημαντική.τα προβλήματα στην εφαρμογή της όμως δεν άργησαν να φανούν (στα προβλήματα αυτά γίνεται αναφορά σε άλλο σημείο του άρθρου). Έτσι, μετά από μία διετία περίπου εφαρμογής της νέας διαδικασίας και προκειμένου να ενισχυθεί περισσότερο η λειτουργικότητά της, καθιερώθηκε με το άρθρο 16 του Ν.3448/2006 η υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση (ΦΕΚ 57/Α). Η εφαρμογή της άρχισε την 1 η Σεπτεμβρίου 2006 και αφορά δικαιολογητικά που ορίζονται και πάλι με κοινή υπουργική απόφαση των συναρμόδιων Υπουργών. Όπως είναι προφανές, στις περιπτώσεις των δικαιολογητικών αυτών δεν απαιτείται εξουσιοδότηση του ενδιαφερόμενου πολίτη. Η δημόσια υπηρεσία είναι υποχρεωμένη να τον ενημερώσει για το ποια δικαιολογητικά θα αναζητήσει η ίδια για την οριστική διεκπεραίωση της υπόθεσής του (ενδεχομένως να πρόκειται και για το σύνολο των εγγράφων αυτών).υπογραμμίζεται ότι η διαδικασία αυτή δεν συνεπάγεται οικονομικό κόστος για τον πολίτη. 2. Περιγραφή της διαδικασίας - Έγγραφα που αναζητούνται αυτεπάγγελτα Μετά την υποβολή της αίτησης του ενδιαφερόμενου, εξετάζεται αν απαιτούνται ενδιάμεσα δικαιολογητικά για τη διεκπεραίωσή της. Στην περίπτωση που κάτι τέτοιο ισχύει, η υπηρεσία που απαιτεί το ενδιάμεσο δικαιολογητικό αποστέλλει σχετικό έγγραφο μέσω fax στην υπηρεσία που έχει την αρμοδιότητα έκδοσης του εγγράφου. Το fax πρέπει να σταλεί μέσα σε 24 ώρες από την παραλαβή της αίτησης. Η υπηρεσία που εκδίδει το ενδιάμεσο δικαιολογητικό (εφόσον αυτό εμπίπτει στη διαδικασία της αυτεπάγγελτης αναζήτησης), οφείλει να το αποστείλει με fax στην αρχική υπηρεσία, που είναι και η αρμόδια για την οριστική διεκπεραίωση της υπόθεσης, ε- ντός 48 ωρών. Επισημαίνεται ότι για τη διεκπεραίωση της αίτησης δεν απαιτείται να προσκομισθεί και το πρωτότυπο δικαιολογητικό (εκτός αν προβλέπεται κάτι τέτοιο, από ειδική διάταξη). Το δικαιολογητικό που αποστέλλεται με fax στην αρμόδια για την έκδοση της διοικητικής πράξης υπηρεσία επικυρώνεται από αυτή, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν.3230/2004 (άρθρο 10). Ο αριθμός των δικαιολογητικών που έχουν ενταχθεί μέχρι στιγμής στο μέτρο της αυτεπάγγελτης αναζήτησης υπερβαίνει τα 210, εκ των οποίων τα 29 αναζητούνται υποχρεωτικά από τις υπηρεσίες. Ακολούθως παρατίθενται τα 29 αυτά έγγραφα, επειδή παρουσιάζουν ιδιαίτερο ενδιαφέρον λόγω της ζήτησής τους. - Πιστοποιητικά αρμοδιότητας Υπουργείου Εσωτερικών: Έχουν ενταχθεί τα πιστοποιητικά γέννησης, οικογενειακής κατάστασης και εγγραφής ανδρών στα μητρώα αρρένων, καθώς και τα αντίγραφα ή αποσπάσματα ληξιαρχικής πράξης γέννησης, γάμου και θανάτου. - Πιστοποιητικά αρμοδιότητας Υπουργείου Οικονομίας και Οικονομικών: Bεβαίωση φορολογικής ενημερότητας - Πιστοποιητικά αρμοδιότητας Υπουργείου Δικαιοσύνης:

ΔIOIKHTIKH ENHMEPΩΣH 27 Αντίγραφο ποινικού μητρώου γενικής ή δικαστικής χρήσης, αντίγραφο καταστατικού εταιρείας ή σωματείου που έχει κατατεθεί στο οικείο Πρωτοδικείο, καθώς και τα πιστοποιητικά: Περί μη πτώχευσης, ότι δεν τελεί (μία επιχείρηση) υπό εκκαθάριση, ότι δεν τελεί υπό αναγκαστική διαχείριση, περί μη έκδοσης απόφασης αναγκαστικής εκκαθάρισης ή αναγκαστικής διαχείρισης ή πτωχευτικού συμβιβασμού, περί μη κατάθεσης αίτησης για αναγκαστική διαχείριση, περί μη τροποποίησης καταστατικού εταιρείας ή σωματείου, περί καταχώρισης ή μη εταιρείας ή σωματείου στο οικείο βιβλίο (μητρώο) του Πρωτοδικείου, περί μη θέσεως σε δικαστική συμπαράσταση. - Πιστοποιητικά αρμοδιότητας Υπουργείου Εθνικής Άμυνας: Πιστοποιητικό στρατολογικής κατάστασης τύπου Α και Β. - Πιστοποιητικά αρμοδιότητας Υπουργείου Απασχόλησης και Κοινωνικής Προστασίας: - Συνταξιοδοτική Απόφαση λόγω γήρατος, αναπηρίας ή θανάτου όλων των ασφαλιστικών ταμείων (κύριας και επικουρικής ασφάλισης), αρμοδιότητας Γενικής Γραμματείας Κοινωνικών Ασφαλίσεων. - Απόφαση αναγνώρισης στρατιωτικής υπηρεσίας όλων των ασφαλιστικών ταμείων (κύριας και επικουρικής ασφάλισης), αρμοδιότητας Γενικής Γραμματείας Κοινωνικών Ασφαλίσεων. - Βεβαίωση ασφαλιστικής ενημερότητας από τους φορείς κύριας ασφάλισης, αρμοδιότητας Γενικής Γραμματείας Κοινωνικών Ασφαλίσεων. - Πιστοποιητικά αρμοδιότητας Υπουργείου Εμπορικής Ναυτιλίας, Αιγαίου και Νησιωτικής Πολιτικής. - Βεβαίωση ΥΕΝ/ΚΕΕΠ ότι το συγκεκριμένο κατάστημα πληροί τις απαιτήσεις του κανονισμού ενδιαίτησης επιβατών - Επικυρωμένο φωτοαντίγραφο του εν ισχύει Πρωτοκόλλου Γενικής Επιθεώρησης. - Πιστοποιητικά μονίμων υπαλλήλων και υπαλλήλων ΙΔΑΧ Υπουργείων, Αυτοτελών Δημοσίων Υπηρεσιών, Ο.Τ.Α. Α και Β βαθμού και ΝΠΔΔ: Βεβαίωση Προϋπηρεσίας, πιστοποιητικό Υπηρεσιακών Μεταβολών, βεβαίωση /πιστοποιητικό Υπηρεσιακής Κατάστασης ή πιστοποιητικό Υπαλληλικής Ιδιότητας, βεβαίωση αποδοχών/μισθοδοσίας. Εκτός από τα ανωτέρω, στο μέτρο της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών έχουν εγγραφεί και 180 περίπου ακόμη έγγραφα (Υπουργείων, Οργανισμών, Ιδρυμάτων και Ταμείων) που αναζητούνται κατόπιν συναίνεσης του ενδιαφερομένου. Ανάμεσα στους φορείς που έχουν την αρμοδιότητα έκδοσης των εγγράφων αυτών, είναι: το Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών (Ι.Κ.Υ.), το Παιδαγωγικό Ινστιτούτο, ο Διεπιστημονικός Οργανισμός Αναγνώρισης Τίτλων Ακαδημαϊκών και Πληροφόρησης (Δ.Ο.Α.Τ.Α.Π.), το Ταμείο Επικουρικής Ασφάλισης Δημοσίων Υπαλλήλων (Τ.Ε.Α.Δ.Υ.), το Ταμείο Ασφάλισης Υγειονομικών (Τ.Σ.Α.Υ.), ο Οργανισμός Γεωργικών Ασφαλίσεων (Ο.Γ.Α.), το Ίδρυμα Κοινωνικών Ασφαλίσεων Ε.Τ.Α.Μ (Ι.Κ.Α.- Ε.Τ.Α.Μ.), το Ταμείο Ασφάλισης Δημοτικών και Κοινοτικών Υπαλλήλων (Τ.Α.Δ.Κ.Υ.) κλπ. Προκειμένου να μπορέσει ο αναγνώστης να αποκτήσει μία σαφή εικόνα για τη δημοτικότητα του μέτρου μέχρι σήμερα, παρατίθενται κατωτέρω πίνακες με στοιχεία των ε- τών 2007 και 2008, καθώς και πίνακας με συγκριτικά στοιχεία για τα δύο έτη.

28 ΔIOIKHTIKH ENHMEPΩΣH ΣΤΟΙΧΕΙΑ 01.01.2008 31.12.2008 Πιστοποιητικό Αριθμός Ποσοστό Αυτεπάγγελτα επί συνόλου αναζητηθέντων εγγράφων (%) 1 Πιστοποιητικό Γέννησης 124.083 474.420 (26,15) 2 Πιστοποιητικό Οικογενειακής Κατάστασης 314.641 420.038 (74,91) 3 Πιστοποιητικό Εγγραφής Ανδρών στα Μητρώα Αρρένων 6.677 39.761 (16,79) 4 Αντίγραφο ή απόσπασμα Ληξιαρχικής Πράξης Γέννησης 47.668 93.303 (51,09) 5 Αντίγραφο ή απόσπασμα Ληξιαρχικής Πράξης Γάμου 53.857 95.229 (56,56) 6 Αντίγραφο ή απόσπασμα Ληξιαρχικής Πράξης Θανάτου 46.106 68.315 (67,49) 7 Αντίγραφο Ποινικού Μητρώου 128.895 139.610 (92,33) 8 Πιστοποιητικό περί μη Πτώχευσης 1.660 5.845 (28,4) 9 Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό Εκκαθάριση 109 2.249 (4,85) 10 Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό Πτωχευτικό Συμβιβασμό 328 1.933 (16,97) 11 Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό Αναγκαστική Διαχείριση 115 2.200 (5,23) 12 Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση 164 1.733 (9,46) 13 Πιστοποιητικό Περί μη έκδοσης Απόφασης Αναγκαστικής Εκκαθάρισης Ή Αναγκαστικής Διαχείρισης Ή Πτωχευτικού Συμβιβασμού 116 1.660 (6,99) 14 Πιστοποιητικό Περί μη κατάθεσης αίτησης Αναγκαστικής Διαχείρισης 97 1.383 (7,01) 15 Πιστοποιητικό περί μη Τροποποίησης Καταστατικού Εταιρίας ή Σωματείου 185 1.681 (11,01) 16 Πιστοποιητικό περί Καταχώρισης ή μη Εταιρίας ή Σωματείου στο Οικείο Βιβλίο του Πρωτοδικείου 104 1.609 (6,46) 17 Αντίγραφο Καταστατικού Εταιρίας ή Σωματείου που έχει κατατεθεί στο Οικείο Πρωτοδικείο 318 4.900 (6,49) 18 Πιστοποιητικό περί μη θέσεως σε δικαστική συμπαράσταση 5.266 10.041 (52,44) 19 Συνταξιοδοτική Απόφαση λόγω Γήρατος Αναπηρίας και Θανάτου όλων των Ασφαλιστικών Ταμείων Αρμοδιότητας Γ.Γ.Κ.Α. 7.289 12.057 (60,45) 20 Απόφαση Αναγνώρισης Στρατιωτικής Υπηρεσίας όλων των Ασφαλιστικών Ταμείων Αρμοδιότητας Γ.Γ.Κ.Α 2.258 6.389 (35,34) 21 Ασφαλιστική ενημερότητα 8.215 35.818 (22,94) 22 Βεβαίωση προϋπηρεσίας 2.620 28.677 (9,14) 23 Πιστοποιητικό Υπηρεσιακών Μεταβολών 1.258 4.648 (27,07) 24 Πιστοποιητικό Υπηρεσιακής κατάστασης 767 1.988 (38,58) 25 Βεβαίωση αποδοχών 21.209 53.983 (39,29) 26 Βεβαίωση ΥΕΝ 55 878 (6,26) 27 Αντίγραφο Πρωτοκόλλου Γενικής Επιθεώρησης 63 895 (7,04) 28 Πιστοποιητικό Στρατολογικής Κατάστασης 9.622 22.214 (43,32) ΣΥΝΟΛΟ 783.745 1.533.457 (51,11)

ΔIOIKHTIKH ENHMEPΩΣH 29 ΣΥΓΚΡΙΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ 2007-2008 Σύγκριση Ποσοστών Υποχρεωτικής Αυτεπάγγελτης 2007 (%) 2008 (%) Διαφορά Αναζήτησης διετίας 2007-2008 2008-2007 (%) Πιστοποιητικό Γέννησης (8,7) (26,15) 66,74 Πιστοποιητικό Οικογενειακής Κατάστασης (34,07) (74,91) 54,52 Πιστοποιητικό Εγγραφής Ανδρών στα Μητρώα Αρρένων (79,49) (16,79) -373,39 Αντίγραφο ή απόσπασμα Ληξιαρχικής Πράξης Γέννησης (30,69) (51,09) 39,93 Αντίγραφο ή απόσπασμα Ληξιαρχικής Πράξης Γάμου (24,28) (56,56) 57,06 Αντίγραφο ή απόσπασμα Ληξιαρχικής Πράξης Θανάτου (8,45) (67,49) 87,48 Αντίγραφο Ποινικού Μητρώου (83,3) (92,33) 9,78 Πιστοποιητικό περί μη Πτώχευσης (57,24) (28,4) -101,56 Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό Εκκαθάριση (23,33) (4,85) -381,44 Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό Πτωχευτικό Συμβιβασμό (10,81) (16,97) 36,27 Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό Αναγκαστική Διαχείριση (13,9) (5,23) -165,85 Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση (7,42) (9,46) 21,61 Πιστοποιητικό Περί μη έκδοσης Απόφασης Αναγκαστικής Εκκαθάρισης Ή Αναγκαστικής Διαχείρισης Ή Πτωχευτικού Συμβιβασμού (2,55) (6,99) 63,55 Πιστοποιητικό Περί μη κατάθεσης αίτησης Αναγκαστικής Διαχείρισης (5,77) (7,01) 17,70 Πιστοποιητικό περί μη Τροποποίησης Καταστατικού Εταιρίας ή Σωματείου (17,25) (11,01) -56,79 Πιστοποιητικό περί Καταχώρισης ή μη Εταιρίας ή Σωματείου στο Οικείο Βιβλίο του Πρωτοδικείου (8,76) (6,46) -35,54 Αντίγραφο Καταστατικού Εταιρίας ή Σωματείου που έχει κατατεθεί στο Οικείο Πρωτοδικείο (3,13) (6,49) 51,81 Πιστοποιητικό περί μη θέσεως σε δικαστική συμπαράσταση (69,48) (52,44) -32,48 Συνταξιοδοτική Απόφαση λόγω Γήρατος Αναπηρίας και Θανάτου όλων των Ασφαλιστικών Ταμείων Αρμοδιότητας Γ.Γ.Κ.Α. (17,78) (60,45) 70,60 Απόφαση Αναγνώρισης Στρατιωτικής Υπηρεσίας όλων των Ασφαλιστικών Ταμείων Αρμοδιότητας Γ.Γ.Κ.Α (14,43) (35,34) 59,18 Ασφαλιστική ενημερότητα (29,62) (22,94) -29,14 Βεβαίωση προϋπηρεσίας (3,4) (9,14) 62,83 Πιστοποιητικό Υπηρεσιακών Μεταβολών (30,66) (27,07) -13,29 Πιστοποιητικό Υπηρεσιακής κατάστασης (55,18) (38,58) -43,02 Βεβαίωση αποδοχών (3,8) (39,29) 90,33 Βεβαίωση ΥΕΝ (92,92) (6,26) -1383,29 Αντίγραφο Πρωτοκόλλου Γενικής Επιθεώρησης (0,43) (7,04) 93,88 Πιστοποιητικό Στρατολογικής Κατάστασης (52,93) (43,32) -22,19 ΣΥΝΟΛΟ (29,42) (51,11) 42,45

30 ΔIOIKHTIKH ENHMEPΩΣH ΣΤΟΙΧΕΙΑ 01.01.2007 31.12.2007 Πιστοποιητικό Σύνολο Αριθμός Ποσοστό πιστοποιητικών Αυτεπάγγελτα αυτεπάγγελτης αναζητηθέντων αναζήτησης 1 Πιστοποιητικό Γέννησης 937.371 78.374 (8,7) 2 Πιστοποιητικό Οικογενειακής Κατάστασης 209.539 70.942 (34,07) 3 Πιστοποιητικό Εγγραφής Ανδρών στα Μητρώα Αρρένων 8.519 6.659 (79,49) 4 Αντίγραφο ή απόσπασμα Ληξιαρχικής Πράξης Γέννησης 96.531 28.604 (30,69) 5 Αντίγραφο ή απόσπασμα Ληξιαρχικής Πράξης Γάμου 60.470 14.243 (24,28) 6 Αντίγραφο ή απόσπασμα Ληξιαρχικής Πράξης Θανάτου 170.663 14.000 (8,45) 7 Αντίγραφο Ποινικού Μητρώου 475.754 394.703 (83,3) 8 Πιστοποιητικό περί μη Πτώχευσης 11.764 6.710 (57,24) 9 Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό Εκκαθάριση 1.832 385 (23,33) 10 Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό Πτωχευτικό Συμβιβασμό 1.259 128 (10,81) 11 Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό Αναγκαστική Διαχείριση 2.528 102 (13,9) 12 Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση 2.249 163 (7,42) 13 Πιστοποιητικό Περί μη έκδοσης Απόφασης Αναγκαστικής Εκκαθάρισης Ή Αναγκαστικής Διαχείρισης Ή Πτωχευτικού Συμβιβασμού 1.849 45 (2,55) 14 Πιστοποιητικό Περί μη κατάθεσης αίτησης Αναγκαστικής Διαχείρισης 618 36 (5,77) 15 Πιστοποιητικό περί μη Τροποποίησης Καταστατικού Εταιρίας ή Σωματείου 1.520 260 (17,25) 16 Πιστοποιητικό περί Καταχώρισης ή μη Εταιρίας ή Σωματείου στο Οικείο Βιβλίο του Πρωτοδικείου 1.595 140 (8,76) 17 Αντίγραφο Καταστατικού Εταιρίας ή Σωματείου που έχει κατατεθεί στο Οικείο Πρωτοδικείο 18.267 568 (3,13) 18 Πιστοποιητικό περί μη θέσεως σε δικαστική συμπαράσταση 21.883 15.129 (69,48) 19 Συνταξιοδοτική Απόφαση λόγω Γήρατος Αναπηρίας και Θανάτου όλων των Ασφαλιστικών Ταμείων Αρμοδιότητας Γ.Γ.Κ.Α. 9.344 2.231 (17,78) 20 Απόφαση Αναγνώρισης Στρατιωτικής Υπηρεσίας όλων των Ασφαλιστικών Ταμείων Αρμοδιότητας Γ.Γ.Κ.Α 294 43 (14,43) 21 Ασφαλιστική ενημερότητα 49.320 14.550 (29,62) 22 Βεβαίωση προϋπηρεσίας 47.857 1.590 (3,4) 23 Πιστοποιητικό Υπηρεσιακών Μεταβολών 3.320 1.010 (30,66) 24 Πιστοποιητικό Υπηρεσιακής κατάστασης 1.061 599 (55,18) 25 Βεβαίωση αποδοχών 88.593 3.135 (3,8) 26 Βεβαίωση ΥΕΝ 240 223 (92,92) 27 Αντίγραφο Πρωτοκόλλου Γενικής Επιθεώρησης 1.161 5 (0,43) 28 Πιστοποιητικό Στρατολογικής Κατάστασης 24.442 12.803 (52,93) ΣΥΝΟΛΟ 2.249.843 667.380 (29,42)

ΔIOIKHTIKH ENHMEPΩΣH 31 3. Τα προβλήματα στην εφαρμογή του μέτρου Η διαδρομή της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών δεν ήταν καθόλου εύκολη μέχρι στιγμής. Όπως προκύπτει από υπηρεσιακά έγγραφα και δημοσιογραφικές έρευνες που κάλυψαν το θέμα σχετικά, πέρασε αρκετός καιρός μέχρι να ενημερωθεί σχετικά ικανός αριθμός πολιτών και να αποφασίσει να κάνει χρήση της. Κυρίως όμως προκύπτει ότι αιφνιδιάστηκε ο μηχανισμός της Διοίκησης, Κεντρικής και μη. Το γεγονός αυτό δεν εκπλήσσει τελικά, αν δει κανείς τον τρόπο με τον οποίο επιχειρήθηκε το κρίσιμο πρώτο βήμα : αντί να υπάρξει εντατική διαβούλευση με τα στελέχη της Διοίκησης και η εκ του σύνεγγυς ενημέρωσή τους για το νέο διοικητικό μέτρο, ακολουθήθηκε ο παραδοσιακός τρόπος αποστολής εγκυκλίων προς τις δημόσιες υπηρεσίες, προς ενημέρωσή τους (μέθοδος του χαρτοπόλεμου ). Οι υπηρεσίες καλούνταν έτσι να υλοποιήσουν κάτι τελείως άγνωστο σ αυτές. Επιπλέον, η Διοίκηση κλήθηκε να εφαρμόσει την αυτεπάγγελτη αναζήτηση χωρίς να έχουν ρυθμιστεί άλλες κρίσιμες παράμετροι της λειτουργίας της, που θα μπορούσαν να τη συνδράμουν καίρια στο νέο εγχείρημά της, ό- πως: η δημιουργία ενιαίας ηλεκτρονικής βάσης δεδομένων στην οποία θα είχε πρόσβαση όλη η Διοίκηση, η καθιέρωση της ψηφιακής υπογραφής, και η ευρεία χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και η ηλεκτρονική διασύνδεση των υπηρεσιών. Το φυσιολογικό αποτέλεσμα των όσων προααναφέρονται ήταν η δυσλειτουργία του συστήματος, εξαρχής. Η δυσλειτουργία αυτή έγινε ευρύτερα γνωστή για πρώτη φορά μετά από δημοσίευμα της Ελευθεροτυπίας, με τίτλο Έγγραφα στα..αζήτητα. Το άρθρο δημοσιεύθηκε στις 18 Μαρτίου 2006 και ο ειρωνικός του τίτλος καταρχήν υπενθυμίζει ότι η Διοίκηση παραμένει ο εύκολος στόχος της κοινωνικής κριτικής, αφού πολύ σπάνια ακούγονται επιχειρήματα προς υπεράσπιση του έργου και του ανθρώπινου δυναμικού της. Οι πληροφορίες πάντως στις οποίες στηριζόταν, είχαν προέλθει από έρευνα που διενήργησε το ίδιο το Υπουργείο Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης την περίοδο Σεπτεμβρίου Νοεμβρίου 2005. Σύμφωνα λοιπόν με την έρευνα αυτή του ΥΠ.ΕΣ., ενάμισι χρόνο μετά τη θέσπιση του μέτρου το ποσοστό των δημοσίων υπηρεσιών που το αγνοούσαν, ή απέφευγαν τεχνηέντως να το εφαρμόσουν (αφού δεν γνώριζαν πώς), παρέμενε εξαιρετικά υψηλό. Οι μόνες υπηρεσίες που είχαν ανταποκριθεί απολύτως θετικά, ήταν οι Ανεξάρτητες Αρχές και οι φορείς παροχής υπηρεσιών υγείας. Αναλυτικά, το ποσοστό εφαρμογής ανά κατηγορία δημοσίων υπηρεσιών: - Ανεξάρτητες Αρχές: 100% - Φορείς παροχής υπηρεσιών υγείας: 80% - Νομαρχίες: 62% - Υπουργεία: 52% - Επιμελητήρια: 49% - Περιφέρειες: 43% - Ασφαλιστικά Ταμεία: 21% - Δήμοι Κοινότητες: 4% Όσο για το ποσοστό των πιστοποιητικών που αναζητούνταν με τον νέο τρόπο από τις υπηρεσίες, η εικόνα ήταν η ακόλουθη: - Ποινικό Μητρώο: 95% - Φορολογική ενημερότητα: 52% - Πιστοποιητικό στρατολογικής κατάστασης: 40%

32 ΔIOIKHTIKH ENHMEPΩΣH - Πιστοποιητικά αρμοδιότητας Υπουργείου Εμπορικής Ναυτιλίας: 28% - Πιστοποιητικά αρμοδιότητας Υπουργείου Εσωτερικών: 9% - Πιστοποιητικά αρμοδιότητας Υπουργείου Αγροτικής Ανάπτυξης: 0%. Από τα στοιχεία που παρατίθενται παραπάνω αξιοσημείωτη είναι η μικρή ανταπόκριση που επέδειξαν, αφενός τα Υπουργεία συνολικά, και αφετέρου οι φορείς που εμπίπτουν άμεσα στην εμβέλεια του (τότε) Υπουργείου Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης (Περιφέρειες, Δήμοι). Είναι σαφές επίσης, ότι τα πιστοποιητικά της αρμοδιότητας του ίδιου Υπουργείου ελάχιστα ζητήθηκαν αυτεπάγγελτα μέχρι τα τέλη του 2005. Οι πληροφορίες αυτές που προέκυπταν από την έρευνα, δεν ερμηνεύτηκαν πάντως από την τότε πολιτική και διοικητική ηγεσία του Υπουργείου ως ενδείξεις ελλιπούς συντονισμού και ανεπαρκούς ενημέρωσης και προετοιμασίας των υπηρεσιών, ό- πως προφανώς ήταν, αλλά ως επιβεβαίωση της επαγγελματικής ανεπάρκειας των δημοσίων υπαλλήλων. Σε πλήθος εγκυκλίων και εγγράφων του ΥΠΕΣΔΔΑ που συντάχθηκαν το διάστημα 2005-2008 και είχαν σαν αποδέκτες είτε το σύνολο των δημοσίων υπηρεσιών, είτε μεμονωμένες υπηρεσίες αντίστοιχα, (όπως π.χ. την Ειδική Υπηρεσία του Ε.Π. Equal του Υπουργείου Απασχόλησης στις 31-8-2008), υπενθυμίζεται με στερεότυπο τρόπο στους παραλήπτες ότι, «..σύμφωνα με τα άρθρα 116 και 117 του Υπαλληλικού Κώδικα (Ν.3528/2007), η μη εφαρμογή των περί απλούστευσης των διαδικασιών και καταπολέμησης της γραφειοκρατίας διατάξεων αποτελεί πειθαρχικό παράπτωμα το ο- ποίο ελέγχει πειθαρχικά και ο Υπουργός ΕΣΔΔΑ, αρμόδιο δε είναι το υπηρεσιακό συμβούλιο του ΥΠΕΣΔΔΑ».. Η προβληματική κατάσταση στο πεδίο της εφαρμογής της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών συνεχίστηκε σχεδόν αδιατάρακτα και τα επόμενα δύο χρόνια. Χαρακτηριστικά είναι τα όσα αναφέρονται στο υπηρεσιακό σημείωμα που απέστειλε την 1 η Σεπτεμβρίου 2008 στον Υφυπουργό ΕΣΔΔΑ η αρμόδια Διεύθυνση Απλούστευσης Διαδικασιών και Παραγωγικότητας της Γενικής Γραμματείας Δημόσιας Διοίκησης, σχετικά με την εφαρμογή του μέτρου το 2007 (4 ο χρόνο λειτουργίας). Στο έγγραφο αυτό τονίζεται καταρχήν, ότι για τη συλλογή των στοιχείων απαιτήθηκε η αποστολή δύο (!) εγκυκλίων, ε- πειδή η πλειονότητα των υπηρεσιών δεν απάντησε στην πρώτη (πρόκειται για τις εγκυκλίους ΔΙΑΔΠ/Α/1956/21/1/2008 ΚΑΙ ΔΙΑΔΠ/Α/18852/10/7/2008).Αναφέρεται κατόπιν, ότι: α) Μέχρι τη στιγμή σύνταξης του εγγράφου είχαν απαντήσει μόνο 851 Υπηρεσίες, σε σύνολο Υπηρεσιών που υπερέβαινε τις 1950. Η κατανομή τους ανά κατηγορία φορέων ήταν η εξής: 15 (από 16) Υπουργεία (93,8%) 12 (από 32) Γενικές Γραμματείες (37,5%) 13 (από 13) Περιφέρειες (100,0%) 39 (από 50) Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις (78%) 590 (από 913 Δήμους και 123 Κοινότητες) Ο.Τ.Α. α βαθμού (57%) 1 (από 19) Επαρχείο (5,3%) 112 (από περισσότερα των 750) Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου (15%) 5 (από 16) Ανεξάρτητες Αρχές (31,3%) β) Κατά το εξεταζόμενο χρονικό διάστημα (2007) αναζητήθηκαν συνολικά 2.442.488 πιστοποιητικά των κατηγοριών που είχαν ενταχθεί στην αυτεπάγγελτη αναζήτηση (υποχρεωτική ή κατόπιν συναίνεσης του πολίτη). Από αυτά, 690.446 αναζητήθηκαν αυτεπάγγελτα από τις Υπηρεσίες, ενώ συντριπτικά περισσότερες ήταν οι περιπτώσεις που οι ενδιαφερόμενοι αναγκάσθηκαν να τα προσκομίσουν μόνοι τους (1.752.042).

ΔIOIKHTIKH ENHMEPΩΣH 33 γ) Μόνο 299 από τις Υπηρεσίες που απάντησαν στο έγγραφο του ΥΠΕΣΔΔΑ (35,1%), δήλωσαν ότι είχαν τροποποιήσει κατάλληλα τα έντυπά τους για την καλύτερη ενημέρωση των πολιτών σχετικά με την εφαρμογή του νέου μέτρου. Εξαιρετικό ενδιαφέρον εξάλλου παρουσιάζουν και ορισμένες από τις παρατηρήσεις του συντάκτη του υπηρεσιακού σημειώματος, που παρατίθενται όπως ακριβώς διατυπώνονται στο έγγραφο: 1. «Η αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών γενικά εφαρμόζεται σε χαμηλό βαθμό (περίπου 3 στα 10 πιστοποιητικά). Επίσης, είναι εμφανής η αρνητική στάση μεγάλης μερίδας των υπηρεσιών να εφαρμόσουν την αυτεπάγγελτη αναζήτηση, προβάλλοντας κατά περίπτωση διάφορα επιχειρήματα, όπως π.χ. κώλυμα από το ισχύον θεσμικό πλαίσιο για την εφαρμογή της σε ορισμένες διαδικασίες συμμετοχής σε διαγωνισμούς προμηθειών του δημοσίου κλπ., καθώς και η απροθυμία τους να ενημερώνουν τον πολίτη για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση». 2. «Πολύ μικρό ποσοστό των υπηρεσιών έχει τροποποιήσει τα έντυπά του για την καλύτερη ενημέρωση των πολιτών σχετικά με την αυτεπάγγελτη αναζήτηση εγγράφων (σχεδόν 1 στις 3 υπηρεσίες που έστειλαν στοιχεία.αν ληφθούν υπόψη και οι υπηρεσίες που δεν έστειλαν στοιχεία, το ποσοστό θα μειωθεί σε ακόμα σημαντικότερο βαθμό)». 3. «Η παρατήρηση πολλών Υπηρεσιών ότι σημαντικός αριθμός πιστοποιητικών προσκομίζεται από τους πολίτες λόγω συντόμευσης της διαδικασίας, έχουμε τη γνώμη ότι πραγματοποιείται κατόπιν υπόδειξης της αρμόδιας υπηρεσίας, προς αποφυγή εφαρμογής της αυτεπάγγελτης διαδικασίας, την οποία θεωρεί επιβαρυντική για αυτήν». Εμφανίζονται επίσης και διάφορα παράξενα αν και όχι δυσεξήγητα - στα στοιχεία των υπηρεσιών εκείνης της περιόδου: σε αρκετούς δήμους, η διακίνηση πιστοποιητικών εμφανίζεται μικρότερη από εκείνη ορισμένων Κοινοτήτων. Έτσι, ενώ τα πιστοποιητικά που αναζητήθηκαν αυτεπάγγελτα από το Δήμο Κηφισιάς είναι 18 και από το Δήμο Βύρωνα 21, ο αντίστοιχος αριθμός στην Κοινότητα Ομαλών είναι 59!. Τα εμπόδια στη λειτουργία του συστήματος δεν έλειψαν ούτε το 2008, παρά τη σαφή βελτίωση στην αποδοτικότητα του μέτρου. Έτσι, τον Οκτώβριο 2008 η ηγεσία του ΥΠΕΣΔΔΑ μέσω της αρμόδιας Διεύθυνσης Απλούστευσης Διαδικασιών κίνησε τη διαδικασία αναζήτησης πειθαρχικής ευθύνης, σύμφωνα με το άρθρο 86 (παρ.1) του Ν.1892/1990, για 52 συνολικά Υπηρεσίες που δεν απέστειλαν στοιχεία στο οικείο Υπουργείο. Οι 35 από αυτές ανήκαν σε Περιφέρειες και οι 17 ήταν Ν.Π.Δ.Δ. (ανάμεσά τους και Α.Ε.Ι., όπως π.χ. το Πανεπιστήμιο Πελοποννήσου). Όσο για τα συνολικά αριθμητικά / στατιστικά στοιχεία του 2008, που επισφραγίζουν και την ανοδική πορεία του μέτρου, έχουν ως εξής (σύμφωνα με έγγραφο που συνέταξε η αρμόδια Διεύθυνση τον Αύγουστο 2009): 1. Aπό την 01.01.2008 έως την 31.12.2008, συνολικά αναζητήθηκαν 3.809.794 πιστοποιητικά που είχαν ενταχθεί στην «αυτεπάγγελτη αναζήτηση» (υποχρεωτική ή κατόπιν συναίνεσης του πολίτη). Από τα πιστοποιητικά αυτά: - τα 1.914.588, αυτεπάγγελτα από τις Υπηρεσίες (50,3% έναντι 29,39% το 2007) και - τα 1.895.206 προσκομίσθηκαν από τους αιτούντες (49,7% έναντι 70,61% το 2007). 2. Από το σύνολο των παραπάνω πιστοποιητικών, τα 3.256.820 αφορούν πιστοποιητικά που είχαν ενταχθεί στην υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση. Αυτά αναζητήθηκαν ως εξής: - τα 1.866.960, αυτεπάγγελτα από τις Υπηρεσίες (57,3% έναντι 30,2% για το 2007) και - τα 1.389.859 προσκομίσθηκαν από τους ίδιους τους ενδιαφερόμενους (42,7%, έναντι 69,8% το 2007).

34 ΔIOIKHTIKH ENHMEPΩΣH 4. Σχόλιο Με την εφαρμογή της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών είναι σίγουρο ό- τι κέρδισε πόντους η Διοίκηση στην προσπάθειά της για ταχύτερη διεκπεραίωση των υποθέσεων των πολιτών και περισσότερη διαφάνεια στη διοικητική δράση. Εκατοντάδες χιλιάδες έγγραφα αναζητήθηκαν ήδη από τις ίδιες τις υπηρεσίες ενώ πολλές α- κόμη παρόμοιες περιπτώσεις θα διεκπεραιωθούν στο μέλλον με τον ίδιο τρόπο, αφού η διοίκηση δείχνει να έχει αφομοιώσει το μέτρο. Η αφομοίωση αυτή όμως ήταν μάλλον αργή και κυρίως καταναγκαστική, όπως καταδείχθηκε και από τα στοιχεία που παρατέθηκαν παραπάνω.το ψυχολογικό κλίμα που έχει πλέον εδραιωθεί, πιθανότατα δεν επιτρέπει την περαιτέρω ένταξη εγγράφων στο μέτρο - πέραν δηλαδή των 210 περίπου με τα ο- ποία λειτουργεί σήμερα. Τι έφταιξε όμως και η πορεία της καινοτομίας αυτής ήταν τόσο προβληματική; Είναι σίγουρο καταρχήν, ότι η ενημέρωση της κοινής γνώμης για τη νέα εφαρμογή ή- ταν πλημμελής. Η απαραίτητη διαφημιστική καμπάνια αναλήφθηκε βέβαια από το ΥΠ.ΕΣ. σε δεύτερο χρόνο, με έκδοση φυλλαδίων και ανάρτηση αφισσών και απέδωσε σύντομα καρπούς. Είναι βέβαιο επίσης ότι αρνητικό ρόλο διαδραμάτισε και η παράταση της εκκρεμότητας σε θέματα κρίσιμα, όπως η προώθηση της ψηφιακής υπογραφής και η ηλεκτρονική διασύνδεση των υπηρεσιών. Εξίσου προφανές είναι όμως, ότι οι παράγοντες αυτοί δε θα μπορούσαν από μόνοι τους να υπονομεύσουν τη λειτουργία του νέου μέτρου. Η κύρια αιτία των προβλημάτων ήταν η έλλειψη διαβούλευσης μεταξύ του Υπουργείου Εσωτερικών και των άλλων φορέων στο αρχικό και πιο κρίσιμο στάδιο. Η διαδικασία της διαβούλευσης θα επέτρεπε στους εμπνευστές του μέτρου να αναλύσουν με σαφήνεια τον τρόπο λειτουργίας του στο ανθρώπινο δυναμικό που επρόκειτο να το υλοποιήσει. Από την άλλη πλευρά, τα στελέχη της Διοίκησης θα είχαν την ευκαιρία να εκφράσουν τις δικές τους παρατηρήσεις ή να εκφράσουν τις δικές τους επιφυλάξεις για ο- ρισμένα σημεία, με την ψυχολογική άνεση που δίνει ένα διάστημα προετοιμασίας. Κάτι τέτοιο όμως δεν συνέβη, ενώ ακόμη και τα επιμορφωτικά σεμινάρια που διοργανώνονταν συχνά τα επόμενα χρόνια (όταν δηλαδή η εφαρμογή του μέτρου ήταν σε εξέλιξη), δεν μπόρεσαν να αντισταθμίσουν το κενό που είχε δημιουργηθεί. Ο γράφων είχε την εμπειρία τέτοιας ενδοδιοικητικής διαβούλευσης μερικά χρόνια πριν, όταν 17 συνολικά Υπηρεσίες κλήθηκαν (σταδιακά) να συμμετάσχουν στο μέτρο των τηλεφωνικών αιτήσεων 1502. Η πρώτη εντύπωση που αποκόμιζε κάποιος που συμμετείχε στη διαδικασία αυτή, ήταν η ανησυχία και οι επιφυλάξεις ενός σημαντικού α- ριθμού υπαλλήλων μπροστά σε κάτι νέο και άγνωστο.τα συναισθήματα όμως αυτά αμβλύνονταν, μετά από εκ του σύνεγγυς (πάντα) συνεργασίες των υπαλλήλων με τα αρμόδια στελέχη του ΥΠ.ΕΣ. και τις απαραίτητες σχετικές πληροφορίες και διευκρινίσεις που τους δίνονταν.υπήρξαν μάλιστα και περιπτώσεις Υπηρεσιών (π.χ. Δήμοι) που διατύπωσαν και δικές τους προτάσεις για επέκταση του μέτρου και σε άλλα έγγραφα της δικής τους αρμοδιότητας. Παρά τα προβλήματα πάντως που επισημάνθηκαν παραπάνω, η αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών αποτελεί ήδη τμήμα της πολύτιμης εμπειρίας που έχει αποκτήσει η Διοίκηση από το 1998 μέχρι σήμερα, στο πεδίο των καινοτομικών εφαρμογών. Η ε- μπειρία αυτή έχει δημιουργήσει θυλάκους ανάλογα πεπειραμένων στελεχών που μπορούν με τη γνώση τους να συνδράμουν αποτελεσματικά και τις μελλοντικές προσπάθειες, διασφαλίζοντας έτσι τη συνέχεια της διοικητικής δράσης.