ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ ΙΙ. Ιστορική Αναδροµή

ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ ΙΙ Ιστορική Αναδροµή Το σύστηµα µηχανογράφησης ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ δηµιουργήθηκε για πρώτη φορά το 1986 και τέθηκε στην παραγωγή το έτος 1987. Είναι το πρώτο Ολοκληρωµένο Σύστηµα Βιβλιοθήκης που λειτούργησε στην Ελλάδα. Το σύστηµα αυτό δηµιουργήθηκε από το υπολογιστικό Κέντρο του Πανεπιστηµίου Κρήτης ΙΤΕ σε συνεργασία µε τη Βιβλιοθήκη του Πανεπιστηµίου Κρήτης. Το ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ συνέβαλε ώστε η Βιβλιοθήκη του Πανεπιστηµίου Κρήτης να γίνει η πρώτη Βιβλιοθήκη που επιχειρούσε να µηχανογραφηθεί στην Ελλάδα Η πρώτη έκδοση του ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ βασιζόταν στη γλώσσα προγραµµατισµού Cobol και τη Σχεσιακή Βάση εδοµένων SQL/DS. Η υπολογιστική πλατφόρµα παραγωγής και ανάπτυξης του πακέτου ήταν ένας mini υπολογιστής ο IBM 4361 ( αίδαλος) υπό το λειτουργικό σύστηµα VM/CMS. Ο υπολογιστή αυτός χρησιµοποιούταν τότε κυρίως για άλλες δραστηριότητες και εντελώς παρεµπιπτόντως για τη Βιβλιοθήκη Η χρήση ενός τέτοιου υπολογιστή για τα τότε δεδοµένα δηµιουργούσε στη Βιβλιοθήκη προβληµατισµούς για το µέλλον δεδοµένου ότι ο υπολογιστικός εξοπλισµός κόστιζε πάρα πολύ. Έπρεπε συνεπώς να βρεθεί µια λύση η οποία θα ήταν σαφώς οικονοµικότερη για τη Βιβλιοθήκη και επιπλέον η λύση αυτή θα της έδινε µια αυτάρκεια σε ότι αφορά την χρήση υπολογιστικών πόρων υπό την έννοια ότι θα της επέτρεπε να γίνουν επενδύσεις στο τοµέα αυτό οι οποίες θα µπορούσαν να χρησιµοποιηθούν αποκλειστικά από τη Βιβλιοθήκη. Υπό αυτά τα δεδοµένα το 1990 άρχισε να δηµιουργείται η δεύτερη έκδοση του ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ που ονοµάστηκε ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ ΙΙ. Η έκδοση αυτή αποτελούσε µια εντελώς διαφορετική προσέγγιση µηχανογράφησης Βιβλιοθήκης. Βασίστηκε στη Σχεσιακή Βάση εδοµένων Ingres, η γλώσσα προγραµµατισµού που χρησιµοποιήθηκε ήτα η C καθώς και η γλώσσα τέταρτης γενιάς

της Ingres (4th GL). Τα εργαλεία αυτά µας έδιναν την δυνατότητα να χρησιµοποιούµε την εφαρµογή της Βιβλιοθήκης σε διαφορετικούς υπολογιστές και λειτουργικά συστήµατα, αποκτώντας έτσι µια ανεξαρτησία στην επιλογή της γενικότερης υπολογιστικής υποδοµής. Το ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ ΙΙ έως το έτος 2002 ήταν αντικείµενο διαρκούς αναβάθµισης. Περί το τέλος του 2002 πάρθηκε η πολιτική απόφαση (στα πλαίσια του Γ ΚΠΣ) το έτος 2004 (µετά από 18 χρόνια επιτυχούς χρήσης) να σταµατήσει η λειτουργία του ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ ΙΙ και να αντικατασταθεί από άλλο πακέτο της αγοράς. Η ιδέα του ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ δηµιουργήθηκε από την ανάγκη ύπαρξης µηχανογραφηµένου συστήµατος στη βιβλιοθήκη, την στιγµή που δεν υπήρχε άλλο πακέτο στην ελληνική αγορά αλλά ούτε και αντιπροσώπευση κάποιου διεθνούς πακέτου στον ελληνικό χώρο. Η προσπάθεια δε απόκτησης κάποιου πακέτου από τον διεθνή χώρο αποδεδειγµένα απαιτούσε υπέρογκα ποσά µε αναµφίβολο αποτέλεσµα. Το ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ ΙΙ από την γένεση του έγινε ένα αρκετά δηµοφιλές πακέτο βιβλιοθήκης για τα ελληνικά δεδοµένα µε αποτέλεσµα να υπάρξει πολύ µεγάλη ζήτηση από άλλες βιβλιοθήκες στον ελληνικό χώρο. Η ζήτηση αυτή µας οδήγησε στην πολιτική απόφαση (131/12.2.92-πρακτικά συνεδρίας πρυτανικού συµβουλίου) το πρόγραµµα να διατεθεί στην ελληνική αγορά µε εµπορικούς (είτε µέσω του ΙΤΕ είτε µέσω του Π.Κ.) όρους. Βέβαια το δεδοµένο ότι το ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ ΙΙ ήταν προϊόν το οποίο είχε δηµιουργηθεί και αναπτυχθεί µέσα στους κόλπους του Π.Κ και ΙΤΕ είχε ως αποτέλεσµα η τιµή πώλησης του να είναι ιδιαίτερα χαµηλή. Από την άλλη πλευρά η τιµολογιακή πολιτική που ακολουθούσαµε ενείχε πάντα το πνεύµα συνεργασίας µε τα άλλα ιδρύµατα και συνεπώς ήταν και συνάρτηση των πιστώσεων που διέθεταν οι άλλες βιβλιοθήκες οι οποίες οµολογουµένως πάντα ήταν ισχνές. Το ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ ΙΙ εγκαταστάθηκε σε αρκετές Πανεπιστηµιακές και άλλες Βιβλιοθήκες µεταξύ των οποίων ήταν και δύο από τις τρεις µεγαλύτερες βιβλιοθήκες της χώρας δηλαδή αυτή της Βουλής και του Αριστοτελείου Πανεπιστηµίου Θεσσαλονίκης.

Χαρακτηριστικά Το ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ ΙΙ είναι ένα ολοκληρωµένο σύστηµα βιβλιοθήκης το οποίο αποτελεί την Ελληνική απάντηση στη διεθνή πρόκληση αυτοµατοποίησης βιβλιοθηκών. Μπορεί να εξυπηρετήσει βιβλιοθήκες οποιουδήποτε µεγέθους και τύπου, όπως Πανεπιστηµιακές, Ερευνητικές, ηµοτικές, Ιδρυµάτων, Εταιριών, κλπ. Βασίζεται στα διεθνή βιβλιογραφικά πρότυπα.. Ενσωµατώνει και προσαρµόζεται στους τυποποιηµένους κανόνες βιβλιοθηκονοµίας. Είναι σχεδιασµένο µε βάση τις ανάγκες και τις λειτουργίες µιας ελληνικής βιβλιοθήκης και δίνει άµεση λύση στο πρόβληµα των ελληνικών χαρακτήρων. Προσφέρει λύση στο πρόβληµα της µηχανογράφησης της βιβλιοθήκης λαµβάνοντας υπόψη όχι µόνο το µέγεθος, αλλά και τις οικονοµικές της δυνατότητες. Υποστηρίζεται άµεσα απ αυτούς που το κατασκεύασαν και συνεχίζουν να το αναπτύσσουν. Κατά τον σχεδιασµό και την υλοποίησή του, συνεργαστήκαµε µε εµπειρογνώµονες και βιβλιοθήκες διεθνούς κύρους. Μπορεί να λειτουργήσει σε υπολογιστικά συστήµατα διαφόρων κατασκευαστών. Λειτουργεί µε απόλυτη επιτυχία εδώ και πάρα πολλά χρόνια στη Βιβλιοθήκη του Π.Κ. και σε άλλες Βιβλιοθήκες στην Ελλάδα Προσαρµόζεται στις λειτουργικές απαιτήσεις κάθε βιβλιοθήκης. Είναι απλό στην εκµάθηση και χρήση του. Καλύπτει όλες τις δραστηριότητες µιας βιβλιοθήκης, όπως Απόκτηση υλικού (Παραγγελίες) Καταγραφή υλικού (Καταλογογράφηση) ιαχείριση Εξουσιοδοτηµένων αρχείων Αναζήτηση και εντοπισµό υλικού Web και telnet (Αυτοµατοποιηµένος Κατάλογος) ιακίνηση υλικού ( ανειστικό τµήµα) Παρακολούθηση περιοδικών Οικονοµική διαχείριση όλου του υλικού υνατότητα εισαγωγής και εξαγωγής βιβλιογραφικών δεδοµένων

υνατότητα παραγωγή γραµµωτού κώδικα υνατότητα εξαγωγής στατιστικών στοιχείων

KATAΛΟΓΡΑΦΗΣΗ Εισαγωγή Βασίζεται αποκλειστικά σε εγγραφές MARC µε χαρακτηριστικά µεταβλητού πλήθους και µήκους πεδίων και χαρακτήρων. Είναι ένα σύγχρονο εργαλείο στη διάθεση του καταλογογράφου, µε το οποίο παρέχονται απεριόριστες δυνατότητες για την αύξηση της ποσοτικής και ποιοτικής απόδοσης. Η ευελιξία του συστήµατος προσφέρει πλήθος επιλογών, οι οποίες βοηθούν όχι µόνο τον καταλογογράφο στη δουλειά του, αλλά και την ευρύτερη διοικητική δοµή του συστήµατος. Το καθηµερινό πλάνο εργασίας προσδιορίζει και την συµπεριφορά του συστήµατος το οποίο έχει σχεδιαστεί όχι για να επιβάλλει τους δικούς του κανόνες, αλλά για να υποβοηθήσει και να υπακούσει στους κανόνες που επιβάλλονται από την κάθε βιβλιοθήκη. Η ιεράρχηση του συστήµατος επιβοηθεί σηµαντικά στο έργο της καταλογογράφησης, εµπνέει σιγουριά και παρέχει ελευθερία κινήσεων. Η δυνατότητα ποιοτικού ελέγχου, όχι µόνο των εγγραφών που εισάγονται καθηµερινά αλλά και αυτών που έρχονται από τρίτους, εξασφαλίζει στο µέγιστο βαθµό την ποιότητα των δεδοµένων που εισάγονται στην βάση δεδοµένων. Χαρακτηριστικά - υνατότητες Eγγραφές οµηµένες σε φόρµα MARC - υναµικός ορισµός πεδίων και υποπεδίων των εγγραφών σε µορφή πλήρους MARC - Τα δεδοµένα αποθηκεύονται εσωτερικά σε πλήρες MARC και εµφανίζονται στην οθόνη είτε σε full screen mode είτε σε line mode. Σύνδεση µε τα αρχεία καθιερωµένων όρων

- Κάθε αναγραφή η οποία είναι αντικείµενο ποιοτικού ελέγχου συνδέεται και συγκρίνεται άµεσα µε τις αντίστοιχες των εξουσιοδοτηµένων αρχείων. - ίνεται η δυνατότητα άµεσης δηµιουργίας νέων όρων και αυτόµατης σύνδεσης τους µε τα εξουσιοδοτηµένα αρχεία. - ίνεται η δυνατότητα µαζικών αλλαγών, διορθώσεων σε καθιερωµένους όρους οι οποίοι υπάρχουν σε βιβλιογραφικές εγγραφές. - ίνεται η δυνατότητα οµοιόµορφης διαχείρισης των καθιερωµένων και βιβλιογραφικών εγγραφών Editing Ευκολίες Κειµενογράφου - Η εισαγωγή στοιχείων µιας εγγραφής γίνεται ακριβώς όπως και σε ένα οποιονδήποτε κειµενογράφο µε τις δυνατότητες που αυτός προσφέρει (σβήσιµο /εισαγωγή /αντιγραφή γραµµής, εύρεση λέξης ή αριθµητικού, κλπ). - Προσφέρεται η δυνατότητα στην κάθε τοπική βιβλιοθήκη να ορίσει τον τρόπο καταλογογράφησης. Για κάθε τύπο υλικού, ορίζονται ποια είναι τα πιο συχνά χρησιµοποιούµενα πεδία. Έλεγχος Εγγραφής - Πλήρης έλεγχος της ορθότητας µιας MARC εγγραφής. Οι διαδικασίες ελέγχου γίνονται βάσει των πεδίων MARC που έχουν οριστεί από την τοπική βιβλιοθήκη. - Πριν αποθηκευτεί η κάθε εγγραφή ελέγχεται για τη συντακτική της ορθότητα ως προς τους κανόνες MARC και αν υπάρχουν λάθη αυτά προβάλλονται στην οθόνη. Η διόρθωσή τους είναι απαραίτητη προκειµένου να αποθηκευτεί η εγγραφή. Αντιγραφή MARC Εγγραφών - Προσφέρεται η δυνατότητα αυτόµατης παραγωγής αντιγράφου µιας MARC εγγραφής σε περίπτωση εισαγωγής εγγραφών που είναι όµοιες µε ήδη υπάρχουσες στο σύστηµα, µε αποτέλεσµα την ελαχιστοποίηση του χρόνου καταλογογράφησης νέων εγγραφών. Επίπεδα ασφαλείας πρόσβασης ανά υλικό και χρήστη.

- Η βιβλιοθήκη καθορίζει ποιοι υπάλληλοι κάνουν καταλογογράφηση, ποιοι κάνουν παραγγελίες και για ποιους τύπους υλικού. Σύνδεση της Καταλογογράφησης µε Αρχεία Τοπικών εδοµένων (Holdings), δανεισµού, παραγγελιών, κ.λ.π. - Η δόµηση του συστήµατος επιτρέπει την άµεση σύνδεση της καταλογογράφησης µε : 1. Το αρχείο µε τα τοπικά δεδοµένα της βιβλιοθήκης ( HOLDINGS) (MARC FORMAT) για ενδεχόµενη µελλοντική ανταλλαγή HOLDINGS κατά τη χρήση ενοποιηµένου καταλόγου. 2. Το αρχείο αντιτύπων για το δανεισµό. 3. Το αρχείο διαχείρισης περιοδικών (CARDEX, CLAIMS κ.λ.π.). 4. Το αρχείο εγγραφών για τις παραγγελίες. 5. Τα καθιερωµένα αρχεία Πρόσβαση µέσω του αυτοµατοποιηµένου καταλόγου - Το υποσύστηµα της καταλογογράφησης συνδέεται άµεσα µε τον αυτοµατοποιηµένο κατάλογο έτσι ώστε η πρόσβαση σε µία εγγραφή για αλλαγή ή για προσθήκη νέας να πραγµατοποιείται µέσα από το πλήθος εναλλακτικών οδών προσπέλασης που προσφέρει ο αυτοµατοποιηµένος κατάλογος. υνατότητα Εισαγωγής - Εξαγωγής Εγγραφών από και προς Τρίτα Συστήµατα - Ειδικά υποσυστήµατα επιτρέπουν την εισαγωγή και εξαγωγή εγγραφών από ή προς τρίτους. Σε περίπτωση εισαγωγής δεδοµένων, η ενηµέρωση του κυρίως καταλόγου µπορεί να γίνεται εναλλακτικά είτε αυτόµατα είτε µέσα από έλεγχο των εγγραφών από το προσωπικό. Πλήρης Υποστήριξη Ελληνικού και Λατινικού Αλφάβητου - Υποστηρίζεται πλήρως το ελληνο-λατινικό σύνολο χαρακτήρων (ELOT 9.28). Προκαταρκτική Καταλογογράφηση

- Αν µια εγγραφή δεν είναι έτοιµη από πλευράς καταλογογράφησης να εµφανιστεί στον αυτοµατοποιηµένο κατάλογο, το σύστηµα ρυθµίζεται ώστε η εγγραφή αυτή να µην παρουσιάζεται στον κατάλογο. Πλήθος εκτυπώσεων - Παραγωγή δελτίων καταλόγου - Αναπαραγωγή του βιβλίου εισαγωγής - Εκτύπωση καταλόγων χαµένων βιβλίων, βιβλίων µιας συλλογής, ενός τµήµατος, κλπ. - Εκτύπωση ετικετών ράχης των βιβλίων - Εκτύπωση των στοιχείων holdings.

ΑΥΤΟΜΑΤΟΠΟΙΗΜΕΝΟΣ ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ Οnline Public Access Catalogue (OPAC) Eισαγωγή Βασιστήκαµε στην πολυετή εµπειρία µας πάνω στην αυτοµατοποίηση βιβλιοθηκών, στην πολυετή έρευνα άλλων συστηµάτων στην Ευρώπη και την Αµερική και κατασκευάσαµε ένα αυτοµατοποιηµένο κατάλογο που πληροί όλες τις ανάγκες ενός σύγχρονου καταλόγου ο οποίος προσφέρεται είτε σε Web έκδοση (Netscape, Explorer) είτε σε Telnet έκδοση: - είναι ένα σύγχρονο, δυναµικό εργαλείο, το οποίο προσφέρει πληθώρα συνδυασµών προσπέλασης στη βιβλιογραφική βάση, - είναι σχεδιασµένος έτσι ώστε να είναι εύκολος στη χρήση του, ευέλικτος και ταυτόχρονα αποτελεσµατικός µε τον ελάχιστο δυνατό χρόνο απόκρισης, - η φιλικότητα και απλότητα των εντολών αναζήτησης από οποιαδήποτε οθόνη τον καθιστά άµεσα οικείο και στον πιο άπειρο χρήστη, ενώ η βοήθεια που προσφέρεται on-line, καθιστά περιττή την αναφορά σε οποιοδήποτε εγχειρίδιο χρήσης, - οι αναζητήσεις µε λέξεις κλειδιά και boolean εντολές απαντούν και στις πιο σύνθετες ερωτήσεις που µπορεί να θέσει ένας έµπειρος και απαιτητικός χρήστης. - πέρα από τους τρόπους προσπέλασης που προσφέρει το σύστηµα (συγγραφέας, τίτλος, θέµα, σειρά, κλπ.), η βιβλιοθήκη µπορεί να ορίσει οποιοδήποτε άλλο πεδίο της MARC εγγραφής επιθυµεί για αναζήτηση (π.χ. εκδότης). Χαρακτηριστικά υνατότητες Web Έκδοση (client) - Χρησιµοποιείται µέσω των γνωστών WWW browsers (Netscape, Explorer). - Στηρίζεται στο πρωτόκολλο Ζ39.50. - Προσφέρει την δυνατότητα αναζήτησης στην τοπική βιβλιογραφική βάση δεδοµένων, όπως και σε άλλες βάσεις τοπικά ή διεθνώς που υποστηρίζουν το ίδιο πρωτόκολλο. - Παρέχει την δυνατότητα ταυτόχρονης αναζήτησης σε πολλαπλές βάσεις δεδοµένων - Ελαχιστοποιεί την ανάγκη γνώσης διαφορετικών εργαλείων για πρόσβαση σε βιβλιογραφικές πηγές πληροφόρησης

- Παρέχει τη δυνατότητα προβολής βιβλιογραφικών δεδοµένων σε παραλλαγές MARC τυποποίησης και SUTRS - Παρέχει τη δυνατότητα προβολής τοπικών πληροφοριών - Παρέχει τη δυνατότητα αναζήτησης µε λέξεις κλειδιά (λογική Bool) search facility - Παρέχει δυνατότητα ευρετηρίασης Scan - Παρέχει τη δυνατότητα αναζήτησης µε όλους τους δυνατούς δείκτες που χρησιµοποιεί η Βιβλιοθήκη - ιατίθεται σε ταυτόχρονη Ελληνική και Αγγλική έκδοση - Παρέχει τη δυνατότητα παραµετρικής χρήσης Φιλικότητα Το περιβάλλον διεπαφής είναι απλό στην χρήση του, κατάλληλο για αρχάριους αλλά και για πεπειραµένους χρήστες. είκτης Οι Όροι έρευνας οµή Αποκοπή Λογική Η ερώτηση είναι µια σύνθεση από τα παρακάτω πεδία. 1) To δείκτη o οποίος περιέχει τα πεδία σύµφωνα µε τα οποία µπορούµε να αναζητήσουµε µια βιβλιογραφική ή άλλη εγγραφή, όπως ο συγγραφέας, ο τίτλος το θέµα κλπ. 2) Τους όρους έρευνας όπου εισάγουµε τις λέξεις κλειδιά σύµφωνα µε τα οποία θέλουµε να διεξάγουµε την έρευνα µας όταν αναζητούµε µια βιβλιογραφική ή άλλη εγγραφή. 3) Τη δοµή η οποία προσδιορίζει την εννοιολογική συνάφεια των λέξεων που συνιστούν την ερώτηση.. 4) Την αποκοπή η οποία προσδιορίζει το εάν οι όροι είναι πλήρεις λέξεις ή ρίζες λέξεων 5) Τη λογική την οποία χρησιµοποιούµε για να προσδιορίσουµε το αποτέλεσµα της έρευνας µε όσο το δυνατό περισσότερη σαφήνεια Το περιβάλλον διεπαφής παρέχει επίσης την δυνατότητα πρόσβασης και προβολής των ευρετηρίων που διαθέτει η Βιβλιοθήκη, όπως π.χ. αυτό των συγγραφέων ή των θεµάτων τα οποία µε τη σειρά τους µπορούν, είτε να παραπέµψουν στις αντίστοιχες βιβλιογραφικές εγγραφές, είτε οι προβαλλόµενοι όροι να χρησιµοποιηθούν ως συνθετικά νέων ερωτήσεων προς το σύστηµα.

Απλή σύνδεση πολλαπλή σύνδεση Η δυνατότητα ταυτόχρονης αναζήτησης σε περισσότερες από µία βάσεις δεδοµένων αποτελεί ένα αποτελεσµατικό τρόπο έρευνας που απαλλάσσει τον χρήστη από τη χρονοβόρα διαδικασία της αναφοράς και εκµάθησης ετερογενών συστηµάτων. Προσαρµογή περιβάλλοντος λειτουργίας ίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να ορίσει το δικό του προσωπικό περιβάλλον εργασίας. Ιστορικό αναζήτησης Υπάρχει η δυνατότητα αποθήκευσης, ανάκλησης και ενεργοποίησης των εντολών αναζήτησης που έχει χρησιµοποιήσει ο χρήστης ηµιουργία βιβλιογραφίας Υπάρχει η δυνατότητα δηµιουργίας βιβλιογραφίας η οποία µπορεί να αποθηκευθεί στον τοπικό δίσκο ή να αποσταλεί µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο σε προσωπικό λογαριασµό. Τοπικές πληροφορίες Οι βιβλιογραφικές εγγραφές συνοδεύονται από πληροφορίες που αφορούν στα αντίτυπα, την δανειστική του κατάσταση κλπ.

Telnet Έκδοση Φιλικότητα - Ένα αρχικό µενού που περιέχει τυποποιηµένες επιλογές αποτελεί την οθόνη αφετηρίας για τους χρήστες του αυτοµατοποιηµένου καταλόγου. - Οι επιλογές που περιέχονται σ αυτό εστιάζονται στις πιο συχνές ερωτήσεις που µπορεί να θέτει ένας χρήστης. - Χαρακτηριστική ευκολία του συστήµατος είναι η δυνατότητα νέας αναζήτησης από οποιαδήποτε οθόνη, χωρίς να απαιτείται αναγκαστικά η επιστροφή στο αρχικό µενού. - Οι απαντήσεις του συστήµατος ποικίλουν ανάλογα µε το αποτέλεσµα της έρευνας και χωρίζονται σε τρεις κατηγορίες : i) Πολλές αναγραφές σε µορφή ευρετηρίου όπου αντιστοιχούν πολλές αναφορές. Oι αναγραφές παρουσιάζονται αλφαβητικά, ενώ δίπλα σε κάθε µία αναγράφεται ο αριθµός αναφορών. ii) Πολλές αναγραφές συγκεκριµένων τίτλων H φόρµα κάθε αναγραφής περιλαµβάνει τίτλο, συγγραφέα και χρονολογία έκδοσης. iii) Βιβλιογραφική εγγραφή συγκεκριµένου τίτλου Η εγγραφή αυτή, η οποία αποτελεί το τελικό στάδιο στη διαδικασία της αναζήτησης, εµφανίζεται είτε σε περιληπτική µορφή, µε επιλεκτική παράθεση των βασικών βιβλιογραφικών δεδοµένων, είτε σε πλήρη µορφή παραµετρικά καθοριζόµενη από την κάθε βιβλιοθήκη, που περιλαµβάνει όλα τα βιβλιογραφικά δεδοµένα. Ευελιξία - Εκτός από τις τυποποιηµένες επιλογές, που βρίσκονται στο αρχικό µενού υπάρχει µια σειρά άλλων επιλογών που εµφανίζονται και επεξηγούνται στην οθόνη, όταν ζητήσουµε την

βοήθεια του συστήµατος. Οι επιλογές αυτές στοχεύουν στην εξειδίκευση και τη διεύρυνση του φάσµατος αναζήτησης. π.χ. στην αναζήτηση µε ΣΥΓΓΡΑΦΕΑ, αν αντί : ΣΓ = Καζαντζάκης επιλέξουµε ΣΓ.ΟΝ = Καζαντζάκης Νίκος το σύστηµα εντοπίζει όλες τις εγγραφές που ο Καζαντζάκης αναφέρεται ως συγγραφέας φυσικό πρόσωπο και µόνο αυτές. Αντίθετα αν αντί ΣΓ = Καζαντζάκης επιλέξουµε ΟΛΑ = Καζαντζάκης, το σύστηµα εντοπίζει όλες τις εγγραφές στις οποίες το όνοµα Καζαντζάκης απαντάται είτε ως συγγραφέας, είτε στον τίτλο, είτε στα θέµατα, κ.λ.π. Οι επιπλέον αυτές επιλογές κρίθηκαν απαραίτητες προκειµένου να αντιµετωπίσουµε το σοβαρό πρόβληµα των µη εξοικειωµένων µε το σύστηµα τελικών χρηστών. Τους δίνουµε µε τον τρόπο αυτό τη δυνατότητα να αποκτήσουν πείρα ώστε να προχωρήσουν σε περισσότερο σύνθετες µορφές αναζήτησης. - υνατότητα πλοήγησης (navigation) Σε περίπτωση που κάποια αναζήτηση δεν δώσει αποτέλεσµα, το σύστηµα ψάχνει και εντοπίζει σχετικούς παραπλήσιους όρους, ονόµατα, λέξεις ή θέµατα και προβάλλει τα αντίστοιχα αποτελέσµατα. - Λέξεις κλειδιά και Boolean αναζήτηση Το σύστηµα πέρα από το συµβατικό τρόπο προσπέλασης στη βάση, προσφέρει τη δυνατότητα αναζήτησης µέσω keywords µε δύο τρόπους. χρησιµοποιώντας µία σηµαντική λέξη χρησιµοποιώντας boolean αναζήτηση Οι σηµαντικές λέξεις σχηµατίζονται αυτόµατα από το σύστηµα χρησιµοποιώντας πίνακες µε stopwords και µη σηµαντικές λέξεις.

Στην boolean αναζήτηση µπορούν να χρησιµοποιηθούν οι λογικοί τελεστές ΚΑΙ (*), Η (+) και ΟΧΙ (-). Αν δεν χρησιµοποιηθεί κανένας τελεστής τότε νοείται το λογικό ΚΑΙ. Τα πεδία και υποπεδία που θα συµµετάσχουν στη δόµηση της boolean ερώτησης που κάνουµε αναγράφονται δίπλα από τους αντίστοιχους όρους. Π.χ. δίνοντας την εντολή αναζήτησης ΒΚ = Καζαντζάκης. ΣΓ. * Ζορµπάς.ΤΙ. το σύστηµα θα ψάξει να βρει όλες τις εγγραφές που περιέχουν το όνοµα Καζαντζάκης ως συγγραφέα και το όνοµα Ζορµπάς ως τίτλο, ενώ µε την εντολή ΒΚ = Καζαντζάκης Ζορµπάς το σύστηµα ψάχνει να βρει όλες τις εγγραφές που περιέχουν τις λέξεις Καζαντζάκης και Ζορµπάς. Στην αναζήτηση µε λέξεις κλειδιά ο τελικός χρήστης δεν είναι υποχρεωµένος να ξέρει ποιά είναι τα stopwords ή οι µη σηµαντικές λέξεις. Αν εισάγουµε µία από αυτές τις λέξεις τότε το σύστηµα τις εντοπίζει µόνο του και τις αποκόπτει από την ερώτηση. - ιατήρηση ιστορίας αναζητήσεων. Οι τελευταίες δεκαπέντε (15) εντολές αναζήτησης που έχει δώσει ο χρήστης διατηρούνται, ώστε να είναι εύκολη η επανενεργοποίηση ή ο συνδιασµός κάποιων προηγούµενων εντολών. - υνατότητα επιλογής τίτλων. Κατά τη διάρκεια των αναζητήσεων, ο χρήστης µπορεί να επιλέξει συγκεκριµένους τίτλους που τον ενδιαφέρουν και να δηµιουργήσει έτσι µια λίστα. Τη λίστα αυτή µπορεί στη συνέχεια είτε να την τυπώσει, είτε να την στείλει µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο στον υπολογιστή του για να την επεξεργαστεί. Άµεση Παρουσίαση των Ποικίλων Βιβλιοθηκονοµικών Ενεργειών και ιαδικασιών Πέρα από την ανεύρεση των βιβλιογραφικών εγγραφών, ο αυτοµατοποιηµένος κατάλογος µας παρέχει πληροφορίες σηµαντικές ή και απαραίτητες για τον τελικό χρήστη και τον βιβλιοθηκάριο.

Συγκεκριµένα ο αυτοµατοποιηµένος κατάλογος είναι ουσιαστικά ένας κατάλογος, ο οποίος µας δίνει τις εξής επιπλέον πληροφορίες : - Σε ποιές επιµέρους βιβλιοθήκες ή συλλογές υπάρχουν αντίτυπα µιας βιβλιογραφικής εγγραφής. Αυτό γίνεται µε την κλήση και εµφάνιση σε µορφή παραθύρου συµπληρωµατικής οθόνης η οποία περιλαµβάνει : τα τοπικά δεδοµένα της κάθε βιβλιοθήκης και τις πληροφορίες για τις τρέχουσες συνδροµές περιοδικών, τον αριθµό αντιτύπων, τη θέση του καθενός στη συλλογή και τη δανειστική τους κατάσταση (π.χ. δανειζόµενο, µη δανειζόµενο, δανεισµένο), τις τρέχουσες συνδροµές περιοδικών, τις παραγγελίες και την κατάστασή τους, αν υπάρχει, το δανεισµό ή τα πρόστιµα κάθε χρήστη. Όλα τα παραπάνω ορίζονται παραµετρικά, ώστε η κάθε βιβλιοθήκη να ορίζει τι πληροφορία και πώς θέλει να παρουσιάζεται στον αυτοµατοποιηµένο κατάλογο. Ελληνική και Αγγλική έκδοση - Οι οθόνες και οι εντολές του αυτοµατοποιηµένου καταλόγου προσφέρονται σε ελληνική και αγγλική έκδοση. Πλήρης Υποστήριξη Ελληνολατινικού Συνόλου Χαρακτήρων - Υποστηρίζεται πλήρως το µικτό ελληνολατινικό σύνολο χαρακτήρων (ELOT 9.28).

ΑΝΕΙΣΜΟΣ Εισαγωγή Η συνεργασία µας µε βιβλιοθηκονόµους τοπικών βιβλιοθηκών, µε εµπειρογνώµονες βιβλιοθηκονοµίας διεθνούς κύρους και η προηγούµενη εµπειρία µας σε ένα αυτοµατοποιηµένο σύστηµα δανεισµού (ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ Ι), µας βοήθησαν να κατασκευάσουµε ένα αυτοµατοποιηµένο σύστηµα δανεισµού το οποίο : - είναι σχεδιασµένο έτσι ώστε να µπορεί να καλύψει όλους τους πιθανούς κανόνες δανεισµού, - µπορεί να εφαρµοστεί σε οποιαδήποτε βιβλιοθήκη, ανεξάρτητα από το µέγεθος της, - είναι σε θέση να καλύψει τις ανάγκες δανεισµού τόσο των δηµοτικών / δηµοσίων βιβλιοθηκών, όσο και τις ιδιαιτερότητες των ακαδηµαϊκών / ερευνητικών βιβλιοθηκών, - ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις δανεισµού περιφερειακών βιβλιοθηκών που βρίσκονται στο ίδιο σύστηµα, - µεταβάλλεται δυναµικά, ανάλογα µε τις τρέχουσες δραστηριότητες της βιβλιοθήκης, γιατί στηρίζεται αποκλειστικά στη χρήση παραµέτρων. - προβάλλει µ έναν απόλυτα φιλικό και ευχάριστο τρόπο τη µέγιστη δυνατή πληροφορία στον τελικό χρήστη. Χαρακτηριστικά - υνατότητες Παραµετρικότητα Ο ορισµός των παραµέτρων του δανεισµού ορίζει και τη συµπεριφορά του συστήµατος. To σύστηµα, µε την ελάχιστη δυνατή επέµβαση του χειριστή, αναλαµβάνει αυτόµατα όλες τις λειτουργίες του δανεισµού και απαλλάσσει το προσωπικό από κουραστικές και χρονοβόρες διαδικασίες ρουτίνας. ιαχείριση µελών της βιβλιοθήκης

Παρέχεται η δυνατότητα : - οµαδοποίησης των µελών σε κατηγορίες (π.χ. προπτυχιακοί φοιτητές, µεταπτυχιακοί, καθηγητές, επισκέπτες καθηγητές ή ερευνητές κ.λ.π.), - εφαρµογής ειδικών κανόνων δανεισµού για κάθε κατηγορία µέλους. ιαχείριση υλικού Παρέχεται η δυνατότητα : - ενιαίας δανειστικής διαχείρισης όλου του υλικού της βιβλιοθήκης (βιβλία, περιοδικά, χάρτες, ταινίες, κασέτες, δίσκοι κ.λ.π.), - οµαδοποίησης του υλικού σε κατηγορίες, - διαφοροποίησης του υλικού και εφαρµογής ειδικών κανόνων δανεισµού ανά κατηγορία. Κλειστές συλλογές Ιδιαίτερη φροντίδα έχει δοθεί στην διαχείριση του υλικού των κλειστών συλλογών, δηλ. των συλλογών που περιλαµβάνουν είτε πολύτιµα και σπάνια βιβλία, είτε βιβλία πυκνής χρήσης (συλλογή περιορισµένου δανεισµού - short loan collection), για τα οποία η βιβλιοθήκη κρίνει ότι θα πρέπει να εφαρµοστούν ειδικοί κανόνες δανεισµού. Η βιβλιοθήκη µπορεί να ορίσει τον τρόπο δανεισµού του υλικού των συλλογών αυτών και να τον απεικονίσει αυτόµατα στο σύστηµα στα πλαίσια των πληροφοριών που παρέχονται για κάθε βιβλιογραφική εγγραφή. Ο τρόπος δηµιουργίας και διαχείρισης των κανόνων δανεισµού για τις συλλογές αυτές είναι δυναµικός και ευέλικτος. ανεισµός - επιστροφές - κρατήσεις Σύµφωνα µε τους κανόνες που η ίδια η βιβλιοθήκη έχει ορίσει, το σύστηµα εκτελεί επί τόπου (σε πραγµατικό χρόνο) τις διαδικασίες δανεισµού, επιστροφής υλικού και κρατήσεων, ενώ ταυτόχρονα στέλνει µηνύµατα στο χειριστή και τον ενηµερώνει σχετικά µε τους όρους δανεισµού και τους περιορισµούς. Αν για παράδειγµα το µέλος, που θέλει να δανειστεί κάποια βιβλία, έχει εκπρόθεσµα βιβλία ή οφείλει πρόστιµα, το σύστηµα από µόνο του ενηµερώνει σχετικά το χειριστή, ο οποίος έχει τη δυνατότητα να επέµβει για την εκτέλεση ή µη της απαγορευτικής εντολής.

Επιπλέον στο υποσύστηµα του δανεισµού περιλαµβάνονται όλες εκείνες οι λειτουργίες που το καθιστούν ολοκληρωµένο, δηλαδή : - ανανεώσεις - ανακλήσεις - ακυρώσεις - υποµνήσεις - πρόστιµα - στατιστικές - έλεγχοι υλικού κ.λ.π. Ο τρόπος χρήσης των παραπάνω ορίζεται παραµετρικά και κατά συνέπεια η υλοποίηση τους εξαρτάται αποκλειστικά από την πολιτική της βιβλιοθήκης. Ευελιξία Ο προγραµµατισµός των παραπάνω λειτουργιών και η συνέπεια του συστήµατος στην εφαρµογή των κανονισµών δεν το καθιστούν ανελαστικό και δύσκαµπτο, αλλά αντίθετα έχει προβλεφθεί να υπάρχει πάντα η δυνατότητα απόκλισης, κατά την κρίση της βιβλιοθήκης, από τους καθιερωµένους κανόνες και όρους είτε ανά χρονική περίοδο µέσα στην ίδια βιβλιοθήκη, είτε ανά περιφερειακή βιβλιοθήκη. Το σύστηµα έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να µπορεί να ανταποκρίνεται σ αυτές τις αποκλίσεις και συνεπώς η κάθε βιβλιοθήκη έχει την ευχέρεια να χαράξει και να εφαρµόσει τη δική της πολιτική. Η παραπάνω ευελιξία οφείλεται στην καθολική χρήση παραµέτρων, οι οποίες αφορούν : - κατηγορίες µελών - κατηγορίες δανειστικού υλικού - χρονική περίοδος δανεισµού - σχέσεις µεταξύ µελών και δανειζόµενου υλικού - σχέσεις µεταξύ µελών περιφερειακών βιβλιοθηκών - χρήση υποµνήσεων - στρατηγική προστίµων

Ιδιαίτερη προσοχή έχει δοθεί στη δόµηση του συστήµατος ώστε κάθε βιβλιοθήκη : - να µπορεί να αντιµετωπίζεται είτε ως µια αυτόνοµη οντότητα, είτε ως µέλος ενός συνόλου περιφερειακών βιβλιοθηκών, - να µπορεί να εφαρµόσει τους δικούς της κανόνες, - να µπορεί να επικοινωνεί µε τις υπόλοιπες, τόσο σε επίπεδο βιβλιοθηκών, όσο και µελών. Μεταφορά / µεταβολή των τοπικών δεδοµένων του υλικού Tο σύστηµα παρέχει επιπλέον τη δυνατότητα µεταφοράς των τοπικών δεδοµένων του υλικού, είτε από µια βιβλιοθήκη σε άλλη, είτε σε διαφορετική θέση ή συλλογή µέσα στην ίδια βιβλιοθήκη. Οι µεταφορές αυτές µπορούν να χαρακτηρισθούν ως µόνιµες ή ως προσωρινές. Με τον τρόπο αυτό µπορεί να αντιµετωπιστεί το πρόβληµα της δηµιουργίας µιας νέας βιβλιοθήκης µε υλικό από τις ήδη υπάρχουσες, ή αντίθετα η συγχώνευση του υλικού δύο βιβλιοθηκών. Εύκολη Χρήση Oρισµένες από τις λειτουργίες (π.χ. δανειστική κατάσταση - status αντιτύπων - items) απεικονίζονται πάντα στον αυτοµατοποιηµένο κατάλογο (π.χ. στη θέση των τοπικών δεδοµένων κάθε εγγραφής) και η πρόσβαση στις πληροφορίες αυτές από τον τελικό χρήστη ή τον υπάλληλο δανεισµού είναι απλή και εύκολη. Συγκεκριµένα το µέλος της βιβλιοθήκης µπορεί να πληροφορηθεί : - τη δανειστική κατάσταση (π.χ. δανειζόµενο, µη δανειζόµενο, δανεισµένο) του υλικού που ζητά είτε αυτό ανήκει στη συλλογή της βιβλιοθήκης του, είτε ανήκει σε άλλη βιβλιοθήκη που βρίσκεται στο ίδιο υπολογιστικό σύστηµα, - τι έχει δανειστεί ο ίδιος, - πότε πρέπει να επιστρέψει το υλικό που έχει δανειστεί, - τι κρατήσεις έχει κάνει, - τι πρόστιµα από τυχόν εκπρόθεσµο υλικό οφείλει. Αποτελεσµατική ιοίκηση

Το σύστηµα δανεισµού προσφέρει τη δυνατότητα ποικίλων εκτυπώσεων και εκθέσεων, οι οποίες είναι απαραίτητες είτε στη λήψη διοικητικών/πολιτικών αποφάσεων (προµήθεια επι πλέον αντιτύπων υλικού για το οποίο παρατηρείται µεγάλη ζήτηση) είτε στην καθηµερινή πρακτική του δανεισµού. Στατιστικές Το σύστηµα έχει τη δυνατότητα έκδοσης και επεξεργασίας µεγάλου πλήθους στατιστικών δεδοµένων όπως : - ανάλυση χρήσης δανειζόµενου υλικού κατά τίτλο, - ανάλυση χρήσης δανειζόµενου υλικού κατά τµήµατα ή κατά βιβλιοθήκη, - ανάλυση χρήσης δανειζόµενου υλικού ανά κατηγορίες µελών, κ.λ.π.. Καταστάσεις, υποµνήσεις Και στον τοµέα αυτό οι δυνατότητες του συστήµατος είναι απεριόριστες. Συγκεκριµένα µπορούν να εκδοθούν καταστάσεις : - εκπρόθεσµων µελών - µελών που έχουν χρεωθεί µε πρόστιµο - βιβλίων που έχουν ανακληθεί - ευρετηρίων µελών, κ.λ.π.. Καταγραφή και παρακολούθηση - Αυτόµατη δηµιουργία γραµµωτού κώδικα σε προκαθορισµένες ετικέτες για παρακολούθηση του υλικού - Αυτόµατη δηµιουργία ετικετών ράχης για την παρακολούθηση της ταξινόµησης

ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ Εισαγωγή Ένα ολοκληρωµένο σύστηµα βιβλιοθήκης συµπληρώνεται απαραιτήτως µε ένα άρτια οργανωµένο σύστηµα παραγγελιών, που ανταποκρίνεται µε ευέλικτο και συνεπή τρόπο στις ολοένα αυξανόµενες ανάγκες της βιβλιοθήκης. Η δική µας λύση προσφέρει µε ένα µοναδικά απλό τρόπο απαντήσεις και στα πιο σύνθετα προβλήµατα που µπορεί να αντιµετωπίσει η βιβλιοθήκη στον τοµέα των παραγγελιών και της οικονοµικής διαχείρισης. Οι παραγγελίες δηµιουργούνται µέσω του συστήµατος µε ένα απλό και εύκολα κατανοητό τρόπο, που είναι ενιαίος για όλες τις κατηγορίες του παραγγελόµενου υλικού. Η χρήση του µενού είναι περιττή, αφού µε απλές εντολές το σύστηµα µας οδηγεί στη διαδικασία που θέλουµε να ενεργοποιήσουµε. Η παρακολούθηση πιστώσεων, τιµολογίων, προµηθευτών κ.λ.π. και η πληθώρα των στατιστικών εκθέσεων (reports), καθιστά το σύστηµα των παραγγελιών πάνω από όλα ένα αποτελεσµατικό εργαλείο διοικητικής και οικονοµικής διαχείρισης. Χαρακτηριστικά - υνατότητες Παραµετρικότητα Η χρήση πολλαπλών κωδικών, οι οποίοι ορίζονται από τη βιβλιοθήκη και ανταποκρίνονται σε όλο το φάσµα και την ποικιλία των στοιχείων που απαρτίζουν µια παραγγελία, όπως κωδικοί αγορών, παραγγελιών κ.λ.π., προσδίδουν στο σύστηµα την κατάλληλη ευελιξία για να ανταποκριθεί και στα πιο σύνθετα προβλήµατα που µπορούν να προκύψουν. On Line Αναζήτηση Η αναζήτηση µιας παραγγελίας από εξουσιοδοτηµένους χρήστες επιτυγχάνεται µέσω του αυτοµατοποιηµένου κατάλογου και όλων των δυνατών δρόµων πρόσβασης που αυτός διαθέτει.

Επιπλέον, το σύστηµα παρέχει τη δυνατότητα ενηµέρωσης του κοινού για το ποιοι τίτλοι είναι υπό παραγγελία. ηµιουργία - Παρακολούθηση παραγγελίας ίνεται η δυνατότητα παρακολούθησης της παραγγελίας από την υποβολή της πρότασης έως την διεκπεραίωσή της. Η εισαγωγή των δεδοµένων (βιβλιογραφικών και παραγγελίας) γίνεται on line. Τα βιβλιογραφικά δεδοµένα εισάγονται µέσω του συστήµατος καταλογογράφησης, το οποίο επικοινωνεί και συνεργάζεται για το λόγο αυτό µε το υποσύστηµα των παραγγελιών. Η εγγραφή κάθε παραγγελίας περιλαµβάνει όλα τα απαραίτητα στοιχεία για την υλοποίησή της, όπως και την οικονοµική και διοικητική διαχείρισή της. Παρακολούθηση Τιµολογίων Τα στοιχεία των τιµολογίων εισάγονται αναλυτικά µαζί µε τα στοιχεία χρέωσης, πιστώσεων, εκπτώσεων κ.λ.π.. Με τον τρόπο αυτό το σύστηµα έχει τη δυνατότητα : - Να παρακολουθεί την πορεία διαχείρισης των τιµολογίων ανά προµηθευτή, κλάδο, βιβλιοθήκη, τµήµα κ.λ.π., - να δεσµεύει τις σχετικές πιστώσεις κατά το στάδιο αποστολής της παραγγελίας µε κατά προσέγγιση υπολογισµό της δαπάνης και να αντικαθιστά τα ποσά αυτά µε τα πραγµατικά δεδοµένα κατά το στάδιο παραλαβής και καταχώρησης του τιµολογίου, - να διαχειρίζεται και να παρακολουθεί τυχόν εκτέλεση µέρους µόνο της παραγγελίας, - να συσχετίζει τις δαπάνες µε τις διαθέσιµες πιστώσεις. Παρακολούθηση Προµηθευτών υνατότητα εξαγωγής πληροφοριών σχετικά µε τη συµπεριφορά των προµηθευτών, όσον αφορά τις παραγγελίες που έχουν ανατεθεί σε αυτούς. Παρακολούθηση Συναλλάγµατος Οι τιµές των τιµολογίων καταχωρούνται µε το νόµισµα χρέωσης και µπορούν να µετατρέπονται σε δραχµές σύµφωνα µε τις τρέχουσες τιµές συναλλάγµατος µέχρι την ώρα πληρωµής, οπότε οι τιµές αυτές οριστικοποιούνται.

Στατιστικά εδοµένα - Εκθέσεις Το σύστηµα παρέχει τη δυνατότητα παραγωγής και εκτύπωσης πλήθους στατιστικών πινάκων όπως : - Πίνακες αναµενόµενων παραγγελιών συνολικά ή ανά τµήµα ή ανά προµηθευτή. - Πίνακες παραληφθέντων παραγγελιών συνολικά ή ανά τµήµα ή ανά προµηθευτή. - Πίνακες ληξιπρόθεσµων τιµολογίων. - Πίνακες ληξιπρόθεσµων παραγγελιών. - εδοµένα σχετικά µε την απορρόφηση των πιστώσεων και την εκτέλεση του προϋπολογισµού. - Ενηµερωτικούς καταλόγους νεοεισαχθέντων τίτλων στη συλλογική κατά συγγραφέα και κατά θέµα. - Πίνακες σχετικούς µε τη συµπεριφορά των προµηθευτών (µέσος όρος του χρόνου ανταπόκρισης κατά το στάδιο εκτέλεσης της παραγγελίας, ποσοστό παραγγελιών που αδυνατεί να εκτελέσει ή το αντίθετο κ.λ.π.). Παραγωγή και Αποστολή Υποµνήσεων για τις Ληξιπρόθεσµες Παραγγελίες Το σύστηµα παρέχει τη δυνατότητα παραγωγής υποµνήσεων (claims) για τις παραγγελίες που παραµένουν για καιρό ανεκτέλεστες.