1 Συστήματα Αυτοματισμού Βιβλιοθηκών

1 Συστήματα Αυτοματισμού Βιβλιοθηκών Τα Συστήματα Αυτοματισμού Βιβλιοθηκών χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση καταχωρήσεων βιβλιοθηκών. Τα περιεχόμενα των βιβλιοθηκών αυτών είναι έντυπα έγγραφα, όπως βιβλία και περιοδικά, αλλά και άλλα μέσα αποθήκευσης δεδομένων όπως CD και DVD με video, εικόνες κ.α. Τα πραγματικό περιεχόμενο των καταχωρήσεων δεν αποθηκεύεται στο σύστημα. Ένα σύστημα αυτοματισμού βιβλιοθηκών πραγματοποιεί την καταγραφή των περιεχομένων της βιβλιοθήκης στην οποία εφαρμόζεται. Οι βιβλιοθηκονόμοι χρησιμοποιούν το σύστημα για την καταγραφή, τη διαχείριση, και την παρακολούθηση της διακίνησης των αντιτύπων των περιεχομένων της βιβλιοθήκης. Οι απλοί χρήστες χρησιμοποιούν το σύστημα για να αναζητήσουν, να ελέγξουν τη διαθεσιμότητα αντιτύπων, και να υποβάλουν αίτηση δανεισμού για κάποιο αντικείμενο της βιβλιοθήκης. Η πρόσβαση σε αυτά τα συστήματα πραγματοποιείται δικτυακά σε περιβάλλον τοπικού Intranet και, υπό συνθήκες, μέσω του World Wide Web. Ένα τέτοιο σύστημα εκτελεί τις παρακάτω βασικές λειτουργίες: Υποστήριξη βιβλιογραφικής βάση δεδομένων για την καταγραφή των αντικειμένων της βιβλιοθήκης. Η βάση αυτή πρέπει να συμμορφώνεται με καθιερωμένα βιβλιογραφικά πρότυπα και να ενσωματώνει ελέγχους για την εγκυρότητα των εγγραφών της. Επίσης επιτρέπει λειτουργίες προσθήκης, αφαίρεσης και τροποποίησης των καταχωρήσεων από τους βιβλιοθηκονόμους. Λειτουργίες αναζήτησης από τους χρήστες του συστήματος για την ανάκτηση καταχωρήσεων της βάσης δεδομένων. Η λειτουργία αυτή μπορεί να επιτρέπει την υποβολή και αποθήκευση σύνθετων ερωτημάτων αναζήτησης. Παρακολούθηση και διαχείριση της κατάστασης αντιτύπων των καταχωρήσεων, της κυκλοφορίας υλικού, λειτουργίες για την διαχείριση και παρακολούθηση των αιτήσεων δανεισμού και συνδρομών των αντιτύπων αυτών, καταγραφή και παρακολούθηση προμηθειών και παραγγελιών αντιτύπων. Διαχείριση των μελών του συστήματος (προσθήκη και αφαίρεση χρηστών) και παρακολούθηση των ενεργειών τους στο σύστημα. Λειτουργίες διαχείρισης της βάσης δεδομένων (λήψη αντιγράφων ασφαλείας, επαναφορά από αντίγραφο ασφαλείας κ.α.). Οι δευτερεύουσες λειτουργίες που μπορούν να εκτελούνται από αυτά τα συστήματα είναι: Εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων προς και από το σύστημα σε πρότυπες μορφές. Εκτυπώσεις αναφορών για τις καταχωρήσεις του συστήματος, στατιστικών στοιχειών για τη λειτουργία του, και γραμμοκωδικών για την επικόλληση στα αντίτυπα της βιβλιοθήκης. Αποστολή ειδοποιήσεων στους χρήστες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για νέες προσθήκες στη βιβλιοθήκη που πιθανώς τους ενδιαφέρουν. 1

2 Συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων Από τα παραπάνω συμπεραίνεται ότι τα συστήματα αυτοματισμού βιβλιοθηκών επικεντρώνονται στην λογιστική παρακολούθηση και διαχείριση της βιβλιοθήκης. Το σύστημα καταγράφει και διαχειρίζεται πληροφορίες σχετικά με τα περιεχόμενα της βιβλιοθήκης και τη διακίνηση των αντιτύπων της. Τα πραγματικά περιεχόμενα της βιβλιοθήκης δεν αποθηκεύονται στο σύστημα. Μια εναλλακτική προσέγγιση για τη διαχείριση βιβλιοθηκών είναι η χρήση Συστημάτων Διαχείρισης Εγγράφων. Οι δυνατότητες αυτών των συστημάτων παρουσιάζονται παρακάτω. 2.1 Ψηφιακή Βιβλιοθήκη Εγγράφων Χρησιμοποιώντας συστήματα διαχείρισης εγγράφων, τα έγγραφα κατηγοριοποιούνται και καταχωρούνται στο σύστημα σε ψηφιακή μορφή δημιουργώντας με αυτό τον τρόπο μια ψηφιακή βιβλιοθήκη εγγράφων. Σε αντίθεση με τα συστήματα αυτοματισμού βιβλιοθηκών, τα έγγραφα είναι άμεσα προσβάσιμα μέσω του συστήματος: δεν απαιτείται η διαδικασία αίτησης δανεισμού του έντυπου εγγράφου (με τους περιορισμούς που συνεπάγεται) και η αναμονή για τη λήψη του εγγράφου. Αντίθετα, ο χρήστης μπορεί άμεσα να επισκοπήσει ένα έγγραφο και να αποφασίσει εάν είναι το επιθυμητό, και να το ανακτήσει σε ψηφιακή μορφή. Η καταχώρηση και διαμοίραση των εγγράφων σε ψηφιακή μορφή εξαλείφει την ανάγκη ενός υποσυστήματος για τη διαχείριση της κατάστασης αντιτύπων και των παραγγελιών το οποίο απαιτείται από τα συστήματα αυτοματισμού βιβλιοθηκών. 2.2 Ιεραρχία Κατηγοριών (Φακέλων) Πέρα από αναζήτηση με λέξεις κλειδιά, τα συστήματα αυτά επιτρέπουν την περιήγηση του χρήστη στα περιεχόμενα της βιβλιοθήκης μέσω ενός σχήματος κατηγοριών. Το σχήμα κατηγοριοποίησης που χρησιμοποιούν τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων είναι ιεραρχικό. Οι κατηγορίες (φάκελοι) του συστήματος δημιουργούν δενδρικές σημασιολογικές δομές: προχωρώντας σε μεγαλύτερο βάθος στο δένδρο των φακέλων, τα θέματα των φακέλων γίνονται πιο ειδικά σε σχέση με τους φακέλους που τους περιέχουν, οι οποίοι αντιπροσωπεύουν πιο γενικά θέματα. Αυτό το σχήμα κατηγοριοποίησης είναι εύκολα κατανοητό από τους χρήστες και επιτρέπει την εύκολη περιήγησή τους στο σύστημα για την ανάκτηση του επιθυμητού εγγράφου. Επιπλέον, το σχήμα αυτό επιτρέπει την ομαδοποίηση των σχετικών εγγράφων σε κοινούς φακέλους. Έτσι, ο χρήστης μπορεί εύκολα να εντοπίσει έγγραφα που είναι σχετικά με κάποιο έγγραφο, προβάλλοντας τα περιεχόμενα του φακέλου στο οποίο έχει κατηγοριοποιηθεί. 2.3 Ευελιξία Σχήματος Κατηγοριοποίησης Το σχήμα κατηγοριοποίησης που χρησιμοποιείται δεν είναι στατικό. Αντίθετα, μπορεί να μεταβληθεί εισάγοντας ή αφαιρώντας κατηγορίες, ή μετακινώντας κατηγορίες (και τις υποκατηγορίες τους) σε διαφορετική θέση στην ιεραρχία. Αυτές οι εργασίες διαχείρισης της ιεραρχίας μπορούν να πραγματοποιηθούν από τους χρήστες του συστήματος που έχουν ρόλο βιβλιοθηκονόμου. Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων παρέχουν ένα εύχρηστο και απλό περιβάλλον για τις λειτουργίες αυτές, καθώς και αυτοματισμούς για τη διαχείριση της 2

βάσης δεδομένων, αποφεύγοντας την άμεση επέμβαση του χρήστη στη βάση δεδομένων του συστήματος και τους κινδύνους που αυτό εμπεριέχει. 2.4 Ευέλικτη Κατηγοριοποίηση Εγγράφων Ένα έγγραφο της βιβλιοθήκης μπορεί να καταχωρηθεί σε μία ή παραπάνω κατηγορίες του σχήματος. Επιπλέον, η κατηγοριοποίησή του μπορεί να αλλάξει εύκολα, αν για κάποιο λόγο κριθεί ότι δεν είναι σχετικό με κάποια κατηγορία ή ότι το θέμα περιγράφεται με μεγαλύτερη ακρίβεια από κάποιο άλλο φάκελο. 2.5 Πολλαπλό Σχήμα Ιεραρχίας Φακέλων Το σχήμα κατηγοριοποίησης μπορεί να χρησιμοποιεί διαφορετικές ιεραρχίες για κάθε ιδιότητα των καταχωρήσεων της βιβλιοθήκης που θεωρείται ότι διαχωρίζει τα έγγραφα μεταξύ τους. Έτσι σε μια εφαρμογή ψηφιακής βιβλιοθήκης μπορεί να υπάρχουν ξεχωριστές ιεραρχίες φακέλων με βάση το θέμα (επιστήμες, ψυχαγωγία, κτλ), το είδος (βιβλίο, περιοδικό, κτλ), ή τον συγγραφέα των καταχωρήσεων. Ένα έγγραφο μπορεί να τοποθετηθεί στην κατάλληλη θέση κάθε μίας από τις παραπάνω ιεραρχίες. 2.6 Μηχανισμοί Αυτόματης Ψηφιοποίησης και Κατηγοριοποίησης Εγγράφων Δεδομένου ότι ο μεγαλύτερος όγκος της βιβλιογραφίας διατίθεται αποκλειστικά σε έντυπη μορφή, εγείρεται το θέμα της μεθόδου ψηφιοποίησης των εγγράφων που θα ακολουθηθεί και του φόρτου εργασίας που απαιτείται για αυτό. Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων παρέχουν υπηρεσίες ενοποίησης με σαρωτές για την ψηφιοποίηση των έντυπων εγγράφων. Επίσης επιτρέπουν την αυτόματη καταχώρηση του σαρωμένου εγγράφου στην επιθυμητή κατηγορία της ιεραρχίας χρησιμοποιώντας την τεχνολογία GlyphScan: Για κάθε κατηγορία του σχήματος, το σύστημα παρέχει ένα έντυπο εξώφυλλο το οποίο όταν επισυναφθεί στην αρχή του έντυπου εγγράφου υποδεικνύει στο σύστημα σε ποια κατηγορία θα προστεθεί το ψηφιοποιημένο έγγραφο. Με αυτές τις μεθόδους απλοποιείται σημαντικά η διαδικασία ψηφιοποίησης και κατηγοριοποίησης των εγγράφων. 2.7 Ανεξαρτησία Περιεχομένων Μια βιβλιοθήκη μπορεί να περιέχει καταχωρήσεις διαφορετικές από έγγραφα: Μπορεί να περιέχει για παράδειγμα αρχεία video, μουσικής ή εικόνων. Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων διαχειρίζονται τις καταχωρήσεις της βιβλιοθήκης ανεξάρτητα από το περιεχόμενό τους ή τον τύπο αρχείου στον οποίο είναι κωδικοποιημένα. Με αυτό τον τρόπο επιτρέπουν τη δημιουργία βιβλιοθηκών ποικίλου περιεχομένου. 2.8 Μηχανισμοί Μετατροπής Ψηφιακών Εγγράφων Μια πρόσθετη υπηρεσία που παρέχεται είναι η μετατροπή εγγράφων σε διαφορετικούς τύπους αρχείων. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο μπορεί να έχει αποθηκευτεί στο σύστημα σε ένα αρχείο τύπου doc. Το σύστημα επιτρέπει στους χρήστες τη μετατροπή και προβολή του αρχείου σε διαφορετική μορφή όπως για παράδειγμα pdf, ή HTML. 3

2.9 Μεταδεδομένα (Metadata) Μια σημαντική ιδιότητα των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων είναι η χρησιμοποίηση μεταδεδομένων για την αρχειοθέτηση και περιγραφή των καταχωρήσεων. Η χρησιμοποίηση μεταδεδομένων είναι ιδιαίτερα κρίσιμη για αρχεία που δεν περιέχουν κείμενο (video, εικόνες, εκτελέσιμα αρχεία). Απουσία κειμένου, η κατανόηση του θέματος τέτοιων αρχείων μπορεί να μην είναι δυνατή. Τα μεταδεδομένα παρέχουν τις πρόσθετες πληροφορίες που απαιτούνται από το χρήστη. 2.9.1 Βιβλιογραφικά Μεταδεδομένα Αν και τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων δεν είναι ειδικά σχεδιασμένα για την υποστήριξη βιβλιοθηκών, μπορούν εύκολα να προσαρμοστούν έτσι ώστε να υποστηρίζουν βιβλιογραφικά μεταδεδομένα, όπως π.χ. κωδικούς ISBN. Επίσης μπορούν να υλοποιηθούν και να ενσωματωθούν έλεγχοι μοναδικότητας και εγκυρότητας των βιβλιογραφικών μεταδεδομένων, όπου αυτό απαιτείται. 2.9.2 Μεταδεδομένα Περιγραφής Αρχείου Τα μεταδεδομένα που υποστηρίζονται δεν περιορίζονται σε βιβλιογραφικά στοιχεία. Τα συστήμα διαχείρισης εγγράφων μπορούν να υποστηρίξουν πλήθος μεταδεδομένων για την περιγραφή των αρχείων της βιβλιοθήκης όπως το μέγεθος του αρχείου, λέξεις κλειδιά, περιλήψεις, σχόλια χρηστών. 2.9.3 Αυτόματη Παραγωγή Μεταδεδομένων Επιπρόσθετα, μπορεί να παρέχονται Εργαλεία Ανάλυσης Κειμένου (Text Analysis Tools) για την αυτόματη παραγωγή μεταδεδομένων. Τα εργαλεία αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε αρχεία κειμένου για την αυτόματη εξαγωγή όρων (Term Extraction) και την παραγωγή μιας σύνοψης των περιεχομένων του αρχείου. Τα παραγόμενα μεταδεδομένα επισυνάπτονται στην καταχώρηση της βιβλιοθήκης. 2.9.4 Ευελιξία Σχήματος Μεταδεδομένων Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων παρέχουν διασυνδέση χρήστη για την εύκολη τροποποίηση του σχήματος των μεταδεδομένων (δηλαδή τον ορισμό νέων μεταδεδομένων ή την αφαίρεση άλλων). Επίσης, για διαφορετικούς τύπους καταχωρήσεων της βιβλιοθήκης μπορούν να χρησιμοποιηθούν διαφορετικά σχήματα μεταδεδομένων. Για παράδειγμα είναι λογική η χρησιμοποίηση του κωδικού ISBN για ένα βιβλίο, όμως δεν είναι έγκυρη επιλογή για ένα αρχείο video. Τα συστήματα αυτά επιτρέπουν την επιλογή των μεταδεδομένων που θα χρησιμοποιηθούν για κάθε τύπο καταχώρησης. 2.10 Ιεραρχία και Δικαιώματα Χρηστών Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων παρέχουν μηχανισμούς δημιουργίας και διαχείρισης χρηστών καθώς και απόδοσης δικαιωμάτων σε αυτούς. Έτσι, μπορούν να δοθούν διαφορετικά δικαιώματα ενεργειών στους χρήστες ανάλογα με το ρόλο τους στο σύστημα. Έτσι σε ένα βιβλιοθηκονόμο του συστήματος μπορούν να αποδοθούν δικαιώματα πλήρης 4

διαχείρισης (π.χ. διαγραφή/προσθήκη κατηγοριών ή καταχωρήσεων) ενώ σε έναν απλό χρήστη μόνο δικαιώματα ανάγνωσης των περιεχομένων της βιβλιοθήκης. Επίσης είναι δυνατή η ομαδοποίηση των χρηστών ανάλογα με τα δικαιώματα τους, δημιουργώντας έτσι μια ιεραρχία χρηστών και ομάδων. 2.11 Περιορισμοί Πρόσβασης Επιπρόσθετα, πέρα από την απόδοση επιτρεπτών ενεργειών στους χρήστες, σε κάθε χρήστη ή ομάδα μπορούν να τεθούν περιορισμοί πρόσβασης στα περιεχόμενα της βιβλιοθήκης. Έτσι μεμονωμένα αρχεία ή και ολόκληρες ιεραρχίες κατηγοριών μπορούν να αποκρυφτούν από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες. 2.12 Email και Ειδοποιήσεις Χρηστών Μια δυνατότητα που προσφέρεται από τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων είναι αυτή της ενοποίησης τους με συστήματα αποστολής email και της αποστολής ειδοποιήσεων στους χρήστες. Οι χρήστες μπορούν να καταχωρούν στο σύστημα την διεύθυνση του ηλεκτρονικού τους ταχυδρομείου για να λαμβάνουν μηνύματα από το σύστημα σχετικά με το περιεχόμενό του. Επίσης μπορούν άμεσα να επιλέγουν τις κατηγορίες ή τις καταχωρήσεις που τους ενδιαφέρουν έτσι ώστε να ειδοποιούνται μέσω e-mail για τυχόν αλλαγές (π.χ. προσθήκες καταχωρήσεων) που έγιναν σε αυτές. 2.13 Επικοινωνία και Σχόλια Χρηστών Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων ενθαρρύνουν την επικοινωνία μεταξύ των χρηστών παρέχοντας τη δυνατότητα δημιουργίας συζητήσεων, weblogs και wikis. Με αυτό τον τρόπο, οι χρήστες μπορούν να ανταλλάξουν απόψεις για τα περιεχόμενα της βιβλιοθήκης, να εκφράσουν απορίες, και να ανακαλύψουν καταχωρήσεις που πιθανώς τους ενδιαφέρουν. Επίσης οι χρήστες μπορούν να προσθέσουν σχόλια στις καταχωρήσεις εκφράζοντας τις προσωπικές τους απόψεις και αξιολογήσεις για τα περιεχόμενα της βιβλιοθήκης. 2.14 Ευελιξία Περιβάλλοντος Χρήστη Το περιβάλλον χρήστη που παρέχεται μπορεί να προσαρμοστεί από τους χρήστες για να ικανοποιεί τις προσωπικές τους απαιτήσεις. Επίσης είναι δυνατή η επιλογή της επιθυμητής γλώσσας του περιβάλλοντος του χρήστη από μια λίστα των υποστηριζόμενων γλωσσών από το σύστημα. 2.15 Μηχανισμοί Αναζήτησης-Ανάκτησης Εγγράφων Σε αντίθεση με τα συστήματα αυτοματισμού βιβλιοθηκών, στα οποία η εύρεση και ανάκτηση καταχωρήσεων βασίζεται σε φόρμες αναζήτησης, η πρωτεύουσα μέθοδος εξερεύνησης των περιεχομένων των συστημάτων αυτών είναι η περιήγηση στις ιεραρχίες φακέλων της βιβλιοθήκης. Εναλλακτικά, οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν φόρμες αναζήτησης καταχωρήσεων με βάση τα περιεχόμενα της καταχώρησης εάν πρόκειται για αρχείο κειμένου (το οποίο δεν είναι δυνατό στα συστήματα αυτοματισμού βιβλιοθηκών 5

αφού το πραγματικό περιεχόμενο της καταχώρησης δεν έχει προστεθεί στο ηλεκτρονικό σύστημα) ή τα μεταδεδομένα της καταχώρησης. Επίσης είναι δυνατή η δημιουργία και αποθήκευση σύνθετων ερωτημάτων αναζήτησης. Τέλος οι λειτουργίες της αναζήτησης και της περιήγησης μπορούν να συνδυαστούν περιορίζοντας την αναζήτηση στα περιεχόμενα μόνο μιας κατηγορίας του σχήματος. 2.16 Διασύνδεση-Ενοποίηση Κατανεμημένων Συστημάτων και Πρόσβαση Μέσω του Web Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων υποστηρίζουν την ενοποίηση απομακρυσμένων υποσυστημάτων τους. Με άλλα λόγια, επιμέρους βιβλιοθήκες και οι χρήστες τους μπορούν να συνθέσουν μεγαλύτερα συστήματα. Επιπλέον, επιτρέπουν την πρόσβαση στο σύστημα όχι μόνο σε περιβάλλον τοπικού Intranet αλλά και μέσω του World Wide Web. 2.17 Διαχείριση Συστήματος Βάσης Δεδομένων Τέλος, τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων παρέχουν διασύνδεση για τη συνολική διαχείριση του περιεχομένου του συστήματος, την εξαγωγή των περιεχομένων του, και τη διαχείριση της βάσης δεδομένων του. 3 Συμπέρασμα Συνοψίζοντας, τα συστήματα αυτοματισμού βιβλιοθηκών χρησιμοποιούνται για τη λογιστική παρακολούθηση και διαχείριση των αντιτύπων μιας βιβλιοθήκης. Από την άλλη πλευρά, τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων χρησιμοποιούνται για την κατηγοριοποίηση και τον διαμοιρασμό στους χρήστες ψηφιακών εγγράφων. Με αυτό τον τρόπο δημιουργούν ψηφιακές βιβλιοθήκες. Σε ό,τι αφορά εφαρμογές βιβλιοθήκης, τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων υστερούν σε σχέση με τα συστήματα αυτοματισμού βιβλιοθηκών στο ότι απαιτείται η προσαρμογή τους ώστε να ακολουθούν καθιερωμένα βιβλιογραφικά πρότυπα. Όμως παρουσιάζουν πολλά πλεονεκτήματα έναντι των συστημάτων αυτοματισμού βιβλιοθηκών. Τα πιο σημαντικά από αυτά είναι τα εξής: Τα πραγματικά περιεχόμενα της βιβλιοθήκης καταχωρούνται στο σύστημα σε ψηφιακή μορφή. Έτσι, δεν απαιτείται η δημιουργία και παρακολούθηση αντιτύπων των περιεχομένων. Παρέχουν ευέλικτα σχήματα και μηχανισμούς αυτόματης παραγωγής μεταδεδομένων τα οποία μπορούν να είναι βιβλιογραφικά ή μη. Η ανάκτηση των καταχωρήσεων μπορεί να γίνει μέσω της περιήγησης των χρηστών σε ιεραρχικές δομές κατηγοριών, είτε πραγματοποιώντας αναζήτηση, ή με συνδυασμό και των δύο μεθόδων. Στα συστήματα αυτοματισμού βιβλιοθηκών η ανάκτηση των καταχωρήσεων πραγματοποιείται αποκλειστικά με φόρμες αναζήτησης. Οι χρήστες μπορούν να πραγματοποιήσουν αναζήτηση στα μεταδεδομένα και τα πραγματικά περιεχόμενα των καταχωρήσεων. Στα συστήματα αυτοματισμού βιβλιοθηκών η αναζήτηση περιορίζεται στα μεταδεδομένα των καταχωρήσεων. 6

Ενσωματώνουν μηχανισμούς ψηφιοποίησης των έντυπων καταχωρήσεων και αυτόματης κατηγοριοποίησης τους στο σχήμα φακέλων της βιβλιοθήκης. 7