ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ 12ου ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΠΛΑΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΝΟΡΘΩΤΙΚΗΣ & ΑΙΣΘΗΤΙΚΗΣ Η Ελληνική Εταιρεία Πλαστικής Επανορθωτικής & Αισθητικής Χειρουργικής (Ε.Ε.Π.Ε.Α.Χ.) ως οργανωτικός φορέας διενεργεί ανοιχτή πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για την επιλογή οργανωτικού γραφείου που θα αναλάβει την οργάνωση και διαχείριση του 12 ου Πανελλήνιου Συνεδρίου πλαστικής επανορθωτικής & αισθητικής χειρουργικής Για τη διενέργεια του διαγωνισμού το Δ.Σ. της Ε.Ε.Π.Ε.Α.Χ. αποτελεί την Επιτροπή Αξιολόγησης των προσφορών που θα κατατεθούν. Α. ΒΑΣΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ Ε.Ε.Π.Ε.Α.Χ. Τόπος διεξαγωγής του Συνεδρίου : Αθήνα Διάρκεια: 3 ημέρες Χρόνος διεξαγωγής: Οκτώβριος-Νοέμβριος 2017 Συνεδριακοί Χώροι: Μία αίθουσα των 150-200 ατόμων με πλήρη οπτικοακουστική κάλυψη 2 αίθουσες χωρητικότητας μέχρι 60 άτομα με πλήρη οπτικοακουστική κάλυψη Εκθεσιακός χώρος για γραμματεία, έκθεση, χώρος για e-posters με ασύρματη πρόσβαση στο Internet και διάθεση καφέ κατά την έναρξη και τα διαλλείματα κάθε ημέρας Υπολογιζόμενος αριθμός Συνέδρων: 180-300 (στο 11 ο Πανελλήνιο συμμετείχαν 230 σύνεδροι) Οικονομική Διαχείριση: Από το Οργανωτικό Γραφείο Β. ΑΙΤΟΥΜΕΝΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΑΠΟ ΤΟ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΟ ΓΡΑΦΕΙΟ 1. Διαχείριση Γραμματείας/ Γραφιστικές υπηρεσίες/ Υπηρεσίες Επικοινωνίας Επικοινωνία με αρμόδιες αρχές Δημόσιου Φορέα (ΕΟΦ) Σχεδιασμός λογοτύπου Συνεδρίου Σχεδιασμός, Διαχείριση, φιλοξενία ειδικού ιστοτόπου για το συνέδριο Σχεδιασμός & εκτύπωση (όπου αυτό χρειάζεται και δεν είναι σε ηλεκτρονική μορφή): αφίσας, προκαταρκτικό πρόγραμμα (ηλεκτρονική μορφή), cd/dvd περιλήψεων, προσκλήσεων τελετής έναρξης και όλων των κοινωνικών εκδηλώσεων, πιστοποιητικών παρακολούθησης, Badges (ταυτότητες) με lanyards συνέδρων και εκθετών, τελικού προγράμματος συνεδρίου, συμπτυγμένο τελικό πρόγραμμα
Δημιουργία ηλεκτρονικού database, ηλεκτρονικό και τηλεφωνικό follow up με όλους τους συνέδρους. Η database θα παραδοθεί στην ΕΕΠΕΑΧ Δημιουργία και ηλεκτρονική αποστολή newsletter στην database σε τακτά χρονικά διαστήματα, τα οποία θα καθοριστούν στην τελική φάση του διαγωνισμού Ηλεκτρονικό Report Προόδου εργασιών καθ όλη τη διάρκεια προετοιμασίας του συνεδρίου (μηνιαίο & εβδομαδιαίο κατά τους 3 τελευταίους μήνες προ του συνεδρίου) Αφισοκόλληση στα νοσοκομεία της χώρας Σήμανση του συνεδρίου στον συνεδριακό χώρο Τσάντες συνεδρίου Τοποθέτηση υλικού στην τσάντα του συνεδρίου Πλήρης ανάληψη της αλληλογραφίας του Συνεδρίου συμπεριλαμβανομένων ταχυδρομικών εξόδων, τηλεφωνικών επικοινωνιών,fax, e-mails κλπ Εξεύρεση και Διαχείριση χορηγών ΟΛΕΣ ΟΙ ΠΑΡΑΠΑΝΩ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΓΚΡΙΝΟΝΤΑΙ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΕΠΕΑΧ ΠΡΟΚΕΙΜΕΝΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΤΕΛΙΚΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ (Π.Χ. ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΝΟΜΗ) 2. Διαχείριση Περιλήψεων Υποδοχή περιλήψεων σε ηλεκτρονική μορφή Ηλεκτρονική διαχείριση Αποστολή-παραλαβή περιλήψεων προς και από τους κριτές Πλήρης κάλυψη της αλληλογραφίας από και προς τους συγγραφείς Παράδοση όλων των περιλήψεων που θα ανακοινωθούν σε ηλεκτρονική μορφή στην ΕΕΠΕΑΧ Ηλεκτρονική επικοινωνία μεταξύ κριτών και συγγραφέων Έλεγχος των περιλήψεων και δημιουργία του τελικού προγράμματος σε συνεργασία με την επιστημονική επιτροπή 3. Γραμματεία κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου Διεύθυνση συνεδρίου Τμήματα προεγγραφών, επί τόπου εγγραφών, προσκεκλημένων ομιλητών, χορηγών-εκθετών, τουριστικών υπηρεσιών Ταμείο Αποθήκη Έλεγχος εισόδου σε όλες τις αίθουσες του συνεδρίου Σημάνσεις συνεδριακού χώρου και κάθε αίθουσας Κατάλληλη προετοιμασία των συνεδριακών αιθουσών (νερό, διακόσμηση, ονόματα προέδρων/ομιλητών, τεχνικός σε κάθε αίθουσα κτλ) Διάθεση ατόμων για τις εκτός Συνεδριακού Κέντρου εκδηλώσεις (επίσημο δείπνο, τελετή έναρξης, δείπνο προέδρου)
4. Οπτικοακουστικά μέσα Πλήρης οπτικοακουστική κάλυψη όλων των αιθουσών αντίστοιχα με: Έναν ή δύο τεχνικούς ανά αίθουσα και βοηθούς αιθούσης για χειρισμό φορητών μικροφώνων. Data-Projector, desktop, lap top για προβολή: ppt, dvd video (να προβλεφθούν κάθε τύπου παρουσιάσεις π.χ. macintosh) Οθόνη προβολή σε εμφανή και λειτουργική θέση και βοηθητικές οθόνες σε εμφανή σημεία της αίθουσας Internet access Laser pointer Χρονομετρητής παρουσιάσεων στην οθόνη προβολή και στο προεδρείο σε εμφανή θέση Μικροφωνική εγκατάσταση με ένα μικρόφωνα αναλογίου, πέντε επιτραπέζια και δυο φορητά μικρόφωνα Ενισχυτής ήχου και κατάλληλο αριθμό ηχείων Γραφείο Υποδοχής προβολών με κατάλληλη υποδομή 5. Έκθεση φαρμακευτικών εταιρειών και e-posters Πλήρης αποτύπωση του χώρου της έκθεσης (συμπεριλαμβανομένου του χώρου για τα e-posters) Μελέτη και εγκατάσταση της ηλεκτρομηχανολογικής υποδομής του εκθεσιακού χώρου (οπωσδήποτε free internet access- WI-fi) Κατασκευή εκθεσιακών χώρων για τους εκθέτες που θα το ζητήσουν 6. Ταξιδιωτική και τουριστική κάλυψη Αποκλειστική ανάληψη της ξενοδοχειακής κάλυψης των συνέδρων (από όσους ζητηθεί) Αποκλειστική ανάληψη της δωρεάν μεταφοράς, ξενοδοχειακής κάλυψης 10 ξένων προσκεκλημένων. Οι 5 θα είναι από Ευρώπη (με Economy class tickets) και οι 5 από Αμερική (με Business class tickets -εάν το ζητήσουν). Το γραφείο καλύπτει το εισιτήριο, τη διαμονή τους στο ξενοδοχείο του συνεδρίου, τις μεταφορές από και προς το αεροδρόμιο. Η αλλαγή στον αριθμό των προσκεκλημένων, θα γίνει μετά από αμοιβαία συνεννόηση μεταξύ του γραφείου διοργάνωσης και της Ε.Ε.Π.Ε.Α.Χ. 7. Κοινωνικές εκδηλώσεις του Συνεδρίου Οι κοινωνικές εκδηλώσεις του Συνεδρίου που αναλαμβάνει εξ ολοκλήρου το γραφείο διοργάνωσης περιλαμβάνουν: Δεξίωση Υποδοχής (Cocktail-Standing Buffet) για τους Συνέδρους σε χώρο του Συνεδρίου (περίπου 200 άτομα-όλοι οι συμμετέχοντες/εγγραφές ) Δείπνο Προέδρου σε χώρο εντός ή εκτός του Συνεδριακού κέντρου (50 άτομα) Επίσημο Δείπνο σε χώρο του Συνεδριακού κέντρου (200 άτομα) optional.
Επίσης περιλαμβάνονται τα coffee breaks και τα lunches κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου για όλους τους συνέδρους και τους εκθέτες 8. Επισημάνσεις Το Πανελλήνιο Συνέδριο της Ε.Ε.Π.Ε.Α.Χ. ανατίθεται σε Γραφείο οργάνωσης το οποίο αναλαμβάνει να προχρηματοδοτήσει το Συνέδριο, καλύπτοντας όλα τα έξοδά του, και εισπράτοντας όλα τα έσοδά του (με το όρο κάποιες κατηγορίες εξόδων* και εσόδων* -για λόγους ΦΠΑ- πιθανά να πρέπει να περαστούν λογιστικά στην ΕΕΠΕΑΧ) και τέλος, να αποδώσει συγκεκριμένο προσυμφωνημένο ποσό στην Ε.Ε.Π.Ε.Α.Χ. πριν από το συνέδριο σε ημερομηνία που θα συμφωνηθεί από κοινού με την Ε.Ε.Π.Ε.Α.Χ. Η ΕΕΠΕΑΧ θα πρέπει να γνωρίζει και να συμφωνεί με τα χορηγικά πακέτα που προετοιμάζει το Γραφείο που θα αναλάβει το συνέδριο, και αυτά μπορούν να περιλαμβάνουν εκτός των περιπτέρων, των διαλειμμάτων καφέ, των badges, των καταχωρήσεων και των λοιπών κοινωνικών εκδηλώσεων, την πώληση των βραδινών στρογγυλών τραπεζών (main events), ενώ εξαιρείται η πώληση του μεσημεριανού χρόνου (14.00-15.00) των ίδιων ημερών (δορυφορικό συμπόσιο), ως έσοδο που θα χειριστεί απευθείας η Ε.Ε.Π.Ε.Α.Χ. Τα ξενοδοχεία που θα χρησιμοποιηθούν για τις ανάγκες του συνεδρίου θα πρέπει να καλύπτουν πολλές οικονομικές κατηγορίες προκειμένου να έχουν οι σύνεδροι (ειδικευμένοι-ειδικευόμενοιφαρμακευτικές Εταιρείες) δυνατότητα επιλογής, ενώ σε κάθε περίπτωση οι τιμές θα πρέπει να είναι χαμηλότερες των επίσημων τιμών των ξενοδοχείων προς τρίτους. Το γραφείο που θα αναλάβει τη διοργάνωση, θα πρέπει κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου να εξασφαλίσει στην ΕΕΠΕΑΧ ξεχωριστό γραφείο περίπτερο (συμπεριλαμβανομένης και της κατασκευής του), σε περίοπτη θέση, ενώ για την απασχόληση των υπαλλήλων της ΕΕΠΕΑΧ καθ όλη τη διάρκεια του έτους προετοιμασίας του Συνεδρίου, προβλέπεται αμοιβή από το Γραφείο, ποσού που θα οριστεί από το ΔΣ της ΕΕΠΕΑΧ προ της τελικής συμφωνίας με το Γραφείο, προκειμένου να ενταχθεί στα έξοδα του συνεδρίου. Προαιρετικά για την προώθηση του Συνεδρίου, το Γραφείο μπορεί οργανώσει συνάντηση με τις Φαρμακευτικές Εταιρείες για τη διανομή του χορηγικού πακέτου με κλείσιμο αίθουσας και προσφορά καφέ στις Εταιρείες σε χώρο της Αθήνας καθώς και συνέντευξη τύπου πριν το Συνέδριο του 2016, αναλαμβάνοντας τη διανομή του δελτίου τύπου και την ενημέρωση της ΕΕΠΕΑΧ για την δημοσίευσή του.
Το Γραφείο αναλαμβάνει να αποδώσει αναλυτικό απολογισμό στην ΕΕΠΕΑΧ εσόδων-εξόδων μετά την εξόφληση του προσυμφωνημένου ποσού. Για ότι δεν προβλέπεται σε αυτό το κείμενο, και μπορεί να προκύψει και από τις δύο πλευρές, θα υπάρξει συζήτηση με τα Γραφεία και το ΔΣ στη διάρκεια της συνάντησής τους, προκειμένου να διευθετηθεί. Γ. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΕΙ Η ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ-ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΠΡΟΣΟΝΤΑ Στην προσφορά κάθε ενδιαφερόμενου Οργανωτικού γραφείου θα πρέπει να συμπληρωθούν υποχρεωτικά τα παρακάτω: 1. Παρεχόμενες υπηρεσίες Πλήρης και αναλυτική περιγραφή των παρεχόμενων υπηρεσιών 2. Οικονομική Προσφορά Πρόκειται για την απαιτούμενη αμοιβή για τις αιτούμενες υπηρεσίες. Στην αμοιβή περιλαμβάνονται οι τυχόν υπέρ τρίτων κρατήσεις, ως και κάθε άλλη επιβάρυνση, πλην του ΦΠΑ, ο οποίος θα επιβαρύνει το οργανωτικό γραφείο Εφόσον από την προσφορά δεν προκύπτει με απόλυτη σαφήνεια η προσφερόμενη τιμήπροτεινόμενη αμοιβή, η προσφορά απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Ομοίως προσφορά που θέτει όρο δυνατότητας αναπροσαρμογής της αμοιβής απορρίπτεται ως απαράδεκτη Το οργανωτικό γραφείο που θα πλειοδοτήσει υποχρεούται να καταβάλει μετρητοίς το 50 % του προσυμφωνημένου τιμήματος,με την υπογραφή της σύμβασης ανάθεσης του έργου και το υπόλοιπο 50% ομοίως με μεταχρονολογημένη επιταγή λήγουσα 10 ημέρες προ της ενάρξεως του συνεδρίου 3. Εμπειρία και υποδομή του Οργανωτικού γραφείου - Να αναφέρεται συγκεκριμένα στην ομάδα έργου του συνεδρίου (αριθμός ατόμων που θα απασχοληθούν, εμπειρία κτλ) - Να είναι πιστοποιημένη με ISO στον τομέα παροχής υπηρεσιών - Να είναι γραφείο-μέλος της ΙΑΤΑ - Να έχει άδεια Γραφείου Γενικού Τουρισμού από τον ΕΟΤ - Να έχει αναλάβει αποδεδειγμένα τη διοργάνωση τουλάχιστον 5 εκδηλώσεων με περισσότερες από 200 συμμετοχές τα τελευταία 5 έτη - Να φέρει συστατικές επιστολές από φορείς του χώρου της υγείας που έχουν συνεργαστεί στο κομμάτι των συνεδρίων - Να παρέχει ασφαλιστική κάλυψη στους συμμετέχοντες με τουλάχιστον δυο υπηρεσίες (διαμονή και εισιτήριο
4. Εγγυήσεις Κάθε προσφορά θα πρέπει να συνοδεύεται από υπεύθυνη δήλωση στην οποία ο υποψήφιος να δεσμεύεται ότι: - Οι τελικές τιμές των παρεχομένων υπηρεσιών δεν θα είναι διαφορετικές από την υποβαλλόμενη προσφορά. - Οι τελικές τιμές δεν θα υπερβούν τις μέγιστες τιμές δωματίων στα αναφερόμενα ξενοδοχεία της Αθήνας που θα αναφέρονται στην υποβαλλόμενη προσφορά και - Θα υπογράψει συμφωνητικό με την ΕΕΠΕΑΧ για την αποδοχή των εκατέρωθεν υποχρεώσεων και δικαιωμάτων (με σύμφωνες γνώμες νομικών συμβούλων και λογιστών αμφοτέρων των πλευρών). Επιπλέον για την υπογραφή της σύμβασης απαιτείται εγγυητική επιστολή του επιλεγέντος υποψηφίου για ποσό που αντιστοιχεί στο 5% της συνολικής προϋπολογισθείσας δαπάνης που εκδίδεται από πιστωτικό ίδρυμα που λειτουργεί στην Ελλάδα. Η ισχύς της εγγυητικής επιστολής πρέπει να λήγει μετά τη λήξη του συνεδρίου της ΕΕΠΕΑΧ. Όλοι οι όροι που θέτει η ΕΕΠΕΑΧ στην παρούσα προκήρυξη είναι ουσιώδεις και θα συμπεριληφθούν στην τελική σύμβαση που θα υπογραφεί μεταξύ της ΕΕΠΕΑΧ και του επιλεγέντος υποψηφίου. Η συμμετοχή παντός υποψηφίου στην εν λόγω διαδικασία σημαίνει απόλυτη αποδοχή των όρων της παρούσας. Προσφορές που είναι αόριστες ή ανεπίδεκτες εκτίμησης ή είναι υπό αίρεση ή παρουσιάζουν απόκλιση από τους όρους της παρούσας απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Δ. ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η υποβολή προσφορών θα πρέπει να γίνει μέχρι και τις 2 Σεπτεμβρίου 2016 ηλεκτρονικά στη διεύθυνση info@hespras.gr με τίτλο Υποβολή Προσφοράς για το 12 ο Πανελλήνιο Συνέδριο της ΕΕΠΕΑΧ, καθώς και σε Hard copy σε 8 αντίγραφα έως τις 2 Σεπτεμβρίου 2016 στα γραφεία της εταιρείας καταθέτοντας τα αυτοπροσώπως ή ταχυδρομικά, οπότε το εμπρόθεσμο κρίνεται με βάση τη σφραγίδα του ταχυδρομείου, στα γραφεία της εταιρείας Ξενίας 32, Ζωγράφου ΤΚ 157 71. Η χρονική ισχύς έκαστης προσφοράς είναι τουλάχιστον εξήντα (60) ημέρες από την εκπνοή της προθεσμίας για την υποβολή της. Προσφορά που ορίζει χρόνο ισχύος μικρότερο των εξήντα (60) ημερών απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Ε. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η τελική επιλογή του Οργανωτικού γραφείου θα γίνει βάσει της αξιολόγησης των προσφορών, από το ΔΣ της ΕΕΠΕΑΧ λαμβανομένων υπόψη όλων των ποιοτικών και οικονομικών κριτηρίων καθώς και των επιπρόσθετων υπηρεσιών, στην κατεύθυνση της ευδόκιμης διεξαγωγής του εν λόγω συνεδρίου. Για την ανάδειξη της συμφερότερης προσφοράς λαμβάνονται υπόψη ιδίως τιμή, οι όροι πληρωμής, οι συστάσεις του γραφείου από φορείς του χώρου της υγείας, η ποιότητα των υλικών που θα χρησιμοποιηθούν, το στελεχιακό δυναμικό που θα διατεθεί για τη διεκπεραίωση των εργασιών του συνεδρίου, η λειτουργικότητα του εξοπλισμού και η εγγύηση καλής λειτουργίας του. Στον υποψήφιο που θα επιλεγεί αποστέλλεται ηλεκτρονικά σχετική ενημέρωση.