Πρόταση. Διοργανική συμφωνία. σχετικά με υποχρεωτικό Μητρώο Διαφάνειας

ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ Βρυξέλλες, 28.9.2016 COM(2016) 627 final Πρόταση Διοργανική συμφωνία σχετικά με υποχρεωτικό Μητρώο Διαφάνειας EL EL

ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ, ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ ΚΑΙ Η ΕΥΡΩΠΑΪΚH ΕΠΙΤΡΟΠΗ Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ), και ιδίως το άρθρο 295, και τη Συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας (Ευρατόμ), και ιδίως το άρθρο 106α, Εκτιμώντας τα εξής: (1) Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης και η Ευρωπαϊκή Επιτροπή («τα τρία θεσμικά όργανα») διατηρούν ανοικτό, διαφανή και τακτικό διάλογο με τις αντιπροσωπευτικές ενώσεις και την κοινωνία των πολιτών, σύμφωνα με τη Συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση (ΣΕΕ), συγκεκριμένα το άρθρο 11 παράγραφοι 1 και 2. (2) Αυτή η ανοικτή προσέγγιση επιτρέπει σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη να παρουσιάσουν τις απόψεις τους για αποφάσεις που ενδέχεται να τους επηρεάζουν και, ως εκ τούτου, συμβάλλουν αποτελεσματικά στη βάση τεκμηρίωσης επί της οποίας υποβάλλονται προτάσεις πολιτικής. Ο διάλογος με τα ενδιαφερόμενα μέρη ενισχύει την ποιότητα της διαδικασίας λήψης αποφάσεων με την παροχή διαύλων διατύπωσης εξωτερικών απόψεων και εμπειρογνωμοσύνης. (3) Τα τρία θεσμικά όργανα επιβεβαιώνουν ότι η διαφάνεια και η λογοδοσία είναι ουσιώδεις για να διατηρηθεί η εμπιστοσύνη των Ευρωπαίων πολιτών στη νομιμότητα των πολιτικών, νομοθετικών και διοικητικών διαδικασιών στην Ένωση. (4) Η διαφάνεια της εκπροσώπησης συμφερόντων είναι ιδιαίτερα σημαντική προκειμένου να μπορούν οι πολίτες να παρακολουθούν τις δραστηριότητες και την ενδεχόμενη επιρροή των εκπροσώπων συμφερόντων. Τα τρία θεσμικά όργανα θεωρούν ότι η εν λόγω διαφάνεια εξασφαλίζεται καλύτερα με έναν κώδικα δεοντολογίας που περιέχει τους κανόνες και τις αρχές που ισχύουν για τους εκπροσώπους συμφερόντων που προσυπογράφουν το Μητρώο Διαφάνειας και, ως εκ τούτου, τον κώδικα. (5) Με βάση τη θετική εμπειρία με το Μητρώο Διαφάνειας για οργανώσεις και αυτοαπασχολούμενα άτομα που συμμετέχουν στη διαμόρφωση και εφαρμογή των πολιτικών της ΕΕ, το οποίο καθιερώθηκε με τη συμφωνία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, της 16ης Απριλίου 2014 1, τα τρία θεσμικά όργανα θεωρούν ότι η συμφωνία αυτή θα πρέπει να επεκταθεί κατά τον ενδεδειγμένο τρόπο. (6) Τα τρία θεσμικά όργανα αναγνωρίζουν την ανάγκη για την καθιέρωση υποχρεωτικού Μητρώου Διαφάνειας (εφεξής «το Μητρώο») εξαρτώντας ορισμένες μορφές αλληλεπίδρασης με αυτά από την προϋπόθεση προηγούμενης εγγραφής, και με τον τρόπο αυτό καθιστώντας την εγγραφή de facto προϋπόθεση της εκπροσώπησης συμφερόντων και διασφαλίζοντας ότι η 1 Συμφωνία μεταξύ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σχετικά με το Μητρώο Διαφάνειας για οργανώσεις και αυτοαπασχολούμενα άτομα που συμμετέχουν στη διαμόρφωση και εφαρμογή των πολιτικών της ΕΕ, ΕΕ L 277 της 19.9.2014, σ. 11. 2

εν λόγω εκπροσώπηση γίνεται σύμφωνα με τους κανόνες και τις αρχές που κατοχυρώνονται στον κώδικα δεοντολογίας. (7) Τα τρία θεσμικά όργανα ανταποκρίνονται στην ανάγκη να εγκριθεί, το συντομότερο δυνατό, διοργανική συμφωνία σχετικά με τη δημιουργία υποχρεωτικού Μητρώου, σύμφωνα με το ψήφισμα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, της 28ης Απριλίου 2016, σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα 2. (8) Η λειτουργία του εν λόγω Μητρώου δεν επηρεάζει τις αρμοδιότητες των τριών θεσμικών οργάνων ή τις αντίστοιχες εσωτερικές οργανωτικές εξουσίες τους, με την επιφύλαξη της συμφωνίας που συνάπτουν όσον αφορά τις λεπτομέρειες σχετικά με τις συνεισφορές τους για την κάλυψη των διοικητικών και χρηματοδοτικών πόρων της Γραμματείας του Μητρώου. (9) Τα τρία θεσμικά όργανα ενεργούν με αμοιβαία, καλή τη πίστη συνεργασία κατά την εφαρμογή της παρούσας συμφωνίας. (10) Οποιοδήποτε από τα τρία θεσμικά όργανα δύναται να επιδιώξει άλλες πολιτικές χρηστής διακυβέρνησης και διαφάνειας εκτός του πλαισίου της παρούσας συμφωνίας, στο βαθμό που οι εν λόγω πολιτικές δεν παρεμβαίνουν στην υλοποίηση και τους στόχους που αναφέρονται στην παρούσα συμφωνία. (11) Η συμφωνία συνάπτεται με την επιφύλαξη της άσκησης των δικαιωμάτων σύμφωνα με το άρθρο 11 παράγραφος 4 της ΣΕΕ (πρωτοβουλία Ευρωπαίων πολιτών) και το άρθρο 227 της ΣΛΕΕ (δικαίωμα αναφοράς προς το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο), ΣΥΜΦΩΝΟΥΝ ΤΑ ΕΞΗΣ: Άρθρο 1 Σκοπός και πεδίο εφαρμογής της διοργανικής συμφωνίας Η παρούσα διοργανική συμφωνία καθορίζει ένα πλαίσιο για διαφανή και ηθική αλληλεπίδραση μεταξύ των εκπροσώπων συμφερόντων, που συμμετέχουν σε δραστηριότητες που καλύπτονται από την παρούσα συμφωνία, και οποιουδήποτε από τα τρία θεσμικά όργανα. Άρθρο 2 Ορισμοί Για τους σκοπούς της παρούσας συμφωνίας, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί: α) «Εκπρόσωποι συμφερόντων»: κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, ή τυπικές/άτυπες ομάδες, ενώσεις ή δίκτυα αυτών, που συμμετέχουν σε δραστηριότητες που καλύπτονται από την παρούσα συμφωνία 2 Ψήφισμα της 11ης Μαρτίου 2014 σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα (άρθρο 104 παράγραφος 7) για τα έτη 2011-2013), κείμενο που εγκρίθηκε P8_TA(2016)0202. 3

β) «Αιτών»: κάθε εκπρόσωπος συμφερόντων που υποβάλλει αίτηση για εγγραφή στο Μητρώο γ) «Εγγεγραμμένος»: κάθε εκπρόσωπος συμφερόντων με υπάρχουσα εγγραφή στο μητρώο δ) «Πελάτης»: εκπρόσωπος συμφερόντων που έχει αναθέσει σε ενδιάμεσο φορέα να εκπροσωπεί τα συμφέροντα του πελάτη έναντι οποιουδήποτε από τα τρία θεσμικά όργανα ε) «Ενδιάμεσος φορέας»: εκπρόσωπος συμφερόντων που εκπροσωπεί τα συμφέροντα ενός πελάτη έναντι οποιουδήποτε από τα τρία θεσμικά όργανα στ) «Σχέση πελάτη διαμεσολαβητή»: κάθε συμβατική σχέση μεταξύ ενός πελάτη και ενός ή περισσότερων (υπο)παρόχων υπηρεσιών σχετικά με την παροχή μιας από τις οριζόμενες δραστηριότητες ζ) «Υπάλληλοι»: όλες οι κατηγορίες προσωπικού οποιουδήποτε από τα τρία θεσμικά όργανα. Άρθρο 3 Δραστηριότητες καλυπτόμενες και μη καλυπτόμενες από τη διοργανική συμφωνία 1) Η παρούσα συμφωνία εφαρμόζεται σε δραστηριότητες που προωθούν συγκεκριμένα συμφέροντα μέσω της αλληλεπίδρασης με οποιοδήποτε από τα τρία υπογράφοντα θεσμικά όργανα, τα μέλη ή τους υπαλλήλους αυτών, με στόχο να επηρεάσουν τη διαμόρφωση ή την εφαρμογή πολιτικών ή νομοθεσίας ή τη διαδικασία λήψης αποφάσεων εντός των οργάνων αυτών, εκτός αν ισχύει η εξαίρεση που ορίζεται στην παράγραφο 2 ή στο άρθρο 4. 2) Οι ακόλουθες δραστηριότητες δεν θεωρούνται δραστηριότητες κατά την έννοια της παραγράφου 1: α) Παροχή νομικών και άλλων επαγγελματικών συμβουλών στο πλαίσιο σχέσης πελάτηενδιάμεσου φορέα, εφόσον: συνίσταται σε εκπροσώπηση στο πλαίσιο συμβιβαστικής ή διαμεσολαβητικής διαδικασίας που αποσκοπεί στο να αποτραπεί η παραπομπή της διαφοράς στις δικαστικές ή διοικητικές αρχές, συνίσταται στην παροχή συμβουλών σε πελάτες με σκοπό να βεβαιωθεί ότι οι δραστηριότητές τους είναι σύμφωνες προς το υφιστάμενο νομοθετικό πλαίσιο, ή σχετίζεται με την εκπροσώπηση πελατών και τη διαφύλαξη των θεμελιωδών ή δικονομικών δικαιωμάτων τους, όπως του δικαιώματος ακρόασης, του θεμελιώδους δικαιώματος ενός πελάτη σε δίκαιη δίκη, συμπεριλαμβανομένου του δικαιώματος υπεράσπισης σε διοικητικές διαδικασίες, όπως δραστηριότητες που ασκούνται από δικηγόρους ή άλλους ενεχόμενους επαγγελματίες. 4

β) Προτάσεις που υποβάλλονται με την ιδιότητα του μέρους ή τρίτου μέρους στο πλαίσιο δικαστικής ή διοικητικής διαδικασίας, που καθορίζεται από το δίκαιο της Ένωσης ή από το διεθνές δίκαιο που ισχύει για την Ένωση και προτάσεις που στηρίζονται σε συμβατική σχέση με το θεσμικό όργανο ή βασίζονται σε συμφωνία επιχορήγησης που χρηματοδοτείται από τα ταμεία της ΕΕ. γ) Δραστηριότητες των κοινωνικών εταίρων ως συντελεστών του κοινωνικού διαλόγου σύμφωνα με το άρθρο 152 της ΣΛΕΕ. δ) Προτάσεις σε απάντηση άμεσων και συγκεκριμένων αιτημάτων οποιουδήποτε από τα τρία θεσμικά όργανα, των μελών αυτών ή των υπαλλήλων αυτών, όπως αιτήσεων για τεκμηριωμένη πληροφόρηση, δεδομένα ή εμπειρογνωμοσύνη. ε) Επικοινωνία των πολιτών, που ενεργούν αποκλειστικά υπό την προσωπική τους ιδιότητα, με οποιοδήποτε από τα τρία θεσμικά όργανα. Άρθρο 4 Οργανισμοί που δεν καλύπτονται από τη διοργανική συμφωνία 1) Τα πολιτικά κόμματα εξαιρούνται από την υποχρέωση εγγραφής. Όμως, όλες οι οργανώσεις που αυτά δημιουργούν ή στηρίζουν, οι οποίες συμμετέχουν σε καλυπτόμενες δραστηριότητες, δεν εξαιρούνται από την υποχρέωση εγγραφής. 2) Οι εκκλησίες και οι θρησκευτικές ενώσεις ή κοινότητες, καθώς και οι φιλοσοφικές και μη ομολογιακές οργανώσεις που προβλέπονται στο άρθρο 17 της ΣΛΕΕ, εξαιρούνται από την υποχρέωση εγγραφής. Όμως, τα γραφεία αντιπροσωπειών ή οι νομικοί φορείς, οι οργανισμοί και τα δίκτυα που έχουν δημιουργηθεί για να εκπροσωπούν τις εκκλησίες, τις θρησκευτικές κοινότητες ή τις φιλοσοφικές και μη ομολογιακές οργανώσεις στις σχέσεις τους με τα θεσμικά όργανα της ΕΕ, καθώς και οι ενώσεις τους, δεν εξαιρούνται από την υποχρέωση εγγραφής. 3) Οι δημόσιες αρχές των κρατών μελών (συμπεριλαμβανομένων των μόνιμων αντιπροσωπειών και πρεσβειών), σε εθνικό και υποεθνικό επίπεδο, εξαιρούνται από την υποχρέωση εγγραφής, καθώς και οποιαδήποτε ένωση δημοσίων αρχών σε ευρωπαϊκό, εθνικό ή υποεθνικό επίπεδο, υπό την προϋπόθεση ότι ενεργούν αποκλειστικά για λογαριασμό των σχετικών δημοσίων φορέων. 4) Οι δημόσιες αρχές τρίτων χωρών (συμπεριλαμβανομένων των διπλωματικών αποστολών και των πρεσβειών) εξαιρούνται από την υποχρέωση εγγραφής. 5) Οι διακυβερνητικοί οργανισμοί, συμπεριλαμβανομένων των οργανισμών και των υπηρεσιών που απορρέουν από αυτούς, εξαιρούνται από την υποχρέωση εγγραφής. Άρθρο 5 Αλληλεπιδράσεις υπό την προϋπόθεση εγγραφής 5

1) Τα τρία θεσμικά όργανα συμφωνούν να καταστήσουν δυνατές τις ακόλουθες μορφές αλληλεπίδρασης υπό την προϋπόθεση προηγούμενης εγγραφής των εκπροσώπων συμφερόντων: Στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο Πρόσβαση στους χώρους του Κοινοβουλίου: επιλεξιμότητα για υποβολή αίτησης για κάρτες ελευθέρας εισόδου στους χώρους του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου για τα άτομα που εκπροσωπούν ή εργάζονται για τους εκπροσώπους συμφερόντων Δημόσιες ακροάσεις επιτροπής: δυνατότητα για τους εκπροσώπους συμφερόντων να προσκληθούν να μιλήσουν σε ακρόαση της επιτροπής ως επισκέπτες, με την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 3 παράγραφος 2 στοιχείο β. Αιγίδα: χορήγηση της αιγίδας σε εκδηλώσεις που διοργανώνονται από εκπροσώπους συμφερόντων Συνεδριάσεις: συναντήσεις μεταξύ εκπροσώπων συμφερόντων και μελών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου («βουλευτές»), του Γενικού Γραμματέα, των γενικών διευθυντών και των γενικών γραμματέων των πολιτικών ομάδων Εκδηλώσεις: φιλοξενία εκδηλώσεων που διοργανώνονται από εκπροσώπους συμφερόντων στους χώρους του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου Ανακοινώσεις: αποστολή αυτόματων μηνυμάτων σχετικών με τις δραστηριότητες του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου στους εκπροσώπους συμφερόντων. Στο Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης Συνεδριάσεις: συναντήσεις μεταξύ των εκπροσώπων συμφερόντων και του πρέσβη της τρέχουσας ή της επόμενης Προεδρίας του Συμβουλίου της ΕΕ, καθώς και των αναπληρωτών τους στην Επιτροπή των Μόνιμων Αντιπροσώπων των κυβερνήσεων των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης, του Γενικού Γραμματέα του Συμβουλίου και των γενικών διευθυντών Ανακοινώσεις: αποστολή αυτόματων μηνυμάτων σχετικών με τις δραστηριότητες του Συμβουλίου στους εκπροσώπους συμφερόντων. Στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή Συνεδριάσεις: συνεδριάσεις μεταξύ των εκπροσώπων συμφερόντων και των μελών της Επιτροπής, των μελών των ιδιαιτέρων γραφείων τους και των γενικών διευθυντών 6

Ομάδες εμπειρογνωμόνων: διορισμός μελών ομάδων εμπειρογνωμόνων ορισμένου τύπου 3 Δημόσιες διαβουλεύσεις: αποστολή αυτόματων ειδοποιήσεων στους εκπροσώπους συμφερόντων σχετικά με τις διαβουλεύσεις της Επιτροπής η Επιτροπή θα διακρίνει μεταξύ εγγεγραμμένων και μη εγγεγραμμένων οντοτήτων με χωριστή δημοσίευση των εισφορών τους Αιγίδα: χορήγηση της αιγίδας σε εκδηλώσεις που διοργανώνονται από εκπροσώπους συμφερόντων Κατάλογοι ταχυδρομικών διευθύνσεων: αποστολή ειδοποιήσεων μέσω καταλόγων ταχυδρομικών διευθύνσεων σε εκπροσώπους συμφερόντων για συγκεκριμένες δραστηριότητες της Επιτροπής. 2) Καθένα από τα τρία θεσμικά όργανα λαμβάνει τα απαραίτητα εσωτερικά μέτρα για την εφαρμογή των τύπων των προϋποθέσεων που αναφέρονται στην παράγραφο 1. 3) Κάθε θεσμικό όργανο μπορεί να αποφασίσει να υποβάλει και άλλες μορφές αλληλεπίδρασης στην προϋπόθεση της εγγραφής, εφόσον τα πρόσθετα αυτά είδη προϋποθέσεων έχουν ως στόχο την περαιτέρω ενίσχυση του υφιστάμενου πλαισίου. 4) Τα είδη των προϋποθέσεων που αναφέρονται στις παραγράφους 1 και 3 δημοσιοποιούνται σε ειδική ιστοσελίδα του Μητρώου. Άρθρο 6 Επιλεξιμότητα και εγγραφή των αιτούντων 1) Κατά την αίτηση για εγγραφή, οι αιτούντες πρέπει να αποδείξουν την επιλεξιμότητά τους για την εκτέλεση των δραστηριοτήτων που καλύπτονται από την παρούσα συμφωνία. 2) Για το σκοπό αυτό, οι αιτούντες πρέπει να παρέχουν τις πληροφορίες που παρατίθενται στο παράρτημα II και να συμφωνήσουν για τη δημοσιοποίηση αυτών των πληροφοριών. 3) Ενδέχεται να ζητηθεί από τους αιτούντες να προσκομίσουν δικαιολογητικά έγγραφα, τα οποία αποδεικνύουν την επιλεξιμότητά τους και την ακρίβεια των υποβαλλόμενων πληροφοριών. 3 Αυτό αναφέρεται σε άτομα που διορίζονται για να εκπροσωπούν ένα κοινό συμφέρον των ενδιαφερομένων μερών σε έναν συγκεκριμένο τομέα πολιτικής, οι οποίοι δεν εκπροσωπούν συγκεκριμένο ενδιαφερόμενο μέρος αλλά κατεύθυνση πολιτικής που είναι κοινή για διάφορες οργανώσεις ενδιαφερομένων μερών («μέλη τύπου Β») και για οργανώσεις υπό την ευρεία έννοια του όρου, συμπεριλαμβανομένων εταιρειών, ενώσεων, ΜΚΟ, συνδικάτων, πανεπιστημίων, ερευνητικών ιδρυμάτων, δικηγορικών γραφείων και γραφείων συμβούλων («μέλη τύπου C»), όπως προβλέπεται στην απόφαση C(2016) 3301 της Επιτροπής της 30.5.2016. 7

4) Οι αιτούντες καταχωρίζονται στο Μητρώο ως εγγεγραμμένοι μόλις κατοχυρωθεί η επιλεξιμότητά τους και η εγγραφή θεωρείται ότι πληροί τις διατάξεις του παραρτήματος ΙΙ όσον αφορά τις πληροφορίες που πρέπει να παρέχονται. Άρθρο 7 Ο κώδικας δεοντολογίας που ισχύει για τους εγγεγραμμένους και η εφαρμογή του 1) Οι κανόνες και αρχές με τους οποίους πρέπει να συμμορφώνονται οι αιτούντες ορίζονται στον κώδικα δεοντολογίας που προσαρτάται στην παρούσα συμφωνία (παράρτημα III). Με την εγγραφή τους, οι εγγεγραμμένοι συμφωνούν να συμμορφώνονται με τους εν λόγω κανόνες και αρχές. 2) Όπως προβλέπεται στον κώδικα δεοντολογίας, τυχόν αποτυχία συμμόρφωσης με τις διατάξεις του ενδέχεται να αποτελέσει αντικείμενο ερευνών και μέτρων, τα οποία ορίζονται στις διαδικασίες που περιγράφονται στο παράρτημα IV της παρούσας συμφωνίας. Έρευνες μπορούν να πραγματοποιούνται μετά από καταγγελίες ή με ίδια πρωτοβουλία της Γραμματείας. Τα τρία θεσμικά όργανα λαμβάνουν τα απαιτούμενα εσωτερικά μέτρα για την εφαρμογή τυχόν μέτρων που έχουν επιβληθεί σύμφωνα με το παράρτημα IV. 3) Όπως προβλέπεται στον κώδικα δεοντολογίας, οι εγγεγραμμένοι ειδικότερα: προσκομίζουν, κατόπιν αιτήματος, έγγραφα και δικαιολογητικά που αποδεικνύουν ότι οι πληροφορίες που υποβλήθηκαν είναι ακριβείς συμφωνούν να συνεργαστούν ειλικρινώς και εποικοδομητικά με αιτήματα για διευκρινίσεις και επικαιροποιήσεις αποδέχονται ότι μπορεί να υπόκεινται στις διαδικασίες έρευνας και, κατά περίπτωση, στα μέτρα που καθορίζονται στο παράρτημα IV. Άρθρο 8 Διοικητικό συμβούλιο του Μητρώου 1) Το διοικητικό συμβούλιο του Μητρώου αποτελείται από τους Γενικούς Γραμματείς των τριών θεσμικών οργάνων. 2) Το διοικητικό συμβούλιο: επιβλέπει τη συνολική εφαρμογή της παρούσας συμφωνίας από τη Γραμματεία και εκδίδει γενικές οδηγίες για το σκοπό αυτό, εγκρίνει τους κανονισμούς της Γραμματείας, 8

εγκρίνει την έκδοση των κατευθυντήριων γραμμών που προβλέπονται στο άρθρο 9 παράγραφος 4, εξετάζει και αποφασίζει κατόπιν αιτιολογημένων αιτημάτων που υποβάλλονται από τους εγγεγραμμένους σχετικά με την επανεξέταση των αποφάσεων της Γραμματείας, όπως ορίζεται στο παράρτημα IV της παρούσας συμφωνίας, αποδέχεται κοινοποιήσεις για εθελοντική συμμετοχή σύμφωνα με τα άρθρα 12 και 13 της συμφωνίας. 3) Το διοικητικό συμβούλιο αποφασίζει με συναίνεση. 4) Το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να θεσπίσει κανονισμούς, οι οποίοι διέπουν την άσκηση των αρμοδιοτήτων του. Άρθρο 9 Η Γραμματεία του Μητρώου 1) Η Γραμματεία είναι κοινή επιχειρησιακή δομή που απαρτίζεται από έναν συντονιστή και τα μέλη της Γραμματείας, η οποία λογοδοτεί απευθείας στο διοικητικό συμβούλιο. 2) Η Γραμματεία ενεργεί υπό τον συντονισμό υπαλλήλου της Γενικής Γραμματείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής («ο συντονιστής»). Τα μέλη της Γραμματείας είναι υπάλληλοι του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής αποσπασμένοι στη Γραμματεία από τα αντίστοιχα θεσμικά όργανα. Ο συντονιστής αναλαμβάνει τη συνολική ευθύνη για τις εργασίες της Γραμματείας και την επίβλεψη των καθημερινών λειτουργιών. 3) Τα βασικά καθήκοντα της Γραμματείας είναι: η εκπόνηση του εσωτερικού κανονισμού της Γραμματείας, προς έγκριση από το διοικητικό συμβούλιο, η υποβολή εκθέσεων προς το διοικητικό συμβούλιο σχετικά με τη συνολική υλοποίηση της παρούσας συμφωνίας, η παρακολούθηση του περιεχομένου του Μητρώου και η διασφάλιση ότι μόνο οι δικαιούχοι έχουν εγγραφεί, με στόχο να επιτευχθεί το βέλτιστο επίπεδο ποιότητας των δεδομένων του Μητρώου, λαμβάνοντας υπόψη, ωστόσο, ότι οι εγγεγραμμένοι είναι τελικά υπεύθυνοι για την ακρίβεια των πληροφοριών που έχουν παράσχει, η παροχή υποστήριξης στους εγγεγραμμένους, στα τρία θεσμικά όργανα και τους φορείς που συμμετέχουν σε εθελοντική βάση σύμφωνα με τα άρθρα 12 και 13, η διενέργεια ερευνών, η διαγραφή εγγραφών και η θέσπιση μέτρων σύμφωνα με το παράρτημα IV της παρούσας συμφωνίας, 9

η διοργάνωση δράσεων ευαισθητοποίησης, η εκπόνηση ετήσιας έκθεση για το προηγούμενο ημερολογιακό έτος, η διασφάλιση της ανάπτυξης και συντήρησης του ιστοτόπου του Μητρώου και του ηλεκτρονικού εντύπου εγγραφής, καθώς και άλλων συναφών πόρων πληροφορικής, η ανταλλαγή ορθών πρακτικών και εμπειριών σε σχέση με τη διαφάνεια της εκπροσώπησης συμφερόντων με συναφείς οργανισμούς, η άσκηση οποιωνδήποτε άλλων δραστηριοτήτων κρίνονται αναγκαίες για την εφαρμογή της παρούσας συμφωνίας. 4) Η Γραμματεία μπορεί να προτείνει προς έγκριση στο διοικητικό συμβούλιο κατευθυντήριες γραμμές για τους εγγεγραμμένους, προκειμένου να διασφαλιστεί η συνεκτική εφαρμογή των άρθρων 2 έως 6 (ορισμοί, δραστηριότητες, μη καλυπτόμενοι οργανισμοί, αλληλεπιδράσεις υπό τον όρο εγγραφής, επιλεξιμότητα και εγγραφή των αιτούντων), καθώς και των παραρτημάτων της παρούσας συμφωνίας. Άρθρο 10 Απόφαση Τα τρία θεσμικά όργανα συγκροτούν τη Γραμματεία και το διοικητικό συμβούλιο με χωριστή απόφαση, η οποία θα εγκριθεί από κοινού από τα τρία θεσμικά όργανα πριν από την έναρξη ισχύος της παρούσας συμφωνίας. Άρθρο 11 Πόροι 1) Τα τρία θεσμικά όργανα μεριμνούν ώστε η Γραμματεία να διαθέτει τους ανθρώπινους, οικονομικούς και διοικητικούς πόρους που απαιτούνται για την ορθή εκτέλεση των καθηκόντων της. 2) Τα τρία θεσμικά όργανα παρέχουν τους αναγκαίους ανθρώπινους πόρους στη Γραμματεία, στην περίπτωση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης μέσω απόσπασης στην Επιτροπή, σύμφωνα με τα άρθρα 37 στοιχείο α) και 38 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. 3) Τα τρία θεσμικά όργανα συμβάλλουν εξίσου στη λειτουργία της Γραμματείας και του Μητρώου. Συνάπτουν ειδική συμφωνία στην οποία θα καθορίζονται λεπτομερώς οι ρυθμίσεις όσον αφορά τη συμβολή τους στους διοικητικούς και χρηματοδοτικούς πόρους της Γραμματείας. Άρθρο 12 10

Εθελοντική συμμετοχή άλλων θεσμικών οργάνων, λοιπών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ 1) Τα άλλα θεσμικά όργανα, λοιπά όργανα και οργανισμοί της ΕΕ προτρέπονται επίσης να κάνουν χρήση του πλαισίου που δημιουργείται με την παρούσα συμφωνία ως μέσου αναφοράς για τις δικές τους σχέσεις με εκπροσώπους συμφερόντων. 2) Τα άλλα θεσμικά όργανα, λοιπά όργανα και οργανισμοί της ΕΕ μπορούν, σε εθελοντική βάση, να κοινοποιούν στη Γραμματεία ότι επιθυμούν να εξαρτούν ορισμένες αλληλεπιδράσεις από τον όρο της εγγραφής στο Μητρώο Διαφάνειας. Η κοινοποίηση περιλαμβάνει λεπτομέρειες των προτεινόμενων ειδών αλληλεπίδρασης και των όρων τους. 3) Αν το διοικητικό συμβούλιο θεωρεί ότι το είδος της προτεινόμενης αλληλεπίδρασης είναι σύμφωνο με τους σκοπούς που επιδιώκονται από το Μητρώο, τα σχετικά θεσμικά όργανα, λοιπά όργανα και οργανισμοί της ΕΕ δύνανται να εξαρτούν αυτά τα είδη αλληλεπίδρασης από τον όρο της εγγραφής και επωφελούνται από τη συνδρομή και την τεχνική υποστήριξη της Γραμματείας, με αντάλλαγμα την καταβολή αναλογικής συνεισφοράς στις δαπάνες λειτουργίας της Γραμματείας και του Μητρώου. 4) Η αποδοχή της κοινοποίησης στην προηγούμενη παράγραφο δεν θα παρέχει στα κοινοποιούντα θεσμικά όργανα, φορείς, λοιπά όργανα και οργανισμούς της ΕΕ την ιδιότητα του συμβαλλομένου στην παρούσα διοργανική συμφωνία. 5) Τα είδη των αποδεκτών προϋποθέσεων σύμφωνα με την παράγραφο 3 θα δημοσιεύονται στον ιστότοπο του Μητρώου. Άρθρο 13 Εθελοντική συμμετοχή των μόνιμων αντιπροσωπειών των κρατών μελών στην ΕΕ 1) Με την επιφύλαξη του άρθρου 4 παράγραφος 3 της παρούσας συμφωνίας, τα κράτη μέλη μπορούν, σε εθελοντική βάση, να κοινοποιούν στη Γραμματεία ότι επιθυμούν να εξαρτούν ορισμένες αλληλεπιδράσεις των εκπροσώπων συμφερόντων με τις μόνιμες αντιπροσωπείες τους στην ΕΕ από τον όρο της εγγραφής στο Μητρώο Διαφάνειας. Η κοινοποίηση περιλαμβάνει λεπτομέρειες των προτεινόμενων ειδών αλληλεπίδρασης και των όρων τους. 2) Αν το διοικητικό συμβούλιο θεωρεί ότι το είδος της προτεινόμενης αλληλεπίδρασης είναι σύμφωνο προς τους σκοπούς που επιδιώκονται από το Μητρώο, η σχετική μόνιμη αντιπροσωπεία δύναται να εξαρτά αυτά τα είδη αλληλεπίδρασης από τον όρο της εγγραφής και επωφελείται από τη συνδρομή και την υποστήριξη της Γραμματείας, με αντάλλαγμα την καταβολή αναλογικής συνεισφοράς στις δαπάνες λειτουργίας της Γραμματείας και του Μητρώου. 3) Η αποδοχή της κοινοποίησης στην προηγούμενη παράγραφο δεν θα παρέχει στο κοινοποιούν κράτος μέλος την ιδιότητα του συμβαλλομένου στην παρούσα διοργανική συμφωνία. 11

4) Τα είδη των αποδεκτών προϋποθέσεων σύμφωνα με την παράγραφο 2 θα δημοσιεύονται στον ιστότοπο του Μητρώου. Άρθρο 14 Τελικές και μεταβατικές διατάξεις 1) Η παρούσα διοργανική συμφωνία είναι δεσμευτικού χαρακτήρα για τα συμβαλλόμενα θεσμικά όργανα. 2) Η παρούσα συμφωνία αντικαθιστά τη συμφωνία μεταξύ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής της 16ης Απριλίου 2014, η οποία παύει να εφαρμόζεται από την ημερομηνία εφαρμογής της παρούσας συμφωνίας. 3) Η παρούσα συμφωνία αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή της στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Αρχίζει να ισχύει από την [xx xx xxxx]. 4) Οι εκπρόσωποι συμφερόντων που είναι εγγεγραμμένοι την ημερομηνία εφαρμογής της παρούσας συμφωνίας πρέπει να τροποποιήσουν την εγγραφή τους προκειμένου να εκπληρώσουν τις νέες απαιτήσεις που απορρέουν από την παρούσα συμφωνία, εντός περιόδου έξι μηνών από την ημερομηνία αυτή. 5) Οποιαδήποτε έναρξη έρευνας κατόπιν επισήμανσης παρατυπιών και καταγγελιών στο πλαίσιο της συμφωνίας μεταξύ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, της 16ης Απριλίου 2014, διενεργείται σύμφωνα με τη διαδικασία της εν λόγω συμφωνίας. 6) Η παρούσα συμφωνία επανεξετάζεται τέσσερα έτη μετά την έναρξη ισχύος της. [Τόπος], [ημερομηνία]. 12