Διεύθυνση Εξυπηρέτησης Εκδοτριών Πρακτικές οδηγίες για την υποβολή Ανακοινώσεων, Οικονομικών Καταστάσεων και Εντύπων στο Σύστημα ΕΡΜΗΣ Ιανουάριος 14
I. Εισαγωγή Ταυτόχρονα με τον σχεδιασμό της νέας ιστοσελίδας του Ομίλου ΕΧΑΕ, επιδιώχθηκε και η περεταίρω αξιοποίηση του ΕΡΜΗΣ 2, με την αυτοματοποίηση της ενημέρωσης των ενοτήτων που αφορούν τις εκδότριες από τις υποβολές τους μέσω του συστήματος ΕΡΜΗΣ. Συγκεκριμένα ενεργοποιήθηκαν τα πεδία που συμπεριλαμβάνονται σε ορισμένους τύπους ανακοινώσεων (Εταιρικών πράξεων, Προσκλήσεων ΓΣ, Οικονομικό ημερολόγιο) ώστε να είναι πλέον δυνατή η δυναμική ενημέρωση συγκεκριμένων ενοτήτων της νέας ιστοσελίδας του Χρηματιστηρίου Αθηνών. Κατά συνέπεια είναι πλέον σημαντικό, να επιλέγεται από τις εκδότριες, ο σωστός τύπος ανακοίνωσης και να συμπληρώνονται όπου απαιτείται τα προβλεπόμενα πεδία της ανακοίνωσης. Θα πρέπει τέλος να επιδιώκεται από τις εκδότριες, όπως η αποστολή των ανακοινώσεων του στο Χρηματιστήριο Αθηνών να γίνεται μέσω του συστήματος ΕΡΜΗΣ και η χρήση εναλλακτικών τρόπων (email), να επιλέγεται εφόσον έχει εξαντληθεί η δυνατότητα εύρεσης λύσης για την αποστολή των ανακοινώσεων τους, μέσω του συστήματος ΕΡΜΗΣ. II. Υποβολή Εταιρικής Ανακοίνωσης Επιλέγεται ο σωστός τύπος ανακοίνωσης. Ορισμένοι τύποι ανακοινώσεων συμπεριλαμβάνουν πεδία, από τα οποία θα ενημερώνονται πλέον δυναμικά ενότητες της ιστοσελίδας του ΧΑ. Παράδειγμα : Ο τύπος Κ4-01-003 Ανακοίνωση για την προαναγγελία Γενικής Συνέλευσης, περιλαμβάνει στο τέλος της φόρμας πεδία (Extra Data) όπως την ημερομηνία της Γενικής Συνέλευσης, τον τύπο της Γενικής Συνέλευσης, τον τόπο διεξαγωγής, την ώρα Γενικής Συνέλευσης και την ημερομηνία καταγραφής. Μέσω της συμπλήρωσης των ανωτέρω πεδίων θα ενημερώνεται πλέον δυναμικά και το ημερολόγιο της εταιρείας, με τα προγραμματισμένα εταιρικά της γεγονότα. 1 P a g e
Η επιλογή του σωστού τύπου ανακοίνωσης, επιτρέπει την σωστή κατηγοριοποίηση της ανακοίνωσης στην ιστοσελίδα του ΧΑ και βοηθάει σε μία μελλοντική αναζήτηση ανακοινώσεων της εταιρείας.παράδειγμα : Αναζήτηση ανακοινώσεων εταιρείας/εταιρειών με βάση τη κατηγορία ανακοίνωσης «Γενική Συνέλευση». Επιλογή τίτλου Θέματος Με την επιλογή ενός τύπου ανακοίνωσης, το θέμα στα ελληνικά, ενημερώνεται αυτόματα από τον τίτλο του επιλεγμένου τύπου ανακοίνωσης. Επεμβαίνουμε (εφόσον χρειάζεται) στο τίτλο του θέματος και συμπληρώνουμε έναν αντιπροσωπευτικότερο τίτλο, που θα βοηθάει σε μία μελλοντική αναζήτηση. Σε κάθε περίπτωση, αλλάζουμε το θέμα του τύπου ανακοίνωσης Κ4-01-063 «ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΑΛΛΩΝ ΣΗΜΑΝΤΙΚΩΝ ΓΕΓΟΝΟΤΩΝ (ΔΕΝ ΠΡΟΒΛΕΠΟΝΤΑΙ ΣΕ ΑΛΛΕΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ)» και το συνδέουμε με το περιεχόμενο της ανακοίνωσης. Επισύναψη συνημμένων Αρχείων Τα συνημμένα αρχεία σε μία ανακοίνωση, τα συνδέουμε με τις σωστές επιλογές γλώσσας (Ελληνικά, Αγγλικά ή Ελληνικά και Αγγλικά). Παράδειγμα : Εφόσον το συνημμένο αρχείο αφορά παρουσίαση της εταιρείας στα αγγλικά, η οποία θα αναρτηθεί τόσο στο ελληνικό όσο και στο αγγλικό ιστότοπο του ΧΑ, επιλέγουμε στη γλώσσα Ελληνικά και Αγγλικά. Αντίθετα, αν θέλουμε να εισάγουμε στην φόρμα του ΕΡΜΗ, την ελληνική και την αντίστοιχη αγγλική versin της παρουσίασης (ξεχωριστά), τότε προσθέτουμε δεύτερο συνημμένο και συνδέουμε α) την ελληνική παρουσίαση στην επιλογή Γλώσσα Ελληνικά και β) την αγγλική versin στην επιλογή γλώσσα Αγγλικά. Η ελληνική παρουσίαση θα εμφανίζεται στο ελληνικό ιστότοπο του ΧΑ και αντίστοιχα η αγγλική στο Αγγλικό. 2 P a g e
Το συνημμένο αρχείο θα πρέπει ΠΑΝΤΑ να συνοδεύονται από μία περιγραφή. Στο ελληνικό ή αγγλικό κείμενο της φόρμας, θα πρέπει σε κάθε περίπτωση περιεκτικά να αναφέρεται το περιεχόμενο των αρχείων που έχουμε επισυνάψει, Παράδειγμα : Δείτε το Δελτίο Τύπου της εταιρείας για τα αποτελέσματα τριμήνου. Αποφεύγουμε να εισάγουμε σύμβολα προκειμένου να καταστεί δυνατή η αποστολή της ανακοίνωσης στο ΧΑ. Παράδειγμα : (.) Καταχώριση Ελληνικού και Αγγλικού κειμένου Να αποφεύγεται η αντιγραφή (cpy - paste) κατευθείαν από MS WORD για να μην αντιγράφεται και η μορφοποίηση που υπάρχει ήδη στα κείμενα. Σε αυτές τις περιπτώσεις καλό θα ήταν να προτιμάται η χρησιμοποίηση του σημειωματάριου, ως ενδιάμεσης εφαρμογής (αντιγράφουμε από το wrd στο σημειωματάριο και από το σημειωματάριο στην φόρμα της ανακοίνωσης, ή χρησιμοποιούμε το κουμπί επικόλλησης από ms wrd εάν υπάρχει). Δεν επαναλαμβάνουμε τον τίτλο του κειμένου μέσα στο κείμενο Δεν αφήνουμε περιττές κενές γραμμές ή παραγράφους στο κείμενο μας. Δεν συμπεριλαμβάνουμε στο κείμενο της ανακοίνωσης τον αποδέκτη της. Παράδειγμα : προς Δ/νση Εξυπηρέτησης Εκδοτριών. Δεν χρησιμοποιούμε κεφαλαία γράμματα σε μεγάλα τμήματα του κειμένου. Τα χρησιμοποιούμε ΜΟΝΟ για έμφαση. Κατά την αποστολή μίας αγγλικής ανακοίνωσης για την αγγλική ιστοσελίδα του ΧΑ, συμπληρώνεται το θέμα και το κείμενο ΜΟΝΟ στην αντίστοιχη ενότητα «Θέμα στα αγγλικά» και «Αγγλικό Κείμενο». Δεν συμπληρώνεται η αντίστοιχη ελληνική ενότητα, διότι σε αυτή την περίπτωση θα γίνει ανάρτηση της και στην ελληνική ιστοσελίδα του ΧΑ. Το αντίστοιχο ισχύει και όταν θέλουμε να αναρτήσουμε ανακοίνωση μόνο στην ελληνική ιστοσελίδα. Το πεδίο «Σημειώσεις» συμπληρώνεται μόνο στις περιπτώσεις που ο χειριστής της εκδότριας θέλει να ενημερώσει τον εσωτερικό χειριστή του ΕΡΜΗ (στέλεχος Δ/νσης Εξυπηρέτησης Εκδοτριών). Παράδειγμα: «Να μην αναρτηθεί στην ιστοσελίδα του ΧΑ η ανακοίνωση γιατί έχει ήδη αναρτηθεί με email και αναρτηθεί στην ιστοσελίδα του ΧΑ». Οι σημειώσεις δεν αναρτούνται στην ιστοσελίδα του ΧΑ. III. Υποβολή Οικονομικής Κατάστασης σε μορφή PDF Επιλογή Τύπου Οικονομικής Κατάστασης Επιλέγουμε Οικονομική Κατάσταση για τις 3μηνιαίες και 9μηνιαίες καταστάσεις, Οικονομικά Έκθεση για τις 6μηνιαίες και ετήσιες καταστάσεις 3 P a g e
Επισυνάπτουμε τα σωστά αρχεία. Παράδειγμα : το μονοσέλιδο αρχείο PDF στην επιλογή «Στοιχεία και πληροφορίες». Επιλογή Μητρικής ή Ενοποιημένης Οικονομικής Κατάστασης Οι εταιρείες που δεν συντάσσουν ενοποιημένες οικονομικές καταστάσεις επιλέγουν την επιλογή «Μητρική», Εφόσον συντάσσουν ενοποιημένες οικονομικές καταστάσεις, επιλέγουν την επιλογή «Μητρική-Ενοποιημένη», Η επιλογή «Ενοποιημένη» γίνεται μόνο στις περιπτώσεις εταιρειών που δημοσιοποιούν οικονομικές καταστάσεις/εκθέσεις ξεχωριστά σε επίπεδο Εταιρείας και σε επίπεδο Ομίλου. Εισαγωγή Συνημμένου Αρχείου PDF Βάσει του επιλεγμένου τύπου οικονομικής κατάστασης, και γλώσσας, (Παράδειγμα : Οικονομική κατάσταση /Ελληνικά) επισυνάπτεται ως συνημμένο κάθε φορά ένα αρχείο PDF. Δεν επισυνάπτονται σε μία υποβολή όλα τα αρχεία PDF, γιατί θα αναρτηθεί στην ιστοσελίδα του ΧΑ μόνο το πρώτο επισυναπτόμενο αρχείο, με βάση την κατηγοριοποίηση που έχω δώσει στον «τύπο οικονομικής κατάστασης». Η επισύναψη του αρχείου PDF, γίνεται στην ενότητα «Επιπλέον Στοιχεία» και όχι στα Συνημμένα Επιλογή Γλώσσας Για την υποβολή οικονομικών καταστάσεων στην Ελληνική Γλώσσα επιλέγω την αντίστοιχη επιλογή «Ελληνικά». Εφόσον η εκδότρια δημοσιεύει μόνο στην Αγγλική Γλώσσα, επιλέγει την επιλογή «Ελληνικά Αγγλικά» 4 P a g e
IV. Υπηρεσία «Οικονομικές Καταστάσεις» Πριν πραγματοποιηθεί η υποβολή στο ΧΑ, δίνεται η δυνατότητα να εμφανίζονται τα στοιχεία του XML στην οθόνη του τοπικού υπολογιστή, επιλέγοντας το checkbx «Προεπισκόπηση του αρχείου πριν αποσταλεί». Η επισύναψη του αρχείου XML από τον τοπικό δίσκο, γίνεται στην ενότητα «Αρχείο» και όχι στα Συνημμένα Εφόσον η εταιρεία δεν συντάσσει ενοποιημένες καταστάσεις, στον τύπο κατάστασης (Μητρική/ Ενοποιημένη), θα πρέπει να τσεκάρει επιπρόσθετα την επιλογή μόνο μητρική. Αν δεν τσεκαριστεί η ανωτέρω επιλογή, τότε δεν ενημερώνονται τα πεδία της φόρμας στην ενότητα «Βασικά θεμελιώδη μεγέθη» (συμπληρώνονται αυτόματα στις ενοποιημένες καταστάσεις). Στην γεωγραφική κατανομή του κύκλου εργασιών, εφόσον η εταιρεία επιλέξει τη μη δημοσιοποίηση των στοιχείων, τότε τα στοιχεία δεν εμφανίζονται στο αρχείο που αποστέλλεται στον ΕΡΜΗ στην Δ/νση Εξυπηρέτησης Εκδοτριών και ούτε δημοσιοποιούνται στην ιστοσελίδα του ΧΑ. Υπενθυμίζεται ότι τα στοιχεία αυτά χρησιμοποιούνται για την αναθεώρηση της σύνθεσης των Δεικτών Διεθνούς Δραστηριοποίησης. 5 P a g e
V. Υποβολή Ενημερωτικών Δελτίων, Πληροφοριακών Σημειωμάτων ή εκθέσεων ΔΣ Η υπηρεσία «Ενημερωτικά Δελτία», χρησιμοποιείται για την υποβολή στο ΧΑ αρχείων Ενημερωτικών Δελτίων, Πληροφοριακών Σημειωμάτων, εκθέσεων ΔΣ σε μορφή PDF. Αντίστοιχα η ανακοίνωση για την διάθεση Ενημερωτικών Δελτίων, Πληροφοριακών Σημειωμάτων ή εκθέσεων ΔΣ γίνεται μέσω της υπηρεσίας «Εταιρικές Ανακοινώσεις» και ειδικότερα μέσω του τύπου ανακοίνωσης Κ1-03-026. Τα αρχεία Pdf, συνοδεύονται από μία περιεκτική επεξηγηματική αναφορά στο περιεχόμενο του αρχείου. Για παράδειγμα «Ενημερωτικό Δελτίο για την αύξηση Μετοχικού Κεφαλαίου της Εταιρείας ΧΧΧΧ με καταβολή μετρητών με δημόσια προσφορά με δικαίωμα προτίμησης υπέρ των παλαιών μετόχων.» ή «Έκθεση του Διοικητικού Συμβουλίου της εταιρείας με την επωνυμία ΧΧΧΧ, προς τους κ.κ. Μετόχους της Εταιρείας επί προτεινόμενης αύξησης του μετοχικού κεφαλαίου με καταβολή μετρητών, σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων του Κανονισμού του Χ.Α.». Η επισύναψη των αρχείων PDF γίνεται στην ενότητα «Επιπλέον Στοιχεία» και όχι στα Συνημμένα Στο μέλλον θα δοθεί η δυνατότητα η δυνατότητα περεταίρω κατηγοριοποίησης των τύπων υποβολής : Ενημερωτικό Δελτίο, Πληροφοριακό Σημείωμα, Πληροφοριακό Δελτίο- Έκθεση ΔΣ, Άλλο 6 P a g e