Πανεπιστήμιο Πατρών, Βιβλιοθήκη & Κέντρο Πληροφόρησης 30/4/2013

9.11 Υπηρεσίες Τεκμηρίωσης, Προβολής και Αξιοποίησης της Επιστημονικής Δραστηριότητας και των Ερευνητικών Αποτελεσμάτων των Ελληνικών ΑΕΙ Αναφορά τεχνικών και λειτουργικών απαιτήσεων Π.Σ. CRIS για τα ακαδημαϊκά ιδρύματα Πανεπιστήμιο Πατρών, Βιβλιοθήκη & Κέντρο Πληροφόρησης 30/4/2013 Έκδοση 1 η Γεωργίου Παναγιώτης Γκόγκου Δέσποινα Σκουληκάρη Αριάδνη Ειρήνη Τσάκωνας Ιωάννης ΣΕΛΙ Α 1

HEAL-LINK ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ & ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΠΑΤΡΩΝ, 2013 Πίνακας περιεχομένων Πίνακας περιεχομένων... 2 1. ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ... 4 2. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ CRIS ΣΤΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ... 5 2.1 Φυσιογνωμία και χαρακτηριστικά των CRIS... 5 2.2 Ιστορική αναδρομή... 7 2.3 Παραδείγματα και μελέτες περιπτώσεων... 8 2.3.1 Ηνωμένο Βασίλειο... 8 Διασύνδεση CRIS και OAR (Open Access Repository)... 8 CERIFy... 9 2.3.2 Ολλανδία METIS... 9 2.3.3 Χονγκ Κονγκ Έκδοση DSpace CRIS module... 9 2.3.4 Βέλγιο FRIS Research Portal... 10 2.3.5 Νορβηγία Cristin... 11 2.3.6 Σλοβενία SICRIS... 12 2.4 Συμπεράσματα... 12 3. ΧΡΗΣΤΕΣ... 14 4. ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ CRIS ΣΤΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ... 16 4.1 Υπηρεσίες γενικού σκοπού... 16 4.2 Υπηρεσίες εισαγωγής και επιμέλειας περιεχομένου... 16 4.3 Υπηρεσίες διαχείρισης... 17 5. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ... 18 5.1 Γενικές λειτουργικές απαιτήσεις τεχνολογικού περιεχομένου... 18 5.2 Απαιτήσεις για υποσυστήματα διάθεσης και αναζήτησης... 18 5.3 Απαιτήσεις για υποσυστήματα εξουσιοδότησης και ασφάλειας... 20 5.4 Απαιτήσεις για υποσυστήματα αποθήκευσης (διατήρησης)... 22 5.5 Απαιτήσεις για υποσυστήματα εισαγωγής περιεχομένου... 22 5.6 Απαιτήσεις για υποσυστήματα συσσώρευσης... 23 5.7 Απαιτήσεις για υποσυστήματα διαχείρισης... 23 5.8 Απαιτήσεις προσβασιμότητας, ευχρηστίας και πολυκαναλικής προσέγγισης... 24 6. ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΗ... 26 6.1 Πληροφοριακό σύστημα ΕΛΚΕ... 26 6.2 Ιδρυματικά αποθετήρια... 26 6.3 Λοιπές βάσεις δεδομένων... 26 Αναφορά τεχνικών και λειτουργικών απαιτήσεων Π.Σ. CRIS για τα ακαδημαϊκά ιδρύματα ΣΕΛΙ Α 2

7. ΠΡΟΤΥΠΑ... 28 7.1 Πρότυπα μεταδεδομένων CERIF... 28 7.2 Πρότυπα ταυτοποίησης... 29 7.2.1 Φυσικών Προσώπων και Οργανισμών... 29 7.2.2 Εγγράφων... 30 7.3 Πρότυπα διαλειτουργικότητας... 30 7.4 Πρότυπα δομημένης περιγραφής και θεματικής ευρετηρίασης... 31 7.4.1 Θεματικοί όροι... 32 8. ΣΕΝΑΡΙΑ ΧΡΗΣΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ CRIS ΣΤΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ... 36 8.1 Σενάριο α. Αλληλεπίδραση με το σύστημα για σκοπούς αναζήτησης... 36 8.2 Σενάριο β. Αλληλεπίδραση με το σύστημα για σκοπούς εισαγωγής δεδομένων... 36 8.3 Σενάριο γ. Αλληλεπίδραση με το σύστημα για σκοπούς διαχείρισης του... 37 9. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ... 38 Παράρτημα Α. Οντότητες CERIF 2008... 39 ΣΕΛΙ Α 3

HEAL-LINK ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ & ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΠΑΤΡΩΝ, 2013 1. ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Το παρόν παραδοτέο αναφέρεται στις αναλυτικές τεχνικές και λειτουργικές απαιτήσεις ενός Πληροφοριακού Συστήματος Ερευνητικών Δραστηριοτήτων, αγγλιστί Current Research Information Systems (εφεξής χάριν συντομίας CRIS). Ένα σύστημα CRIS είναι μια ολοκληρωμένη λύση για τη συστηματική καταγραφή, ταξινόμηση, διαχείριση και προβολή της ερευνητικής δραστηριότητας συγκεκριμένων ιδρυμάτων, μεταξύ των οποίων συμπεριλαμβάνονται Πανεπιστήμια, Κολλέγια, Ερευνητικά Κέντρα και Μονάδες, Εταιρίες, Βιομηχανίες κλπ. Τα CRIS έχουν διαδοθεί, κυρίως τα τελευταία χρόνια, σε ολόκληρο τον κόσμο ως εργαλεία διαφανούς προβολής της ερευνητικής παραγωγής ενός φορέα και αύξησης της αποδοτικότητας όλων των σχετικών παραγωγικών διαδικασιών και στηρίζονται σε μεγάλο βαθμό σε αποκρυσταλλωμένες απαιτήσεις χρήσης, ώριμα μοντέλα δεδομένων, ευέλικτες αρχιτεκτονικές και τεχνολογίες. Αναφορά τεχνικών και λειτουργικών απαιτήσεων Π.Σ. CRIS για τα ακαδημαϊκά ιδρύματα ΣΕΛΙ Α 4

2. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ CRIS ΣΤΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ Ένα Πληροφοριακό Σύστημα Ερευνητικών Δραστηριοτήτων, αγγλιστί Current Research Information Systems (εφεξής χάριν συντομίας CRIS), είναι μια ολοκληρωμένη λύση για τη συστηματική καταγραφή, ταξινόμηση, διαχείριση και προβολή της ερευνητικής δραστηριότητας συγκεκριμένων ιδρυμάτων, μεταξύ των οποίων συμπεριλαμβάνονται Πανεπιστήμια, Κολλέγια, Ερευνητικά Κέντρα και Μονάδες, Εταιρίες, Βιομηχανίες κλπ. Τα CRIS έχουν διαδοθεί, κυρίως τα τελευταία χρόνια, σε ολόκληρο τον κόσμο ως εργαλεία διαφανούς προβολής της ερευνητικής παραγωγής ενός φορέα και αύξησης της αποδοτικότητας όλων των σχετικών παραγωγικών διαδικασιών και στηρίζονται σε μεγάλο βαθμό σε αποκρυσταλλωμένες απαιτήσεις χρήσης, ώριμα μοντέλα δεδομένων, ευέλικτες αρχιτεκτονικές και τεχνολογίες. Ένα σύστημα CRIS διαχειρίζεται πεδία ερευνητικής δραστηριότητας, καθ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής της και μπορεί να χρησιμοποιηθεί είτε σε εθνικό επίπεδο, είτε σε επίπεδο οργανισμού. Μπορεί να αξιοποιηθεί είτε ως ένα αυτόνομο σύστημα που παρέχει πλήρη, έγκυρη και έγκαιρη ενημέρωση σε ερευνητικά θέματα, είτε ενσωματωμένο σε κάποιο μεγαλύτερης κλίμακας πληροφοριακό σύστημα. Σε πολλές περιπτώσεις τα συστήματα CRIS συνδυάζονται με τα ηλεκτρονικά αποθετήρια και αξιοποιούνται από τις κεντρικές βιβλιοθήκες μεγάλων πανεπιστημίων. Οι διάφορες εγκαταστάσεις συστημάτων CRIS συντονίζονται σε Ευρωπαϊκό επίπεδο από τον οργανισμό eurocris, ο οποίος είναι ο κύριος φορέας που δραστηριοποιείται στον τομέα των CRIS και προδιαγράφει τεχνικά πρότυπα υλοποίησης με σημαντικότερο το μοντέλο δεδομένων CERIF (Common European Research Information Format). 2.1Φυσιογνωμία και χαρακτηριστικά των CRIS Τα Πληροφοριακά Συστήματα Ερευνητικών Δραστηριοτήτων, CRIS αποτελούν σύνθετα πληροφοριακά συστήματα με στόχο τη συστηματική καταγραφή, ταξινόμηση, διαχείριση και προβολή της ερευνητικής δραστηριότητας συγκεκριμένων ιδρυμάτων, μεταξύ των οποίων συμπεριλαμβάνονται Πανεπιστήμια, Κολλέγια, Ερευνητικά Κέντρα και Μονάδες, Εταιρίες, Βιομηχανίες κλπ. Στον ακαδημαϊκό χώρο τα CRIS προβάλλουν ως αναγκαιότητα, όχι μόνο για λόγους αξιοποίησης των δεδομένων καταγραφής της ερευνητικής δραστηριότητας για υπηρεσιακούς σκοπούς, αλλά και για λόγους προαγωγής της κοινωνικής συνοχής και οικονομικής ανάπτυξης. Σύμφωνα με το Νόμο 4009/2011 «Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων» τα ελληνικά πανεπιστήμια έχουν ως στόχο «να ανταποκρίνονται στις αναπτυξιακές ανάγκες της χώρας, και να προωθούν τη διάχυση της γνώσης, την αξιοποίηση των αποτελεσμάτων της έρευνας και την καινοτομία, με προσήλωση στις αρχές της επιστημονικής δεοντολογίας, της βιώσιμης ανάπτυξης και της κοινωνικής συνοχής». Συνεπώς είναι θεμελιώδους σημασίας και άρρηκτα συνδεδεμένη με τους ιδρυτικούς στόχους των ιδρυμάτων αυτών η ανάπτυξη, προώθηση και χρήση των CRIS. Τα CRIS μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε παραγωγική λειτουργία με δύο μοντέλα λειτουργίας: 1. Αυτόνομη λειτουργία, μοντέλο που συνήθως αφορά ιδρυματικά συστήματα CRIS, τα οποία αποσκοπούν στην παρακολούθηση και προβολή είτε των αντικειμένων έρευνας που υλοποιούνται σε έναν οργανισμό, είτε των ερευνητικών προγραμμάτων που χρηματοδοτεί ένας οργανισμός. 2. Λειτουργία ως συσσωρευτής, μοντέλο κατά το οποίο λαμβάνει χώρα η συσσώρευση (aggregation) πληροφορίας για ερευνητικές δραστηριότητες. Κατά το συγκεκριμένο μοντέλο λειτουργίας, το κεντρικό σύστημα συγκεντρώνει πληροφορία από επιμέρους συστήματα CRIS που λειτουργούν αυτόνομα ή και από πηγές περιεχομένου που παρέχουν πληροφορία ερευνητικών δραστηριοτήτων σε πρότυπη μορφή και την παρουσιάζει σε ενιαίο σημείο, ενώ παρέχει υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας στο σύνολο της συσσωρευμένης πληροφορίας. Για την επιτυχή υλοποίηση των CRIS απαιτούνται τρία κύρια συστατικά σε αλληλεπίδραση: ΣΕΛΙ Α 5

HEAL-LINK ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ & ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΠΑΤΡΩΝ, 2013 Συστήματα, δηλαδή λύσεις λογισμικού που θα επιτρέψουν την αξιόπιστη και ασφαλή συστηματική εισαγωγή, διαχείριση και προβολή δεδομένων σε ετερόκλιτες ομάδες χρηστών με διαφορετικούς στόχους και διαφορετικές ροές εργασίας. Μοντέλα δεδομένων για τη δομημένη καταγραφή και αναπαράσταση της πληροφορίας, ούτως ώστε να είναι σημασιολογικά διαφανής και συντακτικά ακέραιη. Πολιτικές, δηλαδή σύνολα αποφάσεων που διέπουν τη στρατηγική ανάπτυξης του εγχειρήματος, τις τακτικές ενίσχυσης της λειτουργίας του συστήματος CRIS, συμπεριλαμβανομένων και πολιτικών υποχρεωτικής συνδρομής (mandates), και τις συνθήκες διάθεσης της πληροφορίας. Η προστιθέμενη αξία ενός CRIS είναι η ίδια η θέση του στην ερευνητική διαδικασία. Ένα CRIS δεν εννοείται ως ένα καταληκτικό σύστημα, όπως μπορούν να θεωρηθούν τα ιδρυματικά αποθετήρια, όπου αποθέτονται κάποιες πληροφορίες. Αντ αυτού, ένα CRIS προβάλει ένα σύστημα ενσωματωμένο στην πραγματικότητα φορέων υπεύθυνων για την ερευνητική δραστηριότητα. Σύμφωνα με τους Jeffery και Asserson: We contend that the R&D process itself provides some context for managing the information; that linking the records of the process to the publications themselves provides this context; that questions of curation and provenance are addressed automatically in such an environment and that such an environment integrates grey and white literature and other R&D outputs such as software, data, products and patents. 1 Στόχος του λοιπόν είναι να καταγράφει πιστά, συμπαγώς και σε άμεσο χρόνο όλη την κρίσιμη πληροφορία που μπορεί να είναι χρήσιμη σε μια σειρά από ενδιαφερόμενους, όπως οι ίδιοι οι ερευνητές, υπηρεσιακοί παράγοντες του ιδρύματος, παράγοντες σε θέσεις ιδρυματικής ή εθνικής ευθύνης, επιχειρηματίες, ακόμη και απλοί πολίτες. Η πληροφορία απαιτείται να είναι διαθέσιμη σε άμεσο χρόνο για να υπάρχει μια αντιπροσωπευτική και ενημερωμένη εικόνα για το ερευνητικό παραγωγικό δυναμικό και τα επιτεύγματα του. Βάσει αυτής της πληροφορίας και της συγκρισιμότητας της είναι δυνατή η λήψη αποφάσεων σχετικών με προοπτικές ενίσχυσης της έρευνας, συνεργασιών με άλλους φορείς, κοκ. Σύμφωνα με το Research Council του Ηνωμένου Βασιλείου, υπάρχουν απτά οφέλη για τους χρήστες των συστημάτων όπως το Research Outcomes System, 2 τα οποία είναι: Η εξοικονόμηση πόρων και χρόνου με εύκολη και μαζική εισαγωγή των δεδομένων. Η χρήση του συστήματος οποτεδήποτε απαιτείται, είτε κατά τη διάρκεια εκτέλεσης ενός έργου, είτε μετά την ολοκλήρωση του Η εισαγωγή δεδομένων μόνο μια φορά και η δυνατότητα μεταφοράς τους σε άλλες κατανομές (άλλα συστήματα) ενός ευρύτερου δικτύου Η παραγωγή αναφορών Η δυνατότητα αυτόματης ενημέρωσης λεπτομερειών εγγράφων Η δυνατότητα εξυπηρέτησης πολλών χρηστών ταυτοχρόνως σε μια ασφαλή και εξουσιοδοτημένη πλατφόρμα, κ.α. Συχνά τα συστήματα αυτά συγχέονται με τα ιδρυματικά αποθετήρια, καθώς και αυτά καταγράφουν για διαφορετικό όμως σκοπό την παραγωγή (δραστηριότητα) ενός ιδρύματος ή ενός φορέα. Η σχέση των CRIS και των ιδρυματικών αποθετηρίων δεν είναι όμως αντικρουόμενη, αλλά συμπληρωματική. Τα CRIS διαθέτουν πιο διευρυμένο πλαίσιο λειτουργίας, είτε ως περιεχόμενο, είτε ως εμπλεκόμενοι φορείς. Όμως και τα αποθετήρια, ιδίως λόγω της διάδοσης τους και της ενσωμάτωσης τους σε ενέργειες σχετικές με τον ακαδημαϊκό κύκλο ζωής της πληροφορίας (βλ. δημοσίευση), διαθέτουν ποιοτικά χαρακτηριστικά που τα CRIS δεν έχουν. Για παράδειγμα, τα ιδρυματικά αποθετήρια έχουν 1 Jeffery, K.G. and Asserson, A., 2006. Supporting the Research Process with a CRIS. In Proceedings 8th International Conference on Current Research Information Systems: Enabling Interaction and Quality: Beyond the Hanseatic League (CRIS2006), Bergen, Norway, 11 13 May 2006. Leuven University Press, pp. 121 130. 2 Research Outcomes System (ROS): http://www.rcuk.ac.uk/research/researchoutcomes/pages/ros.aspx Αναφορά τεχνικών και λειτουργικών απαιτήσεων Π.Σ. CRIS για τα ακαδημαϊκά ιδρύματα ΣΕΛΙ Α 6

επιτύχει μια ευρεία διάδοση των πρακτικών τους, τόσο με την ανάπτυξη, προσαρμογή και εφαρμογή πολιτικών ανοικτής πρόσβασης στο δημοσιευμένο έργο των ερευνητών, με τη χρήση λογισμικού ανοικτού κώδικα και με την αξιοποίηση προτύπων διαλειτουργικότητας. Στον αντίποδα, τα CRIS διαθέτουν ως ποιοτικά χαρακτηριστικά, τόσο την ευρύτητα δεδομένων, όσο και την πληρότητα, προκειμένου να εκπονούνται με στέρεο τρόπο εργασίες αποτίμησης του ερευνητικού έργου. 3 2.2Ιστορική αναδρομή Οι πρώτες καταγραφές συστημάτων προσδιορίζονται χρονικά στη δεκαετία του 1970. Αν και από πολύ νωρίτερα υπήρχαν συστήματα καταγραφής της ερευνητικής δραστηριότητας, εντούτοις ήταν η δεκαετία του 1970 εκείνη στην οποία συντελέστηκαν οι κυριότερες εξελίξεις στον χώρο. Τα δύο κυριότερα εργαλεία συντονισμού των πρωτοβουλιών τύπου CRIS ηταν η UNESCO/UNISIST στο Παρίσι και το Smithsonian Science Information Exchange, Inc. στην Ουάσινγκτον των Ηνωμένων Πολιτειών. Ο σκοπός τους ήταν η καθοδήγηση για την καταγραφή των ερευνητικών προσπαθειών με απώτερο στόχο την ενίσχυση της λήψης αποφάσεων σχετικά με την πολιτική έρευνας. Ταυτόχρονα, τέθηκαν τα πρώτα ερωτήματα σχετικά με την συνεργασία των συστημάτων αυτών μεταξύ τους. Δεύτερη σημαντική εξέλιξη υπήρξε η διεξαγωγή του Workshop on European Research Databases στις Βρυξέλες τον Οκτώβριο του 1987, όπου οι εμπειρογνώμονες που συμμετείχαν διαπίστωσαν την ανάγκη θέσπισης ενός δικτύου για την επιστημονική και ερευνητική δραστηριότητα. To 1988 το Υπουργείο Έρευνας και Τεχνολογίας Πληροφόρησης της Δανίας ίδρυσε τη βάση δεδομένων DANDOK. Το DANDOK, το οποίο συντηρούσε το Information Service Department στο Risø, αποτελούταν από τρία μέρη: μια βάση αναφορών με τη δημοσιευμένη έρευνα, μια βάση δεδομένων με πληροφορίες έργων και ένα μητρώο ερευνητικών οργανισμών. Αυτή τη στιγμή στη θέση του βρίσκεται η Danish National Research Database, η οποία αποτελεί μια πύλη συσσώρευσης και πρόσβασης στο περιεχόμενο των κατά τόπους CRIS. Η επόμενη διετία (1987 1989) αφιερώθηκε από το European Working Group on Research Databases, που δημιουργήθηκε κατόπιν των συστάσεων των εμπειρογνωμόνων του Workshop, στην ανάπτυξη ενός προτύπου περιγραφής για δύο λόγους: πρώτον την ανταλλαγή εγγραφών με πληροφορίες για ερευνητικά έργα μεταξύ των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης και δεύτερον ως υπόστρωμα για την θεμελίωση ενός δικτύου βάσεων δεδομένων ερευνητικής πληροφορίας. Το πρότυπο αυτό ήταν το Common European Research Information Format, γνωστότερο ως CERIF, το οποίο συστήθηκε ως πρόταση προς τα κράτη μέλη από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή τον Ιούλιο του 1991. 4 Παράλληλα δόθηκαν συστάσεις για την εναρμόνιση των βάσεων δεδομένων με το πρότυπο CERIF και για την ανάπτυξη παρόμοιων συστημάτων στον τομέα της βιομηχανικής έρευνας. Οι εξελίξεις από την πρόταση και εφαρμογή του CERIF αποκρυσταλλώθηκαν σε συνάντηση εργασίας του European Working Party on Research Databases το 1992, όπου και εξήχθησαν συμπεράσματα και ανανεωτικές συστάσεις προς την Scientific and Technical Research Committee της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Την ίδια χρονιά, 1992, η Royal Netherlands Academy of Arts and Sciences (KNAW) θέλησε να δημιουργήσει ένα διεθνές μητρώο των συστημάτων ερευνητικής πληροφορίας. Μετά από ενδελεχή έρευνα στις εγκαταστάσεις συστημάτων αυτού του τύπου δημιουργήθηκε Directory of Research Information Systems, το οποίο επιμελήθηκε το Netherlands Institute for Scientific Information Services (NIWI). Το μητρώο αυτό παραδόθηκε στο Community Research and Development Information Service for Science, Research and Development (CORDIS). το οποίο και έχει αρχειοθετήσει πλέον. 5 Προ της πρωτοβουλίας του eurocris, η οποία αποτελεί την τρέχουσα διαχειριστική και συντονιστική αρχή, υπήρξαν κι άλλες συστηματικές προσπάθειες καταγραφής, όπως το πιλοτικό έργο ERGO (European Research Gateways Organization), που αποτελούσε μια πρωτοβουλία της Ευρωπαϊκής 3 Joint, N., 2008. ANTAEUS: Current research information systems, open access repositories and libraries. Library Review, 57(8), pp.570 575. 4 Official Journal of the European Communities, OJ L 198, the 13th of July, 1991 5 CORDIS Archive: http://cordis.europa.eu/cybercafe/src/ris.htm ΣΕΛΙ Α 7

HEAL-LINK ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ & ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΠΑΤΡΩΝ, 2013 Επιτροπής σε συνεργασία με εθνικούς ερευνητικούς φορείς. Στόχος του ERGO ήταν η προώθηση πρόσβασης σε ένα συμμορφούμενο προς το CERIF περιβάλλον και της ενημέρωσης του κοινού σχετικά με την έρευνα σε εθνικό επίπεδο. Στο τέλος της πιλοτικής αυτής εφαρμογής η βάση του διέθετε εγγραφές για 90.000 εθνικά ερευνητικά έργα. 6 Το 1998 εγκαινιάστηκε στη Σουηδία το σύστημα SAFARI, υπό την εποπτεία του National Agency for Higher Education (Högskoleverket), με στόχο τη διάδοση της ερευνητικής πληροφορίας μέσω του διαδικτύου. Το SAFARI αντικαταστάθηκε το 2002, λόγω της ισχνής απήχησης του, από το forskning.se, μια υπηρεσία ενημέρωσης για τις τελευταίες εξελίξεις στον ερευνητικό χώρο της Σουηδίας, ενώ η παροχή πρόσβασης στη σχετική πληροφορία πλέον γίνεται από το Sweden ScienceNet. Η ετερογένεια λοιπόν των εφαρμογών και η σύνθεση των χαρακτηριστικών των συστημάτων με τα ειδικότερα εθνικά γνωρίσματα της έρευνας έπρεπε ειδικά στο πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης να αμβλυνθεί. Οι λόγοι είναι πρόδηλοι, με πιο σημαντική την ανάγκη να υπάρχει ένα κοινό σχήμα καταγραφής και αντιπαραβολής δεικτών της ερευνητικής δραστηριότητας. Πιο συγκεκριμένα, η υψηλή διαχειριστική εποπτεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης για λόγους ελέγχου και παρακολούθησης της χρηματοδότησης των ερευνητικών έργων αποτέλεσε τον καταλύτη εξελίξεων για την ανάπτυξη των CRIS σε Ευρωπαϊκό επίπεδο. Κάτω από τον συντονιστικό ρόλο του CORDIS κατέστη εφικτή η προαγωγή των CRIS και εν τέλει καλλιεργήθηκε η ανάγκη για την ύπαρξη ενός ειδικού συντονιστικού φορέα, του eurocris. Το eurocris αποτελεί δε και τον υπεύθυνο οργανισμό για την ανάπτυξη του CERIF (Common European Research Information Format), ενός μοντέλου δεδομένων που στόχο έχει την αυξημένη διαλειτουργικότητα. 2.3Παραδείγματα και μελέτες περιπτώσεων Στην ενότητα αυτή εξετάζονται μερικές από τις κυριότερες μελέτες περιπτώσεων, οι οποίες αναδεικνύουν τις δυνατότητες και τις απαιτήσεις που έχει η εγκατάσταση και λειτουργία ενός συστήματος CRIS. Η κάθε μια από τις περιπτώσεις αυτές αναδεικνύει ένα ή περισσότερα χαρακτηριστικά γνωρίσματα που έχει ένα σύστημα CRIS. 2.3.1Ηνωμένο Βασίλειο Διασύνδεση CRIS και OAR (Open Access Repository) 7 Το πρόγραμμα αποτελεί μια προσπάθεια του οργανισμού JISC (ο οποίος έχει ως σκοπό την ανάπτυξη καινοτομίας στα πανεπιστήμια της χώρας) να επιτευχθεί η όσο το δυνατόν μεγαλύτερη αύξηση της διαλειτουργικότητας της πλατφόρμας λογισμικού CRIS με τα αποθετήρια ανοικτής πρόσβασης (OAR Open Access Repositories) που χρησιμοποιούνται από τα ακαδημαϊκά ιδρύματα. Τα μεταδεδομένα έτσι των ερευνητικών δραστηριοτήτων που θα χρησιμοποιούνται στο CRIS θα επιτρέπουν την ανταλλαγή ανάμεσα στις δύο πλατφόρμες, βασιζόμενα σε ένα κοινό λεξιλόγιο και ένα κοινό πρότυπο ανταλλαγής μεταδεδομένων. Σε συνεργασία και με το Knowledge Exchange (KE), η προσπάθεια για την ανοικτή πρόσβαση στην επιστημονική έρευνα αποκτά παγκόσμια διάσταση. Στο πρόγραμμα συμμετείχαν και εταίροι από χώρες όπως η Γερμανία, Ολλανδία και Δανία). Ανάμεσα στα οφέλη που προβλέπεται από το έργο συμπεριλαμβάνονται η διευκόλυνση της εισαγωγής μεταδεδομένων, η αποφυγή ή η μείωση των διπλοεγγραφών μεταξύ των διαφορετικών συστημάτων, η βελτίωση της ποιότητας, της αξιοπιστίας και της επαναχρησιμοποίησης των μεταδεδομένων, η αύξηση των υπηρεσιών και η βελτίωση του ποιοτικού τους επιπέδου, καθώς και η μείωση του κόστους παραγωγής. 6 7 CORDIS Ergo: http://cordis.europa.eu/ergo/ Current research information system & open access repositories: http://www.jisc.ac.uk/whatwedo/programmes/digitalrepositories2007/crisoar.aspx Αναφορά τεχνικών και λειτουργικών απαιτήσεων Π.Σ. CRIS για τα ακαδημαϊκά ιδρύματα ΣΕΛΙ Α 8

CERIFy 8 Ο στόχος του προγράμματος αυτού είναι να εξερευνηθεί και να προβληθούν τα αποτελέσματα της υιοθέτησης του CERIF (Common European Research Information Format) και των CRIS σε μεγάλη έκταση, τόσο από τα ακαδημαϊκά ιδρύματα της χώρας όσο και από εμπορικούς φορείς. Πιλοτικά το πρόγραμμα θα εφαρμοστεί σε τέσσερα (4) ακαδημαϊκά ιδρύματα του Ηνωμένου Βασιλείου με τη σύμπραξη ενός διεθνούς εμπορικού οργανισμού, του Thomson Reuters. Η εταιρία Thomson Reuters θα πρέπει να μετατρέψει σε μορφή κατάλληλη με το CERIF, CERIFy, την υπηρεσία του InCites, ούτως ώστε να επιτρέψει τη διαδραστική και διαλειτουργική ανταλλαγή δεδομένων σε μορφή CERIF, την προσθήκη αξίας σε δεδομένα σχετικά με την ιδρυματική παραγωγή και την αξιοποίηση νέων εργαλείων για την προβολή των αποτελεσμάτων ερευνητικής παραγωγής. 2.3.2Ολλανδία METIS Ήδη από τη δεκαετία του 90, δεκατρία (13) ερευνητικά πανεπιστήμια της χώρας εφάρμοσαν το σύστημα CRIS. Το σύστημα αυτό, που αναπτύχθηκε από το Radboud University του Nijmegen, ονομάστηκε Metis. Με την πάροδο του χρόνου, οι τεχνολογικές εξελίξεις κατέστησαν το Metis παρωχημένο, δημιουργώντας την επιτακτική ανάγκη για εναλλακτικές λύσεις. Υπό την αιγίδα του SURF, 9 ενός οργανισμού για ζητήματα επιστήμης, έρευνας και τεχνολογίας της χώρας ξεκίνησε η έρευνα για τη μετάβαση σε νέο σύστημα. Το 2009, το SURF, σε συνεργασία με τα ερευνητικά πανεπιστήμια, και το Royal Dutch Academy of Arts and Sciences (KNAW) προσπάθησαν να θέσουν τους όρους και τις προϋποθέσεις που θα έπρεπε να πληρεί ένα νέο CRIS. Αποφασίστηκε να προχωρήσουν στην αναζήτηση Ευρωπαϊκής πλέον προσφοράς για ένα κοινό σύστημα CRIS για όλα τα ερευνητικά ιδρύματα της χώρας (συμπεριλαμβανομένων των ερευνητικών πανεπιστημίων, των πανεπιστημίων εφαρμοσμένων επιστημών και των πανεπιστημιακών νοσοκομείων). Τη χρονιά εκείνη το SURF δημιούργησε έναν κατάλογο επιθυμητών και απαραίτητων χαρακτηριστικών ύστερα από μια ανάλυση τύπου MoSCoW (Must have, Should have, Could have και Would like to have). Παράλληλα με αυτά τα χαρακτηριστικά αναδείχθηκαν και παράγοντες, οι οποίοι δυσκολεύουν την προώθηση μιας κοινής λύσης και οι οποίοι δεν είναι άμεσα ορατοί, όπως για παράδειγμα οι διαφορετικές προσεγγίσεις στη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού στα κατά τόπους ιδρύματα. Όσον αφορά τα ιδρυματικά αποθετήρια, υπάρχει μια επικάλυψη με τα μεταδεδομένα που εισάγονταν στο Metis και για το λόγο αυτό, είχε κριθεί απαραίτητη η αυτοματοποίηση της δυνατότητας ανταλλαγής πληροφορίας μεταξύ των δύο συστημάτων. 2.3.3Χονγκ Κονγκ Έκδοση DSpace CRIS module Το DSpace αποτελεί μια από τις πιο διαδεδομένες λύσεις για ιδρυματικά αποθετήρια και αποτελεί λογική εξέλιξη η δυνατότητά του να υποστηρίζει εγκαταστάσεις CRIS ως μια ενιαία τεχνολογική πρόταση. Το CRIS module (πρόσθετο) αναπτύχθηκε από τη CILEA, μια συνεργατική δράση έντεκα ιταλικών πανεπιστημίων, η οποία παρέχει υπηρεσίες υποστήριξης και ανάπτυξης και σε εξωτερικούς φορείς, για το Πανεπιστήμιο του Hong Kong (HKU). 10 Πρόκειται για μια πρόσθετη λειτουργία, ένα module ανοικτού κώδικα για την πλατφόρμα του DSpace, 11 που παρέχει τη δυνατότητα συλλογής, διαχείρισης και διάχυσης ερευνητικών δεδομένων. Αναγνωρίζοντας τη σημασία όλων των οντοτήτων που σχετίζονται με την ερευνητική δραστηριότητα (προγράμματα, βραβεία, ιδρύματα, προφίλ ερευνητών) προχώρησαν στη δημιουργία του πρόσθετου αυτού, που επιτρέπει την αυτόματη διασύνδεση των οντοτήτων του DSpace με εκείνες του CRIS. Την αρχική αυτή έκδοση (alpha version of DSpace CRIS) θα ακολουθήσουν επόμενες με περισσότερα χαρακτηριστικά και διευρυμένη λειτουργικότητα. 8 9 10 11 CERIFy: Increasing engagement with CERIF in UK Higher Education: http://cerify.ukoln.ac.uk http://www.surf.nl/ http://hub.hku.hk https://github.com/cilea/dspace cris ΣΕΛΙ Α 9

HEAL-LINK ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ & ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΠΑΤΡΩΝ, 2013 Εικόνα 1: Στιγμιότυπο οθόνης εγγραφής ερευνητή 2.3.4Βέλγιο FRIS Research Portal Το FRIS Research Portal (Flemish Research Information Portal) 12 είναι μία πλατφόρμα ερευνητικής δραστηριότητας, η οποία δημιουργήθηκε από το Φλαμανδικό Υπουργείο Οικονομίας, Επιστήμης και Καινοτομίας (EWI). Στοχεύει στο να ενισχύσει την πρόσβαση στην ερευνητική πληροφορία, μέσω βελτιωμένων υπηρεσιών προς τους χρήστες και να ενισχύσει την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα της πολιτικής έρευνας και ανάπτυξης. Παρέχει πιο άμεση και επικαιροποιημένη πληροφόρηση σε σχέση με τη βάση δεδομένων IWETO την οποία αντικατέστησε. Το γραφικό περιβάλλον και η διαδικασία αναζήτησης είναι εύκολα στην εκμάθηση και χρήση από τους χρήστες της πλατφόρμας, καθώς ο χρήστης λαμβάνει το αποτέλεσμα που επιθυμεί γρήγορα, σε λίγα βήματα. Αφού λάβει το αποτέλεσμα της αναζήτησης που επιθυμεί, μπορεί να το συνδυάσει με άλλες πληροφορίες που σχετίζονται με αυτό. Με ένα επιπλέον βήμα μπορεί επίσης να εξάγει το αποτέλεσμα σε RSS, PDF ή XML. Μία από τις πιο σημαντικές βελτιώσεις είναι η χρήση του προτύπου δεδομένων CERIF βάσει του οποίου έχει αναπτυχθεί η πλατφόρμα FRIS, το οποίο επιτρέπει την ανταλλαγή των δεδομένων σε διεθνές επίπεδο. Το περιεχόμενο της πλατφόρμας εμπλουτίζεται συνεχώς, ενώ απώτερος στόχος είναι να επεκτείνει το δίκτυο προμηθευτών περιεχομένου (άλλα ερευνητικά ιδρύματα και σχολές). Το εν λόγω CRIS έχει αναπτυχθεί επάνω σε ένα εμπορικό προϊόν, αυτό της Atira. 13 12 13 http://www.researchportal.be/index.html http://www.atira.dk Αναφορά τεχνικών και λειτουργικών απαιτήσεων Π.Σ. CRIS για τα ακαδημαϊκά ιδρύματα ΣΕΛΙ Α 10

Εικόνα 2: Στιγμιότυπο οθόνης εγγραφής ερευνητικής μονάδας στο FRIS. 2.3.5Νορβηγία Cristin Το Cristin 14 αποτελεί το Current Research Information System της Νορβηγίας. Είναι μία πλατφόρμα ερευνητικής δραστηριότητας που περιέχει ερευνητικά δεδομένα από τρεις τομείς της χώρας, νοσοκομεία, ερευνητικά ινστιτούτα και πανεπιστημιακά ιδρύματα και κολλέγια. Στόχος του είναι να καταγράφει και να προβάλει την ερευνητική δραστηριότητα που παράγεται στους παραπάνω τρεις τομείς μέσω ενός κοινού συστήματος, που θα είναι ανοιχτό σε όλους. Η Ανοικτή Πρόσβαση (Open Access) σε όλα τα αποτελέσματα ερευνητικής δραστηριότητας που έχουν λάβει δημόσια χρηματοδότηση θεωρείται υποχρεωτική από τη νορβηγική κυβέρνηση. Στην κοινοπραξία του Cristin μπορούν να συμμετέχουν πανεπιστήμια, βιβλιοθήκες πανεπιστημίων, ερευνητικοί φορείς, κεντρικές βιβλιοθήκες, οργανισμοί που ανήκουν στην κυβέρνηση και οργανισμοί υγείας. Ο οργανισμός, εκ μέρους των συνεργαζόμενων φορέων, συνάπτει συμφωνίες με διάφορους φορείς έρευνας και διάθεσης εκπαιδευτικού υλικού, ώστε να είναι σε θέση να διαθέσει δωρεάν πρόσβαση σε e journals, ηλεκτρονικές πηγές (βιβλία και περιοδικά), βάσεις δεδομένων, εγκυκλοπαίδειες και λεξικά στους χρήστες. Βασική αρχή είναι η απλή, εύκολη και γρήγορη πρόσβαση στα ερευνητικά δεδομένα, τόσο για τον απλό χρήστη όσο και για τα ερευνητικά ιδρύματα. Το Cristin έχει προγραμματιστεί σε WebObjects, μία παλιά τεχνολογία, η οποία δε χρησιμοποιείται πολύ πλέον, και για το λόγο αυτό γίνεται προσπάθεια προγραμματισμού του συστήματος σε JBoss Seam. 14 http://www.cristin.no ΣΕΛΙ Α 11

HEAL-LINK ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ & ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΠΑΤΡΩΝ, 2013 Εικόνα 3: Στιγμιότυπο οθόνης διεπαφής αναζήτησης στο Cristin 2.3.6Σλοβενία SICRIS Το SICRIS 15 (Slovenian Current Research Information System) είναι το εθνικό σύστημα CRIS που διαθέτει η Σλοβενία. Χρησιμοποιείται από όλους τους ερευνητικούς οργανισμούς, από το Υπουργείο της Επιστήμης (Ministry of Science) και από το Slovenian Research Agency, και προσφέρει τη δυνατότητα αναζήτησης με βάση τους ερευνητές, τους οργανισμούς, τις ερευνητικές μονάδες, τα έργα και τα προγράμματα. Το SICRIS έχει στενή συνεργασία με το εθνικό σύστημα βιβλιοθήκης COBISS (Cooperative Online Bibliographic System and Services), το οποίο διαθέτει μεταξύ άλλων και όλο το υλικό βιβλιογραφία όλων των ερευνητών. Επίσης, παρέχει τη βάση για την αυτόματη σύνδεση μεταξύ των ανεξάρτητων ερευνητών και των ερευνητικών τους αποτελεσμάτων, ενώ μια πιο πρόσφατη εξέλιξη αφορά τη δυνατότητα προβολής βιβλιομετρικών στοιχείων για τον κάθε ερευνητή, όπως αυτά παράγονται από τις διεθνείς βάσεις δεδομένων Web of Science και Scopus. Εικόνα 4: Στιγμιότυπο οθόνης προβολής δεδομένων από άλλες βάσεις στο SICRIS 2.4Συμπεράσματα Στην ενότητα αυτή αναδείχθηκαν κάποιες βέλτιστες πρακτικές που διακρίνονται στον χώρο των CRIS. Οι προσπάθειες αυτές στηρίζονται στην ωριμότητα του πλέγματος των φορέων υλοποίησης, αλλά και κάποιων εκ των τεχνολογικών εφαρμογών. Υπάρχουν πλείστα ανοικτά ζητήματα, τα οποία προφανώς και άπτονται του περιβάλλοντος χώρου και των δυνατοτήτων, όπως για παράδειγμα η εξ αρχής ανάπτυξη λογισμικών λόγω αδυναμίας αγοράς ενός εμπορικού προϊόντος, όμως οι πρακτικές αυτές διαπιστώνουν τα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της εφαρμογής συστημάτων CRIS. Το πρόγραμμα του JISC για την διασύνδεση των αποθετηρίων ανοικτής πρόσβασης με τα CRIS προετοιμάζει το πεδίο για την επίτευξη διαλειτουργικότητας μεταξύ των συστημάτων αυτών σε μια κατανεμημένη αρχιτεκτονική. Στον αντίποδα, το DSpace CRIS module ακολουθεί τη λογική της ενιαίας πλατφόρμας παροχής υπηρεσιών με βάση το Ιδρυματικό Αποθετήριο ενός φορέα. Το CERIFy δείχνει το πως θα μπορούσαν οι φορείς διαχείρισης των CRIS, π.χ. Πανεπιστημιακά Ιδρύματα, να επωφεληθούν από υπηρεσίες στις οποίες ήδη διαθέτουν πρόσβαση και πως θα μπορούσαν να μειώσουν το λειτουργικό κόστος και να αυτοματοποιήσουν τις διαδικασίες. Ως λύση, τo FRIS Research Portal έχει μια μορφή παρόμοια με αυτή που έχει σχεδιαστεί να διαθέτει η πλατφόρμα CRIS για το Πανεπιστήμιο Πατρών (και κατ επέκταση για τις Βιβλιοθήκες των Ελληνικών Πανεπιστημίων). Υπάρχουν όμως και σε αυτή την περίπτωση ελλείψεις, όπως η αδυναμία εξουσιοδοτημένης πρόσβασης συγκεκριμένων κατηγοριών 15 http://www.sicris.si/ Αναφορά τεχνικών και λειτουργικών απαιτήσεων Π.Σ. CRIS για τα ακαδημαϊκά ιδρύματα ΣΕΛΙ Α 12

χρηστών για την εισαγωγή δεδομένων. Το δε SICRIS υποδεικνύει την ορθή χρήση συστημάτων οργάνωσης της πληροφορίας με δομημένα και ελεγχόμενα λεξιλόγια όπως για παράδειγμα τα NACE Classification Scheme, τις δομές του Πέμπτου, Έκτου και Έβδομου Προγραμματικού Πλαισίου και τα ειδικότερα σχήματα ταξινόμησης του Σλοβένικού Υπουργείου Εκπαίδευσης, Επιστήμης και Αθλητισμού. ΣΕΛΙ Α 13

HEAL-LINK ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ & ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΠΑΤΡΩΝ, 2013 3. ΧΡΗΣΤΕΣ Οι επισκέπτες ενός CRIS αποτελούνται από πολυπληθείς και ετερογενείς κλάσεις χρηστών του συστήματος, η κάθε μία εκ των οποίων διακρίνεται από διαφορετικά χαρακτηριστικά και εκφράζουν διαφορετικές συμπεριφορές αλληλεπίδρασης με το σύστημα. Ως αποτέλεσμα αυτής της ετερογένειας απαιτούνται διαφορετικές ροές εργασίας, ενδεχομένως όχι μόνο μεταξύ των κλάσεων αυτών, αλλά και μεταξύ των ίδιων των μελών μιας κλάσης. Απαιτείται δε η αντιστοίχιση των κλάσεων αυτών με διαβαθμισμένα επίπεδα πρόσβασης και δικαιώματα χρήσης. Αυτό σημαίνει ότι οι χρήστες αυτοί έχουν διαφορετικές δυνατότητες κατά την περίοδο αλληλεπίδρασης με το σύστημα, οι οποίες διακρίνονται σε τρεις ευρείες ομάδες χρηστών, σύμφωνα πάντα με τις αρμοδιότητες τους: εισαγωγείς/διαχειριστές δεδομένων και πληροφοριών τεχνικοί διαχειριστές χρήστες Εικόνα 5. Σχηματική αναπαράσταση των αναμενόμενων πληθυσμών των κατηγοριών χρηστών ανά ρόλο και αρμοδιότητα Εν συνεχεία, οι χρήστες μπορούν να κατηγοριοποιηθούν στις παρακάτω ειδικότερες ομάδες: Διδακτικό και Ερευνητικό Προσωπικό (ΔΕΠ) του ιδρύματος. Οι χρήστες αυτοί έχουν την ευθύνη εισαγωγής στοιχείων σχετικών με φυσικά πρόσωπα (προσωπικό Τμήματος, προσωπικό εργαστηρίων, κ.ο.κ.), με το φυσικό αντικείμενο ερευνητικών και αναπτυξιακών έργων, με τα πρωτογενή αποτελέσματα του έργου (ερευνητικά δεδομένα), με τα δευτερογενή αποτελέσματα του έργου (επιστημονικές δημοσιεύσεις, εκδόσεις, εκδηλώσεις, κλπ.). Η ύπαρξη των χρηστών αυτών υπόκειται στις πολιτικές που ασκεί ο φορέας του συστήματος CRIS, αν δηλαδή επιθυμεί την αυτοτελή εισαγωγή στοιχείων από το Διδακτικό και Ερευνητικό Προσωπικό. Διοικητικά στελέχη, με αρμοδιότητες σχετικά με την έρευνα: Πρυτανικά συμβούλια/προεδρεία ΤΕΙ, Διευθύνσεις Εκπαίδευσης και Έρευνας, Διεθνών και Δημοσίων Σχέσεων, Ειδικοί Λογαριασμοί Έρευνας (ΕΛΚΕ), Γραφεία Διασύνδεσης κλπ. (Διοικητικό προσωπικό). Τα στελέχη αυτά είναι επιφορτισμένα με την εποπτεία του ερευνητικού και αναπτυξιακού έργου και η κύρια αλληλεπίδραση τους είναι στο επίπεδο των χρηστών, με ευρύτερο πλαίσιο δικαιωμάτων αυτό της αναζήτησης περιεχομένου και της διασταύρωσης και εξαγωγής πληροφοριών. Αναφορά τεχνικών και λειτουργικών απαιτήσεων Π.Σ. CRIS για τα ακαδημαϊκά ιδρύματα ΣΕΛΙ Α 14

Προσωπικό διαχείρισης περιεχομένου: προσωπικό βιβλιοθηκών, εκδόσεων κλπ. (διαχειριστές περιεχομένου). Οι χρήστες της ομάδος αυτής είναι υπεύθυνοι για την εισαγωγή στοιχείων σχετικά με τη δευτερογενή παραγωγή έργου, δηλαδή δημοσιεύσεων παντός είδους, όπως άρθρα σε επιστημονικά περιοδικά, άρθρα σε επιστημονικά συνέδρια, τεχνικές αναφορές και φυλλάδια εργασίας (white/green papers), κ.α. Οι χρήστες αυτοί, ανάλογα την αρχιτεκτονική του CRIS, αλληλεπιδρούν είτε απ ευθείας με το σύστημα, είτε απευθείας με το Ιδρυματικό Αποθετήριο του Πανεπιστημίου και εν συνεχεία συσχετίζουν μεταξύ τους τις εγγραφές των οντοτήτων με αυτές των εκδόσεων και δημοσιεύσεων. Τεχνικό προσωπικό διαχείρισης πληροφοριακών συστημάτων του ιδρύματος (Τεχνικοί διαχειριστές). Οι χρήστες αυτοί έχουν την ευθύνη χειρισμού των επιμέρους συστημάτων σε τεχνικό επίπεδο και δεν εμπλέκονται άμεσα στην εισαγωγή και πιστοποίηση δεδομένων, παρά μόνο όταν αφορά τεχνικές διαδικασίες άμεσης και αυτοματοποιημένης εισαγωγής δεδομένων μεγάλου πλήθους. Η ευρύτερη επιστημονική/ακαδημαϊκή κοινότητα (Αναγνώστες). Αποτελεί την πλέον γενική ομάδα με δικαιώματα μόνο χρήσης του συστήματος και όχι εισαγωγής δεδομένων. Οι χρήστες αυτοί μπορούν να αναζητούν πληροφορίες από το σύστημα και να εξάγουν τα αποτελέσματα της αναζήτησης τους για δική τους χρήση. Κάτι τέτοιο προϋποθέτει αναγνώριση των πιθανών αναγνωστών του συστήματος, οι οποίοι δύναται να αποτελούνται από διαχειριστές προγραμμάτων από άλλα ιδρύματα, υπηρεσιακοί παράγοντες εποπτικών οργανισμών (Υπουργεία, Γενικές Γραμματείες, κλπ.), επιχειρηματικοί φορείς και σύνδεσμοι, κλπ. ΣΕΛΙ Α 15

HEAL-LINK ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ & ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΠΑΤΡΩΝ, 2013 4. ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ CRIS ΣΤΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ Ένα σύστημα CRIS οφείλει να παρέχει μια σειρά από προσβάσιμες και εύχρηστες υπηρεσίες για τη διαχείριση των δεδομένων, οι οποίες να παρέχονται από μία ελεγχόμενη διαδικτυακή πύλη. Όπως έχει αναφερθεί παραπάνω υπάρχουν δύο μεγάλες ομάδες χρηστών: οι εισαγωγείς πληροφοριών ή διαχειριστές περιεχομένου και οι επισκέπτες. 4.1Υπηρεσίες γενικού σκοπού Οι παρακάτω υπηρεσίες αναφέρονται τόσο στο επίπεδο των τελικών χρηστών (αναγνωστών), όσο και στο επίπεδο των διαχειριστών περιεχομένου: Αναζήτηση περιεχομένων. Αποτελεί το βασικότερο σύνολο λειτουργιών στο σύστημα, όπου, είτε μέσα από μια μηχανή αναζήτησης, είτε μέσα από ευρετήρια, θα μπορεί να ανακτά την πληροφορία που τον ενδιαφέρει. Όπως αναφέρθηκε, οι λειτουργίες αναζήτησης θα πρέπει να υποστηρίζονται μέσα από (α) μια αποτελεσματική μηχανή αναζήτησης (γενικού και σύνθετου τρόπου) και (β) από αναλυτικά ευρετήρια όρων (ονομασιών των πάσης φύσεων οντοτήτων). Αυτοματοποίηση ενημέρωσης. Οι χρήστες θα πρέπει να μπορούν να αυτοματοποιούν τις διαδικασίες ενημέρωσης τους για τα νέα στοιχεία που προστίθενται στο σύστημα CRIS και αφορά τα ενδιαφέροντα τους. Κάτι τέτοιο δύναται να επιτευχθεί με την εφαρμογή του πρωτοκόλλου ATOM RSS. Εξαγωγή στοιχείων. Οι χρήστες θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να εξάγουν μέρος ή όλα τα στοιχεία που επιθυμούν σε μορφή που τους εξυπηρετεί. Ως πιο στερεότυπες μορφές εξαγωγής στοιχείων προκρίνονται η εκτύπωση των δεδομένων (και ως αποτέλεσμα αυτής η φιλική προς εκτύπωση μορφοποίηση τους), η αποθήκευση τους σε μορφές συμβατές με τις πλέον διαδεδομένες εφαρμογές γραφείου (όπως για παράδειγμα φύλλα εργασίας ή pdf) και η αποστολή τους με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Διάχυση / Επιλεκτική διάθεση αποτελεσμάτων. Ως μια επέκταση των ανωτέρω λειτουργικοτήτων θα πρέπει το σύστημα να επιτρέπει τη διάχυση των αποτελεσμάτων μέσω ηλεκτρονικών μέσων (π.χ. ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) ή κοινωνικών δικτύων. Οπτικοποίηση δεδομένων. Λειτουργικότητες αυτού του είδους επιτρέπουν στους χρήστες να δίνουν οπτική μορφή στα δεδομένα, εν είδη διαγραμμάτων και λοιπών γραφικών παραστάσεων. Οι λειτουργικότητες αυτές διευκολύνουν την προβολή, ανάλυση και ερμηνεία μεγάλου όγκου δεδομένων. 4.2Υπηρεσίες εισαγωγής και επιμέλειας περιεχομένου Οι υπηρεσίες όμως που ένα σύστημα CRIS οφείλει να παρέχει προϋποθέτουν την εισαγωγή και επιμέλεια του περιεχομένου. Οι υπηρεσίες αυτές παρέχονται σε ειδικές ομάδες χρηστών, π.χ. σε μέλη ΔΕΠ για την αυτοτελή εισαγωγή δεδομένων ή σε διαχειριστές περιεχομένου, οι οποίες έχουν πρόσβαση σε μέρος ή σε όλες τις σχετικές υπηρεσίες. Εισαγωγή. Οι υπηρεσίες αυτές αφορούν διεπαφές εισαγωγής δεδομένων μέσα από φιλικές διεπιφάνειες εργασίας, οι οποίες μάλιστα ενισχύουν την ακριβή αποτύπωση τους με την αξιοποίηση δομημένων λεξιλογίων. Επίσης οι υπηρεσίες αυτές θα πρέπει να επιτρέπουν στους χειριστές τους τη διασύνδεση εγγραφών στο σύστημα CRIS με άλλες εγγραφές σε άλλα συστήματα, π.χ. με το αποθετήριο. Επιμέλεια. Ως επιμέλεια νοείται το σύνολο των υπηρεσιών που επιτρέπουν στο διαχειριστή περιεχομένου να διορθώσει/συμπληρώσει/αφαιρέσει στοιχεία από εγγραφές του συστήματος σε οποιοδήποτε οντότητα, ούτως ώστε να παρέχονται πλήρη και ακριβή στοιχεία. Αναφορά τεχνικών και λειτουργικών απαιτήσεων Π.Σ. CRIS για τα ακαδημαϊκά ιδρύματα ΣΕΛΙ Α 16

Συντήρηση και ενημέρωση εννοιολογικών σχημάτων και ελεγχόμενων λεξιλογίων. Ως τέτοια νοείται η διαχείριση του CERIF Semantic Layer μέσω μιας κατάλληλης γραφικής διεπαφής. Η διαχείριση περιλαμβάνει λειτουργίες δημιουργίας, ανάγνωσης, ενημέρωσης και διαγραφής των οντοτήτων και των πεδίων που περιέχουν. Η εν λόγω υπηρεσία είναι ένα παράδειγμα υπηρεσίας που απευθύνεται μόνο σε διαχειριστές περιεχομένου. Οι υπηρεσίες αυτές θα πρέπει να είναι δυνατές τόσο σε επίπεδο μεμονωμένων εργασιών, όσο και μαζικών. 4.3Υπηρεσίες διαχείρισης Οι υπηρεσίες διαχείρισης αφορούν την κατηγορία προσωπικού για την τεχνική διαχείριση του συστήματος CRIS. Περιλαμβάνονται οι παρακάτω λειτουργίες: Λογαριασμοί χρηστών. Περιλαμβάνεται η δυνατότητα δημιουργίας, ανάγνωσης, ενημέρωσης και διαγραφής λογαριασμών και της κατάταξης των χρηστών σε κατηγορίες. Ο κάθε χρήστης ενδέχεται να ανήκει σε μία ή περισσότερες κατηγορίες. Επίσης θα πρέπει να περιλαμβάνεται η δυνατότητα δημιουργίας, ανάγνωσης, ενημέρωσης και διαγραφής κατηγοριών χρηστών. Πολιτικές πρόσβασης. H πλατφόρμα θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα ευέλικτης παραμετροποίησης των πολιτικών πρόσβασης σε επιμέρους σύνολα δεδομένων και λειτουργίες του συστήματος για συγκεκριμένες κατηγορίες χρηστών. Περιλαμβάνεται κατ ελάχιστον η δυνατότητα προσθήκης ή αφαίρεσης της πρόσβασης σε συγκεκριμένες λειτουργίες ή/και σε σύνολα δεδομένων του συστήματος σε συγκεκριμένες κατηγορίες χρηστών. Παραμετροποίηση γραφικής διεπαφής. Περιλαμβάνεται ο προσδιορισμός των γλωσσών στις οποίες θα είναι διαθέσιμη η γραφική διεπαφή του CRIS, η ανάθεση γραφικών στοιχείων, η εισαγωγή και επιμέλεια λεκτικών στοιχείων (π.χ. μηνυμάτων, ανακοινώσεων, κλπ.). Συσσώρευση περιεχομένου. Περιλαμβάνονται κατ ελάχιστον η διαχείριση των πηγών δεδομένων (λειτουργίες δημιουργίας, ανάγνωσης, ενημέρωσης και διαγραφής), η παραμετροποίηση τόσο της περιοδικής συγκομιδής δεδομένων (συχνότητα, χρονοπρογραμματισμός), όσο και της αυτόματης καταγραφής στοιχείων για τη συγκομιδή (π.χ. ποια στοιχεία καταγράφονται και σε ποιο βαθμό λεπτομέρειας). Παραμετροποίηση ροών εργασίας. Περιλαμβάνεται η δυνατότητα προσδιορισμού των ροών εργασίας για συγκεκριμένες λειτουργίες του συστήματος. Κατ ελάχιστον θα πρέπει να προσδιορίζονται με σαφήνεια οι ροές εργασίες για την κατάθεση και την επιμέλεια του περιεχομένου με απλό τρόπο, όπου θα πρέπει απαραιτήτως να διαχωρίζεται η κατάθεση περιεχομένου από τον ποιοτικό έλεγχο και την έγκριση δημοσίευσης. Οι ροές εργασίας υπόκεινται στους περιορισμούς των πολιτικών που εφαρμόζει ο φορέας διαχείρισης και των ρόλων που ανατίθεται σε κάθε χρήστη του συστήματος. Ως κοινό υπόβαθρο όλων των υπηρεσιών αυτών υπάρχουν υπηρεσίες ασφάλειας του συστήματος και εγγυημένης απόδοσης των υπηρεσιών, αλλά και πιστοποίησης των χρηστών που το επισκέπτονται και αλληλεπιδρούν με αυτό. ΣΕΛΙ Α 17

HEAL-LINK ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ & ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΠΑΤΡΩΝ, 2013 5. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ Η συγκεκριμένη ενότητα παρουσιάζει με αναλυτικό τρόπο τις απαιτήσεις χρήσης και αλληλεπίδρασης, καθώς επίσης και τις τεχνικές απαιτήσεις στις οποίες θα πρέπει να συμμορφώνονται συγκεκριμένες λειτουργίες και υπηρεσίες του συστήματος, ούτως ώστε να επιτυγχάνει υψηλά επίπεδα ασφάλειας, διαλειτουργικότητας και αποδοτικότητας, και να επιτρέπει στους χρήστες να αλληλεπιδρούν με εύκολο, ταχύ και αποτελεσματικό τρόπο. 5.1Γενικές λειτουργικές απαιτήσεις τεχνολογικού περιεχομένου Το σύστημα CRIS θα πρέπει να υποστηρίζει τη φορητότητα (portability) σε επίπεδο αρχιτεκτονικής υπολογιστικού συστήματος, λειτουργικού συστήματος και συστήματος διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Οι ελάχιστες απαιτήσεις λειτουργίας του συστήματος είναι: Linux, διανομή CentOS, έκδοση 5.0 και νεώτερες. Linux, διανομή Debian, έκδοση 6.0 και νεώτερες. Linux, διανομή Ubuntu, έκδοση 6.0 και νεώτερες. Windows Server, έκδοση 2003 και νεώτερες. Σε επίπεδο βάσεως δεδομένων ως οι ελάχιστα απαιτούμενες τεχνολογίες είναι: MySQL, έκδοση 5.1 και νεώτερες. PostGreSQL, έκδοση 8.1 και νεώτερες. Oracle, έκδοση 11g Release 1 και νεώτερες. Microsoft SQL Server, έκδοση SQL Server 2008 και νεώτερες. Το σύστημα CRIS στο σύνολό του, καθώς και καθένα από τα υποσυστήματά του, προτιμάται να μπορεί να λειτουργήσει σε περιβάλλον στοίβας λογισμικού ανοικτού κώδικα (βλ. συνδυασμούς τύπου LAMP, Linux, Apache HTTP Server, MySQL, Perl/Python/PHP), δίχως αυτό να αποκλείει άλλες εξίσου αξιόπιστες και βιώσιμες λύσεις. Θα πρέπει επίσης για λόγους σταθερότητας και συνεπούς και αποτελεσματικής υποστήριξης και ανάπτυξης να έχει αναπτυχθεί σε κάποια από τις πλέον διαδεδομένες γλώσσες προγραμματισμού, η οποία να έχει οντοκεντρικές (object oriented) δυνατότητες, εύκολη φορητότητα και υψηλή προσαρμοστικότητα σε διαφορετικά λειτουργικά συστήματα, ευρεία αποδοχή και βάση χρήσης σε ό,τι αφορά την ανάπτυξη συστημάτων πολλαπλών βαθμίδων (tiers) και διαδικτυακών εφαρμογών και τουλάχιστον ένα ευρείας αποδοχής ολοκληρωμένο περιβάλλον ανάπτυξης για προγραμματιστές (IDE) σε έκδοση τουλάχιστον 1.0. Για τους ίδιους λόγους τα συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, οι σχετικές προγραμματιστικές διεπαφές και πρωτόκολλα, καθώς και άλλες τεχνολογίες υποδομής (π.χ. application servers) στις οποίες στηρίζεται ένα σύστημα δεν θα θέτουν πρακτικούς περιορισμούς σε θέματα επιδόσεων. Η λειτουργία του συστήματος καθώς και οι προγραμματιστικές διεπαφές των διάφορων βαθμίδων αρχιτεκτονικής θα πρέπει να πραγματοποιείται βάσει αρθρωτής αρχιτεκτονικής και κατάλληλων σχετικών σχεδιαστικών μορφημάτων (architectural patterns), για παράδειγμα Model View Controller, Presentation Abstraction Control, Model View Presenter. Τέλος, για λόγους σταθερής απόδοσης και συντήρησης, το σύστημα CRIS στο σύνολό του, καθώς και καθένα από τα υποσυστήματά του θα πρέπει να μπορούν να λειτουργήσουν σε περιβάλλον virtualised εξυπηρετητών. 5.2Απαιτήσεις για υποσυστήματα διάθεσης και αναζήτησης Τα συγκεκριμένα υποσυστήματα θα πρέπει να παρέχουν όλες εκείνες τις υπηρεσίες και λειτουργίες για τη διαδικτυακή διάθεση του περιεχομένου του συστήματος CRIS σε μη εξουσιοδοτημένους τελικούς χρήστες (αναγνώστες). Η πρόσβαση των χρηστών αυτών θα γίνεται μέσω διαδικτυακής εφαρμογής / Αναφορά τεχνικών και λειτουργικών απαιτήσεων Π.Σ. CRIS για τα ακαδημαϊκά ιδρύματα ΣΕΛΙ Α 18

πύλης, η οποία θα παρέχει μέρος των δεδομένων που βρίσκονται στη βάση δεδομένων μέσω ενός κοινού φυλλομετρητή διαδικτύου. Σημειώνεται ότι ως τελικοί χρήστες νοούνται φυσικά πρόσωπα και όχι μηχανικοί φορείς. Τα συστήματα διάθεσης και αναζήτησης περιεχομένου που θα πρέπει να παρέχονται είναι τα εξής: Φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον διαδικτυακής πλοήγησης στο περιεχόμενο του συστήματος. Το συγκεκριμένο περιβάλλον θα πρέπει, πέραν των λειτουργιών που θα αναφερθούν παρακάτω, να περιλαμβάνει επίσης πληροφοριακές ιστοσελίδες για το εκάστοτε σύστημα CRIS. Η παρουσίαση του περιβάλλοντος αυτού θα πρέπει να είναι προσαρμόσιμη στις απαιτήσεις της κάθε εγκατάστασης, π.χ. να μπορούν να γίνουν αλλαγές στον χρωματισμό ή στα λογότυπα της εγκατάστασης σύμφωνα με τις απαιτήσεις του ιδρύματος. Το περιβάλλον αυτό, συμπεριλαμβανομένων όλων των μηνυμάτων διαλόγου με τους χρήστες (π.χ. μηνύματα λαθών), θα πρέπει να είναι διαθέσιμο στην ελληνική και στην αγγλική γλώσσα, με δυνατότητα προσθήκης και άλλων γλωσσών μέσω παραμετροποίησης, στην ελληνική και αγγλική γλώσσα και ειδοποίηση των χρηστών με όρους οικείους προς αυτούς. Αναζήτηση στο σύνολο των δεδομένων που περιέχονται στις οντότητες. Το περιβάλλον θα πρέπει να περιλαμβάνει, τόσο μια διεπαφή απλής αναζήτησης γενική προς όλα τα πεδία, όσο και μια διεπάφη σύνθετης αναζήτησης για τη διατύπωση ερωτημάτων με συνδυασμό κριτηρίων βάσει Boolean τελεστών. Η αναζήτηση θα πρέπει να γίνεται τουλάχιστον σε ελληνικά και αγγλικά. Η αναζήτηση θα πρέπει να επιτρέπεται να γίνεται στη βάση της ρίζας μιας λέξης, επιτρέποντας με αυτό τον τρόπο τη διεύρυνση των αποτελεσμάτων ανεξαρτήτως καταλήξεων. Αναφορικά με την παρουσίαση των αποτελεσμάτων της αναζήτησης θα πρέπει να υποστηρίζεται σελιδοποίηση (paging) των αποτελεσμάτων μέσω συνδέσμων τύπου προηγούμενη/επόμενη και αρχή/τέλος, ενώ θα πρέπει να δίνεται και το εύρος των αποτελεσμάτων, δηλαδή ο συνολικός αριθμός που ανακτήθηκαν. Μέσα από την ιστοσελίδα παρουσίασης των αποτελεσμάτων αναζήτησης πρέπει να δίνεται η δυνατότητα στο διαδικτυακό χρήστη να αλλάζει το μέγεθος σελίδας. Η αναζήτηση θα πρέπει επιπλέον να υποστηρίζει την προσανατολισμένη πλοήγηση (faceted browsing), επίσης για τα δεδομένα σε ελληνικά και αγγλικά, ώστε να επιτρέπεται η καθετοποίηση της αναζήτησης. Για παράδειγμα, ένας χρήστης να μπορεί να φιλτράρει τα αποτελέσματα του σύμφωνα με κάποια κριτήρια, όπως μπορεί να είναι το έτος, ο τύπος της ερευνητικής δραστηριότητας, κλπ. Πλοήγηση βάσει των τιμών συγκεκριμένων πεδίων για κάθε οντότητα, όπως για παράδειγμα η πλοήγηση σε πρόσωπα βάσει του οργανισμού στον οποίο ανήκουν, πλοήγηση σε οργανισμούς βάσει του τύπου τους, πλοήγηση σε έργα βάσει του χρηματοδότη, κλπ. Αναφορικά με τους θεματικούς όρους, η διεπαφή πλοήγησης θα πρέπει να υποστηρίζει διαδεδομένα συστήματα οργάνωσης δεδομένων, όπως θησαυροί, ταξονομίες, κλπ. Τα δομημένα λεξιλόγια, όπως για παράδειγμα αυτά που συναντώνται στο CRIS του United States Department of Agriculture 16 ή στο SICRIS, 17 θα πρέπει να συμμορφώνονται με τις προδιαγραφές του SKOS. 18 To SKOS είναι ένα σύνολο γλωσσών για την αναπαράσταση δομημένων λεξιλογίων, είτε είναι θησαυροί, συστήματα ταξινόμησης, θεματικές επικεφαλίδες, στον σημασιολογικό ιστό. Οι προδιαγραφές και τα πρότυπα για την υλοποίηση SKOS συντάσσονται από το W3C και απαιτούν την έκφραση τους μέσω RDF και RDFS. Αναφορικά με την παρουσίαση των αποτελεσμάτων της αναζήτησης θα πρέπει να υποστηρίζεται σελιδοποίηση (pagination) των αποτελεσμάτων μέσω συνδέσμων τύπου προηγούμενη/επόμενη και αρχή/τέλος, ενώ θα πρέπει να δίνεται και το εύρος των αποτελεσμάτων, δηλαδή ο συνολικός αριθμός που ανακτήθηκαν. Μέσα από την ιστοσελίδα παρουσίασης των αποτελεσμάτων αναζήτησης πρέπει να δίνεται η δυνατότητα στο διαδικτυακό χρήστη να αλλάζει το μέγεθος σελίδας. Οι λειτουργίες πλοήγησης θα πρέπει να είναι διαθέσιμες τουλάχιστον σε ελληνικά και αγγλικά. Προβολή αναλυτικών στοιχείων για επιλεγμένες εγγραφές (στιγμιότυπα μιας οντότητας), όπως για παράδειγμα για ένα συγκεκριμένο ερευνητή, οργανισμό ή έργο, Στην αναλυτική προβολή 16 17 18 http://cris.nifa.usda.gov/manual.html http://www.sicris.si/about/codes.aspx?lang=eng http://www.w3.org/2004/02/skos/ ΣΕΛΙ Α 19

HEAL-LINK ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ & ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΠΑΤΡΩΝ, 2013 παρουσιάζονται και τα στοιχεία με τα οποία είναι άμεσα συσχετισμένο το τρέχον στιγμιότυπο σε μορφή φιλική προς τους χρήστες και με ενεργούς συνδέσμους (links) προς αυτά. Για παράδειγμα, στη σελίδα προβολής των στοιχείων ενός έργου θα πρέπει να εμφανίζονται τα ονόματα των ερευνητών που έχουν εργαστεί σε αυτό και το κάθε όνομα να είναι ένας ενεργός σύνδεσμος που να οδηγεί στη σελίδα προβολής των στοιχείων του αντίστοιχου ερευνητή. Η προβολή των στοιχείων αυτών θα πρέπει να γίνεται σε ξεχωριστή ιστοσελίδα με μοναδική, φιλική στους χρήστες διεύθυνση (URL), χωρίς σημεία στίξης και ειδικούς χαρακτήρες. Η διεύθυνση για κάθε οντότητα θα πρέπει να είναι μόνιμη (persistent) με χρήση κατάλληλου προτύπου διευθυνσιοδότησης. Η συγκεκριμένη δυνατότητα πρέπει να υφίσταται για όλες τις οντότητες. Τα αναλυτικά αυτά στοιχεία θα πρέπει να είναι δυνατόν να διαμοιραστούν είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε μέσω κοινωνικών δικτύων. Ως προέκταση των ανωτέρω το σύστημα θα πρέπει να υλοποιεί την εξαγωγή δεδομένων και αναφορών από τελικούς χρήστες (αναγνώστες, όπου ως τέτοιοι νοούνται φυσικά πρόσωπα και όχι μηχανικοί φορείς). Η εξαγωγή δεδομένων αφορά την ανάκτηση από το σύστημα CRIS πληροφορίας σε κατάλληλες μορφές (π.χ. αρχεία κειμένου, υπολογιστικά φύλλα) για περαιτέρω χρήση. Η εξαγωγή αναφορών αφορά την παραγωγή αρχείων με συγκεντρωτικά στοιχεία από το σύστημα CRIS σε κατάλληλη μορφή, όπως για παράδειγμα υπολογιστικά φύλλα, και αρχεία PDF, από εξουσιοδοτημένους τελικούς χρήστες μέσω κατάλληλων διαδικτυακών γραφικών διεπαφών. Είναι επιθυμητή η δυνατότητα αυτόματης οπτικοποίησης των αποτελεσμάτων αυτών και παραγωγής διαγραμμάτων, και της ενσωμάτωσής τους σε αναφορές. Κατ ελάχιστον θα πρέπει να δίνεται η δυνατότητα παραγωγής των εξής αναφορών. o Αναφορά για την ερευνητική δραστηριότητα οργανισμού (ή τμήματος οργανισμού) o Αναφορά για την ερευνητική δραστηριότητα ερευνητή o Αναφορά ερευνητικού έργου Σύμφωνα και με τις ανωτέρω δυνατότητες διήθησης της πληροφορίας, ο αναγνώστης θα πρέπει να διαθέτει δυνατότητες παραμετροποίησης της κάθε αναφοράς που παράγεται από το σύστημα. Μεταξύ των δυνατοτήτων αυτών θα πρέπει να περιλαμβάνονται κατ ελάχιστον οι παρακάτω: Δυνατότητα ορισμού για την «κύρια οντότητα» της αναφοράς των πεδίων δεδομένων της, καθώς και των συσχετίσεων με άλλες οντότητες που θα λαμβάνονται υπόψη για την παραγωγή της αναφοράς. Για παράδειγμα, μια συγκεκριμένη αναφορά δραστηριότητας οργανισμού μπορεί να μην χρειάζεται να καταγράφει συσχετίσεις μεταξύ του οργανισμού και ερευνητών, αν η έμφαση είναι σε άλλες συσχετίσεις όπως αυτές με χρηματοδοτούμενα έργα και οργανισμούς. Δυνατότητα επιλογής του χρονικού διαστήματος που θα αφορά η αναφορά. Δυνατότητα επιλογής για συμπερίληψη στην αναφορά της εξαγωγής κατάλληλων δεικτών σχετικών με την «κύρια οντότητα». Δυνατότητα αναφοράς σε υπηρεσίες άμεσης υποστήριξης (online help) και οδηγιών ανά διαδικασία ή και οθόνη, όπου αυτό συμβάλλει σημαντικά στην ευχρηστία της πλατφόρμας. 5.3Απαιτήσεις για υποσυστήματα εξουσιοδότησης και ασφάλειας Τα υποσυστήματα εξουσιοδότησης ελέγχουν την πρόσβαση στο σύστημα CRIS και αναθέτουν τα αντίστοιχα δικαιώματα χρήσης στις εκάστοτε κατηγορίες χρηστών. Για να μπορεί κάποιος χρήστης να απολαμβάνει συγκεκριμένες υπηρεσίες, εκτός αυτών της πλοήγησης, αναζήτησης και ανάκτησης πληροφοριών, οι οποίες προβλέπονται να είναι ανοικτής πρόσβασης, θα πρέπει να εισέρχεται στο σύστημα CRIS μέσω μιας Υπηρεσίας Ταυτοποίησης και Εξουσιοδότησης. Ο ορισμός των χρηστών θα πρέπει να γίνεται μέσω του μοντέλου Core RBAC. Μια υπηρεσία αυτού του τύπου είναι η υπηρεσία ταυτοποίησης και εξουσιοδότησης του Πανεπιστημίου Πατρών, μια ολοκληρωμένη υποδομή διαχείρισης της ταυτότητας και των δικαιωμάτων πρόσβασης των χρηστών σε εφαρμογές παγκόσμιου ιστού. Η εν λόγω υπηρεσία παρέχει πρόσβαση σε Αναφορά τεχνικών και λειτουργικών απαιτήσεων Π.Σ. CRIS για τα ακαδημαϊκά ιδρύματα ΣΕΛΙ Α 20