ΜΜ Document Imaging Solution

Transcript

1 ΜΜ Document Imaging Solution Λαμβάνοντας υπόψη ότι η τροφοδοσία ενός ηλεκτρονικού συστήματος με τις απαραίτητες πληροφορίες μπορεί να αποτελεί και μέχρι το 70% των λειτουργικών εξόδων της λύσης, με την κεντρική ροή Ψηφιοποίησης και τεκμηρίωσης Εγγράφων επιτυγχάνουμε την - Ελαχιστοποίηση των λειτουργικών εξόδων Ψηφιοποίησης και τεκμηρίωσης Εγγράφων και κατ επέκταση του ηλεκτρονικού συστήματος Διαχείρισης Πληροφορίας - Ελαχιστοποίηση των εξόδων για υλικοτεχνικό Εξοπλισμό με αυξανόμενο όγκο Εγγράφων - Αύξηση της παραγωγικότητας - Αύξηση της Ποιότητας των Ψηφιοποιημένων Εγγράφων - Ποιοτική Βελτίωση της τεκμηρίωσης μέσω αυτοματοποιημένων Ελέγχων - Ελαχιστοποίηση του χρόνου εισαγωγής των Πληροφοριών Εγγράφων στο ηλεκτρονικό σύστημα Διαχείρισης Πληροφορίας - Εύκολος εντοπισμός και αντιμετώπιση λανθασμένων λειτουργιών (Λύσης - Χρηστών) - Μείωση κινδύνων καταστροφής και αλλοίωσης Ηλεκτρονικού αρχείου Εταιρείας-Οργανισμού, αφού δεν είναι απαραίτητη η άμεση σύνδεση των χρηστών Ψηφιοποίησης- Τεκμηρίωσης με το ηλεκτρονικό σύστημα Διαχείρισης Πληροφορίας - Μη αναγκαία χρησιμοποίηση εξειδικευμένου προσωπικού - Η λύση αποτελείται από μία σειρά προγραμμάτων τα οποία μπορούν να παραμετροποιηθούν βάση των αναγκών του κάθε πελάτη. Ανάλογα με το είδος της σάρωσης δεν είναι πάντα απαραίτητη η αγορά όλων των προγραμμάτων. Στο ελάχιστο απαραίτητα είναι το πρόγραμμα σάρωσης και το πρόγραμμα εισαγωγής. Επίσης μπορούν να απλοποιηθούν πλήθος εργασιών και να τρέχουν αυτόματα όλοι οι λογικοί έλεγχοι των στοιχείων που εισάγουν οι χρήστες. Γενικά σε όλη την ροή εργασίας εκμεταλλευόμαστε όλες τις πληροφορίες και του λογικούς συσχετισμούς που περιέχουν τα προς σάρωση έγγραφα και τα πεδία χαρακτηρισμού. Εκτός των βασικών προγραμμάτων που αναφέρονται παρακάτω υπάρχουν και δύο επιμέρους λύσεις οι MM- OUTLOOK, MM-FILEMANAGER οι οποίες τροφοδοτούν την παρακάτω ροή με έγγραφα από MS-OUTLOOK και Φαξ ή ηλεκτρονικά έγγραφα που αποθηκεύονται σε συγκεκριμένους Φακέλους στο Filesystem.

2 1. MM-Scan Η λύση σάρωσης με ενσωματωμένη μηχανή αναγνώρισης Barcode. Για την παραμετροποίηση δημιουργούνται κατηγορίες σάρωσης με τις οποίες συνδέονται πλήθος ρυθμίσεων π.χ. ρυθμίσεις σαρωτή, είδος σάρωσης, είδος Barcode κ.α. και οι οποίες καλούνται αυτόματα όταν ο χρήστης διαλέξει την αντίστοιχη κατηγορία σάρωσης. Η λύση βασίζεται σε βιβλιοθήκες βελτιστοποίησης εικόνας και δεν υπάρχει όριο στον όγκο των σαρωμένων σελίδων. Υποστηρίζονται εκτός των άλλων όλοι οι βιομηχανικοί ταχυσαρωτές με πλήρη εκμετάλλευση της ταχύτητας αυτών και λειτουργίες όπως Deskew, Groping, κ.α. Υπάρχει η δυνατότητα επίσης εισαγωγής στοιχείων που είναι κοινά για μία ομάδα σάρωσης(pre-index). Υποστηρίζονται μορφές όπως Tif, Jpg, Pdf κ.α. Υπάρχουν επίσης πλήθος δυνατοτήτων για των διαχωρισμό σαρωμένων σελίδων ανά έγγραφο. Με την παραμετροποίηση ο χρήστης καλείται απλώς να επιλέξει («Αυτόματη Σάρωση») από μία λίστα ειδών Σάρωσης, αυτήν που αντιστοιχεί στα προς σάρωση έγγραφα. Στο τέλος μπορεί να συνεχίσει η να κλείσει την Ομάδα Σάρωσης με την επιλογή «Τέλος Ομάδας Σάρωσης». Με το τέλος της Σάρωσης ή ομάδα εισάγεται αυτόματα σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα με το MM-Import ή προωθείται για επιπλέον επεξεργασία.

3 2. MM-Batchmanager Κάθε ομάδα σάρωσης, η οποία δεν είναι πλήρης τεκμηριωμένη για την εισαγωγή σε υπάρχον σύστημα, πρέπει να περάσει από επεξεργασία αυτόματης εξαγωγής στοιχείων (OCR-ICR) ή να δοθούν χειρωνακτικά τα επιθυμητά πεδία τεκμηρίωσης. Για κάθε τέτοιου είδους ομάδα δημιουργείται μία εγγραφή στην λίστα των ομάδων σάρωσης που διαχειρίζεται από το πρόγραμμα διαχείρισης Ομάδων Σάρωσης (mmbatchmanager). Εκεί κάθε εξουσιοδοτημένος χρήστης ανάλογα με τον ρόλο και τα δικαιώματα που έχει για κάθε κατηγορία σάρωσης, επεξεργάζεται την κάθε ομάδα. Κατά την επεξεργασία ο χρήστης η διορθώνει τα αποτελέσματα διαδικασίας OCR ή/και εισάγει στοιχεία. Ο Χρήστης έχει στην λίστα του μόνο τις ομάδες που έχει το δικαίωμα να επεξεργαστεί. Επίσης έχει τις πληροφορίες του είδος της Ομάδας, του συνολικού αριθμού εγγράφων, του αριθμού εγγράφων που χαρακτηρίσθηκαν ή ελέχθησαν και της κατάστασης της ομάδας ήτοι εάν επεξεργάζεται από άλλον χρήστη ή είναι σε στάδιο μεταφοράς στο ηλεκτρονικό σύστημα. Υπάρχουν δύο στάδια επεξεργασίας ήτοι το στάδιο της διόρθωσης και το στάδιο του ελέγχου που μπορούν να συνδεθούν με μία ομάδα σάρωσης. Διαλέγοντας μία ομάδα για επεξεργασία καλείται αυτόματα το επόμενο πρόγραμμα για την εισαγωγή ή έλεγχο των στοιχείων του των εγγράφων. Μετά το τέλος της επεξεργασίας εισάγονται τα έγγραφα, χαρακτηρισμένα με το πρόγραμμα ΜΜ-Import σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα.

4 3. MM-Corr Με το υπάρχον πρόγραμμα εισάγονται τα στοιχεία χαρακτηρισμού κάθε εγγράφου ή ελέγχονται και κατά περίπτωση διορθώνονται τα δεδομένα μίας διαδικασίας OCR ή η εισαγωγή στοιχείων από προηγούμενο χρήστη. Ο χρήστης βλέπει την εικόνα κάθε εγγράφου (ολόκληρη και αυτή που αντιστοιχεί στο πεδίο που επεξεργάζεται), από όπου μπορεί να αντλήσει τις πληροφορίες που θα πρέπει να εισάγει ή να ελέγξει. Για κάθε εισαγωγή ενός πεδίου από έναν χρήστη μπορούν να τρέχουν πλήθος ελέγχων αυτόματα και να επιτρέψουν ή μη την εισαγωγή από ένα χρήστη. Επίσης υπάρχουν πλήθος λειτουργιών που διευκολύνουν και επιταχύνουν την εργασία του χρήστη. Μετά το τέλος της ομάδας σάρωσης αυτόματα επιστρέφει η οθόνη στο πρόγραμμα MM-Batchmanager όπου ο χρήστης συνεχίζει την εργασία του με την επόμενη ομάδα.

5 4. MM-Import Όταν τα έγγραφα είναι πλήρως χαρακτηρισμένα εισάγονται αυτόματα στο υπάρχον σύστημα από τον πρόγραμμα MM-Import. Τα δεδομένα ελέγχονται πάλι αυτόματα όσον αφορά τη ορθότητα των στοιχείων σχετικά με διάφορες ιδιότητες π.χ. πεδία υποχρεωτικά, πεδία αριθμητικά, κ.α.. Βάση της κατηγορίας τα έγγραφα και τα στοιχεία χαρακτηρισμού των εγγράφων μεταφέρονται σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα όπως Saperion, Filenet η μορφοποιούνται πάνω στο σύστημα αρχείων (Filesystem) με έναν επιθυμητό τρόπο (Αυτόματη δημιουργία δένδρου βάση Κριτηρίων). Υπάρχει η δυνατότητα εισαγωγή πεδίων που είναι συνδυασμός άλλων στοιχείων π.χ. εάν κατά το στάδιο της εισαγωγής ο χρήστης έδινε σε διαφορετικά πεδία για λόγους απλοποίησης την ημέρα τον μήνα και το χρόνο ενός εγγράφου, εδώ υπάρχει η δυνατότητα ένωσης αυτών των στοιχείων σε ένα πεδίο αυτόματα ή εάν κατά την σάρωση αναγνωρίστηκε ένα Barcode που περιέχει παραπάνω από μία πληροφορία όπως κωδικός πελάτη και κωδικός δελτίου αποστολής μπορούν αυτά να αντληθούν αυτόματα και να εισαχθούν χωριστά στο σύστημα. Υπάρχει η δυνατότητα πολλών τομέων ελέγχου στα έγγραφα που θα εισαχθούν σε έναν ηλεκτρονικό Φάκελο στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων, όπως επίσης αυτόματης επιλογής Ηλεκτρονικού φακέλου βάση συγκεκριμένης τιμής ενός πεδίου. Υπάρχει δυνατότητα τροφοδοσίας στο Saperion αυτόματα, κατά την αρχειοθέτηση ενός

6 εγγράφου, δύο ηλεκτρονικών φακέλων επιπλέον με Metadata. Υπάρχει η δυνατότητα αυτόματης πρωτοκόλλησης εγγράφων στο Saperion. Είναι δυνατόν επίσης και ο ορισμός χρονικών διαστημάτων για την εισαγωγή των στοιχείων σε ένα σύστημα π.χ. σε ώρες που το δίκτυο του πελάτη δεν είναι υπερφορτωμένο. Επίσης υπάρχει η δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας αρχείων ασφαλείας για όλες τις ομάδες που εισάχθηκαν καθώς επίσης και των πρωτοκόλλων λειτουργίας του προγράμματος, για ένα επιθυμητό διάστημα. Πέραν αυτού του διαστήματος τα αρχεία ασφαλείας διαγράφονται αυτόματα.